|
Расширенный поиск
Постановление Правительства Нижегородской области от 12.10.2011 № 828
Документ имеет не последнюю редакцию.
ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 12 октября 2011 года N 828 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти Нижегородской области (далее - органы исполнительной власти) и их структурных подразделениях в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Правительство Нижегородской области постановляет: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях (далее - Инструкция). 2. Руководителям органов исполнительной власти обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота. 3. Признать утратившим силу постановление Правительства Нижегородской области от 26 марта 2009 года N 155 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях". 4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на аппарат Правительства Нижегородской области. Губернатор В.П. Шанцев УТВЕРЖДЕНА постановлением Правительства Нижегородской области от 12 октября 2011 года N 828 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях ОГЛАВЛЕНИЕ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 3 II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ 4 III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ 5 3.1. Бланки документов 5 3.2. Общие требования к оформлению документов 7 3.3. Оформление документов, направляемых за границу Российской Федерации 16 IV. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 17 4.1. Акты Губернатора, Правительства и органов исполнительной власти 17 (указы, постановления, распоряжения и др.) 4.2. Поручения 20 4.3. Оформление доверенности 22 4.4. Приказ 23 4.5. Положение, правила, инструкция, регламент 24 4.6. Протокол 25 4.7. Служебная переписка 27 V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 32 5.1. Организация документооборота 32 5.2. Организация доставки и отправки документов 33 5.3. Регистрация документов 37 5.4. Порядок рассмотрения документов Губернатором, руководством органов 39 исполнительной власти и доведения документов до исполнителей 5.5. Печатание, размножение и учет количества документов 40 5.6. Работа исполнителей с документами 42 5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов 43 5.8. Работа с обращениями граждан 43 5.9. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного 44 пользования" (ДСП) 5.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции 45 5.11. Учет и анализ объемов документооборота 46 VI. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ 46 6.1. Составление номенклатур дел 46 6.2. Формирование, оформление дел и их текущее хранение 50 6.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение 53 VII. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 56 7.1. Организация общей поисковой системы по документам 56 7.2. Особенности работы с электронными документами 56 VIII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ИЗЪЯТИЕ ИЗ ОБРАЩЕНИЯ 59 ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ IX. ПРИЛОЖЕНИЯ 62 I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти и их структурных подразделениях (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органов исполнительной власти документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76. 1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органах исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами). Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. 1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ) органа исполнительной власти. 1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в органах исполнительной власти возлагается на руководителей соответствующих органов. Работники структурных подразделений органов исполнительной власти несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции. II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ 2.1. Деятельность органов исполнительной власти обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органов исполнительной власти, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом исполнительной власти, другими органами управления и организациями. 2.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов устанавливается в табеле унифицированных форм документов, утвержденном руководителями органов исполнительной власти. 2.3. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия: автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ; бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения; дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти; документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; делопроизводство, документационное обеспечение управления - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти; документ - официальный документ, созданный органом исполнительной власти, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти; документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения; обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления; оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период; подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа; регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; реквизит документа - обязательный элемент оформления документа; служба документационного обеспечения управления (делопроизводства) - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органов исполнительной власти; унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации; формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел; шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме; экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе; юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. III.СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ 3.1. Бланки документов 3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения (приложения 1, 2, 3), установленные соответствующими правовыми актами Правительства Нижегородской области (далее - Правительство). 3.1.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм). Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее: - 20 мм - левое; - 10 мм - правое; - 20 мм - верхнее; - 20 мм - нижнее. В органах исполнительной власти и их структурных подразделениях применяются следующие бланки: - бланк письма (Губернатора Нижегородской области, Председателя Правительства (далее - Губернатор), Правительства Нижегородской области, Вице-губернатора, заместителя Председателя Правительства Нижегородской области (далее - Вице-губернатор), заместителей Губернатора, заместителей Председателя Правительства Нижегородской области (далее - заместители Губернатора), органов исполнительной власти Нижегородской области (далее - органы исполнительной власти), структурных подразделений аппарата Правительства Нижегородской области (далее - аппарат Правительства)); - общий бланк (Правительства, органов исполнительной власти); - бланк конкретного вида документа (указ, распоряжение, поручение, протокол, резолюция Губернатора; постановление, распоряжение Правительства; протокол, поручение, резолюция Вице-губернатора, заместителей Губернатора; приказ, распоряжение, решение органов исполнительной власти); - бланк должностного лица (Вице-губернатора, заместителей Губернатора). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два равнозначных варианта бланков - угловой и продольный, которые используются в следующем порядке: - должностной бланк - должностным лицом органа исполнительной власти, должность которого (исполнение обязанностей) соответствует наименованию должности на бланке; - бланк Правительства - Губернатором или лицом, исполняющим его обязанности, Вице-губернатором, заместителями Губернатора; - бланк органов исполнительной власти - министерствами, департаментами, комитетами, управлениями, инспекциями и иными органами исполнительной власти, за подписью руководителя органа исполнительной власти, а также лица его замещающего; - бланк структурного подразделения аппарата Правительства - структурными подразделениями аппарата Правительства, за подписью руководителя, заместителя руководителя структурного подразделения. Документы совещательных органов при Губернаторе или Правительстве, а также межведомственных комиссий (советов) оформляются на бланках без изображения герба Нижегородской области в случае, если использование бланка предусмотрено положением совещательного органа (межведомственной комиссии/совета). Бланк утверждается совещательным органом (межведомственной комиссией/советом). Применение бланка допускается председателями (руководителями), заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями совещательных органов (межведомственных комиссий/советов). 3.1.3. Для ведения переписки между заместителями Губернатора, заместителями Губернатора и Губернатором, членами Правительства (по вопросам работы Правительства) бланки документов не применяются, "внутренняя переписка" оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Подпись оформляется с указанием фамилии лица, подписавшего документ без указания должности. 3.1.4. Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью Губернатора, членов Правительства, должностных лиц органов исполнительной власти в сторонние организации, а также направление в адрес Губернатора, членов Правительства документов за подписью руководителей органов исполнительной власти, не являющихся членами Правительства (министерств, департаментов, комитетов, управлений, инспекций) и лиц, официально их замещающих. 3.1.5. Бланк письма (Губернатора, Правительства, Вице-губернатора, заместителей Губернатора); общий бланк Правительства; бланки конкретных видов документов (указ, распоряжение, поручение, протокол, резолюция Губернатора; постановление, распоряжение Правительства; протокол, поручение, резолюция Вице-губернатора, заместителей Губернатора) изготавливаются централизованно управлением делами Правительства Нижегородской области на основании утвержденных образцов бланков. Образцы вышеперечисленных бланков утверждаются правовыми актами Губернатора и Правительства. 3.1.6. Утвержденные образцы бланков Губернатора, Правительства, Вице-губернатора, заместителей Губернатора, органов исполнительной власти формируются в "Альбом образцов бланков правовых актов и организационных документов Губернатора, Правительства и органов исполнительной власти Нижегородской области". 3.1.7. Бланк документа с изображением Герба Нижегородской области должен использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не может передаваться сторонним организациям и лицам. Номерные бланки подлежат учету в "Журнале учета и выдачи номерных бланков". Учет и выдача номерных бланков осуществляется аппаратом Правительства (департаментом организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области). Порядок выдачи номерных бланков в органы исполнительной власти Нижегородской области, возврата и уничтожения испорченных бланков определены распоряжениями Губернатора Нижегородской области от 24 августа 2005 года N 772-р; от 20 сентября 2005 года N 892-р; от 14 ноября 2005 года N 1290-р. 3.1.8. Состав видов и формы бланков, применяемых в органах исполнительной власти, утверждаются его руководителем по представлению службы ДОУ. 3.1.9. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется правовым актом (приказ, распоряжение). Соответствующие предложения о введении в обращение новых бланков вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков. 3.2. Общие требования к оформлению документов 3.2.1. Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления, поручения и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями органов исполнительной власти в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе. Порядок подготовки проектов актов Губернатора, Правительства, органов исполнительной власти изложены в Регламенте Правительства Нижегородской области (далее - Регламент Правительства); правила оформления правовых актов изложены в разделе 4 настоящей Инструкции. Документы рекомендуется оформлять в текстовом редакторе Microsoft Word (версия XP и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 cм от левой границы текстового поля документа. Инициалы имени, отчества и фамилия должностного лица печатаются без пробелов между инициалами и фамилией. 3.2.2. Реквизиты документов. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата, регистрационный номер документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа). В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка. Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами. 3.2.2.1. Герб Нижегородской области. Герб Нижегородской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Нижегородской области от 10 сентября 1996 года N 42-З "О Гербе Нижегородской области". 3.2.2.2. Наименование организации. Справочные данные. Наименование организации (должностного лица) - автора документа приведено на бланках документов Губернатора, Правительства, органов исполнительной власти и их структурных подразделений. Справочные данные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес органа исполнительной власти, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, адрес официального сайта органа исполнительной власти. 3.2.2.3. Наименование вида документа. Для каждого вида организационно-распорядительного документа Губернатора, Правительства, органа исполнительной власти используется бланк конкретного вида документа, на котором воспроизведено наименование вида документа (указ, постановление, распоряжение, приказ и др.). Реквизит печатается прописными буквами вразрядку центровано. При отсутствии на бланке наименования вида документа (общий бланк) реквизит печатается прописными буквами, может оформляться вразрядку (протокол, выписка из протокола, справка, акт и другие). Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. 3.2.2.4. Место составления (издания) документа. Место составления или издания документа (г.Нижний Новгород) указывается в бланках документов органа исполнительной власти, за исключением бланков писем. 3.2.2.5. Дата документа. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является: - дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов; - дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний. Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (01.10.2005 - полное проставление даты, 1 октября 2005 года - словесно-цифровое проставление даты). В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в распорядительных документах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат. Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм от верхнего края листа. Дата документа проставляется службой ДОУ при регистрации документа. 3.2.2.6. Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Правительстве. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту. 3.2.2.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа в обязательном порядке указывается на документах - ответах под датой и номером документа - ответа. 3.2.2.8. Адресат. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу, а также гражданам при ответе на их обращения. Наименование органа исполнительной власти, организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, например: Департамент транспорта Нижегородской области Директору А.В.Зубареву Если в качестве адресата выступает руководитель органа исполнительной власти (организации), то наименование органа исполнительной власти (организации) входит в наименование должности адресата, например: Министру спорта и молодежной политики Нижегородской области В.В.Харитонову При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии. Если документ отправляют нескольким однородным организациям, то их следует указать обобщенно, например: Руководителям органов местного самоуправления Нижегородской области (по списку) При адресации документа должностному лицу органа исполнительной власти наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность, например: руководитель аппарата Правительства Нижегородской области - министр Правительства Нижегородской области. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При этом каждый экземпляр документа должен быть подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии документов. Исходящие документы, в том числе инициативные, принимаются к отправке в случае отправления документа в один адрес - в 2-х экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс один. Экземпляр исходящего документа, остающийся в деле, должен быть завизирован, в том числе указывается исполнитель с номером телефона. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок его написания: - наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество); - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта (город, поселок и т.п.); - название области, края, автономного округа (области), республики; - страна (для международных почтовых отправлений); - почтовый индекс. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б.Черкасский пер., д.5/2 Москва, 103012 Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, должностным лицам органов государственной власти Российской Федерации и в органы государственной власти Нижегородской области, должностным лицам органов государственной власти Нижегородской области, а также при переписке внутри структурных подразделений. В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются. Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками для писем. При угловом расположении реквизитов адресат печатается на расстоянии 120 мм от левого края листа бумаги и 20 мм от его верхнего края, с продольным расположением реквизитов - 50 мм от верхнего края. Все составные части адресата центрируются относительно самой длинной строки этого реквизита. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1 межстрочным интервалом. Допускается выделение реквизита "Адресат" жирным шрифтом. 3.2.2.9. Утверждение документа. Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Министр экономики Нижегородской области ________________ ___________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.0000 При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. УТВЕРЖДЕНО приказом аппарата Правительства Нижегородской области от 16 марта 2005 года N 1505 3.2.2.10. Указания по исполнению документов. Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется на бланке резолюции или, в исключительных случаях, непосредственно на документе и содержит следующие реквизиты: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата, регистрационный номер документа. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам - основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В этих случаях соисполнители направляют информацию основному исполнителю. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, срок исполнения в резолюции не указывается. Резолюции Губернатора, исполняющего обязанности Губернатора оформляются на синих бланках (герб выполнен в цветном изображении); заместителей Губернатора - на синих бланках (герб выполнен в синем изображении); руководителей органов исполнительной власти, структурных подразделений органов исполнительной власти - на черно-белых бланках; формат бланков А6 (в редких случаях А5) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение 3). В отдельных случаях резолюция может оформляться на бланке письма ниже адресата или на свободном от текста месте. 3.2.2.11. Наименование документа. Наименование документа (заголовок к тексту) - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк) и подготовленных на бумаге формата А5. Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например: ПРИКАЗ Об изменении штатного расписания "чего?" ("кого?"), например: Должностной регламент главного бухгалтера Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бумаге формата А5, заголовок может не составляться, для документов, оформленных на бумаге формата А4 заголовок обязателен. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом. 3.2.2.12. Текст документа. Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Текст документа, как правило, состоит из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы. Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы. При наличии в тексте документа ссылки на другие документы указывают их реквизиты: наименование документа, наименование автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту. При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая". При направлении документов в адрес руководителя организации допускается обращение в его адрес с использованием слова "господин", например: Уважаемый господин Иванов! или Господин Иванов! Текст может излагаться от первого лица множественного числа ("Просим Вас...", "Направляем..."), от третьего лица единственного числа ("Управление не возражает..."). В случае оформления письма на должностном бланке, текст излагается от первого лица единственного числа ("Прошу...", "Направляю ..."). В конце текста перед подписью возможно употребление выражения "С уважением" (слова пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится). При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующая должны быть пронумерованы, допускается использование оборотной стороны листа. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. 3.2.2.13. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по форме: Приложение: на _____ л. в _____ экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например: Приложение: 1. Копия распоряжения Правительства Нижегородской области от 16.10.2005 N 357-р "Об аппарате Правительства Нижегородской области" на 9 л. в 1 экз. 2. Справка о документообороте в аппарате Правительства Нижегородской области за IV квартал 2008 года на 5 л. в 2 экз. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: название документа и наименование организации дата, номер всего на л. в экз. Например: Приложение: письмо аппарата Правительства от 01.12.2008 N 304/3283/08-0-0 и приложение к нему, всего на 4 л. в 1 экз. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Отметка о наличии приложения печатается от левой границы текстового поля документа через 1 одинарный межстрочный интервал после текста документа. 3.2.2.14. Подпись. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке соответствующего документа, кроме "внутренней переписки", и сокращенное - на документе, оформленном на бланке. При использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например: Вице-губернатор, первый заместитель Председателя Правительства Нижегородской области В.А.Иванов Право подписывать документы имеет руководитель органа исполнительной власти или уполномоченного структурного подразделения органа исполнительной власти, а также уполномоченные лица. Право вести переписку по определенным вопросам может быть делегировано руководителем другим должностным лицам. Делегирование полномочий оформляется приказом о распределении обязанностей или доверенностью на выполнение определенных действий от имени органа исполнительной власти. Если право подписи предоставлено заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности. Не допускается переносить подпись на чистый (без текста) лист бумаги. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами. Отзыв подписи осуществляет должностное лицо, подписавшее документ, в следующем порядке: - с распорядительного документа соответствующим распорядительным документом; - с письма, схемы, приложения, плана - служебным письмом. Использование факсимильного воспроизведения (факсимиле) подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подготовке поздравительных адресов, открыток, поздравительных, приветственных и благодарственных писем, приглашений, извещений, служебных удостоверений, удостоверений к наградам, почетных грамот; в случае направления документа более чем в 4 адреса, а также на копиях и других документов нефинансового и непроизводственного характера. Факсимиле подписи ставится только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит. 3.2.2.15. Гриф согласования. Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями, должностными лицами. Согласование документов может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа. В гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата, например: СОГЛАСОВАНО Вице-губернатор, первый заместитель Председателя Правительства Нижегородской области Подпись В.А.Иванов Дата Грифы согласования располагаются ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования. Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например: "Лист согласования (справка, протокол) прилагается. Подпись, дата". Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего. В случае направления служебного письма в адрес Губернатора от органов исполнительной власти на документе обязательна виза заместителя Губернатора, курирующего соответствующий блок; в случае отсутствия заместителя Губернатора проставляется виза министра, назначенного ответственным за блок в соответствии с распоряжением Правительства Нижегородской области от 9 сентября 2010 года N 1845-р "О координации деятельности органов исполнительной власти Нижегородской области в период отсутствия Вице-губернатора, первого заместителя Председателя Правительства Нижегородской области и заместителей Губернатора, заместителей Председателя Правительства Нижегородской области". Второй экземпляр исходящего письма за подписью Губернатора обязательно визируется руководителем органа исполнительной власти, заместителем Губернатора, курирующим данный блок, и руководителем аппарата Правительства Нижегородской области - министром Правительства Нижегородской области. В случае направления служебного письма по принципиальным вопросам (финансы, имущество, земля, кадры и т.д.) в адрес заместителя Губернатора Нижегородской области от неподведомственных ему органов исполнительной власти на документе рекомендуется виза заместителя Губернатора, курирующего данный блок. Для сокращения сроков прохождения наградных документов, направляемых в адрес Губернатора представлений о награждении, визирование документов заместителями Губернатора, курирующими соответствующие блоки, не требуется, т.к. согласование со всеми заинтересованными лицами оформляется листом согласования после проведения юридической экспертизы документов управлением государственной гражданской и муниципальной службы аппарата Правительства Нижегородской области. Если заместитель Губернатора соответствующего блока не согласен с позицией руководителя органа исполнительной власти, изложенной в документе, то он должен доложить Губернатору обе позиции по данному вопросу на решение Губернатора. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата. Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях. Грифы (визы) согласования правовых актов Губернатора и Правительства оформляются в соответствии с требованиями Регламента Правительства, раздел 3. Гриф согласования печатается от левой границы текстового поля документа и на расстоянии 230 мм от верхнего края листа бумаги согласно установленным реквизитам для грифа согласования; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа или на его обороте. 3.2.2.16. Печать. На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику. Оттиск следует проставлять таким образом, чтобы личная подпись и оттиск были хорошо читаемы. Ведение Реестра печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, используемых Губернатором, Правительством и органами исполнительной власти, возлагается на управление документационного обеспечения и контроля департамента организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области аппарата Правительства Нижегородской области (далее - управление документационного обеспечения и контроля). Ведение учета печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, используемых подведомственными учреждениями и (или) территориальными органами исполнительной власти, возлагается на соответствующие органы исполнительной власти. 3.2.2.17. Отметка о заверении копии документа. Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. Отметка о заверении копии оформляется на обороте последнего листа документа и включает в себя указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать. Заверительная надпись составляется по форме: Подлинник документа находится в деле N ____________ за _________г. аппарата Правительства Нижегородской области. Верно Главный специалист управления государственной гражданской и муниципальной службы аппарата Правительства Нижегородской области Личная подпись Расшифровка подписи Дата заверения копии Заверительная надпись удостоверяется: - для копий правовых актов Губернатора и Правительства - печатью протокольного отдела управления документационного обеспечения и контроля или печатью департамента организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области аппарата Правительства Нижегородской области в зависимости от места хранения документов; - для соглашений, включенных в Реестр договоров (соглашений) Правительства Нижегородской области, - печатью отдела правовой информации правового управления государственно-правового департамента Нижегородской области или печатью департамента организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области аппарата Правительства, в зависимости от места хранения документов; для иных соглашений - печатью органа, в котором хранятся подлинники соглашений; - для служебных документов - штампами (печатями) с наименованием структурных подразделений. 3.2.2.18. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе на документах за подписью Губернатора проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа документа; на документах за подписью других должностных лиц - в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Отметка включает фамилию или фамилию, имя, отчество (полностью) исполнителя и номер его служебного телефона. Данный реквизит печатается шрифтом меньшим, чем размер шрифта основного текста в две строки. 3.2.2.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "В дело", дата, подпись должностного лица, уполномоченного списать документ в дело. 3.2.2.20. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные. 3.2.2.21. Отметка о контроле документа. Отметка о контроле документа может быть проставлена на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа. 3.2.2.22. Отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти содержит очередной регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). 3.2.2.23. Отметка о конфиденциальности. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера". Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования". Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа. 3.3. Оформление документов, направляемых за границу Российской Федерации 3.3.1. В целях координации международных связей должностных лиц органов исполнительной власти Нижегородской области, органов исполнительной власти, а также обеспечения протокольных требований к международной переписке проекты документов, готовящихся для отправки за рубеж, представляются на согласование (визирование) в департамент международных, внешнеэкономических и межрегиональных связей Нижегородской области. 3.3.2. Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках для писем по требованиям международных стандартов ИСО (International Organization for Standardization). Применение бланков производится в соответствии с требованиями, изложенными в Регламенте Правительства. Оформление документов, направляемых по линиям телексной и телеграфной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка, текст печатается заглавными буквами на русском языке латинским шрифтом ("клером") либо на языке адресата. 3.3.3. При подготовке документов для отправки зарубежным партнерам, в том числе документов, направляемых по телефаксу, следует соблюдать следующие правила оформления: 3.3.3.1. Текст документа, как правило, печатается на русском языке (за исключением телексной и телеграфной связи). 3.3.3.2. В реквизите "Адресат" указываются вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс, страна). Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым. 3.3.3.3. Заголовок к тексту не составляется. 3.3.3.4. Подписание вышеперечисленных документов производится только тем должностным лицом, подпись которого заготовлена на проекте документа. Подпись оформляется следующим образом: - при использовании должностного бланка указываются только имя, отчество, фамилия должностного лица, подписавшего документ, и его подпись; - при использовании других бланков вначале указываются имя, отчество, фамилия, затем должность лица, подписывающего документ, и его подпись. Реквизит "Подпись" печатается на уровне реквизита "Адресат". 3.3.3.5. Дата документа проставляется при его подписании. Применяется словесно-цифровой способ оформления дат, например: 15 января 2005 года. Реквизит "Дата" печатается от границы левого поля документа после текста письма на уровне или ниже подписи. 3.3.3.6. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера в Правительство, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ по следующей форме: "На Ваше письмо от...". 3.3.3.7. При регистрации документа, отправляемого за границу, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания. 3.3.3.8. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для отправки с адресом, напечатанным на русском и иностранном языках, и указанием адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском, так и на языке страны-адресата. 3.3.4. Порядок отправления документов за рубеж определяется исходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, через уполномоченный орган в сфере связи, нарочным, техническими средствами оперативной связи (телефакс, телекс, международная телеграмма). IV. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Акты Губернатора, Правительства и органов исполнительной власти (указы, постановления, распоряжения и др.) 4.1.1. Проекты правовых актов Губернатора, Правительства и органов исполнительной власти оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке (приложения 4, 5, 6, 7). Проекты актов Губернатора, Правительства и органов исполнительной власти направляются на подпись при необходимости с пояснительной запиской, содержащей краткое изложение сути акта, обоснование необходимости принятия данного проекта, ссылки на нормативные документы, которые положены в основу разработки проекта, с указанием даты их принятия, номера и названия. Проект акта имеет следующие реквизиты: наименование вида акта - указ, распоряжение Губернатора, постановление, распоряжение Правительства, приказ органа исполнительной власти; дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами. Может оформляться цифровым или словесно-цифровым способом, например: 15.07.2005; 15 июня 2005 года; номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например: N 143. К порядковому номеру распоряжения Губернатора, Правительства через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р. Дата и номер указа, распоряжения Губернатора, постановления и распоряжения Правительства располагаются на одном уровне и разнесены по левой и правой границам текстового поля документа. 4.1.2. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов (на расстоянии 2 одинарных межстрочных интервалов от реквизитов дата и номер), одинарным межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок постановления Правительства области печатается с прописной буквы, центруется и выделяется полужирным шрифтом, заголовок распоряжения Губернатора, Правительства печатается с прописной буквы от левой границы текстового поля документа и не выделяется полужирным шрифтом. Текст отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 14 кеглей полуторным интервалом. Текст документа печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую - в постановлениях, распорядительную - в распоряжениях. Преамбула в проектах постановлений Правительства завершается словами "Правительство Нижегородской области п о с т а н о в л я е т :", последнее слово печатается строчными буквами полужирным шрифтом вразрядку. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства, как правило, подразделяется на пункты, которые, нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства в тексте на них обязательно делается ссылка. 4.1.3. Подпись должностного лица (исполнителя) отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из должности ("Губернатор"), личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия Губернатора). Слово "Губернатор" печатается от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия Губернатора печатаются на уровне слова "Губернатор" без пробелов между инициалами и фамилией у правой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. 4.1.4. Приложения к проектам актов (указов, постановлений и распоряжений) Губернатора, Правительства печатаются на отдельных листах. Текст каждого приложения должен заканчиваться центрированной чертой длиной 3-5 см. Приложения к проектам актов (указов, постановлений и распоряжений) Губернатора, Правительства оформляются с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. 4.1.5. Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения. Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Приложение" со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Слова "УТВЕРЖДЕНО", "ОДОБРЕНО", "СОГЛАСОВАНО", "ПРИЛОЖЕНИЕ" отделяют от последующих строк реквизита полуторным межстрочным интервалом (остальные строки реквизита печатаются через одинарный интервал). Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения после слова "ПРИЛОЖЕНИЕ" дается ссылка на указ, постановление или распоряжение Губернатора, Правительства. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к постановлению Правительства Нижегородской области от ___________ N ____ При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Нижегородской области от __________ N _____ Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование приложения выделяется полужирным шрифтом. (Положение, Перечень, Список и т.д.). При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста) и нумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через одинарный межстрочный интервал. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии в тексте сносок ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения) Правительства. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра на листе согласования к проекту постановления (распоряжения). На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются на последнем листе каждого приложения. 4.1.6. Акты оформляются в текстовом редакторе Microsoft Word (версия XP и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Оформление в иных текстовых редакторах не допускается. При этом подготовка проектов актов (приложений к ним) может осуществляться в табличных редакторах с обязательной конвертацией перед их распечаткой на бумажный носитель в текстовый редактор Microsoft Word. Направлению на согласование с использованием автоматизированной системы согласования проектов правовых актов подлежат файлы, оформленные в текстовом редакторе Microsoft Word. 4.2. Поручения Поручения - распорядительные документы, которые оформляются на бланке поручений установленной формы. Поручениями оформляются решения оперативного характера по вопросам, связанным с деятельностью органов исполнительных власти, а также организационного и материально-технического обеспечения. Проекты поручений готовят и вносят органы исполнительной власти по заданию Губернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора либо в инициативном порядке. Проекты поручений подлежат согласованию с лицами, указанными в поручениях. Согласование оформляется листом согласования в соответствии с требованиями раздела 2 Регламента Правительства. Если в процессе согласования в проект поручения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию. 4.2.1. Поручения Губернатора оформляются на бланке поручений формата А4 (синий бланк, герб выполнен в цветном изображении). Поручения заместителей Губернатора оформляются на бланке поручений формата А4 или А5 (синий бланк, герб выполнен в синем изображении). Поручения печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей. Бланк поручения является бланком конкретного вида документа, а также бланком должностного лица и имеет следующие реквизиты: автор (Губернатор, Вице-губернатор, заместители Губернатора); наименование вида документа - поручение; дата поручения оформляется цифровым способом; номер поручения состоит из знака N и порядкового номера документа, присвоенного в автоматизированной информационной системе (далее - АИС) "Служебная корреспонденция". Заголовок к поручению не составляется. 4.2.2. Поручение составляется в адрес конкретных должностных лиц. При адресовании поручения членам Правительства, руководителям органов исполнительной власти указываются инициалы и фамилия без указания должности, например: Г.А.Суворову. Если в качестве адресата выступает руководитель сторонней организации (органа государственной власти, или местного самоуправления), то наименование организации (органа) и должности входит в состав реквизита "адресат", например: Начальнику ГУ МЧС России по Нижегородской области А.А.Шиканову; Если поручение направляется в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщённо, например: Главам органов местного самоуправления муниципальных образований Нижегородской области. Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками для писем. Все составные части адресата центрируются относительно самой длинной строки этого реквизита. Наименование организации, должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия от наименования должности не отделяются. 4.2.3. Текст поручения отделяется от реквизита "адресат" тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочного интервала от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст поручения может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной или состоять из одной распорядительной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания поручения. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Не рекомендуется формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица. Если в тексте поручения фигурирует название органа исполнительной власти, необходимо в скобках указывать инициалы и фамилию руководителя данного органа исполнительной власти. В случае, если поручение дается одновременно нескольким должностным лицам, последним пунктом поручения указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль по исполнению поручения в целом, координация исполнения поручения и подготовка сводной информации для доклада Губернатору. Текст поручения печатается на лицевой стороне бланка, излагается лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение и срока исполнения. На оборотной стороне бланка при наличии приложений могут указываться рассылаемые документы с указанием их регистрационных номеров, дат, количества листов. 4.2.4. Подпись должностного лица отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. Поручение подписывает должностное лицо, на бланке которого подготовлен документ, а в его отсутствие лицо, его замещающее. 4.2.5. Поручения Губернатора, данные им лично или в ходе переговоров (встреч), оформляются в этот же или на следующий день (в зависимости от срока исполнения поручения, времени и места переговоров). Подразделение (должностное лицо), получившее поручение или организовавшее совещание (переговоры), является ответственным за порядок оформления и прохождения поручения Губернатора в документообороте. 4.2.6. Поручениям Губернатора и заместителей Губернатора регистрационные номера присваиваются в АИС "Служебная корреспонденция". 4.2.7. Доклад об исполнении поручения Губернатора, подготовленный ответственным исполнителем - органом исполнительной власти, необходимо согласовывать с соответствующим заместителем Губернатора, в блоке которого находится данный орган исполнительной власти. 4.2.8. Поручения Губернатора исполняются в указанные в них сроки. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с момента его подписания. В исключительных случаях при необходимости продления срока исполнения поручения Губернатора, должностное лицо, которому дано поручение, до истечения срока представляет на имя Губернатора информацию с четко аргументированной просьбой о продлении срока исполнения. В информации должны указываться конкретные меры, принимаемые должностным лицом для исполнения поручения. Не допускается внесение проектов повторных поручений по невыполненным в установленный срок поручениям. 4.3. Оформление доверенности Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий Губернатора, органов исполнительной власти на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу. Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. 4.3.1. Доверенность оформляется на соответствующем бланке документа: - бланк письма Губернатора используется при подписании доверенности Губернатором на представление интересов Губернатора или совершение каких-либо действий от его имени; - бланк письма Правительства используется при подписании доверенности Губернатором на представление интересов Правительства или совершение каких-либо действий от имени Правительства; - бланк письма органа исполнительной власти используется при подписании доверенности его руководителем на представление интересов органа исполнительной власти или совершение каких-либо действий от имени органа исполнительной власти. 4.3.2. Сведения, необходимые для указания в доверенности: - заголовок "ДОВЕРЕННОСТЬ"; - дата выдачи и регистрационный номер; - фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица, передающего полномочия органа исполнительной власти, представляемого указанным должностным лицом, а также нормативный правовой акт, на основании которого он действует (за исключением доверенности от имени Губернатора); - фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочиваемого лица; - перечисление предоставляемых полномочий; - срок действия доверенности; - подпись Губернатора (лица, исполняющего его обязанности) или руководителя соответствующего органа исполнительной власти; - гербовая печать. 4.4. Приказ Приказ - форма правового акта, издаваемого органами исполнительной власти (министерствами, комитетами и др.), который может содержать нормы права непосредственно или утверждать подзаконные нормативные правовые акты (инструкция, порядок, положение); а также оформлять решения вопросов организационно-распорядительного характера, установление, изменение или прекращение трудовых отношений. 4.4.1. Приказы печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом Times New Roman Cyr размером от 12 до 14 кеглей (приложение 8). Приказ имеет следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти; наименование вида документа - приказ; дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом; Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N " и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2008 года N 21; 03.07.2008 N 44. Приказы, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий органа исполнительной власти и других органов или организаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы нумеруются отдельно. 4.4.2. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано. Например: О командировании работников министерства в ... 4.4.3. Текст приказа отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю", которое печатается строчными буквами вразрядку от левой границы текстового поля. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения. Контроль за соблюдением сроков исполнения приказа осуществляет служба ДОУ. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на этот документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта может начинаться словами "Признать утратившим силу ..."; "пункт ...исключить"; "пункт ...изложить в следующей редакции "..."; "дополнить пункт абзацем следующего содержания "...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра на листе согласования согласно установленным реквизитам для визы согласования. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. Приказы подписывает руководитель органа исполнительной власти, а в его отсутствие лицо, его замещающее. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект документа. Виза ставится на оборотной стороне последнего листа каждого приложения согласно установленным реквизитам для визы согласования. 4.4.4. При оформлении совместного приказа: наименования органов исполнительной власти располагаются на одном уровне или в порядке подчиненности; наименование вида документа - приказ, располагается центровано; дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи, располагается центровано; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне. 4.5. Положение, правила, инструкция, регламент Положение - система правовых норм, детально регламентирующих правовой статус, организацию, порядок деятельности органов государственной власти области, организаций и учреждений области, а также определяющих основы их взаимоотношений с другими органами, организациями, учреждениями и гражданами. Правила (порядок) - система правовых норм, определяющих поведение граждан, иных субъектов права в той или иной сфере общественных отношений, порядок организации какого-либо вида деятельности. Инструкция - документ, которым регулируется порядок осуществления какой-либо деятельности. Регламент - система правовых норм, определяющих порядок деятельности органа исполнительной власти. Понятия "Положение", "Регламент", "Правила", "Инструкция" применяется в соответствии с Законом Нижегородской области от 10 февраля 2005 года N 8-З "О нормативных правовых актах в Нижегородской области". Положение, правила, инструкция, регламент применяются как акты, утверждаемые органом исполнительной власти, и оформляются путем издания правового акта об их утверждении. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции и регламента соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов. 4.5.1. Положение (правила, инструкция, регламент) могут оформляться на общем бланке органа исполнительной власти или на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman Cyr размером от 12 до 14 кеглей. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и др. При использовании общего бланка органа исполнительной власти для утверждения положения (правил, инструкции, регламента) заголовок печатается в границах, предусмотренных утвержденными общими бланками документов. Заголовок печатается с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано. 4.5.2. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Образец оформления положения приведен в приложении 9. 4.6. Протокол Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний. 4.6.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку. При необходимости согласования проекта протокола с участниками заседания или лицами, определенными на заседании в качестве исполнителей, допускается направление документа электронной почтой и получение виз с помощью факса. 4.6.2. Протоколы оформляются на общих бланках органов исполнительной власти или на стандартных бланках протоколов. 4.6.3. Протокол имеет следующие реквизиты: - герб Нижегородской области; - наименование органа исполнительной власти (в случае оформления на общем бланке); - наименование вида документа (протокол) - слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом Times New Roman Cyr размером 16 кеглей, центровано; - дата заседания оформляется словесно-цифровым способом. В протоколе проставляется дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала и через тире дата окончания заседания; - номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола. К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе исполнительной власти. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Правительства, оперативных совещаний, комиссий, советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. - место проведения заседания выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер"; - гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению); - заголовок - вид заседания, совещания и др. отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру; заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже; - текст; - подписи. Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами и включают наименование "Председатель", "Секретарь", личные подписи и расшифровки подписей (инициалы и фамилии). 4.6.4. Протоколы могут быть полными (приложение 10) и содержать кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников; краткими (приложение 11) - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения. Может быть оформлена выписка из протокола (приложение 12). В стенограммах - весь ход заседания записывается дословно. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. 4.6.4.1. Во вводной части полного протокола указываются председатель заседания (совещания), должность, фамилия и инициалы; секретарь заседания (совещания), должность, фамилия и инициалы; присутствующие на заседании (совещании), должности, фамилии (в алфавитном порядке) и их инициалы. Слово "Председатель" печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; под ним - "Секретарь" с прописной буквы. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через 1 межстрочный интервал после фамилии и инициалов председателя, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 1-2 межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы (через одинарный межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке. Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали - Выступили - Решили (прописными буквами). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Полный протокол подписывается председателем и секретарем. 4.6.4.2. Во вводной части краткого протокола указываются председатель заседания (совещания), его должность, фамилия и инициалы; присутствующие на заседании (совещании), фамилии и инициалы в алфавитном порядке. Список присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой в скобках указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Краткий протокол подписывается председателем. На обороте последнего листа краткого протокола указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. 4.6.4.3. Протоколам присваиваются порядковые номера в соответствии с п.4.6.3 настоящей Инструкции. К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе исполнительной власти. Оформленные протоколы заседаний Правительства, оперативных совещаний Губернатора, разовых совещаний под председательством Губернатора регистрируются в управлении документационного обеспечения и контроля. Оформленные протоколы заседаний постоянных совещаний, комиссий, советов, коллегий, комитетов и т.д. под председательством Губернатора регистрируются в органах, ответственных за функционирование данного направления деятельности. Протоколы совещаний Вице-губернатора, заместителей Губернатора регистрируются в соответствующих отделах заместителей Губернатора. Ведение и регистрация протоколов совещаний у руководителей органов исполнительной власти осуществляется в соответствующих органах. 4.7. Служебная переписка Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан. Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи. Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи. В зависимости от содержания и назначения письма могут быть: инструктивными, гарантийными, информационными, методическими, благодарственными, поздравительными, рекламными, есть также письма-просьбы, письма-извещения, письма-приглашения и т.д. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. В зависимости от автора, характера содержания телеграммы могут быть составлены в виде поручений. Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью, в соответствии с действующим законодательством. 4.7.1. Служебные письма. 4.7.1.1. Служебные письма, как вид документа, по назначению могут быть инициативными, ответными и сопроводительными. Письма оформляются на специальных бланках - бланках письма (приложение 1, 2) и печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей (приложение 13). В органах исполнительной власти используются бланки для писем с угловым и продольным расположением реквизитов. 4.7.1.2. При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты: герб Нижегородской области; наименование органа исполнительной власти; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; отметка об исполнителе; визы согласования документа; идентификатор электронной копии документа. Порядок заполнения реквизитов служебных писем изложен в п.3.2 настоящей Инструкции. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу служебного письма, являются: - наименование организации (должностного лица) - автора документа, - дата документа, - регистрационный номер документа, - ссылка на дату и регистрационный номер (при подготовке письма-ответа), - адресат, - текст, - подпись, - печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа). 4.7.1.3. Порядок оформления служебных писем. В органах исполнительной власти для оформления служебных писем используются бланки для писем с угловым и продольным расположением реквизитов. Угловые и продольные бланки писем равнозначны, выбор одного из вариантов зависит от характера письма. Бланки писем используются строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Бланки писем Губернатора являются бланками строгой отчетности, хранятся и учитываются в департаменте организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области аппарата Правительства. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов: "Адресат", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" и др. отделяются друг от друга межстрочными интервалами (см. пункт 3.2.). Заголовок письма должен кратко и точно отражать содержание текста письма и отвечать на вопрос "о чем". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками писем с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал центровано. 4.7.1.4. Требования к текстам служебных писем. Текст служебного письма, как правило, начинается с обращения к адресату. Принципами выбора формы обращения являются: - общественная позиция адресата в соотношении с позицией автора письма; - степень знакомства, характер отношений; - официальность/неофициальность ситуации общения; - этикетные разрешения, действующие согласно протоколам. При печатании обращение выравнивается по центру и отделяется от текста письма одним полуторным интервалом. Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей. В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части письма (заключение) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т.п. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части. В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа (просим сообщить; направляем на рассмотрение); - от третьего лица единственного числа (министерство считает возможным; министерство не возражает); - от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу направить). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица. Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Служебное письмо должно быть корректным по форме. При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к адресату. Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование. Размер письма не должен превышать 5 машинописных страниц. Однако, несмотря на краткость письма, вопрос, рассматриваемый в нем, следует раскрыть полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п. Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А5 и не составлять заголовок к тексту. Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочный интервал, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготовленных к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала. 4.7.1.5. При оформлении совместного письма: - наименования органов исполнительной власти (организаций) располагаются на одном уровне или в порядке подчиненности; - дата совместного письма - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центровано; - регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. - подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне или в порядке подчиненности. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях об органах исполнительной власти, в положениях о структурных подразделениях, в должностных регламентах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания документов при отсутствии должностных лиц. 4.7.1.6. Согласование служебных писем. Второй экземпляр исходящего письма органа исполнительной власти (копия) представляется в службу ДОУ при наличии следующих виз (согласований): - исполнителя; - руководителя структурного подразделения. Экземпляр исходящего письма (копия) за подписью Губернатора, остающийся в деле, должен быть завизирован соответственно непосредственным исполнителем (с указанием фамилии и номера телефона), руководителем органа исполнительной власти и заместителем Губернатора, курирующим соответствующий блок. При подготовке служебных писем на имя Губернатора (внутренняя переписка) необходимо визирование документов заместителем Губернатора, в чьем блоке находится орган исполнительной власти, направляющий письмо. При подготовке руководителем органа исполнительной власти инициативного документа в адрес Губернатора, виза заместителя Губернатора соответствующего блока обязательна. В случае отсутствия заместителя Губернатора (отпуск, командировка и т.д.) визирование документов осуществляется в соответствии с распоряжением Правительства Нижегородской области от 9 сентября 2010 года N 1845-р "О координации деятельности органов исполнительной власти Нижегородской области в период отсутствия Вице-губернатора, первого заместителя Председателя Правительства Нижегородской области и заместителей Губернатора, заместителей Председателя Правительства Нижегородской области". В случае необходимости служебные письма проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами органов исполнительной власти. Возникшие замечания по подготовленным письмам за подписью Губернатора устраняются, как правило, в рабочем порядке. Если замечания носят принципиальный характер, виза оформляется следующим образом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата. Если заместитель Губернатора, соответствующего блока, не согласен с позицией руководителя органа исполнительной власти, то он может доложить Губернатору обе позиции по данному вопросу на решение Губернатора. 4.7.2. Телеграммы. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы в 2-х экземплярах. Телеграммы категории "правительственная" подписываются Губернатором, заместителями Губернатора, руководителем аппарата Правительства - министром Правительства. Телеграммы без категории подписываются руководителями органов исполнительной власти. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2026 Июнь
|
