Указ Губернатора Красноярского края от 30.01.2012 № 14-уг

                                 УКАЗ

                    ГУБЕРНАТОРА КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ


            Об утверждении инструкции по делопроизводству

          (В редакции Указов Губернатора Красноярского края
         от 10.04.2013 г. N 64-уг; от 31.12.2013 г. N 256-уг;
         от 10.04.2014 г. N 72-уг; от 29.08.2014 г. N 199-уг;
           от 06.10.2014 г. N 222-уг; от 28.01.2015 № 5-уг;
                        от 04.05.2016 № 78-уг)                        

     В  соответствии  со  статьей   90   Устава   Красноярского   края
ПОСТАНОВЛЯЮ:
     1. Утвердить инструкцию по делопроизводству (прилагается).
     2. Признать утратившими силу:
     пункт 1 указа Губернатора Красноярского края от 05.12.2006 N 131-
уг "Об Инструкции по делопроизводству";
     пункт 1 указа Губернатора Красноярского края от 21.08.2007 N 121-
уг "О внесении изменений в указы  Губернатора  Красноярского  края  от
05.12.2006 N 131-уг "Об Инструкции по делопроизводству", от 22.12.2006
N 146-уг  "О временных  системе  и  структуре  исполнительных  органов
государственной  власти  нового  субъекта   Российской   Федерации   -
Красноярского края";
     указ  Губернатора  Красноярского  края  от  10.07.2008   N 120-уг
"Об утверждении образцов бланков и Порядка подписания правовых актов и
писем  Губернатора  Красноярского  края,  правовых   актов   и   писем
Правительства  Красноярского  края,   писем   аппарата   Правительства
Красноярского края, распоряжений  и  писем  Администрации  Губернатора
Красноярского края, писем заместителя Губернатора Красноярского края и
полномочного представителя Губернатора Красноярского края";
     указ  Губернатора  Красноярского  края  от  29.09.2008   N 164-уг
"О внесении  изменения  в  указ  Губернатора  Красноярского  края   от
10.07.2008  N 120-уг  "Об утверждении  образцов  бланков   и   Порядка
подписания правовых актов  и  писем  Губернатора  Красноярского  края,
правовых  актов  и  писем  Правительства  Красноярского  края,   писем
аппарата  Правительства  Красноярского  края,  распоряжений  и   писем
Администрации  Губернатора  Красноярского  края,   писем   заместителя
Губернатора   Красноярского   края   и   полномочного    представителя
Губернатора Красноярского края";
     указ  Губернатора  Красноярского  края  от  11.08.2010   N 147-уг
"О внесении  изменения  в  указ  Губернатора  Красноярского  края   от
05.12.2006 N 131-уг "Об Инструкции по делопроизводству".
     3. Опубликовать указ в "Ведомостях высших органов государственной
власти Красноярского края".
     4.  Указ  вступает  в  силу  в  день,  следующий  за   днем   его
официального опубликования.


Губернатор края                                          Л.В. Кузнецов


г. Красноярск
30.01.2012
N 14-уг
                               


                                              Приложение
                                              к указу Губернатора края  
                                              от 30.01.2012 N 14-уг

                    Инструкция по делопроизводству

          (В редакции Указов Губернатора Красноярского края
         от 10.04.2013 г. N 64-уг; от 31.12.2013 г. N 256-уг;
         от 10.04.2014 г. N 72-уг; от 29.08.2014 г. N 199-уг;
          от 06.10.2014 г. N 222-уг; от 28.01.2015 № 5-уг;
                        от 04.05.2016 № 78-уг)                        

                          1. Общие положения

     1.1.  Инструкция  по  делопроизводству   (далее   -   Инструкция)
разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством в
сферах  информации,  делопроизводства  и  архивного   дела   в   целях
установления единых требований к  подготовке,  обработке,  хранению  и
использованию образующихся в  деятельности  Губернатора  Красноярского
края, Правительства Красноярского края, включая аппарат  Правительства
Красноярского края, а также в Администрации Губернатора  Красноярского
края (далее - край)  документов,  в  том  числе  в  форме  электронных
документов.
     1.2.  Положения  Инструкции  распространяются на порядок работы с
обращениями  граждан,  если иное не установлено в нормативном правовом
акте  Губернатора  края,  регулирующем рассмотрение обращений граждан,
поступающих  Губернатору  края,  в  Правительство  края,  в  том числе
аппарат  Правительства края, а также в Администрацию Губернатора края,
в Правительстве края, в том числе аппарате Правительства края, а также
в  Администрации  Губернатора  края.  (В  редакции  Указа  Губернатора
Красноярского края от 31.12.2013 г. N 256-уг)
     1.3. Положения Инструкции распространяются на порядок  исполнения
поручений и указаний Президента Российской  Федерации,  если  иное  не
установлено   указом   Губернатора   края   от   26.10.2011   N 199-уг
"Об утверждении Порядка исполнения  поручений  и  указаний  Президента
Российской Федерации".
     1.3.1.  Положения  Инструкции  не  распространяются  на   порядок
регистрации  решений  комиссии по делам несовершеннолетних и защите их
прав   Красноярского   края  о  допуске  или  недопуске  лиц,  имевших
судимость,   к   педагогической  деятельности,  к  предпринимательской
деятельности  и  (или)  трудовой  деятельности  в  сфере  образования,
воспитания,  развития  несовершеннолетних,  организации  их  отдыха  и
оздоровления,    медицинского   обеспечения,   социальной   защиты   и
социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и
искусства  с  участием  несовершеннолетних.  (Дополнен  - Распоряжение
Правительства Красноярского края от 04.05.2016 № 78-уг)
     1.4.   Работа   с   документами,   содержащими   конфиденциальную
информацию  и  персональные  данные,  проводится  в   соответствии   с
положениями Инструкции с учетом требований законодательства в  области
защиты конфиденциальной информации и персональных данных.
     Положения Инструкции не  распространяются  на  порядок  работы  с
документами,   содержащими    информацию,    отнесенную    действующим
законодательством к государственной тайне.
     1.5.   При   работе   с    документами    используется    система
автоматизированного делопроизводства.
     1.6.  Методическое  руководство   организацией   делопроизводства
осуществляется управлением документационного обеспечения Правительства
края (далее - УДО).
     1.7. В Инструкции используются следующие основные понятия:
     адресант  -  полное  официальное   и   сокращенное   наименование
организации  или  фамилия,  инициалы  лица-отправителя  документа  (на
основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными  в
обращении гражданина);
     бланк  документа  -  набор  реквизитов,  идентифицирующих  автора
официального письменного документа;
     документ  -  официальный  документ,   созданный   государственным
органом, органом местного самоуправления, юридическим  или  физическим
лицом,  оформленный   в   установленном   порядке   и   включенный   в
документооборот;
     документирование - фиксация информации на материальных  носителях
в установленном порядке;
     документооборот - движение документов с момента их  создания  или
получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
     дело  -   совокупность   документов   или   отдельный   документ,
относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;
     делопроизводство   -   деятельность,   обеспечивающая    создание
официальных документов и организацию работы с ними;
     исполнитель  -  государственный  гражданский  служащий   аппарата
Правительства   края,   Администрации   Губернатора    края,    органа
исполнительной  власти   края,   осуществляющий   подготовку   проекта
документа (служебного (делового) письма, телеграммы,  правового  акта,
протокола и так далее);
     номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел,
формируемых УДО, с указанием сроков их хранения;
     подлинник  (оригинал)  документа  -   первый   или   единственный
экземпляр документа;
     регистрация документа  -  присвоение  документу  регистрационного
номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
     реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
     руководитель - лицо, замещающее государственную  должность  края:
Губернатор края, первый заместитель Губернатора  края  -  председатель
Правительства края, первый заместитель Губернатора края - руководитель
Администрации   Губернатора    края,   -   заместитель    председателя
Правительства  края,  полномочный  представитель  Губернатора  края  в
Законодательном  Собрании  края   либо   государственный   гражданский
служащий края, замещающий должность государственной гражданской службы
края в аппарате Правительства края и Администрации  Губернатора  края:
руководитель  аппарата  Правительства  края,  начальники   структурных
подразделений аппарата Правительства края и Администрации  Губернатора
края;   (В  редакции  Распоряжения  Правительства  Красноярского  края
от 04.05.2016 № 78-уг)
     экспертиза ценности документов - изучение документов на основании
критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и
отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
     электронный    документ    -    документированная     информация,
представленная в электронной форме, то  есть  в  виде,  пригодном  для
восприятия  человеком,  с  использованием  электронных  вычислительных
машин, а  также  для  передачи  по  информационно-телекоммуникационным
сетям или обработки в информационных системах.
     Иные понятия используются в значениях,  определенных  действующим
законодательством.   (Абзац   дополнен  -  Распоряжение  Правительства
Красноярского края от 04.05.2016 № 78-уг)

                   2. Организация документооборота

                2.1. Прием, обработка и распределение
                        входящей документации

     2.1.1. В документообороте выделяются следующие документопотоки:
     входящая документация;
     исходящая документация;
     внутренняя документация.
     Входящей   документацией    являются    документы,    поступившие
Губернатору  края,  в  Правительство  края,  в  том  числе  в  аппарат
Правительства края, в Администрацию Губернатора края.
     2.1.2.  УДО   использует   централизованную   форму   организации
делопроизводства.
     Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка,
ведение справочной работы по документам, формирование и хранение  дел,
передача  дел  на  архивное   хранение   осуществляется   структурными
подразделениями УДО.
     Прием и отправка  документов  осуществляется  также  структурными
подразделениями   Администрации   Губернатора    края    в    случаях,
установленных пунктом 2.1.8 Инструкции.
     Прием обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан
и  лиц  без  гражданства, объединений граждан, в том числе юридических
лиц  (далее  соответственно - обращения заявителей, заявители) в форме
электронного  документа  (за  исключением  случаев, указанных в абзаце
пятом пункта 2.1.10 Инструкции), при личном обращении в письменной или
устной  форме,  в  письменной  форме,  доставленных физическими лицами
(нарочно),  регистрация  таких  обращений, формирование и хранение дел
осуществляются   управлением   по   работе  с  обращениями  граждан  -
общественной приёмной Губернатора края. (Абзац дополнен - Распоряжение
Правительства Красноярского края от 04.05.2016 № 78-уг)
     2.1.3. Корреспонденция доставляется:
     фельдъегерской службой;
     почтовым отделением связи;
     средствами электросвязи, в том числе по сетям связи  специального
назначения;
     представителями (экспедиторами, курьерами)  органов,  учреждений,
организаций, физическими лицами (далее - нарочно).
     Документы могут быть переданы Губернатору края, должностным лицам
аппарата Правительства  края  и  Администрации  Губернатора  края  при
личном приеме.
     2.1.4.  Прием  корреспонденции,  доставляемой   в   рабочие   дни
фельдъегерской  службой,   почтовым   отделением   связи,   средствами
электросвязи, нарочно, осуществляется отделом служебных писем УДО.
     Обращения  заявителей,   доставленные   фельдъегерской   службой,
почтовым  отделением  связи, средствами электросвязи, нарочно, отделом
служебных  писем  УДО  передаются в управление по работе с обращениями
граждан  - общественную приёмную Губернатора края в день поступления в
отдел   служебных   писем   УДО.   (Абзац   дополнен   -  Распоряжение
Правительства Красноярского края от 04.05.2016 № 78-уг)
     2.1.5.  Прием   (передача)   телеграмм   осуществляется   отделом
служебных писем УДО.
     Прием  (передача)  факсограмм  осуществляется   с   факсимильного
аппарата отдела служебных писем УДО, а также  факсимильных  аппаратов,
имеющихся в приемных руководителей.
     Телеграммы и факсограммы заявителей передаются отделом  служебных
писем  УДО в управление по работе с обращениями граждан - общественную
приёмную  Губернатора  края в день поступления в отдел служебных писем
УДО.  (Абзац  дополнен - Распоряжение Правительства Красноярского края
от 04.05.2016 № 78-уг)
     2.1.6.  При   приеме   корреспонденции,   доставляемой   нарочно,
проверяется  правильность  доставки,  комплектность   и   соответствие
номеров  документов  (пакетов),  записанных  в   реестрах   (разносных
книгах).
     В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись  лица,
принявшего документ, при необходимости - печать отдела служебных писем
УДО.
     При отсутствии реестра (разносной книги) дата  приема  документа,
подпись,  печать  отдела  служебных  писем  УДО  на   копиях   (вторых
экземплярах)  принимаемых  документов  не  проставляется, а по просьбе
лица,  доставившего  документ,  выдается расписка о принятии документа
(приложение № 34 к Инструкции). (В редакции Распоряжения Правительства
Красноярского края от 04.05.2016 № 78-уг)
     2.1.7. При поступлении в Правительство края пакета документов  от
физического лица о  намерении  продать  земельный  участок  из  земель
сельскохозяйственного   назначения    в    случаях,    предусмотренных
постановлением    Правительства    края    от    12.03.2009    N 114-п
"Об утверждении     Порядка     реализации     Красноярским      краем
преимущественного  права  покупки   земельного   участка   из   земель
сельскохозяйственного  назначения",   заявителю   вручается   расписка
(приложение N 1 к Инструкции).
     2.1.8. Прием корреспонденции, поступающей в  нерабочее  время,  в
выходные   и   праздничные   дни,   осуществляется    государственными
гражданскими служащими мобилизационного управления Губернатора края.
     Передача корреспонденции, принятой государственными  гражданскими
служащими  мобилизационного  управления  Губернатора  края,  в   отдел
служебных писем УДО для регистрации осуществляется до 09.30  в  первый
рабочий день, следующий за днем их поступления. Срочные документы  или
информация о поступлении  таких  документов  передаются  руководителям
незамедлительно.
     2.1.9.    Прием    (передача)    телефонограмм     осуществляется
исполнителями.
     2.1.10. При приеме и первичной обработке документов  производится
проверка  правильности  указания  адреса,   целостности   упаковки   и
документов, наличия основных реквизитов документа (исходящего номера и
даты, подписи должностного лица и иное) и приложений к нему.
     При обнаружении повреждений, отсутствии документов или  отдельных
листов и приложений к ним,  других  ошибок  в  оформлении  документ  с
соответствующими пометками государственных гражданских служащих отдела
служебных писем  УДО  регистрируется  в  соответствии  с  компетенцией
руководителя и передается в аппарат Правительства края,  Администрацию
Губернатора края.
     Государственный   гражданский    служащий,    ответственный    за
делопроизводство  в   аппарате   Правительства   края,   Администрации
Губернатора  края,  самостоятельно  осуществляет   поиск   недостающих
приложений или уточнение необходимой информации.
     Ошибочно доставленные документы  пересылаются  по  принадлежности
или возвращаются отправителю.
     При    поступлении     документа     на     электронный     адрес
[email protected]  документ  распечатывается,  в правом верхнем углу
проставляется   штамп   "Электронное  сообщение".  (Абзац  дополнен  -
Распоряжение Правительства Красноярского края от 04.05.2016 № 78-уг)
     Ошибочно   поступившие   документы   по   электронной   почте  не
распечатываются,  отправителю направляется  уведомление  об  ошибке на
электронный  адрес,  с которого поступило сообщение. (Абзац дополнен -
Распоряжение Правительства Красноярского края от 04.05.2016 № 78-уг)
     Электронные  сообщения,  содержащие  рекламу,  спам,   удаляются.
(Абзац  дополнен  -  Распоряжение  Правительства  Красноярского   края
от 04.05.2016 № 78-уг)
     2.1.11.  Корреспонденция  (письма,  бандероли),  имеющая  пометку
"Лично", вскрывается,  регистрируется  и  передается  руководителю,  в
компетенцию которого входит рассмотрение изложенных в  корреспонденции
вопросов.
     2.1.12.  Конверты   от   вложенных   документов,   как   правило,
уничтожаются, кроме случаев, когда:
     дата   почтового   штемпеля   на   конверте   служит   письменным
подтверждением времени отправки и получения документа;
     поступают письма граждан;
     только по конверту можно определить адрес отправителя.
     2.1.13. Поступившие документы  распределяются  на  регистрируемые
документы и документы, не подлежащие регистрации.
     Список не  подлежащих  регистрации  документов  (корреспонденции)
приведен в приложении N 2 к Инструкции.
     2.1.14. Распределение  регистрируемых  документов  осуществляется
исходя из:
     функций и полномочий, отнесенных к компетенции руководителей;
     положений  о  полномочном  представителе   Губернатора   края   в
Законодательном Собрании  края,  структурных  подразделениях  аппарата
Правительства   края,  Администрации  Губернатора  края;  (В  редакции
Распоряжения Правительства Красноярского края от 04.05.2016 № 78-уг)
     авторства;
     срочности исполнения.
     2.1.15. Направление по компетенции в  соответствующий  орган  или
соответствующему    должностному    лицу    документов,    поступивших
руководителям и  содержащих  вопросы,  решение  которых  не  входит  в
компетенцию Губернатора края, Правительства края, в том числе аппарата
Правительства края,  Администрации  Губернатора  края,  осуществляется
начальником УДО.

                     2.2. Регистрация документов

     2.2.1.  Документы  регистрируются  независимо   от   способа   их
доставки, передачи или создания.
     Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и
использования в справочных целях.
     Абзац. (Исключен - Распоряжение Правительства Красноярского  края
от 04.05.2016 № 78-уг)
     2.2.2. Документы  регистрируются  однократно  при  поступлении  в
отдел служебных писем УДО. Документы, поступившие в  нерабочее  время,
регистрируются   в   первый   рабочий   день,  следующий  за  днем  их
поступления. (В редакции Распоряжения Правительства Красноярского края
от 04.05.2016 № 78-уг)
     Срочные документы  регистрируются  и  доставляются  руководителям
незамедлительно.
     Вся корреспонденция передается руководителям в день поступления.
     2.2.3. Регистрация  документов  осуществляется  путем  заполнения
электронной регистрационной карточки.
     При   регистрации    входящей    документации    в    электронную
регистрационную  карточку  вносятся   следующие   основные   реквизиты
регистрации:
     наименование организации (адресанта);
     фамилия, имя и  отчество  должностного  лица,  ответственного  за
рассмотрение документа;
     дата документа;
     ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
     регистрационный номер документа;
     наименование документа (краткое содержание);
     отметка о наличии приложений;
     отметка о контроле (сроке исполнения) документа;
     отметка о конфиденциальности.
     При   регистрации   исходящей    документации    в    электронную
регистрационную  карточку  вносятся   следующие   основные   реквизиты
регистрации:
     наименование  государственного   органа,   организации-получателя
документа;
     фамилия, имя и отчество должностного лица, подписавшего исходящий
документ;
     дата документа;
     регистрационный номер документа;
     наименование документа (краткое содержание);
     отметка об исполнителе документа;
     отметка о контроле (сроке исполнения) документа;
     отметка о конфиденциальности.
     В зависимости от характера документа и использования информации в
электронную  регистрационную  карточку  государственными  гражданскими
служащими УДО вносятся также иные данные.
     Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.
     Исходящая корреспонденция, образованная в  процессе  рассмотрения
обращений  заявителей,  регистрируется  государственными  гражданскими
служащими  управления  по  работе с обращениями граждан - общественной
приёмной    Губернатора   края.   (Абзац   дополнен   -   Распоряжение
Правительства Красноярского края от 04.05.2016 № 78-уг)
     2.2.4. На первом  листе  входящего  регистрируемого  документа  в
правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа.
     Отметка о поступлении документа включает в себя:
     наименование государственного  органа  края  (Правительство  края
либо Администрация Губернатора края);
     дату поступления документа;
     регистрационный номер документа в пределах календарного года.
     Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.
     Формы  регистрационных  штампов  приведены  в  приложении  N 3  к
Инструкции.
     2.2.5. Входящий регистрационный номер документа включает в себя:
     номер (индекс), присваиваемый приемным руководителей;
     порядковый номер в пределах календарного года.
     Исходящий регистрационный номер включает в себя:
     номер (индекс), присваиваемый приемным руководителей;
     порядковый номер в  пределах  календарного  года,  перед  которым
ставится ноль.
     В электронной регистрационной карточке порядковый  номер  и  дата
проставляются в  автоматическом  режиме,  после  чего  переносятся  на
документ государственным гражданским служащим отдела  служебных  писем
УДО, осуществляющим его регистрацию.
     2.2.6. При регистрации входящих документов  проводится  поиск  по
основным реквизитам регистрации или по контексту (по слову или  фразе,
содержащимся в тексте документа) на наличие:
     повторной регистрации одного и того же документа;
     зарегистрированных ранее документов по данной теме;
     инициативных писем по данному вопросу.
     Поисковый запрос может содержать любую  комбинацию  реквизитов  и
элементов текста.
     2.2.7. В случае обнаружения зарегистрированных  ранее  документов
по общей теме поступивший документ подлежит регистрации в соответствии
с  пунктами  2.2.3-2.2.5   Инструкции;   такие   документы   считаются
связанными между собой.
     В электронные  регистрационные  карточки  связанных  между  собой
документов вносится отметка об их регистрационных номерах.
     Подбор связанных между собой документов производится:
     при нахождении документа в архиве - отделом служебных писем УДО;
     при нахождении документа на исполнении - исполнителями.
     В  случае  поступления  идентичного   зарегистрированному   ранее
документу  вновь   поступивший   документ   подлежит   регистрации   в
соответствии с  пунктами  2.2.3-2.2.5  Инструкции.  При  этом  номером
документа является номер зарегистрированного ранее документа, а  датой
- дата вновь поступившего документа. Кроме того, на вновь  поступившем
документе под регистрационным штампом проставляется  порядковый  номер
экземпляра поступившего документа, например, "2-й экземпляр".
     В  электронную  регистрационную  карточку  вносятся   дополнения,
изменения,  отражающие   наличие   двух   идентичных   по   содержанию
документов.
     2.2.8. Документы, переданные при личном  приеме  и  не  прошедшие
регистрацию, передаются в отдел служебных писем УДО для регистрации.
     2.2.9.  Зарегистрированные  и  переадресованные  в  течение   дня
документы в соответствии  с  резолюциями  (поручениями)  руководителей
включаются в реестры входящих документов.
     Реестр  входящих  документов  формируется  для  приемной  каждого
руководителя и печатается в двух экземплярах, один из которых остается
в отделе служебных писем УДО с подписью лица, получившего документы, а
второй передается в приемную руководителя.
     Сгруппированные в хронологическом порядке  по  месяцам  и  годам,
вторые экземпляры реестров входящих  документов  хранятся  в  приемной
руководителя в течение 2 лет.
     2.2.10. Получение документов осуществляется  в  течение  рабочего
дня, а реестров входящих документов - с 17.00 до 18.00 рабочего дня, и
с 16.00  до  17.00  в  случае,  если  продолжительность  рабочего  дня
сокращена.
     2.2.11. Передача (переадресация) документов из одной  приемной  в
другую, а также в органы, учреждения, организации  производится  через
отдел служебных писем УДО посредством внесения изменений в электронную
регистрационную карточку и реестр входящих документов.

                 2.3. Отправка исходящей документации

     2.3.1. Исходящей документацией являются  документы,  отправляемые
Губернатором  края,  Правительством  края,  в  том   числе   аппаратом
Правительства края, Администрацией  Губернатора  края.  Документы,  не
связанные с деятельностью Губернатора края, Правительства края, в  том
числе аппарата Правительства края, Администрации Губернатора  края,  к
отправке не принимаются.
     Документы доставляются:
     фельдъегерской службой;
     почтовым отделением связи;
     средствами электросвязи, в том числе по сетям связи  специального
назначения;
     нарочно.
     2.3.2. Передача документов для  отправки  фельдъегерской  службой
осуществляется   государственными   гражданскими   служащими    отдела
служебных писем УДО после их регистрации.
     2.3.3.  Документы  на  регистрацию  и  отправку  передаются   при
наличии:
     точных адресов отправки с  обязательным  указанием  индексов,  за
исключением  постоянных  адресатов,   указанных   в   пункте   3.3.1.7
Инструкции;
     необходимого количества  экземпляров  документа  согласно  списку
рассылки;
     необходимого количества экземпляров приложений к документу;
     визового экземпляра документа со всеми необходимыми  для  данного
документа визами и приложениями;
     списка рассылки документа;
     подписи руководителя;
     ссылки на номер и дату документа, на который  дается  ответ  (при
наличии).
     Неправильно оформленные документы к  регистрации  и  отправке  не
принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.
     2.3.4.  Исходящая  корреспонденция  сканируется  государственными
гражданскими служащими отдела служебных писем УДО перед ее  отправкой.
Отсканированный документ прикрепляется к  электронной  регистрационной
карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства.
     Исходящая корреспонденция, образованная в  процессе  рассмотрения
обращений   заявителей,   перед  её  отправкой  в  сканированном  виде
прикрепляется  к  электронной  регистрационной  карточке  документа  в
системе    автоматизированного    делопроизводства    государственными
гражданскими  служащими  управления  по работе с обращениями граждан -
общественной приёмной Губернатора края. (Абзац дополнен - Распоряжение
Правительства Красноярского края от 04.05.2016 № 78-уг)
     2.3.5. Визовый экземпляр  исходящего  документа  с  приложениями,
указанными в тексте документа, остается в отделе служебных писем УДО и
помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
     Визовый экземпляр исходящего документа, образованного в  процессе
рассмотрения обращений заявителей, с приложениями, указанными в тексте
документа,  помещается  в  дело  в  соответствии с номенклатурой дел и
хранится  в  управлении по работе с обращениями граждан - общественной
приёмной    Губернатора   края.   (Абзац   дополнен   -   Распоряжение
Правительства Красноярского края от 04.05.2016 № 78-уг)
     2.3.6. Обработка отправляемых документов для  отправки  по  почте
включает:
     сортировку и вложение в конверты;
     указание адресата на конверте, а  также  регистрационных  номеров
отправляемых документов;
     определение и проставление стоимости отправления;
     проставление оттиска отправителя;
     передачу в отделение связи.
     Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в
один конверт.
     2.3.7. Отправка исходящих  документов  осуществляется  до  15.00.
Если документ поступил позднее 15.00, то его  отправка  осуществляется
на следующий рабочий день.
     Исходящие документы,  требующие  срочной  отправки,  доставляются
адресатам  незамедлительно.  Степень  срочности   доставки   документа
определяется руководителем, его подписавшим.
     Срочные документы доставляются адресатам нарочно, передаются  для
отправки  фельдъегерской  службой  или  по  сетям  связи  специального
назначения.
     2.3.8.  Выдача  документов  на  руки  исполнителю  или   адресату
допускается в исключительных случаях - в связи со  срочностью  решения
вопросов, поставленных в документах. Выдача  производится  под  личную
подпись получателя на визовом экземпляре документа.
     2.3.9. (Пункт   утратил   силу   -   Распоряжение   Правительства
Красноярского края от 04.05.2016 № 78-уг)
     2.3.10.  Необходимость  передачи  текстов  исходящих   документов
посредством   электронной   почты,   факсимильной   связи,   а   также
необходимость  и  порядок  досылки  их  бумажного  оригинала  адресату
определяется руководителем, подписавшим документ.
     Средства  факсимильной  связи  предназначаются  для   оперативной
передачи и приема текстов документов и служебных материалов.
     2.3.11. При  передаче  текстов  документов  по  факсу  необходимо
руководствоваться следующими требованиями:
     передача исходящих  документов,  оформленных  на  бланках  писем,
осуществляется после их регистрации в отделе служебных писем УДО;
     запрещается передавать тексты  документов,  содержащих  служебную
информацию,  с   отметкой   о   конфиденциальности   "Для   служебного
пользования".
     Подлинники документов после их передачи  по  факсу  передаются  в
отдел служебных писем УДО, возвращаются исполнителям  либо  досылаются
адресатам. На визовом  экземпляре  отправленного  по  факсу  документа
делается отметка о том, что документ был направлен по факсу.

           2.4. Порядок прохождения внутренней документации

     2.4.1. Внутренней документацией являются  документы,  создаваемые
Губернатором края, в  Правительстве  края,  в  том  числе  в  аппарате
Правительства края, в Администрации Губернатора края,  и  адресованные
руководителям.
     2.4.2.  Регистрация  внутренней  документации  осуществляется   в
порядке, аналогичном регистрации входящих документов в соответствии  с
пунктами 2.2.3-2.2.5 Инструкции.
     Регистрация правовых актов Губернатора края, Правительства края и
Администрации Губернатора края осуществляется в порядке, установленном
подразделом 4.3 Инструкции.
     2.4.3.  Прохождение  внутренней   документации   на   этапах   ее
подготовки   и   оформления   должно    соответствовать    прохождению
отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.
     2.4.4.  Передача  внутренней  документации  между  руководителями
осуществляется через отдел служебных писем УДО, о чем делается отметка
в электронной регистрационной карточке.

                   3. Правила оформления документов

                        3.1. Бланки документов

     3.1.1. Документы оформляются на  бланках  установленной  формы  с
угловым и продольным расположением реквизитов.
     Бланки изготавливаются на стандартных листах  бумаги  формата  А4
(210 х 297 мм).
     3.1.2. При подготовке документов Губернатора края,  Правительства
края,  в  том  числе  аппарата   Правительства   края,   Администрации
Губернатора края используются:
     бланк указа Губернатора края (приложение N 5 к Инструкции);
     бланк   распоряжения   Губернатора   края   (приложение   N 6   к
Инструкции);
     бланк  постановления  Правительства  края   (приложение   N 7   к
Инструкции);
     бланк  распоряжения  Правительства   края   (приложение   N 8   к
Инструкции);
     бланк распоряжения Администрации Губернатора края (приложение N 9
к Инструкции);
     бланк письма Губернатора края (приложение N 10 к Инструкции);
     бланк письма Правительства края (приложение N 11 к Инструкции);
     бланк письма заместителя  Губернатора  края  (приложение  N 12  к
Инструкции);
     бланк  письма   полномочного   представителя   Губернатора   края
(приложение N 13 к Инструкции);
     бланк письма Администрации Губернатора края  (приложение  N 14  к
Инструкции);
     бланк письма  аппарата  Правительства  края  (приложение  N 15  к
Инструкции).
     3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.
     3.1.4. Бланки писем с воспроизведением герба края подлежат учету.
     Бланки,   используемые   при   подготовке   документов,    должны
применяться строго по назначению.  Передача  бланков  другим  органам,
учреждениям, организациям и лицам запрещается.
     Для учета бланков писем с  изображением  герба  края  на  лицевой
стороне бланка в верхнем левом углу проставляются  учетные  порядковые
номера.
     Запись о получении бланков писем производится  в  журналах  учета
выдачи бланков писем.
     Получателями бланков писем являются  государственные  гражданские
служащие аппарата Правительства края, Администрации Губернатора  края,
а также государственные гражданские  служащие  органов  исполнительной
власти  края,  непосредственно  ответственные  за  делопроизводство  в
соответствующем органе исполнительной власти края.
     Получатели бланков писем должны хранить их в  надежно  запираемых
сейфах (шкафах).
     Использование бланков писем отражается в отчете. Форма отчета  об
использовании бланков писем приведена в приложении N 16 к Инструкции.
     Уничтожение испорченных бланков писем осуществляется на основании
представляемых получателями бланков писем отчетов по акту.

            3.2. Общие требования по оформлению документов

     3.2.1. Общие требования по оформлению  документов  применяются  в
случае, если иное не установлено положениями Инструкции.
     3.2.2. Документы печатаются:
     с применением  формата  MS  Word  2003/2007/2010  либо  в  других
форматах,  совместимых с данным,  с использованием  шрифта  Times  New
Roman  размером  14  пт<1>  -  для  оформления  текста и с применением
формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах,  совместимых с
данным, размером 12-14 пт - для оформления таблиц;
     с использованием 1-2 межстрочных интервалов<2> (12-14 пт).
     Реквизиты документа отделяются друг от друга 1-3 интервалами<3>.

______________________________
     <1>Пт - единица измерения (1/72) дюйма,  используемая в текстовом
редакторе MS Word для определения величины интервала.
     <2>Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали  между
строками текста в абзаце.
     <3>Интервал - пустая строка,  12-14 пт, 1-2 межстрочных интервала
в  зависимости  от  параметров  шрифта,  используемого  при оформлении
документа.

     Реквизиты документа, состоящие из  нескольких  строк,  печатаются
через один межстрочный интервал.
     В  отдельных  случаях  размер  шрифта,  интервалы  и  межстрочные
интервалы могут быть изменены.
     Отдельные  внутренние  документы  могут  быть  написаны  от  руки
(заявление, объяснительная записка).
     3.2.3. Каждый напечатанный лист  документа,  оформленный  как  на
бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см;
правое - 1-1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.
     3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более  страницах
вторая и последующие страницы должны  быть  пронумерованы.  Порядковый
номер на первой странице не проставляется.
     Порядковые номера страниц проставляются по центру  верхнего  поля
страницы арабскими  цифрами  без  слов  "страница",  "стр."  и  знаков
препинания.
     Листы   приложений   к   документу   нумеруются   самостоятельно,
порядковые номера страниц проставляются начиная со второго листа.

                   3.3. Оформление реквизитов документов

     3.3.1. В целях единообразного  оформления  реквизитов  документов
устанавливаются требования  к  составлению  и  расположению  отдельных
реквизитов документов:
     герб края;
     наименование   высшего   должностного   лица   края   "Губернатор
Красноярского края", иного должностного лица "Заместитель  Губернатора
Красноярского   края",    "Полномочный    представитель    Губернатора
Красноярского  края",  высшего  органа  исполнительной   власти   края
"Правительство Красноярского  края",  включая  "Аппарат  Правительства
Красноярского  края",  государственного  органа  края   "Администрация
Губернатора Красноярского края";
     должность лица, подписавшего документ;
     вид документа;
     место составления (издания) документа;
     справочные данные;
     адресат;
     дата документа;
     регистрационный номер документа;
     наименование документа;
     ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
     текст документа;
     отметка о наличии приложений;
     подпись должностного лица;
     гриф утверждения;
     виза;
     оттиск печати;
     отметка о заверении копии;
     отметка об исполнителе;
     указание по исполнению документа;
     отметка о контроле документа;
     отметка об исполнении документа;
     отметка о конфиденциальности;
     отметка "Срочно".
     3.3.1.1. Герб края
     Изображение герба края помещают на бланках правовых актов и писем
Губернатора  края,  Правительства   края,   в   том   числе   аппарата
Правительства края, Администрации Губернатора края.
     3.3.1.2. Наименование высшего должностного лица края  "Губернатор
Красноярского края", иного должностного лица "Заместитель  Губернатора
Красноярского   края",    "Полномочный    представитель    Губернатора
Красноярского  края",  высшего  органа  исполнительной   власти   края
"Правительство Красноярского  края",  включая  "Аппарат  Правительства
Красноярского  края",  государственного  органа  края   "Администрация
Губернатора Красноярского края"
     Наименование   высшего   должностного   лица   края   "Губернатор
Красноярского края", иного должностного лица "Заместитель  Губернатора
Красноярского   края",    "Полномочный    представитель    Губернатора
Красноярского  края",  высшего  органа  исполнительной   власти   края
"Правительство Красноярского  края",  включая  "Аппарат  Правительства
Красноярского  края",  государственного  органа  края   "Администрация
Губернатора Красноярского края"  -  автора  документа,  помещаемое  на
бланках    документов,    должно    соответствовать     наименованиям,
установленным в нормативных правовых актах края.
     3.3.1.3. Наименование должности лица, подписавшего документ
     Наименование  должности  лица  указывается   на   бланках   писем
должностных  лиц  (бланк  письма  Губернатора   края,   бланк   письма
заместителя Губернатора края, бланк письма полномочного  представителя
Губернатора края).
     3.3.1.4. Вид документа
     Наименование  вида  издаваемого  документа  включается  в   бланк
соответствующего вида документа, а при отсутствии бланка - указывается
исполнителем при подготовке документа.
     Наименование вида документа не указывается в письмах.
     3.3.1.5. Место составления (издания) документа
     Место составления или издания документа (например, г. Красноярск)
указывается на  всех  видах  документов,  за  исключением  документов,
оформленных на бланках писем.
     3.3.1.6. Справочные данные
     Справочные данные указываются на бланках писем и включают в себя:
почтовый адрес, номера телефона и факса, официальный адрес электронной
почты, адрес в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
     Почтовый адрес  Губернатора  края,  Правительства  края,  включая
аппарат  Правительства  края,  а также Администрации Губернатора края:
Мира  пр.,  д.  110,  г.  Красноярск, 660009, адрес электронной почты:
[email protected],  адрес  официального  сайта  -  www. krskstate.ru
(официальный  сайт  края - единый краевой портал "Красноярский край").
(Абзац   дополнен  -  Распоряжение  Правительства  Красноярского  края
от 04.05.2016 № 78-уг)
     3.3.1.7. Адресат
     Документы адресуют в органы, учреждения, организации, должностным
лицам, физическим лицам.
     Реквизит "адресат" печатается в правом  верхнем  углу  текстового
поля страницы. Все  составные  части  реквизита  размещаются  флаговым
способом. Длина строки не должна превышать  8-9  см  и  ограничивается
правой  границей  текстового  поля  документа.  Все  составные   части
реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.
     Реквизит "адресат" меняется в  зависимости  от  адресата  и  вида
составляемого  документа  и  может  состоять  из  следующих  составных
частей:
     наименования  органа,  учреждения,  организации  (в  именительном
падеже, без сокращений), например:
                               
                                              Администрация Президента  
                                              Российской Федерации

     наименования структурного подразделения (в именительном  падеже),
например:
                                       
                                      Федеральная налоговая служба
                                       
                                      Управление имущественных налогов  
                                       

     указания должности получателя (в дательном падеже);
     инициалов имени  и  отчества  и  фамилии  (в  дательном  падеже),
например:
                           
                                                  Министру юстиции
                                                  Российской Федерации  
                           
                                                  И.О. Фамилия

     почтового адреса.
     При направлении письма  постоянным  адресатам  почтовый  адрес  в
реквизите не указывается.
     Постоянными адресатами являются:
     федеральные органы государственной власти;
     территориальные органы федеральных органов исполнительной власти,
расположенные на территории края;
     органы государственной власти края и иные государственные  органы
края;
     органы местного самоуправления.
     В  реквизите  "адресат"   допускается   использовать   официально
принятые  сокращенные  наименования  органов  государственной  власти,
органов    местного    самоуправления    муниципальных    образований,
организаций.
     Почтовый  адрес  в  составе  реквизита  "адресат"  указывается  в
последовательности, установленной Правительством Российской  Федерации
в Правилах оказания услуг почтовой связи:
     для юридического лица -  полное  или  краткое  наименование,  для
физического лица - фамилия, имя, отчество;
     название улицы, номер дома, номер квартиры;
     название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);
     название района;
     название республики, края, области, автономного округа (области);
     название страны (для международных почтовых отправлений);
     почтовый индекс.
     При адресовании документа  должностному  лицу  инициалы  ставятся
перед фамилией, при адресовании  физическому  лицу  -  после  фамилии,
например:
                                      
                                       Петрову Г.К.
                                       Коммунальная ул., д. 00, кв. 00  
                                       г. Красноярск
                                       Красноярский край
                                       660000

     При печатании нескольких адресов они отделяются друг от  друга  1
интервалом.
     Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.
     Письмо  не  должно  содержать  больше  четырех  адресатов.  Слово
"Копия(и)" не указывается.
     Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю.
     3.3.1.8. Датой документа является:
     дата подписания (правовой акт, письмо и другое);
     дата события,  зафиксированного  в  документе  (протокол,  акт  и
другое);
     дата утверждения (план, отчет и другое).
     На документах,  оформленных  на  бланках,  дата  проставляется  в
соответствии с расположением этого реквизита.
     На документах, оформленных без  бланка,  дата  проставляется  под
реквизитом "место составления (издания) документа". В этом случае дата
печатается  от  левой  границы  текстового  поля   и   отделяется   от
предыдущего реквизита 2-3 интервалами.
     Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-
цифровым способом.
     При    цифровом    способе    дату    документа    оформляют    в
последовательности:
     день месяца - двумя арабскими цифрами  с  заменой  в  необходимых
случаях отсутствующей цифры нулем;
     месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в  необходимых  случаях
отсутствующей цифры нулем;
     год - четырьмя арабскими цифрами.
     День  месяца,  месяц  и  год  разделяются  между  собой  точками,
например: 11.11.2011.
     При  словесно-цифровом  способе  дату   документа   оформляют   в
последовательности:
     день месяца - двумя арабскими цифрами  с  заменой  в  необходимых
случаях отсутствующей цифры нулем;
     месяц - словом;
     год - четырьмя арабскими цифрами  с  добавлением  слова  "год"  в
соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с
сокращением до первой буквы.
     Слово  "год"  либо  сокращенное  его  написание  и   цифры   года
разделяются пробелом, например: 11 ноября  2011  года  или  11  ноября
2011 г.
     Документы,   которые   подписываются   Губернатором    края,    в
Правительстве  края,  в  том  числе   аппарате   Правительства   края,
Администрации  Губернатора  края   совместно   с   другими   органами,
учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату,  которая
соответствует наиболее поздней дате подписания.
     В целях единообразного оформления даты в тексте одного  документа
используется только цифровой  способ  написания  даты  либо  словесно-
цифровой.

     3.3.1.9. Регистрационный номер документа
     Регистрационный номер  на  документах,  оформленных  на  бланках,
проставляется  в  соответствии  с   расположением   этого   реквизита.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания.
     При подготовке ответных  писем  необходимо  указывать  ссылку  на
исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий  номер
и дату  документа  адресанта  входит  в  состав  реквизитов  бланка  и
размещается под датой и регистрационным номером  документа  в  составе
реквизитов бланка в установленном месте.
     На документах, оформленных на листах  бумаги  без  бланка,  номер
проставляется под датой.
     Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется  от
даты 1 интервалом, соответствующим  интервалу,  который  использовался
при печатании текста документа.
     При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер
документа знак номера "N " и цифры номера разделяется пробелом.
     3.3.1.10. Наименование документа
     Наименование документа - краткое содержание (заголовок к  тексту)
документа - составляется ко всем документам, за исключением:
     документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк);
     телеграмм;
     распоряжений Правительства края и Администрации Губернатора края.
     Наименование документа  должно  быть  кратким,  точно  передавать
содержание документа и должно  согласовываться  с  наименованием  вида
документа.
     Например:
     Постановление  (о  чем-)   "О создании   комиссии   по   вопросам
градостроительной деятельности Правительства Красноярского края".
     Письмо (о чем-) "О представлении информации".
     Наименование документа оформляется  в  границах,  отведенных  для
размещения данного реквизита, может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков
в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым  способом.
Первое слово в заголовке пишется с  прописной  буквы.  Точка  в  конце
заголовка не ставится.
     3.3.1.11. Ссылка на исходящий номер и дату документа
     Ссылка  на  исходящий  регистрационный  номер  и  дату  документа
включается   в   состав   реквизитов   бланка   письма.   Ссылка    на
регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем  при
подготовке письма-ответа.
     3.3.1.12. Текст документа
     Документы составляются на русском языке как государственном языке
Российской Федерации. Текст документа излагается русским  литературным
языком  с  учетом  особенностей  официально-делового  стиля   и   вида
документа.
     Текст документа несет основное смысловое содержание  документа  -
управленческое действие, решение и так далее. В связи с этим он должен
быть  ясным,  по  возможности  кратким,  обоснованным,  обеспечивающим
точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
     Текст документа печатается в установленных границах полей через 1
межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2-3 интервалами.
     Текст документа может быть представлен в форме  связного  текста,
анкетной  формы,  таблицы,   графика,   карты,   схемы,   графического
изображения или сочетания этих форм.
     Сплошной  связный  текст  документа  содержит   грамматически   и
логически согласованную информацию об управленческих действиях.  Такой
текст, как правило, состоит из двух частей.
     В  первой,  констатирующей,  части  указываются  факты,  события,
причины, основания, цели составления  документа.  В  этой  части,  при
необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми  актами
или другими документами по данному вопросу.
     Во  второй  части  излагаются  решения,   распоряжения,   выводы,
просьбы, предложения, рекомендации.
     Текст  документа  может  быть  поделен  на  структурные  единицы,
например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных
структурных единиц определяется исходя из вида,  объема  и  содержания
документа.
     Каждый абзац текста начинается с  абзацного  отступа,  расстояние
которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков)  от  левой  границы
текстового поля.
     В случаях когда абзацы  следуют  в  тексте  после  двоеточия,  их
начало оформляется без тире и иных символов, их отделяют друг от друга
с помощью точки с запятой.
     При  необходимости  применения  в  тексте  документа  сноски   ее
располагают в конце страницы.  При  этом  сноску  отделяют  от  текста
короткой  сплошной  тонкой  горизонтальной  линией  с  левой   стороны
текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В  конце
сноски ставят точку.
     Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственного  после
того слова или числа, к  которому  дается  пояснение,  а  также  перед
поясняющим  текстом.  На  одной  странице,  как  правило,  не   должно
размещаться более трех сносок.
     В  текстах  документов  должны  употребляться  только  официально
принятые сокращения, обозначения и термины.
     В  служебных  (деловых)  письмах  используются  фразы  этикетного
характера "Уважаемый...!" в начале письма над текстом и "С  уважением"
в заключительной части, перед  подписью.  Этикетные  фразы  печатаются
исполнителем при подготовке проекта письма.
     Обращение к адресату центрируется  относительно  левой  и  правой
границ текстового поля.
     Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа,
отделяется запятой от последующего  указания  наименования  должности;
после запятой наименование должности указывается  со  строчной  буквы.
Возможно написание заключительной формулы вежливости руководителем  от
руки.
     Анкетная форма представляет  собой  текст  документа,  в  котором