"справочник по кадровым вопросам для бухгалтера" (3-е издание) (васильева а.а.) ("гроссмедиа", "росбух", 2010)

в ранее совершенных записях, содержащих сведения о награждении работника, производится в случае выявления неправильной или неточной записи. Изменение (исправление) такой записи в общем случае должно производиться по месту ее внесения. Если же неправильная (неточная) запись была внесена в трудовую книжку по прежнему месту работы работника, а выявлена - по новому месту его работы, то ее исправление (изменение) может быть произведено работодателем по новому месту работы на основании надлежащим образом оформленного документа прежнего работодателя (например, справки, копии приказа и т.п.).
Исправленные (измененные) сведения в составе записи о награждении (поощрении) работника должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены (изменены). Исправление (изменение) записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей в соответствии с вышеописанным порядком. Внесение исправлений (изменений) в ранее совершенную в трудовой книжке запись о выполняемой работником работе производится в свободной строке, следующей непосредственно за последней заполненной строкой раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки, следующим образом:
в графе 1 - указывается (арабской цифрой с точкой) порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 - указывается (вышеописанным цифровым способом) дата внесения записи;
в графе 3 - вносится запись "Запись за номером таким-то недействительна", после чего производится правильная запись, например: "Награжден (указать правильное наименование награды)...";
в графе 4 - повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Оформление изменений (исправлений), обусловленных
изменениями в штатном расписании
и (или) квалификационных справочниках
Оформление изменений (исправлений), обусловленных изменениями в штатном расписании и квалификационных справочниках, производится в случае, если последние влекут за собой возникновение несоответствия в ранее совершенных в трудовой книжке записях. Например, при введении в действие нового (измененного) штатного расписания в его составе могут измениться наименования должностей, на которые ранее были назначены работники предприятия.
Таким образом, между сведениями в составе ранее совершенной в трудовой книжке записи и сведениями в штатном расписании возникнут несоответствия, подлежащие устранению. Согласно п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек информация об изменениях, внесенных в штатное расписание, должна быть доведена до сведения соответствующих работников, после чего на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя в их трудовые книжки вносятся соответствующие изменения и дополнения.
Внесение исправлений (изменений) в ранее совершенную в трудовой книжке запись, содержащую сведения о наименовании должности работника, производится в свободной строке, следующей непосредственно за последней заполненной строкой раздела "Сведения о работе" трудовой книжки, следующим образом:
в графе 1 - указывается (арабской цифрой с точкой) порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 - указывается (вышеописанным цифровым способом) дата внесения записи;
в графе 3 - вносится запись "Наименование должности работника с такого-то числа изменено на такое-то...";
в графе 4 - указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись, - например, дата и номер приказа, в соответствии с которым введено в действие новое (измененное) штатное расписание предприятия, либо дата и номер штатного расписания (изменения к штатному расписанию) предприятия (с указанием наименования вида документа).
Оформление изменений (исправлений), обусловленных
изменениями в учредительных (регистрационных)
документах работодателя
Оформление изменений (исправлений), обусловленных изменениями в учредительных (регистрационных) документах работодателя, производится в порядке, предусмотренном п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Например, если за время работы работника наименование предприятия изменяется, то в свободной строке, следующей непосредственно за последней заполненной строкой раздела "Сведения о работе" трудовой книжки, указывается следующее:
в графе 1 - указывается (арабской цифрой с точкой) порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 - указывается (вышеописанным цифровым способом) дата внесения записи;
в графе 3 - вносится запись "Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то";
в графе 4 - указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Необходимо пояснить, что переименование предприятия может явиться как следствием его реорганизации (изменения организационно-правовой формы), так и следствием решения уполномоченного органа, принятого в порядке и по основаниям, которые предусмотрены законодательством.
Оформление изменений (исправлений), обусловленных
изменениями в составе иных сведений, подлежащих
внесению в трудовую книжку (дубликат трудовой книжки)
Необходимость в оформлении изменений (исправлений), обусловленных изменениями в составе иных сведений, подлежащих внесению в трудовую книжку (дубликат трудовой книжки), может возникнуть, к примеру, в связи с обстоятельствами, предусмотренными п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Согласно этому пункту при оформлении дубликата трудовой книжки в последний, помимо прочего, вносятся записи, содержащие сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления на предприятие, подтвержденном соответствующими документами.
В том случае, если документы, на основании которых соответствующие записи вносились в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Однако не исключено, что по прошествии какого-то времени в распоряжении работодателя или работника окажутся документы, содержащие более полные сведения о прошлой работе, - например, они будут получены по запросу или разысканы каким-то иным образом.
На основании таких документов в ранее совершенную в дубликат трудовой книжки запись, содержащую сведения об общем трудовом стаже, могут быть внесены изменения (исправления). Внесение исправлений (изменений) в ранее совершенную в дубликате трудовой книжки запись, содержащую сведения об общем трудовом стаже, производится в свободной строке, следующей непосредственно за последней заполненной строкой раздела "Сведения о работе" дубликата трудовой книжки, следующим образом:
в графе 1 - указывается (арабской цифрой с точкой) порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 - указывается (вышеописанным цифровым способом) дата внесения записи;
в графе 3 - вносится запись "Запись за номером таким-то недействительна", после чего производится правильная запись;
в графе 4 - указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого в дубликат трудовой книжки вносится правильная запись.
На этом рассмотрение комплекса вопросов, так или иначе связанных с ведением трудовых книжек, можно полагать в основном законченным. А в рамках очередной главы мы предполагаем осветить порядок и случаи выдачи дубликата трудовой книжки и вкладыша в нее.
4.3. Дубликат и вкладыш в трудовую книжку
4.3.1. Порядок и случаи выдачи дубликата трудовой книжки
Основные ситуации, влекущие за собой необходимость
в выдаче дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки - надлежащим образом оформленный документ, соответствующий по содержанию оригиналу (первому экземпляру) трудовой книжки, за исключением совершенных в ней ранее неверных (неточных) записей, а также записей, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих оснований (документированные сведения). Правила ведения и хранения трудовых книжек и Инструкция по заполнению трудовых книжек предусматривают следующие основные ситуации, влекущие за собой необходимость в выдаче работнику дубликата.
1. Выявление в трудовой книжке, признанной недействительной, записи об увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу.
2. Утрата трудовой книжки работником.
3. Утрата трудовой книжки работодателем.
4. Непригодность трудовой книжки к дальнейшему использованию по назначению.
Рассмотрим перечисленные ситуации подробнее.
Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи об увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, предусмотрена п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. В случае выявления такой записи работник вправе обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.
Пример.
Генеральному директору
ООО "Анион"
П.П. Петрову
Заявление
В связи с признанием недействительной ранее совершенной в моей трудовой книжке записи об увольнении (о переводе на другую постоянную работу) от 00.00.0000 N 0 прошу Вас выдать мне дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.
Документы, подтверждающие недействительность указанной записи, прилагаю (в необходимых случаях приводится перечень таких документов).
Наименование должности работника подпись А.А. Андреев
00.00.0000
Основанием для выдачи дубликата трудовой книжки является решение работодателя - например, выраженное в форме резолюции на письменном заявлении работника. Последующую выдачу работнику надлежащим образом оформленного дубликата, как правило, обеспечивает сотрудник кадрового органа предприятия с соответствующими полномочиями.
Согласно п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек выдача дубликата трудовой книжки производится работодателем в срок не более 15 дней, исчисляемых с даты рассмотрения письменного заявления. Выдаче дубликата трудовой книжки предшествует его оформление, которое включает:
установление (подтверждение) недействительности записи об увольнении (о переводе на другую постоянную работу) на основании имеющихся в распоряжении работодателя (в т.ч. представленных работником) документов;
перенос в новый бланк трудовой книжки записей, сохраняющих свою силу, в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале трудовой книжки;
простановку в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки отметки "Дубликат";
оформление на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки надписи "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.
Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Работник, утративший трудовую книжку, обязан немедленно заявить (в письменной форме) об этом работодателю по последнему месту работы, одновременно обратившись к нему с просьбой о выдаче дубликата.
При оформлении дубликата в связи с утратой трудовой книжки в соответствии с п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек в документ вносятся:
сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами;
сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы работника.
Уточним, что общий стаж работы записывается в разделе "Сведения о работе" суммарно. Такую запись целесообразно внести в дубликат, руководствуясь общими правилами оформления записей о работе, т.е. предварительно указав в графе 3 - в виде заголовка - наименование предприятия, а ниже - включаемое в трудовой стаж работника общее количество лет, месяцев, дней работы (без уточнения предприятия, периодов работы и должностей работника).
Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работодателем предусмотрена п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек. При этом наиболее сложной ситуацией, влекущей за собой необходимость в выдаче дубликата, является наступление обстоятельств, связанных с массовой утратой трудовых книжек, - например, в результате чрезвычайных ситуаций: экологических (техногенных) катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.
В подобных обстоятельствах наиболее проблематичным - с учетом возможной утраты не только трудовых книжек, но и документов, на основании которых в них ранее совершались соответствующие записи, - представляется установление трудового стажа работников, которым предстоит выдать дубликаты. Установлением стажа в подобных случаях занимается специально уполномоченная комиссия, которая создается органами исполнительной власти субъекта России, на территории которого осуществляет свою деятельность соответствующее предприятие.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника. К числу таких документов Правила ведения и хранения трудовых книжек относят справки, профсоюзные билеты, учетные карточки членов профсоюза, расчетные книжки.
Для установления стажа работники вправе предъявить и иные надлежащим образом оформленные документы, а в случае отсутствия последних - надлежащим образом оформленные копии документов (выписки из документов). В отсутствие у работников необходимых документов установление трудового стажа может производиться комиссией на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности на одном предприятии или в одной отраслевой (ведомственной) системе.
Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих данный факт. С этой целью комиссия вправе направлять запросы о представлении документов в соответствующие организации (органы управления (власти)), а также другие предприятия, на которых ранее трудился работник.
По результатам работы комиссии составляется акт. В акте фиксируются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании надлежащим образом оформленного акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований.
Выдача дубликата в связи с непригодностью трудовой книжки к дальнейшему использованию предусмотрена п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Уточним, что причинами, делающими трудовую книжку непригодной к дальнейшему использованию, могут быть те или иные внешние воздействия, в результате которых документ обгорел,