|
Расширенный поиск
Постановление Администрации Тамбовской области от 21.03.2008 № 353
Документ имеет не последнюю редакцию.
АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 21.03.2008 г. Тамбов N 353 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации области (В редакции Постановлений Администрации Тамбовской области от 22.01.2009 г. N 53; от 09.06.2009 г. N 680; от 09.10.2009 г. N 1209; от 18.03.2010 г. N 298; от 24.08.2010 г. N 1008; от 05.04.2011 г. N 343; Постановления Главы администрации Тамбовской области от 27.06.2011 г. N 21) В целях установления в администрации области единых правил документирования и организации работы с документами, совершенствования информационного обеспечения управления на основе использования в делопроизводстве современных информационно-коммуникационных технологий ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации области согласно приложению. 2. Рекомендовать руководителям исполнительных органов государственной власти области привести в соответствие с настоящим постановлением правовые акты, регламентирующие работу с документами. 3. Признать утратившим силу постановление администрации области от 04.10.2004 N 827 "Об утверждении Инструкции по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области". 4. Возложить организационно-методическое руководство и контроль за выполнением настоящего постановления на заместителя главы администрации области В.А.Черкасова и управляющего делами администрации области В.А.Князева. Глава администрации области О.И.Бетин УТВЕРЖДЕНА постановлением администрации области от 21.03.2008 N 353 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ (В редакции Постановлений Администрации Тамбовской области от 22.01.2009 г. N 53; от 09.06.2009 г. N 680; от 09.10.2009 г. N 1209; от 18.03.2010 г. N 298; от 24.08.2010 г. N 1008; Постановления Главы администрации Тамбовской области от 27.06.2011 г. N 21) I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации области (далее - Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в администрации области, определяет порядок работы со служебными документами, а также порядок рассмотрения обращений граждан. 1.2. Делопроизводство в администрации области организуется с использованием информационной системы электронного документооборота. 1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, нормативными правовыми актами области. 1.4. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих администрации области. Все гражданские служащие администрации области ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации. 1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применение современных программно-технических средств в работе с документами, организационно-методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации области осуществляются управлением делами администрации области. 1.6. Внедрение и сопровождение информационных технологий в структурных подразделениях администрации области производится разработчиками автоматизированных систем во взаимодействии с управлением информатизации администрации области. 1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, за соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений администрации области. Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на гражданских служащих, обязанности, права и ответственность которых определяются их должностными регламентами. 1.8. Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении администрации области обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией и знакомит всех гражданских служащих подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству. 1.9. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, перемещением или увольнением гражданские служащие обязаны передать все находящиеся у них на исполнении (контроле) документы и дела по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения другому гражданскому служащему. 1.10. В случае утраты документа гражданский служащий докладывает об этом руководителю структурного подразделения администрации области и сообщает управляющему делами администрации области. 1.11. Переписка между структурными подразделениями администрации области по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, запрещается, за исключением случаев, определенных указаниями главы администрации области и заместителей главы администрации области. 1.12. При работе с документами в администрации области не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. Работать с документами вне служебных помещений запрещается. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. 1.13. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной Инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции. 2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 2.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman размером N 14 (для оформления табличных материалов N 12, 13, 14). 2.2. Каждый вид документа должен иметь определенный формат бланков, цвет бумаги и краски, комплекс реквизитов (приложение N 1), стабильный порядок их расположения. 2.3. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей: левое поле - не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм. 2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. 2.5. Документы в администрации области оформляются, как правило, на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке. В администрации области применяются следующие бланки: общий бланк (приложение N 2); бланк письма главы администрации области (приложение N 3); бланки письма администрации области (цветной и черно-белый, приложения N 4, 5); бланк постановления главы администрации области (приложение N 6); бланк постановления администрации области (приложение N 7); бланк распоряжения главы администрации области (приложение N 8); бланк распоряжения администрации области (приложение N 9); бланк структурного подразделения администрации области (приложения N 10, 11). Размещение герба Тамбовской области на бланках структурных подразделений администрации области не допускается. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа. При переписке между подразделениями администрации области бланк не используется. Бланк письма главы администрации области и цветные бланки письма администрации области подлежат учету, изготавливаются типографским способом с проставлением порядковых номеров. 2.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов: 2.6.1. Герб Тамбовской области Герб Тамбовской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Тамбовской области от 27 марта 2003 г. N 108-З "О гербе Тамбовской области". 2.6.2. Наименование организации Наименование организации (структурного подразделения), в которой подготовлен документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. 2.6.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.6.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.6.5. Справочные данные об организации Справочные данные об организации - авторе документа проставляются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты. 2.6.6. Наименование вида документа Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). 2.6.7. Дата документа На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дату документа оформляют цифровым способом (арабскими цифрами) в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 05 апреля 2007 г. следует оформлять 05.04.2007 (в конце точка не ставится, сокращение слова год - г. - не допускается). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 апреля 2007 г. 2.6.8. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из условного обозначения структурного подразделения администрации области (приложение N 12), где был подготовлен документ, индекса дела по номенклатуре дел и его порядкового номера. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 2.6.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. 2.6.10. Место составления или издания документа Местом составления или издания документа указывают, как правило, г. Тамбов. В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ г. Тамбова, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта. 2.6.11. Адресат Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам или физическим лицам. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например: Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации Управление делами Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Председателю комитета по управлению имуществом области Г.И.Чулкову Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Исполнительные органы государственной власти области Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например: Главному врачу государственного учреждения здравоохранения "Тамбовская областная детская больница" А.И.Петрову При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Закрытое акционерное общество "Инвестиционная строительная компания "Тамбовинвестстрой" ул. Куйбышева, 12а, г. Тамбов, 392002 При адресовании письма физическому лицу указывают инициалы получателя и фамилию, затем почтовый адрес, в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например: И.П.Калинину ул. Советская, д. 5, кв. 2, г. Моршанск, Тамбовская обл., 393920 Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов. Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа оформляется на чистом листе бумаги (не на бланке), визируется в установленном порядке и остается в деле отправителя. 2.6.12. Гриф утверждения документа Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным документом. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Начальник управления инвестиций области Личная подпись Н.П.Максимов 17.04.2007 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. Примерный перечень утверждаемых документов прилагается (приложение N 13). 2.6.13. Резолюция Резолюция пишется соответствующим должностным лицом, как правило, на отдельном листе бумаги формата А6, который скрепляется с документом и является неотъемлемой его частью. Резолюция может проставляться на самом документе между адресатом и текстом или на свободном поле документа. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Например: И.В.Титковой Прошу подготовить проект распоряжения к 07.05.2007 (личная подпись) 27.04.2007 В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. 2.6.14. Заголовок к тексту Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Он должен кратко и точно раскрывать содержание документа и отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: "О выделении...", "Об изменении..."; "чего (кого)?", например: "Должностной регламент консультанта...". Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал "точно" 12 пт. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К текстам документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. 2.6.15. Отметка о контроле Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "КОНТРОЛЬ". 2.6.16. Текст документа Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле. Содержание и структура текста документа определяются функциональным назначением документа. Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках или сносках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений наименований федеральных органов государственной власти и субъектов Российской Федерации, предусмотренных в соответствующих правовых актах. Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно соответствовать сокращениям, установленным учредительными документами (положениями, уставами) этих организаций. В текстах правовых актов наименование организаций-исполнителей должно приводиться полностью. Инициалы имени и отчества располагаются перед фамилией, как в тексте документа, так и в реквизитах "Адресат" (при направлении писем должностным лицам), "Подпись". При перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий. Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: вид документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В постановлениях, распоряжениях главы администрации области изложение текста должно идти от первого лица единственного числа. В постановлениях, распоряжениях распорядительных документах администрации области и коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т. п.). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т. п.). Тексты протоколов излагают от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ"). В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений администрации области (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комитет осуществляет функции...", "в состав управления входят ...", "комиссия установила...", "собрание считает..."). В письмах используются следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить...", "направляем на рассмотрение..."); от первого лица единственного числа ("прошу подготовить..., "прошу предоставить..."); от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает...", "администрация области направляет..."). Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (5 печатных знаков). Текст документов, подготовленных к изданию типографским способом, печатается через два межстрочных интервала на бумаге формата А4. Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению документов. Такие документы должны писаться четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким подчерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления. 2.6.17. Отметка о наличии приложения Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 8 л. в 3 экз. Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например: Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект ... на 8 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: Инструкция по делопроизводству в администрации области и приложения к ней, всего на 52 л. в 1 экз. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес. Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку "ПРИЛОЖЕНИЕ" с указанием вида документа, его даты и номера. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к постановлению администрации области от 21.01.2007 N 185 2.6.18. Подпись Проекты документов представляются на подпись должностным лицам исходя из их компетенции полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документы готовились. Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции. При массовой рассылке копий документов подписывается только один экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. В документе, составленном комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей. Недопустимо помещать перед наименованием должности при подписании документов всех видов предлог "за" или косую черту. В случаях, когда исполнение обязанностей руководителя возлагается на его заместителя или другое должностное лицо, издается соответствующий распорядительный документ, в котором определяются сроки и причины возложения исполнения обязанностей. В период исполнения обязанностей руководителя его заместители или иное должностное лицо в реквизите "Подпись" указывает исполняемую им должность, свои инициалы и фамилию, например: И. о. управляющего делами администрации области Личная подпись М.В.Авдеев 2.6.19. Гриф согласования документа Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например: СОГЛАСОВАНО Министр образования Российской Федерации (личная подпись) (инициалы, фамилия) 30.04.2007 СОГЛАСОВАНО Письмо Росархива от 30.01.2007 N 01-15/155-К Гриф согласования располагается ниже наименования должности лица, подписавшего документ, от края левого поля документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. 2.6.20. Визы согласования документа Согласование документа оформляют визой, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Начальник управления здравоохранения области Н.Д.Горденков 21.03.2007 При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются. Начальник управления здравоохранения области Н.Д.Горденков 21.03.2007 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации (постановление, распоряжение и т. п.), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (письмо, справка, отчет и т. п.). Оформление виз документа возможно и на отдельном листе согласования. Допускается полистное визирование финансовых, регистрационных и иных особо важных документов. Согласование проекта правового акта администрации области оформляют в соответствии с пунктом 3.17 настоящей Инструкции. 2.6.21. Оттиск печати Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы в администрации области заверяются печатью в соответствии с распоряжением администрации области от 07.02.2007 N 50-р. 2.6.22. Отметка о заверении копии При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы имени, отчества, фамилия); дату заверения. Например: Верно. Консультант управления государственной службы и организационной работы администрации области Личная подпись Расшифровка подписи Дата 2.6.23. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы имени и отчества, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например: Л.М.Максимова 72 12 65 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. 2.6.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована руководителем администрации области или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 2.6.25. Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в организацию содержит номер по номенклатуре дел, очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа. 2.6.26. Идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу страницы документа и содержащая сведения о пользователе, наименование файла на машинном носителе. Проставление отметки производится перед печатью с использованием команд "Вставка. Автотекст. Колонтитул. Полное имя файла. Дата и время печати". 3. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ И АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 3.1. Глава администрации области издает постановления и распоряжения администрации области; в случаях, установленных федеральными законами, Уставом (Основным Законом) Тамбовской области, законами области, издает постановления и распоряжения главы администрации области. Постановлениями администрации области оформляются предписания, устанавливающие правовые нормы (правила поведения) обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение (приложения N 14-17). Решения, рассчитанные на однократное применение, содержащие индивидуальные предписания и адресованные одному лицу принимаются в форме распоряжений и оформляются согласно приложению N 18. Заместители главы администрации области в пределах полномочий, делегированных им главой администрации области, подписывают распоряжения по вопросам организации государственной гражданской службы в отношении государственных гражданских служащих, замещающих должности государственной гражданской службы в администрации области главной группы категории "руководители", ведущей группы категории "помощники (советники)", главной, ведущей, старшей, младшей групп категорий "специалисты", "обеспечивающие специалисты", и граждан, поступающих на государственную гражданскую службу, для замещения должностей государственной гражданской службы в администрации области вышеуказанных категорий и групп, а так же по кадровым вопросам в отношении руководителей областных организаций. (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области от 09.10.2009 г. N 1209) Управляющий делами администрации области подписывает распоряжения администрации области в пределах полномочий, делегированных ему главой администрации области, в отношении работников, занимающих должности служащих, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы области. (В редакции Постановлений Администрации Тамбовской области от 09.10.2009 г. N 1209; от 18.03.2010 г. N 298) 3.2. Проекты правовых актов (постановлений и распоряжений) главы администрации области, администрации области вправе вносить заместители главы администрации области, руководители структурных подразделений администрации области, руководители исполнительных органов государственной власти области. Ответственность за качество проектов, их согласование несут должностные лица, вносящие проект. 3.3. Правовые акты главы администрации области, администрации области издаются на соответствующих бланках установленной формы (приложения N 6-9). 3.4. Учет правовых актов главы администрации области, администрации области и их проектов ведется в информационной системе "Учет постановлений и распоряжений главы администрации области, администрации области" (далее - Информационная система). Инструкция по работе с Информационной системой разрабатывается и сопровождается управлением информатизации администрации области и размещается на внутреннем Интранет-сайте администрации области. Ответственность за ведение учета проектов правовых актов главы администрации области, администрации области и контроль за их движением возлагается на структурные подразделения администрации области и исполнительные органы государственной власти области, вносящие проект. Ответственность за ведение учета правовых актов главы администрации области, администрации области возлагается на управление делами администрации области. 3.5. К проектам правовых актов главы администрации области, администрации области при необходимости должна прилагаться справка о состоянии законодательства по вопросам, регулируемым проектом. Справка готовится с использованием Информационной системы. Копии правовых актов главы администрации области, администрации области на бумажных носителях, указываемые в справке к проекту, не прилагаются. Для работы с официальными текстами правовых актов используется информационно-правовая система "Законодательство России", размещенная на внутреннем Интранет-сайте администрации области. 3.6. Подготовка проектов постановлений (распоряжений), разрабатываемых во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов государственной власти, осуществляется в сроки не позднее 20 дней со дня их поступления при подготовке проекта постановления и 10 дней - распоряжения. 3.7. Заголовок правового акта главы администрации области, администрации области печатается от границы левого поля документа с прописной буквы флаговым способом на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа и отвечает на вопрос "О чем подготовлен правовой акт?". Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал "точно 12 пт" и продлевается до границы правого поля документа. Точка в конце заголовка не ставится. (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области от 24.08.2010 г. N 1008) 3.8. Tекст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Если содержание постановления (распоряжения) не нуждается в пояснении, то преамбула отсутствует. В констатирующей части кратко излагаются цели, задачи, факты, события, послужившие основанием для издания правового акта. Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, во исполнение) правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законов области, правовых актов главы администрации области, администрации области, то в преамбуле пишется во исполнение какого правового акта (его статьи, пункта) издается данный правовой акт, либо в целях реализации каких полномочий он издается. При ссылке указывается вид документа, дата, номер и его наименование. В том случае, если в указанные правовые акты были внесены изменения, то после наименования в скобках указывается дата последнего изменения, например: "В соответствии со статьей 13 Закона Тамбовской области от 18.03.1997 N 101-З "О регулировании земельных отношений в Тамбовской области" (в редакции от 20.07.2006) ...". Если в преамбуле необходимо сделать ссылку на решение соответствующей комиссии или другого рабочего органа, то она оформляется следующим образом: "В соответствии с решением комиссии по назначению и выплате социальной помощи гражданам области (протокол от 21.12.2006 N 16) администрация области постановляет: ...". Преамбула в проектах постановлений главы администрации области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", в проектах постановлений администрации области - "администрация области постановляет". Распорядительная часть должна содержать пункты, предусматривающие: конкретные задания исполнителям с указанием сроков их исполнения; точное наименование исполнителей задания; порядок обеспечения выполнения заданий материально-технической базой и финансированием; поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль. При отсутствии в тексте указаний о лицах, контролирующих отдельные пункты документа, контроль исполнения этих пунктов возлагается на разработчика этих документов либо на лицо, указанное в резолюции руководителя администрации области по конкретному правовому акту. Фамилии гражданских служащих, на которых возлагается контроль документа в целом и его отдельных пунктов, указываются также в справке к проекту, формируемой с помощью Информационной системы; указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта в случае его выполнения или принятия нового правового акта, если такое указание необходимо; указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего акта (сведения о внесении изменений вносятся также в электронную форму справки к документу, хранящейся в Информационной системе). Каждый пункт правового акта должен начинаться с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, внести, предложить, указать, считать и т. д.). Использовать формулировки: "решить вопрос", "обратить внимание" и т. п. в правовых актах не допускается. Документы (программы, положения, планы, нормы и т. п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта главы администрации области, администрации области, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта. Если проект постановления (распоряжения) главы администрации области, администрации области содержит пункт о выделении денежных средств, то к нему должна прилагаться утверждаемая смета расходов. При необходимости официального опубликования правового акта главы администрации области, администрации области в нем предусматривается отдельный пункт о его официальном опубликовании в газете "Тамбовская жизнь" и дате вступления в силу (на следующий день после дня официального опубликования, через десять дней после дня официального опубликования, с конкретной даты). (Дополнен - Постановление Администрации Тамбовской области от 24.08.2010 г. N 1008) При подготовке нормативных правовых актов главы администрации области, администрации области в текстах документов нельзя отделять арабские и римские цифры от единицы измерения и поясняющих слов, например, неправильно писать на одной строке "03", а на следующей - "января 2007 г.", или соответственно "72" - "км", "XXI" - "век". При переносе с одной строки на другую нельзя отделять инициалы имени и отчества от фамилии. Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, пишутся в тексте цифрами и словами, например, 5 (пять) тыс. рублей, 2 (два) млн. рублей. Если в тексте нормативного правового акта главы администрации области, администрации области необходимо изменить цифры, то делается запись: "В пункте 2 цифры "31" заменить цифрами "38". Предписания, адресуемые подведомственным органам, формулируются в категоричной форме. В отношении организаций, не находящихся в подчинении администрации области, но расположенных на подведомственной территории, применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если правовой акт (постановление, распоряжение) издается по тем вопросам компетенции главы администрации области, по которым он вправе давать общеобязательные указания. Все изменения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта. 3.9. Содержание издаваемых правовых актов главы администрации области, администрации области не должно противоречить ранее принятым актам или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт. 3.10. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка; Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением правового акта. Пункт об изменении (дополнении) отдельных положений действующего правового акта главы администрации области, администрации области строится по схеме: "Внести изменения в постановление администрации области от ______________ N ___ "(наименование постановления)": пункт 3 изложить в следующей редакции: "3. ...(текст новой редакции пункта)"; абзац пятый пункта 4 изложить в следующей редакции: " ..... (текст новой редакции абзаца". Пункт о внесении изменений в приложение к постановлению главы администрации области, администрации области строится по следующей схеме: "Внести в приложение к постановлению администрации области от ___________N ___ "(наименование постановления)" следующие изменения: пункт 4 изложить в следующей редакции: "4. ...( текст новой редакции пункта)"; в абзаце третьем пункта 8 слова "___________" исключить". Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта главы администрации области, администрации области строится по схеме: "Пункт 4 постановления главы администрации области (администрации области) от________ N __ "(наименование постановления)" после слов "_______." дополнить словами "_______________". 3.11. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт главы администрации области, администрации области подлежит признанию утратившим силу и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего. 3.12. Пункт о признании утратившими силу или об отмене действующих правовых актов главы администрации области, администрации области или их отдельных пунктов (абзацев) следует начинать со слов: "Признать утратившим (утратившими) силу ...". 3.13. Приложения к проектам постановлений, распоряжений оформляются на отдельных листах бумаги (приложения N 15-17). Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений, распоряжений. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте документа дается ссылка "согласно приложению" или (приложение), то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", следующая строка содержит ссылку на постановление (распоряжение) и размещается через межстрочный интервал 18 пт (1,5 интервала). Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к постановлению администрации области от 05.01.2007 N 3 При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить согласно приложению" (положение, список комиссии, перечень мероприятий и т. д.) на самом приложении в правом верхнем углу листа располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области от 25.01.2007 N 146 Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. При наличии нескольких приложений с грифом утверждения над этим грифом проставляется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" и его номер. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 3 УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области от 28.01.2007 N 148 Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 3-4 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, нумерация граф таблицы повторяется на каждой странице. В таблицу не допускается включать самостоятельную графу "Номер по порядку". Если необходимо пронумеровать пункты или показатели, то порядковый номер размещается непосредственно перед текстом пункта или наименованием показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире). (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области от 18.03.2010 г. N 298) Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии нескольких приложений на втором и последующих листах каждого в правом верхнем углу проставляется "Продолжение приложения N 1" или "Продолжение приложения N 2". При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В случае необходимости к тексту приложения могут дополнительно прилагаться документы, при этом в правом верхнем углу следует писать: ПРИЛОЖЕНИЕ к Положению об областном конкурсе "Лучшая общественная приемная главы администрации области" При наличии нескольких листов в таком приложении на втором и последующих листах в правом верхнем углу проставляется: Продолжение приложения к Положению об областном конкурсе "Лучшая общественная приемная главы администрации области" Приложения к документу визируются руководителем структурного подразделения администрации области или исполнительного органа государственной власти области, которым вносится проект, на оборотной стороне последнего листа приложения в нижней его части при условии наличия в тексте документа формулировки "утвердить согласно приложению". При отсутствии в тексте документа формулировки об утверждении приложения, приложение подписывает заместитель главы администрации области по компетенции. Приложения к документам, вносимым органами исполнительной власти области, чью деятельность непосредственно координирует и контролирует глава администрации области, визируются их руководителями на оборотной стороне последнего листа приложения в нижней его части. (Дополнен - Постановление Администрации Тамбовской области от 22.01.2009 г. N 53) В том случае, если принимается постановление о выделении ассигнований, то в тексте документа в обязательном порядке должна быть формулировка "утвердить смету согласно приложению" и она подписывается заместителем главы администрации области по компетенции или управляющим делами администрации области в соответствии с переданными полномочиями. (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области от 09.10.2009 г. N 1209) 3.14. Перечень утрачиваемых силу правовых актов главы администрации области, администрации области приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности. Перечень, содержащий более четырех утрачиваемых силу правовых актов администрации области, может быть приложен к основному правовому акту. В этом случае пункт о признании утратившими силу правовых актов главы администрации области, администрации области формулируется следующим образом: "Признать утратившими силу постановления (распоряжения) администрации области по перечню согласно приложению". 3.15. На оборотной стороне последнего листа правового акта главы администрации области, администрации области указываются инициалы имени, отчества, фамилия исполнителя, номер его телефона. Например: В.А.Старшинов 71 64 05 3.16. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа средствами используемого для набора текста текстового редактора и содержит дату и время печати документа. Проставление отметки производится перед печатью с использованием команд "Вид. Колонтитулы. Вставить автотекст. Дата создания". При передаче в управление делами администрации области оформленного проекта документа и его электронной копии указанные в них идентификаторы должны совпадать. 3.17. К проекту постановления (распоряжения) главы администрации области, администрации области прилагается справка установленного образца (приложение N 19), составленная исполнителем с использованием Информационной системы, завизированная руководителем структурного подразделения администрации области или исполнительного органа государственной власти области. Электронная версия прилагаемой справки передается разработчиком правового акта в отдел делопроизводства управления делами администрации области вместе с полностью оформленным проектом правового акта. При внесении изменений в оформляемую к проекту документа справку, эти изменения вносятся разработчиком правового акта в ее электронную версию. После заполнения справки, для работы с текстами связанных документов, реквизиты которых указаны в справке, автоматически подключается правовая система, позволяющая получить всю информацию, имеющуюся по нему в правовой базе. 3.18. Проекты постановлений (распоряжений) главы администрации области, администрации области должны пройти согласование и правовую экспертизу. Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой, дату визирования документа. Для более оперативной проработки сложных нормативных правовых документов могут направляться на предварительное согласование их электронные копии. Передача электронных копий правовых актов главы администрации области, администрации области на согласование производится по электронной почте или в Информационной системе. Доработка документа производится путем обмена измененными электронными версиями. Срок согласования срочных проектов не должен превышать одного дня (срочность определяется главой администрации области и заместителями главы администрации области). Срок согласования проектов постановлений (распоряжений) главы администрации области, администрации области - не более 2 рабочих дней. При визировании документов, затрагивающих финансовые интересы области, срок визирования начальником финансового управления области - до 7 рабочих дней. Срок правовой экспертизы - не более 5 рабочих дней. Для правовой экспертизы проектов документов объемом более 10 страниц - до 7 рабочих дней. (Исключен - Постановление Администрации Тамбовской области от 18.03.2010 г. N 298) Заключение визируется лицом, проведшим экспертизу, подписывается начальником правового управления администрации области и возвращается разработчику документа. На основании заключения разработчик документа дорабатывает текст и передает его для дальнейшего согласования в правовое управление администрации области. Если в процессе согласования в материалах подготовки проекта документа имеются заключения, содержащие противоречивые замечания и позиции, то должностными лицами должны быть приняты меры к устранению таких противоречий. Если замечания не принимаются, составитель проекта документа готовит мотивированное письмо с изложением своей позиции и прилагает его к этому проекту. Право урегулирования отдельных спорных ситуаций при подготовке официальных документов осуществляется заместителем главы администрации области, в компетенции которого находится рассматриваемый вопрос, путем создания комиссии с приглашением заинтересованных сторон и независимых экспертов. Имеющиеся в процессе согласования у должностного лица возражения или замечания по проекту постановления или распоряжения излагаются отдельно и прилагаются к проекту. Документ в обязательном порядке должен быть завизирован исполнителем; юристом исполнительного органа государственной власти области (при наличии должности в штатном расписании); руководителем структурного подразделения администрации области или исполнительного органа государственной власти области, который представил проект; заместителем начальника управления делами администрации области, начальником отдела делопроизводства, начальником правового управления администрации области. Со всеми визами проект документа направляется на согласование первому заместителю или заместителю главы администрации области по компетенции. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта документа в нижней его части от края левого поля. Визы заместителей главы администрации области, начальников структурных подразделений администрации области, руководителей исполнительных органов государственной власти области, иных государственных органов и организаций проставляются на прилагаемой к проекту постановления (распоряжения) главы администрации области, администрации области справке в установленном месте (приложение N 19). Дополнительно проекты правовых актов в обязательном порядке визируются следующими должностными лицами: руководителями структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, которым в документе предусматривают задания или поручения; начальником управления государственной службы и организационной работы администрации области - по вопросам организации государственной службы, работы с кадрами, схемы, структуры и штатов администрации области и исполнительных органов государственной власти области по вопросам административной реформы; начальником управления экономической политики администрации области - по социально-экономическим вопросам, программам развития отраслей экономики; начальником финансового управления области - по финансовым вопросам, по выделению средств из резервного фонда администрации области; начальником управления по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации области - по вопросам взаимодействия с органами местного самоуправления, при наличии в проекте наименований населенных пунктов; председателем комитета по управлению имуществом области - по вопросам, связанным с распоряжением объектами, находящимися в областной собственности, и регулирующим земельные правоотношения; руководителем территориального органа федерального органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, учреждения, предприятия, организации, интересы которых затрагивает данный правовой акт. Список лиц, визирующих документы, может дополнительно определяться начальником правового управления администрации области. Порядок прохождения, сроки согласования проектов документов отражаются в Информационной системе. Если в процессе доработки в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных организаций. При согласовании проектов правовых актов главы администрации области, администрации области допускается использование электронной подписи. Порядок использования электронной подписи при согласовании документов устанавливается отдельным постановлением администрации области. 3.19. Перед подписанием главой администрации области правового акта, носящего нормативный характер, а также подлежащего контролю, исполнитель должен передать в отдел делопроизводства управления делами администрации области электронную копию окончательно оформленного правового акта полностью соответствующего его оригиналу на бумажном носителе по электронной почте или в Информационной системе. 3.20. Правовые акты главы администрации области, администрации области подписывает глава администрации области, а в его отсутствие - первый заместитель главы администрации области. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, инициалов имени, отчества и фамилии. Слова "Глава администрации" и "области" печатаются в две строки через межстрочный интервал "точно 12 пт". Инициалы имени, отчества и фамилия главы администрации области печатаются у правой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. 3.21. Постановления и распоряжения главы администрации области, администрации области регистрируются отделом делопроизводства управления делами администрации области в Информационной системе. Нумерация постановлений и распоряжений главы администрации области, администрации области ведется раздельно по видам документов и по годам. Регистрационный номер документа - состоит из знака N и порядкового номера документа. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р. К порядковому номеру распоряжений по вопросам организации государственной гражданской службы в отношении государственных гражданских служащих, замещающих должности государственной гражданской службы в администрации области главной группы категории "руководители", ведущей группы категории "помощники (советники)", главной, ведущей, старшей, младшей групп категорий "специалисты", "обеспечивающие специалисты", и граждан, поступающих на государственную гражданскую службу, для замещения должностей государственной гражданской службы в администрации области вышеуказанных категорий и групп, подписанных заместителем главы администрации по компетенции, через дефис добавляются буквы "ргс", например, N 122-ргс. К порядковому номеру распоряжений по кадровым вопросам в отношении работников администрации области, чьи должности не являются должностями государственной гражданской службы области, а так же руководителей областных организаций, в отношении которых заместитель главы администрации области наделен полномочиями работодателя, после подписания добавляются буквы "рк", например, N 12-рк, к распоряжениям по вопросам направления в командировки через дефис добавляется буква "к", например, N 2-к. (В редакции Постановлений Администрации Тамбовской области от 22.01.2009 г. N 53; от 09.06.2009 г. N 680) 3.22. Все подписанные постановления и распоряжения главы администрации области, администрации области оформляются и рассылаются отделом делопроизводства управления делами администрации области не позднее трехдневного срока. Основной формой доведения постановлений, распоряжений администрации области до заинтересованных структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти, администраций муниципальных образований является электронный документооборот. Управление делами администрации области изготавливает графические образы правовых актов главы администрации области и администрации области и обнародует их на Интернет-портале органов государственной власти области. Государственный гражданский служащий отдела делопроизводства управления делами администрации области в соответствии с должностным регламентом направляет на официальные адреса электронной почты заинтересованных сторон извещения об опубликовании нормативных правовых актов в соответствии со списком рассылки. Рассылка электронных образов постановлений, распоряжений администрации области производится с использованием официальных адресов электронной почты, опубликованных в Перечне рассылок на внутреннем Портале органов государственной власти и органов местного самоуправления. Электронный документ может иметь копию на бумажном носителе в том случае, если он содержит персональные данные граждан, если его выполнение предусматривает представление копий в учреждения и организации, не включенные в сетевую структуру администрации области, либо в случаях, если использование электронного документооборота противоречит нормам действующего законодательства Российской Федерации. Федеральным органам государственной власти, прокуратуре области, управлению Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области, главному федеральному инспектору в Тамбовской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, областной Думе постановления и распоряжения рассылаются в срок не позднее 7 календарных дней после их подписания на бумажных носителях. Электронные копии нормативных правовых актов, размещенные в машиночитаемом виде в компьютерной базе нормативных правовых актов Тамбовской области, управлением информатизации администрации области направляются в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области и другие организации, с которыми заключены соглашения об информационном обмене правовой информацией, и размещаются на сервере администрации области в сети Интернет. (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области от 18.03.2010 г. N 298) 3.23. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений и приложений к ним удостоверяются печатью отдела делопроизводства управления делами администрации области (в исключительных случаях - гербовой печатью). 3.24. Постановления и распоряжения главы администрации области, администрации области систематизируются работниками отдела делопроизводства управления делами администрации области, с ежемесячным составлением реестров. (Исключен - Постановление Администрации Тамбовской области от 18.03.2010 г. N 298) 4. Особенности работы с проектами законов области (постановлений областной Думы) и законами области в администрации области (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области от 24.08.2010 г. N 1008) 4.1. Подготовка проектов законов области (постановлений областной Думы) (далее именуются - законопроекты), вносимых в областную Думу главой администрации области в порядке законодательной инициативы, осуществляется структурными подразделениями администрации области, исполнительными органами государственной власти области, иными организациями с соблюдением сроков, установленных утверждаемым главой администрации области планом законопроектных работ администрации области, в порядке, определенном постановлениями администрации области от 28.08.2006 N 963 "Об обеспечении взаимодействия администрации области и органов исполнительной власти области с областной Думой в сфере законопроектной деятельности" и от 28.08.2006 N 1004 "Об утверждении Порядка работы с законопроектами и законами области с использованием информационных технологий". (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области от 24.08.2010 г. N 1008) 4.2. Законопроекты, включенные в Примерную программу законотворческой деятельности областной Думы, законопроекты, затрагивающие права и свободы человека и гражданина, вносятся в областную Думу не позднее 30 календарных дней до дня ее заседания. Законопроекты, внесенные в областную Думу во внеплановом порядке, рассматриваются на очередном заседании областной Думы при условии их внесения не позднее 15 календарных дней до дня заседания. (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области от 24.08.2010 г. N 1008) 4.3. Законопроект и сопроводительные документы к нему оформляются в соответствии с требованиями, установленными Законом области "О правовых актах Тамбовской области", Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению законопроектов, настоящей Инструкцией, Положением о законопроектной деятельности администрации области и органов исполнительной власти области. (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области от 24.08.2010 г. N 1008) 4.4. Письмо главы администрации области о внесении законопроекта в областную Думу подготавливается в соответствии с требованиями подраздела 5.2 настоящей Инструкции и визируется полномочным представителем главы администрации области в областной Думе, начальником правового управления администрации области, руководителем структурного подразделения администрации области, исполнительного органа государственной власти области, подготовившего законопроект. 4.5. Справка к проекту распоряжения администрации области о внесении законопроекта в областную Думу и назначении официального представителя главы администрации области, справка к проекту постановления областной Думы о принятии проекта закона области в первом чтении, перечень законов и иных нормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения или принятия которых потребует принятие данного акта, подготавливаются с использованием программ интегрированной базы данных администрации области. Законопроект визируется на лицевой стороне последнего листа руководителем подготовившего его структурного подразделения администрации области, органа исполнительной власти области. На первой странице текста законопроекта от правой границы текстового поля печатаются слова "Проект внесен главой администрации области". Проект распоряжения администрации области о внесении законопроекта в областную Думу и назначении официального представителя главы администрации области, справка к нему визируются в порядке, установленном настоящей Инструкцией для подготовки проектов правовых актов администрации области. Справка к проекту постановления областной Думы о принятии проекта закона области в первом чтении визируется заместителем главы администрации области по компетенции, руководителями заинтересованных структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, иных организаций. (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области от 24.08.2010 г. N 1008) 4.6. В администрации области копии законов области заверяются отделом делопроизводства управления делами администрации области. (Дополнен - Постановление Администрации Тамбовской области от 24.08.2010 г. N 1008) 4.7. Подлинники законов области, переданные в администрацию области, хранятся в управлении делами администрации области. (Дополнен - Постановление Администрации Тамбовской области от 24.08.2010 г. N 1008) 5. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 5.1. ПРОТОКОЛ 5.1.1. Протокол составляется на основании аудиозаписей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Протоколы заседаний коллегии администрации области оформляются согласно приложению N 21 к настоящей Инструкции в течение 14 рабочих дней. Решения коллегии прилагаются к протоколу заседания коллегии и нумеруются путем проставления порядкового номера протокола и через косую черту порядкового номера рассмотренного по повестке дня вопроса. Если проект решения, представленный для рассмотрения на заседании коллегии, требует доработки, он передается управлением государственной службы и организационной работы администрации области соответствующему заместителю главы администрации области для внесения изменений с учетом замечаний и предложений, высказанных на заседании коллегии при его обсуждении. Доработка проводится в течение трех рабочих дней после заседания или в специально установленный коллегией срок. Совещания протоколируются помощниками главы администрации области, заместителей главы администрации области или гражданскими служащими структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, готовивших вопросы к обсуждению. Протокол должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня проведения совещания. 5.1.2. В администрации области протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждений вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. 5.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: Председатель Секретарь Присутствовали - (список лиц, присутствовавших на заседании (совещании) или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек). Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов в порядке их значимости, докладчики по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и его наименование начинается с предлога: "О" ("Об"). Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Нумерация разделов должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: 1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ. 2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т. д. Содержание разделов зависит от формы изложения протокола: краткой или полной. Протокол краткой формы изложения составляется, как правило, в случае ведения стенограммы совещания (заседания). При протоколировании планерных совещаний у руководителей администрации области также допускается краткая форма составления протокола. В протоколе краткой формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделе "ВЫСТУПИЛИ" фамилии выступивших в прениях по каждому вопросу повестки дня. Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимали без обсуждения. В протоколе полной формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" излагается содержание докладов по вопросам повестки дня или делается в тексте сноска "Текст доклада прилагается". В разделе "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них. В разделе "РЕШИЛИ" излагаются принятые решения с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностных лиц, ответственных за контроль исполнения. При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения. 5.1.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. 5.1.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, заседаний комиссий и др. Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и рассматриваемого вопроса в повестке дня. Решения коллегии могут служить основанием для издания правового акта администрации области. Копии протоколов или выписки из них (принятые решения) при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения администрации области, органа исполнительной власти области, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью отдела делопроизводства управления делами администрации области. Принятые решения могут доводиться до исполнителей самостоятельными правовыми актами. 5.1.6. Протоколы печатаются на общем бланке формата А4 и имеют следующие реквизиты: Наименование документа - слово "Протокол" печатается от границ верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру, отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами; Вид заседания, совещания - печатается через 1 междустрочный интервал от предыдущего реквизита и выравнивается по центру. Место проведения заседания, совещания - указывается где (у какого руководителя) проводится совещание и печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания" и выравнивается по центру. Дата протокола - оформляется цифровым способом и печатается от края левого поля на уровне предыдущего реквизита. Номер протокола - проставляется у края правого поля на уровне места проведения заседания, совещания. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и оформляется следующим образом: Председатель личная подпись инициалы и фамилия Секретарь личная подпись инициалы и фамилия Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами имени, отчества и фамилией. 5.2. СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА 5.2.1. Служебные письма администрации области, структурных подразделений администрации области готовятся: как ответы о выполнении поручений главы администрации области, заместителей главы администрации области; как исполнение поручений главы администрации области, заместителей главы по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации области, органов исполнительной власти области; как сопроводительные письма к проектам законодательных актов области, другим документам; как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц; как инициативные письма. 5.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями администрации области, структурных подразделений администрации области. 5.2.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами. 5.2.4. Ко всем служебным письмам составляются заголовки. Заголовок должен четко и точно раскрывать содержание письма. 5.2.5. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата. 5.2.6. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Администрация области считает...", "Управление по связям с общественностью администрации области рассмотрело...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...". Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д. 5.2.7. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях администрации области и должностных регламентах гражданских служащих. 5.2.8. Инициалы имени, отчества, фамилия исполнителя и номер телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа письма в нижнем углу от края левого поля листа. 5.2.9. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания. 5.2.10. Виза проставляется на последнем листе второго экземпляра письма на нижнем поле. Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, личную подпись с расшифровкой и дату. Письма, подготовленные руководителями структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области для подписания главой администрации области, визируются исполнителем и курирующим подразделение заместителем главы администрации области. 5.3. ТЕЛЕГРАММА 5.3.1. Телеграммами пользуются преимущественно в междугородной переписке. 5.3.2. Передача служебного документа по телеграфу допускается лишь в тех случаях, когда его пересылка почтой замедляет исполнение. 5.3.3. Телеграммы по приоритетности обработки делятся на категории: "вне категории", "внеочередная", "Президент Российской Федерации", "высшая правительственная", "правительственная", "срочная", "обыкновенная". Категория телеграммы устанавливается лицом, подписавшим ее, и указывается перед текстом телеграммы. 5.3.4. Телеграммы визируют, подписывают, датируют в соответствии с общими требованиями, которые предъявляют к документам. Однако их составление имеет свои особенности. Текст телеграмм составляется предельно кратким и печатается через два интервала прописными буквами без предлогов, союзов, местоимений, знаков препинания, если они не имеют смыслового значения и их отсутствие не искажает содержания. Знаки препинания (при необходимости их проставления) обозначаются сокращенными сочетаниями: ТЧК - точка, ЗПТ - запятая, ВСКЛ - восклицательный знак, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки; текст телеграммы подписывается главой администрации области, заместителями главы администрации области. Текст вместе с подписью руководителя отчеркивается сплошной чертой, под которой пишутся реквизиты администрации области, номер счета, дата составления телеграммы, подпись должностного лица администрации области, имеющего право первой подписи на финансовых документах (приложение N 22). Обратный адрес пишется без всяких сокращений, со знаками препинания, в тексте телеграммы он не передается и стоимость его не оплачивается. 5.4. АКТ 5.4.1. Акты составляются, как правило, комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами. 5.4.2. Акт оформляется на общем бланке (приложение N 23). Дата и место составления, проставляемые на бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. 5.5.3. В акте перед текстом проставляется заголовок, начинающийся с предлога "О" и формулируемый с помощью отглагольного существительного: "О приеме-передаче материальных ценностей", "О списании испорченных бланков писем". 5.5.4. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта (распорядительный документ, договор и т. п.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны присутствовавшие при этом лица). Начинается эта часть словом "Основание", которое печатается через 2-3 межстрочных интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. С новой строки от полей с прописной буквы пишется слово "Составлен" и далее перечисляется состав комиссии. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей. В заключительной части акта делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть текста необязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов. Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. В этом случае после текста перед подписями указывают количество составляемых экземпляров акта и их местонахождение. Например, Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экз. направлен в управление делами администрации области; 2-й экз. - в дело. Эта часть текста также необязательна. 5.5.5. При наличии приложений на них делается ссылка. 5.5.6. Акт подписывают председатель и все составители. Должности перед фамилиями не проставляются. 5.5.7. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту. Ряд разновидностей актов требует утверждения. Например, акт о списании пришедшей в негодность мебели, акт о выделении к уничтожению документов и дел администрации области и т. д. Утверждение оформляется грифом в установленном порядке. 5.6. СПРАВКА 5.6.1. Справки делятся на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. 5.6.2. Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы администрации области, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Дата, адресат, заголовок, текст, подпись - обязательные реквизиты этих двух разновидностей справок. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные, например, справка "О подведении итогов конкурса в 2007 году". Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены таблицы, даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные. 5.6.3. Справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате и т. п., как правило, типовые и при их написании могут применяться унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков справок прилагаются к нормативным актам. Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда представляется. В тексте справки не допускаются архаичные обороты, содержащие ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно учится" и т. д. На справке ставятся дата ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью. 5.7. ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ 5.7.1. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение, поэтому ее текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы. 5.7.2. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. 5.7.3. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю администрации области, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке администрации области и подписывается главой администрации области или заместителями главы администрации области. 5.7.4. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке администрации области. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем. 6. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН 6.1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 6.1.1. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", административным регламентом исполнения государственной функции "рассмотрение обращений граждан в администрации Тамбовской области", утвержденного постановлением администрации области от 19.04.2007 N 419, и с учетом требований настоящей Инструкции, предусматривающих порядок поступления обращений граждан в администрацию области, их регистрацию и рассмотрение. 6.1.2. Письменные обращения граждан поступают в виде писем, телеграмм по почте, фельдъегерской связью, в электронном виде, посредством факсимильной связи, доставляются нарочным, а также в устной форме на личном приеме граждан в администрации области, на выездных приемах, при проведении главой администрации области, заместителями главы администрации области эфиров на радио и телевидении. 6.1.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на гражданских служащих отдела делопроизводства управления делами администрации области, отдела по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью администрации области, помощников (советников) главы администрации области и заместителей главы администрации области, государственных гражданских служащих структурных подразделений администрации области, в обязанности которых входит данное направление работы. 6.2. ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН 6.2.1. Все письменные обращения граждан, поступающие в администрацию области по почте и фельдъегерской связью, принимаются гражданскими служащими отдела делопроизводства управления делами администрации области. 6.2.2. В отделе делопроизводства управления делами администрации области: проверяется правильность доставки поступившей корреспонденции. Ошибочно полученные письменные обращения незамедлительно возвращаются почтовому отделению; заказная корреспонденция принимается под расписку; вскрываются конверты, проверяется наличие в них вложений; конверт подкалывается к письму; поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, а также фотографии и другие приложения к письму) подкалываются к письму (в случае обнаружения, что отсутствуют приложения или сам текст письма, составляется справка, которая прилагается к конверту, и об этом сообщается заявителю). На письма, полученные с ценными бумагами (облигации, акции и т. д.) и деньгами, гражданскими служащими отделов делопроизводства, бухгалтерского учета и отчетности управления делами администрации области и отдела по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью администрации области составляется акт о наличии ценных бумаг и денег в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в отделе делопроизводства управления делами администрации области, который подшивается к реестру. Второй экземпляр передается вместе с письмом в отдел по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью администрации области и подшивается к обращению. Письменные обращения, поступившие в администрацию области после 15.00 часов, регистрируются гражданскими служащими отдела делопроизводства управления делами администрации области следующим днем. Конверты с пометкой "лично" не вскрываются. На них проставляется регистрационный штамп, и они передаются по назначению. Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первого листа письменного обращения, телеграммы, ответа на обращение с указанием даты их поступления. На письменные обращения граждан отделом делопроизводства управления делами администрации области составляется реестр, в соответствии с которым они передаются в отдел по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью администрации области для их регистрации и дальнейшей работы с ними. Гражданские служащие отдела делопроизводства управления делами администрации области ведут ежеквартальный учет поступившей корреспонденции по обращениям граждан и ежемесячно включают эти данные в сводки по документообороту администрации области. 6.2.3. Обращения граждан, поступившие в приемные главы администрации области, заместителей главы администрации области посредством факсимильной связи, передаются помощниками руководителей администрации области в отдел делопроизводства управления делами администрации области. После проставления регистрационного штампа с указанием даты они также включаются в реестр для передачи в отдел по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью администрации области для регистрации и дальнейшей работы согласно административному регламенту исполнения государственной функции "рассмотрение обращений граждан в администрации Тамбовской области" утвержденному постановлением администрации области от 19.04.2007 N 419. Факсимильные обращения рассматриваются как письменные обращения граждан. 6.2.4. Обращения граждан, поступившие по электронной почте в электронную приемную главы администрации области, в структурные подразделения администрации области регистрируются и рассматриваются как письменные обращения граждан на бумажных носителях. 6.2.5. Регистрационный номер письменного обращения гражданина состоит из начальной буквы фамилии заявителя, цифрового кода приемной руководителя по номенклатуре дел администрации области и порядкового номера обращения (например, А-01-205). 6.3. ПЕРЕДАЧА ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ НА РАССМОТРЕНИЕ, РАССЫЛКА ПОРУЧЕНИЙ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ И УВЕДОМЛЕНИЙ ЗАЯВИТЕЛЯМ О ПЕРЕАДРЕСОВКЕ ОБРАЩЕНИЙ СОГЛАСНО КОМПЕТЕНЦИИ ОРГАНОВ ВЛАСТИ 6.3.1. Зарегистрированные в отделе по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью администрации области письменные обращения граждан передаются через отдел делопроизводства управления делами администрации области в приемные главы администрации области, заместителей главы администрации области на рассмотрение. 6.3.2. Поручения главы администрации области, заместителей главы администрации области, руководителей администрации области по рассмотрению обращений граждан, оформленные в виде резолюций или сопроводительных писем, направляются помощниками (советниками) главы администрации области, заместителей главы администрации области через отдел делопроизводства управления делами администрации области исполнителям, ответственным за рассмотрение обращения по существу вопросов. Заявителям (обратившимся гражданам) направляются уведомления об исполнителях, которым поручено рассмотрение их обращений (о переадресовании их обращений для рассмотрения по существу). 6.3.3. При рассылке поручений главы администрации области, заместителей главы администрации области, связанных с рассмотрением обращений граждан, а также уведомлений заявителям гражданские служащие отдела делопроизводства управления делами администрации области проверяют соответствие номера, указанного на поручении и сопроводительном письме, регистрационному номеру обращения граждан, делают согласно резолюции отметку о подлежащих возврату документах, постановке рассмотрения обращения на контроль, направляют обращения исполнителям, уведомления заявителям почтовым отправлением с внесением данных в реестр отправленной корреспонденции. Письменные уведомления заявителям посылаются на бланках администрации области установленного образца. Не допускается отправлять поручения исполнителям и уведомления заявителям по не зарегистрированным обращениям граждан. 6.3.4. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы по запросам корреспондентов (Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства, другие федеральные органы и должностные лица), поставивших обращения на контроль, даются только за подписью главы администрации области, заместителей главы администрации области. 6.4. РАБОТА С ДРУГИМИ ВИДАМИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН 6.4.1. Регистрация устных обращений, поступивших в ходе личного приема граждан, в том числе выездного приема главы администрации области, заместителей главы администрации области производится в отделе по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью администрации области. Регистрационный номер обращения на личном приеме состоит из аббревиатуры слов "личный прием" и порядкового номера записи на прием (например, ЛП-112). 6.4.2. В соответствии с резолюциями должностных лиц, проводивших прием граждан, помощники (советники) главы администрации области, заместителей главы администрации области готовят проекты поручений исполнителям, подписывают у соответствующих руководителей и направляют поручения исполнителям через отдел делопроизводства управления делами администрации области. 6.4.3. Устные обращения граждан к главе администрации области, заместителям главы администрации области, поступившие при проведении ими "прямых эфиров" на радио и телевидении и требующие дополнительного рассмотрения, ставятся на контроль. Помощники (советники) главы администрации области, заместителей главы администрации области, другие гражданские служащие администрации области, ответственные за организацию и проведение "прямого эфира", направляют поступившие устные обращения (вопросы) вместе с подготовленными по их рассмотрению поручениями в отдел по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью администрации области для регистрации. Регистрационный номер обращения в "прямом эфире" состоит из аббревиатуры слов "прямой эфир" и порядкового номера поступившего вопроса (например, ПЭ-125) и рассматриваются в установленном порядке. 6.4.4. При рассылке поручений и ответов по устным обращениям граждан (личный прием, "прямой эфир") соблюдаются те же требования, которые установлены для работы с письменными обращениями граждан. 6.4.5. Обращения граждан, поступающие в общественные приемные главы администрации области в районах и городах области, а также их представительства, регистрируются по месту обращения и рассматриваются согласно действующему законодательству. 6.5. ХРАНЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН 6.5.1. Хранение рассмотренных обращений граждан и материалов к ним обеспечивается отделом по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью администрации области в текущем архиве управления в течение двух лет, после чего они передаются в архив отдела делопроизводства управления делами администрации области. 6.5.2. По истечении сроков хранения в архиве отдела делопроизводства управления делами администрации области обращения граждан и материалы их рассмотрения в соответствии с заключением экспертной комиссии администрации области, согласованным с экспертно-проверочной комиссией управления культуры и архивного дела области, либо уничтожаются в установленном порядке, либо передаются на государственное хранение. 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 7.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 7.1.1. Движение документов в администрации области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 7.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации области, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях администрации области и должностными регламентами. 7.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТАВКИ ДОКУМЕНТОВ 7.2.1. Доставка документов в администрацию области осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочным. С помощью почтовой связи и нарочным доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 7.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. 7.3. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ 7.3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение документов, поступающих в администрацию области, производятся в централизованном порядке отделом делопроизводства управления делами администрации области. Письменные обращения граждан направляются после занесения их в соответствующий реестр в управление по связям с общественностью администрации области для обработки и регистрации. Копии федеральных законов, Указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, выписки из проектов федеральных законов заносятся в реестр поступившей корреспонденции и передаются в правовое управление администрации области для регистрации и подготовки проектов резолюций. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей) с пометкой "Вручить лично" вскрываются. Конверт с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом. Гражданскими служащими отдела делопроизводства управления делами администрации области проверяются правильность доставки, целостность упаковки. При обнаружении почтовых отправлений, вызывающих подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей, порядок действий гражданских служащих, обеспечивающих работу с корреспонденцией, осуществляется в соответствии с Правилами работы с почтовыми отправлениями, вызывающими подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей (приложение N 24). При повреждении конверта, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2 экземплярах: первый экземпляр остается в отделе делопроизводства управления делами администрации области, а второй - направляется отправителю документа. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемая корреспонденция, адресованная структурным подразделениям администрации области, передается представителям этих подразделений отделом делопроизводства управления делами администрации области (информация, протокол). Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2026 Июнь
|
