Постановление Администрации Костромской области от 09.04.2007 № 77-а

 



                  АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ                   

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ                             


                      от 9 апреля 2007 г. N 77-а                      


Об утверждении положений о постоянно действующей экспертной комиссии и
               архиве администрации Костромской области               

     (В редакции Постановлений Администрации Костромской области
          от 08.10.2007 г. N 235-а; от 25.03.2008 г. N 75-а)


    В целях  организации  и  проведения  методической  и  практической
работы  по  экспертизе  ценности и подготовке к передаче на постоянное
хранение документов архивных фондов Костромской  области,  обеспечения
сохранности,  учета,  отбора,  упорядочения  и  использования архивных
документов,   образующихся   в   процессе   деятельности   губернатора
Костромской области и администрации Костромской области, администрация
Костромской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:
    1. Утвердить положение о постоянно действующей экспертной комиссии
администрации Костромской области (приложение № 1).
    2. Утвердить положение об архиве администрации Костромской области
(приложение № 2).
    3.  Контроль  за исполнением настоящего постановления возложить на
заместителя губернатора Костромской области Сахарова В.И.
    (В   редакции   Постановления  Администрации  Костромской  области
от 25.03.2008 г. N 75-а)


                                                    Губернатор области
                                                          В.А.Шершунов
Приложения:

                                                        Приложение № 1
                                                            Утверждено
                                          постановлением администрации
                                                   Костромской области                          
                                       от 09   апреля  2007г.   № 77-а                    

                                 ПОЛОЖЕНИЕ                            
                о постоянно действующей экспертной комиссии           
                     администрации Костромской области                

                         Глава 1. Общие положения                     
        1. Постоянно действующая  экспертная  комиссия  создается  для
организации   и  проведения  методической  и  практической  работы  по
экспертизе ценности документов,  отбору и  подготовке  к  передаче  на
постоянное  хранение  документов  архивных фондов Костромской области,
включая  управленческую,   аудиовизуальную,   электронную   и   другую
специальную   документацию,   образующуюся   в  процессе  деятельности
губернатора Костромской области, администрации Костромской области.
         2. Экспертная комиссия является координационным органом.
       Решения  экспертной  комиссии  вступают   в   силу   после   их
утверждения    руководителем   аппарата   администрации   области.   В
необходимых   случаях   (пункт    10   Положения)   решения   комиссии
утверждаются   только   после   их   предварительного  согласования  с
экспертно-проверочной  комиссией  (далее  -  ЭПК)  комитета  по  делам
архивов Костромской области.
         3.Персональный   состав   экспертной   комиссии   назначается
распоряжением  администрации  области  из  наиболее  квалифицированных
сотрудников структурных подразделений аппарата  администрации  области
под председательством руководителя аппарата администрации области.
         В состав экспертной комиссии включаются:
       лицо, ответственное за  ведение  архива  администрации  области
(секретарь комиссии);
    представители  управления  делопроизводства администрации области,
отдела  бухгалтерского  учета  и  отчетности  администрации  области и
правового  управления администрации области; (В редакции Постановления
Администрации Костромской области от 08.10.2007 г. N 235-а)
         представитель  ЭПК  комитета  по  делам  архивов  Костромской
области,  а  также представитель ГУ «Государственный архив Костромской
области».
         В качестве экспертов  и  консультантов  к  работе  экспертной
комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других
организаций.
         4.  В  своей  работе  экспертная   комиссия   руководствуется
Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле
в Российской  Федерации»,  нормативными  и  методическими  документами
Федерального  архивного  агентства  Министерства  культуры  и массовых
коммуникаций  Российской  Федерации  и  комитета  по   делам   архивов
Костромской  области,  ГУ «Государственный архив Костромской области»,
типовыми и ведомственными перечнями документов  со  сроками  хранения,
правовыми  актами  губернатора  Костромской  области  и  администрации
Костромской  области,  а  также  Положением  об  экспертной   комиссии
администрации Костромской области.

                Глава 2. Основные задачи экспертной комиссии          

        Основными задачами экспертной комиссии являются:
      5. Организация и проведение экспертизы  ценности  документов  на
стадии   делопроизводства   при   составлении   номенклатуры   дел   и
формирование дел.
         6. Организация и проведение экспертизы ценности документов на
стадии подготовки их к архивному хранению.
          7. Организация и проведение отбора и подготовки документов к
передаче  на  постоянное  хранение,  в  том  числе научно-технической,
аудиовизуальной и другой специальной документации.
                 Глава 3. Функции экспертной комиссии                 
        В соответствии  с  возложенными  на  нее  задачами  экспертная
комиссия осуществляет следующие функции:
       8. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов
согласно   номенклатуре  дел  администрации  области  для  дальнейшего
хранения и уничтожения.
        9. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе
ценности  документов  губернатора  Костромской области и администрации
Костромской  области  и  по  подготовке  их  к   архивному   хранению,
разработке   номенклатуры   дел,   дает   экспертную  оценку  проектам
нормативных и методических документов по названным вопросам.
       10.   Рассматривает,   принимает   решения   об   одобрении   и
представляет:
    1)  на  утверждение  ЭПК  комитета  по  делам  архивов Костромской
области, а затем на утверждение начальнику управления делопроизводства
администрации   области:   (В   редакции  Постановления  Администрации
Костромской области от 25.03.2008 г. N 75-а)
         описи дел постоянного хранения управленческой  и  специальной
документации;
         акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками
хранения.
    2)  на  согласование  ЭПК  комитета  по  делам архивов Костромской
области, а затем на утверждение начальнику управления делопроизводства
администрации   области:   (В   редакции  Постановления  Администрации
Костромской области от 25.03.2008 г. N 75-а)
         сводную номенклатуру дел администрации области,
         описи дел по личному составу,
         акты  об  утрате  или  неисправимом  повреждении   документов
постоянного хранения с отметкой «ЭПК» в перечнях;
       3) на рассмотрение ЭПК комитета по  делам  архивов  Костромской
области предложения об изменении сроков хранения категорий документов,
установленных перечнем, и об определении сроков  хранения  документов,
не предусмотренных перечнем;
    4)   на   утверждение   начальнику   управления   делопроизводства
администрации   области:   (В   редакции  Постановления  Администрации
Костромской области от 25.03.2008 г. N 75-а)
     акты о выделении к уничтожению документов  с   истекшими  сроками
хранения  с отметкой «ЭПК» в перечнях (кроме перечисленных в подпункте
1),
     акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному
составу.
    11. Совместно с управлением делопроизводства администрации области
и   управлением   государственной   службы  и  организационной  работы
администрации  области проводит для сотрудников аппарата администрации
области  консультации  по  вопросам  работы с документами, участвует в
проведении  мероприятий  по  повышению  их  деловой  квалификации.  (В
редакции Постановления Администрации Костромской области от 08.10.2007
г. N 235-а)

                  Глава 4. Права экспертной комиссии                  
     Экспертная комиссия имеет право:
     12. В пределах своей компетенции давать рекомендации  структурным
подразделениям  аппарата  администрации области по вопросам разработки
номенклатур дел и  формирования  дел  в  делопроизводстве,  экспертизы
ценности  документов,  розыска  недостающих дел постоянного хранения и
дел по личному составу, упорядочения  и оформления документов.
     13. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
     письменные объяснения о причинах утраты,  порчи  или  незаконного
уничтожения  документов  постоянного и долговременного хранения, в том
числе документов по личному составу;
     документы,   необходимые   для   определения   сроков    хранения
документов.
     14. Заслушивать на  своих  заседаниях  руководителей  структурных
подразделений   аппарата   администрации  области  о  ходе  подготовки
документов к архивному хранению, об условиях  хранения  и  обеспечения
сохранности документов архивных фондов Костромской области, о причинах
утраты документов.
     15. Приглашать на заседания комиссии в качестве  консультантов  и
экспертов     специалистов    структурных    подразделений    аппарата
администрации области и других  организаций,  а  также  представителей
комитета  по  делам  архивов Костромской области и ГУ «Государственный
архив Костромской области».
     16. Экспертная комиссия в лице ее председателя, его заместителя и
секретаря   комиссии   имеет  право  не  принимать  к  рассмотрению  и
возвращать  для  доработки  некачественно  и  небрежно  подготовленные
документы.
     17. Информировать руководство администрации области по  вопросам,
относящимся к компетенции комиссии.
     18.  В  установленном  порядке  представлять  свое  учреждение  в
комитете по делам архивов Костромской области.
           Глава 5. Организация работы экспертной комиссии            
     19. Экспертная комиссия администрации области работает в контакте
с ЭПК комитета по делам архивов Костромской области.
    20.  Экспертная комиссия работает по годовому плану, утвержденному
начальником  управления  делопроизводства  администрации  области.  (В
редакции Постановления Администрации Костромской области от 25.03.2008
г. N 75-а)
     21.  Вопросы,  относящиеся  к  компетенции  экспертной  комиссии,
рассматриваются   на   ее   заседаниях,  которые  проводятся  по  мере
необходимости, но не реже двух  раз  в  год.  Все  заседания  комиссии
протоколируются.   Поступающие  на  рассмотрение  экспертной  комиссии
документы рассматриваются на ее заседании  не  позднее  чем  через  10
дней.
     22. Заседания экспертной комиссии считаются правомочными, если  в
заседании принимают участие более половины членов экспертной комиссии.
Приглашенные  консультанты  и  эксперты  имеют  право   совещательного
голоса, в голосовании не участвуют.
     Решения принимаются простым большинством  голосов  присутствующих
на  заседании  членов  экспертной  комиссии.  При  разделении  голосов
поровну решение принимает председательствующий на заседании экспертной
комиссии  (в  необходимых случаях по согласованию с комитетом по делам
архивов Костромской области).
     23. Ведение  делопроизводства  экспертной  комиссии,  хранение  и
использование   ее   документов,  ответственность  за  их  сохранность
возлагается на секретаря комиссии.
                                                        Приложение № 2
                                                                      
                                                            Утверждено
                                          постановлением администрации
                                                 Костромской области                          
                                      от  09   апреля  2007г.   № 77-а                   


                              ПОЛОЖЕНИЕ                               
             об архиве администрации Костромской области              


                       Глава 1. Общие положения                       

     1. Документы  губернатора  Костромской  области  и  администрации
Костромской   области,   имеющие  историческое,  научное,  социальное,
экономическое  и  политическое   значение,   являются   собственностью
Костромской  области,  входят  в  состав  архивных  фондов Костромской
области и подлежат хранению в ГУ  «Государственный  архив  Костромской
области».
     До передачи на постоянное  хранение  эти  документы  временно,  в
пределах  сроков, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004
года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской  Федерации»,  хранятся  в
администрации Костромской области.
     2.  Аппарат  администрации   Костромской   области   обеспечивает
сохранность,  учет,  отбор,  упорядочение  и  использование документов
Архивного  фонда  Российской  Федерации,   образующихся   в   процессе
деятельности.  По истечении сроков ведомственного хранения документов,
в соответствии с правилами, установленными  специально  уполномоченным
Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной
власти, администрация области передает  эти  документы  на  постоянное
хранение.
     Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей
архивных  документов,  производятся  силами  и  за  счет администрации
области.
     За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации
должностные   лица   администрации  области  несут  ответственность  в
соответствии с действующим законодательством.
     3. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и
документов   временного   (свыше   10  лет)  срока  хранения,  имеющих
практическое назначение, а также документов  по  личному  составу,  их
учета,  использования  и  подготовки  к  передаче  на  государственное
хранение администрация области образует  архив  администрации  области
(далее – архив).
     Администрация области обеспечивает архив необходимым  помещением,
оборудованием и кадрами.
    4. Архив входит в состав управления делопроизводства администрации
области,  организация работы архива возлагаются на лицо, ответственное
за ведение архива. (В редакции Постановления Администрации Костромской
области от 08.10.2007 г. N 235-а)
           5. В своей работе архив руководствуется:
           Федеральным законом от 22 октября 2004 года  №  125-ФЗ  «Об
архивном деле в Российской Федерации», другими федеральными законами в
области архивного дела, а также принимаемыми  в  соответствии  с  ними
иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
            основными правилами работы архивов организации  и  другими
нормативно-методическими  документами Федерального архивного агентства
Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации;
           законами и иными нормативными правовыми актами  Костромской
области,  в  том  числе  методическими  документами  комитета по делам
архивов Костромской области и ГУ  «Государственный  архив  Костромской
области» и настоящим положением.
     6. Положение  об  архиве  администрации  области  разработано  на
основании  основных  правил  работы архивов организаций и утверждается
постановлением администрации Костромской  области  по  согласованию  с
экспертно-проверочной  комиссией комитета по делам архивов Костромской
области.
    7.   Контроль   за   деятельностью  архива  администрации  области
осуществляет   начальник   управления  делопроизводства  администрации
области.  (В  редакции Постановления Администрации Костромской области
от 25.03.2008 г. N 75-а)
     8. Организационно-методическое руководство  деятельностью  архива
администрации   области   осуществляет   комитет   по   делам  архивов
Костромской области и ГУ «Государственный архив Костромской области».

                  Глава 2. Состав документов архива                   

     9.  В  архив  поступают  законченные  делопроизводством  архивные
документы:
      1)    постоянного  срока  хранения,  образовавшиеся  в  процессе
деятельности структурных подразделений аппарата администрации области,
документы  временного  срока  хранения,  необходимые  в   практической
деятельности, документы по личному составу,
         2)   служебные и ведомственные издания,
      3)   фотодокументы, видеофонограммы, машиночитаемые (электронные
документы),
         4)   научно-справочный аппарат к документам архива.

                   Глава 3. Задачи и функции архива                   

     10. Основными задачами архива являются:
     1)    комплектование  документами,  состав  которых  предусмотрен
главой 2 настоящего положения;
     2)   учет, обеспечение сохранности,  создание  научно-справочного
аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
     3)   подготовка  и  своевременная  передача  документов  архивных
фондов    Костромской    области   на   постоянное   хранение   в   ГУ
«Государственный  архив  Костромской   области»   в   соответствии   с
требованиями,    установленными    Федеральным   архивным   агентством
Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации;
     4)   осуществление  контроля  формирования  и  оформления  дел  в
делопроизводстве администрации области.
     11.  В  соответствии  с  возложенными  на  него  задачами   архив
осуществляет следующие функции:
     1) принимает не позднее, чем  через  три  года  после  завершения
делопроизводством,   учитывает   и   хранит   документы   постоянного,
временного   сроков  хранения  и  по   личному   составу   структурных
подразделений   аппарата   администрации   области,   обработанные   в
соответствии  с  требованиями,  установленными  Федеральным   архивным
агентством  Министерства  культуры  и массовых коммуникаций Российской
Федерации;
          2) разрабатывает и согласовывает с ГУ «Государственный архив
Костромской  области»  графики  представления  описей  на рассмотрение
экспертно-проверочной  комиссии  (ЭПК)  комитета  по   делам   архивов
Костромской  области и передачи документов архивных фондов Костромской
области на постоянное хранение;
     3) составляет и представляет не позднее чем через два года  после
завершения  делопроизводством  годовые  разделы описей дел постоянного
хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПК  комитета  по  делам
архивов Костромской области;
     4) осуществляет учет и обеспечивает полную  сохранность  принятых
на хранение дел;
     5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный  аппарат
к   хранящимся   в   архиве   делам  и  документам,  обеспечивает  его
преемственность  с  научно-справочным  аппаратом  ГУ  «Государственный
архив Костромской области».
     6) организует использование документов:
     информирует  руководство  и  работников  аппарата   администрации
области о составе и содержании документов архива;
     выдает  в  установленном  порядке  дела,  документы   или   копии
документов  в  целях  служебного и научного использования для работы в
помещении архива;
     исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении
трудового  стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в
установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
     ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
     12. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве,
участвует в работе экспертной комиссии администрации области.
     13. Составляет сводную номенклатуру  дел  администрации  области,
контролирует    правильность   формирования   и   оформления   дел   в
делопроизводстве,  а  также  подготовку  дел  к   передаче   в   архив
администрации области.
          14.  Ежегодно  представляет  в  ГУ  «Государственный   архив
Костромской   области»   сведения   о  составе  и  объеме  документов,
хранящихся в архиве, по установленной форме.
          15. По истечении сроков ведомственного хранения  документов,
подготавливает  и  в  установленном  порядке передает на хранение в ГУ
«Государственный архив Костромской области» документы архивных  фондов
Костромской области.

                        Глава 4. Права архива                         

     16. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
     контролировать   выполнение   установленных   правил   работы   с
документами   в   структурных  подразделениях  аппарата  администрации
области;
     запрашивать от структурных подразделений  аппарата  администрации
области  сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения
выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

              Глава 5. Ответственность за работу архива               

    Начальник   управления   делопроизводства  администрации  области,
начальник   протокольного   отдела   управления   делопроизводства   и
специалист,  ответственный  за ведение архива, несут отвественность за
выполнение   возложенных   на   архив   задач   и  функций  в  объеме,
предусмотренном их должностными обязанностями.
    (В   редакции   Постановления  Администрации  Костромской  области
от 25.03.2008 г. N 75-а)