|
Расширенный поиск
Постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100
Документ имеет не последнюю редакцию.
АСТРАХАНСКАЯ ОБЛАСТЬ ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОР 24.03.2011 N 100 Об Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области (В редакции Постановлений Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 г. N 200; от 20.12.2011 г. N 492; от 29.10.2012 г. N 420) В целях установления единых требований к подготовке, обработке, контролю за исполнением, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации Губернатора Астраханской области документов и совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области, в соответствии с постановлениями Губернатора Астраханской области от 19.04.2005 N 259 "О Регламенте Губернатора Астраханской области" и Правительства Астраханской области от 15.02.2005 N 1-П "О Регламенте Правительства Астраханской области" ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области (далее - Инструкция). 2. Рекомендовать исполнительным органам государственной власти Астраханской области разработать инструкции по делопроизводству в соответствии с регламентами Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области и настоящей Инструкцией. 3. Признать утратившими силу постановления Губернатора Астраханской области: от 04.05.2005 N 309 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области"; от 22.10.2008 N 555 "О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 04.05.2005 N 309". 4. Постановление вступает в силу со дня его подписания. Губернатор Астраханской области А.А. Жилкин УТВЕРЖДЕНА постановлением Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 N 100 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области (В редакции Постановлений Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 г. N 200; от 20.12.2011 г. N 492; от 29.10.2012 г. N 420) I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, контролю за исполнением, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации Губернатора Астраханской области (далее - администрация) документов в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора Астраханской области (далее - Губернатор) и Правительства Астраханской области (далее - Правительство). Инструкция разработана в соответствии с правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"(далее - ГОСТ Р 6.30-2003). (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами (включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий). Система электронного документооборота, применяемая в администрации, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции. 1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих Астраханской области, работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Астраханской области, работающих в администрации (далее - работники администрации). (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) Работники администрации несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации. 1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. 1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными правовыми актами администрации. 1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. 1.7. Передача сведений о принятых постановлениях и распоряжениях Губернатора и Правительства представителям средств массовой информации осуществляется управлением пресс-службы и информации администрации Губернатора. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 1.8. При служебной необходимости передача документов (копий документов) органам государственной власти, юридическим и физическим лицам допускается с разрешения руководителя администрации, заместителей руководителя администрации или начальника управления документационного обеспечения администрации. 1.9. При необходимости получения бумажной копии электронного документа он распечатывается и заверяется подписью ответственного лица администрации, обладающего таким правом в соответствии с должностным регламентом. 1.10. Запрещается направлять подлинники документов в организации, не являющиеся исполнительными органами государственной власти Астраханской области (далее - исполнительные органы государственной власти) или территориальными органами федеральных органов исполнительной власти. 1.11. При работе с документами в администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. 1.12. При прекращении служебного контракта (трудового договора), уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни (при наличии возможности) работник администрации сдает все числящиеся за ним документы работнику администрации, ответственному за ведение делопроизводства, или другому работнику администрации по указанию руководителя структурного подразделения администрации. При прекращении служебного контракта (трудового договора) передача документов осуществляется по акту, администратору системы электронного документооборота сдается ключевой носитель с электронной подписью (далее - ЭП), а также администратором системы электронного документооборота производится блокировка учетной записи. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 1.13. В случае утраты документов в администрации руководитель структурного подразделения обязан проинформировать начальника управления документационного обеспечения администрации и провести служебное расследование. Результаты расследования и соответствующие предложения представляются руководителю администрации. В случае утраты документов администрации в исполнительном органе государственной власти в нем проводится служебное расследование. Руководитель исполнительного органа государственной власти информирует Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства или заместителя председателя Правительства, давшего поручение по служебной корреспонденции, об исполнении поручения и факте утраты документа, об итогах служебного расследования и привлечении к ответственности. Соответствующий секретариат информирует начальника управления документационного обеспечения администрации о факте утраты документа и поручении по информации руководителя исполнительного органа государственной власти Астраханской области. 1.14. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе использования современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях администрации осуществляет управление документационного обеспечения администрации. 1.15. Непосредственная деятельность по документационному обеспечению в структурных подразделениях администрации осуществляется работником, которому данные функции включены в должностной регламент. 1.16. Функции, задачи, права и ответственность управления документационного обеспечения администрации регламентируются положением о нем, должностные обязанности работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях администрации, устанавливаются должностными регламентами. 1.17. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации осуществляется в соответствии с Инструкцией. 2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия: "автор документа" - физическое или юридическое лицо, создавшее документ; "бланк документа" - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; "вид документа" - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения; "дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации; "делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации; "документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом в бумажной или электронной форме, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации; "документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; "документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; "заверенная копия" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; "контрольный документ" - документ, исполнение которого в соответствии с установленным порядком взято на контроль; "копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; "номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации, с указанием сроков их хранения; "обращение гражданина" - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления, принятые и зарегистрированные в установленном порядке; (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) "объем документооборота" - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период; "отчетный документ" - документ, которым докладывается об исполнении контрольного документа и на основании которого осуществляется снятие с контроля; "подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа; "регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; "реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа; "формирование дела" - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел; "шаблон бланка" - бланк документа, представленный в электронной форме; "экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда; "электронная подпись" - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию; (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) "электронный образ документа" - копия документа, переведенная с бумажного на электронный носитель. "электронный документ" - информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, равнозначная документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе, а также подписанная электронной подписью, равнозначная документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 3. ДОКУМЕНТАЦИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ 3.1. Деятельность Губернатора и Правительства обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. В пределах своих полномочий Губернатор издает постановления и распоряжения Губернатора Астраханской области (далее - постановления и распоряжения Губернатора). Правительство по вопросам своей компетенции принимает постановления и распоряжения Правительства Астраханской области (далее - постановления и распоряжения Правительства). 3.2. Постановлениями оформляются решения Губернатора, Правительства в пределах их компетенции, направленные на установление, изменение, отмену правовых норм. Постановлениями Губернатора оформляются решения о назначении или освобождении от занимаемой должности руководителей структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти. Распоряжениями оформляются решения Губернатора, Правительства, содержащие обязательное предписание по конкретному вопросу для указанных в нем субъектов по оперативным, организационным, кадровым вопросам. 3.3. Администрация в соответствии с возложенными полномочиями принимает распоряжения. Руководитель администрации издает приказы по оперативным и другим текущим вопросам организации деятельности администрации (далее - приказы), а также подписывает распоряжения администрации. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 4. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 4.1. При оформлении и составлении служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие их юридическую силу. Подготовка служебных документов должна производиться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Подготовка, внесение, рассмотрение и принятие постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства осуществляется в соответствии с регламентами Губернатора, Правительства. (Дополнен - Постановление Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) При подготовке документов применяется текстовый редактор с использованием шрифта Times New Roman с размером основного кегля 14, 12 (для оформления табличных материалов) через одинарный интервал. 4.2. Постановления, распоряжения, приказы и служебные письма оформляются на соответствующих гербовых бланках (приложения N 1-12). 4.3. Обязательными реквизитами документов являются: вид документа, дата документа, номер, заголовок к тексту, текст, адрес корреспондента, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 4.4. Вид документа. Каждый вид документа, кроме письма, имеет наименование. Оно обусловливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.). Название вида документа (акт, протокол, положение, договор, устав и т.д.) печатается прописными буквами. 4.5. Дата документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения; для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события; датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания руководителем. Документы, изданные двумя и более органами государственной власти, должны иметь одну дату. Датой вступления в силу документа считается дата, указанная в этом документе либо в нормативном правовом акте, определяющем порядок введения в действие документов данного вида. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: дату 7 февраля 2011 года следует оформлять 07.02.2011. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты как реквизита документа, например: 07 февраля 2011 года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции, отметки о регистрации). 4.6 Номер документа присваивается в соответствии с номенклатурой дел. 4.7. Заголовок к тексту документа. Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210х297 мм) независимо от его назначения. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос "о чем". Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно. Если заголовок к тексту превышает 5 строк печатного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается до границы правого поля. Заголовок не проставляется на документах, текст которых печатается на листе формата А5, а также на извещениях, телефонограммах, телеграммах. 4.8. Текст документа. 4.8.1. Текст документа должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований и состоящим, как правило, из двух основных частей. В первой части излагается причина (основание) составления документа, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы. В отдельных случаях текст постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства, приказов может содержать одну распорядительную часть без преамбулы. 4.8.2. Доклады, справки, положения, обзоры, отчеты и т.д., содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы. Разделы должны иметь заголовки, выражающие суть содержания. 4.8.3. При необходимости разделения текста на составные части (разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Пункты нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела, пункта, разделяемых точками, например: 1.1.3. В качестве образца может служить нумерация настоящей Инструкции. Допускается также сквозная нумерация составных частей текста арабскими цифрами. 4.8.4. Особенностями языка служебного документа являются: замена сложных предложений простыми; использование прямого порядка слов в предложении; употребление в правовых актах глаголов неопределенной формы, например: "утвердить", "назначить", "обязать", "рекомендовать", "отменить", "выделить" и т.д. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации (автора документа), дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту (краткое содержание). 4.8.5. В постановлениях Губернатора, приказах руководителя администрации текст излагается от первого лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ). В постановлениях Правительства текст излагается от третьего лица единственного числа (Правительство Астраханской области ПОСТАНОВЛЯЕТ). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЕМ"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ"). В документах, устанавливающих права и обязанности исполнительных органов государственной власти, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила"). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("Правительство Астраханской области не возражает", "управление считает возможным"). 4.9. Адресование документа. 4.9.1. В качестве адресата могут быть органы государственной власти, организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Адресат печатается в правом верхнем углу документа. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Министерство сельского хозяйства Астраханской области 4.9.2. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, например: Заместителю председателя Правительства Астраханской области - министру строительства и дорожного хозяйства Астраханской области Р.Д. Султанову (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 4.9.3. Если документ отправляют в несколько органов государственной власти, местного самоуправления, однородных организаций или в несколько структурных подразделений одного органа государственной власти, то их следует указать обобщенно, например: Руководителям органов местного самоуправления муниципальных образований Астраханской области 4.9.4. В состав реквизита "адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы государственной власти, постоянным корреспондентам. 4.9.5. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" ул. Профсоюзная, д.12, Москва, 117393 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы, почтовый адрес получателя, например: Петрову И.А. ул. С. Здоровцева, д.117, кв.15, г. Астрахань, 414040 4.10. Приложения к документам. Приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные положения основного документа. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: наименование вида документа, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д. Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров, например: Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если в документе приложения информационно-справочного характера не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например: Приложение: 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка к штатному расписанию на 4 л. в 2 экз. При наличии приложений в правовых актах (постановлениях, распоряжениях, приказах) ссылка на приложения дается в тексте документа. При этом в правом верхнем углу первого листа приложения делается отметка с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) При наличии нескольких приложений к правовому акту на них проставляется порядковый номер, например: Приложение N 2 к постановлению Губернатора Астраханской области от 07.02.2011 N 115 Приложение N 3 к постановлению Правительства Астраханской области от 07.02.2011 N 11-П (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление: Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например: Приложение: брошюра в 3 экз. 4.11. Согласование документа. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектов документов проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Согласование может проводиться как в администрации, ее структурных подразделениях, так и вне ее. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства согласовываются в порядке, установленном соответственно регламентами Губернатора, Правительства. (Дополнен - Постановление Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) Внутреннее согласование проекта правового акта оформляется в виде визы. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 4.11.1. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия), например: Министр социального развития и труда Астраханской области (личная подпись) Е.А. Лукьяненко 07.02.2011 Электронный документ согласовывается ЭП. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 4.11.2. Визы на бумажной версии документа, проектах постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта, приложения к нему и на карточке согласования (приложения N 17-21). (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) Служебные письма и другие отправляемые документы визируются на копиях, остающихся в администрации, на лицевой стороне последнего листа. 4.11.3. Внешнее согласование. Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами), полное наименование должности и название исполнительного органа государственной власти, организации, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается, дату согласования, например: СОГЛАСОВАНО Вице-губернатор - председатель Правительства Астраханской области (личная подпись) К.А. Маркелов 07.02.2011 Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии министерства культуры Астраханской области от 07.02.2011 N 7 или СОГЛАСОВАНО Письмо агентства по делам архивов Астраханской области от 07.02.2011 N 34 4.11.4. Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов государственной власти, организаций, то согласование может быть оформлено на отдельном листе согласования, на документе делается запись: "Лист согласования прилагается". 4.12. Подписание документа. Подпись - обязательный реквизит документа. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений Правительства подписывает Губернатор. По поручению Губернатора распоряжения Правительства подписывает вице-губернатор - председатель Правительства. В отсутствие Губернатора вице-губернатор - председатель Правительства, исполняющий обязанности Губернатора, подписывает постановления и распоряжения Губернатора, постановления и распоряжения Правительства. В отсутствие Губернатора и вице-губернатора - председателя Правительства распоряжения Правительства подписывает исполняющий обязанности вице-губернатора - председателя Правительства. 4.12.1. Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, подписывает Губернатор, в его отсутствие - вице-губернатор - председатель Правительства или один из его заместителей, исполняющий обязанности вице-губернатора - председателя Правительства. Члены Правительства подписывают документы, направляемые в исполнительные органы государственной власти, организации в соответствии с распределением обязанностей между членами Правительства Астраханской области, утвержденным постановлением Губернатора Астраханской области от 15.06.2010 N 237. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 4.12.2. Доклады, докладные записки, справки, документы справочного или аналитического характера, письма могут подписываться исполнителем (руководителем структурного подразделения, исполнительного органа государственной власти области), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий. 4.12.3. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Руководитель агентства по делам молодежи Астраханской области (личная подпись) Е.А. Базылев или Руководитель агентства (личная подпись) Е.А. Базылев При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: (на бланке управления делами) Управляющий делами (личная подпись) В.И. Сизов Начальник финансового отдела (личная подпись) А.И. Шипилова 4.12.4. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Губернатор Председатель Думы Астраханской области Астраханской области (личная подпись) А.А. Жилкин (личная подпись) А.Б. Клыканов В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии (личная подпись) Н.П. Веселов Члены комиссии: (личная подпись) К.Н. Артемьев (личная подпись) С.М. Куликов (личная подпись) С.Н. Матвеев 4.12.5. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам." или косую черту перед наименованием должности. 4.13. Утверждение документа. Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг исполнительных органов государственной власти, организаций, должностных лиц. 4.13.1. Утверждение производится двумя способами: грифом утверждения или изданием соответствующего правового акта (постановления, распоряжения, приказа). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 4.13.2. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. 4.13.3. Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, утверждающего документ, даты утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ печатаются прописными буквами: УТВЕРЖДАЮ Губернатор Астраханской области (личная подпись) А.А. Жилкин 07.02.2011 4.13.4. Если документ утверждается правовым актом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), названия распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕН постановлением Губернатора Астраханской области от 07.02.2011 N 17 (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 4.14. Резолюция. 4.14.1. Резолюция - это краткое указание по исполнению документа. Резолюция проставляется на документе Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации, руководителями структурных подразделений администрации и исполнительных органов государственной власти и включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например: Шантимирову К.З. Прошу подготовить проект постановления к 10.02.2011. (личная подпись) А.А. Жилкин 07.02.2011 4.14.2. Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листа документа (на бумажном носителе), на свободном месте между адресатом и текстом документа, или на специальных карточках-поручениях, а в системе электронного документооборота - в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК). В отдельных документах, имеющих несколько поручений, резолюция должна содержать поручения по исполнению документа (по конкретному пункту) персонально каждому исполнителю в соответствии с его компетенцией с установлением сроков исполнения. 5. Оформление постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства 5.1. Оформление постановлений и распоряжений Губернатора осуществляется внесшими их членами Правительства, исполнительными органами государственной власти, структурными подразделениями администрации (далее - исполнители); постановлений и распоряжений Правительства - членами Правительства, исполнительными органами государственной власти в соответствии со статьями 12, 13 Закона Астраханской области от 10.04.2012 N 18/2012-ОЗ "О нормотворческой деятельности, нормативных правовых актах и иных правовых актах органов государственной власти Астраханской области" и требованиями настоящей Инструкции. 5.2. Проекты постановлений Губернатора, Правительства особой сложности, в том числе утверждающие положение об исполнительном органе государственной власти, подготавливаются руководителем юридической службы (юристом) исполнительного органа государственной власти. 5.3. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, их соответствие действующему законодательству, Регламенту Губернатора Астраханской области, утвержденному постановлением Губернатора Астраханской области от 19.04.2005 N 259 (далее - Регламент Губернатора), Регламенту Правительства Астраханской области, утвержденному постановлением Правительства Астраханской области от 15.02.2005 N 1-П (далее - Регламент Правительства), настоящей Инструкции несут исполнители, а также руководители секретариатов вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, полномочного представителя Губернатора Астраханской области в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований - министра Астраханской области, руководителя администрации, курирующих соответствующие структурные подразделения, исполнительные органы государственной власти. 5.4. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства печатаются на бланках установленной формы, в них употребляются официальные наименования исполнительных органов государственной власти и иных организаций. Постановления и распоряжения Губернатора, Правительства должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. Текст может разделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). При необходимости в преамбуле указывается нормативный правовой акт, во исполнение которого подготовлен проект постановления или распоряжения Губернатора, Правительства, определяются цели и задачи проекта. Преамбула в проектах постановлений Губернатора завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", которое печатается с новой строки прописными буквами. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Преамбула в проектах постановлений Правительства завершается словами "Правительство Астраханской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:" (печатается с новой строки, последнее слово - прописными буквами). Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точками и заголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению и распоряжению Губернатора, Правительства в тексте на них обязательно делается ссылка. Приложения к постановлениям и распоряжениям Губернатора, Правительства печатаются на отдельных листах бумаги и оформляются согласно требованиям, изложенным в пункте 4.10 настоящей Инструкции. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Астраханской области", инициалов и фамилии Губернатора. Слова "Губернатор Астраханской области" печатаются в одну строку от левой границы текстового поля с тремя интервалами между словами, инициалы и фамилия Губернатора - от правой границы текстового поля. Данные о документе (его номер, дата, заголовок, текст и др.) вносятся в электронную базу. 5.5. Зарегистрированные постановления и распоряжения Губернатора, Правительства, выписки из них в электронной форме направляются управлением документационного обеспечения администрации адресатам согласно указателю рассылки, включая обязательную (приложение N 25), составленному и подписанному исполнителем, в срок не позднее трех рабочих дней со дня подписания, а срочные - в течение суток. Бумажные версии принятых постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства удостоверяются печатью управления документационного обеспечения администрации и рассылаются адресатам только при наличии соответствующей отметки в карточке согласования. 5.6. В постановления Губернатора, Правительства, а также распоряжения Губернатора, Правительства, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, имеющие межведомственный характер, также если их официальное опубликование предусмотрено федеральным законодательством, законодательством Астраханской области, включается пункт об их обязательном опубликовании. Указанные правовые акты направляются управлением документационного обеспечения администрации в срок не позднее трех рабочих дней со дня подписания в агентство связи и массовых коммуникаций Астраханской области для обнародования путем официального опубликования. Постановления Губернатора, Правительства направляются управлением документационного обеспечения администрации: - не позднее семидневного срока после их принятия в управление Министерства юстиции Российской Федерации по Астраханской области для включения их в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации и проведения правовой экспертизы; - не позднее семи рабочих дней со дня подписания постановлений Губернатора, Правительства, принятых по вопросам, указанным в части 2 статьи 3 Федерального закона от 17.07.2009 N 172-ФЗ "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" в прокуратуру Астраханской области для проведения антикоррупционной экспертизы. Постановления и распоряжения Губернатора, Правительства, изменяющие ранее принятые постановления и распоряжения Губернатора, Правительства, направляются тем исполнительным органам государственной власти и организациям, которым рассылались ранее принятые документы согласно указателю рассылки (включая обязательную), составленному и подписанному исполнителем. Дополнительная рассылка постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства осуществляется по заявке исполнителя, по указанию руководителя администрации, начальника управления документационного обеспечения администрации, о чем делается отметка в соответствующем указателе рассылки. Замена разосланных постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства производится по указанию руководителя администрации, начальника управления документационного обеспечения администрации. 5.7. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства остаются в отделе распорядительных документов управления документационного обеспечения администрации для формирования в дела, хранятся 1 год и сдаются в архив администрации. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) раздел;(Утратил силу - Постановление Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 6. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ, ПРИКАЗОВ РУКОВОДИТЕЛЯ АДМИНИСТРАЦИИ 6.1. Администрация в соответствии с возложенными функциями принимает распоряжения администрации. 6.2. Приказами руководителя администрации (далее - приказы) оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы администрации. Проекты распоряжений администрации и приказов готовят и вносят структурные подразделения администрации на основании указания руководителя администрации. Проекты приказов по кадровым вопросам, по вопросам поощрения готовит управление государственной гражданской службы и кадров администрации на основании соответствующих представлений и поручений. Распоряжения администрации, приказы подписываются руководителем администрации или заместителем руководителя администрации, исполняющим его обязанности. 6.3. Ответственность за подготовку проектов распоряжений администрации, приказов, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений, которые готовят и вносят проекты распоряжений администрации, приказов. 6.4. Проекты распоряжений администрации, приказов подлежат обязательному согласованию с заинтересованными структурными подразделениями администрации, а при необходимости - с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами государственной власти Астраханской области, органами местного самоуправления, организациями, правовой экспертизе в контрольно-правовом управлении администрации. При наличии разногласий по проекту распоряжения администрации руководитель структурного подразделения администрации, вносящий проект, должен обеспечить обсуждение его с заинтересованными структурными подразделениями администрации, исполнительными органами государственной власти, организациями с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к проекту распоряжения администрации прилагается протокол согласительного совещания и замечания по проекту. Срок рассмотрения контрольно-правовым управлением администрации проектов распоряжений администрации, приказов составляет пять рабочих дней, не считая дня передачи, при необходимости проведения многостороннего правового анализа представленного на правовую экспертизу проекта распоряжения администрации, приказа - десять рабочих дней. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 6.5. Проекты распоряжений администрации, приказов печатаются на бланках установленной формы (приложение N 6). Заголовок, текст, подпись, приложения к ним оформляются аналогично оформлению реквизитов постановлений и распоряжений Губернатора (см. пункт 5.4.). (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) Согласование проектов распоряжений, приказов оформляется визой. Визы проставляются на карточке к проекту распоряжения администрации (приложение N 22), оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения, приказа, а также приложений к ним в нижней его части. Проекты распоряжений администрации представляются на бумажном носителе и в электронной форме на редакторскую правку в управление документационного обеспечения администрации и визируются редактором. (Дополнен - Постановление Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) Срок редактирования проекта распоряжения администрации составляет три дня, не считая дня передачи, при рассмотрении проекта распоряжения администрации особой сложности - пять дней. В случае несоответствия электронной формы проекта распоряжения администрации бумажному носителю проект распоряжения администрации возвращается редактором для его доработки. (Дополнен - Постановление Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) После визы редактора проект распоряжения администрации передается в секретариат руководителя администрации на подписание руководителю администрации. (Дополнен - Постановление Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 6.6. После подписания распоряжения администрации передаются секретариатом руководителя администрации в управление документационного обеспечения администрации, а приказы - в отдел кадров управления государственной гражданской службы и кадров администрации для регистрации и выпуска. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) Выпускаемым распоряжениям администрации присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределах календарного года с литером РА, например: N 15-РА. Выпускаемым приказам присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределах календарного года: с литером К-ОД - по деятельности администрации, с литером К-л - по личному составу, с литером К-о - об отпусках, например: N К-17/ОД, N К-15/л, N К-18/о. Копии распоряжений администрации заверяются печатью управления документационного обеспечения администрации и направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителями. Копии приказов заверяются печатью отдела кадров управления государственной гражданской службы и кадров администрации и направляются адресатам согласно указателям рассылки, составленным и подписанным исполнителями. 6.7. Распоряжения администрации, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, имеющие межведомственный характер, а также если их официальное опубликование предусмотрено федеральным законодательством, законодательством Астраханской области, подлежат обнародованию путем официального опубликования. Зарегистрированные распоряжения администрации, подлежащие официальному опубликованию, направляются управлением документационного обеспечения администрации в срок не позднее трех рабочих дней со дня подписания в агентство связи и массовых коммуникаций Астраханской области для включения в Сборник законов и нормативных правовых актов Астраханской области. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 6.8. Подлинники распоряжений администрации в течение одного года хранятся в отделе правовых актов управления документационного обеспечения администрации, а затем передаются в архив управления документационного обеспечения администрации для хранения. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 6.9. Подлинники приказов хранятся в течение одного года в отделе кадров управления государственной гражданской службы и кадров администрации, а затем передаются в управление документационного обеспечения администрации для архивного хранения. 7. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЗАКОНОПРОЕКТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ 7.1. Разработка проектов законов Астраханской области, постановлений Думы Астраханской области, предполагаемых к внесению Губернатором в Думу Астраханской области в порядке законодательной инициативы. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 7.1.1. Разработка проектов законов Астраханской области и постановлений Думы Астраханской области, предполагаемых к внесению Губернатором в Думу Астраханской области в порядке законодательной инициативы (далее - проекты), осуществляется руководителем юридической службы (юристом) исполнительного органа государственной власти и структурного подразделения администрации, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос, в соответствии с планом законодательных инициатив Губернатора Астраханской области, утверждаемым распоряжением Губернатора. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 7.1.2. Координацию деятельности, связанной с подготовкой проектов, предполагаемых к внесению Губернатором в Думу Астраханской области в порядке законодательной инициативы, осуществляет полномочный представитель Губернатора Астраханской области в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований - министр Астраханской области совместно с контрольно-правовым управлением администрации. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 г. N 200) (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 7.1.3. Порядок разработки и согласования проектов в исполнительных органах государственной власти и структурных подразделениях администрации осуществляется в соответствии с подпунктами 8.1.4-8.1.7 пункта 8.1 настоящей Инструкции. 7.1.4. Разработчик проекта в соответствии со статьей 59 Регламента Думы Астраханской области представляет в контрольно-правовое управление администрации следующие документы: - текст проекта в двух экземплярах; - пояснительную записку к проекту с обоснованием необходимости его принятия, включающую характеристику целей и задач проекта, основных его положений, а также прогноз социально-экономических и иных последствий вступления проекта в силу; - финансово-экономическое обоснование; - перечень законов и иных нормативных правовых актов, которые необходимо признать утратившими силу, изменить или дополнить в связи с принятием проекта, а также предложения о разработке нормативных правовых актов, необходимых для реализации данного проекта; (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) - заключение соответствующей экспертизы (в случаях, предусмотренных законодательством). (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 г. N 200) Объем дополнительной информации, представляемой с проектом, необходимой для проведения правовой экспертизы, определяется контрольно-правовым управлением администрации. Оформление проекта осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению документов Думы Астраханской области, утвержденными распоряжением Государственной Думы Астраханской области от 01.06.2007 N 434-р. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 г. N 200) Копии текста проекта и материалов к нему должны быть представлены на магнитном носителе. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 7.1.5. Проект представляется с сопроводительным письмом в двух экземплярах, один из которых оформляется на гербовом бланке Губернатора, с четким наименованием вопроса, вносимого на рассмотрение Думы Астраханской области. Второй экземпляр письма визируется руководителем исполнительного органа государственной власти области или структурного подразделения администрации, разработавшего проект. В соответствии с пунктом 3 статьи 59 Регламента Думы Астраханской области в сопроводительном письме указывается назначенный представитель Губернатора по данному проекту. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 г. N 200) К проекту прилагается карточка согласования установленного образца с визами заинтересованных лиц (приложение N 17). 7.1.6. В исполнительных органах государственной власти и структурных подразделениях администрации проект находится на согласовании не более 10 календарных дней. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 г. N 200) 7.1.7. Руководитель исполнительного органа государственной власти области или структурного подразделения администрации, в его отсутствие - заместитель, а также руководитель юридической службы (юрист) ставят визу на карточке согласования и на лицевой стороне последней страницы проекта. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) Все замечания и предложения по проекту оформляются в письменном виде за подписью руководителя и прилагаются к проекту. 7.1.8. После согласования с заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) и со всеми заинтересованными лицами проект поступает в контрольно-правовое управление администрации для проведения правовой и лингвистической экспертизы. Правовая и лингвистическая экспертиза (далее - экспертиза) проводится в течение 21 календарного дня. 7.1.9. Замечания, дополнения и предложения по результатам экспертизы оформляются в письменном виде за подписью заместителя руководителя администрации - начальника контрольно-правового управления, в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности, после чего вместе с проектом возвращаются разработчику для их устранения. 7.1.10. Проект, прошедший экспертизу, направляется контрольно-правовым управлением администрации полномочному представителю Губернатора в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований - министру Астраханской области на согласование. 7.1.11. Подготовленный проект передается полномочным представителем Губернатора Астраханской области в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований - министром Астраханской области на рассмотрение Губернатору для внесения его в порядке законодательной инициативы в Думу Астраханской области. Полномочным представителем Губернатора Астраханской области в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований - министром Астраханской области определяется объем дополнительной информации, представляемой с проектом, необходимой для внесения его в порядке законодательной инициативы в Думу Астраханской области. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 г. N 200) 7.1.12. После рассмотрения проекта Губернатором, подписания сопроводительного письма и регистрации письма в отделе служебной корреспонденции управления документационного обеспечения администрации (далее - отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности) проект направляется контрольно-правовым управлением администрации в Думу Астраханской области. Копии направленных документов формируются в дело в контрольно-правовом управлении администрации. 7.2. Рассмотрение проектов, подготовленных Думой Астраханской области и направленных Губернатору на заключение(официальный отзыв). (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 г. N 200) 7.2.1. Отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности регистрирует проект и в этот же день направляет его в секретариат Губернатора. 7.2.2. Губернатор направляет проект полномочному представителю Губернатора в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований - министру Астраханской области, начальнику контрольно-правового управления администрации, соответствующим исполнительным органам государственной власти и структурным подразделениям для подготовки проекта заключения (официального отзыва) на проект. Для дополнительного рассмотрения полномочный представитель Губернатора Астраханской области в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований - министр Астраханской области направляет проект соответствующим исполнительным органам государственной власти и структурным подразделениям администрации. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 г. N 200) 7.2.3. В течение 10 календарных дней со дня поступления проекта исполнительный орган государственной власти или структурное подразделение администрации подготавливает свои предложения за подписью руководителя или исполняющего его обязанности должностного лица и направляет их полномочному представителю Губернатора Астраханской области в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований - министру Астраханской области для подготовки проекта заключения (официального отзыва) на проект. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 г. N 200) 7.2.4. Полномочный представитель Губернатора Астраханской области в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований - министр Астраханской области совместно с контрольно-правовым управлением администрации готовит проект заключения (официального отзыва) на проект и передает его в секретариат руководителя администрации для визирования руководителем администрации и направления на подпись Губернатору. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 г. N 200) 7.2.5. Подписанные Губернатором заключение, официальный отзыв на проект регистрируются в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности и в этот же день направляются контрольно-правовым управлением администрации в Думу Астраханской области. Копии заключений, официальных отзывов и проекты формируются в дело в контрольно-правовом управлении администрации. 7.3. Подписание и опубликование законов Астраханской области. 7.3.1. Принятый закон Астраханской области (далее - закон), направляемый Думой Астраханской области на подпись Губернатору, передается полномочному представителю Губернатора Астраханской области в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований - министру Астраханской области. 7.3.2. Полномочный представитель Губернатора Астраханской области в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований - министр Астраханской области готовит мотивированное заключение о соответствии принятого Думой Астраханской области закона Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству и законодательству Астраханской области с рекомендацией о подписании либо отклонении закона. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 7.3.3. Подписанный Губернатором закон возвращается полномочным представителем Губернатора Астраханской области в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований - министром Астраханской области в Думу Астраханской области для регистрации и оформления. 7.3.4. Оформленный закон представляется Думой Астраханской области полномочному представителю Губернатора Астраханской области в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований - министру Астраханской области в одном экземпляре и в контрольно-правовое управление администрации в двух экземплярах. Один экземпляр хранится в контрольно-правовом управлении администрации, второй экземпляр с сопроводительным письмом, подготовленным контрольно-правовым управлением администрации, направляется в агентство связи и массовых коммуникаций Астраханской области для включения в Сборник законов и нормативных правовых актов Астраханской области для официального опубликования. (В редакции Постановлений Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 г. N 200; от 29.10.2012 г. N 420) 7.4. Подготовка отзывов Правительства на проекты федеральных законов по предметам совместного ведения. 8.4.1. Подготовка отзывов Правительства на проекты федеральных законов по предметам совместного ведения (далее - отзывы) осуществляется контрольно-правовым управлением администрации совместно с исполнительными органами государственной власти, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. 7.4.2. Порядок подготовки отзывов осуществляется в соответствии с подпунктами 8.4.4-8.4.8 пункта 8 настоящей Инструкции. 7.4.3. Отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности регистрирует проекты федеральных законов по предметам совместного ведения (далее - проекты федеральных законов) и в тот же день направляет их руководителю администрации. 7.4.4. Руководитель администрации направляет проект федерального закона заместителю руководителя администрации - начальнику контрольно-правового управления администрации. Контрольно-правовое управление администрации направляет запросы по проекту федерального закона соответствующим исполнительным органам государственной власти, структурным подразделениям. 7.4.5. Исполнительный орган государственной власти, структурное подразделение администрации подготавливают свои предложения и замечания за подписью руководителя или исполняющего его обязанности должностного лица и направляют их в сроки, указанные в запросе, в контрольно-правовое управление администрации для подготовки проекта отзыва. 7.4.6. Контрольно-правовое управление администрации передает проект федерального закона с проектом отзыва в секретариат руководителя администрации для визирования руководителем администрации и направления на подпись Губернатору. 7.4.7. Если мнения при подготовке отзыва разделились, контрольно-правовое управление администрации подготавливает служебную записку Губернатору с обоснованием по каждой позиции разногласий и проект отзыва. 7.4.8. Подписанный Губернатором отзыв регистрируется в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности и направляется в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации. Копии документов направляются в секретариат руководителя администрации. 8. Подготовка и оформление договоров (соглашений) 8.1. Подготовка проектов договоров (соглашений) осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства, Порядком подготовки, согласования и подписания договоров (соглашений), утвержденным постановлением Правительства Астраханской области от 24.04.2006 N 124-П, настоящей Инструкцией. 8.2. Проекты договоров (соглашений) оформляются на чистых белых листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) в нескольких экземплярах, по одному для каждой стороны. При оформлении используются реквизиты: вид документа, номер, дата, наименование, текст, подписи лиц, обладающих правом заключения и подписания конкретного договора (соглашения) (далее - подписи сторон), и гербовые печати каждой из сторон. 8.3. Копии договоров секретариатом руководителя администрации направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем. Адресатами обязательной рассылки являются: контрольно-правовое управление администрации, служба безопасности и информационной защиты Астраханской области. Соглашения об осуществлении международных и внешнеэкономических связей Астраханской области подлежат обязательной рассылке в агентство связи и массовых коммуникаций Астраханской области для опубликования. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 9. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ РЕШЕНИЙ, ПРИНЯТЫХ НА ЗАСЕДАНИЯХ ПРАВИТЕЛЬСТВА, СОВЕЩАНИЯХ, ПРОВОДИМЫХ ГУБЕРНАТОРОМ, ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОРОМ - ПРЕДСЕДАТЕЛЕМ ПРАВИТЕЛЬСТВА, ЗАМЕСТИТЕЛЯМИ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА И РУКОВОДИТЕЛЕМ АДМИНИСТРАЦИИ 9.1. Порядок оформления решений, принятых на заседаниях Правительства, установлен Регламентом Правительства. абзац;(Утратил силу - Постановление Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 9.2. Решения, принятые на совещаниях, проводимых Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации оформляются протоколами. Проект протокола совещания составляется ответственными за содержательную часть совещания в течение 2 рабочих дней. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) Проект протокола визируется готовившими его сотрудниками и руководителями соответствующих исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений администрации. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника. Протокол совещания подписывается председательствовавшим на совещании. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении. 9.2.1. Протокол регистрируется в соответствующем секретариате. При этом ему присваивается номер, состоящий из индекса секретариата и порядкового номера в пределах календарного года. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра. 9.2.2. Подлинники протоколов совещаний передаются в соответствующий секретариат для хранения. Копии протоколов совещаний оформляются и готовятся к рассылке исполнительным органом государственной власти, структурным подразделением администрации, ответственным за подготовку материалов к совещанию. В указатель обязательной рассылки копий протоколов совещаний включаются секретариат заместителя председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), структурное подразделение администрации, уполномоченное осущетвлять контроль за исполнением данных служебных документов в соответствии с компетенцией, структурное подразделение администрации, исполнительный орган государственной власти, отвечающие за подготовку и организацию исполнения соответствующих пунктов протокола. На копиях протоколов совещаний, рассылаемых в администрации, указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым они направляются. В других случаях в правом верхнем углу копии протокола указывается наименование и при необходимости почтовый адрес организации. Копии протоколов с указателем рассылки передаются в отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности. 9.3. Протоколы совещаний, проводимых заместителями председателя Правительства, руководителем администрации, оформляются и выпускаются соответствующими секретариатами. 9.4. Организация подготовки и проведения заседаний совещательных и координационных органов, создаваемых при Губернаторе и Правительстве, возложена на структурные подразделения администрации, исполнительные органы государственной власти (в соответствии с положением о совете, комиссии); оформление протоколов заседаний осуществляется ответственным секретарем совета (комиссии). (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) Протокол заседания регистрируется соответствующим структурным подразделением администрации, исполнительным органом государственной власти, определенным в положении ответственным за организационно-техническое обеспечение проведения заседаний, с нумерацией от начала календарного года. 10. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ, ТЕЛЕГРАММ 10.1. Служебные письма готовятся работниками структурных подразделений, исполнительных органов государственной власти, оформляются на бланках. Служебные письма за подписью Губернатора оформляются на гербовом бланке Губернатора и Правительства (приложения N 4, 11). Служебные письма за подписью вице-губернатора - председателя Правительства оформляются на гербовом должностном бланке, гербовом бланке Правительства Астраханской области (приложения N 3, 4). Служебные письма за подписью заместителей председателя Правительства оформляются на гербовых должностных бланках (приложение N 12) и бланках соответствующих министерств. Служебные письма за подписью руководителя администрации оформляются на гербовом должностном бланке (приложение N 1), за подписью заместителей руководителя администрации - на гербовом бланке администрации (приложение N 2). Служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на бланках (негербовых) структурных подразделений (приложение N 13). При подготовке письма, предназначенного для коммуникации в системе электронного документооборота, используются шаблоны бланков. Служебные письма, телеграммы за подписью Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, отправляемые в федеральные органы государственной власти, обязательно редактируются в отделе правовых актов управления документационного обеспечения администрации, визируются редактором. (В редакции Постановлений Губернатора Астраханской области от 20.12.2011 г. N 492; от 29.10.2012 г. N 420) В левом нижнем углу служебного письма (исходящего) указываются инициалы, фамилия, телефон исполнителя (руководителя структурного подразделения администрации, исполнительного органа государственной власти области), например: П.Н. Смолко 22-93-04 В системе электронного документооборота при отправке задания в теме указывается: наименование исполнительного органа государственной власти, подготовившего документ, номер документа, дата документа, а при подготовленном ответном документе добавляется информация о корреспонденте и номере входящего документа, например: Минсельхоз N 01-06-097 от 24.01.2011, ответ на Минобр. N 01-41 от 11.01.2011 10.2. Служебные письма за подписью Губернатора готовятся исполнителем в двух экземплярах, визируются руководителем соответствующего структурного подразделения администрации, исполнительного органа государственной власти области, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей). Если в содержание письма включены вопросы компетенции других исполнительных органов государственной власти, то исполнитель обязательно согласует письмо в соответствующих исполнительных органах государственной власти. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра письма. Подготовленный проект служебного письма сдается в секретариат руководителя администрации для визирования руководителем администрации. 10.3. Подписанным служебным письмам присваивается регистрационный номер в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности. Первый экземпляр письма направляется адресату, второй экземпляр (копия) - в секретариат Губернатора. Секретариат Губернатора направляет в представительство Губернатора Астраханской области при Правительстве Российской Федерации копии писем, направленных в федеральные органы государственной власти. 10.4. Ответный документ на входящий документ с грифом "Для служебного пользования" в обязательном порядке должен иметь аналогичное ограничение. 10.5. Телеграммы составляются в тех случаях, когда необходима срочная передача информации адресату. Текст телеграммы излагается кратко, без переноса слов, с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка - тчк запятая - зпт двоеточие - двтч кавычки - квч Словами в телеграмме пишутся такие знаки, как N (номер), - (минус), + (плюс), % (процент) и др. Печатаются телеграммы на чистых листах бумаги прописными буквами (шрифт 14) в двух экземплярах с указанием телеграфного адреса. Текст телеграммы не должен превышать двух машинописных страниц. В телеграмме дается точный адрес: индекс, город, улица, номер дома, наименование учреждения, фамилия, имя, отчество получателя. Телеграмма визируется руководителем структурного подразделения администрации, исполнительного органа государственной власти области, в котором была составлена телеграмма, заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), редактором.Если телеграмма с одним и тем же текстом адресуется более чем в два адреса, то редактор визирует только один экземпляр в первый адрес. Ответственность за содержание телеграмм, направляемых другим адресатам, возлагается на исполнителя, подготовившего телеграммы, и руководителя соответствующего структурного подразделения. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 20.12.2011 г. N 492) Тексты телеграмм подписываются Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, заверяются печатью "Для телеграмм" в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности. Первый экземпляр телеграммы с бланком рассылки передается в почтовое отделение для отправки, второй экземпляр хранится в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности с отметкой почтового отделения. 11. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Организация документооборота в администрации Губернатора Астраханской области осуществляется с помощью единой системы электронного документооборота. 11.1. Прием, обработка и регистрация поступающих документов. Прием и обработка поступающей Губернатору и в Правительство служебной корреспонденции осуществляется централизованно в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности. Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой, через почтовые отделения, нарочными, курьерами, с использованием факсимильной, телеграфной связи и электронной почты. Письма от структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти принимаются в электронной форме в единой системе электронного документооборота. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) При приеме документов, доставленных фельдъегерской службой, на реестрах проставляется дата, время, подпись принявшего и печать "Для пакетов". При поступлении служебной корреспонденции от нарочных, курьеров в разносной книге (реестре) отправителя или на копии доставленного письма ставится дата и подпись работника, принявшего документ. При поступлении по электронной почте документ не удаляется из электронной почты сотрудника, получившего документ, до окончания работы с ним и списания его "в дело". 11.1.1. При поступлении служебной корреспонденции проверяется правильность ее доставки: целостность конвертов и другой упаковки, соответствие содержимого указанному на конверте. Поступившие конверты, кроме конвертов с надписью "лично", вскрываются. Подпись электронных документов, подписанных ЭП, идентифицируется сотрудником, принявшим документ. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 11.1.2. В случае отсутствия в конверте документа или приложений к нему, несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа или обнаружения существенного повреждения документа составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр акта отсылается отправителю. 11.1.3. Сохраняются конверты с корреспонденцией по судебным вопросам, а также в тех случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документов. Во всех остальных случаях конверты после вскрытия уничтожаются. 11.1.4. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается адресату или пересылается по принадлежности. 11.1.5. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается ответственными дежурными и передается в отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности для регистрации. Документы регистрируются как поступившие в рабочий день, следующий за соответствующим выходным или праздничным днем. Документы, поступившие после 17.00 часов рабочего дня, передаются на регистрацию на следующий день. Документы, поступившие с отметками "срочно", "оперативно", а также телеграммы передаются на регистрацию незамедлительно. 11.2. Контроль поступающей корреспонденции на безопасность. 11.2.1. При вскрытии почтовых отправлений должны соблюдаться меры безопасности. Необходимо обращать внимание на следующие подозрительные детали: - отсутствие адреса или фамилии отправителя или неразборчивое их написание; - смещение центра тяжести письма к одной из его сторон; - наличие самодельного конверта; - чрезмерная масса письма для его размеров; - следы проколов; - адрес и название нанесены при помощи наклеенных букв из газет и журналов; - есть ощущение, что в посылке или конверте что-то мягкое, похожее на глину или оконную замазку; - посылка или письмо кривые или слишком тяжелые для своих размеров; - посылка или письмо имеет грязные пятна или выглядит так, как будто из него что-то сочится; - от письма или посылки исходит запах марципана или миндаля; - на посылке или письме просматриваются очертания механизма, состоящего из тонкой пружины и имеющего очертания монеты. 11.2.2. Если в результате предварительного исследования установлено, что вложения почтовых отправлений содержат предметы или вещества, которые при вскрытии могут представлять опасность для жизни и здоровья людей, ЗАПРЕЩАЕТСЯ трогать подозрительную посылку или конверт. Если же данная корреспонденция взята в руки, необходимо осторожно отнести ее в угол, положить на пол. В обязательном порядке эвакуировать весь персонал из помещения и немедленно вызвать сотрудника службы безопасности. 11.2.3. При получении корреспонденции, в которой содержится угроза о взрыве, необходимо положить это письмо в пластиковый пакет, стараясь по возможности трогать его как можно меньше, и немедленно вызвать сотрудника службы безопасности. 11.3. Предварительное рассмотрение документов в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности. Вся входящая корреспонденция предварительно сортируется для передачи: - на рассмотрение Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства, заместителям председателя Правительства, руководителю администрации в соответствии с распределением обязанностей; - в структурные подразделения администрации; - в управление по работе с обращениями граждан администрации (обращения граждан). Основанием для принятия решения о ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу. 11.4. Регистрация поступающих документов. 11.4.1. Поступившие и прошедшие предварительную сортировку документы независимо от способа их доставки подлежат регистрации. Документы, направляемые на рассмотрение Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства, его заместителям и руководителю администрации регистрируются в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности, документы, поступившие на имя руководителей структурных подразделений администрации - в соответствующих структурных подразделениях. По отдельным вопросам документы не регистрируются (приложение N 23). 11.4.2. Документы на иностранных языках, поступившие в администрацию, направляются для перевода текстов в министерство международных и внешнеэкономических связей Астраханской области. Датой регистрации является день поступления перевода текста в отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности. 11.4.3. На документе, поступившем на бумажном носителе, в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп. На регистрационном штампе проставляется дата регистрации и входящий номер, состоящий из индекса секретариата и порядкового номера в пределах года. 11.4.4. Регистрация осуществляется в единой системе электронного документооборота. При регистрации документа создается РКК, в которую вносятся следующие сведения: - корреспондент; - автор; - тематика; - вид документа; - номер документа; - дата документа; - краткое содержание; - исполнитель; - способ доставки; - подразделение регистрации (соответствующий номер секретариата); - количество листов основного документа и приложений. С документов, поступивших на бумажных носителях, изготавливаются их электронные образы. Электронный образ документа, заверенный ЭП, присоединяется к электронной РКК с атрибутами документа. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) Не создаются электронные образы: документов для служебного пользования, документов, сканирование которых технически невозможно, а также документов, содержащих персональные данные. 11.4.5. Поступившие электронные документы регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. В РКК в строке "примечание" вносятся сведения о том, что документ является электронным. 11.4.6. После регистрации электронный образ документа или электронный документ включается в систему электронного документооборота и направляется по маршруту в соответствующий секретариат на рассмотрение. 11.5. Порядок рассмотрения документов руководством и доведение документов до исполнителей. 11.5.1. На поступивший в электронной форме документ в секретариате готовится проект резолюции (в РКК во вкладке "исполнение и контроль" вводятся контролер, исполнители, отметка о постановке на контроль и плановая дата исполнения) и направляется руководителю на согласование. Руководитель знакомится с содержанием электронной версии документа и проектом резолюции. При необходимости корректирует проект резолюции, и после ее утверждения электронная версия документа направляется по системе электронного документооборота исполнителям. В резолюции определяются ответственный исполнитель и должностные лица, участвующие в работе с документами, дается указание по исполнению документа и определяется плановый срок исполнения. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 11.5.2. В случае, если документ поступил к руководителю, минуя регистрацию в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности, и на него наложена резолюция, документ подлежит обязательной последующей регистрации, включению в электронный документооборот с внесением резолюции в РКК. 11.5.3. Подлинник документа согласно резолюции передается отделом служебной корреспонденции и архивной деятельности ответственному исполнителю с проставлением соответствующей отметки во вкладке "местонахождение" РКК. Соисполнители работают с электронной версией документа. Соисполнителям, не являющимся пользователями электронного документооборота, направляется копия документа на бумажном носителе. 11.5.4. Документы с грифом "Для служебного пользования" и подлежащие контролю представляются в структурное подразделение администрации, исполнительного органа государственной власти, уполномоченное осуществлять контроль за исполнением служебных документов, для проведения контроля. 11.5.5. Ответственным исполнителем считается исполнитель, который указан в резолюции руководителя первым. 11.5.6. Ответственный исполнитель организует работу с поступившим документом, контролирует качество и своевременность исполнения поручений и обеспечивает подготовку отчетных и при необходимости ответных документов. 11.5.7. Соисполнители при необходимости готовят информацию об исполнении документа ответственному исполнителю. 11.5.8. Ответственный исполнитель обобщает информацию, поступившую от соисполнителей, готовит проект ответа адресату, обобщенный отчетный документ или поручает сделать это одному из соисполнителей. Обобщенный отчетный документ представляется на подпись соответствующему руководителю исполнителем документа, при необходимости по согласованию с соисполнителями. Обобщенная справка на бумажном носителе или копия документа - ответа прикладывается к подлиннику входящего документа для списания в дело. 11.5.9. Документ считается исполненным в том случае, когда выполнены все содержащиеся в нем задания, решены поставленные вопросы, направлены ответы всем заинтересованным адресатам, представлен отчетный документ и результаты выполнения доложены соответствующему руководителю, давшему поручение и подписавшему документ, а также если документ снят с контроля. 11.5.10. При работе с документами (поручениями), не требующими детальной проработки и подготовки отчетного документа, исполнитель указывает результат рассмотрения в краткой форме, например: "Принято к руководству", "Принято к сведению", "Дан устный ответ", "Включено в план работы", "Принял участие" и т.п., и при списании в дело прилагает к документу распечатку отчета "Состояние исполнения документа". 11.5.11. На исполненном документе на нижнем поле первого листа или приложенной к нему справки (информации) руководителем, осуществляющим контроль (Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, его заместителями и руководителем администрации, начальником управления документационного обеспечения администрации), проставляется отметка "В дело", дата и подпись. Работником соответствующего секретариата к отметке "В дело" проставляется номер дела по номенклатуре и отметка о положительном, отрицательном или ином результате решения вопроса. Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена. 11.5.12. Для списания в дело электронного документа его необходимо распечатать, поставить реквизиты, заверить копию электронного документа, приложить отчетные документы (или их заверенные копии) с отметкой о снятии с контроля, ответы адресатам (заявителям) и списать по правилам настоящей Инструкции, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. 11.5.13. Сведения о завершении работы над документом фиксируются отделом служебной корреспонденции и архивной деятельности в электронной РКК при условии корректного заполнения всеми исполнителями соответствующих отчетов в электронной РКК во вкладке "Исполнение и контроль", проставления фактических дат исполнения с приложением электронных версий отчетных документов (справок, ответов, информаций). При несоблюдении этих условий документ возвращается в соответствующий секретариат. Сведения об окончании работы над служебной корреспонденцией, не поставленной на контроль, вносятся секретариатом, завершающим работу над документом (приложение N 24). 11.5.14. Управление документационного обеспечения администрации не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными, составляет сводку о соблюдении сроков исполнения служебной корреспонденции и направляет ее руководителю администрации, вице-губернатору - председателю Правительства, заместителям председателя Правительства. 11.6. Организация работы с исходящими документами. 11.6.1. Организация работы с исходящими документами включает: составление проекта документа, согласование, подписание, регистрацию, отправку. 11.6.2. Ответственность за составление и оформление проекта документа в соответствии с правилами, установленными данной инструкцией, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и должностными лицами возлагается на исполнителя документа. 11.6.3. Регистрация осуществляется: - исходящих документов Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации - в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности; - документов структурных подразделений администрации - специалистами, отвечающими за делопроизводство в подразделениях. 11.6.4. Регистрация осуществляется в системе электронного документооборота путем создания электронной РКК, в которую вносятся: адресат, краткое содержание документа, фамилия лица, подписавшего документ, и исполнителя, дата регистрации, регистрационный номер (устанавливается автоматически), номер дела, в которое будет помещена копия, и другие необходимые данные. Первый экземпляр документа сканируется и прикрепляется к электронной РКК для включения в базу данных единого документооборота. 11.6.5. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса секретариата, номера дела по номенклатуре и порядкового номера в пределах года. Регистрационный номер документа и дата проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии. 11.6.6. При регистрации ответного документа электронная РКК исходящего документа связывается с электронной РКК входящего документа - запроса. 11.6.7. Переписка между исполнительными органами государственной власти, структурными подразделениями администрации, включенными в единую систему электронного документооборота, осуществляется в электронном виде с использованием ЭП (согласно методическим разработкам по работе с электронными документами). (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420) 11.6.8. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер. 11.6.9. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая все необходимые визы и приложения, хранится в деле согласно номенклатуре дел. При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать на рассылку необходимое количество его копий. 11.6.10. Служебные документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их рассылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами. Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации (кроме государств СНГ), должны быть переданы на отправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке. 11.6.11. Отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности осуществляет проверку правильности оформления документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. 11.6.12. Отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности производит сортировку документов по способу отправки адресату (фельдсвязью, через почтовое отделение простой или заказной корреспонденцией, электронной почтой). 11.6.13. Структурные подразделения администрации самостоятельно обрабатывают служебную корреспонденцию, предназначенную для отправки по почте (производят упаковку в конверты и адресование), и сдают на отправку в отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности под роспись в учетном журнале. 11.6.14. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. 11.6.15. Исходящие документы, подписанные Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, направляемые в органы государственной власти Российской Федерации, федеральные исполнительные органы государственной власти и их территориальные подразделения, отправляются фельдсвязью. Необходимость использования фельдсвязи в других случаях определяется руководителем администрации, начальником управления документационного обеспечения администрации. 11.6.16. Передача корреспонденции на бумажных носителях исполнительным органам государственной власти и структурным подразделениям администрации производится через адресные ячейки, находящиеся в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности, под роспись в учетных журналах. Выемка производится ежедневно. О наличии срочных документов сообщается в соответствующий исполнительный орган государственной власти и структурное подразделение администрации. 11.6.17. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом служебной корреспонденции и архивной деятельности в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222. 11.6.18. Реестры на отправляемую корреспонденцию составляются с использованием единой системы электронного документооборота. Названия организаций, адреса берутся из справочников. 11.6.19. Работа со служебной корреспонденцией с помощью средств электронной почты осуществляется только с официального почтового ящика (адреса электронной почты) сотрудника администрации. 12. Порядок работы с обращениями граждан 12.1. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Астраханской области от 10.04.2012 N 14/2012-ОЗ "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Астраханской области". 12.2. В структурном подразделении администрации, исполнительном органе государственной власти назначаются должностные лица, ответственные за соблюдение требований Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и визирующие в последующем ответ гражданину. 12.3. Прием и регистрация поступающей корреспонденции. 12.3.1. Письменные обращения граждан, поступившие по почте, принимаются в отделе служебной корреспонденции и передаются в отдел прохождения корреспонденции, аналитического и информационного обеспечения управления по работе с обращениями граждан администрации (далее - отдел управления по работе с обращениями, управление по работе с обращениями граждан). 12.3.2. Обращения граждан в электронной форме, поступившие на: - портал органов государственной власти http://astrobl.ru; - официальный сайт Губернатора Астраханской области http://jilkin.ru; - официальный сайт вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области http://komarkelov.ru; - блог Губернатора Астраханской области Александра Александровича Жилкина http://alexandr-jilkin.livejournal.com; - блог вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области Константина Алексеевича Маркелова http://komarkelov.livejournal.com; - региональный портал http://gosuslugi.astrobl.ru; - федеральный портал http://www.gosuslugi.ru; - иным способом, позволяющим передать в электронной форме обращение гражданина, принимаются работником отдела управления по работе с обращениями, ответственным за прием документов, переносятся на бумажный носитель с проставлением на них даты поступления. При этом гражданину по адресу электронной почты, указанному им в обращении, направляется уведомление о том, что данное обращение зарегистрировано, с указанием даты регистрации. 12.3.3. При регистрации обращения гражданина в правом нижнем углу первой страницы обращения проставляется регистрационный штамп "Администрация Губернатора Астраханской области управление по работе с обращениями граждан" с указанием присвоенного обращению гражданина регистрационного номера и даты регистрации. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп проставляется в ином месте, обеспечивающем его прочтение. 12.3.4. Регистрация обращений граждан производится в модуле "Обращения граждан" системы электронного документооборота (далее - СЭД) с указанием: - фамилии, имени и отчества (последнее - при наличии) заявителя (в именительном падеже); - домашнего адреса и номера телефона (при его наличии); - количества листов в обращении, данных о наличии приложений; - типа доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.); - отправителя обращения (Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Дума Астраханской области и т.д.), проставляется дата и исходящий номер сопроводительного письма; - тематики обращения; - типа обращения; - краткой аннотации поставленных в обращении вопросов, которая обосновывает адресность направления обращения на рассмотрение, с последующей распечаткой регистрационно-контрольной карточки. 12.3.5. Обращения граждан, поставленные на контроль в федеральных органах государственной власти, а также обращения граждан, содержащие просьбу об информировании гражданина о результатах рассмотрения, оформляются регистрационно-контрольной карточкой с пометкой "Контроль", "Особый контроль". 12.3.6. Обращения на иностранных языках, поступившие в администрацию, направляются для перевода текстов в министерство международных и внешнеэкономических связей Астраханской области. Датой регистрации является день поступления перевода текста обращения в отдел управления по работе с обращениями. 12.3.7. При регистрации обращение гражданина проверяется на повторность, при необходимости сверяется с находящейся в архиве отдела управления по работе с обращениями предыдущей перепиской, в регистрационно-контрольной карточке указывается признак повторности. Повторным считается обращение гражданина, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения гражданина истек установленный законодательством срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен полученным ответом. 12.3.8. Служебные письма, то есть документы на официальном бланке или имеющие штамп организации и подписанные одним из его руководителей, подлежат регистрации в отделе управления по работе с обращениями, в случае если содержат просьбу, ходатайство о решении вопросов в отношении конкретных граждан. В данном случае в регистрационно-контрольной карточке указываются две фамилии - руководителя и гражданина, по поводу которого обращаются. 12.3.9. При регистрации коллективных обращений граждан в регистрационно-контрольную карточку вносятся первые две - три фамилии граждан, в том числе и того гражданина, в адрес которого просят направить ответ. 12.3.10. Обращения граждан, содержащие ходатайства о переводе земель из одной категории в другую или ходатайства о переводе земельных участков из состава земель одной категории в другую, жалобы на нарушения прав граждан и организаций при предоставлении государственных и муниципальных услуг, а также обращения граждан, подлежащие рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами, кроме Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", регистрируются отделом служебной корреспонденции в соответствии с разделом 11 настоящей Инструкции. Управление по работе с обращениями граждан регистрирует обращения граждан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", за исключением обращений граждан, указанных в абзаце первом настоящего пункта. 12.3.11. Указание об исполнении обращений граждан, как правило, дается в форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (или исполнителей), указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение (в том числе выполненная в форме ЭП), дата подписания и в необходимых случаях сроки исполнения. 12.3.12. В случае доклада Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства проект резолюции должен быть подготовлен начальником управления по работе с обращениями граждан или его заместителем. Заместителям председателя Правительства проект резолюции готовят руководители их секретариатов. 12.3.13. В том случае, если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, указанные лица осуществляют контроль за сроками рассмотрения и подготовки ответа на обращение, а также визируют проект ответа на обращение. 12.3.14. Весь ход рассмотрения обращения гражданина с записью поручений заносится в базу данных СЭД. 12.3.15. Передача обращений граждан из одного структурного подразделения администрации в другое, а также из одного исполнительного органа государственной власти в другой без уведомления об этом управления по работе с обращениями граждан и гражданина не допускается. 12.3.16. Документы на бумажных носителях, подготовленные к отправке, регистрируются в журнале отправки и под роспись передаются в отдел служебной корреспонденции для отправки заявителям (за исключением писем структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления, проходящих в системе СЭД). 12.3.17. На обращениях граждан с резолюцией "Информировать администрацию Губернатора" ставится штамп: "Подлежит возврату". 12.3.18. Не возвращаются в отдел управления по работе с обращениями обращения граждан с резолюцией "Направляется по принадлежности". 12.4. Требования к оформлению ответов на обращения граждан. 12.4.1. Ответы по исполнению обращений граждан (за исключением писем структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления, проходящих в системе СЭД) поступают в отдел управления по работе с обращениями. В правом нижнем углу ответа делается пометка о дате поступления ответа, проставляется регистрационный номер обращения гражданина. 12.4.2. Ответ на обращение гражданина с обращением гражданина, регистрационно-контрольной карточкой, материалами (в случае наличия) передаются отделом управления по работе с обращениями должностному лицу, давшему поручение для снятия с контроля. 12.4.3. Обращения граждан считаются исполненными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и гражданам даны исчерпывающие ответы. В ответе руководителю, давшему поручение по обращению гражданина, указывается, что гражданин проинформирован о результатах рассмотрения его обращения, а также форма информирования либо прилагается копия ответа гражданину. В ответах на коллективные обращения граждан указывается фамилия гражданина, которому дан ответ. 12.4.4. Текст ответа на обращение гражданина излагается четко, кратко, последовательно, при этом даются ответы на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе на обращение гражданина следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам. 12.4.5. Снять документы с контроля может должностное лицо, давшее поручение по обращению гражданина, а также начальник управления по работе с обращениями граждан, давший поручение по обращению гражданина, заместитель начальника управления по работе с обращениями граждан. 12.4.6. Ответы на обращения граждан, не соответствующие установленным требованиям, возвращаются должностным лицом, давшим поручение по обращению, начальником управления по работе с обращениями граждан, заместителем начальника управления по работе с обращениями граждан исполнителю для доработки. 12.4.7. При утрате исполнителем обращения гражданина назначается служебная проверка. 12.4.8. Данные о списании обращения гражданина в дело заносятся в базу данных СЭД с проставлением даты закрытия, результатом рассмотрения обращения гражданина, после чего все документы помещаются в папку "Дело", на которой пишутся номер обращения, фамилия, инициалы автора, дата поступления и закрытия. 12.4.9. Хранение рассмотренных обращений граждан и документов к ним обеспечивается управлением по работе с обращениями граждан в текущем архиве в течение 5 лет. По истечении сроков хранения в архиве обращения граждан и документы к ним представляются на заключение экспертной комиссии администрации, после чего составляется соответствующий акт на уничтожение, утверждаемый начальником управления по работе с обращениями граждан. 12.5. Рассмотрение обращений, поступивших на личном приеме граждан. 12.5.1. Проект графика приема граждан, ежеквартально утверждаемого Губернатором, составляется управлением по работе с обращениями граждан. Число приемов для каждого должностного лица устанавливается исходя из анализа количества обращений, поступающих по вопросам, относящимся к компетенции этого должностного лица. 12.5.2. Губернатор, вице-губернатор - председатель Правительства, заместители председателя Правительства, руководитель администрации ведут прием граждан один раз в квартал по адресу: г. Астрахань, ул. Свердлова, д. 73. При необходимости может быть назначен дополнительный прием. 12.5.3. На каждый прием граждан записывается не более 15 человек, по согласованию с Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителем председателя Правительства, руководителем администрации количество принимаемых может быть увеличено. 12.5.4. Работники управления по работе с обращениями граждан разъясняют гражданам порядок приема Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации. 12.5.5. На приеме граждан Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства присутствует начальник управления по работе с обращениями граждан либо его заместитель. 12.5.6. По итогам приема граждан Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства регистрационно-контрольные карточки с резолюциями через управление по работе с обращениями граждан передаются на рассмотрение должностным лицам. 12.5.7. За день до приема граждан заместителями председателя Правительства регистрационно-контрольные карточки и имеющаяся переписка управлением по работе с обращениями граждан передаются в соответствующие секретариаты. 12.5.8. После приема граждан регистрационно-контрольные карточки передаются в отдел управления по работе с обращениями для отправки на исполнение. Руководители секретариатов заместителей председателя Правительства совместно с сотрудниками отдела управления по работе с обращениями контролируют исполнение поручений с личного приема граждан. 12.5.9. График приема граждан Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации регулярно публикуется в СМИ, размещается в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на портале органов государственной власти Астраханской области и на информационном стенде управления по работе с обращениями граждан. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2026 Июнь
|
