Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ 6.38-90


Дата введения 1 января 1991 г.


Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления Союза ССР, союзных и автономных республик, а также подведомственных им предприятий и организаций.


1. Оформление реквизитов


1.1. При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав pеквизитoв:

1 - Государственный герб СССР или союзной республики;

2 - эмблема организации;

3 - изображения наград;

4 - код организации но Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

5 - код документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД);

6 - нaимeнoвaниe министерства или ведомства;

7 - наименование организации;

8 - наименование структурного подразделения;

9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - индекс;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии положения;

23 - подпись;

24 - гриф согласования;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 - отметка о переносе даты на машинный носитель;

31 - отметка о поступлении.

1.2. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу, например:


                                        Новокузнецкий электромеханический

                                        завод

                                        Отдел снабжения и сбыта


                             или


                                        Новокузнецкий электромеханический

                                        завод

                                        Отдел снабжения и сбыта

                                                      Старшему экономисту

                                                          т. Маслову Н.Б.


При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:


Директору Николаевского

судостроительного завода

т.Павлову Н.Н.


Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их следует указывать обобщенно, например:


Директором предприятий и

руководителям организаций


Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

При адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:


119115 Москва,

ул.Остоженка, 11, кв.5

т. Карпухину А.Е.


1.3. Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции, включающей фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована, например:


т.Волкову А.А.


Прошу подготовить план

реализации продукции к 12.04.90

Усов. 02.04.90


1.4. Гриф утверждения должен состоять из слова "Утверждаю", наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:


                                                       Утверждаю

                                                       Директор института

                                                       Подпись Н.К.Петров

                                                                 17.02.90


При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации, например:


                                          Утверждаю

                                          Начальник Главного архивного

                                          управления при Совете Министров

                                          СССР


                                           Подпись Ф.М.Ваганов

                                           17.02.90


Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова "Утверждено", названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:


                                               Утверждено

                                               Приказ директора института

                                               20.04.90 N 76


                                 или

                                               Утверждено

                                               Протокол собрания

                                               трудового коллектива

                                               15.03.90 N 4


Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

1.5. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 29 января 1990 г. следует оформлять 29.01.90.

Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и день месяца: 90.01.29.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 29 января 1990 г.

1.6. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) "О создании предприятия"; протокол (чего?) "Заседания Ученого совета".

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

1.7. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. и 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение: 1. Проект государственного стандарта на 20 л. в 1 экз.

2. Пояснительная записка к проекту стандарта на 4 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: письмо Главархива СССР от 17.02.90 N 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

1.8. В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:


Директор проектно-конструкторского

и

Государственный стандарт СССР ГОСТ 6127-52 "Краны банные. Технические условия" (утв. Управлением по стандартизации при Совете Министров СССР 1 февраля 1952 г.)  »
ГОСТы и правила »
Читайте также