|
Расширенный поиск
Указ Губернатора Красноярского края от 30.01.2012 № 14-уг
Документ имеет не последнюю редакцию.
В случае если у согласующей стороны имеются замечания (предложения) к тексту документа, в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма указываются слова, например, "Замечания прилагаются". Замечания (предложения) по тексту служебного (делового) письма должны быть мотивированы. Замечания (предложения) оформляются на отдельном листе бумаги и прилагаются к служебному (деловому) письму. 5.1.9. Направляемые вместе с письмом приложения должны быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты, кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом. 5.1.10. Письма Губернатора края оформляются на бланках писем Губернатора края и подписываются Губернатором края (приложение N 17 к Инструкции). В случае передачи в установленном порядке полномочий Губернатора края по подписанию писем Губернатора края иному должностному лицу, в письмах Губернатора края в реквизите "подпись должностного лица" указывается фактическая должность лица, осуществляющего полномочия по подписанию писем Губернатора края. При передаче полномочий по подписанию писем Губернатора края первому заместителю Губернатора края - председателю Правительства края в реквизите "подпись должностного лица" должность излагается в следующей редакции: Первый заместитель Губернатора края - председатель Правительства края Подпись И.О. Фамилия При передаче полномочий по подписанию писем Губернатора края первому заместителю Губернатора края - руководителю Администрации Губернатора края в реквизите "подпись должностного лица" должность излагается в следующей редакции: Первый заместитель Губернатора края - руководитель Администрации Губернатора края Подпись И.О. Фамилия При передаче полномочий по подписанию писем Губернатора края заместителю Губернатора края - первому заместителю руководителя Администрации Губернатора края в реквизите "подпись должностного лица" должность излагается в следующей редакции: Заместитель Губернатора края - первый заместитель руководителя Администрации Губернатора края Подпись И.О. Фамилия При передаче полномочий по подписанию писем Губернатора края заместителю Губернатора края в реквизите "подпись должностного лица" должность излагается в следующей редакции: Заместитель Губернатора края Подпись И.О. Фамилия В случае временного возложения исполнения обязанностей Губернатора края на иное должностное лицо в реквизите "подпись должностного лица" при подписании писем Губернатора края должность осуществляющего временное исполнение обязанностей Губернатора края излагается в следующей редакции: Исполняющий обязанности Губернатора края Подпись И.О. Фамилия 5.1.11. Письма Правительства края оформляются на бланках писем Правительства края и подписываются первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края, заместителями председателя Правительства края. В случае передачи в установленном порядке первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края полномочий по подписанию писем Правительства края заместителю Губернатора края - заместителю председателя Правительства края в письмах Правительства края должность лица, осуществляющего полномочия по подписанию, излагается в следующей редакции: Заместитель Губернатора края - заместитель председателя Правительства края Подпись И.О. Фамилия В случае передачи в установленном порядке первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края полномочий по подписанию писем Правительства края министру края в письмах Правительства края должность лица, осуществляющего полномочия по подписанию, излагается в следующей редакции: Министр края Подпись И.О. Фамилия В случае временного возложения исполнения обязанностей первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края на одного из членов Правительства края в письмах Правительства края должность лица, осуществляющего временное исполнение обязанностей председателя Правительства края, излагается в следующей редакции: Исполняющий обязанности председателя Правительства края Подпись И.О. Фамилия 5.1.12. Письма заместителей Губернатора края оформляются на бланках писем заместителей Губернатора края и подписываются заместителем Губернатора края - первым заместителем руководителя Администрации Губернатора края, заместителями Губернатора края. 5.1.13. Письма полномочного представителя Губернатора края оформляются на бланках писем полномочного представителя Губернатора края и подписываются полномочными представителями Губернатора края. 5.1.14. Письма Администрации Губернатора края оформляются на бланках писем Администрации Губернатора края и подписываются первым заместителем Губернатора края - руководителем Администрации Губернатора края, заместителем Губернатора края - первым заместителем руководителя Администрации Губернатора края, заместителями руководителя Администрации Губернатора края, руководителями структурных подразделений Администрации Губернатора края. 5.1.15. Письма аппарата Правительства края оформляются на бланках писем аппарата Правительства края и подписываются руководителем аппарата Правительства края, заместителями руководителя аппарата Правительства края, руководителями структурных подразделений аппарата Правительства края. 5.1.16. Подписание служебных (деловых) писем руководителями осуществляется на основании правового акта или иного документа, подтверждающего право подписания писем. 5.1.17. Письма, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, подписываются Губернатором края, первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края, первым заместителем Губернатора края - руководителем Администрации Губернатора края, если иное не указано в поручении Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края. Письма, направляемые в адрес федеральных органов исполнительной власти, подписываются руководителями, руководителями органов исполнительной власти края, если иное не установлено в поручении Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителя Губернатора края - первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края - заместителей председателя Правительства края, заместителей Губернатора края. 5.1.18. При направлении письма в один адрес на подпись представляются: один экземпляр письма, оформленный на бланке; один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр); два экземпляра приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте письма. 5.1.19. При направлении писем, идентичных по содержанию, не более чем в четыре адреса, на подпись представляются: четыре экземпляра письма, оформленные на бланках; один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр); пять экземпляров приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте проекта письма; список рассылки в случае, если в тексте письма указывается только один адресат. 5.1.20. При направлении писем, идентичных по содержанию, более чем в четыре адреса, на подпись представляются: один экземпляр письма, оформленный на бланке; один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр), на котором, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное название (например, "Главам муниципальных образований края", "По списку" и так далее); один экземпляр приложения к письму при наличии ссылки на него в тексте письма; список рассылки. После подписания письмо копируется в количестве экземпляров, указанном в списке рассылки, и на каждом экземпляре копии письма указывается только один адресат. 5.1.21. При принятии руководителем решения о подписании каждого экземпляра из идентичных по содержанию писем, направляемых более чем в четыре адреса, на подпись представляются: письма, оформленные на бланках, в количестве, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки; один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр); приложения к письму в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки, при наличии ссылки на него в тексте проекта письма; список рассылки. 5.1.22. Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, а также их почтовые адреса, за исключением постоянных адресатов, определенных в пункте 3.3.1.7 Инструкции. Список рассылки подписывается исполнителем с проставлением даты подготовки списка рассылки. Образец оформления списка рассылки приведен в приложении N 22 к Инструкции. 5.2. Оформление служебных писем 5.2.1. Письма оформляются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером 14 пт через 1 межстрочный интервал. Каждый напечатанный лист письма, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1- 1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см. Расположение реквизитов письма осуществляется в соответствии с пунктом 3.3 Инструкции. 5.2.2. Образец оформления письма приведен в приложении N 23 к Инструкции. 6. Подготовка и оформление протоколов, поручений, перечней поручений 6.1. Подготовка протоколов 6.1.1. Протокол - документ, фиксирующий факт проведения заседания, принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения на следующих заседаниях (далее совместно именуемые - заседания): заседаниях Правительства края; заседаниях Президиума Правительства края; рабочих совещаниях (рабочих встречах) Губернатора края, в Правительстве края, Администрации Губернатора края - в случаях, если не составляется перечень поручений в соответствии с пунктом 6.5.1 Инструкции; заседаниях совещательных органов, созданных при Губернаторе края, Правительстве края, Администрации Губернатора края, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актам Российской Федерации, законами края, правовыми актами Губернатора края. 6.1.2. Протокол заседания составляется в случаях, предусмотренных законами края, правовыми актами Губернатора края, Правительства края и Администрации Губернатора края о создании совещательного органа, Регламентом Правительства края либо в случае принятия решения о необходимости составления протокола заседания должностным лицом, председательствующим на заседании. 6.1.3. Протоколы заседаний оформляются на основании последовательной записи хода обсуждения вопросов на заседаниях, в том числе с использованием аудиозаписей и стенограмм, а также материалов, подготовленных к заседанию в соответствии с правовыми актами Губернатора края, Правительства края и Администрации Губернатора края. 6.1.4. Протоколы заседаний оформляются следующими лицами (далее - ответственный за подготовку протокола): под председательством Губернатора края - государственным гражданским служащим Секретариата Губернатора края; под председательством первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, заместителей Губернатора края - заместителей председателя Правительства края - государственным гражданским служащим аппарата Правительства края; под председательством первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителя Губернатора края - первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края - государственным гражданским служащим аппарата, обеспечивающего деятельность первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края и заместителей Губернатора края; заседаний совещательных органов - секретарем совещательного органа или иным назначенным председательствующим лицом. 6.1.5. Текст протокола заседания содержит вводную и основную часть. Во вводной части протокола заседания указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), присутствующих и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Вводная часть протокола заседания заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. В основной части протокола заседания указывается номер вопроса в соответствии с повесткой заседания, содержание вопроса, ход обсуждения вопроса, мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения, в том числе в протокол заседания может быть включен пункт о возложении контроля на должностное лицо, ответственное за исполнение поручений протокола в целом. 6.1.6. Утвержденные на заседаниях документы, за исключением правовых актов, а также стенограммы заседаний прилагаются к протоколу заседания. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола и оформляется в виде приложения к протоколу. 6.1.7. Протокол заседания может быть завизирован: выступавшим на заседании лицом, если такой порядок предусмотрен положением о совещательном органе, либо такое решение было принято в ходе проведения заседания; иным лицом по решению председательствующего. Визы проставляются на последней странице протокола заседания в нижней части листа ниже реквизита "подпись должностного лица". 6.1.8. Протокол заседания подписывает председательствующий. Протокол заседания может быть подписан всеми участниками заседания, если это предусмотрено правовым актом, определяющим порядок работы совещательного органа, либо такое решение было принято в ходе проведения заседания. 6.1.9. Срок оформления и регистрации протокола заседания не должен превышать 3-х рабочих дней со дня проведения заседания, если иной срок не установлен в Регламенте Правительства края, правовом акте, определяющем порядок работы совещательного органа. 6.1.10. Датой протокола заседания является дата проведения заседания. 6.1.11. Подписанный протокол заседания подлежит регистрации в отделе служебных писем УДО. Протоколы заседаний совещательных органов регистрируются секретарем совещательного органа или иным должностным лицом по поручению председателя совещательного органа. Регистрация протоколов заседаний в УДО ведется раздельно для каждого вида протокола. Регистрационный номер протокола заседания Правительства края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы "пк", проставляемые после порядкового номера без пробела. Регистрационный номер протокола заседания Президиума Правительства края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы "зп", проставляемые после порядкового номера без пробела. Регистрационный номер протокола рабочего совещания (рабочей встречи) или заседания совещательного органа включает в себя порядковый номер в пределах календарного года. При регистрации протокола заседания в УДО порядковый номер проставляется в электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства в автоматическом режиме и переносится в установленное место на протокол. 6.1.12. Принятые решения рассылаются в виде копии протокола заседания либо выписки из протокола заседания (в случаях, установленных в Регламенте Правительства края, правовых актах, определяющих порядок работы совещательного органа) в течение 5 рабочих дней с даты проведения заседания, если иной срок не установлен в Регламенте Правительства края, правовом акте, определяющем порядок работы совещательного органа. Рассылка осуществляется на основании списка рассылки, сформированного ответственным за подготовку протокола, а для протоколов заседания Правительства края - утвержденным руководителем аппарата Правительства края. В обязательном порядке в список рассылки протокола заседания включаются должностные лица - ответственные исполнители отдельных пунктов поручений. 6.1.13. Выписка из протокола заседания - документ, представляющий точную копию части подлинного протокола заседания, относящуюся к тому вопросу повестки заседания, по которому готовится выписка. Выписка из протокола заседания воспроизводит все обязательные реквизиты протокола заседания, вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка, и текст основной части протокола, отражающий обсуждение вопроса и принятые решения. Выписку из протокола заседания, оригинал которого хранится в УДО, заверяет начальник УДО. 6.2. Оформление протоколов 6.2.1. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал. Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, верхнее - 2 см и нижнее - 2 см. 6.2.2. Обязательными реквизитами протокола являются: "наименование высшего должностного лица края (ГУБЕРНАТОР КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ), высшего органа исполнительной власти края (ПРАВИТЕЛЬСТВО КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ), государственного органа края (АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ)" - полное официальное наименование высшего должностного лица края, высшего органа исполнительной власти края, государственного органа края печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру; "вид документа (ПРОТОКОЛ)" - отделяется от предыдущего реквизита 1 интервалом и печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру; "вид заседания" - наименование вида заседания и/или должность председательствующего или наименование совещательного органа, указанное в родительном падеже, печатается на следующей строке ниже реквизита "вид документа" полужирным шрифтом и выравнивается по центру; "дата протокола заседания" печатается у левой границы текстового поля через 1-2 интервала после реквизита "вид заседания"; "место проведения заседания" - печатается на том же уровне, что и реквизит "дата протокола заседания" и располагается по центру; "регистрационный номер протокола заседания" - печатается на том же уровне, что и реквизит "дата протокола заседания" и располагается у правой границы текстового поля, состоит из печатного знака N и порядкового номера протокола заседания в пределах календарного года. Номера протоколов заседаний могут включать буквенные индексы в зависимости от вида протокола; вводная часть протокола заседания - начинается со слова "Председательствовал", которое печатается полужирным шрифтом у левой границы текстового поля через 1-2 интервала ниже предыдущего реквизита. Далее (через двоеточие) на том же уровне печатается фамилия, инициалы имени и отчества, должность председательствующего; слово "Присутствовали" печатается через 1 интервал от должности председательствующего полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии, имена и отчества присутствующих, а справа - наименования их должностей. Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, который оформляется в виде приложения к протоколу, например: Присутствовали: (список прилагается). Вводная часть протокола заседания заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов. Слова "Повестка заседания" печатаются через 1-2 интервала от списка присутствующих у левой границы текстового поля полужирным шрифтом, в конце ставится двоеточие. Далее с абзацного отступа печатается формулировка рассматриваемых вопросов. Вопросы повестки формулируются с предлогом "О" ("Об") и печатаются с прописной буквы. Также приводятся фамилия, инициалы имени и отчества, должность докладчика. При наличии в повестке заседания нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Текст основной части протокола заседания отделяется от вводной части 1-2 интервалами и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания. Текст каждого раздела строится по схеме (за исключением текста основной части протокола рабочего совещания, который начинается со слова "РЕШИЛИ:"): СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ: Слово "СЛУШАЛИ" печатается у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа указываются: формулировка вопроса (с прописной буквы), фамилия и инициалы имени и отчества докладчика и краткое изложение доклада. Если текст доклада оформляется в виде приложения к протоколу, делается ссылка: "Текст доклада прилагается (приложение N...)". Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатается через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа приводятся фамилия и инициалы имени и отчества выступившего (выступивших), при необходимости с указанием наименования должности (наименований должностей). Краткая запись выступления приводится в форме косвенной речи. Если текст выступления оформляется в виде приложения к протоколу, то делается пометка: "Текст выступления прилагается (приложение N...)". Слово "РЕШИЛИ" печатается через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа следует изложение решения (печатается с прописной буквы). Если решение по вопросу повестки заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например: возложить, поручить, организовать и так далее). Затем с абзацного отступа указываются фамилия и инициалы имени и отчества ответственного за исполнение поручения протокола и срок исполнения. Подпись председательствующего отделяется от текста основной части протокола 2-3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени и отчества, фамилия). Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правой границей текстового поля. Фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного за подготовку протокола печатаются на лицевой стороне последнего листа протокола в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом размера 10 пт. Образцы оформления протоколов заседаний, выписки из протокола заседания приведены в приложении N 24 к Инструкции. 6.3. Подготовка поручения 6.3.1. Поручения Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителя Губернатора края - первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края, заместителей Губернатора края - заместителей председателя Правительства края оформляются в виде отдельного документа в случаях, когда по своему характеру требуют срочного исполнения. 6.3.2. Поручения: Губернатора края - оформляются государственным гражданским служащим Секретариата Губернатора края; первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, заместителей Губернатора края - заместителей председателя Правительства края - оформляются государственным гражданским служащим аппарата Правительства края; первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителя Губернатора края - первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края - оформляются государственным гражданским служащим аппарата, обеспечивающего деятельность первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края и заместителей Губернатора края. 6.3.3. Текст поручения содержит: основание поручения; фамилию, инициалы и должность исполнителя; содержание поручения; подпись должностного лица, выдавшего поручение. 6.3.4. Датой поручения является дата его подписания. Подписанное поручение подлежит регистрации в отделе служебных писем УДО. Регистрационный номер поручения включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы "ип", проставляемые после порядкового номера без пробела. При регистрации поручения порядковый номер проставляется в электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства в автоматическом режиме и переносится в установленное место на поручение. 6.3.5. Поручение регистрируется и рассылается не позже рабочего дня, следующего за днем его подписания. 6.3.6. Копии поручений рассылаются в соответствии со списком рассылки, сформированным лицом, оформившим данное поручение. В обязательном порядке в список рассылки поручения включаются должностные лица - ответственные исполнители поручения. 6.4. Оформление поручений 6.4.1. Поручение оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал. Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, верхнее - 2 см и нижнее - 2 см. 6.4.2. Реквизитами поручения являются: "вид документа (Поручение)" - печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру; "регистрационный номер поручения" - печатается на уровне реквизита "вид документа", состоит из печатного знака N, следующего за словом "Поручение"; "наименование должности, инициалы и фамилия лица, выдавшего поручение" - печатается в родительном падеже полужирным шрифтом через 1 интервал ниже предыдущего реквизита и выравнивается по центру; "основание поручения" - печатается через 1-2 интервала ниже предыдущего реквизита с абзацного отступа; ниже с абзацного отступа печатается слово "Кому" с двоеточием. На следующей строке с абзацного отступа печатаются фамилии, инициалы имен и отчеств должности лиц, ответственных за исполнение поручения; "содержание поручения" - печатается через 1-2 интервала ниже предыдущего реквизита с абзацного отступа; "дата выдачи поручения" - печатается через 1-2 интервала ниже предыдущего реквизита; "форма представления отчета о поручении" - указывается ниже предыдущего реквизита; "срок исполнения" - печатается через 1-2 интервала ниже предыдущего реквизита; "дата снятия с контроля" - печатается у нижней границы текстового поля с абзацного отступа; "отметка о снятии с контроля" - печатается выше реквизита "дата снятия с контроля" на 1 интервал с абзацного отступа; должностное лицо, давшее поручение, ставит свою подпись у правой границы текстового поля ниже реквизита "форма представления отчета". Образец оформления поручения приведен в приложении N 25 к Инструкции. 6.5. Подготовка перечня поручений 6.5.1. Перечень поручений Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителя Губернатора края - первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края, заместителей Губернатора края - заместителей председателя Правительства края составляется по их поручению и оформляется по итогам: рабочих поездок, рабочих совещаний (рабочих встреч) - в случае если руководителем, проводящим рабочее совещание (рабочую встречу), принято решение не оформлять протокол заседания; оперативных совещаний. 6.5.2. Перечень поручений оформляется следующими лицами (далее - ответственный за подготовку перечня поручений): Губернатора края - государственным гражданским служащим Секретариата Губернатора края; поручений первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, заместителей Губернатора края - заместителей председателя Правительства края - государственным гражданским служащим аппарата Правительства края; поручений первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителя Губернатора края - первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края - государственным гражданским служащим аппарата, обеспечивающего деятельность первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края и заместителей Губернатора края. 6.5.3. Перечень поручений по итогам рабочих поездок, рабочих совещаний (рабочих встреч) утверждает руководитель, выдавший входящие в него поручения. Перечень поручений оперативного совещания первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края утверждает руководитель аппарата Правительства края, а иных оперативных совещаний - руководитель, выдавший входящие в него поручения. 6.5.4. Срок подготовки и регистрации перечня поручений оперативного совещания составляет 1 рабочий день со дня проведения оперативного совещания, срок подготовки и регистрации перечня поручений по итогам рабочих совещаний, рабочих поездок (рабочих встреч) не должен превышать 3 рабочих дней со дня проведения рабочего совещания, рабочей поездки (рабочей встречи). 6.5.5. Датой перечня поручения является дата проведения оперативного совещания, рабочего совещания или рабочей поездки (рабочей встречи), по итогам которых он сформирован. 6.5.6. Утвержденный перечень поручений подлежит регистрации в отделе служебных писем УДО. Регистрационный номер перечня поручений по итогам рабочего совещания, рабочей поездки (рабочей встречи) Губернатора края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы "гп", проставляемые после порядкового номера без пробела. Регистрационный номер перечня поручений по итогам рабочего совещания, рабочей поездки (рабочей встречи) первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, заместителей Губернатора края - заместителей председателя Правительства края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы "пп", проставляемые после порядкового номера без пробела. Регистрационный номер перечня поручений первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителя Губернатора края - первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы "ап", проставляемые после порядкового номера без пробела. Регистрационный номер перечня поручений оперативного совещания включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы "ос", проставляемые после порядкового номера без пробела. При регистрации перечней поручений порядковый номер проставляется в электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства в автоматическом режиме и переносится в установленное место на поручение. 6.5.7. Принятые решения рассылаются в виде копии перечня поручений либо выписки из перечня поручений (в случаях, установленных в Регламенте Правительства края, правовых актах, определяющих порядок работы совещательного органа) в течение 1 рабочего дня с даты их регистрации, если иной срок не установлен в Регламенте Правительства края. Рассылка осуществляется на основании списка рассылки, сформированного ответственным за подготовку перечня поручений, а в отношении перечня поручений первого заместители Губернатора края - председателя Правительства края - по списку, утвержденному руководителем аппарата Правительства края. В обязательном порядке в список рассылки перечня поручений включаются должностные лица - ответственные исполнители отдельных пунктов перечня поручений. 6.5.8. Выписка из перечня поручений представляет собой точную копию части подлинного перечня поручений, относящуюся к тому вопросу перечня поручений, по которому готовится выписка. Выписка из перечня поручений воспроизводит все обязательные реквизиты и текст пунктов перечня поручений, отражающий суть поручений, срок исполнения и ответственных за исполнение поручений. Выписку из перечня поручений, подлинник которого хранится в УДО, заверяет начальник УДО. 6.6. Оформление перечня поручений по итогам рабочей поездки, рабочего совещания (рабочей встречи) 6.6.1. Перечень поручений по итогам рабочей поездки, рабочего совещания (рабочей встречи) оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал. Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, верхнее - 2 см и нижнее - 2 см. 6.6.2. Реквизитами перечня поручений являются: "гриф утверждения"; "вид документа (ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ)" - печатается ниже предыдущего реквизита на 1-2 интервала полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру; "регистрационный номер перечня поручений" - печатается на уровне реквизита "вид документа", состоит из печатного знака N, следующего за словами "ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ"; "наименование должности лица, давшего поручения" - печатается на следующей строке ниже реквизита "вид документа" полужирным шрифтом в родительном падеже и выравнивается по центру; "наименование рабочей поездки (рабочей встречи)" - печатается в родительном падеже на следующей строке ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом и выравнивается по центру; "дата рабочей поездки (рабочей встречи)" - печатается у левой границы текстового поля через 1 интервал от предыдущего реквизита словесно-цифровым способом; "место проведения рабочей поездки (рабочей встречи)" - печатается на том же уровне, что и реквизит "дата перечня поручений" и располагается у правой границы текстового поля; текст перечня поручений отделяется от реквизита "дата рабочей поездки (рабочей встречи)" 1 интервалом и может состоять из разделов и пунктов или только из пунктов. Разделы формируются в соответствии с вопросами, обсуждаемыми в рамках рабочей поездки (рабочей встречи), по итогам которого дается перечень поручений, и нумеруются римскими цифрами. 6.6.3. Текст отдельных пунктов перечня поручений печатается с абзацного отступа и излагается с использованием неопределенной формы глагола (например, возложить, поручить, организовать и так далее). Затем с абзацного отступа указываются фамилия и инициалы имени и отчества ответственного за исполнение этого пункта перечня поручений и срок исполнения. 6.6.4. Фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного за подготовку перечня поручений печатаются на лицевой стороне последнего листа перечня поручений в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом размера 10 пт. 6.7. Оформление перечня поручений оперативного совещания 6.7.1. Перечень поручений оперативного совещания оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Arial Narrow, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал. Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, верхнее - 2 см и нижнее - 2 см. 6.7.2. Реквизитами перечня поручений оперативного совещания являются: "гриф утверждения"; "вид документа (ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ)" печатается через 1 интервал ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом вразрядку и выравнивается по центру; "регистрационный номер перечня поручений оперативного совещания" - печатается на уровне реквизита "вид документа", состоит из печатного знака N, следующего за словом "ПОРУЧЕНИЙ"; "наименование должности лица, выдавшего поручения" и "наименование вида перечня поручений", указанное в родительном падеже, печатается на следующей строке ниже реквизита "вида документа" полужирным шрифтом и выравнивается по центру; "дата перечня поручений оперативного совещания" - печатается через 1-2 интервала ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом и выравнивается по центру; далее через 1-2 интервала в табличной форме оформляются содержание поручения, ответственный исполнитель и срок исполнения поручения. 6.7.3. Фамилия, имя, отчество и номер телефона государственного гражданского служащего аппарата Правительства края, подготовившего перечень поручений оперативного совещания, печатаются на лицевой стороне последнего листа перечня поручений в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом размера 10 пт. 6.7.4. Образцы оформления перечня поручений по итогам рабочей поездки (рабочей встречи), выписки из него, а также оформления перечня поручений оперативного совещания приведены в приложении N 26 к Инструкции. 7. Особенности оформления и регистрации отдельных видов документов 7.1. Оформление и регистрация договоров и соглашений 7.1.1. Договоры и соглашения, подписанные Губернатором края от имени края, договоры и соглашения, одной из сторон которых является Правительство края или Администрация Губернатора края, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал. 7.1.2. Обязательными реквизитами договора и соглашения, если иное не установлено нормативными правовыми актами Российской Федерации и края, являются: вид документа; наименование документа; дата документа; место составления (издания) документа; регистрационный номер документа; текст документа; подпись должностного лица; оттиск печати. 7.1.3. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с подразделом 3.3 Инструкции, если иное не установлено в нормативных правовых актах Российской Федерации. 7.1.4. Согласование проекта договора, соглашения осуществляется в порядке, предусмотренном для согласования проектов правовых актов (подраздел 4.2 Инструкции), в течение 10 рабочих дней со дня поступления их руководителю на согласование. 7.1.5. Проект договора, соглашения, предназначенный для подписания от имени края, подписывается Губернатором края или первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края, первым заместителем Губернатора края - руководителем Администрации Губернатора края, заместителем Губернатора края - первым заместителем руководителя Администрации Губернатора края, заместителем Губернатора края - заместителем председателя Правительства края, заместителем Губернатора края, которому переданы полномочия по подписанию договора, соглашения края. Проект договора, соглашения, одной из сторон которых является Правительство края, подписывается первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края или заместителем Губернатора края - заместителем председателя Правительства края, министром края, которому переданы полномочия по подписанию договора, соглашения края. Проект договора, соглашения, одной из сторон которых является Администрация Губернатора края, подписывается первым заместителем Губернатора края - руководителем Администрации Губернатора края или заместителем Губернатора края - первым заместителем руководителя Администрации Губернатора края, которому переданы полномочия по подписанию договора, соглашения края. 7.1.6. Для подписания договоры, соглашения передают в количестве экземпляров, соответствующих числу сторон (участников). 7.1.7. Регистрацию договоров, соглашений осуществляет отдел служебных писем УДО. Регистрации подлежат все договоры и соглашения, подписанные Губернатором края от имени края, договоры и соглашения одной из сторон которых является Правительство края или Администрация Губернатора края. Подписанные всеми участвующими сторонами и заверенные печатями договоры и соглашения передаются на регистрацию вместе с листом согласования, замечаниями (предложениями), протоколом (таблицей) разногласий, а также визовым экземпляром в случае его наличия. 7.1.8. Регистрация договоров, соглашений предусматривает заполнение электронной регистрационной карточки в системе автоматизированного делопроизводства. В электронную регистрационную карточку вносятся основные реквизиты регистрации: дата регистрации; дата подписания; регистрационный номер; срок действия (при наличии); наименование договора, соглашения; фамилия, инициалы имени и отчества должностного лица, подписавшего договор, соглашение; фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за подготовку и согласование текста договора, соглашения; наименование других сторон договора, соглашения (субъект Российской Федерации, федеральный орган государственной власти, организация). В зависимости от характера договора, соглашения и использования информации в электронную регистрационную карточку государственными гражданскими служащими отдела служебных писем УДО вносятся также иные данные. 7.1.9. Договор, соглашение имеет одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания одной из сторон. 7.1.10. Регистрационным номером договора, соглашения является порядковый номер в пределах календарного года, проставляемый в отделе служебных писем УДО и номер, проставляемый иными сторонами договора, соглашения. Регистрация договоров, соглашений происходит с использованием порядковой нумерации отдельно по видам документов (договор или соглашение) в пределах календарного года. В электронной регистрационной карточке регистрационный номер и дата регистрации проставляются в автоматическом режиме, после чего регистрационный номер переносится в установленное место на договор, соглашение. 7.1.11. Подлинный экземпляр договора, соглашения хранится в отделе служебных писем УДО. Порядок и сроки хранения договоров, соглашений устанавливаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел с учетом сроков действия договоров, соглашений, предусмотренных соответствующими пунктами договоров, соглашений. 7.1.12. Изменения и дополнения к договору, соглашению оформляются, регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном для договоров и соглашений. 7.2. Оформление и регистрация доверенности 7.2.1. Доверенность оформляется для представления интересов и совершения действий от имени Губернатора края, Правительства края, Администрации Губернатора края, руководителей, в том числе действий, связанных с ведением дел в судах, антимонопольном органе, взаимодействием с федеральными органами исполнительной власти. 7.2.2. Доверенность оформляется на бланках писем Губернатора края, Правительства края, Администрации Губернатора края. 7.2.3. Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа прописными буквами, выделяется полужирном шрифтом и выравнивается по центру. 7.2.4. Обязательными реквизитами доверенности являются: дата документа; регистрационный номер документа; текст документа; подпись должностного лица; оттиск печати. 7.2.5. Подпись должностного лица заверяется гербовой печатью. 7.2.6. Доверенность оформляется и согласовывается в порядке, установленном для исходящей документации в соответствии с подразделами 5.1, 5.2 Инструкции. 7.2.7. Доверенности, выданные от имени Губернатора края, Правительства края, Администрации Губернатора края, иных руководителей, регистрируются как исходящее письмо в отделе служебных документов УДО и имеют порядковую нумерацию в пределах календарного года. Регистрация доверенностей осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки. При регистрации в электронную регистрационную карточку вносятся основные реквизиты регистрации в соответствии с пунктом 2.2.3 Инструкции. 7.2.8. После регистрации доверенность сканируется, электронной копия прикрепляется к электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства. 7.2.9. Оригинал доверенности выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя. Визовый экземпляр хранится в отделе служебных писем УДО. 7.2.10. В случае расторжения служебного контракта с государственным гражданским служащим края, указанным в доверенности в качестве представителя Губернатора края, Правительства края, Администрации Губернатора края, иного руководителя, до истечения срока действия доверенности оригинал доверенности подлежит возврату в отдел служебных писем УДО. 7.3. Оформление и регистрация телеграмм 7.3.1. Телеграмма - текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. 7.3.2. Отправка телеграмм осуществляется на бланках телеграмм: "правительственная" - в адрес Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов государственной власти; "простая" - во все остальные органы, учреждения, организации, физическим лицам. Телеграммы, оформленные на бланке "правительственная", подписываются Губернатором края, первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края, первым заместителем Губернатора края - руководителем Администрации Губернатора края, заместителем Губернатора края - первым заместителем руководителя Администрации Губернатора края, заместителями Губернатора края - заместителями председателя Правительства края, заместителями Губернатора края (в соответствии с перечнем должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "председатель Правительства Российской Федерации", "высшая правительственная" и "правительственная" передаются в приоритетном порядке, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации). Телеграммы, оформленные на бланке "простая", подписываются руководителями. Бланки телеграмм "правительственная" и "простая" размещены в системе автоматизированного делопроизводства. 7.3.3. Телеграммы, представляемые на подпись руководителю, согласовываются в порядке, установленном для согласования служебных (деловых) писем в соответствии с пунктом 5.1.8 Инструкции. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа подлинника телеграммы в нижней ее части. Телеграмма составляется в одном экземпляре. 7.3.4. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы с использованием шрифта Arial размером 12 пт. Оформление телеграмм осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оказанию услуг телеграфной связи в части приема, передачи, обработки, хранения и доставки телеграмм, утвержденными приказом Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации. Напечатанный текст телеграммы должен иметь следующие размеры полей: верхнее поле ограничивается бланком телеграммы, левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, нижнее - 2 см. При необходимости размещения текста на второй странице она оформляется без бланка, и в этом случае верхнее поле составляет 2 см. 7.3.5. В целях единообразного оформления устанавливаются требования к следующим реквизитам телеграммы: "дата документа", "адресат", "ссылка на регистрационные номер и дату документа адресанта", "текст документа", "регистрационный номер документа", "подпись должностного лица", "отметка об исполнителе". 7.3.6. Текст адреса при оформлении телеграммы на бланке печатается прописными буквами через 1 межстрочный интервал на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа. В состав адреса входит полный телеграфный адрес органа, учреждения, организации, физического лица. Полный телеграфный адрес включает в себя наименование населенного пункта, наименование соответствующего субъекта Российской Федерации, название улицы, номер дома, номер квартиры - при отправке физическому лицу, наименование организации - при отправке должностному лицу, инициалы имени и отчества, фамилию получателя, например: КИСЕЛЕВСК КЕМЕРОВСКОЙ УЛ КОРОЛЕНКО 8 КВ 12 ПЕТРОВУ П.П. или МОСКВА ПЕР РАХМАНОВСКИЙ Д 3 МИНИСТРУ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И.О. ФАМИЛИЯ При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже. При направлении телеграмм, идентичных по содержанию, более чем в 4 адреса, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное наименование или используются номера схем отправки телеграмм, включающие установленный перечень адресатов, например: ГЛАВАМ ГОРОДСКИХ ОКРУГОВ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ РАЙОНОВ КРАЯ или ПО СПИСКУ или СХЕМА ТРИСТА ШЕСТЬДЕСЯТ ДВА При указании в реквизите "адресат" обобщенного наименования адресатов составляется список рассылки телеграммы с указанием полных или условных (сокращенных) телеграфных адресов, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы. 7.3.7. Телеграмма, рассылаемая по схеме - телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, подлежащая передаче в различные телеграфные пункты и по различным адресам по заранее установленной, зарегистрированной и сформированной оператором связи схеме. Перечень адресатов, включаемых в схему на отправку телеграмм Губернатора края, Правительства края и Администрации Губернатора края, находится в отделе служебных писем УДО. 7.3.8. Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами и печатается через полуторный межстрочный интервал. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом. Текст печатается прописными буквами, излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать 2 машинописных страниц. Цифры в телеграмме указываются знаками цифр либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для адресата, должны быть, как правило, указаны полными словами. Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобка", "вопросительный знак", "плюс", "минус" ("тире"), "дробная черта", "двоеточие" оформляются в телеграмме соответствующими символьными знаками ".",",", "(...)","-", "+", "-", "/",":". Знаки "номер" и "восклицательный знак" указываются сокращенно ("нр", "вскл" соответственно). Другие знаки могут быть написаны только полными словами. Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков должны быть написаны в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала. Символьный знак "+" (плюс) между словами, цифрами, группами букв, группами цифр и смешанными группами должен быть написан с интервалом между предшествующим и последующим словом. Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть написаны с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами и знаками. 7.3.9. Подпись должностного лица отделяется от текста 2-3 интервалами, печатается прописными буквами и оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.14 Инструкции. 7.3.10. Регистрационный номер проставляется при отправке телеграммы после текста, перед реквизитом "подпись должностного лица". Регистрационный номер состоит из порядкового номера по единой нумерации телеграмм с начала года. 7.3.11. Дата проставляется при регистрации в правом верхнем углу телеграммы. 7.3.12. Фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя, подготовившего текст телеграммы, печатаются на последнем листе телеграммы шрифтом Times New Roman размером 10 пт. Реквизит располагается в нижнем углу у левой границы текстового поля. 7.3.13. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ. 7.3.14. Образцы оформления телеграмм приведены в приложении N 27 к Инструкции. 8. Организация работы и контроль за исполнением документов 8.1. Организация контроля за исполнением документов 8.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах, или данных по ним поручений (резолюций). 8.1.2. Контроль за исполнением документов включает: постановку на контроль; доведение поручения (документа) до исполнителя; проверку хода его выполнения; учет и анализ результатов исполнения; информирование руководителя об исполнении документов. 8.1.3. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов, в том числе: поручений и указаний Президента Российской Федерации; поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации; поручений Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края - заместителей председателя Правительства края, заместителя Губернатора края - первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края; поручений, содержащихся в правовых актах; поручений, содержащихся в протоколах заседаний и перечнях поручений; поручений, содержащихся в резолюциях руководителей, данных по депутатским обращениям и запросам, представлениям, предостережениям, требованиям и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты края; поручений, данных по письмам федеральных органов государственной власти, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, требующих ответа; поручений, данных по итогам рассмотрения иных документов, которые содержат в резолюции формулировки: "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект" и тому подобное. 8.2. Организация работы с документами 8.2.1. Рассмотрение документов руководителями осуществляется, как правило, в день их поступления. Документы исполнителю передаются, как правило, в день их рассмотрения руководителем. Документы, требующие по своему характеру срочного исполнения, передаются на рассмотрение руководителю и исполнителю в первоочередном порядке. 8.2.2. Подлинник документа передается исполнителю, копии документа - соисполнителям. В случае если контроль за исполнением документа, содержащего поручения и указания Президента Российской Федерации, поручения Председателя Правительства Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, поручен Правительству края или Администрации Губернатора края, подлинник документа остается на контроле в аппарате Правительства края или Администрации Губернатора края соответственно. Рассылке непосредственным исполнителям, в том числе органам исполнительной власти края, подлежат только копии документа. 8.2.3. В случае когда работа с находящимися на исполнении документами может быть на длительное время приостановлена либо прекращена (уход в отпуск, отъезд в длительную командировку, освобождение от замещаемой должности государственной гражданской службы края и так далее), руководитель либо исполнитель обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы другому руководителю или исполнителю. В случае освобождения от замещаемой должности государственной гражданской службы края при отсутствии указания о передаче находящихся на исполнении документов руководителю или исполнителю документы передаются в соответствующие структурные подразделения УДО. Передача документов оформляется по акту. 8.2.4. Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции. Бланки, используемые руководителями для написания резолюций, приведены в приложении N 18 к Инструкции. В случае когда поручение дается двум или нескольким исполнителям, ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым (если не указано иное), остальные являются соисполнителями. Ответственный исполнитель обеспечивает исполнение документа в целом, для чего проводит совещания, осуществляет сбор предложений и материалов от соисполнителей. Соисполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и так далее). 8.2.5. Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующая резолюция не должна дублировать и противоречить первой. Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств, имеющих значение для исполнения документа. О рассмотрении документа докладывается руководителю, подписавшему резолюцию, и руководитель имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей. 8.2.6. Исполнение поручения завершается в форме: подготовки проекта документа (правового акта, служебного (делового) письма, телеграммы и тому подобное); проведения совещания и оформления протокола; устного доклада автору поручения; составления справки об исполнении документа; иной формы по решению руководителя. 8.2.7. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю проекта документа, исполнитель осуществляет подготовку проекта документа. Форма проекта документа должна соответствовать его содержанию и компетенции руководителя, которому документ представляется на подпись. Проект документа должен быть подготовлен на основе полной и достоверной информации, содержать конкретные результаты исполнения, в необходимых случаях отражать сведения об информировании автора документа. К проекту документа прилагается подлинник документа, по итогам рассмотрения которого было дано поручение (при наличии). Проект документа должен отвечать требованиям, установленным Инструкцией, а также законодательством Российской Федерации и края, и должен быть представлен руководителю на подпись в установленные сроки исполнения. 8.2.8. В случае если исполнение поручения завершается проведением совещания, на подлиннике документа, к которому дано поручение, исполнителем делается отметка, например: Проведено совещание с участием заинтересованных сторон. Подписан протокол от 10 мая 2011 года N 70 (прилагается). В дело. Подпись И.О. Фамилия Дата 8.2.9. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю устного доклада, на подлиннике документа, к которому дано поручение, исполнителем делается отметка, например: О ситуации по обеспечению повышения заработной платы работникам бюджетной сферы на 6,5% доложено 02 апреля 2011 года первому заместителю Губернатора края - председателю Правительства края И.О. Фамилия устно. В дело. Подпись И.О. Фамилия Дата 8.2.10. В случае если исполнение поручения завершается составлением справки об исполнении, на подлиннике документа, к которому дано поручение, или на отдельном листе исполнителем кратко излагаются результаты исполнения документа, например: Вопрос решен в результате разговора по телефону 249-00-00 с начальником отдела по организационным вопросам Купцовым С.Н. На совещании будет присутствовать Сидоров К.М., заместитель начальника отдела. Сидоров К.М. включен в список участников совещания. Прошу документ направить в дело. Подпись И.О. Фамилия Дата или Информация принята к сведению. Дальнейшая подготовка проектов документов будет осуществляться с учетом данных, приведенных в письме. Прошу документ направить в дело. Подпись И.О. Фамилия Дата 8.2.11. В ходе исполнения поручения исполнитель может делать отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал между временем поступления документа и временем его получения исполнителем); о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и так далее); о дате и результатах окончательного исполнения. 8.2.12. Проверка хода исполнения осуществляется руководителем до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: поручения, срок исполнения которых наступает на следующий год - не реже одного раза в год; поручения, срок исполнения которых наступает в последующие месяцы текущего года - не реже одного раза в месяц; поручения текущего месяца - каждые десять дней и за семь дней до истечения срока. Организация дополнительного контроля осуществляется руководителем. 8.2.13. Документ считается исполненным: после фактического выполнения поручения по существу и представления информации, справок, иных материалов и проектов документов; после сообщения результатов рассмотрения документа автору документа, другим заинтересованным должностным лицам, органам, учреждениям и организациям; при отсутствии дополнительных поручений на представленные документы или возврата документа на доработку. 8.2.14. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя: краткие сведения об исполнении в соответствии с пунктами 8.2.6- 8.2.10 Инструкции; слова "В дело"; подпись руководителя, принимающего решение о снятии документа с контроля; дату принятия решения о снятии документа с контроля и направлении его в дело. Рекомендуется проставление отметки о списании в дело на первом листе документа в левом нижнем углу. 8.2.15. Поручения, данные по письмам федеральных органов государственной власти, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, требующим ответа, по депутатским обращениям и запросам, представлениям, предостережениям, требованиям и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты края, снимаются с контроля должностным лицом, давшим поручение. 8.2.16. Если по представленным проектам правовых актов, другим документам и материалам руководителем даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений. Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным. 8.3. Исполнение поручений, содержащихся в правовых актах 8.3.1. Исполнение поручений, содержащихся в правовых актах, подлежит контролю в случаях наличия в тексте правового акта: пункта (пунктов), содержащих поручение с указанием сроков исполнения поручения (поручений); пункта о возложении контроля за выполнением правового акта в целом. 8.3.2. Срок исполнения поручения, содержащегося в правовом акте, указывается в соответствующем пункте текста правового акта. Срок выполнения правового акта в целом определяется по сроку исполнения поручения, являющегося наиболее поздним в числе других поручений, предусмотренных в правовом акте. 8.3.3. Изменение сроков исполнения поручений, данных в правовых актах, возможно только посредством принятия нового правового акта. 8.3.4. Контроль исполнения поручений, содержащихся в правовых актах: Правительства края - осуществляет аппарат Правительства края в соответствии с Регламентом Правительства края; Губернатора края, Администрации Губернатора края - осуществляет Администрация Губернатора края. 8.4. Исполнение поручений, содержащихся в протоколах заседаний, поручений, перечней поручений 8.4.1. Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний, в перечнях поручений считаются исполненными после представления ответственным исполнителем, исполнителем информации о выполнении, и снимаются с контроля руководителем, председательствовавшим на соответствующем заседании, давшим поручение, или осуществляющим контроль за исполнением протокола заседания, перечня поручений в целом. 8.4.2. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах, перечнях поручений осуществляет по распоряжению председательствующего ответственное должностное лицо. Контроль за исполнением поручений: Губернатора края - осуществляет контрольное управление Губернатора края; (В редакции Указа Губернатора Красноярского края от 10.04.2014 г. N 72-уг) первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края - осуществляет руководитель аппарата Правительства края; заместителей Губернатора края - заместителей председателя Правительства края - осуществляет государственный гражданский служащий аппарата Правительства края, обеспечивающий деятельность заместителя Губернатора края - заместителя председателя Правительства края; первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителя Губернатора края - первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края - осуществляет государственный гражданский служащий аппарата, обеспечивающего деятельность первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края и заместителей Губернатора края. 8.4.3. Контроль за сроками исполнения поручений, содержащихся в протоколах, поручений, перечней поручений: Губернатора края - осуществляет контрольное управление Губернатора края; (В редакции Указа Губернатора Красноярского края от 10.04.2014 г. N 72-уг) первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края - осуществляет справочно-информационный отдел УДО; заместителей Губернатора края - заместителей председателя Правительства края - осуществляет государственный гражданский служащий аппарата Правительства края, обеспечивающий деятельность заместителя Губернатора края - заместителя председателя Правительства края; первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителя Губернатора края - первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края - осуществляет государственный гражданский служащий аппарата, обеспечивающего деятельность первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края и заместителей Губернатора края; совещательных органов - осуществляет секретарь совещательного органа или иное должностное лицо, на которое председательствующий возложил обязанность по контролю за сроками исполнения поручений, содержащихся в протоколах. 8.5. Сроки исполнения документов 8.5.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации - для входящей документации, от даты подписания (утверждения) - для внутренней документации, от даты отправки - для исходящей документации. 8.5.2. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены действующим законодательством. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или тексте документа (служебного (делового) письма, протокола, правового акта и так далее). 8.5.3. Продление срока исполнения документа возможно по решению руководителя, установившего срок исполнения документа, на основании обоснованного письменного обращения исполнителя. Основанием для продления срока исполнения документа является, в том числе, направление запросов в государственный орган, орган местного самоуправления, организациям, должностным лицам, а также объективная невозможность исполнения документа в срок. В случае продления срока исполнения документов, поступивших из федеральных органов власти, в обосновании продления указывается информация о согласовании срока исполнения с данными органами. Изменение документируется: проставляется новый срок исполнения, подпись руководителя, установившего первоначальный срок исполнения, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем и дата принятия решения об изменении срока исполнения. 9. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения<5> ______________________________ <5>Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями информации и другое). 9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. 9.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. 9.3. На документах, а в случае необходимости и на проектах документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "отметка о конфиденциальности" (далее - отметка) "Для служебного пользования" и номер экземпляра. Решение о проставлении на документе отметки "Для служебного пользования" и о снятии с документа отметки "Для служебного пользования" осуществляется руководителем. Отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой страницы сопроводительного письма к таким документам. 9.4. Прием, регистрация, отправка документов с отметкой "Для служебного пользования" осуществляются структурными подразделениями УДО, а также мобилизационным управлением Губернатора края. 9.5. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с отметкой "Для служебного пользования". Регистрация документов с отметкой "Для служебного пользования" ведется совместно с другими несекретными документами. При этом в электронной регистрационной карточке проставляется отметка "ДСП". 9.6. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в несколько адресатов осуществляется при наличии списка рассылки, оформленного в соответствии с требованиями пунктов 5.1.22 Инструкции, с указанием напротив каждого адресата номера направляемого экземпляра. Дополнительная рассылка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется с разрешения руководителя. 9.7. Исполненные документы с отметкой "Для служебного пользования" могут быть сгруппированы в отдельные дела в соответствии с номенклатурой дел. При включении документа с отметкой "Для служебного пользования" в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичной отметки, данное дело получает отметку "Для служебного пользования" и хранится в деле с документами, имеющими отметку "ДСП". 9.8. Ознакомление с документами и делами, имеющими отметку "Для служебного пользования" и находящимися на текущем хранении, осуществляется с разрешения руководителя. 10. Печатание, копирование документов и стенографирование 10.1. Печатание документов 10.1.1. Печатание документов осуществляется в отделе по работе с актами УДО, в приемных руководителей, непосредственно исполнителями. 10.1.2. В отделе по работе с актами к печатанию принимаются документы и материалы, образующиеся в деятельности руководителей. Печатание производится в порядке очередности поступления документов и материалов. Документы, имеющие срочный характер, печатаются вне очереди. 10.1.3. В зависимости от вида документа печатание производится на бланках установленной формы или на бумаге формата А4 на одной стороне листа. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре. 10.2. Копирование документов 10.2.1. Выполнение копировальных работ производится в отделе по работе с актами УДО, а также на копировальных аппаратах, установленных в приемных руководителей. 10.2.2. В отделе по работе с актами УДО для копирования принимаются только документы и материалы, образующиеся в деятельности руководителей. Копирование выполняется в порядке очередности поступления материалов. Документы, имеющие срочный характер, копируются вне очереди. Копирование материалов, сданных после 17.30, производится на следующий рабочий день. 10.2.3. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры - подлинники) передаются на копирование в несброшюрованном виде. Изготовленные копии выдаются вместе с подлинником документа под личную подпись в журнале учета. 10.3. Стенографирование 10.3.1. Стенографирование осуществляется отделом по работе с актами УДО. Стенографирование заседаний, проводимых Губернатором края, в Правительстве края, Администрации Губернатора края осуществляется на основании предварительных заявок. Заявка о проведении стенографирования должна включать в себя: наименование заседания; перечень вопросов, предполагаемых для рассмотрения на заседании; место проведения заседания; дата и время проведения заседания; список участников заседания. 10.3.2. Расшифровка стенографических записей заседаний производится в порядке очередности их проведения. Расшифровка и печатание стенографических записей, записей на магнитных носителях, имеющих срочный характер, производится вне очереди. 10.3.3. Стенограммы заседаний печатаются либо передаются в электронном виде лицу, оформившему заявку на ведение стенограммы, для оформления их в виде приложений к протоколам заседаний. Стенограммы заседаний, которые не предполагают оформление соответствующих протоколов, печатаются, как правило, в двух экземплярах, один - передается лицу, оформившему заявку на ведение стенограммы, второй - оформляется в дело в соответствии с номенклатурой дел. 11. Документальный фонд 11.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 11.1.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в краевое государственное учреждение в сфере архивного дела (далее - краевое учреждение). 11.1.2. В целях установления единой системы формирования дел ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел, представляющая собой систематизированный перечень наименований дел, образующихся в деятельности Губернатора края, Правительства края, в том числе аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки, и вопросы деятельности Губернатора края, Правительства края, в том числе аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края. 11.1.3. Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение N 28 к Инструкции). Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из номера (индекса), присваиваемого структурному подразделению, обеспечивающему хранение дел, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела - основная информационная характеристика, обеспечивающая оперативный поиск необходимой информации. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается в заголовке употребление неконкретных формулировок типа "разная переписка", "общая переписка" и тому подобных. Заголовок дела состоит из ряда элементов. Часть элементов являются обязательными, и располагаются они в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (распоряжения, протоколы и так далее); название адресата (для исходящей корреспонденции) или адресанта (для входящей корреспонденции); краткое содержание документов дела. При составлении заголовков также следует учитывать следующие требования: в заголовках дел, содержащих переписку, необходимо указывать с кем и по какому вопросу она ведется; в заголовках дел, начинающихся с термина "документы", в конце заголовка в скобках необходимо указывать основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее); в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению и другое. 11.1.4. Согласованная уполномоченным органом исполнительной власти края в области архивного дела номенклатура дел в последнем квартале текущего года утверждается руководителем аппарата Правительства края и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел согласовывается не реже чем раз в 5 лет, за исключением случаев существенного изменения полномочий (функций) и/или структуры аппарата Правительства края и Администрации Губернатора края. 11.2. Формирование дел 11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формирование исполненных документов в дела осуществляется структурными подразделениями УДО и Администрации Губернатора края. 11.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела; раздельно группировать документы постоянного и временного срока хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дело только исполненные документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись об их местонахождении; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел; запрещается включать в дела черновые, неисполненные, неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие возврату; по объему дело не должно превышать 250 листов. 11.2.3. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке. 11.2.4. Правовые акты группируются в дела по видам актов, в хронологическом порядке и по номерам с относящимися к ним приложениями. Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми актами, и документы к ним формируются в дела секретарем совещательного органа или иным должностным лицом по поручению председателя совещательного органа, и хранятся в том органе исполнительной власти края, в котором секретарь (председатель) совещательного органа состоит на государственной гражданской службе (замещает государственную должность края). Передача протоколов совещательного органа на хранение в краевое учреждение осуществляется тем же органом исполнительной власти края, в котором секретарь (председатель) совещательного органа состоит на государственной гражданской службе (замещает государственную должность края). Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми актами, и документы к ним располагаются в хронологическом порядке и по номерам. В зависимости от специфики деятельности совещательного органа протоколы могут группироваться за весь период их работы. Документы к протоколам систематизируются по вопросам, рассматриваемым на заседании. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. При наличии служебных документов нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и при условии, что вопросы по ним решены одним документом (например, правовым актом), обращения сначала группируются по авторам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке. Обращения граждан и дополнительные материалы по их рассмотрению группируются в дела в хронологическом порядке, по номерам и (или) с учетом места жительства обратившегося гражданина. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту. Документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются в одно дело. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с взаимными ссылками в электронных регистрационных карточках. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. Завершенные в делопроизводстве дела хранятся в УДО и структурных подразделениях Администрации Губернатора края, а затем должны быть подготовлены к передаче на постоянное хранение в краевое учреждение. Подготовка документов к передаче предусматривает: экспертизу ценности документов; оформление дел; составление описей на оформленные дела. 11.3. Оформление и учет дел 11.3.1. В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел. 11.3.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. Полное оформление дел предусматривает: подшивку и переплет дела; нумерацию листов дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; составление листа-заверителя дела; внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела. 11.3.2.1. Подшивка и переплет дела Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола хлопчатобумажными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Если текст документов слишком близко подходит к краю листа, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую он подшивается. Документы большого формата должны быть подшиты за край и сложены так, чтобы их было легко развернуть. Не подлежат подшивке документы, имеющие особую историческую и (или) художественную ценность, а также документы, в результате подшивки которых затрудняется чтение текста, эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок, гребеночной и обжимной переплетных машин. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В случае использования при переплете или подшивке дел электродрели, следует учесть, что сверло должно быть диаметром 2-2,5 мм. Документы порванные, ветхие, пораженные плесенью и грибками, перед подшивкой должны подвергаться реставрации и дезинфекции. Запрещается склеивать порванные листы скотчем и силикатным клеем. 11.3.2.2. Нумерация листов дела В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме титульного листа, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами единой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Употребление чернил, шариковых ручек, фломастеров для нумерации листов запрещается. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист (формат A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и тому подобным) нумеруется, как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и тому подобное), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Чистые листы и лист-заверитель не нумеруются. 11.3.2.3. Внутренняя опись документов дела Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, необходимость учета которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, распорядительные документы, протоколы, личные дела, лицевые счета и так далее), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 29 к Инструкции). Внутренняя опись обязательно составляется на документы, которые не могут быть подшиты. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и так далее) эти изменения отражаются в графе "Примечание" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела. 11.3.2.4. Заверительная надпись дела После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение N 30 к Инструкции). Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа запрещается. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии). В заверительной надписи оговариваются следующие особенности формирования и физического состояния дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, вырезками из газет и прочее; номера листов, на которых имеются рисунки, чертежи, диаграммы и прочее; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями (фотографии, буклеты, афиши и прочее) и количество вложенных в них листов; номера поврежденных листов и тому подобное. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и так далее) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт. 11.3.3. Обложка дела постоянного, временного хранения составляется и оформляется по установленной форме. Форма обложки приведена в приложении N 31 к Инструкции. На обложке дела указываются: наименование органа государственной власти края (Губернатор края, Правительство края, Администрация Губернатора края), наименование структурного подразделения, обеспечивающего хранение дел, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа государственной власти края (Губернатор края, Правительство края, Администрация Губернатора края) указывается полностью в именительном падеже; наименование структурного подразделения, обеспечивающего хранение дел; индекс дела - проставляется по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера указов, протоколов и другое). В случаях когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. Дата дела - указываются крайние даты дела арабскими цифрами: годы заведения и окончания дела. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если в дело включены документы (приложения и тому подобное), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за... год (ы)". Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и передачи дел в архив УДО. На обложках дел временного срока хранения указывается только год. Реквизит "срок хранения дела": на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно", на делах по личному составу - "Хранить 75 лет". 11.3.4. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. При частичном оформлении допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 11.3.5. Учет дел ведется в течение календарного года в журнале регистрации дел структурными подразделениями, обеспечивающими хранение дел, либо в электронной базе системы автоматизированного делопроизводства. 11.3.6. Журнал регистрации дел формируется в начале календарного года на основании номенклатуры дел. Возможно ведение журнала регистрации дел по форме в приложении N 32 к Инструкции. 11.3.7. В журнал регистрации дел включается каждый том из состава многотомных дел и сформированные в отдельные тома приложения. Порядковые номера дел ведутся в журнале регистрации дел в пределах календарного года. 11.3.8. На обложке дела также указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя, и сроки хранения дела. Номер дела состоит из индекса по номенклатуре дел. 11.3.9. Составление описей дел Опись дел - основной архивный справочник, раскрывающий состав и содержание дел, закрепляющий их систематизацию внутри фонда и учет. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной единой (порядковой) нумерацией. Описи дел составляются по установленной форме (приложение N 33 к Инструкции) и представляются в краевое учреждение через два года после завершения дел в делопроизводстве. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (в четырех экземплярах) и по личному составу (в трех экземплярах). В опись дел постоянного хранения включаются также дела, сформированные из дел, имеющих отметку "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия). Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома); заголовок дела (тома), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; дата дела (тома); количество листов в деле (томе); срок хранения дела (для описи по личному составу). При составлении описи соблюдаются следующие требования: систематизация дел в описи дел постоянного хранения соответствует их систематизации в номенклатуре дел; систематизация дел в описи дел по личному составу осуществляется по номинальному признаку (то есть по виду документов) с учетом следующей последовательности: распорядительные акты по личному составу, списки личного состава, личные карточки государственных (муниципальных) служащих, личные дела, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях; каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером); графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения вносятся в опись полностью; в начале каждого нового листа описи заголовок воспроизводится полностью; для дел, состоящих из нескольких томов, к каждому тому составляется уточняющий заголовок. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в опись по дате заведения дела. В конце описи дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в описи за... год, дело N...", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, включенных в данный раздел описи, первый и последний номера дел раздела описи, а при необходимости оговариваются литерные и пропущенные номера. Итоговая запись подписывается составителем раздела, с указанием его должности и даты составления описи. Если итоговая запись к описи не помещается на одном листе с описательными статьями дел, ее следует размещать на обороте последнего листа описи. УДО и структурные подразделения Администрации Губернатора края осуществляют временное хранение документов постоянного срока хранения в течение десяти лет, по истечении данного срока документы передаются в краевое учреждение. Документы передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов оформляется актом приема- передачи, составляемым в двух экземплярах. 11.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения 11.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (далее также - акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению) (приложение N 34 к Инструкции). (В редакции Указа Губернатора Красноярского края от 31.12.2013 г. N 256-уг) 11.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2011 года). 11.4.3. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании комиссии по экспертизе ценности документов одновременно). (В редакции Указа Губернатора Красноярского края от 31.12.2013 г. N 256-уг) 11.4.4. Рассмотренные комиссией по экспертизе ценности документов акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем аппарата Правительства края. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558, до утверждения руководителем аппарата Правительства края утверждаются экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти края в области архивного дела. (Пункт в редакции Указа Губернатора Красноярского края от 31.12.2013 г. N 256-уг) 11.4.5. После утверждения руководителем аппарата Правительства края актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты). 11.5. Хранение и использование архивных документов 11.5.1. Документы, образовавшиеся в результате деятельности Губернатора края, Правительства края, в том числе аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края, после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном действующим законодательством в сфере архивного дела, подлежат обязательной передаче на хранение в краевое учреждение. Порядок подготовки и передачи дел на постоянное хранение и уничтожение дел, не подлежащих хранению, определяется законодательством Российской Федерации и края в области архивного дела. Передача документов на постоянное хранение в краевое учреждение оформляется актом приема-передачи дел. 11.5.2. Архивные дела и документы предоставляются руководителям и исполнителям для работы в помещениях по месту их хранения или во временное пользование под подпись в журнале учета выдачи документов. Руководители и исполнители несут ответственность за сохранность полученных документов. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений. 11.5.3. Подлинники правовых актов для работы вне помещения их хранения не выдаются. 11.5.4. Ознакомление государственных гражданских служащих с архивными документами и делами, имеющими отметку конфиденциальности "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к работе с такими документами. 11.5.5. Копии находящихся на хранении документов предоставляются по письменным запросам. 11.5.6. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с оставлением в деле копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Приложение N 1 к инструкции по делопроизводству Расписка о принятии документов от физического лица Настоящим подтверждается, что "___" _____________ 20__года от____________________________________________________________________ (ФИО физического лица полностью) в Правительство Красноярского края предъявлено извещение о намерении продать земельный участок из земель сельскохозяйственного назначения с кадастровым номером _________________________________________________, расположенный_________________________________________________________ _____________________________________________________________________, на ____ листах, приложение на ____ листах. Наименование должности государственного гражданского служащего отдела служебных писем УДО, принявшего документы Подпись И.О. Фамилия Контактный телефон: 249-30-24 Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2026 Июнь
|
