Распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 № 234-р

Документы требуют к  себе надлежащего внимания  и предполагают ответ  со

стороны того, кому они направлены.

     Письма зарубежным  адресатам   оформляются  на   русском  языке   с

приложением неофициального перевода текста письма с расшифровкой подписи

и полного наименования должности лица, подписывающего документ.

     Образцы прилагаются.

                                                                 Образец

                                                       Mr. Roland Stein

                                                       Acting Director

                                                       AbenteuerUrlaub GmbH

                                                       Kaiser Str. 190

                                                       D-60437 Frankfurt

                                                       GERMANY

                         Уважаемый господин Штайн!

    В связи с Вашим обращением сообщаем, что...

                            __________________

                        (Далее текст не приводится)

    С наилучшими пожеланиями

Наименование должности И.Фамилия

                                                                 Образец

                                                   ГЕНЕРАЛЬНОМУ СЕКРЕТАРЮ

                                                   ПАРЛАМЕНТСКОЙ АССАМБЛЕИ

                                                       СОВЕТА ЕВРОПЫ

                                                  ГОСПОДИНУ ТОРБЬЕРНУ ЯГЛАНДУ

                                                     Страсбург, ФРАНЦИЯ

                      Господин Генеральный секретарь!

    Имею честь сообщить, что ...

                             _____________________

                        (Далее текст не приводится)

С уважением

Наименование должности                                        И.Фамилия

                                                         Приложение N 45

            Правила оформления проектов служебных телеграмм

                          1. Общие требования

     Проекты служебных телеграмм  оформляются на  листах бумаги  формата

А4.

     Телеграммы имеют следующий состав реквизитов.

     Адресат оформляется в  соответствии с  требованиями пункта  3.1.2.6

настоящей Инструкции, причем сначала  указывается адрес (куда), затем  -

адресат (кому).  В состав  адресата  может входить  полный или  условный

телеграфный адрес организации:

     Москва, ул. Короленко, д. 8

или

     Минск 125 "Металл"

     Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в  городе

областного  или  краевого  подчинения,  в  адресе  необходимо  указывать

наименование соответствующей области или края, например:

     Отрадный Самарской области

или

     Ханты-Мансийск Тюменской области

     Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется

от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом (18 пт).

     Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то

их наименование следует указывать обобщенно, например:

                                                       Руководителям

                                              органов исполнительной власти

                                                      Самарской области

     При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность

и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

                                               Губернатору Санкт-Петербурга

                                                      И.О.Фамилия

     Текст служебной   телеграммы    оформляется   в   соответствии    с

требованиями  пункта  3.1.2.6  настоящей  Инструкции.  Текст  телеграммы

допускается  начинать с  обращения  к  адресату, которое  печатается  по

центру. Текст не должен превышать двух машинописных страниц.

     Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте

телеграммы обязательно указываются  номер и дата  документа, на  который

дается ответ.

     Подпись оформляется  в  соответствии с  пунктом  3.1.2.6  настоящей

Инструкции.

     Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и  включают

в  себя   полный   почтовый  адрес   отправителя,  наименование   органа

исполнительной  власти, фамилию  и  подпись исполнителя,  подготовившего

текст телеграммы.

     Телеграмма составляется   и   передается   на   отправку   в   двух

экземплярах.

     Образец прилагается.

                   2. Особенности оформления проектов

                   международных служебных телеграмм

     Текст международных  телеграмм  должен  быть  напечатан  латинскими

буквами.

     Фамилия, имя  и  адрес отправителя,  указываемые  после  содержания

международной телеграммы,  могут  быть напечатаны  буквами русского  или

латинского алфавита.

     Адрес печатается в следующей последовательности:

     наименование адресата (в именительном падеже);

     местонахождение (жительство) адресата;

     наименование пункта  назначения  и  название  страны  (должны  быть

выделены отдельной строкой адреса).

                                                                 Образец

                                                     ул. Чапаевская, д. 89,

                                                       г. Самара, 443099

                                                           Ректору

                                                Самарского государственного

                                                 медицинского университета

                                                         И.О.Фамилия

                       ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА

                    Уважаемый .......................!

                        ____________________

                        (Далее текст не приводится)

    Губернатор

  Самарской области                                             И.О.Фамилия

___________________________________________________________________________

443006, Самара, ул. Молодогвардейская, д. 210

Правительство Самарской области

(Вручить 30.10.2012)

                                                         Приложение N 46

                                                                 Образец

                  Герб

            Самарской области

             ПРАВИТЕЛЬСТВО

           САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ                      Государственная Дума

                                                   Федерального Собрания

      443006, г. Самара,                           Российской Федерации

 ул. Молодогвардейская, 210

    Телефон: [phone]                       Комитет по бюджету и налогам

_________________N_________

На N_____________от________

                           ОФИЦИАЛЬНЫЙ ОТЗЫВ

                     на проект федерального закона

                  (наименование, стадия рассмотрения)

     Дается общая оценка, излагаются конкретные замечания и  предложения

по  законопроекту,  степень  учета  положений  заключения  Правительства

области, официальных отзывов и поправок.

      Вице-губернатор -

председатель Правительства

     Самарской области                                       И.О.Фамилия

Фамилия 3321584

                                                         Приложение N 47

          Перечень видов управленческих документов, создание,

        хранение, использование которых в органах исполнительной

            власти Самарской области осуществляется в форме

                 электронных документов при организации

                        внутренней деятельности

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

|  N |                                          Вид документа                                         |

| п/п|                                                                                                |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

|    |                                    Информационные документы                                    |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

|  1 | Доклады, обзоры информационного характера                                                      |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

|  2 | Информационные, тематические, библиографические подборки                                       |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

|  3 | Сообщения, статьи о деятельности органа исполнительной власти Самарской области                |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

|    |                                      Справочные документы                                      |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

|  4 | Списки адресов, телефонов                                                                      |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

|  5 | Списки (перечни) оборудования                                                                  |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

|  6 | Списки рассылки документов                                                                     |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

|    |                                Документы по оперативным вопросам                               |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

|  7 | Протоколы                                                                                      |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

|  8 | Справки                                                                                        |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

|  9 | Сводки                                                                                         |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 10 | Сведения                                                                                       |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 11 | Расчеты                                                                                        |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 12 | Отчеты                                                                                         |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 13 | Докладные и служебные записки                                                                  |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 14 | Поручения руководителя органа исполнительной власти Самарской области структурным              |

|    | подразделениям                                                                                 |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 15 | Документы рабочих групп, комиссий оперативного характера                                       |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 16 | Документы структурных подразделений,  представляемые руководству  органа исполнительной  власти|

|    | Самарской области                                                                              |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 17 | Документы по документационному обеспечению управления                                          |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 18 | Документы по административно-хозяйственной деятельности                                        |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 19 | Документы по бытовым вопросам                                                                  |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 20 | Документы по организации досуга                                                                |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

|    |                                      Внутренняя переписка                                      |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 21 | О реализации принятых решений                                                                  |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 22 | О применении нормативных документов                                                            |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 23 | По организационным вопросам деятельности, в том числе по проведению различных мероприятий      |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 24 | По оперативным правовым вопросам                                                               |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 25 | По вопросам обеспечения оборудованием                                                          |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 26 | По вопросам делопроизводства и архивного дела                                                  |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 27 | По хозяйственным и административным вопросам                                                   |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 28 | По обеспечению транспортом, связью                                                             |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 29 | По кадровому обеспечению                                                                       |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 30 | По экономическим, научным, культурным и иным связям                                            |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 31 | Графики проведения различных мероприятий                                                       |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

|    |                           Документы по регистрации, учету и контролю                           |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 32 | Книги                                                                                          |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 33 | Журналы                                                                                        |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 34 | Карточки                                                                                       |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 35 | Реестры                                                                                        |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 36 | Базы данных                                                                                    |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

|    |                                       Проекты документов                                       |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 37 | Проекты распорядительных, нормативных, организационных и иных документов                       |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 38 | Документы к проектам                                                                           |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 39 | Документы по разработке проектов                                                               |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

|    |                                  Плановые, отчетные документы,                                 |

|    |                      содержащие информацию, которая подвергается обобщению                     |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 40 | Оперативные планы работы органа исполнительной власти Самарской области                        |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 41 | Планы работы структурных подразделений                                                         |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 42 | Планы проведения различных мероприятий                                                         |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 43 | Отчеты о выполнении планов работы органа исполнительной власти Самарской области  (квартальные,|

|    | месячные)                                                                                      |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 44 | Отчет о выполнении планов работы структурных подразделений (квартальные, месячные)             |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 45 | Отчет о документообороте организации                                                           |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 46 | Документы к планам, графикам, схемам, отчетам                                                  |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

| 47 | Документы по разработке планов, графиков, схем, отчетов                                        |

+----+------------------------------------------------------------------------------------------------+

                                                         Приложение N 48

                           Образцы оформления

                отметок о срочности доставки документов

                         СРОЧНО                         

                   ________________________             

                     (индекс подразделения)             

_______________________________________________________

                        (подпись)                       

    ________________________________________________    

                     (Фамилия И.О.)                     

  Дата ________________ Время _________ ч. ________ м.  

   к N <*>___________________________________________   

                         ВРУЧИТЬ                        

                       НЕМЕДЛЕННО                       

                   ___________________                  

                 (индекс подразделения)                 

_______________________________________________________

                        (подпись)                       

    ________________________________________________    

                     (Фамилия И.О.)                     

  Дата ________________ Время _________ ч. ________ м.  

   к N <*>___________________________________________   

     --------------------------------

     <*> В строке "к  N" проставляется учетный  номер документа или  его

краткое наименование, например: "к N 1-43/23 с поручением" или "к письму

А.П.Нефедова от 20.02.2013".

                                                         Приложение N 49

                                 ЖУРНАЛ

                учета принятых и отправленных факсограмм

+----+---------------+------------------+---------------+---------------+--------------------+------------------+------------------+

|  N |  Дата и время |   Корреспондент  |   Количество  |    Краткое    |  Ф.И.О. принявшего |      Фамилия     |     Отметка о    |

| п/п|  поступления  |     отправки     |     листов    |   содержание  |   (отправившего)   |   исполнителя и  |     подшивке     |

|    |   (отправки)  |    (получения)   |  факсограммы  |  факсограммы  |     факсограмму    |   руководителя,  |   факсограммы в  |

|    |  факсограммы  |                  |               |               |                    |   подписавшего   |       дело       |

|    |               |                  |               |               |                    |   (получившего)  |                  |

|    |               |                  |               |               |                    |    факсограмму   |                  |

+----+---------------+------------------+---------------+---------------+--------------------+------------------+------------------+

|    |               |                  |               |               |                    |                  |                  |

+----+---------------+------------------+---------------+---------------+--------------------+------------------+------------------+

|    |               |                  |               |               |                    |                  |                  |

+----+---------------+------------------+---------------+---------------+--------------------+------------------+------------------+

|    |               |                  |               |               |                    |                  |                  |

+----+---------------+------------------+---------------+---------------+--------------------+------------------+------------------+

                                                         Приложение N 50

                                                                 Образец

                              Форма описи дел

           постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения

              и по личному составу структурного подразделения

            ___________________________________________________

                (наименование органа исполнительной власти)

            ___________________________________________________

                 (наименование структурного подразделения)

                                                         УТВЕРЖДАЮ

                                               ___________________________

                                                 (наименование должности

                                                руководителя структурного

                                                      подразделения)

                                           ___________ ____________________

                                            (подпись)  (расшифровка подписи)

                                           Дата ___________________________

                               ОПИСЬ N______

+------+---------------+------------------+---------------+----------------------+--------------------+---------------------+

| N п/п|  Индекс дела  |  Заголовок дела  |   Дата дела   |  Количество листов в | Срок хранения дела |      Примечание     |

|      | (тома, части) |   (тома, части)  | (тома, части) |  деле (томе, части)  |    (тома, части)   |                     |

+------+---------------+------------------+---------------+----------------------+--------------------+---------------------+

|   1  |       2       |         3        |       4       |           5          |        6 <*>       |          7          |

+------+---------------+------------------+---------------+----------------------+--------------------+---------------------+

|                                                      Название раздела                                                     |

+------+---------------+------------------+---------------+----------------------+--------------------+---------------------+

|      |               |                  |               |                      |                    |                     |

+------+---------------+------------------+---------------+----------------------+--------------------+---------------------+

     --------------------------------

     <*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

В данную опись внесено ______________________ дел с N _____________

                        (цифрами и прописью)

по N _________________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

  ___________________________ ____________ _____________________

    (наименование должности (  подпись)    (расшифровка подписи)

       составителя описи)

Дата ____________________

                                                       СОГЛАСОВАНО <*>

                                               Протокол экспертной комиссии

                                               органа исполнительной власти

                                               от "___"____________ N______

--------------------------------

<*> При наличии экспертной комиссии структурного подразделения.

    Передал __________________________________________________________ дел

                           (цифрами и прописью)

и ____________________________________ регистрационно-контрольных карточек

           (цифрами и прописью)

к документам. <**>

     --------------------------------

     <**> Передаются вместе с делами канцелярии.

   ___________________________ ____________ ___________________

    (наименование должности     (подпись)   (расшифровка подписи)

    сотрудника структурного

         подразделения)

Дата ____________________

Принял _______________________ дел и _____________________________________

        (цифрами и прописью)               (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.

    ___________________________ ____________ _____________________

      (наименование должности     (подпись)  (расшифровка подписи)

      работника архива органа

           исполнительной

              власти)

Дата ____________________

                                                         Приложение N 51

                                                                 Образец

        Оформление номенклатуры дел органа исполнительной власти

Наименование органа

исполнительной власти

                                                           УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

                                                ___________________________

00.00.0000 N ______                             (наименование должности

_______________________________                   руководителя органа

      (место составления)                        исполнительной власти)

На _______________________ год              ___________ ____________________

                                            (подпись)   (расшифровка подписи)

                                               Дата ___________________________

+-------------+------------------------+--------------------+-------------------------+---------------+

| Индекс дела |  Заголовок дела (тома, |   Количество дел   |    Срок хранения дела   |   Примечание  |

|             |         частей)        |   (томов, частей)  | (тома, части) и N статей|               |

|             |                        |                    |        по перечню       |               |

+-------------+------------------------+--------------------+-------------------------+---------------+

|      1      |            2           |          3         |            4            |       5       |

+-------------+------------------------+--------------------+-------------------------+---------------+

|                                           Название раздела                                          |

+-------------+------------------------+--------------------+-------------------------+---------------+

|             |                        |                    |                         |               |

+-------------+------------------------+--------------------+-------------------------+---------------+

     ___________________________ ____________ _____________________

 (ответственный за делопроизводство (подпись) (расшифровка подписи)

    органа исполнительной власти)

Дата ____________________

Виза зав. архивом

(лица, ответственного за архив)

             СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО

         Протокол экспертной                    Протокол экспертно-

           комиссии органа                     проверочной комиссии

        исполнительной власти               управления государственной

                                                    архивной службы

                                                   Самарской области

    от "_____" ____________ N ____           от "_____" ____________ N ____

                                       Председатель

                                       комиссии               И.О.Фамилия

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________ году

в органе исполнительной власти

+-------------------------------------------+-----------------+---------------------------------------+

|             По срокам хранения            |      Всего      |              В том числе              |

+-------------------------------------------+-----------------+---------------+-----------------------+

|                                           |                 |  переходящих  |    с отметкой "ЭПК"   |

+-------------------------------------------+-----------------+---------------+-----------------------+

|                     1                     |        2        |       3       |           4           |

+-------------------------------------------+-----------------+---------------+-----------------------+

| Постоянного                               |                 |               |                       |

+-------------------------------------------+-----------------+---------------+-----------------------+

| Временного (свыше 10 лет)                 |                 |               |                       |

+-------------------------------------------+-----------------+---------------+-----------------------+

| Временного                                |                 |               |                       |

| (до 10 лет включительно)                  |                 |               |                       |

+-------------------------------------------+-----------------+---------------+-----------------------+

| ИТОГО                                     |                 |               |                       |

+-------------------------------------------+-----------------+---------------+-----------------------+

 __________________________________ ____________ _____________________

 (ответственный за делопроизводство (подпись) (расшифровка подписи)

    органа исполнительной власти)

Дата ____________________

Итоговые сведения переданы в архив

   ____________________________ ____________ ____________________

  (наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)

      передавшего сведения)

Дата ____________________

                                                         Приложение N 52

                                                                 Образец

                      Форма карты-заместителя дела

                 Наименование органа исполнительной власти

                  ________________________________________

                 (наименование структурного подразделения)

                          КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

                                   Дело

___________________________________________________________________________

                            (N и наименование)

                                   Опись

___________________________________________________________________________

                              (N и название)

                                   Фонд

___________________________________________________________________________

                              (N и название)

                    Выдано во временное пользование:

+----+------------------------------------------------+---------------------+-------------------------+

|  N |               Ф.И.О. пользователя              |     Дата выдачи     |      Дата возврата      |

| п/п|                                                |                     |                         |

+----+------------------------------------------------+---------------------+-------------------------+

|  1 |                        2                       |          3          |            4            |

+----+------------------------------------------------+---------------------+-------------------------+

|    |                                                |                     |                         |

+----+------------------------------------------------+---------------------+-------------------------+

|    |                                                |                     |                         |

+----+------------------------------------------------+---------------------+-------------------------+

|    |                                                |                     |                         |

+----+------------------------------------------------+---------------------+-------------------------+