Постановление Правительства Новосибирской области от 23.10.2017 № 392-п

ПРИЛОЖЕНИЕ № 13

к Регламенту проектной деятельности

областных исполнительных органов

государственной власти

Новосибирской области

Ход процесса Управление изменениями

№	Название действия	Ответствен-ный	Предшествую-щее событие	Входящий документ	Описание	Продолжи-тельность, рабочие дни	Результат
1	Формиро-вание запроса на изменение	РП	Получено поручение подготовить запрос на изменение	Журнал контроля поручений; шаблон запроса на изменение	РП формирует запрос на изменение в соответствии с поручением и направляет в Проектный офис. В плане управления проектом изменения не вносятся в следующие разделы: 7. Управление рисками. 8. Управление заинтересованными сторонами. Далее переход к действию № 2 (для отраслевых проектов) или действию № 5 (для приоритетных проектов)	1	Запрос на изменение
2	Рассмотре-ние запроса на изменение	ОПО	Сформирован запрос на изменение	Запрос на изменение	ОПО рассматривает запрос на изменение и проверяет его на соответствие методологии проектного управления. ОПО информирует РП о статусе рассмотрения запроса на изменение. Если изменение находится в рамках полномочий РП, ОПО отклоняет запрос на изменение и рекомендует внести изменение без формирования запроса на изменение. К изменениям в рамках полномочий РП относятся: детализация задач проекта; изменение сроков отдельных задач, не влияющих на сроки получения промежуточных результатов; перераспределение ресурсов в проекте. Если запрос на изменение составлен в соответствии с методологией, далее переход к действию № 8. Если запрос на изменение не соответствует методологии, далее переход к действию № 3	1	Электрон-ное письмо
3	Направле-ние запроса на изменение на доработку	ОПО	Запрос на изменение не соответствует методологии	Запрос на изменение	ОПО направляет запрос на изменение на доработку РП с указанием выявленных несоответствий методологи. Далее переход к действию № 4	1	Электрон-ное письмо с перечнем замечаний
4	Доработка запроса на изменение	РП	Получены замечания к запросу на изменение от ОПО	Электронное письмо с перечнем замечаний	РП дорабатывает запрос на изменение с учетом замечаний и повторно направляет в ОПО. Далее переход к действию № 2	1	Запрос на изменение с учетом замечаний
5	Рассмотре-ние запроса на изменение	РПО	Сформирован запрос на изменение	Запрос на изменение	РПО рассматривает запрос на изменение и проверяет его на соответствие методологии проектного управления. РПО информирует РП о статусе рассмотрения запроса на изменение. Если изменение находится в рамках полномочий РП, РПО отклоняет запрос на изменение и рекомендует внести изменение без формирования запроса на изменение. К изменениям в рамках полномочий РП относятся: детализация задач проекта; изменение сроков отдельных задач, не влияющих на сроки получения промежуточных результатов; перераспределение ресурсов в проекте. Если запрос на изменение составлен в соответствии с методологией, далее переход к действию № 8. Если запрос на изменение не соответствует методологи, далее переход к действию № 6	1	Электрон-ное письмо
6	Направле-ние запроса на изменение на доработку	РПО	Запрос на изменение не соответствует методологии	Запрос на изменение	РПО направляет запрос на изменение на доработку РП с указанием выявленных несоответствий методологи. Далее переход к действию № 7	1	Электрон-ное письмо с перечнем замечаний
7	Доработка запроса на изменение	РП	Получены замечания к запросу на изменение от РПО	Электронное письмо с перечнем замечаний	РП дорабатывает запрос на изменение с учетом замечаний и повторно направляет в РПО. Далее переход к действию № 5	1	Запрос на изменение с учетом замечаний
8	Определе-ние необходи-мости согласова-ния запроса на изменение со структур-ными подразде-лениями	РП	Запрос на изменение согласован Проектным офисом	Запрос на изменение	РП определяет необходимость согласования запроса на изменение со структурными подразделениями областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, ответственными за государственные программы и бюджет (в случае если изменение затрагивает бюджет проекта), закупки (в случае если изменение затрагивает работы подрядчиков), управление персоналом (в случае если изменение затрагивает команду проекта) и др. Если есть необходимость согласования со структурными подразделениями, далее переход к действию № 9. Если нет необходимости согласования со структурными подразделениями, далее переход к действию № 11	1	Решение РП о необходи-мости согласова-ния со структур-ными подразде-лениями
9	Определе-ние перечня структур-ных подразде-лений, с которыми необходи-мо согласовать запрос на изменение	РП	Есть необходимость согласования со структурными подразделе-ниями	Решение РП о необходи-мости согласования со структур-ными подразделе-ниями	РП определяет перечень структурных подразделений, с которыми необходимо согласовать запрос на изменение. Далее переход к действию № 10	1	Перечень согласую-щих структур-ных подразде-лений
10	Согласова-ние запроса на изменение со структур-ными подразде-лениями	РП	Определен перечень согласующих структурных подразделений	Запрос на изменение; перечень согласующих структурных подразделе-ний	РП согласовывает запрос на изменение со структурными подразделениями. Если запрос на изменение отклонен хотя бы одним подразделением, РП вправе эскалировать запрос на изменение на уровень Куратора проекта или Проектного комитета. Далее переход к действию № 11	3	Лист согласова-ния
11	Определе-ние необходи-мого уровня полномо-чий для утвержде-ния запроса на изменение	РП	Нет необходимос-ти согласования со структурными подразделе-ниями; запрос на изменение согласован со структурными подразделе-ниями; запрос на изменение не согласован со структурными подразделе-ниями и требуется эскалация	Запрос на изменение; лист согласования	РП определяет уровень принятия решений по запросу на изменение. К изменениям уровня Куратора проекта относятся: - изменение сроков получения промежуточных результатов; выделение ресурсов внутри ОИОГВ; - изменение требований к результатам проекта (по согласованию с Заказчиком). К изменениям уровня Проектного комитета относятся: - изменение утвержденных базовых параметров проекта по перечню результатов, срокам, стоимости, ресурсам; - изменение целевых показателей проекта; - выделение ресурсов из другого ОИОГВ. Если запрос на изменение уровня Куратора проекта, далее переход к действию № 12. Если запрос на изменение уровня Проектного комитета, далее переход к действию № 13 (для приоритетных проектов) или к действию № 15 (для отраслевых проектов)	1	Решение РП о необходи-мом уровне полномо-чий
12	Рассмотре-ние запроса на изменение	Куратор	Запрос на изменение требует полномочий Куратора проекта	Запрос на изменение	Куратор проекта рассматривает запрос на изменение и принимает решение по запросу на изменение. Куратор проекта вправе утвердить или отклонить запрос на изменение (в обоих случаях далее переход к действию № 17) или рекомендовать рассмотрение на Проектном комитете (далее переход к действию № 13 для приоритетных проектов или к действию № 15 для отраслевых проектов)	1	Решение Куратора по запросу на изменение
13	Подготовка заседания региональ-ного Проектного комитета	РПО	Запрос на изменение требует полномочий Проектного комитета	Запрос на изменение	РПО формирует повестку заседания РПК, информирует членов РПК о дате заседания, обеспечивает готовность документов по проекту к рассмотрению на заседании РПК. Далее переход к действию № 14	5	Повестка заседания РПК
14	Рассмотре-ние запроса на изменение	РПК		Повестка заседания РПК; запрос на изменение	РПК рассматривает запрос на изменение и принимает решение по запросу на изменение. РПК вправе утвердить или отклонить запрос на изменение. Далее переход к действию № 17	1	Протокол РПК с решением по запросу на изменение
15	Подготовка заседания ОПК	ОПО	Запрос на изменение требует полномочий Проектного комитета	Запрос на изменение	ОПО формирует повестку заседания ОПК, информирует членов ОПК о дате заседания, обеспечивает готовность документов по проекту к рассмотрению на заседании ОПК. Далее переход к действию № 16	5	Повестка заседания ОПК
16	Рассмотре-ние запроса на изменение	ОПК		Повестка заседания ОПК; запрос на изменение	ОПК рассматривает запрос на изменение и принимает решение по запросу на изменение. ОПК вправе утвердить или отклонить запрос на изменение. Далее переход к действию № 17	1	Протокол ОПК с решением по запросу на изменение
17	Внесение изменений в документы по проекту	АП	Запрос на изменение рассмотрен Куратором проекта или Проектным комитетом	Протокол с решением по запросу на изменение	АП в соответствии с решением по запросу на изменение обновляет документы по проекту. Процесс управления изменениями завершен	3	Журнал контроля поручений (обновле-ние); план управления проектом (обновле-ние); паспорт проекта (обновле-ние); план-график (обновле-ние)

_________

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Новосибирской области

от 23.10.2017  № 392-п

ПОЛОЖЕНИЕ

о региональном Проектном комитете областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области

I. Общие положения

1. Положение о региональном Проектном комитете областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области (далее – Положение) определяет задачи, функции, полномочия, структуру и организацию работы регионального Проектного комитета.

2. Региональный Проектный комитет (далее – Проектный комитет) –постоянно действующий коллегиальный орган, принимающий решения в отношении проектной деятельности в областных исполнительных органах государственной власти Новосибирской области, создан в целях обеспечения планирования и контроля деятельности, реализации проектов, достижения контрольных событий и показателей областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области.

3. Состав Проектного комитета утверждается распоряжением Губернатора Новосибирской области.

4. Проектный комитет взаимодействует с федеральным Проектным офисом, с отраслевыми Проектными комитетами областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, с региональным Проектным офисом.

5. В своей деятельности Проектный комитет руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Уставом Новосибирской области, законами Новосибирской области, постановлениями, распоряжениями Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, а также настоящим Положением.

II. Задачи и функции Проектного комитета

6. Основными задачами Проектного комитета являются:

1) рассмотрение и согласование документов по проектному управлению в областных исполнительных органах государственной власти Новосибирской области.

2) принятие решений и контроль выполнения приоритетных проектов.

7. Полномочия Проектного комитета:

1) контролировать реализацию всех проектов областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области. Инициировать, прекращать, вносить изменения в проекты;

2) утверждать состав отраслевых Проектных комитетов;

3) передавать право контроля отдельных проектов или групп проектов отраслевым Проектным комитетам;

4) получать в установленном порядке от органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных органов и организаций информацию, необходимую для решения вопросов проектной деятельности;

5) давать поручения участникам проектной деятельности.

8. Функции Проектного комитета:

1) принимать участие в разработке законов, правовых актов, касающихся проектной деятельности в областных исполнительных органах государственной власти Новосибирской области;

2) утверждать положения, регламенты и другие методические документы по проектной деятельности и изменения к ним;

3) утверждать систему мотивации участников проектной деятельности и изменения к ней;

4) рассматривать вопросы внедрения передовых методов проектного управления и соответствующих информационных технологий обеспечения проектной деятельности в областных исполнительных органах государственной власти Новосибирской области;

5) отбирать приоритетные проекты к реализации;

6) принимать решения по приоритетным проектам о завершении стадии или этапа, начале и завершении проекта, внесению изменений в приоритетные проекты;

7) принимать решения по ключевым рискам, проблемам и ресурсным конфликтам в приоритетных проектах, которые не были решены на уровне Руководителя или Куратора проекта;

8) контролировать ход ведения приоритетных проектов, прохождение ключевых контрольных точек и получение результатов;

9) утверждать итоговые отчеты по приоритетным проектам.

III. Состав и организация работ Проектного комитета

9. Проектный комитет формируется в составе председателя Проектного комитета, заместителя председателя Проектного комитета, членов Проектного комитета, секретаря Проектного комитета и приглашенных лиц.

10. Председателем Проектного комитета является первый заместитель Председателя Правительства Новосибирской области.

11. Секретарем Проектного комитета является заместитель руководителя регионального Проектного офиса.

12. Председатель Проектного комитета:

1) организует и контролирует работу Проектного комитета;

2) утверждает повестку заседаний Проектного комитета;

3) подписывает протоколы заседаний Проектного комитета;

4) взаимодействует с федеральным Проектным офисом;

5) принимает решение о привлечении к участию в заседаниях Проектного комитета без права голоса лиц, не являющихся членами Проектного комитета;

6) отвечает за выполнение региональным Проектным комитетом функций, определенных настоящим Положением;

7) пользуется всеми правами, предоставленными членам Проектного комитета, с учетом дополнительных полномочий, предоставленных ему в соответствии с настоящим Положением.

В период временного отсутствия председателя Проектного комитета исполнение его обязанностей возлагается на заместителя председателя Проектного комитета.

13. Секретарь Проектного комитета:

1) формирует повестку заседания Проектного комитета и утверждает ее у председателя;

2) уведомляет членов Проектного комитета и приглашенных о дате, времени, месте и повестке заседаний;

3) рассылает членам Проектного комитета и приглашенным материалы к заседаниям;

4) готовит протоколы заседаний и подписывает их у председателя;

5) рассылает протоколы всем участникам заседаний;

6) организует заочные голосования;

7) выполняет иную оперативную работу в период между заседаниями.

14. Члены Проектного комитета:

1) участвуют в заседаниях и в обсуждении рассматриваемых вопросов;

2) выступают с докладами на заседаниях;

3) предоставляют на рассмотрение Проектного комитета документы и материалы по обсуждаемым вопросам;

4) выполняют поручения председателя Проектного комитета, связанные с осуществлением деятельности в качестве члена Проектного комитета, а также решения Проектного комитета;

5) участвуют в выработке и принятии решений Проектного комитета.

Членами Проектного комитета могут быть члены Правительства Новосибирской области и депутаты Законодательного Собрания Новосибирской области.

15. Правом голоса по вопросам, отнесенным к полномочиям регионального Проектного комитета, обладают исключительно председатель Проектного комитета, заместитель председателя Проектного комитета и члены Проектного комитета. Секретарь и приглашенные лица не имеют права голоса при принятии решений Проектным комитетом.

16. Заседания Проектного комитета проводятся по решению председателя Проектного комитета.

17. Председательствующим на заседаниях Проектного комитета является председатель Проектного комитета или заместитель председателя Проектного комитета в отсутствии председателя Проектного комитета.

18. Вынесение вопросов на Проектный комитет осуществляется:

1) по инициативе любого члена Проектного комитета;

2) по инициативе любого члена Правительства Новосибирской области;

3) по инициативе руководителя регионального Проектного офиса;

4) по инициативе председателя отраслевого Проектного комитета по любому направлению стратегического развития Новосибирской области.

19. В случае невозможности участия в заседании член Проектного комитета обязан сообщить об этом секретарю Проектного комитета не позднее чем за один рабочий день до установленной даты проведения заседания с указанием лица, уполномоченного к участию в заседании Проектного комитета. Лицо, замещающее члена Проектного комитета, имеет право голоса.

20. Решения Проектного комитета могут быть приняты на очном заседании Проектного комитета путем открытого (очного) голосования или заочным голосованием (опросным путем). Проектный комитет правомочен принимать решения, если на заседании присутствует (при открытом голосовании) либо в опросе участвуют (при заочном голосовании) не менее 2/3 его персонального состава.

21. Решение Проектного комитета считается принятым (и для открытого и для заочного голосования), если за него проголосовало более половины от персонального состава Проектного комитета. При этом голос председателя Проектного комитета или в его отсутствие – заместителя председателя Проектного комитета, председательствующего на заседании, является решающим при равенстве голосов, поданных «за» и «против». При наличии у любого члена Проектного комитета предложения о рассмотрении вопроса на соответствующей повестке очным путем вопрос снимается с рассмотрения заочным (опросным) путем и выносится на очное рассмотрение.

22. Председатель Проектного комитета (в его отсутствие – заместитель председателя Проектного комитета, председательствующий на заседании Проектного комитета) обладает правом вето при голосовании по вопросу.

23. Члены Проектного комитета, которые не могут присутствовать на заседании Проектного комитета, могут направить секретарю Проектного комитета свое особое мнение по вопросу повестки заседания.

24. Решения Проектного комитета обязательны к исполнению всеми участниками проектной деятельности областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области.

_________

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Новосибирской области

от 23.10.2017  № 392-п

ПОЛОЖЕНИЕ

о региональном Проектном офисе областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области

I. Общие положения

1. Положение о региональном Проектном офисе областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области (далее – Положение) определяет задачи, функции, полномочия, структуру и организацию работы регионального Проектного офиса.

2. Региональный Проектный офис организует планирование и контроль проектной деятельности на среднесрочный и краткосрочный периоды, а также отвечает за внедрение, поддержку и развитие системы проектного управления в областных исполнительных органах государственной власти Новосибирской области.

3. Состав регионального Проектного офиса утверждается приказом министерства экономического развития Новосибирской области.

4. Руководитель регионального Проектного офиса – заместитель Председателя Правительства Новосибирской области – министр экономического развития Новосибирской области.

5. Региональный Проектный офис взаимодействует с федеральным Проектным офисом, с отраслевыми Проектными офисами областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, с региональным Проектным комитетом, отраслевыми Проектными комитетами.

6. В своей деятельности региональный Проектный офис руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Уставом Новосибирской области, законами Новосибирской области, постановлениями, распоряжениями Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, а также настоящим Положением.

II. Задачи и функции регионального Проектного офиса

7. Задачи регионального Проектного офиса:

1) развивать и актуализировать методологию проектного управления и применяемые технологии автоматизации проектной деятельности областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области;

2) оказывать участникам проектной деятельности методологическую и аналитическую поддержку, развивать компетенции участников проектной деятельности;

3) обеспечивать выполнение приоритетных проектов и поддерживать работу регионального Проектного комитета.

8. Функции регионального Проектного офиса:

1) участвовать в разработке нормативных правовых актов, касающихся проектной деятельности в областных исполнительных органах государственной власти Новосибирской области;

2) развивать проектную методологию, организовывать утверждение изменений;

3) организовывать внедрение и развивать технологии автоматизации и поддержки проектной деятельности;

4) разрабатывать, организовывать внедрение и развивать систему мотивации участников проектной деятельности;

5) консультировать участников проектной деятельности по применению проектной методологии, по лучшим практикам применения методов и инструментов проектного управления;

6) организовывать развитие компетенций и проверку профессиональной квалификации участников проектной деятельности;

7) готовить и предоставлять заинтересованным сторонам отчетную и аналитическую информацию о проектной деятельности в областных исполнительных органах государственной власти Новосибирской области;

8) обеспечивать аналитическую поддержку принятия решений в проектной деятельности, в том числе выявлять ресурсные конфликты, противоречие целей, негативное влияние проектов друг на друга;

9) принимать участие в подготовке проектов, рассматривать заявки на проекты, согласовывать проектные документы;

10) контролировать соблюдение проектной методологии;

11) контролировать реализацию отдельных проектов и состояние сводного реестра проектов Новосибирской области, реализуемых в рамках проектной деятельности;

12) готовить заседания регионального Проектного комитета, доводить принятые решения до сведения участников проектной деятельности;

13) хранить сведения о завершенных проектах. Использовать накопленный опыт для оказания методологической и аналитической поддержки участников проектной деятельности.

9. Полномочия регионального Проектного офиса:

1) требовать соблюдения проектной методологии участниками проектной деятельности;

2) контролировать ход реализации проектов. Инициировать внесение изменений в проекты;

3) выносить на заседания регионального Проектного комитета вопросы по конфликтам, проблемам и рискам, которые не удается решить в рамках полномочий регионального Проектного офиса;

4) передавать право контроля отдельных проектов или групп проектов отраслевым Проектным офисам;

5) получать в установленном порядке от органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных органов и организаций информацию, необходимую для решения вопросов проектной деятельности;

7) принимать участие в форумах, совещаниях, семинарах, конференциях по темам проектного управления;

8) предлагать региональному Проектному комитету меры по совершенствованию проектной деятельности;

9) изменять шаблоны проектных документов и уведомлять участников проектной деятельности об изменениях в шаблонах.

III. Состав и организация деятельности регионального Проектного офиса

10. Должностные лица регионального Проектного офиса изучают лучшие практики проектного управления в других регионах и организациях, способствуют внедрению передовых подходов и распространению проектного управления в областных исполнительных органах государственной власти Новосибирской области.

11. Должностные лица регионального Проектного офиса выполняют задачи и функции в соответствии с должностными обязанностями, распределенными между ними руководителем регионального Проектного офиса, согласно действующим должностным регламентам государственных гражданских служащих Новосибирской области.

12. Состав регионального Проектного офиса:

1) администратор, в задачи которого входит подготовка заседаний регионального Проектного комитета, формирование консолидированной отчетности и ведение базы данных по проектам;

2) методолог, в задачи которого входит консультирование участников проектной деятельности по использованию проектной методологии, контроль соблюдения и развитие методологии;

3) специалист по обучению, в задачи которого входит организация развития компетенций сотрудников областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области в области проектного управления;

4) специалист по информационной системе проектного управления, в задачи которого входит развитие и поддержка технологий автоматизации и поддержки проектной деятельности;

5) должностные лица, осуществляющие иные функции.

_________