Постановление Правительства Города федерального значения Севастополя от 27.06.2014 № 101

5.3.1. Дела со дня их заведения до передачи в Архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

5.3.2. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

5.3.3. В каждом структурном подразделении ответственными за сохранность документов и формирование их в дела являются ответственные за делопроизводство. Руководители Подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

5.3.4. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

- создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

- размещение дел;

- проверка наличия и состояния документов и дел;

- соблюдение порядка выдачи дел.

5.3.4.1. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

5.3.4.2. Дела документального фонда, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей дел в Архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации органа исполнительной власти или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим Подразделениям производится с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел сотрудникам Подразделений для работы осуществляется под расписку.

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения директора соответствующего Департамента или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

5.3.4.4. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Департамента с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

 5.4. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение 

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

5.4.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Правительстве и его структурных подразделениях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых руководителем соответствующего Подразделения.

5.4.1.1. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством Архива.

5.4.1.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Правительства.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

5.4.1.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение N 12), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 13).

5.4.2. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем Архива.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 14);

- нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 15);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 16);

- подшивку и переплет дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

5.4.2.1. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским или иным способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты:

- наименование фондообразователя (Правительство города Севастополя);

- наименование структурного подразделения;

- делопроизводственный номер (индекс) дела;

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела и номер статьи по перечню;

- архивный шифр дела.

5.4.2.2. Наименование фондообразователя указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях когда в течение года, за который готовятся дела, орган исполнительной власти был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование.

Наименование структурного подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой.

5.4.2.3. Делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний".

5.4.2.4. Заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭК. Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных.

5.4.2.5. Дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки, делается об этом запись:

"В деле имеются документы за... год(ы)"

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов.Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

5.4.2.6. Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

5.4.2.7. Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи по перечню" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные).

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

5.4.2.8. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЦЭПК (до этого он проставляется карандашом).

5.4.2.9. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и Подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

5.4.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией.

Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются.

5.4.3.1. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

5.4.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

5.4.3.3. Сложенный лист большого формата (А3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный  подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

5.4.3.4. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например:

"На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа"

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

5.4.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

5.4.3.6. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в Архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

5.4.3.7. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела.

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

5.4.4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 16).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле.

Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

5.4.4.1. Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

5.4.4.2. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

5.4.4.3. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляется новая итоговая запись.

5.4.4.4. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

5.4.4.5. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно от остальных документов и в листе-заверителе указываются через знак "+".

5.4.5. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

5.4.5.1. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

5.4.5.2. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

5.4.5.3. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

5.4.5.4. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размер 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

5.4.6. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

 5.5. Составление и оформление описей и актов 

Ежегодно в каждом структурном подразделении по результатам экспертизы ценности документов под методическим руководством Архива составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. По этим описям документы сдаются в Архив.

5.5.1. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Правительства Севастополя, которую готовит Архив и по которой он сдает дела на государственное хранение в Архив города Севастополя.

5.5.1.1. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 12) и представляются в Архив не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

5.5.1.2. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

5.5.1.3. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела (для дел временного (свыше 10 лет) хранения).

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

5.5.1.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с Архивом;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

5.5.1.5. В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

5.5.1.6. Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

5.5.1.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

5.5.1.8. К описи дел составляется предисловие, в котором излагаются:

- краткая история Подразделения и его отделов;

- состав и содержание документов описи;

- особенности формирования, описания и систематизации дел.

5.5.1.9. Подразделение - источник комплектования Архивного фонда Российской Федерации является фондообразователем. Его документы, поступившие в Архив, образуют самостоятельный фонд. К фонду Подразделения - источника комплектования должностным лицом этого Подразделения составляется историческая справка, содержащая сведения об образовании, переименовании фондообразователя, о его структуре и функциях со ссылкой на конкретные документы.

Изменения, происходящие в наименовании, функциях Подразделения, фиксируются в дополнении к исторической справке.

Историческая справка и дополнения к ней составляются в двух экземплярах, один из которых передается в Архив, второй - хранится у лица, ответственного за ведение Архива в источнике комплектования.

5.5.1.10. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

5.5.1.11. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

5.5.2. Результаты отбора к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 19 - не приводится).

5.5.2.1. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2018 г.).

5.5.2.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

5.5.2.3. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).

5.5.2.4. После утверждения руководителем актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

 5.6. Передача дел на архивное хранение 

5.6.1. В Архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача документов производится по утвержденным описям дел.

5.6.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в Архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.6.3. Передача дел осуществляется по графику, составленному Архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и службой делопроизводства.

5.6.4. Прием дел производится работником Архива в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива федерального органа исполнительной власти и лица, передавшего дела).

5.6.5. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в Архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в Архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в Архив несет структурное подразделение, передающее документы).

5.6.6. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Приложение N 1к п. 2.1

Порядок следования фамилий и инициалов в реквизитах различных видов документов

Реквизиты документа	Местоположение инициалов и фамилии
	инициалы перед фамилией	инициалы после фамилии	нет жестких ограничений
Гриф утверждения документа	X
Подпись	X
Гриф согласования документа	X
Визы согласования документа	X
Отметка о заверении копии	X
Отметка об исполнителе	X
Адресат (при адресовании документа должностному лицу)	X
Адресат (при адресовании документа физическому лицу)		X
Резолюция			X
Текст документа		X

Приложение N 2к п. 2.1

Примерный перечень видов документов, на которых проставляется оттиск печати с изображением герба города Севастополя

 1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т.д.).

3. Договоры и соглашения (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.).

5. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

6. Командировочные удостоверения.

7. Описи дел.

8. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

9. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

10. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные - сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; на перевод валюты; на импорт и т.д.).

11. Учредительные документы организаций.

12. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

13. Сметы расходов.

14. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате; о стаже работы и т.д.).

15. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

16. Удостоверения.

17. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение N 3к п. 2.3.3

                        /\
                         |  20 мм                        \/
        +------------------------------------------------------------‰
        |                                                            |
        |                  Герб города Севастополя                   |
        |                                                            |
        |                 ПРАВИТЕЛЬСТВО СЕВАСТОПОЛЯ                  |
        |      ________________________________________________      |
        |                                                            |
        |                        РАСПОРЯЖЕНИЕ                        |
        |                                                            |
        |"___" ___________ 2014 г.                            N ____ |
        |                                                            |
        |           73 мм                                            |
        |<----------------------------->                             |
        |О  признании   утратившим  силу                             |
        |распоряжения     Правительства                              |
        |Севастополя от 12 мая 2014 года                             |
        |N   34   "Название   документа"                             |
        |                /\                                          |
        |                |                                           |
        |                |   2 - 3 инт.                              |
        |                |                                           |
        |125 мм         \/                                           |
        |<---->В   соответствии   с    Законом   города   Севастополя|
        |от 30 апреля 2014 года N 5-ЗС "О Правительстве Севастополя",|
        |Уставом города Севастополя:                                 |
        |                /\                                          |
        |                |   1,5 инт.                                |
 35 мм  |               \/                                           |10 мм
<------>|    1. Признать утратившим силу распоряжение Правительства  |<--->
        |Севастополя от 12 мая 2014 года N 34 "Название документа".  |
        |    2. Контроль   за   исполнением  настоящего  распоряжения|
        |возложить    на   заместителя    Губернатора,    заместителя|
        |Председателя Правительства Севастополя Ф.И.О.               |
        |(в соответствии с распределением обязанностей).             |
        |                /\                                          |
        |                |                                           |
        |                |   2 - 3 инт.                              |
        |                |                                           |
        |               \/                                           |
        |Исполняющий обязанности                                     |
        |Губернатора города Севастополя,                             |
        |Председатель Правительства                                  |
        |Севастополя                                     С.И. Меняйло|
        +------------------------------------------------------------…
                         /\
                         |  20 мм                        \/

Приложение N 4к п. 2.3.3

                         /\
                         |  20 мм                        \/
        +------------------------------------------------------------‰
        |       Герб                                                 |
        |города Севастополя                                          |
        |                                                            |
        |    ГУБЕРНАТОР                                              |
        |ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ                                          |
        |                                                            |

        | ул. Ленина, 2, г. Севастополь, 299011                      |
        |тел. [phone], факс [phone]                  |
        |  сайт: [email protected]                      |
        | __________________ N ____________________                  |
        |на N _________________ от ______________                    |
        |                                                            |
        |                                 Министерство труда         |
        |             92 мм               и социальной защиты        |
        |<------------------------------->Российской Федерации       |
        |                          /\                                |
        |                          |  2 - 3 инт.                     |
        |                         \/                                 |
        |О перерегистрации уставных                                  |
        |документов                                                  |
        |             73 мм                                          |
        |<----------------------->                                   |
        |                          /\                                |
        |                          |  2 - 3 инт.                     |
        |1,25 мм                  \/                                 |
        |<----->Письмо   Министерства   труда  и   социальной  защиты|
        |Российской Федерации  по вопросу прорабатываемых предложений|
        |по  определению  юридического  статуса,  форм  собственности|
 30 мм  |предприятий общественных организаций инвалидов рассмотрено. | 10
<------>|    В  настоящее  время  общественными  организациями города|<--->
        |проводится работа  по перерегистрации  уставных  документов.|
        |    Все   действия   по  определению   юридического  статуса|
        |существующих  предприятий  и  организаций  будут проводиться|
        |в  соответствии  с Федеральным  законом  от 5 мая 2014  года|
        |N 124 "О внесении изменений в  Федеральный закон "О введении|
        |в  действие  части первой  Гражданского  кодекса  Российской|
        |Федерации" и статью 1202 части третьей  Гражданского кодекса|
        |Российской Федерации".                                      |
        |                /\                                          |
        |                |  2 инт.                                   |
        |               \/                                           |
        |Приложение:  Перечень   общественных   организаций   города,|
        |             которыми  проводится  перерегистрация  уставных|
        |             документов, на 2 л. в 1 экз.                   |
        |                /\                                          |
        |                |  3 инт.                                   |
        |               \/                                           |
        |Исполняющий обязанности                                     |
        |Губернатора города Севастополя                  С.И. Меняйло|
        |                                                            |
        |Реквизит "Исполнитель" печатается шрифтом размером          |
        |10 - 12 печатных пунктов.                                   |
        |О.В. Жукова                                                 |
        |[phone]                                               |
        +------------------------------------------------------------…
                         /\
                         | 20 мм                        \/

Приложение N 5к п. 2.2.3

Герб                        ПРАВИТЕЛЬСТВО СЕВАСТОПОЛЯ

города                              ДЕПАРТАМЕНТ

Севастополя      по правовым вопросам, земельным и имущественным отношениям

ул. Ленина, 2, г. Севастополь, 299011, тел. 54-47-73

__________________________________________________________

ПРИКАЗ

________________________                        N _________________________

Директор Департамента

Приложение N 6
к п. 2.2.9

Журнал учета поступления и выдачи бланков в структурные подразделения

Дата поступления	Количество экземпляров	Дата выдачи	Номера бланков	Кому выдано		Примечания
				департамент, управление, отдел	фамилия, имя, отчество, подпись
1	2	3	4	5	6	7

Формат А4 (210 x 297 мм), ориентация альбомная.

Приложение N 7к п. 2.2.10

Акт об уничтожении испорченных бланков с воспроизведением герба города Севастополя

Правительство города                                       Гриф утверждения

Севастополя

АКТ

________ N ________

(дата)

Об уничтожении испорченных бланков

с воспроизведением герба города

Севастополя

N п/п	Наименование вида бланка	Серия и номер бланка	Примечание
1	2	3	4