|
Расширенный поиск
Постановление Правительства Ульяновской области от 28.04.2012 № 203-П
Документ имеет не последнюю редакцию.
ПРАВИТЕЛЬСТВО УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Е 28 апреля 2012 г. N 203-П г. Ульяновск Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области В целях установления единого порядка ведения делопроизводства в Правительстве Ульяновской области, совершенствования системы документационного обеспечения Правительство Ульяновской области п о с т а н о в л я е т: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (далее - Инструкция). 2. Руководителям структурных подразделений Правительства Ульяновской области обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота. 3. Установить, что методические разъяснения по порядку применения Инструкции осуществляет департамент делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Правительства Ульяновской области. 4. Исполнительным органам государственной власти Ульяновской области до 1 июля 2012 года разработать аналогичные инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Ульяновской области. 5. Признать утратившими силу: постановление Правительства Ульяновской области от 20.02.2009 N 61-П "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области"; постановление Правительства Ульяновской области от 28.04.2009 N 182-П "О внесении изменений в постановление Правительства Ульяновской области от 20.02.2009 N 61-П"; постановление Правительства Ульяновской области от 12.07.2010 N 227-П "О внесении изменения в постановление Правительства Ульяновской области от 20.02.2009 N 61-П"; постановление Правительства Ульяновской области от 11.08.2011 N 377-П "О внесении изменений в постановление Правительства Ульяновской области от 20.02.2009 N 61-П". 6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора Ульяновской области - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ульяновской области Озернова А.В. Губернатор - Председатель Правительства области С.И.Морозов Утверждена постановлением Правительства Ульяновской области от 28 апреля 2012 г. 203-П ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Ульяновской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ульяновской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, и с учетом особенностей документооборота в Правительстве Ульяновской области. 1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Правительстве Ульяновской области, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции. Делопроизводство в Правительстве Ульяновской области ведется с использованием системы электронного документооборота "CompanyMedia" (далее - СЭД). 1.4. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно- технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. 1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Правительства Ульяновской области (далее - структурные подразделения) осуществляют департамент делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Правительства Ульяновской области (далее - служба делопроизводства) и ответственные лица, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства (далее - ответственные за делопроизводство). По вопросам организации делопроизводства служба делопроизводства взаимодействует со структурными подразделениями, исполнительными органами государственной власти Ульяновской области, осуществляющими отраслевое либо межотраслевое управление, и органами местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области. 1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей. Руководители структурных подразделений назначают ответственного за делопроизводство. Список ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях и их функции утверждаются правовым актом Правительства Ульяновской области. 1.7. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Правительства Ульяновской области. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями структурных подразделений. 1.8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается. 1.9. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц Правительства Ульяновской области, работающих или знакомящихся с этой информацией. С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без согласования с Заместителем Губернатора Ульяновской области - руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ульяновской области (далее - руководитель аппарата). 1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов, их копий осуществляются в установленном порядке уполномоченным структурным подразделением, в отдельных случаях - по согласованию с руководителем аппарата. 1.11. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку сотрудники структурных подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы по описи (приложение N 1 к Инструкции) ответственному за делопроизводство в соответствующем структурном подразделении. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию руководителя структурного подразделения. 1.12. При увольнении или переходе в другое структурное подразделение сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство по акту приема-передачи, копия которого направляется в службу делопроизводства. 1.13. Об утрате документов (дел) сотрудники Правительства Ульяновской области немедленно сообщают руководителю структурного подразделения. На основании решения руководителя аппарата в установленном порядке формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии с учетом предложений службы делопроизводства докладывает руководителю аппарата результаты служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения. На утраченные документы (дела) составляется акт (приложение N 2 к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда. 1.14. Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и разглашение содержащейся в них служебной информации. 2. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Бланки документов 2.1.1. Документы Правительства Ульяновской области оформляются на бланках утвержденного образца, на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов. Образцы применяемых бланков документов Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области определены в приложениях N 3-3.14 к Инструкции (приложения 3.1-3.14 - не приводятся). 2.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков документов формата А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм). Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема документа. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее: 30 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Бланки документов Правительства Ульяновской области разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка документа располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля. При подготовке документов в Правительстве Ульяновской области используются электронные шаблоны бланков документов. 2.1.3. Проектирование бланков документов осуществляется службой делопроизводства. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов утверждаются руководителем аппарата. 2.1.4. При переписке между структурными подразделениями, исполнительными органами государственной власти Ульяновской области бланки не используются. 2.1.5. Бланки документов с воспроизведением герба Ульяновской области (далее - гербовые бланки документов) изготавливаются полиграфическими организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Заказ на изготовление гербовых бланков документов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области оформляется службой делопроизводства. 2.1.6. Запрещаются тиражирование гербовых бланков документов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области на копировально-множительных аппаратах и использование их ксерокопий для оформления подлинных документов. 2.1.7. Порядок применения гербовых бланков документов в Правительстве Ульяновской области. Правовые акты Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области оформляются на бланках постановлений и распоряжений. Документы постоянно действующих координационных и совещательных органов, иных органов Правительства Ульяновской области оформляются на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4. Бланки писем Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области применяются при направлении во все адреса на территории Российской Федерации, а также для переписки с иностранными адресатами. Бланк письма должностного лица Правительства Ульяновской области применяется при направлении адресатам в пределах Российской Федерации. Гербовые бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться в другие организации и частным лицам. 2.1.8. Учет, хранение и списание гербовых бланков документов. Гербовые бланки документов выдаются службой делопроизводства ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях. Учет поступления, выдачи и использования гербовых бланков документов ведется в журнале установленной формы согласно приложению N 4 к Инструкции. Гербовые бланки документов хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах). Испорченные гербовые бланки документов подлежат возврату в службу делопроизводства. Уничтожение гербовых бланков документов осуществляется по акту (приложение N 5 к Инструкции). Контроль за правильностью использования и хранения гербовых бланков документов возлагается на службу делопроизводства и руководителей структурных подразделений. 2.1.9. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков документов проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем аппарата. О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета гербовых бланков документов. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков документов проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя аппарата. 2.1.10. Введение в обращение новых бланков документов осуществляется правовым актом Правительства Ульяновской области. Соответствующие предложения о введении в обращение новых бланков документов вносятся службой делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков. 2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов 2.2.1. Подготовка документов осуществляется в текстовом редакторе Word for Windows, OpenOffice.org Writer с применением шрифтов гарнитуры Times N ew Roman размера N 14. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров: N 11-13. В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста. 2.2.2. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Документы, предназначенные для копирования с уменьшением, печатаются через 2 межстрочных интервала. 2.2.3. Многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части одного реквизита отделяются друг от друга 1,5 межстрочным интервалом (например, в реквизитах "Адресат", "Гриф утверждения"), реквизиты один от другого отделяются 2-3 межстрочными интервалами (например, заголовок к тексту - от текста, текст - от подписи). 2.2.4. При подготовке документов от границы левого поля печатаются следующие реквизиты: заголовок к тексту, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, наименование должности в реквизитах "Подпись должностного лица" и "Гриф согласования", отметка о заверении копий, а также слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ в протоколах. 2.2.5. Документ, оформленный на бланке, должен иметь обязательный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном соответствующими правовыми актами. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа. 2.2.6. Требования к составлению и оформлению документов закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденном постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. 2.2.7. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Правительства Ульяновской области, являются: герб Ульяновской области; наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области (далее также - Правительство Ульяновской области); должность лица - автора документа; подпись должностного лица; вид документа; место составления (издания) документа; справочные данные о Правительстве Ульяновской области; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; наименование либо аннотация документа; текст документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; отметка о наличии приложений; гриф согласования; гриф утверждения; виза; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; указания по исполнению документа; отметка о контроле документа; отметка об исполнении документа; отметка о конфиденциальности; отметка о поступлении документа; идентификатор электронной копии документа. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. 2.2.8. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже. 2.2.8.1. Герб Ульяновской области. Герб Ульяновской области размещается на бланках документов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области в соответствии с Законом Ульяновской области от 03.03.2004 N 010-ЗО "О гербе и флаге Ульяновской области". 2.2.8.2. Наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области. Наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе Ульяновской области. Если документ подготавливается Правительством Ульяновской области совместно с иной (иными) организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом. 2.2.8.3. Должность лица - автора документа. Наименование должности лица - автора документа указывается в бланках писем должностных лиц. 2.2.8.4. Подпись должностного лица. Подпись должностного лица является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Губернатор Ульяновской области Подпись И.О. Фамилия или на бланке: Губернатор области Подпись И.О. Фамилия При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в реквизите "Подпись должностного лица" не указывают, например: Подпись И.О. Фамилия При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Заместитель Губернатора - руководитель аппарата Губернатора и Правительства области Подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, например: Директор департамента контроля Директор департамента Правительства области государственной и муниципальной службы Правительства области Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных коллегиальным органом, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов, фамилии или с указанием, что он исполняет обязанности должностного лица, например: Первый заместитель Председателя Правительства области Подпись И.О. Фамилия или Исполняющий обязанности Губернатора Подпись И.О. Фамилия Подпись должностного лица отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем. Инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией без пробела. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности. Факсимиле подписи ставится только по личному указанию руководителя. 2.2.8.5. Вид документа. Вид документа указывается во всех, кроме писем, документах - постановлениях, распоряжениях, протоколах, служебных (докладных) записках, актах, справках, заключениях и др., печатается прописными буквами, например: ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. 2.2.8.6. Место составления (издания) документа. Место составления или издания документа (г. Ульяновск) указывается в бланках документов Правительства Ульяновской области, за исключением бланков писем. 2.2.8.7. Справочные данные о высшем исполнительном органе государственной власти Ульяновской области. Справочные данные о высшем исполнительном органе государственной власти Ульяновской области содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Справочные данные в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес, место нахождения; номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, Интернет-адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП. Адрес пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи), например: пл. Ленина, д. 1, г. Ульяновск, 432017 2.2.8.8. Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Реквизит "Адресат" печатается через 1 межстрочный интервал, может выделяться полужирным шрифтом, например: Министерство финансов Российской Федерации При направлении документа в организацию или ее структурное подразделение указывается полное наименование организации или организации и структурного подразделения в именительном падеже. Допускается центрировать все строки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например: Министерство финансов Российской Федерации Департамент финансовой политики Должность и фамилия должностного лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, инициалы ставятся перед фамилией, например: Генеральному директору ЗАО "Авиастар-СП" И.О. Фамилия или Правительство Ульяновской области Директору департамента контроля И.О. Фамилия Если документ отправляют в несколько однотипных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Главам муниципальных образований Ульяновской области Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи установлена следующая последовательность написания элементов почтового адреса: наименование адресата (наименование организации - юридического лица, для гражданина - фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Агентство недвижимости "Шанс" Краснопролетарская ул., д. 8, г. Ульяновск, 432031 При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы (инициалы после фамилии), затем почтовый адрес, например: Фамилия И.О. Минаева ул., д.15, кв.6, г. Ульяновск, 432600 Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы исполнительной власти, должностным лицам федеральных органов исполнительной власти, в исполнительные органы государственной власти Ульяновской области, должностным лицам исполнительных органов государственной власти Ульяновской области и в органы местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области, должностным лицам органов местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области. 2.2.8.9. Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется должностным лицом непосредственно при подписании документа. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно- цифровой. При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 10 февраля 2012 г. следует оформлять: 10.02.2012. При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - словом, год - четырьмя цифрами, например: 5 января 2012 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно. Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата проставляется в специально отмеченном месте на бланке документа либо ниже подписи должностного лица. В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в правовых актах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат. 2.2.8.10. Регистрационный номер документа. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из его порядкового номера, который может дополняться буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел. Регистрации подлежат все создающиеся в Правительстве Ульяновской области документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе. 2.2.8.11. Наименование либо аннотация документа. Наименование документа (заголовок к тексту) составляется ко всем документам, оформленным на бланках формата А4, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и писем объемом до семи строк машинописного текста. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа, согласовываться с документом и отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: О создании аттестационной комиссии чего (кого)?, например: Должностной регламент главного специалиста-эксперта Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля, должен содержать 28-30 печатных знаков в строке и не занимать более 5 строк, печатаемых через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается без кавычек. Заголовок к тексту составляется лицом, готовящим проект документа. 2.2.8.12. Текст документа. Текст документа, в том числе направляемого зарубежным адресатам, излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились"). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах, издаваемых на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("постановляю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили" и т.п.). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("департамент осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила"). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); от первого лица единственного числа ("прошу выделить", "считаю необходимым"); от третьего лица единственного числа ("Правительство не возражает", "департамент направляет"). Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка текста в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. 2.2.8.13. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. 2.2.8.14. Отметка о наличии приложения. Отметка о наличии приложения в письме печатается от границы левого поля и отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение о департаменте делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Правительства Ульяновской области на 7 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки актов Губернатора Ульяновской области на 15 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, например: Приложение: в 2 экз. или Приложение: Техническое задание на разработку Типовой инструкции по делопроизводству в 3 экз. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Губернатора Ульяновской области от 12.10.2011 N 73-Г-01/23800 и приложение к нему, всего на 5 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. Приложение к правовому акту оформляют следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишут прописными буквами слово ПРИЛОЖЕНИЕ (без кавычек) с указанием наименования правового акта, его даты и регистрационного номера. Слово ПРИЛОЖЕНИЕ центрируется относительно самой длинной строки. Если приложений несколько, то указывается порядковый номер приложения, например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к распоряжению Губернатора Ульяновской области от 03.10.2011 N 417-р Если приложение одно, порядковый номер приложения не указывается. 2.2.8.15. Гриф согласования. Существуют две формы согласования: внешняя и внутренняя. Внешнее согласование документов оформляется грифом согласования - реквизитом, выражающим согласие организации (или ее органа), не являющейся автором документа, с его содержанием. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись должностного лица" в левом нижнем углу документа (длина строки не должна превышать 8 см, начало строк ограничивается левым полем) или на отдельном листе согласования, при этом в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается". Гриф согласования включает: слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например: СОГЛАСОВАНО Начальник отдела законодательства субъектов Российской Федерации и ведения федерального регистра в Ульяновской области Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Приволжскому федеральному округу Подпись И.О. Фамилия Дата Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 20.12.2011 N 430-162 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области от 19.12.2011 N 12 Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Заполненный лист согласования подписывается, датируется ответственным исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не оформляется, к проекту прилагаются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме. 2.2.8.16. Гриф утверждения. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), правовым актом или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа размещается в правом верхнем углу утверждаемого документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Губернатор - Председатель Правительства Ульяновской области Подпись И.О. Фамилия Дата При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, например: УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Наименование должности Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия Дата Дата При утверждении документа правовым актом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО распоряжением Губернатора Ульяновской области от 3 октября 2011 г. N 416-р При утверждении документа коллегиальным органом в грифе утверждения дается ссылка на протокол заседания коллегиального органа, например: УТВЕРЖДЕНЫ решением Экспертной комиссии Правительства Ульяновской области от 20.02.2012 N 1 Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 6 к Инструкции. 2.2.8.17. Виза. Внутреннее согласование документа оформляется визой согласования документа - реквизитом документа, указывающим на согласие или несогласие должностного лица Правительства Ульяновской области - автора документа с его содержанием (далее - виза). Виза включает: наименование должности визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например: Директор государственно-правового департамента Подпись И.О. Фамилия Дата Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Директор государственно-правового департамента Подпись И.О. Фамилия Дата Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывается, датируется и прилагается к документу. Для документа, подлинник которого остается в Правительстве Ульяновской области, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, допускается полистное визирование документа и его приложений. Для документа, подлинник которого отправляют из Правительства Ульяновской области, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. При наличии замечаний, возражений документы на подпись не принимаются и не регистрируются. 2.2.8.18. Оттиск печати. На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы подпись должностного лица и оттиск печати были хорошо читаемы. Простые круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ (полное описание проставления оттиска печати содержится в разделе 7 Инструкции). Ведение журнала печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, используемых Губернатором Ульяновской области, Правительством Ульяновской области, возлагается на службу делопроизводства. 2.2.8.19. Отметка о заверении копии. Копия документа должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись должностного лица" проставляют заверительную надпись "Верно" (при необходимости указывается место нахождения подлинника документа), наименование должности лица, заверившего копию, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например: Верно Консультант отдела делопроизводства департамента делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Правительства Ульяновской области Подпись И.О. Фамилия Дата или Верно, подлинник находится в Правительстве Ульяновской области Консультант отдела делопроизводства департамента делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Правительства Ульяновской области Подпись И.О. Фамилия Дата Копия документа заверяется печатью. Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью и печатью. 2.2.8.20. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой (для внутренних документов Правительства Ульяновской области) и оборотной стороне (на письмах) последнего листа документа в левом нижнем углу, например: И.О. Фамилия 41-47-87 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. Реквизит печатается размером шрифта N 12 от границы левого поля. 2.2.8.21. Указания по исполнению документа. Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются соответствующим должностным лицом на отдельном листе формата А6 (приложение N 7 к Инструкции) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Резолюция может быть написана непосредственно на самом документе между реквизитами "Адресат" и "Текст" документа. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например: Фамилия И.О. Фамилия И.О. Прошу организовать совместную работу и проинформировать меня до 01.05.2012. Подпись Дата При наличии нескольких исполнителей ответственный за исполнение указывается в резолюции первым. Ответственный исполнитель организует работу соисполнителей и отвечает за исполнение документа. 2.2.8.22. Отметка о контроле документа. Отметка о контроле документа проставляется на верхнем поле документа справа штампом "КОНТРОЛЬ". 2.2.8.23. Отметка об исполнении документа. Отметка об исполнении документа включает в себя: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении. Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например: Отправлено письмо от 07.07.2011 N 73-П-03/2345 В дело N 01-14 Подпись И.О. Фамилия Дата Отметка об исполнении документа проставляется на лицевой стороне первого листа документа в нижней части. 2.2.8.24. Отметка о конфиденциальности. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера". Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования", проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа. 2.2.8.25. Отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа в Правительство Ульяновской области содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа с помощью штампа, например: ------------------------------¬ ¦ ПРАВИТЕЛЬСТВО ¦ ¦ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ ¦ ¦ ____ ______________ 20_ г. ¦ ¦ ¦ ¦ Вх. N ____________ ¦ ¦ ¦ L------------------------------ 2.2.8.26. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату создания документа и другие поисковые данные. 3. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ Инструкция устанавливает определенные требования к подготовке отдельных видов документов. Ответственность за некачественную подготовку документов, содержащиеся в них сведения возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы. 3.1. Проекты законов Ульяновской области 3.1.1. Структурные подразделения разрабатывают проекты законов Ульяновской области (далее - законопроекты) в целях реализации государственных полномочий Ульяновской области, приведения законов Ульяновской области в соответствие с законодательством Российской Федерации, на основании планов законопроектной деятельности Губернатора и Правительства Ульяновской области и соответствующих поручений. 3.1.2. При внесении законопроектов в Законодательное Собрание Ульяновской области к сопроводительному письму в адрес Председателя Законодательного Собрания Ульяновской области помимо документов, установленных Положением о законопроектной деятельности Губернатора и Правительства Ульяновской области, утвержденным постановлением Губернатора Ульяновской области от 05.09.2011 N 85, прилагаются следующие материалы на электронном носителе (текстовый редактор не выше WinWord 2003 или другой, совместимый с ним): 1) текст законопроекта; 2) пояснительная записка к законопроекту; 3) финансово-экономическое обоснование; 4) перечень актов законодательства Ульяновской области, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятием данного закона; 5) перечень правовых актов, необходимых для реализации закона Ульяновской области; 6) копия распоряжения Правительства Ульяновской области, содержащего решение по данному вопросу (в случае внесения законопроекта Правительством Ульяновской области). Законопроекты и сопроводительные материалы к ним, представленные с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительно возвращаются представившим их структурным подразделениям. 3.1.3. Законопроекты печатаются в текстовом редакторе Word for Windows, OpenOffice.org Writer с применением шрифтов гарнитуры Times N ew Roman размера N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 со следующими размерами полей: левое - 25 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм. На первой странице законопроекта в пределах верхнего поля листа в правом верхнем углу проставляется пометка: "Вносится Правительством Ульяновской области" ("Вносится Губернатором Ульяновской области") и ниже печатается слово "Проект". 3.1.4. Законопроект имеет следующие реквизиты: Наименование вида документа - ЗАКОН УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ - печатается от границы верхнего поля в две строки прописными буквами размером шрифта N 16 и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал строчными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок начинается с прописной буквы и отвечает на вопрос: о чем?, точка в конце заголовка не ставится. Текст печатается через 1,5 межстрочных интервала. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, статьи. Обозначение раздела печатается прописными буквами и выравнивается по центру, номера разделов проставляются римскими цифрами. Наименования разделов, если они имеются, печатаются через 1 межстрочный интервал прописными буквами и выравниваются по центру, например: РАЗДЕЛ I ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют наименования. Обозначение главы печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование главы печатается через 1 межстрочный интервал с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка, например: Глава 5. Права лиц, удостоенных звания "Почетный гражданин" и занесенных в Золотую книгу Почета Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование статьи печатается через 1 межстрочный интервал с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка, например: Статья 15. Совет безопасности при Губернаторе Ульяновской области При отсутствии наименования статьи слово "Статья" и номер выделяются полужирным шрифтом и точка не ставится. В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части нумеруются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Ульяновской области", которые печатаются в 1 строку полужирным шрифтом от левой границы текстового поля. Образец оформления законопроекта приводится в приложении N 8 (не приводится) к Инструкции. 3.1.5. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту. Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (приложение N 9 к Инструкции - не приводится) и имеет следующие реквизиты: Наименование вида документа - ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту указывается полное наименование законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например: ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА к проекту закона Ульяновской области "О внесении изменений в статьи 1 и 3 Закона Ульяновской области "О мерах социальной поддержки многодетных семей на территории Ульяновской области" Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 межстрочных интервала. Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия. Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. 3.2. Проекты правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области 3.2.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области осуществляются в соответствии с Регламентом Правительства Ульяновской области, Инструкцией и правовыми актами, регулирующими данные вопросы. 3.2.2. Правовые акты Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области, имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области соответственно. Правовые акты по оперативным и другим текущим вопросам, не имеющие нормативного характера, издаются в форме распоряжений Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области соответственно. 3.2.3. Правовые акты Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области печатаются на бланках: "Постановление Губернатора Ульяновской области", "Распоряжение Губернатора Ульяновской области", "Постановление Правительства Ульяновской области", "Распоряжение Правительства Ульяновской области", - изготовленных типографским способом. Текст печатается в текстовом редакторе Word for Windows шрифтом гарнитуры Times N ew Roman размера N 14 на одной стороне листа. Использование ксерокопий бланков запрещается. При оформлении правовых актов на двух и более страницах текст печатается начиная со второй страницы на стандартных листах бумаги формата А4. Поля второй и последующих страниц составляют: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее и нижнее - по 20 мм. 3.2.4. Правовые акты имеют следующие реквизиты: наименование вида документа (постановление Губернатора Ульяновской области, распоряжение Губернатора Ульяновской области, постановление Правительства Ульяновской области, распоряжение Правительства Ульяновской области), дату и номер, номер экземпляра, место издания, заголовок, текст, подпись должностного лица. Дата проставляется после подписания правового акта, оформляется словесно-цифровым способом. Печатается от левой границы текстового поля. Номер правового акта проставляется после подписания, печатается от правой границы текстового поля и состоит из знака "N " и регистрационного номера. Реквизит "Номер экземпляра" отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" 1 межстрочным интервалом, печатается от правой границы текстового поля и оформляется следующим образом: Экз. N _____. Реквизит "Место издания" (г. Ульяновск) отделяется от реквизита "Номер экземпляра" 1 межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом. Реквизит "Заголовок" отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. 3.2.5. Реквизит "Текст" отделяется от реквизита "Заголовок" 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка текста начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую часть. Преамбула в постановлениях Губернатора Ульяновской области завершается словом "п о с т а н о в л я ю", в постановлениях Правительства Ульяновской области - "п о с т а н о в л я е т", которое печатается строчными буквами вразрядку. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре основного правового акта. При наличии приложений к правовому акту в тексте на них делается ссылка. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов. Если в тексте правового акта делается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к постановлению Губернатора Ульяновской области ______________ N _____ Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервала. Длина черты составляет 2-3 см. При наличии в тексте проекта правового акта формулировки "утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий) на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на правовой акт, его дату и номер, например: УТВЕРЖДЕНО распоряжением Правительства Ульяновской области ______________ N _____ Слова УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка приложения печатается прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, С П И С О К). Текст заголовка печатается через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту приложения отделяется от грифа утверждения документа 4 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 межстрочными интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. 3.2.6. Электронные версии проекта и листа согласования правового акта размещаются в модуле "ОРД" СЭД. Ответственность за идентичность содержащихся в файлах проекта правового акта материалов несет разработчик проекта. После прохождения в установленном порядке правовой экспертизы в государственно-правовом департаменте Правительства Ульяновской области разработчик проекта правового акта направляет электронную версию проекта правового акта на регистрацию в службу делопроизводства. 3.2.7. Пояснительная записка к проекту правового акта. Пояснительная записка к проекту правового акта оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: Наименование вида документа - ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное наименование проекта правового акта, к которому подготовлена пояснительная записка. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом гарнитуры Times New Roman размера N 14 через 1,5 межстрочных интервала. Первая строка текста начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта правового акта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы. Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями. Подписи отделяются одна от другой 1-2 межстрочными интервалами. 3.2.8. Оформление реквизита "виза" проекта правового акта. Реквизит "виза" оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта правового акта в нижней его части и включает в себя: наименование должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) ответственного исполнителя (подготовившего проект), представителей государственно-правового департамента Правительства Ульяновской области и службы делопроизводства (корректора), а также дату визирования. Согласование проекта правового акта осуществляется оформлением листа согласования (приложение N 10 к Инструкции) и проставлением отметки о согласовании в электронном виде. 3.2.9. Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от реквизита "Текст документа" 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор области", "Губернатор - Председатель Правительства области", печатается от границы левого поля. Инициалы и фамилия Губернатора Ульяновской области печатаются у правой границы текстового поля. Образец оформления проекта постановления Губернатора Ульяновской области приведен в приложении N 11 (не приводится) к Инструкции. 3.3. Распоряжения по кадровым вопросам В Правительстве Ульяновской области по кадровым вопросам издаются распоряжения. Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовятся департаментом государственной и муниципальной службы Правительства Ульяновской области. Распоряжения оформляются на бланках: "Распоряжение Губернатора Ульяновской области" и "Распоряжение Правительства Ульяновской области". Распоряжения о приеме, увольнении, отпусках, командировках работников, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности Правительства Ульяновской области, оформляются в соответствии с унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - унифицированные формы). Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм, являются рекомендуемыми и могут изменяться. В бланки можно вносить изменения по расширению и сужению граф и строк, дополнительные строки. Правительство Ульяновской области имеет право вносить дополнительные необходимые ему реквизиты. Но при этом все реквизиты форм документов должны остаться без изменения. Удаление каких-либо реквизитов из унифицированных форм не допускается. Все изменения, вносимые в унифицированные формы, должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом. Распоряжения со сроком хранения 75 лет регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений со сроком хранения 5 лет (приложение N 12 к Инструкции). 3.4. Организация работы по выпуску правовых актов По окончании согласования, правовой и лингвистической экспертизы проекты правовых актов переносятся на соответствующие бланки и с прилагаемыми материалами передаются в государственно-правовой департамент Правительства Ульяновской области для представления на подписание Губернатору Ульяновской области или лицу, исполняющему его обязанности. После подписания правовые акты направляются в службу делопроизводства для регистрации. Ответственность за идентичность текста электронного варианта правового акта его тексту на бумажном носителе несет руководитель структурного подразделения, подготовившего проект правового акта. Работа по выпуску законов Ульяновской области, правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области включает регистрацию правовых актов, направление их на официальное опубликование, рассылку. Специалисты службы делопроизводства регистрируют подписанные правовые акты в модуле "ОРД" СЭД. Правовым актам присваиваются порядковые номера в автоматизированном режиме в пределах календарного года. К регистрационным номерам правовых актов добавляются буквенные индексы: к законам Ульяновской области - "ЗО", например, 10-ЗО; к распоряжениям Губернатора Ульяновской области по основной деятельности - "р", например, 15-р; к распоряжениям Губернатора Ульяновской области по кадровым вопросам со сроком хранения 75 лет - "рк", например, 73-рк; со сроком хранения 5 лет - "рлс", например, 133-рлс; к постановлениям Правительства Ульяновской области, принятым в рабочем порядке, - "П", например, 321-П; принятым на заседаниях Правительства Ульяновской области - номер заседания/порядковый номер постановления - П, например, 10/230-П; к распоряжениям Правительства Ульяновской области, принятым в рабочем порядке, - "пр", например, 46-пр; принятым на заседаниях Правительства Ульяновской области - номер заседания/порядковый номер распоряжения - пр, например, 11/53-пр; к распоряжениям Правительства Ульяновской области по кадровым вопросам со сроком хранения 75 лет - "пр/к", например, 2-пр/к; со сроком хранения 5 лет - "пр/лс", например, 7-пр/лс. Датой правового акта является дата его подписания. Направление на официальное опубликование и учет опубликованных правовых актов осуществляет служба делопроизводства по согласованию с государственно-правовым департаментом Правительства Ульяновской области. Копии правовых актов направляются адресатам в соответствии с листом рассылки, составленным исполнителем проекта правового акта (приложение N 13 к Инструкции). Копии заверяются печатью "Правительство Ульяновской области". Правовые акты в течение текущего года хранятся в службе делопроизводства, после чего передаются по описи в архив Правительства Ульяновской области (далее - архив). 3.5. Положения, правила, инструкции, регламенты 3.5.1. Положение - правовой акт, устанавливающий системно связанные между собой правила регламентирующего характера по отдельным вопросам деятельности Правительства Ульяновской области. Правила - правовой акт, устанавливающий требования и нормы осуществления определенных видов деятельности, обязательные для применения. Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные стороны деятельности Правительства Ульяновской области. Регламент - правовой акт, включающий совокупность правил и определяющий порядок деятельности Правительства Ульяновской области. 3.5.2. Порядок подготовки и согласования положений (правил, инструкций, регламентов) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области. 3.5.3. Текст положений (правил, инструкций, регламентов) печатается на стандартных листах бумаги формата А4, излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок к тексту положений (правил, инструкций) отвечает на вопрос: о чем?, заголовок к инструкции, регламенту, содержащим должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопросы: кого (чего)?, например: Должностной регламент главного специалиста-эксперта Регламент совещания... Констатирующей частью положений (правил, инструкций, регламентов) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положений (правил, инструкций, регламентов) может делиться на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Разделы должны иметь названия. 3.6. Протокол 3.6.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на оперативных совещаниях, заседаниях комиссий, советов, рабочих групп, конференциях, переговорах (далее - заседание (совещание). 3.6.2. Ведение записи во время заседания (совещания), сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и сотрудников структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 2 дня со дня заседания (совещания). Протоколы могут быть полными - содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников (приложение N 14 к Инструкции), краткими - фиксируются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения (приложение N 15 к Инструкции) и стенографическими - весь ход заседания (совещания) записывается дословно. Текст выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Звукозапись заседания (совещания) хранится в течение 6 месяцев. 3.6.3. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело вместе с выпиской из протокола (приложение N 16 к Инструкции) о принятых решениях. Копия протокола или выписка из протокола о принятых решениях готовятся к рассылке в соответствии со списком рассылки структурным подразделением, ответственным за подготовку материалов к заседанию (совещанию). 3.6.4. Протокол оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с продольным или угловым расположением реквизитов по типу общего бланка или на общем бланке Правительства Ульяновской области. Протокол имеет следующие реквизиты: герб Ульяновской области (при оформлении на общем бланке); наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области; наименование вида документа печатается через 2 межстрочных интервала ниже наименования высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом; номер и дату, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи. Датой протокола является день проведения заседания (совещания). Если заседание (совещание) продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания. Дата оформляется следующим образом: 20.01.2012 или 11-12.02.2012 и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. На одной с датой строке печатается номер протокола. Номером протокола заседания коллегиального органа является порядковый номер заседания, к номерам протоколов заседаний Правительства Ульяновской области добавляется индекс "ЗП", Президиума Правительства Ульяновской области - индекс "ЗПП". Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа отдельно по каждой группе протоколов. Регистрация протоколов заседаний коллегиальных органов осуществляется секретарем коллегиального органа в журнале регистрации. Регистрационные номера протоколам оперативных совещаний, проводимых должностными лицами Правительства Ульяновской области, присваиваются в службе делопроизводства. Регистрационный номер протокола состоит из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса "ПC", например: 120- ПС. Информация о проведении заседаний (совещаний) в Правительстве Ульяновской области в день их проведения (до 18 часов) передается в службу делопроизводства. Решения к протоколу нумеруются путем проставления порядкового номера протокола и через косую черту порядкового номера рассмотренного по повестке дня вопроса, например: 10/2. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов заседаний (совещаний) организаций, принимавших участие в заседании (совещании). Место составления протокола указывается по факту проведения заседания (совещания), печатается через 1 межстрочный интервал ниже реквизитов "Дата" и "Регистрационный номер". Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал. Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, заседание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например, П Р О Т О К О Л... заседания Экспертной комиссии П Р О Т О К О Л... совещания по вопросам подготовки к новому учебному году При продольном расположении все реквизиты располагают вдоль верхнего поля и выравнивают по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь (72,8 х 88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант используется в случаях, если протокол имеет гриф утверждения. 3.6.5. Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель или председательствующий - должностное лицо, проводящее заседание (совещание), его настоящая должность в протоколе не указывается. Секретарь - лицо, отвечающее за организацию заседания (совещания), составление и оформление протокола. Слово "Председатель" печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы, под ним - слово "Секретарь" также с прописной буквы. Присутствовали - список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих. Перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы сначала постоянных членов совещательного (коллегиального) органа, а затем наименования должностей, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание из других органов, организаций, и их наименования. Список присутствующих участников заседания (совещания) секретарь вносит в протокол на основе данных их регистрации. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита, в конце слова ставится двоеточие. Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием должностей. В протоколах постоянно действующих комиссий должности присутствующих не указываются. При оформлении протокола заседания (совещания) с участием более 15 человек фамилии участников не перечисляются, а цифрой указывается их общее количество и делается отметка - "список участников прилагается", например: "Присутствовали: 18 человек (список прилагается)". Повестка дня содержит перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатаются прописными буквами и выравниваются по центру. Каждый вопрос повестки нумеруется арабскими цифрами, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается с абзацного отступа. Например: ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Об итогах проверки номенклатур дел на 2011 год в структурных подразделениях Правительства Ульяновской области. Докладчик - И.О. Фамилия Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, печатается через 1 межстрочный интервал. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), слова печатаются прописными буквами с абзацного отступа, в конце слова ставится двоеточие. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра, показывающая к какому пункту повестки дня относится последующий текст документа. После слова СЛУШАЛИ в тексте протокола указывают фамилию и инициалы основного докладчика, а затем излагают запись его выступления. В тексте протокола фамилию и инициалы каждого выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления ведется от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом, например: 1. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. - доложил об итогах проверки... Допускается использование ссылки "Текст доклада прилагается", в этом случае доклад оформляется приложением к протоколу. После слова ВЫСТУПИЛИ печатаются фамилии участников обсуждения вопроса и их выступления. В текст протокола включаются и заданные вопросы с ответами на них. После слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) следует постановляющая часть соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая - номер принятого решения. При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). 3.6.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. При обсуждении особо важных вопросов протокол может визироваться докладчиками. 3.6.7. Отдельные виды протоколов могут утверждаться Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области или лицом, исполняющим его обязанности. Решение об утверждении принимает должностное лицо, председательствующее на заседании (совещании). 3.6.8. Решения, принятые на заседании (совещании), доводятся до исполнителей рассылкой копий протокола либо выписок из него в соответствии с листом рассылки. Лист рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего заседание (совещание). При составлении выписки из протокола воспроизводят все реквизиты соответствующего бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит "Отметка о заверении копии", оформляемый секретарем, например: Верно Секретарь Подпись И.О. Фамилия Дата Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью Правительства Ульяновской области. 3.6.9. По результатам заседаний (совещаний) могут быть подготовлены поручения, которые оформляются согласно приложению N 17 к Инструкции. В указанном случае регистрационный номер поручений должен соответствовать номеру протокола заседания (совещания). 3.7. Служебные письма 3.7.1. Служебные письма Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области (далее - письма) готовятся: как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти; как ответы на запросы различных организаций и частных лиц; как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области и структурных подразделений; как сопроводительные письма к документам; как инициативные письма. 3.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или в соответствии с резолюцией уполномоченного должностного лица. 3.7.3. Письма за подписью Губернатора Ульяновской области готовятся на бланке письма Губернатора Ульяновской области, за подписью Губернатора - Председателя Правительства Ульяновской области - на бланке письма Правительства Ульяновской области и направляются во все адреса на территории Российской Федерации, а также в адрес зарубежных адресатов. Письма за подписью первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области печатаются на бланке письма Правительства Ульяновской области или на бланке соответствующего должностного лица. Письма за подписью руководителя аппарата оформляются на бланке письма заместителя Губернатора Ульяновской области - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ульяновской области. Письма за подписью руководителей структурных подразделений оформляются на бланке письма Правительства Ульяновской области. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. 3.7.4. Реквизитами письма являются: наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области - автора, справочные данные о высшем исполнительном органе государственной власти Ульяновской области, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания - печать. 3.7.5. Проект письма оформляется в двух экземплярах: первый экземпляр, оформленный на соответствующем бланке, направляется адресату, второй - остается в службе делопроизводства. При необходимости копия зарегистрированного письма передается исполнителю. Второй экземпляр письма, представляемого на подпись уполномоченному должностному лицу, должен быть предварительно завизирован исполнителем (составителем письма) и представителем службы делопроизводства (корректором). Визы проставляются в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа второго экземпляра письма, остающегося в деле Правительства Ульяновской области. 3.7.6. Заголовок к тексту в краткой форме отражает суть письма, например: О содействии в увеличении государственного заказа Об оказании финансовой помощи Если текст письма до семи строк, то заголовок к тексту не составляется. Заголовок печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка к тексту не должна превышать 28-30 печатных знаков. Точка в конце заголовка не ставится, и он не заключается в кавычки. 3.7.7. Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указываются номер и дата письма, на которое направляется ответ. 3.7.8. Если письмо адресовано более чем в 4 адреса, то исполнителем составляется лист рассылки (приложение N 18 к Инструкции). При направлении писем в федеральные органы государственной власти и подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам почтовый адрес в реквизите "Адресат" не указывается. 3.7.9. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации- адресата. Объем письма не должен превышать двух страниц, в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Текст письма излагается: от первого лица множественного числа ("просим", "направляем", "предлагаем"); от первого лица единственного числа (при оформлении письма на бланке должностного лица) ("прошу", "предлагаю", "приглашаю"); от третьего лица единственного числа ("Правительство Ульяновской области считает возможным"). Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Текст письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 5 печатных знаков. 3.7.10. Письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. Право подписи писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах, в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. Письма в адрес руководителей федеральных органов государственной власти, Управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Ульяновской области, Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Ульяновской области, прокуратуры Ульяновской области направляются за подписью Губернатора Ульяновской области. Сопроводительные письма к проектам правовых актов, направляемым в прокуратуру Ульяновской области, Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ульяновской области, подписываются руководителем аппарата. 3.7.11. Отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу второго экземпляра письма. Образец оформления служебного письма приведен в приложении N 19 (не приводится) к Инструкции. 3.8. Особенности подготовки и оформления писем при переписке с зарубежными адресатами 3.8.1. Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и оформляется на бланках писем (приложения N 3.5 и 3.11 к Инструкции не приводятся). Письма, направляемые главам иностранных государств, главам правительств иностранных государств, руководителям органов государственной власти иностранных государств, послам иностранных государств, руководителям посольств иностранных государств, высшим должностным лицам субъектов иностранных федеративных государств и административно-территориальных образований иностранных государств, руководителям международных организаций и учреждений, руководителям международных коммерческих компаний, подписываются Губернатором Ульяновской области или должностным лицом, исполняющим его обязанности. Письма по рабочим вопросам (уточнение сроков визита, согласование программ пребывания) подписываются первыми заместителями Председателя Правительства Ульяновской области, заместителями Председателя Правительства Ульяновской области, министрами, заместителями министров. Письма печатаются на русском языке. После подписания письма Губернатором Ульяновской области, первым заместителем или заместителем Председателя Правительства Ульяновской области при необходимости составляется неофициальный перевод текста письма на язык страны- адресата или на английский язык. Делается это в том случае, если имеется намерение довести до адресата как можно быстрее содержание документа. Перевод текста организует областное государственное казенное учреждение "Управление делами Ульяновской области" (далее - ОГКУ "Управление делами Ульяновской области"). Письма печатаются в двух экземплярах: первый экземпляр - подлинник письма, оформляется на бланке установленной формы, второй экземпляр - копия письма, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. 3.8.2. Образец неофициального перевода текста письма представлен в приложении N 20 к Инструкции. Письмо печатается на стандартном листе бумаги формата А4 с полями: правое - 2,54 мм; верхнее - 2,54 мм; левое - 2,54 мм; нижнее - 2,54 мм. На тексте неофициального перевода в правом верхнем углу обязательно указывается: Unofficial translation. В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области. Под наименованием высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области или ниже справа указываются почтовый адрес, номера телефонов и факсов. Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля. Реквизит "Адресат" пишется двумя строками ниже реквизитов высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области - отправителя и в обязательном порядке включает в себя построчно: имя и фамилию получателя; должность; наименование организации; при необходимости далее указываются: номер дома, улица; город, почтовый округ (индекс); страна. Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в отметке указания конкретного лица, например: Attention: Mr. J.Moore, проставляемой после адреса. При написании адреса используется "открытая пунктуация" (без запятых и точек). Дата проставляется от границы правого поля документа через 3 межстрочных интервала от адреса и оформляется словесно-цифровым способом, например: 20 November 2011 или November 20, 2011 Заголовок письма пишут с новой строки, отступив от адреса 4 межстрочных интервала. Заголовок обозначается: RE: - сокращение слова "regarding" (относительно); In re: - сокращение сочетания "In regard to" (касательно); Subject: - предмет, тема, вопрос. Например: Re: exhibition "Информтехника 2011" Вступительное обращение печатается двумя строками ниже заголовка или адреса получателя или на 1/3 страницы от верха. Текст печатается от границы левого поля. Абзацы отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом. Текст письма, как правило, не должен превышать одной страницы. Через 2 межстрочных интервала после текста письма указывается заключительная формула вежливости. Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма. Через 5 межстрочных интервалов ниже заключительной формулы вежливости располагается подпись автора письма. Ниже подписи указываются: имя, фамилия, на следующей строке - должность лица, подписавшего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области. Если к письму имеются приложения, они оформляются следующим образом: Enclosure (приложение): _______ или Encl: _______ При направлении копий письма ("carbon copy" или "cc") нескольким адресатам указывают фамилии лиц или название компании, которым они отправлены. 3.8.3. При оформлении письма главам иностранных государств, главам правительств иностранных государств, руководителям органов государственной власти иностранных государств, послам иностранных государств, руководителям посольств иностранных государств, высшим должностным лицам субъектов иностранных федеративных государств и административно-территориальных образований иностранных государств, руководителям международных организаций и учреждений, руководителям международных коммерческих компаний реквизит "Адресат" включает: титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности. Все составные части реквизита печатаются строчными буквами, выделяются полужирным шрифтом, например: Его Превосходительству господину Мартину Вуковичу, Чрезвычайному и Полномочному Послу Австрийской Республики в Российской Федерации Реквизит "Адресат" печатается через 1 межстрочный интервал и располагается в верхнем правом углу первого листа письма. Составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк реквизита "Адресат" должно быть не более 6, а количество печатных знаков в строке - не более 30. Если в строке более 30 печатных знаков, то реквизит "Адресат" можно оформить шрифтом меньшего размера. Реквизит "Адресат" печатается компактно, без разрядки и подчеркиваний. Если письмо адресуется организации, то указывается ее наименование на русском языке в кавычках, например: "Американ Нэшнл Сошиал Инститьют" Если письмо адресуется должностному лицу организации, то указываются его должность, название организации, имя, фамилия на русском языке, например: Президенту компании "Д. Коук энд Сан Лтд" господину Алану Видмару Если письмо адресуется частному лицу, то указываются его имя (инициал имени) и фамилия, например: Господину Л. Серрано Корречеру При написании сложных имен и фамилий (испанских, арабских) их сокращения не допускаются. При написании страны употребляется полное официальное название государства, например: Соединенные Штаты Америки Федеративная Республика Германия 3.8.4. Дата и регистрационный номер письма. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется цифровым способом. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке. Ссылка на регистрационный номер и дату письма оформляется только в письмах-ответах, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке. 3.8.5. Текст письма начинается с обращения. Форма обращения зависит от конкретного случая и сложившейся практики. Обращение может быть: президенту - господин Президент; министру - господин Министр, Ваше Превосходительство; послу - Ваше Превосходительство; посланнику - господин Посланник или господин Министр; временному поверенному в делах - господин Поверенный в делах (прилагательное "временный" в обращении обычно не пишется). Если временный поверенный в делах - советник в ранге посланника, то обращение к нему должно быть "Господин Министр". Текст начинается с полного наименования отправителя и получателя, например: Правительство Ульяновской области свидетельствует свое уважение Посольству Республики Болгарии и имеет честь сообщить... Письмо рекомендуется заканчивать формулами вежливости, например: Пользуясь случаем, прошу Вас, Ваше Превосходительство, принять уверения в моем высоком уважении С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество Не употребляются формулы вежливости в письмах с выражением соболезнования. 3.8.6. При оформлении письма на бланке Губернатора Ульяновской области в реквизите "Подпись должностного лица" должность не указывается. При оформлении письма на бланке Правительства Ульяновской области в состав реквизита "Подпись должностного лица" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенно), подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Заместитель Председателя Правительства Подпись И.О. Фамилия 3.8.7. На подлиннике письма зарубежному адресату отметка об исполнителе не проставляется, а оформляется на копии письма, остающейся в деле. 3.8.8. Проекты писем зарубежным адресатам визируются на втором экземпляре, остающемся в деле. В состав визы входят: должность визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). До представления на подпись Губернатору Ульяновской области или исполняющему обязанности Губернатора Ульяновской области проекты писем должны быть завизированы: заместителем Председателя Правительства Ульяновской области, в чьей компетенции находится данный вопрос; директором департамента внешних связей Правительства Ульяновской области. При оформлении писем за подписью заместителей Председателя Правительства Ульяновской области письма визируются начальником отдела международного развития департамента внешних связей Правительства Ульяновской области. 3.8.9. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования адреса страны назначения на русском языке. Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части. В адресе не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий. Написание адреса на конвертах, направляемых за рубеж, осуществляется исполнителем документа. 3.8.10. Регистрацию и отправление писем за рубеж осуществляет служба делопроизводства. Отправление писем зарубежным адресатам осуществляется в установленном законодательством порядке и в соответствии с нормами международной переписки. Решение о порядке отправки писем принимается отделом международного развития департамента внешних связей Правительства Ульяновской области. 3.9. Акты, докладные, служебные записки, справки 3.9.1. Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий (приложение N 21 к Инструкции - не приводится). Акты проверок, обследований, ревизий фиксируют установленные факты и события, а также содержат выводы, рекомендации и предложения. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акт может составляться комиссией, создаваемой в установленном порядке. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. Акт составляется на общем бланке Правительства Ульяновской области. Обязательными реквизитами акта являются: наименование вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения. Датой акта является дата его составления. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности Акт списания материальных ценностей Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), составители акта (председатель и члены комиссии) с указанием должностей, инициалов и фамилий. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделен на пункты и подпункты. Акты могут содержать приложения. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвующими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2026 Июнь
|
