Указ губернатора Воронежской области от 23.07.2009 № 404-у

    3.6.3.  Исходящая корреспонденция, оформленная на бланке письма 
губернатора  области,  подписывается  губернатором  области.   
    Исходящая   корреспонденция,   оформленная   на  бланке  письма  
правительства  области,  подписывается  губернатором  области, если 
письмо  направляется  от правительства области (например: отзывы на 
проекты  федеральных  законов  и  т. д.), заместителями губернатора 
области,  первыми заместителями председателя правительства области, 
заместителями председателя правительства области.
    При   переписке   заместителей   губернатора   области,  первых  
заместителей   председателя   правительства  области,  заместителей  
председателя   правительства   области   с   губернатором   области   
допускается  не  использовать  бланк  должностного лица. Информация 
оформляется  в  виде  докладной (служебной) записки на чистом листе 
бумаги  и  включает:  вид  документа,  дату,  регистрационный номер 
(реквизиты  располагаются в левом верхнем углу документа). В правом 
верхнем  углу  располагается  реквизит – адресат. Докладная записка 
подписывается заместителем губернатора области, первым заместителем 
председателя   правительства   области,  заместителем  председателя  
правительства.  В  состав  подписи,  входят наименование должности, 
личная  подпись  и  ее  расшифровка  (инициалы  имени  и отчества и 
фамилия).
    Докладные  письма, оформленные на бланках писем департаментов и 
управлений  исполнительных  органов государственной власти области, 
подписываются    руководством   соответствующих   департаментов   и   
управлений.
    3.6.4.  Все  письма  должны  иметь  заголовок. Исключение могут 
составлять  письма,  текст  которых  занимает  до  5-6  строк,  или  
оформленные  на  бланках  формата  А5.         
    Заголовок  письма  отвечает  на  вопрос  «о  чем?» и печатается 
вверху  слева  шрифтом  №  14 через один интервал, выравнивается по 
левому  краю.  Величина  заголовка,  как  правило,  одна-две строки 
длиною 8-9 см.
    3.6.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и 
последующие  страницы  нумеруются  по  центру  верхнего  поля листа 
арабскими цифрами.
    Содержание   письма   состоит   из   двух   частей.  В  первой,  
констатирующей   части,   указываются   причины,   основания,  цели  
составления  письма.  В  этой части, при необходимости, должна быть 
установлена  взаимосвязь  с  ранее  изданными нормативными актами и 
другими  документами  по  данному  вопросу.        
    Во   второй  части  помещаются  выводы,  предложения,  просьбы,  
решения и т.д.
    Содержание   ответных   писем   должны   точно  соответствовать  
поручениям,  зафиксированным  в  резолюции  руководителя.    
    Текст писем излагается от 3-го лица единственного числа.
    Например:   «Правительство  области  считает...»,  «Правительство  
области рассмотрело...»
    Если  письмо  оформлено  на  бланке должностного лица, то текст 
излагается    от   1-го   лица   единственного   числа:   «прошу...»,   
«направляю...».
    3.6.6. Визы согласования письма.
    Письма  визируются  на  втором  экземпляре,  остающемся  в деле 
правительства   области,   исполнительного  органа  государственной  
власти  области  на  правах подлинника. Визы проставляются в нижней 
части  лицевой  стороны  последнего  листа  письма.  В  состав визы 
входят:  наименование  должности  визирующего, подпись, расшифровка 
подписи  (инициалы  и  фамилия)  и  дата  визирования.    
    До  представления на подпись губернатору области проекты писем, 
направляемые   в   федеральные   органы   государственной   власти,   
визируются заместителями губернатора области, первыми заместителями 
председателя   правительства  области,  заместителями  председателя  
правительства   области,  сферу  деятельности  которых  затрагивает  
проект письма.
    3.6.7. Отметка об исполнителе.
    На  последней  странице  письма в нижнем левом углу лицевой или 
оборотной  стороны  последнего  листа  письма  делается  отметка об 
исполнителе   (составителе  документа),  которая  включает  фамилию  
исполнителя  и номер его служебного телефона или инициалы и фамилию 
исполнителя  и  номер  его  служебного  телефона.     
    Например:
    Иванов                         или          И.И. Иванов
    33-44-56                                33-44-56

    Служебные  письма  правительства  области  оформляются  в  двух  
экземплярах.  Первый экземпляр, оформленный на бланке, направляется 
адресату,  второй  остается в правительстве области, исполнительном 
органе  государственной  власти  области.  При  необходимости копия 
зарегистрированного письма передается исполнителю.
    Второй  экземпляр  подлинника  служебного письма, остающегося в 
правительстве области, исполнительном органе государственной власти 
области,  приложения  к  нему и визы согласования, должны содержать 
подлинные подписи должностных лиц.
    Гарантийные  письма, письма финансового характера подписываются 
руководителем и главным бухгалтером.
    Подпись  исполняется  чернилами или шариковой ручкой фиолетовым 
(синим) цветом.
    Образцы оформления служебных писем приведены в приложениях №14, 
15, 16, 17, 18.
    3.7.  Особенности  подготовки  и оформления служебных писем при 
переписке с зарубежными адресатами
    3.7.1. Общие требования.
    Оформление    служебных    писем,    направляемых   за   рубеж,   
осуществляется  в  соответствии  с  правилами  переписки в пределах 
Российской Федерации.
    В  бланках  писем  для международной переписки почтовый адрес в 
реквизите  «Справочные  данные  об  организации»  содержит название 
страны «Россия».
    Служебные  письма,  направляемые  в  правительства  иностранных  
государств,  посольства,  генеральные  консульства,  консульства на 
территории    Российской    Федерации,    а   также   руководителям   
международных  организаций,  оформляются  на  бланках правительства 
области  для  международной  переписки и подписываются губернатором 
области,  заместителями  губернатора области, первыми заместителями 
председателя   правительства  области,  заместителями  председателя  
правительства области.
    Письма   по  рабочим  вопросам  (уточнение  сроков  визита,  об  
оформлении  приглашений  и т.д.) оформляются на бланке секретариата 
губернатора  области  и  подписываются  руководителем секретариата. 
    3.7.2.  Оформление  реквизитов  служебных писем, направляемых в 
правительства,   посольства,  генеральные  консульства  иностранных  
государств.
    «Адресат».
    При    оформлении    письма    президенту,    премьер-министру,    
чрезвычайному  и  полномочному  послу или другому должностному лицу 
подобного   ранга   зарубежного   государства   реквизит  «Адресат»  
включает:  титул,  инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, 
полное  наименование  его  должности  и  название  города,  где  он  
находится.  Все  составные  части реквизита, кроме названия города, 
печатаются прописными буквами.
    В  состав  реквизита  «Адресат»  может  входить почтовый адрес. 
Элементы   почтового   адреса   указываются  в  последовательности,  
установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:  номер дома, 
название  улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) 
или  номер  почтового  маршрута  и  название  страны.    
    Имя, фамилия, должность адресата пишутся так же, как они даны в 
подписи на поступившем документе.
    Реквизит  «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого 
листа письма. В соответствии с международными стандартами составные 
части  реквизита  выравниваются  по  левой  его границе. Количество 
строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке 
-  не  более  30.  Если  в строке более 30 знаков, то адресат можно 
оформить  шрифтом  меньшего  размера. Адресат печатается компактно, 
без  разрядки  и  подчеркиваний.  Рекомендуется  писать  прописными  
буквами   название   местности  (город,  регион,  провинция,  штат,  
графство),  почтовый  код  и  страну  назначения.     
    Если  письмо  адресуется организации, то сначала указывается ее 
название, затем почтовый адрес.
Например:
                                   American National Social Institute
                                           15 Noth 32nd Street
                                           NEW YORK, N.Y. 12148
                                           USA

    Если   письмо  адресуется  должностному  лицу  организации,  то  
сначала  указываются  его  имя (инициал имени), фамилия, должность, 
название  организации,  затем  почтовый   адрес.       
Например:
                                                Mr. A.Widmar, Chairman,
                                                D.Coke and Son Ltd
                                                LONDON SWK 48C
                                                ENGLAND
    Если  письмо  адресуется  частному лицу, то сначала указываются 
его  имя  (инициал  имени),  фамилия,  затем  почтовый  адрес.  
Например:
                                                Mr. Luis Serrano Correcher
                                                34 Calle Alcala 6a pl.
                                                (servicio de prenca)
                                                MADRID 28071
                                                ESPANA
    Особое  внимание требуется при написании сложных имен и фамилий 
(испанских,  арабских  и  др.),  их  сокращения  не  допускаются.  
    В отдельных случаях, перед фамилией лица, которому направляется 
письмо,  рекомендуется  указывать  его  титул.       
    Например:
    Его Превосходительству
    господину М.Андерсу
    Чрезвычайному и Полномочному
    Послу
    (официальное название страны)
    г. Москва
    При  написании страны употребляется только официальное название 
государства  как  полное,  так  и  краткое.      
    Например:  «Соединенные Штаты Америки» или «США», «Федеративная 
Республика Германия» или «ФРГ».
    Дата  и регистрационный номер письма. Дата письма проставляется 
в   соответствии  с  расположением  этого  реквизита  на  бланке  и  
оформляется словесно-цифровым способом.
    Регистрационный  номер  письма  проставляется  в соответствии с 
расположением  этого  реквизита  на  бланке  документа.    
    Заголовок  к  тексту в письмах зарубежным адресатам не является 
обязательным реквизитом.
    Отметка о наличии приложения.
    Отметка  о  наличии приложения печатается через 1,5-2 интервала 
от текста.
    Подпись  включает  наименование  должности  лица,  подписавшего  
документ,  его  личную  подпись,  инициал  имени  и  фамилию.  
    Подпись  располагается  под текстом письма и отметкой о наличии 
приложения.
    Наименование  должности  печатается от левой границы текстового 
поля  через  1  межстрочный  интервал.         
    Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.
    Отметка об исполнителе.
    Отметка  об  исполнителе  и  номер  его  служебного телефона на 
подлиннике   письма   зарубежному   адресату  не  проставляются,  а  
указываются  на  втором  экземпляре  письма,  остающемся  в  деле.  
    Визы согласования письма.
    Проекты  писем  зарубежным  адресатам  составляются  на русском 
языке  и  визируются  на  втором  экземпляре,  остающимся в деле. В 
состав  визы  входят:  должность  визирующего, подпись, расшифровка 
подписи (инициалы, фамилия).
    Требования к оформлению конвертов.
    Конверты для документов должны быть размером 229 х 324 мм.
    На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими 
буквами  и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке 
страны  назначения,  при  условии  повторения  наименования  адреса  
страны  назначения  на  русском  языке.  Адрес получателя пишется в 
правой  нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в 
левой верхней части.
    В  адресе  не  должно  быть  знаков,  не относящихся к адресу и 
сокращенных названий.
    Написание   адреса   на   конвертах,   направляемых  за  рубеж,  
осуществляется исполнителем документа.
    Порядок отправления документов. 
    После  подписания  письма  руководителем правительства области, 
при необходимости, составляется неофициальный перевод текста письма 
на языке страны-адресата или на английский язык. Делается это в том 
случае,  если  имеется  намерение  довести  до  адресата  как можно 
быстрее содержание документа.
    Регистрация  и отправление служебных писем за рубеж за подписью 
руководства  правительства  области  осуществляется организационным 
управлением.
    Порядок  отправления  писем определяется руководителями, исходя 
из  срочности  документа:  по  почте  или  факсом.    
    При  отправлении  письма факсом в реквизите «Адресат» последней 
строкой  указывают  номер  факса  с  кодом  страны  и  города.  

Например:                                           Министерство юстиции
                                                    земли Нижняя
                                                    Саксония ФРГ
                                                    господину Паустиану
                                                    факс [phone]

    Образцы  оформления  служебных  писем,  направляемых  за  рубеж  
(приложения № 19, 20).
    3.8.  Порядок  подготовки,  оформление,  регистрация и хранение 
договоров (соглашений)
    3.8.1.   Основные  требования и порядок подготовки, оформление, 
регистрация  и  хранение  договоров  и соглашений (далее – договор) 
определены   регламентом   взаимодействия   исполнительных  органов  
государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией. 
    Договор оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.
    3.8.2.  Название  вида  документа  – слово «Договор» печатается 
через  2 межстрочных интервала от границы верхнего поля, прописными 
буквами  или  с  прописной  буквы, полужирным шрифтом, центрируется 
относительно границ текстового поля.
    3.8.3.  Заголовок  договора  печатается  полужирным  шрифтом со 
строчной  буквы,  в  конце  заголовка  точка  не  ставится.   
    Место  составления  или  издания  договора  печатается от левой 
границы  текстового  поля,  через  2  интервала  от  заголовка.  

Например:
                              ДОГОВОР
      между правительством Воронежской области и федеральным
  государственным предприятием «Почта России» о взаимодействии в
  сфере развития почтовой связи на территории Воронежской области
    3.8.4.  Дата  заключения  договора печатается от правой границы 
текстового  поля  словесно-цифровым  способом  (месяц  и  год).  
    Если  договор  подписывается  несколькими  сторонами,  то датой 
подписания  договора  является  наиболее  поздняя  дата.    
    Дата  договора  проставляется  ответственным исполнителем после 
подписания его сторонами.
    3.8.5. Ряд вопросов договора может быть вынесен в приложения. В 
этом  случае  все  документы  должны  рассматриваться как составные 
части договора.
    В  договоре  и  в приложениях к нему делается оговорка, что все 
приложенные  документы  являются  неотъемлемой  частью  договора.  
    3.8.6.   Перед   подписанием,  проект  договора  передается  на  
согласование.  Порядок согласования, визирования договора определен 
регламентом  взаимодействия  исполнительных органов государственной 
власти Воронежской области.
    Виза  включает:  должность  визирующего,  подпись,  расшифровку  
подписи (инициалы, фамилию) дату.
    Визы   проставляются  на  оборотной  стороне  последнего  листа  
проекта  договора,  или  оформляется  лист согласования (приложение 
№4).
    3.8.7.   Содержательная   часть   текста  договора  состоит  из  
преамбулы  и  статей, в которых указываются соответствующие условия 
заключаемого   договора.   Статьи   договора,  как  правило,  имеют  
заголовки.
    Преамбула  содержит  следующую  информацию: наименование сторон 
(полные  и  сокращенные),  кто их представляет и на основании каких 
документов действуют их представители.
    Число  разделов – статей текста договора может быть различным в 
зависимости  от  условий  договора  и  согласия  сторон.  В договор 
включаются  разделы:  предмет  договора, условия и сроки выполнения 
действий   в   зависимости  от  предмета  договора,  права  сторон,  
ответственность  сторон,  порядок  разрешения споров, срок действия 
договора  и  порядок  вступления  его  в  силу.     
    Заключительная  часть  содержит  юридические  адреса  сторон  с  
указанием  почтового  адреса,  банковских  реквизитов  и  подписи.  
    3.8.8.  Губернатор  области  подписывает  договор правительства 
области, подготовленный и согласованный в установленном регламентом 
взаимодействия   исполнительных   органов   государственной  власти  
Воронежской   области   порядке,   как   правило,   одновременно  с  
уполномоченным  на  то  представителем  другой  стороны.    
    Количество экземпляров договора обусловлено количеством сторон, 
их  подписавших,  но  не  менее  двух  экземпляров.  Все экземпляры 
договора  должны  содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи 
уполномоченных  должностных  лиц  и  оттиски  печатей.    
    Подпись состоит из наименовании должности лица, уполномоченного 
подписать  договор,  его  личной  подписи  и  расшифровки  подписи.  
    3.8.9.   Регистрация,   формирование   в  дело,  хранение  всех  
договоров,   соглашений,   контрактов   правительства   области   и   
документов  о  пролонгации договоров, (изменении и расторжении их), 
подписанных    губернатором    области    осуществляется   правовым   
управлением.
    Подлинные   экземпляры   договора,   соглашения   передаются  в  
5-тидневный   срок   со   дня   подписания  в  правовое  управление  
правительства    области   для   регистрации   (проставления   даты   
регистрации и присвоения номера).
    3.8.10.    Регистрация    договоров,   соглашений,   контрактов   
осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года в 
журнале регистрации.
    Регистрационный номер и дата регистрации договора проставляются 
в  штампе  в  правом  верхнем  углу  первого  листа  договора.  
    3.9. Подготовка и оформление документов передаваемых по каналам 
электросвязи (телеграммы, телефонограммы)
    3.9.1. Порядок подготовки и оформления телеграмм.
    Телеграммы     подразделяются     на    следующие    категории:    
правительственные, срочные, обыкновенные.
    Телеграммы,   направляемые  за  подписью  губернатора  области,  
заместителя   губернатора   области,   руководителей  правительства  
области  относятся  к  категории  «Правительственная».     
    Текст  телеграммы  оформляется  на  стандартных  листах  бумаги  
формата  А4  в  двух  экземплярах.          
    Первый   экземпляр   телеграммы  передается  в  организационное  
управление  для регистрации и отправки. Второй направляется в дело. 
    При    подготовке    телеграмм   необходимо   руководствоваться   
следующими  требованиями:  в реквизите «адресат» указывается полный 
телеграфный  адрес  (печатается  отдельной  строкой) и наименование 
адресата.
    В  адресах  телеграмм  перед  номерами домов, корпусов, квартир 
указываются  слова  «дом»,  «корпус», «квартира» или их сокращенные 
обозначения  (д.,  корп., кв.). Слово «улица» указывается полностью 
или  сокращенно  «ул.». Остальные слова, используемые при написании 
адреса,  такие,  как  область,  район,  проспект и т.п. указываются 
полностью.
    Номера  домов, строений, корпусов, квартир указываются цифрами, 
наименование  номерных  улиц  и  номерных  организаций  словами.  
    В  качестве  адресата  могут  быть  организации, их структурные 
подразделения,  должностные  или  физические  лица.      
    В  наименовании  адресата  фамилия,  имя,  отчество и должность 
адресата  указываются  в дательном падеже, название организации – в 
именительном.  В  реквизите  «Адресат»  не  должно  быть  кавычек.  
    При  адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается 
список  рассылки,  составленный  и  подписанный  исполнителем, а на 
месте реквизита «Адресат» указывается «по списку» (приложение №21). 
    Примеры оформления реквизита «адресат».

ВАСИЛЬЕВКА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
АННИНСКОГО РАЙОНА
УЛИЦА МИРА ДОМ 55 КВ 25
ИВАНОВУ ИГОРЮ МИХАЙЛОВИЧУ

АННА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
УЛИЦА СОВЕТСКАЯ ДОМ 22
ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ
АННИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ФАМИЛИЯ  И.О.

МОСКВА 
УЛИЦА РОЖДЕСТВЕНКА ДОМ 4 СТРОЕНИЕ 1
МИНИСТРЕСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
МИНИСТРУ 
ФАМИЛИЯ И.О.
    Текст  телеграммы излагается кратко и не должен содержать более 
300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами без 
союзов  и  предлогов,  если  при  этом  не  искажается  содержание.  
    Текст  ответной  телеграммы  следует начинать с указания номера 
или  названия  документа,  на  который дается ответ, без добавления 
слов  «номер»,  «Вам»,  «на  Ваш».          
    Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр 
и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в 
нумерации домов, индексах документов.
    Конец  текста  телеграммы  заканчивается  точкой («тчк»). Текст 
телеграммы  не  должен  заканчиваться  цифрой.       
    Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и состоит из 
наименования  должности  руководителя  подписавшего телеграмму, его 
личной  подписи  и  расшифровки  подписи.        
    Под  чертой,  в  левой  части  текста  телеграммы, указываются: 
полный  почтовый  адрес отправителя, наименование организации, дата 
(печатается  словесно-цифровым  способом),  авансовый  счет  №.  
    Отметка  об  исполнителе  проставляется  в нижней части листа и 
состоит  из фамилии исполнителя, подготовившего текст телеграммы, и 
номера его телефона.
    Входящие   телеграммы,  адресованные  губернатору,  заместителю  
губернатора,  руководителям правительства области, регистрируются в 
организационном управлении.
    Образец оформления телеграммы содержится в приложении № 22.
    3.9.2. Телефонограммы.
    Текст  телефонограммы  (до 50 слов) передается устно по каналам 
телефонной  связи  и  записывается  получателем.      
    Телефонограммы   рекомендуется  использовать  для  оперативного  
решения  вопросов  в  случаях,  когда  сообщения,  передаваемые  по  
телефону,   требуют  документального  оформления.  Телефонограммами  
передаются  несложные тексты (приглашения на совещание, заседание и 
т.д.).
    Исходящая  телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги, с 
указанием   всех   необходимых  реквизитов,  составляется  в  одном  
экземпляре   и   подписывается   руководителем   или  ответственным  
исполнителем.
    При оформлении телефонограммы указываются:
    наименование организации-отправителя;
    регистрационный номер и дата;
    время приема-передачи;
    адресат;
    текст;
    подпись.
    В  левом  верхнем  углу  печатаются  наименование организации – 
отправителя:   наименование   вида   документа   –   ТЕЛЕФОНОГРАММА   
(печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой 
телефонограммы  является  дата  ее  передачи).       
    В правом верхнем углу печатается адрес получателя.
    Если  телефонограмма  передается нескольким адресатам, то к ней 
прилагается   их   список   с  указанием  номеров  телефонов,  а  в  
телефонограмме  делается  отметка «Передано согласно списку (список 
прилагается)».
    Текст  телефонограммы  оформляется  с  абзаца. В тексте следует 
избегать    труднопроизносимых   слов   и   сложных   оборотов.   В   
телефонограмме  не  должно  быть  более  50  слов.    
    Реквизит  «Подпись»  состоит  из  наименования  должности лица, 
подписавшего  телефонограмму,  его инициалов и фамилии для входящих 
телефонограмм,  а также личной подписи для исходящих телефонограмм. 
    Отметка  о  приеме  телефонограмм оформляется от границы левого 
поля и состоит из слова «Принял», наименование должности, инициалов 
и  фамилии  лица,  принявшего  телефонограмму;  номера телефона, по 
которому принята телефонограмма.
    Входящая  телефонограмма  записывается  принимающим  на  бланке  
структурного  подразделения  правительства  области  или  на чистом 
листе  бумаги  с  соблюдением  стандартных  правил  оформления.  
    Входящие  и  исходящие  телефонограммы  регистрируются.  Первый  
экземпляр  передается  на  рассмотрение  руководителю, которому она 
адресована,  второй  экземпляр  телефонограммы направляется в дело. 
    Входящие,   исходящие   телефонограммы  формируются  в  дела  и  
хранятся  в  структурных  подразделениях  правительства  области.  
    Образец оформления телефонограммы приведен в приложениях №№ 23, 
24.

                4. Организация работы с документами

    4.1. Организация документооборота
    4.1.1.    Движение    документов   в   правительстве   области,   
исполнительных  органах государственной власти области с момента их 
создания  или  получения  до  завершения  исполнения  или  отправки  
образует документооборот.
    4.1.2. Порядок прохождения документов и операции производимые с 
ними    в   структурных   подразделениях   правительства   области,   
исполнительных  органах государственной власти области определяется 
Регламентом  взаимодействия  исполнительных органов государственной 
власти  Воронежской  области, регламентом работы автоматизированной 
системы  документационного  обеспечения  управления в правительстве 
области и настоящей Инструкцией.
    В   правительстве   области   различают   три  основных  потока  
документации:
    документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);
    документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
    документы,    создаваемые    в    структурных    подразделениях    
правительства   области,   исполнительных  органах  государственной  
власти области и используемые работниками в управленческом процессе 
(внутренние).
    4.2.  Прием,  обработка  и распределение поступающих документов 
    4.2.1.    Доставка    документов    в   правительство   области   
осуществляется  средствами  почтовой,  фельдъегерской и электронной 
связи.
    4.2.2.   Прием,   первоначальная   обработка,   предварительное   
рассмотрение  и распределение входящей корреспонденции производится 
организационным управлением правительства области.
    Предварительное  рассмотрение  документов  проводится  с  целью  
распределения  поступивших  документов  на  требующие обязательного 
рассмотрения   губернатором   области,   заместителями  губернатора  
области,  первыми заместителями председателя правительства области, 
заместителями  председателя  правительства  области  и направляемые 
непосредственно в подразделения.
    Предварительное  рассмотрение  документов осуществляется исходя 
из   оценки   их   содержания,   в  соответствии  с  распределением  
обязанностей  между  должностными  лицами  правительства  области.  
    4.2.3.   При  приеме  корреспонденции  проверяется  сохранность  
упаковки и правильность адресования.
    Ошибочно  доставленная  корреспонденция  возвращается почтовому 
отделению.
    Конверты  (бандероли)  с документами (за исключением с пометкой 
«лично»)  вскрываются,  проверяется  их  комплектность, целостность 
документов  и  приложений  к  ним.          
    При  несоответствии адресата, указанного в документе, почтовому 
адресу  на  конверте,  документ  пересылается по принадлежности или 
возвращается отправителю.
    В  случае  некомплектности  присланных материалов, механических 
повреждений  составляется  акт, который присоединяется к полученным 
документам  и  передается  руководителю  для  принятия  решения  по  
данному факту.
    Конверты  поступивших  документов  уничтожаются, кроме случаев, 
когда  только  по  ним  можно  установить  адрес  отправителя, дату 
отправки и получения документов.
    4.2.4.  Поступившие  документы  учитываются  в  организационном  
управлении  и  распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. 
    Состав   нерегистрируемых   документов   определяется  Перечнем  
документов,  не  подлежащих регистрации организационным управлением 
(приложение № 25).
    Регистрация    и   передача   нерегистрируемых   документов   в   
структурные  подразделения  осуществляется  в  тот  же  день,  если  
документы   поступили   в   организационное  управление  до  16.00.  
Документы,  поступившие  после 16.00, регистрируются и передаются в 
подразделения на следующий день. Срочные документы регистрируются и 
передаются немедленно.
    Подразделения  получают  документы в организационном управлении 
через  ответственных за делопроизводство лиц. Ошибочно переданные в 
подразделения  документы  немедленно возвращаются в организационное 
управление.
    Зарегистрированные  в  организационном управлении документы при 
передаче  в  подразделения  повторно  не  регистрируются.    
    В    случае   поступления   документов   губернатору   области,   
заместителям   губернатора   области,  руководителям  правительства  
области,  напрямую,  минуя  организационное  управление,  документы  
должны  быть  переданы в организационное управление на регистрацию. 
    Документы,  полученные  от  курьеров, телеграммы, поступившие в 
правительство  области  в  вечернее и нерабочее время, передаются в 
первый  рабочий  день  в организационное управление на регистрацию. 
    4.2.5.   В   правительстве   области   регистрация   документов   
осуществляется децентрализовано.
    Законы Воронежской области, договоры (соглашения) правительства 
области,  указы  губернатора  Воронежской  области, постановления и 
распоряжения  правительства  области  по основной деятельности и по 
личному  составу регистрируются в правовом управлении правительства 
области.
    Обращения  граждан,  поступившие  по  почте,  личные  обращения  
граждан  регистрируются  в  отделе  по работе с обращениями граждан 
управления  внутренней  политики  правительства  области.    
    Входящие служебные письма, телеграммы, адресованные губернатору 
области,   заместителям   губернатора   области,  регистрируются  в  
организационном управлении правительства области.
    Входящие    служебные   письма   и   телеграммы,   адресованные   
структурным  подразделениям правительства области, регистрируются в 
подразделениях.
    Исполнительные    органы    государственной    власти   области   
самостоятельно   осуществляют   прием,   обработку,  регистрацию  и  
распределение адресованных им документов.
    4.2.6.  Входящие  документы,  адресованные губернатору области, 
заместителям  губернатора области, первым заместителям председателя 
правительства   области,  заместителям  председателя  правительства  
области,  регистрируются  организационным управлением в базе данных 
«Канцелярия» АС ДОУ
    4.2.7.  При регистрации документа осуществляется преобразование 
текста  документа,  поступившего на бумажном носителе в электронную 
форму  (образ),  заполняется  электронная регистрационная карточка. 
    Порядковый регистрационный номер документа и дата регистрации в 
карточке  проставляется  в  автоматическом  режиме.      
    Перечень  входящих  документов,  не подлежащих преобразованию в 
электронную  форму  при  регистрации,  приведен  в приложении № 26. 
    4.2.8. Прохождение служебных писем, поступивших в правительство 
области, осуществляется в соответствии со схемой (приложение № 27). 
    4.2.9.  Зарегистрированные  в  АС  ДОУ  подлинники документов и 
корреспонденция  с  пометкой  «лично»  передаются  на  рассмотрение  
руководству  области  организационным управлением через специалиста 
секретариата  (уполномоченное  лицо)  под  расписку  в  журнале.  
    4.3. Порядок рассмотрения документов
    4.3.1.  Подготовка  к  рассмотрению  документов,  поступивших в 
секретариаты  (уполномоченному  лицу)  руководителей  правительства  
области осуществляется специалистами секретариатов (уполномоченными 
лицами) и включает:
    ознакомление с содержанием документов;
    подготовку   и   оформление  проекта  резолюции  по  исполнению  
документов;
    передачу документов для рассмотрения руководителю.
    4.3.2.    По   входящим   документам,   требующим   исполнения,   
специалисты   секретариатов   подготавливают  проекты  резолюций  с  
использованием  соответствующих  электронных  шаблонов  (приложение  
№28).
    Резолюции могут быть оформлены и на самом документе.
    В состав резолюции входят следующие элементы:
    исполнитель  (фамилия  и  инициалы  должностного  лица или лиц, 
которым дается поручение);
    содержание поручения;
    срок исполнения поручения;
    подпись   (руководитель   правительства  области  рассматривает  
документ и подписывает резолюцию);
    дата;
    регистрационный номер и дата документа, к которому составляется 
резолюция  (при  оформлении  на  бланке  резолюции).     
    При  наличии  в  резолюции  нескольких  исполнителей,  основным  
исполнителем  является  лицо, указанное в резолюции первым, если не 
оговорено  иное  (на  основного  исполнителя  может указывать слово 
«созыв»,  «свод»  или  «ответ»).  Ему  предоставляется право созыва 
исполнителей и координация их деятельности по исполнению поручения. 
    Документы   могут   иметь   несколько   резолюций  (одного  или  
нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При 
этом  последующие  резолюции  не должны дублировать и противоречить 
первой,  в них конкретизируется порядок исполнения документов, срок 
его  исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установлено 
первой резолюцией) и исполнитель.
    4.3.3.  Руководители  правительства  области  при  рассмотрении  
входящих документов:
    определяют   исполнителя   и   дают  указание  в  резолюции  по  
исполнению документов;
    подписывают  подготовленные  письма или, при наличии замечаний, 
возвращают  проект  письма  исполнителю  для  доработки;    
    оформляют отметку о списании документа в дело.
    4.3.4.   Учет   поступления,   контроль   исполнения   входящих   
документов   правительства  области  в  секретариатах,  структурных  
подразделениях   правительства   области,   исполнительных  органах  
государственной  власти  области  ведется  в АС ДОУ (в базах данных 
«Кабинет», «Поручения», «Канцелярия»).
    4.3.5.  Документы должны рассматриваться в день их поступления. 
    При  рассмотрении  документов, руководитель выделяет документы, 
требующие  срочного  исполнения.  Срочные  документы  передаются на 
исполнение немедленно.
    4.3.6.  Руководители  структурных  подразделений  правительства  
области,  исполнительных  органов  государственной  власти  области  
организуют   работу   с  поступившими  на  исполнение  документами,  
обеспечивают  подготовку  (при  необходимости) ответных документов, 
контролируют  качество  и  своевременность  исполнения  поручений.  
    4.4. Контроль исполнения документов и поручений
    4.4.1. Общие положения.
    Основная  задача  организации контроля в исполнительных органах 
государственной   власти   области  -  обеспечение  своевременного,  
качественного  и в полном объеме исполнения документов и поручений. 
    В правительстве области контролю подлежат:
    указы губернатора области;
    постановления, распоряжения правительства области;
    поручения   губернатора   области,   заместителей   губернатора   
области,  первых  заместителей  председателя правительства области, 
заместителей председателя правительства области;
    поручения,  содержащиеся  в протоколах заседаний правительства, 
президиума правительства области;
    служебные письма, телеграммы, внутренние документы.
    Контроль   исполнения   правовых   актов  губернатора  области,  
правительства   области,   поручений,   содержащихся  в  протоколах  
заседания    правительства,   президиума   правительства   области,   
еженедельных   оперативных   совещаниях   у   губернатора   области   
осуществляют  губернатор  области, заместители губернатора области, 
первые  заместители председателя правительства области, заместители 
председателя  правительства  области,  руководители  исполнительных  
органов  государственной  власти области, структурных подразделений 
правительства области.
    Контроль   по   срокам  исполнения  поручений,  правовых  актов  
губернатора и правительства области осуществляется в соответствии с 
Регламентом  работы  правительства  Воронежской области и настоящей 
Инструкцией.
    Общий  контроль  исполнения входящих служебных писем, телеграмм 
(далее  –  документы)  осуществляют губернатор области, заместители 
губернатора   области,  руководители  правительства  области  через  
секретариаты   (уполномоченные   лица);   по  срокам  исполнения  -  
организационное     управление;    внутренних    документов    (при    
необходимости)  – секретариаты (уполномоченные лица) в соответствии 
с настоящей Инструкцией.
    Контроль исполнения документов включает:
    постановку документа на контроль;
    предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
    снятие исполненного документа с контроля;
    направление исполненного документа в дело;
    учет,     обобщение    результатов    исполнения    документов,    
информирование  руководителей  правительства  области  о  состоянии  
исполнения документов.
    4.4.2.    Организация   контроля   за   исполнением   служебных   
документов.
    4.4.2.1. Постановка документов на контроль и ведение контроля.
    Контролю  подлежат  все зарегистрированные документы, требующие 
исполнения.
    Постановка  на  контроль  осуществляется  на  основе  указаний,  
содержащихся  в  резолюциях  руководителей  правительства  области.  
    При  постановке  документа  на  контроль  в правом верхнем поле 
документа  ставится  отметка  о контроле, которую обозначают буквой 
«К»  или  словом  (штампом)  «Контроль».        
    В  правительстве  области  контроль за исполнением документов и 
поручений  ведется  с  использованием  технологий  АС ДОУ.   
    После   рассмотрения  документов  руководителями  правительства  
области,   специалист  секретариата  (уполномоченное  лицо)  вносит  
резолюцию  в  электронную  регистрационную  карточку  и  направляет  
электронный документ на исполнение.
    Подлинный   экземпляр   документа   с  резолюцией,  подписанной  
руководителями  правительства  области,  передается  ответственному  
исполнителю  в  соответствии  с  установленным порядком направления 
документов в правительстве области.
    Соисполнителям  документы  направляются  только  в  электронном  
виде.
    Документы,     поступившие    в    секретариаты,    структурные    
подразделения    правительства   области,   исполнительные   органы   
государственной  власти  области  не  по  направлению деятельности, 
незамедлительно  возвращаются  тому,  кто  направил  документ.   
    4.4.2.2. Работа исполнителей с документами.
    Руководителями  подразделений срочные документы рассматриваются 
в  день  их  поступления,  остальные  не  позднее  следующего  дня.  
    Передача документа непосредственному исполнителю осуществляется 
в  день  рассмотрения  документа  руководителем.      
    Исполнение документа предусматривает: 
    сбор, обработку и обобщение поступающей информации;
    подготовку  проекта  документа,  его оформление, согласование и 
представление    на    подписание    (утверждение)   руководителями   
правительства  области или руководителями структурных подразделений 
правительства   области,   исполнительных  органов  государственной  
власти  области,  подготовку  к  пересылке  адресату.    
    Исполнитель   определяет   необходимое  количество  экземпляров  
документа,  готовит  указатель  на  рассылку,  передает документ на 
тиражирование.
    Ответственный  исполнитель  руководит  работой  соисполнителей,  
обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, контроль 
за  своевременным  представлением  ему соисполнителями, необходимых 
материалов.
    Если   решение   вопроса  требует  согласования  по  документу,  
ответственный   исполнитель   контролирует   соблюдение   процедуры   
согласования.    Время   согласования   документа   в   структурных   
подразделениях   правительства   области,   исполнительных  органах  
государственной  власти  области не должно превышать 3 рабочих дней 
(от  даты  поступления  в  подразделение).        
    Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за 
полноту  и  достоверность информации, использованной при подготовке 
документа.
    Напоминание  исполнителю  о  приближении  установленных  сроков  
исполнения  контрольных  документов  осуществляется организационным 
управлением  два  раза  в  месяц.          
    4.4.2.3. Сроки исполнения документов.
    Сроки  исполнения документов определяются губернатором области, 
заместителями    губернатора    области,   первыми   заместителями,   
заместителями  председателя  правительства  области и исчисляются в 
календарных днях.
    Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
    содержащие конкретную дату исполнения – в назначенный срок;
    имеющие  пометку «весьма срочно»- в суточный срок; «срочно» - в 
3-х дневный срок;
    имеющие пометку «оперативно» - в 10 – дневный срок;
    без  указания  конкретной  даты  исполнения  –  в срок не более 
месяца  с  даты регистрации документа в организационном управлении; 
    запросы   депутатов   Государственной   Думы,   членов   Совета   
Федерации,  депутатов  Воронежской  областной Думы – в 30 – дневный 
срок со дня получения;
    протесты  прокуратуры Воронежской области – в 10 - дневный срок 
со дня получения;
    представления прокуратуры Воронежской области – в срок не более 
месяца со дня получения.
    По  нормативным  актам Президента РФ, Федерального Собрания РФ, 
Правительства  РФ, Воронежской областной Думы, в которых определены 
сроки  представления  информации,  заместители губернатора области, 
первые заместители, заместители председателя правительства области, 
исполнительные   органы   государственной  власти  области  готовят  
информацию в их адрес и не позднее, чем за 5 дней до установленного 
срока  передают губернатору области, или, в период его отсутствия – 
исполняющему  обязанности губернатора области. Проект письма-ответа 
визируется     заместителями     губернатора    области,    первыми    
заместителями,  заместителями  председателя  правительства области, 
координирующими  соответствующую  сферу деятельности, руководителем 
правового управления правительства области.
    Если  установленный  срок  исполнения  документа  приходится на 
выходные  или  праздничные  дни,  сроком  их  исполнения  считается  
последний  рабочий  день  перед  выходными  и  праздничными  днями.  
    4.4.2.4. Продление срока исполнения документов.
    Изменение    или   продление   сроков   исполнения   документов   
допускается  с  письменного  разрешения руководителей, установивших 
эти сроки.
    При   необходимости   изменения   срока   исполнения  документа  
ответственный  исполнитель  не  позднее,  чем за 3 дня до истечения 
срока  исполнения  представляет  на имя руководителя, установившего 
этот  срок,  мотивированную  просьбу  о  его  продлении с указанием 
нового срока.
    Решение  руководителя  об  изменении срока исполнения документа 
фиксируется  на  первом  листе  письма о продлении и содержит слова 
«Срок   контроля   продлить   до   ...»  с  указанием  нового  срока,  
подписывается  руководителем  с  проставлением  даты.     
    В   случае  временного  отсутствия  руководителя,  его  вопросы  
(рассмотрение, согласование, подписание документов, продление срока 
исполнения,  снятие  с  контроля  и  т.п.)  рассматриваются  другим  
руководителем  в  соответствии  с распределением обязанностей между 
заместителями    губернатора    области,   первыми   заместителями,   
заместителями председателя правительства области.
    Порядок  изменения  срока  контроля  по  документам  в  АС  ДОУ  
установлен    регламентом    работы    автоматизированной   системы   
документационного  обеспечения управления правительства Воронежской 
области.
    Документы,  по  которым  срок  исполнения  своевременно  не был 
продлен,  считаются  не  исполненными  в  срок.      
    4.4.2.5. Порядок исполнения и снятия документов с контроля.
    Документ  считается  исполненным  и  снимается с контроля после 
фактического  выполнения  поручений по существу, документированного 
подтверждения  исполнения  и сообщения результатов заинтересованным 
организациям  или  лицам  и,  списания  его  в  дело.    
    Проект письма-ответа представляется исполнителем (ответственным 
исполнителем)  не позднее, чем за 3 дня до истечения установленного 
срока   исполнения  согласно  схеме  прохождения  служебных  писем,  
поступивших   в   правительство   области,  при  работе  в  АС  ДОУ  
(приложение № 28).
    Проект   письма-ответа   по   резолюции   губернатора   области   
визируется     заместителями     губернатора    области,    первыми    
заместителями,  заместителями  председателя  правительства области, 
координирующим соответствующую сферу деятельности.
    При  недокументированном  решении вопроса (подготовка ответа не 
предусмотрена)     исполнителем     (ответственным    исполнителем)    
оформляется  на  первом листе документа в нижнем левом углу отметка 
об  исполнении  документа,  которая содержит краткие сведения о его 
исполнении  (например, «проведено совещание», «принято распоряжение 
правительства области от ... № ...» и т.п.), подпись исполнителя, дата, 
или  готовится  служебная  записка  об  исполнении  документа.  
    Исполнителем  (ответственным  исполнителем) к служебной записке 
об  исполнении  документа  или  к проекту письма-ответа прилагается 
подлинник  документа,  по  которому  были даны поручения, подлинник 
резолюции  руководителя правительства области, на основании которой 
подготовлена  информация,  а  также  другие  имеющиеся материалы по 
исполнению  документа  (о  продлении  срока  исполнения  и  т.п.).  
    Отметка   об   исполнении  документа  и  списании  его  в  дело  
подписывается  руководителем,  поставившим  документ  на  контроль.  
    Документы, направляемые в исполнительные органы государственной 
власти  области  на  их  окончательное  рассмотрение,  снимаются  с  
контроля   руководителем   исполнительного  органа  государственной  
власти области.
    При  работе  в  АС  ДОУ  исполнитель после окончания работы над 
документом  вводит  данные  об  исполнении  в  электронную карточку 
поручения,   контролирующее  лицо  утверждает  данное  поручение  в  
системе.
    4.4.3. Анализ состояния исполнительской дисциплины.
    Анализ  исполнения  документов проводится на основе базы данных 
«Канцелярия»  и  базы  данных  «Поручения»  АС ДОУ.    
    Специалисты   организационного  управления  два  раза  в  месяц  
формируют    перечень   неисполненных   и   подлежащих   исполнению   
документов,   раз  в  месяц  -  сводную  информацию  об  исполнении  
контрольных  поручений  по  резолюциям  руководителей правительства 
области нарастающим итогом.
    Полученные  сведения  направляются  руководителям правительства 
области для рассмотрения.
    4.4.4. Ответственность за неисполнение документов.
    За   неисполнение   или   ненадлежащее  исполнение  документов,  
нарушения  установленных  сроков  их  исполнения  к государственным 
гражданским  служащим правительства области в установленном порядке 
могут  быть  приняты  меры  дисциплинарного  воздействия.    
    4.5. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов
    4.5.1.  Исходящими  документами  правительства области являются 
служебные  документы, направляемые в организации, должностным лицам 
и гражданам.
    4.5.2.  Регистрация  исходящих  служебных  писем  и  телеграмм,  
подписанных   губернатором   области,   заместителями   губернатора   
области,    первыми   заместителями,   заместителями   председателя   
правительства  области осуществляется организационным управлением в 
базе  данных  «Канцелярия»  АС  ДОУ  правительства  области.   
    Исходящие   письма,   подписанные   заместителями   губернатора   
области,    первыми   заместителями,   заместителями   председателя   
правительства   области   на   бланке   письма  должностного  лица,  
направляемые    в   адрес   частных   лиц,   внутренние   документы   
регистрируются  в  секретариатах  (уполномоченными  лицами).   
    Исходящие   письма,   подписанные   руководителями  структурных  
подразделений  правительства  области, регистрируются в структурных 
подразделениях правительства области.
    Исполнительные    органы    государственной    власти   области   
осуществляют регистрацию, обработку и отправку исходящих документов 
самостоятельно.
    4.5.3.  Входящие, исходящие документы структурных подразделений 
правительства   области,   исполнительных  органов  государственной  
власти  области  и  внутренние  документы за подписью руководителей 
правительства  области  на  бланке  письма  должностного лица могут 
регистрироваться  в  АС  ДОУ  при  подключении отдельных баз данных 
«Канцелярия» секретариатов, структурных подразделений правительства 
области,  исполнительных  органов  государственной  власти области. 
    4.5.4.   Работа  с  исходящими  документами  включает  проверку  
правильности  оформления,  регистрацию,  учет  и  отправку.   
    Исполнители  исходящего  документа  (секретариаты,  структурные  
подразделения    правительства   области,   исполнительные   органы   
государственной  власти  области) формируют и заполняют электронную 
карточку исходящего документа.
    Исходящие  документы  на  бумажных  носителях представляются на 
регистрацию  в  организационное  управление  с  приложениями в двух 
экземплярах.
    Первый  экземпляр  (оригинал)  и  приложения к нему с подлинной 
подписью направляются адресату.
    Второй  экземпляр с визами и всеми приложениями к нему остается 
в организационном управлении.
    Специалисты  организационного управления проверяют правильность 
оформления  исходящих  документов, заполнения электронной карточки, 
регистрируют  документ  в  АС  ДОУ с проставлением регистрационного 
номера  и  даты  регистрации  на  подлиннике  и  втором  экземпляре  
документа,  присоединяют  к  карточке электронный образ документа с 
применением системы штрих-кодирования.
    Неправильно  оформленные документы к регистрации не принимаются 
и  возвращаются  исполнителю  для  исправления.       
    Регистрационный  номер  исходящего документа состоит из индекса 
подразделения, номера дела по номенклатуре дел (с добавлением буквы 
«И»)  и  порядкового номера в пределах календарного года, например: 
№01-8/И-1666, 02-65-1834.
    Документу,  направляемому  в  несколько  адресов, присваивается 
один регистрационный номер.
    4.5.5.  Обработка,  отправка и доставка документов, подписанных 
губернатором  области,  заместителями  губернатора области, первыми 
заместителями,  заместителями  председателя правительства области и 
зарегистрированных  в  организационном  управлении,  осуществляется  
организационным управлением.
    Документы  на  отправку передаются в организационное управление 
до  16.00.  Обработка и отправка этих документов производится в тот 
же  день. Корреспонденция, поступившая в организационное управление 
после  16.00,  отправляется  на  следующий    рабочий    день.   
    Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью правительства 
области  к  отправке  не  принимаются.         
    При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того 
же  содержания  допускается передавать в организационное управление 
подлинно  подписанный  экземпляр  (оригинал)  письма  и необходимое 
количество его копий.
    4.5.6.  Служебные  документы,  в  формуляр  которых  не  входит  
указание  адресата,  других  элементов, необходимых для их отсылки, 
принимаются  на  отправку  только  с сопроводительными письмами (за 
исключением    указов    губернатора   области,   постановлений   и   
распоряжений    правительства    области   и   других   документов,   
направляемых    постоянным   корреспондентам   в   соответствии   с   
утвержденными  указателями  рассылки),  со  всеми  приложениями и в 
необходимом количестве экземпляров.
    4.5.7.  В  зависимости  от  содержания  и  срочности, документы 
доставляются  адресатам  почтой,  фельдсвязью,  электронной почтой, 
передаются по факсу.
    Необходимость    использования    фельдсвязи    для    доставки    
корреспонденции  определяется руководителями правительства области. 
    Заказными      письмами      и     бандеролями     отправляются     
организационно-распорядительные  документы  правительства  области,  
служебные  письма  за подписью руководителей правительства области. 
    Заказные  документы,  отправляемые  одновременно  в один адрес, 
вкладываются в один конверт.
    Заказная корреспонденция передается организационному управлению 
на    почту    по   списку   (реестру),   простая   корреспонденция   
регистрируется в журнале отправки.
    4.5.8.   Документы   за   подписью   руководителей  структурных  
подразделений  правительства области, предназначенные для отправки, 
должны    быть    полностью    оформленными,   зарегистрированными,   
скомплектованными   со   всеми   приложениями,  законвертированы  с  
указанием  на конвертах почтового адреса корреспондента и обратного 
адреса,    включающего    название    структурного    подразделения    
правительства области.
    4.5.9.   Обработка  документов  для  отправки  почтовой  связью  
осуществляется  в  соответствии с Правилами оказания услуг почтовой 
связи.
    4.6. Порядок прохождения внутренних документов
    4.6.1.  Работа с внутренними документами на этапе их подготовки 
и  оформления  организуется так же, как с исходящими документами, а 
на  этапе  исполнения  –  с  входящими  документами.    
    4.6.2.  Оформленные  внутренние документы передаются на подпись 
руководителям   в   соответствии  с  правом  подписи  документов  и  
распределением обязанностей.
    4.6.3.  Внутренние  документы  регистрируются в подразделениях, 
подготовивших документы.
    4.6.4.  Передача  документов между структурными подразделениями 
осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства 
в  конкретном  структурном  подразделении,  под расписку в журнале. 
    4.6.5.  Поступившие  в  подразделения  документы  передаются на 
рассмотрение  руководителю,  который определяет характер дальнейших 
действий по этому документу.
    4.7.   Прием,   обработка  и  передача  документов  по  каналам  
факсимильной связи
    4.7.1.    Средства   факсимильной   связи   предназначены   для   
оперативной  передачи  и  приема  текстов  документов  и  служебных  
материалов.
    Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного 
носителя  (тексты, таблицы, графики и т.д.) и прием этой информации 
в  виде  копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или 
телефаксом.
    Факсимильный  аппарат,  имеющий официальный номер правительства 
области  (53-28-02),  установлен  в  организационном  управлении.  
    Средства   факсимильной   связи   установлены  в  секретариатах  
губернатора  области, заместителей губернатора области, структурных 
подразделениях правительства области.
    Контроль  за использованием факсимильной техники, установленной 
в  секретариатах,  структурных подразделениях правительства области 
осуществляется их руководителями.
    Служебные  документы,  передаваемые  и  принимаемые  по каналам 
факсимильной  связи,  юридической  силы  не  имеют.     
    4.7.2.  Объем  передаваемого  в  течение  одного  сеанса  связи  
документа,  не  должен  превышать  5  листов.      
    Отправляемый   факсом   документ   должен   быть   выполнен  на  
качественной бумаге формата А4.
    4.7.3.  Запрещается  передавать  по  факсимильной  связи тексты 
документов  с  пометкой  «Для  служебного  пользования» и секретных 
документов.
    4.7.4.  Документы,  передаваемые  по факсимильной связи, должны 
быть  зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа. 
    Письма   за   подписью   руководителей  правительства  области,  
передаваемые    по    факсимильной    связи,    регистрируются    в    
организационном управлении.
    Для  передачи  факсограмм в несколько организаций, составляется 
список  рассылки,  в  котором указываются наименование организации, 
номер факса.
    После   передачи   факсограммы   подлинник   письма,   по  мере  
необходимости,  направляется  адресату  почтовой  связью.    
    Факсограммы,  адресованные  губернатору  области,  заместителям  
губернатора    области,    руководителям   правительства   области,   
регистрируются    в    организационном    управлении.   Поступившим   
подлинникам   писем,   ранее   переданных  по  факсимильной  связи,  
присваивается  регистрационный  номер факсограммы, и они передаются 
исполнителю  с  пометкой  «Подлинник письма», переданного по факсу. 
    4.7.5.  Факсограммы  на  иностранных  языках  отправляются  при  
наличии  перевода,  заверенного  лицом,  подписавшим  факсограмму.  
    Входящие   факсограммы,   адресованные   губернатору   области,   
заместителям   губернатора   области,  руководителям  правительства  
области  на  иностранных  языках,  направляются в отдел протокола и 
международного  сотрудничества секретариата губернатора области для 
перевода,  а  затем  регистрируются  в организационном управлении и 
передаются адресату.
    4.7.6.   Подготовленный   для  передачи  подлинник  факсограммы  
визируется     исполнителем     и    подписывается    руководителем    
подразделения.
    Поступившие   факсограммы   учитываются   в   журнале  входящих  
факсограмм организационным управлением. Факсограммы, поступившие до 
16.30,  передаются адресату в тот же день, после 16.30 на следующий 
рабочий  день,  срочные  –  немедленно.         
    Документы   для   передачи   по   каналу   факсимильной   связи   
представляются  в организационное управление с заявкой, подписанной 
руководителем  подразделения.  Заявки  хранятся  в  течение  года.  
    4.7.7.  Персональная  ответственность  за правильность передачи 
(приема)   факсограмм   возлагается   на   лиц,   ответственных  за  
использование факсимильных аппаратов.
    Ответственность   за  содержание  информации,  передаваемой  по  
каналам    факсимильной    связи,    возлагается   на   исполнителя   
подготовившего  документ к передаче и руководителя соответствующего 
подразделения.
    4.8.   Порядок  приема,  обработки  и  передачи  документов  по  
электронной почте
    4.8.1.  Порядок  работы  с  электронной  почтой в правительстве 
области,  исполнительных  органах  государственной  власти  области  
определен распоряжением администрации области от 14.12.2005 №2119-р 
«О  порядке  работы  с  электронной почтой в системе исполнительных 
органов государственной власти области».
    4.8.2.   В   правительстве   области  прием  электронных  копий  
документов  для  отправки  и  отправка  с официального электронного 
адреса  [email protected]  осуществляется  организационным управлением в 
течение рабочего дня.
    4.8.3.  С  официального  адреса электронной почты правительства 
области  служебные  письма  направляются  за  подписью  губернатора  
области,    заместителей    губернатора    области,   руководителей   
правительства    области,   с   официального   адреса   структурных   
подразделений   правительства   области,   исполнительных   органов   
государственной  власти  области  служебные  письма направляются за 
подписью руководителей этих подразделений.
    4.8.4.  В  случае  отсутствия в органах государственной власти, 
органах  местного  самоуправления  адреса  электронной почты в сети 
Интернет,  для  приема-передачи служебных документов по электронной 
почте   используется  система  обмена  сообщениями  органов  власти  
области  (далее  -  Система  обмена). Порядок работы Системы обмена 
определяется    приказом   управления   информационных   технологий   
Воронежской области.
    4.8.5.   Специалист  по  работе  с  электронной  почтой  (далее  
специалист)  обеспечивает ежедневное получение и передачу служебных 
документов по электронной почте.
    4.8.6.  Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к 
передаче  по  электронной  почте  несет  исполнитель, за передачу – 
специалист.
    4.8.7.  Передаваемые  с  помощью  электронной почты официальные 
документы  должны  иметь  подлинник документа на бумажном носителе. 
    Исполнитель  оформляет  документ в соответствии с требованиями, 
предъявляемыми  к  оформлению  служебных документов, и представляет 
электронную копию документа специалисту.
    4.8.8.  Электронные  копии справочно-информационных материалов, 
не  имеющие  исходящего  регистрационного  номера,  при отправлении 
электронной   почтой   могут  не  иметь  бумажной  копии  и  должны  
передаваться  с  сопроводительным  письмом, подписанным должностным 
лицом.
    4.8.9.  Специалист отправляет документ адресату, указывает дату 
и  время  отправки  в  журнале  учета  электронной  почты.   
    Переданная   электронная   копия  документа  в  течение  месяца  
хранится  на  жестком  диске  компьютера.        
    4.8.10.  При  получении  электронного  сообщения на официальный 
адрес    электронной   почты   правительства   области   специалист   
организационного управления:
    регистрирует сообщение в журнале регистрации электронной почты;        
    осуществляет  предварительное  рассмотрение и, исходя из оценки 
содержания,   передает  копию  документа  на  бумажном  носителе  в  
организационное    управление    или    структурные   подразделения   
правительства  области  для  регистрации и передачи на рассмотрение 
руководителю,  или  пересылает  по  электронной  почте  адресату;  
    передает  уведомление  отправителю  о  получении  документа.  В  
случае  невозможности  распечатывания документа, уведомляет об этом 
отправителя.
    4.8.11. Полученная электронная копия документа в течение месяца 
хранится  на  жестком  диске  компьютера.        
    4.9. Организация информационно-поисковой системы по документам
    4.9.1.  Для  обеспечения  эффективного использования информации 
при   принятии  решений  в  правительстве  области,  исполнительных  
органах      государственной      власти      области     создаются     
информационно-поисковые системы по документам.
    4.9.2. Основой построения поисковых систем является регистрация 
документов.
    В  процессе  регистрации  создаются  базы  данных для поисковой 
работы по документам.
    4.9.3. В правительстве области справочная работа по документам, 
их  поиск  по  заданным  параметрам осуществляется с использованием 
технологий АС ДОУ.
    Формирование   базы   электронных  документов  в  правительстве  
области   проводится   структурными  подразделениями  правительства  
области,   регистрирующими   документы   в   базах  данных  АС  ДОУ  
«Канцелярия»,   «Обращения   граждан»,   «Документы»,  «Нормативные  
правовые акты».
    Порядок  подключения  и  доступ пользователей к базам данных по 
документам  правительства  области,  обращениям  граждан  определен  
регламентом  работы  автоматизированной  системы  документационного  
обеспечения  управления (АС ДОУ) правительства Воронежской области. 
    Поиск  конкретного  документа  или  подборки документов ведется 
пользователями  по  признаку  (полю),  заполненному  в  электронной  
регистрационной карточке, а в базах данных «Документ», «Нормативные 
правовые  акты»,  а  также  по  ключевым  словам.     
    4.10. Порядок выполнения копировально-множительных работ
    4.10.1. Копировально-множительные работы.
    Выполнение    копировально-множительных    работ   производится   
централизованно в организационном управлении.
    Основанием   для   выполнения  копировально-множительных  работ  
является заполненный подразделением бланк заказа (приложение № 29). 
    Изготовление    небольших    по   объему   тиражей   документов   
осуществляется  в  структурных подразделениях правительства области 
(при наличии копировальной техники).
    Изготовление   больших   по   объему   тиражей  документов  для  
организационно-технического   обеспечения  мероприятий  с  участием  
губернатора    области,    руководителей    правительства   области   
осуществляется    на   основании   письма   на   имя   руководителя   
организационного управления.
    Копированию  подлежат  документы  и материалы только служебного 
характера,  непосредственно связанные с деятельностью правительства 
области.
    Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их 
поступления.
    Значительные  по объему документы информационного, справочного, 
методического   характера   размножаются,  как  правило,  на  обеих  
сторонах  листа  с  уменьшением  текста  или  в  виде  брошюр.  
    Поступающие  на  размножение  документы  должны  быть  четко  и  
разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А3. Брошюры 
и   скрепленные   материалы   предварительно  разброшюровываются  и  
раскрепляются.
    Поступающие    заказы   на   выполнение   копировальных   работ   
регистрируются  в  журнале.  Изготовленные копии выдаются заказчику 
вместе  с  оригиналом  документа  под  роспись  в  журнале.   
    4.10.2.   Копировально-множительные   работы  в  исполнительных  
органах  государственной власти области выполняются самостоятельно. 
    4.11. Учет объема документооборота
    4.11.1.    Объем    документооборота    составляет   количество   
документов,  поступивших  в  правительство  области  и  созданных в 
правительстве    за   определенный   период   времени.   В   объеме   
документооборота  учитываются  все входящие, исходящие и внутренние 
документы  (как  регистрируемые,  так  и  нерегистрируемые).   
    4.11.2.  Подсчет  объема  документооборота  проводится в местах 
регистрации  документов. За единицу учета принимается сам документ, 
без учета копий.
    Размноженные    экземпляры    подсчитываются    организационным    
управлением  отдельно  по  установленной  форме.      
    Входящие,   исходящие,   внутренние   документы  подсчитываются  
раздельно.
    4.11.3.  Отчет об объеме документооборота правительства области 
ежемесячно   (нарастающим   итогом)   формируется   организационным   
управлением  по  базе  данных  «Канцелярия» АС ДОУ и представляется 
руководству правительства области.
    Учет   количества  документов  отправляемых  по  почте,  факсу,  
электронной почте ведется организационным управлением по журнальной 
системе  и  реестру  ежемесячно  (нарастающим  итогом).    
    В исполнительных органах государственной власти области подсчет 
объема  документооборота  ведет подразделение (ответственное лицо), 
на    которое    возложены    функции    организации    и   ведения   
делопроизводства.

    5. Организация документооборота и исполнения документов по
                        обращениям граждан

    5.1. Регистрация и рассмотрение обращений граждан
    5.1.1.  Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно 
от  других  видов делопроизводства в соответствии с утвержденной на 
каждый  календарный  год  номенклатурой  дел.       
    5.1.2. Письменные обращения граждан в правительство области или 
должностному  лицу  правительства  области регистрируются в течение 
трех  дней  с  момента поступления в отделе по работе с обращениями 
граждан  управления  внутренней политики правительства области. При 
рассмотрении    письменных    обращений    исполнитель    проверяет    
установленные  реквизиты письма, наличие указанных автором вложений 
и  приложений и вводит информацию в базу данных «Обращения граждан» 
АС ДОУ.
    Конверты  к  обращениям сохраняются в тех случаях, когда только 
пo  конвертам  можно  установить  адрес  отправителя или когда дата 
почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления 
и получения обращения.
    5.1.3. В базу данных «Обращения граждан» АС ДОУ:
    заносится фамилия, имя, отчество заявителя, его почтовый адрес, 
дата  регистрации  обращения.  Если обращение подписано несколькими 
авторами,  то  регистрируется первый автор, в адрес которого просят 
направить  ответ.  Такое  обращение  считается  коллективным;   
    определяется   и   отмечается   вид   обращения   (предложение,   
заявление, жалоба). Если обращение переслано, то отмечается, откуда 
оно   поступило   (из   Администрации   Президента   РФ,   Аппарата   
Правительства  РФ,  от  депутатов  Государственной  Думы  и  т.п.),  
регистрируется  номер  и  дата  сопроводительного  письма;   
    отмечается   социальное  положение  и  льготный  состав  автора  
обращения;
    если  от  данного  автора поступило более одного письма, то для 
всех последующих писем уточняется, являются ли они повторными, и об 
этом  делается  пометка  в  базе  данных  при регистрации в АС ДОУ; 
    проставляется   шифр   темы  обращения  согласно  тематическому  
классификатору;
    создается аннотация текста обращения;                           
    определяется  ответственный исполнитель в соответствии с указом 
губернатора  Воронежской области о распределении обязанностей между 
заместителем  губернатора  области,  руководителями  исполнительных  
органов  государственной власти области, руководителями структурных 
подразделений правительства области.
    5.1.4.  Обращения  граждан,  поступившие в исполнительный орган 
государственной    власти    области,   структурные   подразделения   
правительства   области   в   соответствии   с   их   компетенцией,   
рассматриваются  в  течение  30 дней со дня регистрации письменного 
обращения.  В  исключительных случаях, а также в случае направления 
запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона «О 
порядке  рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», срок 
рассмотрения  обращения может быть продлен не более чем на 30 дней, 
о  чем  гражданин  уведомляется  должностным лицом, принявшим такое 
решение.
    5.1.5.    Ответственность    за    своевременную   качественную   
организацию   рассмотрения   обращений   граждан   возлагается   на   
должностное  лицо  исполнительного  органа  государственной  власти  
области,    структурного   подразделения   правительства   области,   
обеспечивающее  решение  вопросов,  затронутых  в  обращении.   
    5.1.6.  Возврат  или  передача  письменного обращения из одного 
структурного  подразделения  правительства области (исполнительного 
органа   государственной   власти  области)  в  другое  оформляется  
сопроводительным  письмом  руководителя  структурного подразделения 
(исполнительного органа государственной власти).
    5.1.7.   Личный   прием  граждан  осуществляется  заместителями  
губернатора    области,    первыми    заместителями    председателя    
правительства  области,  заместителями  председателя  правительства  
области,   руководителями  исполнительных  органов  государственной  
власти    области,    руководителями    структурных   подразделений   
правительства  области  и  уполномоченными  на  то  лицами.   
    5.1.8.   При  личном  приеме  гражданин  предъявляет  документ,  
удостоверяющий его личность.
    5.1.9.  Организацию  приема  и  запись  на прием к заместителям 
губернатора     области,    первым    заместителями    председателя    
правительства  области,  заместителями  председателя  правительства  
области,   руководителям   исполнительных  органов  государственной  
власти    области,    руководителям    структурных    подразделений    
правительства  области  осуществляют  сотрудники отдела по работе с 
обращениями  граждан  управления  внутренней политики правительства 
области,  на  основании  утвержденного губернатором области графика 
личного  приема  граждан с учетом содержания обращения гражданина и 
подведомственности  разрешения  поставленных  в нем вопросов. Прием 
осуществляется  в  рабочие дни с 9.00ч. до 13.00 ч. и с 14.00 ч. до 
17.00 ч.
    5.1.10.  Содержание  устного  обращения  заносится  в  карточку  
личного  приема  граждан (приложение № 30) и вводится в базу данных 
«Личный  прием» АС ДОУ.
    5.1.11. Регистрационный индекс обращения проставляется в правом 
нижнем   углу   первой   страницы   документа.  Индекс  состоит  из  
порядкового  номера поступившего письма и буквы Л, например: 121-Л. 
    5.1.12.   Повторные  предложения,  заявления,  жалобы  граждан,  
поступившие  от  одного и того же лица по одному и тому же вопросу, 
учитываются   под   регистрационным  номером  первого  обращения  с  
добавлением   порядкового   номера,   проставляемого  через  дробь:  
121/1-Л,  121/2-Л и т.д. На регистрационно-контрольной карточке и в 
базе  данных  делается  отметка  "Повторно".       
    5.1.13.   Все   материалы,  которые  заявители  считают  нужным  
сообщить    заместителю    губернатора    области,    руководителям    
исполнительных     органов    государственной    власти    области,    
руководителям   структурных  подразделений  правительства  области,  
прилагаются  к карточкам личного приема граждан. Если это повторное 
обращение,  то  специалисты  отдела по работе с обращениями граждан 
подбирают  предыдущую  переписку и передают ее должностному лицу за 
неделю до официального приема.
    5.1.14.  В  случае  если  изложенные в устном обращении факты и 
обстоятельства  являются  очевидными  и  не  требуют дополнительной 
проверки,  ответ  на обращение с согласия гражданина может быть дан 
устно  в  ходе  личного  приема,  о  чем делается запись в карточке 
личного приема гражданина.
    5.1.15.  Письменные обращения и вопросы граждан, с которыми они 
обратились  во  время записи на прием к руководителям правительства 
области, передаются в приемные руководителей правительства области, 
исполнительных органов государственной власти области и структурных 
подразделений правительства области для подготовки к личному приему 
граждан.
    5.1.16.  По  итогам  личного приема гражданину, обратившемуся с 
письменным  обращением,  направляется  письменный  ответ о принятых 
мерах  по  его  личному обращению. Ответ на обращение подписывается 
руководителем,  проводившим личный прием, либо уполномоченным на то 
должностным лицом.
    5.1.17.  По  просьбе  гражданина  ему  могут  быть выданы копии 
письменных  ответов  о результатах рассмотрения его обращения, если 
указанные   письменные  ответы  не  были  получены  гражданином  по  
независящим от него обстоятельствам.
    5.2. Работа с отдельными видами обращений
    5.2.1.  Рассмотрение  обращений депутатов Государственной Думы, 
областной    Думы,    представительного    органа    муниципального    
образования,  к которым приложены обращения граждан, осуществляется 
в   первоочередном   порядке  с  установлением  контрольных  сроков  
рассмотрения  и ответов депутату и заявителю. При работе с письмами 
депутатов в компьютерной базе данных указывается фамилия и инициалы 
депутата, исходящий номер письма.
    5.2.2.  Письма,  переданные  губернатору  области  во время его 
встреч   с   жителями   области   и   в   ходе  теле-радио  эфиров,  
регистрируются,   ставятся   на   контроль   и   рассматриваются  в  
первоочередном порядке.
    5.2.3.   Письменные   обращения,  содержащие  вопросы,  решение  
которых  не  входит в компетенцию заместителей губернатора области, 
первых    заместителей    председателя    правительства    области,    
заместителей   председателя  правительства  области,  руководителей  
исполнительных     органов    государственной    власти    области,    
руководителей   структурных  подразделений  правительства  области,  
направляются   в   течение   семи   дней   со   дня  регистрации  в  
соответствующий  орган  или  соответствующему  должностному лицу, в 
компетенцию   которых   входит  решение  поставленных  в  обращении  
вопросов,  с  уведомлением  гражданина,  направившего  обращение, о 
переадресации обращений.
    5.2.4.   В   случае  если  решение  поставленных  в  письменном  
обращении    вопросов    относится    к    компетенции   нескольких   
государственных   органов,   органов  местного  самоуправления  или  
должностных  лиц,  копия  обращения  в  течение  семи  дней  со дня 
регистрации  направляются  секретариатами  заместителей губернатора 
области,  первых  заместителей  председателя правительства области, 
заместителей  председателя  правительства области в соответствующие 
государственные  органы,  местного  самоуправления  или должностным 
лицам.
    5.2.5.   Обращения,  в  которых  обжалуются  судебные  решения,  
возвращаются   гражданам,  направившим  обращение,  с  разъяснением  
порядка  обжалования  данного  судебного  решения.      
    5.2.6.  Ответы на обращения не даются и не подлежат направлению 
в исполнительные органы государственной власти области, структурные 
подразделения правительства области для дальнейшего рассмотрения по 
существу вопроса обращения граждан:
    а)   из   которых  не  представляется  возможным  понять  смысл  
обращения;
    б)  в  которых  не  содержится  информация  о  фамилии  и (или) 
почтовом  адресе  автора обращения (за исключением случаев, когда в 
обращении  содержится информация о подготавливаемом или совершенном 
противоправном деянии);
    в)   в   которых  содержатся  нецензурные  либо  оскорбительные  
выражения,  угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, 
членов  его  семьи,  а  также  в  отношении  лица,  уполномоченного  
рассматривать обращения граждан;
    г) ответ на которые не может быть дан без разглашения сведений, 
составляющих   государственную   или  иную  охраняемую  федеральным  
законом тайну.
    В  случаях,  указанных в подпунктах «а», «г» настоящего пункта, 
при  наличии  возможности  (когда известны фамилия и почтовый адрес 
автора  обращения)  гражданин  письменно уведомляется об основаниях 
принятого решения. При наличии оснований, указанных в подпункте «в» 
настоящего    пункта,   гражданин   письменно   предупреждается   о   
недопустимости злоупотребления правом.
    5.2.7.  Принимаются  к  сведению,  учитываются в статистических 
данных,  информационных  отчетах  и  подлежат  списанию  «в дело» с 
уведомлением  автора  письменного  обращения  о принятии к сведению 
изложенной  им  информации,  следующие  письменные  обращения:   
    а)  не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;
    б)   не  содержащие  сведений  о  нарушенном  праве  гражданина  
(объединениях граждан) и основанные на общих рассуждениях автора по 
проблемам  внутренней  и  внешней  политики  государства.    
    5.2.8.  Губернатор  области,  заместители  губернатора области, 
первые    заместителями    председателя    правительства   области,   
заместители   председателя   правительства   области,  руководители  
исполнительных органов государственной власти области, руководители 
структурных  подразделений  правительства  области  могут  признать  
очередное обращение гражданина безосновательным и принять решение о 
прекращении  с  ним переписки в случае, если в письменном обращении 
гражданина  содержится  вопрос, на который ему многократно давались 
письменные  ответы  по  существу  в  связи  с  ранее  направляемыми  
обращениями,  и при этом в обращении не приводятся новые доводы или 
обстоятельства   при  условии,  что  указанное  обращение  и  ранее  
направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный 
орган,   орган   местного  самоуправления  или  одному  и  тому  же  
должностному лицу.
    Такое  же  решение  может  быть принято и в связи с поступившей 
официальной     информацией    о    признании    в    установленном    
законодательством  Российской  Федерации  порядке  автора повторных 
письменных обращений недееспособным.
    О  принятом  решении  по  прекращению переписки автор обращения 
уведомляется в письменном виде.
    5.3. Работа с обращениями, поставленными на контроль
    5.3.1.  Обращения  граждан,  в  которых сообщается о конкретных 
нарушениях  их  законных  прав,  ставятся  на контроль заместителем 
губернатора    области,   руководителями   исполнительных   органов   
государственной    власти   области,   руководителями   структурных   
подразделений   правительства   области,   в   соответствии   с  их  
компетенцией.  На контрольном письме проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" 
и  на  сопроводительном  документе  для  ответственного исполнителя 
делается  пометка  "ПИСЬМО  ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ". С контрольных писем 
при необходимости делаются копии.
    5.3.2. Контроль осуществляется:
    за  рассмотрением  обращений  граждан, поставленных на контроль 
губернатором    области,    заместителем    губернатора    области,    
заместителями председателя правительства области;
    за   выполнением   обращений  депутатов  Государственной  Думы,  
областной Думы, представительного органа муниципального образования 
по обращениям граждан;
    за   исполнением  обращений,  направленных  на  рассмотрение  с  
контролем  из  федеральных  органов  государственной  власти;   
    как  правило, за исполнением коллективных и повторных обращений 
граждан.
    5.3.3. Ответы на контрольные обращения анализируются на полноту 
и  качество  решения  поставленных  в  обращениях  граждан вопросов 
заместителем  губернатора  области,  руководителями  исполнительных  
органов  государственной власти области, руководителями структурных 
подразделений правительства области
    5.3.4.  Рассмотренное  обращение  передается должностному лицу, 
осуществляющему  контроль, для принятия решения о списании ответа в 
дело  или продлении контроля исполнения письма. Ответ, списанный «в 
дело»,  оформляется вместе с письмом, сопроводительными документами 
в  единое  «дело»  и  передается  в  отдел  по работе с обращениями 
граждан  управления  внутренней  политики,  где  проставляется дата 
поступления  ответа  и  информация  вносится  в  базу  данных.  
    5.3.5.   Отправку   законченных   рассмотрением   обращений   в   
федеральные  органы  государственной  власти  осуществляет отдел по 
работе   с   обращениями  граждан  управления  внутренней  политики  
правительства области.
    5.3.6.  Ответы  на  предложения, заявления, жалобы граждан дают 
губернатор  области,  заместитель  губернатора области, заместители 
председателя   правительства  области,  руководители  подразделений  
правительства   области,   исполнительных  органов  государственной  
власти  области,  или  лица  на  то  уполномоченные.    
    5.3.7.   Если   в   письме   содержится   несколько   вопросов,   
ответственным  за  подготовку  общего ответа считается исполнитель, 
указанный в списке ответственных исполнителей первым. Соисполнители 
направляют  ему  ответы  в  части  их  касающейся.    
    5.3.8.  Индекс  письменного  ответа состоит из регистрационного 
номера  и индекса дела (по номенклатуре дел), в которое подшивается 
переписка по данному вопросу.
    5.4. Организация работы архива обращений граждан
    5.4.1.  В  отделе  по  работе  с обращениями граждан управления 
внутренней   политики   правительства  области  хранятся  обращения  
граждан   и   документы  по  их  рассмотрению  (поручения,  ответы,  
справки),  списанные «в дело» руководителями правительства области. 
    5.4.2.   В   архив  передаются  как  завершенные  дела,  так  и  
обращения,   рассмотрение   которых   не  завершено  (копии  писем,  
промежуточные  ответы).  Комплектование  архива  ведется по районам 
области.   Документы   поступают   в   архив   после   ввода   (или   
корректировки)  в  базу  данных  автоматизированной системы АС ДОУ. 
    Каждое дело проверяется на наличие в нем необходимых документов 
(писем,  поручений,  ответов исполнителя, копий ответа заявителю) и 
отметки  о  списании  «в  дело».          
    5.4.3.   На  выданный  для  временного  пользования  из  архива  
материал заводится карточка-заменитель с указанием регистрационного 
номера  письма,  фамилии  лица,  получившего  документы и даты. При 
возвращении  документов  в  архив карточка-заменитель уничтожается. 
    5.4.4.  Законченные  рассмотрением обращения граждан хранятся в 
отделе  в  течение  одного  года.  После экспертизы ценности письма 
разделяются  на  документы  постоянного  и  временного  хранения  и  
передаются  в  архив  правительства  области.       
    5.4.5.  По  истечении  сроков  временного  хранения  (пять лет) 
документы    по   обращениям   граждан   подлежат   уничтожению   в   
установленном порядке.

      6. Организация работы с документами в делопроизводстве

    Организация    работы    с   документами   в   делопроизводстве   
представляет   собой   совокупность   видов  работ,  обеспечивающих  
сохранность,   учет,   систематизацию  документов,  формирование  и  
оформление  дел  на делопроизводственной стадии и их передачу в ОГУ 
«Государственный   архив  Воронежской  области»  в  соответствии  с  
«Правилами    организации   хранения,   комплектования,   учета   и   
использования  документов  Архивного  фонда  Российской Федерации и 
других   архивных  документов  в  государственных  и  муниципальных  
архивах,  музеях,  библиотеках,  организациях  Российской  академии  
наук» (далее - Правилами).
    6.1. Составление номенклатур дел
    Правильная    организация    документов    в   делопроизводстве   
обеспечивается   составлением   номенклатуры  дел  и  формированием  
документов в дела.
    6.1.1.   Номенклатура   дел   -   систематизированный  перечень  
заголовков    (наименований)    дел,    заводимых   в   структурных   
подразделениях   правительства   области,   исполнительных  органах  
государственной  власти  области,  с  указанием сроков их хранения. 
    Номенклатура  дел  предназначена  для  группировки  исполненных  
документов  в  дела, систематизации и учета дел, определения сроков 
их   хранения   и  является  основой  для  составления  описей  дел  
постоянного,  долговременного  (свыше  10  лет)  хранения  и дел по 
личному  составу,  а  также  для  учета  дел временного (до 10 лет) 
хранения.
    6.1.2.     При    составлении    номенклатуры    дел    следует    
руководствоваться  положениями  и штатным расписанием правительства 
области  или исполнительных органов государственной власти области, 
перечнями  документов  с  указанием  сроков  их  хранения.   
    6.1.3.  В  правительстве  области составляются номенклатуры дел 
структурных   подразделений   правительства   области   и   сводная   
номенклатура дел правительства области.
    В   исполнительных   органах   государственной  власти  области  
составляются собственные номенклатуры дел.
    Вновь   образованное  структурное  подразделение  правительства  
области  обязано  в  месячный  срок  разработать номенклатуру дел и 
представить    на   согласование   в   организационное   управление   
правительства области.
    Вновь  образованный исполнительный орган государственной власти 
области  обязан  в  месячный  срок  разработать  номенклатуру дел и 
представить   ее   на   согласование  в  областное  государственное  
учреждение  (ОГУ)  «Государственный  архив  Воронежской  области».  
    6.1.4.     Номенклатура    дел    структурного    подразделения    
правительства   области   составляется   лицом,   ответственным  за  
делопроизводство  с  привлечением  специалистов  подразделения.   
    Номенклатура   дел   подписывается  руководителем  структурного  
подразделения  и  представляется  в  организационное управление для 
составления сводной номенклатуры дел.
    Ответственность  за  составление номенклатуры дел в структурных 
подразделениях    правительства    области    возлагается   на   их   
руководителей.
    6.1.5.   Сводная   номенклатура   дел   правительства   области   
составляется  специалистами  организационного  управления на основе 
номенклатур  дел  структурных  подразделений правительства области. 
    6.1.6.   Сводная   номенклатура   дел   правительства   области   
подписывается     руководителем     организационного    управления,    
исполнителем,  согласовывается  с  экспертной  комиссией (далее ЭК) 
правительства  области, экспертно-проверочной комиссией (далее ЭПК) 
архивного  отдела  Воронежской  области и утверждается заместителем 
губернатора   области   –   руководителем  аппарата  губернатора  и  
правительства   области.   Выписки   из  сводной  номенклатуры  дел  
направляются  в  структурные  подразделения  правительства области. 
    6.1.7.   Сводная   номенклатура   дел   правительства   области   
составляется  на 5 лет. Номенклатура дел составляется заново (ранее 
5   лет)   в   случае   коренных   изменений  функций  и  структуры  
правительства области.
    6.1.8.  Разделы  сводной номенклатуры дел правительства области 
расположены в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой 
и  штатным  расписанием  правительства  области.      
    6.1.9.  В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие 
все   документируемые   участки  работы  структурных  подразделений  
правительства   области,   исполнительного  органа  государственной  
власти области.
    6.1.10. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
    В  графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, 
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в 
правительстве    области    цифрового    обозначения   структурного   
подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в 
пределах   структурного  подразделения.  Индексы  дел  обозначаются  
арабскими цифрами.
    Например:    02-05,   где   02   -   обозначение   структурного   
подразделения,  05  -  порядковый  номер  заголовка  дела.   
    В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.
    Заголовок  дела  должен  четко,  в  обобщенной  форме, отражать 
основное  содержание  и  состав  документов  дела.     
    Порядок   расположения   заголовков   дел   внутри  разделов  и  
подразделов   номенклатуры   дел   определяется  степенью  важности  
документов.   В  начале  располагаются  заголовки  дел,  содержащие  
правовые  акты,  после  них  документы о деятельности коллегиальных 
органов,  положения  и  должностные регламенты, плановые и отчетные 
документы,  переписка,  номенклатура  дел, контрольные карточки или 
другие учетные документы.
    Не  допускается  употребление  в  заголовке  дела  неконкретных  
формулировок  («разные  материалы»,  «общая  переписка»).    
    В    заголовках    дел,    содержащих   нормативную   правовую,   
организационно-распорядительную   деятельность,   указывается   вид   
документа и автор.
    Например: 
    «Постановления  правительства Воронежской области за 2009 год», 
«Приказы  руководителя  управления по основной деятельности за 2009 
год».
    В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не 
связанных  последовательностью  исполнения,  в  качестве  вида дела 
употребляется  термин «документы», а в скобках указываются основные 
разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. 
    Например: 
    «Документы  о  проведении  семинаров  по  охране труда» (планы, 
отчеты, информация).
    В  заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по 
какому вопросу она ведется.
    В   заголовках   дел,   содержащих   переписку   с  однородными  
корреспондентами,  последние не указываются, а указывается их общее 
видовое название.
        
    Например: 
    «Переписка  с  архивными  учреждениями  по вопросам сохранности 
документов».
    В    заголовках   дел,   содержащих   плановую   или   отчетную   
документацию,  указывается  период,  (квартал, год) на (за) который 
составлены планы (отчеты).
    Например: 
    «Годовой  бухгалтерский  отчет  управления  делами  области  по  
основной деятельности за 2008 год».
    Заголовки  дел  могут  уточняться  в  процессе  формирования  и  
оформления дел.
    Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании года.
    В  графе  4  указывается  срок  хранения дела, номера статей по 
типовому  или ведомственному перечням документов с указанием сроков 
хранения  и  год  издания  перечня.          
    В  графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих 
делах  (например: переходящие с 2008 г.), о лицах, ответственных за 
формирование   дел,   о   передаче   дел   в   другое   структурное   
подразделение.
    Если  в течение года в структурных подразделениях правительства 
области  возникают  новые  документированные  участки  работы,  они  
дополнительно  вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел 
в  каждом  разделе  номенклатуры  дел оставляются резервные номера. 
    Форма номенклатуры дел структурного подразделения правительства 
области   (приложение   №   31),  форма  сводной  номенклатуры  дел  
правительства  области  (приложение  № 32).       
    6.2. Формирование и оформление дел
    6.2.1.  Законченные  делопроизводством  документы формируются в 
дела.  Формирование дел - группировка исполненных документов в дела 
в  соответствии  с  номенклатурой  дел  и систематизация документов 
внутри дела.
    6.2.2.  Дела  правительства  области  формируются в структурных 
подразделениях     правительства    области    ответственными    за    
делопроизводство.
    6.2.3.  При  формировании  дел  необходимо  соблюдать следующие 
общие правила:
    помещать  в дело только исполненные документы, в соответствии с 
заголовками дел по номенклатуре;
    группировать  в  дело  документы  одного  календарного года, за 
исключением переходящих дел;
    раздельно   группировать   в   дела   документы  постоянного  и  
временного  сроков  хранения;  помещать  в  дела  копии факсограмм, 
телефонограммы на общих основаниях.
    В  дело  не  должны  помещаться документы, подлежащие возврату, 
лишние  экземпляры,  черновики.  По объему дело не должно превышать 
250  листов,  при  наличии  в деле нескольких томов (частей), номер 
(индекс)   и   заголовок   дела  проставляются  на  каждом  томе  с  
добавлением  «т. 1»,  «т. 2»  и  т.д.      
    Распорядительные  документы  группируются  в  дела  по  видам и 
хронологии  с  относящимися  к  ним  приложениями.     
    Положения,   инструкции,  утвержденные  нормативными  правовыми  
актами,  являются  приложениями  к  ним  и  группируются  вместе  с  
указанными  актами, если они утверждены в качестве самостоятельного 
документа,  то  их  группируют  в  самостоятельные  дела.   
    Указы    губернатора   области,   постановления,   распоряжения   
правительства    области,    приказы   по   основной   деятельности   
исполнительных     органов     государственной    власти    области    
регистрируются  и  формируются  в  дела  отдельно  от  распоряжений  
(приказов) по личному составу.
    Распоряжения  (приказы)  по  личному  составу  регистрируются и 
формируются  в  отдельные  дела  с  учетом  сроков  их  хранения:  
    распоряжения (приказы) о назначении, освобождении от должности, 
перемещении,   награждении   (срок  хранения  75  лет)  формируются  
отдельно  от  распоряжений  (приказов)  о  предоставлении основных, 
учебных  отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения 5 лет). 
    Протоколы  в  деле  располагаются  в хронологическом порядке по 
номерам.  Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, 
систематизируются по номерам протоколов.
    Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и другие документы 
группируются  отдельно  от  их  проектов.        
    Переписка группируется за календарный год и систематизируется в 
хронологической  последовательности: документ - ответ помещается за 
документом  запросом.  При возобновлении переписки по определенному 
вопросу,  начавшейся  в  предыдущем  году, документы группируются в 
дела текущего года.
    6.2.4.   Дела  правительства  области,  исполнительного  органа  
государственной власти области подлежат оформлению при их заведении 
и по завершении года.
    6.2.5.  В  зависимости от сроков хранения проводится полное или 
частичное   оформление   дел.   Полному  оформлению  подлежат  дела  
постоянного  хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по 
личному   составу  (распоряжения,  приказы  о  приеме,  увольнении,  
перемещении),  лицевые  счета  по  заработной  плате,  личные  дела  
уволенных Полное оформление дел предусматривает: нумерацию листов в 
деле,   составление   листа   -   заверителя  дела,  составление  в  
необходимых  случаях  внутренней  описи документов дела, подшивку и 
переплет  дела,  внесение  уточнений  в  реквизиты  обложки  дела.  
    6.2.6.   Обложка   дела  постоянного  хранения  оформляется  по  
установленной  форме  (приложение  № 33).        
    При    изменении    наименования   структурного   подразделения   
правительства  области в течение периода, охватываемого документами 
дела,  или при передаче дела в другое структурное подразделение, на 
обложке  дела  указывается  новое  наименование  этого структурного 
подразделения    или    организации    –    правопреемника,    дата    
распорядительного  документа о переименовании. Прежнее наименование 
структурного  подразделения  заключается  в  скобки.     
    Индекс дела и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел на 
обложку,  в  необходимых  случаях  - в заголовок вносятся уточнения 
(номера  приказов,  протоколов  и  др.).  В тех случаях, когда дело 
состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома вносится общий 
заголовок  дела  и  заголовок  каждого  тома.      
    В  заголовках  дел, содержащих копии документов, указывается их 
копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается. 
    Дата на обложке дела указывается арабскими цифрами число и год, 
название месяца пишется полностью словами. Даты дела не указываются 
на  обложках  дел,  содержащих  годовые планы и отчеты, так как они 
отражены в заголовках дел.
    Надписи    на    обложке    дела   следует   выполнять   четко,   
светоустойчивыми чернилами.
    Документы,  составляющие  дело, подшиваются на четыре прокола в 
твердую обложку или переплетаются.
    В    целях    обеспечения   сохранности   закрепления   порядка   
расположения  документов,  включенных  в дело, все его листы, кроме 
листа - заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются 
простым  карандашом,  цифры  проставляются  в  правом  верхнем углу 
листа,  листы  дел,  состоящих  из  нескольких томов, нумеруются по 
каждому тому отдельно.
    После  завершения  нумерации  листов составляется заверительная 
надпись  и  оформляется  в деле на отдельном листе. В заверительной 
надписи  цифрами  и прописью указывается количество листов в данном 
деле,  должность  и  подпись ее составителя с расшифровкой подписи, 
дата составления.
    6.2.7.    Контроль   за   формированием   дел   в   структурных   
подразделениях правительства области осуществляется организационным 
управлением.
    6.3. Организация оперативного хранения документов
    6.3.1. Организация оперативного хранения документов на бумажной 
основе  в  структурных  подразделениях  правительства  области.   
    С  момента  заведения  и  до  передачи на архивное хранение или 
уничтожение  дела  хранятся  по  месту  их  создания.    
    Руководители  структурных  подразделений  правительства области 
обязаны  обеспечивать  сохранность  документов  и  дел.    
    В   структурных   подразделениях   правительства  области  дела  
постоянного,  временного  хранения  и по личному составу хранятся в 
течение  2-х лет. По истечении этого срока дела сдаются по описям в 
архив правительства области.
    Завершенные  дела  временного  хранения  (до 10 лет) остаются в 
структурных  подразделениях правительства области для использования 
в  работе.  По  истечению  сроков  хранения  дел, ответственными за 
делопроизводство   в   структурных   подразделениях   правительства   
области,  составляется  акт  о  выделении  к  уничтожению  дел. Акт 
представляется  на  согласование с постоянно действующей экспертной 
комиссией правительства области.
    Выдача   дел   для  работы  другим  структурным  подразделениям  
правительства   области   производится  с  разрешения  руководителя  
структурного  подразделения  на  срок  не  более одного месяца, под 
расписку.
    По  истечении  месячного  срока  дело должно быть возвращено на 
место его хранения.
    Изъятие    документов   производится   с   ведома   руководства   
правительства  области,  в  присутствии  должностных лиц, у которых 
производится  изъятие,  с обязательным оформлением протокола и акта 
об изъятии подлинников документов.
    В  деле  остается  заверенная  копия изъятого документа и акт о 
причинах выдачи подлинника документа.
    6.3.2. Организация оперативного хранения электронных документов 
устанавливается   регламентом   работы  автоматизированной  системы  
документационного  обеспечения управления правительства Воронежской 
области.

        7. Порядок передачи документов на архивное хранение

    Документы   правительства   области,   исполнительных   органов   
государственной  власти  области  после  проведения  экспертизы  их  
ценности   подлежат   передаче   на   постоянное   хранение  в  ОГУ  
«Государственный архив Воронежской области».
    Для  хранения  документов  правительства области, относящихся к 
государственной собственности и документов временного (свыше 10 лет 
хранения),  а  также  документов  по  личному  составу,  их  учета,  
использования,   отбора  и  подготовки  к  передаче  на  постоянное  
хранение,  в  правительстве области образован архив. Функциональную 
деятельность   архива   осуществляют  специалисты  организационного  
управления. В исполнительных органах государственной власти области 
образуются свои архивы.
    Подготовка  дел  к передаче на хранение в архив предусматривает 
работу,    которая    проводится   в   структурных   подразделениях   
правительства  области  и  включает  в  себя  следующие  этапы:  
    проведение экспертизы ценности документов;
    полное оформление дел;
    составление описи дел;
    составление  актов  о  выделении  к уничтожению дел с истекшими 
сроками хранения.
    Специалисты организационного управления осуществляют контроль и 
оказывают    методическую    помощь    структурным   подразделениям   
правительства  области  в  проведении  вышеуказанных  работ.   
    7.1. Экспертиза ценности документов
    7.1.1.  Экспертиза  ценности  документов  - отбор документов на 
государственное  хранение  или  установление  сроков их хранения на 
основании критериев их ценности.
    Экспертиза  ценности документов проводится на основании перечня 
документов,  с  указанием  сроков  их  хранения и номенклатуры дел. 
    7.1.2.   Для   организации  и  проведения  экспертизы  ценности  
документов в правительстве области, создается постоянно действующая 
экспертная    комиссия    (далее    -   ЭК)   из   числа   наиболее   
квалифицированных  специалистов  в количестве не менее 3 человек. В 
состав   ЭК   обязательно  включается  специалист  организационного  
управления.
    ЭК  создается постановлением правительства Воронежской области. 
    Функции  и  права  ЭК  определяются  положением  об ЭК, которое 
утверждается распорядительным документом.
    7.1.3.  Предварительная экспертиза ценности документов ежегодно 
осуществляется  работниками структурных подразделений правительства 
области     под    непосредственным    руководством    специалистов    
организационного     управления,     в    исполнительных    органах    
государственной  власти области – под руководством специалистов ОГУ 
«Государственного архива Воронежской области».
    При  проведении  экспертизы  ценности  документов в структурных 
подразделениях   правительства  области  осуществляется  отбор  дел  
постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в 
архив правительства.
    Окончательное   решение   по  результатам  экспертизы  ценности  
документов   принимается   ЭК  правительства  области,  оформляется  
протоколом.
    7.2. Составление и оформление описей дел
    7.2.1.  Для  обеспечения  комплектования  архива  правительства  
области,  на  все  завершенные  в делопроизводстве дела постоянного 
хранения,  временного  (свыше 10 лет) хранения и по личному составу 
составляются архивные описи.
    Каждое структурное подразделение правительства области ежегодно 
составляет  описи на дела постоянного хранения и по личному составу 
под  непосредственным  руководством  специалистов  организационного  
управления.
    Описи    дел    структурных   подразделений   составляются   по   
установленной  форме  в  двух  экземплярах и представляются в архив 
правительства   области   через   год   после   завершения   дел  в  
делопроизводстве.
    7.2.2.  Специалистами  организационного  управления  на  основе  
описей   дел   структурных   подразделений   правительства  области  
составляется годовой раздел сводной описи дел правительства области 
по установленной форме.
    7.2.3.  Отбор  документов  к  уничтожению  и составление акта о 
выделении  их  к уничтожению производится после составления сводных 
описей  дел постоянного хранения за соответствующий период. Описи и 
акты  рассматриваются  на  заседании  ЭК  правительства  области  и  
направляются  на  согласование  с  ЭПК архивного отдела Воронежской 
области.
    Сводный  акт  о  выделении к уничтожению документов с истекшими 
сроками   хранения   составляется   специалистами  организационного  
управления.   Порядок   оформления   описей   и  акта  приведены  в  
приложениях  №№ 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40.    
    7.2.4. Историческая справка и предисловие к описи.
    Историческая    справка    составляется   к   архивному   фонду   
правительства  области  и  состоит  из  информации по истории фонда 
правительства  области  и  истории  архивного  фонда исполнительной 
власти Воронежской области.
    Первый  раздел  -  история фондообразователя включает: данные о 
создании   правительства   Воронежской   области,   хронологическая   
последовательность  всех  реорганизаций  со  ссылкой на нормативные 
правовые  акты,  распорядительные  документы;  задачи, функции и их 
изменения;  состав  исполнительных  органов  государственной власти 
области.
    Второй раздел - история архивного фонда включает:
    дату  первого  поступления  документов  фонда в архив и крайние 
даты;
    степень сохранности документов;
    особенности формирования, описания и систематизации документов; 
    сведения  о  наличии  документов,  выходящих за хронологические 
границы фонда.
    Третий раздел включает:
    обобщенную   характеристику   фонда  по  составу  и  содержанию  
документов  в  целом  и  отдельных  групп  документов.    
    Справка подписывается составителем.
    Историческая  справка  дополняется  при  пополнении фонда или в 
случае  реорганизации,  изменения структуры и функций правительства 
области.
    Историческая  справка  представляется  в  ОГУ  «Государственный  
архив  Воронежской  области»  вместе  с  каждой законченной описью. 
    Предисловие к описи включает сведения о структуре правительства 
области  за  период,  который охватывают дела описи, дается краткая 
характеристика  содержания и полноты документов фонда, включенных в 
раздел;  указывается  наличие  дел,  выходящих  за  хронологические  
границы  фонда;  освещаются  особенности  формирования,  описания и 
систематизации заголовков дел.
    Предисловие  к  описи  подписывается  составителем  с указанием 
должности  и  даты  составления  предисловия  к  описи.    
    7.3.  Подготовка  и  передача  документов в архив правительства 
области
    7.3.1.  В  архив  правительства  области  передаются  полностью  
оформленные  дела  постоянного  хранения  и  по  личному  составу.