|
Расширенный поиск
Постановление Администрации Тамбовской области от 21.03.2008 № 353
Документ имеет не последнюю редакцию.
7.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются и оперативно передаются на рассмотрение главе администрации области или заместителям главы администрации области. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем и передается руководителю, которому она адресована. 7.4. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ И ПЕРЕДАЧИ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ 7.4.1. Документы, отправляемые администрацией области, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью. Обработка документов администрации области для отправки почтовой связью осуществляется работниками отдела делопроизводства управления делами администрации области. Документы структурных подразделений администрации области для отправки передаются в отдел делопроизводства управления делами администрации области полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с реестром на рассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться, как правило, в день их подписания, но не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или заместителя начальника управления делами администрации области, начальника отдела делопроизводства. Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской или почтовой связью. Документы, адресованные гражданам, отправляются только через почтовые отделения связи. 7.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. 7.4.3. Телеграммы, составляемые в структурных подразделениях администрации области, принимаются гражданскими служащими отдела делопроизводства управления делами администрации области завизированными, подписанными, с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299). 7.5. ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ ПО КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ И ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ 7.5.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри администрации области, органов исполнительной власти области, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. 7.5.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения. 7.5.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем, в случае необходимости, распечатывает его на бумажный носитель. Электронные копии документов, поступающие на официальный адрес электронной почты администрации области, подлежат распечатке и учету. Регистрация осуществляется в установленном для регистрации документов на бумажных носителях порядке. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. 7.5.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи гражданский служащий администрации области обязан руководствоваться следующими требованиями: ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; поступившие факсограммы передаются в отдел делопроизводства управления делами администрации области для их регистрации. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях администрации области, осуществляется их руководителями. 7.6. УЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВ 7.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, квартал) проводится по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются отделом делопроизводства управления делами администрации области и представляются главе администрации области и заместителям главы администрации области. 7.6.2. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. 7.6.3. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в отделе делопроизводства управления делами администрации области. 7.7. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ 7.7.1. Руководители администрации области, структурных подразделений администрации области обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 7.7.2. При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. 7.7.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главой администрации области, заместителями главы администрации области руководителями структурных подразделений администрации области, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит реестр на рассылку. 7.7.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 7.7.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители обеспечивают своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проекты документов, справки, сведения и т. д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 8. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ 8.1. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 8.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 8.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 8.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется. 8.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, внутриобластные документы, протоколы заседаний коллегии администрации области, обращения граждан и т. п. 8.1.5. Документы, поступающие из аппарата Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации на рассмотрение главы администрации области, заместителей главы администрации области, распорядительные документы администрации области, законы области, переписка за подписью руководителей администрации области, протоколы и решения заседаний коллегии администрации области регистрируются в отделе делопроизводства управления делами администрации области. Регистрация федеральных законов, нормативных актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, актов Федерального Собрания Российской Федерации, нормативных актов областной Думы, поступающих в администрацию области, производится правовым управлением администрации области. Обращения граждан по личным вопросам регистрируются в управлении по связям с общественностью администрации области. 8.1.6. Документы регистрируются в традиционных или электронных карточках, журналах. 8.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, может дополняться цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел и др. 8.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т. д.) и др. 8.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКК инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер инициативного письма. 8.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ ПО ДОКУМЕНТАМ 8.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в администрации области создаются поисковые системы по документам. 8.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники. 8.2.3. При традиционной карточной регистрации документов в администрации области печатается необходимое количество регистрационно-контрольных карточек (далее - РКК), которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документа и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации. 8.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников: классификатора вопросов деятельности; классификатора видов документов; классификатора корреспондентов; классификатора резолюций; классификатора исполнителей; номенклатуры дел. Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации. 8.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (название, вид документа, дата принятия, номер документа и т. п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). 8.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности администрации области, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам администрации области, органов исполнительной власти области, иных государственных органов, физическим лицам. 8.2.7. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется заместителем главы администрации области по компетенции и непосредственно собственником информации, в соответствии с законодательством. 9. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 9.1. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 9.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. 9.1.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на верхнем поле в правом верхнем углу документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль". 9.1.3. Контроль исполнения документов обеспечивают глава администрации области, его заместители, управление государственной службы и организационной работы, отдел делопроизводства управления делами администрации области, управление по связям с общественностью администрации области, помощники руководителей администрации области, которые осуществляют учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения. 9.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных в соответствии с Инструкцией о контроле. 9.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из федеральных органов государственной власти, областной Думы, органов исполнительной власти области, организаций и граждан - с даты их поступления, внутренних - с даты подписания (утверждения) документа. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения - в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца; по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения; по запросам депутатов областной Думы - не позднее, чем через 15 дней со дня их получения или в иной срок, установленный областной Думой; по поручениям руководства администрации области, данным структурным подразделениям администрации области, органам исполнительной власти области по подготовке проектов постановлений - до 20 дней, распоряжений - до 10 дней; по обращениям граждан, поступившим в администрацию области, - в течение 30 дней со дня регистрации обращения; в исключительных случаях, при необходимости запроса дополнительной информации, требующейся для рассмотрения обращения, глава администрации области либо уполномоченное им на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив об этом гражданина, направившего обращение. Сроки подготовки материалов к судебным заседаниям устанавливаются начальником правового управления администрации области, исходя из сроков, указанных в судебных повестках или иных процессуальных документах. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКК. 9.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя главы администрации области или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует соответствующую контролирующую службу для внесения изменений в РКК (новый срок, дата изменения, подпись). 9.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. 9.1.8. Предварительный контроль сроков исполнения документов осуществляется в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - за пять дней до истечения срока. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКК. 9.1.9. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. 9.1.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. 9.2. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ ОТ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 9.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, требующие исполнения. В первую очередь рассматриваются документы с отметками "срочно". 9.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется непосредственно главой администрации области либо, по его поручению, одним из заместителей. Исполнители и сроки исполнения поручений отмечаются в резолюции руководителей. 9.2.3. Управление делами администрации области, помощники главы администрации области, его заместителей делают соответствующие отметки в РКК: вносят фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов. 9.2.4. Если поручение, содержащееся в резолюции, дано нескольким должностным лицам, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им ответственным исполнителем сроки. 9.2.5. Сведения о снятии с контроля вносятся в РКК, сведения по исполненным документам проставляются в РКК отметкой "в дело". 10. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ 10.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой дел. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать последовательности заголовков по номенклатуре дел. 10.2. Изготовление, учет, использование, хранение печатей и штампов, факсимиле, необходимых для обеспечения деятельности администрации области, производится в соответствии с Порядком учета, использования, хранения, передачи и уничтожения печатей и штампов в администрации области, утвержденным распоряжением администрации области от 07.02.2007 N 50-р. 11. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 11.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, на распространение которой ограничения диктуются служебной необходимостью. 11.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в администрации области в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. 11.3. Передача сотрудниками структурных подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения главы администрации области, заместителей главы администрации области, управляющего делами администрации области. 11.4. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения администрации области или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу. 11.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются управлением делами администрации области. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП". Передача таких документов сотрудникам осуществляется под расписку. 11.6. Печатание в администрации области проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, в управлении делами администрации области. 11.7. Копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется отделом делопроизводства управления делами администрации области, при этом на бланке заказа делается соответствующая пометка. 11.8. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется отделом делопроизводства управления делами администрации области. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения администрации области, готовившим документ. 11.9. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования". 11.10. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т. п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт. 11.11. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в администрации области, осуществляется с согласия заместителя главы администрации области по компетенции, управляющего делами администрации области или заместителя начальника управления делами администрации области, начальника отдела делопроизводства, руководителей структурных подразделений администрации области, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней. 11.12. Досылка постановлений или распоряжений администрации области с пометкой "Для служебного пользования" структурным подразделениям администрации области, исполнительным органам государственной власти области или сторонним организациям осуществляется по указанию управляющего делами администрации области, заместителя начальника управления делами администрации области, начальника отдела делопроизводства или по заявкам руководителей структурных подразделений администрации области, их готовивших. 11.13. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки. 11.14. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации и области ответственности. 12. МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 12.1. В администрации области печатаются только материалы служебного характера. 12.2. В приемных заместителей главы администрации области, в структурных подразделениях администрации области, как правило, печатаются проекты поручений, служебные письма за подписью соответствующего руководителя, заявки и документы внутреннего характера. Подготовка служебных документов осуществляется как ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, так и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники и соблюдением установленных правил печатания. В отделе делопроизводства управления делами администрации области печатаются проекты постановлений и распоряжений администрации области и приложения к ним, материалы к заседаниям коллегии администрации области, проекты писем Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации, другим высшим должностным лицам за подписью главы администрации области или его первого заместителя, доклады руководству администрации области, а также другие материалы по поручению руководителей управления делами администрации области. 12.3. Печатание производится в порядке очередности поступления и значимости материалов с визой руководителей структурных подразделений администрации области. Срочные документы печатаются немедленно. Порядок печатания внеочередных документов определяется заместителем начальника управления делами администрации области, начальником отдела делопроизводства. Документы, сданные в работу после 17.00 часов, печатаются, как правило, на следующий день. 12.4. Все документы перед сдачей в отдел делопроизводства управления делами администрации области исполнитель обязан тщательно откорректировать. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются только общепринятые. Рукописи, написанные неразборчиво, а также трудно читаемые факсимильные копии к печатанию не принимаются. Заказ на изготовление печатной продукции в отделе делопроизводства управления делами администрации области оформляется на специальном бланке (приложение N 25). Документы, изготовленные с использованием компьютерной техники, передаются в отдел делопроизводства управления делами администрации области вместе с устройствами со съемными носителями с записью текста или по электронной почте. 12.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются. 12.6. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения руководителя подразделения-заказчика запрещена. 12.7. Выполнение копировально-множительных работ в администрации области производится централизованно в управлении делами администрации области, а также на копировальных аппаратах, установленных в других структурных подразделениях администрации области. На размножение в отдел делопроизводства управления делами администрации области сдаются только служебные документы и материалы. Объемные материалы (свыше 500 печатных листов формата А4) изготавливаются по заявке управления делами администрации области в типографии. 12.8. Служебные документы, подлежащие размножению на множительных аппаратах, должны быть напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги не более формата А3. 12.9. Размножение документов производится по заявке, подписанной заместителем начальника управления делами администрации области, начальника отдела делопроизводства. Заявки выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых документов ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных машин. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. 13. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 13.1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 13.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение N 26). Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 13.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом области, положениями о структурных подразделениях администрации области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации области, их виды, состав и содержание. 13.1.3. В администрации области составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел. 13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения администрации области составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения администрации области и представляется в управление делами администрации области. Вновь созданное структурное подразделение администрации области обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление делами администрации области. 13.1.5. Сводная номенклатура дел составляется управлением делами администрации области на основе номенклатуры дел структурных подразделений администрации области. 13.1.6. Сводная номенклатура дел администрации области подписывается заместителем начальника управления делами администрации области, начальником отдела делопроизводства, согласовывается с экспертной комиссией администрации области, экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) управления культуры и архивного дела области, и утверждается заместителем главы администрации области по компетенции. Согласовывается номенклатура дел с управлением культуры и архивного дела области не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений. 13.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 13.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления делами администрации области. Второй - используется в отделе делопроизводства управления делами администрации области в качестве рабочего. Третий направляется в государственный архив Тамбовской области. 13.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 13.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации области. 13.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел администрации области являются названия структурных подразделений администрации области. 13.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации области. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 13.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (постановления, протоколы, приказы и т. д.); название автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период, к которому относятся документы дела). В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.). Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с администрациями городов и районов области о совершенствовании работы с документами". В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности". В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: "Переписка с управлением культуры и архивного дела области по вопросам научно-методической работы". При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с администрациями городов и районов области о социальной защите населения". Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например: "Переписка с Поволжской академией государственной службы при Президенте Российской Федерации (г. Саратов) о повышении квалификации работников органов государственной власти области". В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с архивной службой области срок хранения. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др. 13.1.14. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. 13.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного хранения. 13.2. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 13.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 13.2.2. Дела формируются в администрации области, в структурных подразделениях администрации области. 13.2.3. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в отдел делопроизводства управления делами администрации области для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения администрации области или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. 13.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением делами администрации области. 13.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т. д. 13.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 13.2.7. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. 13.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 27); нумерацию листов в деле; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 28); составление листа-заверителя дела (приложение N 29); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 13.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК управления культуры и архивного дела области: дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 13.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 13.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 13.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 13.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений администрации области и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив администрации области. 13.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения заместителя начальника управления делами администрации области, начальника отдела делопроизводства. Выдача дел государственным гражданским служащим администрации области для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение администрации области, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование государственным гражданским служащим администрации области на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя главы администрации области по компетенции по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения заместителя главы администрации области по компетенции с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 14. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ Документы администрации области являются государственной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Тамбовское областное государственное учреждение "Государственный архив Тамбовской области", как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации. Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу управления делами администрации области и лиц, ответственных в структурных подразделениях администрации области за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. 14.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 14.1.1. Экспертиза ценности документов в администрации области производится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Тамбовское областное государственное учреждение "Государственный архив Тамбовской области". 14.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации области создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК). 14.1.3. Функции и права ЭК, а также организация работы определяются положением, которое утверждается правовым актом администрации области. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с управлением культуры и архивного дела области. 14.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК и под методическим руководством управления культуры и архивного дела области. 14.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях администрации области; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 14.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации области путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. 14.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. 14.1.8. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. 14.1.9. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 14.1.10. В администрации области описи на дела постоянного хранения составляются с привлечением работников Тамбовского областного государственного учреждения "Государственный архив Тамбовской области". По этим описям документы сдаются на государственное хранение в Тамбовское областное государственное учреждение "Государственный архив Тамбовской области". 14.1.11. Описи дел составляются по установленной форме и представляются на согласование экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) управления культуры и архивного дела области через два года после завершения дел в делопроизводстве. 14.1.12. Опись дел администрации области подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с управляющим делами администрации области и утверждается заместителем главы администрации области по компетенции. Опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК администрации области и ЭПК управления культуры и архивного дела области. 14.1.13. Опись дел составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются вместе с делами в Тамбовское областное государственное учреждение "Государственный архив Тамбовской области", а четвертый остается в качестве контрольного экземпляра в администрации области. 14.1.14. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации области одновременно. Согласованные ЭК администрации области и ЭПК управления культуры и архивного дела области акты утверждаются заместителем главы администрации области по компетенции; после этого администрация области имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. 14.2. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 14.2.1. В архив администрации области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел (приложение N 28). 14.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации области после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении администрации области. 14.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации области, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях администрации области и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 14.2.4. Передача дел в архив администрации области осуществляется по графику, составленному соответствующими специалистами, согласованному с руководителями структурных подразделений администрации области и утвержденному управляющим делами администрации области. 14.2.5. Прием каждого дела производится старшим специалистом 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области в присутствии гражданского служащего структурного подразделения администрации области. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи старшего специалиста 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области. Вместе с делами в архив администрации области передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. 14.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации области лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации области независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.2) СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документов; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) АДМИНИСТРАЦИЯ Тамбовской области __________ N ________ г. Тамбов ПРИЛОЖЕНИЕ N 3 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, 392017, тел. (4752) 72-24-64, факс (4752) 71-37-56, Email: [email protected] http//www.tambov.gov.ru ОКПО 00022195, ОГРН 1026801158009, ИНН/КПП 6831003555/683101001 _______________ N ________________ На N ________ от _________________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 4 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, 392017 тел. (4752) 72-24-64, факс (4752) 71-37-56 Email: [email protected] http//www.tambov.gov.ru ОКПО 00022195, ОГРН 1026801158009, ИНН/КПП 6831003555/683101001 _______________ N ________________ На N ________ от _________________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 5 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, 392017 тел. (4752) 72-24-64, факс (4752) 71-37-56 Email: [email protected] http//www.tambov.gov.ru ОКПО 00022195, ОГРН 1026801158009, ИНН/КПП 6831003555/683101001 _______________ N ________________ На N ________ от _________________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 6 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ г. Тамбов N ПРИЛОЖЕНИЕ N 7 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ г. Тамбов N ПРИЛОЖЕНИЕ N 8 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) РАСПОРЯЖЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ г. Тамбов N ПРИЛОЖЕНИЕ N 9 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ г. Тамбов N ПРИЛОЖЕНИЕ N 10 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) Администрация Тамбовской области УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ ул. Интернациональная, 14, г. Тамбов, 392017, тел. (4752)72-23-55, факс (4752)72-60-15 E-mail: [email protected] http://regadm.tambov.ru ___________________ N __________ На N ___________ от _________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 11 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) А д м и н и с т р а ц и я Т а м б о в с к о й о б л а с т и УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ ---------------------------------------------------------------------- ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, 392017 тел.(4752) 72-23-55, E-mail:[email protected] факс (4752) 72-60-15 htpp://www.tambov.gov.ru _______________ N _____________ На N __________ от_____________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 12 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.6.8) УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 1 - руководство администрации области; 2 - управление делами администрации области; 3 - управление по связям с общественностью администрации области; 4 - управление государственной службы и организационной работы администрации области; 5 - правовое управление администрации области; 6 - управление по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации области 7 - управление по вопросам безопасности и правопорядка администрации области; 8 - отдел социологического мониторинга администрации области; 9 - управление экономической политики администрации области; 10 - управление информатизации администрации области; 11 - отдел гражданской обороны и предупреждения чрезвычайных ситуаций администрации области ПРИЛОЖЕНИЕ N 13 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.6.12) ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов, подлежащих утверждению Акты (о выделении документов к уничтожению, проверок, ревизий, приема-сдачи, список материальных ценностей и др.). Инструкции (должностные, по делопроизводству и т. п.). Номенклатура дел. Нормативы (расхода сырья, материалов и т. п.). Отчеты (о командировках, производственной деятельности и т. п.). Перечни. Планы (производственные, заседаний коллегии и т. п.). Положения (о структурных подразделениях, о премировании и т. д.). Правила (внутреннего трудового распорядка, пропуска в здание администрации области, по технике безопасности и т. д.). Программы (проведения мероприятий, командировок и т. д.). Расценки на производство работ. Сметы (расходов на содержание администрации области, зданий, помещений, на капитальный ремонт и т. п.). Структура и штатная численность. Тарифные ставки. Уставы. Штатные расписания. ПРИЛОЖЕНИЕ N 14 к Инструкции по делопроизводству (п. 3.1) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 29.12.2006 г. Тамбов N 1558 О награждении Почетной грамотой администрации области А.И.Рудакова Рассмотрев ходатайство Тамбовского регионального отделения общероссийской организации ветеранов войны и военной службы о поощрении А.И.Рудакова, администрация области постановляет: Наградить Почетной грамотой администрации области Рудакова Александра Ивановича - председателя правления Тамбовского регионального отделения общероссийской общественной организации "Российский союз ветеранов Афганистана" - за активную работу по социальной защите ветеранов и военно-патриотическому воспитанию молодежи. Глава администрации области О.И.Бетин ПРИЛОЖЕНИЕ N 15 к Инструкции по делопроизводству (п. 3.1) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 15.11.2006 г. Тамбов N 1282 Об утверждении Положения о конкурсном распределении бюджетных мест на подготовку рабочих и специалистов среднего звена в областных государственных образовательных учреждениях начального и среднего профессионального образования В целях реализации приоритетов региональной образовательной политики, повышения качества и создания конкурентной среды в сфере профессионального образования администрация области постановляет: 1. Утвердить Положение о конкурсном распределении бюджетных мест на подготовку рабочих и специалистов среднего звена в областных государственных образовательных учреждениях начального и среднего профессионального образования согласно приложению. 2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Тамбовская жизнь". 3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации области К.В.Колончина. Глава администрации области О.И.Бетин УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области от 15.11.2006 N 1282 ПОЛОЖЕНИЕ о конкурсном распределении бюджетных мест на подготовку рабочих и специалистов среднего звена в областных государственных образовательных учреждениях начального и среднего профессионального образования 1. Общие положения 1.1. Конкурсное распределение бюджетных мест на подготовку рабочих и специалистов среднего звена (далее - конкурсное распределение) устанавливается для областных государственных образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования (далее - учреждений НПО и СПО) на каждый учебный год по профессиям начального профессионального образования (далее - НПО), профессиональной подготовке и специальностям среднего профессионального образования (далее - СПО). 1.2. Перечень профессий НПО, профессиональной подготовки и специальностей СПО, размещаемых на конкурсной основе (далее - Перечень), формируется управлением образования и науки области по территориальному принципу - по городам, районам области и утверждается приказом. и т. д. ПРИЛОЖЕНИЕ N 16 к Инструкции по делопроизводству (п. 3.1) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 29.12.2006 г. Тамбов N 1567 О проведении открытого конкурса по отбору страховых медицинских организаций для осуществления обязательного медицинского страхования неработающего населения Тамбовской области В целях обеспечения обязательного медицинского страхования неработающего населения Тамбовской области администрация области постановляет: 1. Утвердить конкурсную документацию на проведение открытого конкурса по отбору страховых медицинских организаций для оказания услуг по обязательному медицинскому страхованию неработающего населения Тамбовской области согласно приложению N 1. 2. Утвердить список конкурсной комиссии для проведения открытого конкурса по отбору страховых медицинских организаций для оказания услуг по обязательному медицинскому страхованию неработающего населения Тамбовской области согласно приложению N 2. 3. Комитету государственного заказа области (Савельев) подготовить и провести открытый конкурс по отбору страховых медицинских организаций для осуществления обязательного медицинского страхования населения Тамбовской области. 4. Установить, что заявку на проведение конкурса по отбору страховых медицинских организаций для осуществления обязательного медицинского страхования неработающего населения Тамбовской области и контракт, заключаемый по его результатам, от лица администрации области подписывает заместитель главы администрации области К.В.Колончин. 5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации области К.В.Колончина. Глава администрации области О.И.Бетин ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 УТВЕРЖДЕНА постановлением администрации области от 29.12.2006 N 1567 Конкурсная документация на проведение открытого конкурса по отбору страховых медицинских организаций для оказания услуг по обязательному медицинскому страхованию неработающего населения Тамбовской области 1. Общие сведения 1.1. Конкурсная документация на проведение открытого конкурса по отбору страховых медицинских организаций для оказания услуг по обязательному медицинскому страхованию неработающего населения Тамбовской области разработана в соответствии с федеральными законами: от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" и от 26.07.2006 N 135-ФЗ "О защите конкуренции". и т. д. ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 УТВЕРЖДЕН постановлением администрации области от 29.12.2006 N 1567 Список конкурсной комиссии для проведения открытого конкурса по отбору страховых медицинских организаций для оказания услуг по обязательному медицинскому страхованию неработающего населения Тамбовской области Председатель комиссии: Колончин - заместитель главы администрации области Кирилл Викторович Члены комиссии: Вислобокова - начальник отдела автоматизации систем Надежда Константиновна управления Тамбовского областного фонда обязательного медицинского страхования; Горденков - начальник управления здравоохранения Николай Дмитриевич области; Дьячкова - первый заместитель начальника финансового Надежда Алексеевна управления области; и т. д. ПРИЛОЖЕНИЕ N 17 к Инструкции по работе с документами (п. 3.1.) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 31.03.2006 г. Тамбов N 321 Об ограничении рыболовства на водоемах Тамбовской области в период весеннего нереста рыб 2006 года В целях усиления охраны рыбных запасов в водоемах Тамбовской области, в соответствии со статьей 21 Федерального закона от 24.04.1995 N 52-ФЗ "О животном мире" (в редакции Федерального закона от 31.12.2005 N 199-ФЗ) администрация области постановляет: 1. Запретить спортивно-любительский лов щуки с 10 апреля до 01 мая, сазана (карпа) - с 10 июня до 20 июля, линя - с 20 июня до 20 июля, язя - с 10 апреля до 10 мая, жереха - с 10 апреля до 10 мая, всех остальных рыб - с 01 мая до 10 июня на участках водоемов по списку согласно приложению. На остальных участках водоемов области спортивно-любительский лов рыбы в период весеннего нерестового запрета разрешить только поплавочными удочками с общим количеством крючков не более двух штук на рыболова и без применения плавсредств. 2. Запретить движение судов маломерного флота с использованием моторов на всех водоемах области с 10 апреля до 10 июня, кроме транспорта спецслужб. 3. Запретить выборку грунта и дноуглубительные работы во время нерестового запрета на рыбохозяйственных водоемах области с 10 апреля до 10 июня. 4. Признать утратившим силу постановление администрации области от 08.04.2005 N 241 "Об ограничении рыболовства на водоемах Тамбовской области в период весеннего нереста рыб 2005 года". 5. Опубликовать данное постановление в газете "Тамбовская жизнь". 6. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя главы администрации области В.И.Андреева. Глава администрации области О.И.Бетин ПРИЛОЖЕНИЕ к постановлению администрации области от 31.03.2006 N 321 СПИСОК участков и водоемов, на которых запрещается спортивно- любительский лов рыбы в период весеннего нереста рыб ---------------------------------------------------------------------- Наименование | Запретные участки | Районы водоема | | ---------------------------------------------------------------------- река Цна Пойменные озера: Чернянское, Тамбовский Орехово, Голдымская старица Затоны: Орехово, Линево ---------------------------------------------------------------------- Первый зам. главы администрации области В.И.Андреев ПРИЛОЖЕНИЕ N 18 к Инструкции по делопроизводству (п. 3.1) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ г. Тамбов N Об утверждении списка рабочей группы по разработке комплексного проекта модернизации образования Тамбовской области В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 30.12.2006 N 848 "О мерах государственной поддержки субъектов Российской Федерации, внедряющих комплексные проекты модернизации образования", приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 15.01.2007 N 8 "О реализации постановления Правительства Российской Федерации от 30.12.2006 N 848": 1. Утвердить список рабочей группы по разработке комплексного проекта модернизации образования Тамбовской области (далее - рабочая группа) в составе: Колончин К.В. заместитель главы администрации области, руководитель рабочей группы Астафьева Н.Е. начальник управления образования и науки области, заместитель руководителя Кузнецов С.В. начальник отдела по реализации проектов и программ управления образования и науки области, секретарь Буйло Н.Б. председатель комитета образования администрации г. Тамбова (по согласованию) Голубева П.А. заместитель начальника управления образования и науки области Гордеева Е.И. начальник управления труда и социального развития области Шешерина Г.А. ректор Тамбовского областного института повышения квалификации работников образования 2. Рабочей группе подготовить заявку от Тамбовской области на участие в конкурсном отборе субъектов Российской Федерации, внедряющих комплексные проекты модернизации образования, в установленные сроки. Глава администрации области О.И.Бетин ПРИЛОЖЕНИЕ N 19 к Инструкции по делопроизводству (п. 3.17, 3.18) Проект N 55 СПРАВКА к проекту постановления (распоряжения) администрации области О выделении ассигнований управлению делами администрации области ---------------------------------------------------------------------- Код и раздел | 080.070.030 классификатора | Расходы местных бюджетов правового акта | -----------------|---------------------------------------------------- Автор проекта | Управление делами администрации области -----------------|---------------------------------------------------- 11.09.2007 | В.А.Князев | Управляющий делами администрации области ---------------------------------------------------------------------- Проект постановления (распоряжения) согласован ---------------------------------------------------------------------- Фамилия, имя, | Должность | Дата и | С замечаниями отчество | | подпись | и дополнениями | | | на отдельном | | | листе -----------------|---------------------------------------------------- Л.П.Третьякова | Начальник финансового | | | управления области | | -----------------|------------------------|---------|----------------- | | | -----------------|------------------------|---------|----------------- | | | -----------------|------------------------|---------|----------------- | | | -----------------|------------------------|---------|----------------- | | | -----------------|------------------------|---------|----------------- | | | -----------------|------------------------|---------|----------------- | | | -----------------|------------------------|---------|----------------- | | | -----------------|------------------------|---------|----------------- | | | -----------------|------------------------|---------|----------------- | | | ---------------------------------------------------------------------- Контроль постановления (распоряжения) осуществляют ---------------------------------------------------------------------- Фамилия, имя, | Должность | Пункты отчество | | ---------------------------------------------------------------------- | | ---------------------------------------------------------------------- Постановление (распоряжение) разослать ---------------------------------------------------------------------- Получатель | Количество ------------------------------------------|--------------------------- Финансовое управление Тамбовской области | 1 ------------------------------------------|--------------------------- Управление делами администрации области | 2 ------------------------------------------|--------------------------- Прокуратура Тамбовской области | 1 ------------------------------------------|--------------------------- | ------------------------------------------|--------------------------- | ------------------------------------------|--------------------------- | ------------------------------------------|--------------------------- | ------------------------------------------|--------------------------- | ------------------------------------------|--------------------------- | ------------------------------------------|--------------------------- | ------------------------------------------|--------------------------- | ------------------------------------------|--------------------------- | ------------------------------------------|--------------------------- | ------------------------------------------|--------------------------- | ------------------------------------------|--------------------------- | ---------------------------------------------------------------------- Предложения согласованы с руководителем управления, комитета, отдела Дата _____________________ Подпись _______________________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 20 к Инструкции по делопроизводству (п. 3.17) Результаты правовой экспертизы проекта постановления главы администрации области, администрации области (заголовок) ----------------------------------------------------------------------------------------- Пункт (абзац) | Наименование правового акта (пункт, | Рекомендации по устранению проекта постановления, | абзац), нарушаемый подготовленным | выявленного нарушения в котором нарушается | проектом | законодательство | | ----------------------------------------------------------------------------------------- | | ----------------------------------------------------------------------------------------- | | ----------------------------------------------------------------------------------------- | | | | ----------------------------------------------------------------------------------------- | | ----------------------------------------------------------------------------------------- | | ----------------------------------------------------------------------------------------- Начальник правового управления администрации области Личная подпись И.О.Фамилия Дата Виза исполнителя ПРИЛОЖЕНИЕ N 21 к Инструкции по делопроизводству (п. 5.1.1.) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ П Р О Т О К О Л заседание коллегии 16.01.2007 г. Тамбов N 1 Председатель - О.И.Бетин Секретарь - Б.Н.Эсаулов Присутствовали: перечисляются члены коллегии в алфавитном порядке без указания должности Далее перечисляются в алфавитном порядке члены коллегии с правом совещательного голоса. Приглашенные: до 15 человек перечисляются в алфавитном порядке с указанием должности, свыше 15 человек вносится запись "списки прилагаются". Повестка дня: 1. О... (основной вопрос) Докладчик К.В.Колончин - заместитель главы администрации области 2. О...(второй по важности вопрос повестки) Докладчик Л.П.Третьякова - начальник финансового управления области. 1. СЛУШАЛИ: К.В.Колончин - текст доклада прилагается либо дается изложение содержания выступления. ВОПРОС: (формулировка вопроса) ОТВЕТ: (формулировка ответа) и т. д. ВЫСТУПИЛИ: Ф.И.О. - полная запись выступления, изложенная от первого лица Ф.И.О. - запись выступления и т. д. 1.РЕШИЛИ: 1.1. Текст первого пункта по первому вопросу. Излагается неопределенной форме (поручить, предложить, организовать, обеспечить и т. д.) 1.2. Текст второго пункта по первому вопросу. 2. СЛУШАЛИ: Л.П.Третьякова - текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ. Председатель (подпись) И.О.Фамилия Секретарь (подпись) И.О.Фамилия ПРИЛОЖЕНИЕ N 22 к Инструкции по работе с документами (п. 6.3.4) УЛИЦА БАТУРИНА 6 ИВАНОВО 53000 ГУБЕРНАТОРУ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ ТИХОНОВУ УВАЖАЕМЫЙ ВЛАДИМИР ИЛЬИЧ ВСКЛ ПРИМИТЕ САМЫЕ СЕРДЕЧНЫЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ СЛУЧАЮ ВАШЕГО ДНЯ РОЖДЕНИЯ ВСКЛ ЖЕЛАЮ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ СЧАСТЬЯ БЛАГОПОЛУЧИЯ УСПЕШНОЙ РАБОТЫ НА БЛАГО РОССИИ С УВАЖЕНИЕМ ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ БЕТИН ______________________________________________________________________ ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, администрация Тамбовской области, 392017 Расчетный счет 199 04.01.2008 Зам. главы администрации области В.А.Черкасов ПРИЛОЖЕНИЕ N 23 к Инструкции по делопроизводству (п. 5.4.2) УТВЕРЖДАЮ Зам. главы администрации области В.А.Черкасов 00.05.2007 А К Т _________ г. Тамбов N _____ Об уничтожении бланков писем главы администрации области Основание: постановление администрации области от 04.10.2007 N 827 Составлен комиссией: Председатель: Тацитова - заместитель начальника управления делами Лидия Ивановна администрации области, начальник отдела делопроизводства, председатель Члены комиссии: Крадинов - помощник главы администрации области Дмитрий Владимирович Кириллова - начальник отдела специальной документальной Светлана Олеговна связи и защиты информации управления делами администрации области Астафурова - старший специалист 1 разряда отдела Мария Михайловна делопроизводства управления делами администрации области Присутствовали: Абакумова Татьяна Алексеевна - старший специалист 1 разряда секретариата главы администрации области. Бланки главы администрации области за номерами: 000000,.... уничтожены в связи с допущенными ошибками при их заполнении. Способ уничтожения: измельчение. Место и время уничтожения: администрация области, к. 215, в 15.00 Председатель комиссии: __________________________________ Л.И.Тацитова (должность, фамилия, имя, отчество) Члены комиссии: __________________________________ Д.В.Крадинов (должность, фамилия, имя, отчество) _________________________________ С.О.Кириллова (должность, фамилия, имя, отчество) ________________________________ М.М.Астафурова (должность, фамилия, имя, отчество) ПРИЛОЖЕНИЕ N 24 к Инструкции по делопроизводству (п. 7.3.1) ПРАВИЛА РАБОТЫ С ПОЧТОВЫМИ ОТПРАВЛЕНИЯМИ, ВЫЗЫВАЮЩИМИ ПОДОЗРЕНИЕ НА СОДЕРЖАНИЕ ВЕЩЕСТВ ИЛИ ПРЕДМЕТОВ, ОПАСНЫХ ДЛЯ ЖИЗНИ И ЗДОРОВЬЯ ЛЮДЕЙ 1. Основные признаки почтовых отправлений, опасных для жизни и здоровья людей: 1.1. Химические, взрывоопасные, сильнодействующие, едкие и ядовитые вещества, а также биологические агенты могут пересылаться в почтовых отправлениях: в виде сыпучих сухих веществ; в виде различных предметов-носителей; посредством пропитки бумажных вложений с разной структурой бумаги, почтовых марок и служебных наклеек; в виде металлических предметов, проводов, а также вложений по форме и размерам, напоминающим спичку, небольшой цилиндр или диск, которые могут являться элементами взрывного устройства. 1.2. Характерными внешними признаками почтовых отправлений, содержащих постороннее вложение, которое может представлять потенциальную опасность для жизни или здоровья людей, являются: неравномерная толщина письма (вес и форма взрывчатого (воспламеняющегося) вещества могут сделать конверт или упаковку неравномерно заполненными, сместив основной вес (центр тяжести) на одну сторону); наличие необычного запаха, исходящего от отправления; наличие в отправлениях сыпучих веществ; наличие на упаковке отправления жировых наслоений (пятен) или проколов; использование самодельных упаковок для почтовых отправлений, позволяющих злоумышленнику компактно разместить и надежно спрятать элементы взрывного устройства; наличие каких-либо звуков внутри почтового отправления (тиканье, свист, шипение, жужжание); почтовая марка, оттиск календарного штемпеля на конверте не соответствует названию государства в обратном адресе; надписи на почтовых отправлениях, если они носят угрожающий характер или выполнены печатными буквами от руки, на наклейках или из вырезанных букв. 2. Порядок действий при обнаружении подозрительного почтового отправления: 2.1. Вся корреспонденция вскрывается после осмотра, над столом, предварительно удалив с его поверхности все лишние предметы. 2.2. Гражданскому служащему отдела делопроизводства управления делами администрации области в случае обнаружения подозрительного почтового отправления необходимо: конверт не вскрывать; выключить принудительную вентиляцию помещения, где было обнаружено подозрительное почтовое отправление, закрыть окна, фрамуги, форточки, двери; прекратить доступ в помещение других сотрудников; не покидая помещения, немедленно доложить об обнаружении подозрительного почтового отправления своему непосредственному начальнику; изъять подозрительное почтовое отправление, поместить в полиэтиленовый пакет, завязать его подручным материалом, составить акт и до прибытия специалистов оставить в закрытом помещении, где оно было обнаружено. В случае вскрытия емкости (мешок, контейнер, пакет, конверт), в котором визуально определяются следы сыпучего вещества, изъятию подлежат все почтовые отправления, пересылавшиеся в данной емкости, сама емкость, а также предметы, бывшие в непосредственном соприкосновении с ней (ножницы, ручки); тщательно вымыть руки, желательно теплой водой с мылом (моющим средством). Работникам, соприкасающимся с подозрительным почтовым отправлением, прием пищи, воды и курение до приезда и соответствующих указаний специалистов МЧС России запрещается; при появлении любого недомогания или симптомов заболевания немедленно обратиться за медицинской помощью; по прибытии специалистов МЧС России передать упакованное подозрительное почтовое отправление вместе с актом для исследования под расписку, в которой указывается дата, время, должность и фамилия лица, принявшего подозрительное почтовое отправление. 2.3. Начальнику отдела делопроизводства управления делами администрации области после получения доклада от гражданских служащих необходимо: принять меры к запрещению доступа работников в помещение, где обнаружен (вскрыт) подозрительный конверт; сообщить о происшествии вышестоящему руководству и в дежурную часть органа внутренних дел; составить поименный список лиц, контактировавших с письмом. Обеспечить их нахождение на рабочем месте, ограничив их контакт с другими работниками; после прибытия специалистов МЧС России обеспечить неукоснительное выполнение всех предложенных ими противоэпидемиологических и профилактических мероприятий. ПРИЛОЖЕНИЕ N 25 к Инструкции по работе с документами (п. 12.4) З А К А З на выполнение машинописных и копировально-множительных работ ______________________ 200_ г. ---------------------------------------------------------------------- Индекс подразделения | | ---------------------------------------------------------------------- Фамилия и инициалы заказчика, | номер телефона | ---------------------------------------------------------------------- Количество листов, сданных в работу | | ---------------------------------------------------------------------- Тираж | | ---------------------------------------------------------------------- Всего листов | | ---------------------------------------------------------------------- Дата исполнения | | ---------------------------------------------------------------------- __________________________________________________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 26 к Инструкции по делопроизводству (п. 13.1.1) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ правового управления администрации области на 2008 год ---------------------------------------------------------------------- Индекс | Заголовок | Количество | Срок | Примечание дела | дела | дел | хранения и | | | | номер | | | | статьи по | | | | Перечню | ---------------------------------------------------------------------- 5-10 Документы 1 5 лет, (определения, ЭПК, решения) по ст. 58 вопросам прав человека и гражданина и т. д. Начальник правового управления администрации области И.С.Попова ОДОБРЕНО Протокол заседания экспертной комиссии администрации области от 05.08.2007 N 7 ПРИЛОЖЕНИЕ N 27 к Инструкции по работе с документами (п. 13.2.8) Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Код госархива _______________ код учреждения ______________ ----------------------------- _____________________________________ | Ф. N ____________________ | _____________________________________ | Оп. N ___________________ | _____________________________________ | Д. N ____________________ | (наименование государственного ----------------------------- архива) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ (наименование учреждения и структурного подразделения) ДЕЛО N ___________ том N _________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ (заголовок дела) ______________________________________________________________________ (дата) ----------------------------- На _______________ лист | Ф. N ____________________ | Хранить _______________ | Оп. N ___________________ | | Д. N ____________________ | ----------------------------- ПРИЛОЖЕНИЕ N 28 к Инструкции по делопроизводству (п. 13.2.8, 14.2.1) ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N ---------------------------------------------------------------------- N | Индекс | Дата | Заголовок | Номера | Примечание п/п | документа | документа | документа | листов дела | ---------------------------------------------------------------------- 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 ---------------------------------------------------------------------- Итого документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего опись (расшифровка) (подпись) Дата Приложение N 29 к Инструкции по делопроизводству (п. 13.2.8) ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N В деле подшито и пронумеровано ________________________________ листов (цифрами и прописью) В том числе: литерные номера листов _______________________________________________ пропущенные номера листов ____________________________________________ + листов внутренней описи ____________________________________________ ---------------------------------------------------------------------- Особенности физического | Номера состояния и формирования дел | листов ---------------------------------------------------------------------- 1 | 2 ---------------------------------------------------------------------- | | | | | | | | | | | | | | | | | | ---------------------------------------------------------------------- Наименование должности расшифровка работника (подпись) подписи Дата Формат А4 (210х297 мм) Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2026 Июнь
|
