Распоряжение Главы города Липецка от 06.12.2007 № 2836-р

 

                       Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е                        

                         ГЛАВЫ ГОРОДА ЛИПЕЦКА                         

06.12.2007г.                   г.Липецк                       N 2836-р

О переименовании архивного
отдела в архивное управление
администрации г.Липецка

     В   целях   повышения   эффективности    деятельности    аппарата
администрации г. Липецка:
     1.  Переименовать  с  01.01.2008  архивный   отдел   в   архивное
управление администрации г. Липецка.
     2. Утвердить "Положение об архивном управлении  администрации  г.
Липецка" (приложение 1).
     3.   Утвердить   штатное    расписание    архивного    управления
администрации г. Липецка по состоянию на 01.01.2008 (приложение 2).
     4.  Управлению  организационно-контрольной  и   кадровой   работы
администрации   г.   Липецка  (В.Д.  Королев)  внести  соответствующие
изменения в  штатное  расписание  и  Реестр  должностей  муниципальной
службы администрации г. Липецка.
     5.  Пункт  1  распоряжения  главы  администрации  г.  Липецка  от
02.04.2002  N  386-р  "Об  утверждении Положения об архивном отделе" и
распоряжение главы администрации г. Липецка от 24.05.2004 N  820-р  "О
внесении  изменений  в  распоряжение главы администрации г. Липецка от
02.04.2002 N 386-р" считать утратившими силу.
     6. Контроль за  исполнением  данного  распоряжения  возложить  на
заместителя главы администрации г. Липецка С.Н. Трошкина.



Глава города Липецка                                     М.В.Гулевский



                                                        Приложение N 1
                                                        к распоряжению
                                                  главы города Липецка
                                         от 6 декабря 2007 г. N 2836-р

                              ПОЛОЖЕНИЕ                               
           ОБ АРХИВНОМ УПРАВЛЕНИИ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ЛИПЕЦКА            

                          1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ                          

     1.1. Администрация г. Липецка в соответствии  с  Уставом  города,
законами  РФ "Об общих принципах организации местного самоуправления в
Российской Федерации" N 131-ФЗ от  06.10.2003,  "Об  архивном  деле  в
Российской Федерации" N 125-ФЗ от 22.10.2004, Законом Липецкой области
"О  наделении   органов   местного   самоуправления   государственными
полномочиями  Липецкой  области  в  сфере  архивного дела" N 117-ОЗ от
30.11.2000 на территории г. Липецка осуществляет полномочия по:
     - формированию и содержанию муниципального архива;
     - обеспечению хранения,  комплектования,  учета  и  использования
архивных   документов,   образовавшихся   и  образующихся  в  процессе
деятельности Липецкого городского  Совета  депутатов  и  администрации
города,  муниципальных  предприятий  и учреждений, а также организаций
областной государственной собственности;
     - решению вопросов о передаче  права  собственности  на  архивные
фонды  и  архивные  документы,  за  исключением вопросов, отнесенных к
ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации
и   субъектов   Российской  Федерации,  ведению  субъектов  Российской
Федерации.
     1.2.  Для  решения  задач  по  реализации  полномочий  в  области
архивного  дела администрация города образует в своем составе архивное
управление (далее  -  Управление),  выполняющее  функции  специального
органа управления архивным делом в городе и муниципального архива.
     1.3. Управление является структурным подразделением администрации
без  статуса  юридического  лица, имеет собственную печать и бланки со
своим наименованием.
     1.4.   Управление   координирует   деятельность    Муниципального
учреждения  "Липецкий  городской  межведомственный  архив  по  личному
составу",  взаимодействует  с   ведомственными   и   межведомственными
архивами.
     1.5. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской   Федерации,   Федеральным  законом  "Об  архивном  деле  в
Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Российской
Федерации  и Липецкой области, Уставом города Липецка, постановлениями
и     распоряжениями     главы     города     Липецка,     а     также
нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства,
управления по делам архивов Липецкой области и настоящим Положением.
     1.6. Положение об Управлении утверждается главой  города  Липецка
по согласованию с координирующим заместителем главы администрации.
     1.7. Штатная численность и номенклатура должностей  муниципальных
служащих  -  специалистов  Управления  утверждаются  главой  города по
представлению координирующего заместителя главы администрации.
     1.8.   Финансирование   и   материально-техническое   обеспечение
Управления   осуществляется  за  счет  средств  городского  бюджета  и
выделяется в нем отдельной строкой.
     1.8.1. Дополнительными источниками финансирования являются:
     - целевые средства из бюджета Липецкой области, в том  числе  для
выполнения   полномочий   на   хранение  архивных  фондов  и  архивных
документов  организаций,  отнесенных   к   областной   государственной
собственности и расположенных на территории города;
     -  спонсорские   и   иные   средства,   полученные   в   порядке,
предусмотренном действующим законодательством.
     1.9. Администрация г. Липецка предоставляет Управлению помещения,
отвечающие    нормативным    требованиям    обеспечения    сохранности
документов,  их  содержание,  техническое   оснащение,   оборудование,
охрану,  транспортное обслуживание и создает необходимые условия труда
работников.

                              2. ЗАДАЧИ                               

     Основными задачами Управления являются:
     2.1. Анализ состояния и регулирования развития архивного дела  на
территории г. Липецка.
     2.2. Координация деятельности органов местного самоуправления  г.
Липецка,  муниципальных  предприятий  и  учреждений  города  в области
архивного дела, оказание организационно-методической помощи в развитии
и   совершенствовании   государственной   системы  делопроизводства  и
унифицированных  систем  документации  в   области   архивного   дела,
взаимодействие  по этим вопросам на договорных началах с организациями
и предприятиями всех форм собственности.
     2.3.  Контроль   за   соблюдением   законодательства   Российской
Федерации  и  Липецкой  области,  нормативных  правовых  актов органов
местного самоуправления по вопросам архивного дела  в  пределах  своей
компетенции.

                              3. ФУНКЦИИ                              

     Управление  в  соответствии  с  возложенными  задачами  выполняет
следующие функции:
     3.1.  Обеспечение  сохранности  и   учет   архивных   документов,
подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
     - хранение и учет документов, принятых в Управление;
     - учет документов,  принятых  в  МУ  "Межведомственный  архив  по
личному составу";
     -  представление  в  установленном  порядке  учетных   данных   в
управление по делам архивов Липецкой области;
     - проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения
документов,   принятых  в  Управление,  и  обеспечению  их  физической
сохранности;
     - подготовка, представление администрации г. Липецка и реализация
предложений   по  обеспечению  сохранности  документов,  хранящихся  в
Управлении.
     3.1.1. Управление обеспечивает хранение:
     - архивных  фондов  и  архивных  документов  на  различных  видах
носителей,  являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав
Архивного  фонда  Липецкой  области,  в  том  числе  образовавшихся  в
результате  деятельности  органов местного самоуправления с момента их
образования, деятельности муниципальных предприятий  и  учреждений,  а
также находящихся в совместном ведении администраций города и Липецкой
области;
     - архивных фондов и архивных документов юридических и  физических
лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в
том числе личного происхождения, входящих  в  негосударственную  часть
Архивного фонда Липецкой области;
     - печатных,  аудиовизуальных  и  других  материалов,  дополняющих
фонды Управления;
     - учетных документов, архивных справочников и других  материалов,
необходимых для осуществления практической деятельности Управления.
     3.1.2. Документы негосударственной части Архивного фонда Липецкой
области  поступают  на  хранение  в Управление в порядке и на условиях
договоров между собственником документов и Управлением, действующим от
имени администрации города.
     3.2.    Комплектование    Управления    документами,     имеющими
историческое,  научное,  социальное,  экономическое,  политическое или
культурное значения для г. Липецка, в том числе:
     - составление списков  организаций  -  источников  комплектования
Управления, утверждаемых главой города и согласовываемых с управлением
по делам  архивов  Липецкой  области;  систематическая  работа  по  их
уточнению;
     - сбор и прием документов постоянного и долговременного  хранения
в Управление.
     3.3.   Организационно-методическое   руководство    деятельностью
ведомственных архивов и организацией делопроизводства органов местного
самоуправления г. Липецка,  муниципальных  предприятий  и  учреждений;
содействие организациям других форм собственности в порядке реализации
отдельных   государственных   полномочий   администрации   города    в
сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
     - проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного
хранения документов, в том числе по личному составу;
     - ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся  в
организациях   -  источниках  комплектования  и  других  организациях,
находящихся на территории г. Липецка;
     - рассмотрение и утверждение поступивших  от  организаций  описей
дел постоянного хранения;
     - рассмотрение и  согласование  описей  дел  по  личному  составу
организаций,  документы  которых  подлежат  передаче в Управление и МУ
"Межведомственный архив по личному составу";
     - рассмотрение и согласование положений о ведомственных  архивах,
экспертных комиссиях, номенклатур дел и инструкций по делопроизводству
организаций - источников комплектования Управления;
     - изучение и обобщение практики работы  ведомственных  архивов  и
делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
     -   оказание   организационно-методической   помощи,   проведение
семинаров,  совещаний, консультаций по вопросам организации и методики
работы с документами;
     - разработка  рекомендаций  и  оказание  методической  помощи  по
улучшению     работы    ведомственных    архивов,    совершенствованию
государственной  системы  делопроизводства  и  унифицированных  систем
документации;    повышению    квалификации    работников   архивов   и
делопроизводственных служб путем проведения семинарских занятий.
     3.4. Информационное обеспечение органов  местного  самоуправления
г.    Липецка,    организация   использования   архивных   документов,
удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
     - информирование  органов  местного  самоуправления  г.  Липецка,
предприятий  и  организаций  города  о составе и содержании документов
Управления по актуальной тематике, исполнение запросов  юридических  и
физических лиц на документную информацию;
     - организация работы пользователей  с  документами,  изготовление
копий  документов  по их запросам, подготовка документальных выставок,
материалов  для  средств  массовой  информации,  проведение  встреч  с
общественностью,   уроков   истории,   экскурсий,   публикаторская   и
исследовательская деятельности;
     - ведение исторической летописи органов  местного  самоуправления
г.   Липецка,   отраслей   городского   хозяйства   с   осуществлением
инициативного фотографирования и документирования;
     -  организация  музейно-выставочной  работы  для  более   полного
удовлетворения   возрастающего   интереса   граждан   к  историческому
наследию;
     - исполнение социально-правовых и иных запросов  граждан,  выдача
им  архивных  справок,  заверенных  копий  и  выписок  из  документов;
рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
     - создание  и  совершенствование  научно-справочного  аппарата  к
документам   Управления,   автоматизированных  информационно-поисковых
систем, банков  и  баз  данных,  архивных  справочников  о  составе  и
содержании документов.
     3.5.    Реализация    отдельных    государственных     полномочий
администрации города в сфере архивного дела.

                               4. ПРАВА                               

     Управлению для выполнения возложенных на  него  задач  и  функций
предоставляется право:
     4.1. Представлять администрацию  г.  Липецка  по  всем  вопросам,
входящим в компетенцию Управления.
     4.2.  По  согласованию  с   координирующим   заместителем   главы
администрации  вносить на рассмотрение главы города Липецка, Липецкого
городского Совета депутатов,  управления  по  делам  архивов  Липецкой
области  предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения
сохранности, комплектования и использования документов,  хранящихся  в
Управлении,   совершенствованию   работы   ведомственных   архивов   и
организации  делопроизводства  предприятий   и   организаций   города,
участвовать  в  подготовке  и  рассмотрении  администрацией  города  и
городским   Советом    депутатов    вопросов    архивного    дела    и
делопроизводства, готовить по ним проекты правовых документов.
     4.3. Запрашивать и получать от предприятий и организаций города -
источников    комплектования,    независимо    от   их   ведомственной
подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных
архивов, организации делопроизводства.
     4.4.  Проверять   исполнение   предприятиями   и   организациями,
расположенными   на   территории   г.   Липецка,   независимо   от  их
ведомственной   подчиненности   и   форм   собственности,   требований
федерального и регионального архивного законодательства.
     4.5.  Давать  в  пределах  своей   компетенции   организациям   и
предприятиям, расположенным на территории г. Липецка, в соответствии с
законодательством,  обязательные  для  их   исполнения   указания   по
вопросам работы ведомственных архивов и организации делопроизводства.
     4.6. Принимать  участие  в  совещаниях,  семинарах,  проверках  и
мероприятиях,  проводимых  администрацией города; участвовать в работе
экспертных комиссий предприятий и организаций города.
     4.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий
предприятий  и  организаций  города  для  участия  в  решении вопросов
сохранности документов.
     4.8. Взаимодействовать в своей  деятельности  с  предприятиями  и
организациями  г.  Липецка,  управлением  по  делам  архивов  Липецкой
области,      Липецким      отделением      Российского       общества
историков-архивистов, другими общественными организациями.
     4.9.  Образовывать   при   Управлении   экспертно-проверочную   и
методическую   комиссии,   утверждаемые  главой  города  Липецка,  для
рассмотрения  организационно-методических  и   практических   вопросов
архивного дела и документационного обеспечения Управления.

                        5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ                         

     5.1. Управление возглавляет начальник, назначаемый на должность и
освобождаемый    от    должности   распоряжением   главы   города   по
представлению  координирующего  заместителя  главы  администрации   г.
Липецка.
     5.2. Начальник  Управления  имеет  заместителя,  назначаемого  на
должность и освобождаемого от должности главой города по представлению
начальника Управления и по согласованию с координирующим  заместителем
главы администрации г. Липецка.
     5.3.  Специалисты   Управления   назначаются   на   должности   и
освобождаются  от  должностей  главой  города Липецка по представлению
начальника Управления и по согласованию с координирующим  заместителем
главы администрации г. Липецка.
     5.4. Начальник Управления, его заместитель и специалисты замещают
муниципальные  должности  муниципальной  службы.  Обязанности, права и
гарантии     социальной     защиты     работников      устанавливаются
законодательством  Российской  Федерации,  законами  Липецкой области,
нормативными  правовыми  актами  органов  местного  самоуправления  г.
Липецка.
     5.5.  При  смене   начальника   Управления   прием-передача   дел
производится специально созданной комиссией, включающей представителей
администрации  г.  Липецка,  а  также  управления  по  делам   архивов
Липецкой  области. Акт приема-передачи утверждается заместителем главы
администрации и представляется в управление по делам архивов  Липецкой
области.
     5.6. Начальник Управления:
     5.6.1. Организует деятельность Управления  и  несет  персональную
ответственность  за  выполнение  возложенных  на  Управление  задач  и
функций.
     5.6.2. Отчитывается о работе  Управления  и  состоянии  архивного
дела  в г. Липецке в установленном порядке перед администрацией города
и управлением по делам архивов Липецкой области.
     5.7.  Деятельность  Управления  организуется  в  соответствии   с
действующим законодательством Российской Федерации и Липецкой области,
Регламентом и инструкциями, действующими в администрации г. Липецка  и
в  системе  Федеральной  архивной  службы  России,  на  основе целевых
программ,  планов  работы,  утверждаемых  координирующим  заместителем
главы  администрации с учетом рекомендаций управления по делам архивов
Липецкой области.
     5.8. Должностные обязанности начальника  Управления  утверждаются
координирующим   заместителем   главы   администрации,  а  заместителя
начальника и специалистов - начальником Управления.
     5.9.  Реорганизация  или  ликвидация  Управления   осуществляется
главой города Липецка в установленном порядке.
     Архивные фонды и архивные документы при реорганизации  Управления
передаются   учреждению  -  правопреемнику.  При  его  ликвидации  или
отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное  хранение
в один из государственных архивов Липецкой области.

                          6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ                          

     6.1. Работники Управления несут  ответственность  за  сохранность
документов,  поступивших  в  установленном  порядке  на  хранение,  их
своевременный  учет  и  использование;  за  достоверность  и   полноту
информации, представляемой по архивным источникам.
     6.2. Начальник Управления и его  заместитель  несут  персональную
ответственность  за  результаты  деятельности  Управления  и состояние
дисциплины в соответствии с действующим законодательством и  с  учетом
прав, предоставляемых настоящим Положением.

                                            Начальник архивного отдела
                                              администрации г. Липецка
                                                           О.В.Корнева