Указ Губернатора Новгородской области от 10.06.2005 № 106

                        Российская Федерация
                  ГУБЕРНАТОР НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

                               УКАЗ               
            от 10 июня 2005 года № 106  Великий Новгород

  Об управлении делопроизводства и архива аппарата Администрации
                              области


     В  соответствии  с областным законом от 29.07.2004 № 310-ОЗ "О
системе органов исполнительной власти Новгородской области".
     1. Создать   в   структуре   аппарата   Администрации  области
управление   делопроизводства   и   архива  аппарата  Администрации
области.
     2. Утвердить     прилагаемое     Положение    об    управлении
делопроизводства и архива аппарата Администрации области.
     3. Указ вступает в силу с 1 июля 2005 года.
     4. Опубликовать указ в газете "Новгородские ведомости".


     Губернатор          М.М.Прусак



                                                Утверждено
                                         указом Губернатора области
                                         от 10.06.2006 № 106

                             ПОЛОЖЕНИЕ
  об управлении делопроизводства и архива аппарата Администрации
                              области

     1. Общие положения
     1.1.    Управление    делопроизводства   и   архива   аппарата
Администрации   области   (далее  управление)  входит  в  структуру
аппарата Администрации области.
     1.2.   Управление  осуществляет  деятельность  по  организации
системы  работы  с  документами  на  единой  нормативно-правовой  и
методической  основе  унификации  их  форм в органах исполнительной
власти    области,   обеспечивает   документирование   деятельности
Администрации  области,  организацию  хранения  массива  документов
постоянного  и  временного сроков хранения, образующихся в процессе
деятельности    Администрации    области,   имеющих   историческое,
культурное,   научное,  социальное,  экономическое  и  политическое
значение, составляющих часть Архивного фонда Российской Федерации.
     1.3.   Управление   в   своей   деятельности   руководствуется
Конституцией  Российской  Федерации, федеральными законами, указами
и  распоряжениями  Президента Российской Федерации, постановлениями
и  распоряжениями  Правительства  Российской  Федерации, областными
нормативными  правовыми  актами,  соответствующими  инструкциями, а
также настоящим Положением.
     1.4.    Управление    осуществляет    свою   деятельность   во
взаимодействии с органами исполнительной власти области.
     1.5.   Управление   имеет   круглую  печать,  бланк  со  своим
наименованием.

     2. Цели и основные направления деятельности управления
     2.1.   Управление   осуществляет  свою  деятельность  в  целях
организации  системы  работы  с  документами,  установления единого
порядка  и правил ведения делопроизводства в органах исполнительной
власти     области,     обеспечения    полного    и    достоверного
документирования   деятельности  Администрации  области  на  основе
передовых методов организации работы с документами.
     2.2.   В   соответствии   с  поставленными  целями  управление
осуществляет основные направления деятельности;
     2.2.1.   Изучение  и  анализ  действующих  нормативно-правовых
документов  по  вопросам  организации документационного обеспечения
управленческой   деятельности,  внесение  в  установленном  порядке
предложений по их совершенствованию;
     2.2.2.   Подготовка  по  поручению  руководства  Администрации
области  предложений  по  проектам федеральных нормативных актов по
вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности;
     2.2.3.  Организация  делопроизводства в органах исполнительной
власти     области,    методическое    руководство    работой    по
документационному    обеспечению    управленческой    деятельности,
оказание  помощи специалистам органов исполнительной власти области
по вопросам делопроизводства;
     2.2.4.   Разработка   и   внедрение   нормативных  документов,
регламентирующих  делопроизводство  в органах исполнительной власти
области;
     2.2.5.    Обеспечение    единого   порядка   документирования,
организации  работы  с  документами в органах исполнительной власти
области, унификация форм документов;
     2.2.6.    Контроль    и    проверка   соблюдения   в   органах
исполнительной   власти   области   действующих   норм   и   правил
документационного обеспечения управленческой деятельности;
     2.2.7.    Координация    внедрения   новейших   информационных
технологий  в организацию делопроизводства в органах исполнительной
власти области.
     2.2.8.   Организация   технологии   работы   с  документами  в
Администрации    области    в    условиях   использования   системы
автоматизированного делопроизводства;
     2.2.9.  Организация порядка оформления заказов на изготовление
в  соответствии  с  государственными стандартами бланков документов
Администрации  области,  благодарностей  и  благодарственных  писем
Губернатора  области,  печатей  и штампов Администрации области, их
использования и хранения;
     2.2.10.   Обеспечение   порядка  формирования  документального
фонда,   образующегося   в   деятельности   Администрации  области,
подготовки его для передачи на государственное хранение.
     2.2.11.      Организация      деятельности      ведомственного
архива-Администрации    области,    составление,   согласование   в
установленном порядке и ведение сводной номенклатуры дел;
     2.2.12.    Организация    деятельности   экспертной   комиссии
Администрации  области  по  экспертизе  документальных материалов и
отбору их на постоянное и временное хранение;
     2.2.13.  Осуществление  контроля за правильностью оформления и
формирования  аппаратом Администрации области дел, подлежащих сдаче
в ведомственный архив Администрации области;
     2.2.14.  Формирование  документов  в  дела  в  соответствии  с
утвержденной    номенклатурой    дел,   приемка   их   ежегодно   в
ведомственный    архив    Администрации    области,    обеспечение,
оформления,  учета  и  хранения дел в течение установленного срока,
передача   их   на   государственное   хранение  в  соответствии  с
действующими инструкциями;
     2.2.15.  Выдача  по  письменным запросам организаций и граждан
архивных  справок,  копий  и  выписок  из  документов, хранящихся в
ведомственном архиве Администрации области;
     2.2.16. Осуществление:
     проверки  правильности доставки, приема регистрации и передачи
по    назначению   входящей   в   Администрацию   области   внешней
корреспонденции,  внутренней корреспонденции, отправления исходящей
корреспонденции:
     приема,  регистрации  и  отправки  специальной корреспонденции
через   фельдъегерскую   службу   Российской  Федерации  в  Великом
Новгороде;
     ведения   автоматизированного  банка  данных,  обеспечивающего
информацией  о  документах,  поступающих в Администрацию области, и
месте их нахождения;
     2.2.17   Осуществление   совместно  с  советником  Губернатора
области,  консультантами  и  помощниками  первого заместителя Главы
администрации, заместителей Главы администрации области:
     контроля    за    своевременным   рассмотрением   руководством
Администрации   области   входящей   корреспонденции,   выполнением
резолюций руководства;
     регулирования    хода    исполнения,   контроля   прохождения,
оформления    документов   в   установленные   сроки   в   аппарате
Администрации области;
     2.2.18. Осуществление:
     учета  и  анализа  показателей  по исполнению входящих внешних
документов, информирования об этом руководства;
     технической    подготовки    документов    с    использованием
компьютерной  и машинописной техники с учетом соблюдения требований
Инструкции   по   организации   делопроизводства   в  Администрации
области;
     приема,   своевременной  лингвистической  проработки  проектов
указов    Губернатора   области,   постановлений   и   распоряжений
Администрации    области,    при   необходимости   возвращения   их
разработчикам на доработку;
     компьютерного   набора  на  соответствующий  бланк,  считки  и
подготовки    набранных    перечисленных   документов   к   подписи
руководству;
     регистрации,   размножения   и  доведения  подписанных  указов
Губернатора   области,  постановлений,  распоряжений  Администрации
области   до   сведения  аппарата  Администрации  области,  органов
исполнительной  власти  области,  органов  местного самоуправления,
должностных  лиц  области,  брошюровки  перечисленных  документов в
дела для дальнейшей передачи на архивное хранение.
     3. Полномочия управления
     Для    осуществления    основных    направлений   деятельности
управление имеет право:
     3.1.  Принимать  меры  и  осуществлять контроль за сокращением
избыточного документооборота в аппарате Администрации области.
     3.2.  Контролировать  и  проверять  в  органах  исполнительной
власти    области   выполнение   правил   работы   с   документами,
установленных   Инструкцией   по   организации  делопроизводства  в
Администрации области, другими нормативными правовыми актами.
     3.3.  Запрашивать  от  органов  исполнительной  власти области
сведения, необходимые для работы управления.
     3.4.    Проводить    анализ    организации   документационного
обеспечения управления в органах исполнительной власти области.
     3.5.  Привлекать в установленном порядке специалистов аппарата
Администрации   области   к   подготовке   проектов  документов  по
поручению   руководства,   возвращать  разработчикам  на  доработку
документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
     3.6.   Проводить   совещания   и   консультации  по  вопросам,
относящимся к основным направлениям деятельности управления.
     3.7.  Информировать  заместителя  Главы администрации области,
координирующего   деятельность   управления,  о  случаях  нарушения
аппаратом    и    должностными    лицами    Администрации   области
установленных правил работы с документами.
     3.8.  Участвовать  в обсуждении вопросов, касающихся состояния
работы  с  документами,  совершенствования  форм и методов работы с
ними.
     4. Структура управления
     4.1.   Структура   и  штаты  управления  определяются  штатным
расписанием Администрации области.
     4.2.  В  состав  управления входят: отдел документов и архива,
отдел прохождения документов.
     4.3.   Назначение  и  освобождение  от  должности  сотрудников
управления  осуществляется  распоряжением  Администрации  области в
соответствии  с  трудовым  законодательством  и законодательством о
государственной гражданской службе.
     4.4.   Деятельность   структурных   подразделений   управления
осуществляется на основе положений о них
     4.5.   При   увольнении   работников   управления  в  связи  с
ликвидацией   или   реорганизацией   управления  в  соответствии  с
действующим  законодательством  обеспечивается соблюдение их прав и
законных интересов.
     5. Организация деятельности управления
     5.1.    Управление   возглавляет   начальник.   Назначение   и
освобождение  от  должности  начальника  управления  осуществляется
Губернатором области.
     5.2. Начальник управления:
     представляет  Губернатору  области  предложения по структуре и
штатной численности управления;
     осуществляет    непосредственное   руководство   деятельностью
управления;
     организует   в  соответствии  с  настоящим  Положением  работу
управления;
     утверждает положения о структурных подразделениях управления;
     вносит     заместителю     Главы     администрации    области,
координирующему    деятельность    управления,    предложения    по
совершенствованию   организации  делопроизводства,  деятельности  и
техническому обеспечению управления;
     несет  ответственность  за  неисполнение  управлением основных
направлений  деятельности,  определенных  настоящим  Положением,  в
соответствии  с  трудовым  законодательством  и законодательством о
государственной гражданской службе.