Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях (утв. приказом главархива ссср от 12.10.1988 n 71)
книге делается соответствующая отметка.
4.3.11. При выдаче документов во временное
пользование на место каждой выдаваемой из
хранилища единицы хранения или документа
помещается карта-заместитель, в которой
указываются: номер единицы хранения, номера
листов, количество листов (отдельно текст и
графическое изображение), номер по книге
выдачи, когда и кому выдана единица
хранения или документ, срок возврата,
отметка о возвращении единицы хранения или
документа, а также проставляются подпись и
должность сотрудника, выдавшего
документ.
После возвращения единицы
хранения (документа) в хранилище проводится
проверка соответствия ее данным,
содержащимся в карте-заместителе, затем
карта-заместитель изымается и используется
при следующей выдаче.
4.3.12. Перемещение и
транспортировка документов осуществляется
с соблюдением необходимых мер
предосторожности, обеспечивающих
физическую сохранность документов, защиту
от технических повреждений, воздействия
света, высокой влажности.
4.3.13. За
пределы здания документы вывозят только в
упакованном виде и в закрытом транспорте с
соблюдением плотной укладки документов.
4.3.14. Документы, поступающие в СНТД после
внутригородской или дальней перевозки,
проходят контрольную проверку, при
необходимости - специальную обработку и
акклиматизацию.
4.4. Проверка наличия и
состояния НТД
4.4.1. В целях обеспечения
сохранности документов СНТД осуществляет
их учет в соответствии с требованиями разд.
4 настоящих Правил, проводит периодические
и единовременные проверки наличия и
состояния документов.
При этом решаются
следующие задачи:
- установление
фактического наличия научно-технических
документов, находящихся на хранении в СНТД,
и их соответствия итоговым записям учетных
документов, а также проверка комплектности
подлинников и копий научно-технических
документов;
- выявление
научно-технических документов, требующих
консервационно-профилактической обработки
и реставрации.
4.4.2. Проверки проводятся
не реже одного раза в 5 лет, а также в случае
каких-либо нарушений условий хранения
документов, необходимости их перемещения в
другое помещение, при реорганизации и / или
ликвидации организации, при смене
заведующего СНТД.
В обязательном
порядке проверка наличия и состояния
научно-технических документов проводится
перед передачей их на государственное
хранение.
Проверке могут подвергаться
все документы, хранящиеся в СНТД, документы
конкретного хранилища, отдельные виды
научно-технических документов.
4.4.3. В
ходе проверки устанавливается:
соответствие итоговой записи в инвентарной
книге (описи) фактическому наличию единиц
хранения (документов), внесенных в данную
книгу (опись); соответствие имеющихся в
наличии документов указанным в
спецификациях или во внутренней описи
единиц хранения; литерные и пропущенные
номера единиц хранения в книге (описи),
физическое состояние документов
(фиксируются номера документов,
нуждающихся в профилактической,
реставрационной и другой обработке).
Проверка наличия графической документации
осуществляется полистно, при этом
сверяется наименование реквизитов
спецификации с наименованием каждого листа
чертежа, входящего в состав проекта
(разработки).
4.4.4. Проверка наличия и
состояния научно-технических документов в
зависимости от поставленных задач может
проводиться работниками СНТД или
специальной комиссией, которая назначается
руководителем организации.
Результаты
каждой проверки оформляются актом,
утверждаемым руководителем организации. В
учетные документы (инвентарные книги,
описи) вносятся необходимые изменения.
4.4.5. В акте проверки наличия и состояния
научно-технической документации <*>
указываются: основание проверки;
количество единиц хранения (документов),
числящихся по учетным документам;
количество единиц хранения (документов), не
обнаруженных при проверке; причины их
отсутствия; меры, принятые по их розыску, а
также дается общая характеристика
состояния документов.
--------------------------------
<*> См.: Основные
правила работы ведомственных архивов, прил.
14.
Акт готовится на основании итоговых
записей листов проверки <*>, составляемых
на каждую инвентарную книгу (опись).
Допускается составление единого листа на
все инвентарные книги (описи) СНТД.
--------------------------------
<*> См.: Основные
правила работы ведомственных архивов, прил.
15.
Листы проверки нумеруются в пределах
каждой проверки.
4.4.6. По окончании
проверки наличия и состояния единиц
хранения (документов) в каждой инвентарной
книге (описи) после заверительной подписи
делается запись "Проверено" и проставляются
дата проверки и подписи исполнителей.
4.4.7. Если проверкой обнаружена недостача
единиц хранения (документов), то
организуется их розыск. При недостаче и
неисправимом повреждении
научно-технических документов, подлежащих
передаче на государственное хранение,
составляются соответствующие акты <*>,
которые утверждаются руководителем
организации только после их согласования с
соответствующим архивным учреждением.
--------------------------------
<*> См.: Основные
правила работы ведомственных архивов, прил.
17, 18.
4.4.8. При реорганизации или ликвидации
организации и передаче ее функций другой
организации СНТД принимает
научно-технические документы
ликвидированной организации вместе с уче
