Постановление Губернатора Хабаровского края от 18.12.2006 № 204

 

                     ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ                     

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ                             

                                N 204                                 

                        от 18 декабря 2006 г.                         


        Об утверждении Положения об управлении по организации         
        работы с документами Губернатора и Правительства края         


     В соответствии с распоряжением Губернатора Хабаровского  края  от
27  ноября  2006  г.  N  722-р  "О  реорганизации  структуры  аппарата
Губернатора и Правительства края" постановляю:
     1. Утвердить прилагаемое Положение об управлении  по  организации
работы с документами Губернатора и Правительства края.
     2. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить  на
заместителя  Председателя  Правительства  края - руководителя аппарата
Губернатора и Правительства края Качимова В.И.


                                                            Губернатор
                                                             В.И.Ишаев



                                                            УТВЕРЖДЕНО
                                                        Постановлением
                                                      Губернатора края
                                           от 18 декабря 2006 г. N 204

                              ПОЛОЖЕНИЕ                               
          ОБ УПРАВЛЕНИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ           
                   ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА КРАЯ                   

                          1. Общие положения                          

     1.1.  Настоящее  Положение  определяет  правовой  статус,   цели,
задачи,  функции,  права,  обязанности и ответственность управления по
организации работы с  документами  Губернатора  и  Правительства  края
(далее - Управление).
     1.2.  Управление  является  структурным  подразделением  аппарата
Губернатора и Правительства края.
     1.3.  Управление  создается   в   соответствии   с   утвержденной
Губернатором края структурой аппарата Губернатора и Правительства края
и  в  своей  деятельности  непосредственно  подчиняется   управляющему
делами Губернатора и Правительства края - министру.
     По  вопросам  организации   работы   Управление   руководствуется
приказами  и  указаниями заместителя Председателя Правительства края -
руководителя аппарата Губернатора и Правительства  края,  управляющего
делами Губернатора и Правительства края - министра.
     1.4. В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией
Российской   Федерации,   федеральными  законами,  указами  Президента
Российской   Федерации,   постановлениями   Правительства   Российской
Федерации,  Уставом  Хабаровского  края,  законами  Хабаровского края,
Регламентом   Правительства   Хабаровского   края,   Инструкцией    по
делопроизводству  в  аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского
края, иными нормативными правовыми актами Губернатора и  Правительства
края,  относящимися  к  компетенции  Управления, приказами заместителя
Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора  и
Правительства  края,  распоряжениями управляющего делами Губернатора и
Правительства края - министра, правилами, инструкциями и методическими
рекомендациями    Федерального    архивного   агентства   (Росархива),
действующими нормативами  по  вопросам  документационного  обеспечения
Управления,   нормативными   материалами,   касающимися  автоматизации
информационных процессов, и настоящим Положением.

                    2. Основные задачи Управления                     

     2.1.   Организация    и    совершенствование    единой    системы
документационного  и  информационного  обеспечения  Губернатора  края,
вице-губернатора края,  аппарата  Губернатора  и  Правительства  края,
министерств края и иных органов исполнительной власти края.
     2.2. Подготовка и выпуск документов Губернатора  и  Правительства
края,   создание   электронной   базы   постановлений  и  распоряжений
Губернатора и Правительства края.
     2.3. Контроль  за  ходом  рассмотрения  документов,  направленных
Губернатором   края   в   адрес   Президента  Российской  Федерации  и
Председателя Правительства Российской Федерации.
     2.4. Контроль за  соблюдением  сроков  исполнения  документов  по
поручениям Губернатора края и поступающих из других организаций.
     2.5. Организационно-техническая подготовка расширенных  заседаний
Правительства   края  и  других  мероприятий,  проводимых  с  участием
Губернатора края или вице-губернатора края и заместителей Председателя
Правительства края.
     2.6. Контроль за  соблюдением  установленного  порядка  работы  с
документами,     порядка    изготовления,    регистрации,    хранения,
использования и уничтожения  гербовых  и  простых  печатей,  мастичных
угловых   штампов,   гербовых   бланков   документов   в   структурных
подразделениях   аппарата   Губернатора    и    Правительства    края,
министерствах края и иных органах исполнительной власти края.
     2.7.   Организация   работы   ведомственного   архива    аппарата
Губернатора и Правительства края.

                    3. Основные функции Управления                    

     Управление в соответствии  с  основными  задачами  и  в  пределах
предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:
     3.1. Организует делопроизводство и осуществляет контроль  за  его
состоянием  в аппарате Губернатора и Правительства края, министерствах
края,  иных  органах  исполнительной  власти  края  в  соответствии  с
Регламентом    Правительства   Хабаровского   края,   Инструкцией   по
делопроизводству в аппарате Губернатора и  Правительства  Хабаровского
края,    Основными    положениями   Единой   государственной   системы
делопроизводства. Разрабатывает и внедряет мероприятия по рациональной
постановке делопроизводства.
     3.2.  Внедряет  и   совершенствует   автоматизированную   систему
документационного  обеспечения  Управления  в  аппарате  Губернатора и
Правительства края, новые технологические  приемы,  сокращающие  объем
бумажного документооборота.
     3.3. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую  нормативную
правовую   базу,  регулирующую  деятельность  Управления,  структурных
подразделений аппарата Губернатора и Правительства  края,  министерств
края,   иных   органов   исполнительной   власти   края   по  вопросам
документационного  обеспечения,  подготовки  и   оформления   проектов
нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края.
     3.4.  Осуществляет  подготовку  проектов  актов   Губернатора   и
Правительства края, приведение их в соответствие с нормами и правилами
современного    русского    литературного     языка,     требованиями,
предъявляемыми к документам официального делового стиля, оформление на
соответствующем  бланке,   представление   Губернатору,   Председателю
Правительства  края  для  подписания, регистрацию и выпуск подписанных
документов.
     3.5.  Создает  электронную  базу  постановлений  и   распоряжений
Губернатора и Правительства края.
     3.6.  Обеспечивает  хранение  официальных  текстов   (оригиналов)
постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства края.
     3.7.  Осуществляет   подготовку   проектов   нормативных   актов,
методических  материалов  и  предложений по вопросам информационного и
документационного обеспечения, работы с документами.
     3.8. Определяет порядок  прохождения  и  обработки  документов  и
материалов,  поступающих  на  имя  Губернатора  края и в Правительство
края, а также исходящей корреспонденции  Губернатора  и  Правительства
края.
     3.9. Вносит  предложения  по  разработке  информационно-поисковых
систем  документов  (автоматизированные  или  традиционные  картотеки,
справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации).
     3.10. Осуществляет методическое руководство  работой  по  ведению
делопроизводства в подразделениях аппарата Губернатора и Правительства
края, министерствах края и иных органах  исполнительной  власти  края,
органах местного самоуправления края.
     3.11.   Изучает   состояние   делопроизводства   в    структурных
подразделениях    аппарата    Губернатора    и   Правительства   края,
министерствах края, иных органах исполнительной власти  края,  органах
местного   самоуправления   края.   Оказывает  практическую  помощь  и
разрабатывает  рекомендации  по  совершенствованию  системы  работы  с
документами,   в   том   числе   по  вопросам  внедрения  электронного
документооборота.
     3.12.  Осуществляет  контроль   за   исполнением   документов   в
установленные сроки, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения
документов.   Представляет    информационно-аналитические    материалы
руководству.
     3.13. Осуществляет систематический контроль за:
     -  соблюдением  установленных  сроков  и  порядка   представления
Губернатору,  Председателю Правительства края проектов постановлений и
распоряжений Губернатора и Правительства края;
     -  соблюдением  установленного  порядка  подготовки  и   внесения
структурными  подразделениями  аппарата  Губернатора  и  Правительства
края, министерствами края и иными органами исполнительной власти  края
материалов  для  рассмотрения  на расширенных заседаниях Правительства
края;
     - своевременной доработкой структурными подразделениями  аппарата
Губернатора и Правительства края, министерствами края и иными органами
исполнительной власти края проектов постановлений Правительства  края,
рассмотренных на расширенных заседаниях Правительства края;
     - соблюдением сроков согласования проектов  нормативных  правовых
актов Губернатора и Правительства края;
     -  соблюдением  требований  Инструкции  по   делопроизводству   в
аппарате  Губернатора и Правительства Хабаровского края при подготовке
проектов  актов  Губернатора  и   Правительства   края   и   служебных
документов;
     -  соблюдением  установленного  порядка  изготовления,  хранения,
использования,   уничтожения   гербовых  и  простых  печатей,  угловых
мастичных  штампов,  гербовых  бланков  в  структурных  подразделениях
аппарата  Губернатора  и Правительства края, министерствах края и иных
органах исполнительной власти края;
     - организацией в структурных подразделениях аппарата  Губернатора
и   Правительства  края  работы  с  документами,  имеющими  гриф  "Для
служебного пользования";
     -  организацией  подготовки,  регистрации,  выпуска  и   хранения
распорядительных  актов  руководителей  министерств края, иных органов
исполнительной власти края (наличие согласований проектов приказов или
распоряжений  с  указанием  даты  согласования,  указателей рассылки к
ним, правильное оформление и т.д.);
     - организацией в структурных подразделениях аппарата  Губернатора
и Правительства края, министерствах края и иных органах исполнительной
власти края работы с документами  Губернатора  и  Правительства  края,
полученными по электронной почте.
     3.14.  Обрабатывает  служебную  корреспонденцию,   информационные
материалы  и  представляет  их  Губернатору  края.  Выдает  справочную
информацию о прохождении  и  состоянии  рассмотрения  корреспонденции,
поступившей на имя Губернатора и Правительства края.
     3.15.     Обрабатывает     документы,     законченные     текущим
делопроизводством,   формирует   документационный  фонд,  обеспечивает
сохранность документов и защиту их  от  несанкционированного  доступа,
последующую  передачу  их  на  хранение в ведомственный архив аппарата
Губернатора и Правительства края.
     3.16. Составляет проект номенклатуры дел аппарата  Губернатора  и
Правительства  края и представляет его для утверждения в установленном
порядке заместителю Председателя  Правительства  края  -  руководителю
аппарата Губернатора и Правительства края.
     3.17. Оформляет, учитывает  и  хранит  в  течение  установленного
срока документы в соответствии с номенклатурой дел.
     3.18. Готовит и выдает в установленном порядке  заверенные  копии
документов  по запросам структурных подразделений аппарата Губернатора
и Правительства края, министерств края,  иных  органов  исполнительной
власти  края,  организаций  и  физических лиц, в том числе документов,
хранящихся в ведомственном архиве аппарата Губернатора и Правительства
края.
     3.19.   Участвует   в    организационно-технической    подготовке
расширенных  заседаний  Правительства  края,  заседаний  Правительства
края, проводимых совещаний и других мероприятий с участием Губернатора
края,  вице-губернатора края и заместителей Председателя Правительства
края.
     3.20.  Осуществляет  аудиозапись   хода   расширенных   заседаний
Правительства  края,  заседаний  Правительства  края  с последующей их
расшифровкой и подготовкой стенограмм выступлений. Оформляет протоколы
расширенных    заседаний    Правительства   края   с   дальнейшим   их
представлением Губернатору края для утверждения.
     3.21. Направляет копии нормативных правовых актов  Губернатора  и
Правительства  края  в  электронном  формате и на бумажных носителях в
министерства   края,   иные   органы   исполнительной   власти   края,
администрации  городских  округов  и  муниципальных  районов края, для
опубликования в официальных источниках и в Региональный информационный
центр   общероссийской   сети   распространения   правовой  информации
"КонсультантПлюс" (перечень распорядительных актов  согласовывается  с
главным     государственно-правовым    управлением    Губернатора    и
Правительства края).
     3.22.  Вносит  предложения  по   совершенствованию   электронного
документооборота.
     3.23. Направляет копии постановлений Губернатора и  Правительства
края:
     - в семидневный  срок  со  дня  их  подписания  -  в  Контрольное
управление  Президента  Российской  Федерации, Государственно-правовое
управление  Президента  Российской   Федерации,   Главное   управление
Министерства   юстиции   Российской   Федерации   по  Дальневосточному
федеральному округу;
     - в трехдневный  срок  со  дня  их  подписания  -  в  пресс-центр
Правительства  края,  главное контрольное управление Губернатора края,
главное государственно-правовое управление Губернатора и Правительства
края,    Законодательную    Думу    Хабаровского   края,   прокуратуру
Хабаровского края.
     3.24. Направляет копии законов Хабаровского края и  постановлений
Законодательной  Думы Хабаровского края на бумажном носителе в Главное
управление  Министерства  юстиции  по  Дальневосточному   федеральному
округу  в  течение  одного  рабочего  дня  со  дня  их  поступления  в
Правительство края.
     3.25. Разрабатывает  совместно  со  структурными  подразделениями
аппарата  Губернатора  и  Правительства  края,  министерствами  края и
органами местного самоуправления края мероприятия по совершенствованию
форм   и   методов   работы   с  документами,  а  также  по  повышению
исполнительской дисциплины.
     3.26.      Разрабатывает      формы      стандартных      бланков
организационно-распорядительных документов на основе формуляра-образца
по  ГОСТу  Р  6.30-2003,  совместно   с   управлением   хозяйственного
обеспечения  Губернатора и Правительства края обеспечивает ими аппарат
Губернатора и Правительства края.
     3.27. Ведет журналы регистрации распоряжений Правительства края и
приказов  заместителя  Председателя  Правительства края - руководителя
аппарата   Губернатора   и   Правительства   края   о   командировании
государственных  гражданских  служащих  и  членов Правительства края и
журналы  учета  гражданских  служащих,  выезжающих  и  приезжающих   в
командировки, оформляет командировочные документы.
     3.28. Ведет  журнал  регистрации  гербовых  и  простых  мастичных
печатей,   штампов  Правительства  края  и  структурных  подразделений
аппарата Губернатора и Правительства края. Организует работу  комиссии
по  уничтожению  гербовых  и  простых  печатей,  штампов, выделенных к
уничтожению, испорченных гербовых бланков.
     3.29.    Контролирует    порядок    обслуживания    пользователей
автоматизированной  системы  документационного обеспечения управления,
соблюдение правил  формирования  информационных  массивов,  доступа  и
защиты информации.
     3.30. Осуществляет подготовку к изданию  телефонного  справочника
Правительства  края.  Ежеквартально  обновляет и размещает в локальной
сети его электронную версию.
     3.31.  Организует  работу  секретариата  аппарата  Губернатора  и
Правительства   края   и  дежурство  ответственных  дежурных  приемной
Губернатора  края  в  ночное  время,  выходные  и   праздничные   дни,
руководителей Правительства края в праздничные дни.
     3.32. Осуществляет подготовку и проведение  обучающих  семинаров,
совещаний    со    специалистами,    ответственными    за    состояние
делопроизводства в структурных подразделениях аппарата  Губернатора  и
Правительства  края,  министерствах края и иных органах исполнительной
власти  края,  органах  местного  самоуправления   края,   секретарями
приемных     руководителей     Правительства    края    по    вопросам
совершенствования документационного обеспечения Управления.
     3.33.   Обеспечивает   хранение,   правильное   использование   и
своевременное  проведение  профилактического  обслуживания  и  ремонта
копировально-множительной техники.
     3.34.       Обеспечивает       организацию       печатных       и
копировально-множительных работ в аппарате Губернатора и Правительства
края в соответствии  с  Инструкцией  по  делопроизводству  в  аппарате
Губернатора и Правительства Хабаровского края и основными требованиями
на организационно-распорядительную документацию.
     3.35.   Обеспечивает   изготовление    грамот,    благодарностей,
приветственных    адресов    Губернатора    и    Правительства   края,
благодарственных писем Губернатора края, пригласительных, пропусков  в
здание   Правительства   края,   пропусков   для   подъезда  к  зданию
Правительства  края,  поздравительных  открыток,  визитных   карточек,
дарственных надписей, различных схем, рассадок и др.
     3.36. Разрабатывает эскизы печатей  и  штампов,  отдельных  видов
документов (официальные бланки Губернатора и Правительства края, бланк
благодарности, благодарственного письма).

                               4. Права                               

     Управление имеет право:
     4.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений аппарата
Губернатора  и  Правительства  края,  министерств  края и иных органов
исполнительной  власти  края,  органов  местного  самоуправления  края
информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
     4.2. Принимать участие  в  расширенных  заседаниях  Правительства
края, в созываемых управляющим делами Губернатора и Правительства края
-   министром   совещаниях,   а   также   в   совещаниях,   проводимых
министерствами  края  и  иными органами исполнительной власти края для
рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию Управления и связанных с
выполнением им задач и функций.
     4.3. Проводить в соответствии с приказом заместителя Председателя
Правительства    края    -   руководителя   аппарата   Губернатора   и
Правительства края, распоряжением управляющего  делами  Губернатора  и
Правительства  края  - министром проверки состояния делопроизводства и
утвержденного порядка  работы  с  документами,  порядка  изготовления,
использования,  хранения  и  уничтожения  гербовых  и простых печатей,
штампов, бланков  документов  в  структурных  подразделениях  аппарата
Губернатора  и  Правительства  края, министерствах края и иных органах
исполнительной власти края.
     4.4.   Запрашивать   у   помощников   заместителей   Председателя
Правительства   края,   министров  края,  руководителей  иных  органов
исполнительной власти края,  руководителей  структурных  подразделений
аппарата Губернатора и Правительства края информацию о ходе выполнения
контрольных  документов  и  причинах  нарушения  установленных  сроков
исполнения.   При   необходимости  направлять  официальные  письменные
запросы.
     4.5. Возвращать на доработку проекты  документов,  представленные
структурными  подразделениями  аппарата  Губернатора  и  Правительства
края, министерствами края, иными органами исполнительной власти края в
отдел  подготовки  и  выпуска  документов  Губернатора и Правительства
края, оформленные с нарушением установленных требований.
     4.6.  Не  принимать  к   регистрации   и   отправке,   печатанию,
копированию  и  размножению  документы, подготовленные и оформленные с
нарушениями установленных требований.
     4.7.  Вносить  предложения   по   совершенствованию   нормативной
правовой базы, относящейся к деятельности Управления.
     4.8. По результатам комплексных проверок разрабатывать и  вносить
рекомендации   по   улучшению  и  совершенствованию  документационного
обеспечения Управления.
     4.9. Устанавливать рабочие связи в целях обмена опытом  работы  с
аналогичными   подразделениями  других  краев  и  областей  Российской
Федерации.

                      5. Обязанности Управления                       

     Управление в целях выполнения возложенных на него задач и функций
обязано:
     5.1.   Соблюдать   требования   действующего    законодательства,
нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края.
     5.2. Оперативно выполнять поручения Губернатора края, заместителя
Председателя  Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и
Правительства края, управляющего делами  Губернатора  и  Правительства
края  -  министра  и  отчитываться  перед  ними  о  результатах  своей
деятельности.

                     6. Организация деятельности                      

     6.1. В состав  Управления  входят:  отдел  подготовки  и  выпуска
документов  Губернатора и Правительства края, отдел делопроизводства и
архива,     отдел     электронного     оформления     документов     и
копировально-множительных   работ,   секретариат  (секретари  приемных
вице-губернатора края, заместителей Председателя  Правительства  края,
заместителя  Председателя  Правительства  края - руководителя аппарата
Губернатора и Правительства края, управляющего  делами  Губернатора  и
Правительства края - министра), сектор ответственных дежурных.
     6.2.  Руководителем  Управления  является  начальник  Управления,
который   назначается   на  должность  и  освобождается  от  должности
распоряжением Губернатора края по  представлению  управляющего  делами
Губернатора   и   Правительства  края  -  министра,  согласованному  с
заместителем Председателя Правительства края - руководителем  аппарата
Губернатора   и   Правительства  края,  осуществляет  руководство  его
деятельностью и обеспечивает выполнение стоящих перед ним задач.
     Начальник Управления:
     - организует мероприятия  по  повышению  квалификации  работников
Управления;
     -  ведет  работу  по  подбору  и  согласованию,  в  установленном
порядке,  кадров  сотрудников  Управления, обеспечивает выполнение ими
должностных обязанностей, Регламента Правительства Хабаровского  края,
Служебного распорядка аппарата Губернатора и Правительства края, несет
ответственность за состояние трудовой дисциплины в Управлении;
     - заверяет  простой  печатью  Управления  документы,  подписанные
руководителями   структурных   подразделений  аппарата  Губернатора  и
Правительства края, не требующие постановки гербовой печати.
     6.3.  Управление  имеет   простую   круглую   печать   со   своим
наименованием и ее копию с номером "2" для отдела подготовки и выпуска
документов   Губернатора   и   Правительства   края,   печать   отдела
делопроизводства   и   архива   и   ее   копию  под  номером  "2"  для
ведомственного архива аппарата  Губернатора  и  Правительства  края  и
печать "для командировочных удостоверений".

                          7. Ответственность                          

     Руководители и сотрудники  Управления  несут  ответственность  за
своевременное  выполнение  возложенных  на них в соответствии с данным
Положением задач и  функций,  состояние  трудовой  и  производственной
дисциплины,   а   также   за  неиспользование  в  необходимых  случаях
представленных им прав.