МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПОДОТЧЕТНОГО ЛИЦА: ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
- контракт (копия) о приеме на работу и
копия договора о полной материальной
ответственности (если такой заключался);
- приказ - распоряжение о выполнении
конкретного задания, под которое получены
деньги;
- документы, подтверждающие
расход денежных средств, в том числе
договоры и другие документы о заключении
сделок и приложения к ним;
- отчет о
расходовании денежных средств;
-
справка бухгалтерии о среднем месячном
заработке подотчетного лица;
-
документы, из которых усматривается
наличие фактов недостачи, ущерба, хищения,
мошенничества, злоупотребления или иных
подобных действий, если таковые имели место
при выполнении задания;
- акт
инвентаризации, финансово - бухгалтерской
проверки, аудиторского заключения или
ревизии, если таковые производились;
-
объяснительная записка подотчетного лица
(с описанием факта растраты, недостачи,
необоснованного расхода денег или иных
ценностей, подозреваемых или виновных лиц).
В объяснительной записке указываются
полные фамилия, имя и отчество, адрес лица,
которое дает объяснение. В записке дается
описание событий с указанием места,
времени, дат, свидетелей происшедшего,
полученных и расходованных денежных сумм
или конкретных иных ценностей,
обстоятельств их расходования и так
далее;
- объяснительные записки других
лиц, причастных к данному эпизоду;
-
служебные (докладные) записки бухгалтера
или лица, выдавшего ценности, о выданных в
подотчет суммах или материальных ценностях
и их недостаче;
- справка - расчет
недостачи, подписанная главным бухгалтером
и руководителем структурного
подразделения;
- заключительный акт о
результатах расследования лица,
проводившего расследование, с подписью,
датой и соответствующей резолюцией
руководства компании.
В акте
административного расследования должны
содержаться все необходимые данные, в том
числе об обстоятельствах недостачи, сумме
ущерба, виновных лицах, получивших в
подотчет материальные ценности. Если в ходе
расследования будут установлены и другие
работники, которые своими действиями или
бездействием способствовали возникновению
недостачи, а также если будут установлены
обстоятельства, способствующие недостаче
(неправомерная выдача средств под отчет,
отсутствие надлежащего контроля за их
расходованием, ненадлежащий инструктаж
работника, отсутствие у него знаний и
навыков работы с материальными ценностями
и другое), в акте в обязательном порядке
подлежит освещению и это.
Необходимо
иметь в виду, что административное
расследование должно быть проведено в
такие сроки, чтобы не нарушить
предусмотренный статьей 122 КЗоТ РФ
двухнедельный срок для привлечения
виновного сотрудника к материальной
ответственности. Днем обнаружения ущерба
принято считать день подписания акта
инвентаризации или ревизии, а при
отсутствии такового день подписания
главным бухгалтером служебной (докладной)
записки об обнаружении недостачи (ущерба) с
приложенной к ней справкой - расчетом.
Если работник согласен возместить
причиненный предприятию ущерб добровольно
(без издания приказа о привлечении к
ответственности), руководитель
структурного подразделения обязан
потребовать у него письменное согласие на
возмещение им всей суммы причиненного
ущерба. Такое письменное согласие
работника вместе с материалами
административного расследования
передается лично главному бухгалтеру
компании.
Возмещение ущерба в этом
случае осуществляется путем внесения
подотчетным лицом соответствующих
денежных сумм в кассу предприятия. Для
возмещения ущерба в натуре, что
предполагает передачу равноценного либо
исправление поврежденного имущества,
необходимо согласие руководства
компании.
Если работник не согласен
добровольно возместить причиненный им
материальный ущерб, материалы
административного расследования вместе с
подготовленным руководителем структурного
подразделения и кадровой службой компании
проектом приказа передаются руководству
компании для принятия решения о
привлечении виновного к материальной
ответственности.
При этом необходимо
иметь в виду, что в соответствии со статьей
124 КЗоТ РФ удержания из заработной платы
работников для погашения их задолженности
компании по распоряжениям (приказам)
администрации могут производиться лишь в
следующих случаях:
1) для возвращения
аванса, выданного в счет заработной платы;
для возврата сумм, излишне выплаченных
вследствие счетных ошибок; для погашения
неизрасходованного и своевременно не
возвращенного аванса, выданного на
служебную командировку или перевод в
другую местность, на хозяйственные нужды,
если работник не оспаривает основание и
размер удержания.
В этих случаях
администрация вправе сделать распоряжение
об удержании не позднее одного месяца со
дня окончания срока, установленного для
возвращения аванса, погашения
задолженности, или со дня неправильно
исчисленной выплаты;
2) при увольнении
работника до окончания того рабочего года,
в счет которого он уже получил отпуск, за
неотработанные дни отпуска. Удержание за
эти дни не производится, если работник
увольняется по основаниям, указанным в
пунктах 3, 5 и 6 статьи 29 и пунктах 1, 2 и 5
статьи 33 Кодекса о труде, при направлении на
учебу, а также в связи с уходом на пенсию;
3) при возмещении ущерба, причиненного по
вине работника предприятию, учреждению,
организации, в размере, не превышающем его
среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 122 КЗоТ
РФ). Заработная плата, излишне выплаченная
работнику администрацией (в том числе при
неправильном применении закона), не может
быть с него взыскана, за исключением
случаев счетной ошибки.
Необходимо
также иметь в виду и то, что при каждой
выплате заработной платы общий размер всех
удержаний не может превышать двадцати
процентов, а в случаях, особо
предусмотренных законодательством (ст. 383
ГПК РСФСР), - пятидесяти процентов
заработной платы, причитающейся работнику
к выплате.
Трудовым законодательством
(ст. 126 КЗоТ РФ) из некоторых сумм, подлежащих
выплате работникам, вообще запрещены
какие-либо удержания. Например, удержания
не производятся из выходного пособия при
увольнении, компенсацией за
неиспользованный отпуск, компенсационных
выплат в связи со служебной командировкой,
переводом или направлением на работу в
другую местность, в связи с износом
инструментов, принадлежащих работнику, и
других компенсаций, предусмотренных
законодательством о труде, премий, носящих
единовременный характер, пособий на детей,
ритуальных и других пособий.
Если сумма
ущерба превышает средний месячный
заработок, после привлечения виновного
сотрудника к материальной ответственности
в приказном порядке материалы
административного расследования вместе с
приказом (распоряжением) о привлечении
сотрудника к материальной ответственности
передаются в юридическую службу компании
для предъявления к виновному гражданского
иска о взыскании остальной части
причиненного сотрудником ущерба.
Работа
бухгалтерии с материально ответственными
лицами
При выдаче денежных средств под
отчет сотруднику бухгалтерия проверяет
обоснованность такой выдачи, а в
последующем осуществляет контроль за
законностью расходования полученных
средств.
В случае нарушения сроков
отчета или обнаружившейся при проверке
отчета и оправдательных документов
недостачи главный бухгалтер направляет
руководству компании собственную
докладную (служебную) записку и справку -
расчет о недостаче и иных суммах убытков,
причиненных компании, в том числе о суммах
упущенной выгоды, насчитанных по
бухгалтерским методикам.
При получении
от руководства компании указания (приказа,
распоряжения) о взыскании всей суммы ущерба
таковое может быть произведено только с
соблюдением указанных выше требований КЗоТ
РФ.
При получении письменного согласия
работника на возмещение им полной суммы
материального ущерба таковое производится
без соблюдения этих требований КЗоТа.
Размер причиненного компании ущерба
определяется по фактическим потерям, на
основании данных бухгалтерского учета
исходя из балансовой стоимости
(себестоимости) материальных ценностей за
вычетом износа по установленным нормам или
исходя из всей полученной работником под
отчет суммы. При хищении, недостаче,
умышленном уничтожении или умышленной
порче материальных ценностей ущерб
определяется по ценам, действующим в данной
местности на день причинения ущерба.
На
предприятиях общественного питания (на
производстве и в буфетах) и в комиссионной
торговле размер ущерба, причиненного
хищением или недостачей продукции и
товаров, определяется по ценам,
установленным для продажи (реализации) этой
продукции и товаров. Размер возмещаемого
ущерба, причиненного по вине нескольких
работников, определяется для каждого из них
с учетом степени вины, вида и предела
материальной ответственности.
На
практике возникают вопросы, вправе ли
компания, помимо прямого действительного
ущерба, взыскать с работника и не
полученные по его вине доходы - "упущенную
выгоду", которые компания получила бы при
своевременном возврате полученных
работником в подотчет сумм. Ответ
однозначен - не вправе, так как институт
материальной ответственности работников
за ущерб, причиненный ими предприятию, - это
сфера трудового, а не гражданского права. А
в трудовом законодательстве понятие
"упущенная выгода" применительно к
материальной ответственности работников
отсутствует. Однако это не исключает
расчета такой "упущенной выгоды"
бухгалтерией предприятия, как говорится,
отдельной строкой. Такие данные порой
бывают необходимы для учета степени
тяжести наказания в отношении виновного.
При привлечении работника к материальной
ответственности в размере, не превышающем
среднего месячного заработка, и наличии
ущерба, превышающего размер
ответственности по (распоряжению) приказу
администрации, главный бухгалтер готовит
справку - расчет об остатке невозмещенной
работником суммы ущерба для предъявления
иска в народный суд.
Работа юридической
службы с материально ответственными
лицами. Судебная практика
Юридическая
служба компании разрабатывает методики
проведения административных расследований
по фактам недостач денежных или иных
материальных средств, осуществляет
контроль за законностью издаваемых
приказов и распоряжений руководства
компании о привлечении сотрудников к
материальной ответственности путем
визирования или отказа от визирования
указанных документов.
В случае
необходимости привлечения виновного
работника к материальной ответственности
и/или заявления гражданского иска в
народный суд юрист изучает все материалы
административных расследований,
взаимодействуя при этом с бухгалтерией,
кадровой службой и руководителями
структурных подразделений.
Если в
представленных материалах расследования
будут усматриваться признаки вины
сотрудников в причинении ущерба и
доказательства этому, юридическая служба
визирует приказ (распоряжение)
администрации о привлечении работника к
материальной ответственности и/или готовит
в суд исковое заявление и все необходимые
для взыскания суммы ущерба документы,
подает исковое заявление в суд и
представляет интересы компании в суде.
Для обращения администрации компании в суд
по вопросам взыскания с работника
материального ущерба устанавливается срок
в один год со дня обнаружения причиненного
работником ущерба. В случае пропуска по
уважительным причинам этого срока он может
быть восстановлен судом по заявлению
администрации. В судебной практике пропуск
срока для обращения в суд признается
уважительным, если он связан с
необходимостью проведения проверок или
расследований (п. 10 Постановления Пленума
Верховного Суда РСФСР от 1 марта 1983 г.).
При отсутствии в материалах расследования
данных о вине сотрудника в причиненном
ущербе и необходимых доказательств этого
юридическая служба готовит заключение о
невозможности его привлечения к
материальной ответственности и/или
судебного разбирательства по указанным
выше причинам и докладывает свое мнение
руководству компании. Дальнейшие действия
будут определяться обстоятельствами,
устанавливаемыми при дополнительном
административном (служебном)
расследовании, или решениями руководства
компании.
Однако если поступят указания
о направлении дела в суд, следует знать, что
при судебном рассмотрении изложенные
компанией обстоятельства могут претерпеть
значительные изменения, а то и вовсе суд
может отказать в удовлетворении иска,
компания в таком случае понесет
дополнительные убытки, связанные с уплатой
государственной пошлины.
При
рассмотрении дела о материальной
ответственности работника в суде суд может
с учетом степени вины, конкретных
обстоятельств и материального положения
работника уменьшить размер ущерба,
подлежащего возмещению. В соответствии с
пунктом 7 Постановления Пленума Верховного
Суда Российской Федерации от 1 марта 1983 года
N 1 (с изменениями на 25.10.1996) "О некоторых
вопросах применения судами
законодательства, регулирующего
материальную ответственность работников
за ущерб, причиненный предприятию,
учреждению, организации" к конкретной
обстановке, при которой был причинен ущерб,
следует относить обстоятельства,
препятствующие работнику выполнять
должным образом возложенные на него
обязанности, в частности отсутствие
нормальных условий хранения, ненадлежащая
организация труда. Вместе с тем необходимо
учитывать, принимал ли работник зависящие
от него меры к предотвращению ущерба.
Недопустимо снижение размера ущерба,
подлежащего возмещению, если он причинен
преступлением, совершенным с корыстной
целью.
Необходимо также иметь в виду,
что нередко судебная практика и конкретные
суды, учитывая предусмотренные статьей 123
КЗоТ РФ конкретные обстоятельства в
возложении материальной ответственности
на работника, при разрешении исковых
заявлений компаний привлекают к участию в
делах и возложению такой ответственности в
части ущерба, не возмещенного его
непосредственным причинителем, на
должностных лиц, виновных в неправильной
постановке учета и хранения материальных
ценностей, в непринятии мер к
предотвращению хищений, уничтожения, порчи
материальных ценностей и так далее, если в
ходе судебного разбирательства будет
установлено, что ущерб возник не только по
вине ответчика, но и по вине должностных
лиц.
К данным случаям вполне могут
подойти нередко встречающиеся в
деятельности хозяйствующих субъектов
факты систематического привлечения
работников к выполнению обязанностей,
связанных с получением в подотчет денежных
средств для расчетов с партнерами или
производства иных операций, когда такие
функции не входят в число функциональных
обязанностей работников этих
хозяйствующих субъектов.
Отстаивая
интересы компании, юридическая служба
должна не только обеспечить контроль за
законностью в возмещении причиненного
предприятию материального ущерба, но и не
допустить при этом тенденциозности и
вольного толкования закона в целях
привлечения работника во что бы то ни стало
к ответственности даже там, где не
достаточно четко просматривается его вина
