Расширенный поиск

Постановление Правительства Калужской области от 09.08.2012 № 400

На обложке дела указываются реквизиты: наименование исполнительного органа государственной власти Калужской области (фондообразователя) и подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом.

Наименование исполнительного органа государственной власти Калужской области указывается полностью, в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой.

Делопроизводственный номер (индекс) дела: проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел.

Заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и тема. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных.

Дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела. Все листы дела, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, на свободном от текста документа поле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы не подшиваются, а вкладываются в конверты.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа), составляется внутренняя опись документов дела.

Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

99. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

100. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 7 к настоящему Положению).

101. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего исполнительного органа государственной власти Калужской области (при этом дела каждого подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссией исполнительного органа государственной власти Калужской области одновременно).

Согласованные экспертной комиссией исполнительного органа государственной власти Калужской области акты утверждаются руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области только после утверждения ЭПК управления по делам архивов Калужской области описей дел постоянного хранения.

102. После утверждения руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной.

6.5. Подготовка и передача документов в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области

103. В архив исполнительного органа государственной власти Калужской области передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу.

104. Передача документов в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области производится по утвержденным описям дел.

105. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводства.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области, как правило, не подлежат; хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями подразделений и службой делопроизводства.

106. В период подготовки дел подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел сотрудник подразделения обязан устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

107. Прием дел производится работником архива исполнительного органа государственной власти Калужской области в присутствии работника подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела. В конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи работника архива исполнительного органа государственной власти Калужской области и лица, передавшего дела.

7. Особенности электронного документооборота в исполнительном органе государственной власти Калужской области

7.1. Общие положения электронного документооборота в исполнительном органе государственной власти Калужской области

108. Особенности электронного документооборота в исполнительном органе государственной власти Калужской области регламентируют организацию электронного документооборота, создание электронных документов, порядок работы с электронными документами, а также их дальнейшее хранение и использование.

109. Электронный документооборот распространяется на следующие виды документов:

- нормативные правовые акты (проекты нормативных правовых актов) Губернатора Калужской области, Правительства Калужской области, иных органов государственной власти Калужской области;

- правовые акты (проекты правовых актов) индивидуального (ненормативного) характера Губернатора Калужской области, Правительства Калужской области, иных органов исполнительной власти Калужской области;

- протоколы заседаний, рабочих совещаний Правительства Калужской области, координационных совещаний руководителей органов государственной власти Калужской области и территориальных органов федеральных органов государственной власти по Калужской области;

- поручения Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области – руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области; (Абзац дополнен - Постановление Правительства Калужской области от 22.06.2015 № 330)

- решения заседаний консультативного Совета Глав местных администраций муниципальных районов и городских округов Калужской области;

- обращения органов государственной власти Калужской области (их должностных лиц), государственных органов Калужской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Калужской области, судебных органов (за исключением исковых заявлений, отзывов и возражений сторон судебного процесса, решений, определений, постановлений судебных инстанций всех уровней, судебных запросов), организаций;

- письма (проекты писем), служебные записки (докладная записка, объяснительная записка, пояснительная записка);

- заявки на проведение торгов, котировочные заявки, проекты государственных контрактов;

- проекты гражданско-правовых договоров, иных соглашений.

Не подлежат электронному документообороту:

- документы, содержащие сведения конфиденциального характера, в том числе документы с пометкой «Для служебного пользования», и сведения, составляющие государственную тайну и иную охраняемую законом тайну; (В редакции Постановления Правительства Калужской области от 21.08.2015 № 473)

- корреспонденция без основного документа или сопроводительного письма;

- документы, содержащие персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством об обработке персональных данных;

- документы, направляемые в Администрацию Губернатора Калужской области для осуществления процедуры государственной регистрации в порядке, установленном постановлением Правительства Калужской области от 13.07.2004 № 205 «Об утверждении Положения о государственной регистрации нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Калужской области» (в ред. постановления Правительства Калужской области от 09.09.2011 № 489; от 09.04.2015 № 183)

7.2. Общие требования к организации электронного документооборота в исполнительном органе государственной власти Калужской области

110. Электронные документы (электронные образы документов) создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД исполнительного органа государственной власти Калужской области.

111. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие - в день подписания. Каждый документ регистрируется только один раз, основным принципом регистрации является однократность.

112. Для подписания электронных документов исполнительного органа государственной власти Калужской области используется ЭП.

113. Электронные документы заверяются ЭП руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области или лица его замещающего, наделенного правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях.

(В редакции Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

114. Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке.

115. В целях учета и поиска документов в СЭД исполнительного органа государственной власти Калужской области используются обязательные сведения о документах согласно приложению N 8 к настоящему Положению. В СЭД исполнительного органа государственной власти Калужской области могут использоваться дополнительные сведения о документах.

116. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в базе данных исполнительного органа государственной власти Калужской области в течение сроков, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

117. При необходимости использования информации ЭД на бумажном носителе может быть сделана его бумажная копия. Содержание ЭД и его бумажной копии должно быть идентичным.

Бумажная копия ЭД при отправке адресатам должна содержать оттиск штампа исполнительного органа государственной власти Калужской области, осуществившего перевод ЭД на бумажный носитель. Оттиск штампа размещается на бумажной копии ЭД рядом с реквизитом «Подпись».

Реквизитами штампа являются:

- наименование исполнительного органа государственной власти Калужской области, создавшего электронный документ;

- надпись «Копия электронного документа. Электронный документ подписан электронной подписью _____________________________________________ (должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего электронный документ электронной подписью)»;

- дата распечатки бумажной копии электронного документа;

- фамилия, инициалы и собственноручная подпись уполномоченного лица, заверившего электронный документ.

При необходимости бумажная копия электронного документа заверяется печатью исполнительного органа государственной власти Калужской области в порядке, предусмотренном для заверения копий документов на бумажном носителе.

Заверение бумажных копий ЭД осуществляется уполномоченными сотрудниками службы делопроизводства. (В редакции Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

118. В конце каждого операционного дня, после ввода информации СЭД исполнительного органа государственной власти Калужской области, создается резервная копия базы данных за день на электронных носителях информации, которая хранится в течение семи дней.

119. Архив электронных документов формируется в системе электронного документооборота ответственными сотрудниками исполнительных органов государственной власти Калужской области.

Сформированный в системе электронного документооборота архив электронных документов доступен только для просмотра.

Исполненные ЭД систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел исполнительных органов государственной власти Калужской области.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Хранение ЭД должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, предоставляющего возможность проверки ЭП хранимых ЭД.

После истечения установленного срока хранения ЭД на основании акта о выделении их к уничтожению, оформленного и утвержденного в установленном порядке, указанные ЭД и информация о них, зафиксированная в электронных карточках, подлежат уничтожению (удалению из СЭД). (В редакции Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

120. Единицей учета ЭД является ЭД, зарегистрированный в СЭД исполнительного органа государственной власти Калужской области.

121. Оформление проектов электронных документов осуществляется согласно требованиям главы 3 и главы 4 настоящего Положения.

122. Служба делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области несет ответственность за полное соответствие электронного образа поступившего документа его оригиналу на бумажном носителе. Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется путем применения ЭП сотрудника службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области. (В редакции Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

123. При уходе в отпуск, выезде в командировку, а также при увольнении или при переходе на другую работу сотрудники исполнительного органа государственной власти Калужской области обязаны переслать посредством СЭД находящиеся у них на исполнении документы руководителю подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области.

7.3. Обработка и регистрация документов

7.3.1. Поступающая документация

124. Прием и первичная обработка электронных документов, полученных посредством СЭД, осуществляется сотрудниками службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области.

125. Регистрация поступающих документов производится службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области путем ввода информации в СЭД посредством заполнения электронной регистрационной карточки документа и создания электронного образа документа, полученного при его сканировании, или прикрепления к карточке файла документа. К регистрационной карточке ЭД может быть прикреплено любое число файлов, содержащих текст, аудио- или видеоматериал. Указанные действия совершаются службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в день поступления документа либо на следующий рабочий день.

Сканированию не подлежат:

- документы с пометкой «Для служебного пользования»; (В редакции Постановления Правительства Калужской области от 21.08.2015 № 473)

- документы, содержащие персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством об обработке персональных данных;

- нормативные правовые акты, представляемые в Администрацию Губернатора Калужской области для государственной регистрации в порядке, установленном постановлением Правительства Калужской области от 13.07.2004 № 205 «Об утверждении Положения о государственной регистрации нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Калужской области» (в ред. постановления Правительства Калужской области от 09.09.2011 № 489);

- документы с пометкой «Снятие копий запрещается»;

- книги, буклеты, карты, диаграммы;

- документы форматом более А4;

- документы, содержащие информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. (Абзац дополнен - Постановление Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

126. При регистрации поступившего документа в электронную регистрационную карточку документа используются следующие реквизиты:

вид документа;

корреспондент - наименование исполнительного органа государственной власти Калужской области;

примечание - фамилия, инициалы руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области или организации; наименование организации;

дата поступления документа - используется цифровой способ оформления даты;

входящий номер документа - формируется автоматически по выставленным параметрам; при повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу ему присваивается первоначальный регистрационный номер с добавлением признака повторности;

дата и номер входящего документа;

краткое содержание документа - ключевая фраза содержания поступившего документа;

индекс дела по номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти Калужской области;

количество страниц документа;

количество страниц приложений;

сканированный документ или (и) прикрепленный документ - электронный образ документа;

вид контроля документа;

дата исполнения документа.

127. ЭД после регистрации посредством СЭД направляется должностному лицу (исполнителю) исполнительного органа государственной власти Калужской области.

(В редакции Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

128. Подлинник документа, представленный на бумажном носителе, помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел исполнительного органа государственной власти Калужской области.

7.3.2. Отправляемая документация

129. Исходящими документами являются документы, направляемые в органы власти Калужской области, должностным лицам.

Стандартный цикл исходящего документа выглядит следующим образом: «Подготовка проекта» – «Согласование проекта» – «Направление проекта на подписание» – «Подписание и регистрация» – «Отправка». (В редакции Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

130. Регистрация исходящих документов в СЭД ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

131. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется сотрудником службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в соответствии с порядком работы в СЭД. (В редакции Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

132. При отправке ЭД, заверенного ЭП уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе не требуется (за исключением документов, не подлежащих сканированию в СЭД). (В редакции Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

133. Регистрация в СЭД подписанного инициативного документа на бумажном носителе со сканированием подлинника осуществляется службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области. (В редакции Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

7.3.3. Внутренняя документация

134. Внутренний документопоток включает в себя такие виды документов, как: распоряжения, постановления, приказы, протоколы, служебные записки, внутренние поручения, проекты на согласование.

134.1. Распоряжение, постановление, приказ.

Подписанный документ регистрируется службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в карточке документа типа "Постановление", "Распоряжение", "Приказ" в соответствии с видом документа.

Рассылка поручений, указанных в резолюциях, ответственным исполнителям по конкретным вопросам производится службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем.

134.2. Протокол заседания (совещания).

Регистрация в СЭД протокола, составленного на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), подписанного председательствующим на заседании (совещании) и секретарем данного совещания, производится службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области с занесением в карточку документа типа "Протокол" следующих реквизитов:

- корреспондент, примечание (должность, фамилия, инициалы председательствующего на данном совещании);

- дата регистрации (проставляется системой автоматически);

- регистрационный номер, присвоенный в СЭД;

- номер и дата протокола заседания (совещания);

- краткое содержание (вопрос совещания и дата проведения);

- сканированный документ (подписанный протокол) - электронный образ документа;

- дата и вид контроля.

134.3. Проекты на согласование.

Подразделение исполнительного органа государственной власти Калужской области, разработавшее проект документа в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления, является подразделением-инициатором.

Общий контроль над качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, осуществляется вышестоящим руководителем подразделения-инициатора.

134.4. Служебные записки, докладные записки.

В СЭД регистрируются служебные записки, докладные записки.

Служебную записку (докладную записку) составляет сотрудник или руководитель подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области на имя руководителя или специалиста другого подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области.

7.3.4. Документы ограниченного распространения с пометкой

«Для служебного пользования»

(В редакции Постановления Правительства Калужской области

от 21.08.2015 № 473)

135. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа необходимо указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию и инициалы исполнителя, контактный телефон исполнителя, фамилию и инициалы работника, печатающего документ, и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются службой делопроизводства в СЭД, но не подлежат сканированию. К регистрационному индексу документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляются заглавные буквы «ДСП».

Документы на бумажном носителе с пометкой «Для служебного пользования» поступают к исполнителю на бумажном носителе под расписку.

Информация об исполнении документа заносится непосредственно исполнителем в карточку документа и направляется должностному лицу, давшему поручение.

В случае выхода информации об исполнении на бумажном носителе документ (не сканируется, не прикрепляется к электронной карточке документа) направляется адресату на бумажном носителе в установленном законодательством порядке.

Для обработки (в том числе печатания и размножения) документов со служебной информацией ограниченного распространения используются только сертифицированные, аттестованные по требованиям безопасности информации технические средства ее обработки, передачи и хранения.

7.4. Согласование проекта документа

136. В СЭД согласуют проекты распоряжений и постановлений Губернатора Калужской области, проекты постановлений Правительства Калужской области, проекты распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, проекты служебных писем.

137. При последовательном способе электронного согласования проект документа направляется посредством СЭД для согласования в несколько этапов в последовательности, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Возможен параллельный способ электронного согласования проекта документа. В этом случае проект документа направляется посредством СЭД на рассмотрение одновременно всем подразделениям (должностным лицам).

138. Проекты распорядительных документов, присланные для согласования, рассматриваются, как правило, в день их поступления, но не более чем в двухдневный срок.

Допускается согласование законопроектов (проектов программ) в правовом управлении Администрации Губернатора Калужской области в течение 10 рабочих дней.

139. Проекты служебных писем, подготовленные за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области, визируются в электронном виде посредством СЭД:

- исполнителем;

- руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области, который представил проект;

- юридической службой исполнительного органа государственной власти Калужской области (при наличии в проекте правовых вопросов);

- службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области;

- руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области.

140. Проекты служебных писем, подготовленные за подписью Губернатора Калужской области, визируются в электронном виде посредством СЭД в соответствии с пунктом 29 настоящего Положения. (В редакции Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

141. Проекты служебных писем, подготовленные за подписью первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области – руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области в соответствии с распределением обязанностей, визируются в электронном виде посредством СЭД в соответствии с пунктом 29 настоящего Положения. (В редакции Постановления Правительства Калужской области от 02.04.2013 № 168; от 24.03.2014 № 186; от 15.10.2014 № 606)

142. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются на бумажном носителе Губернатором Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области в соответствии с распределением обязанностей.

143. Письма в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, а также зарубежным адресатам направляются на бумажном носителе за подписью Губернатора Калужской области. (В редакции Постановления Правительства Калужской области от 09.04.2015 № 183)

144. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области в обязательном порядке визируются в электронном виде посредством СЭД:

- руководителем подразделения организации и руководителем самой организации, который представил проект;

- руководителями исполнительных органов государственной власти Калужской области, по должности отвечающих за данный вопрос;

- руководителями организаций, которым в решении предусматриваются задания или указания по исполнению;

- начальником правового управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- корректором (сотрудником управления делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области);

- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области; (В редакции Постановления Правительства Калужской области от 02.04.2013 № 168; от 24.03.2014 № 186)

- заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу;

- заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

145. Визирование проектов постановлений Правительства Калужской области в электронном виде посредством СЭД осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Калужской области.

146. Проекты распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области в обязательном порядке визируются в электронном виде посредством СЭД:

- руководителем подразделения Администрации Губернатора Калужской области, представившим проект;

- руководителями подразделений Администрации Губернатора Калужской области, в чьи должностные обязанности входит решение данного вопроса;

- руководителями подразделений Администрации Губернатора Калужской области, которым в проекте распоряжения предусматриваются задания или указания по исполнению;

- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области. (В редакции Постановления Правительства Калужской области от 02.04.2013 № 168; от 24.03.2014 № 186)

147. В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа, которые могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены как особое мнение (замечания).

Доработка проекта документа предполагает внесение исполнителем-инициатором замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа, направление проекта документа на повторное визирование.

В случае если при доработке проекта документа исполнителем будут учтены не все замечания, то при передаче окончательно оформленного документа руководителю на подпись все особые мнения и замечания, не принятые исполнителем-инициатором документа, должны поступить вместе с окончательно оформленным документом на рассмотрение руководителю.

В электронную карточку проекта документа исполнитель-инициатор прикрепляет окончательный вариант проекта документа, прошедший процедуру согласований.

148. Проекты постановлений Губернатора Калужской области, распоряжений Губернатора Калужской области, постановлений Правительства Калужской области, согласованные в установленном порядке, подписываются Губернатором Калужской области на бумажном носителе.

149. Проекты распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, согласованные в установленном порядке, подписываются заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области на бумажном носителе.

150. Службе делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области при представлении проекта распорядительного документа на подпись должностному лицу определен следующий порядок работы:

- при параллельном способе электронного согласования - на основании согласований, внесенных в проект распорядительного документа в электронном виде, распечатывается проект распорядительного документа и на листе согласований проставляется согласование руководителя службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области, подтверждающее, что проект документа имеет все необходимые согласования;

- при последовательном способе согласования - на основании согласований, внесенных в проект распорядительного документа в электронном виде, распечатывается карточка документа (лист согласований) и сам проект документа;

- распечатанный проект распорядительного документа передается руководителю исполнительного органа государственной власти Калужской области на подпись вместе с распечатанным листом согласований;

- службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области выпускаемому подписанному документу присваивается регистрационный номер (порядковый номер в пределах календарного года);

- информация о подписании распорядительного документа и присвоении ему регистрационного номера заносится службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в историю прохождения проекта электронного документа.

7.5. Организация работы по исполнению электронных документов

151. Должностное лицо (исполнитель) исполнительного органа государственной власти Калужской области при получении направленного к нему ЭД добавляет поручение (резолюцию) с указанием исполнителя (с пометкой "ответственный" по мере необходимости) в регистрационную карточку ЭД.

При формулировании поручений необходимо придерживаться следующих правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований.

В случае когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является исполнитель с пометкой "ответственный".

В строке резолюции исполнителя, ответственного за свод информации, должно быть указано "свод информации".

152. Исполнение поручения предусматривает:

- пересылку поручения на исполнение в подразделение;

- ознакомление с материалами в соответствии с поручением "ознакомиться" без направления результата исполненного указания должностному лицу, давшему поручение;

- прикрепление к ответу на поручение собранной и обработанной необходимой информации (проекта документа);

- согласование проекта документа (при необходимости - его утверждение в электронном виде) и направление следующему исполнителю на согласование;

- результат исполнения поручения.

153. Руководитель подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области при получении направленного указания по исполнению документа пересылает данное поручение, используя СЭД, в свое подразделение непосредственному исполнителю либо оставляет исполнение поручения за собой.

Непосредственный исполнитель направляет руководителю подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области результат исполнения поручения путем прикрепления к ответу на поручение собранной и обработанной необходимой информации (проекта документа).

Проект документа направляется руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области в службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области на лингвистическую экспертизу (для выявления грамматических и стилистических ошибок в случае их наличия).

В случае обнаружения грамматических и стилистических ошибок в проекте документа непосредственный исполнитель вносит исправления в проект документа и повторно направляет проект документа в службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области для согласования.

При необходимости оценки обоснованности проекта документа, соответствия его нормативным правовым актам и ранее принятым решениям данный проект документа пересылается руководителем подразделения-инициатора (или непосредственным исполнителем) в юридическую службу исполнительного органа государственной власти Калужской области.

Исполненный документ, прошедший процедуру согласований в электронном виде, направляется руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области непосредственно должностному лицу, давшему поручение.

При соисполнении документа предусматривается направление исполненного документа "ответственному" исполнителю, указанному в поручении должностного лица исполнительного органа государственной власти Калужской области.

154. При необходимости предоставления исполненного документа на подпись руководителю исполнительного органа государственной власти Калужской области на бумажном носителе проект документа, прошедший процедуру согласований в электронном виде, направляется руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области в службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области для вывода на бумажный носитель. Документ, подготовленный на подпись руководителю подразделения-инициатора исполнительного органа государственной власти Калужской области, выводится на бумажный носитель исполнителем документа и передается на подпись.

Служба делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области направляет подписанный должностным лицом исполнительного органа государственной власти Калужской области документ на бумажном носителе на отправку адресату, а при необходимости адресатам (по списку) и вносит информацию об этом в электронную карточку документа в СЭД со сканированием подлинника.

155. Дата исполнения документа фиксируется в регистрационной карточке ЭД.

7.6. Организация движения электронных документов между исполнительными органами государственной власти Калужской области

156. Контроль качества подготовки документов, направляемых в электронном виде, осуществляют сотрудники службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области.

157. При пересылке поручения между исполнительными органами государственной власти Калужской области необходимо направлять указание по исполнению документа в полном объеме или формулировать поручение в точном соответствии с поставленной задачей.

8. Контроль исполнения поручений Губернатора Калужской области и Правительства Калужской области

158. Порядок организации контроля за исполнением поручений Губернатора Калужской области и Правительства Калужской области определяется Губернатором Калужской области. (В редакции Постановления Правительства Калужской области от 02.11.2012 № 554)

Приложение N 1 к Положению о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области

Наименование исполнительного

органа государственной власти

Калужской области

Наименование подразделения

Номенклатура дел

00.00.0000 N ___

__________________________

На __________ год

Индекс

дела

Заголовок

дела

Количество дел

Срок хранения

дела и N статей

по перечню

Примечание

Название раздела

Наименование должности Подпись Расшифровка

руководителя подразделения подписи

Дата ___________

Согласовано

Наименование должности Подпись Расшифровка

руководителя архива подписи

(лица, ответственного

за архив)

Дата ___________

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в _______ году в подразделении

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой

ЭПК

Постоянного

Временного

(свыше 10 лет)

Временною

(до 10 лет включительно)

Итого

Наименование должности Подпись Расшифровка

ответственного за подписи

делопроизводство

Дата

Итоговые сведения переданы

в службу делопроизводства

Наименование должности Подпись Расшифровка

передавшего сведения подписи

Дата

Приложение N 2 к Положению о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области

Наименование исполнительного

органа государственной власти

Калужской области

Утверждаю

Наименование должности

руководителя исполнительного

органа государственной власти

Калужской области

_____________________________

(полнись) (расшифровка

подписи)

Дата _____________

Номенклатура дел

00.00.0000 N ___

__________________________

(место составления)

На __________ год

Индекс

дела

Заголовок

дела

Количество

дел

Срок хранения

дела и N статей по перечню

Примечание

Название раздела

Наименование должности Подпись Расшифровка

руководителя службы подписи

делопроизводства

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

Согласовано Согласовано

Протокол ЭК Протокол ЭПК

от __________ N ___ от __________ N ___

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в ____ году в органе исполнительной власти

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой

ЭПК

Постоянного

Временного

(свыше 10 лет)

Временного

(до 10 лет включительно)

Итого:

Наименование должности Подпись Расшифровка

руководителя службы подписи

делопроизводства

Дата

Итоговые сведения переданы

в архив

Наименование должности Подпись Расшифровка

передавшего сведения подписи

Дата

Приложение N 3

к Положению о правилах

делопроизводства в исполнительных

органах государственной власти

Калужской области

Наименование исполнительного органа государственной власти

Калужской области

__________________________________________________________

(наименование подразделения)

Утверждаю

Наименование должности

руководителя подразделения

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Опись N ____

пп

Индекс

дела

Заголовок

дела

Крайние

даты

Количество

листов

Срок

хранения

дела

Примечание

Наименование раздела

В данную опись внесено ______________________________________

(цифрами и прописью)

дел с N __________ по N ___________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности Подпись Расшифровка

составителя описи подписи

Дата

Согласовано

Наименование должности Подпись Расшифровка

руководителя службы подписи

делопроизводства

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения

Передал _________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

1 2 3