|
Расширенный поиск
Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 04.05.2012 № 212-р
Документ имеет не последнюю редакцию.
6.9. Заверенные копии актов Губернатора и Правительства края, приказов заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края по кадровым вопросам выдаются министерствам края, иным органам исполнительной власти края, структурным подразделениям аппарата, предприятиям, организациям по письменному запросу на имя заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края. 7. Организация документооборота 7.1. Движение документов в аппарате Губернатора и Правительства края с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот. Документооборот в аппарате Губернатора и Правительства края состоит из трех основных документопотоков: документы, поступающие в аппарат Губернатора и Правительства края (входящие); документы, отправляемые из аппарата Губернатора и Правительства края (исходящие); внутренние официальные документы (организационно-правовые, организационно-распорядительные, информационно-справочные). 7.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях аппарата и должностными инструкциями их работников. 8. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции 8.1. Доставка корреспонденции в адрес аппарата Губернатора и Правительства края осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почты и нарочными. 8.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке отделом делопроизводства и архива. 8.3. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих отметку "лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждения конверта (бандероли) составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в отделе делопроизводства и архива, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов. Конверты с отметкой "лично" регистрируются в журнале учета (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение. 8.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки производится в целях выявления корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. 8.5. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства и архива в соответствии с распределением обязанностей между вице-губернатором края, заместителями Председателя Правительства края, заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края. 8.6. При рассмотрении документов начальник отдела делопроизводства и архива выделяет документы, требующие срочного рассмотрения. Срочные документы после присвоения им регистрационного номера незамедлительно передаются на рассмотрение. Обработка остальной документации и передача ее на регистрацию осуществляется в день поступления или на следующий рабочий день. 8.7. Поступившие документы сортируются на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации. Перечень корреспонденции и документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства и архива, приведен в приложении N 7 к настоящей Инструкции. Документы, не подлежащие регистрации, содержащие сведения для руководства, передаются сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата, для дальнейшего их учета. Корреспонденция на иностранных языках регистрируется только после осуществления перевода. 9. Регистрация поступивших документов 9.1 Регистрация поступивших документов производится централизованно в отделе делопроизводства и архива. Основным принципом регистрации является однократность: документы, поступившие на исполнение в структурное подразделение аппарата из отдела делопроизводства и архива, повторно в структурном подразделении аппарата не регистрируются. Документы, поступившие непосредственно в структурное подразделение аппарата и не зарегистрированные в отделе делопроизводства и архива, должны быть в обязательном порядке направлены в отдел делопроизводства и архива для регистрации. На зарегистрированном документе в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный штамп, в котором указывается дата регистрации, порядковый номер в пределах календарного года и индекс в соответствии с номенклатурой дел аппарата Губернатора и Правительства края. Регистрация документов осуществляется в автоматизированном режиме с вводом информации о них в систему "Контроль исполнения документов". При этом создается электронная регистрационно-контрольная форма, в которую заносятся сведения о документе. К электронной регистрационно-контрольной форме могут быть прикреплены файлы, содержащие текст документа. В процессе регистрации формируются базы данных: информационно-справочная и контрольная с последующей передачей регистрационно-контрольных форм и текстов по локальной сети в министерства края, иные органы исполнительной власти края, структурные подразделения аппарата. Лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата, проводят сверку соответствия полученных электронных регистрационно-контрольных форм и документов, после этого расписываются о получении в реестре. 9.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от выделенных документопотоков, а также автора и содержания. Например, отдельно регистрируются постановления и распоряжения Губернатора края, постановления и распоряжения Правительства края, приказы заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, служебная переписка, обращения граждан. Поступившие телеграммы, факсы, электронные документы регистрируются вместе с деловыми письмами. Корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства и архива после 15.00 часов, подлежит регистрации на следующий рабочий день. 9.3. Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения аппарата в другое производится через отдел делопроизводства и архива. 9.4. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства и архива для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в электронную регистрационно-контрольную форму. Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией направляется основному исполнителю, указанному в резолюции первым, либо в отношении которого сделана соответствующая отметка, остальным исполнителям направляются копии документа. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа. Исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 9.5. При необходимости исполнения в сжатые сроки резолюции к документам с отметкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель организует работу по оперативному доведению документа до сведения соисполнителей. Необходимость размножения документов, содержащих конфиденциальную информацию, количество их копий определяется лицом, организующим исполнение. 9.6. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 10. Регистрация отправляемых документов Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в отделе делопроизводства и архива в день их утверждения или подписания. Документы, поступающие на регистрацию, должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, с указанием почтового адреса. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или на следующий рабочий день. 11. Организация доставки документов 11.1. Доставка обработанной в отделе делопроизводства и архива корреспонденции в структурные подразделения аппарата, министерства края, иные органы исполнительной власти края осуществляется как непосредственно уполномоченными сотрудниками этих подразделений, так и средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. 11.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. Документы, отправляемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения. 11.3. Решение о способе доставки документа, а также необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель. 11.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов; документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения аппарата; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения аппарата; запрещается передавать текст документов с отметкой "Для служебного пользования". Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях аппарата, осуществляется их руководителями. 11.5. Помощники вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, лица, ответственные за ведение делопроизводства в министерствах края, иных органах исполнительной власти края, структурных подразделениях аппарата, получают корреспонденцию в отделе делопроизводства и архива ежедневно с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00 часов. Получение срочных документов производится незамедлительно по мере поступления уведомления по телефону. 12. Учет количества документов 12.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) производится по регистрационным данным в отделе делопроизводства и архива. Полученные результаты обобщаются и представляются руководству в виде справок статистического и аналитического характера для использования при разработке мероприятий по совершенствованию организации делопроизводства, расчета штатной численности. 12.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, полученных в результате тиражирования или копирования. Подсчет входящей, исходящей и внутренней корреспонденции ведется раздельно. 13. Работа исполнителей с документами 13.1. Руководители структурных подразделений аппарата обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 13.2. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа и всех необходимых приложений, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителям Правительства края или руководителям структурных подразделений аппарата, подготовку к пересылке адресату. Если подготовленный документ является ответом на поступивший документ, то документ-ответ передается на регистрацию вместе с письмом-запросом. 13.3. При оперативном решении вопросов, без составления дополнительных документов, исполнитель делает отметки на документе о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 13.4. Утвержденное Губернатором края поручение (перечень поручений) с присвоенным в главном контрольном управлении Губернатора края учетным номером регистрируется во входящем документопотоке отдела делопроизводства и архива. Отправка поручения (перечня поручений) производится отделом делопроизводства и архива при наличии необходимого количества копий и указателя рассылки, подготовленных исполнителем. Указатель рассылки обязательно должен содержать ссылку на регистрационный номер, количество копий посылаемого поручения (перечня поручений) и подпись исполнителя. 14. Организация поисковой системы по документам 14.1. Информация о зарегистрированных документах поступает в автоматизированную базу данных "Контроль исполнения документов" для использования при принятии управленческих решений. 14.2. В целях достижения информационной совместимости регистрационных данных при заполнении регистрационно-контрольной формы в системе электронного документооборота используется следующий состав сведений о документах: - адресант; - адресат; - должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; - вид документа; - дата документа; - номер документа; - дата поступления документа; - входящий номер документа; - ссылка на исходящий номер и дату документа; - наименование текста (заголовок); - индекс дела; - сведения о переадресации документа; - количество листов основного документа; - количество приложений; - общее количество листов приложений; - указания по исполнению (резолюция); - отметка о контроле (должность, фамилия и инициалы исполнителя); - отметка о конфиденциальности. Состав реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами. 14.3. В целях регистрации и учета документов в аппарате разрабатываются классификаторы (справочники): - структурных подразделений; - групп корреспондентов; - видов документов; - видов контроля; - видов доставки документов; - резолюций (указаний по исполнению); - исполнителей. 14.4. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации, не отнесенной к государственной тайне, или служебной информации ограниченного распространения. 15. Организация контроля за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, поручений Губернатора края 15.1. Порядок осуществления контроля за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, иных документов, поступающих из федеральных государственных органов, поручений и указаний Губернатора края регулируется Регламентом Правительства края. 15.2. Поручения и перечни поручений Губернатора края оформляются в соответствии с приложениями N 8, 9 к настоящей Инструкции. 15.3. В проектах поручений (перечней поручений) Губернатора края должны быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, ответственных за исполнение данного поручения, и конкретные сроки исполнения, устанавливаемые с учетом реальной возможности реализации поручений в указанные сроки и в полном объеме. В случае если поручение Губернатора края дано руководителям всех министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата, можно не указывать фамилии и инициалы должностных лиц, ответственных за исполнение данного поручения. Предприятия, организации, их должностные лица, а также органы государственной власти, не входящие в систему органов исполнительной власти края, органы местного самоуправления края, их должностные лица, не могут являться ответственными исполнителями поручений Губернатора края. Данные лица указываются только в качестве соисполнителей поручений. Проекты поручений (перечней поручений) Губернатора края не должны содержать формулировок, допускающих неоднозначность толкования излагаемых в них заданий. 15.4. День поступления проекта поручения (перечня поручений) Губернатора края в согласующее министерство края, иной орган исполнительной власти края, структурное подразделение аппарата и день согласования проекта указываются в листе согласования проекта поручения (перечня поручений) Губернатора края. Для проектов поручений (перечней поручений) Губернатора края, поступивших на согласование после 17.00 часов, датой поступления считается дата следующего рабочего дня. 15.5. Присвоение учетных номеров поручениям (перечням поручений) Губернатора осуществляется по единой нумерации в пределах календарного года. Номера состоят из индекса "27ПГ" и порядкового номера (например: N 27ПГ-69). 16. Контроль за исполнением документов с резолюциями вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края 16.1. Контроль за исполнением документов с резолюциями вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края осуществляет управление по организации работы с документами в порядке, установленном Регламентом Правительства края. 16.2. Контроль за исполнением документов включает в себя постановку документов на контроль, предварительную проверку и мониторинг их исполнения согласно установленным срокам, снятие документов с контроля, направление исполненных документов в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата о необходимости своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся в документах. 16.3. При постановке документа на контроль в правой части верхнего поля документа проставляется штамп с надписью "Контроль". 16.4. Контроль за выполнением документов обеспечивают руководители структурных подразделений аппарата. Соисполнители представляют основному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, за исключением случаев установления основным исполнителем иных сроков представления информации. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. 16.5. К служебной записке о продлении срока исполнения документа либо о снятии его с контроля исполнитель в обязательном порядке прикладывает оригинал документа, в отношении которого дано поручение. В дальнейшем документ возвращается исполнителю для работы либо для списания в дело. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа. 16.6. Снятие документа с контроля оформляется отметкой о его исполнении и направлении в дело, включающей: краткие сведения об исполнении или ссылку на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметку "в дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дату; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. 16.7. Документы, полученные для ознакомления, подлежат возврату в отдел делопроизводства и архива в трехдневный срок. 17. Организация работы с документами в делопроизводстве Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, соответствующими нормативно-методическими документами уполномоченных Правительством Российской Федерации федеральных органов исполнительной власти и уполномоченного органа исполнительной власти края в области архивного дела. Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним. 17.1. Составление номенклатуры дел 17.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемых в делопроизводстве аппарата Губернатора и Правительства края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 17.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях аппарата, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. 17.1.3. В аппарате Губернатора и Правительства края составляются номенклатуры дел структурных подразделений аппарата (приложение N 10) и сводная номенклатура дел аппарата Губернатора и Правительства края (далее - сводная номенклатура дел). Номенклатура дел структурного подразделения аппарата составляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения аппарата, согласовывается с экспертной комиссией аппарата Губернатора и Правительства края (далее - ЭК), начальником управления по организации работы с документами и заведующим сектором контрольно-аналитической работы и ведомственного архива отдела делопроизводства и архива (далее - сектор контрольно-аналитической работы). Вновь созданное структурное подразделение аппарата обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в управление по организации работы с документами. 17.1.4. Сводная номенклатура дел составляется управлением по организации работы с документами на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата. 17.1.5. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке Правительства края, согласовывается с ЭК, подписывается заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства края - управляющим делами Губернатора и Правительства края, заведующим сектором контрольно-аналитической работы и утверждается заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края. Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией управления по организации работы с документами (далее - ЭПМК), управлением по делам архивов Правительства края не реже одного раза в 5 лет, если в течение этого срока не было изменения функций и структуры аппарата Губернатора и Правительства края. 17.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения аппарата получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и хранится в отделе делопроизводства и архива. Второй - находится в ведомственном архиве. Третий - направляется в краевое государственное казенное учреждение "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив края). Четвертый - в виде выписок из соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений аппарата. 17.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. 17.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае изменения функций и структуры аппарата Губернатора и Правительства края. 17.1.9. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений аппарата. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора и Правительства края. 17.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы аппарата Губернатора и Правительства края. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 17.1.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом: 1) в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12.05, где 12 - обозначение структурного подразделения аппарата, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений аппарата; для переходящих дел индекс сохраняется; 2) в графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения аппарата; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов и др.) В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с органами местного самоуправления по вопросам подготовки и переподготовки кадров В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: Переписка с Министерством транспорта Российской Федерации по вопросам... При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с главами городских округов и муниципальных районов края по вопросам социальной защиты населения В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: Годовые отчеты отдела делопроизводства и архива Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например: - нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов; - постановления и распоряжения Губернатора края, Правительства края; - протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним; - планы; - отчеты; - справочные документы, переписка; - вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел; 3) графа 3 заполняется по окончании календарного года. В ней указывается количество дел (томов, частей); 4) в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, вступившему в силу 30 сентября 2011 г.; 5) в графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящее с 2008 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другую организацию для продолжения и др. 17.1.12. Если в течение года в структурном подразделении аппарата возникают новые документируемые участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь формируемых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 17.1.13. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел структурного подразделения аппарата изменяется итоговая запись о количестве сформированных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения, с проставлением наименования должности лица, внесшего изменения, его подписи и расшифровки подписи. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел структурного подразделения аппарата, в обязательном порядке представляются в управление по организации работы с документами (приложение N 10). 17.2. Формирование и оформление дел 17.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 17.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; объем дела не должен превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 17.2.3. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления или по алфавиту авторов или корреспондентов). Положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение личных дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79 "О государственной гражданской службе Российской Федерации". Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. 17.2.4. Оформление дела (подготовка к передаче дела на хранение в ведомственный архив) производится сотрудниками структурных подразделений аппарата, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи специалиста сектора контрольно-аналитической работы. Дела подлежат оформлению при их завершении по окончании года. 17.2.5. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 11); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 12); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 17.2.6. Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляются по установленной форме (приложение N 13). На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации-фондообразователя; наименование структурного подразделения аппарата; индекс дела; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации-фондообразователя - указывается полностью в именительном падеже "Правительство Хабаровского края"; наименование структурного подразделения аппарата - записывается полностью название структурного подразделения аппарата в соответствии с утвержденной структурой (управление, отдел, сектор); индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел; дата дела - датой дела являются крайние даты документов дела, т.е. даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно". По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения; при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении нарушений порядка их формирования и оформления. 17.2.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять, хранить в скоросшивателях. 17.3. Организация оперативного хранения документов 17.3.1. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования не более двух лет, а затем передаются в ведомственный архив. Руководители структурных подразделений аппарата и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. 17.3.2. Правоохранительными органами из ведомственного архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации. На место изъятого документа в дело вкладывается снятая с него копия и справка о выдаче документа либо в учетных архивных документах делается отметка об изъятии документа, содержащая реквизиты (дата, номер, вид) документа, явившегося основанием для изъятия, а также расписку получателя документа. Изъятие документов из ведомственного архива производится только с письменного разрешения заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края. 17.4. Организация работы с документами по личному составу Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись. Распоряжения (приказы) по личному составу 75-летнего срока хранения формируются отдельно от распоряжений (приказов) 5-летнего срока хранения. К регистрационно-учетным документам по личному составу относятся журналы регистрации: распоряжений (приказов) о приеме, переводе, увольнении, о предоставлении отпусков; личных дел и др. Документы по личному составу со сроком хранения до 10 лет включительно хранятся в управлении государственной службы Губернатора и Правительства края. После истечения двухлетнего срока их хранения и использования в управлении государственной службы Губернатора и Правительства края документы по личному составу со сроком хранения свыше 10 лет передаются на хранение в краевое государственное казенное учреждение "Архив документов по личному составу органов государственной власти Хабаровского края" (далее - архив документов по личному составу) в обработанном виде. Личные дела уволенных сотрудников хранятся 10 лет в управлении государственной службы Губернатора и Правительства края, затем передаются на хранение в архив документов по личному составу в обработанном виде. Личные дела уволенных сотрудников вносятся управлением государственной службы Губернатора и Правительства края в отдельную опись по году увольнения лица, на которое сформировано личное дело, и систематизируются по алфавиту. Опись личных дел составляется за определенный временной период: начальная дата, указанная в заголовке описи, - наиболее ранняя дата заведения личного дела, конечная - самая поздняя дата окончания личного дела. В опись каждое личное дело вносят по алфавиту, под своим порядковым номером. Дела по личному составу внутри описи, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - распоряжения (приказы) по личному составу, лицевые счета, списки, журналы регистрации документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы. Лицевые счета работников аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края, иных органов исполнительной власти края, ведение которых осуществляет главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края, в течение двух лет хранятся в вышеназванном управлении. По истечении двух лет лицевые счета включаются в годовой раздел сводной описи дел по личному составу (распоряжения, приказы, лицевые счета, журналы регистрации и др.) с последующей передачей дел в архив документов по личному составу в обработанном виде. Главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и управление государственной службы Губернатора и Правительства края составляют описи дел по личному составу по соответствующим разделам номенклатуры дел. Данные в годовой раздел сводной описи дел по личному составу представляются в управление по организации работы с документами в электронном виде в срок до 01 ноября. Сектор контрольно-аналитической работы и ведомственного архива на основе представленных данных в срок до 15 ноября составляет годовой раздел сводной описи дел по личному составу. В годовой раздел сводной описи дел по личному составу включаются заголовки дел долговременного хранения (75 лет ЭПК <2>), отложившихся в течение года в деятельности управления государственной службы Губернатора и Правительства края и главного управления бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края, причем только после сверки их со сводной номенклатурой дел за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. -------------------------------- <2> ЭПК - экспертно-проверочная комиссия. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется не позднее чем через два года после завершения делопроизводством дел в трех экземплярах по установленной форме и подлежит рассмотрению на заседании ЭК. В конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу передается на согласование в научно-экспертный методический совет государственного архива края, после чего представляется на утверждение заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края. Подписанные и утвержденные экземпляры передаются: в государственный архив края, архив документов по личному составу, управление по организации работы с документами. Копии годового раздела сводной описи дел по личному составу передаются в главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и управление государственной службы Губернатора и Правительства края. Ответственность за формирование и оформление дел по личному составу, своевременное и качественное составление описей дел по личному составу и передачу дел на хранение согласно срокам, утвержденным ЭК, в архив документов по личному составу возлагается на начальника главного управления бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и начальника управления государственной службы Губернатора и Правительства края. Координация работы с документами по личному составу и методическая помощь в составлении описей дел по личному составу и подготовке дел к передаче на хранение возлагается на управление по организации работы с документами. Передача дел по личному составу на хранение в архив документов по личному составу осуществляется по годовому разделу сводной описи с составлением акта приема-передачи. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается специалистом, передавшим документы, и специалистом, принявшим документы. Акт подлежит утверждению заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края и директором архива документов по личному составу. Один экземпляр акта передается в архив документов по личному составу, второй - в управление по организации работы с документами. Копии актов передаются в главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и управление государственной службы Губернатора и Правительства края. 18. Порядок передачи документов на хранение в ведомственный архив 18.1. Документы Правительства края являются краевой собственностью и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на хранение в государственный архив края. 18.2. Для хранения документов Правительства края постоянного, временного (свыше 10 лет и до 10 лет включительно) хранения, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче в государственный архив края в аппарате Губернатора и Правительства края создается ведомственный архив. Оформление дел, передаваемых в ведомственный архив, производится специалистами структурных подразделений аппарата, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи и под контролем специалиста сектора контрольно-аналитической работы. Подготовка документов к передаче на хранение в ведомственный архив включает работу специалистов структурных подразделений аппарата по экспертизе ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел, исторических справок и актов о выделении документов к уничтожению. 18.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая ЭК. 18.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, утверждаемым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края. 18.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях аппарата специалистами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК. 18.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: - отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив; - отбор документов с временными сроками хранения и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях аппарата; - выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 18.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК. 18.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении дел к уничтожению. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются. 18.9. В каждом структурном подразделении аппарата описи дел постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством специалиста сектора контрольно-аналитической работы. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями аппарата, служат основой для подготовки сводной описи дел аппарата, которую готовит сектор контрольно-аналитической работы и по которой он сдает дела в государственный архив края. 18.10. Описи дел структурных подразделений аппарата составляются в двух экземплярах по установленной форме (приложение N 14) и представляются в ведомственный архив через два года после завершения дел в делопроизводстве. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником управления по организации работы с документами и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата. 18.11. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 15) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Акты рассматриваются на заседании ЭК, утверждаются заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края. Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи дел постоянного хранения за этот же период утверждены ЭПМК управления по делам архивов Правительства края. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела с истекшими сроками хранения всего аппарата Губернатора и Правительства края. 18.12. В ведомственный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении аппарата. 18.13. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях аппарата и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 18.14. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному отделом делопроизводства и архива, согласованному с руководителями структурных подразделений аппарата и утвержденному приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края. 18.15. В период подготовки структурным подразделением аппарата дел к передаче в ведомственный архив специалистом сектора контрольно-аналитической работы предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения аппарата обязаны устранить. 18.16. Прием каждого дела производится специалистом сектора контрольно-аналитической работы в присутствии специалиста, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи проставляются: количество фактически принятых дел (цифрами и прописью), дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста сектора контрольно-аналитической работы, принявшего дела, и специалиста, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата, передавшего дела. 18.17. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения аппарата специалист, ответственный за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении аппарата, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает в ведомственный архив независимо от сроков их хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения аппарата. 19. Организация работы с обращениями граждан 19.1. Организация работы с обращениями граждан в Правительстве края осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Регламента Правительства края, Административного регламента предоставления государственной услуги по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Хабаровского края. 19.2. Организация работы по рассмотрению письменных и электронных обращений граждан, поступающих в адрес Губернатора края, вице-губернатора и заместителей Председателя Правительства края, и их регистрация осуществляется управлением по работе с обращениями граждан Губернатора и Правительства края (далее - Управление). Письменные и электронные обращения граждан подлежат регистрации в течение трех дней со дня поступления в Управление. 19.3. На письменное обращение гражданина, в котором не указаны фамилия заявителя и почтовый адрес, информация о результатах рассмотрения автору не направляется. В этом случае решение о рассмотрении обращения принимается в зависимости от его содержания. 19.4. Поступившие в адрес должностных лиц Правительства края письма с отметкой "лично", правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются, а направляются руководителю, которому адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, они рассматриваются в установленном порядке. 19.5. В случае обжалования в обращении судебного решения оно в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения. 19.6. Обращения граждан, адресованные Губернатору края, вице-губернатору края, первым заместителям Председателя Правительства края, заместителям Председателя Правительства края докладываются по принадлежности. 19.7. Если решение вопросов, поставленных в обращении, не входит в компетенцию должностного лица или органа исполнительной власти края, обращение с указанием причины отказа в рассмотрении в двухдневный срок возвращается в Управление для направления на рассмотрение в соответствии с компетенцией. 19.8. По обращениям, адресованным Губернатору края, вице-губернатору края, первым заместителям Председателя Правительства края, заместителям Председателя Правительства края, поручения готовят должностные лица, обеспечивающие их деятельность, и в трехдневный срок со дня регистрации обращения возвращают документы в Управление с соответствующими поручениями для отправки исполнителям. 19.9. Обращения граждан, поступившие в Правительство края по вопросам, относящимся к компетенции органов местного самоуправления, территориальных подразделений федеральных органов исполнительной власти, Управлением в течение семи дней со дня регистрации направляются органам или должностным лицам, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случаев, установленных законодательством. 19.10. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится в целях устранения недостатков в работе государственных органов и органов местного самоуправления, получения материалов для подготовки аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер в случае повторных (многократных) обращений граждан. 19.11. Срок рассмотрения обращений установлен действующим законодательством и составляет 30 календарных дней со дня регистрации обращения, если в резолюции не установлен сокращенный срок исполнения. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет Управление. 19.12. В соответствии с законодательством срок рассмотрения обращения может быть продлен должностным лицом, дававшим поручение для рассмотрения, не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения. 19.13. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно. 19.14. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. 19.15. Продление срока рассмотрения обращения должно быть оформлено не менее чем за два дня до истечения срока исполнения. 19.16. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ. 19.17. Справки-ответы исполнителей с прилагаемым проектом или копией ответа заявителю анализируются специалистами отдела по работе с обращениями граждан Управления и передаются должностному лицу, направившему документы для исполнения, для принятия решения. В случае если поступивший от исполнителя ответ не отвечает требованиям, установленным пунктом 19.16 настоящей Инструкции, Управление направляет документы исполнителю для доработки в целях устранения замечаний и подготовки дополнительного ответа заявителю. 19.18. Зарегистрированные письменные обращения заявителям не возвращаются. Возврат обращения заявителю возможен до его регистрации. По письменному запросу заявителю возвращаются документы, приложенные к обращению, как во время рассмотрения, так и во время архивного хранения. 20. Печатные, стенографические и копировально-множительные работы 20.1. Печатные работы 20.1.1. В аппарате Губернатора и Правительства края печатаются только материалы служебного характера. 20.1.2. В структурных подразделениях аппарата печатаются проекты актов Губернатора края, Правительства края и приложения к ним, служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений аппарата, заявки и документы внутреннего характера. Подготовка документов в структурных подразделениях аппарата осуществляется как лицами, ответственными за ведение делопроизводства, так и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники. 20.1.3. В отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ печатаются и оформляются проекты актов Губернатора края, Правительства края и приложения к ним; материалы к заседаниям Правительства края, совещаниям у Губернатора, Председателя Правительства края или его заместителей; проекты писем за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, министров края; грамоты, благодарности, приветственные адреса; благодарственные письма Губернатора края; пригласительные билеты; пропуска в здания Правительства края, пропуска для подъезда к зданию Правительства края; поздравительные открытки; визитные карточки; дарственные надписи; различные схемы и др., а также редактируется и готовится к изданию в типографии телефонный справочник Правительства края, редактируется его электронная версия для размещения на официальном сайте Правительства Хабаровского края и сетевом ресурсе общего доступа Z:\Телефонный справочник. Почетные грамоты Губернатора края, благодарности и благодарственные письма на бланках установленного образца изготавливаются только за подписью Губернатора края. Благодарности за подписью заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края изготавливаются на бланках установленного образца. Приветственные адреса на бланках установленного образца изготавливаются за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края. Поздравительные открытки изготавливаются в цветном исполнении за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, советников Губернатора края, начальников главных управлений Губернатора и Правительства края. Визитные карточки (односторонние) изготавливаются в черно-белом и цветном исполнении, в случае необходимости - на двух языках. 20.1.4. В отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ в первую очередь печатаются и оформляются проекты актов Губернатора и Правительства края; материалы к заседаниям Правительства края, совещаниям у Губернатора, Председателя Правительства края или его заместителей; проекты писем за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, министров края. Остальные материалы печатаются и оформляются в порядке поступления. Срочные документы исполняются немедленно. Срочность исполнения документов определяется руководителями структурных подразделений аппарата по согласованию с заведующим отделом электронного оформления документов и копировально-множительных работ. Документы, сданные в работу после 17.00 часов (кроме срочных), исполняются, как правило, на следующий день. 20.1.5. Требования к рукописям, сдаваемым в печать Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво на белой бумаге стандартного формата А4 или А3, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные или нечеткие ксерокопии материалов. Не допускается вписывание правок между строк, вставок на полях. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, наименований организаций, специальных терминов, иностранных слов, чисел, географических названий. Сокращения слов должны применяться только общепринятые. Рукопись, отвечающая перечисленным выше требованиям, с указанием фамилии, имени, отчества автора и номера его служебного телефона сдается заведующему отделом электронного оформления документов и копировально-множительных работ. Документы в электронном виде принимаются на правку и оформление через сетевой ресурс общего доступа Z:\Управление по организации работы с документами\Отдел электронного оформления документов. Печатание документов под диктовку не производится. Перепечатывание одного и того же документа допускается не более трех раз, для осуществления последующего перепечатывания документа на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза начальника управления по организации работы с документами. Внесение исправлений, впечатывание текста в подписанный документ не допускается. 20.2. Цифровая аудиозапись и подготовка стенограмм 20.2.1. Управление по организации работы с документами обеспечивает цифровую аудиозапись расширенных заседаний Правительства края, расширенных совещаний Правительства края, мероприятий, проводимых с участием Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края. 20.2.2. Подготовка списков присутствующих, стенограмм расширенных заседаний Правительства края осуществляется отделом электронного оформления документов и копировально-множительных работ в течение трех недель с даты проведения заседания. Оформленные списки присутствующих и стенограммы расширенных заседаний Правительства края подписываются заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства края - управляющим делами Губернатора и Правительства края. 20.2.3. Цифровая аудиозапись расширенных заседаний Правительства края, расширенных совещаний Правительства края, мероприятий, проводимых с участием Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, подлинники стенограмм расширенных заседаний Правительства края хранятся в отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ в течение двух лет, после чего сформированные в дела передаются в ведомственный архив. 20.3. Копировально-множительные работы 20.3.1. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате Губернатора и Правительства края производится централизованно в управлении по организации работы с документами, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях аппарата. 20.3.2. В управлении по организации работы с документами копируются служебные материалы и документы по заказам работников аппарата Губернатора и Правительства края. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы. 20.3.3. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формат А3. 20.3.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются акты Губернатора края, Правительства края по заказам отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, документы и материалы к расширенным заседаниям Правительства края. Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями структурных подразделений аппарата по согласованию с заведующим отделом электронного оформления документов и копировально-множительных работ и подтверждается соответствующей отметкой и визой на бланке заказа. 20.3.5. Сотрудники отдела электронного оформления документов и копировально-множительных работ, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику. 20.3.6. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях аппарата, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах (приложение N 16). Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет работник, ответственный за организацию делопроизводства в структурном подразделении аппарата, в котором установлен копировальный аппарат. 20.3.7. Копирование бланков документов любого вида запрещается. 20.4. Перевод документов в электронный формат В управлении по организации работы с документами осуществляется поточное сканирование (перевод документов с бумажного носителя в электронный формат PDF/JPEG/TIFF); распознавание электронных документов в форматах PDF/JPEG/TIFF и перевод в текстовой формат; распечатка многостраничных документов (свыше 20 страниц). Приложение N 1 к пункту 2.2 СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности в аппарате Губернатора и Правительства края, являются: а) герб Хабаровского края; б) наименование органа исполнительной власти; в) должность лица, подписавшего документ; г) подпись должностного лица; д) вид документа; е) место составления (издания) документа; ж) справочные данные об органе исполнительной власти; з) адресат; и) дата документа; к) регистрационный номер документа; л) наименование документа; м) текст документа; н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; о) отметка о наличии приложений; п) гриф согласования; р) гриф утверждения; с) виза; т) оттиск печати; у) отметка о заверении копии; ф) отметка об исполнителе; х) указания по исполнению документа; ц) отметка о контроле документа; ч) отметка об исполнении документа; ш) отметка о конфиденциальности. Приложение N 2 к подпункту 2.6.5.1 Образец ПРАВИТЕЛЬСТВО УТВЕРЖДАЮ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ Наименование должности руководителя структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края АКТ ___________ ______________________ "_____"________20___ г. N ____ (подпись) (расшифровка подписи) г. Хабаровск дата Об уничтожении испорченных номерных гербовых бланков Председатель комиссии ________________________________________________, (Ф.И.О.., должность) члены комиссии: ___________________________________________________________ (Ф.И.О.., должности) составили акт о признании испорченными номерных гербовых бланков, хранящихся в ________________________________________________, в том числе: (наименование структурного подразделения аппарата) 1) гербовые бланки писем Правительства края с продольным расположением реквизитов серии БР: N ______. Всего ____ штук; 2) гербовые бланки писем Правительства края с угловым расположение реквизитов серии БП: N _______. Всего _____ штук; 3) гербовые бланки писем Губернатора края серии БГ: N __________. Всего ______ штук. На ________ номерных гербовых бланков осталось _____ штук, в том числе: (дата) 1) гербовых бланков писем Правительства края с продольным расположением реквизитов серии БР: ____ штук; 2) гербовых бланков писем Правительства края с угловым расположение реквизитов серии БП: ___ штук; 3) гербовых бланков писем Губернатора края серии БГ: ___ штук. Испорченные гербовые бланки уничтожены в установленном порядке. Акт составлен в двух экземплярах: 1-й экземпляр - 2-й экземпляр - Председатель комиссии ________________ ___________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Члены комиссии ________________ ___________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Приложение N 3 к подпункту 2.7.7 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий); ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.); ИНСТРУКЦИИ, правила (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.); НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.); ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.); ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; объектов, передаваемых в муниципальную собственность, и т.д.); ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, работы коллегии, ученого совета); ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.); ПОРУЧЕНИЕ (ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ) Губернатора края; ПРОГРАММЫ (проведения работ, мероприятий, командировок и пр.); РАСЦЕНКИ (на производство работ и т.д.); СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на проведение мероприятий, на капитальное строительство и т.д.); СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ; ТАРИФНЫЕ СТАВКИ; УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Приложение N 4 к пункту 2.9 ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 1. В протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений постоянно действующих коллегиальных органов, коллегий органов исполнительной власти края; ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч) используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть строится по схеме: Председатель - Сергеев А.В. Секретарь - Степанова Л.Н. Присутствовали: Слова Председатель, Секретарь печатают от левого поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово Присутствовали, фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал. При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается. Например: Присутствовали 50 человек (список прилагается). Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу. После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными центровано через 2 - 3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос "О чем?". Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня. ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения). Решения, выработанные на совещании, вносятся в протокол после слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в тексте протокола (после соответствующего протокольного решения). В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения (постановления) по соответствующим вопросам. В отдельных случаях на основе рукописных или магнитофонных записей, которые велись на заседании, составляется стенограмма, которая дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. Протокол оформляет секретарь заседания, юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председателя и секретаря. Подписи располагают, отделив от текста 2 - 3 межстрочными интервалами, от границы левого поля. Наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), печатается через 1 межстрочный интервал, расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования". Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии; протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов (организаций), принимавших участие в заседании. Протоколы печатаются на специальном бланке протокола или на общем бланке Правительства края формата А4, или на чистых листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру; вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через 1 межстрочный интервал, например: совещания при начальнике управления или заседания экспертной проверочно-методической комиссии; место проведения заседания, совещания - печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру; дата и номер протокола. Дата, оформленная цифровым или словесно-цифровым способом, номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах. Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал; подпись отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно". Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. В некоторых случаях оформляется выписка из протокола (стенограммы). Выписка из протокола (стенограммы) представляет собой точную копию части текста подлинного протокола (стенограммы), относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола" ("Выписка из стенограммы"). Копии протоколов, заверенные печатью службы документационного обеспечения, при необходимости рассылаются заинтересованным органам, организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет ответственный исполнитель и подписывает руководитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, заверенных печатью службы документационного обеспечения. 2. Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Акты печатаются на специальном бланке или на общем бланке Правительства края формата А4, или на чистых листах бумаги формата А4. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его дата и номер. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются фамилии и инициалы (в именительном падеже), наименования должностей с обозначением структурных подразделений аппарата. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы. В основной (констатирующей) части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту, например: Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экземпляр - 2-й экземпляр - 3-й экземпляр - Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии приложений". Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями. 3. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Договор (соглашение, контракт) о выполнении определенной работы содержит следующие сведения: наименования сторон (полное и сокращенное название); наименование работы (предмет договора, соглашения, контракта), ее этапы и результаты выполнения; наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа; условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; срок действия договора (соглашения, контракта); начало и окончание работ по договору (соглашению, контракту); стоимость работы и порядок расчетов; порядок сдачи и приема работы; ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающиеся стороны признают необходимым включить в договор (соглашение, контракт); гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; переход права собственности и риски; порядок разрешения споров; юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов). Текст договора (соглашения, контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты. 4. Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (физическим или юридическим) другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность выдается за подписью Губернатора края, Председателя Правительства края или иного лица, уполномоченного на это, с приложением печати Правительства края. В тексте доверенности указываются следующие сведения: - наименование представляемого - полное наименование, регистрационный номер, индивидуальный номер налогоплательщика, место нахождения, имя руководителя или иного уполномоченного лица подписывать доверенность и основания полномочий и реквизиты документов об этом; - сведения о представителе - должность и паспортные данные для физического лица; полное наименование, регистрационный номер, индивидуальный номер налогоплательщика, место нахождения - для юридического лица; - орган (организация), в которой производятся действия по доверенности; - полномочия, передаваемые представителю (вид действий). Полномочия должны быть изложены полно и ясно с тем, чтобы они не вызывали различное понимание; - образец подписи представителя; - срок, на который выдана доверенность; - место и дата ее совершения (число, месяц и год совершения доверенности указываются прописью). Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена. Доверенность на получение заработной платы и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, представителем лица, замещающего государственную должность края в органах исполнительной власти края, должность государственной гражданской службы края, должность, не являющуюся должностями государственной гражданской службы края, в аппарате Губернатора и Правительства края, может быть удостоверена также Правительством края. 5. Записки (докладные, служебные, объяснительные) Докладная записка - документ, адресованный руководству и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства. Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения аппарата, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Служебные записки - применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений аппарата (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги. 6. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы. 7. План фиксирует действия или мероприятия, намечаемые к исполнению, их последовательность, объем, сроки исполнения, исполнителей и в ряде случаев сведения об исполнении. Основное содержание плана может быть изложено в форме текста или таблицы. В так называемых календарных планах перечисляемые мероприятия располагают в хронологическом порядке, т.е. по срокам исполнения. По каждому пункту плана намечаются конкретные исполнители и сроки исполнения. Планы подписываются составителями или лицами, ответственными за их выполнение. Утверждается план на заседании коллегиального органа, Губернатором края или руководителем структурного подразделения аппарата. Некоторые виды планов перед утверждением согласовываются. 8. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень). Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Если графы таблиц умещаются на одной странице, а содержание таблицы не умещается и переносится на последующую страницу (страницы), то графы таблиц нумеруются арабскими цифрами и на последующих страницах проставляются лишь номера граф таблицы. При этом наименования граф таблицы не печатаются. Если графы таблицы не умещаются на одной странице, они переносятся на следующую страницу; на последующей странице нумерация граф продолжается. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к постановлению Нумерационный заголовок Губернатора Хабаровского края от ВЕДОМОСТЬ Тематический тракторов, дополнительно приобретаемых для заголовок сельскохозяйственных предприятий Хабаровского края в 2012 году Заголовки граф -------T-----------------T-----------T------------------------------------¬ Головка¦ Наименование ¦ Единица ¦ Количество ¦ ¦ тракторов ¦ измерения +---------T--------------------------+ ¦ ¦ ¦ всего ¦ в том числе ¦ ¦ ¦ ¦ +------------T-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ первое ¦ второе ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ полугодие ¦ полугодие ¦ -------+-----------------+-----------+---------+------------+-------------+ ¦ Боковик ¦ Прографка ¦ В конце тематического заголовка таблицы точка не ставится. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы сокращение слов не допускается. Например: наименование станков, единица измерения, срок поставки, завод-изготовитель. В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено (поставляется за счет; в том числе), знаки препинания не ставятся. В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы. Например: Таблица 1 ----T-------------------T-------------T--------------T--------------------¬ ¦ N ¦ Наименование ¦ Единица ¦ 2012 год - ¦ В том числе первое ¦ ¦п/п¦ продукции ¦ измерения ¦ всего ¦ полугодие ¦ +---+-------------------+-------------+--------------+--------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +---+-------------------+-------------+--------------+--------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+-------------------+-------------+--------------+--------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Например: Таблица 2 ----T---------------T-----------------------------------------T-----------¬ ¦ N ¦ Наименование ¦Объем капитальных вложений (млн. рублей) ¦Генеральный¦ ¦п/п¦ заводов +-------T------------T-------T------------+ подрядчик ¦ ¦ ¦ ¦ 2012 ¦в том числе ¦ 2013 ¦в том числе ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ год - ¦объем ¦ год - ¦объем ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ всего ¦строительно-¦ всего ¦строительно-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦монтажных ¦ ¦монтажных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦работ ¦ ¦работ ¦ ¦ +---+---------------+-------+------------+-------+------------+-----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +---+---------------+-------+------------+-------+------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+---------------+-------+------------+-------+------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+---------------+-------+------------+-------+------------+------------ Таблица 3 ----T-------------T-------------------------------------------------------¬ ¦ N ¦Наименование ¦ План на 01 июля 2012 г. (млн. рублей) ¦ ¦п/п¦министерств, +---------T---------------------------------------------+ ¦ ¦ ведомств, ¦кредиты -¦ в том числе ¦ ¦ ¦ организаций ¦ всего +--------------------T------------T-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦под производственные¦ на затраты ¦под готовую¦ ¦ ¦ ¦ ¦ запасы ¦производства¦ продукцию ¦ +---+-------------+---------+--------------------+------------+-----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +---+-------------+---------+--------------------+------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+-------------+---------+--------------------+------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+-------------+---------+--------------------+------------+------------ Заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы. Например: Таблица 4 ----T----------------------T----------------------------------------------¬ ¦ N ¦ Наименование ¦ Исполнитель и срок выполнения работ ¦ ¦п/п¦ автоматических +------------------------T---------------------+ ¦ ¦ манипуляторов ¦ Разработка технической ¦ Производство первой ¦ ¦ ¦ ¦ документации ¦ промышленной серии ¦ +---+----------------------+------------------------+---------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +---+----------------------+------------------------+---------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+----------------------+------------------------+---------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+----------------------+------------------------+---------------------- Боковик таблицы и элементы граф В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. В боковике после слов Итого, Всего двоеточие не ставится. В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных. В графе единиц измерения наименование единиц измерения пишется в скобках в родительном падеже множественного числа. Например: Таблица 5 ----T-------------------------------------T----------T--------------------¬ ¦ N ¦ Наименование оборудования ¦Количество¦ Завод-изготовитель ¦ ¦п/п¦ ¦ (штук) ¦ ¦ +---+-------------------------------------+----------+--------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ L---+-------------------------------------+----------+--------------------- 1. Установки для мойки крупы, подлежащей 4 завод "Металлист" переработке, - всего в том числе производительностью 2 - " - 2 т/ч 2. Установки для дробления крупы 12 завод "Заря" Итого 16 --------------------------------------------------------------------------- Одинаковые текстовые элементы и цифры Одинаковые текстовые элементы в графах необходимо заменять сочетанием знаков дефиса и кавычек (- " -). В графе "Единица измерения" единицы измерения можно заменять сочетанием знаков дефиса и кавычек, повторяющиеся в графах цифры ничем заменять нельзя. Например: Таблица 6 ----T------------------------T---------T--------T----------T--------------¬ ¦ N ¦ Наименование заводов и ¦ Единица ¦Мощность¦Срок ввода¦ Министерство ¦ ¦п/п¦ продукции ¦измерения¦ ¦в действие¦ (ведомство), ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦осуществляющее¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦строительство ¦ +---+------------------------+---------+--------+----------+--------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ L---+------------------------+---------+--------+----------+--------------- 1. Березниковский азотно-туковый завод, Пермская область нитратные соли тыс. тонн 80 2013 год Госстрой 2. Завод органического синтеза, г. Бугульма Республики Татарстан проксанолы - " - 20 - " - - " - проксамины - " - 20 - " - - " - --------------------------------------------------------------------------- Сноски и примечания В таблице ссылка на сноску может быть обозначена цифрой или звездочкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок. Например: Таблица 7 (тыс. штук) ---------------------------------------------T--------------T-------------¬ ¦ Наименование тракторов ¦ 2011 год ¦ 2012 год ¦ +--------------------------------------------+--------------+-------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ L--------------------------------------------+--------------+-------------- Тракторы - всего 60 65* из них: гусеничные тракторы Т-74 42 35 тракторы Т-150 - всего 18 30 в том числе колесные тракторы: Т-150К 17 20 Т-150 1 2 -------------------------------- * Включая производство по кооперации. Примечания: 1. Объем поставок тракторов при необходимости уточняется. 2. Срок поставки тракторов может быть уточнен ведомством. Однострочные и многострочные элементы таблиц Числа и текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке боковика. Например: Таблица 8 (штук) ----T--------------------------T----------T----------T--------------------¬ ¦ N ¦Наименование оборудования ¦ 2011 год ¦ 2012 год ¦ Завод-изготовитель ¦ ¦п/п¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+--------------------------+----------+----------+--------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ L---+--------------------------+----------+----------+--------------------- 1. Агрегатные станки 5 5 московский завод "Станкоагрегат" 2. Линии для обработки 2 2 ОАО "Московский редукторов рулевого завод автоматических управления, модель ЛМ-533 линий" --------------------------------------------------------------------------- Если документ содержит несколько таблиц, то таблицы нумеруются арабскими цифрами (Таблица 1, Таблица 2). Если документ содержит одну таблицу, она не нумеруется, слово Таблица не пишется. Текст в таблице печатается шрифтом Times New Roman размером N 14, межстрочный интервал "точно" 12 пт (отступ сверху - 6 пт, отступ снизу - 0 пт). Допускается печатать текст шрифтом N 12, межстрочный интервал "точно" 10 пт. Заголовки граф таблицы выравниваются по центру графы и по центру строки (отступ сверху - 4 пт, отступ снизу - 4 пт). Границы граф и строк таблицы делаются невидимыми, видимые только границы заголовков граф. Выравнивание текста в ячейках таблицы, абзацах и заголовках допускается только с использованием средств форматирования MS Word (выравнивание ячеек или свойства абзаца). Запрещается использовать для выравнивания пробелы или табуляцию (Tab). Строки таблицы формируются строго средствами редактирования таблиц MS Word (добавить строки, удалить строки). Запрещается формировать новые строки, переводя курсор клавишей Enter (для проверки - при отображении всех границ таблицы между каждыми двумя смежными строками должна быть граница). Приложение N 5 к пункту 3.1 ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА КРАЯ, ПРАВИТЕЛЬСТВА КРАЯ 1. Проекты постановлений (распоряжений) Губернатора (Правительства) края печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14, межстрочный интервал одинарный. Верхнее поле составляет 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 12 мм, нижнее - 20 мм. В правом верхнем углу у границы правого поля печатается слово "Проект". В центре страницы указывается: наименование лица или органа, издающего документ, - "Губернатор Хабаровского края" или "Правительство Хабаровского края"; наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ; заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строки заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно" для ПЭВМ). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля. При оформлении текста акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания; текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) <*>. -------------------------------- <*> Допускается изменение интервалов между реквизитами "заголовок", "текст", "подпись" при необходимости размещения текста проекта акта Губернатора края или Правительства края на одной странице. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2026 Июнь
|
