Указ губернатора Воронежской области от 23.07.2009 № 404-у

                               УКАЗ

                  Губернатора Воронежской области


    от 23.07.2009  N 404-у


   Об утверждении инструкции по делопроизводству в правительстве
Воронежской области, исполнительных органах государственной власти
                              области


    В   целях   совершенствования  документирования  управленческой  
деятельности  и  организации  работы  с документами в правительстве 
Воронежской области

                      П О С Т А Н О В Л Я Ю:

    1.  Утвердить  прилагаемую  Инструкцию  по  делопроизводству  в  
правительстве    Воронежской    области,   исполнительных   органах   
государственной  власти  области  (далее  -  Инструкция).    
    2.   Руководителям   структурных   подразделений  правительства  
области,  исполнительных  органов  государственной  власти  области  
обеспечить  соблюдение  установленных  Инструкцией  требований.   
    3.  Указ  губернатора  Воронежской области от 15.01.2007 г. № 3 
«Об  утверждении  Инструкции  по  делопроизводству  в администрации 
Воронежской  области, исполнительных органах государственной власти 
области» признать утратившим силу.
    4.  Контроль  за  исполнением  настоящего  указа  возложить  на  
заместителя губернатора Воронежской области – руководителя аппарата 
губернатора  и  правительства  Воронежской  области  Агибалова Ю.В. 


Губернатор
Воронежской области  
А. Гордеев


                 ПРАВИТЕЛЬСТВО ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ


                            ИНСТРУКЦИЯ
     по делопроизводству в правительстве Воронежской области,
       исполнительных органах государственной власти области



                        г. Воронеж 2009 г.



УТВЕРЖДЕНА
Указом губернатора 
Воронежской области
от 23.07.2009  N 404-у


                            ИНСТРУКЦИЯ
     ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ,
       ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ

                        1. Общие положения
        
    1.1. Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской 
области,  исполнительных  органах  государственной  власти  области  
разработана  в  соответствии  с федеральными и областными законами, 
типовой  инструкцией  по  делопроизводству  в  федеральных  органах  
исполнительной  власти, ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы 
документации.                Унифицированная                система                
организационно-распорядительной    документации.    Требования    к    
оформлению  документов»,  Регламентом взаимодействия исполнительных 
органов  государственной  власти  Воронежской  области, Регламентом 
правительства  Воронежской  области,  нормативными  и методическими 
документами  регламентирующими  ведение  архивного  дела и с учетом 
особенностей  документооборота  в  правительстве  области.    
    1.2. Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской 
области,  исполнительных  органах  государственной  власти  области  
(далее  именуется  –  Инструкция)  устанавливает общие требования к 
документированию управленческой деятельности и организации работы с 
документами   в   правительстве   области,  исполнительных  органах  
государственной власти области.
    1.3.  Исполнительные  органы государственной власти Воронежской 
области  могут  организовывать  и  вести делопроизводство на основе 
индивидуальных     инструкций     по    делопроизводству,    других    
нормативно-методических  документов, разработанных в соответствии с 
настоящей Инструкцией.
    1.4.  Делопроизводство  в  правительстве области организуется с 
использованием    автоматизированной    системы   документационного   
обеспечения  управления  (далее  –  АС  ДОУ),  предназначенной  для  
автоматизации    управленческого   документооборота   и   процессов   
делопроизводства в правительстве области.
    Программное  и  техническое  обеспечение  АС  ДОУ в процессе ее 
эксплуатации   осуществляет  управление  информационных  технологий  
Воронежской области.
    Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые 
в  правительстве  области,  исполнительных  органах государственной 
власти  области  должны  отвечать требованиям настоящей Инструкции. 
    1.5.  Порядок  обращения  с документами, содержащими информацию 
ограниченного     распространения,     установлен     распоряжением     
администрации  области  от  24.12.2008  № 950-Р ДСП «Об утверждении 
инструкции   о   порядке   обращения   со   служебной   информацией   
ограниченного распространения».
    1.6.  Методическое  руководство организацией делопроизводства и 
контроль   за   соблюдением   требований   настоящей  Инструкции  в  
структурных  подразделениях  правительства  области, исполнительных 
органах государственной власти области осуществляет организационное 
управление   правительства   области   (далее   –   организационное   
управление)  и  ответственные  лица,  на  которые возложены функции 
организации и ведения делопроизводства.
    1.7.     Ответственность    за    организацию    и    состояние    
делопроизводства,  соблюдение  установленных  требований  работы  с  
документами  в  структурных  подразделениях  правительства области, 
исполнительных  органах  государственной власти области возлагается 
на их руководителей.
    Руководители  структурных  подразделений правительства области, 
исполнительных  органов  государственной  власти области определяют 
(назначают)  ответственного  за  работу  с  документами.    
    1.8. Требования настоящей Инструкции обязательны для работников 
структурных  подразделений  правительства  области,  исполнительных  
органов государственной власти области.
    1.9.   Сотрудники   структурных   подразделений   правительства   
области,  исполнительных  органов  государственной  власти  области  
несут   персональную   ответственность   за  соблюдение  требований  
Инструкции,    сохранность   находящихся   у   них   документов   и   
неразглашение  содержащейся  в  них  служебной  информации.   
    Вновь  принятые  на  работу  сотрудники  в обязательном порядке 
должны   быть   ознакомлены  с  Инструкцией.  Об  утрате  служебных  
документов немедленно информируется руководитель подразделения, при 
необходимости - организационное управление.
    1.10.   Руководители  структурных  подразделений  правительства  
области,  исполнительных  органов  государственной  власти  области  
несут   персональную   ответственность   за  осуществление  мер  по  
обеспечению    надлежащего   использования   и   защиты   служебной   
информации.
    1.11.   При   временном   отсутствии   сотрудников  структурных  
подразделений   правительства   области,   исполнительных   органов   
государственной  власти  области (отпуск, командировка), увольнении 
или перемещении, имеющиеся у них документы по указанию руководителя 
передаются  другому  работнику  через  лиц ответственных за ведение 
делопроизводства.
        
        2. Требования к подготовке и оформлению документов

    2.1.   Бланки   документов   губернатора  Воронежской  области,  
правительства   Воронежской   области   и   исполнительных  органов  
государственной власти области

    2.1.1.  Документы  губернатора  области, правительства области, 
исполнительных  органов  государственной власти области оформляются 
на  бланках  установленной формы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, 
ГОСТ  Р  51511-2001  и  типовой  инструкцией  по делопроизводству в 
федеральных  органах  исполнительной  власти  (приложение 1).   
    2.1.2.  Бланки  документов  (далее  –  бланки) изготавливают на 
стандартных  листах  бумаги  форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 
210 мм).
    Каждый  лист  документа,  оформленный  как на бланке, так и без 
него,  должен  иметь  поля  не  менее:       
    левое  - 35 мм;
    правое - 10 мм;
    верхнее        - 20 мм;
    нижнее - 30 мм.
    В  зависимости  от  расположения  реквизитов  устанавливают два 
варианта  бланков  -  угловой  и  продольный.      
    Реквизиты  бланка  и  ограничительные отметки для реквизитов, в 
пределах  границ  зон  их  расположения  размещают двумя способами: 
    продольным  (начало  и  конец  каждой  строки  реквизитов равно 
удалены  от  границ  зоны  расположения  реквизитов);    
    угловым  (каждая  строка реквизитов начинается от левой границы 
зоны расположения реквизитов).
    2.1.3.  Проектирование  бланков документов губернатора области, 
правительства  области  осуществляется организационным управлением. 
    2.1.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков 
осуществляется  по  разрешению  (поручению)  губернатора  области.  
    Соответствующие     предложения     вносятся    организационным    
управлением  вместе  с  образцами  предлагаемых  бланков.    
    2.1.5.    Бланки    указов   и   писем   губернатора   области,   
постановлений,    распоряжений,    писем    правительства   области   
изготавливаются  полиграфическими  предприятиями, имеющими лицензии 
на   соответствующий   вид  деятельности  по  заказу  правительства  
области.
    2.1.6.  Бланки  писем  должностных  лиц  правительства области, 
структурных  подразделений  правительства области изготавливаются с 
помощью средств вычислительной техники. Текст названия структурного 
подразделения   правительства  области  располагается  под  текстом  
«Правительство  Воронежской  области»,  печатается  одним шрифтом с 
размером шрифта текста «Правительство Воронежской области», либо на 
2 пункта меньше.
    2.1.7.   Руководители  исполнительных  органов  государственной  
власти  области  самостоятельно  организуют  проектирование,  учет,  
использование  и  хранение  гербовых бланков исполнительного органа 
государственной власти области.
    2.1.8.  Запрещается  тиражирование бланков губернатора области, 
правительства  области  на  копировально-множительных  аппаратах  и  
использование  копий  бланков  для оформления подлинных документов. 
    2.1.9. Учет и хранение гербовых бланков.
    На  оборотной  стороне  гербовых  бланков  в  верхней части, по 
центру,  организационное  управление проставляет учетные порядковые 
номера  с  помощью  средств  вычислительной  техники.    
    2.1.10.  Гербовые  бланки  выдаются организационным управлением 
ответственным  за  делопроизводство  в  структурных  подразделениях  
правительства   области,   исполнительных  органах  государственной  
власти области.
    2.1.11.  Учет поступления и выдачи гербовых бланков губернатора 
области и правительства области ведется организационным управлением 
и   специалистами,   ответственными   за  работу  с  документами  в  
структурных  подразделениях  правительства  области, исполнительных 
органах государственной власти области.
    Образец  журнала  учета  и  выдачи бланков с изображением Герба 
Воронежской области (приложение №2)
    2.1.12.   Гербовые  бланки  хранятся  в  надежно  запираемых  и  
опечатываемых шкафах (сейфах).
    2.1.13.  Уничтожение  испорченных  и  неиспользованных гербовых 
бланков осуществляется по акту
    2.1.14. Контроль за использованием и хранением гербовых бланков 
возлагается   на   организационное   управление   и   руководителей   
структурных  подразделений  правительства  области,  исполнительных  
органов государственной власти области.
    2.1.15.  Бланки  используются  строго  по назначению и не могут 
передаваться  в  другие  организации  и  частным  лицам. 
  
    2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

    2.2.1.   При   подготовке  документов  рекомендуется  применять  
текстовый  редактор  Microsoft  Office  Word  версии  6.0  и выше с 
использованием  шрифтов  Times  New Roman Cyr размером № 11-12 (для 
оформления  табличных  материалов)  №  14  для  оформления  текста.  
    2.2.2.   Реквизиты   нормативных   правовых,   распорядительных   
документов,  писем  губернатора  области  и  правительства  области  
оформляются  на  бланках  с учетом ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные 
системы         документации.        Унифицированная        система        
организационно-распорядительной    документации.    Требования    к    
оформлению документов».
    Документ,  оформленный  на  бланке,  должен иметь установленный 
комплекс   обязательных   реквизитов   с   соблюдением  порядка  их  
расположения (приложение №3).
    В   процессе   подготовки   и   оформления   документов  состав  
обязательных  реквизитов  может  быть дополнен другими реквизитами, 
если  того  требует  назначение  документа.        
    В  соответствии с ГОСТом при подготовке и оформлении документов 
используют следующие реквизиты:
    01 - Государственный герб Российской Федерации;
    02 - герб субъекта Российской Федерации;
    03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 
    04 - код организации;
    05  -  основной  государственный регистрационный номер (ОГРН) 
юридического лица;
    06 -  идентификационный  номер  налогоплательщика/код  причины  
постановки на учет (ИИН/КПП);
    07 - код формы документа;
    08 - наименование организации;
    09 - справочные данные об организации;
    10 - наименование вида документа;
    11 - дата документа;
    12 - регистрационный номер документа;
    13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
    14 - место составления или издания документа;
    15 - адресат;
    16 - гриф утверждения документа;
    17 - резолюция;
    18 - заголовок к тексту;
    19 - отметка о контроле;
    20 - текст документа;
    21 - отметка о наличии приложения;
    22 - подпись;
    23 - гриф согласования документа;
    24 - визы согласования документа;
    25 - оттиск печати;
    26 - отметка о заверении копии;
    27 - отметка об исполнителе;
    28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
    29 - отметка о поступлении документа в организацию;
    30 - идентификатор электронной копии документа.
    2.2.3.  Герб  Воронежской области (реквизит 02) воспроизводится 
на  бланках документов губернатора области, правительства области и 
исполнительных  органов  государственной  власти  области.    
    Воспроизведение   изображения   Герба  Воронежской  области  на  
бланках (многоцветное, одноцветное) установлено Законом Воронежской 
области от 05 июля 2005 г. № 50-ОЗ «Об официальной и иной символике 
Воронежской области».
    2.2.4.  Основной  государственный  регистрационный номер (ОГРН) 
юридического  лица  (реквизит  05)  проставляют  в  соответствии  с  
документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН проставляется на 
бланках  писем  в  составе  справочных  данных  об  организации.  
    2.2.5.  Идентификационный  номер  налогоплательщика/код причины 
постановки   на   учет   (ИНН/КПП)   (реквизит  06)  проставляют  в  
соответствии  с документами, выданными налоговыми органами. ИНН/КПП 
входят  в  состав  справочных  данных  об  организации.    
    2.2.6. Наименование организации (реквизит 08).
    Наименование  правительства Воронежской области воспроизводится 
на  бланке  в  соответствии  с наименованием, закрепленном в Уставе 
Воронежской  области  и Законе Воронежской области от 30.09.2008 г. 
№77-ОЗ   «О   правительстве   Воронежской   области».  Наименование  
исполнительного     органа     государственной    власти    области    
воспроизводится  в  соответствии  с  наименованием,  закрепленном в 
положении  об исполнительном органе государственной власти области. 
При  наличии  сокращенного  наименования организации его помещают в 
скобках  ниже  полного  наименования  организации.      
    Если   документ   подготавливается   совместно  двумя  и  более  
организациями,  то  наименование  организаций  следует  печатать на 
чистом листе бумаги.
    Наименование  организаций  одного  уровня  располагают на одном 
уровне.  Наименование  организаций  разного уровня располагают друг 
над другом.
    2.2.7.    Справочные   данные   о   правительстве   области   и   
исполнительных  органах  государственной  власти  области  содержат  
сведения,  необходимые  при информационных контактах (реквизит 09). 
    Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке 
письма.  Справочные  данные  в бланке письма включают: почтовый или 
юридический  адрес,  место  нахождения;  номера  телефонов, факсов, 
счетов  в  банке,  ОГРН,  ИНН/КПП,  адрес  электронной  почты.  
    Адрес  пишется в соответствии с действующими Правилами оказания 
услуг  почтовой  связи,  утвержденными постановлением Правительства 
Российской  Федерации  от  15 апреля 2005 г., № 221 «Об утверждении 
Правил  оказания  услуг  почтовой  связи».        
    2.2.8. Наименование вида документа (реквизит 10) создаваемого в 
правительстве области, исполнительном органе государственной власти 
области  должно  соответствовать  видам документов, предусмотренным 
Общероссийским  классификатором управленческой документации (ОКУД). 
    В  бланке  письма  наименование  вида документа не указывается. 
    2.2.9. Дата документ (реквизит 11). 
    Датой  документа  является  дата его подписания или утверждения 
(для  договора (соглашения) – дата подписания, для протокола - дата 
заседания  (принятия  решения),  для  акта  -  дата  события).  
    Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь 
одну  (единую)  дату,  которая  соответствует наиболее поздней дате 
подписания.
    Дату  проставляет  должностное  лицо,  подписывающее  документ,  
непосредственно  при  подписании.  При подготовке проекта документа 
печатается  только обозначение месяца и года, а число проставляется 
непосредственно при подписании. Все служебные отметки на документе, 
связанные  с  его прохождением и исполнением, должны датироваться и 
подписываться.
    Установлены   два   способа   проставления   даты:  цифровой  и  
словесно-цифровой.
    При  цифровом  способе  день  и  месяц  оформляют  двумя парами 
арабских  цифр,  разделенными  точкой;  год  -  четырьмя  арабскими  
цифрами.
    Например,   дату   10   февраля   2009  г.  следует  оформлять:  
«10.02.2009».
    При  словесно-цифровом  способе  проставления даты, день месяца 
пишется  двумя  цифрами,  месяц  - буквами, год - четырьмя цифрами. 
    Например, 05 февраля 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня 
месяца,  если  он  содержит  одну  цифру  -  обязательно.   
    Место  проставления  даты на документе зависит от используемого 
бланка и вида документа.
    2.2.10.   Регистрационный   номер  документа  (реквизит  12)  –  
цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу 
при его регистрации.
    Регистрационный  номер документа состоит из порядкового номера, 
который  дополняется  индексом  дела  по  номенклатуре  дел.   
    Регистрационный  номер документа, составленного совместно двумя 
и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа 
каждой  из этих организаций и может проставляться через косую черту 
в  порядке  указания  авторов  в  документе.  Наличие  на документе 
регистрационного  номера  свидетельствует  о  том, что он включен в 
информационный массив организации.
    2.2.11.  Ссылка  на  регистрационный  номер  и  дату  документа  
(реквизит 13).
    Ссылка  на  регистрационный  номер  и дату документа включает в 
себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть 
дан  ответ.  Ссылка  на  регистрационный  номер  и  дату  документа  
используется  при  оформлении  писем,  которые являются ответами на 
поступивший  запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего 
документа   и   соответствуют   регистрационному   номеру   и  дате  
поступления документа.
    2.2.12.  Место составления или издания документа (реквизит 14). 
    Место составления или издания документа указывают в том случае, 
если  затруднено  его  определение  по реквизитам общего бланка или 
бланка конкретного вида документа.
    2.2.13. Адресат (реквизит 15). 
    Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, 
должностным  или  физическим  лицам.  Реквизит располагают в правом 
верхнем  углу  бланка  в  ограничительных  отметках.     
    Если   документ  напечатан  на  стандартном  листе  бумаги,  то  
реквизит   «Адресат»   печатают,   отступив  от  верхнего  поля  на  
расстоянии 4-5 интервалов.
    Каждая  составная часть реквизита «Адресат», печатается с новой 
строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется 
от  остальных частей адресования 1,5 интервалами. В конце смысловых 
строк   знаки  препинания  не  ставятся.  В  середине  строк  знаки  
препинания  сохраняются.  Перенос  слов  не  допускается.    
    При   адресовании   документа   организации,   ее  структурному  
подразделению  без  указания  должностного  лица,  их  наименования  
пишутся в именительном падеже.
    Допускается  центровать  все  строчки  реквизита  «Адресат»  по  
отношению к самой длинной строке.
         
Например: 
                                        Министерство культуры
                                         Российской Федерации
                                    Департамент науки и образования

        
    При   направлении   документа   конкретному  должностному  лицу  
наименование организации и подразделения указывается в именительном 
падеже, а должность и фамилия в дательном.
                
Например:
                                           Министерство культуры
                                          Российской Федерации
                                    Департамент науки и образования
                                            Начальнику отдела

                                              А.И. Петрову

                
    При    адресовании    документа    руководителю    организации,    
наименование  организации  входит  в  состав наименования должности 
адресата.

Например:
                            Генеральному директору объединения 
                                              «Ростекстиль»

                                              В.Д. Иванову

    В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, 
указываются  дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая 
степень или почетное звание).
        
Например:
                                                Начальнику штаба в/ч 4532
                                                   Генерал-майору

                                                        К.Н. Серову

                                                                или
                                                       Директору института 
                                                        твердых металлов
                                                   доктору технических наук 

                                                        М.Т. Семенову 

    Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то 
их следует указывать обобщенно.
        
Например:
                                   Администрации муниципальных 
                                    районов (городских округов)
                                       Воронежской области

    При  адресовании  документа должностному лицу инициалы ставятся 
перед  фамилией,  при  адресовании  физическому  лицу  - после нее. 
    В  состав  реквизита  «Адресат»  может  входить почтовый адрес. 
Элементы    почтового   адреса   указывают   в   последовательности   
установленной  Правилами  оказания  услуг  почтовой  связи.   
    При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, 
затем почтовый адрес.
    Например:
        
                                   ОГУ «Государственный архив 
                                       Воронежской области»

                                      ул. Плехановская, д. 7
                                           г. Воронеж
                                             394006

    При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и 
инициалы получателя, затем почтовый адрес.
        
Например:
                                           Степанову В.А.

                                    ул. Калинина, д. 45, кв. 1
                                           с. Лосево
                                         Рамонский район
                                       Воронежская область
                                             352000

    Документ  не  должен  содержать  более четырех адресатов. Слово 
«копия»  перед  вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. 
При  большом  количестве  адресатов  составляется  список  рассылки  
документа.   В   списке   рассылки  указывается  наименование  вида  
документа,  заголовок,  номер  и  дата, к которому относится список 
рассылки,  далее перечисляются полные наименования организаций и их 
почтовые  адреса.  Список рассылки подписывается должностным лицом, 
подготовившим документ.
    При направлении документов в федеральные органы законодательной 
и  исполнительной  государственной  власти  полные  почтовые адреса 
могут не указываться.
    Почтовые  адреса  могут  также  не проставляться на документах, 
направляемых постоянным корреспондентам, однородным организациям (в 
этом  случае  целесообразно  применять списки рассылки и конверты с 
заранее напечатанными адресами).
    При  оформлении  адреса  допускаются общепринятые сокращения г. 
(город),  пос.  (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), 
наб.  (набережная),  пр. или просп. (проспект), корп. (корпус), кв. 
(квартира).
    В  обозначениях  номеров  домов,  корпусов, квартир знак «№» не 
ставят, при литерном написании номеров, букву пишут слитно с цифрой 
(кв. 57а).
    2.2.14. Утверждение документа (реквизит 16).
    На   документах,  подлежащих  утверждению,  гриф  «утверждение»  
проставляется  справа  на  первом  листе документа. При утверждении 
документа  должностным  лицом  гриф  утверждения  документа  должен  
состоять  из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания после 
этого  слова), наименования должности лица, утверждающего документ, 
его   подписи,   инициалов,   фамилии  и  даты  утверждения.  Слово  
«УТВЕРЖДАЮ»  печатается  прописными  буквами,  обычным  шрифтом.  
    Элементы   грифа  утверждения  отделяют  друг  от  друга  1,5-2  
интервалами.
    Если    документ    издается    отдельно    от    утверждающего    
распорядительного  документа (штатное расписание, смета расходов на 
содержание   аппарата,   представление   к   награждению),  на  нем  
проставляется гриф утверждения, на который ставится гербовая печать 
организации
    Например:
                                   УТВЕРЖДАЮ
                                 Руководитель государственной 
                                 жилищной инспекции 
                                 Воронежской области
                                 личная подпись инициалы, фамилия 
                                 00.00.0000        
                       
    Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центровать 
элементы  относительно  самой  длинной  строки.       
    При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы 
утверждения  располагают  на  одном  уровне.       
    При     утверждении     документа    указом,    постановлением,    
распоряжением,  решением,  приказом,  протоколом  гриф  утверждения  
состоит  из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), 
наименования  утверждающего  документа  в  творительном падеже, его 
даты  и  номера.  Слово  «УТВЕРЖДЕНО»  согласуется в роде и числе с 
видом утверждаемого документа.
    Например:

                                       УТВЕРЖДЕНО
                                       Постановлением правительства 
                                       Воронежской области
                                       от 12 января 2009 г. № 2
или

                                       УТВЕРЖДЕН
                                       Решением экспертной комиссии 
                                       правительства области
                                       от 26 января 2009 г.  № 12

    2.2.15. Резолюция (реквизит 17).
    В  состав  резолюции  входят  следующие  элементы:  инициалы  и  
фамилия  исполнителя  (исполнителей),  содержание  поручения,  срок  
исполнения, подпись, дата.
    Резолюция  оформляется  между  реквизитами  адресат  и  текстом  
документа  или  на  отдельном  листе  с  указанием регистрационного 
номера  и  даты  документа,  к  которому  резолюция  относится.  
    На  документах,  не  требующих указаний по исполнению и имеющих 
типовые  сроки  исполнения,  в  резолюции  указываются  инициалы  и  
фамилия  исполнителя,  подпись  автора  резолюции,  дата резолюции. 
    2.2.16. Заголовок к тексту документа (реквизит 18).
    Заголовок   к  тексту  документа  должен  быть  кратким,  точно  
передавать  содержание  документа и согласовываться с наименованием 
вида документа.
    Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»). 
    Например:   «О  подготовке  проекта  договора»;  «Об  отмене...».  
Заголовок составляет исполнитель документа.
    Длина  строки  заголовка  не  должна  превышать  8-9 см. Каждая 
строка  имеет законченный смысл. Строчки заголовка печатаются через 
1  интервал,  без переноса, без кавычек и знаков препинания в конце 
строки.  Заголовок к тексту письма печатается от левой границы поля 
в ограничительных отметках.
    Для  выделения заголовка может использоваться полужирный шрифт. 
    2.2.17. Отметка о контроле (реквизит 19).
    Отметку  о  контроле за исполнением документа обозначают буквой 
«К»,  словом  или  штампом «Контроль» и датой исполнения поручения. 
    2.2.18. Требования к текстам документов (реквизит 20).
    Тексты документов, в зависимости от количества затронутых в них 
вопросов,  могут  быть  простыми  (содержат один вопрос) и сложными 
(касаются нескольких вопросов, исполнителей).
    Справочно-информационные  документы (письма, служебные записки, 
справки)  рекомендуется  готовить  по  одному  вопросу.    
    Текст документа может быть представлен в форме связного текста, 
анкетной  формы,  таблицы  или  сочетания  этих  форм.    
    Связный  текст  документа  содержит  грамматически  и логически 
согласованную  информацию об управленческих действиях и применяется 
при           подготовке           организационно-распорядительных,           
справочно-информационных документов.
    Текст  может  подразделяться  на  разделы, подразделы, пункты и 
подпункты.    Разделы    и   подразделы   могут   иметь   заголовки   
(подзаголовки).
    Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их 
написание  прописными  буквами,  подзаголовки  – с прописной буквы. 
    Точка  в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и 
подпункты  нумеруются  арабскими  цифрами, разделенными точками и с 
точкой  на  конце.  (1.1.,  1.2.).          
    Связный  текст,  как правило, состоит из двух частей. В первой, 
констатирующей   части,   указываются   причины,   основания,  цели  
составления  документа. В этой части, при необходимости, могут быть 
названы  ранее  изданные  нормативные  акты или другие документы по 
данному  вопросу,  реквизиты  их  указываются  по  следующей схеме: 
название   вида  документа,  автор,  дата,  регистрационный  номер,  
заголовок.
    Например: 
    В  соответствии  с  Федеральным  законом  от 08 августа 2001 г. 
№129-ФЗ   «О   государственной   регистрации   юридических  лиц»  и  
постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. 
№  319 «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, 
осуществляющем  государственную  регистрацию  юридических  лиц»...  
    Во  второй  части  излагаются решения, поручения, распоряжения, 
выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
    Если   содержание   документа  не  нуждается  в  пояснении  или  
обосновании,  то текст может содержать только заключительную часть. 
    Например:  «Приказы,  распоряжения – распорядительную часть без 
констатирующей;  письма,  заявления  –  просьбу  без  пояснения».  
    Допускается  начинать  текст  документа  с  его  заключительной  
части,  т.е.  изложения  существа  вопроса, а затем подкреплять его 
обоснованием, доказательствами.
    При   подготовке   документов,   составленных   по  однотипным,  
повторяющимся  ситуациям (распоряжения, приказы по личному составу, 
договоры,  акты)  возможно  использование  базы  данных  «текстовых  
шаблонов».
    Форма изложения текста. 
    Изложение  текста  в  документах  осуществляется  по  следующим  
правилам:
    в  документах,  адресованных  руководству (заявление, служебная 
записка,  объяснительная  записка) текст печатается от первого лица 
единственного  числа  («предлагаю»,  «прошу»,  «считаю»);    
    в документах коллегиальных органов текст излагается от третьего 
лица  единственного  числа  («решил»,  «решила»);      
    в  совместных  документах  текст  излагается  от  первого  лица  
множественного числа («решили», «просим»);
    в  протоколах  текст излагается от третьего лица множественного 
числа («слушали», «выступили», «решили»);
    содержание    выступлений    излагается    от   третьего   лица   
единственного числа;
    в  положениях,  инструкциях,  правилах,  актах,  справках текст 
излагается  от третьего лица единственного или множественного числа 
(«отдел  осуществляет  функции»,  «начальник  отдела  имеет право», 
«комиссия установила»).
    В письмах  используют следующие формы изложения:
    от  первого  лица  множественного числа («просим предоставить», 
«направляем  в  Ваш  адрес»,  «направляем на рассмотрение», «просим 
выделить»);
    от  первого  лица единственного числа («прошу выслать», «считаю 
необходимым», «направляю», «предлагаю»);
    от  третьего  лица  единственного числа («правительство области 
считает  возможным»,  «правительство  области  не  возражает»).  
    Табличные       тексты       применяются       в      плановых,      
отчетно-статистических,  финансовых  документах  и  др.     
    Графы  и  строки  таблицы  должны  иметь  заголовки, выраженные 
существительным   в   именительном   падеже   единственного  числа.  
Подзаголовки  граф  и  строк должны быть согласованы с заголовками. 
Если  таблицу  печатают  более чем на одной странице, графы таблицы 
должны  быть  пронумерованы,  а  на следующих страницах должны быть 
напечатаны  только  номера  этих  граф.         
    Заголовки  граф  пишутся  с прописных букв, а подзаголовки – со 
строчных,  если  они  составляют  одно  целое  с  заголовком,  т.е.  
поясняют  его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то 
он  пишется  с  прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках 
граф не ставятся.
    При оформлении текста документа на двух и более страницах, 2-ая 
и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера 
страниц  проставляются  посередине верхнего поля страницы арабскими 
цифрами  без  слова  «страница»  (стр.)  и  знаков  препинания.  
    Текст  документа  печатается  в  установленных границах полей и 
отделяется  от  заголовка  через  1,5-2  интервала.     
    Первая  строка  начинается  с абзаца (на расстоянии 1,25 см) от 
левой границы текстового поля.
    2.2.19. Отметка о наличии приложения (реквизит 21).
    Отметка  о  наличии приложения в служебном письме отделяется от 
текста 1,5-2 интервалами.
    Если  письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о 
наличии  приложения  оформляется  следующим  образом:     
    Приложение: на 5 л. в 2 экз.
    Если  письмо  имеет  приложения,  не  названные  в  тексте,  то  
наименования  приложений  перечисляются  после  текста  с указанием 
количества  листов  и  экземпляров  каждого  документа.    
    При наличии нескольких приложений их нумеруют.
    Например:
        Приложение: 1. Справка о состоянии ... на 3 л. в 2 экз.
                  2. Проект положения ...  на 9 л. в 3 экз.
    Если    приложения    сброшюрованы,    то   число   листов   не   
указывают.      Например:
        Приложение: в 3 экз.
или
        Приложение: Техническое задание на разработку ... в 2 экз.
    Если  к  документу  прилагают  другой  документ,  также имеющий 
приложение,   отметку  о  наличии  приложения  оформляют  следующим  
образом:
    Приложение:    Письмо налоговой инспекции от 05.06.2008   
                   №02-08/185и и приложение к нему,
                   всего на 3 л.   

    Если  приложение  направляют  не  во  все указанные в документе 
адреса,  то  отметку  о  его  наличии  оформляют следующим образом: 
    Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.
    Слово   «Приложение»   печатается   с  абзаца  и  заканчивается  
двоеточием.
    Текст  о  наличии  приложения  печатается  через  1 межстрочный 
интервал.
    Приложения  должны  быть подписаны руководителем подразделения, 
подготовившего документ, и датированы.
    В  приложении к распорядительному документу на первом его листе 
в  правом  верхнем  углу  печатается  «Приложение  №»  с  указанием  
наименования    распорядительного    документа,    его    даты    и    
регистрационного номера.
    Слово  «Приложение  №»  печатается от границы верхнего поля без 
кавычек,  прописными  буквами  и  отделяется  от  последующих строк 
реквизита  1,5  интервалом.  Остальные  строки  печатаются  через 1 
межстрочный    интервал.    Допускается    реквизит    «Приложение»    
центрировать  относительно  самой  длинной  строки.      
    Например:  
                                     Приложение № 2
                                     к приказу управления культуры 
                                     Воронежской области
                                     от 27 января 2009 г. № 5

    Если  приложение к распорядительному документу одно, порядковый 
номер приложения не указывают.
    Например:
                                       Приложение
                                     к распоряжению правительства 
                                     Воронежской области
                                     от 22 января 2009 г. № 32-р

    2.2.20. Подпись (реквизит 22).
    Документы,   направляемые   от   имени  губернатора  области  в  
федеральные  органы государственной власти, органы представительной 
и судебной власти, органы местного самоуправления, другим адресатам 
в  пределах  Российской  Федерации  и  Воронежской области, а также 
гражданам,  подписываются губернатором области или по его поручению 
заместителями    губернатора    области,    первыми   заместителями   
председателя   правительства  области,  заместителями  председателя  
правительства области в соответствии с распределением обязанностей. 
    Заместители    губернатора    области,    первые    заместители    
председателя   правительства   области,   заместители  председателя  
правительства   области   подписывают   документы,  направляемые  в  
Администрацию  Президента Российской Федерации, палаты Федерального 
Собрания  Российской  Федерации, Правительство Российской Федерации 
только  в  том  случае,  если  документы  из  указанных вышестоящих 
органов  с  поручением  дать  ответ адресованы непосредственно этим 
должностным   лицам   или  на  то  есть  соответствующее  поручение  
губернатора области.
    В  состав  реквизита  «Подпись»  входят: наименование должности 
лица,  подписавшего  документ (полное, если документ оформлен не на 
бланке  документа,  и  сокращенное  -  на документе, оформленном на 
бланке);  личная  подпись;  расшифровка  подписи(  инициалы  имени,  
отчества и фамилия).

Например:
Руководитель организационного
управления правительства
Воронежской области         личная подпись           И.О. Фамилия
или на бланке:
Руководитель                личная подпись           И.О. Фамилия 
    При  отсутствии  должностного лица, фамилия которого напечатана 
на   проекте   документа,   он   может  быть  подписан  исполняющим  
обязанности  руководителя  или  его  заместителем,  на  которого  в  
установленном  порядке  возложено руководство. При этом обязательно 
должна  быть  указана  его  фактическая  должность, инициалы имени, 
отчества   и   фамилия   (исправления  можно  внести  от  руки  или  
машинописным способом).
Например:
Исполняющий обязанности руководителя                 И.О. Фамилия          
    Не  допускается  подписывать  документы  с  предлогом  «за» или 
проставлением  косой  черты  перед  наименованием  должности.   
    При  оформлении документа на бланке должностного лица должность 
этого  лица  в  подписи  не  указывают.       
    При  подписании  документа  несколькими  должностными лицами их 
подписи   располагают  на  одном  уровне  или  одну  под  другой  в  
последовательности, соответствующей занимаемой должности.
    При   подписании   документа  несколькими  лицами,  равными  по  
должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на 
одном уровне.
    При  подписании  совместного документа первый лист оформляют не 
на бланке.
    В  документах,  составленных  комиссией, указывают не должности 
лиц,  подписавших  документ,  а их обязанности в составе комиссии в 
соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии          личная подпись     И.О. Фамилия
Члены комиссии                 личная подпись     И.О. Фамилия
    Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.
    Документы  коллегиального  органа  подписываются  председателем  
этого органа и секретарем.
    Подпись  отделяют  от  последней строки текста 2-3 интервалами. 
    Наименование  должности  в  реквизите  «подпись»  печатается от 
левой  границы  текстового  поля  через  1  межстрочный  интервал и 
центрируется  относительно  самой  длинной  строки.      
    Расшифровка  подписи  в  реквизите  «подпись»  располагается на 
уровне  последней  строки  наименования  должности,  печатается без 
пробела  между  инициалами  имени  и  отчества,  с  пробелом  перед  
фамилией.  Последняя  буква  в  расшифровке  подписи ограничивается 
правым полем.
    2.2.21. Согласование проекта документа (реквизит 23).
    Согласование  проекта  документа оформляется визой на документе 
(внутреннее   согласование)   или   грифом   согласования  (внешнее  
согласование).
    Согласование   проекта  документа  с  органами  государственной  
власти,   учреждениями,   организациями,  интересы  которых  в  нем  
затрагиваются - внешнее согласование.
    Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, 
который включает в себя: слово «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными 
буквами  без  кавычек  и  знаков  препинания в конце), наименование 
должности   лица,   с  которым  согласовывается  документ  (включая  
наименование  организации),  личную  подпись, расшифровку подписи и 
дату согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО 
Финансовый директор
ООО «Технология»
Личная подпись  И.О. Фамилия
20.01.2009
    Если   согласование   осуществляют  письмом,  протоколом,  гриф  
согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО 
Письмо Министерства 
образования и науки 
Российской Федерации
«О проведении тестирования
учащихся»
от 20.01.2009 № 430-162
или
СОГЛАСОВАНО 
Протокол заседания
аттестационной комиссии
от 13 января 2009 г. № 2
    Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от 
левого поля.
    Например:
СОГЛАСОВАНО                         СОГЛАСОВАНО 
Наименование должности              Наименование должности
Личная подпись   И.О. Фамилия       Личная подпись     И.О. Фамилия
02.02.2009                              02.02.2009
    Гриф  согласования располагают ниже реквизита «Подпись» в левом 
нижнем  углу  документа  и печатают от подписи через 2-3 интервала. 
    Грифы  согласования  могут  располагаться  на  отдельном «Листе 
согласования»,  в  этом  случае в документе перед подписью делается 
отметка: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования оформляется следующим образом:
                         ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
        проекта Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНО                         СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор ОАО «РИК»      Генеральный директор 
                                    АОЗТ «Торговый дом»
Личная подпись     И.О. Фамилия     Личная подпись     И.О. Фамилия
03.02.2009                          03.02.2009

СОГЛАСОВАНО                         СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор                Заместитель губернатора 
ОАО «Работница»                     Воронежской области

Личная подпись     И.О. Фамилия     Личная подпись     И.О. Фамилия
06.02.2009                          06.02.2009

    Заполненный   лист   согласования  подписывается  и  датируется  
ответственным  исполнителем  и прилагается к проекту документа. При 
наличии   возражений  по  тексту  документа  лист  согласования  не  
подписывается.
    2.2.22.  Виза  согласования  документа  (реквизит 24-внутреннее 
согласование).
    Внутреннее  согласование  проводится  при  необходимости оценки 
обоснованности  документа,  соответствия его правовым актам и ранее 
принятым решениям.
    Представляемые  на  подпись  документы  визируются исполнителем 
(ответственным  исполнителем)  и  руководителем  подразделения, где 
готовился проект документа.
    Документы,    содержащие   поручения   исполнительному   органу   
государственной    власти   области,   должны   быть   завизированы   
руководителем этого органа.
    Согласование проекта документа оформляют визой на документе.
    Виза  включает  в  себя  должность визирующего документ, личную 
подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. 
    Например:

Руководитель финансового отдела   личная подпись       А.А. Иванов
06.02.2009
    Оформленная  таким  образом виза означает согласие должностного 
лица  с  содержанием  документа. При наличии замечаний по документу 
визу   оформляют   следующим  образом:  «С  проектом  не  согласен,  
замечания прилагаются».
Руководитель финансового отдела личная подпись  А.А. Иванов
06.02.2009
      или
«С п. 7 не согласен»
Руководитель финансового отдела  личная подпись А.А. Иванов
09.02.2009
    Замечания  могут  быть представлены на отдельном листе, который 
подписывают,  датируют  и  прилагают  к  проекту  документа.   
    Если   в  процессе  визирования  в  проект  документа  вносятся  
существенные   изменения,   он   подлежит  повторному  визированию.  
Повторного  визирования  не  требуется, если при доработке в проект 
документа  внесены  уточнения,  не  меняющие  его  сути.   
    Замечания докладывают руководителю, подписывающему документ.   
    На  документе,  подлинник которого остается в организации, визы 
проставляют  в  нижней  части  оборотной  стороны  последнего листа 
подлинника документа.
    На  документе,  подлинник  которого  отправляют из организации, 
визы    проставляют   на   лицевой   стороне   второго   экземпляра   
отправляемого   документа,  остающегося  в  организации  на  правах  
подлинника.
    2.2.23. Оттиск печати (реквизит 25). 
    Оттиск гербовой печати ставится на документах требующих особого 
удостоверения  их  подлинности.  Простые круглые печати ставятся на 
копиях  документов  для  удостоверения их соответствия подлинникам. 
    Оттиск   печати   должен   захватывать  окончание  наименования  
должности   лица,   подписавшего   документ   (полное   описание  о  
проставлении  оттиска  печати  в  разделе  8.2.  Инструкции).   
    2.2.24. Отметка о заверении копии (реквизит 26).
    При  заверении  соответствия  копии  документа подлиннику, ниже 
реквизита  «подпись»,  проставляют  заверительную  надпись «Верно», 
должность  лица,  заверившего  копию,  личную  подпись, расшифровку 
подписи  (инициалы,  фамилию),  дату  заверения.      
Например:  
Верно
Инспектор отдела кадров         личная подпись  Т.С. Левченко
Дата
    Перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати 
(приложение № 41).
    2.2.25. Отметка об исполнителе (реквизит 27).
    Отметку  об  исполнителе  документа  проставляют в левом нижнем 
углу  лицевой  или  оборотной  стороны  последнего листа подлинника 
документа.  Отметка  включает инициалы, фамилию исполнителя и номер 
его  телефона  или  фамилию  и  номер  его  телефона.    
    Например:
    А.М. Максимова                        или           Максимова 
    33-46-51                                             33-46-51  
    На  документе, подготовленном по поручению руководителя группой 
исполнителей,   в   отметке   об  исполнителе  указывается  фамилия  
основного исполнителя.
    Реквизит  печатается  размером  шрифта № 8-10 от границы левого 
поля.
    2.2.26.  Отметка  об  исполнении  документа и направлении его в 
дело (реквизит 28).
    Отметка  об  исполнении  документа  и  направлении  его  в дело 
включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, 
свидетельствующего  о  его  исполнении, или при отсутствии такового 
документа  - краткие сведения об исполнении; слова «В дело» и номер 
дела,  в  котором  будет  храниться документ. Отметка об исполнении 
документа  и  направлении  его  в  дело  подписывается и датируется 
исполнителем     документа     или    руководителем    структурного    
подразделения,  в  котором  исполнен  документ.       
    Например: 
    Направлен ответ
    30.05.2009
    №01-5/И-103
    «В дело» №17-37
    Личная подпись
    Дата                                                                           
    2.2.27. Отметка о поступлении документа (реквизит 29). 
    Реквизит содержит очередной порядковый номер и дату поступления 
документа.  Допускается проставлять отметку о поступлении документа 
в  виде  штампа  в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа 
документа и штрих-код.
    2.2.28.  Идентификатором  электронной копии документа (реквизит 
30)  является  отметка  (колонтитул),  проставляемая в левом нижнем 
углу  каждой  страницы документа и содержащая наименование файла на 
машинном  носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые 
в организациях.
        
   3. Правила подготовки и оформления отдельных видов документов

    3.1.   Подготовка  и  оформление  проектов  указов  губернатора  
области
    3.1.1.  Подготовка  и  оформление  проектов  указов губернатора 
области   определены   регламентом   взаимодействия  исполнительных  
органов  государственной  власти  Воронежской  области  и настоящей 
Инструкцией.
    3.1.2.  Указы  губернатора  области  печатаются на бланке «Указ 
губернатора  Воронежской  области».  Текст печатается шрифтом Times 
New  Roman  размером  №  14  на  одной стороне листа. Использование 
ксерокопий  бланков запрещено. При оформлении указа на двух и более 
страницах,  текст  печатается  на стандартных листах бумаги формата 
А4.  Верхнее  поле второй и последующих страниц составляет не менее 
20 мм.
    3.1.3. Указ губернатора области имеет следующие реквизиты:
    наименование   вида  документа  (Указ  губернатора  Воронежской  
области);
    дата и номер;
    место издания;
    заголовок;
    текст;
    подпись.
    Дата   проставляется   после   подписания   указа,  оформляется  
словесно-цифровым  способом. Печатается от левой границы текстового 
поля.
    Номер  указа  проставляется  после  подписания,  печатается  от  
правой   границы   текстового   поля   и   состоит  из  знака  №  и  
регистрационного номера.
    Место  издания  (г.  Воронеж) отделяется от реквизитов «Дата» и 
«Номер» межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом. 
    Заголовок  отделяется  от предыдущего реквизита 3 интервалами и 
печатается  через  1  межстрочный  интервал,  выделяется полужирным 
шрифтом  и  выравнивается  по  центру.         
    Точка в конце заголовка не ставится. 
    3.1.4.   Текст   отделяется  от  заголовка  2-3  интервалами  и  
печатается  через  1,5  межстрочных  интервала.       
    Текст   печатается   от   левой   границы   текстового  поля  и  
выравнивается  по  левой  и правой границам текстового поля. Первая 
строка текста начинается с абзаца от левой границы текстового поля. 
    Текстовая   часть   может   подразделяться   на   преамбулу   и   
постановляющую часть.
    Преамбула  в  указах  губернатора  области  завершается  словом  
«ПОСТАНОВЛЯЮ:»,  которое  печатается  по  центру прописными буквами 
вразрядку.
    Пункты  в  тексте  нумеруются  арабскими  цифрами  с  точкой  и  
заголовков не имеют.
    Пункты  могут  разделяться  на  подпункты,  которые  нумеруются  
арабскими  цифрами  или  строчными  буквами  с  закрывающей круглой 
скобкой.
    Все  изменения  и  дополнения,  вносимые в ранее принятый указ, 
должны  соответствовать  структуре  основного  нормативного  акта.  
    Допускается  печатать  прописными  буквами  и  выделять шрифтом 
другой   насыщенности   фамилии   при  подготовке  проектов  указов  
губернатора  области  по  вопросам  награждения.      
    При  наличии приложения к указу губернатора области в тексте на 
них делается ссылка.
    Приложения к проектам указов губернатора области оформляются на 
отдельных листах бумаги.
    Размеры  полей,  шрифты  и  межстрочные интервалы при печатании 
приложений  идентичны  размерам,  применяемым при печатании текстов 
указов.
    Если  в  тексте  делается  ссылка  «согласно приложению», то на 
первой  странице  приложения  в  правом  верхнем углу пишется слово 
«Приложение»,  ниже  через один межстрочный интервал, дается ссылка 
на   указ   губернатора  области.  Все  составные  части  реквизита  
центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 
межстрочный интервал.
    При наличии нескольких приложений, они нумеруются.
    Например:
                                                      Приложение № 1
                                                      к указу губернатора 
                                         Воронежской области
                                                      от ______________ № _____
    При   наличии   в   тексте   указа   формулировки   «утвердить»   
(прилагаемое  положение, состав комиссии, план мероприятий и т.д.), 
на   самом  приложении  в  правом  верхнем  углу  печатается  слово  
УТВЕРЖДЕНО  или  УТВЕРЖДЕН  со  ссылкой на правовой акт, его дату и 
номер.
    Например:                                      
                                         УТВЕРЖДЕНО
                                                        Указом губернатора
                                                        Воронежской области
                                                        от ____________ № _______
    Слово «Приложение № » в данном случае не пишется.
    Слова УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде 
и  числе  с  видом утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО, 
программа  –  УТВЕРЖДЕНА,  мероприятия  –  УТВЕРЖДЕНЫ.    
    Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. 
Первое  слово  заголовка  приложения  выделяется прописными буквами 
полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (П О Л О Ж Е Н 
И  Е,  С  П  И  С  О  К и т.д.). Текст заголовка печатается через 1 
межстрочный интервал.
    Заголовок   приложения   отделяется   от   грифа  «Утверждения»  
документа  4-мя интервалами, от текста приложения 2-мя интервалами. 
    При   наличии  в  тексте  приложения  нескольких  разделов,  их  
заголовки  печатаются  центрованным  способом  (относительно границ 
текста).  Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять 
заголовки разделов полужирным шрифтом.
    Текст  приложения  может  быть оформлен в виде таблицы. Графы и 
строки   таблицы   должны   иметь   заголовки,   выраженные  именем  
существительным  в  именительном  падеже. Подзаголовки граф и строк 
грамматически  должны  быть  согласованы  с  заголовками.    
    Если  таблицу  печатают  более  чем  на  одной  странице, графы 
таблицы  должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны 
быть  напечатаны  только  номера  этих  граф.      
    Листы  приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго 
листа.
    При   наличии   в  тексте  приложений  ссылки  на  сноску,  она  
оформляется   звездочкой   или  цифрой  со  скобкой.  Текст  сноски  
печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или 
после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст 
печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. 
    На  одной  странице  не должно проставляться более трех сносок. 
    В  уставах, положениях, программах и других подобных документах 
главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты – арабскими 
цифрами.  Номер  подраздела  должен  состоять  из  номера раздела и 
подраздела, разделенных точкой (1.2.). Номер пункта должен состоять 
из   номера  раздела,  подраздела  и  пункта,  разделенных  точками  
(2.3.1.).  Пункты  могут  разделяться  на подпункты, которые должны 
иметь  порядковую  нумерацию  в пределах каждого пункта (1.2.2.1.). 
    Приложения  визируются руководителем структурного подразделения 
правительства   области,   исполнительного  органа  государственной  
власти   области,   подготовившего   проект  правового  акта.  Виза  
проставляется  на  оборотной  стороне последнего листа приложения в 
левом нижнем углу и включает наименование должности, личную подпись 
визирующего, инициалы имени и отчества, расшифровку фамилии и дату. 
Например:
Руководитель 
организационного управления
правительства области           (подпись)               И.О. Фамилия
00.00.0000
    3.1.5. Оформление реквизита «виза согласования» проекта указа.
    Визы  оформляются на оборотной стороне последнего листа проекта 
указа  в  нижней  его  части.           
    Реквизит   «виза  согласования»  печатается  от  левой  границы  
текстового  поля  и  состоит  из  слова  «Визирование»  после  него  
ставится двоеточие.
    Ниже  через  два  интервала  от  левой  границы текстового поля 
печатается  наименование  должности  визирующего, от правой границы 
текстового  поля  печатаются  инициалы  и фамилия визирующего, дата 
визирования.
    Виза  ответственного  исполнителя  проставляется  на  оборотной  
стороне  листа  проекта  указа  в  левом  нижнем  углу и состоит из 
наименования  должности,  инициалов  имени  и  отчества, фамилии, и 
даты.    Виза   гражданского   служащего,   замещающего   должность   
государственной  гражданской службы области, по которой должностным 
регламентом  предусмотрено  выполнение  обязанностей  по  правовому  
обеспечению   исполнительного  органа  государственной  власти  или  
руководителем    службы,   осуществляющим   правовое   обеспечение,   
проставляется в правом нижнем углу последнего листа проекта указа и 
состоит  из  наименования  должности,  инициалов  имени и отчества, 
фамилии,   и   даты.   Визы   печатаются  шрифтом  размером  №10-12  
(приложение № 8)
    Согласование    проекта   указа   губернатора   области   может   
осуществляться  оформлением  листа  согласования  (приложение № 4). 
    3.1.6.  Подпись  отделяется  от  текста  указа  3 интервалами и 
состоит  из слов «Губернатор Воронежской области», печатается в две 
строки  от  границы  левого  поля  и  центруется.     
    Инициалы  и  фамилия  губернатора  области  печатаются у правой 
границы текстового поля.
    3.1.7. Пояснительная записка к проекту указа.
    Пояснительная   записка   к   проекту   указа   оформляется  на  
стандартных  листах  бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: 
    наименование   вида   документа   –   «ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ   ЗАПИСКА»   
печатается  прописными  буквами  2  межстрочными  интервалами  ниже  
верхней  границы  текстового  поля, выделяется полужирным шрифтом и 
выравнивается по центру.
    Заголовок  отделяется  от  предыдущего реквизита 2 межстрочными 
интервалами,   печатается   строчными  буквами  через  1  интервал,  
выделяется  полужирным  шрифтом  и выравнивается по центру, точка в 
конце заголовка не ставится.
    В  заголовке  указывается  полное  название  проекта  указа,  к  
которому  подготовлена  пояснительная  записка. Текст отделяется от 
заголовка  3  межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером 
№14 через 1,5 интервала.
    Первая  строка  абзаца  печатается  от левой границы текстового 
поля.
    Текст   пояснительной   записки  излагается  в  соответствии  с  
требованиями   Регламента   взаимодействия  исполнительных  органов  
Воронежской  области. После текста пояснительной записки печатается 
список  рассылки  указа,  который  имеет  следующие  реквизиты:  
    наименование  вида  документа-«Список  рассылки»  печатается  с  
прописной  буквы,  выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по 
центру,  точка  в  конце  заголовка  не  ставится;    
    наименование   указа,  дата  регистрации  и  №,  отделяется  от  
предыдущего реквизита полуторным интервалом.
    Например:
                          Список рассылки

    Указ  от  12  июля  2009г.  №  134  «Об  утверждении регламента 
взаимодействия   исполнительных   органов   государственной  власти  
Воронежской области» направить:
    1. Департамент аграрной политики Воронежской области.
    2. Департамент  имущественных и земельных отношений Воронежской 
области.
    3. Управление  экспертной  и  контрольной  работы правительства 
Воронежской области.
    «Пояснительная записка подписывается руководителем структурного 
подразделения   правительства   области,   исполнительного   органа   
государственной  власти  области,  подготовившим  проект  правового  
акта.
    Подпись   отделяется  от  текста  3  межстрочными  интервалами.  
Подпись   включает   наименование   должности   лица,  подписавшего  
пояснительную  записку,  его  личную  подпись и расшифровку подписи 
(инициалы и фамилию).
    Наименование  должности  печатается от левой границы текстового 
поля  через  1 межстрочный интервал и центруется относительно самой 
длинной строки.
    Расшифровка  подписи  располагается  на уровне последней строки 
наименования  должности и печатается без пробела между инициалами и 
фамилией.
    Последняя  буква  в  расшифровке  подписи ограничивается правым 
полем.
    Ниже  подписи  руководителя  в  левом  нижнем  углу  печатается  
шрифтом   размером   10-12  должность  ответственного  исполнителя,  
инициалы   имени,   отчества,  фамилия,  дата  и  номер  служебного  
телефона.
Например:
Начальник общего отдела
организационного управления
правительства Воронежской области
                                     В.И. Голинских
15.07.2009
55-25-79
    Образец оформления проекта указа губернатора области приведен в 
приложении № 5.

    3.2.   Подготовка   и   оформление   проектов  постановлений  и  
распоряжений правительства области
    3.2.1.  При  подготовке  проектов  постановлений и распоряжений 
правительства   области   структурные  подразделения  правительства  
области,   исполнительные  органы  государственной  власти  области  
руководствуются  регламентом  взаимодействия исполнительных органов 
государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией. 
    3.2.2.   Проекты  постановлений  и  распоряжений  правительства  
области   оформляются  на  бланках  установленного  образца.  Текст  
печатается  шрифтом  Times New Roman размером № 14 на одной стороне 
листа.  Использование  копий  бланков  запрещается.      
    3.2.3. Правовые акты имеют следующие реквизиты:
    наименование  вида правового акта – постановление, распоряжение 
правительства области;
    дата   акта   -  отделяется  от  наименования  вида  акта  2-мя  
межстрочными  интервалами,  оформляется словесно-цифровым способом, 
печатается  от  левой  границы  текстового  поля;     
    номер  акта печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» 
и порядкового номера документа.
    Например: № 153. 
    К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква 
«р».
    Например: № 153-р;
    место  издания  – г. Воронеж, отделяется от реквизитов «дата» и 
«номер» межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом, 
печатается  размером  шрифта  № 10;         
    заголовок  печатается  в  ограничительных  отметках с прописной 
буквы,  выделяется  полужирным  шрифтом. Точка в конце заголовка не 
ставится.  Заголовок,  состоящий  из двух и более строк, печатается 
через 1 межстрочный интервал.
    3.2.4.   Текст   отделяется   от   заголовка  2-3  межстрочными  
интервалами и печатается размером шрифта № 14, через 1,5 интервала. 
Текст  печатается  от левой границы текстового поля и выравнивается 
по   левой   и  правой  границам  текстового  поля.  Первая  строка  
начинается  с  абзаца  от  левой  границы  поля.     
    Текст  может подразделяться на констатирующую часть (преамбула) 
и  постановляющую  часть  (в  распоряжениях  –  распорядительную).  
    Преамбула   в   проектах  постановлений  правительства  области  
завершается словами: «правительство Воронежской области п о с т а н 
о  в л я е т:», слово «постановляет» печатается полужирным шрифтом, 
вразрядку, строчными буквами.
    Преамбула  может отсутствовать, если предписываемые действия не 
нуждаются в разъяснении.
    Постановляющая  (распорядительная) часть проектов постановлений 
(распоряжений)  правительства  области, как правило, подразделяется 
на пункты.
    Пункты  нумеруются  арабскими  цифрами с точкой и заголовков не 
имеют.
    Тексты  пункта  и  его  самостоятельных  подпунктов  пишутся  с  
прописной  буквы  и  заканчиваются  точкой.        
    Пункты  разделяются  на подразделы. Номер подраздела состоит из 
номера  раздела  и  номера  подраздела,  разделенных  точкой (1.1., 
1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и 
номера  пункта,  разделенных  точками  (1.1.1.,  1.2.1.).    
    Пункты  при  необходимости  могут  подразделяться на подпункты, 
которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта 
(1.2.2.1.).
    Абзацы в пределах подпункта не нумеруются.
    3.2.5. Оформление даты в тексте.
    Содержащиеся   даты   в   тексте  допускается  оформлять  двумя  
способами: цифровым и словесно-цифровым.
    При   цифровом  способе  оформления  элементы  даты  приводятся  
арабскими цифрами в одной строке в последовательности: день месяца, 
месяц,  год,  или  год,  месяц,  день  месяца.     
    Если  порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, 
то  перед  ними  проставляется  ноль.         
    Например:   дату   9   февраля  2009  года  следует  оформлять:  
09.02.2009.
    Календарные   сроки  в  текстах  проектов  актов  рекомендуется  
оформлять  следующим  образом:  в  первом  полугодии  2009г., в III 
квартале  2009  г.,  за 9 месяцев 2009 года, в 2009 году, бюджет на 
2009 год.
    Текст  документа  излагается  от  третьего  лица  единственного  
числа.
    3.2.6. Подпись правового акта (постановление, распоряжение).
    Подпись  отделяется  от  текста 3 интервалами и состоит из слов 
«Губернатор  Воронежской  области».  Слова  «Губернатор Воронежской 
области» печатаются в две строки от левой границы текстового поля и 
центруются.   Инициалы   и  фамилия  печатаются  у  правой  границы  
текстового поля.
    Например: 
    Губернатор
Воронежской области                                     И.О. Фамилия
    3.2.7. Оформление приложений к проектам правовых актов.
    Приложения  к  проектам правовых актов оформляются на отдельных 
листах бумаги.
    Размеры  полей,  шрифты  и  межстрочные интервалы при печатании 
приложений  идентичны  размерам,  применяемым при печатании текстов 
правовых актов.
    Приложениями  могут  являться  положения,  регламенты, перечни, 
списки,  графики,  таблицы  и  др.          
    Существует несколько способов оформления приложений.
    Если  в  тексте  проекта  постановления  (распоряжения)  дается  
ссылка  «согласно  приложению»,  то на первой странице приложения в 
правом верхнем углу печатается слово «Приложение», ниже, через один 
межстрочный интервал дается ссылка на постановление (распоряжение). 

Например:                                       Приложение
                                                        к постановлению 
                                          правительства 
                                          Воронежской области
                                          от            №

    При наличии нескольких приложений, они нумеруются.
         
Например:                                       Приложение № 1 
                                                        к постановлению 
                                          правительства 
                                          Воронежской области
                                          от            №

    При  наличии в тексте постановления (распоряжения) формулировки 
«утвердить»  (прилагаемое  положение,  состав  комиссии и т.д.), на 
самом   приложении,   в   правом  верхнем  углу,  печатается  слово  
УТВЕРЖДЕНО  или  УТВЕРЖДЕН,  со ссылкой на правовой акт, его дату и 
номер.

Например:                                               УТВЕРЖДЕНО
                                                        постановлением
                                                        правительства
                                          Воронежской области
                                                        от            №
    Слово   «Приложение  №»  в  данном  случае  не  пишется.  Слова  
«УТВЕРЖДЕНО»  или  «УТВЕРЖДЕН» согласуются  в  роде и числе с видом 
утверждаемого   документа:  положение  –  УТВЕРЖДЕНО;  программа  –  
УТВЕРЖДЕНА.
    Заголовок  к тексту приложения печатается центрованным способом 
и  выделяется  прописными  буквами,  печатается полужирным шрифтом, 
может быть напечатан вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.). Строки 
заголовка  печатаются  через  один  межстрочный  интервал.   
    Заголовок приложения отделяется от текста двумя интервалами.
    При   наличии   в   тексте   приложения   нескольких  разделов,  
подразделов,    их   заголовки   печатаются   прописными   буквами,   
центрованным  способом  (относительно  границ  текста). Допускается 
выделять  заголовки  разделов  полужирным  шрифтом.      
    Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. 
    Графы  и  строки  таблицы  должны  иметь  заголовки, выраженные 
существительным   в   именительном   падеже   единственного  числа.  
Подзаголовки  граф  и  строк должны быть согласованы с заголовками. 
Если  таблицу  печатают  более чем на одной странице, графы таблицы 
должны  быть  пронумерованы,  а  на следующих страницах должны быть 
напечатаны  только  номера  этих  граф.         
    Заголовки  граф  пишутся  с прописных букв, а подзаголовки – со 
строчных,  если  они  составляют  одно  целое  с  заголовком,  т.е.  
поясняют  его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то 
он  пишется  с  прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках 
граф не ставятся.
    Приложения  визируются руководителем структурного подразделения 
правительства   области,   исполнительного  органа  государственной  
власти   области,   подготовившего   проект  правового  акта.  Виза  
проставляется  на  оборотной  стороне последнего листа приложения в 
левом  нижнем  углу  и состоит из наименования должности, инициалов 
имени,  отчества  и  фамилии  визирующего,  даты.     
    3.2.8. Оформление знака «сноска». 
    При  наличии в тексте постановления (распоряжения) или в тексте 
приложения  ссылки на сноски, они оформляются надстрочными знаками, 
в  виде  звездочки,  или  арабской  цифрой. Текст сноски печатается 
через  1  межстрочный  интервал  в  конце каждой страницы или после 
текста  в  целом,  под  чертой.           
    После  символа  сноски ее текст печатается с прописной буквы. В 
конце  текста  сноски  ставится  точка.         
Например:
__________________________________________
* или 1 Только  для учреждений культуры.
    На  протяжении всего документа следует применять один вид знака 
сноски.
    3.2.9.   Оформление   реквизита  «виза  согласования»  проектов  
постановлений (распоряжений).
    Визы  оформляются на оборотной стороне последнего листа проекта 
постановления  (распоряжения)  в  нижней  его  части.    
    Реквизит   «виза  согласования»  печатается  от  левой  границы  
текстового  поля  и  состоит  из  слова  «Визирование»  после  него  
ставится  двоеточие.  Ниже  через  два  интервала  от левой границы 
текстового  поля  печатается наименование должности визирующего, от 
правой   границы   текстового  поля  печатаются  инициалы  имени  и  
отчества,  фамилия  визирующего,  и  дата.        
    Виза    ответственного    исполнителя   проекта   постановления   
(распоряжения)  проставляется на оборотной стороне последнего листа 
проекта  постановления (распоряжения) в левом нижнем углу и состоит 
из  наименования  должности, инициалов имени и отчества, фамилии, и 
даты.    Виза   гражданского   служащего,   замещающего   должность   
государственной  гражданской службы области, по которой должностным 
регламентом  предусмотрено  выполнение  обязанностей  по  правовому  
обеспечению   исполнительного  органа  государственной  власти  или  
руководителем    службы,   осуществляющим   правовое   обеспечение,   
проставляется   в  правом  нижнем  углу  последнего  листа  проекта  
постановления  (распоряжения)  и состоит из наименования должности, 
инициалов  имени  и  отчества,  фамилии,  и  даты.  Визы печатаются 
шрифтом  размером  №10-12  (приложение  №8).       
    Согласование   проекта   постановления   (распоряжения)   может   
осуществляться  с  оформлением листа согласования (приложение № 4). 
    3.2.10.   Пояснительная   записка   к  проекту  (постановления,  
распоряжения).
    Пояснительная  записка  к проекту (постановления, распоряжения) 
оформляется  на  стандартных  листах  бумаги  формата  А4  и  имеет  
следующие реквизиты:
    наименование   вида   документа   –   «ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ   ЗАПИСКА»   
печатается  прописными  буквами  2  межстрочными  интервалами  ниже  
верхней  границы  текстового  поля, выделяется полужирным шрифтом и 
выравнивается по центру.
    Заголовок  отделяется  от  предыдущего реквизита 2 межстрочными 
интервалами,   печатается   строчными  буквами  через  1  интервал,  
выделяется  полужирным  шрифтом  и выравнивается по центру, точка в 
конце заголовка не ставится.
    В  заголовке указывается полное название проекта правового акта 
(постановления,     распоряжения),    к    которому    подготовлена    
пояснительная записка. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными 
интервалами,  печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала. 
    Первая  строка  абзаца  печатается  от левой границы текстового 
поля.
    Текст   пояснительной   записки  излагается  в  соответствии  с  
требованиями   Регламента   взаимодействия  исполнительных  органов  
Воронежской  области. После текста пояснительной записки печатается 
список   рассылки   постановления   (распоряжения),  который  имеет  
следующие реквизиты:
    наименование  вида  документа  - «Список рассылки» печатается с 
прописной  буквы,  выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по 
центру,  точка  в  конце  заголовка  не  ставится;    
    наименование  постановления  (распоряжения), дата регистрации и 
№,  отделяется  от  предыдущего  реквизита  полуторным  интервалом.  
Например:
                          Список рассылки

    Постановление  (распоряжение)  от 17 июля 2009г. № 134 «О мерах 
по  реализации  целевой  программы»  направить:       

    1. Департамент аграрной политики Воронежской области.
    2.  Департамент имущественных и земельных отношений Воронежской 
области.
    3.  Управление  экспертной  и  контрольной работы правительства 
Воронежской области.
    Пояснительная  записка подписывается руководителем структурного 
подразделения   правительства   области,   исполнительного   органа   
государственной  власти  области,  подготовившим  проект  правового  
акта.
    Подпись   отделяется  от  текста  3  межстрочными  интервалами.  
Подпись   включает   наименование   должности   лица,  подписавшего  
пояснительную  записку,  его  личную  подпись и расшифровку подписи 
(инициалы и фамилию).
    Наименование  должности  печатается от левой границы текстового 
поля  через  1 межстрочный интервал и центруется относительно самой 
длинной строки.
    Расшифровка  подписи  располагается  на уровне последней строки 
наименования  должности и печатается без пробела между инициалами и 
фамилией.
    Последняя  буква  в  расшифровке  подписи ограничивается правым 
полем.
    Ниже  подписи  руководителя  в  левом  нижнем  углу  печатается  
шрифтом   размером   10-12  должность  ответственного  исполнителя,  
инициалы   имени,   отчества,  фамилия,  дата  и  номер  служебного  
телефона.
Например:
Начальник общего отдела
организационного управления
правительства Воронежской области
В.И. Голинских
15.07.2009
55-25-79
    Образец  оформления проекта постановления правительства области 
приведен  в  приложении  №  6, распоряжения правительства области в 
приложении № 7.
    3.2.11.  Особенности оформления и регистрации правовых актов по 
личному составу.
    В   соответствии  с  Постановлением  Государственного  комитета  
Российской  Федерации  по  статистике  от 05 января 2004 г. № 1 «Об 
утверждении  унифицированных форм первичной учетной документации по 
учету  труда  и  его  оплаты»  к  документам  по  личному составу в 
правительстве  области  относятся:  правовые  акты  о назначении на 
должность,  увольнении  с  должности,  переводе работника на другую 
работу,    установлении   должностных   окладов   и   надбавок,   о   
предоставлении отпуска, направлении в командировку, о поощрении, об 
изменении фамилии.
    Правовые   акты   по   личному   составу   готовит   управление   
государственной  службы  и  кадров  правительства  области.   
    Распоряжения   по   личному   составу   нумеруются   порядковой   
нумерацией  в  пределах  календарного года. Распоряжения по личному 
составу   нумеруются   отдельно   от   распоряжений   по   основной   
деятельности.
    Распоряжениям по личному составу присваивается индекс «рл».
    В  связи с разницей в сроках хранения формирование распоряжений 
по  личному  составу  в  дела  проводится раздельно: распоряжения о 
назначении  на  должность,  увольнении  с должности, перемещении по 
работе,  установлении  должностных окладов и надбавок, о поощрении, 
изменении  фамилии,  загранкомандировках  (срок  хранения  75  лет)  
формируются  отдельно  от  распоряжений  о  предоставлении  отпуска  
(очередного, дополнительного, учебного), о взыскании, командировках 
внутри  страны  (срок  хранения  5  лет).       
    Правовые  акты  вступают  в  силу  с  момента  их подписания. В 
правовых  актах  могут  быть  пункты со своими сроками вступления в 
силу.
    Например:  распоряжение  подписано  27  сентября,  а назначение 
работника  на  должность  произведено  04  октября.     
    Копии   правовых  актов  по  персональным  вопросам  заверяются  
кадровой  службой  синей печатью и помещаются для хранения в личные 
дела сотрудников.
    3.3.  Организация  работы по выпуску правовых актов Воронежской 
области
    После  подписания  правового акта исполнитель проекта правового 
акта  формирует  и заполняет электронную карточку в БД «Документы», 
присоединяет  к  ней  электронный  образ  проекта  правового акта и 
пояснительную записку в формате DOC, XLS, RTF в редакции, в которой 
этот  документ  был  принят  соответствующим  органом.    
    Исполнители   несут   полную  ответственность  за  соответствие  
электронного  образа  документа  в карточке АС ДОУ тексту принятого 
правового  акта  в  соответствии  с  действующим законодательством. 
    Работа  по  выпуску законов области, правовых актов губернатора 
области,  правительства области включает регистрацию правовых актов 
Воронежской  области,  направление их на официальное опубликование, 
учет,  формирование  электронной  базы  данных  правовых  актов для 
информационно-поисковой системы правительства области.
    Уполномоченные  специалисты  правового управления правительства 
области  регистрируют  подписанные  правовые  акты  в  базе  данных  
«Документы»  и направляют в АС ДОУ для ознакомления согласно списку 
рассылки.
    Регистрация  правовых  актов в АС ДОУ осуществляется в порядке, 
установленном   регламентом   работы   автоматизированной   системы   
документационного  обеспечения  управления  (АС  ДОУ) правительства 
Воронежской области.
    Правовым    актам    присваиваются    порядковые    номера    в    
автоматизированном  режиме  в  пределах  календарного  года  (указы  
губернатора    области,    постановления   правительства   области,   
распоряжения   правительства   области  по  основной  деятельности,  
распоряжения  правительства  области  по личному составу нумеруются 
отдельно).
    К  регистрационным номерам правовых актов добавляются буквенные 
обозначения:
    к указам губернатора области – буква «у»;
    к распоряжению правительства области по основной деятельности – 
буква «р»;
    к распоряжению правительства области по личному составу – буквы 
«рл».
    Датой правового акта является дата его подписания.
    Размноженные  экземпляры правовых актов передаются специалистом 
правового   управления  под  роспись  специалисту  организационного  
управления,  осуществляющему  их  рассылку в установленном порядке. 
    Направление  правовых актов на официальное опубликование, учет, 
ведение   электронного   журнала   регистрации   правовых  актов  и  
формирование   базы   данных  для  информационно-поисковой  системы  
правительства     области    осуществляет    правовое    управление    
правительства   области   в   порядке,   установленном  регламентом  
взаимодействия   исполнительных   органов   государственной  власти  
Воронежской области.
    Правовые акты в течение 2-х лет хранятся в правовом управлении, 
после  чего  передаются  по  описи  в  архив правительства области. 
    3.4.  Подготовка  и оформление проектов приказов исполнительных 
органов государственной власти области
    3.4.1.  Приказами оформляются решения нормативного характера, а 
также   по   оперативным,   организационным,  кадровым  вопросам  в  
деятельности исполнительного органа государственной власти области. 
    Изменения,   дополнения,   отмену  приказов  производят  только  
посредством   издания   новых  приказов.  Обеспечение  качественной  
подготовки  проектов приказов и их согласование с заинтересованными 
сторонами возлагается на руководителей подразделений исполнительных 
органов  государственной  власти  области, которые готовят и вносят 
проекты.
    Для  подписания  представляется полностью подготовленный проект 
приказа.
    Проекты  приказов  и приложения к ним визируются исполнителем и 
руководителем  подразделения исполнительного органа государственной 
власти   области,   внесшим  проект,  руководителями  подразделений  
исполнительных  органов  государственной  власти области, которым в 
проекте  предусматриваются  задания  и  поручения.      
    Проекты  приказов печатаются на бланках приказа исполнительного 
органа государственной власти области.
    Датой   приказа   является   дата   его   подписания.   Приказы   
регистрируются  порядковой нумерацией в пределах календарного года. 
    Приказ имеет следующие реквизиты: 
    наименование   исполнительного  органа  государственной  власти  
области;
    наименование вида документа – приказ;
    дата   и  номер  приказа  (дата  оформляется  словесно-цифровым  
способом,  номер  приказа  состоит  из знака № и порядкового номера 
приказа).
    Заголовок  приказа  должен  кратко  и точно отражать содержание 
текста  приказа.  Заголовок  начинается  с  предлога  «О» или «Об», 
отвечает  на  вопрос  «О  чем?»,  «О  ком?»,  «О  подготовке...»,  «О  
создании....»,  «Об  утверждении...»,  «О  мерах...»,  «Об  итогах....».  
    Точка  в  конце  заголовка  не  ставится.  Заголовок печатается 
полужирным  шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по 
центру.
    Текст   приказа  отделяется  от  заголовка  2-3  интервалами  и  
печатается  размером шрифта № 14 через 1,5 межстрочных интервала от 
левой границы текстового поля.
    Первая  строка  начинается с абзаца от левой границы текстового 
поля.
    Текст  приказа  может  состоять  из  2  частей:  констатирующей  
(преамбулы) и распорядительной.
    В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и 
события,  послужившие  основанием  для издания приказа. Если приказ 
издается  на основании другого документа, то в констатирующей части 
указываются  наименование этого документа в родительном падеже, его 
автор,  дата,  номер  и  заголовок.          
    Констатирующая  часть  может  начинаться словами «в целях», «во 
исполнение».  Констатирующая  часть  может  отсутствовать,  если не 
требуется  пояснения  или  обоснования  издания  приказа.    
    Преамбула  в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы 
в  а ю:, которое печатается строчными буквами, вразрядку от границы 
левого поля.
    В  распорядительной  части приказа формулируются управленческие 
действия,  задания,  с  указанием  исполнителя  каждого  действия и 
сроков исполнения.
    Распорядительная  часть  может  делиться на пункты и подпункты, 
которые   нумеруются   арабскими   цифрами.   Действия  однородного  
характера  могут  быть  перечислены в одном пункте. Последний пункт 
распорядительной части может содержать сведения о подразделении или 
должностном  лице,  на  которое возлагается контроль за исполнением 
приказа.
    Если  приказ  изменяет,  отменяет  или дополняет ранее изданный 
документ,  то  один из пунктов распорядительной части текста должен 
содержать   ссылку   на  отменяемый  документ  (пункт  документа  с  
указанием  его  даты,  номера  и  заголовка).      
    Текст  пункта  должен  начинаться  словами «Признать утратившим 
силу...».
    В   приказ   не  следует  включать  пункт  «Приказ  довести  до  
сведения...».
    Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится 
приказ,   перечисляются  в  списке  рассылки,  который  исполнитель  
готовит   вместе   с  проектом  приказа.  Визы  включают  должности  
визирующих,  личные  подписи,  расшифровку  подписей  и  дату.  
    Визы   проставляются  на  оборотной  стороне  последнего  листа  
проекта  приказа  в  нижней  его  части.       
    Приказ  может  иметь  приложения,  указания на которые даются в 
соответствующих  пунктах  текста  распорядительной  части.    
    Например:    «Согласно    приложению»,    «В   соответствии   с   
приложением», «Прилагается».
    Приложения к приказам оформляются в виде текста, а также планов 
мероприятий, таблиц, перечней.
    Если  приложений  несколько,  они  нумеруются.  На первом листе 
приложения   в  правом  верхнем  углу  оформляется  отметка  о  его  
принадлежности к приказу.
Например:
                                       Приложение № 2
                                       к приказу управления
                                       культуры Воронежской области
                                       от  №
    Приложения  к  приказу  визируются руководителем подразделения, 
подготовившего проект.
    Подпись  состоит  из  наименования должности лица, подписавшего 
документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). 
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, 
инициалы  и  фамилия  у  правой  границы  текстового  поля.   
    Приказы   подписывает   руководитель   исполнительного   органа   
государственной  власти  области,  а  в  его  отсутствие  лицо, его 
замещающее.  Внесение  изменений  в  подписанный  приказ, а также в 
согласованный  проект  документа  не  допускается.      
    3.4.2. Особенности оформления и регистрации приказов по личному 
составу.
    Проекты  приказов  по кадровым вопросам готовит кадровая служба 
на основании соответствующих представлений.
    Проекты  приказов  печатаются на бланке приказа исполнительного 
органа государственной власти области.
    Приказы    нумеруются    порядковой   нумерацией   в   пределах   
календарного  года.  Приказы  по  основной  деятельности нумеруются 
отдельно  от  приказов  по  личному  составу.      
    Приказы  по  личному  составу  о  приеме  на  работу, переводе, 
увольнении,  поощрении,  изменении  фамилии,  о загранкомандировках 
(срок хранения 75 лет) регистрируются и формируются в дела отдельно 
от   приказов   по   личному   составу   о  предоставлении  отпуска  
(очередного,  дополнительного, учебного) о взыскании, командировках 
внутри  страны  (срок  хранения  5  лет).       
    Приказы  вступают в силу с момента их подписания и регистрации. 
В  приказе  могут  быть пункты со своими сроками вступления в силу. 
    Например:  приказ  подписан 27 сентября, а назначение работника 
на  должность  произведено  с  04  октября.      
    Приказам  могут  присваиваться  буквенные  обозначения  «к» или 
«л/с».
    Варианты  оформления  документов по личному составу приведены в 
альбоме  унифицированных  форм  первичной  учетной  документации по 
учету  труда  и его оплаты, утвержденном Постановлением Госкомстата 
России  от  05.01.2004  №  1. Форматы бланков, указанных в альбомах 
унифицированных   форм  первичной  учетной  документации,  являются  
рекомендуемыми и могут изменяться. В бланки можно вносить изменения 
по  расширению  и  сужению  граф  и  строк,  дополнительные строки. 
    Организация  имеет право вносить дополнительные, необходимые ей 
реквизиты. Но при этом все реквизиты утвержденные Госкомстатом форм 
документов  должны  остаться  без  изменения.  Удаление  каких-либо  
реквизитов  из  унифицированных  форм  не  допускается.    
    Все  изменения,  вносимые  в унифицированные формы, должны быть 
оформлены соответствующим распорядительным документом.
    Копии  приказов  по  персональным  вопросам заверяются кадровой 
службой  синей  печатью  и  помещаются  для  хранения в личные дела 
сотрудников.
    Образцы  оформления приказов приведены в приложениях № 9, № 10, 
№ 11.
    3.5. Подготовка и оформление протоколов заседаний правительства 
и  президиума  правительства  области,  совещательных  органов  при  
губернаторе  области и правительстве области, коллегиальных органов 
Воронежской области
    3.5.1.    Подготовка    и   оформление   протоколов   заседаний   
правительства  и  президиума  правительства  области и документов к 
ним.
    Оформление  протоколов  заседаний  правительства  и  президиума  
правительства  области и документов к ним, их регистрация и ведение 
делопроизводства осуществляется организационным управлением.
    Протокол  заседания  правительства  и  президиума правительства 
области  оформляется на основе записей, которые велись на заседании 
вручную  или  с  использованием  видеозаписи,  тезисов  докладов  и  
содокладов,  выступлений, аналитических справок, проектов решений к 
протоколу заседания, списка приглашенных, повестки дня. К протоколу 
прилагается  список  рассылки  протокола  и  выписок  из  протокола  
заседания  правительства  и  президиума правительства области. Сбор 
указанных    материалов    для   составления   протокола   проводит   
организационное управление.
    Протокол  заседания  правительства  и  президиума правительства 
области  оформляется  на  общем  бланке  правительства  Воронежской  
области  и  включает  следующие  реквизиты:        
    наименование  вида  документа  – слово «ПРОТОКОЛ» печатается от 
границы  верхнего  поля  прописными  буквами  вразрядку, полужирным 
шрифтом  размером  16  и  выравнивается  по  центру;    
    вид   заседания   –   отделяется  от  предыдущего  реквизита  2  
межстрочными  интервалами,  печатается через 1 межстрочный интервал 
полужирным  шрифтом  размером  16  и  выравнивается  по  центру.  
Например: 
                             ПРОТОКОЛ
            заседания правительства Воронежской области

    Дата  и  номер  протокола.  Дата  оформляется словесно-цифровым 
способом   и   печатается   через   2  межстрочных  интервала  ниже  
предыдущего  реквизита  от  границы  левого  поля.     
    Номера   протоколов   заседаний   правительства   и  президиума  
правительства  области  состоят  из  знака  №  и порядкового номера 
протокола.  Печатаются  от  правой  границы  текстового  поля.  
    Протоколы  нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного 
года.
    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. 
    В    вводной    части    указывается    фамилия    и   инициалы   
председательствующего.
    Слово  «ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ»  печатается центровано, прописными 
буквами.   Под   ним,   через   межстрочный   интервал,   должность   
председательствующего,   ниже   через  межстрочный  интервал  также  
центровано     прописными     буквами     инициалы     и    фамилия    
председательствующего.
    Слова  «Присутствовали»,  «Приглашенные» печатаются с прописной 
буквы,  от  границы  левого  поля,  подчеркиваются,  в  конце слова 
ставится двоеточие.
    Наименование  должностей  персонального  состава  правительства  
области  печатается  от  левой  границы  текстового поля, справа от 
наименования  должностей  –  их  инициалы  и  фамилия.    
    Основная   часть   протокола  печатается  через  1  межстрочный  
интервал  и  включает  вопросы,  рассматриваемые  на  заседании,  и  
принятые  по  ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, 
его  наименование  начинается  с  предлога  «О»  («Об»)  печатается  
центровано  полужирном  шрифтом  размером 14 и подчеркивается одной 
чертой  после  последней строки. Под чертой, в скобках, указываются 
фамилии  должностных лиц, выступивших на заседании при рассмотрении 
соответствующего  вопроса.  Фамилии  печатаются через 1 межстрочный 
интервал.  Затем  указывается  принятое  по  этому вопросу решение. 
Принятые  решения  нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией 
по всем вопросам повестки дня заседания и могут состоять из пунктов 
и подпунктов.

    Например:
    1.
    2.
    3.
    3.1.
    3.2.
    3.3.
    3.3.1.
    Подпись  отделяется  от  текста  3  межстрочными  интервалами и 
включает  наименование  должности  лица,  председательствующего  на  
заседании,  его  личную  подпись  и  расшифровку  подписи (инициалы 
имени, отчества и фамилию).
    Наименование  должности  печатается от левой границы текстового 
поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой 
длинной   строки.   Расшифровка  подписи  располагается  на  уровне  
последней строки наименования должности без пробела между инициалом 
имени,  отчества  и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи 
ограничивается правым полем.
    Выписки  из  протокола  заседания  правительства  и  президиума  
правительства  области  оформляются  на  общем бланке правительства 
области.  Наименование вида документа «Выписка из протокола», дата, 
номер, место проведения заседания оформляется аналогично реквизитам 
протокола.
    Наименование  вида  документа  –  слова  «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА» 
печатается  прописными  буквами  в  разрядку.       
    Вводная  часть  протокола оформляется полностью, а из составной 
части  берется та информация (обсуждаемый вопрос и принятые по нему 
решения),  которую  необходимо довести до сведения заинтересованных 
лиц.
    Далее   оформляется   подпись   председательствующего,  которая  
включает  наименование  должности и расшифровку подписи (инициалы и 
фамилия).
    Выписки  из  протокола  заседания  правительства  и  президиума  
правительства  области  заверяются круглой печатью организационного 
управления    правительства    области,    и    подписывается   его   
руководителем.
    Копии   протоколов   заседаний   правительства   и   президиума   
правительства   области   направляются   членам   правительства   и   
президиума  правительства  области, выписки из протоколов заседаний 
правительства   и  президиума  правительства  области  направляются  
должностным  лицам,  которым  определены протокольные поручения, по 
списку  рассылки  (без  сопроводительных  писем)      
    Список  рассылки  подписывается  руководителем организационного 
управления правительства области.
    3.5.2. Оформление протоколов еженедельных оперативных совещаний 
у губернатора области.
    Подготовку   протокола   совещания,   доведение   до   сведения   
исполнителей   поручений   губернатора   области,  определенных  на  
еженедельных  оперативных  совещаниях, осуществляет организационное 
управление правительства области.
    Протоколы  еженедельных  оперативных  совещаний  у  губернатора  
области  оформляются  на  стандартных  листах  бумаги формата А4. В 
правом  верхнем  углу  первого  листа  протокола  оформляется  гриф  
«утверждения»,  через 1-2 интервала по центру печатается прописными 
буквами   вразрядку   слово  «ПРОТОКОЛ»  полужирным  шрифтом,  ниже  
печатается  вид  поручения,  дата  и  №  протокола.    
    Например:
                             ПРОТОКОЛ
  поручений, определенных на еженедельном оперативном совещании у
     губернатора Воронежской области от 22 июня 2009 года № 12

    Графы поручения оформляются таблицей: 
    в графе 1 порядковый номер; 
    в графе 2 наименования поручений; 
    в графу 3 ответственные исполнители; 
    в графе 4 сроки исполнения.
    Протокол   утверждается   губернатором  области,  подписывается  
руководителем организационного управления.
    Ответственным  исполнителям  направляются выписки из протокола, 
которые    заверяются    подписью   руководителя   организационного   
управления    и   круглой   печатью   организационного   управления   
правительства   области.   Подлинники   документов   по   вопросам,   
рассмотренным  на  еженедельном оперативном совещании у губернатора 
области,   направляются  для  подшивки  в  дело  в  организационное  
управление  вместе  с  протоколом  поручений.       
    3.5.3. Оформление протоколов посещения губернатором Воронежской 
области муниципальных образований, организаций.
    Протокол    посещения    губернатором   области   муниципальных   
образований,   организаций   составляется   на  основании  записей,  
представленных  тезисов  докладов  и выступлений, справок, проектов 
решений  и оформляется в виде перечня поручений в табличной форме и 
состоит из граф:
    графа 1 - №№/пп.;
    графа 2 - содержание поручения;
    графа 3 - ответственный за исполнение;
    графа 4 - срок исполнения.
    Перечень   поручений   утверждается   губернатором   области  и  
визируется руководителем подразделения, ответственным за подготовку 
встречи.  Перечень  поручений  оформляется  на  стандартных  листах  
бумаги формата А4.
    Записи во время совещания, сбор материалов, и подготовка текста 
поручения возлагается на подразделение, ответственное за подготовку 
и проведение встречи.
    Подлинники  документов по вопросам, рассмотренным на заседании, 
направляются     для    подшивки    в    дело    в    службу    ДОУ    
подразделения-исполнителя   вместе   с  перечнем  поручений.  Копии  
перечня  поручений  или  выписки  из  перечня  поручений о принятых 
решениях  готовятся  к  рассылке в соответствии со списком рассылки 
подразделением, ответственным за подготовку материалов к совещанию. 
    3.5.4.  Оформление  протоколов  заседаний коллегиальных органов 
Воронежской области.
    Оформление документов коллегиальных органов Воронежской области 
(далее   -   коллегиальные   органы)   их   регистрация  и  ведение  
делопроизводства    осуществляется   структурными   подразделениями   
правительства  области или исполнительными органами государственной 
власти  области,  на  которые  возложена организационно-техническая 
работа коллегиальных органов.
    Протоколы  могут  издаваться  в  полной  или краткой форме. При 
краткой   форме  протокола  опускается  ход  обсуждения  вопроса  и  
фиксируется  только  принятое  по  нему  решение.     
    Протоколы заседаний постоянно действующих коллегиальных органов 
оформляются  на  общем  бланке  правительства  области.    
    Протоколы   временных   коллегиальных  органов  оформляются  на  
стандартных  листах  бумаги  формата  А4.        
    Наименование  вида  документа  слово  «ПРОТОКОЛ»  печатается от 
границы  верхнего  поля  прописными  буквами  вразрядку, полужирным 
шрифтом  размером  № 14  и  выравнивается  по  центру.   
    «Вид   заседания»  –  отделяется  от  предыдущего  реквизита  2  
интервалами,  печатается  полужирным  шрифтом  через  1  интервал и 
выравнивается по центру.
    Место   проведения   заседания   (совещания)  указывается  (при  
необходимости)  (г. Павловск,  г. Воронеж).       
    «Дата  и  номер  протокола» печатаются в одну строку под словом 
протокол.
    Дата  оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 
2  интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового 
поля.  Датой  протокола  является  дата  заседания.     
    Протоколам   присваиваются   порядковые   номера   в   пределах   
календарного  года. Протоколы  совместных заседаний имеют составные 
номера,   включающие   порядковые  номера  протоколов  организации,  
принимающих участие в заседании.
    Номер  протокола  печатается  у  правой границы текстового поля 
арабскими  цифрами  и  состоит  из  знака  «№» и порядкового номера 
протокола.
    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
    Вводная часть протокола строится по схеме:
    Председатель или Председательствующий.
    Секретарь.
    Слово «Председатель» и «Секретарь» печатаются с прописной буквы 
от  левой  границы  текстового  поля  документа. Далее, через тире, 
печатаются   инициалы   и   фамилия   председателя  и  секретаря  в  
именительном падеже.
    Слова  «Присутствовали:», «Приглашенные:» печатаются от границы 
левого  поля,  с прописной буквы, в конце слова ставится двоеточие. 
    Ниже,  слева,  указываются  должности присутствующих, справа от 
должностей  –  инициалы  и  фамилия  в  алфавитном  порядке.   
    Допускается  состав присутствующих указывать количественно, при 
этом  пофамильный  список  прилагается  к  протоколу.    
    Например: присутствовали 16 человек (список прилагается).
    Вводная  часть  протокола  заканчивается  повесткой  дня. Слова 
«ПОВЕСТКА  ДНЯ:»  печатаются  прописными  буквами,  по центру, ниже 
состава  присутствующих  (приглашенных),  в  конце  слова  ставится  
двоеточие.   С  абзаца  указывают  перечень  обсуждаемых  вопросов,  
расположенных по степени важности с указанием докладчика по каждому 
пункту повестки дня.
    Каждый  вопрос  повестки  дня  нумеруется арабской цифрой и его 
наименование  начинается  с предлога «О» («Об»), который печатается 
от границы левого поля.
    В   некоторых  случаях  повестка  дня,  состоящая  из  большого  
количества  вопросов с указанием времени их обсуждения, рассылается 
заранее  участникам  заседания  и  оформляется  как самостоятельный 
документ  и  в  текст  протокола  не  включается.     
    Перед   основной  частью  текста  протокола  делается  отметка:  
«ПОВЕСТКА ДНЯ» прилагается.
    Основная  часть  протокола состоит из разделов, соответствующих 
пунктам повестки дня заседания.
    Каждый раздел состоит из трех частей:
    Слушали, выступили, решили (постановили).
    Слова   «СЛУШАЛИ:»,  «ВЫСТУПИЛИ:»,  «РЕШИЛИ:»  («ПОСТАНОВИЛИ:»)  
печатаются  прописными  буквами от левой границы текстового поля, в 
конце слова ставится двоеточие.
    Слово  «СЛУШАЛИ»  нумеруется  в  соответствии с номером вопроса 
повестки   дня.  После  двоеточия  печатаются  фамилия  и  инициалы  
докладчика  в  родительном  падеже  (кого?).       
    После слова «ВЫСТУПИЛИ» в именительном падеже (кто?) печатаются 
фамилия и инициалы выступающих.
    Содержание   доклада   (выступления)   записывается  кратко  от  
третьего  лица,  если текст доклада (выступления) прилагается, то в 
скобках  пишется:  «Текст  доклада  прилагается».      
    На  первом  листе  прилагаемого документа оформляется ссылка на 
номер и дату протокола. Завершающая часть раздела по каждому пункту 
повестки  дня  –  запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. 
    Допускается    форма   составления   протокола,   при   которой   
фиксируются    только    принятые    постановления   (решения)   по   
соответствующим вопросам.
    Основная  часть текста протокола печатается через 1 межстрочный 
интервал.
    Оформление  решения  (постановления)  совещания, коллегиального 
органа.
    Решения    (постановления)   содержащие   несколько   вопросов,   
подразделяются  на пункты и подпункты, нумеруются арабскими цифрами 
через  точки  1.1.;  1.2.;  и  т.д.  Постановляющая  часть  решения  
(постановления)  содержит  составные  части:  кому, что сделать?, к 
какому сроку.
    Содержание  особого  мнения,  высказанного во время обсуждения, 
записывается    в    тексте    протокола   после   соответствующего   
постановления (решения).
    Развернутые   решения  могут  оформляться  как  самостоятельный  
документ,  в  этом  случае  они  прилагаются  к  протоколу.   
    Решение  (постановление)  оформляется  на  обычном листе бумаги 
формата    А    4,    наименование    вида    документа   «РЕШЕНИЕ»   
(«ПОСТАНОВЛЕНИЕ»)   печатается  прописными  буквами  центрированным  
способом   и   выделяется   полужирным   шрифтом,  ниже  печатается  
наименование коллегиального органа.
    Дата   решения   (постановления)   является   датой  протокола,  
печатается   от   левой   границы   тестового  поля  и  оформляется  
словесно-цифровым способом.
    Номер  решения  (постановления)  печатается  у  правой  границы  
текстового  поля и состоит из номера протокола и порядкового номера 
решения (постановления).
    Текст   основной   части  решения  (постановления)  состоит  из  
разделов  повестки  дня  заседания  коллегиального  органа.   
    В  тексте под цифрой 1 указывается наименование первого вопроса 
заседания коллегиального органа.
    Образец  оформления  протокола  приведен  в  приложении  №  12,  
образец  оформления  выписки  из  протокола  -  в  приложении № 13. 
    3.5.5.    Оформление    документов   заседаний   правительства,   
президиума  правительства  области,  комиссий  (советов)  в  дела.  
    Документы  заседаний  правительства,  президиума  правительства  
области  формируются  в  дела  организационным  управлением.   
    Документы  коллегиальных  органов формируются в дела секретарем 
коллегиального  органа  или  лицом,  назначенным  ответственным  за  
делопроизводство в коллегиальном органе.
    Документы     формируются     в    дела    в    хронологической    
последовательности  с января по декабрь календарного года по схеме: 
    повестка дня;
    список присутствующих;
    протокол заседания;
    постановление (решение) комиссии (совета);
    документы выступлений по повестке дня.
    Каждая   информация   должна  иметь  заголовок  соответствующий  
повестке  дня  заседания  комиссии  (совета).       
    Информация    подписывается   выступающим.   Подпись   включает   
наименование   должности,  личную  подпись  и  расшифровку  подписи  
(инициалы, фамилия).
    3.6. Подготовка и оформление служебных писем
    3.6.1. Служебные письма в правительстве области готовятся: 
    как   ответы   о  выполнении  поручений  Президента  Российской  
Федерации, Правительства Российской Федерации;
    как   ответы  на  запросы  федеральных  органов  исполнительной  
власти,  органов  местного самоуправления, организаций, учреждений, 
частных лиц;
    как сопроводительные письма к направляемым документам;
    как инициативные письма.
    3.6.2.   Сроки   подготовки   ответных   писем  устанавливаются  
резолюцией  губернатора  области, заместителей губернатора области, 
первых    заместителей    председателя    правительства    области,    
заместителей   председателя   правительства  области  на  основании  
имеющихся  сроков  исполнения  поручений,  запросов  или по решению 
автора резолюции.
    Содержание   ответных   писем   должны   точно  соответствовать  
поручениям,  зафиксированным  в  резолюции  руководителя.    
    Сроки  подготовки  инициативных писем определяются губернатором 
области,  заместителями  губернатора области, первыми заместителями 
председателя   правительства  области,  заместителями  председателя  
правительства области.