Приказ Министра обороны СССР от 18.10.1979 n 260 "О введении в действие Руководства по учету вооружения, техники, имущества и других материальных средств в Вооруженных Силах СССР"

пункт (центр) и сдачи в архив; за сохранность учетных документов.
17. Начальник вычислительного пункта (центра) отвечает за качественное и в установленные сроки решение задач по учету зданий, сооружений и земельных участков и своевременное возвращение (выдачу) учетных документов начальнику соответствующего органа квартирно-эксплуатационной службы.
18. Все должностные лица, в обязанности которых входит организация учета или непосредственное ведение его в органах квартирно-эксплуатационной службы, должны твердо знать, выполнять положения части IV настоящего Руководства и в пределах своей компетенции осуществлять систематический контроль за их выполнением подчиненными должностными лицами.
19. Начальники всех степеней при проверках органов квартирно-эксплуатационной службы обязаны принимать необходимые меры по наведению и поддержанию должного порядка в учете зданий, сооружений и земельных участков.
Глава II. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ
И ВЕДЕНИЯ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ
20. Учетный документ - документ, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном настоящим Руководством порядке, имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Учетные документы в зависимости от их назначения подразделяются на первичные документы, книги, карточки и ведомости учета, документы вспомогательного характера.
Первичные учетные документы - акты, договоры, удостоверения - служат для оформления операций, связанных с приемкой (передачей), изменением качественного (технического) состояния и списанием с учета зданий, сооружений и земельных участков; они являются основанием для записей учетных данных в книгах и карточках учета.
В книгах, карточках и ведомостях учета отражаются наличие зданий, сооружений и земельных участков, а также операции, связанные с их приемкой (передачей), изменением качественного (технического) состояния и списанием с учета за определенный период.
Учетные документы вспомогательного характера - генеральные планы военных городков, планы зданий, технические заключения и другие - способствуют выполнению операций, связанных с приемкой (передачей), изменением качественного (технического) состояния и списанием зданий, сооружений и земельных участков.
Основными частями учетного документа являются: заголовочная часть; содержательная часть; оформляющая часть.
Заголовочная часть должна содержать реквизиты <*>, дающие полное и четкое представление о виде и характере документа.
--------------------------------
<*> Реквизит - информационный элемент документа. Различаются постоянные и переменные реквизиты. Постоянные реквизиты наносятся при изготовлении бланка документа, а переменные - фиксируются на бланке документа в процессе его заполнения.
Содержательная часть документа может быть оформлена в виде таблицы или изложена текстом. Табличная содержательная часть документа обычно включает заголовок таблицы, заголовки граф и заголовки строк (реквизиты-признаки), графы и строки. Клетки, образуемые пересечением строк и граф таблицы, в процессе оформления документа заполняются реквизитами-основаниями.
Оформляющая часть документа обычно содержит: даты составления, подписи и утверждения документа; наименования должностей лиц, подписавших документ; личные подписи и их расшифровку; соответствующие печати (на документах, где они предусмотрены).
21. При составлении и оформлении первичных учетных документов соблюдаются следующие правила:
а) в заголовочной части каждого документа обязательно указываются реквизиты: его номер; основание (цель) и дата операции, связанной с приемкой (передачей, изменением качественного или технического состояния, списанием с учета) здания, сооружения, земельного участка; принадлежность этих материальных средств к военному городку и гарнизону, КЭЧ района, объединению (виду Вооруженных Сил); номер здания, сооружения по генеральному плану;
б) в содержательной части обычно показываются: номер по порядку; наименование учетных показателей состояния здания (сооружения, земельного участка); единица измерения; количественные и качественные значения этих показателей. При необходимости, кроме того, указываются: сметная стоимость (стоимость по учету) здания (сооружения), а также иные данные, предусмотренные конкретной формой документа;
в) документ подписывается председателем и каждым членом комиссии, а также начальником КЭЧ района и должностными лицами - сдавшим и принявшим здание (сооружение, земельный участок). Подписи начальника КЭЧ района и лиц, сдавшего и принявшего здание (сооружение, земельный участок), заверяются соответствующими мастичными гербовыми печатями;
г) документы, составляемые в двух и более экземплярах, заполняются через копировальную бумагу печатающим устройством или химическим карандашом (шариковой ручкой, копировальным пером), а при необходимости размножаются на специальных аппаратах;
д) все составляемые в органах квартирно-эксплуатационной службы первичные документы регистрируются в книге учета (форма 25), порядковый номер регистрации является номером документа. Если документ состоит из нескольких листов, то его номер указывается на каждом листе документа. При наличии приложений к основному документу на всех их листах тоже ставится его номер. Реквизит-основание "Регистрационный номер" записывается только на входящих документах.
По документам, не подписанным должностными лицами, не зарегистрированным в книге учета (форма 25) и не имеющим печати (где она предусмотрена), производить операции, связанные с приемкой (передачей), изменением качественного (технического) состояния и списанием зданий, сооружений и земельных участков, категорически запрещается.
22. При оформлении и ведении книг, карточек и ведомостей учета соблюдаются следующие правила:
а) в каждой книге учета листы нумеруются, прошнуровываются, скрепляются мастичной печатью "Для пакетов" КЭЧ района (КЭУ объединения). Количество листов удостоверяется подписью соответствующего начальника или лица, ответственного за учет зданий, сооружений и земельных участков. В книге учета указывается ее содержание, в котором последовательно отражаются наименования учитываемых объектов и номера страниц, отводимых для учета каждого из них;
б) индивидуальная карточка учета оформляется на каждое здание, каждую техническую систему (теплоснабжения, вентиляции и кондиционирования воздуха, газоснабжения, водоснабжения, канализации, электроснабжения) и на каждый земельный участок, а сводная карточка учета (ведомость) - на все здания, на каждый вид технических систем и на все земельные участки, находящиеся на учете в органах квартирно-эксплуатационной службы. Индивидуальная карточка учета подписывается лицом, ведущим учет. Правильность ее оформления удостоверяется подписью соответствующего начальника или лица, ответственного за учет. Подпись заверяется мастичной печатью "Для внутренних хозяйственных документов" органа квартирно-эксплуатационной службы. Сводная карточка учета (ведомость) подписывается начальником соответствующего органа квартирно-эксплуатационной службы и лицом, составившим этот документ;
в) все книги, сводные карточки и ведомости учета зданий, сооружений и земельных участков, ведущиеся в органе квартирно-эксплуатационной службы, учитываются по перечню дел (книг и журналов) и выдаются в порядке, установленном статьей 133 Руководства по служебной переписке в Вооруженных Силах СССР <*>. Индивидуальные карточки учета этих материальных средств учитываются в книге учета (форма 25) и выдаются под расписку в ней; порядок оформления и учета данной книги аналогичен порядку оформления и учета, установленному для книг учета земельных участков (форма 404);
--------------------------------
<*> Введено в действие Приказом Министра обороны СССР 1967 г. N 255.
г) записи в книгах, карточках и ведомостях учета производятся только на основании подлинных, законно и правильно оформленных первичных документов;
д) книги и индивидуальные карточки учета ведутся до полного использования. Остающиеся на следующий операционный год книги и карточки учета перерегистрируются в новых соответственно "Перечне дел, книг и журналов" и книге учета (форма 25) с отметкой об этом в прежних "Перечне дел, книг и журналов" и книге учета (форма 25);
е) в случае утери книги (индивидуальной карточки) учета учетные данные восстанавливаются в новой книге (индивидуальной карточке) по первичным учетным документам, а также по техническому паспорту (проектно-технической документации) и материалам технической инвентаризации.
23. Документы вспомогательного характера составляются и оформляются аналогично первичным документам.
24. При ведении учета вручную переменные реквизиты учетных документов "Признак информации", "Код документа" и "Код операции" не указываются. Переменный реквизит "Единица измерения" указывается по сокращенному наименованию. На всех исполненных первичных документах, а также на индивидуальных (сводных) карточках и в ведомостях учета в органе квартирно-эксплуатационной службы делаются отметки о произведенных по ним записях в соответствующих учетных (отчетных) документах. В отметке указываются номер книги (карточки), ведомости учета, страница (строка), на которой записана учетная операция, и дата этой отметки.
При учете зданий, сооружений и земельных участков с использованием вычислительной техники на всех исполненных первичных документах в вычислительном пункте (центре) делаются отметки с указанием даты их обработки, фамилий исполнителей и мест хранения информации.
25. На всех учетных документах указываются присвоенные органам квартирно-эксплуатационной службы, объединениям (соединениям, воинским частям) <*>, гарнизонам и военным городкам условные наименования (коды). При отсутствии условных наименований указываются действительные наименования.
--------------------------------
<*> Под воинскими частями здесь и в дальнейшем имеются в виду воинские части, входящие и не входящие в состав соединений, а также учреждения, военно-учебные заведения, предприятия и организации Вооруженных Сил СССР, ведущие свое хозяйство на правах отдельной воинской части.
26. Учетные документы должны составляться и вестись разборчиво, без помарок и подчисток. Для исправления ошибок, допущенных при записях, неправильные цифры или слова зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а над ним записываются правильные цифры и слова. Сделанное исправление оговаривается на свободном месте этой же страницы документа: "Исправленному (указывается правильная запись) верить" - и заверяется подписью исполнителя.
В случае когда производится только зачеркивание ошибочной записи без исправления ее, зачеркнутое оговаривается: "Зачеркнутое (указываются цифры или слова) не считать" - и также заверяется подписью исполнителя.
27. Все исполненные учетные документы вместе с приложениями к ним подшиваются в дела в строго хронологическом порядке их поступления или исполнения; при этом каждое дело формируется, как правило, однотипными документами.
По мере подшивки документов в дело листы нумеруются, количество их в каждом законченном деле подтверждается подписью лица, ответственного за учет зданий (сооружений, земельных участков), и заверяется мастичной печатью "Для внутренних хозяйственных документов" органа квартирно-эксплуатационной службы.
28. На документы по результатам каждой проведенной технической инвентаризации зданий (сооружений, земельных участков) заводится отдельное дело. В деле по зданиям документы подшиваются по гарнизонам и военным городкам. При этом ведомости технической инвентаризации со схемами генпланов военных городков подшиваются в строгой последовательности возрастания их номеров. Опись документов в деле составляется по гарнизонам и военным городкам. Последним документом по каждому гарнизону подшивается инвентаризационная ведомость зданий со сводными данными по военным городкам. Последним документом в деле подшивается инвентаризационная ведомость за КЭЧ района со сводными данными по гарнизонам. На все учетные документы по зданиям, используемым воинскими частями, состоящими на хозяйственном расчете, заводится отдельное дело. В деле по земельным участкам ведомости технической инвентаризации с соответствующими приложениями подшиваются в строгой последовательности возрастания номеров земельных участков и военных городков.
29. Все учетные документы, не содержащие секретных данных, хранятся в запирающихся шкафах (ящиках), обеспечивающих их сохранность. Ежедневно, по окончании работы, эти шкафы (ящики) должны запираться и опечатываться металлическими номерными печатями исполнителей. Хранение документов в ящиках рабочих столов и в незапирающихся шкафах (ящиках) запрещается.
Магнитные ленты, пакеты дисков, перфоленты и перфокарты, содержащие учетную информацию, а также рабочие программы решения задач по учету зданий, сооружений и земельных участков хранятся в вычислительном пункте (центре) в специально оборудованных для этой цели помещениях.
30. Составление, учет и хранение учетных документов, а также магнитных лет, пакетов дисков, перфолент и перфокарт, содержащих секретные данные, и установление степени их секретности осуществляются с соблюдением требований соответствующих приказов Министра обороны СССР по обеспечению сохранения государственной и военной тайны.
31. Ответственность за организацию хранения учетных документов несут начальники соответствующих органов квартирно-эксплуатационной службы. Учетные документы хранятся в органе квартирно-эксплуатационной службы в течение сроков, установленных Приказом Министра обороны СССР 1975 г. N 0215.
По истечении установленных сроков хранения учетных документов в органе квартирно-эксплуатационной службы или в случае его расформирования эти документы сдаются в архив или уничтожаются в установленном порядке.
32. Учет бланков документов для учета зданий, сооружений и земельных участков в органах квартирно-эксплуатационной службы ведется в порядке, установленном статьями 27, 29 и 37 соответственно частей I, II и III настоящего Руководства.
Глава III. ПОРЯДОК ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЕМКИ,
ПЕРЕДАЧИ, ИЗМЕНЕНИЯ КАЧЕСТВЕННОГО (ТЕХНИЧЕСКОГО) СОСТОЯНИЯ
И СПИСАНИЯ С УЧЕТА ЗДАНИЙ, СООРУЖЕНИЙ И ЗЕМЕЛЬНЫХ УЧАСТКОВ
1. Документальное оформление приемки и передачи
зданий и сооружений
33. Приемка зданий и сооружений квартирно-эксплуатационной частью района может осуществляться:
от строительных организаций - вновь построенных (реконструированных);
от других министерств (ведомств) и от исполнительных комитетов местных Советов народных депутатов - в постоянное (временное) пользование или в аренду;
от другой КЭЧ района;
от убывающей воинской части - при освобождении ею зданий и сооружений.
34. Приемка в эксплуатацию