МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПОДОТЧЕТНОГО ЛИЦА: ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
В. СЕРГЕЕВ
Сергеев Владимир Иванович
Специалист по хозяйственному законодательству.
Родился 2 октября 1946 г. в д. Середа Шебекинского р-на Белгородской обл. Окончил юрфак Военной академии им. В.И. Ленина в 1976 г.
Основные этапы карьеры: штурман ВВС, комсомольский работник, следователь, прокурор, Главный военный инспектор Контрольной палаты СССР, начальник отдела Комитета при Президенте РФ. В настоящее время адвокат 84 Юридической консультации (Межреспубликанская коллегия адвокатов).
С 1988 по настоящее время опубликовал более 100 различных трудов, в том числе книги "Защита договорных обязательств" (1998), "Судебные речи".
Каждая организация, любое коммерческое и некоммерческое предприятие или учреждение сталкиваются в процессе своей деятельности с проблемами обеспечения сохранности находящихся у них на балансе материальных ценностей. Как правило, этой цели служат и надлежащим образом сформулированные функциональные обязанности работников, и хорошо поставленный бухгалтерский и административный учет оборудования, материалов, денежных средств и иных ценностей. И хотя обеспечение режима сохранности, прежде всего, задача администрации фирмы, на рядовых работников, тем не менее, закон (ст. 118 КЗоТ РФ) тоже возлагает обязанность бережно относиться к имуществу предприятия, учреждения, организации и принимать меры к предотвращению ущерба.
На практике нередки случаи, когда предприятию (далее слова "предприятия, организации, учреждения" заменяются словами "компания" или "фирма") причиняется ущерб, а виновный по тем или иным причинам не может быть наказан. Встречаются и такие случаи, когда администрация компаний вместо привлечения виновных лиц в надлежащем порядке к материальной ответственности налагает на них не предусмотренные законом штрафы, пени, иные материальные взыскания за счет заработной платы работников. И то, и другое явно не способствует достижению поставленной цели и позитивного результата. В этой связи возникает вопрос.
Какова методика привлечения работников к ответственности в случаях, когда ими утрачены, незаконно расходованы или когда они иным образом неправомерно распорядились выданными им под отчет материальными или денежными средствами компании?
Когда некоторые работники предприятий, получая под отчет денежные или иные средства для расчетов с партнерами по хозяйственным договорам или для каких-либо других производственных целей (закупка товаров на рынках, расчеты с физическими лицами и проч.), своевременно не отчитываются о произведенных расходах, а руководство фирм не организует проверку этих расходов, затягиваются установленные законом сроки, утрачиваются необходимые доказательства, тогда создаются реальные предпосылки для безответственности, и в таких случаях виновные, как правило, не несут наказания за допущенные ими нарушения. Даже запоздалое обращение в суд не всегда может исправить положение. В первую очередь это касается тех предприятий, где нет надлежащей правовой регламентации обращения с денежными средствами и иными ценностями, полученными под отчет, а также из-за неурегулированности трудовых функций работников, неумения провести качественное служебное расследование, незнания законодательства и по ряду других субъективных причин.
Изложенные в данной статье рекомендации разработаны с учетом требований российского законодательства и судебной практики, касающихся вопросов материальной ответственности работников за ущерб, причиняемый ими предприятию в результате виновных действий. Это своего рода попытка оказать руководителям компаний и бухгалтерским службам методическую помощь в постановке кадровой, учетной и иной организационной работы с тем, чтобы они смогли надлежащим образом и своевременно принять необходимые меры по защите собственности компании и в отношении виновных лиц.
В соответствии со статьей 119 КЗоТ РФ за ущерб, причиненный компании при исполнении трудовых обязанностей, работники, по вине которых причинен ущерб, несут материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не более своего среднего месячного заработка. Материальная ответственность свыше среднего заработка допускается лишь в случаях, указанных в законодательстве.
В организациях (предприятиях, учреждениях) существует, в основном, два вида работников, имеющих отношение к денежным средствам и несущим полную материальную ответственность за причиненный ими ущерб:
- работники, занимающие должности или выполняющие работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, отпуском, перевозкой денежных средств или материальных ценностей;
- работники, получающие денежные средства или другие ценности под отчет по разовой доверенности или другим разовым документам.
С работниками первой категории заключаются письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности вверенных им ценностей и ущерб, причиненный предприятию. При этом должны быть соблюдены следующие условия:
- в трудовую функцию этих работников должно в обязательном порядке входить обслуживание денежных и товарных ценностей или выполнение работ, непосредственно связанных с хранением, отпуском, перевозкой, расчетами материальных или денежных средств;
- эти работники должны быть ознакомлены под роспись со своими функциональными обязанностями или эти обязанности должны быть изложены в заключаемых с работниками письменных трудовых договорах (контрактах).
С работниками второй категории письменные договоры о полной материальной ответственности не заключаются. Однако и получение ими денежных или иных материальных ценностей не должно носить систематического характера. Это могут быть разовые поручения, не входящие в круг функциональных обязанностей работника. В случае утраты или недостачи полученных такими работниками под отчет денежных или иных материальных ценностей также наступает полная материальная ответственность за причиненный по их вине ущерб предприятию (п. 5 ст. 121 КЗоТ РФ).
Полная материальная ответственность за ущерб, причиненный предприятию, наступает также в тех случаях, когда:
- ущерб причинен преступными действиями работников, установленными приговором суда;
- ущерб причинен работником, на которого законами СССР или России возложена полная материальная ответственность при исполнении им трудовых обязанностей (например, к таким работникам относятся кассиры, операторы почтовой связи и др.);
- ущерб причинен работником не при исполнении им трудовых обязанностей (например, водителем служебной машины при "левой" перевозке пассажиров во внеслужебное время и др.);
- ущерб причинен работником, находившимся в нетрезвом состоянии;
- ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, полуфабрикатов, изделий, инструментов, приборов, спецодежды, аппаратуры и других предметов, выданных предприятием работнику в пользование (например, пейджеров, сотовых телефонов, факсов, компьютеров и т.д.).
Ответственность этих лиц в данной статье не рассматривается. В то же время в преломлении к каждому конкретному случаю нижеследующие советы могут быть успешно использованы всеми заинтересованными лицами (руководителями и главными бухгалтерами предприятий, юристами, руководителями структурных подразделений и др.) при решении вопросов об ответственности и этих виновных лиц.
В любом случае для привлечения работника к материальной ответственности необходимо выяснить размер причиненного им ущерба, обстоятельства дела, форму вины, которые устанавливаются не только данными бухгалтерии (актов инвентаризации, ревизии и т.д.), но и материалами административного (служебного) расследования.
Материальная ответственность может быть возложена на работника лишь при одновременном наличии следующих обязательных условий:
- прямого действительного ущерба;
- противоправного поведения работника;
- причинной связи между действиями (или бездействием) работника и ущербом;
- вины работника в причинении ущерба своими действиями или бездействием.
Статья 122 КЗоТ РФ предусматривает возмещение ущерба путем удержания из заработной платы работника по распоряжению администрации и путем обращения в суд. Возмещение ущерба, причиненного компании, в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится в отношении работников по распоряжениям (приказам) администрации, а в отношении руководителей компаний - вышестоящим в порядке подчиненности органом или советом (общим собранием участников) компании, имеющей организационно - правовую форму хозяйственного общества, некоммерческого партнерства и так далее. Ущерб в суммах, превышающих средний месячный заработок, возмещается в судебном порядке путем предъявления к виновным гражданского иска. Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действие (бездействие), которым причинен ущерб компании.
Бытующее мнение о том, что в работе с материально ответственными лицами участвуют только бухгалтерские службы фирм, а при судебном разрешении споров еще и юристы, ошибочно. Успеху в этом вопросе будет способствовать лишь слаженное взаимодействие всех подразделений фирмы, занятых в работе с ее персоналом, начиная с приема сотрудника на работу и кончая производством с ним необходимых расчетов, обеспечением контроля за его служебной деятельностью в структурных подразделениях.
Кадровая работа с материально ответственными лицами
При приеме сотрудника на работу в компанию кадровая служба обязана:
- подготовить и представить руководству компании на подпись 2 экземпляра письменного договора (контракта) с работником. После подписания контракта один экземпляр вручается сотруднику;
- совместно с бухгалтерией компании подготовить и представить на подпись руководству (в случае необходимости) договор о полной материальной ответственности работника, один экземпляр которого после подписания вручается сотруднику;
- совместно с руководителем структурного подразделения ознакомить сотрудника под роспись с его функциональными обязанностями, если эти обязанности не изложены в контракте;
- подготовить приказ о приеме сотрудника на работу и ознакомить с ним под роспись сотрудника;
- внести соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника о приеме его на работу.
При получении распоряжения руководства компании о привлечении виновного сотрудника к ограниченной материальной ответственности кадровая служба обязана:
- подготовить приказ (распоряжение) о привлечении виновного сотрудника к ограниченной материальной ответственности. При этом необходимо иметь в виду, что данный приказ или распоряжение руководства компании должны быть подписаны не позднее двух недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба, а обращение к исполнению - не ранее семи дней со дня ознакомления с указанными выше приказом или распоряжением сотрудника.
Если работник не согласен с вычетом или его размером, кадровая служба совместно с бухгалтерией доводит это до руководства компании и готовит соответствующие материалы для рассмотрения данного вопроса и принятия по нему решения в соответствии с законом.
Основная работа с сотрудником проводится в структурном подразделении фирмы. Работа руководителей структурных подразделений с материально ответственными лицами при получении ими денежных средств под отчет включает в себя следующие компоненты.
Руководитель структурного подразделения
При приеме сотрудника на работу совместно с кадровой службой знакомит сотрудника под роспись с его функциональными обязанностями.
При получении указания руководства компании о выполнении того или иного задания, связанного с получением под отчет материальных или денежных средств и их расходованием, совместно с конкретно определенным для выполнения этого задания сотрудником готовит:
- проект разовой доверенности на получение и расходование денежных средств;
- проект приказа (распоряжения) администрации о выполнении того или иного задания;
- проект задания сотруднику с указанием цели, задачи, срока исполнения, полученных под отчет сумм, порядке их расходования и сроков отчетности;
- командировочное предписание сотруднику (если исполнение задания связано с выездом в другую местность).
Указанные документы представляются на подпись руководству компании с обязательными визами руководителя структурного подразделения, в котором работает сотрудник, и бухгалтера (здесь и далее, где указывается на визирование документов, следует иметь в виду, что такое визирование не предусмотрено законом или иным нормативным актом; оно определяется внутренними документами организации).
При убытии сотрудника на задание (в командировку) инструктирует его о порядке и способах выполнения задания.
При возвращении сотрудника с задания (из командировки):
- проверяет качество выполненного задания;
- требует и проверяет содержание отчета сотрудника о расходовании денежных средств и визирует этот документ для его предоставления сотрудником в бухгалтерию;
- проверяет и обеспечивает хранение документов, подтверждающих выполнение задания и доставленных сотрудником из командировки. Если эти документы необходимы для бухгалтерии, оставляет у себя их копии (договоры о заключенных сделках, приложения к ним, расписки лиц в получении денежных или иных материальных ценностей и т.д.).
При обнаружении в действиях сотрудника недостачи или незаконного расходования денежных или иных полученных под отчет материальных ценностей сообщает об этом руководству компании в письменной докладной (служебной) записке.
При получении указания руководства о производстве административного (служебного) расследования:
- совместно с кадровой службой готовит приказ (распоряжение) о производстве административного (служебного) расследования, которое принимает на себя или поручает своему заместителю. Руководитель компании производство служебного расследования вправе поручить также любому другому работнику компании;
- получает объяснение (письменное) от сотрудника о причинах недостачи, растраты или иного незаконного использования денежных или иных, полученных под отчет, средств;
- готовит материалы административного расследования для привлечения виновного сотрудника к ответственности, если такое расследование не поручено другому должностному лицу компании. Если расследование поручено другому лицу, то указанная функция возлагается на него.
Материалы административного расследования в обязательном порядке должны содержать:
- документы о получении денежных средств под отчет (расписки, ордера, ведомости или иные подобные документы) по каждому факту недостачи, растраты и так далее;
- копии приказа о назначении сотрудника на должность, приказа о приеме сотрудника на работу, функциональных обязанностей сотрудника;

Законодательство субъектов российской федерации о налогообложении  »

Комментарии к законам »