|
Расширенный поиск
Постановление Мэра г. Ростова-на-Дону от 30.09.2008 № 999
Документ имеет не последнюю редакцию.
2.4.2. Проекты решений и приложений к ним, рассмотренных на заседаниях коллегии, дорабатываются, с учетом поступивших замечаний, ответственными должностными лицами в течение 3-х календарных дней (или другой, установленный коллегией срок) после заседания и представляются в отдел организационно-аналитической работы 2.4.3. Отдел организационно-аналитической работы не позднее 3 календарных дней после подписания рассылает копии решений коллегии членам коллегии, лицам с правом совещательного голоса, главам администраций районов, в пресс-службу, другим заинтересованным лицам. 2.4.4. Приложения к решениям рассылаются в том случае, если в ходе слушания вопроса в документы (приложения), разосланные ранее с проектом решения, были внесены изменения. 2.4.5. Электронные версии решений коллегии (с приложениями), сводного реестра решений коллегии, размещаются отделом организационно-аналитической в локальной сети Администрации города на ресурсе общего доступа в папке "docs"/коллегия/collegi/не позднее 3 календарных дней после подписания решений коллегии. 2.4.6. Информация о принятых коллегией решениях, касающихся наиболее важных вопросов жизнеобеспечения города, размещается сотрудниками отдела организационно-аналитической работы на официальном интернет-портале Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрации города не позднее 3 календарных дней после подписания. 2.4.7. В течение 10 рабочих дней после заседания составляется протокол на бумажном носителе по определенной форме (приложение 4 к Регламенту работы коллегии Администрации города) и направляется на подпись управляющему делами Администрации города и председателю коллегии (в случае его отсутствия - заместителю председателя коллегии). 2.4.8. Протоколы заседаний коллегии, подлинные экземпляры решений коллегии хранятся в отделе организационно-аналитической работы постоянно. 3. Порядок контроля за исполнением решений и поручений коллегии. 3.1. Организация и ведение контроля за исполнением планов работы, решений и поручений коллегии осуществляется в соответствии с требованиями Административного регламента исполнения в Администрации города Ростова-на-Дону функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений и Регламента работы коллегии Администрации города Ростова-на-Дону. 3.2. Решения коллегии в соответствии с порядком, утвержденным п.7 Регламента работы коллегии Администрации города, размещаются в соответствующем журнале системы электронного документооборота "АИСС-Контроль" и, в случае наличия в них конкретных поручений и сроков исполнения, ставятся на контроль. 3.3. Ответственным исполнителем (куратором) является лицо, стоящее первым в перечне лиц, на которых соответствующим пунктом решения возлагается контроль. Им же назначаются исполнители и определяется порядок выполнения. 3.4. Координация и контроль за ходом исполнения решения, полнотой, качеством и своевременностью предоставления информаций, осуществляется помощниками приемных должностных лиц, или другими, назначенными ответственными исполнителями, специалистами. 3.5. В администрациях районов координация и фактический контроль за ходом исполнения решений коллегии и поручений протоколов возлагается на отделы (секторы) контрольно-организационной работы. 3.6. Организация и фактическое ведение в Администрации города контроля за исполнением решений коллегии и поручений протоколов заседаний по форме и срокам осуществляет отдел организационно-аналитической работы. 3.7. Поручения, зафиксированные в протоколах заседаний коллегии в течение 3 дней после подписания протокола председателем коллегии, доводятся до исполнителей посредством рассылки выписки из протокола и ставятся на контроль в соответствующем контрольном журнале системе электронного документооборота "АИСС-контроль". 3.8. Информация о ходе исполнения решений и поручений коллегии (промежуточная или итоговая) за подписью должностного лица-исполнителя, согласованная лицом ответственным за исполнение решения коллегии в целом (куратором), не позднее одного дня до момента окончания срока исполнения размещается исполнителем в журнале "Решения коллегии администрации" системы "АИСС-контроль". 3.9. Снятие с контроля выполненных решений осуществляет отдел организационно-аналитической работы на основании резолюции куратора. 3.10. Изменение (перенос) сроков выполнения поручений протоколов и решений коллегии либо их отмена допускаются в исключительных случаях с письменного разрешения председателя коллегии. 3.11. Информация о фактах нарушения сроков выполнения поручений протоколов и решений коллегии, включается отделом организационно-аналитической работы в справку об итогах работы коллегии за полугодие и представление в комиссию по премированию. 4. Порядок и формы контроля за исполнением функции (процессом) по подготовке и проведению заседаний коллегии 4.1. Текущий контроль за исполнением описанного в настоящей главе процесса осуществляется управляющим делами Администрации города и начальником отдела организационно-аналитической работы. 4.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством осуществления функции осуществляется посредством проведения внутренних аудитов должностными лицами Администрации города, ответственными за проведение внутреннего аудита. В случае обнаружения в результате контроля несоответствий в выполнении функции, начальник отдела выполняет мероприятия, установленные стандартом системы менеджмента качества по управлению несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-02). ГЛАВА 6. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА 1. Общие положения 1.1. Совещания Мэра города, заместителей главы, управляющего делами Администрации города проводятся в целях: - оперативного руководства и координации деятельности структурных подразделений аппарата Администрации города, отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации города, муниципальных предприятий и учреждений; - обеспечения выработки согласованных действий и принятия оперативных мер по решению хозяйственных и социально-экономических вопросов; - упорядочения режима работы Администрации города. 1.2. Методическое руководство и координацию работы по организации и ведению контроля за исполнением поручений Мэра города, данных в ходе проведения совещаний, заседаний коллегии и зафиксированных в протоколах, осуществляет управляющий делами Администрации города в соответствии с требованиями административного регламента исполнения в Администрации города функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений и главы 7 настоящего регламента. 1.3. Ответственность за актуализацию настоящей главы несет начальник отдела организационно-аналитической работы. Организацию и непосредственное ведение контроля за ходом исполнения протоколов, подготовку отчетности об их исполнении осуществляет отдел организационно-аналитической работы. 1.4. Совещания могут быть регламентированные (регулярные), нерегламентированные (рабочие). 1.5. К регламентированным совещаниям относятся: - расширенное планерное совещание Мэра города с заместителями главы Администрации, главами администраций районов, руководителями структурных подразделений аппарата Администрации города и служб города (первый понедельник месяца в 08-00), - оперативное планерное совещание Мэра города с главами администраций районов (еженедельно, по понедельникам в 08-00), - оперативное планерное совещание Мэра города с заместителями главы Администрации города (еженедельно по вторникам в 08-00), - заседания коллегии Администрации города (ежемесячно, второй четверг, в 10-00). 1.6. К нерегламентированным совещаниям относятся совещания, заседания, "круглые столы", проводимые Мэром города, заместителями главы Администрации, управляющим делами Администрации города, в том числе, с руководителями территориальных, отраслевых (функциональных) органов Администрации города (понедельник, вторник, среда, пятница с 09-00 до 13-00). 1.7. Ответственность за протокольное оформление совещаний возлагается: - на помощника Мэра города - еженедельные оперативные планерные совещания, - на отдел организационно-аналитической работы - расширенные планерные совещания, заседания коллегии Администрации города, - на помощников заместителей главы Администрации (ответственных должностных лиц) - совещания заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города. 1.8. Ответственность за подготовку совещаний, соблюдение сроков и качество предоставляемых материалов возлагается: - по совещаниям, проводимым с участием Мэра города - на заместителя главы Администрации (в соответствии с курируемым направлением), управляющего делами Администрации города, - по совещаниям, проводимым заместителями главы Администрации, управляющим делами Администрации города - на руководителей департаментов, начальников управлений, председателей комитетов, начальников отделов в соответствии с подчиненностью. 1.9. Координация подготовки и проведения, протокольное оформление совещаний (заседаний, "круглых столов"), проводимых с участием Мэра города и представителей федеральных органов государственной власти и органов государственной власти Ростовской области, осуществляется управляющим делами Администрации города. 1.10. Заместителям главы Администрации, управляющему делами Администрации города не рекомендуется допускать одновременного созыва на совещания руководителей территориальных и отраслевых (функциональных) органов Администрации города. 1.11. По решению Мэра города может быть: - созвано внеочередное заседание коллегии, - перенесен срок проведения любого регламентированного или нерегламентированного совещания, заседания коллегии Администрации города. 1.12. Служебные совещания, на которых рассматриваются вопросы, содержащие государственную тайну, проводятся в выделенных для этого помещениях по планам, согласованным с отделом по мобилизационной работе и взаимодействию с органами военного управления Администрации города. 1.13. Информация о дате и времени проведения совещаний, заседаний коллегии размещается в недельном плане работы Администрации города. 1.14. Материально-техническое обеспечение проведения совещаний и обслуживание участников совещаний возлагается на общий отдел Администрации города и МУ "Городское хозяйственное управление". 2. Административные процедуры. 2.1. Проведение регламентированных и нерегламентированных совещаний, предусматривает исполнение следующих административных процедур: - подготовка и проведение регламентированных и нерегламентированных совещаний, - планирование, подготовка и проведение заседаний коллегии Администрации города, - оформление, постановка на контроль и хранение результатов совещаний, работы коллегии. 2.2. Подготовка и проведение регламентированных и нерегламентированных совещаний. 2.2.1. Подготовка и проведение регламентированных (оперативных планерных и расширенных) совещаний Мэра города ведется в соответствии с Положением о порядке подготовки и проведения планерных совещаний у Мэра города Ростова-на-Дону и организации контроля за выполнением поручений, зафиксированных в протоколах, утвержденным Распоряжением Мэра города от 02.08.2004 N 168. 2.2.2. Пакет документов к расширенному планерному совещанию состоит из: - повестки дня, - порядка ведения, - информации о кадровых представлениях (в случае наличия), - информации об исполнении поручений предыдущего протокола (табличный вариант). 2.2.3. Порядок ведения оперативных планерных совещаний определяет и согласовывает с Мэром города помощник Мэра города в соответствии с перечнем вопросов, включенных в предыдущий протокол, и вопросов, рассматриваемых в рабочем порядке и требующих срочного (оперативного) решения. 2.2.4. Порядок ведения и повестку дня расширенного планерного совещания формирует и согласовывает с управляющим делами Администрации города отдел организационно-аналитической работы на основании предложений заместителей главы Администрации и руководителей служб и подразделений. 2.2.5. Информацию о кадровых представлениях (в случае наличия) готовит и предоставляет в отдел организационно-аналитической работы управление по вопросам муниципальной службы и кадров за 4 календарных дня до даты проведения расширенного планерного совещания. 2.2.6. Сводная информация по существу всех, определенных протоколами совещаний к исполнению вопросов, формируется отделом организационно-аналитической работы в электронном виде и размещается в папках "Протоколы (расширенное планерное совещание)", "Протоколы (планерное совещание с главами администраций районов)" и "Протоколы (планерное совещание с заместителями главы Администрации)", расположенных в папке "plan" (\\City\net\docs\plan) сетевого ресурса Администрации города и предоставляются Мэру города: - расширенное планерное совещание - не менее чем за 3 календарных дня до даты проведения совещания, - оперативные планерные совещания - до 16 часов в день, предшествующий совещанию. 2.2.7. Сводная информация представляется Мэру города в табличном варианте, включающем: - наименование поручения, - исполнителя (исполнителей), - дату исполнения, - краткую информацию об исполнении, - графу "примечание". 2.2.8. Отдел организационно-аналитической работы размещает электронные версии информаций исполнителя (исполнителей), указанных в протоколах, в графе "примечание" и обеспечивает Мэру города возможность их просмотра в ходе совещаний. Действующая электронная система позволяет отметить отсутствие информации какого-либо исполнителя, указанного в протоколах. 2.2.9. Отдел организационно-аналитической работы не менее чем за 3 календарных дня обеспечивает приглашение (телефонограммой) участников расширенного планерного совещания. В случае изменения сроков проведения совещаний (оперативных и расширенного) участников совещания извещают (телефонограммой) об отмене или переносе даты проведения. 2.2.10. Регистрация участников расширенного планерного совещания осуществляется отделом организационно-аналитической работы непосредственно перед совещанием. 2.2.11. В ходе расширенного планерного совещания отделом организационно-аналитической работы ведется стенограмма (электронный вариант), которая хранится в отделе 1 месяц до следующего совещания. 2.2.12. Порядок проведения, список участников нерегламентированного совещания (заседания, "круглого стола", семинара и т.д.) готовятся на бумажных носителях соответствующими службами, утверждаются должностным лицом, принявшим решение о проведении совещания, и предоставляется Мэру города в срок не позднее 3-х календарных дней до дня проведения совещания. Порядок проведения содержит информацию о теме совещания, выступающих, месте и времени проведения. Список участников готовится в табличном варианте с указанием Ф.И. О. полностью и должностей приглашенных. Приглашение участников на совещание обеспечивает служба, инициирующая его проведение. 2.2.13. Поручения, зафиксированные в протоколах планерных совещаний Мэра города, являются обязательными для выполнения всеми должностными лицами. 2.2.14. Ответственным (куратором) за исполнение поручения является должностное лицо, указанное в перечне исполнителей первым. 2.2.15. Руководитель, на которого возложена ответственность за выполнение поручения, организует исполнение данного поручения и обобщение информации исполнителей. Информация об исполнении поручения протокола должна быть размещена: а) в электронном виде в соответствующем журнале электронной системе документооборота "АИСС-Контроль" в сроки: - по исполнению поручений протокола с главами администраций - еженедельно в пятницу до 15-00; - по исполнению поручений протокола совещания с заместителями главы Администрации - еженедельно в понедельник до 16-00; - по исполнению поручений протокола расширенного планерного совещания - не менее чем за 3 календарных дня до срока, указанного в протоколе; б) продублирована в соответствующих папках ("Протоколы (расширенное планерное совещание)", "Протоколы (планерное совещание с главами администраций районов)", "Протоколы (планерное совещание с заместителями главы Администрации), расположенных в папке "plan" сетевого ресурса Администрации города, в сроки, указанные в п.1. 2.2.16. В соответствии с разделом 2 Административного регламента исполнения в Администрации города функции по планированию управленческой деятельности и реализации управленческих решений, исполнение поручений Мэра города по итогам планерных, расширенного совещаний требует разработки планов мероприятий в следующих случаях: - срок реализации управленческих решений более 30 календарных дней, - реализация управленческого решения требует координации деятельности нескольких подразделений и служб Администрации города, - в тексте управленческого решения есть прямое указание о необходимости разработки плана мероприятий. В остальных случаях допускается возможность предоставления текстовой информации об исполнении поручений. 2.2.17. Информация об исполнении поручения в электронном виде должна быть размещена исполнителем (исполнителями) в соответствующем журнале системы электронного документооборота "АИСС-Контроль" в сроки: - по исполнению поручений протокола оперативного планерного совещания с главами администраций районов - еженедельно в пятницу до 15.00; - по исполнению поручений протокола оперативного планерного совещания с заместителями главы Администрации города - еженедельно в понедельник до 16.00; - по исполнению поручений протокола расширенного планерного совещания - не менее чем за 4 календарных дня до проведения совещания. 2.3. Планирование, подготовка и проведение заседаний коллегии Администрации города. 2.3.1. Планирование, подготовка и проведение заседаний коллегии Администрации города осуществляется в соответствии с административным регламентом исполнения в Администрации города функции по планированию управленческой деятельности и реализации управленческих решений, Регламентом работы коллегии Администрации города Ростова-на-Дону и главой 5 настоящего Регламента. 2.4. Оформление, рассылка и хранение результатов совещаний, работы коллегии. 2.4.1. Проекты протоколов совещаний ведутся: - помощником Мэра города - в ходе оперативных планерных совещаний Мэра города с главами администраций районов, с заместителями главы Администрации, - отделом организационно-аналитической работы - в ходе расширенных планерных совещаний, заседаний коллегии. 2.4.2. Поручения Мэра города, данные в ходе проведения оперативных планерных совещаний, оформляются протоколами и предоставляются в отдел организационно-аналитической работы помощником Мэра города в электронном виде в день проведения совещания. 2.4.3. В протоколах указываются: - номер протокола, - наименование совещания, - дата проведения, - состав присутствующих должностных лиц, - точная формулировка поручения с указанием должностных лиц, служб, которым дается поручение, с учетом распределения обязанностей, - срок исполнения поручения (определяет Мэр города), - Ф.И. О. должностного лица, ведущего протокол. 2.4.4. С учетом того, что основная часть поручений оперативных планерных совещаний носит долгосрочный характер исполнения и требует проведения ряда предварительных мероприятий, протокол поручений состоит из 3-х разделов: - оперативные вопросы, - текущие вопросы, - перспективные вопросы. 2.4.5. В первом разделе протокола - оперативные вопросы - размещаются разовые поручения и вопросы, исполнение которых не требует предварительной проработки, в том числе, срочного исполнения, справочного характера, связанные с предоставлением справочной информации. 2.4.6. Во втором разделе - текущие вопросы - размещаются вопросы, находящиеся в процессе исполнения, по которым определены объемы работ, подготовлены планы мероприятий, разработаны проекты и т.д. 2.4.7. В третьем разделе - перспективные вопросы - размещаются вопросы, требующие предварительной организационной подготовки - разработки планов мероприятий, графиков работ, проектов ПСД, подготовки правовых актов. После предоставления разработанных планов, графиков, проектов вопрос из раздела "перспективные вопросы" переходит в раздел "текущие вопросы", где далее отслеживается ход его исполнения. 2.4.8. Формулировка каждого поручения должна быть краткой, точной и понятной для исполнителя. 2.4.9. Каждое поручение протоколов оперативных планерных и расширенного совещаний оформляется отделом организационно-аналитической работы контрольной карточкой посредством системы электронного документооборота "АИСС-Контроль" с указанием: - номера протокола, - куратора (ответственного исполнителя), - даты выпуска протокола, - даты исполнения поручения, - содержания поручения, - исполнителей. 2.4.10. В каждой контрольной карточке размещается электронная версия протокола совещания. 2.4.11. Электронные версии протоколов и информаций к оперативным совещаниям и расширенному планерному совещанию хранятся в соответствующих папках в папке "plan" сетевого ресурса Администрации города с разбивкой по годам. 2.4.12. Лицам (службам), не подключенным к электронной системе документооборота "АИСС-Контроль", копия протокола рассылается отделом организационно-аналитической работы в бумажном варианте посредством канцелярии общего отдела Администрации города или электронной почты. 2.4.13. Электронные версии решений коллегии (с приложениями), протоколы заседаний коллегии, сводный реестр решений коллегии размещаются отделом организационно-аналитической работы в локальной сети Администрации города на ресурсе общего доступа в папке "docs"/коллегия/collegi/не позднее 3 календарных дней после подписания решений коллегии. 2.4.14. Копии решений коллегии рассылаются членам коллегии, лицам с правом совещательного голоса, главам администраций районов, в пресс-службу, другим заинтересованным лицам отделом организационно-аналитической работы не позднее 3 календарных дней после подписания решений председателем коллегии. 2.4.15. Протоколы нерегламентированных совещаний хранятся в приемных должностных лиц, ответственных за их организацию и проведение, и в случае необходимости направляются на исполнение через канцелярию общего отдела Администрации города в соответствии с требованиями главы 8 настоящего Регламента. 3. Порядок контроля за исполнением поручений совещаний и решений коллегии Администрации города. 3.1. Контроль за исполнением поручений Мэра города по итогам планерных совещаний, решений коллегии Администрации города осуществляет отдел организационно-аналитической работы в соответствии с требованиями главы 7 настоящего Регламента. 3.2. Постановка на контроль протоколов совещаний в электронной системе документооборота "АИСС-Контроль" обеспечивается отделом организационно-аналитической работы в сроки: - оперативных совещаний - в день получения протокола от помощника Мэра города в электронном виде посредством папки "plan" сетевого ресурса Администрации города, - расширенного планерного совещания - не позднее 3-х календарных дней после проведения совещания, - решений коллегии - в день подписания решения Мэром города. 3.5. Поручения, зафиксированные в протоколах совещаний, являются обязательными для выполнения всеми должностными лицами строго в установленные сроки. 3.6. При наличии в информации данных конфиденциального характера допускается письменный или устный доклад ответственного исполнителя непосредственно Мэру города. В этом случае в электронной системе документооборота "АИСС-Контроль" размещается только регистрационный номер и дата предоставления информации в приемную Мэра города. После личного доклада Мэру города ответственный исполнитель через систему "АИСС-Контроль" предоставляет информацию (путем размещения в электронном виде в соответствующей контрольной карточке) о принятом в ходе встречи с Мэром города решении. 4. Порядок контроля за исполнением функций и услуг (процесса) по работе с обращениями граждан и организации личного приема 4.1. Текущий контроль за исполнением описанных в настоящей главе процессов осуществляется управляющим делами Администрации города и начальником отдела организационно-аналитической работы. 4.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством осуществления функции осуществляется посредством проведения внутренних аудитов должностными лицами Администрации города, ответственными за проведение внутреннего аудита. В случае обнаружения в результате контроля несоответствий в выполнении функции, выполняются мероприятия, установленные стандартами системы менеджмента качества по управлению несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-02). ГЛАВА 7. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА 1. Общие положения. 1.1. Контроль исполнения документов в Администрации города осуществляется в соответствии с порядком, определенным Административным регламентом исполнения в Администрации города Ростова-на-Дону функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений (21.1.09.01) (далее - Регламент контроля). 1.2. Руководство и координацию работы по организации и ведению контроля в Администрации города осуществляет управляющий делами Администрации города. 1.3. Ответственность за актуализацию настоящей главы несет начальник отдела организационно-аналитической работы. Контроль исполнения документов в Администрации города осуществляет и ведет отдел организационно-аналитической работы Администрации города посредством системы электронного документооборота "АИСС-Контроль", информационной системы электронного документооборота "Дело", автоматизированной системы контроля исполнения документов ("АСКИД"). 1.4. В Администрации города подлежат контролю: - указы и распоряжения Президента Российской Федерации; - постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации; - решения Законодательного Собрания Ростовской области; - указы и распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области; - постановления и распоряжения Администрации Ростовской области; - постановления (распоряжения) Мэра города; - решения коллегии Администрации города; - резолюции Мэра города; - поручения Мэра города по итогам планерных совещаний (с заместителями главы Администрации города, главами администраций районов, расширенных); - планы работы Администрации города (квартальный, недельный); - обращения граждан, поступившие в ходе проведения сходов с участием Мэра города, встреч информационных групп Администрации города; - наказы избирателей по итогам предвыборных кампаний (выборы Мэра города, выборы депутатов Ростовской-на-Дону городской Думы); - обращения граждан, поступившие в ходе проведения выступлений ("горячих линий") Мэра города в СМИ, критических публикаций; - другие управленческие решения; - мероприятия, разработанные по результатам внутренних аудитов системы менеджмента качества. 1.5. Результатом исполнения в Администрации города функции по осуществлению контроля является запись в электронных базах систем электронного документооборота "АИСС-Контроль", "Дело", "АСКИД" о достижении целей, определенных управленческим решением, и снятие с контроля как выполненных в полном объеме документов, перечисленных в п.1.4 настоящей главы. 1.6. Запись производится отделом организационно-аналитической работы на основании представленных и размещенных исполнителем в соответствующих электронных базах и журналах подтверждающих документов. 1.7. Исполнение в Администрации города функции по осуществлению контроля исполнения управленческих решений производится: заместителями главы, управляющим делами Администрации города, главами администраций районов, руководителями отраслевых (функциональных) органов Администрации города, отделом организационно-аналитической работы, руководителями структурных подразделений и органов Администрации города. 1.8. Учет, контроль и анализ исполнения принятых управленческих решений ведет отдел организационно-аналитической работы посредством систем электронного документооборота "АИСС-Контроль", "Дело", "АСКИД". 1.9. Ответственность за общее состояние работы по организации и ведению контроля несут управляющий делами Администрации города и начальник отдела организационно-аналитической работы. 2. Административные процедуры. 2.1. Исполнение функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений включает в себя следующие административные процедуры: - постановка документов на контроль, своевременное доведение контрольных документов до исполнителей; - ведение контроля, оперативное регулирование хода исполнения контрольных документов; - изменение срока исполнения, снятие документа с контроля; - учет и обобщение результатов контроля исполнения. 2.2. Постановка документов на контроль, своевременное доведение контрольных документов до исполнителей. 2.2.1. Контролю подлежат все документы, содержащие порученческие пункты. При постановке документов на контроль отделом организационно- аналитической работы в базах данных электронного документооборота идентифицируются (выделяются) управленческие решения по несоответствующим функциям и услугам с целью их анализа в соответствии с СТО-02 "Управление несоответствиями требованиям к исполнению услуг и функций". 2.2.2. Правовые акты федеральных органов государственной власти, и органов государственной власти Ростовской области, поступающие в Администрацию города, после регистрации канцелярией общего отдела и наложения резолюции Мэром города, доводятся до исполнителя (не позднее 2 дней после поступления и 1 дня после наложения резолюции) в следующем порядке: - канцелярия общего отдела передает исполнителю копию документа; - приемная Мэра города ставит документ на контроль в системе электронного документооборота "Дело". 2.2.3. Правовые акты, издаваемые Администрацией Ростовской области и поступающие в Администрацию города через областную систему электронного документооборота "АСКИД", ставятся на контроль отделом организационно-аналитической работы после присвоения канцелярией общего отдела регистрационного номера, в системе электронного документооборота "АИСС-Контроль" не позднее 2 дней после поступления. 2.2.4. Правовые акты (постановления и распоряжения), издаваемые в Администрации города, доводятся до исполнителя через протокольный сектор Администрации города не позднее 3-х календарных дней после подписания. Регистрацию документов в системе электронного документооборота "АИСС-Контроль" осуществляет протокольный сектор Администрации города. Постановку документов на контроль осуществляет отдел организационно-аналитической работы в день регистрации. 2.2.5. Решения коллегии Администрации города, протоколы, планы работы Администрации города, планы мероприятий по реализации управленческих решений, утвержденные Мэром города, ставятся на контроль отделом организационно-аналитической работы в системе электронного документооборота "АИСС-Контроль" не позднее 3-х календарных дней после подписания. 2.2.6. Поручения Мэра города (резолюции на документах, адресованные должностным лицам и содержащие конкретные задания) ставятся на контроль приемной Мэра города в системе электронного документооборота "Дело", не позднее дня, следующего за наложением резолюции, и через канцелярию (бумажная копия) доводятся до сведения исполнителей. Контроль за ходом исполнения поручений, содержащихся в резолюциях, осуществляет отдел организационно-аналитической работы. 2.2.7. Поручения оперативных планерных совещаний Мэра города с главами администраций районов и заместителями главы Администрации города ставятся на контроль отделом организационно-аналитической работы в соответствующих журналах системы электронного документооборота "АИСС-Контроль" в день размещения помощником Мэра города протоколов совещаний в сетевой папке "Рlan" (\\City\net\docs\plan). 2.2.8. Поручения расширенных планерных совещаний оформляются отделом организационно-аналитической работы протоколом и ставятся на контроль в системе электронного документооборота "АИСС-Контроль" не более чем через 3 календарных дня после проведения совещания. 2.2.9. Планы исполнения обращений граждан, поступивших в ходе проведения выборов, сходов, "горячих линий" и выступлений Мэра города в СМИ, после их утверждения Мэром города или после принятия правового акта Мэра города ставятся на контроль и контролируются отделом организационно-аналитической работы через систему электронного документооборота "АИСС-Контроль". 2.2.10. Планы исполнения обращений граждан, поступивших в ходе проведения встреч информационных групп Администрации города, после их утверждения соответствующим заместителем главы Администрации города, доводятся до исполнителя не позднее 3-х календарных дней после подписания и контролируются комитетом межрегиональных и общественных связей в системе электронного документооборота "АИСС-Контроль". 2.2.11. Опубликованные в СМИ критические публикации, после рассмотрения Мэром города и в соответствии с его резолюцией, доводятся до руководителей в порядке определенном главой 11 настоящего Регламента. Опубликование в СМИ ответов курируется пресс-службой Администрации города. 2.2.12. Мероприятия, разработанные по результатам внутренних аудитов, ставятся на контроль отделом проведения административной реформы, внутреннего аудита и мониторинга в соответствии с требованиями стандарта СТО-03 "Внутренние аудиты системы менеджмента качества". Контроль выполнения мероприятий и снятие их с контроля осуществляется специалистами отдела проведения административной реформы, внутреннего аудита и мониторинга. 2.2.13. Срочные документы доводятся до исполнителя немедленно, по мере поступления. 2.2.14. Датой получения документа к исполнению является дата, проставленная работником соответствующего подразделения в журнале регистрации входящей корреспонденции, или на копии исходящего документа. 2.2.15. Контрольные сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты их подписания или регистрации в канцелярии (для входящих документов). 2.2.16. Сроки исполнения поручений Мэра города, данных в ходе совещаний, заседаний коллегии и зафиксированных в протоколах, исчисляются от даты проведения совещания (заседания). 2.2.17. Сроки исполнения резолюций (поручений) Мэра города на внутренней корреспонденции (информации, справки, письма и т.д.) исчисляются от даты наложения резолюции. 2.2.18. Поручение, требующее срочного выполнения, исполняется в 3-дневный срок, оперативного - в течение 10 дней. 2.2.19. Индивидуальные сроки устанавливаются в календарных днях в тексте документа и резолюции руководителя. 2.2.20. Срок исполнения документа, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц. 2.3. Ведение контроля, оперативное регулирование хода исполнения контрольных документов. 2.3.1. В соответствии с гл. IV Регламента контроля отделом организационно-аналитической работы осуществляются: - документальный контроль исполнения документов; - инспекционный контроль за ходом исполнения документов; - выборочная проверка хода исполнения документов. 2.3.2. Документальный контроль заключается в ежедневном отслеживании записей о достижении целей, определенных управленческим решением, размещаемых исполнителями в электронных базах систем электронного документооборота "АИСС-Контроль", "Дело", "АСКИД". 2.3.3. Текущий документальный контроль предусматривает ведение предупредительного контроля: еженедельно информация о состоянии исполнительской дисциплины под роспись направляется отделом организационно-аналитической работы в приемные заместителей главы Администрации города и подразделения, подчиненные непосредственно Мэру города. В администрации районов информация направляется по электронной почте. 2.3.4. Инспекционный контроль предусматривает систематическое проведение проверок организации и ведения контроля в подразделениях. Сведения о проведении проверок включаются в план работы Администрации города на квартал. 2.3.5. В течение года по решению Мэра города или управляющего делами могут проводиться следующие проверки: - в аппарате Администрации города (приемные заместителей главы Администрации города, управление по вопросам муниципальной службы и кадров); - в отраслевых (функциональных) органах Администрации города (департамент имущественно-земельных отношений, МУ "Департамент ЖКХ и энергетики", МУ "Департамент архитектуры и градостроительства г. Ростова-на-Дону"); - в территориальных органах Администрации города (администрации районов). 2.3.6. План проведения проверки разрабатывается отделом организационно-аналитической работы в соответствии с Регламентом контроля менее чем за 14 дней до установленной даты проверки, подписывается начальником отдела и утверждается управляющим делами Администрации города. 2.3.7. Руководители подразделений, в которых планируется поведение инспекционной проверки, не менее чем за 3 календарных дня до проведения, оповещаются управляющим делами о сроках и направлениях проверки. 2.3.8. Отделом организационно-аналитической работы при снятии документов с контроля может выборочно проверяться полнота исполнения документов, поручений, резолюций. 2.3.9. Выборочный контроль предусматривает проверку хода исполнения отдельных документов и проводится без предварительного оповещения. 2.3.10. Ответственность за фактическое исполнение управленческих решений и соблюдение установленных сроков проведения контрольных мероприятий возлагается на заместителей главы Администрации города, глав администраций районов, руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации города, других должностных лиц, на которых документом или резолюцией возложен контроль. 2.3.11. Организация контроля, координация сроков исполнения документов, полноты и качества размещаемой в базе информации, осуществляется помощниками приемных должностных лиц или другими, назначенными руководителями, специалистами. 2.3.12. В администрациях районов координация и фактический контроль за ходом исполнения документов возлагается на управляющих делами и отделы (секторы) контрольно-организационной работы. 2.4. Изменение срока исполнения, снятие документа с контроля. 2.4.1. Изменение срока исполнения документа или снятие его с контроля производится отделом организационно-аналитической работы в порядке, определенном Регламентом контроля, посредством размещения в системах электронного документооборота "АИСС-Контроль", "Дело", "АСКИД" соответствующей записи. 2.4.2. Изменение срока исполнения документа (в сторону увеличения) производится лицом, установившим этот срок, или на основании резолюции руководителя, ответственного за исполнение контрольного документа, при наличии мотивированной просьбы исполнителя о продлении срока исполнения. В этом случае исполнитель обязан не менее чем за три календарных дня до истечения контрольного срока письменно обратиться к руководителю с обоснованной просьбой о его продлении. 2.4.3. Перенос срока выполнения корректирующих действий осуществляется в соответствии с требованиями стандарта СТО-03 "Внутренний аудит системы менеджмента качества". 2.4.4. Решение о продлении срока исполнения (отмене) решения коллегии Администрации города принимается Мэром города (как председателем коллегии) на основании информации руководителя-куратора. 2.4.5. Принятие решения о продлении срока исполнения или отказа в исполнении наказов избирателей, поступивших в период подготовки и проведения выборов Мэра города, производится на основании резолюции Мэра города на информации куратора. 2.4.6. Изменение срока исполнения документа (в сторону сокращения) производится на основании поручения Мэра города или запроса автора контрольного документа. 2.4.7. Напоминание об ускорении выполнения документа (поручения) направляется руководителю, ответственному за контроль (исполнителю), отделом организационно-аналитической работы за подписью управляющего делами Администрации города. 2.4.8. Документ, по которому поступает напоминание об ускорении выполнения данного в нем поручения, исполняется не более 10 дней от даты поступления напоминания. По такому документу, соответственно, устанавливается новый срок исполнения. 2.4.9. Перенос сроков исполнения мероприятий квартального плана осуществляется на основании мотивированного обращения руководителя-куратора или исполнителя с визой куратора на имя управляющего делами Администрации города. 2.4.10. Информация об изменении срока исполнения должна быть доведена до отдела организационно-аналитической работы (размещена в соответствующей электронной базе) не менее чем за два дня до его истечения. 2.4.11. Снятие документа с контроля производится отделом организационно-аналитической работы на основании размещенной в системах электронного документооборота "АИСС-Контроль", "Дело", "АСКИД" информации об исполнении. 2.4.12. Снятие с контроля решений коллегии Администрации города, постановлений и распоряжений Мэра города, правовых актов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Ростовской области делегируется руководителям, лицам, стоящим в перечне исполнителей первыми (кураторам). 2.4.13. Снятие и продление поручений Мэра города производится на основании размещенной в системах электронного документооборота "АИСС-Контроль", ИС ЭДО "Дело" информации руководителя-куратора об исполнении. В случае наличия в тексте резолюции (поручении) слова (фразы): - "... информировать..." - поручение продлевается или снимается на основании информации руководителя-куратора на имя Мэра города; - "... меры..","... контроль..." - продление срока или снятие с контроля может быть произведено на основании информации исполнителя при наличии соответствующей визы руководителя-куратора. При этом ответ должен содержать информацию о фактическом исполнении поручения и достижении планируемого результата; - "... ответ заявителю (организации)..." - снятие с контроля возможно по факту размещения в системах электронного документооборота "АИСС-Контроль", ИС ЭДО "Дело" копии соответствующего исходящего документа (ответа) за подписью ответственного исполнителя или информации куратора с указанием реквизитов направленного заявителю (организации) ответа; В случае конфиденциального характера поручения допускается его снятие на основании размещения в системах электронного документооборота "АИСС-Контроль", "Дело", "АСКИД" реквизитов документов об исполнении поручения, подписанных руководителем-куратором и направленных Мэру города (название документа, N, дата регистрации). 2.4.14. Снятие пунктов квартального плана производится на основании размещенных исполнителем в контрольной карточке реквизитов документа, подготовленного в соответствии с планом, или после размещения в электронной базе "АИСС-Контроль" информации об исполнении планового мероприятия на имя соответствующего руководителя. 2.4.15. Отменить контроль за исполнением документа может руководитель, давший по нему поручение. Он доводит это решение до исполнителя в письменном виде, или путем наложения резолюции на информации об исполнении. 2.4.16. В случае принятия руководителем решения об отмене контроля за исполнением документа, исполнитель доводит это решение до отдела организационно-аналитической работы, внеся документ или резолюцию в соответствующую электронную базу. 2.4.17. Документы считаются исполненными и снимаются с контроля после документированного (электронная версия) подтверждения исполнения. Промежуточный ответ или запрос по исполняемому документу не является основанием для снятия его с контроля. 2.4.18. В сообщениях (справках) об исполнении документов должны быть отражены: конкретные результаты исполнения, обращение о снятии или продлении сроков исполнения документов с конкретными датами переноса. 2.4.19. В случае необходимости представления ответа третьему лицу, в информации об исполнении должны содержаться сведения о том, кем, когда и в какой форме (устной или письменной) дан ответ. Вместо сообщения о завершении выполнения поручения может быть размещена электронная версия соответствующего исходящего документа (ответа) с подписью ответственного должностного лица. 2.4.20. Подлинники справок, писем, информаций, размещенных в электронных базах, хранятся в приемных соответствующих подразделений-исполнителей. 2.4.21. Записи об исполнении документов вносятся отделом организационно-аналитической работы в регистрационные карточки систем электронного документооборота "АИСС-Контроль", "Дело", "АСКИД". 2.4.22. При снятии документов с контроля отделом организационно-аналитической работы может выборочно проверяться полнота и качество исполнения документов, поручений, резолюций, обращений, наказов. 2.4.23. Датой исполнения документа (снятия его с контроля) является дата регистрации документа (информации, справки, отчета, ответа), а при недокументированном решении вопроса - дата списания документа в дело. 2.4.24. Ежеквартально отделом организационно-аналитической работы проводятся выборочные проверки приемных и служб по вопросу хранения информации (контрольных дел) об исполнении документов. 2.5. Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов 2.5.1. Оценка эффективности деятельности подразделений и служб Администрации города по исполнению контрольных документов производится (за полугодие) с использованием коэффициента исполнительской дисциплины, который рассчитывается путем отношения количества исполненных в срок документов к общему количеству контрольных документов, срок исполнения которых истек в отчетном месяце. За другой период, кратный календарному месяцу, коэффициент исполнительской дисциплины определяется как отношение суммы исполненных в срок документов к сумме общего количества контрольных документов, учтенных по каждому месяцу этого периода. 2.5.2. В отчетном месяце учитываются контрольные документы, сроки исполнения по которым приходятся на календарные дни данного месяца, и, как просроченные, -неисполненные в отчетном месяце и документы с истекшими сроками исполнения за прошедший период. 2.5.3. Показатель коэффициента исполнительской дисциплины учитывается при премировании муниципальных служащих Администрации города за отчетный период. В случае неоднократного нарушения в течение года сроков исполнения контрольных документов, управляющий делами Администрации города вправе направить в комиссию по премированию муниципальных служащих предложение о неначислении нарушителям премии по итогам работы за год. 2.5.4. Отделом организационно-аналитической работы готовится следующая информация о ходе исполнения контрольных документов в Администрации города: - еженедельно - сводки о невыполненных в срок контрольных документах службами, курируемыми заместителями главы Администрации города; информация о ходе исполнения поручений Мэра города по итогам планерных совещаний (с заместителями главы Администрации города, главами администраций районов); - ежемесячно - статистические отчеты о состоянии исполнительской дисциплины в Администрации города; информация о состоянии исполнительской дисциплины в Администрации города (для комиссии по премированию); информационные отчеты об исполнении поручений Мэра города по итогам расширенных планерных совещаний; - ежеквартально - информация об исполнении перспективных (квартальных) планов работы Администрации города; информация об исполнении поручений (резолюций) Мэра города; информация об исполнении наказов избирателей; - по итогам полугодия - информация о работе коллегии Администрации города; анализ качества исполнения контрольных документов в Администрации города (с расчетом коэффициента исполнительской дисциплины); постановление Мэра города "О снятии с контроля постановлений и распоряжений Мэра города Ростова-на-Дону по итогам полугодия", информация об исполнении наказов избирателей; - по итогам года - информация о работе коллегии Администрации города; анализ качества исполнения контрольных документов в Администрации города (с расчетом коэффициента исполнительской дисциплины), информация об исполнении наказов избирателей; - по итогам проверок в течение 30 календарных дней отделом организационно-аналитической работы готовятся и направляются Мэру города за подписью управляющего делами Администрации города аналитические справки. 3. Ответственность за исполнение управленческих решений. 3.1. Ответственность за своевременность и полноту исполнения документов возлагается лично на заместителей главы Администрации города, глав администраций районов, руководителей структурных подразделений аппарата и отраслевых (функциональных) органов Администрации города, на которых соответствующим пунктом документа или резолюцией Мэра города возлагается контроль. 3.2. Главным исполнителем (куратором) является лицо, стоящее в перечне исполнителей первым. 3.3. Главный исполнитель курирует исполнение документа: определяет ответственных исполнителей, сроки промежуточного контроля, дату и форму предоставления информации принимает решение о необходимости подготовки плана мероприятий по реализации управленческого решения и назначает лицо, ответственное за контроль исполнения документа. На него возлагается созыв и координация работы соисполнителей, определенных поручением (резолюцией) или контрольным пунктом документа. 3.4. Соисполнители, указанные в документе или резолюции, в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение поручения. 3.5. Персональная ответственность за исполнение функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений закрепляется в должностных инструкциях специалистов аппарата Администрации города, администраций районов, отраслевых (функциональных) органах Администрации города, ответственных за организацию контроля за исполнением документов. 4. Порядок и формы контроля за исполнением функции (процессом) по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений. 4.1. Контроль за исполнением, описанной в настоящей главе функции, осуществляется управляющим делами Администрации города и начальником отдела организационно-аналитической работы. 4.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством исполнения функций осуществляется посредством проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества в порядке, предусмотренном стандартом системы менеджмента качества СТО-03. В случае обнаружения в результате контроля несоответствий в выполнении функции, выполняются мероприятия, установленные стандартами системы менеджмента качества по управлению несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-02). ГЛАВА 8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 1. Общие положения 1.1 Целью организации работы со служебными документами является установление единого порядка составления документов и обеспечение своевременного приема, сортировки, регистрации и передачи по назначению входящей корреспонденции и отправка исходящей корреспонденции. 1.2 Ответственность за актуализацию настоящей главы и координации деятельности по организации работы со служебными документами несет начальник общего отдела. В рамках организации работы со служебными документами канцелярией общего отдела выполняется функция N 21.1.05.01 согласно отраслевому реестру полномочий - ведение делопроизводства и документооборота: 1.3. При подготовке и оформлении документов работники аппарата Администрации города руководствуются основными требованиями: - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; - Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536); - постановления Губернатора РО от 12.12.2006 N 480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области"; - инструкции "Системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации г. Ростова-на-Дону (ИС ЭДО "Дело") (НПЦ "Космос"2) 2007г.; - распоряжения Мэра города от 29.10.2007 N 268 "О внедрении системы электронного документооборота и делопроизводства (подсистема "Канцелярия") в Администрации города Ростова-на-Дону, интегрированной с областной системой "Дело" и настоящим регламентом. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. 2. Административные процедуры 2.1 Процесс работы со служебными документами состоит из следующих административных процедур: - оформление документов; - организация документооборота и исполнение документов; - контроль исполнения документов. 2.2 Оформление документов 2.2.1 Требования к бланкам документов Документы, подготовленные в аппарате Администрации города, печатаются на бланке "Мэр города Ростова-на-Дону", "Глава Администрации города Ростова-на-Дону", "Администрация города". Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Введение в обращение, по мере необходимости, новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) управляющего делами. Соответствующие предложения вносятся начальником общего отдела. Служебные документы: справки, информации, анализы, докладные записки, служебные записки, протоколы, акты, заявления, заключения и письма-ответы на поручения, не выходящие из аппарата Администрации города, относятся к категории внутренних документов. Оформляются внутренние документы на стандартных листах формата А4 без бланка. Служебные документы: письма-ответы на запросы, исходящие из аппарата Администрации города, письма о выполнении поручений (руководителей федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти Ростовской области), сопроводительные письма к документам, направляемым организациям, все инициативные письма оформляются на бланках и имеют установленный ГОСТ Р 6.30-2003 комплекс обязательных реквизитов. 2.2.2 Требования к оформлению текста документов Документы печатаются на компьютере в текстовом редакторе Word for Windows с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером N 14 через 1 интервал. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Каждый лист документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее, 10 мм - правое. 2.2.3 Требования к оформлению реквизитов документов 2.2.3.1 Реквизит "дата" Датой документа или письма является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата арабскими цифрами (05.09.2008). 2.2.3.2 Реквизит "регистрационный номер" Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить индексом дела (по номенклатуре дел), информацией о корреспонденте и др. В письмах-ответах указывают регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Данный номер проставляется в штампе ниже регистрационного номера. Внутренние и исходящие служебные документы, подготовленные в аппарате Администрации города, регистрируются в программе "Дело" по месту их подписания. 2.2.3.3 Реквизит "адресат" При адресации документа или письма должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, инициалы указывают перед фамилией. При отправке документа или письма в организацию в программе "Дело" в адресате указывают ее наименование, затем полный почтовый адрес. При направлении письма физическому лицу в программе "Дело" указывают фамилию и инициалы получателя, затем полный почтовый адрес. Исходящий документ или письмо не должен содержать более четырех адресатов, слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. 2.2.3.4 Реквизит "гриф утверждения" Утверждение документа - особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Заместитель главы Администрации города ---------------------- И.И. Иванов Дата При утверждении документа постановлением, решением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 2.2.3.5 Реквизит "резолюция" Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. В состав резолюции входят: фамилия исполнителя (соисполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. 2.2.3.6 Реквизит "заголовок к тексту" Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос: "о чем?" или "о ком?" Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Точка в конце заголовка не ставится. 2.2.3.7 Реквизит "текст документа" Текст документа или письма должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, которые нумеруют арабскими цифрами. Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документов, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. 2.2.3.8 Реквизит "Отметка о наличии приложения" Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют: Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес. 2. Письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 2.2.3.9 Реквизит "подпись" Служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления можно внести от руки или машинописным способом "и. о." или "зам". Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Письма, адресованные Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, Председателю Совета Федераций Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Государственной Думы Федерального Собрания, полномочному представителю Президента в ЮФО, Главе Администрации Ростовской области, Председателю Законодательного Собрания Ростовской области направляются только в первом экземпляре и подписываются Мэром города, а в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности. В остальных случаях письма подписываются заместителями главы Администрации города и управляющим делами в зависимости от характера содержания письма, согласно распределению обязанностей. 2.2.3.10 Реквизит "отметка об исполнителе" Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Размер шрифта отметки не более 12пт. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. 2.2.3.11 Реквизит "гриф согласования документа", "визы согласования документа" Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствие его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Согласование проекта документа оформляется двумя способами: - визой на документе; - грифом согласования. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза проставляется в нижней части оборотного листа подлинника нормативно-правового акта, на проекте акта, на внутреннем документе; на копии отправляемого документа виза проставляется на лицевой стороне документа. В этом случае виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник Правового управления Личная подпись Дата Согласование проекта документа с внешними органами и организациями оформляются грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" в левом нижнем поле документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается". 2.2.3.12 Реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Исходящие простые и заказные письма сдаются в канцелярию общего отдела после регистрации их исполнителем в программе "Дело". 2.2.4 Требования к оттиску печати Оттиск печати с изображением Герба Ростовской области ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. В Администрации города имеются следующие печати: - гербовая печать Мэра города - хранится у помощника Мэра города; - гербовая печать Администрации города - хранится у управляющего делами и главного бухгалтера; Печати с обозначениями: - общий отдел - хранится у начальника общего отдела; - протокольный сектор - хранится у заведующего протокольным сектором; - спецчасть Администрации города Ростова-на-Дону, "Для пакетов" - хранится у ведущего специалиста (по ведению секретного делопроизводства) отдела по мобилизационной работе и взаимодействию с органами военного управления; - канцелярия - хранится у ведущего специалиста канцелярии общего отдела; - отдел внешних связей (для приглашений) - хранится у начальника отдела внешних связей; - управление по вопросам муниципальной службы и кадров - хранится у начальника управления; - сектор регистрации трудовых договоров и защиты прав потребителей - хранится у руководителя сектора; Печатями заверяются: - гербовыми - подписи Мэра города, заместителей главы и управляющего делами Администрации города; лицензии на право розничной продажи алкогольной продукции, финансовые документы, договоры. - протокольного сектора - копии постановлений и распоряжений Мэра города; - общего отдела - командировочные удостоверения, бланки удостоверений Администрации города, подписи заместителя главы Администрации города (по вопросам экономики) и руководителей курируемых им подразделений; - спецчасти Администрации города - документы, связанные с секретным делопроизводством; - канцелярии - описи по сдаче телеграмм, реестры по отправке заказной и простой почтовой корреспонденции, квитанции по расчетам за услуги почтовой связи, акты показаний франкировальной машины; - управления по вопросам муниципальной службы и кадров - документы по кадровым вопросам, трудовые книжки, копии дипломов, справок, анкет и т.д.; - сектора регистрации трудовых договоров и защиты прав потребителей - трудовые договоры. Право подразделений Администрации города использовать свою печать устанавливает управляющий делами. Правила хранения печатей определяют руководители структурных подразделений аппарата Администрации города. 2.3 Организация документооборота и исполнение документов 2.3.1 Требования к документообороту Движение документов в Администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот. В Администрации города применяется информационная система документооборота "Дело". Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание в дело, передача в архив) в обязательном порядке фиксируется в регистрационной карточке системы "Дело". Порядок работы с системой "Дело" определятся соответствующей инструкцией для работы пользователей. Прием, обработка, распределение и регистрация в программе "Дело" поступающих в Администрацию города документов обеспечивается канцелярией общего отдела, а в приемных заместителей главы и в подразделениях - лицами, назначенными ответственными за ведение делопроизводства. Прием и регистрацию в программе "Дело" документов, направленных в адрес Администрации города по вопросам судебного производства, обеспечивает канцелярия. Прием и регистрацию в программе "Дело" входящих документов "Для служебного пользования" осуществляет канцелярия. Прием и учет в программе "Дело" писем, поступивших от организаций и подразделений на запрос руководителя Администрации города, осуществляют приемные. Прием, регистрацию, учет письменных (устных) личных и коллективных обращений граждан ведет сектор по работе с обращениями граждан общего отдела Администрации города в соответствии с требованиями главы 9 настоящего Регламента. Письма депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Ростовской области и Ростовской-на-Дону городской Думы учитываются канцелярией в программе "Дело" как служебная корреспонденция, за исключением корреспонденции, имеющей отношение к обращениям граждан. С целью своевременного получения электронной почты, проверка электронных почтовых ящиков осуществляется специалистами не менее двух раз в день. 2.3.2 Требования к приему и передаче документов Прием и передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) в журнале "Регистрации телефонограмм" получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Телеграммы оформляются исполнителем на стандартных листах формата А 4 и подписываются Мэром города, а в его отсутствие первым заместителем. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается ее содержание. Подписанные и заверенные гербовой печатью телеграммы сдаются исполнителем в канцелярию в 2-х экземплярах. На все отправляемые телеграммы канцелярией составляется "Опись подаваемых телеграмм в центральный телеграф". Один экземпляр телеграммы и описи передается в центральный телеграф, вторые экземпляры (телеграммы и описи), хранятся в канцелярии в соответствии с номенклатурой дел. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: - объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; - запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; - поступившие факсограммы регистрируются получателем в программе "Дело", передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях Администрации города, осуществляется их руководителями. При предоставлении документов (информации, писем, предложений, ответы о выполнении поручений) на доклад Мэру города текст должен быть изложен коротко и ясно. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюциях. К ответу прилагается копия первичного документа с резолюцией. В документе, кроме необходимых виз и подписей, указываются инициалы, фамилия и телефон исполнителя. Документы с нарушением срока исполнения докладываются только с приложенной объяснительной запиской исполнителя. Все резолюции Мэра города на служебные документы (входящие, внутренние, исходящие) в программе "Дело" регистрирует ведущий специалист приемной и сдает в канцелярию для передачи исполнителям. Если согласно резолюции Мэра города документ подлежит рассылке двум и более заместителям, то размножение необходимого количества экземпляров осуществляет канцелярия. Если в резолюции Мэра города указан заместитель и руководитель подчиненного ему подразделения, то при необходимости, копию документа делает специалист или старший инспектор приемной заместителя главы Администрации города. В случае утери документа с резолюцией Мэра города ответственность несет исполнитель. Письма по вопросам работы подразделений на имя главы Мэра города предоставляются в приемную с письменным мнением (резолюцией) заместителя, курирующего эти вопросы. 2.3.3 Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения. Служебные документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется. Канцелярия проверяет правильность адресования, оформления, комплектность, целостность документов и приложений к ним. Неправильно адресованные, оформленные документы возвращаются отправителю. Канцелярия определяет документы, подлежащие регистрации и направляет по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между Мэром города и его заместителям. Корреспонденция с грифом "Лично" не вскрывается, а сразу передается адресатам. Корреспонденция, полученная из Администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Ростовской области, Администрации Ростовской области, аппарата полномочного представителя Президента в ЮФО, Прокуратуры РО, если она не адресована конкретному лицу, регистрируется и в тот же день передается для рассмотрения Мэру города. Документы, полученные по электронной почте, распечатываются и регистрируются в программе "Дело" канцелярией. Документы, полученные на личном приеме Мэра города от руководителей организаций, передаются в канцелярию на регистрацию с резолюцией. После регистрации документы возвращаются в приемную для внесения резолюции в программу "Дело", затем передаются исполнителям. Входящие документы, адресованные Мэру города, первому заместителю главы Администрации города, заместителям главы и управляющему делами Администрации города регистрируются канцелярией в программе "Дело". На всех, зарегистрированных канцелярией письмах, на нижнем поле первой страницы документа (справа) проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата и входящий номер (вх. N АГ-4007). Передача зарегистрированных в канцелярии документов из одной приемной в другую, производится только через канцелярию. Справочная информация о движении документа предоставляется канцелярией. Информация о зарегистрированных в канцелярии документах хранится в базе данных программы "Дело" Администрации города 5 лет. После регистрации в канцелярии служебные документы передаются в соответствующую приемную. Доставка в приемные входящей и внутренней служебной корреспонденции осуществляется канцелярией два раза в день: с 10-00 до 11-00 и с 15-00 до 16-00 часов, поступившей после 16 часов на следующий день, за исключением срочных. Должностные лица Администрации города рассматривают представленные документы в тот же день или не позднее следующего дня. После рассмотрения документа специалист приемной вносит в программу "Дело" резолюцию руководителя (фамилию исполнителя, текст резолюции, срок исполнения). Рассмотренные документы с резолюцией руководителя направляются исполнителю не позднее, чем на следующий день. Срочные документы направляются немедленно. Документы сроком исполнения менее 5 дней через канцелярию не отправляются. Специалист приемной вызывает представителя необходимого подразделения и передает документ под роспись в журнале передачи документов или направляет факсом. Если, согласно резолюции заместителя главы Администрации города, документ подлежит передаче двум и более исполнителям, то размножение необходимого количества экземпляров осуществляет специалист приемной. 2.4. Контроль исполнения документов 2.4.1 Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их регистрации в программе "Дело" Администрации города. 2.4.2 Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения - в указанный срок; - без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте резолюции пометку "срочно"- исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно"- в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца; - по запросам членов Совета Федерации, Прокуратуры РО, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов Ростовской-на-Дону городской Думы - не позднее чем через 30 дней со дня регистрации или в иной, согласованный с инициатором запроса срок; - по письмам предприятий, учреждений, фирм - в срок до одного месяца. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в день, предшествующий нерабочему дню. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока. 2.4.3 Документ считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. После исполнения документа, в программу "Дело" исполнитель вносит номер, дату исходящего документа и прикрепляет файл ответа. Копия ответа и документ (если не требовался его возврат) с пометкой "В дело" подшиваются исполнителем в папки (согласно номенклатуре дел). Исполненные документы систематизируются по классификации отделов или по характеру вопросов и хранятся у исполнителя. 2.4.4 Учет количества документов за определенный период времени (месяц, год) для подготовки статистических отчетов руководителю проводится специалистами по месту регистрации документов. За единицу учета количества документов принимается сам документ. 2.4.5 Все входящие документы, имеющие конкретные задания, поручения и сроки исполнения, ставятся на контроль в соответствующих приемных руководителей. Старший инспектор или специалист приемной ведут учет контрольных документов (входящих, внутренних и исходящих) в программе "Дело". Информация о несвоевременно исполненных документах представляется руководителю для принятия административных мер. Ведущий специалист канцелярии общего отдела: - осуществляет контроль установленного порядка прохождения служебных документов и писем; - анализирует состояние работы по документообороту в аппарате Администрации города; - осуществляет контроль в программе "Дело" Администрации города за своевременной отправкой приемными ответа на контрольные письма Администрации Президента Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента РФ в ЮФО, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания, Администрации РО, ГУВД РО, прокуратуры Ростовской области, Ростовского областного суда, департамента по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций Ростовской области и Ростовской-на-Дону городской Думы и Контрольно-счетной палаты города Ростова-на-Дону; - предоставляет еженедельную информацию о неисполненных контрольных письмах в приемные главы Администрации, заместителей главы Администрации и управляющего делами. 2.4.6 Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате Администрации города возлагается на заместителей главы Администрации города и управляющего делами. Руководители структурных подразделений несут ответственность за организацию работы с поступившими документами, контролируют качество и своевременность выполнения поручений. При работе со служебными документами: - лица, работающие с документами, отвечают за обеспечение сохранности находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них информации; - сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника; - не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо исправления и делать пометки; - при увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы; - в случае утраты документа об этом немедленно докладывается руководителю подразделения. 2.4.7 Не подлежат регистрации в канцелярии: - газеты, журналы, брошюры и другие периодические издания; - поздравительные письма, открытки и телеграммы; - извещения о совещаниях, конференциях, семинарах, программы и повестки дня; - пригласительные билеты, приглашения; - рекламные и коммерческие проспекты; - документы, поступающие в копиях для сведения; - переписка по административно-хозяйственным вопросам второстепенного характера, заявки структурных подразделений на подписку периодических изданий, на оборудование, канцтовары, оргтехнику и др.; - документы, поступившие в адрес профсоюзной организации; - первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности; - статистические сводки, справочники и др. 3. Порядок контроля за исполнением функций по работе со служебными документами. 3.1. Текущий контроль за соблюдением процесса осуществляется управляющим делами Администрации города, начальником общего отдела, а также руководителями подразделений, в которых оформляются, регистрируются и выполняются документы. 3.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством осуществления функции осуществляется посредством проведения внутренних аудитов должностными лицами Администрации города, ответственными за проведение внутреннего аудита. В случае обнаружения в результате контроля несоответствий в выполнении функции, выполняются мероприятия, установленные стандартами системы менеджмента качества по управлению несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-02). ГЛАВА 9. ПОРЯДОК ПРИЕМА И РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН 1. Общие положения 1.1 Ответственным за актуализацию главы и координацию работы является начальник общего отдела. 1.2 Прием и рассмотрение обращений граждан, а также личный прием граждан организовываются с целью регулирования правоотношения между гражданами и органами местного самоуправления, должностными лицами в сфере конституционного права граждан на обращение. 1.3 В рамках процесса рассмотрения обращений граждан выполняются следующие функции и услуги согласно отраслевому реестру: - контроль соблюдения установленных сроков рассмотрения обращений граждан, качественных параметров подготовки ответов (21.1.04.03); - анализ результатов работы с обращениями граждан и несоответствий (21.1.04.04); - архивация дел по рассмотрению обращений граждан, уничтожение их по истечении установленных сроков (21.1.04.05); - методическая работа (21.1.04.06); - прием и рассмотрение обращений граждан (21.1.04.01); - предоставление справочно-разъяснительной информации гражданам (21.1.04.02). 1.4 Администрация города осуществляет прием и рассмотрение обращений граждан в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (от 02.05.2006 N 59-ФЗ), Областным законом "Об обращениях граждан" (от 18.09.2006 N 540-ЗС). 2. Административные процедуры 2.1 Процесс работы с обращениями граждан состоит из следующих административных процедур: - прием обращений и регистрация; - рассмотрение обращения; - подготовка ответа; - направление ответа заявителю; - контроль исполнения, соблюдением порядка рассмотрения обращения и подготовкой ответа. Процесс личного приема граждан состоит из следующих административных процедур: - планирование приема; - проведение приема; - оформление результатов приема; - организация исполнения обращений, полученных в ходе приема. 2.2 Прием и рассмотрение обращений граждан 2.2.1 Жалобы, заявления и предложения граждан (далее обращения) в письменной форме, в форме электронных сообщений, в форме устного обращения на личном приеме к должностному лицу, поступают в сектор по работе с обращениями граждан общего отдела Администрации города (далее - сектор по работе с обращениями граждан): - письменные обращения граждане сдают лично специалистам сектора по работе с обращениями граждан (кабинет N 106, 108) - под роспись на копии обращения. - обращения граждан, полученные по почте, передаются из канцелярии в этот же день специалисту сектора по работе с обращениями граждан. - при поступлении устного обращения на личном приеме граждан должностных лиц оформляется "карточка устного приема", которая выводится на печать из АС "Учет и контроль исполнения письменных и устных обращений граждан". - обращения в электронном виде поступают в Интернет-приемную Администрации города (по Интернету). 2.2.2 Письменное обращение, в том числе коллективное, должно содержать наименование органа и (или) должностного лица, которому направляется обращение, изложение существа вопроса, фамилию, имя, отчество заявителя (представителя коллектива заявителей), данные о месте его жительства (месте пребывания), дату и личную подпись заявителя (представителя коллектива заявителей). 2.2.3 Все обращения граждан (включая те, которые поступают напрямую - в приемные Мэра города, заместителей главы Администрации города) регистрируются в секторе по работе с обращениями граждан в 3- дневный срок с момента их поступления в Администрацию города. При регистрации письменных обращений в секторе по работе с обращениями граждан общего отдела Администрации города на лицевой стороне первого листа обращения проставляются дата поступления и регистрационный номер. Все письменные и устные обращения регистрируются в системе АС "Учет и контроль исполнения письменных и устных обращений граждан", в соответствии с утвержденным справочником тем и типов вопросов, на каждого заявителя заводится "дело", обозначается буквами ГП (гражданская переписка), нумерация обращений ведется с начала каждого календарного года. Регистрации в АС "Учет и контроль исполнения письменных и устных обращений граждан" не подлежат заявления о предоставлении муниципальных и переданных государственных услуг, входящих в реестр полномочий, функций и услуг. Такие заявления передаются в канцелярию, регистрируются и рассматриваются в соответствии с главой 8 настоящего Регламента. При регистрации обращений, содержащих информацию о несоответствующей услуге или о бездействии должностных лиц, такие обращения идентифицируются в АС "Учет и контроль исполнения письменных и устных обращений граждан" как несоответствие. 2.2.4 В секторе по работе с обращениями граждан общего отдела Администрации города обращения проверяются на повторность поступления. Если обращение является повторным, материалы по первому обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы. Регистрация обращений и жалоб граждан, поступивших в Интернет-приемную, осуществляется в автоматизированной системе "АИСС-Контроль" в день поступления. (Регистрация в АС документооборота и делопроизводства "Дело" возможна при условии объединения с АС "Учет и контроль исполнения письменных и устных обращений граждан"). 2.2.5. На доклад Мэру города, как правило, передаются коллективные обращения, обращения, имеющие общественно значимый характер, вопросы деятельности кадров (назначения, злоупотребления, жалобы на руководящих работников), а также обращения по вопросам, связанным с деятельностью правоохранительных, налоговых, таможенных органов и органов военного управления. Из сектора по работе с обращениями граждан общего отдела Администрации города обращения передаются на рассмотрение кураторам, в соответствии с существующим распределением обязанностей между заместителями главы, управляющим делами Администрации города, директором департамента имущественно-земельных отношений - помощникам заместителей Главы Администрации на исполнение в день регистрации - под роспись в "карточке-заместителе", которая распечатывается из электронной программы АС "Учет и контроль исполнения письменных и устных обращений граждан". Поступившие в Администрацию города обращения граждан из федеральных, областных органов власти в случаях, если они взяты ими на контроль, передаются Мэру города или его заместителям, которые определяют порядок их дальнейшего рассмотрения. Ими же подписываются ответы на эти обращения в федеральные, областные органы власти и заявителям. В ответах заявителям указывается, каким федеральным, областным органом или должностным лицом поручено рассмотрение письма. Обращения граждан, поступившие в Администрацию города, направляются для рассмотрения по принадлежности в структурные подразделения, отраслевые, территориальные органы, подведомственные им организации, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, при этом их рассмотрение ставится на контроль в АС "Учет и контроль исполнения письменных и устных обращений граждан". С целью своевременного получения информации о поступивших Интернет-обращениях, ежедневно специалистами приемных или уполномоченными должностными лицами в подразделениях осуществляется проверка системы "АИСС-Контроль". 2.2.6 При передаче оформленного "дела" на рассмотрение в соответствующую приемную в "карточке - заместителе" указывается дата передачи, помощники заместителей Главы Администрации города ставят роспись о получении. "Карточка-заместитель" остается в секторе по работе с обращениями граждан, после рассмотрения обращения вкладывается в возвращенное исполнителем "дело". 2.2.7 Не подлежат рассмотрению вопросы, не входящие в компетенцию Администрации города. Принадлежность вопросов входящих в компетенцию Администрации города определяется Уставом города. Обращения, содержащие вопросы, отнесенные к ведению иных организаций, направляются на рассмотрение по принадлежности в течение 7 календарных дней, о чем своевременно информируется заявитель. Запрещается направлять обращения для рассмотрения в органы и должностным лицам, решения и (или) действия (бездействие) которых обжалуются. В случае если в соответствии с запретом, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд. Переадресация обращения, в случае, если его рассмотрение находится в ведении другого исполнителя, оформляется через сектор по работе с обращениями граждан общего отдела Администрации города в течение 7 календарных дней со дня получения с приложением письменного обоснования за подписью куратора. Орган местного самоуправления или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение должностному лицу в соответствии с компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. Заявители, обращения которых содержат заведомо ложные сведения, материалы клеветнического характера, несут ответственность в соответствии с федеральным, областным законодательством. 2.2.8 Обращения граждан рассматриваются в Администрации города в течение 30 календарных дней со дня регистрации. При необходимости проведения проверки для разрешения вопросов, поставленных в обращении, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен Мэром города, заместителями Главы Администрации города, либо уполномоченным на это должностным лицом не более чем на 30 календарных дней с одновременным письменным информированием заявителя и указанием причин продления. При необходимости дальнейшего продления периода рассмотрения обращений граждан, исполнителями должны указываться сроки предоставления ответа, в соответствии с которыми устанавливается дополнительный контроль и соответствующая отметка вносится в АС "Учет и контроль исполнения письменных и устных обращений граждан". 2.2.9 После подготовки резолюции (поручения) куратора по рассмотрению обращений, ее содержание вносится помощником в АС "Учет и контроль исполнения обращений граждан". Если в резолюции указаны несколько исполнителей, ответственным за подготовку ответа заявителю является первый исполнитель, который организует рассмотрение обращения остальными исполнителями и обобщает подготовленную ими информацию. Все исполнители визируют обобщенный ответ. Ответственный исполнитель определяет сроки предоставления соисполнителями информации об исполнении поручения, порядок согласования и подготовки итогового документа по обращению граждан. Информация по исполнению поручения представляется в адрес исполнителя, указанного в резолюции первым. Допускается подготовка одного ответа на несколько обращений заявителя, идентичных по содержанию, но при этом в ответе указывается перечень заявлений, на которые дается ответ. В исключительных случаях заявителю могут быть даны ответы в устной форме, о чем составляется справка за подписью руководителя, рассмотревшего данное обращение. Справка передается в сектор по работе с обращениями граждан общего отдела Администрации города и хранится в "деле". Помимо подготовки ответа на обращения, содержащие информацию о несоответствующей услуге или жалобу о бездействии должностных лиц, разрабатываются мероприятия по исправлению несоответствий и по устранению их причин в соответствии со стандартом по управлению несоответствиями (СТО-02). 2.2.10 Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, указаны конкретные сроки выполнения работ, проведения других мероприятий, заявитель проинформирован о результатах в письменной форме. В тексте ответа указывается, по поручению какого должностного лица рассмотрено обращение. В случае если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. 2.2.11 Рассмотрение обращений граждан, поступивших в Интернет-приемную, осуществляется в течение 5-ти рабочих дней со дня регистрации (срок рассмотрения интернет-обращений может быть продлен должностным лицом ответственным за исполнение обращения до 30 календарных дней, в зависимости от сложности и характера вопроса - с обязательным уведомлением заявителя). 2.2.12 Персональную ответственность за сохранность материалов "дела" до момента передачи его в приемную граждан несет исполнитель. В случае утери обращения заявителя или материалов из его "дела" исполнитель предоставляет управляющему делами объяснительную записку за подписью своего руководителя для принятия мер и оформления дубликата. Не допускается передача "дел" от одного исполнителя другому, минуя сектор по работе с обращениями граждан. При необходимости срочной передачи "дела" на доклад в течение дня, специалист сектора по работе с обращениями граждан имеет право забрать его из соответствующей приемной и передать по назначению - под роспись в "карточке-заместителе". Ответы, подготовленные по резолюциям Мэра города, списываются "в дело" Мэром города или, по согласованию с Мэром города, управляющим делами Администрации города, начальником общего отдела. Обращения списываются "в дело" или ставятся "на контроль" кураторами - теми должностными лицами, которые давали поручение по рассмотрению. Ответы на обращения, рассмотрение которых курирует первый заместитель Главы Администрации города, списываются" "в дело" или ставятся "на контроль" уполномоченным лицом - главным специалистом по вопросам жилищно-коммунального хозяйства. 2.2.13 После рассмотрения, обращение со всеми материалами ("дело") передаются специалисту сектора по работе с обращениями граждан под роспись в журнале приемной соответствующего куратора. В "дело" с обращением, содержащим информацию о несоответствующей услуге или жалобу о бездействии должностных лиц, помещаются мероприятия по исправлению несоответствий и устранению их причин, разработанные в соответствии с СТО-02. В АС "Учет и контроль исполнения письменных и устных обращений граждан" вносится дата исполнения и результат рассмотрения. При нарушении срока рассмотрения обращений граждан дата фактического исполнения вносится в "карточку-заместитель" под роспись помощника куратора. "Дела" с материалами рассмотрения обращений граждан хранятся в архиве сектора по работе с обращениями граждан общего отдела 5 лет. 2.3 Личный прием граждан. 2.3.1 Личный прием граждан осуществляется Мэром города, его заместителями - по вопросам, отнесенным к их ведению. В случае необходимости, на прием приглашаются представители структурных подразделений, руководители отраслевых, территориальных органов Администрации города. 2.3.2 Дата приема устанавливается согласно графику, который публикуется в печати, размещается на официальном портале Администрации города Ростова-на-Дону. График ежегодно составляется начальником общего отдела, согласовывается с Управляющим делами Администрации города, утверждается Мэром города. График приема размещается в секторе по работе с обращениями граждан в доступном для обозрения месте. 2.3.3 Предварительная беседа с гражданами, запись на прием к руководителям Администрации города, проводится заведующим сектором по работе с обращениями граждан. При обращении граждан по вопросам, не отнесенным к ведению Администрации города, заведующий сектором дает необходимые разъяснения. В ходе собеседования заведующий сектором по работе с обращениями граждан имеет право приглашать представителей структурных подразделений, отраслевых, территориальных органов Администрации города или консультироваться с ними в телефонном режиме для определения степени важности, уровня компетенции и решения поднимаемых вопросов. Данные о гражданах, записанных на прием, регистрируются в АС "Учет и контроль исполнения письменных и устных обращений граждан". 2.3.4 Организацию личного приема Мэра города осуществляет заведующий сектором по работе с обращениями граждан общего отдела Администрации города во взаимодействии с помощниками Мэра города, заместителей Главы Администрации города, структурными подразделениями, отраслевыми территориальными органами Администрации города их подведомственными организациями, управлениями, предприятиями. Выездные приемы Мэра города организуются администрациями районов. Организацию личного приема граждан заместителями Главы Администрации города осуществляют их помощники. В случае отмены или переноса даты проведения приема граждан, помощники заместителей в обязательном порядке лично информируют об этом лиц, записавшихся на прием. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. 2.3.5 Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2026 Июнь
|
