Постановление Правительства Оренбургской области от 05.03.2013 № 174-п

                  ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

                      П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

     05.03.2013              г. Оренбург                  N 174-п


              Об утверждении регламентов по организации
               электронного документооборота в органах
              исполнительной власти Оренбургской области


     В  соответствии  с  постановлением   Правительства   Оренбургской
области от 3 октября 2012 года N 864-п "О системе юридически значимого
электронного документооборота с использованием электронной  подписи  в
органах  исполнительной  власти  и  органах  местного   самоуправления
Оренбургской области", в целях внедрения системы юридически  значимого
электронного документооборота:
     1. Утвердить:
     1.1. Регламент по  организации  электронного  документооборота  и
автоматизации  делопроизводства  в   органах   исполнительной   власти
Оренбургской   области   согласно   приложению   N 1   к    настоящему
постановлению.
     1.2. Регламент  применения  электронной  подписи  в   электронном
документообороте в органах исполнительной власти Оренбургской  области
согласно приложению N 2 к настоящему постановлению.
     2. Рекомендовать  органам  местного  самоуправления  Оренбургской
области, использующим систему электронного документооборота:
     2.1. Руководствоваться  регламентами,   утвержденными   настоящим
постановлением.
     2.2. Заключить   с    государственным    бюджетным    учреждением
Оренбургской области  "Центр  информационных  технологий  Оренбургской
области" соглашение о взаимодействии сторон  при  организации  системы
электронного документооборота с  применением  электронной  подписи  по
форме согласно приложению N 3 к настоящему постановлению.
     3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить  на
вице-губернатора - заместителя председателя Правительства Оренбургской
области по финансово-экономической политике Левинсон Н.Л.
     4. Постановление  вступает  в   силу   после   его   официального
опубликования.


Губернатор                                                    Ю.А.Берг



                                        Приложение N 1
                                        к постановлению Правительства
                                        области от 05.03.2013 N 174-п


                              РЕГЛАМЕНТ
            по организации электронного документооборота и
               автоматизации делопроизводства в органах
              исполнительной власти Оренбургской области


                              Содержание

I. Общие положения                                         4
II. Типы и виды регистрируемых документов                  4
III. Участники документооборота                            5
IV. Обработка документов с использованием средств СЭД      5
V. Основные операции документооборота                      6
VI. Направление документов                                 8
VII. Работа с входящими документами                        8
VIII. Контроль исполнения входящих документов             13
IX. Работа с организационно-распорядительными документами 16
X. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов 21
XI. Работа с исходящими документами                       24
XII. Работа с внутренними документами                     29
XIII. Контроль исполнения внутренних документов           33
XIV. Работа с обращениями граждан                         36
XV. Контроль исполнения обращений граждан                 39

Приложение N 1. Подготовка проекта документа              43
Приложение N 2. Ввод содержания                           44
Приложение N 3. Согласование проекта документа            45
Приложение N 4. Отправка документа на подпись и подписание
документа                                                 47
Приложение N 5. Отправка документа на регистрацию и регистрация
документа                                                 49
Приложение N 6. Ознакомление с документом                 50
Приложение N 7. Внесение резолюций и выдача поручений     51
Приложение N 8. Постановка документа, резолюции, поручения
на контроль                                               53
Приложение N 9. Отчеты об исполнении документа, резолюции,
поручения                                                 58
Приложение N 10. Исполнение документа, резолюции, поручения  59
Приложение N 11. Подписание документов с использованием
электронной подписи и проверка электронной подписи        60
Приложение N 12. Отнесение документа в дело и его хранение 
в архиве.                                                 63
Приложение N 13. Учет передачи экземпляров                64
Приложение N 14. Поиск документов                         65
Приложение N 15. Описание видов связей между документами  68


                          I. Общие положения

     1. Регламент  по  организации  электронного  документооборота   и
автоматизации  делопроизводства  в   органах   исполнительной   власти
Оренбургской  области  (далее  -  регламент)  разработан  в  связи   с
внедрением  в  органах  исполнительной  власти  Оренбургской   области
автоматизированной    системы    электронного    документооборота    и
делопроизводства (далее - СЭД)  и  устанавливает  общие  требования  к
функционированию служб документационного обеспечения, документированию
управленческой деятельности  и  организации  работы  с  документами  с
использованием   средств   СЭД   в   органах   исполнительной   власти
Оренбургской области (далее - органы исполнительной власти).

              II. Типы и виды регистрируемых документов

     2. Тип документа  -  документы,  используемые  в  работе  органов
исполнительной власти, по функциям управления.
     Вид   документа   -   классификация   типов   документов   (указ,
распоряжение, постановление, приказ, служебное письмо и пр.)
     Типы документов, подлежащих регистрации:
     входящие (поступающие) документы  -  это  официальные  документы,
поступающие  из  внешних  организаций  и  от  граждан,  которые  несут
исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий;
     исходящие (отправляемые) документы - это  официальные  документы,
направляемые  во  внешние  организации  и  гражданам,  которые   несут
информацию, выработанную при функционировании органа управления;
     внутренние документы - документы, не выходящие за пределы органов
исполнительной  власти  и  обеспечивающие  решение  задач  в  пределах
данного органа управления без направления информации за его пределы;
     организационно-распорядительные    документы     -     документы,
разрабатываемые в органах  исполнительной  власти  и  регламентирующие
задачи и функции органов исполнительной власти, структуру, организацию
работы, права, обязанности, ответственность сотрудников.
     3. В СЭД подлежат регистрации следующие виды документов:
     письма, телеграммы и другая корреспонденция, поступившая в  адрес
организации ("входящие документы");
     устные и письменные обращения граждан ("обращения граждан");
     письма, телеграммы  и  другая  корреспонденция,  направляемая  из
организации  в  адреса  других  организаций  и   граждан   ("исходящие
документы");
     письма,  докладные   записки,   справки,   циркулирующие   внутри
организации ("внутренние документы");
     указы   и   распоряжения   Губернатора   Оренбургской    области,
постановления   Правительства   Оренбургской   области,   приказы    и
распоряжения   органов   исполнительной    власти    ("организационно-
распорядительные документы").

                   III. Участники документооборота

     4. Сотрудники органов исполнительной власти, принимающие  участие
в документообороте, подразделяются на группы на основе их  должностных
обязанностей.
     Основные  группы  сотрудников  и  основные  функции,  выполняемые
сотрудниками каждой группы в СЭД, представлены в таблице 1. Один и тот
же  сотрудник  может  совмещать  функции,  относящиеся  к   нескольким
группам.

                                                             Таблица 1

                    Группы участников документооборота

-----------------------------------------------------------------------
|       Группа сотрудников       |       Основные функции в СЭД       |
|--------------------------------+------------------------------------|
| Делопроизводитель канцелярии   | регистрация, рассылка и контроль   |
| или службы документационного   | прохождения документов органа      |
| обеспечения органа             | исполнительной власти в целом      |
| исполнительной власти          |                                    |
|--------------------------------+------------------------------------|
| Делопроизводитель отдела по    | регистрация, рассылка и контроль   |
| работе с обращениями граждан   | рассмотрений обращений граждан     |
|--------------------------------+------------------------------------|
| Делопроизводитель структурного | рассылка и контроль прохождения    |
| подразделения                  | документов своего подразделения    |
|--------------------------------+------------------------------------|
| Секретариат Губернатора -      | наложение резолюций, согласование  |
| председателя Правительства     | и подписание документов, контроль  |
| Оренбургской области           | исполнения документов              |
|--------------------------------+------------------------------------|
| Руководитель структурного      | наложение резолюций, согласование  |
| подразделения (министерства,   | и подписание документов, контроль  |
| департамента, комитета)        | исполнения документов, подотчетных |
|                                | данному руководителю               |
|--------------------------------+------------------------------------|
| Исполнитель                    | подготовка проектов документов,    |
|                                | направление документов на          |
|                                | согласование и подпись, исполнение |
|                                | документов и резолюций             |
|--------------------------------+------------------------------------|
| Контролер                      | контроль прохождения и исполнения  |
|                                | документов и резолюций,            |
|                                | формирование и печать сводок и     |
|                                | справок по документам и            |
|                                | исполнительской дисциплине         |
|--------------------------------+------------------------------------|
| Экспедитор                     | функции осуществляются помимо      |
|                                | СЭД                                |
-----------------------------------------------------------------------

        IV. Обработка документов с использованием средств СЭД

     5. Средства  СЭД  обеспечивают  выполнение   следующих   операций
документооборота:
     подготовка документов;
     согласование документов;
     направление документов на подпись и их подписание;
     регистрация входящих,  исходящих,  внутренних  и  организационно-
распорядительных документов, обращений граждан;
     заверение  содержания  входящих,  исходящих   и   организационно-
распорядительных документов, обращений граждан;
     направление документов на ознакомление;
     внесение резолюций/выдача поручений;
     постановка на контроль и снятие с  контроля  документа  в  целом,
резолюций и поручений, формирование заданий;
     предоставление сведений об исполнении заданий и документов;
     контроль исполнения заданий и документов;
     отнесение документов в дела;
     направление документов в архив.
     6. Для  документов  в  зависимости  от  вида  регистрации  в  СЭД
автоматически создаются следующие  электронные  описания  (карточки  и
листы):
     карточка документа - для всех документов;
     карточка  резолюции  -  для  входящих,  внутренних  документов  и
обращений граждан;
     карточка   поручения   -   для    организационно-распорядительных
документов;
     контрольная карточка задания - для всех поставленных на  контроль
заданий по документу;
     карточка исполнения - для всех исполненных заданий по документу;
     лист  согласования  -  для  всех  документов,   направляемых   на
согласование;
     лист  ознакомления  -  для  всех  документов,   направляемых   на
ознакомление.
     7. Отображение электронных описаний: ввод и редактирование данных
осуществляются  не  через  электронные  карточки  и  листы,  а   через
отображаемые  в  окне  браузера  веб-формы:  форму  документа,   форму
резолюции, форму поручения и т.д.
     Доступ к электронным описаниям документов и их формам могут иметь
следующие   лица   (в   части,   касающейся   исполнения   ими   своих
обязанностей):
     делопроизводители, зарегистрировавшие документ;
     руководители, которым поступил документ, и лица их  замещающие  в
СЭД;
     исполнители, которым отписан документ;
     дополнительные читатели, указанные в КД.

                V. Основные операции документооборота

     8. Составные части документооборота и относящиеся к ним  операции
представлены в таблице 2. Состав и последовательность для разных видов
документов несколько различаются.

                                                             Таблица 2

                        Составные части и операции документооборота

---------------------------------------------------------------------------------------------
| Составные части  |       Операции       |                Группы документов                |
| документооборота |   документооборота   |-------------------------------------------------|
|                  |                      | обраще-| входя- | исходя- | внутрен- | организ- |
|                  |                      |   ния  |  щие   |   щие   |   ние    | ационно- |
|                  |                      |граждан |        |         |          | распоря- |
|                  |                      |        |        |         |          | дительные|
|------------------+----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
| Делопроизводство | подготовка проекта   |        |        |         |          |          |
|                  | документа            |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | согласование         |        |        |         |          |          |
|                  | проекта документа    |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | отправка документа   |        |        |         |          |          |
|                  | на подпись           |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | отправка документа   |        |        |         |          |          |
|                  | на регистрацию       |        |        |         |          |          |
|------------------+----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
| Организация      | регистрация          |        |        |         |          |          |
| работы с         | документа            |        |        |         |          |          |
| документами      |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | заверение            |        |        |         |          |          |
|                  | содержания           |        |        |         |          |          |
|                  | документа            |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | ознакомление         |        |        |         |          |          |
|                  | с документом         |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | внесение резолюции   |        |        |         |          |          |
|                  | и выдача поручения   |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | постановка           |        |        |         |          |          |
|                  | документа,           |        |        |         |          |          |
|                  | резолюции,           |        |        |         |          |          |
|                  | поручения на         |        |        |         |          |          |
|                  | контроль             |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | исполнение           |        |        |         |          |          |
|                  | резолюции,           |        |        |         |          |          |
|                  | поручения,           |        |        |         |          |          |
|                  | документа в целом    |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | подготовка отчета    |        |        |         |          |          |
|                  | об исполнении        |        |        |         |          |          |
|                  | документа            |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | отнесение            |        |        |         |          |          |
|                  | документа в дело     |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | передача документа   |        |        |         |          |          |
|                  | на архивное хранение |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | уничтожение          |        |        |         |          |          |
|                  | документа            |        |        |         |          |          |
---------------------------------------------------------------------------------------------

----                   
|  | - обязательно     
|--|                   
|  | - возможно        
|--|                   
|  | - не применяется  
----                   
     9. Согласование документов  -  коллективная  подготовка  проектов
документов,  формирование  списка   согласующих   лиц   и   проведение
электронного согласования проектов документов.
     Согласование документа в электронном виде  значительно  сокращает
сроки согласования,  особенно  если  согласующие  лица  территориально
удалены. Согласующие получают  оперативный  доступ  к  документу  и  к
сформированным   в   процессе   согласования   документа   замечаниям.
Использование  электронного  согласования  кроме   сокращения   сроков
согласования также снижает затраты на  распечатку  и  ксерокопирование
согласуемых документов и приложений.
     Ознакомление с  документом  -  формирование  списка  сотрудников,
которым следует ознакомиться с определенным документом.
     Электронное  ознакомление   с   документами   позволит   ускорить
доведение документов до сотрудников органов  исполнительной  власти  и
отказаться от их многократного копирования и архивирования.

                      VI. Направление документов

     10. При  направлении  документов  между  органами  исполнительной
власти должен использоваться  тип  документа  "Внутренние  документы",
соответственно регистрация  документов  должна  производиться  в  базе
данных "Внутренние документы" (БД "ВнД").

                 VII. Работа с входящими документами

     11. Для работы с входящими документами используется  база  данных
"Входящие документы" (БД "ВхД").
     При   работе   с   входящими   документами   в   СЭД   сотрудники
подразделяются на следующие категории:
     делопроизводитель   -    сотрудник    службы    документационного
обеспечения (далее - служба ДО) или канцелярии органов  исполнительной
власти,   секретарь   или   сотрудник   структурного    подразделения,
ответственный за ведение делопроизводства;
     адресат/участник - руководитель органа исполнительной власти  или
структурного подразделения, которому адресован документ.
     Документы, адресованные руководству органа исполнительной власти,
структурному подразделению, а также без указания конкретного лица  или
структурного  подразделения  регистрируются  в   службе   ДО   или   в
канцелярии.
     При регистрации  входящего  документа  делопроизводитель  создает
карточку  документа  входящего   документа   и   заполняет   следующие
реквизиты:
     поле "N документа" - исходящий номер документа;
     поле "Вид документа";
     поле "Дата документа";
     поле "Заголовок" - отражает краткое содержание документа;
     поле "Корреспондент" - организация, направившая документ;
     поле  "Автор"  -  фамилия,  имя,  отчество   должностного   лица,
подписавшего документ;
     поле "Адресаты" - фамилия, имя, отчество  работника  (работников)
согласно адресации, указанной во входящем документе;
     поле "Количество" - количество  листов  документа,  в  том  числе
приложений к нему и количество экземпляров.<*>

     12. Если регистрируемый входящий  документ  является  ответом  на
другой  документ  (направлен  в  дополнение  к   ранее   направленному
документу, во исполнение какого-либо  организационно-распорядительного
документа, в ответ  на  запрос  и  т.д.),  зарегистрированный  в  СЭД,
делопроизводитель на закладке "Связи" устанавливает связь с  карточкой
документа данного документа.<*>

     13.  В  разделе   "Содержание"   размещается   файл,   содержащий
сканированный документ.
     При   необходимости   зафиксировать   вид   доставки    документа
делопроизводитель заполняет поле "Вид доставки" (закладка "Доставка").
<*>

     14.  При  необходимости  устанавливается   отметка   о   контроле
исполнения входящего документа в целом и срок исполнения  на  закладке
"Контроль".
     При   поступлении   документа    с    сопроводительным    письмом
делопроизводитель создает карточку документа сопроводительного  письма
(в   карточке    документа    входящего    документа    на    закладке
"Сопроводительное письмо").<*>

     15. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения и закрытого ключа  делопроизводитель,  владеющий  закрытым
ключом, может заверить содержание входящего документа с использованием
электронной подписи (далее - ЭП). Для заверения  содержания  документа
делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить".  После  подтверждения
заверения поля "Файлы" и "Текст" (раздел  "Содержание")  автоматически
подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается
статус  "Заверен",   отображаются   дата,   фамилия,   имя,   отчество
сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма.<*>

     16. В    случае    если    заверение     необходимо     отменить,
делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".<*>

     17. После отмены заверения информация о заверении  и  пиктограмма
перестают отображаться в документе,  содержание  становится  доступным
для редактирования.
     При необходимости после регистрации входящий документ может  быть
направлен на ознакомление. В  листе  ознакомления  необходимо  указать
срок ознакомления, участников ознакомления, при необходимости  -  дать
комментарии.<*>

     18. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения  на  рабочем  месте  и   закрытого   ключа   автор   листа
ознакомления,  владеющий  закрытым  ключом,   при   сохранении   листа
ознакомления подписывает его с использованием  ЭП.  В  этом  случае  с
началом процесса ознакомления поле "Комментарии инициатора",  а  также
поля   "Файлы"   и   "Текст"   (раздел   "Содержание")   автоматически
подписываются  ЭП.  В  листе   ознакомления   устанавливается   статус
"Подписано  инициатором"  и  в   правом   верхнему   углу   появляется
пиктограмма.<*>

     19. В  случае   необходимости   изменения   параметров   процесса
ознакомления  (изменение  срока  ознакомления,  добавление   участника
ознакомления и пр.)  исполнитель  прерывает  процесс  ознакомления  по
кнопке  "Приостановить  процесс"  в  листе  ознакомления.   Продолжить
процесс ознакомления можно по  кнопке  "Продолжить  процесс"  в  листе
ознакомления.
     Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении  с  входящим
документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении  с  документом
или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник  ознакомления,
владеющий  закрытым  ключом,  при  сохранении   ответа   (отметки   об
ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В этом случае при
сохранении  ответа  поля  "Файлы"  и   "Текст"   (раздел   "Документ")
автоматически  подписываются  ЭП.  В  ответе  устанавливается   статус
"Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма.<*>

            VIII. Контроль исполнения входящих документов

     20. При организации  исполнения  входящих  документов  сотрудники
подразделяются на следующие категории:
     автор резолюции  -  руководитель,  которому  адресован  документ,
требующий исполнения;
     ответственный исполнитель -  руководитель,  который  отвечает  за
исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;
     исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем  резолюции  по
документу;
     делопроизводитель - сотрудник службы ДО  или  канцелярии  органов
исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник  структурного
подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;
     контролер  -  сотрудник  службы   ДО   или   канцелярии   органов
исполнительной  власти,  секретарь,  помощник  или   делопроизводитель
структурного  подразделения,  имеющий  право   снимать   резолюцию   с
контроля.
     Для направления документа на исполнение автор резолюции  или  его
делопроизводитель  должен  заполнить   электронную   форму   "Карточка
резолюции".
     В карточке резолюции указываются следующие данные:
     автор;
     дата постановки;
     исполнитель (исполнители);
     содержание резолюции;
     срок исполнения.
     Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль.<*>

     21. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения на  рабочем  месте  и  закрытого  ключа  автор  резолюции,
владеющий  закрытым  ключом,   при   сохранении   карточки   резолюции
подписывает ее с использованием  ЭП.  В  этом  случае  при  сохранении
карточки резолюции поля "Текст",  "Срок  исполнения"  и  "Исполнители"
автоматически  подписываются  ЭП.  В  правом  верхнему  углу  карточки
резолюции появляется пиктограмма.<*>

     22.  Сотрудники,   получившие   уведомление   о   назначении   их
исполнителями  по  документу  согласно  резолюции,  создают  отчет  об
исполнении (карточку исполнения), отражающий все этапы и конечный итог
исполнения резолюции.
     В карточке исполнения заполняются следующие поля:
     автор исполнения;
     дата исполнения;
     текст исполнения (данные по исполнению резолюции);
     тип исполнения.<*>

     23. Для создания промежуточных итогов  исполнения  документа  или
резолюции, сотрудники, создающие карточку исполнения,  должны  указать
тип исполнения "Для информации".
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель  резолюции,
владеющий  закрытым  ключом,  при   сохранении   карточки   исполнения
подписывает ее с использованием  ЭП.  В  этом  случае  при  сохранении
отчета об исполнении, поле "Текст исполнения", а также поля "Файлы"  и
"Текст"   из   раздела   "Информационные   материалы"    автоматически
подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма.<*>

     24. Исполнитель,    являющийся     руководителем     структурного
подразделения, имеет возможность  создать  последующую  резолюцию  для
подчиненных сотрудников.
     В случае принятия решения о переносе срока исполнения  резолюции,
согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет  следующие
поля: новый срок исполнения, причина  переноса,  дата  переноса.  Срок
исполнения будет перенесен для резолюции в целом.<*>

     25. Снять резолюцию с контроля имеет право автор  резолюции,  или
замещающий его  сотрудник,  или  сотрудники  службы  документационного
обеспечения и канцелярии.
     При  условии,  что  резолюция  полностью   исполнена   (то   есть
поставленные  в  резолюции  и/или  в  документе   вопросы   и   задачи
исполнителем фактически решены и/или выполнены), контролер  снимает  с
контроля исполнителя и в карточке резолюции ставит отметку  "Полностью
исполнено".
     По принятии решения о снятии документа  с  контроля  контролер  в
карточке документа на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении
документа и дату исполнения.
     Если бумажный оригинал или копия (если исполнителей по  документу
было несколько) исполненного входящего документа подлежит  подшивке  в
соответствующую папку по номенклатуре дел структурного  подразделения-
исполнителя, то непосредственный исполнитель в карточке исполнения  на
закладке  "Отношение  к  делу"  делает  соответствующую  отметку,  где
указываются: подразделение, в деле которого будет  храниться  документ
на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в
дело.<*>

      IX. Работа с организационно-распорядительными документами

     26. Для  работы  с  организационно-распорядительными  документами
(далее   -   ОРД)   используется    база    данных    "Организационно-
распоряди-тельные документы" (БД "ОРД").
     При работе с ОРД в СЭД  сотрудники  подразделяются  на  следующие
категории:
     исполнитель - руководитель или замещающий его сотрудник,  который
отвечает за подготовку и согласование ОРД, а также исполнение ОРД  или
поручения по ОРД;
     участник согласования - руководитель, согласующий ОРД.
     При создании проекта ОРД в СЭД исполнитель в обязательном порядке
заполняет следующие реквизиты карточки документа:
     поле "Вид документа";
     поле "Заголовок" - отражает краткое содержание ОРД;
     поле "Подпись" - содержит фамилию,  имя,  отчество  руководителя,
подписывающего или утверждающего ОРД;
     поле "Исполнители";
     поле "Количество" - количество  листов  документа,  в  том  числе
приложений к нему.
     В разделе "Содержание" размещается файл ОРД.<*>

     27. Если создаваемый проект ОРД является  дополнением  к  другому
документу  или  разработан  во   исполнение   какого-либо   документа,
зарегистрированного  в  СЭД,  то  исполнитель  на   закладке   "Связи"
устанавливает связь с карточкой документа данного документа.<*>

     28. После заполнения всех обязательных полей  карточки  документа
исполнитель направляет проект ОРД на согласование.<*>

     При заполнении листа согласования исполнитель должен указать:
     срок согласования проекта документа;
     тип согласования: параллельное, последовательное, комбинированное
(по умолчанию - параллельное согласование);
     участников согласования;
     срок хранения листа согласования, который не должен  быть  меньше
срока согласования проекта ОРД.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель,  владеющий
закрытым ключом, при сохранении листа согласования подписывает  его  с
использованием ЭП. В этом случае с началом процесса согласования  поля
"Файлы" и "Текст" (раздел  "Содержание")  автоматически  подписываются
ЭП.   В   листе   согласования   устанавливается   статус   "Подписано
инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.<*>

     29. Все циклы согласования по  проекту  документа  отражаются  на
закладке листа согласования "История согласования".
     Получив уведомление  о  начале  процесса  согласования,  участник
согласования ознакамливается с проектом ОРД и создает ответ по  кнопке
"Виза",  выражающий  согласие,  несогласие  или   особое   мнение   по
представленному на согласование проекту документа.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник  согласования,
владеющий  закрытым  ключом,  при  сохранении  визы  по   согласованию
подписывает визу с использованием ЭП. В  этом  случае  при  сохранении
визы решение участника (выбор варианта в группе  "Решение"),  а  также
поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Документ") автоматически подписываются
ЭП. В визе устанавливается статус "Подписано" и правом  верхнему  углу
появляется пиктограмма.<*>

     30. В  случае  необходимости  изменения  содержания  документа  в
соответствии  с  замечаниями   участников   согласования   исполнитель
прерывает процесс согласования по кнопке "Прекратить процесс" в  листе
согласования.  В  карточке  документа  ОРД  в   разделе   "Содержание"
исполнитель размещает новую версию документа. Для  согласования  новой
версии  исполнитель  создает  из   карточки   документа   новый   лист
согласования.
     В случае необходимости изменения параметров процесса согласования
(изменение срока согласования,  добавление  участника  согласования  и
пр.)   исполнитель   прерывает   процесс   согласования   по    кнопке
"Приостановить  процесс"  в  листе  согласования.  Продолжить  процесс
согласования  можно   по   кнопке   "Продолжить   процесс"   в   листе
согласования.
     После окончания процесса согласования  исполнитель  направляет  в
СЭД проект ОРД на  подпись  руководителю  и  параллельно  передает  на
подпись оригинал ОРД со всеми оригинальными согласующими подписями.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа руководитель, владеющий
закрытым ключом, подписывает документ  с  использованием  ЭП.  В  этом
случае при нажатии на кнопку и подтверждении подписи  документа,  поля
"Файлы" и "Текст" (раздел  "Содержание")  автоматически  подписываются
ЭП. В правом верхнему углу карточки документа появляется пиктограмма.
<*>

     31.  Подписанный  оригинал  ОРД  передается  в  службу   ДО   или
канцелярию. Делопроизводитель службы ДО  или  канцелярии  регистрирует
карточку документа ОРД.
     При необходимости устанавливается отметка о  контроле  исполнения
ОРД в целом и срок исполнения на закладке "Контроль".
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения и закрытого ключа  делопроизводитель,  владеющий  закрытым
ключом, может заверить содержание неподписанного ОРД с  использованием
ЭП. Для заверения содержания документа делопроизводитель  нажимает  на
кнопку  "Заверить".  После  подтверждения  заверения  поля  "Файлы"  и
"Текст"  (раздел  "Содержание")  автоматически  подписываются   ЭП   и
закрываются от редактирования. В  карточке  документа  устанавливается
статус  "Заверен",   отображается   дата,   фамилия,   имя,   отчество
сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма.<*>

     32. Для проверки электронной подписи  делопроизводитель  нажимает
на пиктограмму .
     В случае если заверение  необходимо  отменить,  делопроизводитель
нажимает на кнопку "Отменить заверение".<*>

     33. После отмены заверения информация о заверении  и  пиктограмма
перестают отображаться в документе,  содержание  становится  доступным
для редактирования.
     При необходимости после регистрации ОРД может быть  направлен  на
ознакомление. Аналогично согласованию в листе ознакомления  необходимо
указать срок ознакомления, участников ознакомления, при  необходимости
- дать комментарии.<*>

     34. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения  на  рабочем  месте  и   закрытого   ключа   автор   листа
ознакомления,  владеющий  закрытым  ключом,   при   сохранении   листа
ознакомления подписывает его с использованием  ЭП.  В  этом  случае  с
началом процесса ознакомления поле "Комментарии инициатора",  а  также
поля   "Файлы"   и   "Текст"   (раздел   "Содержание")   автоматически
подписываются  ЭП.  В  листе   ознакомления   устанавливается   статус
"Подписано  инициатором"  и  в   правом   верхнему   углу   появляется
пиктограмма.<*>

     35. В  случае   необходимости   изменения   параметров   процесса
ознакомления  (изменение  срока  ознакомления,  добавление   участника
ознакомления  и  пр.)  автор  листа  ознакомления  прерывает   процесс
ознакомления по кнопке "Приостановить процесс" в  листе  ознакомления.
Продолжить процесс ознакомления можно по кнопке "Продолжить процесс" в
листе ознакомления.
     Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с ОРД, может
создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом  или  перенаправить
документ на предварительное ознакомление до ответа.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник  ознакомления,
владеющий  закрытым  ключом,  при  сохранении   ответа   (отметки   об
ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В этом случае при
сохранении  ответа  поля  "Файлы"  и   "Текст"   (раздел   "Документ")
автоматически  подписываются  ЭП.  В  ответе  устанавливается   статус
"Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма.<*>

                      X. Контроль исполнения ОРД

     При  организации  исполнения  ОРД  сотрудники  подразделяются  на
следующие категории:
     автор поручения  -  руководитель,  которому  адресован  документ,
требующий исполнения;
     ответственный исполнитель -  руководитель,  который  отвечает  за
исполнение поручения по документу и указан в поручении первым;
     исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем  поручения  по
документу;
     делопроизводитель - сотрудник службы ДО  или  канцелярии  органов
исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник  структурного
подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;
     контролер  -  сотрудник  службы   ДО   или   канцелярии   органов
исполнительной  власти,  секретарь,  помощник  или   делопроизводитель
структурного  подразделения,  имеющий  право   снимать   поручение   с
контроля.
     Для направления документа на исполнение автор поручения  или  его
делопроизводитель  должен  заполнить   электронную   форму   "Карточка
поручения".
     В карточке поручения указываются следующие данные:
     автор;
     дата создания;
     исполнитель (исполнители);
     содержание поручения;
     срок исполнения.
     Исполнение каждого поручения может быть поставлено на контроль<*>

     37. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения на  рабочем  месте  и  закрытого  ключа  автор  поручения,
владеющий  закрытым  ключом,   при   сохранении   карточки   поручения
подписывает ее с использованием  ЭП.  В  этом  случае  при  сохранении
карточки поручения поля "Текст",  "Срок  исполнения"  и  "Исполнители"
автоматически  подписываются  ЭП.  В  правом  верхнему  углу  карточки
поручения появляется пиктограмма.<*>

     38.  Сотрудники,   получившие   уведомление   о   назначении   их
исполнителями  по  документу  согласно  поручению,  создают  отчет  об
исполнении (карточку исполнения), отражающий все этапы и конечный итог
исполнения поручения.
     В карточке исполнения заполняются следующие поля:
     автор исполнения;
     дата исполнения;
     текст исполнения (данные по исполнению поручения).<*>

     39. Для создания промежуточных итогов  исполнения  документа  или
поручения, исполнители, создающие карточку исполнения, должны  указать
тип исполнения "Для информации".

     40. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения на рабочем  месте  и  закрытого  ключа  автор  исполнения,
владеющий  закрытым  ключом,  при   сохранении   карточки   исполнения
подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении  поле
"Текст  исполнения",  а  также  поля   "Файлы"   и   "Текст"   (раздел
"Информационные материалы") автоматически подписываются ЭП.  В  правом
верхнему углу карточки исполнения появляется пиктограмма.<*>

     41. Исполнитель,    являющийся     руководителем     структурного
подразделения, имеет возможность  создать  последующее  поручение  для
подчиненных сотрудников.
     В случае принятия решения о переносе срока исполнения  поручения,
согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет  следующие
поля: новый срок исполнения, причина переноса и  дата  переноса.  Срок
исполнения будет перенесен для поручения в целом.<*>

     42. Снять   поручение   с   контроля   в   связи   с   изменением
ответственного  исполнителя  и/или  исполнителей  имеет  право   автор
поручения или замещающий его сотрудник,  делопроизводители  службы  ДО
или канцелярии.
     При  условии,  что  поручение  полностью   исполнено   (то   есть
поставленные  в  поручении  и/или  в  документе   вопросы   и   задачи
исполнителем фактически решены и/или выполнены), контролер  снимает  с
контроля исполнителя и в карточке поручения ставит отметку  "Полностью
исполнено".
     По принятии решения о снятии документа  с  контроля  контролер  в
карточке документа на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении
документа и дату исполнения.
     Если бумажный оригинал или копия (если исполнителей по  документу
было несколько) ОРД  подлежит  подшивке  в  соответствующую  папку  по
номенклатуре   дел    структурного    подразделения-исполнителя,    то
делопроизводитель в карточке исполнения на закладке "Отношение к делу"
делает соответствующую отметку, где указываются: подразделение, в деле
которого будет храниться документ на бумажном  носителе,  номер  дела,
заголовок документа, дата списания в дело.<*>

                 XI. Работа с исходящими документами

     43. Для работы с исходящими документами используется база  данных
"Исходящие документы" (БД "ИсхД").
     При  работе   с   исходящими   документами   в   СЭД   сотрудники
подразделяются на следующие категории:
     исполнитель - сотрудник, который создает исходящий документ;
     делопроизводитель   -   секретарь,   помощник    или    сотрудник
структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.
     При  создании  проекта   исходящего   документа   исполнитель   в
обязательном порядке заполняет следующие реквизиты карточки документа:
     поле "Вид документа";
     поле "Заголовок" - отражает краткое содержание документа;
     поле "Адресаты" - указываются  организация  и  должностное  лицо,
которому адресован документ;
     поле "Подпись" - содержит фамилию,  имя,  отчество  руководителя,
подписывающего документ;
     поле "Исполнители";
     поле "Количество" - количество  листов  документа,  в  том  числе
приложений к нему.
     В разделе "Содержание" размещается файл документа.<*>

     44. Если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо
документа, то на закладке "Связи" исполнитель  устанавливает  связь  с
данными документами.<*>
     После  заполнения  всех  обязательных  полей  карточки  документа
исполнитель   может   направить   проект   исходящего   документа   на
согласование.
     При заполнении листа согласования исполнитель должен указать:
     срок согласования проекта документа;
     тип согласования: параллельное, последовательное, комбинированное
(по умолчанию - параллельное согласование);
     участников согласования;
     срок хранения листа согласования, который не должен  быть  меньше
срока согласования проекта исходящего документа.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель,  владеющий
закрытым ключом, при сохранении листа согласования подписывает  его  с
использованием ЭП. В этом случае с началом процесса согласования  поля
"Файлы" и "Текст" (раздел  "Содержание")  автоматически  подписываются
ЭП.   В   листе   согласования   устанавливается   статус   "Подписано
инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.<*>

     45. Все циклы согласования по  проекту  документа  отражаются  на
закладке Листа согласования "История согласования".
     Получив уведомление  о  начале  процесса  согласования,  участник
согласования ознакамливается с проектом исходящего документа и создает
ответ по кнопке "Виза", выражающий  согласие,  несогласие  или  особое
мнение по представленному на согласование проекту документа.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа согласующий,  владеющий
закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает  визу
с использованием  ЭП.  В  этом  случае  при  сохранении  визы  решение
участника (выбор варианта в группе "Решение"), а также поля "Файлы"  и
"Текст" (раздел "Документ") автоматически  подписываются  ЭП.  В  визе
устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему  углу  появляется
пиктограмма.<*>

     46. В  случае  необходимости  изменения  содержания  документа  в
соответствии  с  замечаниями   участников   согласования   исполнитель
прерывает процесс согласования по кнопке "Прекратить процесс" в  листе
согласования. В карточке  документа  исходящего  документа  в  разделе
"Содержание"  исполнитель  размещает  новую  версию   документа.   Для
согласования новой версии исполнитель создает  из  карточки  документа
новый лист согласования.
     В случае необходимости изменения параметров процесса согласования
(изменение срока согласования,  добавление  участника  согласования  и
пр.)   исполнитель   прерывает   процесс   согласования   по    кнопке
"Приостановить  процесс"  в  листе  согласования.  Продолжить  процесс
согласования  можно   по   кнопке   "Продолжить   процесс"   в   листе
согласования.
     После заполнения всех обязательных  полей  карточки  документа  и
завершения всех процессов согласования исполнитель  направляет  в  СЭД
проект исходящего документа  на  подпись  руководителю  и  параллельно
передает на подпись оригинал проекта документа со всеми  оригинальными
согласующими подписями.
     После подписания оригинала исходящего документа делопроизводитель
подписывает в СЭД карточки документа. При этом  в  карточке  документа
подписанного документа  отражаются  дата,  время  подписания,  фамилия
подписавшего и фамилия, имя, отчество руководителя, от имени  которого
документ был подписан.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем  месте  и  закрытого  ключа  делопроизводитель,
владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В
этом случае при нажатии на  кнопку  поля  "Файлы"  и  "Текст"  (раздел
"Содержание") автоматически подписываются ЭП. В правом  верхнему  углу
карточки документа появляется пиктограмма.<*>

     47. Делопроизводитель  регистрирует  исходящий  документ  в  СЭД,
вписывает регистрационный номер на оригинале  документа  и  организует
отправку документа.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем  месте  и  закрытого  ключа  делопроизводитель,
владеющий закрытым ключом, может  заверить  содержание  неподписанного
исходящего документа с использованием  ЭП.  Для  заверения  содержания
документа  делопроизводитель  нажимает  на  кнопку  "Заверить".  После
подтверждения заверения поля "Файлы" и "Текст"  (раздел  "Содержание")
автоматически подписываются ЭП  и  закрываются  от  редактирования.  В
карточке  документа  устанавливается  статус  "Заверен",  отображаются
дата, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего  заверение,  и
пиктограмма.<*>

     48. Для проверки электронной подписи  делопроизводитель  нажимает
на пиктограмму .
     В случае если заверение  необходимо  отменить,  делопроизводитель
нажимает на кнопку "Отменить заверение".<*>

     49. После отмены заверения информация о заверении  и  пиктограмма
перестают отображаться в документе,  содержание  становится  доступным
для редактирования.
     При необходимости исходящий  документ  может  быть  направлен  на
ознакомление.   В   листе   ознакомления   необходимо   указать   срок
ознакомления,  участников  ознакомления,  при  необходимости  -   дать
комментарии.<*>

     50. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения  на  рабочем  месте  и   закрытого   ключа   автор   листа
ознакомления,  владеющий  закрытым  ключом,   при   сохранении   листа
ознакомления подписывает его с использованием  ЭП.  В  этом  случае  с
началом процесса ознакомления поле "Комментарии инициатора",  а  также
поля   "Файлы"   и   "Текст"   (раздел   "Содержание")   автоматически
подписываются  ЭП.  В  листе   ознакомления   устанавливается   статус
"Подписано  инициатором"  и  в   правом   верхнему   углу   появляется
пиктограмма.<*>

     51. В  случае   необходимости   изменения   параметров   процесса
ознакомления  (изменение  срока  ознакомления,  добавление   участника
ознакомления и пр.)  исполнитель  прерывает  процесс  ознакомления  по
кнопке  "Приостановить  процесс"  в  листе  ознакомления.   Продолжить
процесс ознакомления можно по  кнопке  "Продолжить  процесс"  в  листе
ознакомления.
     Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с  исходящим
документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении  с  документом
или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник  ознакомления,
владеющий  закрытым  ключом,  при  сохранении   ответа   (отметки   об
ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В этом случае при
сохранении  ответа  поля  "Файлы"  и   "Текст"   (раздел   "Документ")
автоматически  подписываются  ЭП.  В  ответе  устанавливается   статус
"Подписано" и в правом верхнем углу появляется пиктограмма<*>.

                XII. Работа с внутренними документами

     52. Для работы с внутренними документами используется база данных
"Внутренние документы" (БД "ВнД").
     При  работе  с   внутренними   документами   в   СЭД   сотрудники
подразделяются на следующие категории:
     исполнитель - сотрудник, который создает исходящий документ;
     делопроизводитель  -   секретарь   или   сотрудник   структурного
подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.
     При создании проекта внутреннего документа в  СЭД  исполнитель  в
обязательном порядке заполняет следующие реквизиты карточки документа:
     поле "Вид документа";
     поле "Заголовок" - отражает краткое содержание документа;
     поле "Адресаты" - указываются  организация  и  должностное  лицо,
которому адресован документ;
     поле "Подпись" - содержит фамилию,  имя,  отчество  руководителя,
подписывающего документ;
     поле "Исполнители";
     поле "Количество" - количество  листов  документа,  в  том  числе
приложений к нему.
     В разделе "Содержание" размещается файл документа.<*>

     53. Если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо
документа, то на закладке "Связи" исполнитель  устанавливает  связь  с
данными документами.<*>

     54. После заполнения всех обязательных полей  карточки  документа
исполнитель  может   направить   проект   внутреннего   документа   на
согласование.
     При заполнении листа согласования исполнитель должен указать:
     срок согласования проекта документа;
     тип согласования: параллельное, последовательное, комбинированное
(по умолчанию - параллельное согласование);
     участников согласования;
     срок хранения листа согласования, который не должен  быть  меньше
срока согласования проекта исходящего документа.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель,  владеющий
закрытым ключом, при сохранении листа согласования подписывает  его  с
использованием ЭП. В этом случае с началом процесса согласования  поля
"Файлы" и "Текст" (раздел  "Содержание")  автоматически  подписываются
ЭП.   В   листе   согласования   устанавливается   статус   "Подписано
инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма .

     55. Все циклы согласования по  проекту  документа  отражаются  на
закладке листа согласования "История согласования".
     Получив уведомление  о  начале  процесса  согласования,  участник
согласования  ознакамливается  с  проектом  внутреннего  документа   и
создает ответ по кнопке "Виза", выражающий  согласие,  несогласие  или
особое мнение по представленному на согласование проекту документа.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа согласующий,  владеющий
закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает  визу
с использованием  ЭП.  В  этом  случае  при  сохранении  визы  решение
участника (выбор варианта в группе "Решение"), а также поля "Файлы"  и
"Текст" (раздел "Документ") автоматически  подписываются  ЭП.  В  визе
устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему  углу  появляется
пиктограмма<*>.

     56. В  случае  необходимости  изменения  содержания  документа  в
соответствии  с  замечаниями   участников   согласования   исполнитель
прерывает процесс согласования по кнопке "Прекратить процесс" в  листе
согласования. В карточке документа  внутреннего  документа  в  разделе
"Содержание"  исполнитель  размещает  новую  версию   документа.   Для
согласования новой версии исполнитель создает  из  карточки  документа
новый лист согласования.
     В случае необходимости изменения параметров процесса согласования
(изменение срока согласования,  добавление  участника  согласования  и
пр.)   исполнитель   прерывает   процесс   согласования   по    кнопке
"Приостановить  процесс"  в  листе  согласования.  Продолжить  процесс
согласования  можно   по   кнопке   "Продолжить   процесс"   в   листе
согласования.
     После завершения процесса согласования исполнитель  направляет  в
СЭД проект внутреннего документа на подпись руководителю и параллельно
передает на подпись оригинал проекта документа со всеми  оригинальными
согласующими подписями.
     Делопроизводитель,  получив  подписанный   оригинал   внутреннего
документа, подписывает карточку документа внутреннего документа в  СЭД
и присваивает ему регистрационный номер.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем  месте  и  закрытого  ключа  делопроизводитель,
владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В
этом случае при нажатии на  кнопку  поля  "Файлы"  и  "Текст"  (раздел
"Содержание") автоматически подписываются ЭП. В правом  верхнему  углу
КД появляется пиктограмма<*>.

     57. При  необходимости   устанавливается   отметка   о   контроле
исполнения документа в целом и срок исполнения на закладке "Контроль".
     При необходимости внутренний документ  может  быть  направлен  на
ознакомление. В листе ознакомления нужно  указать  срок  ознакомления,
участников ознакомления, при необходимости дать комментарии.<*>

     58. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения  на  рабочем  месте  и   закрытого   ключа   автор   листа
ознакомления,  владеющий  закрытым  ключом,   при   сохранении   листа
ознакомления подписывает его с использованием  ЭП.  В  этом  случае  с
началом процесса ознакомления поле "Комментарии инициатора",  а  также
поля   "Файлы"   и   "Текст"   (раздел   "Содержание")   автоматически
подписываются  ЭП.  В  листе   ознакомления   устанавливается   статус
"Подписано  инициатором"  и  в   правом   верхнему   углу   появляется
пиктограмма<*>.

     59.  В  случае  необходимости   изменения   параметров   процесса
ознакомления  (изменение  срока  ознакомления,  добавление   участника
ознакомления и пр.)  исполнитель  прерывает  процесс  ознакомления  по
кнопке  "Приостановить  процесс"  в  листе  ознакомления.   Продолжить
процесс ознакомления можно по  кнопке  "Продолжить  процесс"  в  листе
ознакомления.
     Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с внутренним
документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении  с  документом
или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник  ознакомления,
владеющий  закрытым  ключом,  при  сохранении   ответа   (отметки   об
ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В этом случае при
сохранении  ответа  поля  "Файлы"  и   "Текст"   (раздел   "Документ")
автоматически  подписываются  ЭП.  В  ответе  устанавливается   статус
"Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма<*>.


           XIII. Контроль исполнения внутренних документов

     60.   При   организации   исполнения    документов,    сотрудники
подразделяются на следующие категории:
     автор резолюции  -  руководитель,  которому  адресован  документ,
требующий исполнения;
     ответственный исполнитель -  руководитель,  который  отвечает  за
исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;
     исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем  резолюции  по
документу;
     делопроизводитель  -   секретарь   или   сотрудник   структурного
подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;
     контролер   -   секретарь,   помощник    или    делопроизводитель
структурного  подразделения,  имеющий  право   снимать   резолюцию   с
контроля.
     Для направления документа на исполнение автор резолюции  или  его
делопроизводитель  должен  заполнить   электронную   форму   "Карточка
резолюции".
     В карточке резолюции указываются следующие данные:
     автор;
     дата создания;
     исполнитель (исполнители);
     содержание резолюции;
     срок исполнения.
     Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль.<*>

     61. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения на  рабочем  месте  и  закрытого  ключа  автор  резолюции,
владеющий  закрытым  ключом,   при   сохранении   карточки   резолюции
подписывает ее с использованием  ЭП.  В  этом  случае  при  сохранении
карточки резолюции поля "Текст",  "Срок  исполнения"  и  "Исполнители"
автоматически  подписываются  ЭП.  В  правом  верхнему  углу  карточки
резолюции появляется пиктограмма<*>.

     Сотрудники, получившие уведомление о назначении их  исполнителями
по документу согласно резолюции, создают отчет об исполнении (карточку
исполнения),  отражающий  все  этапы  и   конечный   итог   исполнения
резолюции.
     В карточке исполнения заполняются следующие поля:
     автор исполнения;
     дата исполнения;
     текст исполнения (данные по исполнению резолюции).<*>

     63. Для создания промежуточных итогов  исполнения  документа  или
резолюции сотрудники, создающие карточку  исполнения,  должны  указать
тип исполнения "Для информации".
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель  резолюции,
владеющий  закрытым  ключом,  при   сохранении   карточки   исполнения
подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении  поле
"Текст  исполнения",  а  также  поля   "Файлы"   и   "Текст"   (раздел
"Информационные материалы") автоматически подписываются ЭП.  В  правом
верхнему углу карточки исполнения появляется пиктограмма<*>.

     64. Исполнитель,    являющийся     руководителем     структурного
подразделения, имеет возможность  создать  последующую  резолюцию  для
подчиненных работников.
     В случае принятия решения о переносе срока исполнения  резолюции,
согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет  следующие
поля: новый срок исполнения, причина переноса и  дата  переноса.  Срок
исполнения будет перенесен для резолюции в целом.<*>

     65. Снять   исполнителей   резолюции   в   связи   с   изменением
ответственного исполнителя и/или исполнителей с контроля  имеет  право
автор  резолюции,  замещающий  его  сотрудник  или   делопроизводитель
структурного подразделения.
     При  условии,  что  резолюция  полностью   исполнена   (то   есть
поставленные  в  резолюции  и/или  в  документе   вопросы   и   задачи
исполнителем фактически решены и/или выполнены), контролер  снимает  с
контроля исполнителя и в карточке резолюции ставит отметку  "Полностью
исполнено".
     По принятии решения о снятии документа  с  контроля  контролер  в
карточке документа на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении
документа и дату исполнения.
     Если бумажный оригинал или копия (если исполнителей по  документу
было несколько) исполненного внутреннего документа подлежит подшивке в
соответствующую папку по номенклатуре дел структурного  подразделения-
исполнителя, то непосредственный исполнитель в карточке исполнения  на
закладке  "Отношение  к  делу"  делает  соответствующую  отметку,  где
указываются: подразделение, в деле которого будет  храниться  документ
на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в
дело.<*>

                  XIV. Работа с обращениями граждан

     66. Для работы с обращениями  граждан  используется  база  данных
"Обращения граждан" (БД "ОГ").
     При работе с обращениями граждан в СЭД сотрудники  подразделяются
на следующие категории:
     делопроизводитель - сотрудник  отдела  по  работе  с  обращениями
граждан или структурных подразделений;
     адресат/участник - руководитель органа исполнительной власти  или
руководитель структурного подразделения, которому адресован документ.
     Обращения, адресованные руководству органа исполнительной власти,
структурному подразделению, а также без указания конкретного лица  или
структурного  подразделения  регистрируются  в  отделе  по  работе   с
обращениями граждан или структурном подразделении.
     При  регистрации  обращения  делопроизводитель  создает  карточку
документа обращения и заполняет следующие реквизиты:
     1) закладка "Реквизиты":
     поле "Вид обращения";
     поле "Тип обращения";
     поле "Корреспондент" - фамилия, имя, отчество обратившегося;
     поля "Регион", "Район", "Город", "Населенный пункт", "Адрес";
     поле "Тип автора";
     поле  "Первичное  обращение"  -  если  регистрируемое   обращение
гражданина является повторным;
     2) закладка "Обращение":
     поля "Код", "Раздел", "Тема", "Тематика", "Вопрос";
     поле  "Краткое  содержание"   -   отражает   краткое   содержание
документа;
     поле "Количество" - количество  листов  документа,  в  том  числе
приложений к нему, и количество экземпляров;
     3) закладка "Направление":
     поле "Адресаты" - фамилия, имя, отчество  работника  (работников)
согласно адресации, указанной в обращении.<*>

     67. Если регистрируемое  обращение  является  ответом  на  другой
документ (направлен в дополнение к ранее  направленному  документу,  в
ответ на запрос и т.д.), зарегистрированный в  СЭД,  делопроизводитель
на закладке "Связи" устанавливает связь с карточкой документа  данного
документа.
     В разделе "Содержание" размещается файл, содержащий сканированный
документ.
     При необходимости устанавливается отметка о  контроле  исполнения
обращения в целом и срок исполнения на закладке "Контроль".<*>

     68. При  поступлении   документа   с   сопроводительным   письмом
делопроизводитель  указывает  источник,   откуда   поступил   документ
(закладка "Источник поступления").<*>

     69. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения и закрытого ключа  делопроизводитель,  владеющий  закрытым
ключом, может заверить содержание обращения с использованием  ЭП.  Для
заверения содержания обращения делопроизводитель  нажимает  на  кнопку
"Заверить". Поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически
подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В карточке документа
устанавливается статус "Заверен",  отображаются  дата,  фамилия,  имя,
отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма<*>.

     70. В    случае    если    заверение     необходимо     отменить,
делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".<*>

     71. Информация о заверении и пиктограмма перестают отображаться в
документе, содержание становится доступным для редактирования.
     При  необходимости  после  регистрации   обращение   может   быть
направлено на ознакомление. В листе  ознакомления  необходимо  указать
срок ознакомления, участников  ознакомления,  при  необходимости  дать
комментарии.<*>

     72. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения  на  рабочем  месте  и   закрытого   ключа   автор   листа
ознакомления,  владеющий  закрытым  ключом,   при   сохранении   листа
ознакомления подписывает его с использованием  ЭП.  В  этом  случае  с
началом процесса ознакомления поле "Комментарии инициатора",  а  также
поля   "Файлы"   и   "Текст"   (раздел   "Содержание")   автоматически
подписываются  ЭП.  В  листе   ознакомления   устанавливается   статус
"Подписано  инициатором"  и  в   правом   верхнему   углу   появляется
пиктограмма<*>.

     73. В  случае   необходимости   изменения   параметров   процесса
ознакомления  (изменение  срока  ознакомления,  добавление   участника
ознакомления и пр.)  исполнитель  прерывает  процесс  ознакомления  по
кнопке  "Приостановить  процесс"  в  листе  ознакомления.   Продолжить
процесс ознакомления можно по  кнопке  "Продолжить  процесс"  в  листе
ознакомления.
     Руководитель,   получивший   уведомление   об   ознакомлении    с
обращением, может создать в СЭД отметку об ознакомлении  с  документом
или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник  ознакомления,
владеющий  закрытым  ключом,  при  сохранении   ответа   (отметки   об
ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В этом случае при
сохранении  ответа  поля  "Файлы"  и   "Текст"   (раздел   "Документ")
автоматически  подписываются  ЭП.  В  ответе  устанавливается   статус
"Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма<*>.

              XV. Контроль исполнения обращений граждан

     74. При    организации    исполнения    документов     сотрудники
подразделяются на следующие категории:
     автор резолюции  -  руководитель,  которому  адресован  документ,
требующий исполнения;
     ответственный исполнитель -  руководитель,  который  отвечает  за
исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;
     исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем  резолюции  по
документу;
     делопроизводитель - сотрудник  отдела  по  работе  с  обращениями
граждан, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения,
ответственный за ведение делопроизводства;
     контролер - сотрудник отдела по  работе  с  обращениями  граждан,
секретарь, помощник или делопроизводитель структурного  подразделения,
имеющий право снимать резолюцию с контроля.
     Для направления документа на исполнение автор резолюции  или  его
делопроизводитель  должен  заполнить   электронную   форму   "Карточка
резолюции".
     В карточке резолюции указываются следующие данные:
     автор;
     дата создания;
     исполнитель (исполнители);
     содержание резолюции;
     срок исполнения.
     Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль.<*>

     75. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения и закрытого  ключа  автор  резолюции,  владеющий  закрытым
ключом,  при  сохранении   карточки   резолюции   подписывает   ее   с
использованием ЭП. В этом случае  при  сохранении  карточки  резолюции
поля  "Текст",  "Срок  исполнения"   и   "Исполнители"   автоматически
подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки резолюции появляется
пиктограмма<*>.

     Сотрудники, получившие уведомление о назначении их  исполнителями
по документу согласно резолюции, создают отчет об исполнении (карточку
исполнения),  отражающий  все  этапы  и   конечный   итог   исполнения
резолюции.
     В карточке исполнения заполняются следующие поля:
     автор исполнения;
     дата исполнения;
     данные по исполнению резолюции (текст исполнения).<*>

     76. Для создания промежуточных итогов  исполнения  документа  или
резолюции, исполнители, создающие карточку исполнения, должны  указать
тип исполнения "Для информации".
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения  и  закрытого  ключа  исполнитель   резолюции,   владеющий
закрытым ключом, при сохранении карточки исполнения подписывает  ее  с
использованием  ЭП.  В  этом  случае  при   сохранении   поле   "Текст
исполнения", а также поля "Файлы" и  "Текст"  (раздел  "Информационные
материалы") автоматически подписываются ЭП.  В  правом  верхнему  углу
карточки исполнения появляется пиктограмма<*>.

     77. Исполнитель,    являющийся     руководителем     структурного
подразделения, имеет возможность  создать  последующую  резолюцию  для
подчиненных работников.
     В случае принятия решения о переносе срока исполнения  резолюции,
согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет  следующие
поля: новый срок исполнения, причина переноса и  дата  переноса.  Срок
исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

     78.  Снять  исполнителей   резолюции   в   связи   с   изменением
ответственного исполнителя и/или исполнителей с контроля  имеет  право
автор резолюции, замещающий его сотрудник, сотрудник отдела по  работе
с обращениями граждан.
     При  условии,  что  резолюция  полностью   исполнена   (то   есть
поставленные  в  резолюции  и/или  в  документе   вопросы   и   задачи
исполнителем фактически решены и/или выполнены), контролер  снимает  с
контроля исполнителя и в карточке резолюции ставит отметку  "Полностью
исполнено".
     По принятии решения о снятии документа  с  контроля  контролер  в
карточке документа обращения на закладке "Контроль" ставит отметку  об
исполнении документа и дату исполнения
     Если бумажный оригинал или копия (если исполнителей по  документу
было   несколько)   исполненного   обращения   подлежит   подшивке   в
соответствующую папку по номенклатуре дел структурного  подразделения-
исполнителя, то непосредственный исполнитель в карточке исполнения  на
закладке  "Отношение  к  делу"  делает  соответствующую  отметку,  где
указываются: подразделение, в деле которого будет  храниться  документ
на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в
дело.<*>

_____________________________________
<*> Графический объект не приводится



                                      Приложение N 1
                                      к  регламенту  по  организации
                                      электронного  документооборота
                                      и автоматизации делопроизводства
                                      в органах исполнительной власти
                                      Оренбургской области
                                      

                     Подготовка проекта документа

     Подготовка  проекта  документа  начинается  с  создания  карточки
документа  (заполнения  формы).  Данные   вводятся   вручную   или   с
использованием  шаблонов,  которые  позволяют  заполнить   ряд   полей
автоматически.<*>
     Работа над содержанием документа может  вестись  пользователем  в
индивидуальном порядке или совместно с другими пользователями.
     При работе с документом используются шаблоны  документа,  которые
позволяют унифицировать и ускорить работу с документами того или иного
вида. Шаблоны документа особенно  активно  используются  для  создания
стандартных (типовых) документов.
     Проект  документа  должен   быть   направлен   на   согласование,
подписание и регистрацию.

_____________________________________
<*> Графический объект не приводится



                                      Приложение N 2
                                      к  регламенту  по  организации
                                      электронного  документооборота
                                      и автоматизации делопроизводства
                                      в органах исполнительной власти
                                      Оренбургской области
                                      

                           Ввод содержания

     Содержание  вводится   в   поля   "Файлы"   и   "Текст"   раздела
"Содержание". Это возможно сделать следующими способами:
     присоединить файл (кнопка "Содержание", команда "Присоединить");
     импортировать   из   файла    (кнопка    "Содержание",    команда
"Импортировать");
     вставить  распознанный  из   образа   текст   документа   (кнопка
"Содержание", команда "Сканировать и распознать");
     вставить  образ  документа,   полученный   со   сканера   (кнопка
"Содержание", команда "Сканировать");
     набрать текст с клавиатуры.
     Для того чтобы были доступны кнопки работы  с  полями  в  разделе
"Содержание", необходимо в  режиме  редактирования  нажать  на  кнопку
"Содержание", при этом  ниспадающее  меню  будет  содержать  описанные
команды.
     При  наличии  настроек  для  потокового  сканирования  в  системе
реализуются следующие режимы работы:
     ввод одного многостраничного документа;
     многодокументный потоковый ввод многостраничных документов.
     Для ввода одного документа требуется нажать кнопку "Содержание" и
выбрать команды "Сканировать" или "Сканировать и распознать".
     При  многодокументном   сканировании   выполняется   ввод   пачки
многостраничных документов за один процесс. Этот  режим  предполагает,
что:
     1. Каждый документ имеет только один штрих-код,  напечатанный  на
оборотной стороне последнего листа, если сканер двухсторонний, или  на
лицевой стороне последней страницы,  если  сканер  односторонний.  При
этом неважно, в каком месте страницы  напечатан  штрих-код.  Штрих-код
служит для разделения документов при потоковом вводе.
     2.  Ориентировка  штрих-кода  должна   быть   очень   близкой   с
горизонтальной  (полосы   вертикальны,   а   сам   штрих-код   вытянут
горизонтально).
     3. Качество печати штрих-кода  должно  быть  достаточно  высоким,
поскольку образ штрих-кода получается один раз при сканировании.
     После  завершения  ввода  система  откроет   папку   со   списком
регистрационных  контрольных  карточек,  куда  были   введены   образы
документов.  Правильность   "привязки"   образов   к   соответствующим
регистрационным   контрольным   карточкам   проверяется    по    числу
регистрационных  контрольных  карточек  в  папке   и   по   реквизитам
регистрационных  контрольных  карточек.  Для  контроля  полноты  ввода
документов можно открыть каждую регистрационную контрольную карточку и
просмотреть содержание документа.



                                      Приложение N 2
                                      к  регламенту  по  организации
                                      электронного  документооборота
                                      и автоматизации делопроизводства
                                      в органах исполнительной власти
                                      Оренбургской области
                                      

                    Согласование проекта документа

     Проекты документов могут направляться на согласование одному  или
нескольким  лицам.  На  согласование  может  быть   направлен   только
неподписанный   проект   документа.   Участники   согласования   могут
накладывать на проект  документа  визы  трех  видов:  "Согласен",  "Не
согласен", "Согласен с замечаниями".
     Инициатором отправки документа  на  согласование  может  являться
автор проекта  или  делопроизводитель,  а  также  любой  пользователь,
имеющий  доступ  к   проекту   документа   для   чтения.   Участниками
согласования могут быть любые пользователи системы.
     Согласование  может   быть   параллельным,   последовательным   и
комбинированным.
     При  параллельном  согласовании  проект  документа   направляется
одновременно всем участникам  согласования.  После  того  как  процесс
согласования начат, участники  согласования  получают  уведомления  об
этом. Инициатор согласования устанавливает срок согласования. Если  по
достижении срока кто-либо из участников не поставил на документе  свою
визу, ему  посылается  уведомление-напоминание.  Процесс  согласования
завершается после того, как все участники согласования поставят на нем
свою визу либо досрочно - инициатором процесса.
     При последовательном согласовании проект направляется  участникам
согласования по очереди. После того как  участник  ставит  на  проекте
свою визу, проект направляется следующему  участнику  и  т.д.  Каждому
участнику согласования обычно указывается  время  согласования  (число
дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы  ознакомиться  с
проектом и поставить  визу).  В  СЭД  допускаются  различные  сценарии
последовательного согласования, которыми определяется порядок действий
в следующих случаях:
     время   согласования   превышено   данным   участником   (послать
уведомление  инициатору;  послать  уведомление   участнику;   передать
следующему участнику согласования или не передавать);
     поставлена отрицательная виза  (послать  уведомление  инициатору;
остановить процесс согласования или продолжить его).
     Комбинированное  согласование,  по  сути,  есть  последовательное
согласование, когда на каждой стадии  процесса  может  быть  или  один
участник или группа участников.
     Рабочее место может допускать настройку сценария или использовать
жестко заданный сценарий.
     Чтобы начать процесс согласования, инициатор указывает:
     список участников согласования;
     вид согласования;
     сценарий согласования (если его настройка предусмотрена).<*>

     Процесс последовательного согласования  завершается  после  того,
как все участники согласования поставят на нем свою визу либо досрочно
-  инициатором  процесса,  либо  по  отрицательной  визе   одного   из
участников (если сценарием согласования это предусмотрено).
     Если в  организации  принят  определенный  порядок  согласования,
целесообразно сохранить его в виде шаблона  согласования.  При  выборе
того или иного шаблона согласования  параметры  согласования  задаются
автоматически.
     В ходе процесса согласования  невозможна  регистрация  документа.
Одновременно  может   быть   запущено   не   более   одного   процесса
согласования, по завершении процесса может быть  инициирован  новый  и
т.д.
     В  процессе  согласования  участники  могут,  в   свою   очередь,
создавать лист согласования и направлять  документ  на  дополнительное
согласование другим  лицам.  Создание  циклов  согласования  документа
второго,   третьего   и последующих   порядков   называется   петлевым
согласованием.

_____________________________________
<*> Графический объект не приводится



                                      Приложение N 4
                                      к  регламенту  по  организации
                                      электронного  документооборота
                                      и автоматизации делопроизводства
                                      в органах исполнительной власти
                                      Оренбургской области


         Отправка документа на подпись и подписание документа
         

     Проект документа  может  быть  направлен  автором  документа  или
делопроизводителем на подпись руководителю или замещающему его  в  СЭД
лицу.
     Чтобы направить проект документа на  подпись  необходимо  открыть
карточку документа и нажать на кнопку . После этого  в  верхней  части
карточки документа будет отображаться информация о том,  что  документ
отправлен на подпись.
     Проект документа не может быть направлен на подпись, если он  уже
направлен на подпись или уже подписан. Сведения об этом отображаются в
верхней части карточки документа.
     После того как документ направлен на подпись, лицо,  указанное  в
карточке документа в поле "Подпись", получает уведомление.
     В списке документов название документа, направленного на подпись,
будет отображаться в представлении "На согласовании и подписи".
     Документ подписывается лицом или лицами, указанными  для  данного
документа как подписывающие (в карточке или  форме  документа  в  поле
"Подпись").
     Лицо, которому документ направлен на подпись, может также:
     отказать в подписи;
     снять свою подпись  в  случае,  если  документ  подписан,  но  не
зарегистрирован.
     Лицо, получившее документ на подпись, должно  выполнить  одно  из
следующих действий:
     1. Подписать документ. Кнопка . По кнопке выдается запрос,  чтобы
подтвердить  намерение,  нажмите  на  кнопку  "Да".   Документ   будет
подписан, карточка  документа  закроется.  В  верхней  части  карточки
документа отображается информация о том, что документ подписан (статус
"Подписан").
     2. Подписать документ с использованием ЭП. При  наличии  настроек
системы, установленного программного обеспечения на  рабочем  месте  и
закрытого  ключа  руководитель,  владеющий  закрытым   ключом,   может
подписать документ с использованием ЭП. В этом случае после нажатия на
кнопку  и  подтверждения  намерения  появляется  диалоговая  форма   с
перечнем информации, которая должна быть подписана ЭП.<*>

     После нажатия "ОК" поля "Файлы" и "Текст"  (раздел  "Содержание")
документа автоматически подписываются ЭП.  В  верхней  части  карточки
документа отображается информация о том, что документ подписан (статус
"Подписан") и в правом верхнему углу появляется пиктограмма .
     Лицо,  подписавшее  документ,  может  снять  свою  подпись  (если
документ не зарегистрирован). Для этого  необходимо  открыть  карточку
документа и нажать кнопку .
     3. Отказать в подписи. Кнопка . Нажмите на кнопку и в открывшемся
окне "Причины отказа"  введите  мотивировку  отказа.  Документу  будет
отказано в подписи, карточка документа закроется.
     В верхней части карточки  документа  отображается  информация  об
отказе (статус "Отказано  в  подписи")  и  причина  отказа.  При  этом
сохраняется возможность вновь открыть карточку документа  и  подписать
документ.

_____________________________________
<*> Графический объект не приводится


                                      Приложение N 5
                                      к  регламенту  по  организации
                                      электронного  документооборота
                                      и автоматизации делопроизводства
                                      в органах исполнительной власти
                                      Оренбургской области


      Отправка документа на регистрацию и регистрация документа
      

     На регистрацию  может  быть  отправлен  как  подписанный,  так  и
неподписанный   документ.   Отправка    документа    на    регистрацию
осуществляется руководителем, подписавшим документ, замещающим  его  в
СЭД лицом, автором документа или делопроизводителем.
     Регистрации подлежат:
     исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы
(как правило, подписанные руководителем);
     входящие документы, поступившие в адрес организации;
     обащения граждан.
     При нажатии на кнопку в открывшемся меню необходимо  выбрать  вид
регистрации:
     N - документ регистрируется, ему присваивается номер;
     N +новый документ - документ  регистрируется,  ему  присваивается
номер и открывается карточка  нового  документа.  Используется  в  тех
случаях,  когда   регистрируется   подряд   большое   число   входящих
документов;
     N +резолюция - документ регистрируется, ему присваивается номер и
открывается карточка резолюции по этому документу. Используется в  тех
случаях, когда при регистрации документа немедленно вводится резолюция
на этот документ. Пункт  отсутствует  для  исходящих  документов.  Для
организационно-распорядительных документов его  место  занимает  пункт
N +поручение - при регистрации открывается карточка поручения по этому
документу;
     N +передача экз. -  документ  регистрируется,  ему  присваивается
номер и заносятся в базу данных сведения о передаче  экземпляров.  Для
этого открывается окно "Создание новых журналов передачи экземпляров".
Используется в тех случаях, когда при регистрации документа его  копия
немедленно передается одному или нескольким держателям;
     Запись  N вручную  -  документ   регистрируется,   а   номер   не
присваивается автоматически, а вводится  вручную  в  открывшемся  окне
"Ввод номера".



                                      Приложение N 6
                                      к  регламенту  по  организации
                                      электронного  документооборота
                                      и автоматизации делопроизводства
                                      в органах исполнительной власти
                                      Оренбургской области
                                      

                      Ознакомление с документом
                      

     Зарегистрированные документы могут направляться  на  ознакомление
одному  или  нескольким  лицам.  Инициатором  отправки  документа   на
ознакомление может быть любой пользователь, имеющий доступ к документу
для чтения. На ознакомление может быть  направлен  только  подписанный
документ.
     Инициатор ознакомления задает список  лиц,  которым  предлагается
ознакомиться  с  документом  (участников  ознакомления)  и   запускает
процесс. Участники ознакомления  получают  уведомления  о  направлении
документа на ознакомление.<*>

     Одновременно  может  быть  запущено  не  более  одного   процесса
ознакомления, по завершении процесса может быть  инициирован  новый  и
т.д.
     Процесс ознакомления завершается после того,  как  все  участники
ознакомятся с документом либо досрочно - инициатором.

_____________________________________
<*> Графический объект не приводится



                                      Приложение N 7
                                      к  регламенту  по  организации
                                      электронного  документооборота
                                      и автоматизации делопроизводства
                                      в органах исполнительной власти
                                      Оренбургской области


                Внесение резолюций и выдача поручений
                

     На входящие, внутренние документы и обращения граждан поступающие
в адрес руководителя, может быть внесена резолюция. Резолюции вносятся
руководителями, в адрес которых поступил документ, или замещающими  их
в  СЭД  лицами.  Резолюции  обычно  содержат  задания,   связанные   с
исполнением данного документа.
     Предусмотрена возможность создания  проекта  резолюции  для  лиц,
обладающих соответствующими правами  в  СЭД.  Проект  резолюции  можно
распечатать,  скорректировать  после   получения   заключения   автора
резолюции и снять признак проекта. Также  сам  автор  резолюции  может
утвердить проект. Проект резолюции недоступен исполнителям, по нему не
формируются уведомления.
     При внесении  резолюций  вводятся  имя  автора  резолюции,  текст
резолюции,  исполнители  и  срок  исполнения  резолюции.  Исполнителям
резолюции посылаются уведомления об этом. Существует также возможность
рассылки уведомлений-напоминаний  о  приближающемся  сроке  исполнения
резолюции.<*>

     При внесении резолюций 2-го, 3-го и последующих уровней  вводятся
те же данные.
     При  внесении  резолюций  каждый  из  исполнителей   может   быть
поставлен на контроль (приложение N 7 к регламенту).
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на  рабочем  месте  и  закрытого  ключа  автор  резолюции,
владеющий  закрытым  ключом,   при   сохранении   карточки   резолюции
подписывает ее с использованием  ЭП.  В  этом  случае  при  сохранении
карточки резолюции поля "Текст",  "Срок  исполнения"  и  "Исполнители"
автоматически  подписываются  ЭП.  В  правом  верхнему  углу  карточки
резолюции появляется пиктограмма<*>.

     Поручения, содержащиеся в ОРД, вводятся в СЭД  в  виде  отдельных
поручений для  каждого  пункта  или  еще  более  детально,  но  каждое
поручение  должно  содержать  один  срок  исполнения  и   один   текст
поручения.  Кроме  того,  руководителями,  в  адрес  которых  поступил
документ  с  поручением  или  без  него  (по  списку  рассылки),   или
замещающими их в СЭД лицами могут быть выданы свои поручения.
     При создании  поручения  вводятся  имя  автора  поручения,  текст
поручения, исполнители и срок исполнения поручения.
     В СЭД могут также создаваться поручения, не связанные  с  какими-
либо  документами.  По  таким  поручениям  могут,  в   свою   очередь,
создаваться поручения и составляться отчеты об исполнении.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор  самостоятельного
поручения,  владеющий  закрытым  ключом,   при   сохранении   карточки
поручения подписывает ее  с  использованием  ЭП.  В  этом  случае  при
сохранении  карточки   поручения   поля   "Текст   поручения",   "Срок
исполнения", "Исполнители", а также  поля  "Текст"  и  "Файлы"  секции
"Информационные материалы", автоматически подписываются ЭП.  В  правом
верхнему углу карточки поручения появляется пиктограмма<*>.

_____________________________________
<*> Графический объект не приводится



                                      Приложение N 8
                                      к  регламенту  по  организации
                                      электронного  документооборота
                                      и автоматизации делопроизводства
                                      в органах исполнительной власти
                                      Оренбургской области


        Постановка документа, резолюции, поручения на контроль
        

     Документ, резолюцию, поручение можно поставить на контроль.
     Контроль исполнения документа в целом
     При    постановке    на    контроль    входящего,    внутреннего,
организационно-распорядительного документа или обращения гражданина  в
целом указываются срок исполнения, новые сроки  исполнения  (в  случае
переноса срока). Впоследствии делопроизводителем ставятся  отметка  об
исполнении и дата исполнения. Документ может быть снят  с  контроля  и
без отметки об его исполнении.<*>

     Для исходящих документов постановка  на  контроль  осуществляется
для каждой организации-адресата отдельно. Указываются срок исполнения,
организация-адресат,  лицо,  ответственное   за   контроль,   и   дата
постановки  на  контроль.  Организация-адресат  может  быть  снята   с
контроля, при этом указывается дата снятия с контроля.


     Чтобы поставить на контроль исходящий документ:
     1. На закладке "Контроль" необходимо задать  срок  исполнения  по
документу в целом, для этого нужно нажать  кнопку  "Выбрать",  выбрать
дату в календаре и нажать на кнопку "ОК".<*>
     2.  Нажмите  на  кнопку  "На  контроль"  (откроется  окно  выбора
организации, в  котором  отобразится  список  организаций,  являющихся
адресатами документа).
     3. Выберите  организацию,  которую  предполагается  поставить  на
контроль, и нажмите на кнопку "OK". Откроется календарь.
     4. Выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку "OK".
Выберите срок исполнения  выбранной  организацией  документа  и  снова
нажмите на кнопку "ОК". Откроется окно "Контролер".
     5. Выберите в алфавитном списке сотрудников  текущей  организации
ответственного за контроль и нажмите на кнопку  "ОК".  В  таблицу  "На
контроле" будет добавлена запись о постановке  на  контроль  выбранной
организации.
     6.  При  необходимости  повторите   шаги   2-5   для   нескольких
организации.  Если  необходимо  удалить  запись,  нажмите  на   кнопку
"Удалить", в открывшемся окне выберите организацию и нажмите на кнопку
"ОК" (если запись одна, она будет удалена сразу после  нажатия  кнопки
"Удалить").

     Чтобы снять организацию с контроля:
     7. Нажмите на кнопку "Снять с контроля"  (откроется  окно  выбора
организации, в котором отобразится список организаций, поставленных на
контроль).
     8. Выберите организацию  и  нажмите  на  кнопку  "ОК".  Откроется
календарь.
     9. Выберите дату снятия документа с контроля и нажмите на  кнопку
"ОК". В таблицу "Снято с контроля" будет добавлена запись о  снятии  с
контроля выбранной организации. Из таблицы "На контроле" будет удалена
запись о постановке на контроль этой организации.
     Документ,  поставленный  на  контроль,   помечается   в   журнале
регистрации специальной пиктограммой.  В  шапке  документа  появляется
помета о постановке на контроль.
     Документ,  поставленный  на  контроль,  отображается   в   списке
документов  в  представлении  "Контрольные  документы"   (раздел   "Не
исполнены").
     Снятие  с  контроля  осуществляется   на   закладке   "Контроль".
Процедура  снятия  с  контроля  в  различных  базах  данных  несколько
различается.

     Контроль исполнения резолюций и поручений
     Каждый исполнитель резолюции (поручения) может быть поставлен  на
контроль отдельно,  при  этом  указывается  своя  дата  постановки  на
контроль. Аналогичным  образом  при  снятии  с  контроля  для  каждого
исполнителя указывается дата снятия с контроля.
     Для каждого из поставленного на контроль исполнителя  формируется
контрольная  карточка  задания,  доступная  в  базе  данных  "Контроль
заданий". После снятия  с  контроля  и  отметки  о  полном  исполнении
резолюции эти данные отражаются в контрольной карточке задания.  Также
в  контрольной  карточке  задания  записывается  информация  обо  всех
отчетах об  исполнении,  созданных  по  данной  резолюции  (поручению)
данным исполнителем.

     Постановка исполнителя на контроль
     Нажмите на кнопку "Выбрать" (откроется окно выбора исполнителя, в
котором отобразится список исполнителей по данной резолюции).
     Выберите  исполнителя  и  нажмите  на  кнопку   "ОК".   Откроется
календарь: выберите дату постановки на контроль и  нажмите  на  кнопку
"ОК".
     В  таблицу  постановки  на  контроль  будет  добавлена  запись  о
постановке на контроль выбранного исполнителя.

     Постановка на контроль всех ответственных исполнителей
     Чтобы поставить на контроль  всех  исполнителей,  отмеченных  как
ответственных:
     Нажмите на кнопку отв.
     Выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку "ОК".
     В  таблицу  постановки  на  контроль  будут  добавлены  записи  о
постановке на контроль всех ответственных исполнителей.

     Постановка всех исполнителей на контроль
     Чтобы поставить на контроль всех  исполнителей  сразу  необходимо
нажать на кнопку "Всех". Откроется  календарь,  в  котором  необходимо
выбрать дату постановки на контроль и нажать на кнопку "ОК".
     В  таблицу  постановки  на  контроль  будут  добавлены  записи  о
постановке на контроль всех исполнителей.

     Исправление даты для того или иного исполнителя
     Чтобы исправить дату для одного исполнителя:
     Нажмите на кнопку "Дата". Откроется окно  выбора  исполнителя.  В
нем отображается список исполнителей, поставленных на контроль.
     Выберите исполнителя, для которого предполагается скорректировать
дату, и  нажмите  на  кнопку  "ОК".  Откроется  календарь,  в  котором
необходимо выбрать новую дату  постановки  на  контроль  и  нажать  на
кнопку "ОК".

     Удаление записи о постановке на контроль одного из исполнителей
     Нажмите на кнопку "Удалить" (откроется окно выбора исполнителя, в
котором отобразится список исполнителей,  поставленных  на  контроль),
выберите  исполнителя,  для  которого  предполагается  скорректировать
дату, и нажмите на кнопку "ОК". Запись будет удалена.
     Ввод комментария к  постановке  на  контроль,  поле  "Примечание"
заполняются с клавиатуры.
     Снятие с контроля реализуется с  помощью  аналогичных  функций  в
правой таблице ("Снятие с контроля").

     Снятие исполнителя с контроля
     Кнопка "Выбрать" позволяет  выбрать  исполнителя  из  стоящих  на
контроле и  добавить  в  таблицу  запись  о  снятии  с  контроля  этих
исполнителей.

     Снятие всех исполнителей с контроля
     Кнопка "Всех" позволяет добавить в  таблицу  записи  о  снятии  с
контроля всех стоящих на контроле исполнителей.

     Исправление даты снятия с контроля
     Кнопка "Дата" позволяет исправить дату снятия с контроля для того
или иного исполнителя.

     Удаление записи
     Кнопка "Удалить" позволяет удалить из таблицы запись о  снятии  с
контроля того или иного исполнителя.
     Снятие с контроля реализуется также с помощью акции  в  документе
"Отчет об исполнении".
     После нажатия на  акцию  в  документе  "Отчет  об  исполнении"  в
таблицу постановки на контроль в карточке резолюции (поручения)  будет
добавлена  запись  о  снятии  с  контроля  исполнителя,  указанного  в
документе "Отчет об исполнении" в качестве автора исполнения.<*>

     Перенос срока исполнения
     В стоящих на контроле резолюциях  можно  перенести  установленный
срок исполнения с помощью кнопки .
     Чтобы перенести срок нажмите на кнопку (откроется  окно  "Перенос
срока исполнения"). В поле "Новый  срок  исполнения"  установите  дату
(для этого нажмите  на  кнопку  справа  от  поля  и  выберите  дату  в
календаре).
     В  раскрывающемся  списке  выберите  из  классификатора   причину
переноса. Нажмите на кнопку "ОК".
     На форме резолюции над таблицей контроля появится секция "История
переносов срока исполнения",  раскрыв  которую,  можно  видеть  полную
историю переносов сроков исполнения.<*>

_____________________________________
<*> Графический объект не приводится



                                      Приложение N 9
                                      к  регламенту  по  организации
                                      электронного  документооборота
                                      и автоматизации делопроизводства
                                      в органах исполнительной власти
                                      Оренбургской области


         Отчеты об исполнении документа, резолюции, поручения

     Отчет об исполнении документа, резолюции, поручения  составляется
исполнителем. При вводе отчета об исполнении задания  указывается  тип
исполнения.
     В СЭД предусмотрены следующие типы исполнения:
     отчет об исполнении;
     для информации.<*>

     Тип  исполнения  позволяет  получателю   отчета   квалифицировать
полученную от исполнителя  информацию.  Кроме  того,  тип  исполнения,
присвоенный  отчету,  запрашивается  программой   при   автоматическом
исполнении неконтрольных документов, резолюций и поручений.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения  и  закрытого  ключа  исполнитель  резолюции  (поручения),
владеющий  закрытым  ключом,  при   сохранении   карточки   исполнения
подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении  поле
"Текст  исполнения",  а  также  поля   "Файлы"   и   "Текст"   (раздел
"Информационные материалы") автоматически подписываются ЭП.  В  правом
верхнему углу карточки исполнения появляется пиктограмма<*>.

_____________________________________
<*> Графический объект не приводится



                                      Приложение N 10
                                      к  регламенту  по  организации
                                      электронного  документооборота
                                      и автоматизации делопроизводства
                                      в органах исполнительной власти
                                      Оренбургской области


              Исполнение документа, резолюции, поручения

     Если  документ  в  целом,  резолюция,  поручение  поставлены   на
контроль, их исполнение обязательно отмечается делопроизводителем  или
контролером. Причиной этого может  служить  отчет  об  исполнении  (на
карточке документа, резолюции или поручения).
     Если  резолюция  или  документ  не  стоят  на  контроле,  в   СЭД
предусмотрена возможность их автоматического  исполнения.  Для  работы
этого механизма необходимо, чтобы  для  резолюции  или  документа  был
задан ответственный исполнитель.
     СЭД настраивается одним из возможных способов:
     либо пользователь  при  создании  документа  или  резолюции  явно
задает  ответственного  исполнителя,  выбирая  его  из  общего   числа
исполнителей (если никто не  выбран,  то  ответственным  СЭД  выбирает
первого из списка);
     либо такой выбор настройками СЭД  не  определен  и  ответственным
исполнителем автоматически считается первый исполнитель в списке.
     Если документ или резолюция не стоят на контроле, они  называются
неконтрольными. Резолюция считается неконтрольной, если ни один из  ее
исполнителей не стоит на контроле.
     Для неконтрольных  документов  и  резолюций  действуют  следующие
механизмы исполнения:
     если ответственный исполнитель по резолюции  создает  отчет  типа
"Отчет  об  исполнении",  но  не  типа  "Для  информации",   резолюция
автоматически   отмечается   как   исполненная   (приложение   N 8   к
регламенту);
     если  все  резолюции  одного  уровня  отмечены  как  исполненные,
вышестоящая  резолюция  (если  она   неконтрольная)   отмечается   как
исполненная;
     если все резолюции первого уровня отмечены как исполненные и если
документ в целом не поставлен на контроль, документ  также  отмечается
как исполненный.



                                      Приложение N 11
                                      к  регламенту  по  организации
                                      электронного  документооборота
                                      и автоматизации делопроизводства
                                      в органах исполнительной власти
                                      Оренбургской области


        Подписание документов с использованием электронной подписи
                      и проверка электронной подписи


     Для  работы  с  электронной  подписью  (далее  -  ЭП)   требуются
установка  криптографического  программного  обеспечения,   выполнение
дополнительных настроек системы и выпуск сертификатов.
     ЭП может быть сформирована:
     1. В карточке документа:
     при   подписи    исходящих,    внутренних    и    организационно-
распорядительных документов;
     при заверении содержания входящих документов и обращений граждан.
     2. В карточке резолюции - при сохранении  карточки  резолюции  по
входящим, внутренним документам и обращения граждан.
     3. В карточке поручения:
     при   сохранении   карточки    поручения    по    организационно-
распорядительным документам;
     при сохранении карточки самостоятельного поручения.
     4. В карточке исполнения:
     при сохранении карточки  исполнения  по  входящим,  внутренним  и
организационно-распорядительным документам;
     при  сохранении  карточки  исполнения  резолюций   по   входящим,
внутренним документам и обращениям граждан;
     при сохранении карточки исполнения поручений  по  организационно-
распорядительным документам;
     при сохранении карточки исполнения самостоятельных поручений.
     5.  В  карточке  листа  согласования  -  после  начала   процесса
согласования.
     В  визе  по  согласованию  -  при  сохранении   визы   участником
согласования.
     В  карточке  листа   ознакомления   -   после   начала   процесса
ознакомления.
     В ответе по  ознакомлению  -  при  сохранении  ответа  участником
ознакомления
     При  формировании  ЭП  появляется  диалоговая  форма  с  перечнем
подписываемой ЭП информации.<*>

     После подтверждения в документе  формируется  ЭП.  В  документах,
подписанных ЭП, отображается пиктограмма<*>.
     Для проверки подписи необходимо нажать на пиктограмму . Откроется
диалоговая форма с результатом проверки подписи.
     На диалоговой форме отображаются результат  проверки  подписи,  а
также информация о сотруднике, подписавшем документ ЭП,  информация  о
типе подписи, дате и времени подписания, информация о  сертификатах  и
перечень подписанных ЭП полей.<*>

     Если необходимо результат проверки ЭП можно распечатать, нажав на
кнопку "Печать".
     В случае если подпись неверна, на диалоговой  форме  отображается
статус "Отсутствует верная подпись",  пиктограмма  и  доступна  кнопка
"Дополнительная информация".<*>

     При нажатии  на  кнопку  "Дополнительная  информация"  появляется
сообщение о причине неуспешной проверки подписи.<*>

     Если для сотрудника включена настройка  "Автоматическая  проверка
подписи при открытии документа", проверка подписи будет осуществляться
при открытии подписанного ЭП документа. Если  подпись  верна,  то  при
открытии документа никаких  сообщений  не  возникнет.  В  случае  если
подпись неверна, откроется диалоговая  форма  с  результатом  проверки
подписи.
     В случае если включена настройка "Отображать диалог проверки  при
верной подписи", то после открытия подписанного ЭП документа  в  любом
случае отобразится диалоговая форма с результатом проверки подписи.
     Для повторного просмотра  результат  проверки  подписи  требуется
нажать на пиктограмму<*>/

_____________________________________
<*> Графический объект не приводится



                                      Приложение N 12
                                      к  регламенту  по  организации
                                      электронного  документооборота
                                      и автоматизации делопроизводства
                                      в органах исполнительной власти
                                      Оренбургской области


          Отнесение документа в дело и его хранение в архиве

     Любой документ может быть  добавлен  (отнесен)  в  открытое  дело
(информация об этом вносится в карточку документа, там же отображается
информация о делах, в которые отнесены ответные документы:  резолюции,
исполнение и т.д.).
     Впоследствии документ, отнесенный к делу,  может  быть  изъят  из
дела (возвращен).
     Документ  также  может  быть  сдан  в   архив   (место   хранения
указывается в карточке документа).<*>

_____________________________________
<*> Графический объект не приводится



                                      Приложение N 13
                                      к  регламенту  по  организации
                                      электронного  документооборота
                                      и автоматизации делопроизводства
                                      в органах исполнительной власти
                                      Оренбургской области


                      Учет передачи экземпляров


     СЭД  позволяет  вести  учет  передачи   сотрудникам   экземпляров
документа. При этом для каждого экземпляра создается  журнал  передачи
экземпляров. В журнале передачи  экземпляров  отмечается  вся  история
передачи экземпляра: кому из сотрудников и когда был  впервые  передан
данный экземпляр, когда возвращен, кому вновь передан и т.д.<*>

     После того, как хотя  бы  для  одного  экземпляра  создан  журнал
передачи экземпляров,  в  карточке  документа  появляется  специальный
раздел, в котором для каждого журнала отображается последняя запись.

_____________________________________
<*> Графический объект не приводится



                                      Приложение N 14
                                      к  регламенту  по  организации
                                      электронного  документооборота
                                      и автоматизации делопроизводства
                                      в органах исполнительной власти
                                      Оренбургской области


                           Поиск документов

     Поиск по спискам документов
     Представления баз данных или списки документов отбирают документы
по  различным  наборам  параметров.  В  списки  "Журналы  регистрации"
отбираются только зарегистрированные документы, в списки  "Проекты"  -
только проекты документов.
     Поиск по сортированной колонке
     Каждый   список   содержит    первую    сортированную    колонку,
соответствующую  названию  списка.  Например,  "Журнал  регистрации/по
дате" сортирует документы по дате регистрации - чем более старая дата,
тем ниже документ в списке.
     Некоторые списки группируют  документы  по  одинаковому  значению
сортированной  колонки.  Это  дает  удобство   свернуть   все   группы
(категории) и развернуть  одну  из  интересующих,  чтобы  в  раскрытой
группе найти нужный документ.
     Некоторые списки  содержат  кроме  первой  сортированной  колонки
дополнительную колонку с функцией пересортировки, которая отображается
символом стрелки. Если мышкой кликнуть по заголовку этой  колонки,  то
список будет пересортирован по этой колонке.<*>

     Для поиска документа по значению в сортированной колонке  (в  том
числе после пересортировки)  необходимо  установить  курсор  на  любую
строку  списка  и  набрать  на  клавиатуре  первые  символы   искомого
реквизита   документа,   проконтролировать   введенные   значения    в
появившемся окне и нажать клавишу "Enter".
     Если  в  списке  есть  хотя  бы  один  документ,  у  которого   в
сортированной колонке такое начало строки, то  курсор  установится  на
первый найденный документ, а в строке состояния  клиента  Lotus  Notes
(нижняя строка окна) отобразится  "Найден"  с  повтором  набранных  на
клавиатуре символов.