Указ Губернатора Омской области от 02.08.2013 № 113

                                 УКАЗ

                      ГУБЕРНАТОРА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

                     от 2 августа 2013 года N 113
                               г. Омск

           Об утверждении инструкции по делопроизводству в
                     Правительстве Омской области

 (В редакции Указа Губернатора Омской области от 02.12.2013 г. N 162)

     В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об  информации,
информационных технологиях и о защите информации" постановляю:
     1. Утвердить  прилагаемую  Инструкцию   по   делопроизводству   в
Правительстве Омской области.
     2. Признать утратившим силу Указ Губернатора Омской области от 16
марта  2010 года N 18 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в
Правительстве Омской области".
     3. В Указе Губернатора Омской области от 31 мая 2011 года N 51 "О
внесении изменений в отдельные указы Губернатора Омской области" пункт
2 исключить.
     4. В Указе Губернатора Омской области от 14 октября 2011  года  N
107  "О  внесении  изменений  в  отдельные  указы  Губернатора  Омской
области" пункт 3 исключить.
     5. В  Указе  Губернатора Омской области от 6 сентября 2012 года N
90 "О внесении изменений в отдельные указы Губернатора Омской области"
пункт 2 исключить.
     6. В Указе Губернатора Омской области от 13 мая 2013 года N 71 "О
внесении изменений в отдельные указы Губернатора Омской области" пункт
4 исключить.

     Губернатор Омской области                            В.И. Назаров



                                                            Приложение
                                    к Указу Губернатора Омской области
                                          от 2 августа 2013 года N 113

                              ИНСТРУКЦИЯ
          по делопроизводству в Правительстве Омской области

 (В редакции Указа Губернатора Омской области от 02.12.2013 г. N 162)

                      Раздел I. Общие положения

     1. Инструкция  по делопроизводству в Правительстве Омской области
(далее  -  Инструкция)  устанавливает  единые  требования  к  созданию
документов  Губернатора Омской области,  Правительства Омской области,
Председателя  Правительства  Омской   области,   первого   заместителя
Председателя  Правительства  Омской области,  заместителя Председателя
Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской
области,  министра  Омской  области  и организации работы с указанными
документами в Правительстве Омской области.
     Положения Инструкции  распространяются на отношения,  связанные с
подготовкой проектов  правовых  актов,  в  части,  не  урегулированной
Указом  Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82 "О Правилах
подготовки  проектов  правовых  актов"  и  Указом  Губернатора  Омской
области  от  24  февраля  2004  года  N 34 "О Регламенте Правительства
Омской области".
     Органы исполнительной  власти  Омской  области  (далее  -  органы
исполнительной власти) ведут делопроизводство согласно  инструкции  по
делопроизводству   в  соответствующем  органе  исполнительной  власти,
утвержденной  органом   исполнительной   власти   в   соответствии   с
законодательством,   нормативно-методическими   документами   в  сфере
делопроизводства и архивного дела.
     Значение понятий,   используемых   в   Инструкции,  соответствует
понятиям,  определенным  Правилами  делопроизводства   в   федеральных
органах    исполнительной    власти,    утвержденными   постановлением
Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477.
     2. Положения  Инструкции распространяются на организацию работы с
документами независимо от вида носителя,  в том числе  с  электронными
документами,  включая их подготовку,  обработку,  регистрацию,  учет и
контроль  исполнения,  хранение  и  использование,  осуществляемые   с
помощью   системы   электронного   документооборота   (далее  -  СЭДО)
Правительства Омской области и иных информационных технологий.
     Электронный документ,  подписанный  квалифицированной электронной
подписью (далее - ЭП),  признается равнозначным документу на  бумажном
носителе,   подписанному  собственноручной  подписью  соответствующего
должностного  лица,  кроме  случая,  если  федеральными  законами  или
принимаемыми  в  соответствии  с  ними  нормативными  правовыми актами
установлено   требование   о   необходимости   составления   документа
исключительно на бумажном носителе.
     Состав электронных документов,  обращающихся в СЭДО Правительства
Омской области, определяется перечнем документов, создание, хранение и
использование  которых  при  организации  деятельности   Правительства
Омской   области   осуществляется   в   форме  электронных  документов
(приложение N 17 к Инструкции).
     3. Методическое     руководство    организацией,    ведением    и
совершенствованием делопроизводства Правительства  Омской  области,  а
также  контроль  за  соблюдением  требований Инструкции осуществляется
управлением информационного обеспечения и документооборота  Управления
делами Правительства Омской области в части, касающейся управления.
     Ведение делопроизводства  и  документооборота   в   Правительстве
Омской  области  осуществляется  отделом  учета и обработки документов
управления информационного обеспечения и  документооборота  Управления
делами  Правительства  Омской области (далее - отдел учета и обработки
документов),  а также иными структурными  подразделениями  в  пределах
своей  компетенции.  Управление  делами  Правительства  Омской области
(далее - Управление делами)  координирует  деятельность  иных  органов
исполнительной   власти   по   вопросам   ведения  делопроизводства  и
документооборота в Правительстве Омской области.
     4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную
информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются
в соответствии с федеральным законодательством.
     Положения Инструкции распространяются на работу с  бухгалтерской,
научно-технической   и   другой   специальной  документацией  в  части
подготовки документов к передаче на архивное хранение.
     5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы
с  документами,  содержащими  сведения,  составляющие  государственную
тайну.
     6. Перед уходом в отпуск,  выездом в командировку работник обязан
передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него
на исполнении  (на  контроле)  документы  другому  работнику,  оформив
передачу документов в СЭДО.
     При увольнении или переходе  на  другую  работу  работник  должен
сдать  непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы.
Дела,  взятые из архива Управления делами,  сдаются в архив Управления
делами.
     В случае  болезни  работника  вопрос   о   передаче   документов,
находящихся  у  него  на  исполнении,  решается руководителем,  давшим
поручение.
     7. Работники  несут  персональную ответственность за невыполнение
требований Инструкции.
     8. Организация    работы   с   документами   в   делопроизводстве
Правительства Омской области  представляет  собой  совокупность  видов
работ,  обеспечивающих сохранность,  учет,  систематизацию документов,
формирование и оформление дел  на  делопроизводственной  стадии  и  их
передачу  в архив Управления делами в соответствии с законодательством
об архивном деле в Российской Федерации  и  методическими  документами
Федерального архивного агентства.

            Раздел II. Подготовка и оформление документов

                    Подраздел 1. Бланки документов

     9. В   Правительстве  Омской  области  документы  оформляются  на
бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.  Бланки изготавливаются  на
стандартных  листах  бумаги  формата  А4  (210 x 297 мм).  Допускается
оформление  документов  на  бланках,  изготавливаемых  на  стандартных
листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).
     В Правительстве Омской области также создаются и используются:
     - электронные   документы,   создаваемые   без   предварительного
документирования на бумажном носителе,  которые оформляются  по  общим
правилам   делопроизводства,  утвержденным  настоящей  Инструкцией,  и
должны иметь реквизиты,  установленные для аналогичного  документа  на
бумажном носителе, за исключением оттиска печати;
     - электронные  образы   документов,   полученные   в   результате
сканирования  документов  на  бумажном  носителе  и  хранящиеся в СЭДО
Правительства Омской области.
     10. Изготовление  бланков  с  изображением герба Омской области в
многоцветном  варианте,   предусмотренных   пунктом   11   Инструкции,
осуществляется типографским способом.
     Иные виды бланков могут  изготавливаться  средствами  оперативной
полиграфии  или  вычислительной  техники.  При  подготовке электронных
документов  используются  электронные  шаблоны   бланков   документов,
идентичные  бланкам  на  бумажном носителе с изображением герба Омской
области в многоцветном варианте.
     11. Управлением  делами  изготавливаются,  хранятся и учитываются
следующие бланки:
     - Губернатора  Омской  области  (приложение  N  1  к Инструкции),
Председателя  Правительства  Омской  области   (приложение   N   2   к
Инструкции),  первого  заместителя  Председателя  Правительства Омской
области  (приложение  N  3  к  Инструкции),  заместителя  Председателя
Правительства   Омской   области   (приложение   N  4  к  Инструкции),
руководителя Аппарата Губернатора Омской области  (приложение  N  5  к
Инструкции);
     - указа Губернатора Омской области (приложение N 6 к Инструкции),
распоряжения Губернатора Омской области (приложение N 7 к Инструкции),
постановления  Правительства  Омской  области  (приложение   N   8   к
Инструкции), распоряжения Правительства Омской области (приложение N 9
к Инструкции).
     12. Бланки,   перечисленные  в  пункте  11  Инструкции,  являются
бланками   строгой   отчетности.   На   оборотной   стороне    бланков
соответствующего вида проставляются порядковые номера.
     Электронные шаблоны бланков документов,  перечисленных  в  абзаце
втором  пункта  11  Инструкции,  хранятся  в СЭДО Правительства Омской
области.
     13. При  подготовке  проектов  правовых  актов Губернатора Омской
области,  Правительства  Омской  области  исполнитель  обращается   за
соответствующими  бланками  в  протокольный  отдел  Управления  делами
(далее - протокольный отдел) к  лицу,  ответственному  за  ведение  их
учета,  представив  проект  правового  акта (второй экземпляр) с визой
соответствующего руководителя.
     Бланки Губернатора  Омской  области  и Председателя Правительства
Омской области выдаются отделом учета и обработки  документов  органам
исполнительной  власти,  Секретариату  Губернатора  Омской области под
роспись на основании  заявки  соответствующего  органа  исполнительной
власти,  Секретариата  Губернатора  Омской  области,  представленной в
Управление делами.
     При подготовке писем за подписью первого заместителя Председателя
Правительства Омской области,  заместителя Председателя  Правительства
Омской  области,  руководителя  Аппарата  Губернатора  Омской  области
исполнитель   обращается   за   бланком   к   помощнику    (советнику)
соответствующего  должностного  лица,  представив  проект письма с его
визой, либо к лицам, ответственным за ведение учета бланков писем.
     При подготовке  электронных  документов  за  подписью Губернатора
Омской области,  Председателя Правительства  Омской  области,  первого
заместителя  Председателя  Правительства  Омской области,  заместителя
Председателя  Правительства  Омской  области,  руководителя   Аппарата
Губернатора   Омской   области   исполнитель   использует  необходимый
электронный  шаблон  бланка  документа  в  СЭДО  Правительства  Омской
области.
     14. Сверка бланков,  перечисленных в  абзаце  третьем  пункта  11
Инструкции,   проводится  ежемесячно  в  протокольном  отделе.  Сверка
бланков,  перечисленных  в  абзаце  втором   пункта   11   Инструкции,
проводится  ежемесячно  в органах исполнительной власти,  Секретариате
Губернатора Омской области с представлением ежемесячного отчета об  их
использовании в Управление делами.
     Испорченные бланки сдаются в протокольный отдел и отдел  учета  и
обработки  документов,  а  затем  погашаются  и  уничтожаются по акту,
утверждаемому Управляющим делами Правительства Омской  области,  путем
измельчения с помощью технических средств.
     15. При утере бланков Губернатора  Омской  области,  Председателя
Правительства   Омской   области,   первого  заместителя  Председателя
Правительства Омской области,  заместителя Председателя  Правительства
Омской  области,  руководителя  Аппарата  Губернатора  Омской области,
правовых  актов  Губернатора  Омской  области,  Правительства   Омской
области  проводится  служебная  проверка.  Лица,  получившие  бланки в
установленном порядке, обеспечивают их сохранность.
     16. Внутренние  документы (докладные записки,  справки,  отчеты и
др.) оформляются без бланков.

            Подраздел 2. Оформление реквизитов документов

     17. Реквизит  "Герб  Омской  области"  помещается   на   бланках,
предусмотренных пунктом 11 Инструкции, в соответствии с Законом Омской
области "О гербе и флаге Омской области" и Указом  Губернатора  Омской
области   от   27  февраля  2006  года  N  25  "Об  отдельных  случаях
использования герба Омской области".
     18. Реквизит  "Наименование  органа исполнительной власти" должен
содержать наименование органа исполнительной  власти,  соответствующее
законодательству.
     Данный реквизит печатается прописными буквами и  располагается  в
левом  верхнем  углу  при  угловом расположении реквизитов,  вверху по
центру - при продольном расположении реквизитов.
     19. Реквизит  "Должность  лица  - автора документа" указывается в
бланках должностных лиц (приложения N 1 - 5 к Инструкции).
     20. Документы,  направляемые в федеральные органы государственной
власти,  территориальные  органы  федеральных  органов  исполнительной
власти,     органы    местного    самоуправления    Омской    области,
подведомственным  и  другим  организациям,  гражданам,   подписываются
Губернатором   Омской   области,   первым   заместителем  Председателя
Правительства Омской области,  заместителем Председателя Правительства
Омской  области,  руководителем  Аппарата  Губернатора Омской области,
руководителем органа  исполнительной  власти  Омской  области,  а  при
работе с обращениями граждан - иным должностным лицом в соответствии с
их компетенцией.
     В состав    реквизита    "Подпись   должностного   лица"   входят
наименование   должности   лица,    подписывающего    документ    (при
использовании  бланка  должностного  лица наименование соответствующей
должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и
фамилия), например:

     Руководитель Аппарата
     Губернатора Омской области       Личная подпись      И.О. Фамилия

     или на бланке:

                                      Личная подпись      И.О. Фамилия

     Если должностное лицо,  реквизит подписи которого подготовлен  на
проекте документа, отсутствует, то документ может быть подписан лицом,
исполняющим  его  обязанности,  или   его   заместителем.   При   этом
указывается  фактическая  должность лица,  подписавшего документ,  его
инициалы и фамилия.  Не допускается подписывать документы с  предлогом
"За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
     При подписании  документа  несколькими  должностными  лицами   их
подписи    располагают   одну   под   другой   в   последовательности,
соответствующей перечню  государственных  должностей  Омской  области,
предусмотренному  статьей  3.1  Кодекса  о  государственных должностях
Омской области и государственной гражданской  службе  Омской  области,
например:

     Первый заместитель Председателя
     Правительства Омской области      Личная подпись     И.О. Фамилия

     Министр финансов
     Омской области                    Личная подпись     И.О. Фамилия

     При подписании   документа   несколькими   лицами,   равными   по
должности, подписи располагаются на одном уровне, например:

     Министр экономики                 Министр образования
     Омской области                    Омской области

     Личная подпись   И.О. Фамилия     Личная подпись     И.О. Фамилия

     Подписание электронного   документа   осуществляется   аналогично
документам на бумажном носителе с использованием ЭП должностного  лица
- автора документа.
     21. Реквизит  "Вид  документа"   располагается   ниже   реквизита
"Наименование  органа  исполнительной  власти" и печатается прописными
буквами:  ПОСТАНОВЛЕНИЕ,  РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.д. Реквизит выделяется
полужирным  шрифтом.  Наименование  вида  документа  не  указывается в
письмах.
     22. В  реквизите  "Место  составления  (издания)  документа"  для
документов Правительства Омской области местом  составления  (издания)
документа указывается город Омск.
     23. Реквизит "Справочные данные об органе исполнительной  власти"
содержит сведения,  необходимые для информационных контактов: почтовый
адрес, номер телефона, факс, электронный адрес и др.
     Реквизит обязателен  для бланков,  предусмотренных абзацем вторым
пункта 11 Инструкции,  и располагается  ниже  реквизита  "Наименование
органа исполнительной власти".
     24. Реквизит "Адресат" применяется  при  адресации  документов  в
государственные органы,  органы местного самоуправления,  организации,
их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.
     При адресации  документа в государственный орган,  орган местного
самоуправления,  организацию,  их   структурные   подразделения   (без
указания  должностного  лица)  их  наименования пишутся в именительном
падеже, например:

                                      Федеральное агентство
                                      по обустройству
                                      государственной границы
                                      Российской Федерации

     При адресации    документа    должностному    лицу   наименование
организации и  подразделения  указывается  в  именительном  падеже,  а
должность и фамилия - в дательном, например:

                                      Министерство образования и науки
                                      Российской Федерации
                                      Департамент управления делами
                                      Ведущему специалисту
                                      И.О. Фамилия

     При адресации  документа руководителю организации ее наименование
входит в состав наименования должности адресата, например:

                                      Заместителю Министра
                                      промышленности и энергетики
                                      Российской Федерации
                                      И.О. Фамилия

     В реквизите   "Адресат"   допускается   использовать   официально
принятые  сокращенные  наименования  органов  государственной  власти,
органов местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес в составе
реквизита "Адресат" указывается  в  последовательности,  установленной
правилами оказания услуг почтовой связи.
     Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие
органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы
исполнительной власти,  органы государственной власти Омской области и
постоянным корреспондентам.
     При адресации   документа   в    организацию    указывается    ее
наименование, затем почтовый адрес, например:

                                    Государственное учреждение
                                    "Всероссийский научно-
                                    исследовательский институт
                                    документоведения и архивного дела"
                                    Профсоюзная ул., д. 82,
                                    Москва, 117393

     Документ не  должен  содержать  более  четырех  адресатов.  Слово
"копия"  перед вторым,  третьим,  четвертым адресатами не указывается.
При большем числе адресатов составляется указатель рассылки документа.
     Если документ направляется в несколько однородных организаций или
в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует
указывать обобщенно, например:

                                      Главам муниципальных образований
                                      Омской области
                                      (по списку)

     При адресации  документа  физическому  лицу  указывают  фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                   Фамилия И.О.
                                   Карла Маркса просп., д. 38, кв. 28,
                                   Омск, 644048

     При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед
фамилией, физическому лицу - после нее.
     25. В реквизите "Дата документа"  проставляется  дата  подписания
(распорядительные  документы,  письма и др.),  дата утверждения (план,
положение, отчет и др.) или дата события, зафиксированного в документе
(протокол, акт и др.). Все служебные отметки на документе, связанные с
его прохождением и исполнением,  должны датироваться и  подписываться.
Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными
лицами, является дата более поздней подписи.
     Дату документа  оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца,  месяц,  год.  День месяца и месяц оформляют двумя парами
арабских цифр,  разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами,
например: 02.05.2013 или 24.05.2013.
     Допускается словесно-цифровой  способ  оформления даты документа,
например: 2 мая 2013 года или 24 мая 2013 года.
     Подписанный ЭП  электронный документ должен иметь метку времени -
достоверную информацию о моменте подписания,  которая  присоединена  к
указанному электронному документу или иным образом связана с ним.
     26. Реквизит "Регистрационный номер  документа"  состоит  из  его
порядкового   номера,   который   можно  дополнять  индексом  дела  по
номенклатуре  дел  Правительства   Омской   области,   информацией   о
корреспонденте, исполнителях и др.
     В соответствии  с  видом  принятого  правового  акта  Губернатора
Омской  области  и  Правительства Омской области к порядковому номеру,
присваиваемому в  течение  года,  через  дефис  добавляются  следующие
буквы:
     р - распоряжениям Губернатора Омской области,
     п - постановлениям Правительства Омской области,
     рп - распоряжениям Правительства Омской области.
     27. Реквизит "Наименование либо аннотация документа" составляется
ко  всем  документам,  за  исключением   документов,   имеющих   текст
небольшого  объема  (до  одной страницы).  Наименование либо аннотация
документа  должны  быть   краткими,   точно   передающими   содержание
документа.
     Наименование либо аннотация документа,  состоящие из двух и более
строк,  печатаются  через  1  межстрочный интервал.  Наименование либо
аннотация  документа  пишутся  с  прописной  буквы,  оформляются   под
реквизитами  бланка  и  кавычками  не  выделяются,  точка  в  конце не
ставится. Наименование либо аннотация документа отделяются от текста 1
-  2  межстрочными  интервалами,  занимают  до  4 - 5 строк по 28 - 30
знаков в строке,  оформляются по ширине реквизита бланка  центрованным
способом.
     Наименование либо аннотация документа должны отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например:

     Об участии в межрегиональной конференции

     "чего?" ("кого?"), например:

     Должностной регламент начальника управления

     28. Реквизит   "Текст   документа"   должен   отвечать  следующим
требованиям.  Текст документа излагается русским литературным языком с
учетом  официально-делового  стиля,  вида документа и его назначения в
управленческой деятельности. Содержание документа должно быть кратким,
ясным, точным и логичным.
     Использование в документе новых иностранных терминов и  выражений
допускается,  если  отсутствуют имеющие тот же смысл русские термины и
выражения или термины иностранного происхождения,  ставшие  в  русском
языке общеупотребительными.
     В тексте документа используют следующие формы изложения:
     от первого  лица  множественного числа ("просим предоставить...",
"направляем в Ваш адрес");
     от первого  лица  единственного  числа ("прошу выслать",  "считаю
необходимым");
     от третьего   лица   единственного   числа   ("Управление  делами
Правительства Омской области не возражает").
     Если текст  документа  содержит  ссылку на федеральный закон,  то
указываются его дата,  номер и название. В случае если текст документа
содержит ссылку на иной правовой акт, то указываются наименование вида
документа,  наименование органа, издавшего документ, дата принятия или
утверждения   документа,   его   регистрационный  номер,  наименование
документа (если имеется).
     В текст документа могут включаться фрагменты,  оформленные в виде
таблицы или анкеты.  Графы,  строки таблицы  должны  иметь  заголовки,
выраженные именем существительным в именительном падеже.  Подзаголовки
граф и строк должны  быть  согласованы  с  заголовками.  Если  таблицу
печатают  более  чем  на  одной  странице,  графы  таблицы должны быть
пронумерованы,  и на следующих страницах должны быть напечатаны только
номера  этих граф.  Номера граф и строк таблицы указываются без точек.
Таблица может быть расположена вдоль длинной  стороны  листа.  В  этом
случае таблица оформляется приложением к документу.
     Даты в тексте документа оформляются в соответствии с  пунктом  25
Инструкции.
     При написании  чисел  используются  словесный  (например:  четыре
метра,   пять   листов),   цифровой  (например:  30000,  125000000)  и
словесно-цифровой (например: 50 тысяч, 150 млн.) способы.
     Словесно-цифровой способ    применяется,    как    правило,   для
обозначения крупных круглых чисел.
     При написании сложных существительных и прилагательных, имеющих в
своем составе числительные,  применяются словесный и словесно-цифровой
способы (например, трехдневный, 150-летие, 25-процентный).
     Существительное после дробного числа согласуется  с  дробной  его
частью  и  ставится  в  родительном  падеже единственного числа:  28,5
метра, 25,4 процента, 46,2 квадратных метра, но 28,5 тысячи метров, 25
процентов.
     Порядковые числительные,  обозначаемые арабскими цифрами, пишутся
с   наращением   (например,   80-е   годы).  Порядковые  числительные,
обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения (например: начало
XXI  века).  При  написании подряд нескольких порядковых числительных,
обозначенных  арабскими  цифрами,  наращение  указывается   только   у
последнего числительного (например: 8 - 10-е классы).
     Римскими цифрами,  как  правило,  обозначаются  века,   кварталы,
порядковые номера конференций,  конгрессов, международных объединений,
ассамблей,  спортивных состязаний (например:  XX век,  IV квартал, XII
Олимпийские игры).
     Употребляемые в тексте  документа  сокращения  слов  должны  быть
общепринятыми,   а   их   написание   -  унифицировано.  В  документах
используются  сокращения   и   прочие   обозначения,   предусмотренные
Правилами подготовки проектов правовых актов.
     При подготовке   документов   применяется   текстовый    редактор
Microsoft  Word  for  Windows  версии от 6.0 и выше (или его аналог) с
использованием шрифта "Times New  Roman"  размером  14,  документы  на
бумажном  носителе  оформляются на белой бумаге плотностью не менее 80
г/кв.м  формата  А4  (210  x  297  мм),  если  иное  не  предусмотрено
Инструкцией.  Текст  документа на бумажном носителе печатается шрифтом
черного  цвета  машинописным  способом  или  с   применением   средств
вычислительной техники.
     Размеры полей документа должны быть:  левое - от 2,5 до  3,5  см,
правое  -  от  1,25  до  2,25  см,  верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см.
Межстрочный интервал должен быть одинарным.  Отступы абзацев  (красная
строка) должны составлять 1,25 см.
     При оформлении документов на  бумажном  носителе  не  допускается
использование   оборотной   стороны  листа,  за  исключением  случаев,
предусмотренных законодательством.
     При подготовке  документа  на  двух  и  более  страницах вторая и
последующие  страницы   нумеруются.   Номера   страниц   проставляются
посередине верхнего поля листа.
     Текст документа не должен содержать исправлений, пометок и пятен.
Текст документа должен быть отпечатан отчетливо и ровно.
     Не допускается сшивание, скрепление степлером листов документа.
     29. Реквизит   "Ссылка   на  исходящий  номер  и  дату  документа
адресанта" включает исходящий регистрационный номер и  дату  документа
адресанта, на который должен быть дан ответ. Ссылка на исходящий номер
и дату документа адресанта включается  в  состав  реквизитов  бланков,
предусмотренных  абзацем вторым пункта 11 Инструкции,  и проставляется
исполнителем при подготовке ответа. Например:

     на N 6370-01/15 от 17.04.2013.

     30. Реквизит "Отметка о наличии  приложений"  в  сопроводительных
письмах оформляется под текстом письма от границы левого поля.
     Отметка о  наличии  приложения,  названного  в   тексте   письма,
оформляется следующим образом:

     Приложение: на 5 л. в 2 экз.

     Если письмо   имеет   приложение,   не  названное  в  тексте,  то
указывается  его  наименование,   количество   листов   и   количество
экземпляров.   При   наличии  нескольких  приложений  они  нумеруются,
например:

     Приложение: 1. Справка... на 3 л. в 2 экз.
                 2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

     Если приложения    сброшюрованы,    то   количество   листов   не
указывается.
     Если к  документу  прилагается  другой  документ,  также  имеющий
приложение,  отметка  о  наличии  приложения   оформляется   следующим
образом:

     Приложение: письмо Минсельхоза России от 08.05.2013
                 N АЧ-2-24/4765 и приложение к нему, всего 3 л.

     Если приложение направляется не  во  все  указанные  в  документе
адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

     На приложениях  к  правилам,  инструкциям,  планам,  программам и
другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе в
правом    верхнем    углу.    При    этом   указывается   наименование
распорядительного  документа,  его  дата  и   регистрационный   номер,
например:

                                           Приложение
                                           к Положению о протоколе
                                           Губернатора Омской
                                           области от 09.12.2009 N 23

     31. Согласование документа с государственными органами,  органами
местного    самоуправления    и    организациями,   интересы   которых
затрагиваются документом, является внешним согласованием.
     Внешнее согласование   документа   оформляется  реквизитом  "Гриф
согласования",  который  включает  в  себя  слово  "СОГЛАСОВАНО"  (без
кавычек),  наименование  должности  лица,  с  которым  согласовывается
документ  (включая  наименование  организации),  его  личную  подпись,
расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования.
     Гриф согласования документа оформляется под  реквизитом  "Подпись
должностного лица" ближе к нижнему полю документа следующим образом:

                                   СОГЛАСОВАНО
                                   Руководитель казенного
                                   учреждения Омской области
                                   "Исторический архив Омской области"
                                   Личная подпись     И.О. Фамилия
                                   Дата

     Если содержание   документа   затрагивает   интересы   нескольких
организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе
согласования.  Визы в листе согласования  включают  в  себя  должность
визирующего документ,  личную подпись,  расшифровку подписи (инициалы,
фамилия) и дату.
     Согласование электронных  документов  производится визированием с
использованием ЭП должностного лица, визирующего документ.
     32. Реквизит  "Гриф  утверждения"  проставляется в верхнем правом
углу первого листа документа.
     Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                       УТВЕРЖДАЮ
                                       Губернатор Омской области
                                       Личная подпись     И.О. Фамилия
                                       Дата

     Утверждение электронных документов производится с  использованием
ЭП должностного лица, утверждающего документ.
     33. Согласование  проекта  документа  осуществляется  посредством
реквизита  "Виза".  Документы,  представляемые  на подпись Губернатору
Омской области,  первому заместителю Председателя Правительства Омской
области,   заместителю   Председателя  Правительства  Омской  области,
министру Омской  области,  руководителю  Аппарата  Губернатора  Омской
области,   визируются   исполнителем   (ответственным   исполнителем),
подготовившим проект документа в соответствии  с  законодательством  и
указаниями по исполнению документа. При этом визы проставляют в нижней
части лицевой стороны копии документа.
     При наличии  замечаний  к  проекту  документа  они  излагаются на
отдельном листе и прилагаются к документу. Например:

     Замечания прилагаются

     Управляющий делами
     Правительства Омской области      Личная подпись     И.О. Фамилия
     Дата

     При  согласовании  проектов  правовых  актов  Губернатора  Омской
области,   Правительства   Омской  области  визы  первого  заместителя
Председателя   Правительства  Омской  области  и  начальника  Главного
государственно-правового  управления  Омской  области проставляются на
оборотной  стороне  бланка  правового акта Губернатора Омской области,
Правительства  Омской  области.  (В  редакции Указа Губернатора Омской
области от 02.12.2013 г. N 162)
     На докладных, аналитических записках, служебных письмах, справках
и  других  документах визы проставляются на лицевой стороне последнего
листа документа под подписью ближе к нижнему полю. Например:

     Управляющий делами
     Правительства Омской области     Личная подпись      И.О. Фамилия
     Дата

     Допускается полистное визирование  документа  и  его  приложений,
созданных на бумажном носителе.
     Согласование электронных документов производится с использованием
ЭП должностного лица, визирующего документ.
     34. Реквизит  "Оттиск  печати"  является  способом  подтверждения
подлинности  подписи  должностного  лица на документе,  оформленном на
бумажном носителе.  Оттиск печати ставится на  документах  в  случаях,
предусмотренных законодательством. Оттиск печати ставится на свободном
от текста месте,  не  захватывая  личной  подписи  должностного  лица.
Печать   может   захватывать   часть   наименования   должности  лица,
подписавшего документ.
     В документах,  подготовленных  на  основе  унифицированных  форм,
печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
     35. Заверенная  копия  документа  изготавливается  и  выдается по
письменному обращению заинтересованного лица с разрешения  Губернатора
Омской  области,  Председателя  Правительства Омской области,  первого
заместителя Председателя  Правительства  Омской  области,  заместителя
Председателя  Правительства  Омской области,  министра Омской области,
руководителя  Аппарата  Губернатора  Омской  области  в  пределах   их
компетенции.
     Для свидетельствования  верности  копии  (выписки  из  документа)
подлиннику  документа  на  бумажном  носителе на последнем листе копии
(выписки из документа),  на свободном месте под  текстом,  оформляется
реквизит  "Отметка  о  заверении  копии",  включающий  слово  "Верно",
наименование  должности  лица,  заверившего  копию,  личную   подпись,
расшифровку подписи (инициалы,  фамилия),  дату заверения, печать (при
представлении копии или выписки из документа  в  другую  организацию),
например:

     Верно
     Начальник отдела государственной
     службы и кадров Управления делами
     Правительства Омской области      Личная подпись     И.О. Фамилия
     Дата                 Печать

     Листы многостраничных  копий  (выписок  из документа) нумеруются,
отметка о заверении  копии  дополняется  указанием  количества  листов
копии  (выписки  из  документа):  "Всего  в  копии  15 л." Допускается
заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа,
созданного на бумажном носителе.
     Свидетельствование верности   электронного    документа,    текст
которого распечатан на бумажном носителе, его подлиннику в электронной
форме осуществляется  штампом  отдела  учета  и  обработки  документов
"Заверено   с  применением  электронной  подписи"  с  указанием  даты,
фамилии,  инициалов и подписи сотрудника, создавшего копию (приложение
N 16 к Инструкции).
     36. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы  и
фамилию или имя,  отчество и фамилию исполнителя документа,  номер его
телефона.  Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной
стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

     И.О. Фамилия
     24-20-43

     Отметка об  исполнителе  может  дополняться  указанием  должности
исполнителя, структурного подразделения, телефонным кодом города.
     37. Реквизит  "Указания  по  исполнению   документа"   (далее   -
резолюция)   оформляется  на  бланке  резолюции  (приложение  N  10  к
Инструкции),  прилагаемом к лицевой стороне первого  листа  документа,
или в форме электронного документа.
     Резолюция включает  фамилию   (фамилии),   инициалы   исполнителя
(исполнителей),   содержание   поручения   (при  необходимости),  срок
исполнения, подпись автора резолюции и дату, например:

                                           Фамилия И.О.,
                                           Фамилия И.О.

                                           Прошу рассмотреть и внести
                                           предложения.
                                           Срок до 31.08.2013

                                           Подпись     Дата

     На документах,  имеющих  типовые  сроки  исполнения,  в резолюции
указываются исполнитель,  подпись автора резолюции,  дата.  Подписание
резолюции    в   форме   электронного   документа   осуществляется   с
использованием ЭП автора резолюции.
     38. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие
исполнения. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле
документа  располагается  реквизит  "Отметка  о  контроле  документа",
который обозначают буквой "К",  словом  "Контроль"  или  проставлением
штампа.  Соответствующая отметка вносится в регистрационно-контрольную
карточку документа в СЭДО Правительства Омской области.
     39. Реквизит  "Отметка об исполнении документа" состоит из ссылки
на дату и номер документа,  свидетельствующего о его исполнении,  или,
при   отсутствии   такого  документа,  содержит  краткие  сведения  об
исполнении, слов "В дело", индекса дела по номенклатуре дел, в котором
будет храниться документ.
     Отметка об  исполнении  документа  и  направлении  его   в   дело
подписывается  и датируется должностным лицом,  давшим поручение,  или
иными лицами,  на которых в установленном порядке возложена  указанная
обязанность.       Соответствующая       отметка       вносится      в
регистрационно-контрольную карточку  документа  в  СЭДО  Правительства
Омской области.
     Отметка об   исполнении   может   дополняться   информацией    об
особенностях исполнения документа.
     40. Реквизит  "Отметка  о  конфиденциальности"  проставляется  на
документах, содержащих информацию ограниченного распространения в виде
пометки "Для служебного пользования".
     Необходимость проставления  на документах пометки "Для служебного
пользования"   определяется   исполнителем   и   должностным    лицом,
подписывающим документ.
     Указанная пометка  и  номер  экземпляра  проставляются  в  правом
верхнем  углу первой страницы документа,  на обложке и титульном листе
документа,  а также на  первой  странице  сопроводительного  письма  к
документу.
     На электронных документах пометка "Для служебного пользования" не
проставляется.
     41. Реквизит "Отметка о поступлении  документа"  при  поступлении
документа  в  Правительство Омской области содержит порядковый номер и
дату поступления  документа  (при  необходимости  -  часы  и  минуты).
Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
     Отметка о  поступлении  электронных   документов   осуществляется
автоматически  путем создания метки времени при его поступлении в СЭДО
Правительства Омской области.

           Подраздел 3. Особенности подготовки и оформления
                      отдельных видов документов

     42. Протокол заседания комиссии,  совета,  рабочей или экспертной
группы, созданных по решению Губернатора Омской области, Правительства
Омской области (далее - протокол),  составляется на основании записей,
произведенных во время совещания (заседания),  представленных  тезисов
докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
     43. Протоколы могут издаваться в полной или  краткой  форме,  при
которой фиксируется только принятое решение.
     Текст полного протокола,  как правило,  состоит из  двух  частей:
вводной и основной.
     В вводной  части   указываются   инициалы,   фамилии,   должности
председательствующего,  секретаря  и присутствовавших на заседании,  а
также, при необходимости, лиц, приглашенных на совещание (заседание).
     Инициалы и  фамилии  присутствующих  и приглашенных указываются в
алфавитном  порядке  и  оформляются  по  всей  ширине   строки.   Если
присутствующих  более 15 человек,  то в протоколе указывается их общее
количество, например:

     Присутствовали: 42 человека (список прилагается).

     Вводная часть протокола заканчивается повесткой  дня,  содержащей
перечень   рассматриваемых   вопросов,   перечисленных  в  порядке  их
значимости,  с указанием докладчика по каждому  пункту  повестки  дня.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, печатается от границы левого
поля. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об").
     Основная часть  протокола  состоит  из разделов,  соответствующих
пунктам  повестки  дня.  Текст  каждого  раздела  строится  по  схеме:
СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
     Основное содержание докладов и  выступлений  включается  в  текст
протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов.
     В последнем случае в тексте делается отметка  "Текст  выступления
прилагается".  Постановление (решение) в тексте протокола печатается в
редакции,  принятой  на  совещании  (заседании).   При   необходимости
приводятся итоги голосования.
     Содержание особого  мнения,  высказанного  во  время  обсуждения,
записывается  в  тексте протокола после соответствующего постановления
(решения).
     Текст краткого протокола состоит из двух частей.  В вводной части
указываются инициалы и фамилии председательствующего  и  секретаря,  а
также   должности,   инициалы   и  фамилии  лиц,  присутствовавших  на
заседании.
     Слово "Присутствовали"   печатается   от   границы  левого  поля,
подчеркивается,  в конце слова ставится  двоеточие.  Ниже  указываются
наименования должностей,  справа от наименования должностей инициалы и
фамилии  присутствующих.  Наименования  должностей  могут  указываться
обобщенно.
     Многострочные наименования должностей присутствующих  указываются
через 1 межстрочный интервал.
     Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
     Основная часть протокола включает номера рассматриваемых вопросов
в соответствии  с  повесткой  дня  и  принятые  решения.  Наименование
вопроса  нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"),
печатается  по  центру  листа  и  подчеркивается  одной  чертой   ниже
последней  строки.  Под  чертой  указываются  фамилии должностных лиц,
выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1
межстрочный интервал.
     Затем указывается принятое по вопросу решение.
     Протокол подписывается   председательствующим   на   заседании  и
секретарем. Датой протокола является дата заседания.
     Протоколам присваиваются    порядковые    номера    в    пределах
календарного года отдельно  по  каждой  группе  протоколов.  Протоколы
совместных  заседаний  имеют  составные номера,  включающие порядковые
номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
     Протоколы регистрируются  отделом  учета и обработки документов в
СЭДО Правительства Омской области как внутренние документы.
     Номера постановлений    (решений),    принятых    на   совещаниях
(заседаниях),  состоят из номера  протокола,  номера  рассматриваемого
вопроса  в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в
пределах  вопроса.  Копии  протоколов  при  необходимости  рассылаются
заинтересованным  организациям  и  должностным лицам сопроводительными
письмами в форме исходящих  документов  в  соответствии  с  указателем
рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель
подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
     Принятые решения  доводятся  до  исполнителей  в  виде выписок из
протоколов.  Копии  протоколов  и  выписки  из  протоколов  заверяются
печатью органа исполнительной власти,  осуществляющего организационное
обеспечение деятельности соответствующей  комиссии,  совета,  рабочей,
экспертной группы,
     44. Протокол заседания  Правительства  Омской  области  (далее  -
Протокол)  оформляется  на  специальном  бланке  (приложение  N  11  к
Инструкции).
     Основной текст  Протокола  делится  на  разделы  в соответствии с
пунктами повестки дня заседания Правительства Омской области.  Разделы
нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; РЕШИЛИ.
     В позиции  "Слушали"  указываются  наименование  рассматриваемого
вопроса, фамилии докладчика и содокладчика.
     В позиции  "Выступили" указываются фамилии и инициалы выступивших
по пункту повестки дня.
     В позиции  "Решили" указываются виды принятых решений,  например:
"принять  проект  постановления  без   изменений",   "принять   проект
постановления с учетом высказанных замечаний и предложений".
     К Протоколу  прилагается  стенограмма   и   указатель   рассылки.
Стенограмма  подписывается  Управляющим  делами  Правительства  Омской
области.
     Протокол содержит  следующие  реквизиты:  наименование документа,
порядковый номер,  дату в пределах календарного года, место проведения
заседания,  фамилии  и  инициалы  Губернатора  Омской области,  членов
Правительства Омской области,  присутствовавших на заседании,  а также
лиц,  приглашенных на заседание Правительства Омской области, повестку
дня с указанием фамилий и инициалов  должностных  лиц,  выступивших  с
докладами и содокладами,  выступивших в прениях,  результат обсуждения
каждого вопроса.
     Протокол визируется  руководителем  Аппарата  Губернатора  Омской
области  и  подписывается  Губернатором  Омской  области  или   первым
заместителем     Председателя     Правительства     Омской    области,
председательствующим на заседании Правительства Омской области.
     45. Докладная   записка   -   документ  информационно-справочного
характера,   адресованный   вышестоящему   должностному    лицу    или
вышестоящему  органу  исполнительной  власти  и  содержащий  изложение
какого-либо вопроса  или  факта  с  выводами  и  предложениями  автора
документа.
     Докладные записки подготавливаются в инициативном порядке либо по
поручению руководителя.
     Докладная записка может быть внутренней и внешней.
     Внутренняя докладная записка имеет следующие реквизиты:
     - наименование структурного подразделения - автора документа;
     - вид документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
     - дата документа;
     - адресат;
     - наименование  документа,  кратко   и   точно   отражающее   его
содержание;
     - текст документа;
     - подпись автора документа.
     Внешняя докладная записка оформляется на бланке и имеет следующие
реквизиты:
     - вид документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
     - дата документа;
     - место составления;
     - адресат;
     - наименование документа  (печатается  полужирным  шрифтом  через
один  межстрочный  интервал  и выравнивается по центру,  если документ
оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов);
     - текст документа;
     - подпись руководителя - автора документа.
     Докладные записки  в форме электронных документов подписываются с
использованием ЭП автора документа.
     46. Акт   -  это  документ,  составленный  несколькими  лицами  и
подтверждающий установленный факт, событие, действие.
     Акты, как    правило,    составляются    по   единой   схеме   на
унифицированных трафаретных формах.
     Текст акта    может    состоять   из   трех   частей:   введение,
констатирующая часть и выводы.
     Во введении указывается основание составления акта, перечисляются
лица,  составляющие акт. Начинается эта часть акта словом "Основание",
после  которого указываются наименование распорядительного документа в
именительном падеже,  его дата, номер и заголовок. Далее перечисляются
инициалы и фамилии составителей акта.
     В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность работы,
результаты.
     В заключительной   части   акта   могут    содержаться    выводы,
рекомендации или констатация фактов.
     После текста  указывается  количество  экземпляров  акта  и   его
местонахождение. Акт содержит следующие реквизиты:
     - наименование структурного подразделения;
     - вид документа;
     - дата акта;
     - место составления;
     - наименование документа;
     - гриф утверждения (при необходимости);
     - текст;
     - подписи;
     - печать.
     47. Телеграмма   составляется  в  том  случае,  когда  необходима
срочная передача информации адресату.
     Телеграммы печатаются  на  стандартных листах бумаги без бланка в
двух экземплярах (приложение N 12 к Инструкции).
     Адрес телеграммы  состоит  из  телеграфного  наименования  пункта
назначения и точного наименования адресата.
     К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов,
дается перечень рассылки, завизированный исполнителем.
     Текст телеграммы  излагается  на одной стороне листа кратко,  без
переноса  слов,  абзацев.  Цифры  в  тексте  телеграммы  пишутся,  как
правило, прописью.
     В конце текста телеграммы проставляется ее регистрационный номер.
     Подпись в  телеграмме оформляется отдельной строкой,  с указанием
должности,  инициалов  и  фамилии  должностного   лица,   подписавшего
телеграмму.
     В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа,
на который дается ответ, и используется оборотная сторона листа.
     Проект телеграммы до представления  ее  на  подпись  руководителю
визируется исполнителем на втором экземпляре в левом нижнем углу.
     Телеграммы принимаются на отправку подписанными и  датированными.
Отправка  телеграмм осуществляется в соответствии с правилами оказания
услуг телеграфной связи.
     Вторые экземпляры телеграмм, отправленных за подписью Губернатора
Омской области,  первого заместителя Председателя Правительства Омской
области,   заместителя   Председателя  Правительства  Омской  области,
министра Омской  области,  руководителя  Аппарата  Губернатора  Омской
области, формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел.
     48. Телефонограмма применяется  для  срочных  кратких  сообщений.
Телефонограмму   рекомендуется   применять   для  передачи  вызова  на
совещание,  заседание,  а также для  получения  сведений  оперативного
характера,  не требующих документального оформления (приложение N 13 к
Инструкции).
     Телефонограммы за  подписью  Губернатора Омской области,  первого
заместителя Председателя  Правительства  Омской  области,  заместителя
Председателя   Правительства  Омской  области,  руководителя  Аппарата
Губернатора  Омской  области  передаются  и  принимаются  на  их   имя
уполномоченными должностными лицами.
     После сверки текста телефонограммы с принимающим лицом передающий
заполняет справочные реквизиты:
     в графе "Принял" указываются должность,  фамилия лица, принявшего
телефонограмму, и номер его телефона;
     в графе "Передал" указываются должность, фамилия, номер телефона,
по    которому    телефонограмма   была   передана,   время   передачи
телефонограммы (часы и минуты) и дата.
     На обороте телефонограммы,  содержание которой требуется передать
нескольким  адресатам,  составляется  список   адресатов   и   номеров
телефонов, по которым она должна быть передана.
     Полученная телефонограмма  должна  быть  отпечатана  и   передана
руководителю в возможно короткий срок.
     49. Доверенность оформляется на представителя Губернатора  Омской
области, Правительства Омской области для подтверждения его полномочий
перед   третьими    лицами    на    совершение    сделок,    получение
товарно-материальных   ценностей   или   других   действий   от  имени
Губернатора Омской области, Правительства Омской области.
     Доверенность оформляется  на  бланках Губернатора Омской области,
Правительства Омской области.
     Вид документа   "ДОВЕРЕННОСТЬ"   печатается  прописными  буквами,
выравнивается по центру и отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами от
текста доверенности.
     В тексте доверенности указываются следующие сведения:
     - должность доверенного лица;
     - организация, в которой производятся действия по доверенности;
     - вид действия;
     - образец   подписи   лица,   получившего    доверенность    (при
необходимости);
     - заверение подлинности подписи (при необходимости);
     - срок действия доверенности.
     Доверенность оформляется в двух экземплярах.
     Первый экземпляр   (оригинал)   выдается   лицу,   указанному   в
доверенности в качестве представителя.
     Второй экземпляр   с  визами  хранится  в  органе  исполнительной
власти.
     Доверенности, выданные   от  имени  Губернатора  Омской  области,
Правительства Омской области,  регистрируются как исходящий документ в
отделе учета и обработки документов и имеют единую валовую нумерацию в
рамках каждого года.
     В случае  расторжения трудового договора (служебного контракта) с
работником,  указанным  в  доверенности   в   качестве   представителя
Губернатора Омской области, Правительства Омской области, до истечения
срока действия доверенности оригинал доверенности подлежит возврату  в
отдел учета и обработки документов.
     50. Служебные письма готовятся:
     - как  ответы  о выполнении поручений Губернатора Омской области,
первого  заместителя  Председателя   Правительства   Омской   области,
заместителя  Председателя  Правительства Омской области,  руководителя
Аппарата Губернатора Омской области;
     - как сопроводительные письма;
     - как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
     - как инициативные письма.
     Сроки подготовки служебных писем устанавливаются резолюцией.
     Тексты ответных  служебных  писем  должны  точно  соответствовать
поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
     Служебные письма  оформляются  на  бумажном  носителе или в форме
электронных документов в соответствии с пунктом 11 Инструкции.
     Служебная переписка  между  Губернатором  Омской области,  первым
заместителем Председателя Правительства Омской  области,  заместителем
Председателя  Правительства  Омской  области,  руководителем  Аппарата
Губернатора Омской области осуществляется без использования бланков.
     Служебные письма,  подписываемые несколькими должностными лицами,
оформляются на стандартном листе бумаги и должны иметь  одну  (единую)
дату.
     При оформлении служебного  письма  не  допускается  использование
оборотной стороны листа.
     Текст служебного письма,  как  правило,  должен  касаться  одного
вопроса или нескольких вопросов,  если они взаимосвязаны. Письмо может
иметь краткое наименование,  которое раскрывает его содержание. Если в
письме  отражено  несколько  вопросов,  то его наименование может быть
сформулировано обобщенно. Точка в конце наименования не ставится.
     Если письмо  оформлено на бланке должностного лица,  то его текст
излагается   от   1-го   лица   единственного    числа:    "прошу...",
"направляю...".
     Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части
излагается  причина,  основание  или  обоснование  составления письма,
приводятся  ссылки  на  документы,  являющиеся  основанием  подготовки
письма.  Во  второй части,  начинающейся с абзаца,  помещаются выводы,
предложения,  просьбы, решения и т.д. с соответствующей мотивацией или
без нее.
     Проекты служебных писем, адресованных Губернатору Омской области,
первому   заместителю   Председателя   Правительства  Омской  области,
заместителю Председателя Правительства  Омской  области,  руководителю
Аппарата   Губернатора   Омской   области,   должны  быть  согласованы
руководителями  заинтересованных  структурных  подразделений   органов
исполнительной  власти,  в  которых подготовлены вышеуказанные проекты
служебных писем. Согласование оформляется визой.
     Виза проставляется  на  последнем листе второго экземпляра письма
ниже подписи.
     Визирование и  подписание  служебных  писем  в  форме электронных
документов осуществляется с использованием ЭП визирующего и подписанта
соответственно.
     Все подготовленные  служебные  письма  должны  быть  оформлены  и
направлены на регистрацию в СЭДО Правительства Омской области.

               Раздел III. Организация документооборота

               Подраздел 4. Прием и первичная обработка
                        поступающих документов

     51. Прием  и  первичная  обработка  поступающих  в  Правительство
Омской  области  документов  осуществляются в отделе учета и обработки
документов.  Первичная  обработка  поступивших   документов   включает
проверку  правильности  доставки  документов  и  наличия  документов и
приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и
не  подлежащие  регистрации.  Конверты  с  документами вскрываются (за
исключением конвертов с пометкой  "лично"),  проверяется  правильность
доставки,  целостность  упаковки,  наличие  в них документов,  включая
приложения. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
     При обнаружении  некомплектности  или  повреждении  документов на
бумажном носителе составляется акт в трех экземплярах, один из которых
остается  в отделе учета и обработки документов,  второй приобщается к
поступившему документу,  третий  направляется  отправителю  документа.
Конверты  после вскрытия,  как правило,  уничтожаются,  кроме случаев,
когда только по  ним  можно  установить  адрес  отправителя  или  дату
отправки. Не уничтожаются конверты, содержащие предложения, заявления,
жалобы граждан,  материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы,
повестки и т.д.).
     В СЭДО   Правительства   Омской   области   обработке    подлежат
электронные    документы,    которые    подписаны    ЭП,    признанной
действительной.  При получении электронных документов, подписанных ЭП,
отдел    учета    и    обработки    документов   производит   проверку
действительности ЭП должностного лица - автора документа.
     При получении  электронного  образа  документа,  подписанного ЭП,
отдел   учета   и    обработки    документов    производит    проверку
действительности   ЭП   сотрудника   подразделения   делопроизводства,
подтверждающей  соответствие   электронного   образа   документа   его
подлиннику  на  бумажном  носителе,  подписанному  должностным лицом -
автором документа.
     При обнаружении   некомплектности   или  повреждении  электронных
документов,  электронных образов документов,  отсутствии или признании
ЭП  недействительной  отдел  учета  и  обработки документов направляет
отправителю  уведомление  об  отказе  в  приеме  к  обработке   такого
документа.  Уведомление  подписывается  ЭП сотрудника,  признавшего ЭП
недействительной.
     52. Доставка    документов   в   Правительство   Омской   области
осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электронной связи.
С  помощью  почтовой  и  фельдъегерской  связи доставляется письменная
корреспонденция в виде писем,  почтовых карточек, бандеролей, посылок,
мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи
поступают   телеграммы,   факсограммы,   телефонограммы,   электронные
документы   и   электронные   образы   документов   из   СЭДО  органов
государственной власти и иных организаций.
     53. Служебные документы,  которые поступили,  минуя отдел учета и
обработки документов, должны быть сданы для регистрации в тот же день.

         Подраздел 5. Предварительное рассмотрение документов

     54. Предварительное рассмотрение документов  проводится  в  целях
выделения  из  всего  массива  поступившей корреспонденции документов,
требующих обязательного рассмотрения Губернатором  Омской  области,  а
также перенаправления поступивших документов должностным лицам.
     На рассмотрение Губернатора Омской области передаются  документы,
полученные    от    вышестоящих   органов,   касающиеся   деятельности
Правительства Омской  области,  иных  органов  исполнительной  власти,
содержащие   информацию   по   принципиальным  вопросам  деятельности,
требующим решения.
     Основанием для   принятия   решения   в   ходе   предварительного
рассмотрения  является  содержание  документа,  а  не  адресация   его
соответствующему должностному лицу.
     55. Документы,   адресованные   Губернатору    Омской    области,
предварительно   рассматриваются  в  Секретариате  Губернатора  Омской
области, а затем направляются в отдел учета и обработки документов для
регистрации.  Документы, адресованные первому заместителю Председателя
Правительства Омской области,  заместителю Председателя  Правительства
Омской   области,   министру  Омской  области,  руководителю  Аппарата
Губернатора  Омской  области,  а  также   без   указания   конкретного
должностного  лица  или  органа  исполнительной  власти предварительно
рассматриваются  и  регистрируются  в   отделе   учета   и   обработки
документов.  Без  предварительного рассмотрения и регистрации в отделе
учета и обработки документов передаются:
     обращения граждан  - в управление по работе с обращениями граждан
Губернатора Омской области;
     нормативные правовые   акты  Российской  Федерации,  поручения  и
указания  Президента  Российской  Федерации,  поручения  Правительства
Российской  Федерации,  постановления  Совета  Федерации  Федерального
Собрания  Российской  Федерации,  Государственной  Думы   Федерального
Собрания  Российской  Федерации  - в сектор контроля Управления делами
для организации контроля вышеуказанных  документов  в  соответствии  с
Регламентом Правительства Омской области;
     судебные     повестки,     касающиеся     восстановления     прав
реабилитированных   жертв   политических  репрессий,  -  в  управление
общественной   безопасности  и  взаимодействия  с  правоохранительными
органами  Омской  области,  остальные  судебные  повестки  - в Главное
государственно-правовое  управление  Омской области; (В редакции Указа
Губернатора Омской области от 02.12.2013 г. N 162)
     документы с  пометкой "Для служебного пользования" - в управление
Губернатора Омской области по защите государственной тайны.
     56. Телеграммы  принимаются  под  расписку с проставлением даты и
времени приема.
     57. Предварительное     рассмотрение    электронных    сообщений,
поступающих по электронной почте, электронных документов и электронных
образов  документов,  поступающих в СЭДО Правительства Омской области,
осуществляется аналогично документам на бумажных носителях.
     58. В  первую очередь осуществляется предварительное рассмотрение
документов с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения,
или с пометкой о срочности их доставки.

           Подраздел 6. Регистрация поступающих документов

     59. Регистрации   подлежат   все   документы,   требующие  учета,
исполнения и использования.  Документы  регистрируются  независимо  от
способа их доставки.
     Документы регистрируются  один  раз:   поступающие   -   в   день
поступления,  создаваемые - в день подписания или утверждения либо при
поступлении в нерабочее время на следующий рабочий день.  Не  подлежат
регистрации     в     Правительстве     Омской    области    материалы
справочно-информационного характера, перечисленные в приложении N 14 к
Инструкции.
     60. Регистрация документов производится  в  зависимости  от  вида
документа,  автора и содержания. В отделе учета и обработки документов
регистрируются и учитываются:
     1) документы,  поступившие  на  имя  Губернатора  Омской области,
первого  заместителя  Председателя   Правительства   Омской   области,
заместителя  Председателя  Правительства Омской области,  руководителя
Аппарата Губернатора Омской области;
     2) переписка  за  подписью  Губернатора  Омской области,  первого
заместителя Председателя  Правительства  Омской  области,  заместителя
Председателя   Правительства  Омской  области,  руководителя  Аппарата
Губернатора Омской области;
     3) докладные  записки на имя Губернатора Омской области,  первого
заместителя Председателя  Правительства  Омской  области,  заместителя
Председателя   Правительства  Омской  области,  руководителя  Аппарата
Губернатора Омской области.
     61. Документы   регистрируются  и  учитываются  отделом  учета  и
обработки  документов  в  СЭДО  Правительства  Омской  области   путем
создания  регистрационно-контрольных карточек документов (далее - РКК)
с включением в них  электронных  документов  или  электронных  образов
документов и заполнением следующих полей:
     - входящий номер;
     - индекс дела;
     - дата регистрации;
     - корреспондент;
     - адрес корреспондента;
     - номер документа;
     - дата документа;
     - автор документа;
     - заголовок (краткое содержание);
     - вид документа;
     - вид доставки;
     - отметка срочности;
     - пришло из;
     - тематика;
     - кому (на рассмотрение);
     - у кого находится подлинник;
     - сопроводительная информация (примечание);
     - вложения;
     - текст документа;
     - количество листов основного документа;
     - количество приложений;
     - общее количество листов приложений.
     Документы, поступившие на бумажном носителе,  включаются  в  СЭДО
Правительства   Омской   области   после   сканирования   и   создания
электронного образа документа. Включение электронного образа документа
в   СЭДО  Правительства  Омской  области  возможно  только  после  его
сравнения с подлинником документа. После включения электронного образа
документа  в  СЭДО  Правительства  Омской  области  он  заверяется  ЭП
сотрудника  отдела  учета  и  обработки   документов,   подтверждающей
соответствие  электронного образа документа его подлиннику на бумажном
носителе. Не подлежат сканированию:
     - сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;
     - книги,  буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4,
а также состоящие из листов разного формата;
     - материалы с малоразборчивым текстом;
     - письма граждан, приложенные к документам.
     Электронные документы    и    электронные    образы    документов
регистрируются  в  СЭДО  Правительства  Омской  области после проверки
действительности ЭП,  не прошедшие проверку действительности  -  после
получения подлинника документа на бумажном носителе.
     62. При создании РКК поступившего в Правительство Омской  области
документа   в   СЭДО   Правительства   Омской  области  осуществляется
присвоение  регистрационного  номера  документу   с   указанием   даты
регистрации, например:

     ВХ-13/ПР-10540 от 20.05.2013,

     где:
     ВХ - вид документа (входящий);
     13 - год;
     ПР - Правительство Омской области;
     10540 - порядковый номер;
     20.05.2013 - дата регистрации.

     На документах,  оформленных на  бумажном  носителе  и  подлежащих
регистрации,  на  лицевой  стороне  первого листа в правом нижнем углу
ставится регистрационный штамп, в котором заполняется дата поступления
и регистрационный номер.
     63. Документы,  поступающие по электронной почте  и  факсимильной
связи,   регистрируются  отделом  учета  и  обработки  документов  как
входящие документы.  При поступлении документа по каналу  факсимильной
связи  вместе  с его подлинником обоим документам присваивается один и
тот же регистрационный номер.
     64. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а
затем передаются на исполнение.
     65. После   регистрации   документы  передаются  на  рассмотрение
Губернатору   Омской   области,   первому   заместителю   Председателя
Правительства  Омской области,  заместителю Председателя Правительства
Омской  области,  министру  Омской  области,   руководителю   Аппарата
Губернатора    Омской    области.    Срочные    документы   передаются
незамедлительно   через   помощников   (советников)    соответствующих
руководителей.
     66. В  случае  если  поступивший  документ  является  ответом  на
запрос,  работники  отдела  учета  и  обработки  документов  подбирают
документы,  на  которые  имеется  ссылка,  и  связывают  их   в   СЭДО
Правительства Омской области.
     67. Все зарегистрированные документы после исполнения списываются
"в  дело"  руководителем,  давшим  поручение  и  установившим срок его
исполнения,  или  уполномоченным  лицом.  Информация   об   исполнении
документа  заносится  в  СЭДО Правительства Омской области с внесением
номера дела по номенклатуре дел, в котором будет находиться документ.
     68. В  случае  изменения  резолюции  или  в  случае переадресации
документов между органами  исполнительной  власти  указанная  передача
осуществляется  через  отдел  учета  и обработки документов,  при этом
документы вторично не регистрируются.

             Подраздел 7. Порядок рассмотрения документов
                и доведение документов до исполнителей

     69. На   рассмотрение   Губернатора   Омской   области,   первого
заместителя Председателя  Правительства  Омской  области,  заместителя
Председателя  Правительства  Омской области,  министра Омской области,
руководителя Аппарата Губернатора Омской области документы  передаются
после  их  регистрации  (в  случае,  когда они подлежат регистрации) в
соответствии  с   распределением   обязанностей.   При   передаче   на
рассмотрение  электронных  документов  вместе  с  ними  передаются  их
регистрационные данные.
     По результатам рассмотрения документов Губернатор Омской области,
первый  заместитель   Председателя   Правительства   Омской   области,
заместитель Председателя Правительства Омской области,  министр Омской
области,  руководитель  Аппарата  Губернатора  Омской   области   дают
поручения  в  форме  резолюции.  Исполнителями  поручений  Губернатора
Омской области,  первого заместителя Председателя Правительства Омской
области,   заместителя   Председателя  Правительства  Омской  области,
руководителя  Аппарата  Губернатора  Омской  области  являются  органы
исполнительной власти в лице их руководителей.
     Резолюции оформляются в соответствии с пунктом 37 Инструкции. Все
резолюции подлежат занесению в СЭДО Правительства Омской области путем
создания контрольной карточки резолюции и заполнением в ней  следующих
полей:
     - автор;
     - исполнители;
     - текст;
     - дата выдачи;
     - срок исполнения;
     - отметка срочности;
     Резолюциям, требующим отчета об исполнении,  присваивается статус
"Контроль"  или  "Особый  контроль"  с  обязательным  указанием  срока
исполнения.  В поле  "Исполнители"  первым  указывается  ответственный
исполнитель.
     Резолюции заносятся   в   СЭДО   Правительства   Омской   области
помощниками (советниками) или иными лицами, на которых в установленном
порядке возложена указанная обязанность,  могут  быть  подготовлены  в
виде проектов и направлены автору резолюции для подписания. Резолюции,
созданные в СЭДО Правительства  Омской  области  в  форме  электронных
документов, подписываются ЭП автора резолюции.
     Документы тиражируются в соответствии с резолюциями  и  рассылкой
на  исполнение.  Если  в  резолюции  указано  несколько  исполнителей,
подлинник документа  вместе  с  резолюцией  направляется  исполнителю,
указанному  в  резолюции  первым,  либо исполнителю,  напротив фамилии
которого стоит отметка "созыв",  "обобщение",  "отв.",  "свод" и  т.п.
(ответственному исполнителю).  Остальным исполнителям (соисполнителям)
направляются копии.  Все последующие резолюции на документе не  должны
искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.
     Основной исполнитель и соисполнители вправе  давать  поручения  в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
     70. Документы и  резолюции  на  бумажном  носителе  доводятся  до
исполнителей  через  отдел  учета  и  обработки  документов  путем  их
вложения в именную папку исполнителя с последующей выемкой курьером. В
случае  отсутствия  у  исполнителя  именной  папки  в  отделе  учета и
обработки документов документы доводятся средствами почтовой или  иной
связи.
     Электронные документы и резолюции в форме электронных  документов
доводятся до исполнителей путем пересылки из СЭДО Правительства Омской
области в СЭДО исполнителя при наличии  у  него  таковой.  Электронные
документы  направляются исполнителю вместе с регистрационными данными.
В  случае  отсутствия  у  исполнителя  СЭДО  ему  направляются   копии
электронных  документов  и  резолюций,  заверенные  в  соответствии  с
пунктом 35 Инструкции.
     Резолюции доводятся  до сведения исполнителей в день рассмотрения
документа  руководителем  или  на  следующий  рабочий  день.   Срочные
документы передаются исполнителю незамедлительно.
     Оповещение исполнителей,  зарегистрированных в СЭДО Правительства
Омской области, о наличии резолюции производится автоматически.
     Исполнители или лица,  наделенные соответствующими  полномочиями,
вносят  информацию  о  ходе  исполнения резолюции в СЭДО Правительства
Омской области.
     71. По  результатам аппаратных совещаний,  рабочих поездок и т.д.
оформляется  систематизированное  перечисление  поручений  Губернатора
Омской  области  в  виде  перечня поручений Губернатора Омской области
(далее - перечень).
     Образец оформления   перечня   приведен   в  приложении  N  15  к
Инструкции.
     Регистрация перечней  осуществляется  в  отделе учета и обработки
документов с внесением в СЭДО Правительства  Омской  области.  Процесс
работы с перечнями аналогичен процессу работы с резолюциями.

             Подраздел 8. Контроль исполнения документов

     72. Сроки   исполнения   документов  определяются  руководителем,
который  дает  поручение  (подписывает  резолюцию)  исходя  из  срока,
установленного   организацией,   направившей   документ,  или  сроков,
установленных законодательством.
     73. Контроль  исполнения документов включает постановку документа
на контроль,  координацию и анализ хода исполнения,  учет и  обобщение
результатов,   информирование  руководителей  о  состоянии  исполнения
документов,  снятие исполненного  документа  с  контроля,  направление
исполненного документа в дело. Сроки исполнения документов заносятся в
СЭДО Правительства Омской области.
     74. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие
исполнения.
     На особый контроль ставятся:
     - поручения Президента Российской Федерации;
     - поручения Правительства Российской Федерации;
     - запросы правоохранительных органов и прокуратуры;
     - запросы контролирующих органов.
     75. Делопроизводственный учет находящихся  на  контроле  правовых
актов   Президента   Российской  Федерации,  Правительства  Российской
Федерации,  Губернатора Омской области,  Правительства Омской области,
поручений   и  указаний  Президента  Российской  Федерации,  поручений
Правительства Российской Федерации,  ведение электронной  базы  данных
контролируемых  документов  осуществляет  сектор  контроля  Управления
делами (далее - сектор контроля).
     В течение  всего  периода  исполнения  документа  сектор контроля
ведет упреждающий контроль исполнения в Правительстве  Омской  области
поручений,  содержащихся  в  федеральном и областном законодательстве,
поручений  Губернатора  Омской  области  по  исполнению  поручений   и
указаний  Президента  Российской  Федерации,  поручений  Правительства
Российской Федерации.
     76. Ежемесячно   по   состоянию   на  1-е  число  каждого  месяца
Управление делами информирует Губернатора Омской области о  соблюдении
сроков исполнения документов, стоящих на контроле.
     77. Контроль  исполнения  документов  осуществляется  помощниками
(советниками) или должностными лицами, уполномоченными руководителем.
     78. Все снятые с  контроля  документы  должны  иметь  отметку  об
исполнении.
     79. Контроль исполнения поручений в Правительстве Омской  области
осуществляется с помощью СЭДО Правительства Омской области.
     80. Иные  вопросы  контроля  и  сроки  исполнения  документов   и
поручений  в  Правительстве  Омской  области  определяются Регламентом
Правительства Омской области.

            Подраздел 9. Работа исполнителей с документами

     81. Организация работы исполнителей с документами  осуществляется
на   основании   резолюций  вышестоящих  должностных  лиц.  Исполнение
документа предусматривает сбор  и  обработку  необходимой  информации,
подготовку   проекта   документа,   согласование  с  заинтересованными
должностными лицами,  доработку и представление проекта  документа  на
подпись руководителю.
     Проекты документов подлежат обязательному занесению в  СЭДО.  При
создании  проектов  документов  в  СЭДО  Правительства  Омской области
исполнителем в учетной карточке заполняются следующие поля:
     - подписант документа;
     - отметка срочности (при необходимости);
     - наименование типа папки (письмо, служебная записка);
     - наименование типа  электронного  документа  (письмо,  служебная
записка и т.д.);
     - заголовок (содержит краткое название, передающее смысл текста и
отвечающее на вопрос "О чем?");
     - поле "Вложения" (содержит прикрепленные файлы);
     - поле  "Текст  документа" (помещается текстовая часть документа,
за исключением бланка,  на котором оформлен документ,  и приложений  к
нему).
     Необходимость наличия  проекта  документа  на  бумажном  носителе
(одновременно   с   проектом   электронного   документа)  определяется
исполнителем исходя из вида документа и его адресата.
     Проекты электронных   документов  направляются  руководителю  для
подписания ЭП средствами СЭДО. Проекты документов на бумажном носителе
передаются на подпись в установленном порядке.
     При подготовке   проектов   документов   на   бумажном   носителе
исполнитель  определяет  необходимое количество экземпляров документа,
передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем
в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
     82. Подлинник  подлежащего  исполнению  документа  с   поручением
(резолюцией) руководителя направляется ответственному исполнителю.
     Другие исполнители,   указанные    в    поручении    (резолюции),
осуществляют  подготовку соответствующих материалов по копии документа
с поручением (резолюцией) руководителя.
     83. Ответственный  исполнитель координирует работу соисполнителей
поручения,  в том числе определяет сроки представления соисполнителями
необходимых  документов  и  материалов  в соответствии с федеральным и
областным законодательством.
     84. В  случае если лицом,  ответственным за исполнение документа,
специально  не  определены  сроки  представления  иными  исполнителями
необходимых  документов и материалов,  то данные документы и материалы
представляются  в  сроки,  предусмотренные  Регламентом  Правительства
Омской области.
     85. В исключительных случаях лицо,  ответственное  за  исполнение
поручения,  представляет  на  имя Губернатора Омской области,  первого
заместителя Председателя  Правительства  Омской  области,  заместителя
Председателя  Правительства  Омской области,  министра Омской области,
руководителя Аппарата Губернатора Омской области,  давшего  поручение,
мотивированную  просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения
срока исполнения поручения.  В отношении поручений Губернатора  Омской
области,  данных в связи с исполнением поручений Президента Российской
Федерации,  Правительства Российской Федерации, мотивированная просьба
о  продлении  соответствующего  поручения  представляется не позднее 5
дней до истечения срока исполнения поручения.
     86. Соисполнители имеют право:
     - докладывать  об  исполнении  поручения  руководителю,   давшему
поручение,    только   по   поручению   (предложению)   ответственного
исполнителя;
     - вносить  ответственному  исполнителю  предложения  об изменении
сроков исполнения документов с соответствующим обоснованием.
     87. Ответственный  исполнитель  персонально  отвечает за качество
исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и
соблюдение сроков его выполнения.
     88. Документ (поручение) считается  исполненным,  если  проведены
предусмотренные  в  документе  мероприятия,  рассмотрены  по  существу
поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные  (устные)
ответы  или  поставленные  в  документе  вопросы  решены в оперативном
порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (если это
требуется исходя из содержания документа или резолюции).
     89. После  исполнения  документа  в  СЭДО  Правительства   Омской
области  проставляется  отметка  об исполнении документа и направлении
его в дело.

                   Подраздел 10. Организация работы
                     с отправляемыми документами

     90. Документы,  направляемые на подпись руководителю, должны быть
завизированы ответственным исполнителем в соответствии  с  пунктом  33
Инструкции.   Подписанные   документы  передаются  для  регистрации  и
отправки в отдел учета и обработки документов.
     Перед регистрацией  отправляемого документа производится проверка
правильности   оформления    документа,    комплектности    документа,
соответствия  количества  экземпляров  документа  указателю  рассылки,
соответствия  текстов  подписанного   и   завизированного   экземпляра
документа,  производится  сортировка  документов по способу исполнения
(простая и заказная почта), проверяется наличие:
     - подписи;
     - виз;
     - приложений;
     - отметки об исполнителе;
     - правильности написания адресата;
     - номера и даты документа, на который делается ссылка.
     Перед регистрацией  электронных  документов производится проверка
аутентичности и действительности ЭП  должностного  лица,  подписавшего
документ.
     Неправильно оформленные  документы  возвращаются   ответственному
исполнителю.
     Регистрация и дальнейшая отправка документов на бумажном носителе
осуществляется  только  при  наличии проекта документа,  занесенного в
СЭДО Правительства Омской области.  При отсутствии  рабочего  места  в
СЭДО   Правительства   Омской   области  электронный  образ  документа
передается в отдел  учета  и  обработки  документов  с  использованием
электронных носителей информации.

          Подраздел 11. Регистрация отправляемых документов

     91. Регистрация  отправляемых  документов осуществляется в отделе
учета и обработки документов путем создания РКК исходящего документа с
включением  в  них  электронных  документов  или  электронных  образов
документов и заполнением следующих полей:
     - исходящий номер;
     - индекс дела;
     - дата;
     - корреспондент;
     - адрес корреспондента;
     - адресат;
     - должность;
     - заголовок;
     - вид документа;
     - отметка срочности;
     - ФИО;
     - вид отправки;
     - адресаты;
     - у кого находится подлинник;
     - сопроводительная информация (примечание);
     - исполнитель документа из ОИВ;
     - вложения;
     - текст документа;
     - количество листов основного документа;
     - количество приложений;
     - общее количество листов приложений.
     92. При создании РКК исходящего  документа  Правительства  Омской
области  в СЭДО Правительства Омской области осуществляется присвоение
регистрационного  номера  документу  с  указанием  даты   регистрации.
Регистрационный   номер   состоит   из   вида  документа,  года,  кода
подразделения,  порядкового номера документа,  кода должностного лица,
подписавшего документ, например:

     N ИСХ-13/ГБ(ПР)-689/01 от 22.05.2013,

     где:
     ИСХ - вид документа (исходящий);
     13 - год;
     ГБ -  Губернатор  Омской  области  (ПР  -  Правительство   Омской
области);
     689 - порядковый номер документа;
     01 - код должностного лица, подписавшего документ;
     22.05.2013 - дата регистрации.

     93. Для   документов,   оформленных   на    бумажном    носителе,
регистрационный  номер  документа  и дата регистрации проставляются на
подлиннике документа в реквизитах бланка  и  на  копии,  остающейся  в
деле.
     94. Документ,  отправленный по факсу, электронной почте, подлежит
регистрации в соответствии с пунктом 92 Инструкции.
     Ответственный исполнитель  принимает  решение   о   необходимости
досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе.

                  Подраздел 12. Отправка документов

     95. Исходящие  документы  передаются  с  помощью СЭДО,  почтовой,
фельдъегерской,  электронной  связи.  Решение   о   способе   доставки
принимает руководитель, подписавший документ.
     Исходящие документы в форме электронных  документов,  подписанных
ЭП,   отправляются   в   органы  исполнительной  власти,  иные  органы
государственной власти, органы местного самоуправления путем пересылки
из  СЭДО  Правительства  Омской  области в СЭДО адресата при наличии у
него таковой.  При  отправке  электронных  документов  вместе  с  ними
передаются их регистрационные данные.
     96. Обработка документов для отправки почтовой связью  (упаковка,
адресация,   проставление  стоимости  почтовых  услуг)  осуществляется
отделом учета  и  обработки  документов  в  соответствии  с  правилами
оказания  услуг почтовой связи,  документов,  отправляемых телеграфной
связью, - в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.
Перед   упаковкой   проверяется  правильность  оформления  документов,
наличие приложений,  соответствие  количества  экземпляров  количеству
адресатов.
     97. Документы отправляются отделом учета и обработки документов в
день их регистрации или на следующий рабочий день после их подписания,
после чего второй экземпляр документа с визами подшивается в дело.
     98. Исходящие документы передаются для отправки без конвертов.
     Документы, отправляемые почтовой связью,  но в один адрес,  могут
быть    вложены   в   один   конверт.   На   конвертах   проставляются
регистрационные индексы отправляемых документов.
     99. Досылка    или    замена    разосланного    ранее   документа
осуществляется по указанию руководителя, подписавшего документ.
     100. Вопросы  срочной доставки документов решаются руководителем,
подписавшим документ.  Срочная корреспонденция отправляется  в  первую
очередь.
     101. Реестры на отправляемую корреспонденцию печатаются в  отделе
учета  и  обработки  документов  в  двух  экземплярах.  Один экземпляр
реестра  вручается  почтовому  работнику  или  фельдъегерю,  второй  -
подшивается в дело.
     Реестры в течение  года  хранятся  в  отделе  учета  и  обработки
документов, а по истечении указанного срока сдаются в архив Управления
делами.
     102. При  передаче  текстов  документов  по  каналам факсимильной
связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
     - передаваемый документ (текст,  схема,  графическое изображение)
должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом;
     - ответственность    за    содержание   передаваемой   информации
возлагается на исполнителя,  подготовившего  документ  к  передаче,  и
руководителя соответствующего структурного подразделения;
     - запрещается  передавать  текст  документов  с   пометкой   "Для
служебного пользования".
     103. Персональная  ответственность   за   правильность   передачи
документов  по каналам факсимильной связи возлагается на специалистов,
ответственных за использование факсимильных аппаратов.

         Подраздел 13. Учет и анализ объема документооборота

     104. Все входящие и исходящие документы  за  определенный  период
времени  (месяц,  год)  подлежат количественному учету для определения
объема документооборота.
     Учет документов   ведется   раздельно  по  входящим  и  исходящим
документам,  по   корреспондентам   (адресатам)   и   по   структурным
подразделениям.
     Подсчет количества документов производится при помощи СЭДО.
     За единицу  подсчета  принимается экземпляр документа,  без учета
копий,  создаваемых  при  печатании  и  размножении  (за   исключением
случаев,   когда   копия  представляет  собой  единственный  экземпляр
документа).
     Единицей подсчета  электронного  документа  является  электронный
документ, зарегистрированный в СЭДО.
     При учете   исходящих   документов   сопроводительное   письмо  и
прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
     105. Итоговые сведения об объеме входящих и исходящих  документов
в  Правительстве Омской области составляются отделом учета и обработки
документов для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

     Раздел IV. Документальный фонд Правительства Омской области

         Подраздел 14. Разработка и ведение номенклатуры дел
       Губернатора Омской области, Правительства Омской области

     106. Номенклатура дел Губернатора Омской  области,  Правительства
Омской    области    (далее   -   Номенклатура)   представляет   собой
самостоятельный раздел номенклатуры дел Управления делами.
     107. Номенклатура   разрабатывается  отделом  учета  и  обработки
документов не позднее 15  ноября  текущего  года  на  основе  изучения
федерального  и областного законодательства,  определяющего полномочия
Губернатора Омской области,  Правительства  Омской  области,  перечней
документов   с   указанием   сроков   их  хранения,  иных  документов,
регламентирующих  порядок  документирования  деятельности  Губернатора
Омской   области,   Правительства   Омской   области,  Номенклатур  за
предшествующие  годы,  перечня  документов,   создание,   хранение   и
использование   которых  при  организации  деятельности  Правительства
Омской  области  осуществляется  в   форме   электронных   документов,
документов,  образующихся  в  деятельности Губернатора Омской области,
Правительства Омской области.
     Методическую помощь  при составлении Номенклатуры оказывает лицо,
ответственное за ведение архива Управления делами.
     108. Номенклатура   рассматривается   на   заседании   экспертной
комиссии  Управления  делами,  по  результатам  которого   принимается
решение  о  включении  ее  в  самостоятельный  раздел номенклатуры дел
Управления делами.
     109. После утверждения и согласования номенклатуры дел Управления
делами в установленном порядке Номенклатура вносится работником отдела
учета  и  обработки  документов в справочник СЭДО Правительства Омской
области.
     110. В    случае    возникновения    в    течение    года   новых
документированных участков работы,  появления дел,  не предусмотренных
Номенклатурой,  вновь  заводимые  дела  помещаются  в Номенклатуру под
резервными номерами.

         Подраздел 15. Формирование дел и их текущее хранение

     111. Исполненные документы группируются в дела в  соответствии  с
Номенклатурой    в   зависимости   от   сроков   хранения   документов
(постоянного,  временного (до 10 лет включительно и свыше 10  лет))  и
систематизацией документов внутри дела.
     Электронные документы после их  исполнения  подлежат  хранению  в
установленном   порядке   в   течение   сроков,   предусмотренных  для
аналогичных документов на бумажном носителе.
     112. Законченный     делопроизводством     документ    передается
исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока.
     113. Дела  формируются  в  структурных  подразделениях Управления
делами.  Перечень  лиц,  ответственных  за  сохранность  документов  и
формирование  их  в  дела,  устанавливается  распоряжением  Управления
делами.  Указанные  лица  и  руководители  структурных   подразделений
Управления делами обеспечивают сохранность документов и дел.
     114. Индекс дела, в которое в соответствии с Номенклатурой должен
быть  подшит  исполненный  документ (комплект документов),  определяет
работник отдела учета и обработки  документов.  Электронные  документы
индексируются  в порядке,  установленном для аналогичных документов на
бумажном носителе.
     115. Информация   о   сформированных   делах   заносится  в  СЭДО
Правительства Омской  области  работником  отдела  учета  и  обработки
документов.
     116. При формировании дел необходимо  соблюдать  следующие  общие
правила:
     - помещать в дело только исполненные  документы,  соответствующие
по своему содержанию заголовку дела по Номенклатуре;
     - помещать вместе все документы,  относящиеся к разрешению одного
вопроса;
     - помещать приложения вместе с основными документами;
     - группировать  в  дело  документы  одного календарного года,  за
исключением переходящих дел;
     - раздельно группировать в дела документы постоянного и временных
сроков хранения;
     - помещать  в  дела  факсограммы,  телеграммы,  телефонограммы на
общих основаниях;
     - в  дело  не  должны помещаться документы,  подлежащие возврату,
лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);
     - документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие
реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным;
     - по  объему  дело  не должно превышать 250 листов при толщине не
более 4 см (толщина дел со  сроками  хранения  до  10  лет  не  должна
превышать 10 см).  При превышении данного объема заводится второй том.
При  наличии  в  деле  нескольких  томов  (частей)  номер  (индекс)  и
заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т.  1", "Т.
2" и т.д.;
     - документы    внутри    дела   располагаются   сверху   вниз   в
хронологической,   вопросно-логической   последовательности   или   их
сочетании;
     - распорядительные документы  группируются  в  дела  по  видам  и
хронологии с относящимися к ним приложениями;
     - в отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов
формируются  копии  принятых  федеральных  и областных законов,  актов
Президента  Российской  Федерации,  актов   Правительства   Российской
Федерации, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации;
     - все  документы  отчетного  и   информационного   характера   по
исполнению правовых актов и поручений Президента Российской Федерации,
Правительства  Российской  Федерации,  Губернатора   Омской   области,
Правительства Омской области,  находящихся на контроле,  подшиваются в
заведенные на эти правовые акты и поручения  дела.  Если  на  правовые
акты и поручения дела не заводились, то отчетные документы подшиваются
в дела переписки постоянного  срока  хранения  за  текущий  год.  Если
имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в
разные дела,  то следует подшить необходимое  количество  копий  этого
документа  в  соответствующие дела с указанием номера дела,  в котором
подшит подлинник этого документа;
     - документы   коллегиальных  органов  группируются  в  два  дела:
протоколы и решения  коллегиальных  органов,  документы  к  заседаниям
коллегиальных органов;
     - протоколы в деле располагаются  в  хронологическом  порядке  по
номерам.  Документы  к протоколам,  если они сгруппированы в отдельные
дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов;
     - правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от
правовых актов по личному составу;
     - при  формировании  правовых  актов  по личному составу правовые
акты по личному составу формируются  в  отдельные  дела  по  различным
вопросам в соответствии со сроками хранения;
     - утвержденные планы,  отчеты  и  другие  документы  группируются
отдельно от их проектов;
     - документы в личных делах располагаются по мере их поступления;
     - обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам
работы  органов  исполнительной   власти   или   подведомственных   им
организаций   и   все   документы  по  их  рассмотрению  и  исполнению
группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
     - переписка  группируется,  как  правило,  за период календарного
года  и  систематизируется   в   хронологической   последовательности:
документ-ответ  помещается  за документом-запросом.  При возобновлении
переписки по определенному  вопросу,  начавшейся  в  предыдущем  году,
документы  включаются  в  дело  текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года;
     - законченные делопроизводством электронные документы формируются
в дела (папки,  директории) в соответствии с Номенклатурой отдельно от
документов  на  бумажных  носителях  на  электронных  носителях  или в
системах   хранения   данных.   При   составлении   номенклатуры   дел
указывается, что дело ведется в электронной форме.
     117. Местом текущего хранения дел со дня их заведения до передачи
в  архив  Управления  делами  или  на уничтожение являются структурные
подразделения  Управления  делами,   в   которых   были   сформированы
соответствующие дела.
     118. После исполнения документов и окончания работы  с  ними  они
помещаются  (подшиваются)  для  обеспечения  физической  сохранности в
твердые обложки или папки-регистраторы.
     119. Для  обеспечения  сохранности  и  учета  документов  и  дел,
доступа к ним проводится комплекс работ:
     - создание  оптимальных технических (физических) условий хранения
документов и дел;
     - размещение дел;
     - проверка наличия и состояния документов и дел;
     - соблюдение порядка выдачи дел.
     120. Дела размещают в рабочих комнатах или специально  отведенных
для  этой  цели помещениях в запирающиеся шкафы,  сейфы и т.п.,  чтобы
обеспечить их сохранность и защиту от воздействия  пыли  и  солнечного
света.
     Дела в шкафах  для  их  учета  и  быстрого  поиска  располагаются
вертикально,  корешками  наружу  и в соответствии с Номенклатурой.  На
корешках обложек дел указываются индексы по Номенклатуре. Номенклатура
или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа, сейфа.
     121. Дела документального  фонда  Правительства  Омской  области,
находящиеся  на текущем хранении в Управлении делами,  подлежат учету.
Перед передачей в архив Управления делами проводится проверка  наличия
и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия
дел и соответствия их количеству, числящемуся по Номенклатуре.
     122. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при
перемещении дел,  при возврате дел, при изменении структуры Управления
делами.
     Проверка наличия проводится путем сверки  статей  Номенклатуры  с
описанием дел на обложке,  физическое состояние дел определяется путем
их визуального просмотра.  Все обнаруженные недостатки  фиксируются  в
акте проверки наличия и состояния дел.
     В случае утраты документов и дел проводится  служебная  проверка,
по результатам которой лицо,  виновное в утрате, несет ответственность
в соответствии с законодательством.
     123. Выдача  дел  производится  с  разрешения Управляющего делами
Правительства  Омской  области  или  его   заместителя.   Выдача   дел
работникам Управления делами осуществляется под расписку.  На выданное
дело заводится карта-заместитель,  помещаемая на место выданного дела.
В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата
его возвращения,  предусматриваются графы для расписок в  получении  и
приеме дела.
     Дела выдаются во временное пользование на срок  не  более  одного
месяца и после его истечения подлежат возврату.
     Государственным органам и организациям дела выдаются на основании
их  письменных запросов с разрешения руководителя Аппарата Губернатора
Омской области,  Управляющего делами Правительства Омской области  или
его заместителя по актам.
     124. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся
на  текущем  хранении,  временно требуются для работы,  они могут быть
выданы из дела лицом,  ответственным за формирование и хранение дел, а
на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и
на какой срок выдан документ.
     Изъятие документов  из  дел  постоянного  хранения  допускается в
исключительных  случаях  и  производится  с  разрешения   руководителя
Аппарата Губернатора Омской области, Управляющего делами Правительства
Омской области или его заместителя с  оставлением  в  деле  заверенной
копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
     125. Контроль за правильным формированием дел,  проверкой наличия
и  состояния  дел,  выдачей  дел  во  временное пользование,  изъятием
документов из дел осуществляет отдел учета и обработки документов.

              Подраздел 16. Подготовка документов и дел
                   к передаче на архивное хранение

     126. Подготовка  документов и дел к передаче на архивное хранение
и на уничтожение предусматривает:
     - экспертизу   ценности   документов,  в  том  числе  электронных
документов;
     - оформление дел;
     - составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
     - составление  актов  на уничтожение документов и дел с истекшими
сроками хранения.
     127. Экспертиза    ценности   документов   проводится   в   целях
определения сроков хранения документов и отбора  их  для  включения  в
состав Архивного фонда Российской Федерации.
     Экспертиза ценности    документов    проводится     на     стадии
делопроизводства:
     - при составлении номенклатуры дел;
     - в  процессе  формирования дел и проверки правильности отнесения
документов к делам;
     - при  подготовке  дел  к  передаче  в казенное учреждение Омской
области "Исторический архив  Омской  области"  (далее  -  Исторический
архив).
     128.   Экспертизу   ценности  документов  организует  и  проводит
постоянно действующая экспертная комиссия Управления делами, положение
о которой утверждается приказом Управления делами после согласования с
Министерством  культуры  Омской области. (В редакции Указа Губернатора
Омской области от 02.12.2013 г. N 162)
     В состав  экспертной  комиссии  Управления  делами,  утверждаемый
правовым    актом    Управления   делами,   включается   представитель
Исторического архива.
     129. Экспертиза   ценности  документов  производится  ежегодно  в
структурных   подразделениях   Управления    делами,    осуществляющих
формирование и хранение соответствующих дел.
     При проведении  экспертизы  ценности  документов   осуществляется
отбор  дел  постоянного  и  временного  (свыше  10  лет)  хранения для
передачи в архив Управления делами,  отбор дел  с  временными  сроками
хранения   (до  10  лет)  и  с  пометкой  "До  минования  надобности",
подлежащих   дальнейшему   хранению   в   структурных   подразделениях
Управления  делами,  выделение  к  уничтожению дел за предыдущие годы,
сроки хранения которых истекли.
     Экспертиза ценности   документов   проводится  в  соответствии  с
нормативными  правовыми   актами   Российской   Федерации,   перечнями
документов с указанием сроков их хранения, Номенклатурой.
     130. По результатам экспертизы ценности  документов  составляются
описи  дел  постоянного,  временного  (свыше 10 лет) хранения и дел по
личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
     Формы   указанных   документов   устанавливаются  инструкцией  по
делопроизводству  в  Управлении  делами (далее - Инструкция Управления
делами),    утверждаемой    приказом    Управления   делами,   который
согласовывается  с  Министерством культуры Омской области. (В редакции
Указа Губернатора Омской области от 02.12.2013 г. N 162)
     131. По завершении делопроизводственного года  и  по  результатам
экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии
с правилами оформления дел и подготовки дел  к  передаче  на  архивное
хранение.
     Оформление дел проводится работниками отдела  учета  и  обработки
документов   и   работниками,  ответственными  за  делопроизводство  в
структурных подразделениях Управления делами,  при методической помощи
и  под  контролем  лица,  ответственного  за ведение архива Управления
делами.
     Полному оформлению  подлежат дела постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного
(до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.
     Полное оформление  дела  предусматривает  оформление   реквизитов
обложки  дела,  нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя
дела,  составление в необходимых случаях внутренней  описи  документов
дела,  подшивку  и  переплет  дела,  внесение  необходимых уточнений в
реквизиты обложки дела.
     Формы обложки   дела,  листа-заверителя  дела,  внутренней  описи
документов дела утверждаются Инструкцией Управления делами.
     132. Завершенные  делопроизводством дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение  2
лет.
     133. Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в
целях   передачи   соответствующих   дел  в  архив  Управления  делами
составляются не позднее чем  через  3  года  после  завершения  дел  в
производстве.
     134. При подготовке к передаче на архивное  хранение  личных  дел
Губернатора   Омской   области,   первого   заместителя   Председателя
Правительства Омской области,  заместителя Председателя  Правительства
Омской  области,  руководителя  Аппарата  Губернатора  Омской области,
министра Омской области,  (далее -  лица,  замещающие  государственные
должности):