Постановление Правительства Оренбургской области от 05.03.2013 № 174-п

                  ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

                      П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

     05.03.2013              г. Оренбург                  N 174-п


              Об утверждении регламентов по организации
               электронного документооборота в органах
              исполнительной власти Оренбургской области

     (В редакции Постановления Правительства Оренбургской области     
                        от 26.04.2017 № 308-п)                        

     В  соответствии  с  постановлением   Правительства   Оренбургской
области от 3 октября 2012 года N 864-п "О системе юридически значимого
электронного документооборота с использованием электронной  подписи  в
органах  исполнительной  власти  и  органах  местного   самоуправления
Оренбургской области", в целях внедрения системы юридически  значимого
электронного документооборота:
     1. Утвердить:
     1.1. Регламент по  организации  электронного  документооборота  и
автоматизации  делопроизводства  в   органах   исполнительной   власти
Оренбургской   области   согласно   приложению   N 1   к    настоящему
постановлению.
     1.2. Регламент  применения  электронной  подписи  в   электронном
документообороте в органах исполнительной власти Оренбургской  области
согласно приложению N 2 к настоящему постановлению.
     2. Рекомендовать  органам  местного  самоуправления  Оренбургской
области, использующим систему электронного документооборота:
     2.1. Руководствоваться  регламентами,   утвержденными   настоящим
постановлением.
     2.2. Заключить   с    государственным    бюджетным    учреждением
Оренбургской области  "Центр  информационных  технологий  Оренбургской
области" соглашение о взаимодействии сторон  при  организации  системы
электронного документооборота с  применением  электронной  подписи  по
форме согласно приложению N 3 к настоящему постановлению.
     3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить  на
вице-губернатора   –   заместителя   председателя   Правительства    –
руководителя аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области
Кулагина  Д.В.  (В  редакции  Постановления Правительства Оренбургской
области от 26.04.2017 № 308-п)
     4. Постановление  вступает  в   силу   после   его   официального
опубликования.


Губернатор                                                    Ю.А.Берг



                                        Приложение N 1
                                        к постановлению Правительства
                                        области от 05.03.2013 N 174-п


                              РЕГЛАМЕНТ
            по организации электронного документооборота и
               автоматизации делопроизводства в органах
              исполнительной власти Оренбургской области


                              Содержание

I. Общие положения                                         4
II. Типы и виды регистрируемых документов                  4
III. Участники документооборота                            5
IV. Обработка документов с использованием средств СЭД      5
V. Основные операции документооборота                      6
VI. Направление документов                                 8
VII. Работа с входящими документами                        8
VIII. Контроль исполнения входящих документов             13
IX. Работа с организационно-распорядительными документами 16
X. Контроль исполнения организационно-распорядительных    
документов                                                21
XI. Работа с исходящими документами                       24
XII. Работа с внутренними документами                     29
XIII. Контроль исполнения внутренних документов           33
XIV. Работа с обращениями граждан                         36
XV. Контроль исполнения обращений граждан                 39

Приложение N 1. Подготовка проекта документа              43
Приложение N 2. Ввод содержания                           44
Приложение N 3. Согласование проекта документа            45
Приложение N 4. Отправка документа на подпись и подписание
документа                                                 47
Приложение N 5. Отправка документа на регистрацию и регистрация
документа                                                 49
Приложение N 6. Ознакомление с документом                 50
Приложение N 7. Внесение резолюций и выдача поручений     51
Приложение N 8. Постановка документа, резолюции, поручения
на контроль                                               53
Приложение N 9. Отчеты об исполнении документа, резолюции,
поручения                                                 58
Приложение N 10. Исполнение документа, резолюции, поручения  59
Приложение N 11. Подписание документов с использованием
электронной подписи и проверка электронной подписи        60
Приложение N 12. Отнесение документа в дело и его хранение 
в архиве.                                                 63
Приложение N 13. Учет передачи экземпляров                64
Приложение N 14. Поиск документов                         65
Приложение N 15. Описание видов связей между документами  68


                          I. Общие положения

     1. Регламент  по  организации  электронного  документооборота   и
автоматизации  делопроизводства  в   органах   исполнительной   власти
Оренбургской  области  (далее  -  регламент)  разработан  в  связи   с
внедрением  в  органах  исполнительной  власти  Оренбургской   области
автоматизированной    системы    электронного    документооборота    и
делопроизводства (далее - СЭД)  и  устанавливает  общие  требования  к
функционированию служб документационного обеспечения, документированию
управленческой деятельности  и  организации  работы  с  документами  с
использованием   средств   СЭД   в   органах   исполнительной   власти
Оренбургской области (далее - органы исполнительной власти).

              II. Типы и виды регистрируемых документов

     2. Тип документа  -  документы,  используемые  в  работе  органов
исполнительной власти, по функциям управления.
     Вид   документа   -   классификация   типов   документов   (указ,
распоряжение, постановление, приказ, служебное письмо и пр.)
     Типы документов, подлежащих регистрации:
     входящие (поступающие) документы  -  это  официальные  документы,
поступающие  из  внешних  организаций  и  от  граждан,  которые  несут
исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий;
     исходящие (отправляемые) документы - это  официальные  документы,
направляемые  во  внешние  организации  и  гражданам,  которые   несут
информацию, выработанную при функционировании органа управления;
     внутренние документы - документы, не выходящие за пределы органов
исполнительной  власти  и  обеспечивающие  решение  задач  в  пределах
данного органа управления без направления информации за его пределы;
     организационно-распорядительные    документы     -     документы,
разрабатываемые в органах  исполнительной  власти  и  регламентирующие
задачи и функции органов исполнительной власти, структуру, организацию
работы, права, обязанности, ответственность сотрудников.
     3. В СЭД подлежат регистрации следующие виды документов:
     письма, телеграммы и другая корреспонденция, поступившая в  адрес
организации ("входящие документы");
     устные и письменные обращения граждан ("обращения граждан");
     письма, телеграммы  и  другая  корреспонденция,  направляемая  из
организации  в  адреса  других  организаций  и   граждан   ("исходящие
документы");
     письма,  докладные   записки,   справки,   циркулирующие   внутри
организации ("внутренние документы");
     указы   и   распоряжения   Губернатора   Оренбургской    области,
постановления   Правительства   Оренбургской   области,   приказы    и
распоряжения   органов   исполнительной    власти    ("организационно-
распорядительные документы").

                   III. Участники документооборота

     4. Сотрудники органов исполнительной власти, принимающие  участие
в документообороте, подразделяются на группы на основе их  должностных
обязанностей.
     Основные  группы  сотрудников  и  основные  функции,  выполняемые
сотрудниками каждой группы в СЭД, представлены в таблице 1. Один и тот
же  сотрудник  может  совмещать  функции,  относящиеся  к   нескольким
группам.

                                                             Таблица 1

                    Группы участников документооборота

-----------------------------------------------------------------------
|       Группа сотрудников       |       Основные функции в СЭД       |
|--------------------------------+------------------------------------|
| Делопроизводитель канцелярии   | регистрация, рассылка и контроль   |
| или службы документационного   | прохождения документов органа      |
| обеспечения органа             | исполнительной власти в целом      |
| исполнительной власти          |                                    |
|--------------------------------+------------------------------------|
| Делопроизводитель отдела по    | регистрация, рассылка и контроль   |
| работе с обращениями граждан   | рассмотрений обращений граждан     |
|--------------------------------+------------------------------------|
| Делопроизводитель структурного | рассылка и контроль прохождения    |
| подразделения                  | документов своего подразделения    |
|--------------------------------+------------------------------------|
| Секретариат Губернатора -      | наложение резолюций, согласование  |
| председателя Правительства     | и подписание документов, контроль  |
| Оренбургской области           | исполнения документов              |
|--------------------------------+------------------------------------|
| Руководитель структурного      | наложение резолюций, согласование  |
| подразделения (министерства,   | и подписание документов, контроль  |
| департамента, комитета)        | исполнения документов, подотчетных |
|                                | данному руководителю               |
|--------------------------------+------------------------------------|
| Исполнитель                    | подготовка проектов документов,    |
|                                | направление документов на          |
|                                | согласование и подпись, исполнение |
|                                | документов и резолюций             |
|--------------------------------+------------------------------------|
| Контролер                      | контроль прохождения и исполнения  |
|                                | документов и резолюций,            |
|                                | формирование и печать сводок и     |
|                                | справок по документам и            |
|                                | исполнительской дисциплине         |
|--------------------------------+------------------------------------|
| Экспедитор                     | функции осуществляются помимо      |
|                                | СЭД                                |
-----------------------------------------------------------------------

        IV. Обработка документов с использованием средств СЭД

     5. Средства  СЭД  обеспечивают  выполнение   следующих   операций
документооборота:
     подготовка документов;
     согласование документов;
     направление документов на подпись и их подписание;
     регистрация входящих,  исходящих,  внутренних  и  организационно-
распорядительных документов, обращений граждан;
     заверение  содержания  входящих,  исходящих   и   организационно-
распорядительных документов, обращений граждан;
     направление документов на ознакомление;
     внесение резолюций/выдача поручений;
     постановка на контроль и снятие с  контроля  документа  в  целом,
резолюций и поручений, формирование заданий;
     предоставление сведений об исполнении заданий и документов;
     контроль исполнения заданий и документов;
     отнесение документов в дела;
     направление документов в архив.
     6. Для  документов  в  зависимости  от  вида  регистрации  в  СЭД
автоматически создаются следующие  электронные  описания  (карточки  и
листы):
     карточка документа - для всех документов;
     карточка  резолюции  -  для  входящих,  внутренних  документов  и
обращений граждан;
     карточка   поручения   -   для    организационно-распорядительных
документов;
     контрольная карточка задания - для всех поставленных на  контроль
заданий по документу;
     карточка исполнения - для всех исполненных заданий по документу;
     лист  согласования  -  для  всех  документов,   направляемых   на
согласование;
     лист  ознакомления  -  для  всех  документов,   направляемых   на
ознакомление.
     7. Отображение электронных описаний: ввод и редактирование данных
осуществляются  не  через  электронные  карточки  и  листы,  а   через
отображаемые  в  окне  браузера  веб-формы:  форму  документа,   форму
резолюции, форму поручения и т.д.
     Доступ к электронным описаниям документов и их формам могут иметь
следующие   лица   (в   части,   касающейся   исполнения   ими   своих
обязанностей):
     делопроизводители, зарегистрировавшие документ;
     руководители, которым поступил документ, и лица их  замещающие  в
СЭД;
     исполнители, которым отписан документ;
     дополнительные читатели, указанные в КД.

                V. Основные операции документооборота

     8. Составные части документооборота и относящиеся к ним  операции
представлены в таблице 2. Состав и последовательность для разных видов
документов несколько различаются.

                                                             Таблица 2

                        Составные части и операции документооборота

---------------------------------------------------------------------------------------------
| Составные части  |       Операции       |                Группы документов                |
| документооборота |   документооборота   |-------------------------------------------------|
|                  |                      | обраще-| входя- | исходя- | внутрен- | организ- |
|                  |                      |   ния  |  щие   |   щие   |   ние    | ационно- |
|                  |                      |граждан |        |         |          | распоря- |
|                  |                      |        |        |         |          | дительные|
|------------------+----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
| Делопроизводство | подготовка проекта   |        |        |         |          |          |
|                  | документа            |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | согласование         |        |        |         |          |          |
|                  | проекта документа    |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | отправка документа   |        |        |         |          |          |
|                  | на подпись           |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | отправка документа   |        |        |         |          |          |
|                  | на регистрацию       |        |        |         |          |          |
|------------------+----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
| Организация      | регистрация          |        |        |         |          |          |
| работы с         | документа            |        |        |         |          |          |
| документами      |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | заверение            |        |        |         |          |          |
|                  | содержания           |        |        |         |          |          |
|                  | документа            |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | ознакомление         |        |        |         |          |          |
|                  | с документом         |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | внесение резолюции   |        |        |         |          |          |
|                  | и выдача поручения   |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | постановка           |        |        |         |          |          |
|                  | документа,           |        |        |         |          |          |
|                  | резолюции,           |        |        |         |          |          |
|                  | поручения на         |        |        |         |          |          |
|                  | контроль             |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | исполнение           |        |        |         |          |          |
|                  | резолюции,           |        |        |         |          |          |
|                  | поручения,           |        |        |         |          |          |
|                  | документа в целом    |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | подготовка отчета    |        |        |         |          |          |
|                  | об исполнении        |        |        |         |          |          |
|                  | документа            |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | отнесение            |        |        |         |          |          |
|                  | документа в дело     |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | передача документа   |        |        |         |          |          |
|                  | на архивное хранение |        |        |         |          |          |
|                  |----------------------+--------+--------+---------+----------+----------|
|                  | уничтожение          |        |        |         |          |          |
|                  | документа            |        |        |         |          |          |
---------------------------------------------------------------------------------------------

----                   
|  | - обязательно     
|--|                   
|  | - возможно        
|--|                   
|  | - не применяется  
----                   
     9. Согласование документов  -  коллективная  подготовка  проектов
документов,  формирование  списка   согласующих   лиц   и   проведение
электронного согласования проектов документов.
     Согласование документа в электронном виде  значительно  сокращает
сроки согласования,  особенно  если  согласующие  лица  территориально
удалены. Согласующие получают  оперативный  доступ  к  документу  и  к
сформированным   в   процессе   согласования   документа   замечаниям.
Использование  электронного  согласования  кроме   сокращения   сроков
согласования также снижает затраты на  распечатку  и  ксерокопирование
согласуемых документов и приложений.
     Ознакомление с  документом  -  формирование  списка  сотрудников,
которым следует ознакомиться с определенным документом.
     Электронное  ознакомление   с   документами   позволит   ускорить
доведение документов до сотрудников органов  исполнительной  власти  и
отказаться от их многократного копирования и архивирования.

                      VI. Направление документов

     10. При  направлении  документов  между  органами  исполнительной
власти должен использоваться  тип  документа  "Внутренние  документы",
соответственно регистрация  документов  должна  производиться  в  базе
данных "Внутренние документы" (БД "ВнД").

                 VII. Работа с входящими документами

     11. Для работы с входящими документами используется  база  данных
"Входящие документы" (БД "ВхД").
     При   работе   с   входящими   документами   в   СЭД   сотрудники
подразделяются на следующие категории:
     делопроизводитель   -    сотрудник    службы    документационного
обеспечения (далее - служба ДО) или канцелярии органов  исполнительной
власти,   секретарь   или   сотрудник   структурного    подразделения,
ответственный за ведение делопроизводства;
     адресат/участник - руководитель органа исполнительной власти  или
структурного подразделения, которому адресован документ.
     Документы, адресованные руководству органа исполнительной власти,
структурному подразделению, а также без указания конкретного лица  или
структурного  подразделения  регистрируются  в   службе   ДО   или   в
канцелярии.
     При регистрации  входящего  документа  делопроизводитель  создает
карточку  документа  входящего   документа   и   заполняет   следующие
реквизиты:
     поле "N документа" - исходящий номер документа;
     поле "Вид документа";
     поле "Дата документа";
     поле "Заголовок" - отражает краткое содержание документа;
     поле "Корреспондент" - организация, направившая документ;
     поле  "Автор"  -  фамилия,  имя,  отчество   должностного   лица,
подписавшего документ;
     поле "Адресаты" - фамилия, имя, отчество  работника  (работников)
согласно адресации, указанной во входящем документе;
     поле "Количество" - количество  листов  документа,  в  том  числе
приложений к нему и количество экземпляров.<*>

     12. Если регистрируемый входящий  документ  является  ответом  на
другой  документ  (направлен  в  дополнение  к   ранее   направленному
документу, во исполнение какого-либо  организационно-распорядительного
документа, в ответ  на  запрос  и  т.д.),  зарегистрированный  в  СЭД,
делопроизводитель на закладке "Связи" устанавливает связь с  карточкой
документа данного документа.<*>

     13.  В  разделе   "Содержание"   размещается   файл,   содержащий
сканированный документ.
     При   необходимости   зафиксировать   вид   доставки    документа
делопроизводитель заполняет поле "Вид доставки" (закладка "Доставка").
<*>

     14.  При  необходимости  устанавливается   отметка   о   контроле
исполнения входящего документа в целом и срок исполнения  на  закладке
"Контроль".
     При   поступлении   документа    с    сопроводительным    письмом
делопроизводитель создает карточку документа сопроводительного  письма
(в   карточке    документа    входящего    документа    на    закладке
"Сопроводительное письмо").<*>

     15. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения и закрытого ключа  делопроизводитель,  владеющий  закрытым
ключом, может заверить содержание входящего документа с использованием
электронной подписи (далее - ЭП). Для заверения  содержания  документа
делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить".  После  подтверждения
заверения поля "Файлы" и "Текст" (раздел  "Содержание")  автоматически
подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается
статус  "Заверен",   отображаются   дата,   фамилия,   имя,   отчество
сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма.<*>

     16. В    случае    если    заверение     необходимо     отменить,
делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".<*>

     17. После отмены заверения информация о заверении  и  пиктограмма
перестают отображаться в документе,  содержание  становится  доступным
для редактирования.
     При необходимости после регистрации входящий документ может  быть
направлен на ознакомление. В  листе  ознакомления  необходимо  указать
срок ознакомления, участников ознакомления, при необходимости  -  дать
комментарии.<*>

     18. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения  на  рабочем  месте  и   закрытого   ключа   автор   листа
ознакомления,  владеющий  закрытым  ключом,   при   сохранении   листа
ознакомления подписывает его с использованием  ЭП.  В  этом  случае  с
началом процесса ознакомления поле "Комментарии инициатора",  а  также
поля   "Файлы"   и   "Текст"   (раздел   "Содержание")   автоматически
подписываются  ЭП.  В  листе   ознакомления   устанавливается   статус
"Подписано  инициатором"  и  в   правом   верхнему   углу   появляется
пиктограмма.<*>

     19. В  случае   необходимости   изменения   параметров   процесса
ознакомления  (изменение  срока  ознакомления,  добавление   участника
ознакомления и пр.)  исполнитель  прерывает  процесс  ознакомления  по
кнопке  "Приостановить  процесс"  в  листе  ознакомления.   Продолжить
процесс ознакомления можно по  кнопке  "Продолжить  процесс"  в  листе
ознакомления.
     Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении  с  входящим
документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении  с  документом
или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник  ознакомления,
владеющий  закрытым  ключом,  при  сохранении   ответа   (отметки   об
ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В этом случае при
сохранении  ответа  поля  "Файлы"  и   "Текст"   (раздел   "Документ")
автоматически  подписываются  ЭП.  В  ответе  устанавливается   статус
"Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма.<*>

            VIII. Контроль исполнения входящих документов

     20. При организации  исполнения  входящих  документов  сотрудники
подразделяются на следующие категории:
     автор резолюции  -  руководитель,  которому  адресован  документ,
требующий исполнения;
     ответственный исполнитель -  руководитель,  который  отвечает  за
исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;
     исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем  резолюции  по
документу;
     делопроизводитель - сотрудник службы ДО  или  канцелярии  органов
исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник  структурного
подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;
     контролер  -  сотрудник  службы   ДО   или   канцелярии   органов
исполнительной  власти,  секретарь,  помощник  или   делопроизводитель
структурного  подразделения,  имеющий  право   снимать   резолюцию   с
контроля.
     Для направления документа на исполнение автор резолюции  или  его
делопроизводитель  должен  заполнить   электронную   форму   "Карточка
резолюции".
     В карточке резолюции указываются следующие данные:
     автор;
     дата постановки;
     исполнитель (исполнители);
     содержание резолюции;
     срок исполнения.
     Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль.<*>

     21. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения на  рабочем  месте  и  закрытого  ключа  автор  резолюции,
владеющий  закрытым  ключом,   при   сохранении   карточки   резолюции
подписывает ее с использованием  ЭП.  В  этом  случае  при  сохранении
карточки резолюции поля "Текст",  "Срок  исполнения"  и  "Исполнители"
автоматически  подписываются  ЭП.  В  правом  верхнему  углу  карточки
резолюции появляется пиктограмма.<*>

     22.  Сотрудники,   получившие   уведомление   о   назначении   их
исполнителями  по  документу  согласно  резолюции,  создают  отчет  об
исполнении (карточку исполнения), отражающий все этапы и конечный итог
исполнения резолюции.
     В карточке исполнения заполняются следующие поля:
     автор исполнения;
     дата исполнения;
     текст исполнения (данные по исполнению резолюции);
     тип исполнения.<*>

     23. Для создания промежуточных итогов  исполнения  документа  или
резолюции, сотрудники, создающие карточку исполнения,  должны  указать
тип исполнения "Для информации".
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель  резолюции,
владеющий  закрытым  ключом,  при   сохранении   карточки   исполнения
подписывает ее с использованием  ЭП.  В  этом  случае  при  сохранении
отчета об исполнении, поле "Текст исполнения", а также поля "Файлы"  и
"Текст"   из   раздела   "Информационные   материалы"    автоматически
подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма.<*>

     24. Исполнитель,    являющийся     руководителем     структурного
подразделения, имеет возможность  создать  последующую  резолюцию  для
подчиненных сотрудников.
     В случае принятия решения о переносе срока исполнения  резолюции,
согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет  следующие
поля: новый срок исполнения, причина  переноса,  дата  переноса.  Срок
исполнения будет перенесен для резолюции в целом.<*>

     25. Снять резолюцию с контроля имеет право автор  резолюции,  или
замещающий его  сотрудник,  или  сотрудники  службы  документационного
обеспечения и канцелярии.
     При  условии,  что  резолюция  полностью   исполнена   (то   есть
поставленные  в  резолюции  и/или  в  документе   вопросы   и   задачи
исполнителем фактически решены и/или выполнены), контролер  снимает  с
контроля исполнителя и в карточке резолюции ставит отметку  "Полностью
исполнено".
     По принятии решения о снятии документа  с  контроля  контролер  в
карточке документа на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении
документа и дату исполнения.
     Если бумажный оригинал или копия (если исполнителей по  документу
было несколько) исполненного входящего документа подлежит  подшивке  в
соответствующую папку по номенклатуре дел структурного  подразделения-
исполнителя, то непосредственный исполнитель в карточке исполнения  на
закладке  "Отношение  к  делу"  делает  соответствующую  отметку,  где
указываются: подразделение, в деле которого будет  храниться  документ
на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в
дело.<*>

      IX. Работа с организационно-распорядительными документами

     26. Для  работы  с  организационно-распорядительными  документами
(далее   -   ОРД)   используется    база    данных    "Организационно-
распорядительные документы" (БД "ОРД").
     При работе с ОРД в СЭД  сотрудники  подразделяются  на  следующие
категории:
     исполнитель - руководитель или замещающий его сотрудник,  который
отвечает за подготовку и согласование ОРД, а также исполнение ОРД  или
поручения по ОРД;
     участник согласования - руководитель, согласующий ОРД.
     При создании проекта ОРД в СЭД исполнитель в обязательном порядке
заполняет следующие реквизиты карточки документа:
     поле "Вид документа";
     поле "Заголовок" - отражает краткое содержание ОРД;
     поле "Подпись" - содержит фамилию,  имя,  отчество  руководителя,
подписывающего или утверждающего ОРД;
     поле "Исполнители";
     поле "Количество" - количество  листов  документа,  в  том  числе
приложений к нему.
     В разделе "Содержание" размещается файл ОРД.<*>

     27. Если создаваемый проект ОРД является  дополнением  к  другому
документу  или  разработан  во   исполнение   какого-либо   документа,
зарегистрированного  в  СЭД,  то  исполнитель  на   закладке   "Связи"
устанавливает связь с карточкой документа данного документа.<*>

     28. После заполнения всех обязательных полей  карточки  документа
исполнитель направляет проект ОРД на согласование.<*>

     При заполнении листа согласования исполнитель должен указать:
     срок согласования проекта документа;
     тип согласования: параллельное, последовательное, комбинированное
(по умолчанию - параллельное согласование);
     участников согласования;
     срок хранения листа согласования, который не должен  быть  меньше
срока согласования проекта ОРД.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель,  владеющий
закрытым ключом, при сохранении листа согласования подписывает  его  с
использованием ЭП. В этом случае с началом процесса согласования  поля
"Файлы" и "Текст" (раздел  "Содержание")  автоматически  подписываются
ЭП.   В   листе   согласования   устанавливается   статус   "Подписано
инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.<*>

     29. Все циклы согласования по  проекту  документа  отражаются  на
закладке листа согласования "История согласования".
     Получив уведомление  о  начале  процесса  согласования,  участник
согласования ознакамливается с проектом ОРД и создает ответ по  кнопке
"Виза",  выражающий  согласие,  несогласие  или   особое   мнение   по
представленному на согласование проекту документа.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник  согласования,
владеющий  закрытым  ключом,  при  сохранении  визы  по   согласованию
подписывает визу с использованием ЭП. В  этом  случае  при  сохранении
визы решение участника (выбор варианта в группе  "Решение"),  а  также
поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Документ") автоматически подписываются
ЭП. В визе устанавливается статус "Подписано" и правом  верхнему  углу
появляется пиктограмма.<*>

     30. В  случае  необходимости  изменения  содержания  документа  в
соответствии  с  замечаниями   участников   согласования   исполнитель
прерывает процесс согласования по кнопке "Прекратить процесс" в  листе
согласования.  В  карточке  документа  ОРД  в   разделе   "Содержание"
исполнитель размещает новую версию документа. Для  согласования  новой
версии  исполнитель  создает  из   карточки   документа   новый   лист
согласования.
     В случае необходимости изменения параметров процесса согласования
(изменение срока согласования,  добавление  участника  согласования  и
пр.)   исполнитель   прерывает   процесс   согласования   по    кнопке
"Приостановить  процесс"  в  листе  согласования.  Продолжить  процесс
согласования  можно   по   кнопке   "Продолжить   процесс"   в   листе
согласования.
     После окончания процесса согласования  исполнитель  направляет  в
СЭД проект ОРД на  подпись  руководителю  и  параллельно  передает  на
подпись оригинал ОРД со всеми оригинальными согласующими подписями.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа руководитель, владеющий
закрытым ключом, подписывает документ  с  использованием  ЭП.  В  этом
случае при нажатии на кнопку и подтверждении подписи  документа,  поля
"Файлы" и "Текст" (раздел  "Содержание")  автоматически  подписываются
ЭП. В правом верхнему углу карточки документа появляется пиктограмма.
<*>

     31.  Подписанный  оригинал  ОРД  передается  в  службу   ДО   или
канцелярию. Делопроизводитель службы ДО  или  канцелярии  регистрирует
карточку документа ОРД.
     При необходимости устанавливается отметка о  контроле  исполнения
ОРД в целом и срок исполнения на закладке "Контроль".
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения и закрытого ключа  делопроизводитель,  владеющий  закрытым
ключом, может заверить содержание неподписанного ОРД с  использованием
ЭП. Для заверения содержания документа делопроизводитель  нажимает  на
кнопку  "Заверить".  После  подтверждения  заверения  поля  "Файлы"  и
"Текст"  (раздел  "Содержание")  автоматически  подписываются   ЭП   и
закрываются от редактирования. В  карточке  документа  устанавливается
статус  "Заверен",   отображается   дата,   фамилия,   имя,   отчество
сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма.<*>

     32. Для проверки электронной подписи  делопроизводитель  нажимает
на пиктограмму .
     В случае если заверение  необходимо  отменить,  делопроизводитель
нажимает на кнопку "Отменить заверение".<*>

     33. После отмены заверения информация о заверении  и  пиктограмма
перестают отображаться в документе,  содержание  становится  доступным
для редактирования.
     При необходимости после регистрации ОРД может быть  направлен  на
ознакомление. Аналогично согласованию в листе ознакомления  необходимо
указать срок ознакомления, участников ознакомления, при  необходимости
- дать комментарии.<*>

     34. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения  на  рабочем  месте  и   закрытого   ключа   автор   листа
ознакомления,  владеющий  закрытым  ключом,   при   сохранении   листа
ознакомления подписывает его с использованием  ЭП.  В  этом  случае  с
началом процесса ознакомления поле "Комментарии инициатора",  а  также
поля   "Файлы"   и   "Текст"   (раздел   "Содержание")   автоматически
подписываются  ЭП.  В  листе   ознакомления   устанавливается   статус
"Подписано  инициатором"  и  в   правом   верхнему   углу   появляется
пиктограмма.<*>

     35. В  случае   необходимости   изменения   параметров   процесса
ознакомления  (изменение  срока  ознакомления,  добавление   участника
ознакомления  и  пр.)  автор  листа  ознакомления  прерывает   процесс
ознакомления по кнопке "Приостановить процесс" в  листе  ознакомления.
Продолжить процесс ознакомления можно по кнопке "Продолжить процесс" в
листе ознакомления.
     Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с ОРД, может
создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом  или  перенаправить
документ на предварительное ознакомление до ответа.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник  ознакомления,
владеющий  закрытым  ключом,  при  сохранении   ответа   (отметки   об
ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В этом случае при
сохранении  ответа  поля  "Файлы"  и   "Текст"   (раздел   "Документ")
автоматически  подписываются  ЭП.  В  ответе  устанавливается   статус
"Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма.<*>

                      X. Контроль исполнения ОРД

     При  организации  исполнения  ОРД  сотрудники  подразделяются  на
следующие категории:
     автор поручения  -  руководитель,  которому  адресован  документ,
требующий исполнения;
     ответственный исполнитель -  руководитель,  который  отвечает  за
исполнение поручения по документу и указан в поручении первым;
     исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем  поручения  по
документу;
     делопроизводитель - сотрудник службы ДО  или  канцелярии  органов
исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник  структурного
подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;
     контролер  -  сотрудник  службы   ДО   или   канцелярии   органов
исполнительной  власти,  секретарь,  помощник  или   делопроизводитель
структурного  подразделения,  имеющий  право   снимать   поручение   с
контроля.
     Для направления документа на исполнение автор поручения  или  его
делопроизводитель  должен  заполнить   электронную   форму   "Карточка
поручения".
     В карточке поручения указываются следующие данные:
     автор;
     дата создания;
     исполнитель (исполнители);
     содержание поручения;
     срок исполнения.
     Исполнение каждого поручения может быть поставлено на контроль<*>

     37. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения на  рабочем  месте  и  закрытого  ключа  автор  поручения,
владеющий  закрытым  ключом,   при   сохранении   карточки   поручения
подписывает ее с использованием  ЭП.  В  этом  случае  при  сохранении
карточки поручения поля "Текст",  "Срок  исполнения"  и  "Исполнители"
автоматически  подписываются  ЭП.  В  правом  верхнему  углу  карточки
поручения появляется пиктограмма.<*>

     38.  Сотрудники,   получившие   уведомление   о   назначении   их
исполнителями  по  документу  согласно  поручению,  создают  отчет  об
исполнении (карточку исполнения), отражающий все этапы и конечный итог
исполнения поручения.
     В карточке исполнения заполняются следующие поля:
     автор исполнения;
     дата исполнения;
     текст исполнения (данные по исполнению поручения).<*>

     39. Для создания промежуточных итогов  исполнения  документа  или
поручения, исполнители, создающие карточку исполнения, должны  указать
тип исполнения "Для информации".

     40. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения на рабочем  месте  и  закрытого  ключа  автор  исполнения,
владеющий  закрытым  ключом,  при   сохранении   карточки   исполнения
подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении  поле
"Текст  исполнения",  а  также  поля   "Файлы"   и   "Текст"   (раздел
"Информационные материалы") автоматически подписываются ЭП.  В  правом
верхнему углу карточки исполнения появляется пиктограмма.<*>

     41. Исполнитель,    являющийся     руководителем     структурного
подразделения, имеет возможность  создать  последующее  поручение  для
подчиненных сотрудников.
     В случае принятия решения о переносе срока исполнения  поручения,
согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет  следующие
поля: новый срок исполнения, причина переноса и  дата  переноса.  Срок
исполнения будет перенесен для поручения в целом.<*>

     42. Снять   поручение   с   контроля   в   связи   с   изменением
ответственного  исполнителя  и/или  исполнителей  имеет  право   автор
поручения или замещающий его сотрудник,  делопроизводители  службы  ДО
или канцелярии.
     При  условии,  что  поручение  полностью   исполнено   (то   есть
поставленные  в  поручении  и/или  в  документе   вопросы   и   задачи
исполнителем фактически решены и/или выполнены), контролер  снимает  с
контроля исполнителя и в карточке поручения ставит отметку  "Полностью
исполнено".
     По принятии решения о снятии документа  с  контроля  контролер  в
карточке документа на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении
документа и дату исполнения.
     Если бумажный оригинал или копия (если исполнителей по  документу
было несколько) ОРД  подлежит  подшивке  в  соответствующую  папку  по
номенклатуре   дел    структурного    подразделения-исполнителя,    то
делопроизводитель в карточке исполнения на закладке "Отношение к делу"
делает соответствующую отметку, где указываются: подразделение, в деле
которого будет храниться документ на бумажном  носителе,  номер  дела,
заголовок документа, дата списания в дело.<*>

                 XI. Работа с исходящими документами

     43. Для работы с исходящими документами используется база  данных
"Исходящие документы" (БД "ИсхД").
     При  работе   с   исходящими   документами   в   СЭД   сотрудники
подразделяются на следующие категории:
     исполнитель - сотрудник, который создает исходящий документ;
     делопроизводитель   -   секретарь,   помощник    или    сотрудник
структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.
     При  создании  проекта   исходящего   документа   исполнитель   в
обязательном порядке заполняет следующие реквизиты карточки документа:
     поле "Вид документа";
     поле "Заголовок" - отражает краткое содержание документа;
     поле "Адресаты" - указываются  организация  и  должностное  лицо,
которому адресован документ;
     поле "Подпись" - содержит фамилию,  имя,  отчество  руководителя,
подписывающего документ;
     поле "Исполнители";
     поле "Количество" - количество  листов  документа,  в  том  числе
приложений к нему.
     В разделе "Содержание" размещается файл документа.<*>

     44. Если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо
документа, то на закладке "Связи" исполнитель  устанавливает  связь  с
данными документами.<*>
     После  заполнения  всех  обязательных  полей  карточки  документа
исполнитель   может   направить   проект   исходящего   документа   на
согласование.
     При заполнении листа согласования исполнитель должен указать:
     срок согласования проекта документа;
     тип согласования: параллельное, последовательное, комбинированное
(по умолчанию - параллельное согласование);
     участников согласования;
     срок хранения листа согласования, который не должен  быть  меньше
срока согласования проекта исходящего документа.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель,  владеющий
закрытым ключом, при сохранении листа согласования подписывает  его  с
использованием ЭП. В этом случае с началом процесса согласования  поля
"Файлы" и "Текст" (раздел  "Содержание")  автоматически  подписываются
ЭП.   В   листе   согласования   устанавливается   статус   "Подписано
инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.<*>

     45. Все циклы согласования по  проекту  документа  отражаются  на
закладке Листа согласования "История согласования".
     Получив уведомление  о  начале  процесса  согласования,  участник
согласования ознакамливается с проектом исходящего документа и создает
ответ по кнопке "Виза", выражающий  согласие,  несогласие  или  особое
мнение по представленному на согласование проекту документа.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа согласующий,  владеющий
закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает  визу
с использованием  ЭП.  В  этом  случае  при  сохранении  визы  решение
участника (выбор варианта в группе "Решение"), а также поля "Файлы"  и
"Текст" (раздел "Документ") автоматически  подписываются  ЭП.  В  визе
устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему  углу  появляется
пиктограмма.<*>

     46. В  случае  необходимости  изменения  содержания  документа  в
соответствии  с  замечаниями   участников   согласования   исполнитель
прерывает процесс согласования по кнопке "Прекратить процесс" в  листе
согласования. В карточке  документа  исходящего  документа  в  разделе
"Содержание"  исполнитель  размещает  новую  версию   документа.   Для
согласования новой версии исполнитель создает  из  карточки  документа
новый лист согласования.
     В случае необходимости изменения параметров процесса согласования
(изменение срока согласования,  добавление  участника  согласования  и
пр.)   исполнитель   прерывает   процесс   согласования   по    кнопке
"Приостановить  процесс"  в  листе  согласования.  Продолжить  процесс
согласования  можно   по   кнопке   "Продолжить   процесс"   в   листе
согласования.
     После заполнения всех обязательных  полей  карточки  документа  и
завершения всех процессов согласования исполнитель  направляет  в  СЭД
проект исходящего документа  на  подпись  руководителю  и  параллельно
передает на подпись оригинал проекта документа со всеми  оригинальными
согласующими подписями.
     После подписания оригинала исходящего документа делопроизводитель
подписывает в СЭД карточки документа. При этом  в  карточке  документа
подписанного документа  отражаются  дата,  время  подписания,  фамилия
подписавшего и фамилия, имя, отчество руководителя, от имени  которого
документ был подписан.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем  месте  и  закрытого  ключа  делопроизводитель,
владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В
этом случае при нажатии на  кнопку  поля  "Файлы"  и  "Текст"  (раздел
"Содержание") автоматически подписываются ЭП. В правом  верхнему  углу
карточки документа появляется пиктограмма.<*>

     47. Делопроизводитель  регистрирует  исходящий  документ  в  СЭД,
вписывает регистрационный номер на оригинале  документа  и  организует
отправку документа.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем  месте  и  закрытого  ключа  делопроизводитель,
владеющий закрытым ключом, может  заверить  содержание  неподписанного
исходящего документа с использованием  ЭП.  Для  заверения  содержания
документа  делопроизводитель  нажимает  на  кнопку  "Заверить".  После
подтверждения заверения поля "Файлы" и "Текст"  (раздел  "Содержание")
автоматически подписываются ЭП  и  закрываются  от  редактирования.  В
карточке  документа  устанавливается  статус  "Заверен",  отображаются
дата, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего  заверение,  и
пиктограмма.<*>

     48. Для проверки электронной подписи  делопроизводитель  нажимает
на пиктограмму .
     В случае если заверение  необходимо  отменить,  делопроизводитель
нажимает на кнопку "Отменить заверение".<*>

     49. После отмены заверения информация о заверении  и  пиктограмма
перестают отображаться в документе,  содержание  становится  доступным
для редактирования.
     При необходимости исходящий  документ  может  быть  направлен  на
ознакомление.   В   листе   ознакомления   необходимо   указать   срок
ознакомления,  участников  ознакомления,  при  необходимости  -   дать
комментарии.<*>

     50. При наличии  настроек  системы,  установленного  программного
обеспечения  на  рабочем  месте  и   закрытого   ключа   автор   листа
ознакомления,  владеющий  закрытым  ключом,   при   сохранении   листа
ознакомления подписывает его с использованием  ЭП.  В  этом  случае  с
началом процесса ознакомления поле "Комментарии инициатора",  а  также
поля   "Файлы"   и   "Текст"   (раздел   "Содержание")   автоматически
подписываются  ЭП.  В  листе   ознакомления   устанавливается   статус
"Подписано  инициатором"  и  в   правом   верхнему   углу   появляется
пиктограмма.<*>

     51. В  случае   необходимости   изменения   параметров   процесса
ознакомления  (изменение  срока  ознакомления,  добавление   участника
ознакомления и пр.)  исполнитель  прерывает  процесс  ознакомления  по
кнопке  "Приостановить  процесс"  в  листе  ознакомления.   Продолжить
процесс ознакомления можно по  кнопке  "Продолжить  процесс"  в  листе
ознакомления.
     Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с  исходящим
документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении  с  документом
или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.
     При  наличии  настроек   системы,   установленного   программного
обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник  ознакомления,
владеющий  закрытым  ключом,  при  сохранении   ответа   (отметки   об
ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В этом случае при
сохранении  ответа  поля  "Файлы"  и   "Текст"   (раздел   "Документ")
автоматически  подписываются  ЭП.  В  ответе  устанавливается   статус
"Подписано" и в правом верхнем углу появляется пиктограмма<*>.

                XII. Работа с внутренними документами

     52. Для работы с внутренними документами используется база данных
"Внутренние документы" (БД "ВнД").
     При  работе  с   внутренними   документами   в   СЭД   сотрудники
подразделяются на следующие категории:
     исполнитель - сотрудник, который создает исходящий документ;
     делопроизводитель  -   секретарь   или   сотрудник   структурного
подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.
     При создании проекта внутреннего документа в  СЭД  исполнитель  в
обязательном порядке заполняет следующие реквизиты карточки документа:
     поле "Вид документа";