Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях (утв. приказом главархива ссср от 12.10.1988 n 71)
ГОСТ 21.511-83, ГОСТ 21.104-79, ГОСТ 21.110-82, ГОСТ
21.503-80.
<***> См.: ЕСКД: ГОСТ 2.101-68, ГОСТ
2.102-68, ГОСТ 2.105-79, ГОСТ 2.109-73.
Документы
автоматизированных систем
2.2.32.
Автоматизированные системы (АС) - системы,
состоящие из взаимосвязанной совокупности
соответствующих подразделений организаций
(предприятий) и комплекса средств
автоматизации (КСА) либо отдельных видов их
деятельности: управления <1>, научных
исследований <2>, проектирования
объектов (изделий промышленного
производства, технологических процессов,
объектов капитального строительства) <3>,
технологической подготовки производства
<4>, поиска информации <5> либо их
сочетаний.
--------------------------------
<1>
Автоматизированные системы управления
(АСУ), отраслевые АСУ (ОАСУ), АСУ
предприятиями (АСУП), АСУ технологическими
процессами (АСУТП).
<2>
Автоматизированные системы научных
исследований (АСНИ).
<3> Системы
автоматизированного проектирования
(САПР).
<4> Автоматизированные системы
технологической подготовки производства
(АСТПП).
<5> Автоматизированные
системы научно-технической информации
(АСНТИ).
2.2.33. К комплексам средств
автоматизации относятся комплексы средств
технического, математического,
программного <*>, организационного,
информационного, лингвистического,
правового, методического и других видов
обеспечения.
--------------------------------
<*>
Программное обеспечение АС
разрабатывается в соответствии со
стандартами ЕСПД - ГОСТ 19.101-77 и ГОСТ
19.102-77.
2.2.34. Комплекс документов АС
составляют: 1) документы, относящиеся к
процессу создания (развития) АС; 2)
документы, входящие в состав АС; 3)
документы, образующиеся в результате
эксплуатации АС.
2.2.35. Документирование
процесса создания АС регламентировано
государственными стандартами и
руководящими нормативными документами (РД)
по стадиям создания АС, их подсистем и
комплекса средств автоматизации (КСА).
2.2.36. Стадиями создания АС по ГОСТ ЕСС АСУ
24.601-86 являются: 1) исследование и
обоснование создания АС; 2) техническое
задание; 3) эскизный проект; 4) технический
проект; 5) рабочая документация; 6)
изготовление несерийных компонентов КСА; 7)
ввод в действие <*>.
--------------------------------
<*> Стадийность
создания АС и КСА до издания ГОСТ 24.601-86
определялась: для АСУ - по ГОСТ 20.914-80; для
САПР - по ГОСТ 23.501-79 и ГОСТ 23.501.119-83; для АСТПП
- по ГОСТ 14.102-73, ГОСТ 14.402-83; ГОСТ 14.414-79, ГОСТ
14.416-83; для АСУТП - по ГОСТ 20913-75.
Стадийность создания АСНТИ регламентирует
"Единый порядок разработки и развития
автоматизированных систем
научно-технической информации" (М.,
1981).
2.2.37. Состав и содержание работ на
стадиях создания различных типов АС, а
также виды, комплектность и содержание
документов по стадиям создания АС
установлены государственными стандартами
и РД: для АС различного назначения - ГОСТ
34.201-89; для АСУ - ГОСТ 24.602-86 и ГОСТ 24.101-80; для
САПР - ГОСТ 23.501.119-83; РД 50-617-86 (вместо ГОСТ
23.501.10-81), РД 50-640-87; для АСТПП - ГОСТ 14.101-73, ГОСТ
14.102-73, ГОСТ 14.402-83, ГОСТ 14.414-79, ГОСТ 14.416-83, РД
50-516-84; для АСНТИ - "Единым порядком
разработки и развития автоматизированных
систем научно-технической информации".
2.2.38. При создании АС и КСА образуются
документы на бумажных, пленочных и машинных
носителях, как обязательные, так и
документы, обязательность и
целесообразность разработки которых
определяется техническим заданием (ТЗ).
Номенклатура и комплектность обязательных
документов на АСУ, ОАСУ, АСУП и АСУТП
определена ГОСТ 24.101-80, на САПР - ГОСТ 23.501.119-83,
РД 50-617-86 (до 1987 г. - ГОСТ 23.501.10-81), на АСТПП -
ГОСТ 14.102-73, ГОСТ 14.402-83, ГОСТ 14.416-83.
2.2.39. К
документам, входящим в состав АС, относятся
документы, содержащие описание АС и правила
эксплуатации КСА при функционировании АС.
Состав данного комплекса документов
определен: для АСУ - ГОСТ 24.101-80, для САПР - РД
50-617-86 (до 1987 г. - ГОСТ 23.501.10-81), для АСТПП - ГОСТ
14.402-83.
2.2.40. К документам, образующимся в
результате эксплуатации АС, относятся
комплексы управленческих, конструкторских,
технологических, программных документов,
программ, проектных документов для
строительства, выполненных средствами
вычислительной техники (СВТ) на бумажных,
пленочных и машинных носителях в
соответствии с ГОСТ 6.10.4-84 и ГОСТ 13.1.101-79.
2.2.41. Техническая, программная и
управленческая документация, выполненная
средствами вычислительной техники, должна
быть совместима по содержанию и назначению
с соответствующей документацией,
получаемой традиционными методами при
неавтоматизированном проектировании.
2.2.42. Техническая документация, выполненная
при автоматизированном проектировании,
должна также соответствовать ГОСТ 28388-89,
кроме того: конструкторская - ГОСТ ЕСКД
2.004-88, ГОСТ 2.505-82 и Р 50-75-88; технологическая -
ГОСТ ЕСТД 3.1110-75, ГОСТ 3.1124-86 (с 01.01.90 - ЕСКД ГОСТ
2.004-88) и Р 50-75-88; проектная документация для
строительства - ГОСТ СПДС 21.103-78 и СНиП
1.02.01-85.
2.2.43. Программная документация,
выполненная при автоматизированном
проектировании, должна соответствовать
ГОСТ ЕСПД 19.106-78 и ГОСТ 28388-89.
2.2.44.
Управленческая документация, создаваемая
средствами ВТ, должна соответствовать
стандартам УСД: ГОСТ 6.10.1-80, ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ
6.39-72.
3. ПЕРЕДАЧА НТД В СНТД
3.1. Все
имеющиеся в организации подлинники,
дубликаты и копии
научно-исследовательских, технических и
других входящих в них документов подлежат
передаче на хранение в СНТД <*>.
--------------------------------
<*> См.: ГОСТ ЕСКД
2.501-88, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ СТД АСУ 24.402-80,
ГОСТ САПР 23.501-106-85, ГОСТ ЕСПД 19.601-78, ГОСТ
19.602-78, Р 50-75-88, ГОСТ 28388-89.
Кроме НТД, в
службу НТД передается управленческая (при
отсутствии архива управленческой
документации), специальная документация и
документы личного происхождения. Копии
отчетов о НИР передаются в библиотеку или
СИФ организации.
3.2. Структурные
подразделения организаций передают НТД в
СНТД на основе плана-графика приема дел
после разработки НТД по проблемам,
изделиям, технологическим процессам,
объектам планировки и капитального
строительства в целом либо по мере
завершения их самостоятельных этапов,
стадий или частей. При передаче
документации составляется акт-опись (Прил.
1).
3.3. Передача НТД из СНТД одной
организации в СНТД другой организации
осуществляется в соответствии с
действующими нормативными документами
<*>.
--------------------------------
<*> См.: Р
50-81-88; ГОСТ СПДС 21.203-78; ГОСТ СТД АСУ 24.402-80;
ГОСТ ЕСТД 19.601-78, Р 50-75-88; Положение о порядке
передачи подлинников проектной
документации действующим предприятиям. М.:
Госстрой СССР, 1974, ГОСТ 28388-89.
3.4. При приеме
документации на хранение сотрудник СНТД
проверяет:
- комплектность документов (в
соответствии с ведомостью спецификаций,
спецификацией, содержанием томов, альбомов,
книг и другими документами, в которых
перечислена вся передаваемая
документация);
- наличие установленных
подписей и дат;
- правильность
выполнения основных надписей и титульных
листов;
- пригодность документов для
хранения, многократного снятия с них копий
и микрофильмирования (отсутствие прорывов,
подклеек, протертых мест, перегибов).
3.5.
Виды и комплектность (состав) НТД,
передаваемой в СНТД, должны
соответствовать: для конструкторской
документации - стандартам ЕСКД: ГОСТ 2.102-68,
ГОСТ 2.601-68, ГОСТ 2.602-68, ГОСТ 2.701-84, ГОСТ 2.004-88, Р
50-75-88; для технологической документации -
ГОСТ ЕСТД 3.1102-81, ГОСТ ЕСКД 2.004-88, Р 50-75-88, РД
50-572-85; для программной документации - ГОСТ
ЕСПД 19.101-77; для отчетов о НИР - ГОСТ СИБИД
7.32-81 и ГОСТ 15.101-80; для проектной
документации по изделиям, технологическим
процессам и объектам капитального
строительства - государственным стандартам
и нормативным руководящим документам ЕСС
(СТД) АСУ, САПР, СПДС, ЕКС АС, указанным в п.
2.2.37 настоящих Правил.
3.6. НТД передается
в СНТД на тех носителях, на которых она
разработана (бумажных, пленочных, магнитных
и т.п.).
3.7. Подлинники НТД, пришедшие в
негодность или утерянные, должны быть
восстановлены, если это необходимо.
3.8. В
подлинниках, выполненных
электрографическим способом, на всех
листах должны быть четкие и ясные
изображения элементов, надписи, знаки.
4.
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В
СНТД
Необходимая сохранность документов
в СНТД обеспечивается в результате
проведения комплекса мероприятий,
включающего:
- создание оптимальных
условий хранения всех видов НТД на
бумажных, пленочных, магнитных и других
носителях, в том числе входящих в ее состав
кинофотофонодокументов и видеофонограмм
научного и прикладного характера;
-
рациональное размещение документов в
СНТД;
- соблюдение необходимого порядка
выдачи документов для рабочего
использования,
реставрационно-профилактической обработки
и других целей;
- учет документов в
соответствии с положениями раздела 5
настоящих Правил, проверку их наличия и
состояния;
- создание страхового фонда
особо ценных научно-технических документов
и фонда пользования документами;
-
обеспечение физико-химической сохранности
документов.
4.1. Создание оптимальных
условий хранения документов
и
обеспечение их физико-химической
сохранности
4.1.1. СНТД должна располагать
необходимым комплексом помещений,
предназначенных для выполнения ее
функциональных задач. Состав, расположение
и оборудование помещений должны
обеспечивать рациональную взаимосвязь
подразделений СНТД, сохранность документов
на всех участках работы с ними, соблюдение
требований техники безопасности,
производственной санитарии и гигиены
труда.
4.1.2. В соответствии с объемом и
составом хранящихся документов, а также в
зависимости от местных условий и
фактического объема выполняемых работ СНТД
должно быть предоставлено отдельное здание
или специально оборудованное
изолированное помещение в
административном здании.
4.1.3. В комплекс
помещений СНТД должны входить:
-
хранилища, оборудованные необходимыми
техническими средствами, обеспечивающими
раздельное хранение подлинников и копий
документов на бумажной, пленочной и другой
основе и соблюдение соответствующего
режима их хранения, а также специальные
помещения с усиленной охраной и
противопожарным режимом для хранения особо
ценных документов;
- рабочие помещения
сотрудников СНТД;
- помещение для работы
исследователей (читальный зал).
Для
приема, временного хранения,
акклиматизации, дезинфекции, дезинсекции и
других видов работ, а также для
воспроизведения документов
(микрофильмирование, микрофотокопирование
и т.п.) должны быть предусмотрены
специальные помещения.
4.1.4. Помещения
хранилищ должны быть максимально удалены
от производственных, лабораторных, бытовых
и прочих помещений и иметь отдельные
вентиляционные ходы. Хранилища следует
располагать в помещениях с окнами на
северную сторону.
4.1.5. Наружные двери
помещений хранилищ должны быть обиты
металлическим листом, на окнах,
расположение которых допускает доступ
извне, должны устанавливаться распашные
металлические решетки. Двери в хранилище
должны закрываться на внутренние замки и в
нерабочее время пломбироваться.
4.1.6. Не
допускается размещение хранилищ в
неотапливаемых, сырых, неприспособленных
помещениях, а также в помещениях с печным
отоплением.
4.1.7. Следует предусмотреть
оборудование хранилищ системами
кондиционирования воздуха,
обеспечивающими циркуляцию воздуха с
кратностью обмена 2 - 3, поддержание
температурно-влажностного режима (см. п. 4.1.15
- 4.1.22), очистку воздуха от пыли и агрессивных
примесей.
4.1.8. Внутренняя отделка
помещений и оборудования хранилищ должна
проводиться с использованием материалов,
не собирающих пыль, не являющихся
источником пыли или агрессивных химических
веществ, с учетом требований ГОСТ 12.1.044-84.
4.1.9. Вход в помещение хранилища разрешается
только сотрудникам, работающим в данном
хранилище, а также лицам, осуществляющим
контроль за работой СНТД или имеющим
специальное разрешение руководителя
организации на вход в хранилище.
4.1.10.
Помещения хранилищ до размещения в них
научно-технических документов
осматриваются и принимаются специальной
комиссией, которая назначается
руководителем организации, с обязательным
участием представителей соответствующего
учреждения государственной архивной
службы СССР, пожарной охраны и
санитарно-эпидемиологической службы.
На основании изучения пригодности
помещения к долговременному хранению
документов комиссия составляет акт, один
экземпляр которого передается в
соответствующее учреждение
государственной архивной службы.
4.1.11.
По пожарной опасности комплекс помещений
СНТД относится к категории "В". Хранилища
должны размещаться в зданиях не ниже второй
степени огнестойкости.
4.1.12. Во всех
помещениях СНТД должны соблюдаться
требования пожарной безопасности.
Помещения должны быть обеспечены системой
предотвращения пожара и системой пожарной
защиты по ГОСТ 12.1.004-76.
4.1.13. В каждом из
помещений СНТД вывешивается план
оперативной эвакуации документов на случай
аварии и стихийных бедствий, а также
утвержденный список лиц, ответственных за
эвакуацию.
4.1.14. В помещениях хранилищ
прокладывается скрытая электропроводка;
применяется полугерметичная осветительная
аппаратура; светильники, электрощиты и
распределительные устройства должны быть
закрытого исполнения. Хранилища
оборудуются отключающими рубильниками.
Распределительные электрощиты,
предохранители и рубильники
устанавливаются только вне хранилищ.
4.1.15. Температурно-влажностный режим
хранения документов должен
соответствовать указанным в таблице
параметрам.
-----------------T-----------------------T-----------------------¬
¦ Вид документа ¦Помещение с регулируе-
¦Помещение с нерегулиру-¦
¦
¦мым климатом ¦емым климатом ¦
¦ +------------T----------+------------T----------+
¦
¦температура,¦влажность,¦температура,¦влажность,¦
¦ ¦ град. C ¦ % ¦ град. C ¦ %
¦
+----------------+------------+----------+------------+----------+
¦Документы на бу-¦+17...+19 ¦50 - 55 ¦+14...+20 ¦45 - 60
¦
¦мажных носите- ¦ ¦ ¦
¦ ¦
¦лях, в т.ч. на ¦ ¦ ¦
¦ ¦
¦кальке ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦Микрофильмы- ¦+12
¦50 +/- 5 ¦не выше +15 ¦40
