Постановление Главы администрации города Липецка от 16.07.1999 № 2451

 
                                                                      
                         П О С Т А Н О В Л Е Н И Е                    
                                                                      
                     ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА               

16.07.1999г.                    г.Липецк                       N 2451

О регламенте администрации
города Липецка

     В целях дальнейшего повышения эффективности работы  администрации
города и приведения в соответствие с действующей нормативно - правовой
документацией

                               постановляю:                           
                                                                      
     1. Утвердить  Регламент  администрации  города  Липецка  в  новой
редакции (прилагается).
     2.   Обязать   руководителей   управлений,   комитетов,   отделов
администрации  города  изучить настоящий Регламент и руководствоваться
им в своей работе.
     3. Считать утратившими  силу  постановления  главы  администрации
города  Липецка  N 2274 от 25.06.97 "О Регламенте администрации города
Липецка", N 885 от  21.03.97  "О  порядке  перспективного  и  текущего
планирования  работы  коллегии  администрации, текущем и перспективном
планировании работы структурных подразделений администрации".
     4. Контроль за выполнением Регламента администрации возложить  на
первого  заместителя  главы администрации Полухина В.В. и управляющего
делами Иванова В.И.



Глава администрации
города Липецка                                       А.С.Коробейников



                              РЕГЛАМЕНТ                               
                     АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА                     

                          1. Общие положения                          

     Администрация города  является  исполнительным  органом  местного
самоуправления в городе.
     Администрация города  является  юридическим  лицом,  осуществляет
деятельность  в  соответствии  с  Конституцией  Российской  Федерации,
законодательными и иными нормативными актами  Российской  Федерации  и
Липецкой  области,  Уставом  города  Липецка,  нормативно  - правовыми
актами городского Совета, главы администрации города.
     Администрация  города  обеспечивает  решение  вопросов   местного
значения,  находящихся в ее компетенции, исходя из интересов населения
города, его исторических и иных местных традиций.

                    2. Глава администрации города                     

     В соответствии с Уставом  города  глава  администрации  руководит
администрацией    на    принципах    единоначалия   и   несет   полную
ответственность за ее деятельность.
     Глава администрации осуществляет исполнительно - распорядительные
функции  во  исполнение полномочий администрации, определенных Уставом
города.

                 3. Заместители главы администрации,                  
                          управляющий делами                          

     Заместители  главы  администрации  города,   управляющий   делами
назначаются главой администрации.
     Распределение    обязанностей    между    заместителями     главы
администрации     города    устанавливается    постановлением    главы
администрации города.
     Первые заместители осуществляют полномочия главы администрации  в
случае его отсутствия.
     Заместители  главы,  управляющий  делами  исполняют   полномочия,
переданные им главой администрации города.
     Заместители  главы,   управляющий   делами   в   соответствии   с
распределением   обязанностей   вырабатывают   и  реализуют  задачи  в
соответствующих  отраслях  городского   хозяйства,   направленные   на
улучшение   жизнеобеспечения   населения;   осуществляют   контроль  и
координацию деятельности управлений, комитетов и отделов администрации
по  выполнению  стоящих перед ними задач и нормативно - правовых актов
вышестоящих  органов  власти;  предварительно  рассматривают   проекты
постановлений   и   распоряжений,   вносимые   для   принятия   главой
администрации.
     Заместители главы администрации по вопросам своего ведения издают
постановления    и    распоряжения,    обязательные    к    исполнению
соответствующими органами и должностными лицами на территории города.
     Заместители главы администрации города, управляющий делами  несут
персональную  ответственность  за  выполнение ими своих обязанностей в
соответствии с законодательством.

                   4. Коллегия администрации города                   

     Коллегия администрации г. Липецка является совещательным органом,
призванным  обеспечить  коллективную  разработку  основных направлений
деятельности   администрации   и   координации   работы    структурных
подразделений по решению конкретных задач.
     Председателем коллегии является глава администрации города.
     Коллегия  администрации   принимает   решения   рекомендательного
характера.  При  необходимости,  на основании решения коллегии, главой
администрации города принимается постановление.
     Коллегия утверждается  главой  администрации  города  в  составе:
первых  заместителей  и заместителей главы администрации, управляющего
делами,   начальников   управления   финансов   и   организационно   -
контрольного отдела.
     Заседания коллегии являются основной  организационно  -  правовой
формой   ее   деятельности,  обеспечивающей  коллегиальное  обсуждение
отдельных  проектов  постановлений  главы  администрации   и   отчетов
руководителей  структурных  подразделений администрации, муниципальных
предприятий и учреждений по наиболее важным вопросам жизнедеятельности
города.
     Периодичность проведения коллегии - не реже  одного  раза  в  два
месяца или по мере необходимости.
     Подготовку заседаний коллегии обеспечивают отделы: организационно
- контрольный, общий и хозяйственный.
     Работа коллегии строится на основе перспективного  плана  работы.
Перспективный  план  работы  коллегии  на  предстоящий календарный год
формируется организационно - контрольным отделом на основе предложений
руководителей    структурных   подразделений   администрации   города,
рассматривается коллегией и утверждается главой администрации города.
     Проект повестки дня, дата и время заседания коллегии  начальником
организационно   -   контрольного   отдела  согласовывается  с  главой
администрации города, а в его отсутствие с  и.о.  главы  администрации
города,  не  позднее  чем за 20 дней до заседания, и через общий отдел
рассылается исполнителям и членам коллегии.
     Руководитель структурного подразделения администрации  города,  с
согласия  курирующего заместителя главы администрации или управляющего
делами, не позднее чем за 5 дней до дня заседания коллегии  направляет
в   организационно   -   контрольный   отдел   подготовленные   и  при
необходимости согласованные с другими  заинтересованными  структурными
подразделениями  документы:  справку, информацию или отчет, объемом не
более 3 - 4 печатных листов, проект решения коллегии, объемом не более
1 - 2 печатных листов и список приглашенных.
     Повестка дня, поступающие материалы  передаются  в  общий  отдел,
который доводит их до членов коллегии за 3 дня до ее заседания.
     На заседания коллегии могут приглашаться руководители структурных
подразделений  администрации, представители предприятий и организаций,
независимо от формы собственности.
     Приглашение лиц на заседание коллегии, их  оповещение  о  времени
заседания осуществляется структурным подразделением, внесшим вопрос на
обсуждение коллегии.
     Заседания коллегии проводятся главой администрации  города,  а  в
его отсутствие - и.о. главы администрации.
     Заседание коллегии является правомочным, если на нем присутствует
более половины членов.
     Повестка дня заседания коллегии  и  порядок  работы  утверждается
коллегией в начале работы коллегии.
     В  процессе  обсуждения  вопросов  на  заседании  коллегии  члены
коллегии имеют право:
     - вносить предложения по повестке дня и порядку работы;
     - вносить предложения  об  изменениях  и  дополнениях  в  проекты
решений коллегии по обсуждаемым вопросам;
     -   требовать   от   докладчиков    разъяснения    по    существу
рассматриваемых вопросов;
     - в необходимых случаях вносить предложения о переносе обсуждения
вопроса  на  другие  заседания  коллегии  или  дополнительном изучении
вопроса специально созданной комиссией;
     - ставить вопрос о дисциплинарной  ответственности  руководителей
структурных  подразделений  администрации, муниципальных предприятий и
учреждений  за  невыполнение  постановлений  главы  администрации  или
решений коллегии.
     Окончательная редакция проектов решений  коллегии,  рассмотренных
на  ее  заседании,  осуществляется  в  течение 10 дней после заседания
руководителем  структурного  подразделения,  внесшим  проект  решения,
согласовывается с курирующим заместителем и передается в общий отдел.
     Подписанный  главой  администрации  документ  рассылается   общим
отделом в течение 3-х дней.
     Опубликование  в   средствах   массовой   информации   материалов
заседаний коллегии осуществляется в общем порядке отделом по работе со
средствами массовой информации.
     Протокол заседания коллегии ведется и оформляется общим отделом.
     Подписывают  протокол  лицо,  председательствующее  на  заседании
коллегии, и управляющий делами.
     Протокол хранится в канцелярии общего отдела.
     Организация исполнения принятых коллегией документов  возлагается
на соответствующие структурные подразделения.
     Контроль   за   исполнением   решений   коллегии   осуществляется
организационно - контрольным отделом.

                   5. Аппарат администрации города                    

     Аппарат  администрации   города   осуществляет   организационное,
аналитическое,     нормативно     -     правовое,    документационное,
информационное, финансовое, материально - техническое и  хозяйственное
обеспечение деятельности администрации города.
     Аппарат    администрации    организует    подготовку     проектов
распорядительных  документов  и контроль за их выполнением, разработку
перспективных  и   текущих   планов   работы,   заседаний,   совещаний
руководителей администрации, оказывает методическую помощь структурным
подразделениям    администрации,    муниципальным    предприятиям    и
учреждениям   города   в  организации  их  деятельности,  осуществляет
государственное хранение документов предприятий и учреждений всех форм
собственности.
     Структурные подразделения администрации  действуют  на  основании
положения  о  структурном  подразделении,  утверждаемого распоряжением
главы администрации.
     Сотрудники аппарата  администрации  назначаются  на  должности  и
освобождаются   от  должности  распоряжением  главы  администрации  по
представлению руководителей  структурных  подразделений  и  курирующих
заместителей главы администрации или управляющего делами.
     Руководство  организацией  работы  аппарата  осуществляет   глава
администрации, в его отсутствие - первый заместитель.
     Координацию   работы   структурных   подразделений   в   вопросах
организации    делопроизводства    и   документооборота,   обеспечения
сохранности документов осуществляет управляющий делами.
     Права, обязанности и ответственность  сотрудников,  работающих  в
администрации   города,  определяются  законодательством  РФ,  Законом
Липецкой  области  "О  муниципальной  службе  в   Липецкой   области",
Положением о структурном подразделении и должностными инструкциями.
     Для  предварительного   рассмотрения   и   подготовки   отдельных
вопросов,  относящихся  к  ведению  администрации  города, а также для
содействия проведению в жизнь ее  решений  главой  администрации,  его
заместителями,   управляющим  делами  могут  создаваться  комиссии  из
работников аппарата, предприятий и учреждений города, по  согласованию
с их руководителями.
     Положение о структурном подразделении, комиссии при администрации
города  визируется  курирующим  заместителем  главы  администрации или
управляющим  делами,  организационно  -  контрольным   и   юридическим
отделами и утверждается распоряжением главы администрации.
     Должностные обязанности членов комиссии при администрации города,
работающих  на  постоянной  основе,  утверждаются  заместителем  главы
администрации - председателем комиссии.

                  6. Организация работы сотрудников                   
                         администрации города                         

     Режим работы аппарата  администрации  определяется  распоряжением
главы  администрации. Работу сотрудников администрации города, учет их
рабочего времени организуют  руководители  структурных  подразделений,
руководствуясь  действующим  трудовым законодательством и нормативными
актами главы администрации города.
     Должностная инструкция  руководителя  структурного  подразделения
утверждается,  в  зависимости  от  подчиненности, главой администрации
либо курирующим заместителем главы администрации, управляющим делами.
     Должностные  инструкции  работников  структурных   подразделений,
определяющие   их   права,  обязанности  и  ответственность,  а  также
номенклатура дел утверждаются их руководителем.
     Должностные инструкции  доводятся  до  сведения  работников  (под
роспись).
     Сотрудники  администрации  города  через  отдел  по   работе   со
средствами   массовой   информации   содействуют   средствам  массовой
информации  в  получении   ими   необходимых   достоверных   сведений,
информируют граждан о своей деятельности.
     Работники аппарата не  имеют  права  разглашать  конфиденциальную
информацию,  ставшую  ими  известной  по  роду деятельности в аппарате
администрации.
     За упущения  в  работе,  нарушения  трудовой  дисциплины,  режима
работы  и  требований,  определенных  настоящим Регламентом, работники
администрации могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в
соответствии с действующим законодательством.

            7. Порядок подготовки и оформления документов             
                        в администрации города                        

     Все   делопроизводство   в   администрации   города   ведется   в
соответствии  с Государственной системой документационного обеспечения
управления,  инструкцией  о  ведении   делопроизводства   в   аппарате
администрации   города   Липецка,   утверждаемой  распоряжением  главы
администрации, и с учетом Государственного стандарта на организационно
-  распорядительную  документацию  -  ГОСТ  Р 6.30-97 "Унифицированная
система организационно - распорядительной документации".
     Печать, бланки документов администрации  города,  ее  структурных
подразделений,    муниципальных   предприятий   и   учреждений   имеют
изображение Герба города Липецка.
     Структурные     подразделения     администрации,      выполняющие
государственные  функции,  имеют  круглую  печать с изображением Герба
Российской Федерации,  а  структурные  подразделения,  имеющие  статус
юридического лица, - круглую печать со своим наименованием.

                       Виды основных документов                       
           управленческой деятельности администрации города           

     Распорядительные документы:
     ПОСТАНОВЛЕНИЕ - нормативно - правовой акт,  принимаемый  в  целях
разрешения  наиболее  важных  и  принципиальных  вопросов  развития  и
жизнедеятельности города.
     Постановления, как правило, принимаются по следующим вопросам:
     - о регламенте администрации;
     - о структуре администрации и  распределении  обязанностей  между
главой администрации и его заместителями;
     -  о  социально  -  экономическом  и  культурном   строительстве,
образовании,   сфере   услуг,   медицине,  вопросах  организационно  -
контрольной работы;
     - о предоставлении земельных участков в аренду;
     - о приеме в эксплуатацию домов;
     - о распределении жилья;
     - о разрешении строительства;
     - о снижении брачного возраста;
     - о сделках;
     - об установлении опеки и попечительства и др.

     РАСПОРЯЖЕНИЕ - акт, издаваемый по оперативным, разовым  вопросам.
Распоряжения администрации не должны носить нормативный характер.
     Распоряжения, как правило, принимаются по следующим вопросам:
     - о финансировании;
     - о работе жилищно - коммунальных служб;
     - о разрешении проектирования зданий и сооружений;
     - о режиме торговли и открытии новых магазинов;
     - о работе городского транспорта;
     - о создании комиссий при администрации по различным вопросам;
     - о штатном расписании;
     - о положении о структурном подразделении;
     - о награждениях, поощрениях, дисциплинарных взысканиях;
     - о проведении различных праздников и мероприятий;
     - о приеме и увольнении работников;
     - о командировках, отпусках и др.
     Распоряжения по содержанию  делятся  на  два  вида:  по  основной
деятельности и по личному составу.
     Распоряжения по основной деятельности регистрируются и хранятся в
общем  отделе,  по личному составу - в секторе кадров организационно -
контрольного отдела и по истечении 5  лет  передаются  на  хранение  в
архивный отдел.

     ПРИКАЗ - акт, издаваемый руководителями структурных подразделений
администрации  в  целях разрешения основных оперативных задач, стоящих
перед данным подразделением.

     ПОРУЧЕНИЯ главы администрации, его  заместителей  и  управляющего
делами.

     Организационные документы:
     - Устав города;
     - Регламент администрации города;
     - Положение  об  органе  управления,  структурном  подразделении,
комиссии при администрации и пр.;
     - инструкции (должностные);
     - структура и штатная численность;
     - штатное расписание;
     - договор.

     Информационно - справочные документы:
     - служебное письмо;
     - стенограмма;
     - протокол;
     - справка;
     - информация;
     - докладная записка;
     - объяснительная записка;
     - акт;
     - запрос;
     - обращение (жалобы, заявления);
     - телеграмма, телефонограмма, факсограмма.

     Требования к подготовке и оформлению отдельных видов документов.

                  8. Порядок печатания и размножения                  
                              документов                              

     Все материалы  для  печатания  оформляются  с  учетом  требований
Инструкции о ведении делопроизводства в аппарате администрации города.
Рукописные материалы, сдаваемые для  печатания  в  машинописное  бюро,
должны   быть   разборчиво   написаны,  тщательно  откорректированы  и
завизированы    руководителем    или     заместителем     руководителя
соответствующего   структурного   подразделения,   указано  количество
печатных  экземпляров.  Документы  печатаются  в  порядке  поступления
рукописей.  Срочные  документы  по  указанию  начальника общего отдела
печатаются безотлагательно.
     Размножение  постановлений,  распоряжений  и  других   документов
производится на множительных машинах в течение 2 - 3-х дней.
     На  документе,  подлежащем  размножению,  указывается  количество
экземпляров и ставится подпись руководителя подразделения. Очередность
выполнения  множительных  работ  определяется  зав.   копировально   -
множительным бюро.
     Срочные  документы   по   указанию   начальника   общего   отдела
размножаются  безотлагательно.  Размножению  подлежат только служебные
документы.
     Стенографированием в необходимых случаях  обеспечивают  заседания
коллегии   администрации,  совещания  и  семинары,  проводимые  главой
администрации и его заместителями. Стенографирование  ведет  сотрудник
общего отдела.

               9. Порядок приема и передачи документов                
              по факсимильной связи и электронной почте               

     Факсимильная связь служит для  передачи  срочных  документов  (по
указанию главы администрации, его заместителей и управляющего делами).
Учет  документов,  поступивших  для  передачи,  а  также  принятых  по
факсимильной  связи,  ведется  общим отделом в установленном порядке с
добавлением в регистрационном штампе отметки "факс".  Для  оперативной
передачи информации в вышестоящие органы по согласованию с управляющим
делами используется система электронной почты.
     Документы,  полученные   и   отправленные   электронной   почтой,
обрабатываются общим отделом в обычном порядке.

                   10. Организация документооборота                   

     10.1. Порядок прохождения и исполнения входящих документов.
     Основные процессы работы с входящими  документами  заключаются  в
следующем:
     - прием и первоначальная обработка;
     - предварительное рассмотрение и распределение  по  руководителям
администрации, ее структурных подразделений;
     - передача по назначению;
     - рассмотрение руководством администрации;
     - доставка исполнителям в соответствии с резолюцией руководства;
     - контроль за исполнением;
     - возврат документа с отметкой об исполнении и помещение в дело.
     На документах, подлежащих контролю, ставится штамп "Контроль".
     Руководители структурных подразделений по  истечении  конкретного
срока,  установленного главой администрации, а если срок не указан, то
по истечении месяца, информируют общий отдел об исполнении документов,
стоящих на контроле.

     10.2. Порядок подготовки и  прохождения  исходящих  и  внутренних
документов.
     Основные процессы подготовки и прохождения исходящих документов:
     - составление и печатание проекта документа;
     - подписание (утверждение);
     - регистрация;
     - оформление конвертов и отправка документов;
     - контроль исполнения;
     - помещение оставшегося экземпляра документа в дело.
     Ответы  на  письма   за   подписью   главы   администрации,   его
заместителей,  управляющего делами готовят соответствующие структурные
подразделения администрации города. Второй экземпляр ответа визируется
исполнителем   и   руководителем  структурного  подразделения,  а  при
необходимости визируется курирующим заместителем  главы  администрации
или  управляющим  делами.  Ответ  вместе  с  первоначальным документом
возвращается в общий отдел.
     Прохождение внутренних  документов  на  этапах  их  подготовки  и
оформления  организуется  в  соответствии  с  общим порядком обращения
исходящих, а на этапе исполнения - входящих документов.

     10.3. Учет объема документооборота.
     Учет   объема   документооборота   осуществляется    в    секторе
делопроизводства и протокола.
     Подсчет ведется по видам документов, структурным подразделениям и
корреспондентам.   Данные   об   объеме   документооборота  ежемесячно
суммируются  (нарастающим  итогом)  в   секторе   делопроизводства   и
протокола.

     10.4. Режим работы сектора делопроизводства и протокола:
    8-00 -  15-00  - прием  и  обработка  корреспонденции,  выдача
                     подписанных документов;
   14-00 -  15-00  - рассылка корреспонденции главе администрации,
                     заместителям главы    администрации    и    в
                     структурные подразделения;
   15-00 -  17-00  - работа с документами;
    8-00 -  10-00  - возврат   просмотренной  (подписанной) главой
                     администрации      и     заместителями  главы
                     администрации корреспонденции.

     Срочные документы принимаются,  обрабатываются  и  передаются  на
рассмотрение, подпись и исполнение безотлагательно.

                      11. Регистрация документов                      

     Регистрация документов в администрации города проводится с  целью
фиксации  факта  создания или поступления документа путем проставления
на нем регистрационного  индекса  с  последующей  записью  необходимых
сведений о документе в регистрационных формах.
     Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и
использования  в  справочных  целях,  как создаваемые в администрации,
так и поступающие из других организаций и от частных  лиц.  Документы,
не   подлежащие   регистрации,   определены   Инструкцией   о  ведении
делопроизводства.
     Регистрацию документов  осуществляет  сектор  делопроизводства  и
протокола.
     Здесь регистрируются:
     -   исходящая   от   главы   администрации,   его   заместителей,
управляющего делами корреспонденция;
     -   входящая   для   главы   администрации,   его   заместителей,
управляющего делами корреспонденция;
     -  постановления  и   распоряжения   главы   администрации,   его
заместителей  (за исключением распоряжений по личному составу, которые
регистрируются в секторе кадров).
     Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются в  секторе
по работе с обращениями граждан.
     В структурных подразделениях администрации регистрация документов
осуществляется лицом, ответственным за эту работу.

                  12. Контроль исполнения документов                  

     Целью   контроля   является    обеспечение    своевременного    и
качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
     Контролю в администрации города подлежат:
     - документы вышестоящих органов власти и управления;
     -   постановления,   распоряжения   главы   администрации,    его
заместителей;
     - решения коллегии администрации;
     - решения сессии городского Совета депутатов;
     - служебные письма;
     - обращения граждан;
     - поручения главы администрации, его заместителей.
     В администрации города  контроль  осуществляют  организационно  -
контрольный   и   общий  отделы,  а  в  структурных  подразделениях  -
руководители  и  лица,  ответственные   за   работу   с   контрольными
документами.
     Контроль за ходом исполнения постановлений и  распоряжений  главы
администрации   области,   значимых   для  жизнеобеспечения  города  и
длительного  срока  действия  постановлений   и   распоряжений   главы
администрации   города,   решений   коллегии  администрации  города  и
городского Совета  депутатов,  прямых  поручений  главы  администрации
города осуществляет организационно - контрольный отдел.
     Исполнение  постановлений  и  распоряжений  главы   администрации
города,  не  поставленных  на  контроль  организационно - контрольному
отделу,  а   также   исполнение   служебных   писем,   поступающих   в
администрацию, контролирует сектор делопроизводства и протокола общего
отдела.
     Исполнение  постановлений  и  распоряжений   заместителей   главы
администрации   города   контролируют   старшие   инспектора  приемных
заместителей главы администрации.
     Исполнение  и  представление   ответов   на   обращения   граждан
контролирует сектор по работе с обращениями граждан.
     Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты
подписания   (утверждения)   документов,   а   поступивших  из  других
организаций - с даты  их  поступления.  Сроки  исполнения  могут  быть
типовыми и индивидуальными.
     Типовые сроки  исполнения  документов  установлены  на  основании
актов   органов   государственной   власти   и  управления  Российской
Федерации, инструкции о ведении делопроизводства. Индивидуальные сроки
устанавливаются руководителем.
     Конечная дата исполнения указывается в тексте  документов  или  в
резолюции руководителя.
     Если  определение  сроков  исполнения  документа  затруднено,  то
сроком исполнения является один календарный год со дня его подписания.
     Промежуточный контроль ведется по итогам полугодия, если иное  не
оговорено в тексте.
     Исполнение  нормативных   документов   осуществляют   структурные
подразделения   администрации   города,  муниципальные  предприятия  и
учреждения  под  руководством  заместителей  главы   администрации   и
управляющего делами согласно распределению обязанностей.
     В соответствии со сроками исполнения документов,  находящихся  на
контроле  в  организационно  - контрольном отделе, исполнители обязаны
представлять в организационно - контрольный отдел  в  письменном  виде
информацию.   Информация   о   ходе  исполнения  документа  визируется
курирующим заместителем главы или управляющим делами.  При  исполнении
документа  в целом или его основных пунктов, исполнитель ходатайствует
о внесении предложения главе администрации города о снятии документа с
контроля.
     Изменение срока исполнения производится лицом, установившим  этот
срок,   при   наличии  объективных  причин,  изложенных  исполнителем.
Изменения документируются - проставляется новый срок, дата изменения и
подпись.  Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную
карточку. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять  их
имеет   право   только   глава   администрации  или  его  заместители,
подписавшие эти документы.
     Документ считается  исполненным  и  снимается  с  контроля  после
выполнения  задания  и документированного подтверждения его исполнения
заинтересованными подразделениями или лицами.
     На документе проставляется отметка об исполнении,  подпись  лица,
подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
     Постановления, распоряжения,  подписанные  главой  администрации,
его  заместителями  и  стоящие на контроле в общем отделе, снимаются с
контроля  на  основе  информаций  об   их   выполнении   и   резолюции
соответствующего заместителя главы администрации города.
     Общий  отдел   ведет   учет   контролируемых   организационно   -
контрольным  отделом  и  общим отделом нормативных документов, а также
снятых с контроля по журналам регистрации.
     Контроль исполнения строится на  базе  регистрационных  карточек,
находящихся  в секторе контроля и проверки исполнения организационно -
контрольного отдела, секторе делопроизводства и протокола и секторе по
работе с обращениями граждан общего отдела.
     Проверка  хода  исполнения  осуществляется  промежуточно   и   по
истечении срока исполнения.
     Данные о ходе и результатах исполнения документов  учитываются  и
обобщаются  по  итогам полугодия и года организационно - контрольным и
общим отделами.
     Справки о состоянии исполнительской дисциплины  передаются  главе
администрации,  заместителю  главы  администрации,  курирующему отдел,
управляющему делами.

                13. Работа исполнителей с документами                 

     Руководители структурных подразделений обеспечивают  рассмотрение
документов   в  день  их  поступления,  оперативное  доведение  их  до
исполнителей,  контроль  за  качественным  исполнением   по   существу
вопроса.
     При рассмотрении документов руководитель  подразделения  выделяет
документы,  требующие  срочного  исполнения. Документы, присланные для
согласования, как правило, рассматриваются в день их поступления.
     Исполнитель получает документы  в  день  их  регистрации  или  на
следующий  день  в  соответствии с указанием руководителя структурного
подразделения.
     Срочные документы передаются немедленно.
     Исполнение   документа   предусматривает:   сбор   и    обработку
необходимой  информации, подготовку проекта документа, его оформление,
согласование,   представление   на   подпись    (утверждение)    главе
администрации,   его   заместителю   или   руководителю   структурного
подразделения, подготовку ответа и пересылку адресату.
     Исполнитель   определяет   необходимое   количество   экземпляров
документа,   передает   документ   на  тиражирование,  готовит  список
рассылки.
     При оперативном решении вопроса  без  составления  дополнительных
документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления
(если образовался интервал  времени  между  поступлением  документа  в
администрацию  и  его  доставкой  исполнителю), о датах промежуточного
исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о  дате  и
результатах окончательного исполнения.
     Все отметки могут размещаться на свободных от текста  местах  или
отдельном листе бумаги.
     При  наличии   нескольких   исполнителей   основной   исполнитель
указывается  первым. Основному исполнителю высылается первый экземпляр
документа,   а   соисполнителям   передаются   копии.    Соисполнители
ответственны  за  своевременный  и  качественный  анализ  информации и
предоставление ответственному исполнителю  в  установленные  им  сроки
необходимых  материалов  (проектов  документов,  справок,  сведений  и
т.д.).
     Основной  исполнитель  несет  персональную   ответственность   за
полноту  и  достоверность  информации,  использованной  при подготовке
документа.

             14. Работа по личному приему и с письменными             
                         обращениями граждан                          

     Личный  прием  граждан  производится  главой  администрации,  его
заместителями,    управляющим   делами,   руководителями   структурных
подразделений, муниципальных предприятий и организаций. График приемов
ежеквартально   составляется   общим  отделом  и  утверждается  главой
администрации.
     Граждане,   лично   обратившиеся   в   городскую   администрацию,
направляются   в   сектор   по   работе   с  обращениями  граждан  для
предварительной беседы и записи на прием к должностным лицам.
     Поступившие в администрацию города заявления, предложения, жалобы
(обращения)  граждан  регистрируются в секторе по работе с обращениями
граждан.
     После регистрации сотрудники сектора передают обращения  граждан,
адресованные  главе  администрации  города, его помощнику (советнику),
который подготавливает резолюции и подписывает у  главы  администрации
города.
     Обращения, адресованные заместителям главы,  управляющему  делами
администрации    города,    передаются    сотрудниками    сектора    в
соответствующие приемные.
     Обращения граждан рассматриваются  главой  администрации  города,
его  заместителями,  управляющим  делами  в  5-дневный  срок. Помощник
(советник) главы администрации  города,  старшие  инспекторы  приемных
обеспечивают сроки первичного рассмотрения обращений граждан.
     С  резолюциями  главы  администрации  города,  его  заместителей,
управляющего  делами,  письма  и жалобы граждан передаются в сектор по
работе с обращениями граждан для дальнейшей обработки. Здесь  наиболее
важные   из   них,   в   соответствии   с   резолюцией   руководителей
администрации,  заведующим  сектором  и  начальником   общего   отдела
ставятся на контроль.
     После внесения в регистрационные  карточки  содержания  резолюций
письма рассылаются исполнителям.
     Заявления и жалобы разрешаются в сроки до  одного  месяца,  а  не
требующие  дополнительного  изучения  и  проверки  подлежат разрешению
безотлагательно, но не позднее 15 дней со  дня  поступления  в  орган,
обязанный разрешить вопрос по существу.
     Если для разрешения жалобы требуется более длительное время,  то,
в   порядке   исключения,   срок   разрешения   заявления  или  жалобы
руководством администрации может быть продлен, но  не  более,  чем  на
один  месяц.  Решение  о  продлении  срока  должно быть сообщено лицу,
подавшему заявление или жалобу, а  также  в  вышестоящий  орган,  если
жалоба  находится  у  него  на  контроле.  О  продлении срока делается
отметка в карточке.
     За 5 дней до  срока  исполнения  стоящих  на  контроле  обращений
граждан  сотрудники  сектора  напоминают  исполнителям о необходимости
своевременной подготовки ответа с пометкой в регистрационной карточке.
     Ответы на жалобы за подписью главы администрации города  или  его
заместителей  готовят структурные подразделения, визируют и возвращают
вместе с жалобой в сектор по работе с обращениями граждан.  Сотрудники
сектора  передают проект ответа на подпись главе администрации города,
его заместителям,  управляющему  делами,  а  после  подписания  делают
запись в регистрационной карточке и направляют ответ заявителю.
     Сектор по работе с обращениями граждан ежемесячно  подготавливает
цифровые  данные  о рассмотрении поступивших в администрацию обращений
граждан и ежеквартально - аналитические справки.
     Документация по обращениям граждан,  ответы  на  них  хранятся  в
секторе   по  обращениям  граждан  в  соответствии  с  инструкцией  по
делопроизводству,  а  по  истечении  календарного  года  передаются  в
муниципальный архив.

              15. Подготовка и передача дел на архивное               
                               хранение                               

     Законченные делопроизводством дела по  завершении  года  подлежат
оформлению. Оформление дел включает в себя комплекс работ по их научно
-  технической  обработке  и   проводится   сотрудниками   структурных
подразделений  администрации  при  методической помощи и под контролем
архивного отдела.
     Полному оформлению подлежат дела постоянного,  временного  (свыше
10 лет) хранения и по личному составу.
     На  завершенные  дела  постоянного,  временного  (свыше  10  лет)
хранения   и   по  личному  составу,  прошедшие  экспертизу  ценности,
оформленные в соответствии  с  предъявляемыми  требованиями,  ежегодно
составляются описи.
     На дела временного (до 10 лет) хранения  описи  не  составляются.
Описи   составляются  отдельно  на  дела  постоянного  хранения,  дела
временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу,  дела  со
специальной документацией.
     В соответствии с Положением об архивном фонде и архивах  Липецкой
области по истечении 5 лет дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурных подразделений  администрации
передаются на дальнейшее хранение в архивный отдел.
     По решению объединенной экспертно -  проверочной  и  методической
комиссии архивного отдела срок передачи дел на архивное хранение может
быть продлен или сокращен.
     Прием документов и дел в архивный отдел осуществляется по графику
приема - передачи.
     График ежегодно согласовывается со структурными подразделениями и
утверждается управляющим делами.
     Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не  передаются,  они
хранятся  в  структурных подразделениях и по истечении сроков хранения
подлежат  уничтожению  в  установленном  порядке  по  согласованию   с
архивным отделом.
     Обеспечение сохранности переданных на постоянное и долговременное
хранение  документов  и  дел,  их  государственный учет и всестороннее
использование в интересах граждан и  города  возлагается  на  архивный
отдел.

                16. Планирование работы администрации                 

     16.1.  Для  разработки  перспективного  плана   работы   коллегии
администрации  заместители главы администрации и управляющий делами на
основе предложений структурных подразделений ежегодно в декабре месяце
направляют  в  организационно  -  контрольный  отдел  предложения  для
обобщения и включения в перспективный план работы коллегии.
     После рассмотрения главой администрации поступивших  предложений,
перспективный  план  вносится  организационно - контрольным отделом на
утверждение коллегии и главы администрации.
     Работа  по  исполнению  перспективного  плана   работы   коллегии
осуществляется организационно - контрольным отделом.
     16.2.  Перспективный   план   или   план   основных   направлений
деятельности   администрации   города   разрабатывается   структурными
подразделениями ежегодно, до 1 февраля текущего года, по форме:

|———|——————————————————————|———————————————————————|————————————————————————|————————————————|
|   |Наименование          |Сроки, место           |Исполнитель             |Примечание      |
|   |мероприятий           |проведения             |                        |                |
|———|——————————————————————|———————————————————————|————————————————————————|————————————————|
|1  |2                     |3                      |4                       |5               |
|———|——————————————————————|———————————————————————|————————————————————————|————————————————|

     16.2.1.   Перспективный    план    подписывается    руководителем
структурного   подразделения   и   утверждается   в   зависимости   от
подчиненности главой администрации либо курирующим заместителем  главы
или управляющим делами.
     Перспективный  план   структурного   подразделения   федерального
подчинения    согласовывается    с   курирующим   заместителем   главы
администрации города.
     Перспективный план отдела по  работе  с  населением  утверждается
председателем комитета по работе с населением соответствующего округа.

     16.2.2. Структурные подразделения администрации,  имеющие  статус
юридического   лица,   к   перспективному  плану  или  плану  основных
направлений деятельности разрабатывают в  виде  отдельного  приложения
мероприятия  по  содержанию и развитию отраслей городского хозяйства и
социальной сферы с указанием ориентировочных капитальных затрат на  их
выполнение.
     Копия указанного приложения (мероприятий)  направляется  комитету
по   экономике   и   прогнозированию   для  разработки  и  составления
перспективного плана основных направлений деятельности по содержанию и
развитию отраслей городского хозяйства и социальной сферы.

     16.2.3.  После  принятия  бюджета  городским  Советом   депутатов
структурные подразделения, имеющие статус юридического лица, в течение
2-х недель обязаны в  соответствии  с  выделенными  средствами  внести
коррективы   в  приложение  с  мероприятиями,  требующими  капитальных
затрат,  и   представить   его   копию   комитету   по   экономике   и
прогнозированию.

     16.2.4. Комитет  по  экономике  и  прогнозированию  администрации
города   на   основании   мероприятий,   представленных   структурными
подразделениями, имеющими статус юридического лица, каждый текущий год
в  течение  6-ти  недель  после  утверждения бюджета городским Советом
депутатов  разрабатывает   и   представляет   на   утверждение   главы
администрации  план основных направлений деятельности администрации по
содержанию и  развитию  отраслей  городского  хозяйства  и  социальной
сферы.

     16.2.5. По истечении календарного года структурные  подразделения
администрации   (управления,  комитеты,  отделы)  подлинный  экземпляр
перспективного плана передают на постоянное хранение в архивный  отдел
администрации города.

     16.3.   Текущий    план    работы    структурных    подразделений
разрабатывается  на  каждый  последующий  месяц  до  25 числа текущего
месяца по форме:

|———|———————————————————————|————————————————|———————————————|————————————————|———————————————|
|   |Наименование           |Дата            |Место          |Исполнитель     |Примечание     |
|   |мероприятия            |проведения      |проведения     |                |               |
|———|———————————————————————|————————————————|———————————————|————————————————|———————————————|
|1  |2                      |3               |4              |5               |6              |
|———|———————————————————————|————————————————|———————————————|————————————————|———————————————|

     Текущий    план    подписывается    руководителем    структурного
подразделения.

     16.3.1. Об основных  мероприятиях  текущего  плана  ответственное
лицо  структурного  подразделения  устно  сообщает  в организационно -
контрольный отдел не позднее 25 - 28 числа текущего месяца.

     16.3.2. После обобщения полученных от  структурных  подразделений
мероприятия  на  последующий  месяц организационно - контрольный отдел
представляет не позднее 1 числа  на  утверждение  главы  администрации
план проведения основных мероприятий в администрации города и передает
подлинный экземпляр общему отделу для рассылки.

     16.4. Руководитель структурного подразделения (отдела,  комитета,
управления)  администрации  города обязанности по разработке текущих и
перспективных  планов  работы  подразделения   возлагает   на   своего
заместителя или вменяет в обязанности других подчиненных работников.

                   17. Организация работы с кадрами                   

     В соответствии с Законом Липецкой области "О муниципальной службе
в   Липецкой  области"  муниципальные  служащие  администрации  города
представляют в сектор кадров организационно - контрольного отдела  при
поступлении на муниципальную службу следующие документы:
     -   личное   заявление   с   визами   руководителя   структурного
подразделения   и  курирующего  заместителя  главы  администрации  или
управляющего делами;
     - документ, удостоверяющий личность;
     - трудовую книжку;
     - документы, подтверждающие соответствующее образование;
     - справку из органов налоговой службы о  предоставлении  сведений
об имущественном положении;
     - медицинское заключение о состоянии здоровья.
     При  поступлении   на   работу   работников   по   хозяйственному
обслуживанию администрации г. Липецка - документы согласно КЗоТ РФ.
     При переводе, уходе в отпуск - соответствующие заявления с визами
руководителя  структурного  подразделения  и  курирующего  заместителя
главы администрации или управляющего делами.
     При приеме на работу и увольнении, при переводе и уходу в  отпуск
руководителя  структурного подразделения - соответствующие заявления с
визами курирующего заместителя главы  администрации  или  управляющего
делами.
     Сектор  кадров  организационно  -  контрольного  отдела   готовит
распоряжения   главы   администрации   города  по  приему  на  работу,
увольнению, переводу, уходу  в  отпуск,  командированию  муниципальных
служащих и других работников администрации.
     Сектор кадров организационно - контрольного  отдела  совместно  с
отделом   бухгалтерского   учета   готовят  документы  для  оформления
государственной   пенсии   и   доплаты   к   государственной    пенсии
муниципальным   служащим,   государственной   пенсии   работникам   по
техническому обеспечению администрации.
     Сектор кадров организационно  -  контрольного  отдела  вносит  на
заседание  Совета  по  вопросам  муниципальной  службы  предложения  о
внесении  изменений  в  Реестр  муниципальных  служащих,  совместно  с
отделом  труда и юридическим отделом участвует в подготовке аттестации
муниципальных служащих и организации конкурсов на замещение  вакантных
муниципальных должностей.
     Для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия
муниципальных  служащих занимаемым должностям согласно Закону Липецкой
области  "О  муниципальной  службе..."  проводится  их  аттестация   в
соответствии    с   Положением   о   порядке   проведения   аттестации
государственных служащих.
     Структурные подразделения администрации  г.  Липецка,  наделенные
правом юридического лица, ведут прием, переводы, увольнение работников
текущее делопроизводство по кадрам  самостоятельно  в  соответствии  с
законодательством РФ, Законом Липецкой области "О муниципальной службе
в Липецкой области".

                        18. Деловые совещания                         

     Деловые совещания,  встречи,  приемы  и  семинары  проводятся  по
указанию  главы  администрации, его заместителей, управляющего делами,
руководителей структурных подразделений.
     Вызов приглашенных, подготовку необходимых документов к совещанию
осуществляют соответствующие управления, комитеты, отделы.
     Место  и   время   проведения   совещания   согласовывается   при
необходимости с управляющим делами.
     О дате и времени проведения совещаний в большом  или  малом  зале
помещения   администрации   заблаговременно   ставится  в  известность
заведующий хозяйственным отделом.
     Совещания, проводимые по указанию главы администрации,  готовятся
соответствующими  структурными  подразделениями  и заместителями главы
администрации или управляющим делами при координирующей роли помощника
(советника) главы администрации.
     Глава  администрации  еженедельно   по   понедельникам   проводит
оперативные   совещания  с  руководителями  структурных  подразделений
администрации, муниципальных  предприятий  и  учреждений  по  вопросам
обеспечения  жизнедеятельности  города  и  выполнения своих поручений,
итоги которого оформляются протоколом. Протокол ведет общий отдел.
     Заместителями главы администрации, управляющим делами  проводятся
оперативные совещания:
     -  с  руководителями  подведомственных   управлений,   комитетов,
отделов - еженедельно, по отдельным планам;
     -  с  руководителями  муниципальных  служб,  предприятий   -   по
отдельным планам.
     При проведении производственных совещаний по  проблемам  отраслей
городского  хозяйства  оповещение,  подготовку необходимых документов,
протоколирование     осуществляют     соответствующие      структурные
подразделения аппарата.
     После   проведения    совещания    соответствующие    структурные
подразделения  аппарата  оформляют  протокол.  Выписки  из протокола с
конкретными поручениями и сроками исполнения направляются исполнителям
на следующий день после его проведения.
     Контроль за исполнением  поручений  осуществляют  соответствующие
структурные    подразделения    администрации,   которые   информируют
руководителей, проводивших совещание.

             19. Порядок награждения почетными грамотами,             
           благодарственными письмами, памятными адресами,            
               ценными подарками или денежными премиями               

     Награждение трудового коллектива  и  работников  предприятия  или
учреждения  города  совместной  Почетной грамотой или Благодарственным
письмом администрации и  городского  Совета  депутатов,  или  Почетной
грамотой,    или   Благодарственным   письмом   администрации   города
производится  на  основании  ходатайств  руководителей  предприятий  и
учреждений   города   или   руководителей   структурных  подразделений
администрации, заместителей главы администрации, управляющего  делами,
осуществляющих взаимодействие в работе с ними.
     Награждение трудового коллектива,  руководителя  предприятия  или
учреждения  города  памятным  приветственным адресом, денежной премией
или ценным подарком в честь юбилейных дат  производится  на  основании
ходатайств    заместителей   главы   администрации   и   руководителей
структурных подразделений, осуществляющих взаимодействие  в  работе  с
данными предприятиями или учреждениями.
     Ходатайства о  награждении  Почетной  грамотой,  Благодарственным
письмом,  памятным приветственным адресом, ценным подарком или премией
вносятся не позднее 2-х недель до дня вручения.
     Проект   совместного   распоряжения   главы    администрации    и
председателя   городского  Совета  депутатов  или  распоряжения  главы
администрации на награждение Почетной  грамотой  или  Благодарственным
письмом, а также распоряжения главы администрации о награждении ценным
подарком или денежной премией вносится  организационно  -  контрольным
отделом  администрации,  визируется заместителем главы администрации и
начальником юридического отдела, а распоряжения главы администрации  о
награждении  денежной  премией  или  ценным подарком в честь юбилейных
дат,  дополнительно  визируется  управляющим  делами   и   начальником
управления финансов.
     Подготовку  текста  памятного  приветственного  адреса  в   честь
юбилейной  даты  работника  структурного  подразделения  администрации
города,   руководителя   предприятия   или   учреждения   осуществляет
руководитель  структурного  подразделения, взаимодействующего с данным
предприятием или учреждением.
     Подготовку  текста  памятного  приветственного  адреса  в   честь
юбилейной  даты  руководителя структурного подразделения администрации
города  и  администрации   области   осуществляет   организационно   -
контрольный отдел.
     Изготовление Почетных грамот и  Благодарственных  писем,  текстов
памятных  приветственных  адресов  возлагается  на  отдел  информатики
комитета по управлению муниципальным имуществом.
     Копия   распоряжений   о   награждении   Почетной   грамотой    и
Благодарственным   письмом,  текст  памятного  приветственного  адреса
передаются общим отделом в отдел информатики  комитета  по  управлению
муниципальным    имуществом   для   изготовления   Почетной   грамоты,
Благодарственного письма, памятного приветственного адреса.
     Изготовленная Почетная грамота, Благодарственное письмо, памятный
приветственный  адрес  отделом  информатики направляются в общий отдел
для дооформления и подписания.

           20. Организация дежурства в администрации города           

     Дежурство в приемной главы администрации города Липецка ведется в
рабочие  дни  с 8.00 до 19.00 часов, выходные и праздничные дни с 8-00
до 20-00 часов главными специалистами  приемной  главы  администрации.
Дежурные о всех сообщениях и принятых мерах делают записи в журнале.
     На выходные и  праздничные  дни  в  соответствии  с  утвержденным
главой   администрации   графиком   назначается   дежурный   из  числа
заместителей  главы  администрации  и  управляющего   делами.   График
дежурства  заместителей главы и управляющего делами составляется общим
отделом  на  каждый  квартал,  подписывается  управляющим   делами   и
утверждается главой администрации.
     График дежурства водителей легковых автомашин ежемесячно  (до  25
числа)   составляется  хозяйственным  отделом  и  утверждается  главой
администрации.  Водитель  дежурной  автомашины  к  8-00  прибывает   в
администрацию  города  и  поступает  в распоряжение дежурного приемной
главы администрации.

Начальник организационно -
контрольного отдела                                        В.Д.Королев

Начальник общего отдела                                   В.А.Кузнецов

Начальник архивного отдела                                 О.В.Корнева