Указ Губернатора Ивановской области от 16.01.2013 № 5-уг

5.3.40.6. Резолюция оформляется на бланке, в СЭДО либо на самом документе.

5.3.40.7. Документ может иметь несколько резолюций.

5.3.40.8. Для пункта проекта резолюции должны быть определены следующие реквизиты:

перечень исполнителей;

текст поручения;

ФИО руководителя, подписывающего и утверждающего резолюцию.

5.3.40.9. При необходимости определяются дополнительные признаки:

ответственный исполнитель;

срок исполнения;

признак контроля, отметка о контроле (отметку о контроле за исполнением документа обозначают штампом «Контроль», если резолюция оформляется на бланке, либо проставляется признак контроля в РКК);

проверяющий сотрудник;

необходимость представления документа во исполнение либо отчета.

5.3.40.10. Фамилия, имя и отчество сотрудника, подготовившего проект резолюции, фиксируются системой автоматически. Пункту проекта резолюции может быть присвоен уникальный регистрационный номер.

5.3.40.11. Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и, по их усмотрению, для участия в решении вопроса, а также для контроля за ходом исполнения поручения.

5.3.40.12. Подготовленный проект резолюции передается на утверждение руководителю, от имени которого дается поручение.

5.3.40.13. При поступлении должностному лицу документов, не требующих исполнения, поступивших для сведения, в РКК документа после ознакомления проставляется отметка об исполнении либо готовится и утверждается резолюция о направлении данного документа для сведения заинтересованным лицам.

5.3.40.14. Должностное лицо, в адрес которого поступили документы по вопросам, требующим доклада Губернатору, утверждает резолюцию и направляет ее исполнителям для проработки вопроса, а также имеет право запросить необходимую для решения вопроса информацию у других должностных лиц в соответствии с подпунктом 5.3.26.1 настоящего Регламента.

5.3.40.15. При утверждении резолюции в СЭДО автоматически создаются задания на исполнение для каждого исполнителя, указанного в резолюции.

5.3.40.16. При необходимости в РКК может быть создано несколько резолюций.

5.3.40.17. При необходимости утвержденная резолюция может быть отозвана до момента взятия ее в работу исполнителем.

5.3.40.18. Резолюция подписывается должностным лицом, которое дает поручение, и датируется.

5.3.40.19. На бланке резолюции указываются также фамилия и инициалы исполнителя, подготовившего проект резолюции.

5.3.41. Документы на иностранных языках, поступившие в Правительство, направляются в Департамент экономического развития и торговли Ивановской области для организации перевода и затем при необходимости в срок не более 5 дней подлежат возврату в отдел делопроизводства КАУ для регистрации и последующей передачи для рассмотрения РВЗ.

5.3.42. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение в день регистрации. Нерегистрируемые документы передаются по назначению в день их поступления.

5.4. Оформление, регистрация и отправка исходящих документов

5.4.1. Исходящие письма (в том числе инициативные) подписываются РВЗ, руководителями структурных подразделений аппарата Правительства, исполнительных органов власти в соответствии с их компетенцией, а также их заместителями и лицами, их официально замещающими.

5.4.2. Подготовка исходящего документа производится в электронном виде.

5.4.3. Подготовке в СЭДО подлежат все исходящие документы аппарата Правительства и исполнительных органов власти, кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и документов, содержащих информацию ограниченного распространения (документы с пометкой «Для служебного пользования»).

5.4.4. При подготовке исходящих документов в бумажном виде письма оформляются на бланках писем на листах формата А4.

5.4.5. При большом количестве листов в приложении к документу допускается печатать текст приложения на листах формата А5 10 или 12 шрифтом.

5.4.6. Используются следующие бланки:

бланк Губернатора, право подписи на котором имеет Губернатор или лицо, официально замещающее Губернатора;

бланки первых заместителей (заместителей) Председателя Правительства, право подписи на которых имеют указанные должностные лица;

бланк Правительства, право подписи на котором имеют Губернатор, лицо, в установленном порядке исполняющее обязанности Председателя Правительства, первые заместители (заместители) Председателя Правительства, руководитель аппарата Правительства;

бланк аппарата Правительства, право подписи на котором имеют заместители руководителя аппарата Правительства, руководители структурных подразделений аппарата Правительства;

бланки исполнительных органов власти.

5.4.7. Отчеты, обращения, запрашиваемая информация в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, первых заместителей (заместителей) Председателя Правительства Российской Федерации, министров и глав субъектов Российской Федерации направляются за подписью Губернатора или лица, исполняющего обязанности Губернатора.

Ответы на депутатские запросы и запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации направляются за подписью того должностного лица, в адрес которого был направлен запрос.

5.4.8. Члены Правительства, руководители исполнительных органов власти имеют право направлять отчеты, обращения, запрашиваемую информацию в Администрацию Президента Российской Федерации, аппарат Правительства Российской Федерации, аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, министерства и ведомства в безличной форме.

5.4.9. Исходящие документы, направляемые в сторонние организации без использования СЭДО, принимаются для сканирования и последующей отправки: в случае направления документа в один адрес – в 1 экземпляре, в случае направления нескольким адресатам – в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на документе.

5.4.10. После исполнения документа при направлении ответа автору обращения исходящим номером этого ответа является входящий номер документа, данный при регистрации обращения. При регистрации документа в СЭДО такой номер вводится в режиме ручной нумерации.

5.4.11. Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел. При регистрации инициативного документа регистратор автоматически присваивает РКК исходящего документа регистрационный номер.

5.4.12. Подготовка исходящих документов в электронном виде:

5.4.12.1. Для подготовки исходящего документа исполнитель документа создает в СЭДО РКК исходящего документа.

5.4.12.2. В РКК исходящего документа должны быть заполнены следующие обязательные поля: вид документа, содержание, которое должно соответствовать заголовку документа, ФИО исполнителя, ФИО должностного лица, подписывающего документ, способ доставки, при необходимости должна быть также установлена связь с другим документом.

5.4.12.3. Исходящие письма (в том числе инициативные) подписываются РВЗ, руководителями структурных подразделений аппарата Правительства (если это право оговорено в положениях о структурных подразделениях аппарата Правительства, которые они возглавляют), руководителями исполнительных органов власти в соответствии с положениями об исполнительных органах власти, которые они возглавляют, либо лицами, исполняющими обязанности указанных в настоящем подпункте должностных лиц.

5.4.12.4. К РКК исходящего документа должны быть прикреплены файлы документа и его приложений. В случае большого объема документа допустимо раздельное сканирование основного документа и его приложений. При этом файл основного документа (сопроводительного письма) должен следовать первым в перечне файлов, прикрепленных к РКК. Приложения к документу должны быть прикреплены в порядке их нумерации.

5.4.12.5. При необходимости исполнитель вводит комментарии к составу файлов или содержанию документа.

5.4.12.6. Если документ связан с другими документами (входящим запросом, обращением гражданина, распорядительным документом и т.д.), РКК которых уже созданы в СЭДО, исполнитель устанавливает связи документа с этими РКК.

5.4.12.7. Для подготовленной РКК исходящего документа исполнитель формирует маршрут согласования и направляет на согласование.

5.4.12.8. Состав согласующих, тип подписи и последовательность согласования определяются в соответствии с положениями правовых актов и организационно-распорядительных документов Губернатора и Правительства. Лицо, подписывающее документ, должно быть указано последним в списке согласующих с типом подписи «утверждение».

5.4.12.9. Согласующий при поступлении задания на согласование должен просмотреть файлы, поступившие на согласование, при необходимости внести правки в текст документа или прикрепить ответный файл. Замечания могут быть внесены в текстовом виде в карточке задания на согласование.

5.4.12.10. В случае наличия однозначных, небольших по объему замечаний по проекту исходящего документа правки вносятся в текст файла документа (с выделением этих правок по тексту). Созданная в автоматическом режиме версия файла документа должна быть подписана согласующим лицом.

5.4.12.11. Если замечания значительны по объему или требуют пояснений, то замечания излагаются в отдельном файле и прикрепляются как ответный файл в карточке задания на согласование.

5.4.12.12. После просмотра (корректировки) файлов согласующий проставляет отметку о принятом решении (согласовано или не согласовано) для каждого файла документа. При отказе в согласовании файла проставляется виза «не согласовано», при согласии с содержанием проекта исходящего документа (в том числе при наличии несущественных замечаний) проставляется виза «согласовано».

5.4.12.13. Согласованный файл должен быть подписан согласующим лицом.

5.4.12.14. После принятия решения по каждому файлу согласующий должен отметить задание как исполненное.

5.4.12.15. Если для согласующего лица в СЭДО назначен помощник руководителя/ответственный за делопроизводство, при поступлении задания на согласование помощник руководителя/ответственный за делопроизводство должен выполнить переметку задания на руководителя или его заместителя (в случае длительного отсутствия согласующего – командировка, отпуск и т.п.).

5.4.12.16. Согласующее лицо может расписать документ на согласование своим сотрудникам. При этом визой согласования будет считаться только решение согласующего, а не его подчиненных.

5.4.12.17. Задание на согласование может быть выполнено замещающим сотрудником в случаях, предусмотренных правовыми актами и организационно-распорядительными документами Губернатора и Правительства. При визировании с замещением в листе согласования будет сформирована запись «Согласовано <Ивановым> за <Петрова>». Возможность выполнения согласования заместителем (исполняющим обязанности) в СЭДО настраивается уполномоченным администратором СЭДО после представления документов, подтверждающих полномочия заместителей (исполняющих обязанности).

5.4.12.18. После завершения согласования исполнитель документа вносит замечания и правки в новую версию файлов и запускает новый цикл согласования.

5.4.12.19. После того как документ будет согласован без замечаний всеми согласующими, исполнитель назначает согласованную версию файлов финальной и направляет документ для регистрации и последующей отправки в отдел делопроизводства КАУ, если документ может быть отправлен по СЭДО, и на подпись соответствующему руководителю, если документ может быть направлен в стороннюю организацию только в бумажном виде.

5.4.12.20. Для отслеживания передачи экземпляра документа, согласующегося в бумажном виде, исполнитель документа вносит факт передачи документа в РКК.

5.4.13. Регистрация и отправка исходящего документа:

5.4.13.1. Сотрудник отдела делопроизводства КАУ или соответствующего подразделения исполнительного органа власти при поступлении исходящего документа проверяет наличие всех необходимых реквизитов письма и правильность оформления документа и РКК.

5.4.13.2. После проверки РКК, правильности оформления документа и приложений к нему (в случае наличия приложений), сотрудник отдела делопроизводства КАУ или соответствующего подразделения исполнительного органа власти присваивает документу регистрационный номер.

5.4.13.3. Отправка документов из Правительства или исполнительных органов власти производится централизованно через отдел делопроизводства КАУ или соответствующее подразделение исполнительного органа власти после проверки и регистрации документа.

5.4.13.4. При отправке документов проверяется наличие:

адреса с индексом;

исходящего номера и даты;

заголовка к письму;

отметки об исполнителе;

указанных в тексте приложений;

подписи на документе.

Исходящие письма, подписанные членами Правительства, являющимися одновременно руководителями исполнительных органов власти, регистрируются и направляются соответствующими подразделениями исполнительных органов власти, которые они возглавляют.

5.4.13.5. Сотрудник отдела делопроизводства КАУ или соответствующего подразделения исполнительного органа власти, занимающийся отправкой документов, имеет право в случае неправильного оформления документа или РКК:

вернуть документ исполнителю с указанием причин возврата;

пригласить исполнителя по документам срочного характера для исправления допущенной ошибки.

5.4.14. Документы срочного характера, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, в федеральные органы исполнительной власти и другие организации, передаются в отдел делопроизводства КАУ для отправки фельдъегерской связью до 15 часов 30 минут.

5.4.15. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах, и производится в отделе делопроизводства КАУ, соответствующем подразделении исполнительного органа власти под подпись получателя.

5.5. Организация работы с документами в структурных подразделениях аппарата Правительства или исполнительных органах власти

5.5.1. В структурном подразделении аппарата Правительства или исполнительном органе власти учет поступления документов ведется в журналах регистрации в электронном виде.

5.5.2. О поступивших документах докладывается соответствующим руководителям. В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, свидетельствующими о срочности ее исполнения.

5.5.3. Руководители организуют исполнение поступивших к ним документов. Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок и характер исполнения документа, подпись руководителя и дату.

5.5.4. Документы передаются исполнителю согласно резолюции руководителя, о чем лицо, ответственное за ведение делопроизводства в подразделении, делает соответствующие отметки в СЭДО.

5.5.5. Все отметки о прохождении и исполнении документа в подразделении фиксируются лицом, ответственным за ведение делопроизводства, в РКК документа в СЭДО.

5.5.6. Руководители структурных подразделений аппарата Правительства или исполнительных органов власти обеспечивают:

оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей;

контроль за качественным исполнением документа по существу содержащегося в нем вопроса.

5.5.7. Исполнитель обеспечивает:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта резолюции на представленную информацию, проекта будущего документа, его оформление, согласование, своевременное представление на подписание (утверждение, согласование) руководством;

подготовку документа к пересылке адресату.

5.5.8. Вся необходимая информация заносится сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, в РКК документа в СЭДО.

5.5.9. Информация о документах, поступивших в подразделение на бумажных носителях, хранится у ответственного за ведение делопроизводства в подразделении 5 лет.

5.5.10. Исполненные документы, поступившие в подразделение в бумажном виде, в 10-дневный срок передаются сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, в отдел делопроизводства КАУ или соответствующее подразделение исполнительного органа власти для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

5.5.11. Выдача служебных документов из дел, сформированных в Правительстве и находящихся на хранении в отделе делопроизводства КАУ (для работы, ознакомления, представления в суды и т.д.), в исполнительные органы власти и другие организации допускается в исключительных случаях и производится строго на основании их письменных запросов, с разрешения Губернатора либо руководителя аппарата Правительства, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

5.5.12. Порядок выдачи служебных документов в исполнительных органах власти определяется приказами (распоряжениями) их руководителей.

5.6. Подготовка проектов поручений РВЗ,

руководителей исполнительных органов власти

5.6.1. Проекты поручений Губернатора или руководителя аппарата Правительства подготавливаются сотрудниками КАУ, управления государственной службы и кадров, ГПУ.

5.6.2. Сотрудники КАУ имеют право возвращать документ на доработку в случае несоответствия его оформления порядку работы со служебными документами в Правительстве и исполнительных органах власти, утвержденному распоряжением Губернатора от 18.11.2010 № 324-р.

Сотрудники отдела контроля КАУ имеют право перенаправлять первым заместителям (заместителям) Председателя Правительства, руководителю аппарата Правительства документы, поступившие в адрес Губернатора для сведения либо содержащие вопросы, не требующие решений Губернатора.

5.6.3. Проекты поручений первых заместителей (заместителей) Председателя Правительства, руководителей исполнительных органов власти подготавливаются помощниками руководителя/ответственными за делопроизводство.

5.6.4. Для поручения РВЗ, руководителей исполнительных органов власти в СЭДО в папке «Новая корреспонденция на руководителя» открывается задание, которое расписывается путем нажатия кнопки «Взять в работу и создать резолюцию». При открытии диалогового окна создания резолюции на вкладке «Резолюция» заполняются параметры резолюции (исполнители, текст поручения, при необходимости срок исполнения поручения, отметки о предоставлении документа или отчета во исполнение).

5.6.5. При необходимости постановки поручения на соответствующий контроль указываются параметры контроля (централизованный или локальный (самоконтроль)). Проект резолюции сохраняется, и делается отметка о его передаче на утверждение руководителю. При этом проект резолюции перемещается в папку «Проекты резолюции - На утверждении». Руководитель открывает в папке проект нужной резолюции, при необходимости вносит в проект резолюции изменения и нажимает кнопку «Утвердить».

5.6.6. Если поручение РВЗ, руководителей исполнительных органов власти связано с исполнением других документов, в РКК поручения должна быть установлена связь с соответствующим документом.

5.6.7. Исполнение заданий, сформированных после утверждения резолюции в СЭДО, осуществляется в порядке, установленном подразделом 5.8 настоящего Регламента.

5.6.8. Контроль сроков исполнения поручений Губернатора и руководителя аппарата Правительства осуществляется КАУ в порядке, установленном настоящим Регламентом.

5.6.9. Контроль исполнения поручений первых заместителей (заместителей) Председателя Правительства, руководителя аппарата Правительства, руководителей исполнительных органов власти осуществляется помощниками руководителя/ответственными за делопроизводство.

5.7. Подготовка инициативного поручения

5.7.1. При подготовке поручения без документа в СЭДО создается карточка инициативного поручения.

5.7.2. Инициативное поручение может включать один или несколько пунктов. Для пункта поручения должны быть определены следующие реквизиты: перечень исполнителей, текст поручения, ФИО сотрудника, подписывающего и утверждающего поручение. При необходимости определяются дополнительные признаки:

ответственный исполнитель;

срок исполнения;

признак контроля;

проверяющий сотрудник.

5.7.3. Фамилия, имя и отчество сотрудника, подготовившего проект инициативного поручения, фиксируются системой автоматически.

5.7.4. Если проект инициативного поручения подготовлен помощником руководителя/ответственным за делопроизводство, проект инициативного поручения должен быть направлен на утверждение руководителю структурного подразделения.

5.7.5. После утверждения проекта инициативного поручения в СЭДО автоматически создаются задания на исполнение для всех сотрудников, указанных в качестве исполнителей поручения.

5.7.6. Исполнение заданий осуществляется в порядке, установленном подразделом 5.8 настоящего Регламента.

5.7.7. Контроль исполнения заданий осуществляется в порядке, установленном подразделом 5.9 настоящего Регламента.

5.8. Исполнение документа, резолюции или поручения,

организация контроля и исполнения контрольных поручений

5.8.1. Исполнитель, получивший задание после утверждения резолюции (инициативного поручения), должен взять задание в работу.

5.8.2. Для организации работ по исполнению задания исполнитель может расписать резолюцию подчиненным сотрудникам.

5.8.3. Если поручение дается нескольким исполнителям, то соисполнители вносят в карточку задания отчет (доклад) об исполнении не позднее чем за 3 дня до контрольного срока исполнения поручения.

5.8.4. Ответственный исполнитель готовит промежуточные и сводные отчеты по существу вопроса о ходе исполнения с учетом отчетов (докладов) соисполнителей.

5.8.5. По завершении исполнения задания исполнитель вносит в карточку задания СЭДО отчет по существу вопроса с указанием 100% выполнения и отмечает задание как исполненное. При необходимости в карточку задания СЭДО могут вноситься комментарии о промежуточном исполнении.

5.8.6. В случае невозможности выполнения поручения к сроку, указанному в резолюции, он подлежит продлению автором резолюции в порядке, установленном подразделом 5.11 настоящего Регламента.

5.8.7. Если исполнение задания требует подготовки ответного документа, исполнитель создает в СЭДО РКК исходящего или внутреннего документа соответствующего вида, согласует ее и направляет на регистрацию в порядке, установленном для данного вида документа.

5.8.8. Если в резолюции (инициативном поручении) был указан проверяющий, то задание после исполнения автоматически направляется на проверку указанному сотруднику. Проверяющий может принять исполнение или вернуть задание исполнителю на доработку.

5.8.9. Если в резолюции (инициативном поручении) был определен признак контроля, то задание после исполнения и приемки проверяющего автоматически направляется на проверку контролеру. Контролер может принять исполнение или вернуть задание исполнителю на доработку.

5.8.10. Доработка задания производится в порядке, установленном для вновь сформированного задания.

5.8.11. В Правительстве или исполнительных органах власти при поступлении контрольного документа сотрудник, ответственный за организацию контроля, обязан:

вести учет контрольных документов (поручений);

своевременно доводить контрольные документы (поручения) до сведения исполнителей;

контролировать ход исполнения контрольных документов (поручений) и информировать о нем руководителя соответствующего структурного подразделения аппарата Правительства или исполнительного органа власти;

обеспечивать своевременное представление ответов об исполнении контрольных поручений.

5.8.12. Должностное лицо, являющееся ответственным исполнителем документа (поручения):

обеспечивает взаимодействие и координацию деятельности исполнителей;

корректирует сроки исполнения поручений в рамках конечного срока исполнения поручения;

принимает меры для выполнения поручений;

на основании информации, предоставленной исполнителем (соисполнителями), подготавливает и представляет руководителю, давшему поручение, отчет об исполнении документа (поручения) (или о ходе его исполнения) в соответствии с контрольными сроками;

несет ответственность за качественное (полное, точное) и своевременное исполнение документа (поручения).

5.9. Контроль исполнения документов (поручений)

5.9.1. Контроль исполнения документов (поручений) включает в себя:

постановку на контроль;

учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения;

информирование соответствующих руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документе;

снятие с контроля документов.

5.9.2. Постановке на внешний контроль подлежат все поступившие зарегистрированные документы, требующие ответа, исполнения.

5.9.3. Отдел делопроизводства КАУ осуществляет контроль за своевременным исполнением:

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства, совещаний с участием Губернатора;

поручений Губернатора, руководителя аппарата Правительства на служебные письма и иную деловую корреспонденцию;

поручений Губернатора на документы, требующие ответа за подписью Губернатора в соответствии с действующим законодательством;

других поручений, подлежащих контролю в соответствии с резолюцией Губернатора, руководителя аппарата Правительства.

5.9.4. Отдел по работе с обращениями граждан КАУ осуществляет контроль за своевременным направлением ответа на обращение.

5.9.5. Контроль за своевременным и полным исполнением поручений первых заместителей (заместителей) Председателя Правительства, руководителя аппарата Правительства обеспечивают соответствующие должностные лица.

5.9.6. Контроль за исполнением решений консультативных и совещательных органов (советов, комиссий, рабочих групп, организационных комитетов) осуществляет ответственный секретарь консультативного (совещательного) органа, который ежегодно представляет доклад о работе данного органа председателю соответствующего консультативного (совещательного) органа в срок до  20 января года, следующего за отчетным годом.

5.9.7. Руководители исполнительных органов власти, руководители структурных подразделений аппарата Правительства назначают структурные подразделения, сотрудников, ответственных за организацию контроля исполнения контрольных поручений, поступающих им для исполнения.

5.9.8. Если входящий документ стоит на внешнем контроле (то есть сроки указаны в поступившем документе либо документ требует обязательного ответа заявителю), ему присваивается признак «Внешний контроль» и указывается срок исполнения в РКК входящего документа. При указании срока в поступившем документе срок исполнения указывается в соответствии с ним. При отсутствии указания на конкретный срок ответственный исполнитель обязан направить ответ заявителю в течение 25 дней со дня регистрации документа.

Соблюдение сроков внешнего контроля по документам, направленным напрямую в адрес первых заместителей (заместителей) Председателя Правительства, обеспечивается соответствующим должностным лицом.

5.9.9. После подписания резолюции Губернатором или руководителем аппарата Правительства сотрудник отдела делопроизводства КАУ при необходимости вносит корректировки в текст резолюции, ставит ее на контроль и удаляет неутвержденные проекты резолюций.

5.9.10. Пункт проекта контрольной резолюции должен содержать текст резолюции, регистрационный номер пункта (если их несколько), признак контроля, срок исполнения поручения, перечень исполнителей, признак ответственного исполнителя.

5.10. Сроки исполнения документов (поручений)

5.10.1. Контрольные документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения – в срок, указанный в поручении;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометки:

- «незамедлительно» - исполняются в течение 1 дня со дня регистрации поручения,

- «срочно» - в 3-дневный срок,

- «оперативно» - в срок не более 8 календарных дней;

остальные - в срок не более 25 календарных дней.

5.10.2. Запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов других уровней подлежат рассмотрению не позднее 25 календарных дней со дня регистрации документа.

Парламентские запросы подлежат рассмотрению не позднее 15 календарных дней со дня регистрации документа.

Запросы уполномоченных Российской Федерации и Ивановской области по правам человека, правам ребенка и по защите прав предпринимателей подлежат рассмотрению в срок не более 14 дней.

5.10.3. Представления прокуратуры подлежат безотлагательному рассмотрению. О результатах принятых мер должно быть сообщено в прокуратуру в письменной форме не позднее 30 календарных дней со дня регистрации документа.

5.10.4. Протесты, требования прокурора подлежат обязательному рассмотрению с направлением ответа в письменной форме в прокуратуру не позднее 10 дней со дня регистрации документа, если в протесте прокурором не установлен сокращенный срок его рассмотрения.

5.10.5. Заключения управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ивановской области подлежат рассмотрению не позднее 30 дней со дня регистрации документа.

5.10.6. Представления Счетной палаты Российской Федерации подлежат рассмотрению в течение 20 календарных дней со дня регистрации или в указанный в представлении срок.

5.10.7. Срок исполнения контрольных документов (поручений) определяется исходя из даты утверждения резолюции на контрольный документ (поручение) в отделе делопроизводства КАУ. Срок исполнения документов, поставленных на внешний контроль, определяется сроком, указанным в тексте запроса, а при отсутствии такого указания составляет 25 дней со дня поступления и регистрации документа.

5.10.8. Если последний день срока исполнения контрольного документа (поручения) приходится на нерабочий день, то контрольный документ (поручение) подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

5.10.9. При наличии на документе отметки о срочности отдел делопроизводства КАУ обязан незамедлительно направить документ исполнителю.

5.10.10. В случаях, когда контрольное поручение адресовано нескольким лицам, ответственность за его своевременное и полное исполнение несет исполнитель, отмеченный в резолюции признаком «ответственный исполнитель».

5.10.11. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва всех исполнителей (соисполнителей), запроса информации об исполнении контрольных документов (поручений). Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку документов.

5.10.12. Ответственный исполнитель представляет информацию (отчет) по выполнению документа должностному лицу, давшему поручение.

5.10.13. Доклады Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, полномочному представителю Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, требующие подписания их Губернатором, представляются на подпись Губернатору в срок не позднее чем за 10 дней до истечения установленного в документе срока исполнения, если иное не указано в резолюции на контрольный документ.

5.10.14. Соисполнители представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя, в срок не позднее 3 дней до истечения установленного срока исполнения документа (поручения) либо в срок, установленный ответственным исполнителем в рамках конечного срока исполнения документа (поручения).

5.10.15. Ответственный исполнитель имеет право изменять сроки представления соисполнителями предложений в рамках конечного срока исполнения документа, установленного должностным лицом, давшим поручение. Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и представляет должностному лицу, давшему поручение, документ (справку, информацию) по исполнению документа (поручения) с указанием мнения соисполнителей либо прилагает копии справок (информаций) соисполнителей.

5.11. Продление срока исполнения документа (поручения)

5.11.1. Если исполнение документа в срок, определенный в поручении, невозможно, то ответственным исполнителем оформляется РКК внутреннего документа с приложением файла справки (докладной записки) с обоснованием необходимости продления срока и предложениями о новом сроке исполнения. Документ регистрируется в отделе делопроизводства КАУ и направляется должностному лицу, давшему поручение, не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения.

5.11.2. Для контрольных документов (поручений) со сроком исполнения менее 10 дней предложения о переносе срока исполнения представляются в указанном в пункте 5.11.1 настоящего Регламента порядке не позднее чем за сутки до истечения первоначально установленного срока.

5.11.3. Продление срока исполнения поручения, документа осуществляется не более двух раз.

5.11.4. В случае невозможности выполнения в срок поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, федеральных органов государственной власти решение о продлении срока исполнения поручения осуществляется по согласованию с указанными должностными лицами, органами.

В этом случае исполнитель не позднее чем за 10 дней до установленного поручением срока оформляет РКК внутреннего документа с приложением файла докладной записки на имя Губернатора с просьбой о продлении срока исполнения поручения, обоснованиями невозможности выполнения поручения в установленный срок, а также информацией о принятых мерах по обеспечению выполнения поручения и информацией о продлении срока исполнения поручения соответствующими должностными лицами, органами.

Докладная записка регистрируется в отделе делопроизводства КАУ и направляется на имя Губернатора.

5.11.5. При невозможности направления ответа на документ, поставленный на внешний контроль, в установленный срок заявителю направляется промежуточный ответ с указанием срока направления окончательного ответа. Если направляется промежуточный ответ, то внешний срок переносится на 25 дней, если иное не указано в ответе, за исключением обращений, подлежащих рассмотрению в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в части возможности продления срока рассмотрения обращения только один раз в случае направления запроса по обращению).

5.11.6. При передаче РКК получателям срок внешнего контроля автоматически переносится в задание на рассмотрение для каждого получателя.

5.11.7. Разрешение на перенос срока исполнения контрольного документа (задания) осуществляет лицо, его установившее, либо уполномоченное им лицо.

5.11.8. Пометка о новом сроке исполнения производится отделом делопроизводства КАУ в РКК документа в СЭДО с указанием причины переноса срока.

5.12. Снятие документа (поручения) с централизованного контроля

5.12.1. Снятие с централизованного контроля поручений в СЭДО производится уполномоченным сотрудником отдела делопроизводства КАУ, поставившим документ на контроль, путем проставления в РКК документа отметки о приемке результатов выполнения задания по каждому пункту контрольной резолюции от исполнителя в случае:

документально подтвержденного фактического выполнения поручения по существу с одновременным сообщением результатов заинтересованным организациям и лицам, если в резолюции на доклад не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку;

получения резолюции должностного лица, давшего поручение, либо иного уполномоченного на то должностного лица о снятии с контроля документа (поручения);

представления документа во исполнение подготовленного ответственным исполнителем поручения или по результатам проверки отчета об исполнении поручения, представленного ответственным исполнителем;

принятия правовых актов и их регистрации, если поручение заключалось в подготовке данных правовых актов.

5.12.2. Основанием для снятия с внешнего контроля является направление ответа на запрос, обращение, зарегистрированного в СЭДО.

5.13. Формирование отчетности об исполнении документов (поручений)

5.13.1. Руководителем аппарата Правительства или уполномоченным им должностным лицом по мере необходимости проводятся совещания по исполнительской дисциплине с участием начальника КАУ, приглашенных ответственных исполнителей (представителей ответственных исполнителей) по невыполненным документам (документам с истекшим сроком исполнения) или документам, срок исполнения которых был нарушен.

5.13.2. Сотрудник отдела делопроизводства КАУ ежемесячно в день, предшествующий проведению совещания по исполнительской дисциплине, готовит отчет по невыполненным или выполненным не в срок документам за истекший период.

5.13.3. Отчеты направляются ответственным исполнителям с соответствующими приглашениями на совещание по исполнительской дисциплине не позднее 16 часов 00 минут дня накануне его проведения.

5.13.4. Сотрудник отдела делопроизводства КАУ формирует с использованием карточки расширенного отчета СЭДО ежеквартальные и годовые отчеты по исполнительской дисциплине для представления Губернатору.

5.14. Формирование дел, их хранение, справочная работа

и уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

Формирование дел, их хранение, справочная работа и уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения организуются в аппарате Правительства и исполнительных органах власти в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, утвержденными номенклатурами дел Правительства или исполнительных органов власти, приказом руководителя аппарата Правительства от 13.01.2012 № 1-од.

6. Порядок подготовки правовых актов Губернатора и Правительства

6.1. Общие требования

6.1.1. На основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, Устава Ивановской области и законов Ивановской области Губернатор издает указы и распоряжения, а Правительство принимает постановления и распоряжения (далее – правовые акты).

6.1.2. Правовые акты Губернатора или Правительства, принятые на неопределенный срок, подлежат признанию утратившими силу в случаях изменения действующего законодательства, а также изменения содержания регулируемых ими правоотношений. Правовые акты, принятые на определенный срок, наступление которого может определяться конкретной датой или событием, утрачивают юридическую силу по истечении срока своего действия без принятия правового акта об этом.

6.1.3. Внесение проектов правовых актов для последующего их рассмотрения Губернатором или Правительством осуществляется:

членом Правительства;

иными должностными лицами (по поручению Губернатора, руководителя аппарата Правительства).

начальником Главного управления МЧС России по Ивановской области. (Дополнен - Указ Губернатора Ивановской области от 16.05.2017 № 99-уг)

6.1.4. Разработка проекта правового акта осуществляется исполнительными органами власти, структурными подразделениями аппарата Правительства, иными должностными лицами с учетом требований настоящего Регламента, Порядка проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов Ивановской области, утвержденного постановлением Правительства от 14.10.2009 № 293-п, Правил оформления проектов правовых актов Ивановской области, утвержденных распоряжением Правительства от 09.12.2009 № 372-рп.

6.1.5. В случае разработки проекта правового акта органами власти, не входящими в систему исполнительных органов власти, иными учреждениями, организациями или должностными лицами разработчику надлежит руководствоваться настоящим Регламентом. Внесение таких проектов правовых актов осуществляется должностными лицами, указанными в абзацах втором и третьем пункта 6.1.3 настоящего Регламента, обеспечивающими взаимодействие с соответствующим органом (учреждением, организацией, должностным лицом), разработавшим проект правового акта. (В редакции Указа Губернатора Ивановской области от 16.05.2017 № 99-уг)

6.1.6. Поручение Губернатора, руководителя аппарата Правительства по разработке проекта правового акта оформляется в СЭДО как резолюция на входящий документ или на внутренний документ. Срок поручения устанавливается в ручном режиме в соответствии с положениями пунктов 6.1.7 - 6.1.9 настоящего Регламента.

6.1.7. Срок подготовки проекта правового акта, осуществляемой по поручению Губернатора, руководителя аппарата Правительства, не должен превышать 2 месяцев со дня принятия решения о необходимости подготовки соответствующего проекта правового акта, если иной срок не установлен поручением о разработке проекта правового акта или требованиями законодательства.

6.1.8. Если подготовка проекта правового акта в срок, указанный в поручении, невозможна, то ответственный исполнитель в срок не позднее чем за 7 календарных дней до истечения срока исполнения поручения по разработке проекта правового акта создает РКК внутреннего документа с видом «справка» с приложением файла справки, содержащим обоснование необходимости продления срока.

РКК справки должна быть связана с заданием исполнителя с установлением типа связи «во исполнение». Получателем документа указывается должностное лицо, давшее поручение по разработке проекта правового акта.

РКК справки направляется исполнителем на регистрацию и перенаправляется отделом делопроизводства КАУ указанному получателю.

Должностное лицо, давшее поручение, принимает решение о продлении срока. Срок исполнения ранее данного поручения в карточке задания изменяет уполномоченный сотрудник отдела делопроизводства КАУ. Срок подготовки проекта правового акта продлевается не более одного раза.

6.1.9. Разработка проекта правового акта в связи с необходимостью приведения действующего правового акта в соответствие с федеральным или областным законодательством (по протесту, требованию или представлению органа прокуратуры, исходя из предложений управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ивановской области и (или) ГПУ) осуществляется в срок, не превышающий 14 календарных дней со дня принятия соответствующего решения о разработке проекта правового акта, если иной срок не указан в поручении о разработке проекта правового акта.

6.1.10. Поручение о разработке проекта правового акта считается выполненным с момента регистрации соответствующего правового акта в СЭДО, а в отношении проекта закона Ивановской области - с момента его направления на рассмотрение в Думу (создания РКК исходящего документа в СЭДО).

6.2. Лица, принимающие участие в разработке проекта правового акта

6.2.1. В разработке проекта правового акта принимают участие следующие лица:

исполнитель;

руководитель юридической службы (юрист) исполнительного органа власти или структурного подразделения аппарата Правительства, представившего проект правового акта;

лицо, представившее проект правового акта;

ответственный исполнитель;

лицо, внесшее проект правового акта.

6.2.2. Исполнитель - сотрудник исполнительного органа власти или структурного подразделения аппарата Правительства, непосредственно разработавший проект правового акта:

разрабатывает проект правового акта в соответствии с требованиями настоящего Регламента;

дорабатывает проект правового акта по замечаниям согласующих органов и должностных лиц;

осуществляет справочную и консультативную работу по принятому правовому акту.

6.2.3. Руководитель юридической службы (юрист) исполнительного органа власти или структурного подразделения аппарата Правительства, представившего проект правового акта, несет ответственность за:

имеющиеся в проекте правового акта противоречия и несоответствия федеральному законодательству и законодательству Ивановской области;

наличие в проекте коррупциогенных факторов;

соблюдение юридической техники, Правил оформления проектов правовых актов Ивановской области, утвержденных распоряжением Правительства от 09.12.2009 № 372-рп.

В случае отсутствия юридической службы (юриста) установленная настоящим пунктом ответственность возлагается на руководителя исполнительного органа власти или структурного подразделения аппарата Правительства, представившего проект правового акта.

6.2.4. Лицо, представившее проект правового акта, - руководитель исполнительного органа власти или структурного подразделения аппарата Правительства, представившего проект правового акта, несет ответственность за:

соответствие вносимого проекта правового акта поручениям и правовым актам Губернатора и ранее принятым решениям и правовым актам Правительства;

соответствие представленного проекта правового акта федеральному законодательству и законодательству Ивановской области;

признание утратившим силу (отмену) или изменение ранее принятых правовых актов по вносимому вопросу;

необходимость опубликования правового акта в информационном издании «Ивановская газета», размещения на сайте Правительства, направления принятого правового акта в соответствующий федеральный орган исполнительной власти, если данное требование установлено федеральным законодательством;

полноту и достоверность сведений, изложенных в пояснительной записке к проекту правового акта;

состав лиц, органов и организаций, включенных в РКК для рассылки правового акта.

6.2.5. При внесении проекта правового акта членом Правительства функция ответственного исполнителя возлагается на соответствующее должностное лицо, обеспечивающее деятельность члена Правительства, либо на руководителя подведомственного исполнительного органа власти.

6.2.6. При внесении проекта правового акта руководителем аппарата Правительства функция ответственного исполнителя возлагается на руководителя структурного подразделения аппарата Правительства, представившего проект правового акта.

6.2.7. Ответственный исполнитель несет ответственность за:

полноту и четкость изложения в тексте проекта правового акта вносимого вопроса;

соответствие и полноту внесенных в проект правового акта изменений и (или) дополнений замечаниям согласующих органов, организаций и должностных лиц;

принятие решения о необходимости повторного согласования проекта правового акта при внесении в него изменений по замечаниям согласующих органов и должностных лиц.

6.2.8. Лицо, внесшее проект правового акта, - член Правительства - несет ответственность за:

необходимость и целесообразность подготовки проекта правового акта;

принятие решения о внесении проекта правового акта при наличии по нему разногласий согласующих органов, организаций и должностных лиц, не урегулированных в порядке, установленном подразделом 6.7 настоящего Регламента.

6.3. Основания подготовки проекта правового акта

6.3.1. Подготовка проекта указа Губернатора, постановления Правительства осуществляется исключительно:

6.3.1.1. По поручению Губернатора и (или) Правительства, зафиксированному:

в соответствующей резолюции Губернатора;

в протоколе совещания под председательством Губернатора;

в протоколе заседания Правительства;

в правовом акте Губернатора и (или) Правительства.

6.3.1.2. По поручению руководителя аппарата Правительства, зафиксированному в соответствующей резолюции руководителя аппарата Правительства.

6.3.1.3. В связи с необходимостью приведения действующего правового акта в соответствие с федеральным или областным законодательством (по протесту, требованию или представлению органа прокуратуры, исходя из предложений управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ивановской области и (или) ГПУ, в инициативном порядке).

6.3.1.4. По решению члена Правительства, в чью компетенцию входит регулирование соответствующего вопроса, руководителя аппарата Правительства (такое решение оформляется путем визирования соответствующим лицом проекта правового акта в качестве лица, внесшего данный проект правового акта).

6.3.2. Подготовка и внесение проекта распоряжения Губернатора или Правительства, проекта договора (соглашения), заключаемого Правительством, осуществляются по решению члена Правительства, в чью компетенцию входит регулирование соответствующего вопроса (такое решение оформляется путем визирования соответствующим лицом проекта распоряжения (соглашения) в качестве лица, внесшего данный проект правового акта).

6.3.3. Проекты правовых актов, определяющие предельную штатную численность исполнительных органов власти, подготавливаются управлением государственной службы и кадров и вносятся руководителем аппарата Правительства.

6.3.4. Проекты правовых актов, регламентирующие вопросы организации кадрового процесса, государственной гражданской службы Ивановской области, подготавливаются управлением государственной службы и кадров и вносятся руководителем аппарата Правительства.

6.4. Требования к оформлению проекта

правового акта и прилагаемым к нему документам

6.4.1. Для подготовки проектов правовых актов используется РКК внутреннего документа.

6.4.2. РКК проекта правового акта создается в СЭДО с временным номером исполнителем, осуществляющим подготовку и сопровождение проекта правового акта на этапе согласования. В случае если у исполнителя отсутствует учетная запись для доступа в СЭДО, допустимо выполнение операции по созданию РКК в СЭДО помощником руководителя/ответственным за делопроизводство. (В редакции Указа Губернатора Ивановской области от 21.08.2017 № 164-уг)

6.4.3. Исполнителем в РКК проекта правового акта указывается сотрудник исполнительного органа власти или структурного подразделения аппарата Правительства, непосредственно разработавший проект правового акта.

6.4.4. Подписывающим лицом указов и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений Правительства Ивановской области в РКК указывается Губернатор.

6.4.5. В состав файлов РКК правового акта должны быть включены файлы:

проекта правового акта и приложений к нему,

пояснительной записки к проекту правового акта, оформленной в соответствии с пунктом 6.4.8 настоящего Регламента,

финансово-экономического обоснования,

листа рассылки правового акта.

Файлы ведомственных документов, на которые имеются ссылки в проекте правового акта, если для них не созданы РКК в СЭДО, прикрепляются как сопроводительный документ к маршруту согласования. В качестве сопроводительного документа может быть приложен лист-указатель таких документов.

6.4.6. Для последующей рассылки правового акта исполнитель заполняет в РКК поле «Кому», включая список лиц, органов и организаций, которым необходимо направить правовой акт. При направлении финальной версии проекта правового акта в ГПУ исполнитель актуализирует данный список.

6.4.7. Проекты правовых актов оформляются в соответствии с Правилами оформления проектов правовых актов Ивановской области, утвержденными распоряжением Правительства от 09.12.2009 № 372-рп.

6.4.8. В пояснительной записке обосновывается необходимость принятия данного правового акта, излагается правовая основа, а также анализируются возможные последствия, структурные изменения в системе управления в результате принятия правового акта, а в случае необходимости опубликования правового акта в информационном издании «Ивановская газета», размещения на сайте Правительства обосновывается необходимость такого опубликования или размещения.

В пояснительной записке указываются акты, подлежащие признанию утратившими силу, изменению либо принятию в связи со вступлением в силу данного правового акта.

В пояснительной записке к проектам нормативных правовых актов указываются сведения об оценке регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов.

В пояснительной записке указывается информация о результатах предварительного согласования проекта правового акта с соответствующим федеральным органом исполнительной власти, а также необходимость направления правового акта после его принятия в соответствующий федеральный орган исполнительной власти, если такие требования установлены федеральным законодательством, данный орган включается также в лист рассылки правового акта. (В редакции Указа Губернатора Ивановской области от 16.05.2017 № 99-уг)

Объем пояснительной записки не должен превышать 2 страниц текста.

6.4.9. В случае отсутствия необходимости в каких-либо расчетах и вычислениях по проекту правового акта допускается включение финансово-экономического обоснования непосредственно в текст пояснительной записки.

6.4.10. Файлы проекта правового акта, его приложений, пояснительной записки, финансово-экономического обоснования (при наличии) визируются:

исполнителем;

руководителем юридической службы (юристом) исполнительного органа власти или структурного подразделения аппарата Правительства, представившего проект правового акта;

руководителем исполнительного органа власти, представившего проект, а в случае когда проект вносится руководителем аппарата Правительства - руководителем структурного подразделения аппарата Правительства, сотрудник которого подготовил вносимый проект правового акта.

6.4.11. Кроме лиц, перечисленных в пункте 6.4.10 настоящего Регламента, файл проекта правового акта также визируется членом Правительства, в компетенцию которого входит внесение проекта правового акта и которому давалось соответствующее поручение Губернатора или Правительства либо по решению которого готовится документ.