|
Расширенный поиск
Распоряжение Администрации г.Нижнего Новгорода от 19.10.2011 № 478-р
Документ имеет не последнюю редакцию.
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е 19.10.2011 N 478-р Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (В редакции Распоряжений Администрации г.Нижнего Новгорода от 20.01.2012 г. N 9-р; от 14.03.2012 г. N 104-р) В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в отраслевых (функциональных) структурных подразделениях и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода (далее - структурные подразделения администрации города) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации": 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (далее - Инструкция). 2. Руководителям структурных подразделений администрации города обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота. 3. Отменить: 3.1. Распоряжение главы администрации города Нижнего Новгорода от 15.04.1998 N 1383-р "Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства в аппарате администрации города Нижнего Новгорода". 3.2. Приказ главы администрации города Нижнего Новгорода от 11.02.2002 N 125 «О внесении изменений и дополнений в Методические рекомендации по составлению и оформлению документов, утвержденные приказом главы администрации города Нижнего Новгорода от 25.05.2000 N 265». 3.3. Приказ главы администрации города Нижнего Новгорода от 02.07.2002 N 1102 «О внесении дополнений в приказ главы администрации города Нижнего Новгорода от 25.05.2000 N 265». 4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации города Нижнего Новгорода Холкину М.М. Глава администрации города О.А.Кондрашов УТВЕРЖДЕНА распоряжением администрации города от 19.10.2011 N 478-р ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от 14.03.2012 г. N 104-р) 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы в отраслевых (функциональных) структурных подразделениях и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода (далее - структурные подразделения администрации города). 1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации". 1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. 1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города осуществляются департаментом организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации. 1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города возлагается на руководителей структурных подразделений. В каждом структурном подразделении администрации города контроль за ведением делопроизводства в данном подразделении осуществляет служба документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ): специально созданное подразделение (отдел, сектор) либо сотрудник структурного подразделения, на которого правовым актом руководителя структурного подразделения возложены обязанности по контролю за ведением делопроизводства и подготовке документов для сдачи их в архив. 2. Документация администрации города Нижнего Новгорода 2.1. Состав управленческой документации администрации города Нижнего Новгорода определяется компетенцией главы администрации города, заместителей главы администрации города, структурных подразделений администрации города, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между структурными подразделениями администрации города, а также между администрацией города и иными органами местного самоуправления города Нижнего Новгорода, органами власти Нижегородской области, организациями. 2.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, образцы бланков документов утверждаются правовым актом администрации города Нижнего Новгорода. 3. Оформление служебных документов 3.1. Общие требования к оформлению документов, бланки документов Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления, поручения и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями администрации города в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе. Правила оформления правовых актов администрации города, руководителей структурных подразделений администрации города Нижнего Новгорода изложены в разделе 4 настоящей Инструкции. Порядок подготовки проектов вышеуказанных правовых актов определяется Регламентом администрации города Нижнего Новгорода. 3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения. Документы рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора "Word для Windows" (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля документа. Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее. 3.1.2. Бланки документов. 3.1.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм). 3.1.2.2. В администрации города Нижнего Новгорода применяются следующие бланки: +----------------------+------------------------------------------------------------+ | Вид бланка | Должностное лицо, орган, | | | структурное подразделение администрации города, | | | которые вправе использовать данный вид бланка | +----------------------+------------------------------------------------------------+ | общий бланк | администрация города, | | | администрации районов города, | | | отраслевые (функциональные) структурные подразделения администрации| | | города, | | | структурные подразделения управления административно-технического | | | контроля администрации города | | (В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода | |от 20.01.2012 г. N 9-р) | +-------------+---------------------------------------------------------------------+ | бланк | глава администрации города, | | письма | заместители главы администрации города, | | | администрации районов города, | | | первые заместители, заместители глав администраций районов города, | | | отраслевые (функциональные) структурные подразделения администрации | | | города, | | | заместитель начальника управления административно-технического | | | контроля администрации города, | | | структурные подразделения управления административно-технического | | | контроля администрации города | | (В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода | |от 20.01.2012 г. N 9-р) | +-------------+---------------------------------------------------------------------+ | бланк постановления | администрация города | +----------------------+------------------------------------------------------------+ | бланк распоряжения | администрация города, | | | главы администраций районов города | +----------------------+------------------------------------------------------------+ | бланк приказа | заместители главы администрации города, в т.ч. главы | | | администраций районов города, | | | отраслевые (функциональные) структурные подразделения | | | администрации города | +----------------------+------------------------------------------------------------+ | бланк поручения | глава администрации города, | | | заместители главы администрации города, в т.ч. главы | | | администраций районов города, | | | руководители отраслевых (функциональных) структурных | | | подразделений администрации города | +----------------------+------------------------------------------------------------+ | бланк резолюции | глава администрации города, | | | заместители главы администрации города, в т.ч. главы | | | администраций районов города, | | | руководители отраслевых (функциональных) структурных | | | подразделений администрации города | +----------------------+------------------------------------------------------------+ В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа. Продольные бланки используются чаще всего для подготовки правовых актов. Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения». Например, целесообразно использовать угловые бланки для протоколов, договоров, актов, инструкций, требующих утверждения, и писем, где есть реквизит «Адресат». Вышеперечисленные бланки администрации города, администраций районов города, отраслевых (функциональных) структурных подразделений используются соответственно главой администрации города, главой администрации района города, руководителем отраслевого (функционального) структурного подразделения администрации города либо лицами, исполняющими их обязанности на основании соответствующих правовых актов. Вышеперечисленные бланки должностных лиц администрации города, администраций районов города вправе использовать те должностные лица, должность которых указана на бланке, либо лица, исполняющие их обязанности на основании соответствующих правовых актов. Использование вышеперечисленных бланков иными должностными лицами администрации города, администраций районов города определяется правовым актом администрации города. (В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от 14.03.2012 г. N 104-р) Документы совещательных органов, межведомственных комиссий (советов) оформляются на бланках, если использование бланка предусмотрено положением о совещательном органе (межведомственной комиссии/совете). Бланк утверждается совещательным органом (межведомственной комиссией/советом). Применение бланков допускается председателями (руководителями), заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями совещательных органов (межведомственных комиссий/советов). 3.1.2.3. Допускается не применять бланки документов для ведения переписки между заместителями главы администрации города, а также между заместителями главы администрации города и главой администрации города. В перечисленных случаях переписка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Подпись оформляется с указанием фамилии и инициалов лица, подписавшего документ, без указания должности. 3.1.2.4. Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью главы администрации города, заместителей главы администрации города в сторонние организации. 3.1.2.5. Состав видов и формы бланков, применяемых в администрации города, утверждаются правовым актом администрации города. 3.1.2.6. Письма за подписью главы администрации города (экземпляр, отправляемый адресату) оформляются на бланках с цветным изображением герба города Нижнего Новгорода. Второй экземпляр письма, остающийся в деле, - на стандартном бланке с контурным черно-белым изображением герба. Цветные бланки являются бланками строгой отчетности. 3.1.3. Реквизиты документов. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата, регистрационный номер документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа). В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка. 3.1.3.1. Герб города Нижнего Новгорода. Герб города Нижнего Новгорода помещают на бланках документов в соответствии с Положением о символах города Нижнего Новгорода, утвержденным постановлением городской Думы города Нижнего Новгорода от 20.12.2006 N 96. Чёрно-белое изображение герба города Нижнего Новгорода используется исключительно в контурном варианте. Размещение на документе светокопии либо чёрно-белой печати с цветного изображения герба города не допускается, так как присутствие на изображении герба различных оттенков серого цвета противоречит его геральдическому описанию. 3.1.3.2. Наименование вида документа. Для каждого вида документа используется бланк конкретного вида, на котором воспроизведено наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ и др.). Реквизит печатается прописными буквами вразрядку центровано. При отсутствии на бланке наименования вида документа (общий бланк) реквизит печатается прописными буквами, может оформляться вразрядку (протокол, выписка из протокола, справка, акт и другие). Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. 3.1.3.3. Дата документа. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является: дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов; дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний. Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (01.10.2005 - полное проставление даты, 01 октября 2005 года - словесно-цифровое проставление даты). В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в распорядительных документах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат. На бланке документа дата документа указывается в специально обозначенном месте. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм от верхнего края листа. 3.1.3.4. Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. 3.1.3.5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и номером документа-ответа. 3.1.3.6. Адресат. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу, а также гражданам при ответе на их обращения. При адресовании обращения организации (структурному подразделению) наименование адресата указывается в именительном падеже. При адресовании обращения руководителю организации (структурного подразделения), иному должностному лицу наименование должности и фамилия адресата указываются в дательном падеже, при этом инициалы ставятся перед фамилией адресата, например (здесь и далее примеры наименования организаций, имена их руководителей, справочные данные и др. являются условными): Директору департамента здравоохранения И.И.Иванову Или: Аппарат Губернатора Нижегородской области При адресации документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии, например: Иванову И.И., проживающему по адресу: ул.Инициативная, д.5, кв.12, г.Нижний Новгород, 603015 Если документ отправляют нескольким однородным организациям, то их следует указать обобщенно, например: Руководителям отраслевых (функциональных) структурных подразделений и территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При этом каждый экземпляр документа должен быть подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки. В этом случае адресатам направляются копии документа. Исходящие документы, в том числе инициативные, принимаются к отправке: в случае направления документа в один адрес - в 2 экземплярах; в случае направления нескольким адресатам - в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов на документе, плюс один. Экземпляр исходящего документа, остающийся в деле, должен быть завизирован исполнителем. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок его написания: наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т.п.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б. Черкасский пер., д. 5/2, Москва, 103012 Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, должностным лицам государственной власти Российской Федерации, в органы государственной власти Нижегородской области, должностным лицам органов государственной власти Нижегородской области, главе города Нижнего Новгорода, в городскую Думу города Нижнего Новгорода, главе администрации города Нижнего Новгорода, его заместителям, а также при переписке внутри структурных подразделений администрации города Нижнего Новгорода. В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются. Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками для писем. При угловом расположении реквизитов адресат печатается на расстоянии 120 мм от левого края листа бумаги и 20 мм от его верхнего края, с продольным расположением реквизитов - 50 мм от верхнего края. Все составные части адресата выравниваются по левому краю поля, отведенного для реквизита. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности одинарным межстрочным интервалом. Допускается выделение реквизита "Адресат" жирным шрифтом. 3.1.3.7. Утверждение документа. Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Директор департамента _______________ ____________________________________ ____________________ И.О.Фамилия (личная подпись) «_____» __________________ 20___г. Дата в грифе утверждения не ставится, если утверждаемый документ оформляется на общем бланке, уже содержащем реквизит «дата». При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. УТВЕРЖДЕНО приказом директора департамента ______________________________ от 16 марта 2011 года N 155 3.1.3.8. Резолюция. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам - основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В этом случае соисполнители направляют информацию основному исполнителю, который отчитывается об исполнении поручения, указанного в резолюции. На документах, не требующих конкретных поручений по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель (исполнители), подпись автора резолюции, дата. Резолюция оформляется на бланке формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 3.1.3.9. Заголовок к тексту. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например: Приказ «Об изменении штатного расписания», "чего?" ("кого?"), например: Должностная инструкция начальника отдела. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом. 3.1.3.10. Текст документа. Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа. Текст документа, как правило, состоит из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы. Текст документа допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами. Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко. При наличии в тексте документа ссылки на другие документы указывают их реквизиты: наименование документа, наименование автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту. При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например: Уважаемый Иван Иванович! При адресовании документов руководителю организации допускается также обращение с использованием слова "господин", например: Уважаемый господин Иванов! или Господин Иванов! Текст письма может излагаться от первого лица множественного числа (например, "Просим Вас...", "Направляем...") либо от третьего лица единственного числа (например, "Управление не возражает..."). От первого лица единственного числа текст излагается в случае оформления письма на должностном бланке (например, "Прошу...", "Направляю ..."). При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующая должны быть пронумерованы, допускается использование оборотной стороны листа. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница", «стр.» и знаков препинания. 3.1.3.11. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на _____ л. в _____ экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например: Приложение: 1. Копия постановления администрации города Нижнего Новгорода от 03.02.2011 N 331 " О внесении изменений в постановление администрации города Нижнего Новгорода от 08.02.2006 N 252 " на 9 л. в 1 экз. 2. Справка о документообороте в администрации города Нижнего Новгорода за IV квартал 2010 года на 5 л. в 2 экз. Если к основному документу прилагается документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: копия письма департамента _____________________________ от 22.02.2011 N 16/19-166/ис и приложение к нему, всего на 4 л. в 1 экз. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Отметка о наличии приложения печатается от левой границы текстового поля документа через 1 одинарный межстрочный интервал после текста документа. 3.1.3.12. Подпись. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При использовании должностного бланка наименование должности не указывается. Право подписывать документы имеет руководитель структурного подразделения администрации города либо лицо, исполняющее его обязанности на основании правового акта. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности. Не допускается переносить подпись на чистый (без текста) лист бумаги. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. Подпись отделяется от текста, как правило, тремя одинарными межстрочными интервалами. Отзыв подписи осуществляет должностное лицо, подписавшее документ, в следующем порядке: с распорядительного документа - соответствующим распорядительным документом, с письма, схемы, плана и т.д. - служебным письмом. Использование факсимильного воспроизведения (факсимиле) подписи должностного лица, уполномоченного подписать документ, допускается только при подготовке поздравительных адресов, открыток, приветственных, поздравительных и благодарственных писем, приглашений, извещений, служебных удостоверений, удостоверений к наградам, почетных грамот. Факсимиле подписи ставится только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит. 3.1.3.13. Гриф согласования. Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями администрации города, должностными лицами. Согласование документов может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется одним из следующих способов: грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования, протоколом обсуждения документа. В гриф согласования входит слово «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата, например: СОГЛАСОВАНО Заместитель главы администрации города Нижнего Новгорода, глава администрации Автозаводского района ________________ И.О.Фамилия подпись Дата Грифы согласования располагаются на документе ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования. Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда документ необходимо согласовать с руководителями нескольких структурных подразделений администрации города, руководителями нескольких организаций. В этом случае на документе на месте грифа согласования делается соответствующая отметка, например: Лист согласования (справка, протокол) прилагается. Допускается оформление листа согласований (приложение N 14) на обороте последней страницы документа, подписанной уполномоченным должностным лицом, если документ необходимо согласовать с 2-5 должностными лицами. Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата. При подготовке структурным подразделением администрации города проекта документа за подписью главы администрации города либо при направлении документа на согласование главе администрации города необходимо предварительное визирование документа заместителем главы администрации города, в чьем подчинении находится структурное подразделение. Грифы согласования, визы должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях. Грифы согласования, визы правовых актов администрации города и заместителей главы администрации города оформляются в соответствии с требованиями Регламента администрации города Нижнего Новгорода. Гриф согласования печатается от левой границы текстового поля документа и на расстоянии 230 мм от верхнего края листа бумаги согласно установленным реквизитам для грифа согласования; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа или на его обороте. 3.1.3.14. Оттиск печати. На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику. Оттиск следует проставлять таким образом, чтобы личная подпись и оттиск были хорошо читаемы. Реестр печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, используемых в администрации города Нижнего Новгорода ведется в департаменте организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации. 3.1.3.15. Отметка о заверении копии. Структурные подразделения администрации города могут выдать копии только тех документов, подлинники которых у них хранятся. Копии выдаются с письменного разрешения руководителя структурного подразделения. Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. Заверительная надпись проставляется ниже реквизита "Подпись" на расстоянии 240 мм от верхнего края листа бумаги и составляется по форме: Верно Начальник протокольного отдела департамента правового обеспечения администрации города Нижнего Новгорода _________________ И.О.Фамилия подпись Дата заверения копии Заверительная надпись удостоверяется печатью. 3.1.3.16. Отметка об исполнителе. На последней странице исходящего документа, содержащей реквизит «подпись», в левом нижнем углу в две строки указывается информация о непосредственном исполнителе документа: фамилия или фамилия, имя, отчество (полностью) и номер контактного телефона (дефисы в номере телефона не ставятся, цифры разделяются пробелами). Например: Иванов 412 34 56 или Иванов Иван Иванович 412 34 56 На исходящих документах, подписанных главой администрации города либо лицом, исполняющим его обязанности, информация об исполнителе и виза исполнителя размещаются на обороте страницы документа, содержащей реквизит «подпись», в левом нижнем углу. Данный реквизит допускается печатать шрифтом меньшим, чем размер шрифта основного текста. 3.1.3.17. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "В дело", дата, подпись должностного лица, уполномоченного списать документ в дело. 3.1.3.18. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные. 3.2. Оформление документов, направляемых за границу Российской Федерации 3.2.1. В целях координации международных связей администрации города Нижнего Новгорода, обеспечения протокольных требований к международной переписке все документы, подлежащие отправке за рубеж, готовятся в комитете внешнеэкономических и межрегиональных связей администрации города Нижнего Новгорода. 3.2.2. Письма, подписанные главой администрации города Нижнего Новгорода, регистрируются в службе ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации. Отправка адресату осуществляется через комитет внешнеэкономических и межрегиональных связей администрации города Нижнего Новгорода. 4. Особенности оформления отдельных видов документов 4.1. Правовые акты администрации города (постановления, распоряжения) 4.1.1. Проекты правовых актов администрации города оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке. Проекты правовых актов администрации города направляются на подпись при необходимости с пояснительной запиской, содержащей краткое изложение сути акта, обоснование необходимости принятия данного проекта, ссылки на нормативные документы, которые положены в основу разработки проекта, с указанием даты их принятия, номера и названия. Правовой акт имеет следующие реквизиты: наименование вида акта - постановление, распоряжение администрации города; дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами. Может оформляться цифровым или словесно-цифровым способом, например: 15.07.2005 или 15 июня 2005 года; номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например: N 143. К порядковому номеру распоряжения администрации города через дефис добавляется буква "р", например: N 153-р. Дата и номер постановления, распоряжения администрации города располагаются на одном уровне и разнесены по левой и правой границам текстового поля документа. 4.1.2. Заголовок печатается одинарным межстрочным интервалом в границах, предусмотренных бланками правовых актов, на расстоянии 2 одинарных межстрочных интервалов от реквизитов "дата" и "номер". Точка в конце заголовка не ставится. Текст отделяется от заголовка, как правило, 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается шрифтом 14 размера. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую (для постановлений) либо распорядительную (для распоряжений) часть. Преамбула в проекте постановления администрации города завершается словами "администрация города Нижнего Новгорода постановляет:". Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть постановления (распоряжения) администрации города может подразделяться на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) администрации города в тексте на них обязательно делается ссылка, например: 1. Утвердить состав комиссии + (приложение N 1). 2. Утвердить Порядок работы комиссии + (приложение N 2). 4.1.3. Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из наименования должности ("Глава администрации города"), личной подписи и ее расшифровки (инициалы имени, отчества и фамилия главы администрации города). Слова "Глава администрации города" печатаются от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи печатается на уровне слов "Глава администрации города" без пробелов между инициалами и фамилией у правой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. 4.1.4. Приложения к правовым актам администрации города печатаются на отдельных листах. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложений к правовым актам идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов самих правовых актов. 4.1.5. Многострочные реквизиты "гриф утверждения", "приложение" со ссылкой на номер и дату правового акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек. Все составные части реквизита форматируются по левому краю самой длинной строки, длина которой не должна превышать 9 см, и ограничиваются правым полем документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте правового акта дается ссылка на приложение, то на первой странице приложения после слова "Приложение" дается ссылка на правовой акт администрации города. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: Приложение к постановлению администрации города от ________________ N _______ или Приложение N 1 к постановлению администрации города от ________________ N _______ При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (например: «Утвердить прилагаемое Положение (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.)») на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "утвержден" со ссылкой на правовой акт. Слово «утвержден» печатается прописными буквами. Например: УТВЕРЖДЕН постановлением администрации города от _______________ N ______ Слово "Утвержден" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - "Утверждено", программа - "Утверждена", мероприятия - "Утверждены", план - "Утвержден". Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку. Например: И Н С Т Р У К Ц И Я по делопроизводству Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через одинарный межстрочный интервал. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждой странице. При наличии в тексте сносок ссылка на сноску оформляется звездочкой: *, **, ***. Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста) и нумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Составные части разделов (подразделы, пункты, подпункты) также нумеруются арабскими цифрами в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например: 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например: 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.2.2.1.). Если в тексте документа необходимо сделать ссылку на пункт (подпункт), точка в конце номера пункта (подпункта) не ставится (например: +в соответствии с пунктом 2.3.1 распоряжения+). Виза руководителя-исполнителя правового акта проставляются на последнем листе первого экземпляра проекта правового акта в нижней его части. На приложениях к проектам правовых актов виза руководителя-исполнителя проставляется также на последнем листе каждого приложения. Визы согласования правового акта оформляются на обороте последней страницы проекта правового акта либо на отдельном листе - листе согласований. 4.1.6. Проекты правовых актов оформляются в текстовом редакторе Microsoft Word. Оформление в иных текстовых редакторах не допускается. Подготовка проектов актов (приложений к ним) может осуществляться в табличных редакторах с обязательной их конвертацией перед распечаткой на бумажный носитель в текстовый редактор Microsoft Word. 4.2. Приказ 4.2.1. Приказы в администрации города Нижнего Новгорода вправе издавать заместители главы администрации города и руководители отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации города в пределах предоставленных полномочий. 4.2.2. Приказы печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей. 4.2.3. Приказ имеет следующие реквизиты: Герб города Нижнего Новгорода (черно-белое контурное изображение), наименование исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления - администрация города Нижнего Новгорода, наименование структурного подразделения администрации города Нижнего Новгорода либо наименование должности должностного лица, уполномоченного издать приказ, наименование вида документа - приказ, дата и номер - датой приказа является дата его подписания (оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 01.06.2011 или 01 июня 2011 года), номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (N 21). Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности и по организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы нумеруются отдельно. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланком, с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал. Заголовок форматируется по левому краю. 4.2.4. Текст приказа отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Текст выравнивается одновременно по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается строчными буквами от левой границы текстового поля. Допускается слово «приказываю» печатать полужирным шрифтом. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий. При необходимости указывается исполнитель каждого действия и сроки исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на этот документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта может начинаться словами "Отменить ..."; "пункт ... исключить"; "пункт ... изложить в следующей редакции: "..."; "дополнить пункт ... абзацем ... следующего содержания: "...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых необходимо довести приказ, указываются в листе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. До подписания проект приказа должен быть завизирован заинтересованными должностными лицами. Визы включают личные подписи, расшифровку подписей и дату. При необходимости указывается должность визирующего. Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа согласно установленным реквизитам для визы согласования. Возможно оформление виз на отдельном листе - листе согласований. 4.2.5. Реквизит приказа «подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. При использовании бланка приказа должностного лица наименование должности в реквизите «подпись» не указывается. В отсутствие уполномоченного издавать приказ должностного лица, приказ подписывает должностное лицо, его замещающее. Приказ может иметь приложения, которые визируются должностным лицом, издавшим приказ. Виза ставится на оборотной стороне последнего листа каждого приложения согласно установленным реквизитам для визы согласования. 4.3. Положение, правила, инструкция, регламент 4.3.1. Положения, правила, инструкции, регламенты утверждаются путем издания правового акта (постановления, распоряжения, приказа) об их утверждении. Исключение составляют должностные инструкции и положения о подразделениях структурных подразделений администрации города, которые оформляются на общем бланке и утверждаются грифом «УТВЕРЖДАЮ». 4.3.2. Порядок подготовки проектов положений, правил, инструкций, регламентов и т.д. соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов. Исключение составляют административные регламенты предоставления муниципальных услуг, порядок разработки и утверждения которых регулируются Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и постановлением администрации города Нижнего Новгорода от 24.03.2011 N 1104 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг». 4.3.3. Положение, правила, инструкция, регламент являются приложением к правовому акту об их утверждении и оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей. Констатирующей частью положения (правил, инструкции, регламента) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных норм. Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация глав, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. 4.4. Протокол 4.4.1. Протокол совещания (заседания) составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается: на секретаря коллегиального органа, чье совещание (заседание) протоколируется; на сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем подразделения, ответственного за подготовку совещания (заседания). 4.4.2. Протоколы оформляются: на общих бланках должностных лиц администрации города утвержденной формы при проведении совещаний указанными на бланках должностными лицами - совещания, проводимые главой администрации города, заместителями главы администрации города; на стандартных бланках протоколов при проведении совещаний (заседаний) комиссий, рабочих групп и иных коллегиальных органов. Протоколы, выписки из протокола оформляются в соответствии с образцами, прилагаемыми к настоящей инструкции (приложения N 1, N 2, N 3). 4.4.3. Протокол имеет следующие обязательные реквизиты: наименование вида документа - протокол (слово «протокол» печатается центрованно прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом Times New Roman Cyr размером 16 кеглей; дата проведения заседания (совещания) - оформляется словесно-цифровым способом (17 мая 2011 года), если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала и через тире дата окончания заседания; номер протокола - печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола; к номерам протоколов могут прибавляться буквенные, буквенно-цифровые коды в соответствии с номенклатурой дел; протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов; место проведения заседания (совещания) - выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер"; заголовок - содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, совещание, + ) и название коллегиального органа в родительном падеже, если протоколировалось заседание (совещание) данного коллегиального органа, либо указывается вопрос, тема совещания, если протоколируется совещание, проводимое должностным лицом; заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру; текст протокола - состоит из двух частей: вводной и основной; подписи. 4.4.4. Протокол может быть полным и кратким. Полный протокол, кроме вопросов и решений, содержит краткую запись выступлений докладчиков и участников. В краткий записывают лишь перечень обсуждаемых вопросов, фамилии и инициалы докладчиков и выступавших, принятые решения. В стенограммах весь ход заседания записывается дословно. 4.4.5. Во вводной части полного протокола указываются фамилия и инициалы председателя и секретаря заседания (совещания) и их должности; затем, в алфавитном порядке фамилии, инициалы и должности присутствующих на заседании (совещании). Слово "Председатель" печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; под ним - "Секретарь" с прописной буквы. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через 1 межстрочный интервал после секретаря, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем, 1-2 межстрочными интервалами ниже, через одинарный межстрочный интервал печатаются все присутствовавшие на заседании (совещании). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно. Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «Слушали: + Выступили: + Решили: + ». Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования. Полный протокол подписывается председателем и секретарем. 4.4.6. Во вводной части краткого протокола указываются должность, фамилия и инициалы председателя заседания (совещания), присутствующие на заседании (совещании), фамилии и инициалы в алфавитном порядке. Основная часть протокола включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и подчеркивается. В следующей строке в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Краткий протокол подписывается председателем. 4.5. Служебные телеграммы 4.5.1. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы в двух экземплярах. Телеграммы подписываются главой администрации города, заместителями главы администрации города, руководителями структурных подразделений администрации города. 4.5.2. Телеграммы имеют следующие реквизиты: Адрес (Куда:, Кому:) - печатается через одинарный межстрочный интервал; если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, наименование организации-адресата печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом, например: Дзержинск Нижегородской Администрации г.Дзержинска При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например: Главе администрации г.Дзержинска И.О.Фамилия Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый ___________________________! Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов. Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. На поздравительных телеграммах допускается воспроизведение факсимильной подписи. 4.6. Служебные письма 4.6.1. Служебные письма, как вид документа, по назначению могут быть инициативными, ответными и сопроводительными. Письма оформляются на специальных утвержденных бланках, печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей. В администрации города Нижнего Новгорода используются бланки для писем с угловым и продольным расположением реквизитов. Угловые и продольные бланки писем равнозначны, выбор одного из вариантов зависит от характера письма. Служебные письма главы администрации города и его заместителей оформляются на должностных бланках утвержденной формы. Служебные письма, подготовленные структурными подразделениями администрации города, оформляются на бланках соответствующих структурных подразделений. 4.6.2. Исходящее служебное письмо, подготовленное структурным подразделением администрации города Нижнего Новгорода, имеет следующие реквизиты: герб города Нижнего Новгорода; наименование органа местного самоуправления - администрация города Нижнего Новгорода; наименование структурного подразделения администрации города; справочные данные о структурном подразделении (почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты); дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; отметка об исполнителе; визы согласования документа; идентификатор электронной копии документа. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов: "Адресат", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" и др. отделяются друг от друга межстрочными интервалами. 4.6.3. Заголовок письма должен кратко и точно отражать содержание текста письма и отвечать на вопрос "о чем?". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками писем, с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал центрованно. 4.6.4. Обращение от текста письма отделяется одним дополнительным интервалом. Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей. В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части письма (заключение) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т.п. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части. В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа (просим сообщить; направляем на рассмотрение); от третьего лица единственного числа (глава администрации города считает возможным; администрация города согласовывает); от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу направить). Форма изложения от первого лица единственного числа рекомендуется в случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица. Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Размер письма не должен превышать 5 машинописных страниц. Текст письма печатается через одинарный либо полуторный межстрочный интервал. 4.6.5. Право подписи служебных писем имеют: должностные лица, указанные на бланке, если письмо оформляется на должностном бланке; руководитель структурного подразделения администрации города либо исполняющий его обязанности, если письмо оформляется на бланке структурного подразделения администрации города. 4.7. Поручения 4.7.1. Поручения - распорядительные документы, которые оформляются на бланке поручений установленной формы. 4.7.2. Поручениями оформляются задания оперативного характера. 4.7.3. Поручения печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей. Бланк поручения является бланком конкретного вида документа, а также бланком должностного лица и имеет следующие реквизиты: наименование должности руководителя, дающего поручение; наименование вида документа - поручение; дата - оформляется цифровым способом; номер поручения - состоит из знака «N» и порядкового номера документа, присвоенного в соответствии с регистрацией поручений согласно номенклатуре дел, текст поручения, подпись. 4.7.4. Поручение составляется в адрес конкретных должностных лиц. При адресовании поручения руководителям структурных подразделений указываются только инициалы и фамилия без указания должности. Если в качестве адресата выступает руководитель муниципальной организации, то наименование организации и должности входит в состав реквизита "адресат". Если поручение направляется в несколько однородных подразделений, то их руководителей следует указать обобщённо, например: Главам администраций районов города Нижнего Новгорода 4.7.5. Текст поручения печатается через одинарный либо полуторный межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст поручения может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной или состоять из одной распорядительной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания поручения. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица. Если в тексте поручения фигурирует название структурного подразделения, необходимо в скобках указывать инициалы и фамилию руководителя данного подразделения. В случае, если поручение дается одновременно нескольким должностным лицам, последним пунктом поручения указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением поручения в целом, координация исполнения поручения и подготовка сводной информации для доклада должностному лицу, давшему данное поручение. На оборотной стороне бланка указываются фамилия и инициалы исполнителя документа и номер его служебного телефона. При наличии приложений также могут быть перечислены рассылаемые документы с указанием их реквизитов и количества листов. 4.7.6. Подпись должностного лица, давшего поручение, отделяется от текста поручения тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. Поручения подписывает должностное лицо, на бланке которого подготовлен документ, а в его отсутствие лицо, его замещающее. 4.7.7. Поручения главы администрации города, данные им лично или в ходе совещаний, переговоров, иных встреч, оформляются в этот же или на следующий день (в зависимости от срока исполнения поручения, времени и места проведения совещания, переговоров, встреч). Ответственным за оформление поручения главы администрации города на бланке и рассылку исполнителям является подразделение (должностное лицо), ответственное за организацию совещания, переговоров, встречи. 4.7.8. Должностное лицо, которому дано поручение, обязано приступить к его исполнению незамедлительно, не дожидаясь рассылки поручения после его оформления в письменном виде. 4.7.9. Если поручение главы администрации города адресовано непосредственно отраслевому (функциональному) структурному подразделению администрации города, его руководителю, то отчет главе администрации города, необходимую информацию об исполнении поручения необходимо готовить за подписью заместителя главы администрации города, в чьем подчинении находится данное структурное подразделение. Руководитель отраслевого (функционального) структурного подразделения не вправе направлять какие-либо письменные обращения на имя главы администрации города за своей подписью. Исключение составляют руководители структурных подразделений, подчиненные в соответствии со структурой администрации города непосредственно главе администрации города. 4.7.10. Заместитель главы администрации города вправе давать поручения, в том числе через резолюции на документах, только структурным подразделениям, находящимся в его функциональном подчинении. Заместитель главы администрации города вправе передавать документ на исполнение по подведомственности структурным подразделениям администрации города, подчиненным непосредственно главе администрации города, через резолюцию на документе. В период отсутствия заместителя главы администрации города давать поручения, в том числе через резолюции на документах, вправе руководитель структурного подразделения администрации города, назначенный правовым актом администрации города ответственным за координацию деятельности структурных подразделений, находящихся в подчинении отсутствующего заместителя главы администрации города. 4.7.11. Заместитель главы администрации города, у которого документ находится на рассмотрении, при принятии решения о необходимости передачи документа для исполнения в структурное подразделение, ему не подчиненное, своей резолюцией направляет документ профильному заместителю главы администрации города, который в свою очередь дает необходимое поручение структурному подразделению, находящемуся в его подчинении. 4.7.12. Руководитель структурного подразделения администрации города, отвечающего за правовое обеспечение деятельности администрации, вправе давать поручения структурным подразделениям и непосредственно специалистам-юристам структурных подразделений администрации города, связанные с исполнением документов, поступающих из судов, прокуратуры любого уровня, правоохранительных органов, а также иных документов, требующих незамедлительного исполнения. 4.7.13. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях. Течение срока начинается с даты, следующей за датой регистрации поручения. В исключительных случаях при необходимости продления срока исполнения поручения, должностное лицо, которому дано поручение, до истечения срока представляет на имя должностного лица, давшего поручение, информацию с четко аргументированной просьбой о продлении срока исполнения. В информации должны указываться конкретные меры, принимаемые для исполнения поручения. Срок продлевается в соответствии с резолюцией должностного лица, давшего поручение. Повторное продление сроков исполнения поручений не допускается. 4.8. Оформление доверенности 4.8.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу. Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. 4.8.2. Доверенность оформляется на общем бланке документа установленной формы. При оформлении доверенности на представление интересов администрации города/администрации района города или совершение каких-либо действий от имени администрации города/администрации района города используется общий бланк администрации города/администрации района города. Доверенность подписывается главой администрации города/главой администрации района города либо лицом, исполняющим его обязанности. Оформление доверенности на представление интересов или совершение каких-либо действий от имени отраслевого (функционального) структурного подразделения администрации города допускается только в случае, если подразделение имеет статус юридического лица. Доверенность подписывается руководителем данного структурного подразделения либо лицом, исполняющим его обязанности. 4.8.3. При оформлении доверенности необходимо указывать следующие реквизиты: заголовок - "ДОВЕРЕННОСТЬ"; дата выдачи доверенности; регистрационный номер. Текст доверенности должен содержать следующую информацию: фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, которому выдается доверенность; перечисление предоставляемых полномочий; срок действия доверенности. Через три одинарных межстрочных интервала после текста доверенности указывается наименование должности руководителя, уполномоченного на подписание данной доверенности, ставится его подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Подпись руководителя заверяется гербовой печатью. 5. Организация документооборота и исполнения документов 5.1. Организация документооборота 5.1.1. Движение документов в администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 5.1.2. Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов и операции, производимые с ними, определяются настоящей Инструкцией, Регламентом администрации города Нижнего Новгорода, иными правовыми актами администрации города. 5.2. Организация доставки и отправки документов 5.2.1. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресации и целостность упаковок. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с момента получения. 5.2.2. Конверты с документами, поступившие в службу ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации, вскрываются, за исключением конвертов, адресованных в структурные подразделения администрации города. Документы, поступившие из-за рубежа на иностранном языке, передаются в комитет внешнеэкономических и межрегиональных связей администрации города Нижнего Новгорода. 5.2.3. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется правильность адресации и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.). В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы в день получения возвращаются отправителю с указанием причин возврата. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп или надпись "Документ получен в поврежденном виде". Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. 5.2.4. Доставка документов в администрацию города Нижнего Новгорода осуществляется под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа и полной фамилии расписавшегося сотрудника службы ДОУ). Документы передаются адресату в день их учета, а имеющие пометку "Срочно", "Вручить немедленно" - незамедлительно. Документы, поступившие из арбитражных судов, судов общей юрисдикции любого уровня, Федеральной антимонопольной службы, незамедлительно передаются непосредственно в департамент правового обеспечения для организации работы. 5.2.5. Отправка исходящих документов производится после регистрации сотрудником службы ДОУ документа с введением в автоматизированную информационную систему (далее - АИС) электронного образа документа, заверенного электронно-цифровой подписью (далее - ЭЦП). Регистрация исходящего документа в АИС осуществляется: при наличии на бумажном экземпляре документа отметки с названием электронного файла; при наличии данного файла, подписанного , в сетевой папке по подведомственности; при достоверности данного файла (за достоверность отвечает исполнитель). Служебные документы с резолюциями главы администрации города и его заместителей (за исключением глав администраций районов города) обрабатываются в службе ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации. Ответственные сотрудники структурных подразделений администрации города обязаны забирать обработанные документы в службе ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации не реже 1 раза в день, а при необходимости - незамедлительно. 5.2.6. Исходящие документы передаются для отправки только полностью оформленными. Ответственным за оформление является непосредственный исполнитель документа. В случае ненадлежащего оформления документа он возвращается исполнителю на доработку. 5.2.7. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с действующими на территории России Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Правительством Российской Федерации. Обработка исходящей корреспонденции службой ДОУ включает в себя ее сортировку, адресование (указание на конвертах адресата, его почтового индекса и адреса), вложение в конверты (документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт), заклеивание, запись реквизитов документа в реестр, маркирование конвертов, составление списка на заказную корреспонденцию, сдачу в отделение связи. 5.2.8. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ. Заказными письмами направляются особо важные и срочные исполнительные документы. 5.2.9. С помощью средств связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм. 5.2.10. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Телеграммы принимаются сотрудниками службы ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации для организации их отправки подписанными, датированными, с отметкой о категории и виде отправления, в двух экземплярах. 5.2.11. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с действующими на территории России Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Правительством Российской Федерации. 5.2.12. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи. 5.2.13. Телефонограммы принимаются и регистрируются специалистами приемных руководителей, которым адресована телефонограмма, незамедлительно после их приема докладываются руководителю и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководителя. 5.3. Порядок прохождения документов 5.3.1. Документы, адресованные главе администрации города, вправе рассматривать и давать по ним поручения заместители главы администрации города (за исключением глав администраций районов города) в соответствии с разграничением полномочий. Все документы, рассмотренные главой администрации города и его заместителями (за исключением глав администраций районов города), направляются для исполнения в подразделения только через службу ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации. 5.3.2. Документы, адресованные главе администрации города или его заместителям (за исключением глав администраций районов города), поступившие из сторонних организаций непосредственно в подразделение, должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в службу ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации. 5.3.3. В структурных подразделениях учет поступления документов ведется в автоматизированном режиме, в регистрационно-контрольных формах (РКФ), в журналах установленной формы. 5.3.4. Глава администрации города, его заместители, руководители структурных подразделений администрации города дают указания по организации исполнения документов, оформляя эти указания на бланке резолюции должностного лица. 5.3.5. Данные об исполнителях и сроках исполнения документов вносятся службой ДОУ в АИС "Служебная корреспонденция". Резолюции, поступившие в службу ДОУ после 16 часов, заносятся в АИС на следующий день. Затем документы передаются исполнителю в соответствии с резолюцией. 5.3.6. В резолюции может быть установлен конкретный срок (календарная дата) исполнения документа, а также указания "незамедлительно", "срочно", "оперативно", где исполнение осуществляется в установленном Регламентом администрации города порядке и сроках. Если для исполнения документа устанавливается срок более одного месяца, то в тексте резолюции может быть определен порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.). Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению в 30-дневный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты регистрации документа. Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. Если из текста документа следует, что срок исполнения документа должен быть менее 30 дней, а резолюция конкретный срок исполнения не предусматривает, то служба контроля департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации вправе самостоятельно устанавливать срок исполнения документа, который указывается на штампе "Контроль". 5.3.7. Если рассмотрение вопроса носит затяжной характер и требует дополнительной проработки, превышающей установленный срок рассмотрения, необходим своевременный промежуточный ответ автору обращения. 5.3.8. В случае, когда исполнение документа поручено нескольким лицам и в поручении не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации (свод) является лицо, указанное в поручении первым. Ответственный исполнитель и соисполнители организуют свою работу в соответствии с Регламентом администрации города Нижнего Новгорода. 5.3.9. Для подготовки ответов на обращения, запросы, поступившие на имя главы администрации города Нижнего Новгорода, иных документов в администрации города Нижнего Новгорода установлены следующие правила: 5.3.9.1. Исключительно за подписью главы администрации города либо лица, исполняющего его обязанности, направляются документы, адресованные: Президенту Российской Федерации; председателю Правительства Российской Федерации; председателю Государственной Думы Российской Федерации; председателю Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; депутатам Государственной Думы Российской Федерации; Губернатору Нижегородской области; председателю Законодательного Собрания Нижегородской области; депутатам Законодательного Собрания Нижегородской области; главе города Нижнего Новгорода; депутатам городской Думы города Нижнего Новгорода, если обращение депутата является депутатским запросом; прокурорам любого уровня, если документ является ответом на протест, представление, требование прокурора. Также глава администрации города либо лицо, исполняющее его обязанности, непосредственно рассматривает и подписывает ответы на обращения, содержащие жалобы на действия (бездействие) заместителей главы администрации города, руководителей отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации города. 5.3.9.2. Заместители главы администрации города за своей подписью вправе направлять документы, адресованные: заместителям Губернатора Нижегородской области; министрам Нижегородской области; первым заместителям, заместителям министров Нижегородской области; руководителям департаментов, комитетов, управлений органов исполнительной власти Нижегородской области; иным должностным лицам, не указанным в п.п. 5.3.9.1. 5.3.9.3. Руководители отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации города вправе направлять за своей подписью документы, адресованные: первым заместителям, заместителям министров Нижегородской области; руководителям департаментов, комитетов, управлений органов исполнительной власти Нижегородской области; иным должностным лицам, не указанным в п.п. 5.3.9.1, 5.3.9.2. 5.3.10. Руководители отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации города не вправе направлять письменные обращения руководителям служб, входящих в структуру иных отраслевых (функциональных) структурных подразделений, территориальных органов администрации города. Например: департамент образования при необходимости передачи информации управлениям образования, входящим в структуры администраций районов города, готовит обращения на имя глав администраций районов города с просьбой довести необходимую информацию до руководителя возглавляемого управления образования. 5.3.11. Служба ДОУ контролирует прохождение документов, регулярно составляет сводку о ходе исполнения и информирует об этом руководство. 5.3.12. Регистрация исходящих документов ведется службой ДОУ в АИС. 5.3.13. Исполненные документы передаются исполнителями для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией и приложениями к ней. 5.3.14. Списание документа в дело осуществляется руководителем, которому адресовано поручение, либо уполномоченным им сотрудником. 5.4. Организация приема и передачи документов, поступающих по каналам электронной почты, и документов, поступающих с использованием средств факсимильной связи 5.4.1. Электронная почта предназначается для доставки, отправки и передачи информации структурным подразделениям администрации города, а также муниципальным организациям и иным городским службам, имеющим соответствующие программные средства. При работе с электронной почтой должны использоваться официальные электронные адреса. Официальные электронные адреса структурных подразделений администрации города размещены на официальном сайте администрации города admgor.nnov.ru, а также на утвержденных бланках писем. 5.4.2. Электронные сообщения, направленные по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях. 5.4.3. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. 5.4.4. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов. 5.4.5. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и подписывается руководителем структурного подразделения. 5.4.6. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов. На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса. Эти записи заверяются подписью ответственного лица. Оригинал принятой факсограммы передается руководителю структурного подразделения либо его заместителю (в период отсутствия руководителя) для дальнейших указаний по исполнению документа, о чем делается пометка в соответствующем журнале. 5.4.7. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год. 5.4.8. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего структурного подразделения. 5.4.9. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. 5.5. Размножение и учет количества документов 5.5.1. Размножению подлежат документы, правильно оформленные, подписанные или завизированные. 5.5.2. Документы, подлежащие копированию согласно полученным резолюциям главы администрации города и его заместителей (за исключением глав администраций районов города), размножаются и рассылаются департаментом организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации следующим образом: весь комплект документов (оригинал) направляется основному (первому) исполнителю; остальным исполнителям направляются копии документов. Копии приложений направляются остальным исполнителям только в том случае, если это необходимо для исполнения ими направляемого документа. 5.5.3. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. 5.5.4. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. 5.5.5. Порядок заверения копий документов: 5.5.5.1. Копия документа - это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Заверенная копия - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа. 5.5.5.2. Структурные подразделения администрации города вправе выдавать копии только тех документов, подлинники которых у них находятся на ответственном хранении, и только в том случае, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним с письменным заявлением юридических и физических лиц. 5.5.5.3. Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. 5.5.5.4. Копии документов могут с помощью средств копировально-множительной или компьютерной изготавливаться рукописным или машинописным способом, техники (например, с помощью сканера). В правом верхнем углу первого листа делается отметка "Копия". Особенностью копии, изготовленной рукописным или машинописным способом, является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. В случаях изготовления рукописной или машинописной копии с архивного документа, имеющего исправления, подчистки, вызывающие сомнения в их достоверности, или неразборчивый текст, отдельные слова и выражения оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво". 5.5.5.5. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" через 3 межстрочных интервала проставляют заверительный штамп или заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения; оттиск печати. Например: Верно Главный специалист управления делами --------------------- И.О.Фамилия подпись Дата заверения Оттиск печати 5.5.5.6. Если копия документа изготовлена на двух и более листах, заверение копии оформляется следующим образом: листы копии сшиваются на 3 прокола; на обороте последнего листа копии место скрепления ниток заклеивается ярлыком с надписью: "Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов"; указывается должность заверяющего и подпись; печать проставляется на ярлык, захватывая часть последнего листа копии; 5.5.5.7. Право заверять копии документов оговаривается в положении о структурном подразделении администрации города и закрепляется в должностной инструкции сотрудника. 5.5.5.8. Копии правовых актов администрации города выдаются и заверяются в порядке, предусмотренном административным регламентом администрации города по оказанию муниципальной услуги «Организация исполнения заявлений о предоставлении копий муниципальных правовых актов». 5.5.5.9. Аналогично копиям заверяются выписки из документов. 5.6. Работа исполнителей с документами 5.6.1. Руководители структурных подразделений администрации города обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до непосредственных исполнителей не позднее дня, следующего за днем поступления документа в подразделение, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. Документы, требующие срочного исполнения, рассматриваются руководителем структурного подразделения в первую очередь. 5.6.2. Срочные документы с резолюцией главы администрации города и его заместителей (за исключением глав администраций районов города) передаются исполнителям незамедлительно через службу ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации. Срочные документы с резолюцией руководителя структурного подразделения администрации города - через сотрудников службы ДОУ данного структурного подразделения. 5.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главе администрации города, его заместителям, руководителям структурных подразделений администрации города, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель по рассылке. 5.6.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность всей информации, использованной при подготовке документа. 5.6.5. В случае, если в соответствии с резолюцией (поручением) главы администрации города ответственным исполнителем документа является руководитель структурного подразделения администрации города, документ (информация) на имя главы администрации города готовится за подписью заместителя главы администрации города, в чьем функциональном подчинении находится ответственный исполнитель. 5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации, Законодательного собрания Нижегородской области, городской Думы города Нижнего Новгорода 5.7.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов осуществляются в соответствии с федеральным, региональным законодательством и муниципальными правовыми актами города Нижнего Новгорода. 5.7.2. Письменное обращение депутата Законодательного Собрания Нижегородской области, городской Думы города Нижнего Новгорода считается депутатским запросом, если оно рассмотрено соответственно на заседании Законодательного Собрания Нижегородской области, городской Думы города Нижнего Новгорода и оформлено в виде соответствующего правового акта. Запрос депутата Государственной Думы направляется им самостоятельно и не требует оглашения на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации. 5.7.3. Должностные лица администрации города, которым направлен оформленный в установленном порядке депутатский запрос либо обращение депутата, дают ответ на него в письменной форме: в течение 30 календарных дней со дня поступления запроса депутата Государственной Думы Федерального собрания РФ; в течение 15 календарных дней со дня поступления депутатского запроса и в течение 7 календарных дней (а при необходимости получения дополнительных материалов - в течение 30 календарных дней) со дня поступления обращения депутата Законодательного собрания Нижегородской области; в течение 15 календарных дней со дня поступления депутатского запроса и в течение 30 календарных дней со дня поступления обращения депутата городской Думы города Нижнего Новгорода. 5.7.4. Депутат-инициатор обращения, запроса вправе принимать непосредственное участие в их рассмотрении. 5.7.5. Ответ на депутатский запрос подписывается должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности. Направление ответов на депутатские запросы, адресованные главе администрации города, ответственными за подготовку ответов должностными лицами за своей подписью не допускается. 5.7.6. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУ в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами. 5.7.7. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел. 5.8. Работа с обращениями граждан 5.8.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения обращений граждан и их централизованного учета осуществляется управлением по работе с обращениями граждан департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации. 5.8.2. Работа по рассмотрению обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Нижегородской области от 07.09.2007 N 124-З «О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородской области», Положением о работе с обращениями граждан и организации личного приема граждан должностными лицами администрации города Нижнего Новгорода, иными правовыми актами. (В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от 14.03.2012 г. N 104-р) 5.8.3. Поступившие в администрацию города Нижнего Новгорода письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 30 календарных дней с момента регистрации обращения. 5.8.4. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. 5.9. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП) 5.9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. Не могут быть отнесены к документам ДСП: правовые акты администрации города, устанавливающие правовой статус муниципальных организаций, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации; документы, содержащие сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и производственных объектов; положения о структурных подразделениях администрации города Нижнего Новгорода, а также их адреса и контактные телефоны; порядок рассмотрения заявлений, обращений граждан и организаций, а также решения, принятые по ним; сведения об исполнении бюджета, состоянии экономики и потребностей населения; документы, накапливаемые в открытых информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан. 5.9.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" (ДСП) определяется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, на основании предложения руководителя структурного подразделения администрации города-ответственного исполнителя. Должностное лицо, принявшее решение об отнесении документа к категории ДСП, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения и определяет: порядок передачи документов ДСП другим органам и организациям; порядок снятия пометки "ДСП" с носителей информации; организацию защиты документов ДСП. 5.9.3. При получении письменного запроса с просьбой об ознакомлении с информацией, имеющей пометку ДСП, решение об ознакомлении заявителя с документом принимает должностное лицо, принявшее решение об отнесении этого документа к категории ДСП. 5.9.4. За разглашение служебной информации с пометкой ДСП, а также за нарушение порядка обращения с документами ДСП муниципальный служащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2026 Июнь
|
