Приказ роспотребнадзора от 24.05.2005 n 408 о введении в действие инструкции по делопроизводству в аппарате федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека
реквизитами, таких как: бланк
установленного образца, подпись
должностного лица, дата, регистрационный
номер и др.
Основные требования к
реквизитам
организационно-распорядительных и иных
служебных документов устанавливаются
ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации", принятым и введенным в
действие Постановлением Госстандарта РФ от
3 марта 2003 г. N 65-ст.
Документы
Роспотребнадзора оформляются на бланках,
имеют установленный комплекс обязательных
реквизитов и порядок их расположения.
Для составления документов используются
бланки следующих стандартных размеров
(ГОСТ 9327. Бумага потребительская.
Форматы):
- для материалов, содержащих
таблицы с большим числом граф, -
А3 297 x 420 мм;
- для
документов объемом более 15 строк
машинописного текста -
А4 210 x 297 мм;
- для
сопроводительных писем и др. документов
объемом до 15
строк машинописного
текста (вместе с подписью) -
А5 148 x 210 мм;
- для бланков
резолюций и поручений руководства
Федеральной
службы -
А6 105 x 148 мм.
Бланки документов должны
быть изготовлены на белой бумаге или бумаге
светлых тонов. При изготовлении бланков
используется черная краска.
Бланки
документов должны иметь следующие размеры
полей: левое - 3,0 см; правое - 1,25 см; верхнее -
1,5 см; нижнее - 1,5 см.
В Федеральной службе
по надзору в сфере защиты прав потребителей
установлены следующие виды бланков
документов:
общий бланк;
бланк
письма;
бланки конкретных видов
документов (приказы, указания,
постановления);
бланк постановления
Главного санитарного врача Российской
Федерации.
Общий бланк используется для
изготовления любых видов документов, кроме
письма.
Вышеперечисленные бланки
изготавливаются с воспроизведением
Государственного герба Российской
Федерации (далее - гербовые бланки).
Структурные подразделения
Роспотребнадзора могут иметь бланки для
писем в том случае, если это закреплено в
положении о подразделении (Государственный
герб Российской Федерации на них не
воспроизводится).
Документы,
создаваемые от имени двух или более
организаций, оформляются без бланка, на
стандартных листах бумаги формата А4.
Все виды бланков заказываются Управлением
делами только в типографии.
Употребление ксерокопий гербовых бланков и
бланков произвольной формы не допускается.
Гербовые бланки, изготовленные с помощью
компьютера или ксерокса, не имеют
юридической силы.
5.2. Учет и хранение
бланков
Гербовые бланки Федеральной
службы по надзору в сфере защиты прав
потребителей и благополучия человека
подлежат учету. При изготовлении бланков в
типографии производится их поэкземплярная
нумерация на оборотной стороне листа.
Учет гербовых бланков Роспотребнадзора
ведется раздельно по видам бланков в
журналах учета.
Сотрудник общего
отдела, персонально ответственный за учет,
использование и хранение гербовых бланков,
исполняет данные обязанности в
соответствии с должностной инструкцией.
Гербовые бланки выдаются по заявкам,
подписанным руководителями структурных
подразделений. При выдаче бланков в журнале
учета записывается:
- наименование
номерного бланка;
- количество
экземпляров;
- номера бланков;
-
наименование структурного подразделения,
фамилия и инициалы должностного лица -
получателя гербовых бланков;
- расписка
в получении;
- примечание (отметка об
уничтожении и т.д.).
Бланки для
составления необходимых документов
выдаются строго по назначению только
сотрудникам Роспотребнадзора.
Гербовые
бланки хранят в надежно запираемых и
опечатываемых шкафах.
Уничтожение
гербовых бланков осуществляется по акту с
отметкой в журналах учета бланков.
Контроль за изготовлением, использованием
и хранением гербовых бланков осуществляет
Управление делами.
Журналы учета
бланков включают в номенклатуру дел.
Проверку наличия, использования и хранения
гербовых бланков проводят не реже одного
раза в год комиссией, назначаемой
руководителем Роспотребнадзора. О
проведенных проверках делают отметки в
журналах учета бланков после последней
записи. В случае обнаружения нарушений в
изготовлении, учете, хранении и
использовании гербовых бланков комиссия
проводит служебное расследование,
результаты которого оформляют актом и
доводят до сведения руководства
Роспотребнадзора.
6. Оформление
реквизитов в процессе подготовки
документов
6.1. Гриф (пометка) ограничения
доступа к документу
Гриф секретности или
пометка "Для служебного пользования" с
указанием номера экземпляра проставляются
на первой странице документа, на обложке и
титульном листе издания, а также на первой
странице сопроводительного письма к
документам, содержащим секретную и
служебную информацию ограниченного
распространения.
Гриф секретности
(пометка) печатается в правом верхнем углу
документа и подчеркивается. Номер
экземпляра проставляется ниже грифа
секретности (пометки) через 1,5 межстрочных
интервала (18 пт) и центрируется по отношению
к нему.
6.2. Заголовок к тексту
документа
Заголовок составляется ко всем
документам, за исключением резолюций,
даваемых руководителями по рассмотренным
документам, телефонограмм, телеграмм,
извещений и документов, оформленных на
бумаге формата А5.
Заголовок должен
кратко и точно раскрывать содержание
документа (о чем составлен документ).
Заголовок к тексту документа должен быть
кратким и точно передавать смысл текста.
Заголовок может отвечать на вопросы "о чем?"
("о ком?") - "О выделении...", "Об изменении...", "Об
отмене...", "Об организации...", "О состоянии...",
например:
Приказ о создании
аттестационной комиссии,
или "чего"
("кого"), например:
Должностная
инструкция главного специалиста.
Заголовок к тексту письма печатается от
левой границы текстового поля. Заголовок,
состоящий из двух и более строк, печатается
через 1 межстрочный интервал. Точка в конце
заголовка не ставится.
6.3. Оформление
приложений к документу
Приложения должны
иметь все необходимые для документа
реквизиты (название, заголовок, подписи лиц,
ответственных за их содержание, дату,
отметку о согласовании и т.п.).
О наличии
приложений к документу указывается в
тексте или ниже текста перед подписью.
Отметка о наличии приложения оформляется
следующим образом:
В письмах:
Приложение: на 5 л., в 2 экз.
Если письмо
имеет приложение, не названное в тексте, то
указываются его наименование, число листов
и количество экземпляров.
Приложение:
Проект ответа в Государственную Думу
Федерального
Собрания
Российской Федерации на 1 л., в 1 экз.
При
наличии нескольких приложений они
нумеруются арабскими цифрами, при этом знак
N перед цифровыми обозначениями не
ставится.
Приложение: 1. Проект
постановления Правительства
Российской Федерации "О выделении
средств
на закупку
противотуберкулезных
препаратов" на 2 л. в 1 экз.
2.
Лист согласования на 1 л., в 1 экз.
Если к
документу прилагают другой документ,
имеющий приложение, отметку о наличии
приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Федерального
агентства по здравоохранению и
социальному развитию от 26.06.2004 N 111/56 и
приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложения сброшюрованы, то число
листов в них не указывается, например:
Приложение: программа в 2 экз.
Если
приложение направляется не во все
указанные в документе адреса, то отметку о
наличии приложения оформляют следующим
образом:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.
только в первый адрес.
Приложения к
организационно-распорядительным
документам оформляются следующим образом.
На первом листе в правом верхнем углу пишут
"Приложение N" с указанием
распорядительного документа, его даты и
регистрационного номера, например:
Приложение N 1
к приказу руководителя
Федеральной службы
по
надзору в
сфере защиты
прав потребителей и
благополучия человека
от 02.07.2004 N 121.
Допускается
выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N _" печатать
прописными буквами, а также центровать это
выражение, наименование документа, его дату
и регистрационный номер относительно самой
длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу Федеральной
службы
от 05.06.2003 N 154.
6.4. Текст
документа
Текст документа должен быть
ясным, кратким, обоснованным,
обеспечивающим точное и однозначное
восприятие изложенной в нем информации.
Текст печатается на расстоянии 2 - 3
межстрочных интервалов (24 - 36 пт) от
заголовка в установленных границах
полей.
Первая строка абзаца начинается
на расстоянии 1,25 см от левой границы
текстового поля.
6.5. Дата
документа
Датой документа является:
для распорядительных документов, писем или
события, зафиксированного в документе, -
дата его подписания;
для утверждаемого
документа (план, инструкция, положение,
отчет) - дата утверждения.
Документы,
изданные совместно двумя или более
органами государственной власти, должны
иметь одну (единую) дату.
Дату документа
оформляют арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год.
День месяца и месяц оформляют двумя парами
арабских цифр, разделенными точкой; год
четырьмя арабскими цифрами. Например, дату
23 мая 2003 года следует оформлять 23.05.2003.
Способ написания даты зависит от характера
документа: в нормативных документах,
определяющих права граждан и организаций, а
также содержащих сведения финансового
характера, используется словесно-цифровой
способ оформления даты (например: 23 мая 2004
г.).
Допускается оформление даты в
последовательности: год, месяц, день месяца,
например: 2003.06.05.
6.6. Регистрационный
номер
Требования к оформлению
регистрационных номеров изложены в разделе
8 "Регистрация документов".
Регистрационный номер документа,
составленного совместно двумя или более
организациями, состоит из регистрационных
номеров каждой из этих организаций,
проставляемых через косую черту в порядке
указания авторов в документе (слева
направо).
6.7. Ссылка на номер и
дату
Ссылка на регистрационный номер и
дату документа используется только в тех
видах документов, которые являются
ответами на запрос, и включает
регистрационный номер и дату документа, на
который дается ответ. Она помещается в
специально отведенном для этого верхнем
углу левого поля документа.
Наличие
этого реквизита исключает необходимость
упоминания номера и даты поступившего
документа в тексте письма.
6.8. Адресование
документа
Документы адресуют
организациям, их структурным
подразделениям, должностным или физическим
лицам.
При адресовании документа
организации, ее структурному подразделению
без указания должностного лица их
наименования пишутся в именительном
падеже.
Например:
Министерство культуры и
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
или
Государственная Дума
Федерального
Собрания.
При направлении документа
конкретному должностному лицу
наименование организации и подразделения
указывается в именительном падеже, а
должность и фамилия в дательном, инициалы
указывают перед фамилией.
Например:
ОАО "Алмаз"
Генеральному
директору
П.С.
Никифорову.
При адресовании документа
руководителю организации ее наименование
входит в состав наименования должности
адресата.
Например:
Председателю
Государственной Думы
Федерального Собрания
Российской Федерации
И.О. Фамилия
или
Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д. Иванову.
Если
служебное письмо адресуется руководителям
нескольких однородных организаций, то их
следует указывать обобщенно.
Например:
Руководителям
органов управления
учреждений здравоохранения
Российской Федерации.
Если
документ будет направлен части однородных
учреждений, то адресат излагается в
следующей редакции:
Центры
Госсанэпиднадзора в
субъектах
Российской Федерации
(по списку).
При адресовании
документа физическому лицу указывают
инициалы и фамилию получателя.
Например:
С.И.
Перовой
ул.
Садовая, д. 23, кв. 42,
г. Троицк,
Московская обл., 299015.
Документ не должен
содержать более четырех адресатов. Слово
"Копия" для адресатов перед вторым, третьим,
четвертым адресами на документах не
указывают. При этом каждый экземпляр
документа должен быть оформлен и подписан,
а адрес, по которому
