Распоряжение Администрации г.Нижнего Новгорода от 19.10.2011 № 478-р

     5.9.5. В   случае   упразднения   структурного    подразделения
администрации города решение о дальнейшем использовании документов с
отметкой  ДСП  принимает   глава  администрации  города,  либо   его
заместитель, в чьем  подчинении находилось упраздненное  структурное
подразделение.
5.9.6. Пометка  "Для  служебного  пользования"  и  номер  экземпляра
проставляется в  правом верхнем  углу первой  страницы документа,  а
также на первой странице сопроводительного письма к документу.
5.9.7. Документы ДСП:
     печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу
последнего листа   каждого   экземпляра   количества    отпечатанных
экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;
     учитываются, как правило,  отдельно  от несекретных  документов
(при незначительном объеме документов ДСП разрешается вести их  учет
совместно  с другими  несекретными  документами; к  регистрационному
номеру документа в этом случае добавляется пометка "ДСП");
     передаются работникам  структурных  подразделений  только   под
роспись;
     пересылаются сторонним  организациям   заказными  или   ценными
почтовыми отправлениями; при  необходимости направления в  несколько
адресатов  составляется   список  рассылки,   в  котором   поадресно
проставляются  номера  экземпляров отправляемых  документов,  список
рассылки  подписывается  исполнителем и  руководителем  структурного
подразделения администрации города;
     хранятся в сейфах или металлических шкафах.
5.9.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования"
формируются в дела в соответствии  с номенклатурой дел, при этом  на
обложке дела проставляется пометка "Для служебного пользования".
5.9.9. Проверка наличия документов ДСП в структурных  подразделениях
администрации города  проводится не  реже  1 раза  в год  экспертной
комиссией   с   привлечением   работников   администрации    города,
ответственных за учет и хранение этих документов.
5.9.10. О  фактах  утраты  документов  ДСП  ставится  в  известность
руководитель  структурного  подразделения  администрации  города   и
назначается  комиссия  для расследования  обстоятельств  утраты  или
разглашения.
     
             5.10. Работа с документами, имеющими гриф
        «секретно», «совершенно секретно», «особой важности»
     
     5.10.1. Документы,    содержащие   сведения,    отнесенные    в
соответствии   с    законодательством    Российской   Федерации    к
государственной тайне, имеют гриф «секретно», «совершенно секретно»,
«особой важности».
     5.10.2. Использование грифов «секретно», «совершенно секретно»,
«особой важности»  для  засекречивания  сведений,  не  отнесенных  к
государственной тайне, не допускается.
     5.10.3. Отнесение    сведений    к    государственной     тайне
осуществляется    в    соответствии   с    сведений,    составляющих
государственную  тайну,  определяемым  Законом РФ  от  21.07.1993  N
5485-1   (в  ред.   от   18.07.2011)  «О   государственной   тайне»,
руководителями  органов  государственной  власти  в  соответствии  с
должностных лиц,  наделенных  полномочиями по  отнесению сведений  к
государственной   тайне,    утверждаемым   Президентом    Российской
Федерации.
     5.10.4. Степень  секретности  документа  соответствует  степени
тяжести ущерба, который может быть нанесен безопасности  государства
вследствие распространения указанных сведений.
     5.10.5. Соблюдение режима секретности при работе с документами,
содержащими сведения, отнесенные в соответствии с  законодательством
Российской   Федерации  к   государственной   тайне,  в   отраслевых
(функциональных)  структурных  подразделениях  администрации  города
обеспечивает  режимно-секретное подразделение  администрации  города
(далее  -  РСП),  в   администрациях  районов  города  -   сотрудник
администрации соответствующего  района  города, имеющий  необходимый
допуск к работе с документами, содержащими государственную тайну,  и
уполномоченный  главой  администрации   района  города  на   ведение
секретного делопроизводства.
     Регистрация входящих   и    исходящих   секретных    документов
осуществляется   сотрудниками  РСП,   уполномоченными   сотрудниками
администраций районов города.
     5.10.6. Запрещается    разработка    документов,     содержащих
государственную тайну, на персональных компьютерах, не аттестованных
по требованию безопасности информации, отнесенной к  государственной
тайне.
     5.10.7. В конце  рабочего  дня должностные  лица, работающие  с
секретными  документами, обязаны  сдать  их в  РСП,  уполномоченному
сотруднику администрации района города.
     5.10.8. Документы,    содержащие   сведения,    отнесенные    к
государственной  тайне,  хранятся  в  сейфах,  металлических  шкафах
отдельно от несекретных документов.

         5.11. Работа с документами, поступающими из судов,
             и документами исполнительного производства
     
     5.11.1. Единый учет судебных  дел, участником которых  являются
администрация города Нижнего Новгорода, администрации районов города
Нижнего Новгорода, муниципальное образование «город Нижний Новгород»
осуществляет департамент правового обеспечения администрации города.
     5.11.2. Регистрация и  учет документов,  поступающих из  судов,
(повестки,  запросы,   заявления,  решения  и   др.)  и   документов
исполнительного   производства   осуществляется   с   использованием
автоматизированной информационной системы.
     5.11.3. Поступающие исковые и  иные заявления в соответствии  с
резолюцией директора департамента правового обеспечения направляются
непосредственно в структурные подразделения администрации города  по
подведомственности.
     5.11.4. Структурные подразделения администрации города  обязаны
ежемесячно   направлять   в   департамент   правового    обеспечения
администрации города отчет о результатах рассмотрения судебных дел и
исполнительного производства.
     5.11.5. Ответственность   за   обеспечение    представительства
администрации города,  администрации  района города,  муниципального
образования  «город  Нижний  Новгород»  в  суде  по  поступившим   в
структурное  подразделение  администрации  города  заявлениям  несет
руководитель данного структурного подразделения.
     
                 6. Поисковая система по документам

                    6.1. Регистрация документов
     
6.1.1. Основой  построения  поисковых  систем  является  регистрация
документов:  запись  учетных  данных о  документе  по  установленной
форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые
и нерегистрируемые.
     Перечень нерегистрируемых документов указан в приложении N 4.
6.1.2. Регистрации   подлежат   все  документы,   требующие   учета,
исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы,  поступающие из  других  организаций и  от
физических лиц,  а также  создаваемые -  внутренние и  отправляемые.
Регистрация писем и обращений граждан ведется отдельно от  служебной
документации.
     Документы регистрируются  независимо  от способа  их  доставки,
передачи или создания.
6.1.3. Документы регистрируются  один раз.  При передаче  документа,
зарегистрированного       в      службе       ДОУ       департамента
организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации,  из
одного  подразделения  в  другое регистрационный  номер  службы  ДОУ
департамента   организационно-кадрового   обеспечения   деятельности
администрации должен сохраняться.
6.1.4. Регистрация  документов  производится  в  пределах  групп   в
зависимости  от  названия  вида  документа,  автора  и   содержания.
Например, отдельно регистрируются приказы руководителя  структурного
подразделения по основной деятельности, приказы по кадрам, служебная
переписка, обращения граждан и т.п.
6.1.5. Службой ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения
деятельности администрации осуществляется регистрация:
входящих документов, адресованных главе  администрации города и  его
заместителям (за исключением глав администраций районов города);
     исходящих документов,   подготовленных   за   подписью    главы
администрации  города  и  его  заместителей  (за  исключением   глав
администраций районов города).
     Регистрацию документов,  адресованных руководителям  отраслевых
(функциональных) структурных подразделений и территориальных органов
администрации города, осуществляют  службы ДОУ данных  подразделений
самостоятельно.
6.1.6. Регистрация     всех     документов     осуществляется      в
автоматизированных информационных системах (АИС).
При регистрации   создаваемого   документа   обязательным   является
корректное заполнение полей в АИС и прикрепление электронного образа
данного  документа с  электронной  цифровой подписью  ответственного
сотрудника.
     В случае получения документа  через АИС до получения  оригинала
документа   на  бумажном   носителе   при  корректности   заполнения
отправителем  всех  необходимых полей  и  положительного  результата
проверки  электронной цифровой  подписи  отправителя такой  документ
регистрируется в тот же день. Распечатанная копия такого документа с
пометкой ответственного сотрудника  «Подписано ЭЦП. Число.  Подпись»
используется в  работе  наряду с  оригиналом  документа на  бумажном
носителе. В таком  случае повторной регистрации оригинала  документа
на бумажном носителе не требуется  - на нем проставляется номер  уже
зарегистрированного электронного документа.
     Моментом регистрации  документа  (в   том  числе  и   обращения
гражданина) считается  момент фиксации  факта поступления  документа
путем записи регистрационных данных о документе в АИС и проставления
на  документе   даты   и  регистрационного   номера.  На   документе
проставляется номер, в  точности совпадающий с номером,  присвоенным
документу АИС. Не допускается изменять в номере документа какие-либо
символы (например, проставлять вместо дефиса косую черту и др.).
     Документы, поступившие     в    службу     ДОУ     департамента
организационно-кадрового обеспечения  деятельности администрации  до
12-00, регистрируются и направляются на исполнение в тот же  рабочий
день;   документы,  поступившие   после   12-00,  регистрируются   и
направляются на исполнение на следующий рабочий день, кроме  срочных
документов.
6.1.7. Регистрационный   номер   документа   состоит   из    индекса
структурного    подразделения    по    классификатору    структурных
подразделений, порядкового номера, который, исходя из информационных
потребностей структурного подразделения, может дополняться  индексом
структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом
документа  по  классификатору корреспондентов,  исполнителей  и  др.
Составные части  регистрационного  номера отделяются  друг от  друга
косой чертой или знаком дефиса.
6.1.8. Для достижения  информационной совместимости  регистрационных
данных  и создания  АИС  устанавливается следующий  состав  основных
реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
     наименование вида документа;
     дата и регистрационный номер документа;
     дата поступления;
     заголовок к тексту (краткое содержание документа);
     резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
     срок исполнения документа;
     отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
     Состав основных  реквизитов   регистрации   в  зависимости   от
характера   документа  и   задач   использования  информации   может
дополняться другими реквизитами:
     гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
     внутренняя переадресация документов по исполнителям;
     код по тематическому классификатору;
     ключевые слова;
     количество листов документа;
     наличие приложений;
     должностное лицо, поставившее документ на контроль;
     промежуточные сроки исполнения;
     перенос сроков исполнения;
     срок хранения документа;
     статус документа (проект, версия);
     вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
     
          6.2. Организация поисковой системы по документам

6.2.1. Для  обеспечения  эффективного использования  информации  при
принятии решений в  администрации города Нижнего Новгорода  внедрена
автоматизированная  система электронного  документооборота,  порядок
работы в которой определяется локальными нормативными актами.
Обработка документов в  автоматизированном режиме осуществляется  на
автоматизированном  рабочем   месте  -   персональный  компьютер   с
установленным программным обеспечением по автоматизации электронного
документооборота.
6.2.2. Информация  о  документах,  полученная  при  их  регистрации,
поступает в АИС, которая может включать в себя:
картотеки;
     классификационные справочники;
     подсистему поиска.
6.2.3. В АИС  поиск  конкретного документа  или подборки  материалов
осуществляется по атрибутам (номерам, датам, содержанию,  резолюциям
и др.  полям).  Поисковый запрос  может  содержать любую  комбинацию
атрибутов.
6.2.4. АИС  должны  обеспечивать  поиск  информации  о  деятельности
администрации   города   Нижнего   Новгорода,   не   отнесенной    к
государственной  тайне   или   служебной  информации   ограниченного
распространения.
     
            7. Организация документов в делопроизводстве
     
     Организация документов  в делопроизводстве  представляет  собой
совокупность   видов   работ,  обеспечивающих   сохранность,   учет,
систематизацию   документов,  формирование   и   оформление  дел   в
делопроизводстве и их  передачу в  архивный отдел управления  делами
администрации города Нижнего  Новгорода (далее  - архивный отдел)  в
соответствии  с   установленными  государственными  стандартами   на
документы,    нормативно-методическими   документами    Федерального
архивного агентства,  Федеральным законом  от 22 октября  2004 г.  N
125-ФЗ  "Об  архивном   деле  в   Российской  Федерации",  а   также
соответствующими нормативно-методическими  документами по  архивному
делу и делопроизводству Нижегородской области.
     Основными видами работ, обеспечивающими правильную  организацию
документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел,
формирование дел,  проведение экспертизы  ценности дел,  составление
описей  дел  постоянного,  временного  сроков  хранения  и  актов  о
выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
     
             7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел  -  систематизированный перечень  заголовков
(наименований)   дел,   заводимых   в   структурных   подразделениях
администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный  в
установленном порядке.
Номенклатура дел   предназначена    для   организации    группировки
исполненных  документов   в  дела,  систематизации   и  учета   дел,
определения сроков их  хранения и  является основой для  составления
описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,  описей
дел по личному составу, а также  для учета дел временного (10 лет  и
менее) хранения  и составления  и  актов о  выделении к  уничтожению
документов, не подлежащих хранению.
     7.1.2. Номенклатура  дел  разрабатывается  на  основе  изучения
видов  образующихся   в  деятельности  документов,   их  состава   и
содержания.    При    составлении    номенклатуры    дел     следует
руководствоваться    положениями   о    структурном    подразделении
администрации  города  и  его  структурных  подразделениях,  штатным
расписанием,  планами   и  отчетами   о  работе,   административными
регламентами предоставления муниципальных услуг, номенклатурами  дел
за предшествующие годы.
7.1.3. При составлении заголовков дел и установлении сроков хранения
дел/документов следует  руководствоваться   типовыми  перечнями.   В
настоящее время действуют следующие типовые перечни:
 типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных      органов,     органов      местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден
Приказом Министерства  культуры РФ  от 25  августа 2010  г. N  558).
Перечень состоит из 12 разделов по видам документов: в первый  вошли
распорядительно-организационные,   второй-четвертый   -   отражающие
планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет  и
отчетность, восьмой - о работе с кадрами и т. д.;
     Перечень типовых    архивных   документов,    образующихся    в
научно-технической и  производственной  деятельности организаций,  с
указанием сроков  хранения  (утв. Министерства  культуры и  массовых
коммуникаций РФ от  31 июля  2007 г. N  1182). Перечень включает  13
разделов. В разделах 1-5  сгруппированы в основном типовые  архивные
документы     о    научно-исследовательской,     научно-технической,
научно-производственной и проектной деятельности, в разделах 6-12  -
типовые архивные документы об учете, мониторинге природных ресурсов,
производственно-технической,  строительной  и   контрольно-надзорной
деятельности,  в  разделе  13   -  типовые  архивные  документы   по
автоматизированным системам различного назначения.
     Информацию о  действующих  типовых  и  ведомственных   перечнях
документов  с указанием  сроков  их  хранения, типовых  и  примерных
номенклатурах дел следует получить в архивном отделе.
     7.1.4. В каждом структурном подразделении администрации  города
составляется номенклатура  дел данного  подразделения, состоящая  из
разделов,  являющихся  номенклатурами дел  внутренних  подразделений
структурного подразделения администрации города (приложение N 5).
7.1.5. Номенклатура  дел  структурного  подразделения  администрации
города составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства
в подразделении и сдачу документов на хранение в архив.
     7.1.6. Архивный отдел  управления  делами администрации  города
(далее  -  архив,  архивный   отдел)  и  отдел  делопроизводства   и
документационного обеспечения департамента  организационно-кадрового
обеспечения   деятельности   администрации   оказывают   структурным
подразделениям   администрации   города   методическую   помощь    и
согласовывают номенклатуру дел.
      Номенклатура дел   структурного   подразделения   утверждается
руководителем данного подразделения  и предоставляется в службу  ДОУ
департамента   организационно-кадрового   обеспечения   деятельности
администрации.
7.1.7. Вновь  созданное   структурное  подразделение   администрации
города обязано в 6-месячный срок разработать свою номенклатуру дел и
направить  ее  в службу  ДОУ  департамента  организационно-кадрового
обеспечения деятельности администрации.
7.1.8. Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах.
     Первый утвержденный  экземпляр  номенклатуры  дел  структурного
подразделения администрации  города является документом  постоянного
срока хранения и включается в  номенклатуру дел в раздел службы  ДОУ
структурного подразделения администрации города.
     Второй используется в службе  ДОУ структурного подразделения  в
качестве рабочего.
     Третий направляется     в      службу     ДОУ      департамента
организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации.
     Четвертый - в  архивный отдел  управления делами  администрации
города.
7.1.9. Сводная номенклатура  дел  в конце  каждого года  уточняется,
утверждается  и  вводится   в  действие   с  01  января   следующего
календарного года.
7.1.10. Сводная номенклатура  дел составляется  и согласовывается  с
архивным отделом не реже 1 раза в 5 лет.
     В случае утверждения новой структуры структурного подразделения
администрации города номенклатура дел составляется и согласовывается
заново в предусмотренном настоящей инструкцией порядке.
7.1.11. Основой для определения структуры номенклатуры дел  является
структура    (штатное   расписание)    структурного    подразделения
администрации города.  Номенклатура  дел структурного  подразделения
администрации   города  состоит   из   разделов,  названия   которых
соответствуют    названиям   подразделений    внутри    структурного
подразделения администрации города.
7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие  все
документируемые    участки   работы    структурного    подразделения
администрации города.
     В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
7.1.13. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом:
7.1.13.1.В графе 1  номенклатуры дел  проставляются индексы  каждого
дела, включенного в номенклатуру.
     Индекс дела  состоит   из  номера  структурного   подразделения
администрации  города, номера,  установленного  в самом  структурном
подразделении  администрации города  для  цифрового обозначения  его
структурного подразделения, и  порядкового номера заголовка дела  по
номенклатуре в пределах структурного подразделения.
     Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
     Например: 23-07-05, где  23 -  номер, присвоенный  структурному
подразделению администрации города - управлению делами администрации
города, 03 - обозначение его структурного подразделения -  архивного
отдела, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
     В номенклатуре дел  рекомендуется сохранять одинаковые  индексы
для однородных дел в пределах разных структурных подразделений;  для
переходящих дел индекс сохраняется.
     7.1.13.2. В графу 2  номенклатуры дел включаются заголовки  дел
(томов, частей).
     Заголовок дела  должен  четко,  в  обобщенной  форме   отражать
основное содержание и состав документов дела.
     Не допускается  употребление  в  заголовке  дела   неконкретных
формулировок  ("материалы",  "общая  переписка"  и  т.д.),  а  также
вводных слов и сложных оборотов.
     Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в  следующей
последовательности: название  вида дела (переписка,  журнал и  т.д.)
или разновидности документов  (протоколы, приказы и т.д.);  название
структурного подразделения (автор документа); название  организации,
которой будут  адресованы или  от которой  будут получены  документы
(адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов
дела; название местности (территории), с которой связано  содержание
документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
     Состав элементов  заголовка  дела,  располагаемых  в   принятой
последовательности, определяется характером документов дела.
     В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью  исполнения,  в  качестве  вида   дела
употребляется термин  "документы",  а в  конце  заголовка в  скобках
указываются основные разновидности  документов, которые должны  быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
     
     Например:
     "Документы о проведении  тематических выставок (планы,  списки,
доклады, характеристики экспонатов)".
     
     В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и  по
какому вопросу она ведется.
     В заголовках   дел,   содержащих   переписку   с    однородными
корреспондентами, последние не  указываются, а указывается их  общее
видовое название.
     
     Например:
     Переписка со структурными подразделениями администрации  города
Нижнего Новгорода по основной деятельности.
     
     В заголовках   дел,   содержащих   переписку   с   разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
     
     Например:
     Переписка об  организации  семинаров и  совещаний  по  вопросам
документирования управленческой деятельности.
     
     В заголовке  дела  указывается конкретный  корреспондент,  если
переписка ведется только с ним.
     
     Например:
     Переписка с управлением государственной и муниципальной  службы
по вопросам повышения квалификации сотрудников.
     
     При обозначении           в           заголовках            дел
административно-территориальных единиц  учитывается следующее:  если
содержание      дела       касается      нескольких       однородных
административно-территориальных   единиц,   в  заголовке   дела   не
указываются их конкретные названия,  а указывается их общее  видовое
название.
     
     Например:
     Переписка с  главами   администраций  районов  города   Нижнего
Новгорода о социальной защите населения.
     
     В заголовках   дел,    содержащих    плановую   или    отчетную
документацию, обязательно указывается период (квартал, год), на (за)
который составлены планы (отчеты).
     
     Например:
     Годовые отчеты структурных подразделений администрации  города,
подчиненных заместителю главы администрации города Нижнего Новгорода
М.М.Холкиной.
     
     Если дело будет  состоять из  нескольких томов  или частей,  то
составляется  общий  заголовок  дела,  а  затем  при   необходимости
составляются заголовки каждого  тома (части), уточняющие  содержание
заголовка дела.
      При составлении  заголовка  каждого конкретного  дела  следует
учитывать сроки хранения  документов. Документы с постоянным  сроком
хранения, временным (свыше 10  лет) и временным  до 10 лет не  могут
группироваться  в  одно  дело.  Сроки  хранения  устанавливаются  по
перечням документов с указанием сроков их хранения.
     Порядок расположения   заголовков   дел   внутри   разделов   и
подразделов   номенклатуры   дел  определяется   степенью   важности
документов, составляющих дела,  и их взаимосвязью. Заголовки  должны
быть расположены  в определенной  последовательности одинаковой  для
всех разделов  номенклатуры  дел. В  начале располагаются  заголовки
дел,  содержащих организационно-распорядительную  документацию.  При
этом   заголовки   дел,   содержащих   распорядительные    документы
директивных и вышестоящих  органов, располагаются перед  заголовками
дел,  с организационной  документацией,  относящейся к  деятельности
структурного подразделения в целом (положения, регламенты,  уставы).
Далее располагаются названия дел с  организационно-распорядительными
документами   самого   структурного   подразделения   (распоряжения,
приказы,  решения  коллегиальных  органов).  За  этой  группой   дел
последовательно располагаются заголовки  дел, содержащих плановые  и
отчетные документы (годовые, за ними квартальные и месячные),  затем
переписка и журналы регистрации различных видов документов.
     Если в деле формируются копии  документов, то в заголовке  этот
факт необходимо отразить, а в графе примечание указать в каком деле,
либо  в   каком  структурном   подразделении  администрации   города
формируются подлинники документов.
     Например:
     
+-------------+----------------------+--------------+---------------+-----------------+
| Индекс дела |    Заголовок дела    |    Кол-во    | Срок хранения |   Примечание    |
|             |    (тома, частей)    |     дел      |     дела      |                 |
|             |                      |   (томов,    | (тома, части) |                 |
|             |                      |   частей)    |  и NN статей  |                 |
|             |                      |              |  по перечню   |                 |
+-------------+----------------------+--------------+---------------+-----------------+
|             | Правовые акты        |              | ДМН           | (1) Относящиеся |
|             | губернатора          |              | ст. 1 б (1)   | к  деятельности |
|             | Нижегородской        |              |               | структурного    |
|             | области,   городской |              |               | подразделения - |
|             | Думы города  Нижнего |              |               | постоянно       |
|             | Новгорода,           |              |               |                 |
|             | администрации города |              |               |                 |
|             | Нижнего   Новгорода. |              |               |                 |
|             | Копии.               |              |               |                 |
+-------------+----------------------+--------------+---------------+-----------------+
|             | Распоряжения главы   |              | ДМН           | Подлинники в    |
|             | администрации        |              | ст. 1 б (1)   | деле            |
|             | Автозаводского       |              |               |  29-01/01-02    |
|             | района       города. |              |               |                 |
|             | Копии.               |              |               |                 |
+-------------+----------------------+--------------+---------------+-----------------+
     
     Заголовки дел,   заведенных    по   географическому   или    по
корреспондентскому  признакам,  вносятся   в  номенклатуру  дел   по
алфавиту географических названий или корреспондентов.
     Заголовки дел  могут  уточняться  в  процессе  формирования   и
оформления дел.
      Заголовки дел по  вопросам,  не разрешенным  в течение  одного
года,  являются  «переходящими»   и  вносятся  в  номенклатуру   дел
следующего года с тем же индексом.
     7.1.13.3. Графа  3 номенклатуры  дел  заполняется по  окончании
календарного года.
     7.1.13.4. В  графе 4  указывается  срок хранения  дела,  номера
статей  по  типовому  перечню.  При  включении  в  номенклатуру  дел
заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым
перечнем  документов,  срок их  хранения  устанавливается  постоянно
действующей экспертной комиссией управления делами (по представлению
ЭК  структурного   подразделения)  с  использованием   ведомственных
перечней,  типовых  и  примерных номенклатур  дел.  Постоянный  срок
хранения  согласовывается  так  же  с  комитетом  по  делам  архивов
Нижегородской области.
     7.1.13.5. В графе 5 "Примечание" указываются название  перечней
документов,  использованных  при определении  сроков  хранения  дел,
проставляются отметки о  заведении дел (в  том числе, в  электронном
виде), о переходящих  делах (например, переходящее  с 2010 года),  о
выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за  формирование
дел,  о передаче  дел  в  другой  орган государственной  власти  для
продолжения и др.
     7.1.14. Если  в  течение  года  в  структурных   подразделениях
администрации  города  возникают  новые  документированные   участки
работы,  непредусмотренные  дела,   они  дополнительно  вносятся   в
номенклатуру.
     Для вновь   заводимых  дел   в   каждом  разделе   номенклатуры
оставляются резервные номера.
7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая
запись о количестве заведенных дел (томов). Сведения, содержащиеся в
итоговой записи сводной номенклатуры дел структурного  подразделения
в  обязательном  порядке  сообщаются  в  архивный  отдел,  о  чем  в
номенклатуре  дел  делается  отметка  с  указанием  должности  лица,
сделавшего отметку и расшифровкой его подписи.
     
            7.2. Формирование дел и их текущее хранение

7.2.1. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся  к
одному вопросу или участку деятельности помещенных в одну обложку.
     Формирование дел - группировка исполненных документов в дела  в
соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов  внутри
дела.
7.2.2. Дела формируются в администрации города децентрализовано,  то
есть в структурных подразделениях.
7.2.3. Исполненные  документы  должны в  10-дневный  срок  сдаваться
исполнителем,   в   зависимости   от   принятой   системы    ведения
делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в
структурных   подразделениях,  для   формирования   их  в   дела   в
соответствии с номенклатурой дел.
7.2.4. Контроль  за  правильным  формированием  дел   осуществляется
службой   ДОУ  департамента   организационно-кадрового   обеспечения
деятельности   администрации.   Методическую   помощь   в   вопросах
формирования дел оказывает архивный отдел.
     7.2.5. При  формировании   дел  в  структурных   подразделениях
администрации города необходимо соблюдать следующие правила:
      помещать в  дело  исполненные  документы,  соответствующие  по
своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
     помещать в  дело документ,  правильно  и полностью  оформленный
(документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
     помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению  одного
вопроса;
     помещать приложения вместе с основными документами;
     группировать в  дело  документы одного  календарного  года,  за
исключением переходящих дел;
     раздельно группировать в дела документы постоянного и временных
сроков хранения;
      включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
     помещать в    дела    ксерокопии    факсограмм,     телеграммы,
телефонограммы на общих основаниях;
     не помещать  в  дело  документы,  подлежащие  возврату,  лишние
экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов);
     по объему дело не должно  превышать 250 листов, при толщине  не
более 4  см (толщина дел  со сроками  хранения до 10  лет не  должна
превышать 10  см). При  превышении данного  объема заводится  второй
том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок
дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1",
"Т. 2" и т.д.
     Документы внутри    дела    располагаются   сверху    вниз    в
хронологической,  вопросно-логической   последовательности  или   их
сочетании.
     Распорядительные документы  группируются  в  дела  по  видам  и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
     Все документы   отчетного   и  информационного   характера   по
исполнению  актов   вышестоящих  органов   власти,  находящихся   на
контроле, подшиваются  в заведенное на  этот акт  дело. Если на  акт
дело  не  заводилось,  то  отчетные  документы  подшиваются  в  дело
переписки постоянного срока хранения за текущий год.
     Если имеется документ  о  снятии с  контроля нескольких  актов,
подшитых в разные  дела, то  следует подшить необходимое  количество
копий этого  документа  в соответствующие  дела  с указанием  номера
дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий (комиссий, рабочих  групп, +) группируются в  два
дела:
     протоколы и решения коллегии (комиссии, рабочей группы, +);
     документы к заседаниям коллегии (комиссии, рабочей группы, +).
     Протоколы в  деле располагаются  в  хронологическом порядке  по
номерам.
     Документы к заседаниям группируются  в отдельное дело, так  же,
как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
     Документы к  протоколам,  если они  сгруппированы  в  отдельные
дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
     Положения, уставы,  инструкции, утвержденные  распорядительными
документами, являются  приложениями к  ним и  группируются вместе  с
указанными документами.
     Приказы по  основной  деятельности  группируются  отдельно   от
приказов  по  административно-хозяйственным вопросам  и  по  личному
составу.
     При формировании  приказов  по личному  составу  формируются  в
отдельные дела приказы по  личному составу по различным вопросам,  в
соответствии  со  сроками  хранения.  Например,  приказы  о  приеме,
перемещении, увольнении работников формируются отдельно от  приказов
по другим вопросам (очередные отпуска, командировкам и т.д.).
     Ведение дел    муниципальных    служащих    осуществляется    в
соответствии  с действующим  законодательством.  Документы в  личных
делах располагаются по мере их поступления.
     Утвержденные планы, отчеты, сметы,  лимиты, титульные списки  и
другие документы группируются отдельно от их проектов.
     Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам
работы администрации  города,  ее  структурного  подразделения   или
подведомственных организаций и  все документы  по их рассмотрению  и
исполнению  группируются отдельно  от  заявлений граждан  по  личным
вопросам.
     Переписка группируется,  как  правило, за  период  календарного
года  и  систематизируется  в  хронологической   последовательности:
документ-ответ помещается за документом-запросом. При  возобновлении
переписки по  определенному вопросу, начавшейся  в предыдущем  году,
документы включаются в дело  текущего года с указанием индекса  дела
предыдущего года.
     7.2.6. Дела считаются  заведенными  с момента  включения в  них
первого  исполненного  документа.  После  исполнения  документов   и
окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения
физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
     7.2.7. В каждом структурном подразделении администрации  города
приказом  руководителя  назначаются  сотрудники,  ответственные   за
сохранность документов и  формирование их в  дела (как правило,  это
сотрудники, ответственные за делопроизводство и архив). Руководители
подразделений   и   указанные   сотрудники   обязаны    обеспечивать
сохранность документов и дел.
     7.2.8. Законченные   делопроизводством  электронные   документы
формируются   в   дела   (папки,  директории)   в   соответствии   с
номенклатурой дел, отдельно от документов на бумажных носителях,  на
жестком диске специально выделенного компьютера.
     7.2.9. Через  год  после  завершения  дел  в   делопроизводстве
постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения они  подлежат
полному оформлению и описанию (см. п.п. 8.2, 8.3) .
     7.2.10. Завершенные дела постоянного срока хранения, включенные
в опись, хранятся  по месту их  формирования в  течение двух лет,  а
затем сдаются в архивный отдел.
     7.2.11. Завершенные дела  временного срока хранения  со дня  их
заведения  до  передачи   на  уничтожение   хранятся  по  месту   их
формирования.
     7.2.12. Для обеспечения сохранности  и учета документов и  дел,
доступа к  ним  проводится комплекс  работ  по созданию  оптимальных
технических (физических) условий хранения документов и дел:
     размещение дел;
     проверка наличия и состояния документов и дел;
     соблюдение порядка выдачи дел.
     7.2.12.1. Дела  размещают  в рабочих  комнатах  или  специально
отведенных для этой  цели помещениях в  запирающиеся шкафы, сейфы  и
т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и
солнечного света.
     Дела в шкафах  для  их учета  и  быстрого поиска  располагаются
вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой  дел.
На корешках  обложек дел  указываются индексы  по номенклатуре  дел.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне
шкафа.
     При поиске какого-либо документа  вначале следует найти  нужный
заголовок дела, затем,  по индексу дела  - соответствующую папку  на
полке.
     7.2.12.2. Дела   администрации   города   и   ее    структурных
подразделений,  находящиеся  на  текущем  хранении  подлежат  учету.
Периодически,  как  правило,  перед  передачей  в  архивный   отдел,
проводится проверка  наличия и  состояния документов и  дел в  целях
установления фактического наличия дел и соответствия их  количеству,
числящемуся по номенклатуре дел.
     Проверка наличия и  состояния документов и  дел проводится  при
перемещении  дел,   при   возврате  дел,   при  смене   руководителя
структурного   подразделения,    руководителя   службы   ДОУ,    при
реорганизации и ликвидации структурного подразделения  администрации
города или его структурного подразделения.
     Проверка наличия проводится  путем  сверки статей  номенклатуры
дел  с  описанием  дел  на  обложке,  а  физическое  состояние   дел
определяется  путем  их  визуального  просмотра.  Все   обнаруженные
недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
     В случае   утраты  документов   и   дел  проводится   служебное
расследование, по  результатам  которого, лицо,  виновное в  утрате,
несет ответственность в установленном порядке.
     7.2.12.3. Выдача  дел  другим  подразделениям  производится   с
разрешения  руководителя  службы  ДОУ  структурного   подразделения.
Выдача дел сотрудникам  подразделений для работы осуществляется  под
расписку. На выданное  дело заводится карта-заместитель,  помещаемая
на   место   выданного   дела.   В   ней   указывается   структурное
подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано,  дата
его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении  и
приеме дела.
     Дела выдаются во временное пользование сотрудникам  структурных
подразделений на срок не более  одного месяца и после его  истечения
подлежат возврату.
     Иным государственным органам  и организациям  дела выдаются  на
основании   их  письменных   запросов   с  разрешения   руководителя
структурного подразделения администрации города или его заместителя,
курирующего вопросы делопроизводства, по актам.
     Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на
текущем хранении  в  структурном подразделении,  временно  требуются
сотруднику,  они  могут  быть   выданы  из  дела  ответственным   за
формирование  и   хранение   дел,  а   на   их  место   вкладывается
лист-заместитель, с указанием  - когда, кому и  на какой срок  выдан
документ.
     Изъятие документов из  дел постоянного  хранения допускается  в
исключительных  случаях  и производится  с  разрешения  руководителя
структурного подразделения  администрации города и  с оставлением  в
деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
7.2.13. Дела структурных подразделений администрации города подлежат
оформлению при их заведении и по завершении года.
     Оформление дела - подготовка  дела к хранению. Оформление  дела
включает  в  себя  комплекс  работ  по  описанию  дела  на  обложке,
брошюровке, нумерации  листов и  составлению заверительной  надписи.
Оформление дел  проводится сотрудниками соответствующих  структурных
подразделений, в ведении которых  заведение и формирование дел,  при
методической помощи архивного отдела.

         8. Порядок передачи документов на хранение в архив
                     и выделения к уничтожению

     Документы администрации    города   Нижнего    Новгорода,    ее
структурных  подразделений  являются   их  собственностью  и   после
проведения   экспертизы    ценности    в   порядке,    установленном
законодательством  в  сфере  архивного дела,  подлежат  передаче  на
постоянное хранение в архивный отдел как часть Архивного фонда РФ.
     Документы временного срока хранения после проведения экспертизы
ценности в   порядке,   установленном  законодательством   в   сфере
архивного дела, подлежат выделению к уничтожению.
     Подготовка документов к передаче  на хранение в архивный  отдел
включает  работу   службы  ДОУ   структурного  подразделения,   лиц,
ответственных за ведение  делопроизводства, и лиц, ответственных  за
проведение экспертизы ценности документов.
     Подготовка документов и дел к  передаче на архивное хранение  и
на уничтожение предусматривает:
     экспертизу ценности документов;
     оформление дел;
     описание документов  (составление  описей  дел  по  результатам
экспертизы ценности);
     составление актов на уничтожение  документов и дел с  истекшими
сроками хранения.
     
                8.1. Экспертиза ценности документов

8.1.1. Экспертиза ценности документов  - это изучение документов  на
основании критериев их ценности в целях определения сроков  хранения
документов и отбора их на постоянное хранение.
     Экспертиза ценности проводится на основе:
     действующего законодательства  и   правовых  актов   Российской
Федерации  по   архивному  делу   и  документационному   обеспечению
управления;
     типовых и  ведомственных   перечней  с   указанием  сроков   их
хранения,  типовых   и  примерных   номенклатур  дел,   утвержденной
номенклатуры  дел  структурного подразделения  администрации  города
Нижнего Новгорода;
     нормативно-методических документов Федеральной архивной  службы
России и комитета по  делам архивов Нижегородской области в  области
архивного дела.
8.1.2. Экспертиза  ценности  документов в  администрации  города  на
стадии  делопроизводства  проводится: при  составлении  номенклатуры
дел;  в  процессе  формирования  дел (см.  п.п.  7.2.5)  и  проверки
правильности отнесения  документов  к делам;  при  подготовке дел  к
передаче в архивный отдел управления делами администрации города.
     8.1.3. Для  организации  и  проведения  работы  по   экспертизе
ценности  документов  в  структурных  подразделениях   администрации
города создаются экспертные комиссии (далее - ЭК).
     ЭК создается   правовым    актом   руководителя    структурного
подразделения  из  числа наиболее  квалифицированных  сотрудников  в
количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке
включается лицо, ответственное за подготовку документов для сдачи  в
архив.   Председателем   ЭК   назначается   один   из   заместителей
руководителя   структурного  подразделения   администрации   города,
курирующий вопросы делопроизводства и архива.
     Для осуществления и организации методического руководства работ
по экспертизе  ценности  документов  и  подготовке  их  к  архивному
хранению, по разработке и согласованию номенклатур дел, описей  дел,
актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих  хранению,
в  управлении  делами   администрации  города  создается   постоянно
действующая ЭК.
     8.1.4. Функции  и  права  ЭК, а  также  организация  ее  работы
определяются   положением,   которое   утверждается    руководителем
структурного подразделения администрации города.
     Положение об  ЭК до  его  утверждения подлежит  согласованию  с
архивным отделом.
     8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и  временного
хранения  осуществляется   ежегодно  в  структурных   подразделениях
администрации  города  непосредственно  лицами,  ответственными   за
ведение  делопроизводства,  совместно  с  ЭК  под   непосредственным
методическим  руководством  ответственного  за  архив  и   архивного
отдела.
8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
     отбор документов постоянного хранения  для передачи в  архивный
отдел;
     отбор документов временного  (свыше 10 лет)  срока хранения,  с
временными сроками хранения и с пометкой "До минования  надобности",
подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
     выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки  хранения
которых истекли.
8.1.7. Отбор  документов  для  постоянного  и  временного   хранения
проводится на основании  перечней документов  с указанием сроков  их
хранения  (см.   п.п.   7.1.3)  и   утвержденной  номенклатуры   дел
структурного  подразделения  администрации города  путем  полистного
просмотра  дел.  В  делах  постоянного  хранения  подлежат   изъятию
дублетные  экземпляры  документов,  черновики,  неоформленные  копии
документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками
хранения.
     Окончательное решение   по  результатам   экспертизы   ценности
документов постоянного  срока  хранения принимает  ЭПМК комитета  по
делам архивов Нижегородской области при утверждении описей.
      
                        8.2. Оформление дел
     
8.2.1.В зависимости  от  сроков   хранения  проводится  полное   или
частичное оформление дел.
     8.2.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
8.2.3. Дела временного (10 лет и менее) хранения подлежат частичному
оформлению: допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить
пересистематизацию документов  в  деле, листы  дела  не  нумеровать,
заверительные надписи не составлять.
     8.2.4. Полное оформление дел предусматривает:
     систематизацию либо пересистематизацию документов в деле;
     подшивку или переплет дела;
     нумерацию листов дела;
     составление заверительной надписи ();
     составление, в необходимых случаях, документов;
     оформление обложки дела.
8.2.4.1. Документы внутри  дела должны располагаться  сверху вниз  в
хронологической,  вопросно-логической   последовательности  или   их
сочетании.  Если  дело  формировалось  не  так,  документы   следует
пересистематизировать. Резолюции руководства, визы, составленные  на
отдельных  листах,  размещаются  перед документом,  к  которому  они
относятся и в таком порядке подшиваются в дело.
     В делах  постоянного   хранения   подлежат  изъятию   дублетные
экземпляры документов, черновики,  неоформленные копии документов  и
не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
     Если в дело в  ходе его формирования  были подшиты документы  с
различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые
дела, исходя  из сроков  хранения документов. При  этом документы  с
истекшими сроками  хранения  уничтожаются по  актам в  установленном
порядке.
     8.2.4.2. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола
прочными нитками в твердую  обложку из  картона или переплетаются  с
учетом возможности  свободного чтения текста  всех документов,  дат,
виз и резолюций на них.  Текст не должен подходить к линии  подшивки
(переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки.
В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю  листа,
к такому  листу подклеивается  полоска бумаги,  за которую  документ
подшивается (переплетается) в дело.
     При подготовке  дел   к   подшивке  (переплету)   металлические
скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк , а в начале дела -  ь
документов дела.
8.2.4.3. В  целях  обеспечения  сохранности  и  закрепления  порядка
расположения документов,  включенных в  дело, все  листы этого  дела
(кроме  листа-заверителя и  внутренней  описи) нумеруются  арабскими
цифрами  валовой нумерацией  в  правом  верхнем углу  листа  простым
карандашом.  Листы  внутренней  описи  документов  дела   нумеруются
отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких  томов или частей, нумеруются  по
каждому тому или по каждой части отдельно.
     Подшитые в  дело  документы с  собственной  нумерацией  листов,
(включая печатные издания)  могут нумероваться  в общем порядке  или
сохранять собственную нумерацию, если она соответствует  порядковому
расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы  и  другие иллюстративные  документы,
представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на  оборотной
стороне на верхнем поле листа.
 Сложенный лист  (формата А3,  А2)  разворачивается и  нумеруется  в
правой части  верхнего поля  листа.  При этом  лист любого  формата,
подшитый за один край, нумеруется  как один лист; лист, сложенный  и
подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с  наглухо  наклеенными документами  (фотографиями,  вырезками,
выписками  и  т.п.)  нумеруется  как один  лист.  Если  к  документу
подклеены одним  краем другие документы  (вставки текста,  переводы,
вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с  вложениями нумеруются; при этом  вначале
нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение  в
конверте.
После завершения   нумерации   листов   составляется   заверительная
надпись,   которая  располагается   в   конце  дела   на   отдельном
листе-заверителе дела.
     В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации  листов
дела проводится  их перенумерация. При  перенумерации листов  старые
номера зачеркиваются одной наклонной  чертой и рядом ставится  новый
номер листа; в конце дела составляется новая заверительная  надпись,
при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но  сохраняется
в деле.  Вносятся также  исправления во внутреннюю  опись или  опись
составляется заново.
     При наличии отдельных  ошибок в  нумерации листов  в делах  при
подготовке их службой ДОУ  структурного подразделения к передаче  на
архивное хранение  допускается  по согласованию  с архивным  отделом
употребление литерных номеров листов.
     8.2.4.4. Заверительная надпись оформляется на листе-заверителе,
подписывается ее  составителем  с  указанием  расшифровки   подписи,
должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется
на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Лист-заверитель составляется в деле на  отдельном листе, в книгах  -
на оборотной  стороне последнего  чистого листа, в  картотеках -  на
отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение
N 6),  в   которой   указываются  цифрами   и  прописью   количество
пронумерованных  листов дела,  количество  листов внутренней  описи,
оговариваются особенности нумерации  номеров дела (наличие  литерных
номеров  дела, пропущенных  номеров,  номеров листов  с  наклеенными
фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями
и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие  в
деле типографских  экземпляров брошюр  с количеством  листов в  них,
если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
     Лист-заверитель дела   подписывается  его   составителем.   Все
последующие  изменения  в  составе и  состоянии  дела  (повреждения,
замена  подлинных  документов)  отмечаются  в  листе-заверителе   со
ссылкой на соответствующий акт.
     Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый
оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено
без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть  листа
на внутренней стороне обложки дела.
8.2.4.5. Внутренняя  опись документов  дела  составляется для  учета
документов постоянного и  временного (свыше  10 лет) хранения,  учет
которых  вызывается спецификой  данной  документации (особо  ценные,
личные, судебные,  и  т.д.), а  также для  учета  дел постоянного  и
временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям
документов, заголовки  которых не  раскрывают конкретное  содержание
документа.
     Внутренняя опись документов дела составляется на:
приказы руководителей   структурных   подразделений   по    основной
деятельности;
     лицевые счета по начислению заработной платы;
     личные дела.
     Внутренняя опись   составляется    на   отдельном   листе    по
установленной  форме  (N  7),   в  которой  содержатся  сведения   о
порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и
номерах  листов  дела.  К  внутренней  описи  составляется  итоговая
запись,  в  которой   указываются  цифрами  и  прописью   количество
включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
     Внутренняя опись  подписывается  ее  составителем  с  указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления.
     Листы внутренней описи  подшиваются  в начале  дела. Если  дело
переплетено  или  подшито   без  внутренней  описи  документов,   то
составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней
стороне лицевой обложки дела.
     Изменения состава   документов    дела   (изъятия,    включения
документов,  замена   их  копиями   и  т.д.)   отражаются  в   графе
"Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При  необходимости
составляется   новая   итоговая   запись  к   внутренней   описи   и
заверительная надпись дела.
     8.2.4.6. Обложка дела  постоянного, временного  (свыше 10  лет)
хранения  и  по  личному  составу  составляется  и  оформляется   по
установленной форме (N 8).
     Надписи на обложках  дел (томов)  следует выполнять  чернилами,
разборчиво, без сокращений.  Если на обложку наклеивается  титульный
лист, изготовленный типографским способом,  то надписи на нем  можно
печатать. Титульный лист  рекомендуется наклеивать с накладкой  клея
на всю  поверхность листа  с тем,  чтобы под  ним не  образовывалось
пустот.
     На обложке    дела    указываются    реквизиты:    наименование
структурного подразделения администрации города  (фондообразователя)
и  его   структурного   подразделения,  делопроизводственный   номер
(индекс) дела, заголовок дела;  дата дела (тома, части);  количество
листов в деле; срок хранения дела и архивный шифр дела.
     Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом:
 структурного подразделения - указывается полностью в соответствии с
утвержденной структурой;  записывается  в  именительном  падеже,   с
указанием официально  принятого  сокращенного наименования,  которое
указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в
течение года, за  который готовятся дела, структурное  подразделение
было переименовано  (преобразовано) и это  не вызвало  возникновения
нового фондообразователя, или при передаче дела в другое структурное
подразделение, на обложке дела указывается новое наименование  этого
структурного  подразделения  или   его  правопреемника,  а   прежнее
наименование структурного подразделения заключается в скобки;
 (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по
номенклатуре дел;  если дело  состоит  из  нескольких томов,  то  на
обложке указывается и номер очередного тома;
 (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, утвержденной
в установленном порядке. В необходимых случаях в заголовок  вносятся
уточнения: номера приказов, протоколов  и др. Заголовок дела  должен
быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых  в
дело  документов. В  заголовке  указываются  виды имеющихся  в  деле
документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела
не  раскрывает  содержание   подшитых  в  нем  документов   ("Разная
переписка",  "Переписка по  общим  вопросам" и  т.п.),  составляется
новое   наименование,   отражающее  содержание   подшитых   в   деле
документов, и обложка  дела переоформляется.  Если делу нельзя  дать
одно общее  краткое  наименование, то  заголовок составляется  путем
обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных. В тех
случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку
каждого тома  (части)  выносится общий  заголовок  дела и  заголовок
каждого тома (части).
     В заголовках дел, содержащих  копии документов, указывается  их
копийность.   Подлинность   документов    дела   в   заголовке    не
оговаривается.
 дела -   указываются   год(ы)   заведения  и   окончания   дела   в
делопроизводстве.    Датой    дел,    содержащих    распорядительную
документацию,  а  также  для  дел,  состоящих  из  нескольких  томов
(частей), являются крайние даты  документов дела, т.е. даты  (число,
месяц,  год)  регистрации  (составления)  самого  раннего  и  самого
позднего  документов, включенных  в  дело.  При этом,  число  (двумя
цифрами)  и  год  обозначаются арабскими  цифрами,  название  месяца
пишется  словами  (например:  01  января 2011  года).  Если  в  дело
включены документы  (приложения  и т.п.),  даты  которых выходят  за
крайние даты дела, то под  датами дела, с новой строчки делается  об
этом запись:  "В  деле имеются  документы  за____год(ы)". Даты  дела
могут не указываться на  обложке дел, содержащих, например,  годовые
планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
     Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку,
то есть по видам  документов (приказы,  распоряжения, акты и  т.п.),
датой начала дела  является дата  подписания или утверждения  самого
раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения)
самого позднего документа.
     Датой дела,  содержащего  протоколы  заседаний,  является  дата
утверждения  (если  они  утверждаются)  или  составления  первого  и
последнего протокола.
     Крайними датами личного дела являются даты подписания  приказов
о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти
лица,  на  которое  заведено  дело,  конечной  датой  является  дата
документа, извещающего о его кончине, или запись об этом  сотрудника
кадровой службы.
     Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является  дата
поступления первого входящего или дата первого исходящего документа,
а датой окончания  - дата самого  позднего входящего или  исходящего
документа независимо от места нахождения их в деле.
     Количество пронумерованных в деле листов проставляется с  листа
- заверителя дела.
     Реквизит "Срок хранения  дела" переносится на  обложку дела  из
соответствующей  номенклатуры  дел   после  сверки  его  со   сроком
хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием  сроков
хранения  (при введении  в  действие  новых перечней  документов  со
сроками хранения  старые записи  зачеркиваются, а  сверху или  рядом
пишутся  новые  данные).  На  делах  постоянного  хранения  пишется:
"Хранить постоянно".
     Архивный шифр дела  (состоит из  номера фонда,  номера описи  и
номера  дела  по  описи)   на  обложках  дел  постоянного   хранения
проставляется чернилами только  после включения  этих дел в  годовые
разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК Комитета по делам  архивов
Нижегородской области (до этого он проставляется карандашом).
     На обложках дел  постоянного  хранения предусматривается  место
для наименования архива, в который будут передаваться дела.
     По окончании  года в  надписи  на  обложках дел  постоянного  и
временного  (свыше   10  лет)  хранения   вносятся  уточнения:   при
несоответствии  заголовка   дел  на   обложке  содержанию   подшитых
документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
     Наименования фондообразователя  и  подразделения, год  и  номер
дела могут проставляться на обложке штампом.
     Обложки дел с документами, исполненными на стандартных  листах,
должны  иметь размеры  229  x 324  мм.  Обложки дел  с  документами,
изготовленными  на  нестандартных   листах,  могут  иметь   размеры,
соответствующие размерам подшитых в них листов.
     Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет)
сроки хранения, должны  быть  изготовлены из  твердого картона.  Для
обложек   дел,   сдаваемых   на   архивное   хранение,   применяется
бескислотный картон.
     При оформлении дел  применять  канцелярский (силикатный)  клей,
мучной и крахмальный клейстеры не следует.
     
                    8.3. Составление описей дел
     
8.3.1. Описи  дел  и  документов  составляются  в   делопроизводстве
структурных  подразделений   администрации  города  при   проведении
экспертизы ценности документов.  Основой для составления описей  дел
является номенклатура дел.
8.3.2. Опись  дел   -  справочник,  содержащий   систематизированный
перечень дел и  предназначенный для  раскрытия состава и  содержания
дел,  закрепления  их   систематизации  и  учета.  Отдельная   опись
представляет   собой   перечень  дел   с   самостоятельной   валовой
(порядковой) законченной нумерацией.
     8.3.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения
в 4  экземплярах;  дела  временного  (свыше 10  лет)  хранения  в  2
экземплярах; дела по личному составу в 3 экземплярах.
     На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
8.3.4. В  каждом  структурном  подразделении  администрации   города
сводные описи  на дела постоянного  хранения, составляются  ежегодно
службой ДОУ под непосредственным методическим руководством архивного
отдела. По этим описям документы сдаются в архивный отдел.
     8.3.5. Сводная   опись    дел   постоянного   срока    хранения
структурного подразделения  администрации города  должна включать  в
себя завершенные  в  делопроизводстве документы  и дела  постоянного
срока хранения всех подразделений, входящих в его структуру.
     8.3.6. Основой для подготовки  сводных описей дел  структурного
подразделения  администрации   служат   описи  дел,   представленные
подразделениями,  входящими   в  его   структуру.  Указанные   описи
составляются в 2-х экземплярах, один из которых передается в  службу
ДОУ структурного подразделения администрации города для  составления
сводной номенклатуры дел, а второй остается в качестве  контрольного
экземпляра в подразделении.
8.3.7. При составлении описей дел соблюдаются следующие требования:
     порядок присвоения  номеров  описям  структурных  подразделений
администрации города согласовывается с архивным отделом;
     заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел;
     каждое дело  вносится в  опись  под самостоятельным  порядковым
номером (если дело состоит  из нескольких томов (частей), то  каждый
том  (часть),  в  том  числе приложение  к  делу,  сформированное  в
отдельный том, вносится в опись под самостоятельным номером;
     порядок нумерации дел в описи - валовый;
     графы описи   заполняются   в  точном   соответствии   с   теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела;
     при внесении  в  опись  подряд дел  с  одинаковыми  заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные
дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о  делах
вносятся в опись  полностью (на каждом  новом листе описи  заголовок
воспроизводится полностью);
     графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их  физического  состояния,   о  передаче  дел   другим
структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о  наличии
копий и т.п.;
     многотомные дела в опись вносятся  по порядку номеров томов.  В
этом случае  в описи  пишется  наименование только  первого тома,  а
наименования  всех  остальных  томов, если  они  помещены  на  одной
странице,  обозначаются  словами  "То  же".  Если  же   наименование
многотомного  дела  переходит  на  следующий  лист,  то   необходимо
заголовок дела повторить полностью.
     В описи  между  наименованиями  (заголовками)  дел  оставляется
интервал не менее 1 см.
8.3.8.Опись дел   подписывается   составителем   с   указанием   его
должности, согласовывается с  руководителем службы ДОУ  структурного
подразделения,  затем опись  подлежит  рассмотрению ЭК  структурного
подразделения администрации города,  затем, в случае согласования  в
конце  раздела  ставится  гриф  "Согласовано"  с  указанием   номера
протокола ЭК и даты заседания, на котором она была рассмотрена.
Согласованные ЭК структурного  подразделения  описи дел  постоянного
срока хранения направляются на  рассмотрение ЭПМК комитета по  делам
архивов Нижегородской области. Описи дел временного срока хранения и
по личному составу направляются  в архивный отдел в соответствии  со
сроками,  установленными  графиком   представления  описей  дел   на
рассмотрение архивного отдела, но не позднее чем через 2 года, после
завершения    делопроизводством    дел,   включенных    в    раздел.
Представляются 4 экземпляра описи дел постоянного срока хранения и 2
экз.описей дел  временного (свыше  10 лет) и  3 экз.  описей дел  по
личному составу.
     Только после утверждения описей  дел постоянного хранения  ЭПМК
комитета по делам  архивов Нижегородской области описи  утверждаются
руководителем структурного подразделения администрации города. Затем
первый  экземпляр годового  раздела  описи в  качестве  контрольного
передается  в  архивный  отдел,  остальные  остаются  в  структурном
подразделении до момента передачи дел на архивное хранение.
8.3.9. Описи дел постоянного  срока хранения,  описи дел по  личному
составу и описи дел временного (свыше 10 лет) хранения  составляются
по установленной форме (N 9) и представляются в архивный отдел через
один год после завершения дел в делопроизводстве.
     8.3.10. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи и
справочного аппарата к описи.
     8.3.10.1. Описательная  статья  описи  дел  постоянного   срока
хранения  имеет следующие  элементы:  порядковый номер  дела  (тома,
части) по описи;  индекс дела (тома,  части); заголовок дела  (тома,
части); крайние даты  дела (тома, части);  количество листов в  деле
(томе, части); примечания.
     Описательная статья  описи  дел   временного  (свыше  10   лет)
хранения  имеет следующие  элементы:  порядковый номер  дела  (тома,
части) по описи;  индекс дела (тома,  части); заголовок дела  (тома,
части); крайние даты дела  (тома, части); срок хранения дела  (тома,
части); количество листов в деле (томе, части); примечания. В  графе
срок хранения указывается так же номер статьи из перечня.
     Перед внесением  заголовков дел  в  описи проверяется  качество
формирования  и  оформления  дел.  В  случае  обнаружения  нарушений
установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
     В описях дел указывается полное действительное (без сокращений)
наименование структурного  подразделения,   которое   вело  дела   и
закончило  их  делопроизводством.   В  случаях,  когда   структурное
подразделение в течение периода,  за который вносятся дела в  опись,
было  переименовано   (преобразовано),  под  прежним   наименованием
пишется его новое наименование.
     8.3.10.2. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись  (приложение N 10),  в которой  указывается
(цифрами и прописью) количество  дел, числящихся по описи, первый  и
последний номера  дел по  описи, а  также оговариваются  особенности
нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
     8.3.10.3. Заголовки    дополнительно   обнаруженных    дел    в
зависимости  от  их  количества  могут  быть  внесены  в  опись  под
литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией.
     8.3.10.4. В справочный  аппарат описи  входят: титульный  лист;
содержание (оглавление), предисловие; список сокращений;  переводные
таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели.
     8.3.10.4.1. На  титульном   листе   описи  помещаются:   полное
название архива,  в который будут  передаваться документы,  название
фонда,  номер  фонда,  номер описи,  название  описи,  крайние  даты
документов, внесенных  в опись.  Название фонда  на титульном  листе
описи  дается  в  виде  официально принятого  полного  и  в  скобках
сокращенного названия структурного  подразделения-фондообразователя.
При изменении названия фондообразователя или его  подведомственности
в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном
листе  указывается  сначала  его последнее  название,  а  затем  все
изменения  в его  названии  в хронологической  последовательности  с
указанием начальной  и конечной дат  существования каждого  названия
фондообразователя под данным названием.
8.3.10.4.2. Оглавление составляется, если в годовом разделе  сводной
описи  дел имеются  подразделы,  другие,  более мелкие  группы  дел,
справочный   аппарат   к  разделу.   В   оглавлении   перечисляются:
предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях),
названия всех  подразделов и  более мелких групп  дел, включенных  в
раздел, указатели (если они имеются).
8.3.10.4.3. Предисловие может составляться как общее ко всем  описям
фонда, так  и к отдельной  описи. Общее  предисловие к описям  фонда
помещается в описи дел постоянного срока хранения.
      В предисловие  включаются  сведения об  основных  направлениях
деятельности  и  структуре подразделения  администрации  города  (со
ссылкой на нормативные  документы, которыми утверждалась  структура,
положение или штатное расписание) за период, который охватывают дела
описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов
фонда, включенных в  раздел (при  этом выделяются наиболее  типичные
группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию);
указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы  фонда
отмечаются  наиболее  типичные  группы  дел  как  по  разновидностям
документов,  так  и  по  содержанию  дается  краткая  характеристика
содержащейся в описи  информации о подведомственных или  вышестоящих
организациях;  освещаются   особенности  формирования,  описания   и
систематизации заголовков дел, наличие и состав справочного аппарата
к разделу, основные принципы  его составления и порядок  пользования
им.
      При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все
общие данные  по  истории подразделения-фондобразователя  и  истории
фонда  помещаются  в  предисловии  к  описи  дел  постоянного  срока
хранения.
     Предисловие подписывается составителем с указанием должности  и
даты составления предисловия  и заведующим службой ДОУ  структурного
подразделения (лицом, ответственным за архив).
     8.3.10.4.4. Опись  может  иметь  список  сокращений.  В  список
сокращенных   слов  вносятся   все   сокращения  слов   и   понятий,
употребляемых   в   описи,  сокращенные   названия   организаций   и
учреждений,  предприятий,  дается  расшифровка  названий   различных
учетных, отчетных и прочих форм. В списке в алфавитном порядке слева
располагаются  сокращенные слова  и  понятия,  а справа  через  тире
дается их  полное  обозначение. Список  сокращенных слов  помещается
после предисловия к описи.
     8.3.10.4.5. Переводная    таблица   шифров    составляется    к
переработанной описи после ее переработки в случае изменения номеров
единиц   хранения,   т.е.  их   перешифровке.   Переводная   таблица
устанавливает соотношение старых и новых номеров единиц хранения  по
форме:  N ед.  хр.  по  старой описи,  N  ед.  хр. по  новой  описи,
примечания.
     8.3.10.4.6. К описи  могут составляться  указатели (как  общие,
так и  специальные). Ссылочные  данные указателя к  описи даются  на
порядковые номера единиц хранения, единиц учета.
8.3.11. Согласованные  ЭК   структурного  подразделения  описи   дел
постоянного  хранения передаются  на  утверждение ЭПМК  комитета  по
делам архивов Нижегородской области через архивный отдел.
     
   8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
     
     8.4.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению
производится при   проведении    экспертизы   ценности    документов
одновременно  с  составлением   описей  дел  постоянного   хранения,
временного (свыше 10 лет) и по личному составу за этот же период.
     8.4.2. Результаты  отбора   документов  к  уничтожению,   сроки
хранения  которых   истекли,  за   соответствующий  период   времени
оформляются  актом   о  выделении  к   уничтожению  документов,   не
подлежащих хранению (N 11). Основой для составления указанных  актов
является утвержденная номенклатура дел.
     8.4.3. Дела включаются в акт,  если установленный для них  срок
хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт  (например,
законченные в 2005 году дела  с 5-летним сроком хранения могут  быть
включены в акт, составленный не ранее 01 января 2011 г.).
     8.4.4. Акт о выделении к уничтожению документов, не  подлежащих
хранению,  как  правило,  составляется на  дела  всего  структурного
подразделения (при  этом дела каждого  его подразделения  составляют
самостоятельную  группу  заголовков,  а  заголовки  однородных  дел,
отобранных  к  уничтожению,  могут  быть внесены  в  акт  под  общим
заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
     8.4.5. Основой  для составления  сводных  актов о  выделении  к
уничтожению  документов,  не  подлежащих  хранению  на  дела   всего
структурного  подразделения  администрации  города  являются   акты,
представленные подразделениями, входящими в его структуру. Указанные
акты   составляются   в  2-х   экземплярах,   подписывается   лицом,
ответственным   за   делопроизводство  и   архив   и   руководителем
подразделения,  представляющего   документы   к  уничтожению.   Один
экземпляр акта  передается в сектор  ДОК структурного  подразделения
администрации  города  для  составления  сводного  акта,  а   второй
остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.
     8.4.6. Составленные акты о выделении к уничтожению  документов,
не  подлежащих  хранению,  подлежат  согласованию  ЭК   структурного
подразделения   администрации   (в   конце   акта   ставится    гриф
"Согласовано" с указанием номера  протокола ЭК и даты заседания,  на
котором она был рассмотрена)  и предоставляются в архивный отдел  на
согласование одновременно с описями дел за тот же период.
     Согласованные акты   утверждаются  руководителем   структурного
подразделения  только  после  утверждения  ЭПМК  комитета  по  делам
архивов Нижегородской  области  описей дел  постоянного хранения  за
этот же период времени.
     8.4.7. Сводный  акт  дел печатается  в  необходимом  количестве
экземпляров. Первый утвержденный  в установленном порядке  экземпляр
акта является  документом постоянного  срока хранения  и остается  в
службе ДОУ структурного подразделения администрации. Второй и третий
-  представляются  в  архивный отдел,  которым  согласовывался  акт.
Остальные раздаются по подразделениям для использования в работе.
     8.4.8. Если сводный акт  о выделении к уничтожению  документов,
не подлежащих хранению в структурном подразделении администрации  не
составляется, то каждый акт,  составляемый в его подразделениях  так
же должен пройти все этапы согласования, предусмотренные для сводных
актов.
     8.4.9. После     утверждения     руководителем     структурного
подразделения сводного  акта о выделении  документов к  уничтожению,
либо   актов,   представленных  отдельными   подразделениями,   дела
передаются   на   переработку   (утилизацию)   по   приёмо-сдаточной
накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых
дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в  номенклатуре
дел проставляется  отметка "Уничтожено, см.  акт от______________  N
___" с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за
передачу дел на уничтожение, и даты.
     
               8.5. Передача дел на архивное хранение
     
8.5.1. В архивный отдел  передаются дела с исполненными  документами
постоянного срока хранения и по личному составу.
     8.5.2. Дела  с  исполненными документами  постоянного  хранения
передаются в  архивный отдел  после истечения  двухлетнего срока  их
хранения и использования в структурном подразделении.
     Правовые акты  администрации города  передаются  на хранение  в
архивный отдел  не  позднее 30  июня года,  следующего  за годом  их
принятия.
     8.5.3. Дела передаются на архивное хранение в архивный отдел  в
упорядоченном состоянии. Передача  дел производится по  утвержденным
описям дел. Вместе с делами передаются и описи дел.
     8.5.4. Дела временного (10 лет и  менее, а также свыше 10  лет)
хранения и по личному составу администраций районов города  передаче
в  архивный   отдел  не   подлежат.  Они   хранятся  в   структурных
подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в
установленном порядке.
8.5.5. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному
архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и
руководителями служб ДОУ.
8.5.6. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче
в архивный  отдел   сотрудником   архивного  отдела   предварительно
проверяется правильность их формирования, оформления и  соответствие
количества дел,  включенных в  опись, количеству  дел, заведенных  в
соответствии   с   номенклатурой  дел   структурного   подразделения
администрации  города.  Все  выявленные при  проверке  недостатки  в
формировании и оформлении дел сотрудники структурного  подразделения
обязаны устранить.
8.5.7. Прием каждого дела производится сотрудником архивного  отдела
в присутствии  сотрудника  структурного подразделения.  При этом  во
всех  экземплярах описи  против  каждого  дела, включенного  в  нее,
делается отметка о  наличии дела. В  конце каждого экземпляра  описи
указываются цифрами и  прописью количество фактически принятых  дел,
номера не принятых  дел, дата приема-передачи  дел, а также  подписи
начальника архивного отдела или его заместителя и лица,  передавшего
дела.
     8.5.8. Дела  и  описи  на сдаваемые  документы  доставляются  в
архивный отдел сотрудниками структурных подразделений  администрации
с сопроводительным письмом, в  котором указывается количество дел  и
описей, передаваемых в архивный отдел.
8.5.9. В случае упразднения структурного подразделения администрации
города необходимо оперативно, совместно со службой ДОУ  департамента
организационно-кадрового  обеспечения деятельности  администрации  и
архивным  отделом решить  вопросы  о преемственности  в  обеспечении
сохранности документов и месте их дальнейшего хранения.
     Лицо, ответственное   за   ведение   делопроизводства   данного
структурного      подразделения,      в      период       проведения
организационно-штатных мероприятий формирует все имеющиеся документы
в  дела, оформляет  дела  и в  упорядоченном  состоянии передает  их
структурному     подразделению,     являющемуся      правопреемником
упраздненного подразделения.  Прием-передача документов  оформляется
соответствующими   актами.    Копии   актов   приема-передачи    дел
направляются в архивный отдел.
     В случае   отсутствия    правопреемника   документы    подлежат
экспертизе ценности,  на основании которой  документы, включенные  в
состав Архивного фонда  РФ, документы по личному  составу, а так  же
документы, сроки  временного хранения которых  не истекли,  подлежат
передаче в упорядоченном состоянии в архивный отдел.
     
       9. Изготовление, использование, хранение и уничтожение
                     простых печатей и штампов

9.1. Простая  печать  (без  изображения  государственной  символики)
воспроизводит наименование  структурного подразделения.  Минимальный
диаметр клише печати - 35 мм, максимальный - 40 мм.
Штамп -  это  вид  печати  прямоугольной  формы.  Штампы   формально
заменяют рукописную  запись в повторяющихся  однотипных ситуациях  в
бумажном  делопроизводстве.  В  этом  случае  штампы,  по  существу,
представляют  собой  реквизиты,  участвующие  в  придании  документу
юридической силы и ускоряющие документооборот.
     В администрации города используются следующие виды штампов:
     регистрационные штампы;
     заверительные штампы;
     штампы отдельных реквизитов и др.
     Размеры, форма и содержание штампов не регламентированы.
9.2. Изготовление   простых    печатей   и   штампов    производится
структурными подразделениями  самостоятельно. Эскиз печати  (штампа)
согласовывается с департаментом организационно-кадрового обеспечения
деятельности администрации.
9.3. Необходимость    изготовления     штампов    с     факсимильным
воспроизведением  подписи   главы  администрации   города  или   его
заместителей определяется главой администрации города.
     Главой администрации  города  и его  заместителями  назначается
лицо,  ответственное   за   использование  и   хранение  штампов   с
факсимильным  воспроизведением   подписи,  и  определяется   порядок
использования штампов с факсимильным воспроизведением подписи.
9.4. Все изготовленные  печати и штампы  учитываются в  департаменте
организационно-кадрового  обеспечения деятельности  администрации  в
специальном журнале (приложение N 12).
Печати и  штампы  выдают   под  расписку  сотрудникам,  на   которых
возложена обязанность заверять документы печатями (штампами).
9.5. Простые печати  и штампы  хранятся в  закрывающихся столах  или
сейфах.
9.6. Об  утере   печати  или  штампа   незамедлительно  ставится   в
известность    департамент   организационно-кадрового    обеспечения
деятельности администрации.
9.7. Пришедшие в негодность  и утратившие  значение печати и  штампы
подлежат возврату в департамент организационно-кадрового обеспечения
деятельности администрации, где они уничтожаются по акту.
В акте должны быть указаны:
     время и место уничтожения;
     состав комиссии;
     основание уничтожения печатей и штампов;
     наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
     способ уничтожения.
9.8. Простые    круглые    мастичные   печати    (без    изображения
государственной  символики)  ставятся   на  копиях  документов   для
удостоверения   их   соответствия   подлинникам,   за    исключением
документов,  требующих  особого  удостоверения  их  подлинности,  на
которых  ставятся  печати  с  изображением  Государственного   герба
Российской Федерации (N 13).
Оттиск печати должен  захватывать  окончание наименования  должности
лица, подписавшего документ.
     



                                                     Приложение N 1
                                   к Инструкции по делопроизводству
                           в администрации города Нижнего Новгорода


                                Герб
                      города Нижнего Новгорода
     
                      П Р О Т О К О Л (полный)
         совещания _______________________________________
                                (наименование вопроса)

                         г. Нижний Новгород

__________________ N ____________
        (дата)
Председатель: И.О. Фамилия, должность
Секретарь: И.О. Фамилия, должность

Присутствовали:
Фамилии, имена, отчества и наименования должностей присутствующих  в
алфавитном порядке

Повестка дня:
1. Наименование вопроса
2. Наименование вопроса

1. СЛУШАЛИ:
Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже).
Изложение содержания доклада (в предложном падеже).

ВЫСТУПИЛИ:
Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже).
Изложение содержания выступления (в предложном падеже).

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
1.1. Одобрить проект .....
1.2. Поручить  муниципальному   предприятию   .....  (Фамилия   И.О.
директора)  совместно   c   профильным  структурным   подразделением
администрации города доработать ...

2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Председатель (подпись) И.О. Фамилия
Секретарь (подпись) И.О. Фамилия


                                                     Приложение N 2
                                   к Инструкции по делопроизводству
                           в администрации города Нижнего Новгорода
     
                                Герб
                      города Нижнего Новгорода
     
                     П Р О Т О К О Л (краткий)
         совещания _______________________________________
                       (наименование вопроса)

                         г. Нижний Новгород

__________________ N ____________
        (дата)
Председатель: И.О. Фамилия, должность

Присутствовали:
Фамилии, имена, отчества и наименования должностей присутствующих  в
алфавитном порядке
     
             1. О реализации Федерального закона .....
 _________________________________________________________________
 (под чертой фамилии и инициалы выступивших при обсуждении вопроса
                       в именительным падеже)

1.1. Решение, принятое в ходе обсуждения данного вопроса
1.2. +

                     2. О благоустройстве .....
  ________________________________________________________________
                     (И.О.Фамилия, И.О.Фамилия)

     2.1. Поручить  муниципальному   предприятию  +  (Фамилия   И.О.
директора)  совместно с  департаментом  + (Фамилия  И.О.  директора)
произвести ремонт + .
Срок - до + .
     2.2. Директору   департамента    +(Фамилия   И.О.    директора)
подготовить информацию о + .
Срок - оперативно.


Председатель (подпись) И.О. Фамилия



                                                     Приложение N 3
                                   к Инструкции по делопроизводству
                           в администрации города Нижнего Новгорода
     
     
                                Герб
                      города Нижнего Новгорода

               АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА
     
                        ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
         совещания _______________________________________
                       (наименование вопроса)

                         г. Нижний Новгород

__________________ N ____________
        (дата)
Председатель: И.О. Фамилия, должность
Секретарь: И.О. Фамилия, должность

Присутствовали:
Фамилии, имена, отчества и наименования должностей присутствующих  в
алфавитном порядке

Повестка дня:
1. Наименование вопроса

1. СЛУШАЛИ:
Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже).
Краткое изложение содержания доклада (в предложном падеже).

ВЫСТУПИЛИ:
Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже).
Краткое изложение содержания выступления (в предложном падеже).

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
1.1. Одобрить проект .....
1.2. Поручить  муниципальному   предприятию   .....  (Фамилия   И.О.
директора)  совместно   c   профильным  структурным   подразделением
администрации города доработать ...

Председатель (подпись) И.О. Фамилия
Секретарь (подпись) И.О. Фамилия

Верно*
Должность (подпись) И.О. Фамилия                         Дата                                  

Примечание:
* Выписка   заверяется   службой  ДОУ   структурного   подразделения
администрации города, осуществляющего рассылку.
Выписка направляется адресату только по затрагивающему его вопросу.
Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Нижнего Новгорода

     
                              Перечень
                    нерегистрируемых документов

     Копии документов организаций и учреждений
     Пакеты с пометкой "Лично"
     Ведомственные статистические  отчеты,  бюллетени,  сборники   и
обзоры
     Пригласительные билеты, поздравительные письма, поздравительные
телеграммы и открытки
     Дайджесты прессы,  обзоры  печати,  книги,  газеты,  журналы  и
каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты, рекламные
материалы,  информационные   сводки,   тематические  и   специальные
сборники, прогнозы погоды и тому подобное
     Извещения о  проведении  конференций,  совещаний  и  заседаний,
программы их проведения и материалы к ним
     Документы на иностранных языках без перевода
     Документы без подписей
     Рекламные извещения, плакаты
     Прейскуранты и прайс-листы
     Учебные планы и программы
     Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)
     Формы статистической отчетности
     Бухгалтерские документы
     Нормы расхода материалов
     Графики, наряды, разнарядки
     Приложение N 5
     к Инструкции по делопроизводству
     в администрации города Нижнего Новгорода
     
+-----------------------------------------+-----------------------------------------+
|                  Герб                   |                                         |
|        города Нижнего Новгорода         |                                         |
|                                         |                                         |
|                                         |                                         |
|              Администрация              | УТВЕРЖДАЮ                               |
|        города Нижнего Новгорода         | руководитель структурного подразделения |
|                                         | администрации города                    |
|        Наименование структурного        |                                         |
|              подразделения              | _______________ И.О.Фамилия             |
|          администрации города           |        (подпись)                        |
|                                         |                                         |
|            НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ             |                                         |
|    _______________ N_______________     |                                         |
|                                         |                                         |
|                                         |                                         |
|                                         |                                         |
|                                         |                                         |
|                                         |                                         |
|  на__________ год                       |                                         |
|                                         |                                         |
|                                         |                                         |
+-----------------------------------------+-----------------------------------------+
     
+----------+---------------+-----------+------------+------------------------------+
|  Индекс  |   Заголовок   |  Кол-во   |    Срок    |          Примечания          |
|   дела   |     дела      |    дел    |  хранения  |                              |
|          |               |  (томов,  |            |                              |
|          |               |  частей)  |            |                              |
+----------+---------------+-----------+------------+------------------------------+
                                                                                    
                        Приемная структурного подразделения                         
                                         .                                          
                                         .                                          
                            Отдел организационной работы                            
                                         .                                          
                                         .                                          
                                      Сектор +                                      
                                         .                                          
                                         .                                          
                                                                                    
                                                                                    
                                                                                    
  Должность лица,                                                                   
  составившего номенклатуру (подпись) И.О. Фамилия                                  
                                                                              Дата  
                                                                                    
                                                                                    
  СОГЛАСОВАНО                                                                       
  Начальник службы ДОУ структурного                                                 
  подразделения                                        (подпись) И.О. Фамилия Дата  
                                                                                    
                                                                                    
                                                     Приложение N 6
                                   к Инструкции по делопроизводству
                           в администрации города Нижнего Новгорода


                                                                                   
                                                                                   
                                                                                   
                                                                                   
                           ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______                           
                                                                                   
  В деле подшито и пронумеровано ____________________________ лист(ов)             
                                                                                   
                                                 (цифрами и прописью)              
                                                                                   
  в том числе литерные номера листов ___________________                           
  пропущенные номера листов__________________________                              
                                                                                   
  + листов внутренней описи ________________________________________               
                                                                                   
+-----------------------------+---------------------------------------------------+
|   Особенности физического   |                     NN листов                     |
|  состояния и формирования   |                                                   |
|            дела             |                                                   |
+-----------------------------+---------------------------------------------------+
|              1              |                         2                         |
+-----------------------------+---------------------------------------------------+
|                             |                                                   |
|                             |                                                   |
|                             |                                                   |
+-----------------------------+---------------------------------------------------+
                                                                                   
          _______________________________________________________________          
                                                                                   
                  (должность, подпись, расшифровка подписи, дата)                  
                                                                                   

                                                     Приложение N 7
                                   к Инструкции по делопроизводству
                           в администрации города Нижнего Новгорода

                                                                                      
                                                                                      
                                   ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ                                   
                          документов дела N ________________                          
                                                                                      
+------+-----------+------------+---------------+------------+-----------------------+
|  N   |  Индекс   |    Дата    |   Заголовок   |   Номера   |      Примечание       |
| п/п  | документа | документа  |   документа   |   листов   |                       |
|      |           |            |               |    дела    |                       |
+------+-----------+------------+---------------+------------+-----------------------+
|  1   |     2     |     3      |       4       |     5      |           6           |
+------+-----------+------------+---------------+------------+-----------------------+
|      |           |            |               |            |                       |
+------+-----------+------------+---------------+------------+-----------------------+
                                                                                      
  Итого _______________________________________________ документов                    
                                                                                      
                                 (цифрами и прописью)                                 
                                                                                      
  Количество листов внутренней описи _______________________________                  
                                                                                      
                                                       (цифрами и прописью)           
                                                                                      
                                                                                      
  Наименование должности лица,                                                        
  составившего внутреннюю опись                                                       
  документов дела                      Подпись                           И.О.Фамилия  
                                                                                      
                                                                                Дата  
                                                                                      
                                                                                      


                                                     Приложение N 8
                                   к Инструкции по делопроизводству
                           в администрации города Нижнего Новгорода

                                                                                   
                                                                                   
                                Форма обложки дела                                 
                 постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения                  
                                                                                   
                                                                                   
                                                                                   
                                          код структурного подразделения           
                                          администрации города ____                
                                        +-----------------------------------------+
  ______________________________        | Ф. N ___________________                |
                                        |                                         |
  ______________________________        | Оп. N __________________                |
                                        |                                         |
  ______________________________        | Д. N ___________________                |
                                        +-----------------------------------------+
                                                                                   
               Архивный отдел управления делами администрации города               
-----------------------------------------------------------------------------------
                               (наименование архива)                               
                                                                                   
  _________________________________________________________________                
                                                                                   
  _________________________________________________________________                
                                                                                   
  _________________________________________________________________                
                                                                                   
          (наименование структурного подразделения администрации города)           
                                                                                   
                            ДЕЛО N________ ТОМ N______                             
                                                                                   
  _________________________________________________________________                
                                                                                   
  _________________________________________________________________                
                                                                                   
  _________________________________________________________________                
                                                                                   
  _________________________________________________________________                
                                                                                   
  _________________________________________________________________                
                                                                                   
                                 (заголовок дела)                                  
                                                                                   
  _________________________________________________________________                
                                                                                   
                                      (дата)                                       
                                                                                   
                                                                                   
                                                                                   
                                                                                   
                                                                                   
                                                                                   
                                                                                   
                                                                                   
                                                                На _______ листах  
                                                                                   
                                                                 Хранить_________  
+---------------------+                                                            
| Ф. N ____________   |                                                            
+---------------------+                                                            
| Оп. N ___________   |                                                            
+---------------------+                                                            
| Д. N ____________   |                                                            
+---------------------+                                                            

                                                     Приложение N 9
                                   к Инструкции по делопроизводству
                           в администрации города Нижнего Новгорода
                                                                                     
                                                                                     
                Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)               
               хранения и по личному составу структурного подразделения              
   стр.1:                                                                            
+-----------------------------------------+-----------------------------------------+
|                  Герб                   |                                         |
|        города Нижнего Новгорода         |                                         |
|                                         |                                         |
|              Администрация              | УТВЕРЖДАЮ                               |
|        города Нижнего Новгорода         | руководитель структурного подразделения |
|                                         | администрации города                    |
| Наименование структурного подразделения |                                         |
|          администрации города           | _______________ И.О.Фамилия             |
|                                         |      (подпись)                          |
|                ОПИСЬ ДЕЛ                |                                         |
|    _______________ N_______________     |                                         |
|                                         |                                         |
|                                         |                                         |
|                                         |                                         |
|                                         |                                         |
|                                         |                                         |
|                                         |                                         |
|                                         |                                         |
|                                         |                                         |
+-----------------------------------------+-----------------------------------------+ 
                                                                                      
 +-----+----------+-----------+--------+-------------+----------+--------------------+
 |  N  |  Индекс  | Заголовок |  Дата  | Количество  |   Срок   |     Примечание     |
 | п/п |   дела   |   дела    |  дела  |  листов в   | хранения |                    |
 |     |  (тома,  |  (тома,   | (тома, | деле (томе, |   дела   |                    |
 |     |  части)  |  части)   | части) |   части)    |  (тома,  |                    |
 |     |          |           |        |             |  части)  |                    |
 +-----+----------+-----------+--------+-------------+----------+--------------------+
 |  1  |    2     |     3     |   4    |      5      |    6*    |         7          |
 +-----+----------+-----------+--------+-------------+----------+--------------------+
 |                                 Название раздела                                  |
 +-----+----------+-----------+--------+-------------+----------+--------------------+
 |     |          |           |        |             |          |                    |
 +-----+----------+-----------+--------+-------------+----------+--------------------+
 |     |          |           |        |             |          |                    |
 +-----+----------+-----------+--------+-------------+----------+--------------------+
 |     |          |           |        |             |          |                    |
 +-----+----------+-----------+--------+-------------+----------+--------------------+
 |     |          |           |        |             |          |                    |
 +-----+----------+-----------+--------+-------------+----------+--------------------+
                                                                                      
                                                                                      
   В данную опись внесено _________________ дел с N __________________                
                                                                                      
                                                    (цифрами и прописью)              
                                                                                      
   по N _______________, в том числе:                                                 
                                                                                      
   литерные номера:____________                                                       
                                                                                      
   пропущенные номера:___________                                                     
                                                                                      
                                                                                      
   Наименование должности         Подпись                                И.О.Фамилия  
   составителя описи                                                            Дата  
                                                                                      
                                                                                      
                                                                                      
   ________________                                                                   
   * Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.                            
                                                                                      
                                                                                      
   стр.2:                                                                             
                                                                                      
                                                                                         
   СОГЛАСОВАНО                                     СОГЛАСОВАНО                           
                                                                                         
   Наименование должности руководителя службы      Протокол ЭПК                          
   ДОУ структурного подразделения                                                        
                                                                                         
                                                                                         
   Подпись                  Расшифровка подписи    от________ N ________                 
                                                                                         
                                         Дата                                         
                                                                                         
                                                                                      
                                                                                         
                                                                                      
   Передал ______________________________________________________ дел                 
                                                                                         
                                 (цифрами и прописью)                                 
                                                                                         
   и __________________ регистрационно-контрольных картотек к документам**            
                                                                                         
                                 (цифрами и прописью)                                 
                                                                                         
                                                                                      
   Наименование должности сотрудника                                                  
   структурного подразделения                Подпись              И.О.Фамилия         
                                                                     Дата             
                                                                                         
                                                                                      
                                                                                         
   Принял ___________________________ дел и                                           
                       (цифрами и прописью)                                           
                                                                                         
        _____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам        
   (цифрами и прописью)                                                               
                                                                                         
                                                                                      
          Наименование должности                                                      
             работника архива                Подпись                     И.О.Фамилия  
                                                                                         
                                                                                Дата  
                                                                                         
                                                                                      
   _______________                                                                    
   ** Передаются вместе с делами канцелярии                                           
              

                                                                           
                                                    Приложение N 10
                                   к Инструкции по делопроизводству
                           в администрации города Нижнего Новгорода

                                                                                   
                                                                                   
                  Итоговая запись о категориях и количестве дел,                   
              заведенных в ________ году в структурном подразделении               
                                                                                   
                                                                                   
+------------------------+-------------+------------------------------------------+
|   По срокам хранения   |    Всего    |               В том числе                |
|                        |             +---------------+--------------------------+
|                        |             |  переходящих  |     с отметкой "ЭПК"     |
+------------------------+-------------+---------------+--------------------------+
|           1            |      2      |       3       |            4             |
+------------------------+-------------+---------------+--------------------------+
| Постоянного            |             |               |                          |
+------------------------+-------------+---------------+--------------------------+
| Временного             |             |               |                          |
| (свыше 10 лет)         |             |               |                          |
+------------------------+-------------+---------------+--------------------------+
| Временного (10 лет     |             |               |                          |
| и менее)               |             |               |                          |
+------------------------+-------------+---------------+--------------------------+
| Итого                  |             |               |                          |
+------------------------+-------------+---------------+--------------------------+