Указ Губернатора Курганской области от 05.03.2011 № 72

УКАЗ

ГУБЕРНАТОРА КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Об утверждении Инструкции по

делопроизводству в Правительстве

Курганской области

В целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в Правительстве Курганской области ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Курганской области (далее - Инструкция) согласно приложению к настоящему Указу.

2. Руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области обеспечить соблюдение Инструкции.

3. Руководителям органов исполнительной власти Курганской области, осуществляющих отраслевое либо межотраслевое управление, при подготовке документов для внесения в Правительство Курганской области руководствоваться Инструкцией.

4. Признать утратившим силу Постановление Губернатора Курганской области от 20 мая 2002 года N 110 "Об утверждении "Инструкции о документационном обеспечении и порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации (Правительстве) Курганской области".

Рекомендую:

органам местного самоуправления муниципальных образований Курганской области разработать и принять соответствующие правовые акты, регламентирующие работу с документами.

5. Контроль за исполнением настоящего Указа возложить на заместителя Губернатора Курганской области - руководителя аппарата Правительства Курганской области Шумкова В.О.

Губернатор Курганской области          О.А.Богомолов

Курган

5 марта 2011 года N 72

Приложение

к Указу

Губернатора Курганской области

от 5 марта 2011 г. N 72

"Об утверждении Инструкции

по делопроизводству

в Правительстве

Курганской области"

Инструкция

по делопроизводству в Правительстве Курганской области

Раздел I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Правительстве Курганской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в процессе деятельности Правительства Курганской области документов, способствует совершенствованию делопроизводства Правительства Курганской области и повышению его эффективности.

2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Курганской области в сфере информации, документации и архивного дела, Регламентом Правительства Курганской области, утвержденным Постановлением Правительства Курганской области от 14 июля 2009 года N 395 (далее - Регламент Правительства Курганской области), Приказом Комитета по управлению архивами Курганской области от 27 мая 2010 года N 36 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Курганской области".

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Правительстве Курганской области, обеспечивают выполнение требований Инструкции.

4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные) в Правительстве Курганской области, регламентируются специальными правовыми актами.

6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области осуществляет отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области.

8. По вопросам организации делопроизводства отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области взаимодействует со структурными подразделениями аппарата Правительства Курганской области, органами исполнительной власти Курганской области, осуществляющими отраслевое либо межотраслевое управление (далее - Органы власти), и органами местного самоуправления муниципальных образований Курганской области.

9. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области возлагается на соответствующих руководителей структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области.

10. Руководители структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области определяют ответственного за работу с документами в структурном подразделении аппарата Правительства Курганской области (далее - служба делопроизводства аппарата Правительства Курганской области).

11. Передача копий документов Правительства Курганской области представителям средств массовой информации осуществляется отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области.

12. При работе с документами, поступившими в Правительство Курганской области и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить поправки и делать пометки в подлиннике (оригинале) документа.

13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области обязаны передать все находящиеся у них документы в службу делопроизводства аппарата Правительства Курганской области или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области, при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

14. Работники структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

15. Учет и регистрация документов в Правительстве Курганской области ведется с использованием автоматизированной системы (далее - АСУ).

16. В настоящей Инструкции используются термины, определения, которые установлены Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 27 февраля 1998 года N 28, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года N 65-ст, Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области, утвержденными Постановлением Правительства Курганской области от 24 августа 2009 года N 480.

Раздел II. Основные понятия

17. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

1) автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

2) бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

3) вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

4) внутренний документ - документ, созданный в аппарате Правительства Курганской области, используемый в текущей деятельности Правительства Курганской области;

5) дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Правительства Курганской области;

6) деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый Правительством Курганской области, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи;

7) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Правительстве Курганской области;

8) документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Правительства Курганской области;

9) документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

10) документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

11) заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

12) запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа;

13) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

14) номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Правительстве Курганской области, с указанием сроков их хранения;

15) нормативный правовой акт Губернатора Курганской области, Правительства Курганской области - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме Губернатором Курганской области или Правительством Курганской области в пределах их компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм (правил поведения), обязательных для неопределенного круга лиц, рассчитанных на неоднократное применение;

16) обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

17) объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

18) оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

19) подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;

20) протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаниях;

21) пустая строка - строка, не содержащая символы, с параметрами шрифта основного текста;

22) регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

23) реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

24) служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности Правительства Курганской области;

25) служебная переписка - различные виды официальных документов (деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное сообщение) информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности Правительства Курганской области, органов власти, организаций и граждан;

26) телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования;

27) телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети;

28) телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

29) унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном Порядке на носителе информации;

30) факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

31) формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

32) шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

33) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Курганской области;

34) электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

35) электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

36) юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Раздел III. Создание документов в

Правительстве Курганской области

Глава 1. Бланки документов

18. Документы, создаваемые в Правительстве Курганской области, оформляются на бланках.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.

Допускается оформление документов на бумаге формата A3 (297 x 420) и A6 (105 x 148). Выбор формата бумаги зависит от вида и объема документа.

Документы оформляются с помощью шаблона бланка (унифицированной формы документа), за исключением бланка Губернатора Курганской области.

19. Шаблоны бланков (унифицированные формы документов) размещаются на сайте www.gov45.ru.

20. Разработка и изготовление бланков документов осуществляется в соответствии с Законом Курганской области от 1 декабря 1997 года N 90 "О гербе и флаге Курганской области".

21. В Правительстве Курганской области применяются следующие виды бланков:

1) бланк указа Губернатора Курганской области;

2) бланк распоряжения Губернатора Курганской области;

3) бланк постановления Правительства Курганской области;

4) бланк распоряжения Правительства Курганской области;

5) бланк Губернатора Курганской области;

6) бланк поручения Губернатора Курганской области;

7) бланк письма Правительства Курганской области;

8) бланк приказа управления делами Правительства Курганской области;

9) бланк первого заместителя Губернатора Курганской области - руководителя Представительства Курганской области при Правительстве Российской Федерации (образец приведен в приложении 1 к настоящей Инструкции);

10) бланк первого заместителя Губернатора Курганской области (образец приведен в приложении 2 к настоящей Инструкции);

11) бланк заместителя Губернатора Курганской области по социальной политике (образец приведен в приложении 3 к настоящей Инструкции);

12) бланк заместителя Губернатора Курганской области по инвестициям, внешнеэкономической деятельности и межрегиональным связям (образец приведен в приложении 4 к настоящей Инструкции);

13) бланк заместителя Губернатора Курганской области - руководителя аппарата Правительства Курганской области (образец приведен в приложении 5 к настоящей Инструкции);

14) бланк резолюции Губернатора Курганской области (образец приведен в приложении 6 к настоящей Инструкции) и его заместителей.

22. Бланки первого заместителя Губернатора Курганской области - руководителя Представительства Курганской области при Правительстве Российской Федерации, первого заместителя Губернатора Курганской области, заместителя Губернатора Курганской области по социальной политике, заместителя Губернатора Курганской области по инвестициям, внешнеэкономической деятельности и межрегиональным связям, заместителя Губернатора Курганской области - руководителя аппарата Правительства Курганской области (далее - руководитель Аппарата) используются для внутренней переписки, оформления поручений и ответов на поручения.

Глава 2. Реквизиты документов

23. В Правительстве Курганской области установлен следующий состав реквизитов документов:

1) герб Курганской области;

2) наименование - Правительство Курганской области;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные о Правительстве Курганской области;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

24. Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Правительство Курганской области, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Просьба ссылаться на наш исходящий номер".

Глава 3. Подготовка и оформление

проектов Законов Курганской области

25. Проекты законов Курганской области (далее - областные законы) вносятся в Правительство Курганской области заместителями Губернатора Курганской области, руководителями Органов власти, других организаций (далее - разработчики проекта).

26. Областные законы и приложения к ним печатаются шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм). Левое поле - 2,5 см, правое, верхнее и нижнее - 2,0 см.

На первой странице областного закона в правом верхнем углу текстового поля через один межстрочный интервал указываются слова "Проект внесен Губернатором Курганской области", которые выравниваются по левой границе.

27. Областной закон имеет следующие реквизиты.

В верхней части по центру помещается герб Курганской области, ниже отдельной строкой указываются слова "Курганская область", ниже данной строки указывается слово "Закон". Слова "Курганская область" печатаются прописными буквами размером шрифта N 18, слово "Закон" печатается прописными буквами размером шрифта N 26 и выделяются полужирным шрифтом. Слово "Закон" отделяется от слов "Курганская область" пустой строкой.

Ниже по центру располагается название областного закона (далее - заголовок). Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 пустыми строками и печатается через один межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется прописными буквами и отвечает на вопрос "О чем издан закон?". Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке областного закона о внесении изменений в действующие законы необходимо называть конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ

В ЗАКОН КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ "ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ

ПРАВОНАРУШЕНИЯХ НА ТЕРРИТОРИИ

КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ"

или

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В СТАТЬЮ 2

ЗАКОНА КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ "О ПОЧЕТНОМ ЗВАНИИ

КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ "ПОЧЕТНЫЙ ГРАЖДАНИН

КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ"

Под названием областного закона слева указываются слова "Принят Курганской областной Думой" и дата его принятия Курганской областной Думой. Они печатаются шрифтом N 14 и располагаются в одной сроке. Слова "Принят Курганской областной Думой" выравниваются по левой границе текстового поля, а дата принятия - по правой.

Текст областного закона отделяется от слов "Принят Курганской областной Думой" и датой его принятия двумя пустыми строками и печатается через один межстрочный интервал.

Текстовая часть областного закона может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста областного закона может состоять из следующих основных элементов: преамбула, раздел, глава, параграф, статья, пункт, пункт статьи, подпункт, абзац.

Преамбула областного закона содержит разъяснение его целей, мотивов, оснований его принятия и может состоять из абзацев. Включение в преамбулу положений нормативного характера не допускается. Областные законы могут не иметь преамбулы, если разъяснение целей, мотивов и оснований принятия областного закона не требуется.

В областных законах нормативные предписания излагаются в виде статей, обозначаемых словами "Статья", имеющих название без точки и порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами с точкой. В областных законах о внесении изменений в законы, о признании утратившими силу законов, а также в иных исключительных случаях статья может не иметь названия.

Близкие по содержанию статьи значительных по объему законов объединяются в главы, в необходимых случаях главы могут объединяться в разделы.

Разделы областных законов должны иметь нумерацию римскими цифрами с точкой. Главы, параграфы нормативных правовых актов должны иметь нумерацию арабскими цифрами с точкой.

Разделы, главы, параграфы законопроектов обозначаются соответственно словами "Раздел", "Глава", символом "§" и, как правило, должны иметь названия без точки, которые выравниваются по центру.

Статья может состоять из пунктов. Пункты статьи областного закона нумеруются арабскими цифрами с точкой и названий не имеют. Пункт может состоять из подпунктов, пронумерованных в пределах данного пункта арабскими цифрами со скобкой без точки. Подпункты следуют после двоеточия через точку с запятой. В конце последнего подпункта ставится точка. Статья, пункт, пункт статьи, подпункт, абзац начинаются с абзацного отступа. Пункт, подпункт включают один или несколько абзацев, не имеющих названия.

Допускается нумерация подпунктов, за исключением нумерации в областных законах, буквами русского алфавита со скобкой без точки (за исключением букв "ё", "й", "ь", "ъ").

В исключительных случаях статья может делиться на пункты, нумеруемые арабскими цифрами со скобкой без точки. При этом деление пунктов на подпункты не допускается.

Разделы, главы, параграфы, статьи, пункты, подпункты областного закона должны иметь единую сквозную нумерацию.

Не допускается отдельная нумерация статей и пунктов каждого раздела, главы или параграфа. Пункты каждой статьи и подпункты каждого пункта нумеруются отдельно.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

РАЗДЕЛ I. ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком "§", имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержаний статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Под основным текстом областного закона указываются должность, инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Курганской области: слева указываются слова "Губернатор Курганской области", справа - инициалы и фамилия Губернатора Курганской области.

Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками. Слова "Губернатор" и "Курганской области" печатаются в две строки через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля.

Под реквизитом подписи областного закона указывается место его принятия - город Курган, дата подписания областного закона Губернатором Курганской области, номер. Место принятия отделяется от реквизита подпись двумя - тремя пустыми строками. Дата подписания отделяется от предыдущего реквизита пустой строкой. Номер печатается после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания. Место, дата и номер областного закона выравниваются по левой границе текстового поля.

Образец оформления областного закона приведен в приложении 7 к настоящей Инструкции.

Глава 4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ

ПРАВОВЫХ АКТОВ ГУБЕРНАТОРА КУРГАНСКОЙ

ОБЛАСТИ, ПРАВИТЕЛЬСТВА КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ

§1. Общие положения

28. Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора Курганской области и Правительства Курганской области осуществляется в соответствии с положениями следующих правовых актов:

Закон Курганской области от 8 октября 2004 года N 444 "О нормативных правовых актах Курганской области";

Регламент Правительства Курганской области;

Постановление Правительства Курганской области от 24 августа 2009 года N 480 "Об утверждении правил делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области";

Постановление Правительства Курганской области от 23 ноября 2009 года N 559 "Об утверждении Типового регламента организации деятельности органов исполнительной власти Курганской области, осуществляющих отраслевое либо межотраслевое управление".

§2. Подготовка и оформление

проектов указов и распоряжений

Губернатора Курганской области

29. Подготовка и внесение проектов указов и распоряжений Губернатора Курганской области осуществляется разработчиками проекта.

30. Для указов Губернатора Курганской области устанавливаются следующие реквизиты:

1) в верхней части по центру помещается герб Курганской области;

2) ниже по центру указывается слово "УКАЗ";

3) ниже по центру отдельной строкой указываются слова "Губернатора Курганской области";

4) ниже через три пустые строки по центру полужирным шрифтом располагается наименование указа размером шрифта основного текста;

5) ниже через две пустые строки по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размером шрифта N 12 - 14;

6) ниже через три пустые строки указывается подпись, которая состоит из слов "Губернатор Курганской области" и инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора Курганской области. Слова "Губернатор" и "Курганской области" печатаются в две строки. От границы левого поля печатаются слова "Курганской области", а слово "Губернатор" центрируется относительно этих слов. Инициалы имени, отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Все составные части реквизита печатаются размером шрифта основного текста;

7) ниже на расстоянии не менее трех пустых строк слева указывается место составления (издания) "г. Курган" размером шрифта основного текста;

8) ниже слева располагается отметка для проставления даты размером шрифта основного текста;

9) ниже слева располагается отметка для проставления регистрационного номера размером шрифта основного текста.

31. Для распоряжений Губернатора Курганской области устанавливаются следующие реквизиты:

1) в верхней части по центру помещается герб Курганской области;

2) ниже по центру указывается слово "РАСПОРЯЖЕНИЕ";

3) ниже по центру отдельной строкой указываются слова "Губернатора Курганской области";

4) ниже слева указываются отметки для проставления даты и регистрационного номера;

5) ниже по центру относительно предыдущего реквизита указывается место составления (издания) документа "г. Курган";

6) ниже через три пустые строки по центру полужирным шрифтом располагается наименование распоряжения размером шрифта основного текста;

7) ниже через две пустые строки по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размером шрифта N 12 - 14;

8) ниже через три пустые строки указывается подпись, которая состоит из слов "Губернатор Курганской области" и инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора Курганской области. Слова "Губернатор" и "Курганской области" печатаются в две строки. От границы левого поля печатаются слова "Курганской области", а слово "Губернатор" центрируется относительно этих слов. Инициалы имени, отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Между инициалами имени, отчества и фамилией ставится пробел. Все составные части реквизита печатаются размером шрифта основного текста;

9) ниже слева указываются фамилия, инициалы имени, отчества исполнителя распоряжения размером шрифта N 10;

10) ниже слева указывается номер телефона исполнителя размером шрифта N 10.

32. Текстовая часть указов и распоряжений Губернатора Курганской области подразделяется на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Губернатора Курганской области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое печатается прописными буквами.

Указы и распоряжения Губернатора Курганской области могут не иметь преамбулы, если разъяснение целей, мотивов и оснований принятия указа, распоряжения Губернатора Курганской области не требуется.

33. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст" и "Подпись" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Губернатора Курганской области на одной странице.

34. При оформлении текста указа, распоряжения Губернатора Курганской области на двух и более страницах первая страница не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего поля начиная со второй страницы без знаков препинания (точки), без указания слова "страница", его сокращенных вариантов и знаков тире. Номера страниц печатаются размером шрифта N 10 - 12.

35. Текстовая часть указов, распоряжений Губернатора Курганской области может быть оформлена в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Правила оформления таблиц приведены в приложении 8 к настоящей Инструкции.

36. К проектам указов и распоряжений Губернатора Курганской области прилагается лист рассылки, который оформляется на отдельном листе бумаги формата A4.

37. Приложения к указам и распоряжениям Губернатора Курганской области оформляются на отдельных листах бумаги формата A4.

Размеры полей, шрифты и интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов, распоряжений Губернатора Курганской области.

38. Если в тексте указа, распоряжения Губернатора Курганской области дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово Приложение, ниже дается ссылка на указ, распоряжение Губернатора Курганской области и указывается наименование.

Все составные части реквизита выравниваются по левому краю текстового поля, печатаются через один межстрочный интервал и ограничиваются правым полем Документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами без указания знака "N", при ссылках на приложения в тексте знак "N" также не указывается.

Например:

                                    Приложение 1

                                    к указу Губернатора Курганской области

                                    от _______________ 2011 года N _______

                                    "Наименование"

Заголовок к тексту приложения выравнивается по центру. Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК).

Списки оформляются в алфавитном порядке. При оформлении состава комиссии должности располагают одну под другой в алфавитном порядке через точку с запятой с абзацного отступа.

Заголовок приложения располагается через три-четыре пустые строки от даты, номера акта и наименования, а от текста приложения - двумя пустыми строками.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки выравниваются по центру (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовки разделов выделяются полужирным шрифтом.

39. Визы разработчика проекта правового акта, Правового управления Правительства Курганской области, ведущего специалиста отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, осуществляющего лингвистическую экспертизу, проставляются на оборотной стороне проекта акта (включая приложения) в нижней правой части (полистно).

40. Структура указов и распоряжений Губернатора Курганской области может состоять из пунктов, которые при необходимости объединяются в параграфы, главы, разделы. Разделы указов и распоряжений Губернатора Курганской области должны иметь нумерацию римскими цифрами с точкой. Главы, параграфы указов и распоряжений Губернатора Курганской области должны иметь нумерацию арабскими цифрами с точкой.

Разделы, главы, параграфы указов и распоряжений Губернатора Курганской области обозначаются соответственно словами "Раздел", "Глава", символом "§" и, как правило, имеют названия без точки, которые выравниваются по центру.

Пункт может состоять из подпунктов, пронумерованных в пределах данного пункта арабскими цифрами со скобкой без точки. Подпункты следуют после двоеточия через точку с запятой. В конце последнего подпункта ставится точка. Пункт, подпункт, абзац начинаются с абзацного отступа. Пункт, подпункт включают один или несколько абзацев, не имеющих названия.

Допускается нумерация подпунктов буквами русского алфавита со скобкой без точки (за исключением букв "ё", "й", "ь", "ъ").

Абзацы могут обозначаться дефисами и заканчиваются точкой с запятой, за исключением последнего абзаца, заканчивающегося точкой. Обозначение абзацев другими символами, кроме дефисов, не допускается.

Разделы, главы, параграфы, пункты, подпункты должны иметь единую сквозную нумерацию. Не допускается отдельная нумерация пунктов каждого раздела, главы или параграфа. Подпункты каждого пункта нумеруются отдельно.

41. В указах и распоряжениях Губернатора Курганской области употребляются полные официальные наименования Органов власти и организаций.

Образец оформления проекта указа Губернатора Курганской области приведен в приложении 9 к настоящей Инструкции.

Образец оформления проекта распоряжения Губернатора Курганской области приведен в приложении 10 к настоящей Инструкции.

§3. Подготовка и оформление

проектов постановлений и распоряжений

Правительства Курганской области

42. Подготовка и внесение проектов постановлений и распоряжений Правительства Курганской области осуществляется разработчиками проекта.

43. Для постановлений и распоряжений Правительства Курганской области устанавливаются следующие реквизиты:

1) в верхней части по центру помещается герб Курганской области;

2) ниже по центру отдельной строкой указываются слова "Правительство Курганской области";

3) ниже по центру указывается слово "ПОСТАНОВЛЕНИЕ" либо "РАСПОРЯЖЕНИЕ";

4) ниже слева указываются отметки для проставления даты и регистрационного номера;

5) ниже по центру относительно предыдущего реквизита указывается место составления (издания) документа "г. Курган";

6) ниже через три пустые строки по центру полужирным шрифтом располагается наименование постановления (распоряжения) размером шрифта основного текста;

7) ниже через две пустые строки по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размером шрифта N 12 - 14;

8) ниже через три пустые строки указывается подпись, которая состоит из слов "Губернатор Курганской области" и инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора Курганской области. Слова "Губернатор" и "Курганской области" печатаются в две строки. От границы левого поля печатаются слова "Курганской области", а слово "Губернатор" центрируется относительно этих слов. Инициалы имени, отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Между инициалами имени, отчества и фамилией ставится пробел. Все составные части реквизита печатаются размером шрифта основного текста;

9) ниже слева указываются фамилия, инициалы имени, отчества исполнителя постановления (распоряжения) размером шрифта N 10;

10) ниже слева указывается номер телефона исполнителя размером шрифта N 10.

44. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст" и "Подпись" при необходимости размещения текста проекта постановления и распоряжения Правительства Курганской области на одной странице.

45. Текстовая часть постановлений и распоряжений Правительства Курганской области может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Курганской области завершается словами "Правительство Курганской области ПОСТАНОВЛЯЕТ", последнее слово печатается прописными буквами.

В констатирующей части постановлений, распоряжений Правительства Курганской области допускается использование второго глагола "РЕКОМЕНДУЕТ", который прописывается аналогично глаголу "ПОСТАНОВЛЯЕТ".

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

46. Структура постановлений, распоряжений Правительства Курганской области может состоять из основных элементов, указанных в пункте 40 настоящей Инструкции.

47. К проектам постановлений и распоряжений Правительства Курганской области прилагается лист рассылки, который оформляется на отдельном листе бумаги формата A4.

48. Приложения к проектам постановлений и распоряжений Правительства Курганской области оформляются в соответствии с пунктами 37, 38 настоящей Инструкции.

Образец оформления проекта постановления Правительства Курганской области приведен в приложении 11 к настоящей Инструкции.

Образец оформления проекта распоряжения Правительства Курганской области приведен в приложении 12 к настоящей Инструкции.

49. К проектам постановлений и распоряжений Правительства Курганской области прилагается пояснительная записка, которая оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты:

1) ниже границы верхнего поля страницы на две пустые строки по центру указываются слова "Пояснительная записка", которые печатаются строчными буквами, выделяются полужирным шрифтом;

2) ниже по центру указывается полное наименование проекта постановления (распоряжения) Правительства Курганской области, которое печатается строчными буквами;

3) ниже через две-три пустые строки с абзацного отступа (1,25 см) располагается текст, который печатается шрифтом N 12 и выравнивается по ширине страницы;

4) ниже через три пустые строки располагается подпись разработчика проекта. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы имени, отчества и фамилии располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

50. В пояснительной записке указываются цели, задачи проекта постановления, распоряжения Правительства Курганской области, обоснование важности обсуждаемой проблемы и пути их решения, приводятся конкретные примеры, цифры, показатели. Пояснительная записка может сопровождаться таблицами, графиками, схемами.

Образец оформления пояснительной записки приведен в приложении 13 к настоящей Инструкций.

51. К проектам постановлений и распоряжений Правительства Курганской области прилагаются постановочные вопросы для Губернатора Курганской области, которые оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

1) ниже границы верхнего поля страницы на две пустые строки по центру указываются слова "Постановочные вопросы для Губернатора Курганской области", которые печатаются строчными буквами и выделяются полужирным шрифтом;

2) ниже по центру указывается полное наименование проекта постановления (распоряжения) Правительства Курганской области, которое печатается строчными буквами;

3) ниже через две-три пустые строки с абзацного отступа (1,25 см) располагается текст, который печатается шрифтом N 12 и выравнивается по ширине страницы;

4) ниже располагается виза разработчика проекта.

Образец оформления постановочных вопросов для Губернатора Курганской области приведен в приложении 14 к настоящей Инструкций.

52. Если подготавливаемый проект правового акта Правительства Курганской области влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие правовые акты Правительства Курганской области, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого правового акта или представляются в виде самостоятельного правового акта одновременно с ним.

§4. Порядок внесения проектов

указов и распоряжений Губернатора Курганской

области, постановлений и распоряжений Правительства

Курганской области в Правительство Курганской области

53. Проекты указов и распоряжений Губернатора Курганской области, постановлений и распоряжений Правительства Курганской области (далее - проект правового акта) на бумажном носителе вносятся в Правительство Курганской области с приложением следующих документов:

1) информационный лист, содержащий перечень заинтересованных органов и организаций (далее - согласующие органы), инициалы имени, отчества и фамилия должностного лица, подписавшего заключение согласующего органа, дату получения разработчиком заключения от согласующего органа либо дату проведения согласительного совещания (в случае проведения). В случае, если согласования с согласующими органами не требуется, в графе согласования ставится прочерк. Информационный лист подписывается разработчиком проекта правового акта. Образец оформления информационного листа приведен в приложении 15 к настоящей Инструкции;

2) пояснительная записка, содержащая необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений, подписанная разработчиком проекта правового акта;

3) постановочные вопросы для Губернатора Курганской области;

4) заключения согласующих органов, протоколы согласительных совещаний (в случае проведения);

5) заключение юридической службы (специалиста, осуществляющего правовое обеспечение деятельности) разработчика проекта правового акта;

6) в случае упоминания в проекте правового акта названия организации, не являющейся органом государственной власти или органом местного самоуправления, представляются заверенные разработчиком проекта правового акта копии учредительных документов этой организации;

7) лист рассылки (список лиц, которым необходимо направить копии принятого правового акта). Образец оформления листа рассылки приведен в приложении 16 к настоящей Инструкции;

8) сопроводительное письмо к проекту правового акта, в котором указываются основание внесения, сведения о содержании и согласовании проекта правового акта. Сопроводительное письмо подписывается разработчиком проекта правового акта;

9) в случае, если принятие проекта правового акта повлечет за собой необходимость внесения изменений в другие правовые акты, эти изменения включаются в проект правового акта или представляются одновременно с ним в виде отдельного проекта правового акта, который проходит согласование в порядке, установленном Регламентом Правительства Курганской области;

10) при подготовке проекта правового акта об одобрении областного закона на заседании Правительства Курганской области - соответствующее письмо в двух экземплярах: первый - за подписью Губернатора Курганской области, второй - с визой разработчика проекта правового акта;

11) список приглашаемых руководителей.

54. Комплект документов, представляемых в Правительство Курганской области, на электронном носителе должен содержать 2 файла:

- Open Document Format for Office Applications (далее - ODT);

- Portable Document Format (далее - PDF).

55. Файл в формате PDF должен содержать документы, подписанные разработчиком проекта правового акта, и располагаться в указанной последовательности:

- проект правового акта с приложениями (если имеются);

- информационный лист;

- пояснительная записка;

- заключение юридической службы (специалиста, осуществляющего правовое обеспечение деятельности) разработчика проекта правового акта;

- в случае упоминания в проекте правового акта названия организации, не являющейся Органом власти или органом местного самоуправления, заверенные разработчиком проекта правового акта копии учредительных документов организации.

56. Файл в формате ODT должен содержать проект правового акта с приложениями (если имеются).

57. Наименование электронных файлов должно соответствовать наименованию проекта правового акта на бумажном носителе. При этом наименование не должно превышать 120 символов. Если указанный объем превышен, то наименование сокращается таким образом, чтобы последнее слово в нем являлось самостоятельной частью речи.

58. Ответственность за соответствие документов, указанных в настоящем параграфе, на бумажном и в электронном видах, а также за содержание файлов ODT и PDF несет разработчик проекта правового акта.

§5. Организация работы по

регистрации, рассылке, официальному

опубликованию правовых актов Губернатора

Курганской области, Правительства

Курганской области

59. После подписания Губернатором Курганской области правовые акты Губернатора Курганской области, Правительства Курганской области направляются в отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области для регистрации.

60. Датой регистрации правового акта является дата его подписания.

61. Правовым актам присваиваются порядковые номера в автоматизированном режиме в пределах календарного года, например, N 52.

62. К регистрационным номерам правовых актов добавляются буквенные индексы:

к распоряжениям Губернатора Курганской области по основной деятельности - "р", например, N 15-р;

к распоряжениям Губернатора Курганской области по личному составу аппарата Правительства Курганской области - "р/л", например, N 73-р/л;

к распоряжениям Правительства Курганской области, принятым на заседаниях Правительства Курганской области, - "р", например, N 53-р.

63. Копии правовых актов направляются адресатам в соответствии с листом рассылки. Копии заверяются печатью "Отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области".

64. Направление на официальное опубликование и учет опубликованных правовых актов осуществляет отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области.

65. После регистрации и рассылки правовые акты Губернатора Курганской области и Правительства Курганской области хранятся в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области и передаются в архив Правительства Курганской области по описи не ранее чем через год и не позднее чем через три года.

Глава 5. Подготовка и

оформление отдельных видов документов

в Правительстве Курганской области

§6. Приказ

66. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов Управления делами Правительства Курганской области по личному составу, основной деятельности Правительства Курганской области, их согласование с согласующими органами и контроль за правильностью их оформления возлагается на Управление государственной службы и кадров Правительства Курганской области, Управление делами Правительства Курганской области соответственно.

67. Для приказов Управления делами Правительства Курганской области устанавливаются следующие реквизиты:

1) в верхней части по центру помещается герб Курганской области;

2) ниже по центру отдельной строкой указываются слова "Правительство Курганской области";

3) ниже по центру отдельной строкой указываются слова "Управление делами";

4) ниже по центру отдельной строкой указывается слово "ПРИКАЗ";

5) ниже слева указываются отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа;

6) ниже по центру относительно предыдущего реквизита указывается место составления (издания) документа "г. Курган";

7) ниже через две пустые строки по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размером шрифта N 12 - 14;

8) ниже через три пустые строки указывается подпись, которая состоит из слов "Управляющий делами Правительства Курганской области" и инициалов имени, отчества и фамилии управляющего делами Правительства Курганской области. Слова "Управляющий делами" и "Правительства Курганской области" печатаются в две строки от границы левого поля. Инициалы имени, отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Все составные части реквизита печатаются размером шрифта основного текста;

9) ниже слева указываются фамилия, инициалы имени, отчества исполнителя распоряжения размером шрифта N 10;

10) ниже слева указывается номер телефона исполнителя размером шрифта N 10.

68. Согласование проектов приказов Управления делами Правительства Курганской области оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи (И.О.Фамилия), дату визирования. Визы проставляются на отдельном листе бумаги формата A4, который обозначается "Лист согласования к приказу "Наименование".

69. Текст приказа Управления делами Правительства Курганской области может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной части.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "Во исполнение". Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов Управления делами Правительства Курганской области завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения аппарата Правительства Курганской области или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ Управления делами Правительства Курганской области изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка.

В текст приказа не включается пункт "Приказ довести до сведения...".

70. Приказы Управления делами Правительства Курганской области по личному составу печатаются и подписываются в двух экземплярах, первый после подписания передается в Управление государственной службы и кадров Правительства Курганской области, второй - в отдел учета и отчетности Управления делами Правительства Курганской области.

Формирование кадровых распорядительных документов в дела проводится раздельно: приказы по приему, переводу на другую работу, увольнению (срок хранения - 75 лет) формируются отдельно от приказов на отпуска, командировки (срок хранения - 5 лет).

71. Приказам Управления делами Правительства Курганской области по личному составу присваивается буквенное обозначение "л/с".

Образец оформления проекта приказа Управления делами Правительства Курганской области по личному составу приведен в приложении 17 к настоящей Инструкции.

Образец оформления проекта приказа Управления делами Правительства Курганской области по основной деятельности приведен в приложении 18 к настоящей Инструкции.

§7. Протокол заседания (совещания)

72. Протокол заседания (совещания) составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

73. В Правительстве Курганской области протоколы заседания (совещания) могут издаваться в краткой форме, при которой фиксируется только принятое по вопросу решение.

74. Текст полного протокола заседания (совещания) состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заседания (совещания) заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

Основная часть протокола заседания (совещания) состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

В разделе протокола заседания (совещания) "СЛУШАЛИ" приводятся: фамилия и инициалы докладчика, должность, наименование темы, содержание доклада, информации, отчета. Фамилия и инициалы докладчика пишутся в именительном падеже. Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку "Текст доклада прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются: фамилии, инициалы и должности лиц, принявших участие в обсуждении и выработке решения, краткое содержание их выступления. При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику.

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (или РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола заседания (совещания) или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

75. Текст краткого протокола заседания (совещания) состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

    ПРИСУТСТВОВАЛИ:

        Заместитель директора Департамента имущественных

        и земельных отношений                               - И.О. Фамилия

        Заместители начальника Главного управления

        образования Курганской области -                    - И.О. Фамилия

                                                            - И.О. Фамилия

В основной части протокола заседания (совещания) указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается размером шрифта N 12 - 13 и выравнивается от границы левого поля.

Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

76. Протокол заседания (совещания) подписывается председательствующим после заседания и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

77. Протоколам заседания (совещания) присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других совещательных органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

78. Копии протоколов заседания (совещания) при необходимости рассылаются заинтересованным органам государственной власти, местного самоуправления, организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области, Органа власти, подготовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заседаний (совещаний) заверяются печатью отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области.

79. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов заседаний (совещаний), которые заверяются печатью отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области.

80. Протоколы заседания (совещания) печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

вид документа - ПРОТОКОЛ (слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом размером N 13 и выравнивается по центру);

вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания (совещания) - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте, печатается через две пустые строки после реквизита "вид заседания (совещания)", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола заседания (совещания) - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через пустую строку ниже предыдущего реквизита; номер обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

81. Основная часть протокола заседания (совещания) печатается через один межстрочный интервал.

82. Подпись председательствующего отделяется от текста тремя пустыми строками и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря отделяется от подписи председательствующего двумя пустыми строками и включает наименование должности, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).

Образец оформления полного протокола заседания (совещания) приведен в приложении 19 к настоящей Инструкции.

Образец оформления краткого протокола заседания (совещания) приведен в приложении 20 к настоящей Инструкции.

§8. Порядок оформления поручений

Губернатора Курганской области

83. Поручения Губернатора Курганской области оформляются на бланке поручения Губернатора Курганской области отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области в соответствии с Регламентом Правительства Курганской области.

84. Для бланка поручения Губернатора Курганской области устанавливается следующий состав реквизитов:

1) в верхней части по центру помещается герб Курганской области;

2) ниже по центру отдельной строкой указываются слова "Губернатор Курганской области", которые выделяются полужирным шрифтом N 20;

3) ниже по центру отдельной строкой указываются фамилия, инициалы имени, отчества Губернатора Курганской области, которые выделяются полужирным шрифтом N 20;

4) ниже по центру отдельной строкой указывается слово "Поручение" и регистрационный номер, которые выделяются полужирным шрифтом N 18;

5) ниже по центру отдельной строкой указывается место, дата оформления поручения, которые печатаются размером шрифта N 8;

6) ниже отдельной строкой указываются слова "Основной исполнитель" (печатается размером шрифта N 12) и фамилия, инициалы имени, отчества основного исполнителя (печатаются полужирным шрифтом размером N 18);

7) ниже отдельной строкой указываются слова "Соисполнители" (печатается размером шрифта N 12) и фамилии, инициалы имен, отчеств соисполнителей (печатаются полужирным шрифтом размером N 18);

8) ниже по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размером шрифта N 12 - 14;

9) ниже указываются слова "Срок представления доклада об исполнении:" (печатаются размером шрифта N 12) и дата представления доклада об исполнении (печатается полужирным шрифтом N 14);

10) ниже указываются слова "Доклад об исполнении поручения Губернатора Курганской области представить в отдел Документационного обеспечения Правительства Курганской области.", которые печатаются с абзацного отступа по ширине страницы размером шрифта N 11;

11) ниже справа указываются инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Курганской области, которые печатаются полужирным шрифтом N 14.

85. Если поручение Губернатора Курганской области дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым, является основным исполнителем и несет ответственность за сроки и качество его исполнения, организует работу по исполнению поручения Губернатора Курганской области и подготовке доклада об исполнении поручения Губернатора Курганской области.

86. Губернатору Курганской области направляется доклад об исполнении поручения Губернатора Курганской области, который подписывается основным исполнителем и согласовывается со всеми соисполнителями. Доклад об исполнении поручения Губернатора Курганской области согласовывается с соисполнителями в течение рабочего дня. Согласование оформляется визами. Виза включает в себя наименование должности визирующего, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы соисполнителей проставляются в докладе об исполнении поручения Губернатора Курганской области ниже визы основного исполнителя.

87. При оформлении поручения Губернатора Курганской области указываются конкретные сроки исполнения (календарная дата), устанавливаемые с учетом возможности реализации поручения Губернатора Курганской области в указанные сроки и в полном объеме.

88. Поручение Губернатора Курганской области визируется руководителем Аппарата.

89. Поручениям Губернатора Курганской области присваивается регистрационный номер в системе электронного документооборота "Поручения Губернатора" с добавлением букв ПГ, например, N ПГ-01-70/11.

90. Подписанные Губернатором Курганской области поручения Губернатора Курганской области в соответствии с его резолюцией тиражируются исполнителям.

Образец оформления поручения Губернатора Курганской области приведен в приложении 21 к настоящей Инструкции.

§9. Порядок оформления служебных писем

91. Служебные письма Правительства Курганской области готовятся:

как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как доклады о выполнении поручений Губернатора Курганской области и Правительства Курганской области;

как доклады Органов власти на поручения курирующих заместителей Губернатора Курганской области;

как исполнение поручений Губернатора Курганской области и Правительства Курганской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Органов власти;

как сопроводительные письма к проектам областных законов, проектам правовых актов;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и граждан;

как инициативные письма.

92. Различают следующие служебные письма:

1) письмо-просьба - письмо, которое выражает просьбу о выполнении какого-либо действия, например: "В связи с... просим подтвердить...", "Прошу сообщить...";

2) письмо-запрос - письмо, которое выражает просьбу о предоставлении информации;

3) письмо-ответ - письмо, которое содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос, например: "Сообщаем Вам, что...", "Подтверждаем получение...", "К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена...". Каждое письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату входящего письма (на N _____ от 00.00.0000). При подготовке письма-ответа необходимо предоставить ответ по каждому пункту письма-запроса;

4) инициативное письмо - письмо, создающееся по инициативе Губернатора Курганской области и его заместителей;

5) сопроводительное письмо - письмо, которое подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей с указанием цели их направления, Например: "Направляем Вам...", "Высылаем запрошенные Вами...". Указанный вид письма обязательно имеет отметку о наличии приложения;

6) письмо-извещение - письмо, которое содержит какое-либо сообщение, например: "Сообщаем Вам о...", "Извещаем Вас, что...", "Ставим Вас в известность...";

7) письмо-напоминание - письмо, сообщающее повторно определенную информацию адресату, например: "Напоминаем Вам, что...", "Вторично сообщаем...".

В письмах-напоминаниях могут быть указаны меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

8) письмо-подтверждение - письмо, которое подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефонного разговора, например: "Подтверждаем получение...". Письма-подтверждения заканчиваются словами благодарности, просьбой, замечаниями или предложениями;

9) циркулярные письма - письма одного и того же содержания информационного характера, посылаемые из вышестоящей организации в нижестоящие, например: "В целях..."; "В соответствии с...", "Во исполнение...".

93. Сроки подготовки писем-ответов устанавливаются резолюцией Губернатора Курганской области, его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

94. Тексты писем-ответов должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции Губернатора Курганской области, его заместителей.

95. Сроки подготовки инициативных писем определяются Губернатором Курганской области, его заместителями.

96. Проекты служебных писем Правительства Курганской области и Губернатора Курганской области подготавливаются структурными подразделениями аппарата Правительства Курганской области, руководителями Органов власти по поручению Губернатора Курганской области, первого заместителя Губернатора Курганской области, руководителя Аппарата и оформляются на бланке писем Правительства Курганской области.

97. Проекты служебных писем подготавливаются в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области. По запросу копия зарегистрированного письма передается исполнителю.

98. На бланках писем Правительства Курганской области применяется угловое расположение реквизитов:

1) в верхней части по центру помещается герб Курганской области;

2) ниже по центру отдельной строкой указывается слово "Правительство";

3) ниже по центру отдельной строкой указываются слова "Курганской области";

4) ниже по центру отдельной строкой указывается почтовый адрес;

5) ниже по центру отдельной строкой указываются номера телефона, телефона-факса;

6) ниже по центру отдельной строкой указывается номер телетайпа;

7) ниже по центру отдельной строкой указывается сайт;

8) ниже по центру отдельной строкой указывается адрес электронной почты;

9) ниже слева указываются отметки для проставления даты и регистрационного номера;

10) ниже слева указываются отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

99. Служебные письма адресуют органам государственной власти, местного самоуправления, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

100. Адресат печатается от верхнего поля страницы на уровне герба Курганской области. Каждая составная часть реквизита "Адресат" печатается с новой строки через одну пустую строку, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования одной-двумя пустыми строками. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается.

При адресовании документа в Орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центровать все строки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

                                          Главное управление образования

                                                Курганской области

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы имени, отчества и фамилия печатаются после наименования должности через пустую строку, например: