|
Расширенный поиск
Постановление Губернатора Новосибирской области от 01.11.2010 № 345
Документ имеет не последнюю редакцию.
Акт подписывают председатель и члены комиссии. При подписании должности не указываются. С актами обследований и ревизий должны быть ознакомлены должностные лица, деятельность которых отражена в актах. Некоторые акты утверждаются руководителем. Образец оформления акта приведен в приложении N 6 к Инструкции. 132. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность содержит следующие реквизиты: герб Новосибирской области; наименование органа, издавшего документ (наименование организации); должность лица, подписавшего доверенность (при оформлении на должностном бланке); вид документа; дата документа; место составления (издания) документа (г. Новосибирск); регистрационный номер документа; текст документа; подпись должностного лица; виза; оттиск печати. Доверенность оформляется на общем бланке формата А4. Текст доверенности обычно содержит: наименование доверителя, представителя (наименование организации, структурного подразделения, исполнительного органа, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные); содержание и объем полномочий; срок действия доверенности; иные сведения, предусмотренные действующим законодательством. Доверенности составляются в двух экземплярах. На копии доверенности оформляется реквизит виза. Проект доверенности визируется в государственно-правовом департаменте администрации. Подпись должностного лица заверяется печатью. В канцелярии администрации регистрируются следующие подписанные доверенности: 1) от имени Губернатора Новосибирской области; 2) от имени Правительства Новосибирской области; 3) от имени администрации. Экземпляр доверенности с визами остается в канцелярии администрации. Другой экземпляр передается доверителю. Образец оформления доверенности приведен в приложении N 7 к Инструкции. 133. Договор - соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений. Договоры (соглашения) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Договор (соглашение) содержит следующие реквизиты: вид документа; наименование документа (заголовок к тексту); дата документа; регистрационный номер документа; текст документа; юридические адреса сторон, между которыми заключаются соглашения; подписи должностных лиц каждой из сторон; оттиски печатей каждой из сторон; виза. Реквизит вид документа - ДОГОВОР (СОГЛАШЕНИЕ) - печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру. Ниже через два межстрочных интервала по центру оформляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "о чем?". Текст договора состоит из преамбулы и статей (разделов). В преамбуле даются ссылки на документы (Устав Новосибирской области, доверенность Губернатора Новосибирской области, правовой акт Губернатора Новосибирской области или Правительства Новосибирской области), наделяющие должностное лицо полномочиями заключать договор. Статьи (разделы) нумеруются арабскими цифрами и имеют самостоятельные заголовки. Текст заканчивается почтовыми реквизитами (паспортными данными) субъектов, заключающих договор. Реквизит подпись должностного лица оформляется на одном уровне. Подлинность подписей заверяется оттиском печати. Проект договора (соглашения), подготовленный областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области, визируется их юридическими службами, руководителем областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, заместителем Губернатора Новосибирской области или заместителем Председателя Правительства Новосибирской области, курирующим указанное в договоре направление работы, а также руководителями предприятий и организаций, являющихся сторонами договора. Проекты договоров (соглашений), составленные для подписания и направленные сопроводительным письмом из сторонних организаций, регистрируются в канцелярии администрации и направляются на согласование заместителю Губернатора Новосибирской области или заместителю Председателя Правительства Новосибирской области, курирующему данное направление работы. Все договоры (соглашения), связанные с финансовыми обязательствами Новосибирской области, должны быть завизированы министром финансов и налоговой политики Новосибирской области. Если проект договора (соглашения) предусматривает его подписание не Губернатором Новосибирской области, а уполномоченным лицом, то к проекту договора (соглашения) прилагается копия документа (доверенность или правовой акт), наделяющего должностное лицо полномочиями заключать такой договор (соглашение). Срок согласования у каждого согласовывающего лица не должен превышать трех дней. Все договоры (соглашения) от имени Губернатора Новосибирской области или Правительства Новосибирской области, руководителя администрации после визирования должностными лицами передаются в государственно-правовой департамент администрации для правовой экспертизы. Проекты договоров (соглашений), завизированные руководителем или заместителем руководителя государственно-правового департамента администрации, передаются в канцелярию администрации для передачи на подписание Губернатором Новосибирской области или временно исполняющим обязанности. Подписанные договоры (соглашения) передаются в канцелярию администрации. Подпись заверяется печатью. Договор (соглашение), заключаемый Губернатором Новосибирской области, Правительством Новосибирской области или руководителем администрации, подписанный всеми субъектами, указанными в договоре (соглашении), регистрируется в канцелярии администрации в СЭДД. Количество экземпляров договора (соглашения) определяется количеством сторон, заключивших договор (соглашение). Один экземпляр подлинника зарегистрированного договора (соглашения) с визами согласования остается в канцелярии администрации, остальные направляются другим сторонам соглашения. Канцелярией администрации для исполнителей, в случае необходимости, изготавливается копия договора (соглашения), которая заверяется реквизитом отметка о заверении копии. Договор (соглашение), подписанный в одностороннем порядке Губернатором Новосибирской области, уполномоченным лицом, руководителем администрации, направляется другим субъектам договора (соглашения) сопроводительным письмом для подписания и регистрации. После подписания передается в канцелярию администрации для регистрации. Порядок подготовки дополнительных договоров (соглашений) проводится в соответствии с установленным для договоров (соглашений) порядком. Для проведения согласования проекта дополнительного договора (соглашения) к нему прилагается копия заключенного договора (соглашения). При регистрации дополнительного договора (соглашения) ему присваивается регистрационный номер основного договора (соглашения) и номер дополнительного договора (соглашения), например: 50-1; 50-2. Договоры (соглашения) формируются в одно дело и передаются на постоянное хранение после истечения сроков дополнительных договоров (соглашений). 134. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключение оформляется на общем бланке или стандартных листах бумаги и имеет следующие реквизиты: герб Новосибирской области (при оформлении на бланке с наименованием органа, издавшего документ); наименование органа, издавшего документ (наименование организации); вид документа; наименование документа (заголовок к тексту); текст документа; подпись должностного лица; дата документа; регистрационный номер документа; отметка об исполнителе. Наименование органа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Наименование вида документа ЗАКЛЮЧЕНИЕ печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Ниже указывается наименование документа или вопроса, на который оно подготовлено. Заголовок выделяется полужирным шрифтом. Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается, например: С проектом ...согласны. или По проекту ... замечаний нет. Заключение может содержать только одну заключительную часть. После подписания заключения регистрируются в подразделениях, их подготовивших. При регистрации заключения проставляется входящий номер зарегистрированного в СЭДД (учтенного в подразделениях) поступившего на экспертизу проекта документа. Образец оформления заключения приведен в приложении N 8 к Инструкции. 135. Записки - документы справочно-информационного характера, которые используются для информационного обмена между должностными лицами, органами государственной власти Новосибирской области и структурными подразделениями администрации. Различают следующие виды записок: 1) докладная записка; 2) служебная записка; 3) пояснительная (аналитическая) записка; 4) объяснительная записка. Докладная записка - документ, адресованный руководителю высшего ранга по отношению к составителю записки. Докладная записка информирует адресата о сложившейся ситуации, явлении, факте и служит основанием для принятия им решений. Служебная записка - документ, предназначенный для письменного сообщения между собой лиц, находящихся на одном должностном уровне (руководители структурных подразделений, начальники отделов), и содержащий предложения, оценку каких-либо управленческих действий или информацию о них, фиксирующий факт передачи материальных ценностей. Пояснительная (аналитическая) записка - записка, поясняющая содержание отдельных положений документа (проекта закона области, правового акта, программы, плана, отчета). Объяснительная записка - записка, объясняющая причины какого-либо факта, поступка, невыполнения должностных обязанностей. Записки оформляются на общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4. Оформление записки зависит от ее адресата. Записка имеет следующие реквизиты: наименование организации (структурного подразделения администрации) - автора документа; вид документа; дата документа; регистрационный номер документа; адресат; наименование документа (заголовок к тексту); текст документа; отметка о наличии приложений (при наличии); виза; подпись должностного лица; отметка об исполнителе. Текст записки состоит из двух частей: в первой, констатирующей, излагаются причины, факты, события, описывается ситуация; во второй - излагаются выводы, предложения, просьбы. Образцы оформления записок приведены в приложении N 9 к Инструкции. 136. Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление поручений, предметов, лиц, объектов, работ, мероприятий. Перечень оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты: вид документа; наименование документа (заголовок к тексту); текст документа; подпись должностного лица; гриф утверждения; виза; отметка об исполнителе. Реквизит вид документа располагается по центру, ниже оформляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту). Реквизиты выделяются полужирным шрифтом. В тексте формулируются поручения, сроки их исполнения и ответственные исполнители. Перечни поручений (далее - перечень) подписываются должностными лицами, составляющими их. Отдельные перечни могут утверждаться Губернатором Новосибирской области. Подписанные (утвержденные) перечни сопроводительным письмом руководителя государственно-правового департамента или его заместителя направляются исполнителям по СЭДД. Образец оформления перечня приведен в приложении N 10 к Инструкции. 137. Протокол заседания (совещания) - документ, фиксирующий ход рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний. Протокол составляется на основе записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Используются следующие формы протоколов: 1) полный; 2) краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений докладчиков и участников. Протокол печатается на бланке протокола, общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4. Полный протокол имеет следующие реквизиты: наименование органа, издавшего документ (наименование организации); вид документа; вид заседания; дата документа; регистрационный номер документа; место проведения совещания; текст документа; подпись должностного лица; гриф утверждения (при необходимости). Краткий протокол содержит обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков, выступающих, принятые решения. Краткая форма протокола используется при наличии материалов заседания (совещания), когда прилагаются тексты докладов и выступлений, а также для протоколирования оперативных совещаний. Требования к отдельным видам протоколов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Новосибирской области. При оформлении протокола реквизиты располагаются следующим образом: наименование органа - печатается от границы верхнего поля и выравнивается по центру; вид документа - слово ПРОТОКОЛ печатается через два межстрочных интервала, ниже предыдущего реквизита прописными буквами и выравнивается по центру; через один межстрочный интервал ниже строчными буквами печатается вид заседания (правительства, конференции, собрания, совещания) и наименование коллегиального органа в родительном падеже. Слова выравниваются по центру и выделяются полужирным шрифтом; место проведения совещания - указывается, где или у кого проходило совещание. Реквизит печатается после реквизита вид заседания и выравнивается по центру (г. Новосибирск; г. Бердск; и др.); дата протокола. Дата оформляется цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания; номер протокола. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания Правительства Новосибирской области, протоколы заседания Президиума Правительства Новосибирской области, протоколы координационного или совещательного органа, экспертного совета, оперативного совещания и др. Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может дополняться буквенными индексами. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части полного протокола оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали; повестка дня; докладчики по каждому пункту повестки дня. В вводной части краткого протокола оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали. Слова Председатель, Секретарь, Присутствовали оформляются от левой границы текстового поля полужирным шрифтом, печатаются с прописной буквы. После слов Председатель, Секретарь ставится тире, после слова Присутствовали - двоеточие. Реквизит секретарь не оформляется, если заседание не предусматривает такой должности. В этом случае ведение протокола производится службой делопроизводства или лицом, ответственным за ведение протокола. Реквизит присутствовали состоит из списка членов коллегиального органа, участвовавших в заседании, и списка приглашенных. Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, например: Присутствовали: список прилагается. Фамилии и инициалы членов присутствующих перечисляются в алфавитном порядке через запятую (Анисимов В.А., Никонов В.А., Пыхтин С.И.). В списке приглашенных фамилии перечисляются в алфавитном порядке и указываются наименования должностей. Наименования должностей можно указывать обобщенно (члены Правительства, министры, руководители органов исполнительной власти), например: Руководители областных - Дядченко Л.Н., Кошелев А.В., Яров В.В. исполнительных органов государственной власти Новосибирской области главы муниципальных - Баев А.В., Воробьев А.Н., Терепа А.Г., образований Новосибирской Шубников В.Н., Функ В.А. области Если приглашенные участвовали в обсуждении только одного вопроса, то составляются списки по каждому вопросу. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ пишутся прописными буквами и выравниваются по центру. Вопросы в повестке дня оформляются от границы левого поля, нумеруются арабскими цифрами и формулируются в предложном падеже с предлогами О... или Об.... Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом Разное. Реквизит повестка дня можно не указывать, если в основной части протокола указывается наименование обсуждаемого вопроса, которое оформляется по центру полужирным шрифтом. Вводная часть протокола отделяется от основной части сплошной чертой. Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал. В протоколах тексты выступлений излагаются от третьего лица единственного числа. Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ пишутся прописными буквами, каждое - от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер вопроса повестки дня, а также может указываться наименование обсуждаемого вопроса. В разделе СЛУШАЛИ приводятся фамилии, инициалы и должности докладчиков, если наименование должности не указано в повестке дня. Затем дается содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада прилагается к протоколу, то делается ссылка об этом. В разделе ВЫСТУПИЛИ приводятся фамилии и инициалы выступающих. Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере поступления, но вместо слов вопрос, ответ указываются фамилии и инициалы. В разделе РЕШИЛИ излагаются принятые решения по данному вопросу повестки дня, которые оформляются как постановляющая (распорядительная) часть правовых актов. При необходимости приводятся итоги голосования: За - ___, против - ___, воздержалось - ___. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения. Реквизит подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем, при его отсутствии только председателем. Основная часть краткого протокола включает номера вопросов в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога О, Об. Ниже оформляются реквизиты: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ аналогично оформлению в полном протоколе. Образец оформления протоколов приведен в приложении N 11 к Инструкции. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, подписанным ответственным исполнителем. Принятые решения до заинтересованных лиц обычно доводятся в виде выписок из протокола или решений. Выписка из протокола - это точная копия части протокола. При оформлении выписки из протокола используются следующие реквизиты: наименование органа, издавшего документ (наименование организации); вид документа; вид заседания; дата документа; регистрационный номер документа; место проведения совещания; текст документа; подпись должностного лица; отметка о заверении копии; оттиск печати. Дата, регистрационный номер документа, заголовок переносятся из протокола. Из текста протокола воспроизводится вводная часть, далее указывается пункт, из которого делается выписка. Нумерация пунктов не меняется (если пункт был вторым, то он останется вторым и в выписке). Из основной части полностью переносится текст необходимого пункта. Реквизит подпись оформляется без указания личных подписей. Для придания юридической силы выписке оформляется реквизит отметка о заверении копии. При направлении выписки в сторонние организации подпись заверяется оттиском печати. Образец оформления выписки из протокола приведен в приложении N 12 к Инструкции. 138. Решение координационного или совещательного органа оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: наименование координационного, совещательного органа; вид документа; вид заседания; дата документа; регистрационный номер документа; место проведения совещания; текст документа; подпись; оттиск печати. Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса, которые проставляются через дробь. 139. Справка - документ информационно-справочного характера, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки бывают двух видов: 1) для представления руководству (внутренние) с информацией о фактах и событиях служебного характера; 2) для представления в другую организацию (внешние), удостоверяющие какой-либо юридический факт: о подтверждении занимаемой должности, заработной плате и т.п. Справки оформляются на бланке справки или на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: герб Новосибирской области - для внешних справок; наименование организации (структурного подразделения администрации) - для внешних справок; вид документа; дата документа; место составления (издания) документа (г. Новосибирск) - для внешних справок; регистрационный номер документа - для внешних справок; адресат; наименование документа (заголовок к тексту); текст документа; приложение (при наличии); подпись должностного лица (или составителя); оттиск печати (для внешних справок); отметка об исполнителе. Внутренняя справка оформляется на стандартном листе бумаги, на месте наименования организации может быть указано структурное подразделение администрации. Справка подписывается составителем, проставляется дата, которая указывается ниже подписи цифровым способом. Например: 23.04.2010. В тексте внутренней справки могут быть приведены статистические данные, сравнительные аналитические материалы, таблицы, приложения. Внешняя справка оформляется на общем бланке или на бланке справки. Текст справки, подтверждающей юридический факт, начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте справки не должно быть архаических оборотов -"настоящая справка", "действительно работает". В конце справки может быть указано название учреждения, куда она представляется. В таком случае не оформляется реквизит адресат. Внешняя справка подписывается руководителем. Справка, направляемая Губернатору Новосибирской области, в сторонние организации, подписывается руководителем областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, структурного подразделения администрации, направляющего справку. Внешняя справка регистрируется в установленном порядке, проставляется дата. Образец оформления справок приведен в приложении N 13 к Инструкции. 140. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по каналам телеграфной сети общего пользования. Подготовка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации 10.04 2005 N 222. Виды телеграмм: внутренние телеграммы и международные телеграммы. Внутренние телеграммы по приоритетности обработки разделены на категории: "вне категории", "внеочередная", "Президент Российской Федерации", "высшая правительственная", "правительственная", "срочная", "обыкновенная". Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу доставки, разделяются на следующие виды: "с уведомлением о вручении телеграфом", "с уведомлением о вручении телеграфом "срочное", "с доставкой в срок, указанный отправителем", "на художественном бланке (ЛЮКС)", "на художественном музыкальном бланке", "схемная". Телеграмма печатается на бумаге формата А4 или на общем бланке и имеет следующие реквизиты: отметка о категории телеграммы; отметка о виде (видах) телеграммы; адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов); текст; регистрационный номер; дата документа; подпись должностного лица. Дополнительными реквизитами считаются: наименование организации; справочные данные об органе, издавшем документ (почтовый адрес); виза; оттиск печати. Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14. Основные реквизиты в телеграмме печатаются прописными буквами. В состав адресата входит полный или условный телеграфный адрес и наименование организации. Адрес телеграммы должен содержать все сведения, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. В адрес может быть включен номер телефона адресата. В телеграммах в реквизите адресат перед номерами домов, строений, квартир указываются соответствующие слова полностью или сокращенно: "дом" -"д", "строение" -"стр", "квартира" -"кв". Слова: "край", "область", "район", "село", "деревня" можно писать полностью или сокращенно -"кр.", "обл.", "рн.", "с.", "дер.". В тех случаях, когда это не приведет к неточности адреса, допускается не указывать эти слова. Например: МОСКВА 102 ул. КОРОЛЕНКО, д. 12 КОРПОРАЦИЯ "ЮНИКС" Условный адрес: САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 "ВОСХОД" КУЛИКОВУ Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого значения или населенном пункте, то в адресе необходимо указывать наименование соответствующего района, области или края. Наименование организации и улицы печатается в именительном падеже, а наименование края, области, района - в родительном, например: с. КАЗАНКА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ БАГАНСКОГО РАЙОНА ул. ПЕТРОВСКАЯ, д.81 ГЛАВЕ КРЕСТЬЯНСКОГО ХОЗЯЙСТВА С.М. ВАСИЛЬЕВУ Телеграмма может быть адресована в несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен представить столько экземпляров телеграмм, сколько адресов в телеграмме указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить. Допускается прием телеграммы с одним и тем же текстом по списку адресов, но не более 20. Список адресов должен быть представлен в канцелярию вместе с телеграммой. ГЛАВАМ РАЙОНОВ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия (имя, отчество и фамилия или инициалы и фамилия) получателя печатаются в дательном падеже и отделяются от телеграфного адреса двумя межстрочными интервалами, например: МОСКВА 324 КРАНОПРЕСНЕНСКАЯ НАБЕРЕЖНАЯ, д. 2 ПРЕДСЕДАТЕЛЮ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В.В.ПУТИНУ При отправке телеграммы за границу необходимо указывать страну, например: УКРАИНА КИЕВ-18 Подаваемая телеграмма должна быть напечатана четко и разборчиво, не иметь подчисток и исправлений. Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Текст от адресата отделяются двумя межстрочными интервалами. Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера и даты документа, на который дается ответ, например: Т/264 от 25 марта 2010. Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, без сокращений слов. Цифры в телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо полностью. Знаки препинания "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" могут быть написаны полными словами либо сокращенно ("тчк", "зпт", "квч", "скб"), либо соответствующими символьными знаками. "Вопросительный знак", "тире (минус)", "плюс" могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками. Знаки "номер", "двоеточие", "восклицательный знак" могут быть написаны полными словами или сокращенно ("нр", "двтч", вскл"). Другие знаки могут быть написаны только полными словами. Все знаки, написанные полным или сокращенным способом, должны быть написаны с интервалом предшествующими и последующими словами и цифрами. Текст телеграммы заканчивается точкой - тчк. Подпись отделяется от текста двумя межстрочными интервалами. Основные реквизиты телеграммы отделяются от дополнительных реквизитов сплошной чертой. Дополнительные реквизиты не входят в состав оплачиваемых слов телеграммы. Наименование и адрес отправителя (Правительство Новосибирской области), подпись и ее расшифровка проставляются в нижней части телеграммы под чертой и печатаются строчными буквами от левого поля. Международная телеграмма составляется на любом языке, разрешенном страной назначения, латинскими буквами. Фамилия, имя и адресные данные отправителя (дополнительные реквизиты), указанные после содержания телеграммы, могут быть написаны буквами русского или латинского алфавита. Телеграмма составляется в одном экземпляре, визируется руководителем подразделения администрации либо областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, в котором она была составлена, руководителем администрации и передается в канцелярию для подписания Губернатором области. Подписанная телеграмма регистрируется в канцелярии. Регистрационный номер телеграммы и дата ставятся после текста. Поздравительные телеграммы не регистрируются. Телеграмма, подписанная должностным лицом, должна быть заверена печатью. Образец оформления телеграммы приведен в приложении N 14 к Инструкции. 141. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты: вид документа; адресат; текст документа; регистрационный номер документа; дата документа; подпись должностного лица; должность, фамилия, номер телефона исполнителя, передавшего телефонограмму; должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму; время передачи (приема) телефонограммы. Телефонограммы записываются в журнал, могут печататься на листах бумаги формата А4 или специальных бланках. В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список на рассылку с указанием номеров телефонов. Принятые телефонограммы передаются руководителю (адресату), после их рассмотрения направляются, при необходимости, исполнителю. Образец оформления телефонограммы приведен в приложении N 15 к Инструкции. 142. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), передаваемого по каналам факсимильной связи. Факсограммами передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа с учетом следующих правил: 1) объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4; 2) текст (схема, графическое изображение) выполняется на белой бумаге четким контрастным шрифтом черного цвета и контрастным изображением на одной стороне листа; 3) не допускается волнистость и деформация листов бумаги. 143. Электронное письмо (сообщение) - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное сообщение состоит из адреса электронной почты, заголовка, содержащего служебную информацию, текста, подписи, регистрационного номера документа и даты документа. К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования: документы готовятся либо с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel либо в формате PDF с использованием шрифта Times New Roman размером 14 и не должны содержать изображение герба Новосибирской области и других графических изображений. XVI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПОСТУПАЮЩИМИ (ВХОДЯЩИМИ) ДОКУМЕНТАМИ 144. Работу с поступающими (входящими) документами для Губернатора Новосибирской области, в Правительство Новосибирской области и администрацию организует канцелярия администрации, которая производит прием, первоначальную обработку, распределение и регистрацию поступающих документов. 145. Доставка документов в администрацию осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная документация в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения. Корреспонденция, поступившая почтовой связью, канцелярия администрации получает в почтовом отделении связи. Телеграммы и другие документы канцелярия администрации принимает от доставщиков под подпись в расписках, разносных книгах, на копиях документов с проставлением фамилии специалиста, получившего документ, даты и времени приема. Факсимильные сообщения принимаются в канцелярии администрации и приемной Губернатора Новосибирской области. Электронное письмо поступает на адрес электронной почты администрации - [email protected]. Все документы на имя Губернатора Новосибирской области, в адрес Правительства Новосибирской области, независимо от способа доставки должны быть переданы в канцелярию администрации. 146. В процессе первоначальной обработки поступающих документов канцелярия администрации проверяются правильность доставки и целостность вложения. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Конверты (бандероли) вскрываются, за исключением тех, на которых проставлен гриф лично. При обнаружении значительных повреждений документа, неполного комплекта документов, отсутствия документов или приложений к ним, составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр приобщается к поступившему материалу и вместе с документами возвращается отправителю, второй - остается в канцелярии администрации. Конверты уничтожаются кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес, фамилию отправителя или дату отправки и получения документа, а также, если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте отсутствует гриф лично. Электронные сообщения, подлежащие регистрации, распечатываются на бумажном носителе и регистрируются в установленном порядке. Электронные сообщения, не подлежащие регистрации, пересылаются исполнителям по электронной почте. Первоначальная обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни. Порядок приема корреспонденции в нерабочее время, выходные и праздничные дни устанавливается руководителем администрации. 147. Поступившие документы распределяются на регистрируемые, учитываемые и не подлежащие регистрации. Регистрации подлежат документы, требующие исполнения. К учитываемым документам относятся: факсимильные сообщения; документы, поступившие по заказной почте (передаваемые для рассмотрения в областные исполнительные органы государственной власти области); обращения граждан. Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается руководителем администрации. Для оперативного рассмотрения по существу вопроса документы на имя Губернатора Новосибирской области распределяется на: требующие обязательного рассмотрения Губернатором Новосибирской области; требующие обязательного рассмотрения заместителями Губернатора Новосибирской области или заместителями Председателя Правительства Новосибирской области; направляемые непосредственно в структурные подразделения администрации. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется начальником канцелярии администрации в соответствии с утвержденным Губернатором Новосибирской области распределением полномочий между заместителями Губернатора Новосибирской области и заместителями Председателя Правительства Новосибирской области, а также с учетом вопросов, отнесенных к сфере деятельности структурных подразделений администрации. Губернатору Новосибирской области обязательно направляются следующие документы: федеральные законы, указы, поручения и другие документы, поступающие от Президента Российской Федерации, его помощников и Администрации Президента Российской Федерации; правовые акты Правительства Российской Федерации, другие документы Председателя Правительства Российской Федерации и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации; запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, Председателя Законодательного Собрания Новосибирской области; документы, направленные полномочным представителем Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, руководителями федеральных исполнительных органов государственной власти, территориальных органов федерального органа исполнительной власти в Новосибирской области; протесты, представления и требования прокуратуры; обращения руководителей органов местного самоуправления Новосибирской области; жалобы на действия членов Правительства Новосибирской области, руководителей органов государственной власти Новосибирской области. 148. Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе. Регистрация документов производится в день поступления или в первый рабочий день, при поступлении корреспонденции в нерабочие дни. При регистрации документа оформляется реквизит отметка о поступлении документа в соответствии с п. 37 Инструкции. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, автора и содержания документа. Поступившие документы регистрируются в подсистеме "Входящие документы" СЭДД канцелярией администрации, за исключением документов, которые передаются на регистрацию в общественную приемную Губернатора Новосибирской области (далее - общественная приемная). В общественной приемной регистрируются: письменные обращения граждан; письма депутатов всех уровней по обращениям граждан; письма, направляемые из Аппарата Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти по обращениям граждан; переписка по вопросам личного приема граждан; обращения членов общественных объединений; запросы от физических лиц; обращения (заявления) сотрудников администрации. Регистрация документа осуществляется путем создания регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК), в которой заполняются следующие реквизиты: входящий номер документа; дата поступления документа; адресант (полное или сокращенное наименование организации или должности, перенесенные с бланка документа); адресат (кому направлен документ); вид документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; наименование документа (заголовок к тексту); фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; количество листов основного документа; наличие приложений и количество листов приложения; отметка о конфиденциальности. Состав реквизитов в зависимости от задач использования информации о документе может дополняться другими реквизитами. После заполнения РКК документа осуществляется преобразование текста (сканирование) документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (образ), кроме документов, не подлежащих сканированию. Перечень входящих документов, не подлежащих сканированию, утверждается руководителем администрации. Электронная форма документа прикрепляется к РКК. Документы, поступившие в канцелярию администрации в электронной форме, распечатываются на бумажный носитель, оформляется реквизит отметка о поступлении документа в организацию, электронная форма документа прикрепляется к РКК. Поступившие факсимильные сообщения учитываются в подсистеме "СМ_Факс" СЭДД. Сотрудник канцелярии создает РКК, прикрепляет к ней электронную форму документа. Структура регистрационного номера входящего документа включает порядковый номер, который дополняется делопроизводственным индексом пользователей, включенных в СЭДД (далее - делопроизводственный индекс), номером дела по номенклатуре дел (для правительственных документов). Структура учитываемого номера факсимильного сообщения включает порядковый номер, делопроизводственный индекс с добавлением буквы Ф. Документы, зарегистрированные в подсистемах "Входящие документы" и "СМ-Факс" повторно в подразделениях администрации и областных исполнительных органах государственной власти Новосибирской области не регистрируются. XVII. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ В СЭДД ДОКУМЕНТОВ 149. Зарегистрированные документы для рассмотрения Губернатором Новосибирской области передаются на бумажном носителе начальником канцелярии администрации в день регистрации помощнику Губернатора Новосибирской области. Документы, поступившие с пометкой срочно или весьма срочно, передаются немедленно после регистрации. Документы, не зарегистрированные в канцелярии администрации, Губернатору Новосибирской области не передаются. Документы, рассмотренные Губернатором Новосибирской области, возвращаются в канцелярию администрации. 150. Канцелярия администрации вносит в РКК указания (резолюцию) Губернатора Новосибирской области по исполнению документа. СЭДД производит переадресацию документа лицам, указанным в резолюции Губернатора Новосибирской области, и ставит исполнение документа на контроль (в том случае, если документ контрольный). Документы с отметкой о конфиденциальности передаются под подпись. Не сканируемые документы предаются соответствующему руководителю (адресату), ответственным за делопроизводство. Подлинники зарегистрированных документов Губернатору Новосибирской области, заместителям Губернатора Новосибирской области, заместителям Председателя Правительства Новосибирской области, администрации хранятся в канцелярии администрации. 151. Зарегистрированные документы, не требующие обязательного рассмотрения Губернатором Новосибирской области, автоматически поступают по СЭДД на имя соответствующего руководителя (адресата), о чем на его персональном компьютере появляется уведомление. Руководители (адресаты), получившие уведомление о поступлении документа, рассматривают документ в день его получения, с помощью СЭДД создают карточку резолюции с указанием следующих реквизитов: автор резолюции, исполнитель, текст резолюции, дата резолюции, срок исполнения. После создания карточки резолюции документ поступает по СЭДД исполнителю этой резолюции. 152. Исполнители, получившие уведомление о поступлении документа, рассматривают документ в день его получения. Для получения поступающих документов и резолюций они просматривают базу данных "Уведомления" СЭДД. Исполнители осуществляют исполнение документа в соответствии с резолюциями руководителя в установленный им срок. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель или исполнитель, указанный первым, координирует работу всех исполнителей, имеет право созыва остальных исполнителей. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов. В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполнителя вышестоящий руководитель должен определить другого исполнителя. Фамилия нового исполнителя заносится в РКК. 153. После исполнения поручения исполнитель создает в СЭДД карточку исполнения, в которой записывается результат исполнения поручения. Документ считается исполненным, если выполнены действия или приняты решения, указанные в резолюции. 154. Исполненные документы списываются в дело соответствующим руководителем или начальником канцелярии администрации. Канцелярия администрации, ответственные за делопроизводство указывают в РКК номер дела по номенклатуре дел, в которое помещен документ. XVIII. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОТПРАВЛЯЕМЫМИ (ИСХОДЯЩИМИ) ДОКУМЕНТАМИ 155. Подготовку отправляемых (исходящих) документов осуществляют исполнители в соответствии с требованиями Инструкции. Проекты документов готовятся на бланках установленной формы. К документам, не имеющим адресной формы (протоколы, договоры, решения, иные документы), готовятся сопроводительные письма. Канцелярия администрации и ответственные за делопроизводство проверяют правильность оформления представленных на подпись исходящих документов, их комплектность и возвращают исполнителю документы, оформленные с нарушением требований Инструкции. 156. Подписанные документы подлежат регистрации. В отделе подготовки документов администрации регистрируются: Законы Новосибирской области; правовые акты и распоряжения Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области; протоколы заседаний Правительства Новосибирской области и президиума Правительства Новосибирской области; приказы руководителя администрации. В канцелярии администрации регистрируются документы, подписанные Губернатором Новосибирской области, Председателем Правительства Новосибирской области. Ответственные за делопроизводство регистрируют документы, подписанные заместителями Губернатора Новосибирской области, заместителями Председателя Правительства Новосибирской области и руководителями структурных подразделений администрации. Регистрация документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день. Регистрация документов осуществляется, как правило, в пределах календарного года. Регистрационный номер документа и дата документа проставляется в установленных на бланках документа местах. Регистрационный номер документов состоит из порядкового номера, который может дополняться делопроизводственными индексами, буквенными обозначениями, индексами дел по номенклатуре дел. Регистрация исходящих писем, записок производится в подсистеме "Исходящие документы" СЭДД путем создания РКК. РКК исходящего документа создается канцелярией администрации или ответственным за делопроизводство. В РКК заполняются необходимые реквизиты (вид документа, заголовок, адресат, инициалы и фамилия руководителя, подписывающего письмо, записку, взаимосвязь с входящим документом), прикрепляется электронная форма письма с приложениями к нему. Если письмо является ответным на ранее поступивший документ, канцелярия или ответственные за делопроизводство создают карточку ответного документа к РКК входящего документа. Письму - ответу присваивается тот же регистрационный номер, который дополняется номером поступившего ответа: 65-02/14-1; 65-02/14-2. Письма-ответы на правительственные документы и факсимильные сообщения регистрируются как инициативные письма. 157. Отправку документов Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, администрации осуществляет канцелярия администрации не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации документа. Отправка документов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи. Исполнитель, подготовивший документ, определяет способ отправки документа. При направлении документа более чем в четыре адреса, составляется список на рассылку. Подготовка документов для отправки почтовой связью производится в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, отправляемые почтовой связью, упаковывает канцелярия администрации. Документы, подписанные заместителями Губернатора Новосибирской области или Председателя Правительства Новосибирской области, руководителями структурных подразделений администрации, для отправки почтовой связью передают в канцелярию администрации ответственные за делопроизводство упакованными, с указанием адресата на конверте и соблюдением следующих требований: документы, направляемые в один адрес, упаковываются в один конверт; в левой нижней части конверта указываются регистрационные номера документов, вложенных в конверт; почтовый адрес корреспондента пишется на конверте в нижней правой части почтового конверта; на международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами (допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке). На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных государств, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляются реестры в двух экземплярах, на которые проставляется оттиск печати. Почтовые отправления депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации представляются в канцелярию администрации упакованными, с написанным почтовым адресом и реестром в двух экземплярах на отправляемую корреспонденцию. Канцелярия администрации маркирует адрес Правительства Новосибирской области в верхней части конверта на франкировальной машине и передает корреспонденцию в почтовое отделение связи. Отправка документов фельдъегерской связью осуществляется канцелярией администрации ежедневно в соответствии с перечнем организаций, утвержденным руководителем администрации. Документы для отправки фельдъегерской связью представляются в канцелярию неупакованными. В канцелярии администрации отправляемые документы формируются в конверты, составляется реестр в двух экземплярах. На конверты и реестры проставляется оттиск печати. Канцелярия администрации осуществляет отправку телеграммы немедленно после получения подписанной телеграммы от исполнителя. Отправка телеграмм производится в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи. Телефонограммы передаются исполнителями, уполномоченными соответствующими руководителями. Передача документа по факсу осуществляется в случае срочного доведения информации до адресата. Переданные документы с протоколом об отправке документа возвращаются исполнителю. Направляемые электронной почтой документы должны быть подготовлены в соответствии с п. 143 Инструкции. Электронная форма документа должна быть подтверждена подписанным оригиналом документа. При направлении документа нескольким адресатам представляется список на его рассылку. В одном электронном сообщении, как правило, пересылается один документ. Если необходимо переслать несколько документов, они подлежат обязательной упаковке в архивах. Документ объемом более 50 кБайт архивируется. Архивы не должны быть самораскрывающимися. Упаковка архивов запрещается. В архивах не должно быть директорий. Файлы не должны содержать пробелов в названии, при необходимости, их можно заменить на подчеркивание, символы в названии должны быть написаны латинскими буквами и не превышать восьми букв. Перед отправкой документа по электронной почте необходимо проверить его на наличие вирусов. В канцелярии администрации производится учет всех отправляемых документов. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ. Канцелярия или ответственные за делопроизводство делают в РКК отметку об отправке письма, заполняя способ и дату отправки. Передача документов из одного структурного подразделения в другое осуществляется этими подразделениями самостоятельно. ХIX. РАЗРАБОТКА И ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 158. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, с указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме. Номенклатура дел служит основой для формирования документов в делопроизводстве Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области и администрации. 159. В номенклатуру дел включаются документы Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, заместителей Губернатора Новосибирской области, заместителей Председателя Правительства Новосибирской области, администрации. 160. Номенклатура дел администрации состоит из номенклатуры дел структурных подразделений администрации. Проект номенклатуры дел структурного подразделения составляют лица, ответственные за делопроизводство или другие специалисты, назначенные руководителем структурного подразделения администрации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о структурном подразделении, его штатным расписанием, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года (далее - Перечень), перечнем документов, образующихся в деятельности структурного подразделения. Основными разделами номенклатуры дел являются названия структурных единиц (отделов) подразделения (например: отдел корреспонденции - канцелярия, отдел подготовки документов, организационный отдел). В номенклатуре дел порядок расположения дел должен соответствовать номерам статей Перечня и отражать все документируемые участки работы подразделения, в том числе справочные и контрольные базы данных, картотеки, журналы учета документов. Графы номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом: В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру, который состоит из делопроизводственного индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 14-02 . В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных единиц подразделения (отделов), в том числе, если номенклатура дел подразделения построена по структурному принципу. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Рекомендуется использовать формулировку соответствующей статьи по Перечню. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (материалы, общая переписка), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин документы, а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например: Документы (планы, списки, доклады) о проведении тематических выставок В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например: Переписка Губернатора Новосибирской области с Правительством Российской Федерации по вопросам реализации национальных проектов Переписка Правительства Новосибирской области с муниципальными образованиями Новосибирской области по вопросам межбюджетных отношений Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью: вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество единиц хранения (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей по Перечню. При включении в номенклатуру заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен в Перечне - по типовой или примерной номенклатуре дел или срок их хранения устанавливается экспертной проверочной комиссией управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее - ЭПК) по представлению экспертной комиссии администрации (далее - ЭК). В графе 5 указывается название перечней документов, использованных при определении срока хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 года), об ответственных за формирование дел, месте хранения, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения. В номенклатуре дел в конце каждого раздела или подраздела должны оставаться резервные номера для дополнительно заводимых дел. Проект номенклатуры дел структурного подразделения администрации визируется составителем, начальником канцелярии администрации, подписывается руководителем структурного подразделения администрации и представляется в канцелярию администрации. Примерная номенклатура дел структурного подразделения администрации приведена в приложении N 16 к Инструкции. 161. На основе проектов номенклатуры дел структурных подразделений канцелярия администрации составляет сводную номенклатуру дел. Сводная номенклатура дел состоит из сводной таблицы, включающей делопроизводственные индексы и наименования структурных подразделений администрации, а также номенклатуры дел этих структурных подразделений. Последним листом является итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел постоянного и временного (свыше 10 лет хранения), выполненная в виде таблицы и заполняемая ежегодно по итогам подсчета количества дел, образованных в делопроизводстве за год с учетом томов и частей. Сводная номенклатура дел подписывается начальником канцелярии администрации, согласовывается с ЭК, ЭПК и утверждается руководителем администрации. Сводная номенклатура дел приведена в приложении N 17 к Инструкции. 162. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения администрации получают выписки соответствующих её разделов, заверенные начальником канцелярии администрации. 163. После получения выписок канцелярия администрации и ответственные за делопроизводство вносят номенклатуру дел в СЭДД. 164. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 165. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). XX. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ИХ ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ 166. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 167. В администрации используется децентрализованный принцип формирования дел, при котором дела формируются как в структурных подразделениях администрации, так и в канцелярии администрации. В канцелярии администрации формируются в дела: документы Правительства Российской Федерации; переписка по документам, поставленным на контроль, в соответствии с установленными правилами. В структурных подразделениях администрации формируются в дела: переписка и иные документы, созданные в процессе деятельности структурных подразделений. 168. Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, при этом соблюдаются следующие основные требования: документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно; в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; в дело помещаются исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел номенклатуры; в дело включается только один экземпляр каждого документа, запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату; на документах должна быть оформлена отметка о направлении его в дело; при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2"; дело не должно содержать более 250 листов. Внутри дела документы могут располагаться в следующей последовательности: хронологической (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления); предметно-вопросной последовательности (с учетом тем или вопросов, которых касается содержание документов); структурный (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); корреспондентский (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы); алфавитный (по фамилии, имени, отчеству при формировании дел по кадровой работе или запросам граждан). приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении; дела с перепиской формируются, как правило, за календарный год и систематизируются в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом; при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому. Нормативные правовые документы группируются по их видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Протоколы и документы к ним формируются в деле по порядку номеров в хронологической последовательности. 169. Сведения о списании документа в дело в РКК вносятся в канцелярии администрации (если дело формируется в канцелярии администрации) или в структурном подразделении администрации (если дело формируется в структурном подразделении администрации). 170. Дела хранятся по месту их формирования. Начальник канцелярии администрации и руководители структурных подразделений администрации несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела должны находиться в рабочих кабинетах, в шкафах, обеспечивающих сохранность документов, или специально отведенных для этой цели помещениях. Для удобства работы и быстрого поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Изъятие документов из дел во временное пользование допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя структурного подразделения администрации с обязательной отметкой в деле об изъятии подлинника. XXI. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ 171. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение предусматривает: экспертизу ценности документов; оформление дел; составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. 172. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и включения их в состав архивного фонда Новосибирской области. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на государственное хранение. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации ответственными за делопроизводство совместно с членами ЭК и под методическим руководством Государственного архива Новосибирской области. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения для передачи в архив; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел. 173. По завершении делопроизводственного года, по результатам экспертизы ценности документов, в зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел. 174. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: экспертизу полистно, систематизацию документов в деле, составление внутренней описи дела, подшивку дела, нумерацию листов дела, оформление листа - заверителя дела, составление или редактирование заголовка дела, оформление обложки дела. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название фондообразователя, наименование структурного подразделения администрации, индекс дела (том N), заголовок, начальная и конечная даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения и номер статьи по Перечню. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел, и проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера постановлений, распоряжений, протоколов, их даты). Даты на обложке дела соответствуют году его заведения и окончания и проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется словом без сокращения. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части). Надпись на обложке дела производится светостойкими чернилами. Описи дел постоянного хранения и по личному составу согласовываются с ЭК, проходят согласование (утверждение) ЭПК и утверждаются руководителем администрации. Выдача дел постоянного хранения, включенных в опись, производится с разрешения руководителя структурного подразделения, сторонним организациям - с разрешения руководителя администрации. Документы, включенные в дело постоянного хранения, временно требуемые сотруднику, выдаются с вкладыванием листа-заверителя, с указанием: когда, кому и на какой срок выдан документ. 175. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению - не подшиваются, документы хранятся в папках (скоросшивателях), внутренняя опись не составляется. XXII. УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ 176. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению проводится после составления и утверждения описей дел постоянного хранения за этот период. 177. Акт о выделении документов к уничтожению составляется ответственными за делопроизводство структурного подразделения администрации. Акт оформляется на общем бланке в двух экземплярах, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство и утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения. В акт включаются дела, если установленный срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2013 года). Один экземпляр зарегистрированного акта передается в канцелярию администрации, второй экземпляр остается в структурном подразделении администрации. Образец оформления примерного акта структурного подразделения администрации приведен в приложении N 18 к Инструкции. 178. Сводный акт о выделении документов к уничтожению составляется в канцелярии администрации по форме, указанной в приложении N 19 к Инструкции, на основе актов структурных подразделений администрации. Акт включает в себя порядковый номер, наименование структурного подразделения администрации и итоговое количество документов, подлежащих уничтожению (переносится из акта структурного подразделения). 179. Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, имеющих отметку "ЭПК" в номенклатуре дел, согласовываются с ЭК и подлежат утверждению ЭПК. 180. После проведения необходимых согласований и утверждений актов, документы, включенные в акт, подлежат уничтожению. 181. В акте структурного подразделения администрации производится запись: кто, когда, какое количество и каким способом уничтожил документы. XXIII. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ 182. На постоянное хранение в фонд Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области и администрации передаются дела постоянного хранения, образовавшиеся в делопроизводстве в результате деятельности Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области и администрации. 183. В соответствии с правилами, установленными действующим законодательством Российской Федерации, дела постоянного срока хранения передаются на хранение в Государственный архив Новосибирской области по истечении 10 лет после их завершения в делопроизводстве. До истечения этого срока дела временно хранятся в администрации. По согласованию с Государственным архивом Новосибирской области дела постоянного срока хранения могут быть переданы на государственное хранение досрочно до истечения срока временного хранения в администрации. 184. Документы передаются в Государственный архив Новосибирской области по описям дел, составленным в трех экземплярах и утвержденным ЭПК. 185. Факт приема-передачи дел оформляется актом. 186. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации документы передаются по акту правопреемникам, а при их отсутствии в канцелярию администрации. XXIV. КОПИРОВАНИЕ (ТИРАЖИРОВАНИЕ) ДОКУМЕНТОВ 187. Копирование (тиражирование) документов производится средствами оперативной полиграфии в администрации. Копирование документов, суммарный объем тиража которых превышает 4000 листов формата А4, производится типографским способом. 188. В отделе подготовки документов производится копирование следующих документов: правовых актов Губернатора Новосибирской области; правовых актов Правительства Новосибирской области; правовых актов администрации; документов, утвержденных или подписанных Губернатором Новосибирской области. Копирование иных документов производится с разрешения руководителя администрации. 189. Основанием для выполнения копировальных работ в отделе подготовки документов является заказ на копирование документов, оформленный на бланке по форме, приведенной в приложении N 20 к Инструкции. 190. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными на листах бумаги, размер которой не превышает формат А3. Копии изготавливаются, как правило, с подлинников документов. 191. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Срочное копирование выполняется вне очереди. Решение о внеочередном копировании принимает руководитель администрации. 192. Работники отдела подготовки документов, выполняющие копирование документов, несут ответственность за своевременное и качественное выполнение работы. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под подпись. 193. Отдел подготовки документов ведет учет выполненных копировальных работ на основании заказов на копирование документов. XXV. ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 194. Для удостоверения подлинности подписи или соответствия копий документов подлинникам применяются следующие печати: гербовая печать Правительства; гербовая печать администрации; простая круглая печать администрации. 195. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы. 196. Необходимость применения штампов с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) Губернатора Новосибирской области или его заместителей, а также порядок их применения определяются Губернатором Новосибирской области или его заместителями соответственно. 197. Ответственность и контроль за применением и хранением печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений администрации. 198. Гербовая печать Правительства Новосибирской области изготавливается в трех экземплярах. Печать хранится: основная - в канцелярии администрации; с цифрой 2 - в постоянном представительстве администрации в городе Москве. с цифрой 3 - в отделе государственной службы и кадров администрации. 199. Гербовая печать администрации изготавливается в двух экземплярах. Печать хранится: основная - в канцелярии администрации; с цифрой 2 - в отделе государственной службы и кадров администрации. 200. Простая круглая печать администрации изготавливается в четырех экземплярах. Печать хранится: N 1 - в отделе подготовки документов администрации; N 2, N 3 - в канцелярии администрации; N 4 - в отделе государственной службы и кадров администрации. 201. Для получения разрешения на изготовление печатей и угловых штампов руководителю администрации представляются следующие документы: заявление; эскизы печатей и угловых штампов в двух экземплярах, заверенные подписью соответствующего руководителя. 202. Разрешение на изготовление печатей и штампов регистрируется в специальном журнале. 203. На основании разрешения на изготовление печатей и штампов структурные подразделения заказывают печати и штампы через управление делами администрации. 204. Гербовые печати хранятся у руководителей соответствующих структурных подразделений администрации. Простые печати и штампы хранятся у руководителей структурных подразделений или передаются в соответствии с порядком, принятым в подразделении, под подпись работникам, которые обеспечивают их применение и сохранность. 205. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати сдаются в государственно-правовой департамент администрации на уничтожение, о чем выдается квитанция. В журнале учета проставляются соответствующие отметки. 206. При смене руководителя структурного подразделения администрации или лица, ответственного за хранение и применение печати и штампов, они передаются по акту. 207. Гербовой печатью Правительства Новосибирской области заверяются следующие документы: Почетные грамоты Губернатора Новосибирской области, Благодарности Губернатора Новосибирской области; наградные листы; договоры, контракты, заключаемые Губернатором Новосибирской области и Правительством Новосибирской области с организациями и гражданами, изменения и дополнения к ним; характеристики, командировочные и другие удостоверения, подписанные Губернатором Новосибирской области; совместные документы Губернатора Новосибирской области (Правительства Новосибирской области) и других органов государственной власти и местного самоуправления; доверенности на право ведения дел в судах, иные доверенности Губернатора Новосибирской области (Правительства Новосибирской области); акты приема работ, выполненных по договорам, заключенным Правительством Новосибирской области; иные документы, подписанные Губернатором Новосибирской области, заместителями Губернатора Новосибирской области, заместителями Председателя Правительства Новосибирской области. 208. Гербовой печатью администрации заверяется подпись руководителя администрации или его заместителя на документах администрации. 209. Перечень документов, заверяемых гербовой печатью Правительства Новосибирской области и администрации, не является исчерпывающим. В случае необходимости, решение о заверении гербовой печатью отдельного документа, не входящего в перечень, принимает руководитель администрации. 210. Простые печати администрации проставляются на следующих документах: Печать N 1: на копиях правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области; на выписках из правовых актов. Печать N 2: на копиях писем, на протоколах заседаний Правительства и Президиума Правительства Новосибирской области и выписках из них, решениях координационных и совещательных органов, подписанных Губернатором Новосибирской области, заместителями Губернатора Новосибирской области, заместителями Председателя Правительства Новосибирской области, руководителями структурных подразделений администрации; на отправляемых телеграммах; на письмах, полученных по электронной почте; на командировочных удостоверениях; на реестрах почтовых отправлений, отправляемых заказной почтой; на ежедневных списках франкированных почтовых отправлений; в реестрах и журналах доставки документов. Печать N 3: в реестрах отправляемых и получаемых документов фельдсвязью, пакетах с документами. Печать N 4: на справках, характеристиках, доверенностях личного характера, документах личного состава администрации. Порядок проставления печатей и штампов в структурных подразделений администрации определяется руководителями этих подразделений. XXVI. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 211. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью. 212. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в данном разделе. 213. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документе, а в случае необходимости и на его проекте, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, определяется разработчиком документа, руководителем администрации или Губернатором Новосибирской области. Должностные лица, принявшие решение об отнесении документа к информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений. 214. Пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке титульного листа издания, а также на первой странице сопроводительного листа, содержащего информацию ограниченного распространения. Пометка помещается в правом верхнем углу, номер экземпляра проставляется ниже пометки ограничения. Для служебного пользования Экз. N 1 215. Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется совместно с остальными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". На обратной стороне листа подлинника и копии отправляемого документа указывается количество экземпляров документа, фамилия исполнителя, номер его телефона и дата, например: отп. 2 экз. экз. N 1 - адресату экз. N 2 - в дело исп. А.С. Петров 223 81 54 Дата Передача таких документов осуществляется под подпись. 216. Документы "Для служебного пользования" не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной связи. 217. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в разделе XVIII Инструкции. При необходимости направления таких документов в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором у каждого адреса проставляется соответствующий номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем. 218. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения администрации. 219. В случае обнаружения факта утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, руководитель структурного подразделения администрации проводит служебное расследование обстоятельств утраты или разглашения, о результатах которого докладывает руководителю администрации. ПРИЛОЖЕНИЯ К ИНСТРУКЦИИ ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к Инструкции (к п. 47) РЕКОМЕНДАЦИИ по оформлению проектов законов Новосибирской области с использованием текстового редактора MS WORD 1. Проект закона Новосибирской области, подготавливаемый для внесения в областной Совет, печатается шрифтом Times New Roman размером шрифта 14 через один межстрочный интервал на листах бумаги формата А 4. Устанавливаются следующие границы текстового поля: левое поле - 2,5 см; правое поле - 1,0 см; верхнее поле - 2,0 см; нижнее поле - 2,0 см. Страницы проекта нумеруются размером шрифта 10 арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы. На первой странице нумерация не проставляется. В правом углу от верхнего поля с прописной буквы курсивом проставляется пометка о субъекте права законодательной инициативы "Вносится Губернатором Новосибирской области" в две строки и выравнивается по правому краю поля. На расстоянии одного межстрочного интервала с прописной буквы в две строки печатается пометка "Проект N ______" и выравнивается по правому краю. 2. Первая страница проекта закона Новосибирской области должна содержать следующие реквизиты: Наименование вида нормативного правового акта - ЗАКОН НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ - печатается на расстоянии двух межстрочных интервалов от пометки "Проект N ______" в две строки прописными буквами шрифтом 20, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Наименование законопроекта отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается с прописной буквы полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце наименования законопроекта не ставится. Наименование проекта закона должно отражать его содержание и основной предмет правового регулирования, излагаться точно, четко и быть максимально информационно насыщенным. При внесении изменений в одну или две статьи закона Новосибирской области наименование законопроекта конкретизируется указанием на изменяемую статью. О внесении изменений в Закон Новосибирской области "О наградах Новосибирской области" или: О внесении изменений в статьи 1.3 и 15.3 Закона Новосибирской области "Об административных правонарушениях в Новосибирской области" или: "О внесении изменений в законы Новосибирской области, устанавливающие и изменяющие границы муниципальных образований Новосибирской области" 3. Текст отделяется от наименования проекта закона Новосибирской области двумя межстрочными интервалами и печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. Выравнивание текста устанавливается "по ширине". Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Преамбула не имеет наименования, не содержит нормативных предписаний, не нумеруется и не содержит ссылок на другие нормативные правовые акты. В зависимости от предмета регулирования и объема текст законопроекта может подразделяться на разделы, главы, статьи, имеющие единую сквозную нумерацию. Разделы текста проекта обозначаются римскими цифрами, имеют наименования, которые печатаются полужирным шрифтом прописными буквами по центру страницы. Точка в конце наименования раздела не ставится. Главы текста законопроекта обозначаются арабскими цифрами, имеют наименования, которые печатаются полужирным шрифтом с прописной буквы по центру страницы. Точка в конце наименования главы не ставится. Статьи проекта закона обозначаются арабскими цифрами и, как правило, имеют наименования, которые печатаются полужирным шрифтом с прописной буквы в одну строку с обозначением номера статьи. Если статья не имеет наименования, точка после номера статьи не ставится. Точка в конце наименования статьи не ставится. В зависимости от содержания, текст статьи может подразделяться на части, части могут подразделяться на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты. Части, пункты, подпункты в исключительных случаях подразделяются на абзацы, количество которых, как правило, не должно превышать пяти. Части статьи обозначаются арабскими цифрами с точкой. Пункты статьи обозначаются арабскими цифрами с закрывающейся круглой скобкой. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой. При внесении изменений в закон Новосибирской области применяется действующее в нем деление на структурные единицы. Если в тексте статьи содержится ссылка на нормативный правовой акт, указываются его реквизиты: вид нормативного правового акта, дата подписания, регистрационный номер и наименование. Проект закона может иметь приложения, о чем делается указание в статьях "согласно приложению". При наличии нескольких приложений они нумеруются. В каждом приложении устанавливается самостоятельная нумерация страниц. Приложение заканчивается чертой, расположенной по центру на расстоянии двух межстрочных интервала от текста приложения. Длина черты 2-3 см. Приложения визируются руководителем структурного подразделения администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области или областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, подготовившего проект, на оборотной стороне последнего листа. 4. Реквизит "Подпись" отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности "Губернатор Новосибирской области", которое печатается в две строки от левой границы поля, и расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилия), которая располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правой границей текстового поля. Реквизит "Место подписания" отделяется от реквизита "Подпись" двумя межстрочными интервалами и печатается от левого поля. Реквизиты "Дата" и "Регистрационный номер" отделяются от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом и печатаются от левого поля. Визы согласования проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта закона Новосибирской области у нижней границы поля. 5. Файл с электронным вариантом законопроекта записывается в формате RTF. Имя файла должно совпадать с идентификатором электронной копии на странице законопроекта. Образец оформления законопроекта: Вносится Губернатором Новосибирской области Проект N ________ ЗАКОН НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ Наименование законопроекта Статья 1. Заголовок статьи продолжение заголовка статьи 1. (часть 1). 1) (пункт 1 части 1); а) (подпункт "а" пункта 1 части 1). или: Статья 1 Текст статьи Продолжение текста статьи. Статья 2 Настоящий Закон вступает в силу через 10 дней после дня его официального опубликования. Губернатор Новосибирской области И.О. Фамилия г. Новосибирск "___" ___________ 201_ г. N ________________ ОЗ ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к Инструкции (к п. 74) ТРЕБОВАНИЯ к оформлению проекта правового акта I. Основные установки 1. Параметры страницы для текста правового акта: размер А4 210х297 мм, вид -"разметка страницы", "ориентация - книжная": левое поле - 2,5 см; правое поле - 1,0 см; верхнее поле - 2,0 см; нижнее поле - 2,0 см. 2. Параметры страницы для приложений: для страницы "ориентация - книжная": левое поле - 2,5 см; правое поле - 1,0 см; верхнее поле - 2,0 см; нижнее поле - 2,0 см; для страницы "ориентация - альбомная": левое поле - 2,0 см; правое поле - 2,0 см; верхнее поле - 2,5 см; нижнее поле - 1,0 см. 3. Шрифт - Times New Roman. 4. Размер шрифта: для текста - 14; для нумерации страниц - 10; для указания исполнителя - 10; для идентификатора электронной копии документов - 8. 5. Межстрочный интервал - одинарный. II. Оформление проекта правового акта 6. Проект правового акта печатается на листах бумаги формата А4. На первом листе в верхней правой части листа на расстоянии 2 см от верхнего поля проставляется отметка: "Проект постановления (распоряжения) Губернатора Новосибирской области" или "Проект постановления (распоряжения) Правительства Новосибирской области". Оформление проекта правового акта без отметки "Проект" не допускается. 7. Заголовок печатается на расстоянии 10 см от верхнего края листа и центрируется. 8. Текст отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами. 9. Слово "п о с т а н о в л я ю" (в тексте постановлении Губернатора Новосибирской области), слово "п о с т а н о в л я е т" (в тексте постановлении Правительства Новосибирской области) печатается строчными буквами полужирным шрифтом, буквы разделяются жестким пробелом (одновременное нажатие трех клавиш Ctrl+Shift+пробел). 10. При нумерации пунктов, подпунктов арабскими цифрами с точкой после точки ставится жесткий пробел. Автоматическая нумерация не используется. 11. Размер денежных средств указывается цифрами с точностью до десятой после запятой. Перед первой цифрой и после последней цифры ставится жесткий пробел. 12 При оформлении состава комиссии (рабочей группы, оргкомитета) используется режим "таблица (обрамление отсутствует)" с тремя колонками согласно образцу. Сначала указывается председатель комиссии, его заместитель, секретарь комиссии, потом члены комиссии (располагаются в алфавитном порядке, без указания нумерации). Сокращение наименования должности, места работы не допускается. Если комиссия создается в большом составе, то состав комиссии оформляется в виде приложения к правовому акту, например: СОСТАВ комиссии при Губернаторе Новосибирской области по освобождению и перепрофилированию используемых не по целевому назначению помещений дошкольных образовательных учреждений Хомлянский А.Б. - первый заместитель Губернатора Новосибирской области, председатель комиссии; Никонов В.А. - заместитель председателя Правительства Новосибирской области - министр образования, науки и инновационной политики Новосибирской области, заместитель председателя комиссии; Анисимов В.А. - заместитель председателя Правительства Новосибирской области - министр строительства и жилищно-коммунального хозяйства Новосибирской области; Горнин Л.В. - министр финансов и налоговой политики Новосибирской области; Гунькин С.Ю. - представитель движения "Российским детям - доступное дошкольное образование" (по согласованию); Захаров Г.П. - глава администрации Новосибирского района Новосибирской области (по согласованию); 13. Реквизит подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит: для постановлений и распоряжений Губернатора Новосибирской области - из инициалов и фамилии Губернатора области, которые печатаются от правого поля; для постановлений и распоряжений Правительства Новосибирской области - из слов "Губернатор Новосибирской области", инициалов и фамилии Губернатора Новосибирской области или при подписании исполняющим обязанности Губернатора Новосибирской области -"И.о. Губернатора Новосибирской области", инициалов и фамилии исполняющего обязанности; 14. Реквизит отметка об исполнителе размещается на лицевой стороне последнего листа правового акта. 15. Идентификатором электронной копии документа является нижний колонтитул, который располагается на первой странице в левом нижнем углу от левого поля без отступа. Колонтитул должен содержать имя файла, дату, время, например: Proekt_Ivan.rtf, 27.07.2005, 10:00 III. Оформление приложений к правовому документу 16. Приложения к проектам постановлений и распоряжений печатаются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текста. 17. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. 18. Если в тексте правового акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" и дается ссылка на правовой акт. Реквизит оформляется в соответствии с п. 25 Инструкции. При этом размер самой длинной строки не должен превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить прилагаемое Положение... (состав комиссии,перечень мероприятий и т.д.) на первой странице приложения слово "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ") согласуется в роде и числе с первым словом заголовка приложения, например: регламент - УТВЕРЖДЕН; положение - УТВЕРЖДЕНО; Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2026 Июнь
|
