Постановление Исполнительного комитета муниципального образования города Казани Республики Татарстан от 21.02.2012 № 924

3.4.2. Заявитель (его представитель) лично на бумажном носителе, в электронном виде через Портал государственных и муниципальных услуг Республики Татарстан либо по почте подает (направляет) проекты нормативных документов, Описей в Управление в определенные в соответствии с пунктом 3.4.1 регламента сроки.

Специалист Управления рассматривает:

- в соответствии с типовыми положениями положения об архиве и об экспертной комиссии, с установленными требованиями инструкции по делопроизводству:

- номенклатуру дел организации: проверяет правильность оформления, полноту состава и соответствие утвержденным типовым перечням заголовков и сроков хранения включенных в нее дел;

- Описи: проверяет правильность оформления описи, предисловия, годовых разделов и заголовков дел, полноту состава (в соответствии с номенклатурой дел) и соответствие срокам хранения включенных в опись дел;

- сведения о состоянии хранения документов в организации-источнике комплектования муниципального архива на 1 января текущего года.

При выявлении ошибок дает рекомендации по их устранению, согласовывает сроки доработки проектов документов.

Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.

Результат процедур: рекомендации по устранению ошибок, определение даты представления проектов Нормативных документов, Описей после их доработки и согласования экспертной комиссией Заявителя.

3.4.3. Заявитель (его представитель) лично либо по почте заказным почтовым отправлением подает (направляет) на бумажном носителе согласованные экспертной комиссией организации проекты нормативных документов, Описей в Управление в определенные в соответствии с пунктом 3.4.2 регламента сроки**.

Специалист Управления:

- проверяет полноту состава и качество оформления представленной документации;

- составляет и представляет начальнику Управления на подпись заключение муниципального архива для направления на рассмотрение ЭПМК Главного архивного управления Нормативных документов, Описей;

- направляет на рассмотрение ЭПМК Главного архивного управления Нормативные документы, Описи с заключениями муниципального архива.

Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.

Результат процедур: направленные на рассмотрение ЭПМК Главного архивного управления Нормативные документы, Описи с заключениями муниципального архива***.

3.4.4. Специалист Управления после поступления из Главного архивного управления рассмотренных Нормативных документов и Описей информирует заявителя о принятом решении.

Вручает по прибытии представителя заявителя лично или направляет по почте заявителю Нормативные документы и Описи.

В случае отказа ЭПМК Главного архивного управления в утверждении (согласовании) Нормативных документов и Описей к документации прилагает письменное указание ЭПМК Главного архивного управления причины отказа.

Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного дня с момента поступления нормативных документов, описей с решением ЭПМК Главного архивного управления.

Результат процедур: извещение заявителя о результатах рассмотрения ЭПМК Главного архивного управления Нормативных документов и Описей.

3.5. Методическая и практическая помощь, осуществляемая с выездом к заявителю.

3.5.1. Специалист Управления по прибытии к заявителю:

- изучает состав нормативных документов, регулирующих работу архива и делопроизводственной службы организации, состояние научно-справочного аппарата к архивным документам;

- по результатам изучения осуществляет консультирование по вопросам организации работы архива и делопроизводственной службы организации; составления проектов нормативных документов, их описей, описей дел долговременного срока хранения;

- в случае отсутствия или неправильного оформления документации на конкретном примере показывает порядок оформления, устанавливает дату представления заявителем в муниципальный архив проектов Нормативных документов, Описей.

Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение трех часов после прибытия специалиста Управления к заявителю.

Результат процедур: методическая и практическая помощь в оформлении нормативных документов, регулирующих работу архива и делопроизводственной службы организации, и научно-справочного аппарата к архивным документам, установление сроков их представления в муниципальный архив.

3.5.2. Специалист Управления осматривает помещение архива организации. В случае выявления нарушений условий хранения архивных документов дает разъяснения по созданию оптимальных условий хранения (требования к помещению и оборудованию архива, температурно-влажностному, охранному, световому, санитарно-гигиеническому режимам, режиму доступа; порядку размещения дел в архиве).

Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение 30 минут с момента окончания предыдущей процедуры.

Результат процедуры: методическая помощь в создании оптимальных условий хранения архивных документов организации.

3.5.3. Специалист Управления изучает состояние учета архивных документов. В случае выявления нарушений специалист Управления разъясняет порядок:

- приема документов в архив от структурных подразделений организации;

- ведения учета архивных документов в соответствии с установленными требованиями (составление паспорта архива; ведение книги учета поступления и выбытия документов и описей дел, журнала регистрации запросов организаций и граждан);

- подготовки документов Архивного фонда Российской Федерации к передаче в муниципальный архив (экспертиза ценности документов, хранящихся в архиве; составление сводных описей дел постоянного, долговременного сроков хранения, документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроком их хранения);

- организации розыска дел и оформление его результатов;

- приема-передачи дел при смене ответственного за архив лица или штатного работника архива (составление актов приема-передачи, организация проверки наличия и состояния дел и оформление актов по ее результатам).

В случае отсутствия или неправильного оформления документации специалист Управления показывает порядок оформления: актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением срока их хранения, проверки наличия и состояния дел, приема-передачи дел при смене ответственного за архив лица или штатного работника архива; сведений о состоянии хранения документов в организации-источнике комплектования муниципального архива на 1 декабря текущего года.

Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.

Результат процедуры: методическая и практическая помощь в оформлении учетных документов.

3.5.4. Специалист Управления оказывает методическую и практическую помощь в организации использования архивных документов:

- предоставляет перечень федеральных законодательных актов и иных нормативных документов, регулирующих доступ к документам архива;

- информирует заявителя о случаях ограничения доступа к архивным документам, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

- разъясняет порядок доступа пользователей к архивным документам, порядок составления, оформления и выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов; порядок выдачи документов исследователям, во временное пользование; порядок оформления заказов на выдачу дел исследователям в читальный зал, во временное пользование в структурные подразделения организации; порядок ведения книг учета выдачи дел в читальный зал и в рабочие помещения организации.

В случае отсутствия или неправильного оформления документации по организации использования архивных документов специалист Управления предоставляет образцы архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, бланки-образцы заказов на выдачу дел исследователям в читальный зал, во временное пользование в структурные подразделения организации, оказывает практическую помощь в оформлении книги учета выдачи дел в читальный зал и в рабочие помещения организации.

Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного часа с момента окончания предыдущей процедуры.

Результат процедуры: предоставленные заявителю перечень федеральных законодательных актов и нормативных документов, регулирующих доступ к документам архива, образцы архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, заказов на выдачу дел исследователям в читальный зал, во временное пользование в структурные подразделения организации, записей в книге учета выдачи дел в читальный зал и в рабочие помещения организации.

3.5.5. Специалист Управления знакомится с организацией документов в делопроизводстве. В случае выявления отклонений от установленных требований разъясняет порядок:

- формирования дел в делопроизводстве;

- проведения ежегодной экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации и оформление ее результатов;

- передачи структурными подразделениями дел в архив организации.

После завершения процедуры на конкретном примере показывает порядок:

- формирования дел в соответствии с номенклатурой дел в делопроизводстве, актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроков их хранения;

- оформления дела при подготовке и передаче структурными подразделениями дел в архив организации (подшивка или переплет, оформление обложки, нумерация листов, составление заверительной надписи дела).

Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение 3-х часов 30 минут с момента окончания предыдущей процедуры.

Результат процедуры: методическая и практическая помощь в организации документов в делопроизводстве, образцы актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроков их хранения, оформленного для передачи в архив дела.

3.6. Организация и проведение семинара.

3.6.1. При организации семинара специалист Управления:

- согласовывает с заявителем тему, дату проведения и состав участников семинара;

- определяет темы докладов и состав докладчиков;

- получает от докладчиков подтверждение об участии и согласует с ними темы их докладов.

Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение одного рабочего дня с момента поступления заявления.

Результат процедуры: определение темы, даты проведения, докладчиков и участников семинара.

3.6.2. Специалист Управления:

- составляет и согласовывает с заявителем список участников семинара;

- согласовывает с заявителем и осматривает помещение для проведения семинара, наличие необходимого оборудования (посадочные места, столы для президиума, трибуна для выступающих участников и т.п.);

- разрабатывает и согласовывает с заявителем программу семинара.

Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение трех дней с момента окончания предыдущей процедуры.

Результат процедуры: согласованные с заявителем программа, список участников и место проведения семинара.

3.6.3. Специалист Управления извещает (телефонограммой, факсограммой, по электронной почте) участников о теме, месте и времени проведения семинара.

Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.

Результат процедуры: извещенные участники семинара.

3.6.4. На основе программы специалист Управления:

- оказывает методическую и практическую помощь докладчикам семинара (подбирает нормативно-правовой и методический материал к темам);

- подбирает раздаточный материал (законодательные, иные нормативные правовые акты, методические пособия, установленные формы документов и т.п.) и организует его копирование для участников семинара.

Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение 10 дней с момента окончания предыдущей процедуры.

Результат процедуры: готовые доклады и раздаточный материал.

3.6.5. В день проведения семинара специалист Управления:

- регистрирует участников семинара;

- раздает раздаточный материал;

- ведет семинар согласно программе.

Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение дня в день, согласованный с заявителем.

Результат процедуры: проведенный семинар.

** Доработка и согласование ЭК организации нормативных документов и заявителя в срок предоставления муниципальной услуги не входят.

*** Рассмотрение Управлением Нормативных документов, Описей осуществляется в соответствии с графиком проведения заседаний ЭПМК Управления и в срок предоставления муниципальной услуги не входят.

IV. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

4.1. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение жалоб, проведение проверок соблюдения процедур предоставления муниципальной услуги, подготовку решений на действия (бездействие) должностных лиц органа местного самоуправления.

Формами контроля за соблюдением исполнения административных процедур являются:

- проведение правовой экспертизы проектов документов по предоставлению муниципальной услуги. Результатом экспертизы является визирование проектов;

- проведение в установленном порядке проверки ведения делопроизводства;

- проведение в установленном порядке контрольных проверок соблюдения процедур предоставления муниципальной услуги.

Контрольные проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы органа местного самоуправления) и внеплановыми. При проведении проверок могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или вопросы по конкретному обращению заявителя.

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется управлением контроля муниципальной деятельности и реализации антикоррупционной политики Аппарата Исполнительного комитета г. Казани.

4.3. Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается положениями о структурных подразделениях органа местного самоуправления и должностными инструкциями. Реквизиты должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги представлены в приложении N 2 к настоящему регламенту.

По результатам проверок в случае выявления нарушений прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.4. Начальник Управления несет ответственность за несвоевременное и (или) ненадлежащее выполнение административных процедур, указанных в разделе III настоящего регламента.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при предоставлении муниципальной услуги

5.1. Досудебное обжалование.

5.1.1. Получатели муниципальной услуги имеют право на обжалование действий или бездействия сотрудников Управления, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, в досудебном порядке в Исполнительный комитет г. Казани.

5.1.2. Получатели муниципальной услуги имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию) по почте или в форме электронного документа в интернет-приемную Мэрии города Казани.

5.1.3. При обращении получателей муниципальной услуги в письменной форме в Исполнительный комитет г. Казани срок рассмотрения обращения (жалобы) не должен превышать 15 календарных дней с момента получения обращения (жалобы).

5.1.4. В случае если по обращению (жалобе) требуется провести экспертизу, проверку или обследование, срок рассмотрения обращения (жалобы) может быть продлен, но не более чем на 30 календарных дней, по решению руководителя Аппарата Исполнительного комитета г. Казани. О продлении срока рассмотрения обращения (жалобы) получатель муниципальной услуги уведомляется письменно с указанием причин продления.

5.1.5. Обращение (жалоба) получателей муниципальной услуги в письменной форме либо в форме электронного документа должно содержать следующую информацию:

- фамилию гражданина, который направляет обращение (жалобу), его место жительства или пребывания; наименование и почтовый адрес юридического лица, индивидуального предпринимателя;

- наименование должности, фамилию, имя и отчество сотрудника Управления (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуются;

- суть обжалуемого действия (бездействия) и причины несогласия с обжалуемым действием (бездействием);

- обстоятельства, на основании которых получатель муниципальной услуги считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

- требования о признании незаконным действия (бездействия);

- иные сведения, которые получатель муниципальной услуги считает необходимым сообщить.

5.1.6. К обращению (жалобе) могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в обращении (жалобе) обстоятельства. В таком случае в обращении (жалобе) приводится перечень прилагаемых документов.

5.1.7. Обращение (жалоба) подписывается подавшим его (ее) получателем муниципальной услуги.

5.1.8. По результатам рассмотрения обращения (жалобы) руководитель Аппарата Исполнительного комитета г. Казани принимает одно из следующих решений:

- признает действие (бездействие) должностного лица Управления соответствующим законодательству и настоящему регламенту и отказывает в удовлетворении обращения (жалобы);

- признает действие (бездействие) должностного лица Управления не соответствующим законодательству и настоящему регламенту полностью или частично и принимает решение об удовлетворении обращения (жалобы) полностью или частично.

Копия решения направляется заявителю в течение трех дней на почтовый адрес, а в случае если обращение (жалоба) представлено(а) в виде электронного документа, - на адрес электронной почты заявителя, либо на почтовый адрес, указанный в электронном документе.

5.1.9. В случае удовлетворения обращения (жалобы) полностью или частично руководитель Аппарата Исполнительного комитета г. Казани определяет меры, которые должны быть приняты в целях устранения нарушений.

5.1.10. Обращение (жалоба) получателя муниципальной услуги не рассматривается в следующих случаях:

- отсутствие сведений об обжалуемом действии (бездействии) (в чем выразилось, кем принято), о лице, обратившемся с жалобой (не указаны наименование юридического лица и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ);

- обращение (жалоба) подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией, если в указанном обращении (жалобе) содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем;

- в обращении (жалобе) содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Исполнительный комитет г. Казани вправе оставить обращение (жалобу) без ответа по существу поставленных в нем (ней) вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение (жалобу), о недопустимости злоупотребления правом;

- текст письменного обращения (жалобы) не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, направившему обращение (жалобу), если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- обращение (жалоба) заявителя содержит вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями (жалобами), и при этом в обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель Аппарата Исполнительного комитета г. Казани, должностное лицо Исполнительного комитета г. Казани либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения (жалобы) и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение (жалоба) и ранее направляемые обращения (жалобы) направлялись в Исполнительный комитет г. Казани. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение (жалобу);

- в случае, когда ответ по существу поставленного в обращении (жалобе) вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную, охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение (жалобу), сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем (в ней) вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Приложение N 1
к Административному регламенту предоставления
управлением муниципального архива Аппарата
Исполнительного комитета г. Казани
муниципальной услуги по оказанию юридическим
лицам методической и практической помощи
в работе архивов и по организации
документов в делопроизводстве

Блок-схема
последовательности действий по предоставлению муниципальной услуги

  Специалист Управления.

   Консультация в день  

         обращения      

 ,

 ј          

   Заявитель. Подача                     Принятие решения    

        заявления о                 о порядке предоставления

      предоставлении       є   муниципальной услуги       

  муниципальной услуги и           ,    

      документов                                                  

 ,        Осуществление               Осуществлении

                                помощи без выезда           помощи с выездом

 ј                                         

   Специалист. Проверка,                                ј

   прием и регистрация                                     Специалист Управления.

  документов, определение                                  Изучение документов. 

  порядка предоставления                              3 часа       

  муниципальной услуги в                                    ,

  день подачи заявления                                             

                                    ј

                      Установление срока 

  Специалист Управления. є Установление    $     предоставления  

   Подборка нормативных              даты                      документов     

   актов, установление         ,            ,

    даты представления                                            

    документов. 1 день                                    ј

                                  Специалист Управления.

                                     Осмотр помещения.  

                                                                   30 минут       

 ј                                 ,

 Заявитель. Представление Д                 

    проектов документов,                                    ј

        описей дел                                          Разъяснения порядка  

 ,                                    хранения документов 

                                             ,

          ј                    $Проекты описей                   

            дел                ј

   Специалист Управления.                  Специалист Управления.

    Проверка документов,   Д                                Изучение состояния  

 направление на утверждение                   документов. 1 день 

    экспертной комиссией   єНаправленные на          ,

     организации. 1 день           утверждение                    

          документы             ј

                                   ,          Разъяснения порядка  

                               оформления документов

                                                             ,

 ј                        

  Заявитель. Представление є Утвержденные            ј

  утвержденных документов           документы             Специалист Управления.

       ,               Организация      

                                                                  методической     

                                      помощи. 1 час  

                                                             ,

 ј                           

   Специалист Управления.  є Заключение              ј

  Подготовка и согласование      ,               Разъяснения порядка 

     заключения. 1 день                                         использования    

                                        документов     

                                 ,

 ј            ј

     Начальник Управления. є    Заключение,           Специалист Управления.

   Подписание заключения и        направленное в              Ознакомление с     

    направление описей на       Главное архивное            делопроизводством.  

 ЭПМК Главного архивного            управление                3 часа 30 минут    

     управления. 1 день         ,       ,

                               ј

                                                               Разъяснения порядка   

 ј             ведения делопроизводства

   Специалист Управления. єИзвещение заявителя        

    Извещение заявителя.       

          1 день          

                                      Проведение семинара

 Специалист Управления. Согласование темыєУстановление даты проведения

 и состава докладчиков, установление даты        ,

 проведения. 1 день                                            

 ј        

 Специалист Управления. Согласование     є    Согласованные список    

 списка участников и места проведения                 участников и место     

 семинара. 3 дня                                      проведения семинара    

         ,

 ј       

 Специалист Управления. Извещение         є    Извещение участников    

  участников о дате и месте проведения                     семинара          

  семинара. 1 день                               ,

 ј       

 Специалист Управления. Методическая      є Подготовленные раздаточные

 помощь докладчикам, подготовка                          материалы           

 раздаточного материала, осмотр места            ,

 проведения семинара. 10 дней                                  

 ј       

 Специалист Управления. Регистрация       є    Проведенный семинар     

 участников, раздача материалов, ведение         

 семинара. В день проведения семинара     

Приложение N 2
к Административному регламенту предоставления
управлением муниципального архива Аппарата
Исполнительного комитета г. Казани
муниципальной услуги по оказанию юридическим
лицам методической и практической помощи
в работе архивов и по организации
документов в делопроизводстве

Реквизиты должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги по оказанию юридическим лицам методической и практической помощи в работе архивов и по организации документов в делопроизводстве

Муниципальное казенное учреждение "Аппарат Исполнительного комитета муниципального образования города Казани"

Должность	Ф.И.О.	Телефон (электронный адрес)
Руководитель Аппарата	Калинкин Денис Геннадьевич	299-17-66 ([email protected])
Управление муниципального архива
Начальник управления	Файзрахманова Минигуль Мингалимовна	292-61-21 ([email protected])
Заместитель начальника управления - начальник отдела по работе с учреждениями - источниками комплектования архивного фонда г. Казани	Замалиева Айгуль Файзрахмановна	292-60-92 ([email protected])
Начальник отдела по обеспечению сохранности и госучету документов	Исхакова Замфира Амировна	292-86-16 ([email protected])
Начальник отдела по работе с документами по личному составу	Расулова Солмаз Вахид кызы	264-54-05 ([email protected])
Управление контроля муниципальной деятельности и реализации антикоррупционной политики
Начальник управления	Тощева Елена Александровна	299-17-17 ([email protected])
Заместитель начальника управления - начальник отдела контроля муниципальной деятельности и исполнения организационно-распорядительных документов	Шуралев Дмитрий Владимирович	299-14-80
Начальник отдела контроля за рассмотрением обращений граждан	Исбулатов Абдулхамит Габбасович	299-14-83 ([email protected])