Приказ Министра обороны СССР от 18.10.1979 n 260 "О введении в действие Руководства по учету вооружения, техники, имущества и других материальных средств в Вооруженных Силах СССР"

в книге учета (форма 25), порядковый номер регистрации является номером документа. Если документ состоит из нескольких листов, то его номер указывается на каждом листе документа. При наличии приложений к основному документу на всех их листах тоже ставится его номер. Реквизит-основание "Регистрационный N" записывается только на входящих документах.
Документ, не подписанный должностными лицами органа управления, не зарегистрированный в книге учета (форма 25) и не заверенный соответствующей печатью, выдавать (отправлять) на исполнение категорически запрещается.
24. Документ считается исполненным, если указанные в нем операции выполнены, хотя бы и не в полном объеме.
25. Срок действия первичного документа может быть продлен должностным лицом, которому предоставлено право его подписи. Продление срока действия документа может быть оформлено телеграммой (радиограммой, телефонограммой) или отметкой непосредственно на первичном документе, подписанной указанным должностным лицом и заверенной мастичной гербовой печатью органа управления, в котором выписан данный документ.
26. При ведении учета вручную в органе управления на всех исполненных первичных документах, а также на донесениях и отчетах делаются отметки о записи в книгах (карточках) учета операций, связанных с движением или изменением качественного (технического) состояния материальных средств. В отметке указываются номер книги (карточки) учета и страница, на которой записана учетная операция. При наличии в документе нескольких наименований материальных средств отметка производится по каждому наименованию. Для отметок используется графа реквизита "Примечание" или чистое поле документа.
27. При учете материальных средств с использованием вычислительной техники на всех исполненных первичных документах в вычислительных центрах делаются отметки с указанием даты их обработки, фамилий исполнителей и мест хранения информации.
28. При оформлении и ведении книг и карточек учета соблюдаются следующие правила:
а) в каждой книге учета листы нумеруются, прошнуровываются, скрепляются мастичной печатью "Для пакетов" органа управления. Количество листов удостоверяется подписью начальника соответствующего отдела или лица, ответственного за учет материальных средств в органе управления. В книге учета для каждого наименования материальных средств (вида транспорта, вида ремонта, поставщика, получателя) открывается лицевой счет, для которого в зависимости от частоты записей отводится определенное количество страниц. Очередность записи наименований должна соответствовать последовательности, предусмотренной формами донесений и отчетов. В начале книги учета показывается ее содержание, в котором последовательно отражаются наименования материальных средств (вида транспорта, вида ремонта, поставщика, получателя) и номера страниц, отводимых для них;
б) карточка учета составляется на одно наименование материальных средств (одного поставщика, получателя). Правильность оформления карточки удостоверяется подписью соответствующего начальника отдела или лица, ответственного за учет материальных средств в органе управления. Подпись заверяется мастичной печатью органа управления;
в) все книги учета материальных средств, ведущиеся в органе управления, учитываются и выдаются в порядке, установленном статьей 133 Руководства по служебной переписке в Вооруженных Силах СССР <*>. Карточки учета материальных средств учитываются в книге учета (форма 25) и выдаются под расписку в ней; порядок оформления и учета этой книги аналогичен порядку оформления и учета, установленному для книг учета материальных средств;
--------------------------------
<*> Введено в действие Приказом Министра обороны СССР 1967 г. N 255.
г) записи в книгах (карточках) учета материальных средств производятся только на основании подлинных, законно и правильно оформленных первичных документов, а также донесений и отчетов. Первоначальные записи в новых книгах (карточках) учета производятся на основании первичных документов, донесений и отчетов, а также актов инвентаризации, аттестатов, извещений или учетных данных предыдущих книг (карточек) учета. Записи об остатках материальных средств, перенесенные из других книг (карточек) учета, подтверждаются подписью лица, ведущего учет материальных средств в органе управления;
д) итоги о приходе (расходе) материальных средств в книгах и карточках учета подводятся по отчетным периодам и за год, а также при разработке планов обеспечения (снабжения, ремонта) и в других необходимых случаях. Итоги подчеркиваются чертой (годовые итоги - двумя чертами) и заверяются подписью лица, ведущего учет;
е) книги и карточки учета материальных средств ведутся до полного использования. Остающиеся на следующий операционный год книги, карточки учета перерегистрируются в новых соответственно "Перечне дел, книг и журналов" <*> и книге учета (форма 25) с отметкой об этом в прежних "Перечне дел, книг и журналов" и книге учета (форма 25). Карточки, законченные в течение операционного года, прилагаются к вновь заведенным и хранятся вместе с ними до конца операционного года;
--------------------------------
<*> Предусмотрен статьей 133 Руководства по служебной переписке в Вооруженных Силах СССР.
ж) в случае утери книги (карточки) учета материальных средств учетные данные восстанавливаются в новой книге (карточке) по первичным учетным документам.
29. Документы вспомогательного характера составляются и оформляются так же, как и первичные документы.
30. При ведении учета вручную переменные реквизиты первичных документов "Признак информации", "Код документа", "Код операции" и "Итого" не указываются. Переменный реквизит "Единица измерения" указывается по сокращенному наименованию.
31. На всех учетных документах указываются присвоенные органам управления, объединениям (соединениям, воинским частям), складам, а также поставщикам материальных средств условные наименования (коды). При отсутствии условных наименований указываются действительные наименования.
32. Учетные документы должны составляться и вестись разборчиво, без помарок и подчисток. Для исправления ошибок, допущенных при записях, неправильные цифры или слова зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а над ним записываются правильные цифры и слова. Сделанное исправление оговаривается на свободном месте этой же страницы документа: "Исправленному (указывается правильная запись) верить" - и удостоверяется в книге (карточке) учета подписью исполнителя, а в первичном документе - подписью начальника, подписавшего документ. В случаях, когда производится только зачеркивание ошибочной записи без исправления ее, зачеркнутое оговаривается: "Зачеркнутое (указываются цифры и слова) не считать" - и также заверяется в книге (карточке) учета подписью исполнителя, а в первичном документе - подписью начальника, подписавшего документ. Подпись должностного лица об исправлениях в первичном документе заверяется соответствующей печатью.
При исправлении записи в книге (карточке) учета должны быть исправлены и последующие итоги с указанием даты исправления. Если после исправленной записи произведено еще две и более правильных записей, то итог (остаток) исправляется только в последней записи.
33. Все исполненные учетные документы вместе с приложениями к ним подшиваются в дела строго в хронологическом порядке их поступления или исполнения; при этом каждое дело формируется, как правило, по однотипным (приходным или расходным) документам.
По мере подшивки документов в деле листы нумеруются. Количество их в каждом законченном деле подтверждается подписью лица, ответственного за учет материальных средств в органе управления, и заверяется мастичной печатью "Для пакетов".
34. Все учетные документы, не содержащие секретных данных, хранятся в запирающихся шкафах (ящиках), обеспечивающих сохранность документов. Ежедневно по окончании работы эти шкафы (ящики) должны запираться и опечатываться металлическими номерными печатями исполнителей. Хранение документов в ящиках рабочих столов и незапирающихся шкафах (ящиках) запрещается.
Магнитные ленты, пакеты дисков, перфоленты и перфокарты, содержащие учетную информацию, а также рабочие программы решения задач по учету материальных средств хранятся в вычислительном центре в специально оборудованных для этой цели помещениях.
35. Составление, учет и хранение учетных документов, а также магнитных лент, пакетов дисков, перфолент и перфокарт, содержащих секретные данные, и установление степени их секретности осуществляются с соблюдением требований соответствующих приказов Министра обороны СССР по обеспечению сохранения государственной и военной тайны.
36. Ответственность за организацию хранения учетных документов несут начальники соответствующих органов управления. Учетные документы хранятся в органе управления в течение сроков, установленных Приказом Министра обороны СССР 1975 г. N 0215.
По истечении установленных сроков хранения учетных документов в органе управления или в случае его расформирования эти документы сдаются в архив или уничтожаются в установленном порядке.
37. Учет бланков строгого учета (чековых требований, аттестатов и др.) в органе управления ведется в книге учета (форма 27) по количеству книжек с указанием их серий и номеров. Записи приходных и расходных операций в книгах учета производятся на основании документов, по которым подчиненные склады получили или отпустили (отправили) грузополучателям бланки строгого учета, а также на основании донесений (отчетов) войск.
Бланки других учетных документов учитываются в карточках учета (форма 44).
Глава III. ПОРЯДОК ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ
РАСПОРЯЖЕНИЙ НА ОТПУСК (ОТГРУЗКУ, ОТПРАВКУ),
ПЕРЕДАЧУ И РЕМОНТ МАТЕРИАЛЬНЫХ СРЕДСТВ
38. Распоряжения начальников органов управления подчиненным складам на отпуск (отгрузку, отправку) вооружения, боевой и другой техники <*>, ракет, боеприпасов, ракетного топлива, горючего <**> и других материальных средств оформляются нарядами (форма 200), разнарядками (форма 1) или счетами-нарядами (форма 300), а при необходимости - телеграммами (радиограммами, телефонограммами).
--------------------------------
<*> В дальнейшем "боевая и другая техника" для краткости будет именоваться "техника".
<**> Под "горючим" здесь и в дальнейшем имеются в виду авиационный и автомобильный бензины, дизельное топливо, топливо дли реактивных двигателей, жидкое корабельное котельное топливо, смазочные материалы и специальные жидкости.
39. Нарядом оформляется распоряжение начальника органа управления на одноразовый отпуск (отгрузку, отправку) материальных средств одному грузополучателю.
Наряд выписывается в пяти экземплярах. Первые три экземпляра направляются начальнику склада, четвертый - грузополучателю, пятый остается в органе управления. После отпуска (отгрузки, отправки) материальных средств первый экземпляр наряда со всеми приложениями к нему остается на складе, второй выдается (направляется) складом грузополучателю, а третий представляется начальнику органа управления в качестве донесения о выполнении его распоряжения.
При необходимости наряд может выписываться в шести экземплярах. В этом случае складу высылаются первые четыре экземпляра наряда, пятый экземпляр направляется грузополучателю, а шестой остается в органе управления.
Для оперативности учета начальнику склада разрешается докладывать о выполнении наряда телеграммой (радиограммой, телефонограммой). В докладе указываются: при полном выполнении наряда - его номер; при неполном выполнении - номер наряда, коды материальных средств, по которым не выполнен наряд, и показатели реквизита "Выдано (отгружено)". Такой доклад не освобождает начальника склада от представления в орган управления третьего экземпляра наряда.
40. Разнарядкой оформляется распоряжение начальника органа управления на отпуск (отгрузку, отправку) одних и тех же материальных средств нескольким грузополучателям. При этом отпуск (отгрузка, отправка) материальных средств осуществляется по нарядам (форма 200), выписываемым складом.
Разнарядка составляется в трех экземплярах. Первые два экземпляра направляются на склад для исполнения, а третий остается в органе управления.
Контроль за ходом выполнения разнарядки в течение срока ее действия орган управления осуществляет на основании представляемых складом третьих экземпляров нарядов, выписанных им в счет данной разнарядки.
После реализации складом разнарядки оформленный ее второй экземпляр представляется начальнику органа управления в качестве донесения о выполнении его распоряжения.
О запланированном отпуске (отгрузке, отправке) материальных средств со склада по разнарядке орган управления уведомляет каждого грузополучателя извещением (форма 68). Извещение составляется в двух экземплярах, первый из которых высылается грузополучателю, а второй остается в органе управления и прилагается к третьему экземпляру разнарядки.
41. Счетом-нарядом оформляется распоряжение начальника органа управления на отпуск (отгрузку, отправку) материальных средств за плату.
42. Телеграмма (радиограмма) складу на отпуск (отгрузку, отправку) материальных средств составляется в двух экземплярах, из которых первый передается в экспедицию узла связи, а второй остается в органе управления. Телефонограмма записывается в книге телефонограмм органа управления.
Отпуск (отгрузка, отправка) материальных средств со склада на основании телеграммы (радиограммы, телефонограммы) органа управления осуществляется по наряду (форма 200), выписываемому на складе.
Распоряжение на отпуск (отгрузку, отправку) материальных средств, отданное складу телеграммой (радиограммой, телефонограммой), начальник органа управления подтверждает затем своим нарядом. Наряд выписывается в двух экземплярах; на его лицевой стороне записывается: "В подтверждение распоряжения от "__" _____________ 19__ г. N ______". Первый экземпляр оформленного наряда высылается складу.
43. Вооружение, техника и табельное имущество передаются на основании приказа (распоряжения): командующего объединением - из одного соединения в другое в пределах объединения <*>; главнокомандующего видом Вооруженных Сил - из одного объединения вида Вооруженных Сил в другое; Министра обороны СССР или заместителя Министра обороны СССР - из одного вида Вооруженных Сил (военного округа, группы войск, фронта) в другой; заместителя Министра обороны СССР по строительству и расквартированию войск - из одного главного строительного управления Министерства обороны СССР в другое. Основанием для передачи этих материальных средств в равной степени являются также утвержденные указанными должностными лицами планы обеспечения (снабжения) войск материальными средствами, планы ремонта, планы проведения учений, сборов, организационных