Указ Губернатора Смоленской области от 12.12.2006 № 11

     Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся  в
нем  документов.  Не  допускается употребление в заголовке придаточных
предложений,  причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенных
слов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.
     7.4.4. Заголовок  дела  состоит  из  элементов,  расположенных  в
следующей последовательности:
     - название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности
документов (протоколы, приказы и т.д.);
     - краткое содержание документов дела;
     - даты (период), к которым относятся документы дела;
     - указание на запрет снятия копий с документов дела.
     Датами дел,  содержащих  распорядительную  документацию (доклады,
письма),  являются даты регистрации  (составления)  самого  раннего  и
самого позднего документов, включенных в дело.
     Если делом является журнал  приказов,  распоряжений  и  т.д.,  то
датой  дела будут точные календарные даты первой и последней записей в
журнале.
     Датой дела,   содержащего   протоколы  заседаний,  являются  даты
утверждения  или  составления   первого   и   последнего   протоколов,
составляющих дело.
     Датой личного дела являются даты подписания приказов о  приеме  и
увольнении лица, на которое дело заведено.
     Документы в деле нумеруются при передаче его в  архив.  Документы
нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.
     7.4.5. Документы большого формата  подшиваются  за  один  край  и
нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с
собственной нумерацией,  в том числе печатные  издания,  нумеруются  в
общем порядке.
     7.4.6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом
сначала нумеруется конверт,  а затем очередным номером каждое вложение
в конверте.  Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются
на обратной стороне в левом верхнем углу.
     7.4.7. Каждое    дело    заканчивается    заверительным    листом
установленной формы.
     В заверительном листе цифрами и прописью указываются  фактическое
количество  листов  в данном деле;  количество листов внутренней описи
(если  она  есть);  графические   особенности   отдельных   документов
(чертежи,  фотографии,  рисунки  и т.п.);  дата,  должность работника,
сформировавшего дело, ставится его подпись (с расшифровкой). Остальные
реквизиты заверительного листа заполняются работниками архива.
     7.4.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков
хранения  и по личному составу оформляется по установленной форме.  На
обложке дела указываются наименование  органа  исполнительной  власти,
наименование структурного подразделения,  индекс дела, заголовок дела,
дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела,
архивный шифр дела.
     Данные, указываемые  на  обложке  дела,   оформляются   следующим
образом:
     - наименование органа исполнительной власти указывается полностью
в именительном падеже;
     - наименование   структурного   подразделения   записывается    в
соответствии с утвержденной структурой;
     - индекс дела  включает  в  себя  цифровое  обозначение  дела  по
номенклатуре дел органа исполнительной власти, согласованной с ЭПК;
     - дата дела включает в себя год(ы) заведения и окончания  дела  в
делопроизводстве, при этом число и год обозначаются арабскими цифрами,
название месяца - словом.
     Срок хранения  дел переносится на обложку дела из соответствующей
номенклатуры дел после сверки его  со  сроком  хранения,  указанным  в
перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организации,  с  указанием  сроков  хранения.   Например,   на   делах
постоянного срока хранения делается надпись: "Хранить постоянно".
     Архивный шифр дела (номер фонда,  описи,  дела) на  обложках  дел
постоянного   срока  хранения  проставляется  в  ведомственном  архиве
чернилами только после включения этого дела в годовые разделы  сводных
описей,  утвержденных ЭПК архивного управления Департамента Смоленской
области по культуре (до этого проставляется карандашом).
     На обложках  дел  постоянного  срока  хранения  предусматривается
место для размещения наименования государственного архива,  в  который
будут передаваться дела органа исполнительной власти.

               7.5. Составление и оформление описей дел               

     7.5.1. На  завершенные  дела  постоянного срока хранения ежегодно
работником,  ответственным  за  архив  органа  исполнительной  власти,
составляются описи дел (приложение N 21 к настоящей Инструкции).
     7.5.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного  срока
хранения и дела по личному составу.
     Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения
в номенклатуре дел органа исполнительной власти.  Каждое дело вносится
в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело  состоит  из
нескольких   томов   или   частей,  то  каждый  том  или  часть  имеют
самостоятельный номер).  Графы описи заполняются в соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела.
     При внесении в опись подряд нескольких дел или нескольких томов с
одинаковыми  заголовками  пишется  полностью  заголовок  первого дела,
тома, а на остальных однородных делах, томах делается надпись: "Тоже",
другие реквизиты указываются полностью.
     Графа описи  дел  "Примечание"  используется   для   проставления
отметок  об  особенностях  физического состояния дел,  наличии копий и
т.д.
     7.5.3. Описи  дел постоянного срока хранения и по личному составу
составляются в 4 экземплярах.  В архиве органа  исполнительной  власти
остается  1  экземпляр  описи  дел  постоянного  срока  хранения  и  3
экземпляра  описи  дел  по  личному  составу.   Остальные   экземпляры
передаются  в  отдел ведомственных архивов областного государственного
учреждения "Государственный архив Смоленской области".

          7.6. Организация оперативного хранения документов          

     7.6.1. С  момента  заведения  и  до  передачи  в  архивы  органов
исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.
     7.6.2. Руководители органов  исполнительной  власти  и  работники
службы ДОУ несут ответственность за сохранность документов и дел.
     7.6.3. Дела  находятся  в   рабочих   комнатах   или   специально
отведенных  для этой цели помещениях,  хранятся в запирающихся шкафах,
предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.
     В целях   обеспечения   оперативного   поиска   документов   дела
располагаются  в  соответствии  с  номенклатурой  дел,  копия  которой
находится в органе исполнительной власти.
     На корешках обложек дел указываются индексы дел по  номенклатуре,
годы и сроки хранения.
     Хранить документы в неприспособленных  шкафах  и  рабочих  столах
запрещается.
     7.6.4. К каждому делу оформляется  справка  о  выдаче  документов
(приложение N 22 к настоящей Инструкции), в которой при ознакомлении с
делом должна делаться соответствующая отметка, включающая в себя дату,
должность  и фамилию ознакомившегося,  а также перечень документов,  с
которыми он был ознакомлен.
     7.6.5. Изъятие  документов  из  дел  постоянного  срока  хранения
допускается  в  исключительных  случаях  и   производится   только   с
разрешения руководителя органа исполнительной власти.  При этом в деле
обязательно оставляется заверенная копия документа и  акт  об  изъятии
подлинника.

            7.7. Подготовка и передача документов в архив            
                     органа исполнительной власти                     

     7.7.1. В архивы органов  исполнительной  власти  (далее  также  -
архивы)   передаются  дела  с  исполненными  документами  постоянного,
временного (свыше 10 лет) сроков хранения и  по  личному  составу.  Их
передача производится только по описям дел.
     7.7.2. Дела с исполненными документами постоянного  и  временного
(свыше  10  лет)  сроков  хранения  передаются  в  архив  по истечении
двухлетнего срока их хранения и использования в органе  исполнительной
власти.
     7.7.3. Дела временного (до 10 лет  включительно)  срока  хранения
передаче  в архив,  как правило,  не подлежат.  Они хранятся в органах
исполнительной  власти  и  по  истечении   срока   хранения   подлежат
уничтожению в установленном порядке.
     7.7.4. Передача  дел   в   архив   осуществляется   по   графику,
составленному  работником  архива и утвержденному руководителем органа
исполнительной власти.
     7.7.5. В  период  подготовки  дел  к  передаче в архив работником
архива  предварительно  проверяется  правильность   их   формирования,
оформления   и   соответствие  количества  дел,  включенных  в  опись,
количеству дел,  заведенных в соответствии с номенклатурой дел  органа
исполнительной  власти.  Все  выявленные  при  проверке  недостатки  в
формировании и оформлении дел должны быть устранены.
     7.7.6. Прием   каждого  дела  производится  работником  архива  в
присутствии работника органа исполнительной власти.  При этом на обоих
экземплярах  описи  против каждого дела,  включенного в нее,  делается
отметка о наличии дела.  В конце каждого экземпляра описи  указываются
количество   фактически   принятых  дел  (цифрами  и  прописью),  дата
приема-передачи дел,  а также проставляются подписи работника архива и
работника органа исполнительной власти, передавшего дела.
     7.7.7. В   случае    ликвидации    или    реорганизации    органа
исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства,
в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся
документы  в  дела,  оформляет их и передает в ведомственный архив или
правопреемнику.  Передача дел осуществляется по описям и  номенклатуре
дел.

                 7.8. Использование документов архива                 

     7.8.1. Дела  и  копии  документов,  хранящиеся  в архивах органов
исполнительной    власти,    предоставляются    работникам     органов
исполнительной власти для работы в помещении архива или под роспись во
временное пользование (не более одного месяца) вне архива.
     Работники органов  исполнительной власти несут ответственность за
сохранность и правильное использование полученных архивных документов.
     При увольнении работник органа исполнительной власти обязан сдать
в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.
     7.8.2. Работники,  ответственные  за  ведение  делопроизводства в
структурных  подразделениях   органов   исполнительной   власти,   при
увольнении или переводе на другую работу сдают по акту все имеющиеся у
них  дела,  документы,  книги   регистрации   дел,   картотеки   вновь
назначенному работнику.



     Приложение N 1
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области
     Проект
     внесен_______
           _______


                         РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ                         

                          СМОЛЕНСКАЯ ОБЛАСТЬ                          

                           ОБЛАСТНОЙ ЗАКОН                           


                         (заголовок (о чем?)                         
                ______________________________________                

     Принят Смоленской областной Думой                                
     "___"_____________ ____года

                              (преамбула)
     ______________________________________________________________
___________________________________________________________________

                           (основная часть)                           

     Статья 1. Сертификация

____________________________________________________________________
  (статья может подразделяться на части, пункты, подпункты и абзацы)  
____________________________________________________________________

     Статья 2
____________________________________________________________________

     Губернатор                                                       
     Смоленской области                              Инициалы, фамилия
     "___"_________________года
     N________                                                        



     Приложение N 2
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области


                        ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА                        

          к проекту областного закона "О внесении изменений
                     в статью 3 областного закона                     
                "О подоходном налоге с физических лиц"

     _________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________


     Реквизит "Подпись" располагается на  оборотной  стороне  в  левом
нижнем углу.



     Приложение N 3
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области


                               У К А З                               

                    ГУБЕРНАТОРА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ                    

     от _______________ N _______

     (заголовок (о чем?)                                              
     _____________________________________                            
     _____________________________________                            

                             (преамбула)
     _________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

     п о с т а н о в л я ю:

                        (постановляющая часть)                        
     1._______________________________________________________________
______________________________________________________________________


     1.1. (или а)...)_________________________________________________
______________________________________________________________________

     2._______________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________


                                                     Инициалы, фамилия



     Приложение N 4
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области


                    ГУБЕРНАТОР СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ                    

                       Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е                       

     от ____________ N ______ -р


     (заголовок (о чем?)
     _________________________
     _________________________


                             (преамбула)                             
     _________________________________________________________________
_____________________________________________________________________:

                       (распорядительная часть)                       
     _________________________________________________________________
_____________________________________________________________________


                                                     Инициалы, фамилия



     Приложение N 5
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области


                   АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ                   

                      П О С Т А Н О В Л Е Н И Е                      

     от ____________ N _________

     (заголовок (о чем?)
     __________________________
     __________________________

                             (преамбула)                             
     _________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

     Администрация Смоленской области п о с т а н о в л я е т:

                        (постановляющая часть)                        
     1._______________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

     2._______________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

     3._______________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________


     Губернатор
     Смоленской области          Подпись             Инициалы, фамилия



     Приложение N 6
     к Инструкции по
     делопроизводству в органах
     исполнительной власти
     Смоленской области


                   АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ                   

                       Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е                       

     от ____________ N _________р/адм


     (заголовок (о чем?)
     _______________________________
     __________________________

                             (преамбула)
     _________________________________________________________________
_____________________________________________________________________:

                       (распорядительная часть)
     1._______________________________________________________________

     2._______________________________________________________________
______________________________________________________________________


     Губернатор
     Смоленской области            Подпись           Инициалы, фамилия



     Приложение N 7
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области


                   АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ                   

          ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ          

                       Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е                       


     от ____________ N ______ -р


     (заголовок (о чем?)
     _________________________
     _________________________


                             (преамбула)
     _________________________________________________________________
_____________________________________________________________________:

                       (распорядительная часть)
     ________________________________________________________________
_____________________________________________________________________


                                                     Инициалы, фамилия



     Приложение N 8
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области

                             Визирование
                        проекта правового акта                        


Отп. 1 экз. - в дело      Разослать: заместителям Губернатора
Исп. Инициалы, фамилия    Смоленской области, ...
тел. 38-60-00
"___"______ ____

Разработчик:
Инициалы, фамилия
тел.38-66-88
"___"______ ____

Визы:

Инициалы, фамилия        Подпись           "___"__________ _____
Инициалы, фамилия        Подпись           "___"__________ _____



     Приложение N 9
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области


                ДЕПАРТАМЕНТ ИМУЩЕСТВЕННЫХ И ЗЕМЕЛЬНЫХ                
                     ОТНОШЕНИЙ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ                     

                             П Р И К А З                             

     _____________                                           N _______


     (заголовок (о чем?)
     ___________________________
     ___________________________


                             (преамбула)                             

     _________________________________________________________________
______________________________________________________________________

     п р и к а з ы в а ю:

                       (распорядительная часть)                       
     _________________________________________________________________
______________________________________________________________________


     Начальник Департамента                          Инициалы, фамилия



     Приложение N 10
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области


                            П Р О Т О К О Л                           

                           з а с е д а н и я                          

                   АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ                   
______________________________________________________________________

                                            от ______________ N ______


     Председатель (председательствующий) -                            
     Секретарь -
     Присутствовали: ____ человек (список прилагается)

                            ПОВЕСТКА ДНЯ:                            

     1. О ....
     Доклад (должность, фамилия, инициалы) ...

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:


     Председатель                                                     
     (Председательствующий)           Подпись        Инициалы, фамилия



     Приложение N 11
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области


                         ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА                         

                          с о в е щ а н и я                          

                                           от _______________ N ______


 ________________________                     ________________________
 (наименование должности)                        (инициалы, фамилия)



     Приложение N 12
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области


                        С Т Е Н О Г Р А М М А                        

______________________________________________________________________
             (совещания, заседания или иного мероприятия)             

______________________________________________________________________

_____________________                                   ______________
 (место проведения)                                             (дата)

                          (текст стенограммы)                         
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________


     Реквизит "Подпись" располагается на  оборотной  стороне  в  левом
нижнем углу.



     Приложение N 13
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области


                                 АКТ                                 
                           сдачи-приема дел                           

     Мы, нижеподписавшиеся работники службы ДОУ органа  исполнительной
власти
     _______________________________________________________________ ,
     составили акт о том, что "___" ______ 200_г. при вскрытии  пакета
     _________________________________________________________________
______________________________________________________________________
     в нем не оказалось
     _________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

     Настоящий акт составлен в трех экземплярах.

     Подписи: ___________________
              ___________________
              ___________________

     1 экз. - служба ДОУ;
     2 экз. - приобщается к поступившему документу;
     3 экз. - пересылается отправителю.



     Приложение N 14
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области


                  КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА N ___________                  

     Вид документа_________________________________ N ______дата______
                 (постановление, указ, распоряжение)
     Наименование документа __________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

     На кого возложено исполнение документа___________________________
______________________________________________________________________

     Срок исполнения__________________________________________________

|————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|Дата постановки на контроль________ |Дата снятия с контроля_______________|
|По чьему распоряжению взято на      |_____________________________________|
|контроль___________________________ |По чьему распоряжению снято с        |
|___________________________________ |контроля_____________________________|
|____________________________________|_____________________________________|
|————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| Содержание контролируемых пунктов  | Отметка об исполнении (что сделано?)|
|————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|

                          (оборотная сторона)                         

|————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| Содержание контролируемых пунктов  |        Результаты исполнения        |
|————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|



     Приложение N 15
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области


           Написание некоторых сокращений слов, дат и чисел           

             Написание наиболее употребляемых сокращений             
                         слов и наименований                         

     В проектах   областных   законов,   правовых   актов  Губернатора
Смоленской  области  и  его  заместителей,  Администрации   Смоленской
области,    органов    исполнительной    власти   Смоленской   области
рекомендуется употреблять полные наименования  органов  исполнительной
власти.
     В документах не допускается употребление сокращения  "РФ"  вместо
слов "Российская Федерация".
     При необходимости многократного употребления наименования органа,
его подразделения,  учреждения,  организации в рамках одного документа
при первом упоминании приводится его полное, а в скобках - сокращенное
наименование. Например: Департамент экономического развития и торговли
Смоленской области (далее - Департамент).
     Аббревиатуры, читаемые   по   буквам,  не  склоняются  и  пишутся
прописными буквами. Например: МВД, МЧС, ЭВМ, МГУ, ООН.
     Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся прописными
буквами,  если образованы от имени собственного (МИД -  МИДа,  ГОСТ  -
ГОСТом),  и строчными буквами, если образованы от имени нарицательного
(вуз - вуза).
     Используемые в    документах    сокращения   слов   должны   быть
общепринятыми, а их написание - унифицировано. Например:

     век, века - в., вв. (при цифрах)     область - обл.
     год, годы - г., гг. (при цифрах)     переулок - пер.
     текущего года - т.г.                 площадь - пл.
     гектар - га                          подъезд - под.
     глава, главы - гл. (в книгах)        поселок - пос.
     город - г.                           проезд - пр.
     господин, госпожа, господа - г-н,    проспект - просп.
     г-жа, гг.пункт,                      пункты - п., пп.
     гражданин - гр-н                     район - р-н (при названии)
     дом - д.                             рисунок - рис.
     железная дорога - ж.д.               рубль - руб.
     железнодорожный - ж.-д.              село - с. (при названии)
     исполняющий обязанности - и.о.       смотри - см.
     и другие - и др.                     статья - ст. (при цифрах)
     и прочие - и пр.                     страница - с. (при цифрах)
     и так далее - и т.д.                 таблица - табл.
     и тому подобное - и т.п.             экземпляр - экз.
     кабинет - каб.                       то есть - т.е.
     килограмм - кг (при цифрах)          том, тома - т., тт.
     комната - к.                         (при цифрах)
     корпус - корп.тысяча,                тонна - т
     лист, листы - л.                     тысячи - тыс. (при цифрах)
     метр - м (при цифрах)
     миллиард, миллиарды - млрд.          улица - ул.
     (при цифрах)                         центнер - ц
     миллион, миллионы - млн. (при        секунда - с
     цифрах)

     В написании имен,  географических названий, терминов, должностей,
учреждений  и  т.д.  должно  соблюдаться единообразие принципов и форм
сокращения.  Например,  при сокращении после цифр слов  "год",  "годы"
необходимо  сокращать и слова "век",  "века" после цифр,  обозначающих
столетия.
     Не рекомендуется  отрывать инициалы от фамилии и переносить ее на
другую строку или страницу.

                            Написание дат                            

     Для написания даты, в которую входят день месяца (число), месяц и
год,  используются  словесно-цифровой  и цифровой способы датирования.
Указанные элементы могут иметь следующее написание:  2 июля  1999  г.,
02.07.99, 02.07.2000.
     При обозначении в тексте даты,  состоящей только из  года,  слово
"год" пишется полностью: план работы на 1999 год.
     Если дата в тексте состоит из месяца и  года,  квартала  и  года,
полугодия и года,  то она имеет следующее написание: в июле 1999 г., в
июле - августе 1999 г.;  в I квартале 1999 г.,  в III -  IV  кварталах
1999  г.;  в  первом  полугодии  1999 г.  Квартал обозначается римской
цифрой, а полугодие пишется словом.
     Календарные сроки в тексте обозначаются следующим образом: в июле
1999 г.,  но: за 8 месяцев 1999 года, в 1999 году, с 1995 по 1999 год,
в 1996 - 1999 годах.
     Период, ограниченный пределами года  и  десятилетия,  указывается
следующим   образом:   годах   в   период   1970-1980-е  годы  (год  и
десятилетие).
     В названиях  праздников  и  знаменательных  дат с прописной буквы
пишется первое слово и имена собственные:  День Конституции Российской
Федерации,  Восьмое марта, Новый год, День российской науки, Рождество
Христово, но: День Победы, День защитников Отечества.
     Если начальное  порядковое числительное в таком названии написано
цифрой,  то  с  прописной  буквы  пишется  следующее  за  ним   слово.
Порядковое  числительное  при  этом  не имеет наращения.  Например:  8
Марта.
     Порядковое числительное  пишется  словами  и  со строчной буквы в
словосочетаниях  типа:  прибыли   на   восемьдесят   пятое   заседание
Генеральной Ассамблеи ООН.
     Порядковые числительные,  обозначаемые арабскими цифрами, пишутся
с наращением. Например: 8-й ряд, 80-е годы.
     Если подряд идут два порядковых числительных, разделенных запятой
или  соединенных  союзом,  падежное  окончание наращивается у каждого.
Например: 5-й, 6-й ряд; 9-е и 10-е разряды.
     Если несколько  (более двух) порядковых числительных идут подряд,
то падежное окончание наращивается только у последнего.  Например: 50,
70,  80-е годы.  Если два порядковых числительных написаны через тире,
то падежное окончание наращивается только у второго.  Например:  50  -
60-е годы, в 20 - 30-х годах.
     Не требуют  наращения   падежных   окончаний   такие   порядковые
числительные,  как номера томов, разделов, глав, страниц, иллюстраций,
приложений и  т.п.,  если  родовое  слово  предшествует  числительным.
Например:  в  томе  6,  в главе 5,  на странице 85,  на рисунке 15,  в
таблице 8, из приложения N 6.
     Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений, но не
ставится  перед  порядковыми  номерами  таблиц,   иллюстраций,   глав,
страниц. Например: приложение N 2, таблица 1, глава 4, страница 5.
     Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по  традиции
обозначаются века,  кварталы,  порядковые номера съездов, конференций,
конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных
состязаний.  Например: XX век, XIX-XX века, XX столетие; I квартал, IV
квартал; Х Международный астрономический съезд, XII Олимпийские игры.
     При оформлении дат,  календарных сроков, в названиях праздников и
знаменательных дат не рекомендуется отрывать  словесные  выражения  от
цифровых, переносить их на другую строку или страницу.

                           Написание чисел                           

     Для написания   чисел  используются  следующие  формы:  буквенная
(четыре компьютера, пять ПЭВМ), цифровая (25 ПЭВМ, 20 печатных листов)
и буквенно-цифровая (130-тысячный).
     Буквенно-цифровая форма   написания   чисел   рекомендуется   для
обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями
тыс.,  млн.,  млрд.  Например:  5  тыс.рублей,   12   млн.рублей,   20
млрд.рублей.
     Если в предложении,  наряду с однозначными,  часто встречаются  и
многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и
однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением
числительных в косвенных падежах.  Например: в библиотеку поступило 15
ПЭВМ,  а в архив - 3 или:  в  библиотеке  не  хватает  трех  машин,  в
архиве - двух.
     Названия единиц  измерения  в  тексте  документов   рекомендуется
писать следующим образом:  5 тыс.метров,  16 тонн,  120 кв.метров,  20
млн.тонн;  в приложениях - сокращенно:  5 тыс.м,  16 т,  120 кв.м,  20
млн.т.
     Существительное после дробного числа согласуется  с  дробной  его
частью и ставится в родительном падеже единственного числа.  Например:
28,5 метра, 46,2 кв.метра, но 28,5 тыс.метров.
     При обозначении количества предметов, а также количества людей не
употребляются слова "штук",  "человек". Например: 10 автомобилей, а не
10   штук   автомобилей;   пять   программистов,  а  не  пять  человек
программистов; 10 листов бумаги.
     Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе
числительные,  пишутся следующим образом: 1150-летие, 3-месячный срок,
25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.
     Если в документе встречаются выражения с числительными типа  1,95
раза,  то  в  том  же документе подобные числительные,  которые обычно
рекомендуется писать словами,  также пишутся цифрами. Например: ...при
увеличении  скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в
1,5 раза... (но не "в полтора раза").
     В номерах телефонов принято отделять дефисом справа налево по две
цифры. Например: 45-12, 3-45-12, 123-45-12.
     Между частями двойного номера дома ставится косая черта Например:
ул.Ильинка,  д.9/2.  Литера пишется слитно с номером  дома.  Например:
пер. Пушкинский, д. 7а.
     Знаки номера,  параграфа,  процентов, градуса ставятся только при
цифрах,  к которым они относятся,  и в заголовках граф табличных форм.
Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п.
также пишутся словами.
     Знаки N,  §,  %  и т.д.  при нескольких числах  (т.е.  когда  они
обозначают   соответствующие   понятия   во  множественном  числе)  не
удваиваются и ставятся только один раз.  Например:  N 1-5;  § 1  и  2;
25-30%.
     Знаки номера,  параграфа,  процента,  градуса  и  соответствующие
цифры  не допускается располагать на разных строках.  В этих целях при
работе на ПЭВМ между цифровыми и словесными выражениями  проставляется
жесткий пробел.
     Математические обозначения =,  <,  >,  +,  -  и  др.  допускается
применять  только  в  формулах;  в  тексте  документов  их  необходимо
передавать словами "равно", "меньше", "больше", "плюс", "минус".



     Приложение N 16
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области


               АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ               

                             З А Я В К А                             
                   на техническую запись заседания                   

     Наименование мероприятия_________________________________________
______________________________________________________________________

     Кто проводит_____________________________________________________

     Тематика мероприятия_____________________________________________
______________________________________________________________________

     На основании какого решения______________________________________

     Дата и время проведения__________________________________________

     Место проведения_________________________________________________

     Ответственный____________________________________________________
                           (инициалы, фамилия, должность, телефон)

     Необходимость в расшифровке ______________________
                                     ("да", "нет")


     Должность              Подпись                  Инициалы, фамилия


     Примечание. В  соответствии  с пунктом 6.3.6 настоящей Инструкции
заявка должна быть передана в  протокольный  отдел  Управления  делами
Аппарата Администрации не позднее чем за два дня до даты мероприятия.



     Приложение N 17
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области


     Аппарат Администрации                   УТВЕРЖДАЮ
     Смоленской области               Заместитель Губернатора -
                                      руководитель  Аппарата
     НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                 Администрации Смоленской области
     _____________ N______
     (место составления)              Подпись        Инициалы, фамилия
     на _______год                    "___" ___________ 2002

|——————|————————————————|—————————————————|——————————————————|——————————|
|Индекс|Заголовок дела  | Количество дел  |Срок хранения дела|Примечание|
| дела |(тома, частей)  | (томов, частей) |  (тома, части) и |          |
|      |                |                 |  номер статей по |          |
|      |                |                 |      перечню     |          |
|——————|————————————————|—————————————————|——————————————————|——————————|
|   1  |       2        |        3        |         4        |     5    |
|——————|————————————————|—————————————————|——————————————————|——————————|
|               Наименование структурного подразделения                 |
|——————|————————————————|—————————————————|——————————————————|——————————|
|——————|————————————————|—————————————————|——————————————————|——————————|

     Наименование должности
     составителя номенклатуры дел

     Дата                     Подпись                Инициалы, фамилия

     Подпись заведующего ведомственным                                
     архивом                                                          

ОДОБРЕНО                               СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии           Протокол экспертной проверочной
Аппарата Администрации Смоленской      комиссии архивного управления
области (органа исполнительной         Департамента Смоленской области
власти Смоленской области)             по культуре
от _______________ N _____             от_____________ N____
_________________ Инициалы, фамилия    ___________ Инициалы, фамилия

     Итоговая запись о категориях                                     

|————————————————————————————————————————————————————————————————————————|
|По срокам хранения    Всего    В том числе переходящих   С отметкой ЭПК |
|————————————————————————————————————————————————————————————————————————|

     Постоянного
     Временного (свыше 10 лет)
     Временного (до 10 лет включительно)

     Итого



     Приложение N 18
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области


                    ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____                    

     В деле подшито и пронумеровано _______________________ листа(ов),
                                      (цифрами и прописью)
     в том числе: литерные листы __________________________,
     пропущенные номера ______________________________,
     плюс листы внутренней описи ____________________________
     ____________________________________.

|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
|Особенности физического состояния|       Номера листов             |
|       и формирования дела       |                                 |
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
|                1                |             2                   |
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|

    (должность лица, составившего заверительную надпись, подпись,    
                      расшифровка подписи, дата)                      



     Приложение N 19
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области

     ______________________________________________________________
    (наименование органа исполнительной власти Смоленской области)    

----------------------------------------------------------------------

                           Д Е Л О N ______                           
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________


                                            Начато_______________200__

                                            Окончено_____________200__

                                            На ________________ листах

                                  ____________________ (срок хранения)

Фонд N ________

Опись N________

Дело N ________



     Приложение N 20
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области



__________________________         УТВЕРЖДАЮ
__________________________         Заместитель Губернатора -
(наименование органа               руководитель Аппарата
исполнительной власти              Администрации
Смоленской области)                Смоленской области

                                               Инициалы, фамилия
                                   "___" _____________ 200 __


                                А К Т                                
             о выделении к уничтожению документов и дел,             
                  не подлежащих дальнейшему хранению                  


     На основании  ___________________________________________________
                   (название и выходные данные перечня документов
______________________________________________________________________
                   с указанием сроков их хранения)
     Экспертная комиссия в составе:___________________________________
____________________________________________________________________,

     отобрала к   уничтожению   как   не  имеющие  научно-исторической
ценности и утратившие значение следующие документы (дела):

|——————|————————————————————|————————————————|——————————|———————————|————————|
|   N  | Заголовок дела или |  Дата дела или |Количество|Сроки хра- |Примеча-|
|  п/п | групповой заголовок|крайние даты дел|    дел   | нения дел |   ние  |
|      |         дел        |                |          | и номера  |        |
|      |                    |                |          | статей по |        |
|      |                    |                |          |  перечню  |        |
|——————|————————————————————|————————————————|——————————|———————————|————————|
|   1  |          2         |        3       |     4    |     5     |    6   |
|——————|————————————————————|————————————————|——————————|———————————|————————|

     Итого за ________год в акт N ____ внесено ______ документов и дел
                                             (прописью)
                                             _________________________
                                             _________________________
                                             (подписи лиц, составивших
                                              акт)
     Документы сданы на переработку __________________________________
                                (подпись лица, уничтожившего документ)



     Приложение N 21
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области


                                   УТВЕРЖДАЮ
Аппарат Администрации              Заместитель Губернатора -
Смоленской области                 руководитель Аппарата
                                   Администрации
                                   Смоленской области

                                               Инициалы, фамилия
                                   "___" _____________ 200 __


     Фонд N_____                                                      
     Опись N____                                                      
     дел постоянного хранения                                         
     за________ год                                                   

|———|———————————|—————————————|————————|——————————|————————————|
| N |Индексы дел|Заголовки дел|Даты дел|Количество| Примечание |
|пп |           |             |        |  листов  |            |
|———|———————————|—————————————|————————|——————————|————————————|
| 1 |     2     |      3      |    4   |     5    |      6     |
|———|———————————|—————————————|————————|——————————|————————————|

     В данный раздел описи внесено ____________ дел с N___ по N______,
                               (цифрами и прописью)

     в том числе:                                                     
     литерные номера:                                                 
     пропущенные номера:                                              

     Наименование должности составителя описи        Инициалы, фамилия

     Ответственный за архив                          Инициалы, фамилия
     ________________200__                                            


УТВЕРЖДЕНО                            ОДОБРЕНО
Протокол экспертной                   Протокол экспертной комиссии
проверочной комиссии                  Аппарата Администрации
архивного управления                  Смоленской области (органа
Департамента Смоленской               исполнительной власти Смоленской
области по культуре                   области)
от_____________ N_____                от ________________ N_____
Председатель ЭПК                      Председатель ЭК
Инициалы, фамилия                     Инициалы, фамилия



     Приложение N 22
     к Инструкции по делопроизводству
     в органах исполнительной власти
     Смоленской области


                            С П Р А В К А                            
         из дела "_________________________________________"

|———————————|———————————————|———————————|———————————|——————————|
|Дата выдачи|     Кому      | Расписка  |Дата, номер|  Отметка |
|           |(имя, отчество,|работника, | и кратное |о возврате|
|           |   фамилия,    |получившего|содержание |          |
|           |  должность)   | документ  | документа |          |
|———————————|———————————————|———————————|———————————|——————————|
|     1     |       2       |     3     |     4     |     5    |
|———————————|———————————————|———————————|———————————|——————————|
|———————————|———————————————|———————————|———————————|——————————|
|———————————|———————————————|———————————|———————————|——————————|