Делопроизводство и архивное дело Термины и определения ГОСТ 16487-83


Постановлением Госстандарта СССР от 31 октября 1983 г. N 5231
срок введения установлен с 1 января 1985 г.


Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Применение терминов-синонимов стандартизованного термина запрещается. Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в стандарте в качестве справочных и обозначены "Ндп".

Для отдельных стандартизованных терминов в стандарте приведены справочные краткие формы, которые разрешается применять в случаях, исключающих возможность их различного толкования. Установленные определения можно, при необходимости, изменять по форме изложения, не допуская нарушения границ понятий.

В стандарте приведен алфавитный указатель содержащихся в нем терминов на русском языке.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткая форма - светлым, а недопустимые синонимы - курсивом.


-------------------------------T----------------------------------------¬

¦    Термин                    ¦          Определение                   ¦

+------------------------------+----------------------------------------+

¦                             Общие понятия                             ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦1. Делопроизводство           ¦Деятельность, охватывающая докумен-     ¦

¦                              ¦тирование и организацию работы с доку-  ¦

¦                              ¦ментами                                 ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦2. Архивное дело              ¦Отрасль  деятельности, охватывающая     ¦

¦                              ¦вопросы организации хранения и исполь-  ¦

¦                              ¦зования архивных документов             ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦3. Документ                   ¦Материальный объект с информацией,      ¦

¦                              ¦закрепленной созданным человеком спосо- ¦

¦                              ¦бом для ее передачи во времени и про-   ¦

¦                              ¦странстве                               ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦4. Документирование           ¦Создание документов                     ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦5. Документная информация     ¦               -                        ¦

¦Ндп. Документальная информа-  ¦                                        ¦

¦ция                           ¦                                        ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦6. Автор документа            ¦Организация или лицо, создавшие до-     ¦

¦Автор                         ¦кумент                                  ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦                              ¦   Примечание. Слово "организация"      ¦

¦                              ¦(в предметном значении) здесь и далее   ¦

¦                              ¦употребляется вместо слов "учреждение,  ¦

¦                              ¦предприятие, организация"               ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦7. Текст документа            ¦Речевая информация, зафиксированная     ¦

¦Текст                         ¦любым типом письма или любой системой   ¦

¦                              ¦звукозаписи                             ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦8. Текстовой документ         ¦Документ, содержащий речевую инфор-     ¦

¦                              ¦мацию                                   ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦9. Письменный документ        ¦Текстовой документ, информация кото-    ¦

¦                              ¦рого зафиксирована любым типом письма   ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦10. Рукописный документ       ¦Письменный документ, при создании ко-   ¦

¦                              ¦торого знаки письма наносятся от руки   ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦11. Машинописный документ     ¦Письменный документ, при создании ко-   ¦

¦Ндп. Рукопись                 ¦торого знаки письма наносятся с по-     ¦

¦                              ¦мощью пишущей машины                    ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦12. Автограф                  ¦Текст, написанный собственноручно       ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦13. Черновой документ         ¦Рукописный или машинописный доку-       ¦

¦                              ¦мент, отражающий работу автора над тек- ¦

¦                              ¦стом документа                          ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦14. Беловой документ          ¦Рукописный или машинописный доку-       ¦

¦                              ¦мент, текст которого переписан с черно- ¦

¦                              ¦вого документа или написан без помарок  ¦

¦                              ¦и исправлений                           ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦15. Изобразительный документ  ¦Документ, содержащий информацию,        ¦

¦                              ¦выраженную посредством изображения ка-  ¦

¦                              ¦кого-либо объекта или каких-либо объек- ¦

¦                              ¦тов                                     ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦16. Графический документ      ¦Изобразительный документ, в котором     ¦

¦                              ¦изображение объекта получено посредст-  ¦

¦                              ¦вом линий, штрихов, светотени           ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦17. Фотодокумент              ¦Изобразительный документ, созданный     ¦

¦                              ¦фотографическим способом                ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦18. Аудиовизуальный документ  ¦Документ, содержащий изобразительную    ¦

¦                              ¦и звуковую информацию                   ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦19. Кинодокумент              ¦Изобразительный или аудиовизуальный     ¦

¦                              ¦документ, созданный кинематографическим ¦

¦                              ¦способом                                ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦20. Фонодокумент              ¦Документ, содержащий звуковую инфор-    ¦

¦                              ¦мацию, зафиксированную любой системой   ¦

¦                              ¦звукозаписи                             ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦21. Подлинный документ        ¦Документ, сведения о времени и месте    ¦

¦                              ¦создания которого и/или об авторе, со-  ¦

¦                              ¦держащиеся в самом документе или выяв-  ¦

¦                              ¦ленные каким-либо путем, соответствуют  ¦

¦                              ¦действительности                        ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦22. Копия документа           ¦Документ, воспроизводящий  информа-     ¦

¦Копия                         ¦цию другого документа и все его внешние ¦

¦                              ¦признаки или часть их.                  ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦                              ¦    Примечание. Под внешними призна-    ¦

¦                              ¦ками понимаются признаки, характеризую- ¦

¦                              ¦щие способ фиксирования информации,     ¦

¦                              ¦носитель, физическое состояние и раз-   ¦

¦                              ¦мер документа, элементы его правого,    ¦

¦                              ¦делопроизводственного, художественного  ¦

¦                              ¦оформления                              ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦23. Микрофильм                ¦По ГОСТ 13.0.002-84                     ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦24. Личный документ           ¦Официальный  документ,  удостоверяю-    ¦

¦                              ¦щий личность человека и/или его права,  ¦

¦                              ¦обязанности, а также служебное либо об- ¦

¦                              ¦щественное положение и могущий содер-   ¦

¦                              ¦жать другие сведения биографического ха-¦

¦                              ¦рактера                                 ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦25. Документ личного проис-   ¦Документ, созданный лицом вне сферы     ¦

¦хождения                      ¦его служебной деятельности или выполне- ¦

¦Ндп. Личный документ          ¦ния общественных обязанностей           ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦                            Делопроизводство                           ¦

¦                          Официальный документ                         ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦26. Официальный документ      ¦Документ, созданный организацией или    ¦

¦                              ¦должностным лицом и оформленный в ус-   ¦

¦                              ¦тановленном порядке.                    ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦                              ¦    Примечание. Под должностным ли-     ¦

¦                              ¦цом понимается лицо, которое осущест-   ¦

¦                              ¦вляет функцию представителя власти или  ¦

¦                              ¦занимает должность, связанную с выпол-  ¦

¦                              ¦нением   организационно-распорядительных¦

¦                              ¦или административно-хозяйственных обя-  ¦

¦                              ¦занностей                               ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦27. Управленческий документ   ¦               -                        ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦28. Автор официального доку-  ¦Организация или должностное лицо, от    ¦

¦мента                         ¦которых исходит официальный документ    ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦29. Реквизит документа        ¦Элемент официального документа          ¦

¦Реквизит                      ¦                                        ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦30. Оформление   официального ¦Проставление необходимых реквизитов     ¦

¦документа                     ¦                                        ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦31. Бланк официального доку-  ¦Стандартный лист бумаги с воспроизве-   ¦

¦мента                         ¦денной на нем постоянной информацией    ¦

¦Бланк документа               ¦документа и местом, отведенным  для     ¦

¦                              ¦переменной                              ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦32. Подлинник    официального ¦Первый или единственный экземпляр       ¦

¦документа                     ¦официального документа                  ¦

¦Подлинник                     ¦                                        ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦33. Дубликат документа        ¦Повторный экземпляр официального до-    ¦

¦Дубликат                      ¦кумента, имеющий юридическую силу под-  ¦

¦                              ¦линника                                 ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦34. Выписка из официального   ¦Копия официального документа, воспро-   ¦

¦документа                     ¦изводящая его часть и заверенная в ус-  ¦

¦Выписка                       ¦тановленном порядке                     ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦35. Унифицированный  доку-    ¦По ГОСТ 6.10.2-83                       ¦

¦мент                          ¦                                        ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦36. Формуляр-образец докумен- ¦По ГОСТ 6.10.2-83                       ¦

¦та                            ¦                                        ¦

¦Формуляр-образец              ¦                                        ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦                    Организация работы с документами                   ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦37. Документооборот           ¦Движение документов в организации с     ¦

¦                              ¦момента их создания или получения до    ¦

¦                              ¦завершения исполнения или отправки      ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦38. Объем документооборота    ¦Количество документов, поступивших в    ¦

¦                              ¦организацию и созданных ею за опреде-   ¦

¦                              ¦ленный период                           ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦39. Регистрация документов    ¦Фиксация факта создания либо получе-    ¦

¦                              ¦ния документов путем присвоения им по-  ¦

¦                              ¦рядковых номеров и записи установлен-   ¦

¦                              ¦ных сведений о них                      ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦40. Дело                      ¦Совокупность документов или документ,   ¦

¦                              ¦относящиеся к одному вопросу или участ- ¦

¦                              ¦ку деятельности и помещенные в отдель-  ¦

¦                              ¦ную обложку                             ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦41. Номенклатура дел          ¦Систематизированный перечень наимено-   ¦

¦                              ¦ваний дел, заводимых в организации, с   ¦

¦                              ¦указанием сроков их хранения, оформлен- ¦

¦                              ¦ный в установленном порядке             ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦42. Формирование дела         ¦Отнесение документов к определенному    ¦

¦                              ¦делу и систематизация документов внутри ¦

¦                              ¦дела                                    ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦43. Оформление дела           ¦Определяемая установленными правила-    ¦

¦                              ¦ми подготовка дела к хранению           ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦44. Единая государственная    ¦Система документационного обеспечения   ¦

¦система делопроизводства      ¦управленческой деятельности, определяю- ¦

¦ЕГСД                          ¦щая типовые процессы документирования   ¦

¦                              ¦и организации работы с документами      ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦                              Архивное дело                            ¦

¦        Государственная архивная служба и организация документов       ¦

¦                  Государственного архивного фонда СССР                ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦45. Архив                     ¦Организация или ее структурное подраз-  ¦

¦Ндп. Архивохранилище          ¦деление, осуществляющие прием и хране-  ¦

¦                              ¦ние документов с целью использования    ¦

¦                              ¦ретроспективной документной информации  ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦46. Архивохранилище           ¦Специально оборудованное  помещение     ¦

¦Ндп. Архив                    ¦архива, предназначенное для хранения    ¦

¦                              ¦архивных документов                     ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦47. Государственный архив     ¦Архив, непосредственно подчиненный      ¦

¦          &

Межгосударственный стандарт ГОСТ 16504-81 "Система государственных испытаний продукции. Испытания и контроль качества продукции. Основные термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта СССР от 8 декабря 1981 г. n 5297) (с изменениями от 10 октября 2003 г.)  »
ГОСТы и правила »
Читайте также