Постановление Губернатора Астраханской области от 17.08.2015 № 77

Весь ход рассмотрения с записью поручений отражается в СЭД.

13.6.7. В случае если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения (соисполнителей), ответственным исполнителем по обращению объединения считается соисполнитель, который указан в резолюции руководителя первым.

Ответственный исполнитель при поручении о подготовке ответа обобщает информацию от соисполнителей и готовит ответ. Подписанный руководителем ответ регистрируется в журнале и передается в отдел служебной корреспонденции для отправки заявителю.

При поручении о подготовке проекта ответа ответственный исполнитель готовит его на бланке установленной формы за подписью Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителя председателя Правительства, руководителя администрации и представляет на подпись не позднее пяти дней до истечения срока рассмотрения обращения объединения. Подписанный ответ передается в отдел служебной корреспонденции для регистрации и отправки заявителю.

13.6.8. В ответе руководителю, давшему поручение по обращению объединения, указывается форма информирования объединения о результатах рассмотрения его обращения и прикладывается копия ответа заявителю (при наличии).

13.6.9. Ответ на обращение объединения с приложением обращения объединения, материалами (в случае наличия) передается должностному лицу, давшему поручение, для снятия с контроля.

13.6.10. Снять документы с контроля может руководитель, давший поручение по обращению объединения.

13.6.11. Обращения объединений считаются исполненными, если объективно, всесторонне рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.

13.6.12. При принятии руководителем решения о необходимости переадресования обращения объединения в органы, указанные в абзацах третьем – пятом подпункта 13.6.1 настоящего пункта, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении объединения вопросов в соответствии с частями 3, 3.1 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ, секретариат возвращает подлинник обращения объединения в отдел служебной корреспонденции.

13.6.13. Передача обращений объединений на рассмотрение.

В случае если обращение объединения содержит вопросы, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Астраханской области не относятся к компетенции Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации, оно направляется в течение срока, установленного частями 3, 3.1 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ, в органы, указанные в абзацах третьем – пятом подпункта 13.6.1 настоящего пункта, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении объединения вопросов.

Отдел служебной корреспонденции отправляет подлинник обращения объединения в органы, указанные в третьем – пятом абзацах подпункта 13.6.1 настоящего пункта, с информационным письмом о переадресовании, подписанным начальником управления документационного обеспечения, в объединение. Копия обращения объединения остается в деле согласно номенклатуре дел.

В случае если объединение ранее обращалось в исполнительные органы государственной власти и не удовлетворено принятым решением или обжалует действия этих органов, а также если вопрос находится в компетенции членов Правительства в соответствии с распределением обязанностей между членами Правительства Астраханской области, утвержденным постановлением Губернатора Астраханской области от 10.10.2014 № 93, обращение объединения передается на рассмотрение вице-губернатору – председателю Правительства, заместителям председателя Правительства, руководителю администрации, в секретариаты вице-губернатора – председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации.

13.7. Организация работы с исходящими документами.

13.7.1. Организация работы с исходящими документами включает: составление и оформление проекта документа, согласование, подписание, регистрацию, отправку.

13.7.2. Ответственность за составление и оформление проекта документа в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией, а также согласование проекта документа с заинтересованными государственными органами и должностными лицами возлагается на исполнителя документа.

13.7.3. Регистрация осуществляется:

- исходящих документов Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации – в отделе служебной корреспонденции;

- документов структурных подразделений администрации – специалистами, отвечающими за делопроизводство в указанных подразделениях.

13.7.4. Регистрация осуществляется в СЭД путем создания РКК, в которой указываются: адресат, краткое содержание документа, фамилия лица, подписавшего документ, и исполнителя, дата регистрации, регистрационный номер (устанавливается автоматически), номер дела, в которое будет помещен второй экземпляр, и другие необходимые данные. Первый экземпляр документа сканируется и прикрепляется к РКК для включения в СЭД.

13.7.5. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса секретариата, номера дела по номенклатуре и порядкового номера в пределах года. Регистрационный номер документа и дата проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на втором экземпляре.

13.7.6. При регистрации ответного документа РКК исходящего документа связывается с РКК входящего документа-запроса.

13.7.7. Переписка между исполнительными органами государственной власти, структурными подразделениями администрации, включенными в СЭД, осуществляется в электронной форме с использованием ЭП.

13.7.8. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

13.7.9. Исходящие письма на бумажном носителе отправляются с подлинной подписью. Второй экземпляр зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющий все необходимые визы и приложения, хранится в деле согласно номенклатуре дел. При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания передается на рассылку необходимое количество его копий.

13.7.10. Служебные документы, в формуляр которых не входят адресат, другие элементы, необходимые для рассылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами. Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации (кроме государств СНГ), должны быть переданы на отправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке.

13.7.11. Отдел служебной корреспонденции осуществляет проверку правильности оформления документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

13.7.12. Отдел служебной корреспонденции производит сортировку документов по способу отправки адресату (фельдъегерской службой, через почтовое отделение простой или заказной корреспонденцией, электронной почтой).

13.7.13. Структурные подразделения администрации обрабатывают служебную корреспонденцию, предназначенную для отправки по почте. Оформление адреса на корреспонденции, направляемой юридическим и физическим лицам, должно соответствовать пункту 4.9 настоящей Инструкции. Указанная корреспонденция сдается на конвертирование и отправку в отдел служебной корреспонденции под подпись в учетном журнале.

13.7.14. Документы подлежат отправке не позднее трех дней с момента их передачи в отдел служебной корреспонденции на конвертирование и отправку.

13.7.15. Исходящие документы, подписанные Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, адресованные в государственные органы Российской Федерации, отправляются в электронном виде посредством системы МЭДО, если не требуется иное. При отсутствии технической возможности формирования указанных документов в электронном виде их отправка осуществляется на бумажном носителе фельдъегерской службой.

Необходимость использования фельдъегерской службы в других случаях определяется начальником управления документационного обеспечения администрации, начальником отдела служебной корреспонденции.

13.7.16. Передача корреспонденции на бумажных носителях исполнительным органам государственной власти и структурным подразделениям администрации производится через адресные ячейки, находящиеся в отделе служебной корреспонденции, под подпись в журналах учета. Выемка указанной корреспонденции работниками исполнительных органов государственной власти и структурных подразделений администрации должна производиться ежедневно. О наличии срочных документов сообщается в соответствующий исполнительный орган государственной власти и структурное подразделение администрации.

13.7.17. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом служебной корреспонденции в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, – в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.

13.7.18. Реестры на отправляемую корреспонденцию составляются в СЭД. Наименования организаций, адреса берутся из справочников.

13.7.19. Работа со служебной корреспонденцией при необходимости осуществляется только с использованием официального адреса электронной почты работника администрации, структурного подразделения администрации.

14. Порядок работы с обращениями граждан

14.1. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ, Законом Астраханской области от 10.04.2012 №14/2012-ОЗ «О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Астраханской области».

Рассмотрение обращений объединений осуществляется в соответствии с разделом 13 настоящей Инструкции и Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ.

Рассмотрение обращений граждан осуществляется в сроки, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ, со дня регистрации обращения гражданина в управлении по работе с обращениями.

Сроки рассмотрения обращений граждан исчисляются в календарных днях. Если окончание срока рассмотрения обращения гражданина приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

14.2. В структурном подразделении администрации, исполнительном органе государственной власти правовым актом назначаются должностные лица, ответственные за соблюдение требований Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ.

14.3. Прием и регистрация поступающей корреспонденции.

14.3.1. Обращения граждан поступают в отдел прохождения корреспонденции, аналитического и информационного обеспечения управления по работе с обращениями (далее – отдел управления по работе с обращениями).

Обращения граждан, поступившие в почтовые ящики для обращений, установленные на фасаде здания управления по работе с обращениями по адресу: г. Астрахань, ул. Свердлова, д. 73; в здании резиденции Губернатора по адресу: г. Астрахань, ул. Советская, д. 15, изымаются ежедневно работником отдела управления по работе с обращениями в рабочие дни управления по работе с обращениями (понедельник – пятница с 8.30 до 17.30, перерыв с 12.00 до 13.00, выходные дни – суббота и воскресенье, нерабочие праздничные дни).

14.3.2. Обращения граждан в форме электронного документа, поступившие:

- в интернет-приемную исполнительных органов государственной власти Астраханской области http://letters.astrobl.ru;

- на официальный сайт Губернатора http://jilkin.ru;

- на официальный сайт вице-губернатора – председателя Правительства http://komarkelov.ru;

- на официальный адрес электронной почты управления по работе с обращениями http://[email protected];

- иным способом, позволяющим передать в электронной форме обращение гражданина,

принимаются работником отдела управления по работе с обращениями, ответственным за прием документов, переносятся на бумажный носитель.

При этом гражданину по почтовому адресу или по адресу электронной почты, указанному им в обращении, направляется уведомление с использованием факсимильного воспроизведения подписи о том, что данное обращение зарегистрировано, с указанием даты регистрации (приложение № 34).

14.3.3. При регистрации письменного обращения гражданина, обращения гражданина в форме электронного документа, поступившего на официальный сайт Губернатора http://jilkin.ru, на официальный сайт вице-губернатора – председателя Правительства http://komarkelov.ru, на официальный адрес электронной почты управления по работе с обращениями http://[email protected], иным способом, позволяющим передать в электронной форме обращение гражданина, в правом нижнем углу первой страницы обращения проставляется регистрационный штамп «Администрация Губернатора Астраханской области управление по работе с обращениями граждан» с указанием присвоенного обращению гражданина регистрационного номера и даты регистрации письменного обращения гражданина (при регистрации письменного обращения, принятого в ходе личного приема граждан Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации (далее – личный прием граждан), указывается «Принято на личном приеме граждан, дата личного приема граждан»). В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп проставляется в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

14.3.4. Регистрация обращений граждан производится в течение одного дня со дня поступления обращения в управление по работе с обращениями, в случае поступления обращения в день, предшествующий нерабочему праздничному дню, регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями, в модуле «Обращения граждан» СЭД с указанием:

- фамилии, имени и отчества (последнее – при наличии) заявителя (в именительном падеже, в случае их отсутствия проставляется отметка «без автора»);

- почтового адреса, адреса электронной почты и номера телефона при его наличии (в случае указания в обращении гражданина просьбы о выдаче ответа на обращение гражданина на руки проставляется отметка «ответ на руки»);

- количества листов в обращении, данных о наличии приложений;

- типа доставки обращения (письмом, телеграммой, доставлено лично и т.п.);

- отправителя обращения (Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Думы Астраханской области и т.д.), проставляется дата и исходящий номер сопроводительного письма;

- тематики обращения;

- типа обращения;

- краткой аннотации поставленных в обращении вопросов, которая обосновывает адресность направления обращения на рассмотрение, с последующей распечаткой РКК.

14.3.5. При приеме письменного обращения гражданина непосредственно от гражданина, написавшего данное обращение, выдается расписка в получении письменного обращения гражданина (приложение № 35) либо по требованию гражданина на втором экземпляре обращения гражданина либо на копии обращения гражданина, предоставленной гражданином, которые остаются у гражданина, работником отдела управления по работе с обращениями, ответственным за прием документов, ставится отметка о принятии обращения гражданина с указанием даты, фамилии, имени, отчества (последнее – при наличии) работника отдела управления по работе с обращениями, ответственного за прием документов, а также сообщается номер контактного телефона.

14.3.6. Обращения граждан, поставленные на контроль в Управлении Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органах государственной власти, Думе Астраханской области, обращения граждан, поступившие в интернет-приемную исполнительных органов государственной власти Астраханской области, на сайт Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, а также обращения граждан, содержащие просьбу об информировании гражданина о результатах рассмотрения, оформляются РКК с пометкой «Контроль», «Особый контроль».

14.3.7. Обращения на иностранных языках, языке Брайля, поступившие в администрацию, направляются для перевода соответственно в министерство международных и внешнеэкономических связей Астраханской области, министерство культуры и туризма Астраханской области. Датой регистрации является день поступления перевода текста обращения в отдел управления по работе с обращениями.

14.3.8. При регистрации обращение гражданина проверяется на повторность, при необходимости сверяется с находящейся в архиве отдела управления по работе с обращениями предыдущей перепиской, в РКК указывается признак повторности. Повторным считается обращение гражданина, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения гражданина истек установленный законодательством Российской Федерации, законодательством Астраханской области срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен полученным ответом.

14.3.9. Корреспонденция, оформленная на бланке организации или имеющая штамп организации и подписанная одним из его руководителей, подлежит регистрации в отделе управления по работе с обращениями, в случае если содержит приложение – обращение гражданина, направленное в формах и видах, определенных статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ, с указанием его фамилии, имени, отчества (последнее –при наличии), почтового адреса (адреса электронной почты).В данном случае в РКК указываются две фамилии – руководителя и гражданина, по поводу которого обращаются.

14.3.10. При регистрации коллективных обращений граждан в РКК вносится фамилия, почтовый адрес (адрес электронной почты) гражданина, указанного в обращении граждан в качестве получателя ответа или представителя всех авторов коллективного обращения граждан. Если такое лицо в коллективном обращении граждан не указано, в РКК вносится фамилия, почтовый адрес (адрес электронной почты) одного из списка граждан, подписавших обращение граждан, для доведения содержания ответа до сведения остальных авторов коллективного обращения граждан.

14.3.11. Обращения граждан, содержащие ходатайства о переводе земель из одной категории в другую или ходатайства о переводе земельных участков из состава земель одной категории в другую, жалобы на нарушения прав граждан и организаций при предоставлении государственных и муниципальных услуг, а также обращения граждан, обращения объединений, подлежащие рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами, кроме Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ, регистрируются отделом служебной корреспонденции в соответствии с разделом 13 настоящей Инструкции.

14.3.12. Передача обращений граждан на рассмотрение.

В случае если обращение гражданина содержит вопросы, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Астраханской области относятся к компетенции исполнительных органов государственной власти, обращение гражданина (в том числе поставленное на контроль) направляется на рассмотрение в соответствующие исполнительные органы государственной власти в течение 5 дней со дня регистрации обращения гражданина в управлении по работе с обращениями. Срок рассмотрения обращения гражданина в исполнительном органе государственной власти не должен превышать 30 дней, а обращения гражданина, содержащего информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, – 20 дней (с пометкой «Особый контроль» не должен превышать 15 дней) со дня регистрации обращения гражданина в управлении по работе с обращениями. В случаях, установленных частью 2 статьи 12 Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ, срок рассмотрения обращения гражданина продлевается не более чем на 30 дней с уведомлением о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение, за исключением обращений с пометкой «Особый контроль», поставленных на контроль в Управлении Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органах государственной власти, Думе Астраханской области.

Не допускается перенаправление исполнительными органами государственной власти обращений граждан с пометкой «Особый контроль», «Контроль», поставленных на контроль в Управлении Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органах государственной власти, Думе Астраханской области, поступивших на рассмотрение из управления по работе с обращениями.

В случае если обращение гражданина содержит вопросы, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации относятся к вопросам местного значения, обращение гражданина направляется на рассмотрение в органы местного самоуправления.

В случае если обращение гражданина содержит вопросы, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации находятся в ведении территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, обращение гражданина направляется на рассмотрение в соответствующий территориальный орган федерального органа исполнительной власти.

В случае если гражданин ранее обращался в исполнительные органы государственной власти и не удовлетворен принятым решением или обжалует действия этих органов, а также если вопрос находится в компетенции членов Правительства в соответствии с распределением обязанностей между членами Правительства Астраханской области, утвержденным постановлением Губернатора Астраханской области от 10.10.2014 № 93, обращение передается на рассмотрение вице-губернатору – председателю Правительства, заместителям председателя Правительства, руководителю администрации, в секретариаты вице-губернатора – председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации в СЭД.

14.3.13. В случае если по обращению гражданина направляется запрос в соответствии с частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ заместителям председателя Правительства, в исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения администрации, перенаправление указанного запроса в соответствующие исполнительные органы государственной власти, органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти не допускается. Срок предоставления по запросу информации, документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения гражданина, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления, не должен превышать 15 дней (для рассмотрения обращения гражданина с пометкой «Особый контроль» не должен превышать 3 дней) со дня регистрации запроса в управлении по работе с обращениями.

14.3.14. Указание об исполнении обращений граждан дается в форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (исполнителей), указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение (в том числе ЭП), дата подписания и в необходимых случаях сроки исполнения.

14.3.15. В случае доклада Губернатору, вице-губернатору – председателю Правительства, руководителю администрации проект резолюции готовится начальником управления по работе с обращениями или его заместителем. Заместителям председателя Правительства проект резолюции готовят руководители их секретариатов.

14.3.16. В случае если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения (соисполнителей), ответственным исполнителем по обращению гражданина считается соисполнитель, который указан в резолюции руководителя первым.

Ответственный исполнитель по обращению гражданина организует работу с поступившим документом, контролирует качество и сроки рассмотрения обращения гражданина и подготовки информации по обращению гражданина, а также обеспечивает подготовку обобщенных отчетных документов.

Ответственный исполнитель по обращению гражданина обобщает информацию, поступившую от соисполнителей, готовит ответ (проект ответа), обобщенный отчетный документ или поручает сделать это одному из соисполнителей.

Соисполнители готовят и направляют ответственному исполнителю информацию по обращению гражданина не позднее 15 дней со дня регистрации обращения гражданина в управлении по работе с обращениями (по обращениям с отметкой «Особый контроль» – не позднее 7 дней со дня регистрации обращения гражданина в управлении по работе с обращениями).

14.3.17. Весь ход рассмотрения обращения гражданина с записью поручений заносится в СЭД.

14.3.18. Передача обращений граждан из одного структурного подразделения администрации в другое, а также из одного исполнительного органа государственной власти в другой без уведомления об этом управления по работе с обращениями и гражданина не допускается.

14.3.19. При направлении обращения гражданина в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении гражданина вопросов, в соответствии с частью 3 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ копия обращения гражданина остается в деле.

14.4. Требования к оформлению ответов на обращения граждан.

14.4.1. Проект ответа на обращение гражданина на бланке установленной формы за подписью соответственно Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителя председателя Правительства, руководителя администрации с прилагаемыми к нему материалами представляется на подпись соответственно Губернатору, вице-губернатору – председателю Правительства, заместителю председателя Правительства, руководителю администрации ответственным исполнителем по обращению гражданина не позднее одного дня до истечения срока рассмотрения обращения гражданина.

В ответе на обращение гражданина с пометкой «Особый контроль», «Контроль», поставленных на контроль в Управлении Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органах государственной власти, Думе Астраханской области указываются дата и исходящий номер сопроводительного письма Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, Думы Астраханской области.

14.4.2.Ответ на обращение гражданина с отметкой «Ответ на руки» выдается исполнителем по обращению гражданина, готовившим ответ на обращение гражданина, в сроки, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ, со дня регистрации обращения гражданина в управлении по работе с обращениями.

При указании гражданином почтового адреса, адреса электронной почты ответ на обращение гражданина с отметкой «Ответ на руки» направляется на указанный в обращении гражданина почтовый адрес, адрес электронной почты в сроки, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ, со дня регистрации обращения гражданина в управлении по работе с обращениями.

14.4.3. Ответ на обращение гражданина, поступившее в форме электронного документа, направляется в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении гражданина, или по указанному в обращении адресу электронной почты в форме электронного документа или электронной копии документа с подписью уполномоченного должностного лица, датой регистрации, регистрационным номером.

14.4.4. Ответы по исполнению обращений граждан (за исключением писем структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления, проходящих в СЭД) поступают в отдел управления по работе с обращениями. В левом нижнем углу обратной стороны ответа делается пометка о дате поступления ответа.

14.4.5. Ответ на обращение гражданина с приложением обращения гражданина, РКК, материалов (в случае наличия) передается отделом управления по работе с обращениями должностному лицу, давшему поручение для снятия с контроля.

14.4.6. Обращение гражданина считается исполненным, если объективно, всесторонне рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и гражданину направлен исчерпывающий ответ.

В обобщенном отчетном документе должностному лицу, давшему поручение по обращению гражданина, сообщается, что гражданин проинформирован о результатах рассмотрения своего обращения и прилагается копия ответа гражданину с подтверждением его отправки по адресу электронной почты.

В ответах на коллективные обращения граждан указывается фамилия, почтовый адрес (адрес электронной почты) гражданина, указанного в коллективном обращении в качестве получателя ответа или представителя всех авторов коллективного обращения граждан. Если такое лицо в коллективном обращении граждан не указано, то указывается фамилия, почтовый адрес (адрес электронной почты) одного из списка граждан, подписавших коллективное обращение, с просьбой довести информацию до сведения остальных авторов коллективного обращения граждан.

14.4.7. Снять документы с контроля может должностное лицо, давшее поручение по обращению гражданина, а также начальник управления по работе с обращениями, давший поручение по обращению гражданина, заместитель начальника управления по работе с обращениями, руководители секретариатов Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства.

14.4.8. Ответы на обращения граждан, не соответствующие установленным требованиям, возвращаются должностным лицом, давшим поручение по обращению, начальником управления по работе с обращениями, заместителем начальника управления по работе с обращениями исполнителю для доработки.

14.4.9. При нарушениях Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ, Закона Астраханской области от 10.04.2012 № 14/2012-ОЗ «О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Астраханской области» в исполнительных органах государственной власти, администрации проводится служебная проверка, результаты которой не позднее 3 дней со дня ее окончания направляются исполнительным органом государственной власти, структурным подразделением администрации, проводившим служебную проверку, в управление по работе с обращениями.

14.4.10. Данные о списании обращения гражданина в дело заносятся в СЭД с указанием даты закрытия, результата рассмотрения обращения гражданина, после чего все документы помещаются в папку «Дело» с проставлением номера обращения, фамилии, инициалов автора, дат поступления и закрытия.

14.4.11. Хранение рассмотренных обращений граждан и документов к ним осуществляется управлением по работе с обращениями в архиве в течение 5 лет.

По истечении сроков хранения в архиве обращения граждан и документы к ним представляются на заключение экспертной комиссии администрации, после чего составляется соответствующий акт на уничтожение, утверждаемый начальником управления по работе с обращениями.

14.5. Рассмотрение обращений, поступивших на личном приеме граждан.

14.5.1. Проект графика личного приема граждан Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации, ежеквартально утверждаемого Губернатором (далее – график личного приема граждан), составляется управлением по работе с обращениями. Число личных приемов граждан для каждого должностного лица устанавливается исходя из анализа количества обращений граждан, поступивших по вопросам, относящимся к компетенции этого должностного лица.

График личного приема граждан публикуется в средствах массовой информации, размещается в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на портале органов государственной власти Астраханской области, на официальном сайте и информационном стенде управления по работе с обращениями.

14.5.2. Губернатор, вице-губернатор – председатель Правительства, руководитель администрации ведут личный прием граждан по вопросам, относящимся к их компетенции, один раз в квартал по адресу: г. Астрахань, ул. Свердлова, д. 73.

14.5.3. На каждый личный прием граждан записывается не более 15 человек.

14.5.4. Работники управления по работе с обращениями разъясняют гражданам порядок личного приема граждан.

14.5.5. На личном приеме граждан Губернатором, вице-губернатором–председателем Правительства, руководителем администрации присутствует начальник управления по работе с обращениями либо его заместитель.

Организация и проведение личного приема граждан, информирование гражданина о дате (с проставлением в СЭД) и времени личного приема граждан заместителями председателя Правительства осуществляется их секретариатами.

На личном приеме граждан заместителями председателя Правительства присутствуют руководители их секретариатов.

14.5.6. В случае если изложенные гражданином на личном приеме факты и обстоятельства являются очевидными и не требующими дополнительной проверки, ответ на обращение гражданина с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема граждан, о чем делается запись в РКК личного приема гражданина (приложение № 36). В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в течение 30 дней со дня проведения личного приема гражданина либо в срок, указанный в резолюции Губернатора, вице-губернатора–председателя Правительства, заместителя председателя Правительства, руководителя администрации в РКК личного приема гражданина.

В случае принятия Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации в ходе личного приема граждан письменного обращения гражданина в РКК личного приема гражданина делается запись о принятии письменного обращения гражданина.

Письменное обращение гражданина, принятое Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, руководителем администрации в ходе личного приема граждан, передается начальником управления по работе с обращениями либо его заместителем, присутствующим на личном приеме граждан, на регистрацию в отдел управления по работе с обращениями не позднее одного дня, следующего за днем личного приема граждан.

Обращение гражданина, зарегистрированное отделом управления по работе с обращениями, с отметкой «Принято на личном приеме граждан, дата личного приема граждан» передается на исполнение в порядке, установленном настоящим разделом.

14.5.7. По итогам личного приема граждан Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, руководителем администрации РКК личного приема граждан, подписанные Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, руководителем администрации соответственно, с резолюциями направляются управлением по работе с обращениями на исполнение должностным лицам.

15. Организация контроля за исполнением служебных документов

(поручений)

15.1. Контроль за исполнением служебных документов (поручений) (далее – контрольные документы) представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и полного выполнения документов и поручений, качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению.

Контроль включает:

- постановку на контроль и учет документов, содержащих конкретные поручения, а также самих поручений по вопросам, отнесенным к компетенции исполнительных органов государственной власти;

- периодический сбор и обобщение информации о ходе и состоянии выполнения контрольных документов;

- учет и анализ сроков и результатов выполнения контрольных документов;

- проверку соответствия выполнения и отражения в отчетных документах тематики выполняемых заданий и требующих решения вопросов, содержащихся в контрольных документах и в резолюциях руководителей;

- проверку по указанию соответствующих руководителей фактического выполнения контрольных документов;

- рассмотрение отчетных документов и заслушивание отчетов исполнителей о ходе исполнения контрольных документов;

- принятие мер по выполнению контрольных документов и устранение причин, препятствующих их выполнению;

- снятие контрольных документов с контроля и учета.

15.2. Служебные документы, подлежащие обязательному исполнению и контролю:

15.2.1. Федеральные конституционные и федеральные законы, правовые акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации (далее – правовые акты Российской Федерации), содержащие поручения высшему должностному лицу субъекта, исполнительным органам государственной власти субъекта в части полномочий исполнительных органов государственной власти Астраханской области.

15.2.2. Поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, его заместителей.

15.2.3. Поручения Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства по исполнению правовых актов Российской Федерации, протоколов заседаний совещательных и координационных органов, созданных при Президенте и Правительстве Российской Федерации, правовых актов Думы Астраханской области.

15.2.4. Постановления и распоряжения Губернатора, Правительства.

15.2.5. Соглашения (договоры), заключенные от имени субъекта Российской Федерации (Астраханской области) и от имени Правительства.

15.2.6. Протоколы заседаний Правительства.

15.2.7. Протоколы заседаний совещательных и координационных органов, созданных при Губернаторе и Правительстве, межведомственных и координационных совещаний, проводимых с участием Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства.

15.2.8. Протоколы межрегиональных и областных мероприятий, проводимых с участием Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства.

15.2.9. Протоколы выездных мероприятий на территории Астраханской области, проводимых с участием Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства.

15.2.10. Протоколы совещаний Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, проводимые по инициативе исполнительных органов государственной власти.

15.2.11. Протоколы еженедельных совещаний Губернатора.

15.2.12. Протоколы рабочих встреч Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства.

15.2.13. Письма и телеграммы федеральных органов государственной власти.

15.2.14. Парламентские и депутатские запросы, обращения органов прокуратуры.

15.2.15. Письма исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, кроме ходатайств о награждении и обращений, содержащих приглашения на мероприятия, не требующие обязательного присутствия.

15.3. Контроль за исполнением служебных документов в пределах своих полномочий и компетенции осуществляют:

15.3.1. Губернатор, вице-губернатор – председатель Правительства, заместители председателя Правительства, руководители исполнительных органов государственной власти – за исполнением контрольных документов в соответствии с компетенцией.

При осуществлении функций контроля:

- принимают решение об установлении, изменении срока исполнения и снятии документов с контроля в соответствии с компетенцией;

- рассматривают отчетные документы исполнителей документов, структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти, уполномоченных осуществлять контроль за исполнением служебных документов, о состоянии и недостатках исполнения контрольных документов;

- принимают меры по выполнению контрольных документов, а также устранению причин, препятствующих их выполнению;

- заслушивают отчеты исполнителей документов о ходе исполнения контрольных документов, в том числе на совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

15.3.2. Структурные подразделения администрации, исполнительных органов государственной власти, а также их работники, уполномоченные осуществлять контроль за исполнением служебных документов, – за исполнением контрольных документов в соответствии с компетенцией.

При осуществлении функций контроля обеспечивают:

- постановку на контроль и учет документов, содержащих конкретные поручения, а также самих поручений по вопросам, отнесенным к компетенции исполнительных органов государственной власти;

- периодический сбор и обобщение информации о ходе и состоянии выполнения контрольных документов;

- рассмотрение и анализ отчетных документов об исполнении контрольных документов;

- проверку соответствия выполнения и отражения в отчетных документах тематики выполняемых заданий и требующих решения вопросов, содержащихся в контрольных документах и в резолюциях руководителей;

- проверку по указанию соответствующих руководителей фактического выполнения контрольных документов (поручений);

- снятие контрольных документов с контроля и учета.

15.4. Контроль за исполнением контрольных документов осуществляется:

15.4.1. Секретариатами Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации, управлением документационного обеспечения администрации – за исполнением контрольных документов, указанных в подпунктах 15.2.13 – 15.2.15 пункта 15.2 настоящего раздела, в соответствии с компетенцией.

15.4.2. Отделом контроля организационно-контрольного управления администрации, секретариатами Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства и заместителей председателя Правительства, руководителя администрации – за исполнением контрольных документов, указанных в подпунктах 15.2.1 – 15.2.6, 15.2.8, 15.2.9, 15.2.11 пункта 15.2 настоящего раздела, в соответствии с компетенцией.

15.4.3. Отделом протокола организационно-контрольного управления администрации – за исполнением контрольных документов, указанных в подпунктах 15.2.11, 15.2.12 пункта 15.2 настоящего раздела, в соответствии с компетенцией.

15.4.4. Иными структурными подразделениями администрации, исполнительными органами государственной власти – за исполнением контрольных документов, указанных в подпунктах 15.2.7, 15.2.9, 15.2.10пункта 15.2 настоящего раздела, в соответствии с компетенцией.

15.5. Решение о постановке на контроль документов принимают Губернатор, вице-губернатор – председатель Правительства, руководитель администрации, руководители структурных подразделений администрации, уполномоченные осуществлять контроль за исполнением служебных документов.

15.6. Контрольные документы подлежат учету в соответствующих базах данных документов в структурных подразделениях администрации, исполнительных органов государственной власти, уполномоченных осуществлять контроль за исполнением служебных документов, в соответствии с компетенцией.

15.7. Служебные документы, содержащие поручения по вопросам, отнесенным к компетенции исполнительных органов государственной власти, подлежат обязательному исполнению и контролю в соответствии с установленными сроками.

Служебные документы, не содержащие конкретных поручений, подлежат исполнению в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и снимаются с контроля после ознакомления с ними руководителей, в адрес которых они направлены.

15.8. Сроки исполнения контрольных документов.

15.8.1. Контрольные документы должны исполняться в сроки, указанные в них или в резолюциях руководителей.

Контрольные документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

- содержащие в тексте или в резолюции пометку «срочно» – в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов – не более 10 дней со дня регистрации;

- содержащие в тексте или резолюции пометки «оперативно», «в короткие сроки», «в сжатые сроки» – не более 10 дней со дня регистрации;

- протесты и требования прокурора – не более 10 дней со дня поступления, представления – не более 30 дней;

- депутатские запросы – в течение 14 календарных дней со дня регистрации;

- без указания конкретной даты выполнения – не более 30 дней со дня регистрации (если в резолюции не указан иной срок исполнения);

- законы Российской Федерации и Астраханской области и указы Президента Российской Федерации – с даты вступления в силу, иные правовые акты – с даты их подписания, если не установлен иной срок;

- связанные с нормотворческой деятельностью – не более 60 дней со дня регистрации;

- связанные с переводом земель или земельных участков из одной категории в другую – не более двух месяцев со дня регистрации;

- о согласовании проектов генеральных планов поселений, городских округов – не более трех месяцев со дня направления проекта;

- в иной срок, если он предусмотрен законодательством Российской Федерации и законодательством Астраханской области.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях со дня их поступления в исполнительный орган государственной власти и месяцах (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и законодательством Астраханской области). Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца срока. Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на такой месяц, в котором нет соответствующего числа, то срок истекает в последний день этого месяца. В случае если окончание срока приходится на выходной день, то окончанием срока исполнения контрольного документа является следующий за ним рабочий день.

15.8.2. Отчетные документы с информацией об исполнении контрольных документов, содержащихся в правовых актах Российской Федерации и поручениях Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, отправляются не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения.

15.8.3. Если в документе имеется несколько сроков либо по контрольному документу предусмотрено представление отчетных документов в течение нескольких лет, сроком их исполнения является срок наиболее позднего поручения или представления последнего отчетного документа по данному документу. При этом контролируются все сроки по контрольному документу.

15.8.4. За документами, имеющими длительный срок и промежуточные этапы выполнения, устанавливается при необходимости промежуточный контроль, за особо значимыми – особый контроль.

При постановке на промежуточный и особый контроль структурными подразделениями администрации, исполнительных органов государственной власти, а также их работниками, уполномоченными осуществлять контроль за исполнением контрольных документов, составляется план контроля, который утверждается руководителем, принявшим решение о постановке на данный вид контроля, предусматривающий различные формы контроля, в том числе проведение проверки результатов исполнения.

15.9. Изменение (продление) срока исполнения.

15.9.1. При невозможности выполнения контрольного документа в установленный срок решение о продлении (переносе) этого срока может быть принято только руководителем, его установившим.

При необходимости изменения срока выполнения контрольного документа исполнитель контрольного документа представляет на имя руководителя, установившего этот срок, не позднее 3 дней до его истечения докладная записку с обоснованием изменения срока.

15.9.2. Не допускается представление служебного письма на имя Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, руководителя администрации с ходатайством о продлении срока исполнения контрольного документа, содержащего конкретный срок представления отчетных документов в государственные органы Российской Федерации. Продление срока исполнения контрольного документа в данном случае возможно на основании решения федерального органа государственной власти, уполномоченного осуществлять сбор информации об исполнении документа по письменному ходатайству Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителя председателя Правительства, руководителя администрации.

15.9.3. Сроки исполнения контрольных документов, содержащихся в правовых актах Губернатора, поручений по протоколам совещаний с участием Губернатора, поручений Губернатора по исполнению иных документов продлевает Губернатор или руководитель администрации.

Сроки исполнения контрольных документов, содержащихся в правовых актах Правительства, поручений по протоколам заседаний Правительства, совещаний с участием вице-губернатора – председателя Правительства, поручений вице-губернатора – председателя Правительства по исполнению иных документов продлевает вице-губернатор – председатель Правительства.

15.9.4. Обо всех случаях изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель документа своевременно информирует структурное подразделение администрации, уполномоченное осуществлять контроль за исполнением соответствующих контрольных документов (направляет копию докладной записки с соответствующей резолюцией руководителя).

При изменении плановой даты исполнения правового акта Российской Федерации, поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации секретариат ответственного исполнителя представляет в отдел служебной корреспонденции распечатку отчета «Поручения на контроле» с отметкой организационно-контрольного управления администрации о снятии исполненного пункта документа с контроля.

15.10. В ходе предварительного контроля структурные подразделения администрации, исполнительных органов государственной власти, а также их работники, уполномоченные осуществлять контроль за исполнением служебных документов, при необходимости производят периодический сбор и обобщение информации о ходе и состоянии выполнения контрольных документов, направляют исполнителям документа (поручения) контрольные карточки, напоминания, сводки о ходе исполнения служебной корреспонденции и запросы.

15.11. В целях повышения эффективности контроля структурными подразделениями администрации, исполнительных органов государственной власти, а также их работниками, уполномоченными осуществлять контроль за исполнением служебных документов, производится систематизация и подготовка сведений о состоянии исполнения контрольных документов.

Информация о состоянии исполнения контрольных документов докладывается исполнителем руководителям, осуществляющим контроль (подпункт 15.3.1 пункта 15.3настоящей Инструкции):

- еженедельно – по документам и поручениям, сроки которых истекают в течение текущей недели;

- ежемесячно – по документам, не исполненным в установленный срок.

Руководители, на исполнении которых находятся контрольные документы, рассматривают информацию о состоянии исполнения контрольных документов, дают по ним необходимые поручения, принимают меры по их выполнению и устранению причин, препятствующих их выполнению.

15.12. Ответственность за исполнение контрольных документов.

15.12.1. Ответственность за результаты выполнения заданий и решения вопросов, принятие мер по выполнению контрольных документов и устранение причин, препятствующих их выполнению, соблюдение сроков представления, качество и достоверность информации, содержащейся в отчетных документах об исполнении контрольных документов, несут руководители, на которых возложено их исполнение, и должностные лица, подготовившие отчетный документ.

15.12.2. Если исполнение контрольного документа возложено на несколько исполнителей, то ответственность несет исполнитель контрольного документа, указанный в тексте поручения или резолюции руководителя первым, а соисполнители документа несут ответственность в части, их касающейся.

15.12.3. При нарушении установленного срока исполнения контрольного документа по решению руководителя структурного подразделения администрации, уполномоченного осуществлять контроль за исполнением служебных документов, данным структурным подразделением направляется запрос руководителю исполнительного органа государственной власти, являющемуся исполнителем контрольного документа, о предоставлении информации о ходе исполнения, причинах неисполнения в установленный срок контрольного документа и (или) докладная записка на имя Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства или руководителя администрации для проведения служебной проверки, привлечения к ответственности виновных, принятия мер по организации выполнения контрольного документа и устранения причин, препятствующих его выполнению.

При нарушении установленного срока исполнения контрольного документа более чем на 30 дней заслушивается отчет руководителя структурного подразделения администрации, исполнительного органа государственной власти, являющегося исполнителем контрольного документа, об организации исполнения на совещании или заседании коллегиального органа (на совещании при Губернаторе, на заседании Правительства или ином).

15.12.4. По фактам неисполнения контрольных документов либо несвоевременного их исполнения, а также в случаях, если результаты фактического исполнения не подтверждаются, по указанию уполномоченных руководителей проводятся служебные проверки.

15.13. Все исполненные контрольные документы подлежат снятию с контроля в установленном порядке.

15.14. Снятие контрольных документов с контроля осуществляется на основании отчетных документов (отчетного документа):

- правового акта;

- плана мероприятий;

- протокола совещания;

- соглашения;

- ответного письма;

- справки (информации) об исполнении контрольного документа;

- иных документов, подтверждающих исполнение контрольного документа.

15.15. Отчетные документы об исполнении контрольных документов оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Отчетный документ в форме ответного письма, справки (информации) об исполнении контрольного документа должен содержать:

- преамбулу, в которой повторяется содержание поручения и указываются наименование и реквизиты контрольного документа;

- основную часть, в которой указываются результаты исполнения контрольного документа, наименование и реквизиты принятого или отправленного адресату документа или причины неисполнения;

- заключительную часть, в которой указываются предложения о его снятии с контроля, продлении исполнения или иные предложения.

Отчетные документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции или содержащие неполную информацию о выполнении контрольного документа, возвращаются исполнителю на доработку. Срок доработки отчетного документа не должен превышать 3 рабочих дней и установленного срока исполнения.

15.16. Решение о снятии с контроля контрольных документов принимают Губернатор, вице-губернатор – председатель Правительства, руководитель администрации, руководители структурных подразделений администрации, уполномоченные осуществлять контроль за исполнением служебных документов.

15.17. Контрольные документы снимаются с контроля:

- Губернатором – по правовым актам Российской Федерации, документам федеральных органов государственной власти, протоколам совещательных и коллегиальных органов, созданных при Президенте Российской Федерации и Правительстве Российской Федерации, поручениям, по которым дано указание доложить об исполнении ему лично, и иным документам, находящимся на контроле в секретариате Губернатора;

- вице-губернатором – председателем Правительства – по правовым актам и протоколам заседаний Правительства, протоколам заседаний совещательных и коллегиальных органов, им возглавляемых, поручениям, по которым дано указание доложить об исполнении ему лично, и иным документам, находящимся на контроле в секретариате вице-губернатора – председателя Правительства;

- руководителем администрации – по документам федеральных органов государственной власти, протоколам совещательных и коллегиальных органов, созданных при Президенте Российской Федерации и Правительстве Российской Федерации, по постановлениям и распоряжениям Губернатора, протоколам совещательных и коллегиальных органов, возглавляемых Губернатором, протоколам еженедельных совещаний Губернатора, по соглашениям (договорам), заключенным от имени субъекта Российской Федерации (Астраханской области) и от имени Правительства, поручениям, по которым дано указание доложить об исполнении ему лично, и иным документам, находящимся на контроле в секретариате руководителя администрации;

- заместителями председателя Правительства – по поручениям, содержащимся в документах федеральных органов государственной власти, и иным документам, находящимся на контроле в секретариатах заместителей председателя Правительства;

- заместителями руководителя администрации – по отдельным поручениям, содержащимся в постановлениях и распоряжениях Губернатора и Правительства, протоколах заседаний Правительства, совещательных и коллегиальных органов, созданных при Губернаторе и Правительстве.

15.18. Порядок снятия с контроля контрольных документов.

15.18.1. Снятие контрольных документов с контроля осуществляется по инициативе исполнителя контрольного документа.

Отчетные документы об исполнении контрольных документов представляются исполнителем контрольного документа в установленные сроки соответствующему руководителю, уполномоченному снимать с контроля данные документы, вместе с контрольными документами, находящимися на исполнении.

15.18.2. Руководитель с учетом результатов исполнения контрольного документа принимает решение о снятии с контроля (или продлении работы) и накладывает соответствующую резолюцию.

В отдельных случаях снятие контрольных документов с контроля может быть согласовано должностным лицом, ответственным за исполнение, с поручившим его исполнение руководителем по телефону или при личной встрече. При получении согласия о снятии с контроля на контрольном документе ставятся: отметка «Доложено устно. Снято с контроля по согласованию с ...», дата и подпись исполнителя.

15.18.3. Отчетные документы об исполнении контрольных документов после доклада соответствующему руководителю, уполномоченному снимать их с контроля, и принятии решения о снятии с контроля направляются исполнителем контрольного документа в структурное подразделение администрации, уполномоченное осуществлять контроль за исполнением служебных документов, в соответствии с компетенцией.

15.18.4. В случае выявления несоответствия в отчетных документах результатов выполнения заданий решаемым вопросам, содержащимся в контрольных документах, структурным подразделением администрации, уполномоченным осуществлять контроль за исполнением служебных документов, данный контрольный документ возвращается на доработку в соответствующий секретариат.

15.18.5. После снятия контрольного документа с контроля в структурном подразделении администрации, уполномоченном осуществлять контроль за исполнением служебных документов, исполнитель контрольного документа направляет его с отчетными документами в управление документационного обеспечения администрации для снятия с учета.

15.19. Снятие с контроля правовых актов Российской Федерации, Астраханской области не прекращает их действия.

16. Изготовление и использование бланков документов и печатей

16.1. Для обеспечения деятельности Губернатора, Правительства и должностных лиц устанавливаются следующие виды бланков:

- гербовые (приложения № 1-12):

«Губернатор Астраханской области»

«Вице-губернатор – председатель Правительства Астраханской области»

«Правительство Астраханской области» (угловой, продольный)

«Заместитель председателя Правительства Астраханской области»

«Постановление Губернатора Астраханской области»

«Распоряжение Губернатора Астраханской области»

«Постановление Правительства Астраханской области»

«Распоряжение Правительства Астраханской области»

«Администрация Губернатора Астраханской области» (угловой, продольный)

«Руководитель администрации Губернатора Астраханской области»;

- негербовые бланки структурных подразделений администрации.

16.2. Бланки документов, применяемые в администрации, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим лицам.

16.3. Гербовые бланки в администрации являются полиграфической продукцией, бланками строгой отчетности.

16.4. При коммуникациях в СЭД обязательно использование бланков.

16.5. Изготовление бланков осуществляется по инициативе структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти по согласованию с начальником управления документационного обеспечения администрации.

16.6. Изготовление гербовых бланков осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 по заказам управления документационного обеспечения администрации.

16.7. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм) на основе продольного и углового расположения реквизитов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее (мм):

левое – 20 (35)

правое – 10

верхнее – 20

нижнее – 20

16.8. Гербовые бланки в администрации подлежат учету. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (журнале) в управлении документационного обеспечения администрации, секретариатах Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, секретариатах заместителей председателя Правительства, руководителя администрации.

16.9. Гербовые бланки хранятся в сейфах.

16.10. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на управление документационного обеспечения администрации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, определяются приказом руководителя администрации.

16.11. Уничтожение испорченных, недействующих гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в журнале.

16.12. Бланки (негербовые) структурного подразделения изготавливаются в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи.

16.13. Изготовление бланков структурных подразделений администрации осуществляется по согласованию с начальником управления документационного обеспечения администрации.

16.14. Руководители структурных подразделений администрации несут ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования.

16.15. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в администрации используются гербовые и другие печати.

Гербовая печать «Губернатор Астраханской области» ставится на наиболее важных документах Губернатора, требующих удостоверения их подлинности (юридической силы) (приложение № 14).

Гербовая печать «Правительство Астраханской области» ставится на наиболее важных документах, требующих удостоверения их подлинности (юридической силы). Гербовой печатью Правительства заверяются подписи Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителей председателя Правительства в соответствии с приложением № 15.

Гербовая печать «Администрация Губернатора Астраханской области» ставится на наиболее важных документах, касающихся деятельности администрации, для удостоверения их подлинности (юридической силы) (приложение № 16).

16.16. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

16.17. На копиях постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, распоряжений администрации проставляется круглая (негербовая) печать «Управление документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области».

Удостоверение соответствия копий постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, иных документов, включенных в документооборот администрации (кроме документов отдела кадров управления государственной гражданской службы и кадров администрации, указанных в абзаце пятом настоящего пункта), подлинникам осуществляется путем проставления круглой (негербовой) печати «Управление документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области» на подписи начальника управления документационного обеспечения администрации.

При служебной необходимости удостоверение соответствия копий постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, иных документов, включенных в документооборот администрации, подлинникам осуществляется путем проставления гербовой печати «Администрация Губернатора Астраханской области» на подписи руководителя администрации либо заместителей руководителя администрации, либо начальника управления документационного обеспечения администрации (кроме документов отдела кадров управления государственной гражданской службы и кадров администрации, указанных в абзаце пятом настоящего пункта).

На копиях постановлений, распоряжений Губернатора, Правительства, других документов, выданных архивом управления документационного обеспечения администрации, проставляется круглая (негербовая) печать «Архив управления документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области».

На документах, справках по личному составу проставляется круглая (негербовая) печать отдела кадров управления государственной гражданской службы и кадров администрации.

При отправке документов на пакетах проставляется специальная печать «Для пакетов», на телеграммах – печать (негербовая) «Для телеграмм».

16.18. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном, на свободном от текста месте, при этом не захватывается личная подпись должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

16.19. Изготовление гербовых и других печатей, штампов производится управлением делами Губернатора Астраханской области на основании заказа после согласования образцов печатей с руководителем администрации.

16.20. Изготовленные печати и штампы должны учитываться в специальном журнале в управлении документационного обеспечения администрации, выдаваться работникам под расписку, храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах.

16.21. Контроль за правильностью хранения и использования гербовых печатей осуществляет руководитель администрации, негербовых печатей и штампов – начальник управления документационного обеспечения администрации.

17. Копировально-множительные работы

17.1. Копировально-множительные работы осуществляются в секторе копировально-множительных работ управления документационного обеспечения администрации.

17.2. На копирование сдаются только служебные документы с заказом на бланке установленной формы (приложение № 33), заполненном заказчиком. Право подписи на заказе имеют руководители структурных подразделений, в том числе их заместители, включая руководителей отделов в составе управлений администрации. Разрешение на исполнение заказа дает начальник управления документационного обеспечения администрации или его заместитель.

17.3. Тиражирование гербовых бланков не разрешается.

17.4. Копирование федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства производится только по заказам, подписанным руководителем администрации или начальником управления документационного обеспечения администрации.

17.5. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанные (как правило, первые экземпляры).

17.6. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

17.7. В секторе копировально-множительных работ управления документационного обеспечения администрации ведется учет выполненных работ на основании заказов, которые хранятся в течение одного года.

18. Составление номенклатуры дел, формирование дел, последующее хранение и использование документов

18.1. Номенклатура дел в администрации ежегодно составляется управлением документационного обеспечения администрации на основе номенклатур дел структурных подразделений администрации.

18.2. Номенклатура дел утверждается руководителем администрации не позднее 15 декабря текущего года после ее согласования управлением документационного обеспечения администрации с агентством по делам архивов Астраханской области.

18.3. Экспертиза ценности документов, отбор дел для хранения и уничтожения в администрации осуществляются постоянно действующей экспертной комиссией, создаваемой приказом руководителя администрации.

18.4. Номенклатура дел включает в себя виды документов, образующихся в деятельности секретариатов и структурных подразделений администрации.

Наименование дел, включаемых в номенклатуру, составляется по вопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием их разновидности. После перечисления дел оставляется несколько свободных номеров для внесения в номенклатуру дополнений.

18.5. Номенклатура дел состоит из разделов, одноименных с наименованиями структурных подразделений администрации. Каждому разделу номенклатуры дел присваивается индекс соответствующего структурного подразделения администрации.

18.6. Заголовки дел в номенклатуре располагаются в порядке важности включенных в них документов.

18.7. Все дела имеют свой индекс, который состоит из условного обозначения структурных подразделений администрации и порядкового номера дел по номенклатуре.

Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом, и номером в течение всего срока.

18.8. Номенклатура дел предусматривает формирование документов постоянного хранения отдельно от документов временного хранения.

18.9. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (приложения № 27, 28). При оформлении дел необходимо:

- раздельно группировать дела постоянного и временного сроков хранения;

- проверять соответствие документов заголовку дел по номенклатуре;

- группировать в деле документы одного года;

- проверять правильность оформления документов, то есть наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.д.;

- включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки;

- располагать документы в делах в хронологическом порядке;

- соблюдать логическую последовательность, то есть документ-ответ помещать после документа-запроса. Приложения присоединять к документам, к которым они относятся (приложения большого объема могут выделяться в отдельные тома).

По каждому тому сдаваемых дел оформлять внутреннюю опись документов постоянного и временного хранения на бумажном и электронном носителях.

18.10. В каждый том (дело) рекомендуется подшивать не более 250 листов при толщине не более 4 см. При большем количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним и тем же заголовком. В конце каждого дела оформляется заверительная надпись. Формы обложки дела, внутренней описи и заверительной надписи указаны в приложениях № 29-31.

18.11. К томам-сборникам с постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства составляются оглавления, в которых указываются номера правовых актов, включенных в данный сборник, их содержание, даты принятия и номера листов.

18.12. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается.

18.13. По окончании года в номенклатуре указывается количество сформированных дел: отдельно постоянного, долговременного и кратковременного сроков хранения, а также дел, переходящих на следующий год.

18.14. Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении. На корешках обложек (папок) дел должны быть указаны их обозначения в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Допускается хранение дел кратковременного срока хранения в СЭД администрации.

Исполненные электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:

03-08. Переписка по вопросам ТЭК, недропользования и охраны окружающей среды. Электронные документы.

Сроки хранения электронных копий документов соответствуют срокам, установленным для аналогичных документов на бумажном носителе.

По истечении срока хранения электронные копии документов уничтожаются (стираются с электронного носителя) на основании акта (приложение № 32).

18.15. По истечении одного года хранения дел в текущем делопроизводстве (кроме переходящих дел, обращений граждан) дела постоянного и временного хранения передаются в архив управления документационного обеспечения администрации. Передача дел производится на основании описи дел, составляемых структурными подразделениями администрации.

18.16. Работники администрации обязаны обеспечить полную сохранность всех поступивших и образующихся в деятельности администрации документов. Выдача дел из архива управления документационного обеспечения администрации запрещается.

18.17. В исключительных случаях по запросу руководителей структурных подразделений администрации и разрешению начальника управления документационного обеспечения администрации дела выдаются работникам администрации для служебного пользования под подпись.

Отдельные документы из дел не выдаются.

В исключительных случаях документ может быть изъят из дела, но вместо него в дело вкладывается карта-заместитель, в которой указывается, какой документ, когда и кем взят. Документ выдается под расписку. Подлинные экземпляры постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, распоряжений администрации из дел не изымаются.

Контроль за возвращением документа в дело возлагается на старшего инспектора управления документационного обеспечения администрации.

19. Формирование, использование и хранение электронных документов

19.1. Электронный документ признается имеющим равную юридическую силу с документом, составленным на бумажном носителе.

19.2. Перечень документов администрации, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем администрации.

19.3. Участники информационного взаимодействия в СЭД обязаны обеспечить подтверждение полномочий лиц, имеющих право подписывать документ.

19.4. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД во внутреннем и внешнем документообороте администрации используется электронная подпись. Идентифицировать лицо, создавшее документ, допускается программными средствами, применяемыми в СЭД.

19.5. Участники информационного взаимодействия в СЭД обязаны соблюдать конфиденциальность сведений, содержащихся в электронных документах, обеспечивать защиту конфиденциальных сведений от несанкционированного доступа в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

19.6. Формат документа в электронной форме соответствует графической форме документа на бумажном носителе.

19.7. Реквизиты электронного документа вносятся в его РКК.

19.8. Единицей учета электронных документов является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

19.9. Электронные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной в администрации номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе, при этом указывается, что дело ведется в электронной форме.

19.10. Электронные документы после их списания и закрытия в дело подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем администрации.

19.11. Участники информационного взаимодействия в СЭД обеспечивают целостность информации, защиту ее от искажений и несанкционированного доступа, сохранность возможности идентификации автора на протяжении установленного срока хранения.

Приложение № 1

	РУКОВОДИТЕЛЬ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Советская ул., д.15, г. Астрахань, 414008 Тел. [phone], факс [phone]
					№
	На №				от

Приложение № 2

	АДМИНИСТРАЦИЯ  ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Советская ул., д.15, г. Астрахань, 414008 Тел. [phone], факс [phone]
					№
	На №				от