Постановление Правительства Оренбургской области от 05.03.2013 № 174-п

процедур проверки ЭП электронного документа.

          VIII. Подтверждение подлинности электронного документа

     29.  Программное  обеспечение  СЭД  имеет   встроенные   средства
идентификации и подтверждения подлинности участника ЭДО и  гарантирует
соответствие открытых ключей ЭП, использованных при  проверке  подписи
электронного документа, закрытому ключу пользователя,  использованному
при подписании.
     Подписание электронного документа (наложение ЭП) участником в СЭД
осуществляется на  АРМ  СЭД.  Для  подписания  электронных  документов
(наложения ЭП) обязательно использование СКЗИ.
     В случае если в одном электронном документе содержатся  несколько
файлов, то с помощью ЭП подписывается как  сам  электронный  документ,
так  и  все  прикрепленные  к  электронной  регистрационно-контрольной
карточке документа файлы.
     ЭП  используется  в  соответствии  со  сведениями,  указанными  в
сертификате ключа подписи.
     Участник ЭДО  в  случае  передачи  им  какому-либо  другому  лицу
полномочий  на  осуществление  своих  функций,  включая  использование
принадлежащих участнику действующих ключей ЭП, обязан проинформировать
ГБУ  "ЦИТ"  о  данном  факте  путем  направления  в  адрес  ГБУ  "ЦИТ"
соответствующей    служебной    записки,    подтверждающей    передачу
соответствующих полномочий.
     Сертификат ключа подписи, относящийся к  данной  ЭП,  не  утратил
силу  (действует)  на  момент  проверки  или  на   момент   подписания
электронного документа при наличии заверения времени наложения ЭП.
     Заверение времени  наложения  ЭП  производится  путем  подписания
электронного документа на специально предназначенном для этого ключе.

                     IX. Архив электронных документов

     31.  Электронные  документы   хранятся   в   базах   данных   СЭД
оперативного  доступа  в  течение   трех   лет   в   режиме   текущего
делопроизводства для  осуществления  возможности  поиска,  отметки  об
исполнении, снятия с контроля и т.д.
     После принятия решения о завершении использования  тех  или  иных
электронных документов в режиме текущего  делопроизводства  они  могут
быть  перенесены  в  электронный  архив  с   сохранением   возможности
получения к ним оперативного доступа, хотя бы на чтение.
     Документы, хранящиеся в электронном архиве и имеющие  ЭП,  должны
быть  обеспечены  функциональностью  проверки  этих   ЭП   наравне   с
функциональностью проверки ЭП на документах, находящихся в оперативной
работе.

              X. Тестирование обмена электронными документами

     32.  После  завершения   установки   и   настройки   программного
обеспечения СЭД и СКЗИ, формирования ключевой информации  и  получения
сертификата открытого ключа ЭП участники  ЭДО  с  ЭП  должны  провести
проверку работоспособности обмена ЭД с ЭП. Для этого:
     а)  участник  ЭДО  должен  создать  в  базе  данных   "Внутренние
документы" тестовый внутренний документ, адресованный  ГБУ  "ЦИТ",  за
своей подписью и с местом регистрации документа по умолчанию (согласно
его настройкам СЭД как участника ЭДО). В поле  "Заголовок"  необходимо
указать "Проверка ЭП", в поле "Файлы" прикрепить файл;
     б) участник ЭДО подписывает  документ  ЭП  и  направляет  его  на
регистрацию.  После  получения  уведомления  делопроизводитель   места
регистрации должен зарегистрировать документ, после чего будет создано
уведомление адресату - в ГБУ "ЦИТ".
     При  получении  уведомления  о  поступлении  тестового  документа
работник ГБУ "ЦИТ" создает карточку отчета об исполнении  документа  и
устанавливает  признак  "Отправлять  уведомление"  для  информирования
участника ЭДО о завершении цикла тестирования.
     Любые электронные документы, полученные средствами  СЭД,  в  поле
"Заголовок"  документа  или  "Тема"  сообщения,  в   которых   указано
"Проверка ЭЦП", рассматриваются участниками ЭДО как тестовые документы
и к исполнению не принимаются.

     XI. Прием-передача и обработка электронных документов в СЭД

     33. Все типы документов, определенные регламентом по  организации
электронного  документооборота  и  автоматизации  делопроизводства   в
органах исполнительной власти Оренбургской  области  с  использованием
системы CompanyMedia, создаются, передаются и исполняются  участниками
ЭДО только в рамках СЭД. Запрещается осуществлять информационный обмен
документами  указанных  типов  вне  рамок  СЭД.   Ответственность   за
исполнение  данного   положения   лежит   на   руководителях   органов
исполнительной власти.
     Создание,  прием-передача,   обработка   электронных   документов
участниками  ЭДО  осуществляются  в   соответствии   с   требованиями,
определенными в настоящем регламенте, и в сроки, установленные типовой
инструкцией  по  делопроизводству  в  органах  исполнительной   власти
Оренбургской области.

            XII. Порядок обработки электронных документов

     34. Первичная обработка ЭД, направленных участнику ЭДО  (проверка
ЭП  электронного  документа,  полученного  от  участника  ЭДО),  может
осуществляться в СЭД автоматически или по команде участника ЭДО.
     В случае направления ЭД из другой  организации,  где  установлена
СЭД, ЭД сначала копируется в специальную базу данных СЭД  "Шлюз",  где
подписывается с помощью ЭП на ключе  сервера  организации  отправителя
ЭД, далее  передается  между  серверами  посредством  репликации  базы
данных "Шлюз" в организацию, получающую ЭД.
     В организации, куда был отправлен ЭД, на сервере СЭД производится
первичная обработка поступившего ЭД.  В  случае  успешного  завершения
процедуры проверки ЭП электронного документа производится  копирование
ЭД из базы данных "Шлюз" в требуемую прикладную базу данных СЭД.  Если
ЭД, включая файлы,  присоединенные  к  нему,  имеют  неверную  ЭП,  то
дальнейшая обработка данного ЭД  приостанавливается,  а  администратор
СЭД получает почтовое извещение о нарушении в процедуре  приема  ЭД  и
извещает об этом администратора СЭД организации, отправившей  ЭД,  для
устранения причины сбоя и организации повторной передачи ЭД.
     35.  Получатель  ЭД  автоматически  информируется  СЭД  о   факте
получения ЭД. Для направленных документов из другой организации  таким
получателем является делопроизводитель места регистрации подразделения
адресата. Полученные документы после их рассмотрения регистрируются  и
автоматически  средствами  СЭД  направляются  адресатам,  указанным  в
документе.
     В случае  отправления  ЭД  из  той  же  организации  этот  ЭД  не
подвергается переносу из одной базы  данных  в  другую,  а  происходит
добавление в список имеющих право чтения ЭД участника ЭДО,  указанного
в ЭД как адресата или исполнителя. Участник ЭДО узнает  о  поступлении
ему  ЭД  по  уведомлению,  сформированному  СЭД   в   соответствии   с
настройками,   указанными   в   системном    справочнике    "Структура
организации".
     По уведомлению  происходят  открытие  и  первичная  обработка  ЭД
участником ЭДО. ЭП проверяется вручную, по команде участника ЭДО.
     Если сам ЭД  или  часть  файлов,  присоединенных  к  нему,  имеют
неверную ЭП, то дальнейшая обработка данного ЭД участником ЭДО  должна
быть приостановлена.
     Для удобства чтения текста документа участник ЭДО  может  вывести
ЭД на печать (отображение копии ЭД в бумажной форме).
     36. В случае если участник  ЭДО  не  смог  осуществить  первичную
обработку электронного документа,  то  он  обязан  уведомить  об  этом
отправителя в письменной форме или  устной  по  телефону.  По  просьбе
участника  ЭДО  отправитель,  допустивший  некорректность  ЭД,   после
получения информации о  непринятии  ЭД  к  исполнению  незамедлительно
повторно направляет другой стороне исправленный ЭД.
     После первого открытия ЭД участником ЭДО, получившим этот ЭД, СЭД
фиксирует в ЭД информацию о дате и времени этого события как  протокол
начала работы с ЭД (получение ЭД).

           XIII. Перечень и форматы подписываемых ЭД в СЭД

                        Типы подписываемых ЭД

     37. Участники ЭДО могут подписывать в СЭД с помощью ЭП  следующие
типы электронных документов:
     документ - представлен  в  СЭД  через  регистрационно-контрольную
карточку  документа  с  отдельно   хранящимся   содержанием   в   виде
электронного оригинала (в случае его наличия);
     лист согласования документа - представлен  через  карточку  листа
согласования;
     виза - мнение согласующего, представленное в СЭД  виде  ответного
электронного документа к листу согласования;
     лист ознакомления документа - представлен  через  карточку  листа
ознакомления;
     виза - мнение участника ознакомления, представленное в  СЭД  виде
ответного электронного документа к листу согласования;
     поручение - "устное"  поручение,  представленное  через  карточку
поручения;
     поручение по  поручению  -  перепоручение,  представленное  через
такую же карточку поручения, как и поручение, но  являющейся  ответным
электронным документом к вышестоящему поручению;
     резолюция/поручение по  документу  -  представлена  в  СЭД  через
карточку   резолюции/поручения,   являющейся   ответным    электронным
документом к карточке документа;
     резолюция/поручение  по  резолюции/поручению   -   перепоручение,
представленное  через  такую  же  карточку  резолюции/поручения,   что
резолюция/поручение  по  документу,  является   ответным   электронным
документом  или  к  карточке  документа  или  к  карточке  вышестоящей
резолюции/поручения;
     исполнение  резолюции/поручения  -  представлено  в   СЭД   через
карточку   исполнения   резолюции/поручения,    являющейся    ответным
электронным документом к карточке резолюции/поручения.
     38. Подписание производится при выполнении следующих  операций  в
СЭД:
     документ - при  заверении  образа  документа  делопроизводителем.
Подписываются поля "Текст" и  "Файлы"  (раздел  "Содержание")  и  поля
регистрационной контрольной карточки, определенные  для  каждого  вида
документа;
     лист согласования документа - при начале  процедуры  согласования
инициатором. Подписываются поля содержания документа (текст и  файлы),
скопированные в лист согласования;
     виза - при сохранении визирующим визы (без  статуса  "черновик").
Подписываются поля содержания документа из листа согласования (текст и
файлы), поля содержания версии документа (текст и файлы), предложенной
визирующим,  мнение  визирующего  (согласен/не   согласен/согласен   с
замечаниями);
     лист ознакомления документа - при начале  процедуры  ознакомления
инициатором. Подписываются поля содержания документа (текст и  файлы),
скопированные в лист ознакомления;
     резолюция или поручение -  подписывается  автором  резолюции  или
поручения при каждом  сохранении  карточки  резолюции  или  поручения.
Подписываются поля текста резолюции или поручения, срока  и  Ф.  И.  О
исполнителей;
     отчет об исполнении резолюции/поручения -  подписывается  автором
отчета в момент сохранения  карточки  отчета  при  каждом  сохранении.
Подписываются поля текст  отчета  и  информационные  материалы  отчета
(текст и файлы).

              Подписание и проверка подписи при согласовании

     39. При подписании листа согласования в нем должны присутствовать
следующие подписываемые данные:
     реквизиты, идентифицирующие инициатора согласования;
     содержание согласуемого документа.
     При  подписании  визы  в  ней  должны  присутствовать   следующие
подписываемые данные:
     реквизиты, идентифицирующие визирующего;
     мнение визирующего;
     комментарии визирующего к своему мнению.
     Проверка подписи листа согласования и визы выполняется вручную по
инициативе пользователя.

              Подписание и проверка подписи при ознакомлении

     40. При подписании листа ознакомления в нем должны присутствовать
следующие подписываемые данные:
     реквизиты, идентифицирующие инициатора ознакомления;
     содержание документа, отправляемого на ознакомление.
     При  подписании  визы  в  ней  должны  присутствовать   следующие
подписываемые данные:
     реквизиты, идентифицирующие визирующего;
     мнение визирующего;
     комментарии визирующего к своему мнению.
     Проверка подписи листа ознакомления и визы выполняется в "ручном"
режиме по инициативе пользователя.

                  Подписание и проверка подписи документа

     41. Карточка документа  может  быть  подписана  как  утверждающим
типом, так и заверяющим типом подписи.
     Утверждающая   подпись   выполняется   подписывающим   в   момент
подписания   документа   (внутреннего,   исходящего,   организационно-
распорядительного).
     Заверяющая подпись  для  документов  (за  исключением  внутренних
документов)   выполняется   делопроизводителем    после    регистрации
документа,  в  случае,  если   при   утверждении   документа   в   нем
отсутствовали реквизиты регистрации или в случае регистрации входящего
документа.
     Подписи сохраняются  в  отдельном  поле  документа.  При  этом  в
документе храниться только одна  из  подписей,  последняя  по  времени
подписания.
     42.  При  утверждении  документа  в  нем  должны   присутствовать
следующие подписываемые данные:
     вид документа;
     идентифицирующие реквизиты подписывающего лица;
     содержательная часть документа.
     43. При заверении документа в нем должны присутствовать следующие
подписываемые данные:
     вид документа;
     содержательная часть документа.
     Проверка подписей документа  выполняется  вручную  по  инициативе
пользователя.
     Проверка подписей документа может выполняться любым пользователем
СЭД, имеющим право чтения документа.
     Утверждающая подпись может быть отменена подписывающим до момента
регистрации документа.



                                        Приложение N 1
                                        к регламенту применения
                                        электронной подписи в
                                        электронном документообороте в
                                        органах исполнительной
                                        власти Оренбургской области


                               ПРИКАЗ
         _____________________         N _______  
                                        
                                        
                                        
    Об организации электронного документооборота с использованием
                         электронной подписи
                         

     В  целях  организации  электронного  документооборота  и  единого
порядка работы сотрудников ___________________________________________
     (наименование органа исполнительной власти)
с электронными документами п р и к а з ы в а ю:
     1. Признать   правомерным    электронный    обмен    документами,
подписанными     электронной     подписью,     между      сотрудниками
__________________________________________________________________.
             (наименование органа исполнительной власти)

     2.  Электронный  документооборот  производить  в  соответствии  с
регламентом   применения    электронной    подписи    в    электронном
документообороте в органах исполнительной власти Оренбургской области,
утвержденным  постановлением Правительства  Оренбургской  области   от
__________N ______.
     3. Контроль  за  исполнением  настоящего  приказа  возложить   на
_________________________________________________________________.
     4. Приказ вступает в силу со дня его подписания.


_____________________________   ___________ ____________________
    (должность руководителя      (подпись)  (инициалы, фамилия)
органа исполнительной власти)



                                        Приложение N 2
                                        к регламенту применения
                                        электронной подписи в
                                        электронном документообороте в
                                        органах исполнительной
                                        власти Оренбургской области


                                 Акт
                                 
       N ________          г. Оренбург    "___" ___________20____ г.  
                                                     

   О переходе к электронному документообороту и делопроизводству с
   использованием электронной подписи в соответствии с регламентом
    применения электронной подписи в электронном документообороте
         в органах исполнительной власти Оренбургской области
         

     Настоящий акт составлен в том, что в_____________________________
__________________________________________________________________
             (наименование органа исполнительной власти)
осуществлен переход к электронному документообороту и делопроизводству
с использованием электронной  подписи  в  соответствии  с  регламентом
применения  электронной  подписи  в  электронном  документообороте   в
органах  исполнительной  власти  Оренбургской  области,   утвержденным
постановление  Правительства  Оренбургской   области   от   __________
N _______, с "_____"__________20__г.
     Акт составлен в 3-х экземплярах, имеющих  одинаковую  юридическую
силу.


                                                                       
  От органа                От службы             От ГБУ "ЦИТ"          
  исполнительной власти    информационной                              
                           безопасности                                
                                                                       
  ______________________   ___________________   ____________________  
                                                                       
                                                                       

                                        Приложение N 3
                                        к постановлению Правительства
                                        области от 05.03.2013 N 174-п


                         Соглашение N ______
     о взаимодействии сторон при организации системы электронного
          документооборота с применением электронной подписи

     г. Оренбург                          "___" ____________20___г.


     Администрация ______________________________________________,
                     (наименование муниципального образования)
в лице главы ______________________________________________________,
                      (наименование должности, Ф. И. О.)
действующего на сновании устава, с одной  стороны,  и  государственное
бюджетное  учреждение  Оренбургской  области   "Центр   информационных
технологий Оренбургской области" (далее - ГБУ "ЦИТ"), в лице директора
Пазухина А. В., действующего на основании устава,  с  другой  стороны,
именуемые в дальнейшем "стороны",  заключили  настоящее  соглашение  о
нижеследующем:

                        I. Предмет соглашения

     1. Предметом настоящего соглашения является взаимодействие сторон
при организации юридически значимого электронного  документооборота  в
органах  исполнительной  власти  и  органах  местного   самоуправления
Оренбургской области.

                        II. Обязанности сторон

     2. Администрация муниципального образования обязана:
     назначить лицо, ответственное  за  организацию  работ  в  системе
электронного документооборота, с информированием ГБУ "ЦИТ".
     3. ГБУ "ЦИТ" обязано:
     обеспечивать бесперебойное функционирование системы  электронного
документооборота;
     оказывать техническую и консультационную поддержку  пользователям
системы;
     обеспечивать ключами электронной подписи.

                    III. Срок действия соглашения

     4. Соглашение вступает в силу с момента  подписания  сторонами  и
действует до ________________.
     5. Соглашение считается пролонгированным, если ни одна из  сторон
письменно  не  заявила  о  намерении  прекратить  действие  настоящего
соглашения.

                      IV. Порядок рассмотрения споров

     6. Разногласия  и  противоречия,   возникающие   при   исполнении
настоящего соглашения, решаются  путем  переговоров.  Спорные  вопросы
разрешаются сторонами в соответствии с действующим законодательством.


От администрации                         От ГБУ "ЦИТ"
_________________________                ______________ А.В. Пазухин
"____" __________ 201___г.               " ____" __________ 20___г.


                             ____________