|
Расширенный поиск
Постановление Правительства Ульяновской области от 28.04.2012 № 203-П
Документ имеет не последнюю редакцию.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвующими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту. 3.9.2. Докладная записка - документ, адресованный Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской области, заместителям Председателя Правительства Ульяновской области или руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого- либо вопроса с выводами и предложениями составителя (приложение N 22 к Инструкции - не приводится). Докладные записки составляются в целях информирования руководства о событиях, фактах, ситуациях, требующих принятия управленческих решений. Докладная записка должна содержать: наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области; наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА); дату; регистрационный номер; адресат; заголовок к тексту (если текст документа имеет более семи строк); текст; подпись руководителя структурного подразделения; Ф.И. О. исполнителя или: наименование структурного подразделения; наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА); дату; регистрационный номер; адресат; заголовок к тексту (если текст документа имеет более семи строк); текст; подпись составителя; Ф.И. О. исполнителя. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя. Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской области. 3.9.3. Служебная записка - документ, используемый для информационного обмена между структурными подразделениями Правительства Ульяновской области (приложение N 23 к Инструкции - не приводится). Служебные записки составляются по вопросам материально- технического, информационного, хозяйственного обеспечения. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или А5 с расположением реквизитов по типу общего бланка. Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей - обоснования и заключения - предложения, просьбы, заявки. Служебная записка подписывается составителем или руководителем структурного подразделения. 3.9.4. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки отражают основную деятельность Правительства Ульяновской области или подтверждают сведения библиографического или служебного характера. Справки, отражающие основную (производственную) деятельность Правительства Ульяновской области, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую организацию, внутренние - для представления Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской области или рассмотрения коллегиального органа. Внешние справки оформляются на общем бланке Правительства Ульяновской области, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами (приложения N 24 и 25 к Инструкции). Заголовок к тексту может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка о работе с обращениями граждан в первом полугодии 2011 г. Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разделена на тематические блоки, в тексте справки выделяются разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов. Внешние справки подписываются Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области или его заместителями. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом - составителем. Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами - Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области и главным бухгалтером или Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области и директором департамента государственной и муниципальной службы Правительства Ульяновской области, заверяются печатью. 3.10. Доверенности 3.10.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу. 3.10.2. Доверенность оформляется на общем бланке: общий бланк Губернатора Ульяновской области используется при подписании доверенности Губернатором Ульяновской области на представление интересов Губернатора Ульяновской области или совершение каких-либо действий от его имени (приложение N 26 к Инструкции - не приводится); общий бланк Правительства Ульяновской области используется при подписании доверенности Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области на представление интересов Правительства Ульяновской области или совершение каких-либо действий от имени Правительства Ульяновской области (приложение N 27 к Инструкции - не приводится); 3.10.3. Обязательными реквизитами доверенности являются: наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области (наименование должности руководителя высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области); наименование вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ); дата и регистрационный номер; место составления (издания) документа; текст; подпись; гербовая печать. В тексте доверенности указываются: фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица, передающего полномочия Правительства Ульяновской области, представляемого указанным должностным лицом, а также нормативный правовой акт, на основании которого он действует (за исключением доверенности от имени Губернатора Ульяновской области); фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочиваемого лица; перечисление предоставляемых полномочий; срок действия доверенности. 3.11. Порядок подготовки, оформления, регистрации и хранения договоров (соглашений) 3.11.1. Основные требования и порядок подготовки, оформления, регистрации и хранения договоров (соглашений) определены Регламентом Правительства Ульяновской области и Инструкцией. Договор (соглашение) оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 (приложение N 28 к Инструкции). 3.11.2. Наименование вида документа - ДОГОВОР (Соглашение) - печатается через 2 межстрочных интервала от границы верхнего поля прописными буквами или с прописной буквы полужирным шрифтом, центрируется относительно границ текстового поля. 3.11.3. Заголовок договора (соглашения) печатается полужирным шрифтом со строчной буквы, в конце заголовка точка не ставится, например: ДОГОВОР между Правительством Ульяновской области и Министерством экономического развития Российской Федерации на передачу прав пользования Региональным реестром государственных услуг Место составления или издания договора (соглашения) печатается от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала от заголовка. 3.11.4. Реквизит "Дата" печатается от правой границы текстового поля и оформляется словесно-цифровым способом ответственным исполнителем после подписания его последней стороной договора (соглашения). 3.11.5. Ряд вопросов договора (соглашения) может быть вынесен в приложения. В этом случае все документы должны рассматриваться как составные части договора (соглашения). В договоре (соглашении) и в приложениях к нему делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора (соглашения). 3.11.6. Электронная версия проекта договора (соглашения) размещается в модуле "Договоры" СЭД. Ответственность за идентичность содержащихся в файлах проекта материалов несет разработчик проекта. Исполнитель направляет электронную версию проекта договора (соглашения) на регистрацию в службу делопроизводства. Перед подписанием проект договора (соглашения) передается на согласование. Порядок согласования, визирования договора (соглашения) определен Регламентом Правительства Ульяновской области. Виза включает: должность визирующего, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату. Согласование проекта договора (соглашения) осуществляется оформлением листа согласования (приложение N 29 к Инструкции). 3.11.7. Содержательная часть текста договора (соглашения) состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора (соглашения). Статьи договора (соглашения) могут иметь заголовки. Преамбула содержит следующую информацию: наименование сторон (полное и сокращенное), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители. Число разделов - статей текста договора (соглашения) может быть различным в зависимости от условий договора (соглашения) и согласия сторон. Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи. 3.11.8. Полномочия по ведению переговоров и подписанию договоров (соглашений) могут быть переданы Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области первым заместителям Председателя Правительства Ульяновской области, руководителю аппарата и заместителям Председателя Правительства Ульяновской области. Количество экземпляров договора (соглашения) обусловлено количеством подписавших сторон. Все экземпляры договора (соглашения) должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей. Подпись состоит из наименования должности лица, уполномоченного подписать договор (соглашение), его личной подписи и расшифровки подписи. 3.11.9. Регистрация, формирование в дело, хранение всех договоров (соглашений) Правительства Ульяновской области осуществляются службой делопроизводства. Подлинные экземпляры договоров (соглашений) передаются в 5- дневный срок со дня подписания в службу делопроизводства для регистрации. 3.12. Подготовка и оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи 3.12.1. Телеграммы Телеграммы оформляются по установленной форме (приложение N 30 к Инструкции). Телеграмма печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman Cyr размером N 14. Телеграмма составляется и передается на отправку в 2 экземплярах. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются виза исполнителя (составителя телеграммы), а также время сдачи телеграммы на отправку. Право подписи телеграмм категории "Правительственная" имеют: Губернатор Ульяновской области, заместители Председателя Правительства Ульяновской области, руководитель аппарата. Телеграмма имеет следующие реквизиты: Адрес (Куда) (Кому) В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации, например: 103905 МОСКВА ТВЕРСКАЯ 11 МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ или САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 ВОСХОД В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже, например: ДИМИТРОВГРАД УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ В адресе телеграммы перед номерами строений, корпусов и квартир слова "строение", "корпус" и "квартира" пишутся полностью или сокращенно - "стр", "корп" и "кв" соответственно. Слова "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и т.п. пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно писать полностью или сокращенно - "кр", "обл", "рн", "с", "дер", "ул", "пер" и "д" соответственно. В случае, если сокращенное наименование приведет к неопределенности или неточности адреса, сокращение не применяется. Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символьного знака "/" (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами. Наименование организации печатается в именительном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочным интервалом, например: ПРАВИТЕЛЬСТВО ПЕРМСКОГО КРАЯ При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например: ГУБЕРНАТОРУ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ В.П. ШАНЦЕВУ или ИВАНОВУ А.И. Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить, остальные адреса указываются в тексте телеграммы. При направлении телеграммы в четыре и более адреса прилагается список адресов (список не может содержать более 20 адресов), составленный и подписанный исполнителем. К списку прилагается один экземпляр телеграммы. Если телеграмма направляется в один город, но адресуется нескольким организациям, адрес на бланке необходимо печатать, каждый раз повторяя название города (без слова "КОПИЯ"), например: МОСКВА ГОСУДАРСТВЕННАЯ ДУМА МОСКВА СОВЕТ ФЕДЕРАЦИИ МОСКВА ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Текст отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается через 2 межстрочных интервала. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например: УВАЖАЕМЫЙ АЛЕКСАНДР ИВАНОВИЧ ВСКЛ Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя), без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки. Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобки" могут быть написаны полными словами либо сокращенно ("тчк", "зпт", "квч" и "скб" соответственно), а также соответствующими символьными знаками. Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс" и "дробная черта" могут быть написаны полными словами либо соответствующими символьными знаками. Знаки "номер", "двоеточие" и "восклицательный знак" могут быть написаны полными словами либо сокращенно ("нр", "двтч" и "вскл" соответственно). Другие знаки могут быть написаны только полными словами. Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны полными словами. Если слово в тексте пишется через дефис (например, по-прежнему, из-за), то ставится черточка. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Регистрационный номер и дата печатаются ниже реквизита "Подпись должностного лица" на 2 межстрочных интервала. В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес, наименование отправителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания. Текст международной телеграммы печатается на русском языке латинскими буквами русскоязычному адресату, находящемуся за границей (посольство, торговое представительство), либо на языке иностранного адресата. Международная телеграмма, составленная на любом языке, должна быть написана отправителем только латинскими буквами, которые употребляются в телеграфной службе между странами (соответствие букв русского алфавита и латинского приведено в приложении N 31 к Инструкции). Для написания таких телеграмм могут использоваться следующие буквы: A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z и цифры: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0. Знаки препинания в международной телеграмме не обозначаются. Предложения выделяются абзацами. Фамилия, имя и адресные данные отправителя, указываемые после содержания международной телеграммы, пишутся на русском языке. Адрес международной телеграммы печатается в следующей последовательности: место нахождения (жительства) адресата (название улицы, бульвара, проспекта, номер дома, квартиры, наименование организации, название города, провинции, префектуры, области, индекс, название страны); наименование адресата. При адресовании международных телеграмм в адрес российского посольства наименование российского посольства следует печатать на английском языке (RUSSIAN EMBASSY) или на языке страны назначения. Международная телеграмма визируется в департаменте внешних связей Правительства Ульяновской области. Образцы оформления международных телеграмм приведены в приложениях N 32 и 33 к Инструкции. 3.12.2. Телефонограмма Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограммой передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководителей, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения, то есть телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименование организации - автора документа; должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; наименование организации - получателя; должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона; дата телефонограммы; время приема-передачи; текст, не превышающий 50 слов; наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия; входящий (исходящий) регистрационный номер телефонограммы. Телефонограмма оформляется на бланке установленной формы (приложение N 34 к Инструкции), составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются в журнале установленной формы (приложение N 35 к Инструкции). 4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 4.1. Организация документооборота 4.1.1. Движение документов в Правительстве Ульяновской области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 4.1.2. В Правительстве Ульяновской области различают три потока документации: документы, поступившие из сторонних организаций (входящие); документы, отправляемые в другие организации (исходящие); документы, создаваемые в структурных подразделениях и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние). 4.1.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Правительстве Ульяновской области, определяются Регламентом Правительства Ульяновской области, Инструкцией, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями. 4.1.4. При применении в Правительстве Ульяновской области электронного документооборота службой делопроизводства совместно со структурным подразделением, отвечающим за информационные технологии, разрабатываются маршруты движения документов. 4.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов 4.2.1. Доставка документов в Правительство Ульяновской области осуществляется посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, нарочными, курьерами, гражданами, с использованием факсимильной, телеграфной связи, электронной почты. Доставка документов в структурные подразделения Правительства Ульяновской области осуществляется в соответствии с графиком курьерских маршрутов под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа, подписи и расшифровки подписи (инициалов и фамилии) получателя). 4.2.2. Прием и обработка документов, поступающих в Правительство Ульяновской области, осуществляются службой делопроизводства. 4.2.3. Документы, доставленные посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, передаются сотрудникам службы делопроизводства под роспись согласно реестрам. Документы, передаваемые нарочным, принимаются только во вскрытых конвертах. Работник службы делопроизводства может проставлять на копии, предъявляемой заявителем, штамп о поступлении документа в Правительство Ульяновской области. 4.2.4. При приеме документов проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, при вскрытии конверта - наличие в нем документов, а также всех названных в документах приложений. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, другой - приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, инициалы и фамилия лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают руководитель службы делопроизводства и специалист, вскрывший указанный конверт. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. 4.2.5. Конверты от поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда: дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа; поступают письма граждан; только по конверту можно определить адрес отправителя. Если на конверте имеются надписи "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например: 05.12.2011 10.35. На конвертах с грифом "Конфиденциально" проставляются штамп о поступлении и дата поступления, после чего они передаются в отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области. Корреспонденция с грифом "Лично" не вскрывается, на таком пакете проставляется штамп "Правительство Ульяновской области", указывается дата поступления, и он передается адресатам. 4.2.6. Документы, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимаются дежурным в приемной Губернатора - Председателя Правительства Ульяновской области. Указанные документы передаются в службу делопроизводства не позднее 10 часов ближайшего следующего рабочего дня и регистрируются как поступившие в указанный рабочий день. О документах, требующих срочного исполнения, оперативно докладывается Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской области с последующей их передачей в службу делопроизводства. 4.2.7. Документы от исполнительных органов государственной власти Ульяновской области должны представляться в Правительство Ульяновской области не позднее трех рабочих дней со дня регистрации документов в исполнительном органе государственной власти Ульяновской области. 4.2.8. Первичная обработка поступивших документов включает распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 36 к Инструкции. 4.2.9. Поступившие документы, адресованные структурным подразделениям, регистрируются в структурных подразделениях. Поступившие документы без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются в структурное подразделение согласно принадлежности. 4.2.10. Регистрация документов, поступивших в Правительство Ульяновской области, осуществляется службой делопроизводства в базах данных "Внутренние документы" либо "Входящая корреспонденция" СЭД. База данных "Внутренние документы" включает в себя переписку: внутри Правительства Ульяновской области; внутри исполнительных органов государственной власти Ульяновской области; между Правительством Ульяновской области и исполнительными органами государственной власти Ульяновской области; между исполнительными органами государственной власти Ульяновской области. Документы, не относящиеся к базе данных "Внутренние документы", регистрируются в модуле "Входящая корреспонденция" СЭД. Документы, поступившие в Правительство Ульяновской области после 16 часов, регистрируются на следующий рабочий день, за исключением документов, требующих срочного исполнения. В нижнем правом углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и входящего регистрационного номера. При регистрации документа в СЭД осуществляется преобразование текста документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (путем сканирования документа), заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка. Перечень входящих документов, подлежащих преобразованию в электронную форму при регистрации, приведен в приложении N 37 к Инструкции. 4.2.11. Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации не подлежит. Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток. 4.2.12. Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. На документе должны быть указаны следующие сведения: адресат, его почтовый адрес, название вида документа (кроме письма), регистрационный номер и дата, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронная подпись автора (далее - ЭП). К регистрационному номеру документа добавляется индекс "ЭП", например: N 10157-ЭП. Документ передается на исполнение со штампом "ЭП верна" и подписью лица, принявшего электронный документ. Для наиболее важных документов возможна проверка подлинности ЭП, в случае неподтверждения подлинности ЭП исходящего документа он отправляется исполнителю. Документы, поступившие по электронной почте без ЭП, пересылаются по электронной почте должностным лицам, структурным подразделениям в соответствии с компетенцией. 4.2.13. Документы, поступившие по одному и тому же вопросу в течение календарного года, считаются повторными, им присваивается входящий номер первичной регистрации документа с добавлением признака повторности, например: к N 10342, где "к" означает признак повторности документа. 4.2.14. В случае поступления документов напрямую, минуя службу делопроизводства, документы должны быть переданы специалистами, ответственными за делопроизводство, в службу делопроизводства на регистрацию. Зарегистрированный в службе делопроизводства документ при передаче в структурные подразделения повторно не регистрируется. В документы, поступившие в Правительство Ульяновской области и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. 4.2.15. Документы на иностранных языках, поступившие в Правительство Ульяновской области, учитываются в службе делопроизводства и направляются для организации перевода в ОГКУ "Управление делами Ульяновской области". Датой регистрации документа является день поступления его перевода из ОГКУ "Управление делами Ульяновской области" в службу делопроизводства. 4.2.16. Письменные обращения граждан, письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ульяновской области, депутатов представительных органов муниципальных образований Ульяновской области, письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан и организаций департамента делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Правительства Ульяновской области. 4.2.17. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, иные нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти после регистрации в службе делопроизводства передаются в государственно-правовой департамент Правительства Ульяновской области для подготовки аннотации. В течение 5 рабочих дней государственно-правовой департамент Правительства Ульяновской области готовит аннотацию и передает Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской области на доклад. 4.2.18. После регистрации документы 2 раза в день, с 10 до 11 часов и с 17 до 18 часов, доставляются в приемные руководителей и структурные подразделения. Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно. Документы с резолюциями Губернатора - Председателя Правительства Ульяновской области доставляются исполнителям наряду с бумажным носителем по СЭД (в исключительных случаях - по факсимильной связи). Структурные подразделения получают документы от службы делопроизводства через ответственных за делопроизводство. 4.2.19. Ошибочно направленные в структурные подразделения документы незамедлительно возвращаются с соответствующей пометкой в службу делопроизводства. 4.3. Порядок рассмотрения документов 4.3.1. Подготовка к рассмотрению документов включает: ознакомление с содержанием документов; подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов; передачу документов для рассмотрения руководителю. 4.3.2. По входящим документам, требующим исполнения, подготавливаются проекты резолюций на бланке установленной формы (приложение N 7 к Инструкции). Резолюции могут быть оформлены и на самом документе. В состав резолюции входят следующие реквизиты: исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение); содержание поручения; срок исполнения поручения; подпись должностного лица, дающего поручение; дата; регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении резолюции на бланке). При наличии в резолюции нескольких исполнителей основным считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное. Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируются порядок исполнения документов, срок их исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель. 4.3.3. Уполномоченные должностные лица при рассмотрении документов: определяют исполнителя и дают указание в резолюции по исполнению документов; подписывают исполненные письма или, при наличии замечаний, возвращают проект письма исполнителю для доработки; в случае согласия с содержанием ответов, подготовленных за подписью руководителей структурных подразделений, оформляют отметку о списании документа в дело. 4.3.4. Документы должны рассматриваться в день их поступления. При рассмотрении документов уполномоченное должностное лицо выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно. 4.3.5. Руководители структурных подразделений организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений. 4.4. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов 4.4.1. Исходящими документами Правительства Ульяновской области являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам. 4.4.2. Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм осуществляется службой делопроизводства в модуле "Исходящие письма" СЭД. 4.4.3. Служба делопроизводства осуществляют проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, регистрацию, учет и отправку. Исполнители исходящего документа (структурные подразделения) формируют и заполняют проект электронной карточки исходящего документа, присоединяют к карточке электронный образ документа и направляют на регистрацию в службу делопроизводства. Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем в службу делопроизводства для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для рассылки и полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ должны быть заполнены его номер и дата. Корреспонденция, поступившая в службу делопроизводства для отправки после 16 часов, кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется на следующий день. Сотрудники службы делопроизводства проверяют правильность оформления исходящих документов, заполнения электронной карточки и регистрируют документ в СЭД с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на подлиннике и втором экземпляре документа. Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями к подготовке и оформлению документов, установленными Инструкцией. Неправильно оформленные документы на регистрацию не принимаются и возвращаются исполнителю для исправления. Исходящим документам присваивается регистрационный номер, например: 73-Г-01/765, где: 73 - постоянное число, Г-01 - индекс структурного подразделения или должностного лица, 765 - порядковый номер в пределах календарного года. Исходящим телеграммам присваивается регистрационный номер с добавлением буквенного индекса "Т", например: 73-Г-01/300-Т. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер. 4.4.4. Обработка, отправка и доставка документов, подписанных должностными лицами Правительства Ульяновской области, осуществляются службой делопроизводства. Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Правительства Ульяновской области, к отправке не принимаются. При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать в службу делопроизводства подлинно подписанный экземпляр (оригинал) письма и необходимое количество его ксерокопий. 4.4.5. Документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров. 4.4.6. В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой, фельдъегерской связью, электронной почтой, передаются по факсу. Решение о способе доставки документа принимает структурное подразделение - исполнитель. Ответы на обращения граждан отправляются простой корреспонденцией. Заказная корреспонденция передается службой делопроизводства на почту по списку (реестру), простая корреспонденция учитывается в журнале отправки. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт. 4.4.7. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. 4.5. Регистрация и учет внутренних документов 4.5.1. Регистрация протоколов коллегиальных органов Правительства Ульяновской области осуществляется секретарем коллегиального органа. Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера в пределах календарного года по каждому виду протоколов отдельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел по мере их поступления. Регистрация протоколов рабочих совещаний, заседаний, поручений осуществляется в службе делопроизводства в СЭД. Протоколам, поручениям присваивается номер, состоящий из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса "ПС", например: 580-ПС. Поручениям с аппаратных совещаний присваивается номер, состоящий из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса "АС", например: 4-АС. 4.5.2. Подписанные Губернатором Ульяновской области или другим должностным лицом по доверенности договоры (соглашения) по экономическим, научным, культурным связям, трудовые договоры, договоры по обучению регистрируются и хранятся в службе делопроизводства. Регистрация осуществляется в СЭД. Регистрационный номер договора (соглашения) состоит из регистрационных номеров, присваиваемых организациями, заключившими договор (соглашение), разделенных косой чертой. Договорам (соглашениям) присваиваются порядковые номера в пределах календарного года с буквенными индексами: заключенным Губернатором Ульяновской области - "Д", например, N 28-Д; Правительством Ульяновской области - "ДП", например, N 34 - ДП. 4.5.3. Служебные контракты с государственными гражданскими служащими регистрируются и хранятся в департаменте государственной и муниципальной службы Правительства Ульяновской области. 4.5.4. Доверенности на право совершения действий от имени Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области, представления интересов Правительства Ульяновской области в государственных, общественных и судебных органах регистрируются в службе делопроизводства в журнале регистрации доверенностей (приложение N 38 к Инструкции). Доверенностям от имени Губернатора Ульяновской области присваивается порядковый номер с добавлением индекса "дг", например: 01-дг; доверенностям от имени Правительства Ульяновской области - индекс "дп", например: 15-дп. Зарегистрированный оригинал доверенности выдается на руки, а копия остается на хранении в службе делопроизводства. 4.5.5. Другие виды внутренних документов (акты, справки, сводки, докладные, служебные записки и др.) регистрируются в службе делопроизводства с добавлением буквенного индекса "вн", например: 73- 02/144-вн. 4.6. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи 4.6.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики) и прием этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом. Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Правительства Ульяновской области (8422) 41-41-69), установлен в службе делопроизводства. Средства факсимильной связи установлены в приемных руководителей, структурных подразделениях, контроль за использованием факсимильной техники осуществляется руководителями. Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют. 4.6.2. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов. Отправляемый факсом документ печатается на качественной бумаге формата А4. Не допускается деформация бумажного носителя отправляемого документа, использование тонкой, серой бумаги. 4.6.3. Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" и секретных документов. 4.6.4. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа. Для передачи факсограмм нескольким организациям составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса. После передачи факсограммы подлинник письма направляется адресату почтовой связью по мере необходимости. Факсограммы, адресованные Губернатору Ульяновской области, первым заместителям, заместителям Председателя Правительства Ульяновской области, регистрируются в службе делопроизводства. Поступившим подлинникам писем, ранее переданных по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и они передаются исполнителю с пометкой "Подлинник письма, переданного по факсу". 4.6.5. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. Входящие факсограммы, адресованные Губернатору Ульяновской области, первым заместителям, заместителям Председателя Правительства Ульяновской области на иностранных языках, направляются в ОГКУ "Управление делами Ульяновской области" для организации перевода, а затем регистрируются в службе делопроизводства и передаются адресату. 4.6.6. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения. Поступившие факсограммы учитываются в журнале входящих факсограмм службы делопроизводства. Факсограммы, поступившие до 18 часов, передаются адресату в тот же день, после 18 часов - на следующий рабочий день, срочные - немедленно. 4.6.7. Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения. 4.7. Прием, обработка и передача документов по электронной почте 4.7.1. В Правительстве Ульяновской области прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса: [email protected] осуществляются службой делопроизводства в течение рабочего дня. 4.7.2. С официального адреса электронной почты Правительства Ульяновской области служебные письма направляются за подписью должностных лиц Правительства Ульяновской области. С официального адреса структурных подразделений Правительства Ульяновской области служебные письма направляются за подписью руководителей этих подразделений. 4.7.3. Ответственный за работу с электронной почтой сотрудник службы делопроизводства обеспечивает ежедневное получение и передачу служебных документов по электронной почте. 4.7.4. Ответственность за подготовку информации к передаче по электронной почте несет исполнитель, за передачу - сотрудник службы делопроизводства. 4.7.5. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе. 4.7.6. Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, и представляет электронную копию документа сотруднику службы делопроизводства. 4.7.7. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом. 4.7.8. Сотрудник службы делопроизводства отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале учета электронной почты. 4.7.9. Электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера. 4.7.10. При получении электронного сообщения на официальный адрес электронной почты Правительства Ульяновской области сотрудник службы делопроизводства: осуществляет предварительное рассмотрение и, исходя из оценки содержания, регистрирует копию документа на бумажном носителе в службе делопроизводства или передает в структурные подразделения для регистрации и рассмотрения должностными лицами, или пересылает по электронной почте адресату; передает уведомление отправителю о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя. 5. ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ ПО ДОКУМЕНТАМ 5.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Правительстве Ульяновской области создаются информационно-поисковые системы по документам. 5.2. Основой построения информационно-поисковых систем является регистрация документов. В процессе регистрации документов создаются базы данных для поисковой работы по документам. 5.3. В Правительстве Ульяновской области справочная работа по документам, их поиск по заданным параметрам осуществляются с использованием технологий СЭД. 6. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ МАШИНОПИСНЫХ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ 6.1. Машинописные работы Печатание документов осуществляется в машинописном бюро службы делопроизводства, а также непосредственно в структурных подразделениях (служебные письма за подписью соответствующего руководителя, внутренние документы) с соблюдением установленных Инструкцией требований. В машинописном бюро печатаются только служебные документы на русском языке. Печатание под диктовку не производится. Документы и материалы для печатания передаются в машинописное бюро вместе с заполненным бланком заказа установленной формы (приложение N 39 к Инструкции). Заказы хранятся в течение года. Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления. В первоочередном порядке печатаются проекты законов Ульяновской области, правовые акты Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области, документы к мероприятиям с участием Губернатора Ульяновской области, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора Ульяновской области. Срочные документы печатаются вне очереди. Срочность печатания документов определяется соответствующей пометкой на бланке заказа руководителями структурных подразделений или руководителем службы делопроизводства. Документы, сданные в работу после 17 часов 30 минут, печатаются, как правило, на следующий день. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных цветов (синего, фиолетового или черного). Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные или нечеткие ксерокопии материалов. Рукописи должны быть вычитаны и завизированы исполнителем. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов. Лингвистические работы специалистами, печатающими документы, не производятся. Документы, изготовленные с использованием компьютерной техники, передаются в машинописное бюро с электронной копией в формате текстового редактора WinWord. При передаче исполнителем документов, записанных на электронных носителях, они проверяется на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа прекращается и электронные носители возвращаются исполнителю. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров на одной стороне листа. Документы печатаются в одном экземпляре (за исключением писем) и вместе с рукописью передаются исполнителю. На каждой странице изготовленного документа в левом нижнем углу проставляется колонтитул (наименование файла, дата печатания, инициалы работника, печатавшего документ). Документы, подлежащие дальнейшему редактированию и правке в структурном подразделении, могут быть переписаны на электронный носитель исполнителя. Для обеспечения идентичности текстов электронных версий текстам подлинников законов Ульяновской области, правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области, исходящих писем, подписываемых Губернатором Ульяновской области, исполнитель должен вносить в них возможные правки только в машинописном бюро службы делопроизводства. 6.2. Копировально-множительные работы Выполнение копировально-множительных работ производится в службе делопроизводства, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях. В службе делопроизводства копируются служебные документы структурных подразделений. Основанием для выполнения копировально- множительных работ является оформление заказа по установленной форме (приложение N 40 к Инструкции). Заказы хранятся в течение года. Изготовление небольших по объему тиражей служебных документов (до 10 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях с соблюдением правил, установленных Инструкцией. Документы на копирование принимаются службой делопроизводства до 17 часов. В первоочередном порядке копируются документы, поступившие от Губернатора Ульяновской области, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области, руководителя аппарата, рассылочные экземпляры законов Ульяновской области, правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области. Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования материалов и документов определяется руководителем структурного подразделения или руководителем службы делопроизводства. Документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво и не превышать формат А3. Документы и материалы загрязненные, с помарками и вклейками, в рукописном виде (кроме обращений граждан) на копирование не принимаются. Не подлежат копированию используемые Правительством Ульяновской области официальные бланки с воспроизведением герба Ульяновской области. Не принимаются также на копирование книги и брошюры, газеты и газетные вырезки. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись. 7. ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ГЕРБОВЫХ И ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ 7.1. Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации 7.1.1. Воспроизведение на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется: Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"; постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". 7.1.2. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на печатях Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области (далее - гербовые печати). 7.1.3. Гербовые печати используются на документах в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Гербовой печатью заверяются документы, указанные в приложении N 41 к Инструкции. 7.1.4. В Правительстве Ульяновской области гербовой печатью заверяются подписи Губернатора Ульяновской области, руководителя аппарата, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области, министров, главного бухгалтера, других должностных лиц, которым доверенностью или распоряжением Губернатора Ульяновской области предоставлены соответствующие полномочия. Гербовая печать ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы. Право заверения таких копий принадлежит службе делопроизводства. Оттиск всех элементов гербовой печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера оттиск гербовой печати проставляют на специально отведенном месте. Место нанесения печати обозначается символом "м. п. " без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым. 7.1.5. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает руководитель аппарата. 7.1.6. Гербовые печати хранятся в службе делопроизводства. 7.2. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ульяновской области, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области 7.2.1. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ульяновской области определяется непосредственно Губернатором Ульяновской области. 7.2.2. Заявка на изготовление штампа с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ульяновской области подписывается руководителем аппарата. 7.2.3. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ульяновской области может использоваться на поздравительных открытках, дипломах, благодарностях, почетных грамотах и других документах аналогичного характера. 7.2.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ульяновской области при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается. 7.2.5. Решение о необходимости изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписей первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области принимается соответствующими должностными лицами. 7.3. Простая печать и штамп 7.3.1. Структурные подразделения могут иметь простые печати и штампы без изображения государственной символики. 7.3.2. Право иметь простые печати и штампы и перечень документов, для заверения которых они используются, закрепляется положением о структурном подразделении. 7.3.3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются соответствующие штампы: "Контроль", "Копия верна", "Подлежит возврату", "Регистрационный штамп" входящих и исходящих документов. 7.3.4. В службе делопроизводства применяется печать с надписью "Правительство Ульяновской области" для удостоверения документов, не воспроизводящих подлинную подпись Губернатора Ульяновской области. 7.3.5. Простые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на документах (или их копиях), определенных в приложении N 42 к Инструкции. 7.4. Порядок оформления заказа на изготовление гербовых и простых печатей, штампов и их учета 7.4.1. Изготовление гербовых печатей, простых печатей и штампов осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими выданные в установленном порядке лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции. Гербовые печати изготавливаются в соответствии с требованиями ГОСТа "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. ГОСТ Р 51511- 2001". 7.4.2. Размещение заказов структурных подразделений на изготовление печатей и штампов осуществляет ОГКУ "Управление делами Ульяновской области" на основании заявки структурных подразделений. 7.4.3. Эскизы гербовых печатей предварительно должны быть согласованы с руководителем аппарата. 7.4.4. Письмо-заявка об изготовлении печатей или штампов, подписанное руководителем структурного подразделения и согласованное с руководителем аппарата, вместе с прилагаемыми эскизами направляется в ОГКУ "Управление делами Ульяновской области". 7.4.5. Все изготовленные печати и штампы регистрируются в отделе мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области в специальном журнале с проставлением их оттисков и передаются по акту в структурные подразделения. 7.4.6. Структурные подразделения ведут общий учет используемых в деятельности печатей и штампов в журнале учета выдачи печатей и штампов с проставлением их оттисков (приложение N 43 к Инструкции), в котором листы нумеруются, прошиваются и опечатываются. 7.4.7. Руководители структурных подразделений назначают сотрудников, ответственных за учет, использование и хранение печатей и штампов, несущих персональную ответственность за их использование и сохранность. 7.4.8. Печати и штампы выдаются руководителями структурных подразделений сотрудникам, ответственным за их учет, использование и хранение, под расписку. 7.4.9. Передача печатей, штампов посторонним лицам и вынос их за пределы здания Правительства Ульяновской области не допускаются. 7.5. Хранение печатей и штампов 7.5.1. Хранение гербовых печатей осуществляется в опечатываемых несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет лицо, получившее печати в установленном Инструкцией порядке. 7.5.2. При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами. 7.5.3. Запрещается хранить печати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право. 7.5.4. При утере печати или штампа незамедлительно в письменном виде ставится в известность руководитель аппарата. 7.6. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов 7.6.1. Сотрудник, получающий печать, расписывается в специальном журнале, разборчиво указывая дату, должность и фамилию, а также основание получения печати, штампа. 7.6.2. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) в отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном Инструкцией. 7.6.3. Замена печатей, штампов производится на основании разрешения руководителя аппарата. Для замены ранее выданных отделом мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области печати, штампа в случае износа, повреждения, утраты сотрудник, ответственный за учет, использование и хранение печатей и штампов, должен представить руководителю аппарата: письмо с просьбой о замене печати, штампа; объяснительную записку с указанием причины утраты печати, штампа; акт об уничтожении печати, штампа, утвержденный руководителем структурного подразделения. 7.6.4. Письмо с визой руководителя аппарата, акт и объяснительная записка направляются в отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области для регистрации в соответствующем журнале. 7.6.5. Заказ на изготовление новой печати или штампа оформляется в соответствии с подразделом 7.4 раздела 7 Инструкции. 7.6.6. В случае ликвидации структурного подразделения или прекращения деятельности в результате реорганизации имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат передаче в отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области для последующего уничтожения по акту. Способ уничтожения определяется комиссией, которая создается руководителем аппарата. Уничтожение печатей, штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования. 7.6.7. В составленном акте об уничтожении печатей, штампов должны быть указаны время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей, штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей, штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии. Акт подшивается в дело "Акты о выделении к уничтожению документов, печатей и штампов", которое хранится вместе с печатями, штампами и журналом их учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журнал учета. 7.7. Контроль состояния учета, использования и хранения печатей и штампов 7.7.1. Проверку наличия и контроль за правильностью использования печатей и штампов в структурных подразделениях осуществляет отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области. Результаты проверок рассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков и оформляются протоколом. О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета. 7.7.2. При переводе, увольнении сотрудника, ответственного за учет, использование и хранение печатей и штампов, руководитель структурного подразделения создает комиссию для проверки соответствия фактического наличия печатей и штампов, переданных на хранение указанному сотруднику, записям в журнале учета. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому сотруднику, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков передаваемых печатей и штампов. 7.7.3. В случае ненадлежащих учета и условий хранения печатей и штампов, повлекших их порчу или утрату, проводится служебная проверка с привлечением к ответственности лиц, по вине которых наступили указанные последствия. 8. УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА 8.1. Объем документооборота составляет количество документов, поступивших в Правительство Ульяновской области и созданных за определенный период времени. В объеме документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые). 8.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально- множительном бюро, машинописном бюро службы делопроизводства. Учет количества документов проводится по Правительству Ульяновской области в целом. 8.3. Сотрудники службы делопроизводства, осуществляющие регистрацию отдельных видов документов, до 5 числа месяца, следующего за отчетным, представляют руководителю службы делопроизводства данные о количестве зарегистрированных документов. 8.4. Результаты учета количества документов обобщаются службой делопроизводства и представляются руководителю аппарата. 9. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ПРАВИТЕЛЬСТВА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ Правительство Ульяновской области формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов, разрабатывает и утверждает по согласованию с экспертно-проверочной комиссией Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области (далее - ЭПК) перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, с указанием сроков хранения. 9.1. Составление номенклатуры дел Формирование документального фонда Правительства Ульяновской области осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив. 9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения. 9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Ульяновской области, Законом Ульяновской области от 09.06.2005 N 043-ЗО "О Правительстве Ульяновской области", положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием (структурой) Правительства Ульяновской области, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, номенклатурами дел за предшествующие годы. 9.1.3. В Правительстве Ульяновской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 44 к Инструкции) и сводная номенклатура дел Правительства Ульяновской области (далее - сводная номенклатура дел) (приложение N 45 к Инструкции). Номенклатура дел структурного подразделения на следующий календарный год разрабатывается до 1 ноября текущего года сотрудником, ответственным за делопроизводство, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства для составления сводной номенклатуры дел. Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях возлагается на их руководителей. Вновь образованное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить на согласование в постоянно действующую экспертную комиссию Правительства Ульяновской области (далее - ЭК). 9.1.4. Сводная номенклатура дел составляется работниками службы делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений. 9.1.5. Сводная номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. 9.1.6. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке, подписывается руководителем службы делопроизводства, исполнителем, согласовывается с ЭК, представляется ЭПК на согласование и утверждается руководителем аппарата. 9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 9.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается на 5 лет. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем аппарата и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае изменения функций и структуры составляется новая сводная номенклатура дел. 9.1.9. Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый экземпляр, утвержденный руководителем аппарата, является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы делопроизводства, второй экземпляр применяется в архиве, третий передается в областное государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Ульяновской области". Рабочие экземпляры сводной номенклатуры дел могут вестись в электронном виде. 9.1.10. В сводной номенклатуре дел разделы расположены в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием Правительства Ульяновской области. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. 9.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений. 9.1.12. Сводная номенклатура дел составляется по установленной форме. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в сводную номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве Ульяновской области цифрового обозначения структурного подразделения, утвержденного руководителем аппарата, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 05-03, где: 05 - обозначение структурного подразделения; 03 - порядковый номер дела в разделе сводной номенклатуры дел. В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в сводную номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В графу 2 "Заголовок дела" сводной номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов сводной номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, нормативные правовые акты, плановые и отчетные документы, переписку, номенклатуру дел, контрольные карточки или другие учетные документы. При этом заголовки дел, содержащих постановления, решения, поручения, располагаются перед заголовками дел правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"). Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, распоряжения и т.д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата, период, к которым относятся документы дела, указание на копийность документа. В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную документацию, указываются вид документа и автор, например: Постановления Правительства Ульяновской области В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: Документы (справки, аналитические записки) по выполнению постановлений, распоряжений, поручений Губернатора Ульяновской области В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с областными учреждениями и ведомствами по вопросам социально-экономического развития В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: Годовой бухгалтерский (финансовый) отчет Правительства Ульяновской области по основной деятельности за 2011 год (В редакции Постановления Правительства Ульяновской области от 21.05.2013 г. N 185-П) Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 "Количество единиц хранения" сводной номенклатуры дел заполняется по окончании года. В графе 4 "Срок хранения и N статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечням документов с указанием сроков хранения и год издания перечня. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: переходящие с 2010 г.), о лицах, ответственных за формирование дел, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения. В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка "В электронном виде". 9.1.13. Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в сводную номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе сводной номенклатуры дел оставляются резервные номера. 9.1.14. По окончании делопроизводственного года в конце сводной номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. 9.2. Формирование и оформление дел 9.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 9.2.2. Дела Правительства Ульяновской области формируются в структурных подразделениях. Ответственность за формирование дел в структурных подразделениях несут их руководители и сотрудники, ответственные за делопроизводство. 9.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов, при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Распоряжения Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений по личному составу и кадровым вопросам. Распоряжения по личному составу регистрируются и формируются в отдельные дела с учетом сроков их хранения: распоряжения о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении (срок хранения - 75 лет) формируются отдельно от распоряжений о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения - 5 лет). Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и другие документы группируются отдельно от их проектов. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года. 9.2.4. Дела Правительства Ульяновской области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. 9.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (распоряжения о приеме, увольнении, перемещении), лицевые счета по заработной плате, личные дела уволенных. Полное оформление дел предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 46 к Инструкции); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 47 к Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 48 к Инструкции); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение документов в скоросшивателях; документы при обработке не пересистематизируются, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются. В обязательном порядке заполняются реквизиты обложки дела. 9.2.6. Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются: наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской власти, структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой; делопроизводственный номер (индекс) дела проставляется в соответствии со сводной номенклатурой дел; заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок дела вносятся уточнения: номера актов, протоколов и др.); дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается. Дата на обложке дела указывается арабскими цифрами (число и год), название месяца пишется полностью словом. Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражены в заголовках дел. Надписи на обложке дела следует выполнять четко, светоустойчивыми чернилами. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. В целях обеспечения порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно. Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне листа в левом верхнем углу. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись и оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи указываются количество листов в данном деле (цифрами и прописью), должность и подпись ее составителя с расшифровкой подписи, дата составления. При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела указываются новое наименование этого структурного подразделения, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование структурного подразделения заключается в скобки. 9.2.7. Контроль за формированием дел и методическая помощь в форме консультаций в структурных подразделениях осуществляются службой делопроизводства. 9.3. Организация оперативного хранения документов 9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. 9.3.2. Руководители структурных подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел. 9.3.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, сейфах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света. 9.3.4. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу. В целях обеспечения оперативного поиска документов последовательность расположения дел должна соответствовать последовательности расположения заголовков дел в номенклатуре дел. На корешке каждого дела указывают его индекс в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах запрещается. 9.3.5. В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении дел, возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения. Проверка наличия документов и дел проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. 9.3.6. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам структурного подразделения для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель установленной формы (формат А5) (приложение N 49 к Инструкции). В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя аппарата или его заместителя. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя аппарата с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинника с объяснением причин выдачи. 10. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ Документы Правительства Ульяновской области после проведения экспертизы их ценности в установленном Федеральным архивным агентством порядке подлежат передаче на постоянное хранение в областное государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Ульяновской области". Документы Правительства Ульяновской области, относящиеся к государственной собственности, и документы временного (свыше 10 лет хранения), а также документы по личному составу хранятся в архиве. Функциональную деятельность архива осуществляют сотрудники службы делопроизводства. Подготовка дел к передаче на хранение в архив предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях и включает в себя следующие этапы: проведение экспертизы ценности документов; полное оформление дел; составление описи дел; составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Сотрудники службы делопроизводства осуществляют контроль и оказывают методическую помощь в проведении вышеуказанных работ структурным подразделениям. 10.1. Экспертиза ценности документов 10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов проводится на основе: законодательства Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих полномочия в сфере архивного дела. 10.1.2. Экспертиза ценности документов в Правительстве Ульяновской области проводится: в структурных подразделениях при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив и к уничтожению; в архиве в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение и к уничтожению. 10.1.3. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Правительстве Ульяновской области создана ЭК из числа наиболее квалифицированных специалистов в количестве не менее 5 человек. ЭК создается распоряжением Правительства Ульяновской области. Функции и права ЭК определяются положением об ЭК, которое утверждается Правительством Ульяновской области. 10.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в структурных подразделениях осуществляется ежегодно лицами, ответственными за делопроизводство. 10.1.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел. 10.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Дела с пометкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. 10.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного (приложение N 50 к Инструкции), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 51 к Инструкции) и по личному составу (приложение N 52 к Инструкции), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 53 к Инструкции). 10.2. Составление и оформление описей дел 10.2.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Описи составляются структурными подразделениями ежегодно отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 10.2.2. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 54 к Инструкции) и представляются в службу делопроизводства не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве. 10.2.3. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий. 10.2.4. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). 10.2.5. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. 10.2.6. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в службу делопроизводства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. 10.2.7. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел Правительства Ульяновской области, которые готовит сотрудник службы делопроизводства под методическим руководством специалистов областного государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Ульяновской области". 10.2.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные на ЭК акты утверждаются руководителем аппарата после утверждения на ЭПК описей дел постоянного хранения. После этого разрешается уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком. 10.2.9. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела Правительства Ульяновской области. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт, например: законченные в 2007 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 года. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (приложение N 53 к Инструкции). После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью лица, ответственного за архив, например: "Уничтожено. См. акт N _______ от ________". И.О. Фамилия. 10.3. Подготовка и передача документов в архив 10.3.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится только по описям дел. 10.3.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения одного года их хранения и использования в структурном подразделении. 10.3.3. Дела временного (до 3 лет) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении года хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 10.3.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному службой делопроизводства, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем аппарата. 10.3.5. В период подготовки структурными подразделениями дел к передаче в архив сотрудниками службы делопроизводства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные в процессе проверки недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурных подразделений обязаны устранить. 10.3.6. Прием каждого дела производится сотрудником службы делопроизводства в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи принимающего и передающего дела. 10.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ответственный за делопроизводство в данном структурном подразделении в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в службу делопроизводства независимо от сроков хранения. Передача оформляется по описям и номенклатуре дел. 10.4. Использование документов архива 10.4.1. Основными формами использования документов архива являются: исполнение социально-правовых запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки; выдача заверенных архивных копий документов; исполнение тематических запросов. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии документов выдаются на основании письменного запроса организации или частного лица. Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения. 10.4.2. Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве, на бланке Правительства Ульяновской области. Архивная справка подписывается руководителем аппарата, а в его отсутствие - руководителем службы делопроизводства (в соответствии с должностным регламентом) и заверяется печатью. 10.4.3. Архивные копии документов и архивные выписки. Архивные копии документов и архивные выписки выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий документов и архивных выписок заверяется подписью сотрудника службы делопроизводства (в соответствии с должностным регламентом), исполнившего запрос, и печатью. Архивная выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов, и должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу. Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "В тексте неразборчиво" или "Так в документе". 10.4.4. На архивных копиях документов и архивных выписках проставляются штампы с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". Все листы архивной копии документа или архивной выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены печатью Правительства Ульяновской области. Архивные справки, архивные копии документов и архивные выписки направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. 10.4.5. Документы из архива могут быть изъяты в соответствии с законодательством Российской Федерации. В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинников документов. 11. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 11.1. В Правительстве Ульяновской области создаются и используются: электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе; электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Ульяновской области. 11.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы и иные организации документы заверяются ЭП Правительства Ульяновской области - автора документа в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи". 11.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте Правительства Ульяновской области могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых ЭП не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Правительстве Ульяновской области, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ. 11.4. Состав электронных документов Правительства Ульяновской области, обращающихся в СЭД, определяется Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области по согласованию с ЭПК и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области. 11.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. 11.6. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства. 11.7. При получении электронных документов, подписанных ЭП, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности ЭП. 11.8. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской области, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Правительства Ульяновской области, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2026 Июнь
|
