Распоряжение Правительства Орловской области от 03.09.2015 № 315-р

1.      Доклад (информацию) руководителя... принять к сведению.

2.      Департаменту Орловской области обеспечить исполнение...

Срок (отчет): 12 мая 2015 года.

Ответственный: И. О. Фамилия.

Наименование должности

  председательствующего                            Подпись                         И. О. Фамилия

Приложение 9

к Инструкции по делопроизводству

в органах исполнительной государственной власти

специальной компетенции Орловской области

Образцы оформления служебных писем

           1. Образец оформления письма органа исполнительной власти

Герб Орловской области Наименование органа ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ власти Справочные данные __________________ № ________________ На №                          от                                   .

Полномочному представителю Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе И. О. Фамилия

Уважаемый___________________!

Текст письма.

Приложение: отчет на 9 л. в 1 экз.

Наименование должности                             Подпись                     И. О. Фамилия

2. Образец оформления письма должностного лица

Герб Орловской области Наименование ДОЛЖНОСТИ Справочные данные __________________ № ________________ На №                           от                                  .

Фамилия И. О. ул. Ленина, д. 1, кв. 12 г. Орёл, 302028

Уважаемый ___________________!

Текст письма.

Приложения: 1. Справка о заработной плате на 2 л. в 1 экз.

2. Копия приказа на 1 л. в 1 экз.

                                                      Подпись                                  И. О. Фамилия

Приложение 10

к Инструкции по делопроизводству

в органах исполнительной государственной власти

специальной компетенции Орловской области

Образцы оформления телеграммы, телефонограммы

1. Образец оформления телеграммы

Адресат

ТЕЛЕГРАММА

_________________№ _______

Текст

Наименование должности                                                                   И. О. Фамилия

2. Образец оформления телефонограммы

Адресат

ТЕЛЕФОНОГРАММА

_________________№ _______

Текст

Наименование должности                                                                   И. О. Фамилия

Сопроводительный лист

к телефонограмме от _____________ № _____

Дата передачи:

Передал:

Наименование должности                           И. О. Фамилия                     т. 00-00-00

Принял:

Наименование должности                           И. О. Фамилия                     т. 00-00-00

Время передачи:

Приложение 11

к Инструкции по делопроизводству

в органах исполнительной государственной власти

специальной компетенции Орловской области

Форма номенклатуры дел органа исполнительной власти

Наименование органа исполнительной власти НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ________________ № ______ г. Орёл На _____________ год

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя органа исполнительной власти _______________И. О. Фамилия Дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во    дел (томов, частей)	Срок хранения     дела (тома, части)  и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства                                          Подпись                       И. О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от ___________ № ______

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК от ___________ № ______

Образец оформления итоговой записи о количестве заведенных дел

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году

в _________________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти)

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства                                          Подпись                       И. О. Фамилия

Дата

Приложение 12

к Инструкции по делопроизводству

в органах исполнительной государственной власти

специальной компетенции Орловской области

ПОРЯДОК

заполнения граф номенклатуры дел органа исполнительной власти

1. Номенклатура дел органа исполнительной власти составляется по установленной форме.

2. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – код структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

3. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например: «Приказы по основной деятельности».

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: «Документы о рассмотрении обращений граждан (информации, аналитические справки и т. д.)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Орловской области научно-технической документацией».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности».

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Орловской области».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с главами муниципальных образований о социальной защите населения».

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: «Переписка с ООО «Регион-Центр» (г. Орёл) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовые отчеты Аппарата Губернатора и Правительства Орловской области о работе с обращениями граждан».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

4. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативные правовые акты. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

5. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

6. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с органом исполнительной власти в сфере архивного дела срок хранения.

7. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2014 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.

8. Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

9. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Приложение 13

к Инструкции по делопроизводству

в органах исполнительной государственной власти

специальной компетенции Орловской области

ПОРЯДОК

формирования, учета и хранения дел

1. При формировании дел в органах исполнительной власти необходимо соблюдать следующие правила:

а) помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

б) помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

в) помещать приложения вместе с основными документами;

г) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

д) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

е) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

ж) помещать в дела телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

з) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

и) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

к) по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением отметок: «Т. 1», «Т. 2» и т. д.

2. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

3. Документы коллегиальных органов группируются в отдельные дела:

а) протоколы и решения;

б) документы к заседаниям.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

4. Правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу.

При группировке правовых актов по личному составу формируются в отдельные дела акты по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, правовые акты о приеме, перемещении, увольнении сотрудников формируются отдельно от актов по другим вопросам (командировкам и т. д.).

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

5. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

7. Дела со дня их заведения до передачи на архивное хранение или уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки.

Формирование документов в дела осуществляют сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства. Руководители органов исполнительной власти и их структурных подразделений обеспечивают сохранность документов и дел.

8. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафы, сейфы и т. п. для обеспечения их сохранности и защиты от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается в непосредственной близости от дел.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

9. Дела документального фонда органа исполнительной власти, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей на архивное хранение, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, указанному в номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации органа исполнительной власти или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел
с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального осмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

10. Выдача дел сотрудникам органов исполнительной власти для работы производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти на срок не более одного месяца, и после его истечения они подлежат возврату. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Иным государственным и муниципальным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием когда, кому и на какой срок выдан документ.

11. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Приложение 14

к Инструкции по делопроизводству

в органах исполнительной государственной власти

специальной компетенции Орловской области

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и дел по личному составу

___________________________________________________________________________

         (Наименование органа исполнительной власти)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя органа исполнительной власти _______________И. О. Фамилия Дата

ОПИСЬ № ___________

__________________________________________________________________

№ п/п	Индекс дела	Заголовок  дела	Крайние  даты	Количество листов	Срок  хранения	Примечание
1	2	3	4	5	61	7
Название раздела

В данную опись внесено ___________________________ дел с №  __________

(цифрами и прописью)

по № __________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________

Наименование должности

составителя описи                                    Подпись                            И. О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы делопроизводства _______________И. О. Фамилия Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от __________________ № ______

Передал _______________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

и _________________ регистрационно-контрольных картотек к документам².

     (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника

органа исполнительной власти                              Подпись           И. О. Фамилия

Дата

Принял ________________________ дел и ______________________________

 (цифрами и прописью)                                  (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам.

Наименование должности

сотрудника архива                                     Подпись                          И. О. Фамилия

Дата

_________________________________________________________

¹ Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

² Передаются вместе с делами.

Приложение 15

к Инструкции по делопроизводству

в органах исполнительной государственной власти

специальной компетенции Орловской области

ПОРЯДОК

составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и дел по личному составу

1. В органах исполнительной власти в каждом структурном подразделении при методическом содействии органа исполнительной власти в сфере архивного дела ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения, по которым документы сдаются на архивное хранение.

Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

2. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти, по которой дела сдаются на архивное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной настоящей Инструкцией форме и представляются в орган исполнительной власти не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

а) порядковый номер дела (тома, части) по описи;

б) индекс дела (тома, части);

в) заголовок дела (тома, части);

г) дата дела (тома, части);

д) количество листов в деле (томе, части);

е) срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

а) заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

б) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

в) порядок нумерации дел в описи – валовый;

г) порядок присвоения номеров описям структурных подразделений соответствует номенклатуре дел;

д) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

е) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

ж) многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, наличии копий и т. п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

4. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами на архивное хранение, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

Приложение 16

к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции
Орловской области

ПРАВИЛА

оформления дел и подготовки их к передаче

на архивное хранение

1. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) выполняются разборчиво, без сокращений. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

1) наименование органа исполнительной власти – пишется полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования – в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, орган исполнительной власти был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

2) наименование структурного подразделения – записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;