Статья: Автоматизация бизнес-процессов (Лопатин В.А.) ("Управление в кредитной организации", 2010, n 1)

"Управление в кредитной организации", 2010, N 1
АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Рассматривая автоматизацию бизнес-процессов как процесс, находящийся на стыке управления бизнес-процессами и управления средствами автоматизации, автор подробно останавливается на особенностях данного процесса, обсуждает методы и инструменты автоматизации, а также рассматривает некоторые вопросы, связанные с управлением средствами автоматизации.
Существует целый ряд определений термина "автоматизация". В частности, можно найти следующие определения <1>:
- "применение автоматов, автоматических и автоматизированных систем в производственной, научной, управленческой и других сферах деятельности человека";
- "применение технических средств, экономико-математических методов и систем управления, освобождающих человека частично или полностью от непосредственного участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации";
- "применение машин, машинной техники и технологии с целью облегчения человеческого труда, вытеснения его ручных форм, повышения его производительности";
- "применение самоуправляющихся машин для выполнения различных процессов в производстве и потреблении".
--------------------------------
<1> http://dic.academic.ru
Обобщая данные определения, можно выделить три утверждения, которые с определенными оговорками можно назвать общими принципами автоматизации:
- автоматизация осуществляется в отношении процессов (бизнес-процессов);
- автоматизация нацелена на улучшение параметров процессов (бизнес-процессов);
- содержанием автоматизации является применение автоматов (устройств, выполняющих операции без непосредственного участия человека).
В данной статье сделана попытка рассмотреть общие принципы автоматизации и место автоматизации в деятельности организации. С этой целью в деятельности организации выделяются три направления:
- управление бизнес-процессами;
- управление средствами автоматизации (теми самыми автоматами);
- управление автоматизацией бизнес-процессов с помощью средств автоматизации.
Рассмотрено содержание автоматизации бизнес-процессов с помощью средств автоматизации, для чего на стыке двух областей - управления бизнес-процессами и управления средствами автоматизации - выделен процесс автоматизации, который обеспечивает взаимодействие между процессом совершенствования бизнес-процессов и процессом совершенствования средств автоматизации.
Кроме того, рассмотрено управление средствами автоматизации, в частности управление функционированием средств автоматизации и совершенствованием средств автоматизации. При этом основное внимание уделяется вопросам, непосредственно влияющим на автоматизацию бизнес-процессов.
Понятие автоматизации
Для того чтобы более точно описать предметную область автоматизации, рассмотрим некоторый бизнес-процесс, который в общем случае представляет собой совокупность взаимосвязанных действий субъектов бизнес-процесса и вызванных этими действиями изменений состояний объектов бизнес-процесса. При этом включим в рассмотрение понятия шаблона бизнес-процесса (описания бизнес-процесса на некотором формализованном языке) и экземпляров бизнес-процесса (реальных бизнес-процессов, разворачиваемых в соответствии с шаблоном бизнес-процесса) <1>.
--------------------------------
<1> Лопатин В.А. Система управления бизнес-процессами // Управление в кредитной организации. 2008. N 6. С. 77 - 99.
В широком смысле автоматизация такого бизнес-процесса охватывает:
- совершенствование бизнес-процесса путем внедрения в шаблон бизнес-процесса субъектов-автоматов, на которые будет возлагаться автоматическое (без участия человека) и более эффективное (с точки зрения целей процесса) выполнение соответствующих действий;
- внесение в объекты бизнес-процесса изменений, обеспечивающих возможность выполнения субъектами-автоматами действий над такими объектами;
- разработку требований к субъектам-автоматам, а также изготовление (покупку), установку и тестирование таких автоматов;
- развертывание (осуществление) реальных экземпляров бизнес-процесса, часть действий в которых выполняют субъекты-автоматы, в соответствии с усовершенствованным (автоматизированным) шаблоном бизнес-процесса;
- поддержание надлежащего функционирования имеющейся совокупности субъектов-автоматов;
- совершенствование имеющейся совокупности субъектов-автоматов с целью создания условий для дальнейшего развития бизнес-процесса и т.д.
Например, автоматизация бизнес-процесса выдачи наличных включает:
- внедрение в шаблон бизнес-процесса некоторого субъекта-автомата в виде программно-аппаратного комплекса, состоящего из банкоматов, средств телекоммуникаций, компьютеров и компьютерных программ, на который будут возлагаться функции идентификации и аутентификации клиентов, авторизации операций, а также автоматической выдачи наличных;
- замену объектов бизнес-процесса в виде бумажных документов и удостоверений личности клиентов на объекты бизнес-процесса в виде электронных документов и идентификаторов;
- разработку требований, закупку, установку и тестирование необходимого программно-аппаратного комплекса;
- осуществление операций по выдаче наличных денежных средств с помощью установленного программно-аппаратного комплекса;
- текущее обслуживание программно-аппаратного комплекса силами сотрудников подразделения эксплуатации;
- совершенствование программно-аппаратного комплекса силами сотрудников подразделения развития и т.д.
В большей части перечисленные выше виды деятельности являются частью стандартной деятельности, которая выполняется в рамках управления бизнес-процессами и управления средствами автоматизации. Однако на стыке этих двух направлений можно выделить область, которую трудно отнести к одному из указанных направлений.
На рисунке 1 схематично представлены области управления бизнес-процессами и средствами автоматизации, а между ними некоторый процесс, обозначенный как "Автоматизация БП с помощью СА", который в данной статье рассматривается как непосредственно процесс автоматизации (автоматизация в узком смысле).
Процесс автоматизации бизнес-процессов (БП)
с помощью средств автоматизации (СА)
как процесс на стыке областей управления БП и СА
-- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
---------------------------------¬ ¦
¦ ¦ Управление БП ¦
L--------------------------------- ¦
¦ /\ /\ /\
¬- ¬- ¬- ¦
¦ -L ¦¦ -L
\/ ¦¦ \/ ¦
¦------------------¬ ¦¦ ------------------¬
¦ Управление ¦ ¦¦ ¦ Управление ¦¦
¦¦функционированием¦ ¦¦ ¦функционированием¦
¦ БП ¦ ¦¦ ¦ БП ¦¦
¦¦ 1 ¦ -L ¦ 2 ¦
L------------------ \/ L------------------¦
¦ /\ ---------------------------------¬ /\
¬- ¦Управление совершенствованием БП¦ ¬- ¦
¦ ¦¦ L--------------------------------- ¦¦
¦¦ /\ ¦¦ ¦
¦ ¦¦ ¬- ¦¦
-L -L -L ¦
¦ \/ \/ \/
----¬ ---------------------------------\ ----¬ ¦
¦ ¦БП ¦ ¦ Совершенствование БП \ ¦БП ¦
¦ 1¦ ¦ / ¦ 2¦ ¦
¦ LTT-- L-------------------------------¬/ L----
¦¦ /\ /\ ¦
¦ ¦¦ ¬- ¬-
- ++ - - - - - - - - - - ++- - - - - - - - - - - ++ - -
-L -L -L
---------------¬ \/ \/ \/
¦ Управление ¦ ------------------------------------------------------¬
¦автоматизацией¦/L-\¦ Автоматизация БП с помощью СА ¦
¦ БП с помощью ¦\-¬/L------------------------------------------------------
¦ СА ¦ /\ /\ /\
L--------------- ¬- ¬- ¬-
- ++ - - - - - - - - - - ++ - - - - - - - - - - - ++- -¬
¦ ¦¦ -L -L
¦¦ \/ \/ ¦
¦ -++-¬ ---------------------------------\ ----¬
¦СА ¦ ¦ Совершенствование СА \ ¦СА ¦ ¦
¦ ¦ 1¦ ¦ / ¦ 2¦
L---- L-------------------------------¬/ L---- ¦
¦ /\ /\ /\
¬- ¬- ¬- ¦
¦ ¦¦ -L ¦¦
¦¦ \/ ¦¦ ¦
¦ ¦¦ ---------------------------------¬ ¦¦
-L ¦Управление совершенствованием СА¦ -L ¦
¦ \/ L--------------------------------- \/
------------------¬ /\ ------------------¬¦
¦¦ Управление ¦ ¬- ¦ Управление ¦
¦функционированием¦ ¦¦ ¦функционирование즦
¦¦ СА ¦ ¦¦ ¦ СА ¦
¦ 1 ¦ ¦¦ ¦ 2 ¦¦
¦L------------------ ¦¦ L------------------
/\ ¦¦ /\ ¦
¦ ¬- ¦¦ ¬-
-L -L -L ¦
¦ \/ \/ \/
-------------------------------------¬ ¦
¦ ¦ Управление СА ¦
L------------------------------------- ¦
L- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Рисунок 1
Причина, по которой данный процесс не входит ни в одну из перечисленных областей, заключается в том, что процесс автоматизации обеспечивает взаимодействие между областью управления бизнес-процессами и областью управления средствами автоматизации.
Более точно: он обеспечивает взаимодействие между процессами совершенствования двух областей - информация о состоянии бизнес-процессов используется для корректировки процесса совершенствования средств автоматизации, а информация о состоянии средств автоматизации - для корректировки процесса совершенствования бизнес-процессов.
Особенности процесса автоматизации
Если рассмотреть процесс автоматизации более подробно (рис. 2), то можно выделить следующие особенности:
- процесс автоматизации обеспечивает взаимодействие между процессом совершенствования бизнес-процессов и процессом совершенствования средств автоматизации;
- основной целью такого взаимодействия является сопряжение функционала бизнес-процессов (совокупность функций субъектов бизнес-процессов) и функционала средств автоматизации (совокупность функций программно-аппаратных комплексов, выступающих в роли средств автоматизации);
- на входе процесса автоматизации поступает информация о текущем и желаемом состоянии бизнес-процессов и средств автоматизации, а на выходе формируются предложения и/или требования по совершенствованию бизнес-процессов и/или средств автоматизации;
- в зависимости от того, насколько широкие цели ставятся перед процессом автоматизации, в рамках приведенной выше схемы возможны девять вариантов результатов работы процесса, показанных на рисунке 3 (на практике результаты работы процессов автоматизации обычно ограничиваются разработкой предложений по совершенствованию бизнес-процессов и/или требований по совершенствованию средств автоматизации);
- информация о текущем и желаемом состоянии бизнес-процессов в процессе автоматизации трансформируется в конкретные требования (предложения) по совершенствованию средств автоматизации, а информация о текущем и желаемом состоянии средств автоматизации трансформируется в конкретные требования (предложения) по совершенствованию бизнес-процессов;
- в процессе автоматизации многократно осуществляется цикл автоматизации: требования (предложения) к совершенствованию бизнес-процессов изменяются при изменении требований (предложений) к совершенствованию средств автоматизации, а требования (предложения) к совершенствованию средств автоматизации изменяются при изменении требований (предложений) к совершенствованию бизнес-процессов;
- в идеальном варианте процесс автоматизации глубоко интегрируется с процессами совершенствования бизнес-процессов и средств автоматизации, обмениваясь информацией непосредственно с подпроцессами этих процессов: подпроцессами выявления проблем, конструирования решений и реализации решений <1>. При этом цикл автоматизации синхронизируется с обоими циклами совершенствования (например, как это показано на рис. 4);
- процесс автоматизации должен иметь свой блок управления, который в идеальном варианте должен быть независим от блоков управления бизнес-процессами и средствами автоматизации (так как независимое управление процессом автоматизации позволяет осуществлять сбалансированное совершенствование бизнес-процессов и средств автоматизации).
--------------------------------
<1> Лопатин В.А. Совершенствование бизнес-процессов