Указ Губернатора Омской области от 02.08.2013 № 113

                                 УКАЗ

                      ГУБЕРНАТОРА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

                     от 2 августа 2013 года N 113
                               г. Омск

           Об утверждении инструкции по делопроизводству в
                     Правительстве Омской области

(В редакции Указов Губернатора Омской области от 02.12.2013 г. N
162; от 14.12.2015 № 213)

     В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об  информации,
информационных технологиях и о защите информации" постановляю:
     1. Утвердить  прилагаемую  Инструкцию   по   делопроизводству   в
Правительстве Омской области.
     2. Признать утратившим силу Указ Губернатора Омской области от 16
марта  2010 года N 18 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в
Правительстве Омской области".
     3. В Указе Губернатора Омской области от 31 мая 2011 года N 51 "О
внесении изменений в отдельные указы Губернатора Омской области" пункт
2 исключить.
     4. В Указе Губернатора Омской области от 14 октября 2011  года  N
107  "О  внесении  изменений  в  отдельные  указы  Губернатора  Омской
области" пункт 3 исключить.
     5. В  Указе  Губернатора Омской области от 6 сентября 2012 года N
90 "О внесении изменений в отдельные указы Губернатора Омской области"
пункт 2 исключить.
     6. В Указе Губернатора Омской области от 13 мая 2013 года N 71 "О
внесении изменений в отдельные указы Губернатора Омской области" пункт
4 исключить.

     Губернатор Омской области                            В.И. Назаров



                                                            Приложение
                                    к Указу Губернатора Омской области
                                          от 2 августа 2013 года N 113

                              ИНСТРУКЦИЯ
          по делопроизводству в Правительстве Омской области

(В редакции Указов Губернатора Омской области от 02.12.2013 г. N
162; от 14.12.2015 № 213)

                      Раздел I. Общие положения

     1. Инструкция  по делопроизводству в Правительстве Омской области
(далее  -  Инструкция)  устанавливает  единые  требования  к  созданию
документов  Губернатора Омской области,  Правительства Омской области,
Председателя  Правительства  Омской   области,   первого   заместителя
Председателя  Правительства  Омской области,  заместителя Председателя
Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской
области,  министра  Омской  области  и организации работы с указанными
документами в Правительстве Омской области.
     Положения Инструкции  распространяются на отношения,  связанные с
подготовкой проектов  правовых  актов,  в  части,  не  урегулированной
Указом  Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82 "О Правилах
подготовки  проектов  правовых  актов"  и  Указом  Губернатора  Омской
области  от  24  февраля  2004  года  N 34 "О Регламенте Правительства
Омской области".
     Органы исполнительной  власти  Омской  области  (далее  -  органы
исполнительной власти) ведут делопроизводство согласно  инструкции  по
делопроизводству   в  соответствующем  органе  исполнительной  власти,
утвержденной  органом   исполнительной   власти   в   соответствии   с
законодательством,   нормативно-методическими   документами   в  сфере
делопроизводства и архивного дела.
     Значение понятий,   используемых   в   Инструкции,  соответствует
понятиям,  определенным  Правилами  делопроизводства   в   федеральных
органах    исполнительной    власти,    утвержденными   постановлением
Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477.
     2. Положения  Инструкции распространяются на организацию работы с
документами независимо от вида носителя,  в том числе  с  электронными
документами,  включая их подготовку,  обработку,  регистрацию,  учет и
контроль  исполнения,  хранение  и  использование,  осуществляемые   с
помощью   системы   электронного   документооборота   (далее  -  СЭДО)
Правительства Омской области и иных информационных технологий.
     Электронный документ,  подписанный  квалифицированной электронной
подписью (далее - ЭП),  признается равнозначным документу на  бумажном
носителе,   подписанному  собственноручной  подписью  соответствующего
должностного  лица,  кроме  случая,  если  федеральными  законами  или
принимаемыми  в  соответствии  с  ними  нормативными  правовыми актами
установлено   требование   о   необходимости   составления   документа
исключительно на бумажном носителе.
     Состав электронных документов,  обращающихся в СЭДО Правительства
Омской области, определяется перечнем документов, создание, хранение и
использование  которых  при  организации  деятельности   Правительства
Омской   области   осуществляется   в   форме  электронных  документов
(приложение N 17 к Инструкции).
     3. Методическое     руководство    организацией,    ведением    и
совершенствованием делопроизводства Правительства  Омской  области,  а
также  контроль  за  соблюдением  требований Инструкции осуществляется
управлением информационного обеспечения и документооборота  Управления
делами Правительства Омской области в части, касающейся управления.
     Ведение делопроизводства  и  документооборота   в   Правительстве
Омской  области  осуществляется  отделом  учета и обработки документов
управления информационного обеспечения и  документооборота  Управления
делами  Правительства  Омской области (далее - отдел учета и обработки
документов),  а также иными структурными  подразделениями  в  пределах
своей  компетенции.  Управление  делами  Правительства  Омской области
(далее - Управление делами)  координирует  деятельность  иных  органов
исполнительной   власти   по   вопросам   ведения  делопроизводства  и
документооборота в Правительстве Омской области.
     4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную
информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются
в соответствии с федеральным законодательством.
     Положения Инструкции распространяются на работу с  бухгалтерской,
научно-технической   и   другой   специальной  документацией  в  части
подготовки документов к передаче на архивное хранение.
     5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы
с  документами,  содержащими  сведения,  составляющие  государственную
тайну.
     6. Перед уходом в отпуск,  выездом в командировку работник обязан
передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него
на исполнении  (на  контроле)  документы  другому  работнику,  оформив
передачу документов в СЭДО.
     При увольнении или переходе  на  другую  работу  работник  должен
сдать  непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы.
Дела,  взятые из архива Управления делами,  сдаются в архив Управления
делами.
     В случае  болезни  работника  вопрос   о   передаче   документов,
находящихся  у  него  на  исполнении,  решается руководителем,  давшим
поручение.
     7. Работники  несут  персональную ответственность за невыполнение
требований Инструкции.
     8. Организация    работы   с   документами   в   делопроизводстве
Правительства Омской области  представляет  собой  совокупность  видов
работ,  обеспечивающих сохранность,  учет,  систематизацию документов,
формирование и оформление дел  на  делопроизводственной  стадии  и  их
передачу  в архив Управления делами в соответствии с законодательством
об архивном деле в Российской Федерации  и  методическими  документами
Федерального архивного агентства.

            Раздел II. Подготовка и оформление документов

                    Подраздел 1. Бланки документов

     9. В   Правительстве  Омской  области  документы  оформляются  на
бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.  Бланки изготавливаются  на
стандартных  листах  бумаги  формата  А4  (210 x 297 мм).  Допускается
оформление  документов  на  бланках,  изготавливаемых  на  стандартных
листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).
     В Правительстве Омской области также создаются и используются:
     - электронные   документы,   создаваемые   без   предварительного
документирования на бумажном носителе,  которые оформляются  по  общим
правилам   делопроизводства,  утвержденным  настоящей  Инструкцией,  и
должны иметь реквизиты,  установленные для аналогичного  документа  на
бумажном носителе, за исключением оттиска печати;
     - электронные  образы   документов,   полученные   в   результате
сканирования  документов  на  бумажном  носителе  и  хранящиеся в СЭДО
Правительства Омской области.
     10. Изготовление  бланков  с  изображением герба Омской области в
многоцветном  варианте,   предусмотренных   пунктом   11   Инструкции,
осуществляется типографским способом.
     Иные виды бланков могут  изготавливаться  средствами  оперативной
полиграфии  или  вычислительной  техники.  При  подготовке электронных
документов  используются  электронные  шаблоны   бланков   документов,
идентичные  бланкам  на  бумажном носителе с изображением герба Омской
области в многоцветном варианте.
     11. Управлением  делами  изготавливаются,  хранятся и учитываются
следующие бланки:
     - Губернатора  Омской  области  (приложение  N  1  к Инструкции),
Председателя  Правительства  Омской  области   (приложение   N   2   к
Инструкции),  первого  заместителя  Председателя  Правительства Омской
области  (приложение  N  3  к  Инструкции),  заместителя  Председателя
Правительства   Омской   области   (приложение   N  4  к  Инструкции),
руководителя Аппарата Губернатора Омской области  (приложение  N  5  к
Инструкции);
     - указа Губернатора Омской области (приложение N 6 к Инструкции),
распоряжения Губернатора Омской области (приложение N 7 к Инструкции),
постановления  Правительства  Омской  области  (приложение   N   8   к
Инструкции), распоряжения Правительства Омской области (приложение N 9
к Инструкции).
     12. Бланки,   перечисленные  в  пункте  11  Инструкции,  являются
бланками   строгой   отчетности.   На   оборотной   стороне    бланков
соответствующего вида проставляются порядковые номера.
     Электронные шаблоны бланков документов,  перечисленных  в  абзаце
втором  пункта  11  Инструкции,  хранятся  в СЭДО Правительства Омской
области.
     13. При  подготовке  проектов  правовых  актов Губернатора Омской
области,  Правительства  Омской  области  исполнитель  обращается   за
соответствующими  бланками  в  протокольный  отдел  Управления  делами
(далее - протокольный отдел) к  лицу,  ответственному  за  ведение  их
учета,  представив  проект  правового  акта (второй экземпляр) с визой
соответствующего руководителя.
     Бланки Губернатора  Омской  области  и Председателя Правительства
Омской области выдаются отделом учета и обработки  документов  органам
исполнительной  власти,  Секретариату  Губернатора  Омской области под
роспись на основании  заявки  соответствующего  органа  исполнительной
власти,  Секретариата  Губернатора  Омской  области,  представленной в
Управление делами.
     При подготовке писем за подписью первого заместителя Председателя
Правительства Омской области,  заместителя Председателя  Правительства
Омской  области,  руководителя  Аппарата  Губернатора  Омской  области
исполнитель   обращается   за   бланком   к   помощнику    (советнику)
соответствующего  должностного  лица,  представив  проект письма с его
визой, либо к лицам, ответственным за ведение учета бланков писем.
     При подготовке  электронных  документов  за  подписью Губернатора
Омской области,  Председателя Правительства  Омской  области,  первого
заместителя  Председателя  Правительства  Омской области,  заместителя
Председателя  Правительства  Омской  области,  руководителя   Аппарата
Губернатора   Омской   области   исполнитель   использует  необходимый
электронный  шаблон  бланка  документа  в  СЭДО  Правительства  Омской
области.
     14. Сверка бланков,  перечисленных в  абзаце  третьем  пункта  11
Инструкции,   проводится  ежемесячно  в  протокольном  отделе.  Сверка
бланков,  перечисленных  в  абзаце  втором   пункта   11   Инструкции,
проводится  ежемесячно  в органах исполнительной власти,  Секретариате
Губернатора Омской области с представлением ежемесячного отчета об  их
использовании в Управление делами.
     Испорченные бланки сдаются в протокольный отдел и отдел  учета  и
обработки  документов,  а  затем  погашаются  и  уничтожаются по акту,
утверждаемому Управляющим делами Правительства Омской  области,  путем
измельчения с помощью технических средств.
     15. При утере бланков Губернатора  Омской  области,  Председателя
Правительства   Омской   области,   первого  заместителя  Председателя
Правительства Омской области,  заместителя Председателя  Правительства
Омской  области,  руководителя  Аппарата  Губернатора  Омской области,
правовых  актов  Губернатора  Омской  области,  Правительства   Омской
области  проводится  служебная  проверка.  Лица,  получившие  бланки в
установленном порядке, обеспечивают их сохранность.
     16. Внутренние  документы (докладные записки,  справки,  отчеты и
др.) оформляются без бланков.

            Подраздел 2. Оформление реквизитов документов

     17. Реквизит  "Герб  Омской  области"  помещается   на   бланках,
предусмотренных пунктом 11 Инструкции, в соответствии с Законом Омской
области "О гербе и флаге Омской области" и Указом  Губернатора  Омской
области   от   27  февраля  2006  года  N  25  "Об  отдельных  случаях
использования герба Омской области".
     18. Реквизит  "Наименование  органа исполнительной власти" должен
содержать наименование органа исполнительной  власти,  соответствующее
законодательству.
     Данный реквизит печатается прописными буквами и  располагается  в
левом  верхнем  углу  при  угловом расположении реквизитов,  вверху по
центру - при продольном расположении реквизитов.
     19. Реквизит  "Должность  лица  - автора документа" указывается в
бланках должностных лиц (приложения N 1 - 5 к Инструкции).
     20. Документы,  направляемые в федеральные органы государственной
власти,  территориальные  органы  федеральных  органов  исполнительной
власти,     органы    местного    самоуправления    Омской    области,
подведомственным  и  другим  организациям,  гражданам,   подписываются
Губернатором   Омской   области,   первым   заместителем  Председателя
Правительства Омской области,  заместителем Председателя Правительства
Омской  области,  руководителем  Аппарата  Губернатора Омской области,
руководителем органа  исполнительной  власти  Омской  области,  а  при
работе с обращениями граждан - иным должностным лицом в соответствии с
их компетенцией.
     В состав    реквизита    "Подпись   должностного   лица"   входят
наименование   должности   лица,    подписывающего    документ    (при
использовании  бланка  должностного  лица наименование соответствующей
должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и
фамилия), например:

     Руководитель Аппарата
     Губернатора Омской области       Личная подпись      И.О. Фамилия

     или на бланке:

                                      Личная подпись      И.О. Фамилия

     Если должностное лицо,  реквизит подписи которого подготовлен  на
проекте документа, отсутствует, то документ может быть подписан лицом,
исполняющим  его  обязанности,  или   его   заместителем.   При   этом
указывается  фактическая  должность лица,  подписавшего документ,  его
инициалы и фамилия.  Не допускается подписывать документы с  предлогом
"За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
     При подписании  документа  несколькими  должностными  лицами   их
подписи    располагают   одну   под   другой   в   последовательности,
соответствующей перечню  государственных  должностей  Омской  области,
предусмотренному  статьей  3.1  Кодекса  о  государственных должностях
Омской области и государственной гражданской  службе  Омской  области,
например:

     Первый заместитель Председателя
     Правительства Омской области      Личная подпись     И.О. Фамилия

     Министр финансов
     Омской области                    Личная подпись     И.О. Фамилия

     При подписании   документа   несколькими   лицами,   равными   по
должности, подписи располагаются на одном уровне, например:

     Министр экономики                 Министр образования
     Омской области                    Омской области

     Личная подпись   И.О. Фамилия     Личная подпись     И.О. Фамилия

     Подписание электронного   документа   осуществляется   аналогично
документам на бумажном носителе с использованием ЭП должностного  лица
- автора документа.
     21. Реквизит  "Вид  документа"   располагается   ниже   реквизита
"Наименование  органа  исполнительной  власти" и печатается прописными
буквами:  ПОСТАНОВЛЕНИЕ,  РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.д. Реквизит выделяется
полужирным  шрифтом.  Наименование  вида  документа  не  указывается в
письмах.
     22. В  реквизите  "Место  составления  (издания)  документа"  для
документов Правительства Омской области местом  составления  (издания)
документа указывается город Омск.
     23. Реквизит "Справочные данные об органе исполнительной  власти"
содержит сведения,  необходимые для информационных контактов: почтовый
адрес, номер телефона, факс, электронный адрес и др.
     Реквизит обязателен  для бланков,  предусмотренных абзацем вторым
пункта 11 Инструкции,  и располагается  ниже  реквизита  "Наименование
органа исполнительной власти".
     24. Реквизит "Адресат" применяется  при  адресации  документов  в
государственные органы,  органы местного самоуправления,  организации,
их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.
     При адресации  документа в государственный орган,  орган местного
самоуправления,  организацию,  их   структурные   подразделения   (без
указания  должностного  лица)  их  наименования пишутся в именительном
падеже, например:

                                      Федеральное агентство
                                      по обустройству
                                      государственной границы
                                      Российской Федерации

     При адресации    документа    должностному    лицу   наименование
организации и  подразделения  указывается  в  именительном  падеже,  а
должность и фамилия - в дательном, например:

                                      Министерство образования и науки
                                      Российской Федерации
                                      Департамент управления делами
                                      Ведущему специалисту
                                      И.О. Фамилия

     При адресации  документа руководителю организации ее наименование
входит в состав наименования должности адресата, например:

                                      Заместителю Министра
                                      промышленности и энергетики
                                      Российской Федерации
                                      И.О. Фамилия

     В реквизите   "Адресат"   допускается   использовать   официально
принятые  сокращенные  наименования  органов  государственной  власти,
органов местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес в составе
реквизита "Адресат" указывается  в  последовательности,  установленной
правилами оказания услуг почтовой связи.
     Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие
органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы
исполнительной власти,  органы государственной власти Омской области и
постоянным корреспондентам.
     При адресации   документа   в    организацию    указывается    ее
наименование, затем почтовый адрес, например:

                                    Государственное учреждение
                                    "Всероссийский научно-
                                    исследовательский институт
                                    документоведения и архивного дела"
                                    Профсоюзная ул., д. 82,
                                    Москва, 117393

     Документ не  должен  содержать  более  четырех  адресатов.  Слово
"копия"  перед вторым,  третьим,  четвертым адресатами не указывается.
При большем числе адресатов составляется указатель рассылки документа.
     Если документ направляется в несколько однородных организаций или
в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует
указывать обобщенно, например:

                                      Главам муниципальных образований
                                      Омской области
                                      (по списку)

     При адресации  документа  физическому  лицу  указывают  фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                   Фамилия И.О.
                                   Карла Маркса просп., д. 38, кв. 28,
                                   Омск, 644048

     При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед
фамилией, физическому лицу - после нее.
     25. В реквизите "Дата документа"  проставляется  дата  подписания
(распорядительные  документы,  письма и др.),  дата утверждения (план,
положение, отчет и др.) или дата события, зафиксированного в документе
(протокол, акт и др.). Все служебные отметки на документе, связанные с
его прохождением и исполнением,  должны датироваться и  подписываться.
Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными
лицами, является дата более поздней подписи.
     Дату документа  оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца,  месяц,  год.  День месяца и месяц оформляют двумя парами
арабских цифр,  разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами,
например: 02.05.2013 или 24.05.2013.
     Допускается словесно-цифровой  способ  оформления даты документа,
например: 2 мая 2013 года или 24 мая 2013 года.
     Подписанный ЭП  электронный документ должен иметь метку времени -
достоверную информацию о моменте подписания,  которая  присоединена  к
указанному электронному документу или иным образом связана с ним.
     26. Реквизит "Регистрационный номер  документа"  состоит  из  его
порядкового   номера,   который   можно  дополнять  индексом  дела  по
номенклатуре  дел  Правительства   Омской   области,   информацией   о
корреспонденте, исполнителях и др.
     В соответствии  с  видом  принятого  правового  акта  Губернатора
Омской  области  и  Правительства Омской области к порядковому номеру,
присваиваемому в  течение  года,  через  дефис  добавляются  следующие
буквы:
     р - распоряжениям Губернатора Омской области,
     п - постановлениям Правительства Омской области,
     рп - распоряжениям Правительства Омской области.
     27. Реквизит "Наименование либо аннотация документа" составляется
ко  всем  документам,  за  исключением   документов,   имеющих   текст
небольшого  объема  (до  одной страницы).  Наименование либо аннотация
документа  должны  быть   краткими,   точно   передающими   содержание
документа.
     Наименование либо аннотация документа,  состоящие из двух и более
строк,  печатаются  через  1  межстрочный интервал.  Наименование либо
аннотация  документа  пишутся  с  прописной  буквы,  оформляются   под
реквизитами  бланка  и  кавычками  не  выделяются,  точка  в  конце не
ставится. Наименование либо аннотация документа отделяются от текста 1
-  2  межстрочными  интервалами,  занимают  до  4 - 5 строк по 28 - 30
знаков в строке,  оформляются по ширине реквизита бланка  центрованным
способом.
     Наименование либо аннотация документа должны отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например:

     Об участии в межрегиональной конференции

     "чего?" ("кого?"), например:

     Должностной регламент начальника управления

     28. Реквизит   "Текст   документа"   должен   отвечать  следующим
требованиям.  Текст документа излагается русским литературным языком с
учетом  официально-делового  стиля,  вида документа и его назначения в
управленческой деятельности. Содержание документа должно быть кратким,
ясным, точным и логичным.
     Использование в документе новых иностранных терминов и  выражений
допускается,  если  отсутствуют имеющие тот же смысл русские термины и
выражения или термины иностранного происхождения,  ставшие  в  русском
языке общеупотребительными.
     В тексте документа используют следующие формы изложения:
     от первого  лица  множественного числа ("просим предоставить...",
"направляем в Ваш адрес");
     от первого  лица  единственного  числа ("прошу выслать",  "считаю
необходимым");
     от третьего   лица   единственного   числа   ("Управление  делами
Правительства Омской области не возражает").
     Если текст  документа  содержит  ссылку на федеральный закон,  то
указываются его дата,  номер и название. В случае если текст документа
содержит ссылку на иной правовой акт, то указываются наименование вида
документа,  наименование органа, издавшего документ, дата принятия или
утверждения   документа,   его   регистрационный  номер,  наименование
документа (если имеется).
     В текст документа могут включаться фрагменты,  оформленные в виде
таблицы или анкеты.  Графы,  строки таблицы  должны  иметь  заголовки,
выраженные именем существительным в именительном падеже.  Подзаголовки
граф и строк должны  быть  согласованы  с  заголовками.  Если  таблицу
печатают  более  чем  на  одной  странице,  графы  таблицы должны быть
пронумерованы,  и на следующих страницах должны быть напечатаны только
номера  этих граф.  Номера граф и строк таблицы указываются без точек.
Таблица может быть расположена вдоль длинной  стороны  листа.  В  этом
случае таблица оформляется приложением к документу.
     Даты в тексте документа оформляются в соответствии с  пунктом  25
Инструкции.
     При написании  чисел  используются  словесный  (например:  четыре
метра,   пять   листов),   цифровой  (например:  30000,  125000000)  и
словесно-цифровой (например: 50 тысяч, 150 млн.) способы.
     Словесно-цифровой способ    применяется,    как    правило,   для
обозначения крупных круглых чисел.
     При написании сложных существительных и прилагательных, имеющих в
своем составе числительные,  применяются словесный и словесно-цифровой
способы (например, трехдневный, 150-летие, 25-процентный).
     Существительное после дробного числа согласуется  с  дробной  его
частью  и  ставится  в  родительном  падеже единственного числа:  28,5
метра, 25,4 процента, 46,2 квадратных метра, но 28,5 тысячи метров, 25
процентов.
     Порядковые числительные,  обозначаемые арабскими цифрами, пишутся
с   наращением   (например,   80-е   годы).  Порядковые  числительные,
обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения (например: начало
XXI  века).  При  написании подряд нескольких порядковых числительных,
обозначенных  арабскими  цифрами,  наращение  указывается   только   у
последнего числительного (например: 8 - 10-е классы).
     Римскими цифрами,  как  правило,  обозначаются  века,   кварталы,
порядковые номера конференций,  конгрессов, международных объединений,
ассамблей,  спортивных состязаний (например:  XX век,  IV квартал, XII
Олимпийские игры).
     Употребляемые в тексте  документа  сокращения  слов  должны  быть
общепринятыми,   а   их   написание   -  унифицировано.  В  документах
используются  сокращения   и   прочие   обозначения,   предусмотренные
Правилами подготовки проектов правовых актов.
     При подготовке   документов   применяется   текстовый    редактор
Microsoft  Word  for  Windows  версии от 6.0 и выше (или его аналог) с
использованием шрифта "Times New  Roman"  размером  14,  документы  на
бумажном  носителе  оформляются на белой бумаге плотностью не менее 80
г/кв.м  формата  А4  (210  x  297  мм),  если  иное  не  предусмотрено
Инструкцией.  Текст  документа на бумажном носителе печатается шрифтом
черного  цвета  машинописным  способом  или  с   применением   средств
вычислительной техники.
     Размеры полей документа должны быть:  левое - от 2,5 до  3,5  см,
правое  -  от  1,25  до  2,25  см,  верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см.
Межстрочный интервал должен быть одинарным.  Отступы абзацев  (красная
строка) должны составлять 1,25 см.
     При оформлении документов на  бумажном  носителе  не  допускается
использование   оборотной   стороны  листа,  за  исключением  случаев,
предусмотренных законодательством.
     При подготовке  документа  на  двух  и  более  страницах вторая и
последующие  страницы   нумеруются.   Номера   страниц   проставляются
посередине верхнего поля листа.
     Текст документа не должен содержать исправлений, пометок и пятен.
Текст документа должен быть отпечатан отчетливо и ровно.
     Не допускается сшивание, скрепление степлером листов документа.
     29. Реквизит   "Ссылка   на  исходящий  номер  и  дату  документа
адресанта" включает исходящий регистрационный номер и  дату  документа
адресанта, на который должен быть дан ответ. Ссылка на исходящий номер
и дату документа адресанта включается  в  состав  реквизитов  бланков,
предусмотренных  абзацем вторым пункта 11 Инструкции,  и проставляется
исполнителем при подготовке ответа. Например:

     на N 6370-01/15 от 17.04.2013.

     30. Реквизит "Отметка о наличии  приложений"  в  сопроводительных
письмах оформляется под текстом письма от границы левого поля.
     Отметка о  наличии  приложения,  названного  в   тексте   письма,
оформляется следующим образом:

     Приложение: на 5 л. в 2 экз.

     Если письмо   имеет   приложение,   не  названное  в  тексте,  то
указывается  его  наименование,   количество   листов   и   количество
экземпляров.   При   наличии  нескольких  приложений  они  нумеруются,
например:

     Приложение: 1. Справка... на 3 л. в 2 экз.
                 2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

     Если приложения    сброшюрованы,    то   количество   листов   не
указывается.
     Если к  документу  прилагается  другой  документ,  также  имеющий
приложение,  отметка  о  наличии  приложения   оформляется   следующим
образом:

     Приложение: письмо Минсельхоза России от 08.05.2013
                 N АЧ-2-24/4765 и приложение к нему, всего 3 л.

     Если приложение направляется не  во  все  указанные  в  документе
адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

     На приложениях  к  правилам,  инструкциям,  планам,  программам и
другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе в
правом    верхнем    углу.    При    этом   указывается   наименование
распорядительного  документа,  его  дата  и   регистрационный   номер,
например:

                                           Приложение
                                           к Положению о протоколе
                                           Губернатора Омской
                                           области от 09.12.2009 N 23

     31. Согласование документа с государственными органами,  органами
местного    самоуправления    и    организациями,   интересы   которых
затрагиваются документом, является внешним согласованием.
     Внешнее согласование   документа   оформляется  реквизитом  "Гриф
согласования",  который  включает  в  себя  слово  "СОГЛАСОВАНО"  (без
кавычек),  наименование  должности  лица,  с  которым  согласовывается
документ  (включая  наименование  организации),  его  личную  подпись,
расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования.
     Гриф согласования документа оформляется под  реквизитом  "Подпись
должностного лица" ближе к нижнему полю документа следующим образом:

                                   СОГЛАСОВАНО
                                   Руководитель казенного
                                   учреждения Омской области
                                   "Исторический архив Омской области"
                                   Личная подпись     И.О. Фамилия
                                   Дата

     Если содержание   документа   затрагивает   интересы   нескольких
организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе
согласования.  Визы в листе согласования  включают  в  себя  должность
визирующего документ,  личную подпись,  расшифровку подписи (инициалы,
фамилия) и дату.
     Согласование электронных  документов  производится визированием с
использованием ЭП должностного лица, визирующего документ.
     32. Реквизит  "Гриф  утверждения"  проставляется в верхнем правом
углу первого листа документа.
     Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                       УТВЕРЖДАЮ
                                       Губернатор Омской области
                                       Личная подпись     И.О. Фамилия
                                       Дата

     Утверждение электронных документов производится с  использованием
ЭП должностного лица, утверждающего документ.
     33. Согласование  проекта  документа  осуществляется  посредством
реквизита  "Виза".  Документы,  представляемые  на подпись Губернатору
Омской области,  первому заместителю Председателя Правительства Омской
области,   заместителю   Председателя  Правительства  Омской  области,
министру Омской  области,  руководителю  Аппарата  Губернатора  Омской
области,   визируются   исполнителем   (ответственным   исполнителем),
подготовившим проект документа в соответствии  с  законодательством  и
указаниями по исполнению документа. При этом визы проставляют в нижней
части лицевой стороны копии документа.
     При наличии  замечаний  к  проекту  документа  они  излагаются на
отдельном листе и прилагаются к документу. Например:

     Замечания прилагаются

     Управляющий делами
     Правительства Омской области      Личная подпись     И.О. Фамилия
     Дата

     При  согласовании  проектов  правовых  актов  Губернатора  Омской
области,   Правительства   Омской  области  визы  первого  заместителя
Председателя   Правительства  Омской  области  и  начальника  Главного
государственно-правового  управления  Омской  области проставляются на
оборотной  стороне  бланка  правового акта Губернатора Омской области,
Правительства  Омской  области.  (В  редакции Указа Губернатора Омской
области от 02.12.2013 г. N 162)
     На докладных, аналитических записках, служебных письмах, справках
и  других  документах визы проставляются на лицевой стороне последнего
листа документа под подписью ближе к нижнему полю. Например:

     Управляющий делами
     Правительства Омской области     Личная подпись      И.О. Фамилия
     Дата

     Допускается полистное визирование  документа  и  его  приложений,
созданных на бумажном носителе.
     Согласование электронных документов производится с использованием
ЭП должностного лица, визирующего документ.
     34. Реквизит  "Оттиск  печати"  является  способом  подтверждения
подлинности  подписи  должностного  лица на документе,  оформленном на
бумажном носителе.  Оттиск печати ставится на  документах  в  случаях,
предусмотренных законодательством. Оттиск печати ставится на свободном
от текста месте,  не  захватывая  личной  подписи  должностного  лица.
Печать   может   захватывать   часть   наименования   должности  лица,
подписавшего документ.
     В документах,  подготовленных  на  основе  унифицированных  форм,
печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
     35. Заверенная  копия  документа  изготавливается  и  выдается по
письменному обращению заинтересованного лица с разрешения  Губернатора
Омской  области,  Председателя  Правительства Омской области,  первого
заместителя Председателя  Правительства  Омской  области,  заместителя
Председателя  Правительства  Омской области,  министра Омской области,
руководителя  Аппарата  Губернатора  Омской  области  в  пределах   их
компетенции.
     Для свидетельствования  верности  копии  (выписки  из  документа)
подлиннику  документа  на  бумажном  носителе на последнем листе копии
(выписки из документа),  на свободном месте под  текстом,  оформляется
реквизит  "Отметка  о  заверении  копии",  включающий  слово  "Верно",
наименование  должности  лица,  заверившего  копию,  личную   подпись,
расшифровку подписи (инициалы,  фамилия),  дату заверения, печать (при
представлении копии или выписки из документа  в  другую  организацию),
например:

     Верно
     Начальник отдела государственной
     службы и кадров Управления делами
     Правительства Омской области      Личная подпись     И.О. Фамилия
     Дата                 Печать

     Листы многостраничных  копий  (выписок  из документа) нумеруются,
отметка о заверении  копии  дополняется  указанием  количества  листов
копии  (выписки  из  документа):  "Всего  в  копии  15 л." Допускается
заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа,
созданного на бумажном носителе.
     Свидетельствование верности   электронного    документа,    текст
которого распечатан на бумажном носителе, его подлиннику в электронной
форме осуществляется  штампом  отдела  учета  и  обработки  документов
"Заверено   с  применением  электронной  подписи"  с  указанием  даты,
фамилии,  инициалов и подписи сотрудника, создавшего копию (приложение
N 16 к Инструкции).
     36. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы  и
фамилию или имя,  отчество и фамилию исполнителя документа,  номер его
телефона.  Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной
стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

     И.О. Фамилия
     24-20-43

     Отметка об  исполнителе  может  дополняться  указанием  должности
исполнителя, структурного подразделения, телефонным кодом города.
     37. Реквизит  "Указания  по  исполнению   документа"   (далее   -
резолюция)   оформляется  на  бланке  резолюции  (приложение  N  10  к
Инструкции),  прилагаемом к лицевой стороне первого  листа  документа,
или в форме электронного документа.
     Резолюция включает  фамилию   (фамилии),   инициалы   исполнителя
(исполнителей),   содержание   поручения   (при  необходимости),  срок
исполнения, подпись автора резолюции и дату, например:

                                           Фамилия И.О.,
                                           Фамилия И.О.

                                           Прошу рассмотреть и внести
                                           предложения.
                                           Срок до 31.08.2013

                                           Подпись     Дата

     На документах,  имеющих  типовые  сроки  исполнения,  в резолюции
указываются исполнитель,  подпись автора резолюции,  дата.  Подписание
резолюции    в   форме   электронного   документа   осуществляется   с
использованием ЭП автора резолюции.
     38. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие
исполнения. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле
документа  располагается  реквизит  "Отметка  о  контроле  документа",
который обозначают буквой "К",  словом  "Контроль"  или  проставлением
штампа.  Соответствующая отметка вносится в регистрационно-контрольную
карточку документа в СЭДО Правительства Омской области.
     39. Реквизит  "Отметка об исполнении документа" состоит из ссылки
на дату и номер документа,  свидетельствующего о его исполнении,  или,
при   отсутствии   такого  документа,  содержит  краткие  сведения  об
исполнении, слов "В дело", индекса дела по номенклатуре дел, в котором
будет храниться документ.
     Отметка об  исполнении  документа  и  направлении  его   в   дело
подписывается  и датируется должностным лицом,  давшим поручение,  или
иными лицами,  на которых в установленном порядке возложена  указанная
обязанность.       Соответствующая       отметка       вносится      в
регистрационно-контрольную карточку  документа  в  СЭДО  Правительства
Омской области.
     Отметка об   исполнении   может   дополняться   информацией    об
особенностях исполнения документа.
     40. Реквизит  "Отметка  о  конфиденциальности"  проставляется  на
документах, содержащих информацию ограниченного распространения в виде
пометки "Для служебного пользования".
     Необходимость проставления  на документах пометки "Для служебного
пользования"   определяется   исполнителем   и   должностным    лицом,
подписывающим документ.
     Указанная пометка  и  номер  экземпляра  проставляются  в  правом
верхнем  углу первой страницы документа,  на обложке и титульном листе
документа,  а также на  первой  странице  сопроводительного  письма  к
документу.
     На электронных документах пометка "Для служебного пользования" не
проставляется.
     41. Реквизит "Отметка о поступлении  документа"  при  поступлении
документа  в  Правительство Омской области содержит порядковый номер и
дату поступления  документа  (при  необходимости  -  часы  и  минуты).
Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
     Отметка о  поступлении  электронных   документов   осуществляется
автоматически  путем создания метки времени при его поступлении в СЭДО
Правительства Омской области.

           Подраздел 3. Особенности подготовки и оформления
                      отдельных видов документов

     42. Протокол заседания комиссии,  совета,  рабочей или экспертной
группы, созданных по решению Губернатора Омской области, Правительства
Омской области (далее - протокол),  составляется на основании записей,
произведенных во время совещания (заседания),  представленных  тезисов
докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
     43. Протоколы могут издаваться в полной или  краткой  форме,  при
которой фиксируется только принятое решение.
     Текст полного протокола,  как правило,  состоит из  двух  частей:
вводной и основной.
     В вводной  части   указываются   инициалы,   фамилии,   должности
председательствующего,  секретаря  и присутствовавших на заседании,  а
также, при необходимости, лиц, приглашенных на совещание (заседание).
     Инициалы и  фамилии  присутствующих  и приглашенных указываются в
алфавитном  порядке  и  оформляются  по  всей  ширине   строки.   Если
присутствующих  более 15 человек,  то в протоколе указывается их общее
количество, например:

     Присутствовали: 42 человека (список прилагается).

     Вводная часть протокола заканчивается повесткой  дня,  содержащей
перечень   рассматриваемых   вопросов,   перечисленных  в  порядке  их
значимости,  с указанием докладчика по каждому  пункту  повестки  дня.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, печатается от границы левого
поля. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об").
     Основная часть  протокола  состоит  из разделов,  соответствующих
пунктам  повестки  дня.  Текст  каждого  раздела  строится  по  схеме:
СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
     Основное содержание докладов и  выступлений  включается  в  текст
протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов.
     В последнем случае в тексте делается отметка  "Текст  выступления
прилагается".  Постановление (решение) в тексте протокола печатается в
редакции,  принятой  на  совещании  (заседании).   При   необходимости
приводятся итоги голосования.
     Содержание особого  мнения,  высказанного  во  время  обсуждения,
записывается  в  тексте протокола после соответствующего постановления
(решения).
     Текст краткого протокола состоит из двух частей.  В вводной части
указываются инициалы и фамилии председательствующего  и  секретаря,  а
также   должности,   инициалы   и  фамилии  лиц,  присутствовавших  на
заседании.
     Слово "Присутствовали"   печатается   от   границы  левого  поля,
подчеркивается,  в конце слова ставится  двоеточие.  Ниже  указываются
наименования должностей,  справа от наименования должностей инициалы и
фамилии  присутствующих.  Наименования  должностей  могут  указываться
обобщенно.
     Многострочные наименования должностей присутствующих  указываются
через 1 межстрочный интервал.
     Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
     Основная часть протокола включает номера рассматриваемых вопросов
в соответствии  с  повесткой  дня  и  принятые  решения.  Наименование
вопроса  нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"),
печатается  по  центру  листа  и  подчеркивается  одной  чертой   ниже
последней  строки.  Под  чертой  указываются  фамилии должностных лиц,
выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1
межстрочный интервал.
     Затем указывается принятое по вопросу решение.
     Протокол подписывается   председательствующим   на   заседании  и
секретарем. Датой протокола является дата заседания.
     Протоколам присваиваются    порядковые    номера    в    пределах
календарного года отдельно  по  каждой  группе  протоколов.  Протоколы
совместных  заседаний  имеют  составные номера,  включающие порядковые
номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
     Протоколы регистрируются  отделом  учета и обработки документов в
СЭДО Правительства Омской области как внутренние документы.
     Номера постановлений    (решений),    принятых    на   совещаниях
(заседаниях),  состоят из номера  протокола,  номера  рассматриваемого
вопроса  в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в
пределах  вопроса.  Копии  протоколов  при  необходимости  рассылаются
заинтересованным  организациям  и  должностным лицам сопроводительными
письмами в форме исходящих  документов  в  соответствии  с  указателем
рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель
подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
     Принятые решения  доводятся  до  исполнителей  в  виде выписок из
протоколов.  Копии  протоколов  и  выписки  из  протоколов  заверяются
печатью органа исполнительной власти,  осуществляющего организационное
обеспечение деятельности соответствующей  комиссии,  совета,  рабочей,
экспертной группы,
     44. Протокол заседания  Правительства  Омской  области  (далее  -
Протокол)  оформляется  на  специальном  бланке  (приложение  N  11  к
Инструкции).
     Основной текст  Протокола  делится  на  разделы  в соответствии с
пунктами повестки дня заседания Правительства Омской области.  Разделы
нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; РЕШИЛИ.
     В позиции  "Слушали"  указываются  наименование  рассматриваемого
вопроса, фамилии докладчика и содокладчика.
     В позиции  "Выступили" указываются фамилии и инициалы выступивших
по пункту повестки дня.
     В позиции  "Решили" указываются виды принятых решений,  например:
"принять  проект  постановления  без   изменений",   "принять   проект
постановления с учетом высказанных замечаний и предложений".
     К Протоколу  прилагается  стенограмма   и   указатель   рассылки.
Стенограмма  подписывается  Управляющим  делами  Правительства  Омской
области.
     Протокол содержит  следующие  реквизиты:  наименование документа,
порядковый номер,  дату в пределах календарного года, место проведения
заседания,  фамилии  и  инициалы  Губернатора  Омской области,  членов
Правительства Омской области,  присутствовавших на заседании,  а также
лиц,  приглашенных на заседание Правительства Омской области, повестку
дня с указанием фамилий и инициалов  должностных  лиц,  выступивших  с
докладами и содокладами,  выступивших в прениях,  результат обсуждения
каждого вопроса.
     Протокол визируется  руководителем  Аппарата  Губернатора  Омской
области  и  подписывается  Губернатором  Омской  области  или   первым
заместителем     Председателя     Правительства     Омской    области,
председательствующим на заседании Правительства Омской области.
     45. Докладная   записка   -   документ  информационно-справочного
характера,   адресованный   вышестоящему   должностному    лицу    или
вышестоящему  органу  исполнительной  власти  и  содержащий  изложение
какого-либо вопроса  или  факта  с  выводами  и  предложениями  автора
документа.
     Докладные записки подготавливаются в инициативном порядке либо по
поручению руководителя.
     Докладная записка может быть внутренней и внешней.
     Внутренняя докладная записка имеет следующие реквизиты:
     - наименование структурного подразделения - автора документа;
     - вид документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
     - дата документа;
     - адресат;
     - наименование  документа,  кратко   и   точно   отражающее   его
содержание;
     - текст документа;
     - подпись автора документа.
     Внешняя докладная записка оформляется на бланке и имеет следующие
реквизиты:
     - вид документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
     - дата документа;
     - место составления;
     - адресат;
     - наименование документа  (печатается  полужирным  шрифтом  через
один  межстрочный  интервал  и выравнивается по центру,  если документ
оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов);
     - текст документа;
     - подпись руководителя - автора документа.
     Докладные записки  в форме электронных документов подписываются с
использованием ЭП автора документа.
     46. Акт   -  это  документ,  составленный  несколькими  лицами  и
подтверждающий установленный факт, событие, действие.
     Акты, как    правило,    составляются    по   единой   схеме   на
унифицированных трафаретных формах.
     Текст акта    может    состоять   из   трех   частей:   введение,
констатирующая часть и выводы.
     Во введении указывается основание составления акта, перечисляются
лица,  составляющие акт. Начинается эта часть акта словом "Основание",
после  которого указываются наименование распорядительного документа в
именительном падеже,  его дата, номер и заголовок. Далее перечисляются
инициалы и фамилии составителей акта.
     В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность работы,
результаты.
     В заключительной   части   акта   могут    содержаться    выводы,
рекомендации или констатация фактов.
     После текста  указывается  количество  экземпляров  акта  и   его
местонахождение. Акт содержит следующие реквизиты:
     - наименование структурного подразделения;
     - вид документа;
     - дата акта;
     - место составления;
     - наименование документа;
     - гриф утверждения (при необходимости);
     - текст;
     - подписи;
     - печать.
     47. Телеграмма   составляется  в  том  случае,  когда  необходима
срочная передача информации адресату.
     Телеграммы печатаются  на  стандартных листах бумаги без бланка в
двух экземплярах (приложение N 12 к Инструкции).
     Адрес телеграммы  состоит  из  телеграфного  наименования  пункта
назначения и точного наименования адресата.
     К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов,
дается перечень рассылки, завизированный исполнителем.
     Текст телеграммы  излагается  на одной стороне листа кратко,  без
переноса  слов,  абзацев.  Цифры  в  тексте  телеграммы  пишутся,  как
правило, прописью.
     В конце текста телеграммы проставляется ее регистрационный номер.
     Подпись в  телеграмме оформляется отдельной строкой,  с указанием
должности,  инициалов  и  фамилии  должностного   лица,   подписавшего
телеграмму.
     В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа,
на который дается ответ, и используется оборотная сторона листа.
     Проект телеграммы до представления  ее  на  подпись  руководителю