Указ Губернатора Омской области от 02.08.2013 № 113

визируется исполнителем на втором экземпляре в левом нижнем углу.
     Телеграммы принимаются на отправку подписанными и  датированными.
Отправка  телеграмм осуществляется в соответствии с правилами оказания
услуг телеграфной связи.
     Вторые экземпляры телеграмм, отправленных за подписью Губернатора
Омской области,  первого заместителя Председателя Правительства Омской
области,   заместителя   Председателя  Правительства  Омской  области,
министра Омской  области,  руководителя  Аппарата  Губернатора  Омской
области, формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел.
     48. Телефонограмма применяется  для  срочных  кратких  сообщений.
Телефонограмму   рекомендуется   применять   для  передачи  вызова  на
совещание,  заседание,  а также для  получения  сведений  оперативного
характера,  не требующих документального оформления (приложение N 13 к
Инструкции).
     Телефонограммы за  подписью  Губернатора Омской области,  первого
заместителя Председателя  Правительства  Омской  области,  заместителя
Председателя   Правительства  Омской  области,  руководителя  Аппарата
Губернатора  Омской  области  передаются  и  принимаются  на  их   имя
уполномоченными должностными лицами.
     После сверки текста телефонограммы с принимающим лицом передающий
заполняет справочные реквизиты:
     в графе "Принял" указываются должность,  фамилия лица, принявшего
телефонограмму, и номер его телефона;
     в графе "Передал" указываются должность, фамилия, номер телефона,
по    которому    телефонограмма   была   передана,   время   передачи
телефонограммы (часы и минуты) и дата.
     На обороте телефонограммы,  содержание которой требуется передать
нескольким  адресатам,  составляется  список   адресатов   и   номеров
телефонов, по которым она должна быть передана.
     Полученная телефонограмма  должна  быть  отпечатана  и   передана
руководителю в возможно короткий срок.
     49. Доверенность оформляется на представителя Губернатора  Омской
области, Правительства Омской области для подтверждения его полномочий
перед   третьими    лицами    на    совершение    сделок,    получение
товарно-материальных   ценностей   или   других   действий   от  имени
Губернатора Омской области, Правительства Омской области.
     Доверенность оформляется  на  бланках Губернатора Омской области,
Правительства Омской области.
     Вид документа   "ДОВЕРЕННОСТЬ"   печатается  прописными  буквами,
выравнивается по центру и отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами от
текста доверенности.
     В тексте доверенности указываются следующие сведения:
     - должность доверенного лица;
     - организация, в которой производятся действия по доверенности;
     - вид действия;
     - образец   подписи   лица,   получившего    доверенность    (при
необходимости);
     - заверение подлинности подписи (при необходимости);
     - срок действия доверенности.
     Доверенность оформляется в двух экземплярах.
     Первый экземпляр   (оригинал)   выдается   лицу,   указанному   в
доверенности в качестве представителя.
     Второй экземпляр   с  визами  хранится  в  органе  исполнительной
власти.
     Доверенности, выданные   от  имени  Губернатора  Омской  области,
Правительства Омской области,  регистрируются как исходящий документ в
отделе учета и обработки документов и имеют единую валовую нумерацию в
рамках каждого года.
     В случае  расторжения трудового договора (служебного контракта) с
работником,  указанным  в  доверенности   в   качестве   представителя
Губернатора Омской области, Правительства Омской области, до истечения
срока действия доверенности оригинал доверенности подлежит возврату  в
отдел учета и обработки документов.
     50. Служебные письма готовятся:
     - как  ответы  о выполнении поручений Губернатора Омской области,
первого  заместителя  Председателя   Правительства   Омской   области,
заместителя  Председателя  Правительства Омской области,  руководителя
Аппарата Губернатора Омской области;
     - как сопроводительные письма;
     - как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
     - как инициативные письма.
     Сроки подготовки служебных писем устанавливаются резолюцией.
     Тексты ответных  служебных  писем  должны  точно  соответствовать
поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
     Служебные письма  оформляются  на  бумажном  носителе или в форме
электронных документов в соответствии с пунктом 11 Инструкции.
     Служебная переписка  между  Губернатором  Омской области,  первым
заместителем Председателя Правительства Омской  области,  заместителем
Председателя  Правительства  Омской  области,  руководителем  Аппарата
Губернатора Омской области осуществляется без использования бланков.
     Служебные письма,  подписываемые несколькими должностными лицами,
оформляются на стандартном листе бумаги и должны иметь  одну  (единую)
дату.
     При оформлении служебного  письма  не  допускается  использование
оборотной стороны листа.
     Текст служебного письма,  как  правило,  должен  касаться  одного
вопроса или нескольких вопросов,  если они взаимосвязаны. Письмо может
иметь краткое наименование,  которое раскрывает его содержание. Если в
письме  отражено  несколько  вопросов,  то его наименование может быть
сформулировано обобщенно. Точка в конце наименования не ставится.
     Если письмо  оформлено на бланке должностного лица,  то его текст
излагается   от   1-го   лица   единственного    числа:    "прошу...",
"направляю...".
     Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части
излагается  причина,  основание  или  обоснование  составления письма,
приводятся  ссылки  на  документы,  являющиеся  основанием  подготовки
письма.  Во  второй части,  начинающейся с абзаца,  помещаются выводы,
предложения,  просьбы, решения и т.д. с соответствующей мотивацией или
без нее.
     Проекты служебных писем, адресованных Губернатору Омской области,
первому   заместителю   Председателя   Правительства  Омской  области,
заместителю Председателя Правительства  Омской  области,  руководителю
Аппарата   Губернатора   Омской   области,   должны  быть  согласованы
руководителями  заинтересованных  структурных  подразделений   органов
исполнительной  власти,  в  которых подготовлены вышеуказанные проекты
служебных писем. Согласование оформляется визой.
     Виза проставляется  на  последнем листе второго экземпляра письма
ниже подписи.
     Визирование и  подписание  служебных  писем  в  форме электронных
документов осуществляется с использованием ЭП визирующего и подписанта
соответственно.
     Все подготовленные  служебные  письма  должны  быть  оформлены  и
направлены на регистрацию в СЭДО Правительства Омской области.

               Раздел III. Организация документооборота

               Подраздел 4. Прием и первичная обработка
                        поступающих документов

     51. Прием  и  первичная  обработка  поступающих  в  Правительство
Омской  области  документов  осуществляются в отделе учета и обработки
документов.  Первичная  обработка  поступивших   документов   включает
проверку  правильности  доставки  документов  и  наличия  документов и
приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и
не  подлежащие  регистрации.  Конверты  с  документами вскрываются (за
исключением конвертов с пометкой  "лично"),  проверяется  правильность
доставки,  целостность  упаковки,  наличие  в них документов,  включая
приложения. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
     При обнаружении  некомплектности  или  повреждении  документов на
бумажном носителе составляется акт в трех экземплярах, один из которых
остается  в отделе учета и обработки документов,  второй приобщается к
поступившему документу,  третий  направляется  отправителю  документа.
Конверты  после вскрытия,  как правило,  уничтожаются,  кроме случаев,
когда только по  ним  можно  установить  адрес  отправителя  или  дату
отправки. Не уничтожаются конверты, содержащие предложения, заявления,
жалобы граждан,  материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы,
повестки и т.д.).
     В СЭДО   Правительства   Омской   области   обработке    подлежат
электронные    документы,    которые    подписаны    ЭП,    признанной
действительной.  При получении электронных документов, подписанных ЭП,
отдел    учета    и    обработки    документов   производит   проверку
действительности ЭП должностного лица - автора документа.
     При получении  электронного  образа  документа,  подписанного ЭП,
отдел   учета   и    обработки    документов    производит    проверку
действительности   ЭП   сотрудника   подразделения   делопроизводства,
подтверждающей  соответствие   электронного   образа   документа   его
подлиннику  на  бумажном  носителе,  подписанному  должностным лицом -
автором документа.
     При обнаружении   некомплектности   или  повреждении  электронных
документов,  электронных образов документов,  отсутствии или признании
ЭП  недействительной  отдел  учета  и  обработки документов направляет
отправителю  уведомление  об  отказе  в  приеме  к  обработке   такого
документа.  Уведомление  подписывается  ЭП сотрудника,  признавшего ЭП
недействительной.
     52. Доставка    документов   в   Правительство   Омской   области
осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электронной связи.
С  помощью  почтовой  и  фельдъегерской  связи доставляется письменная
корреспонденция в виде писем,  почтовых карточек, бандеролей, посылок,
мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи
поступают   телеграммы,   факсограммы,   телефонограммы,   электронные
документы   и   электронные   образы   документов   из   СЭДО  органов
государственной власти и иных организаций.
     53. Служебные документы,  которые поступили,  минуя отдел учета и
обработки документов, должны быть сданы для регистрации в тот же день.

         Подраздел 5. Предварительное рассмотрение документов

     54. Предварительное рассмотрение документов  проводится  в  целях
выделения  из  всего  массива  поступившей корреспонденции документов,
требующих обязательного рассмотрения Губернатором  Омской  области,  а
также перенаправления поступивших документов должностным лицам.
     На рассмотрение Губернатора Омской области передаются  документы,
полученные    от    вышестоящих   органов,   касающиеся   деятельности
Правительства Омской  области,  иных  органов  исполнительной  власти,
содержащие   информацию   по   принципиальным  вопросам  деятельности,
требующим решения.
     Основанием для   принятия   решения   в   ходе   предварительного
рассмотрения  является  содержание  документа,  а  не  адресация   его
соответствующему должностному лицу.
     55. Документы,   адресованные   Губернатору    Омской    области,
предварительно   рассматриваются  в  Секретариате  Губернатора  Омской
области, а затем направляются в отдел учета и обработки документов для
регистрации.  Документы, адресованные первому заместителю Председателя
Правительства Омской области,  заместителю Председателя  Правительства
Омской   области,   министру  Омской  области,  руководителю  Аппарата
Губернатора  Омской  области,  а  также   без   указания   конкретного
должностного  лица  или  органа  исполнительной  власти предварительно
рассматриваются  и  регистрируются  в   отделе   учета   и   обработки
документов.  Без  предварительного рассмотрения и регистрации в отделе
учета и обработки документов передаются:
     обращения граждан  - в управление по работе с обращениями граждан
Губернатора Омской области;
     нормативные правовые   акты  Российской  Федерации,  поручения  и
указания  Президента  Российской  Федерации,  поручения  Правительства
Российской  Федерации,  постановления  Совета  Федерации  Федерального
Собрания  Российской  Федерации,  Государственной  Думы   Федерального
Собрания  Российской  Федерации  - в сектор контроля Управления делами
для организации контроля вышеуказанных  документов  в  соответствии  с
Регламентом Правительства Омской области;

     судебные повестки, касающиеся восстановления прав реабилитированных жертв политических репрессий, - в Главное управление региональной безопасности Омской области, остальные судебные повестки - в Главное государственно-правовое управление Омской области; (В редакции Указов Губернатора Омской области от 02.12.2013 г. N 162; от 14.12.2015 № 213)

     документы с  пометкой "Для служебного пользования" - в управление
Губернатора Омской области по защите государственной тайны.
     56. Телеграммы  принимаются  под  расписку с проставлением даты и
времени приема.
     57. Предварительное     рассмотрение    электронных    сообщений,
поступающих по электронной почте, электронных документов и электронных
образов  документов,  поступающих в СЭДО Правительства Омской области,
осуществляется аналогично документам на бумажных носителях.
     58. В  первую очередь осуществляется предварительное рассмотрение
документов с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения,
или с пометкой о срочности их доставки.

           Подраздел 6. Регистрация поступающих документов

     59. Регистрации   подлежат   все   документы,   требующие  учета,
исполнения и использования.  Документы  регистрируются  независимо  от
способа их доставки.
     Документы регистрируются  один  раз:   поступающие   -   в   день
поступления,  создаваемые - в день подписания или утверждения либо при
поступлении в нерабочее время на следующий рабочий день.  Не  подлежат
регистрации     в     Правительстве     Омской    области    материалы
справочно-информационного характера, перечисленные в приложении N 14 к
Инструкции.
     60. Регистрация документов производится  в  зависимости  от  вида
документа,  автора и содержания. В отделе учета и обработки документов
регистрируются и учитываются:
     1) документы,  поступившие  на  имя  Губернатора  Омской области,
первого  заместителя  Председателя   Правительства   Омской   области,
заместителя  Председателя  Правительства Омской области,  руководителя
Аппарата Губернатора Омской области;
     2) переписка  за  подписью  Губернатора  Омской области,  первого
заместителя Председателя  Правительства  Омской  области,  заместителя
Председателя   Правительства  Омской  области,  руководителя  Аппарата
Губернатора Омской области;
     3) докладные  записки на имя Губернатора Омской области,  первого
заместителя Председателя  Правительства  Омской  области,  заместителя
Председателя   Правительства  Омской  области,  руководителя  Аппарата
Губернатора Омской области.
     61. Документы   регистрируются  и  учитываются  отделом  учета  и
обработки  документов  в  СЭДО  Правительства  Омской  области   путем
создания  регистрационно-контрольных карточек документов (далее - РКК)
с включением в них  электронных  документов  или  электронных  образов
документов и заполнением следующих полей:
     - входящий номер;
     - индекс дела;
     - дата регистрации;
     - корреспондент;
     - адрес корреспондента;
     - номер документа;
     - дата документа;
     - автор документа;
     - заголовок (краткое содержание);
     - вид документа;
     - вид доставки;
     - отметка срочности;
     - пришло из;
     - тематика;
     - кому (на рассмотрение);
     - у кого находится подлинник;
     - сопроводительная информация (примечание);
     - вложения;
     - текст документа;
     - количество листов основного документа;
     - количество приложений;
     - общее количество листов приложений.
     Документы, поступившие на бумажном носителе,  включаются  в  СЭДО
Правительства   Омской   области   после   сканирования   и   создания
электронного образа документа. Включение электронного образа документа
в   СЭДО  Правительства  Омской  области  возможно  только  после  его
сравнения с подлинником документа. После включения электронного образа
документа  в  СЭДО  Правительства  Омской  области  он  заверяется  ЭП
сотрудника  отдела  учета  и  обработки   документов,   подтверждающей
соответствие  электронного образа документа его подлиннику на бумажном
носителе. Не подлежат сканированию:
     - сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;
     - книги,  буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4,
а также состоящие из листов разного формата;
     - материалы с малоразборчивым текстом;
     - письма граждан, приложенные к документам.
     Электронные документы    и    электронные    образы    документов
регистрируются  в  СЭДО  Правительства  Омской  области после проверки
действительности ЭП,  не прошедшие проверку действительности  -  после
получения подлинника документа на бумажном носителе.
     62. При создании РКК поступившего в Правительство Омской  области
документа   в   СЭДО   Правительства   Омской  области  осуществляется
присвоение  регистрационного  номера  документу   с   указанием   даты
регистрации, например:

     ВХ-13/ПР-10540 от 20.05.2013,

     где:
     ВХ - вид документа (входящий);
     13 - год;
     ПР - Правительство Омской области;
     10540 - порядковый номер;
     20.05.2013 - дата регистрации.

     На документах,  оформленных на  бумажном  носителе  и  подлежащих
регистрации,  на  лицевой  стороне  первого листа в правом нижнем углу
ставится регистрационный штамп, в котором заполняется дата поступления
и регистрационный номер.
     63. Документы,  поступающие по электронной почте  и  факсимильной
связи,   регистрируются  отделом  учета  и  обработки  документов  как
входящие документы.  При поступлении документа по каналу  факсимильной
связи  вместе  с его подлинником обоим документам присваивается один и
тот же регистрационный номер.
     64. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а
затем передаются на исполнение.
     65. После   регистрации   документы  передаются  на  рассмотрение
Губернатору   Омской   области,   первому   заместителю   Председателя
Правительства  Омской области,  заместителю Председателя Правительства
Омской  области,  министру  Омской  области,   руководителю   Аппарата
Губернатора    Омской    области.    Срочные    документы   передаются
незамедлительно   через   помощников   (советников)    соответствующих
руководителей.
     66. В  случае  если  поступивший  документ  является  ответом  на
запрос,  работники  отдела  учета  и  обработки  документов  подбирают
документы,  на  которые  имеется  ссылка,  и  связывают  их   в   СЭДО
Правительства Омской области.
     67. Все зарегистрированные документы после исполнения списываются
"в  дело"  руководителем,  давшим  поручение  и  установившим срок его
исполнения,  или  уполномоченным  лицом.  Информация   об   исполнении
документа  заносится  в  СЭДО Правительства Омской области с внесением
номера дела по номенклатуре дел, в котором будет находиться документ.
     68. В  случае  изменения  резолюции  или  в  случае переадресации
документов между органами  исполнительной  власти  указанная  передача
осуществляется  через  отдел  учета  и обработки документов,  при этом
документы вторично не регистрируются.

             Подраздел 7. Порядок рассмотрения документов
                и доведение документов до исполнителей

     69. На   рассмотрение   Губернатора   Омской   области,   первого
заместителя Председателя  Правительства  Омской  области,  заместителя
Председателя  Правительства  Омской области,  министра Омской области,
руководителя Аппарата Губернатора Омской области документы  передаются
после  их  регистрации  (в  случае,  когда они подлежат регистрации) в
соответствии  с   распределением   обязанностей.   При   передаче   на
рассмотрение  электронных  документов  вместе  с  ними  передаются  их
регистрационные данные.
     По результатам рассмотрения документов Губернатор Омской области,
первый  заместитель   Председателя   Правительства   Омской   области,
заместитель Председателя Правительства Омской области,  министр Омской
области,  руководитель  Аппарата  Губернатора  Омской   области   дают
поручения  в  форме  резолюции.  Исполнителями  поручений  Губернатора
Омской области,  первого заместителя Председателя Правительства Омской
области,   заместителя   Председателя  Правительства  Омской  области,
руководителя  Аппарата  Губернатора  Омской  области  являются  органы
исполнительной власти в лице их руководителей.
     Резолюции оформляются в соответствии с пунктом 37 Инструкции. Все
резолюции подлежат занесению в СЭДО Правительства Омской области путем
создания контрольной карточки резолюции и заполнением в ней  следующих
полей:
     - автор;
     - исполнители;
     - текст;
     - дата выдачи;
     - срок исполнения;
     - отметка срочности;
     Резолюциям, требующим отчета об исполнении,  присваивается статус
"Контроль"  или  "Особый  контроль"  с  обязательным  указанием  срока
исполнения.  В поле  "Исполнители"  первым  указывается  ответственный
исполнитель.
     Резолюции заносятся   в   СЭДО   Правительства   Омской   области
помощниками (советниками) или иными лицами, на которых в установленном
порядке возложена указанная обязанность,  могут  быть  подготовлены  в
виде проектов и направлены автору резолюции для подписания. Резолюции,
созданные в СЭДО Правительства  Омской  области  в  форме  электронных
документов, подписываются ЭП автора резолюции.
     Документы тиражируются в соответствии с резолюциями  и  рассылкой
на  исполнение.  Если  в  резолюции  указано  несколько  исполнителей,
подлинник документа  вместе  с  резолюцией  направляется  исполнителю,
указанному  в  резолюции  первым,  либо исполнителю,  напротив фамилии
которого стоит отметка "созыв",  "обобщение",  "отв.",  "свод" и  т.п.
(ответственному исполнителю).  Остальным исполнителям (соисполнителям)
направляются копии.  Все последующие резолюции на документе не  должны
искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.
     Основной исполнитель и соисполнители вправе  давать  поручения  в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
     70. Документы и  резолюции  на  бумажном  носителе  доводятся  до
исполнителей  через  отдел  учета  и  обработки  документов  путем  их
вложения в именную папку исполнителя с последующей выемкой курьером. В
случае  отсутствия  у  исполнителя  именной  папки  в  отделе  учета и
обработки документов документы доводятся средствами почтовой или  иной
связи.
     Электронные документы и резолюции в форме электронных  документов
доводятся до исполнителей путем пересылки из СЭДО Правительства Омской
области в СЭДО исполнителя при наличии  у  него  таковой.  Электронные
документы  направляются исполнителю вместе с регистрационными данными.
В  случае  отсутствия  у  исполнителя  СЭДО  ему  направляются   копии
электронных  документов  и  резолюций,  заверенные  в  соответствии  с
пунктом 35 Инструкции.
     Резолюции доводятся  до сведения исполнителей в день рассмотрения
документа  руководителем  или  на  следующий  рабочий  день.   Срочные
документы передаются исполнителю незамедлительно.
     Оповещение исполнителей,  зарегистрированных в СЭДО Правительства
Омской области, о наличии резолюции производится автоматически.
     Исполнители или лица,  наделенные соответствующими  полномочиями,
вносят  информацию  о  ходе  исполнения резолюции в СЭДО Правительства
Омской области.
     71. По  результатам аппаратных совещаний,  рабочих поездок и т.д.
оформляется  систематизированное  перечисление  поручений  Губернатора
Омской  области  в  виде  перечня поручений Губернатора Омской области
(далее - перечень).
     Образец оформления   перечня   приведен   в  приложении  N  15  к
Инструкции.
     Регистрация перечней  осуществляется  в  отделе учета и обработки
документов с внесением в СЭДО Правительства  Омской  области.  Процесс
работы с перечнями аналогичен процессу работы с резолюциями.

             Подраздел 8. Контроль исполнения документов

     72. Сроки   исполнения   документов  определяются  руководителем,
который  дает  поручение  (подписывает  резолюцию)  исходя  из  срока,
установленного   организацией,   направившей   документ,  или  сроков,
установленных законодательством.
     73. Контроль  исполнения документов включает постановку документа
на контроль,  координацию и анализ хода исполнения,  учет и  обобщение
результатов,   информирование  руководителей  о  состоянии  исполнения
документов,  снятие исполненного  документа  с  контроля,  направление
исполненного документа в дело. Сроки исполнения документов заносятся в
СЭДО Правительства Омской области.
     74. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие
исполнения.
     На особый контроль ставятся:
     - поручения Президента Российской Федерации;
     - поручения Правительства Российской Федерации;
     - запросы правоохранительных органов и прокуратуры;
     - запросы контролирующих органов.
     75. Делопроизводственный учет находящихся  на  контроле  правовых
актов   Президента   Российской  Федерации,  Правительства  Российской
Федерации,  Губернатора Омской области,  Правительства Омской области,
поручений   и  указаний  Президента  Российской  Федерации,  поручений
Правительства Российской Федерации,  ведение электронной  базы  данных
контролируемых  документов  осуществляет  сектор  контроля  Управления
делами (далее - сектор контроля).
     В течение  всего  периода  исполнения  документа  сектор контроля
ведет упреждающий контроль исполнения в Правительстве  Омской  области
поручений,  содержащихся  в  федеральном и областном законодательстве,
поручений  Губернатора  Омской  области  по  исполнению  поручений   и
указаний  Президента  Российской  Федерации,  поручений  Правительства
Российской Федерации.
     76. Ежемесячно   по   состоянию   на  1-е  число  каждого  месяца
Управление делами информирует Губернатора Омской области о  соблюдении
сроков исполнения документов, стоящих на контроле.
     77. Контроль  исполнения  документов  осуществляется  помощниками
(советниками) или должностными лицами, уполномоченными руководителем.
     78. Все снятые с  контроля  документы  должны  иметь  отметку  об
исполнении.
     79. Контроль исполнения поручений в Правительстве Омской  области
осуществляется с помощью СЭДО Правительства Омской области.
     80. Иные  вопросы  контроля  и  сроки  исполнения  документов   и
поручений  в  Правительстве  Омской  области  определяются Регламентом
Правительства Омской области.

            Подраздел 9. Работа исполнителей с документами

     81. Организация работы исполнителей с документами  осуществляется
на   основании   резолюций  вышестоящих  должностных  лиц.  Исполнение
документа предусматривает сбор  и  обработку  необходимой  информации,
подготовку   проекта   документа,   согласование  с  заинтересованными
должностными лицами,  доработку и представление проекта  документа  на
подпись руководителю.
     Проекты документов подлежат обязательному занесению в  СЭДО.  При
создании  проектов  документов  в  СЭДО  Правительства  Омской области
исполнителем в учетной карточке заполняются следующие поля:
     - подписант документа;
     - отметка срочности (при необходимости);
     - наименование типа папки (письмо, служебная записка);
     - наименование типа  электронного  документа  (письмо,  служебная
записка и т.д.);
     - заголовок (содержит краткое название, передающее смысл текста и
отвечающее на вопрос "О чем?");
     - поле "Вложения" (содержит прикрепленные файлы);
     - поле  "Текст  документа" (помещается текстовая часть документа,
за исключением бланка,  на котором оформлен документ,  и приложений  к
нему).
     Необходимость наличия  проекта  документа  на  бумажном  носителе
(одновременно   с   проектом   электронного   документа)  определяется
исполнителем исходя из вида документа и его адресата.
     Проекты электронных   документов  направляются  руководителю  для
подписания ЭП средствами СЭДО. Проекты документов на бумажном носителе
передаются на подпись в установленном порядке.
     При подготовке   проектов   документов   на   бумажном   носителе
исполнитель  определяет  необходимое количество экземпляров документа,
передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем
в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
     82. Подлинник  подлежащего  исполнению  документа  с   поручением
(резолюцией) руководителя направляется ответственному исполнителю.
     Другие исполнители,   указанные    в    поручении    (резолюции),
осуществляют  подготовку соответствующих материалов по копии документа
с поручением (резолюцией) руководителя.
     83. Ответственный  исполнитель координирует работу соисполнителей
поручения,  в том числе определяет сроки представления соисполнителями
необходимых  документов  и  материалов  в соответствии с федеральным и
областным законодательством.
     84. В  случае если лицом,  ответственным за исполнение документа,
специально  не  определены  сроки  представления  иными  исполнителями
необходимых  документов и материалов,  то данные документы и материалы
представляются  в  сроки,  предусмотренные  Регламентом  Правительства
Омской области.
     85. В исключительных случаях лицо,  ответственное  за  исполнение
поручения,  представляет  на  имя Губернатора Омской области,  первого
заместителя Председателя  Правительства  Омской  области,  заместителя
Председателя  Правительства  Омской области,  министра Омской области,
руководителя Аппарата Губернатора Омской области,  давшего  поручение,
мотивированную  просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения
срока исполнения поручения.  В отношении поручений Губернатора  Омской
области,  данных в связи с исполнением поручений Президента Российской
Федерации,  Правительства Российской Федерации, мотивированная просьба
о  продлении  соответствующего  поручения  представляется не позднее 5
дней до истечения срока исполнения поручения.
     86. Соисполнители имеют право:
     - докладывать  об  исполнении  поручения  руководителю,   давшему
поручение,    только   по   поручению   (предложению)   ответственного
исполнителя;
     - вносить  ответственному  исполнителю  предложения  об изменении
сроков исполнения документов с соответствующим обоснованием.
     87. Ответственный  исполнитель  персонально  отвечает за качество
исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и
соблюдение сроков его выполнения.
     88. Документ (поручение) считается  исполненным,  если  проведены
предусмотренные  в  документе  мероприятия,  рассмотрены  по  существу
поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные  (устные)
ответы  или  поставленные  в  документе  вопросы  решены в оперативном
порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (если это
требуется исходя из содержания документа или резолюции).
     89. После  исполнения  документа  в  СЭДО  Правительства   Омской
области  проставляется  отметка  об исполнении документа и направлении
его в дело.

                   Подраздел 10. Организация работы
                     с отправляемыми документами

     90. Документы,  направляемые на подпись руководителю, должны быть
завизированы ответственным исполнителем в соответствии  с  пунктом  33
Инструкции.   Подписанные   документы  передаются  для  регистрации  и
отправки в отдел учета и обработки документов.
     Перед регистрацией  отправляемого документа производится проверка
правильности   оформления    документа,    комплектности    документа,
соответствия  количества  экземпляров  документа  указателю  рассылки,
соответствия  текстов  подписанного   и   завизированного   экземпляра
документа,  производится  сортировка  документов по способу исполнения
(простая и заказная почта), проверяется наличие:
     - подписи;
     - виз;
     - приложений;
     - отметки об исполнителе;
     - правильности написания адресата;
     - номера и даты документа, на который делается ссылка.
     Перед регистрацией  электронных  документов производится проверка
аутентичности и действительности ЭП  должностного  лица,  подписавшего
документ.
     Неправильно оформленные  документы  возвращаются   ответственному
исполнителю.
     Регистрация и дальнейшая отправка документов на бумажном носителе
осуществляется  только  при  наличии проекта документа,  занесенного в
СЭДО Правительства Омской области.  При отсутствии  рабочего  места  в
СЭДО   Правительства   Омской   области  электронный  образ  документа
передается в отдел  учета  и  обработки  документов  с  использованием
электронных носителей информации.

          Подраздел 11. Регистрация отправляемых документов

     91. Регистрация  отправляемых  документов осуществляется в отделе
учета и обработки документов путем создания РКК исходящего документа с
включением  в  них  электронных  документов  или  электронных  образов
документов и заполнением следующих полей:
     - исходящий номер;
     - индекс дела;
     - дата;
     - корреспондент;
     - адрес корреспондента;
     - адресат;
     - должность;
     - заголовок;
     - вид документа;
     - отметка срочности;
     - ФИО;
     - вид отправки;
     - адресаты;
     - у кого находится подлинник;
     - сопроводительная информация (примечание);
     - исполнитель документа из ОИВ;
     - вложения;
     - текст документа;
     - количество листов основного документа;
     - количество приложений;
     - общее количество листов приложений.
     92. При создании РКК исходящего  документа  Правительства  Омской
области  в СЭДО Правительства Омской области осуществляется присвоение
регистрационного  номера  документу  с  указанием  даты   регистрации.
Регистрационный   номер   состоит   из   вида  документа,  года,  кода
подразделения,  порядкового номера документа,  кода должностного лица,
подписавшего документ, например:

     N ИСХ-13/ГБ(ПР)-689/01 от 22.05.2013,

     где:
     ИСХ - вид документа (исходящий);
     13 - год;
     ГБ -  Губернатор  Омской  области  (ПР  -  Правительство   Омской
области);
     689 - порядковый номер документа;
     01 - код должностного лица, подписавшего документ;
     22.05.2013 - дата регистрации.

     93. Для   документов,   оформленных   на    бумажном    носителе,
регистрационный  номер  документа  и дата регистрации проставляются на
подлиннике документа в реквизитах бланка  и  на  копии,  остающейся  в
деле.
     94. Документ,  отправленный по факсу, электронной почте, подлежит
регистрации в соответствии с пунктом 92 Инструкции.
     Ответственный исполнитель  принимает  решение   о   необходимости
досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе.

                  Подраздел 12. Отправка документов

     95. Исходящие  документы  передаются  с  помощью СЭДО,  почтовой,
фельдъегерской,  электронной  связи.  Решение   о   способе   доставки
принимает руководитель, подписавший документ.
     Исходящие документы в форме электронных  документов,  подписанных
ЭП,   отправляются   в   органы  исполнительной  власти,  иные  органы
государственной власти, органы местного самоуправления путем пересылки
из  СЭДО  Правительства  Омской  области в СЭДО адресата при наличии у
него таковой.  При  отправке  электронных  документов  вместе  с  ними
передаются их регистрационные данные.
     96. Обработка документов для отправки почтовой связью  (упаковка,
адресация,   проставление  стоимости  почтовых  услуг)  осуществляется
отделом учета  и  обработки  документов  в  соответствии  с  правилами
оказания  услуг почтовой связи,  документов,  отправляемых телеграфной
связью, - в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.
Перед   упаковкой   проверяется  правильность  оформления  документов,
наличие приложений,  соответствие  количества  экземпляров  количеству
адресатов.
     97. Документы отправляются отделом учета и обработки документов в
день их регистрации или на следующий рабочий день после их подписания,
после чего второй экземпляр документа с визами подшивается в дело.
     98. Исходящие документы передаются для отправки без конвертов.
     Документы, отправляемые почтовой связью,  но в один адрес,  могут
быть    вложены   в   один   конверт.   На   конвертах   проставляются
регистрационные индексы отправляемых документов.
     99. Досылка    или    замена    разосланного    ранее   документа
осуществляется по указанию руководителя, подписавшего документ.
     100. Вопросы  срочной доставки документов решаются руководителем,
подписавшим документ.  Срочная корреспонденция отправляется  в  первую
очередь.
     101. Реестры на отправляемую корреспонденцию печатаются в  отделе
учета  и  обработки  документов  в  двух  экземплярах.  Один экземпляр
реестра  вручается  почтовому  работнику  или  фельдъегерю,  второй  -
подшивается в дело.
     Реестры в течение  года  хранятся  в  отделе  учета  и  обработки
документов, а по истечении указанного срока сдаются в архив Управления
делами.
     102. При  передаче  текстов  документов  по  каналам факсимильной
связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
     - передаваемый документ (текст,  схема,  графическое изображение)
должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом;
     - ответственность    за    содержание   передаваемой   информации
возлагается на исполнителя,  подготовившего  документ  к  передаче,  и
руководителя соответствующего структурного подразделения;
     - запрещается  передавать  текст  документов  с   пометкой   "Для
служебного пользования".
     103. Персональная  ответственность   за   правильность   передачи
документов  по каналам факсимильной связи возлагается на специалистов,
ответственных за использование факсимильных аппаратов.

         Подраздел 13. Учет и анализ объема документооборота

     104. Все входящие и исходящие документы  за  определенный  период
времени  (месяц,  год)  подлежат количественному учету для определения
объема документооборота.
     Учет документов   ведется   раздельно  по  входящим  и  исходящим
документам,  по   корреспондентам   (адресатам)   и   по   структурным
подразделениям.
     Подсчет количества документов производится при помощи СЭДО.
     За единицу  подсчета  принимается экземпляр документа,  без учета
копий,  создаваемых  при  печатании  и  размножении  (за   исключением
случаев,   когда   копия  представляет  собой  единственный  экземпляр
документа).
     Единицей подсчета  электронного  документа  является  электронный
документ, зарегистрированный в СЭДО.
     При учете   исходящих   документов   сопроводительное   письмо  и
прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
     105. Итоговые сведения об объеме входящих и исходящих  документов
в  Правительстве Омской области составляются отделом учета и обработки
документов для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

     Раздел IV. Документальный фонд Правительства Омской области

         Подраздел 14. Разработка и ведение номенклатуры дел
       Губернатора Омской области, Правительства Омской области

     106. Номенклатура дел Губернатора Омской  области,  Правительства
Омской    области    (далее   -   Номенклатура)   представляет   собой
самостоятельный раздел номенклатуры дел Управления делами.
     107. Номенклатура   разрабатывается  отделом  учета  и  обработки
документов не позднее 15  ноября  текущего  года  на  основе  изучения
федерального  и областного законодательства,  определяющего полномочия
Губернатора Омской области,  Правительства  Омской  области,  перечней
документов   с   указанием   сроков   их  хранения,  иных  документов,
регламентирующих  порядок  документирования  деятельности  Губернатора
Омской   области,   Правительства   Омской   области,  Номенклатур  за
предшествующие  годы,  перечня  документов,   создание,   хранение   и
использование   которых  при  организации  деятельности  Правительства
Омской  области  осуществляется  в   форме   электронных   документов,
документов,  образующихся  в  деятельности Губернатора Омской области,
Правительства Омской области.
     Методическую помощь  при составлении Номенклатуры оказывает лицо,
ответственное за ведение архива Управления делами.
     108. Номенклатура   рассматривается   на   заседании   экспертной
комиссии  Управления  делами,  по  результатам  которого   принимается
решение  о  включении  ее  в  самостоятельный  раздел номенклатуры дел
Управления делами.
     109. После утверждения и согласования номенклатуры дел Управления
делами в установленном порядке Номенклатура вносится работником отдела
учета  и  обработки  документов в справочник СЭДО Правительства Омской
области.
     110. В    случае    возникновения    в    течение    года   новых
документированных участков работы,  появления дел,  не предусмотренных
Номенклатурой,  вновь  заводимые  дела  помещаются  в Номенклатуру под
резервными номерами.

         Подраздел 15. Формирование дел и их текущее хранение

     111. Исполненные документы группируются в дела в  соответствии  с
Номенклатурой    в   зависимости   от   сроков   хранения   документов
(постоянного,  временного (до 10 лет включительно и свыше 10  лет))  и
систематизацией документов внутри дела.
     Электронные документы после их  исполнения  подлежат  хранению  в
установленном   порядке   в   течение   сроков,   предусмотренных  для
аналогичных документов на бумажном носителе.
     112. Законченный     делопроизводством     документ    передается
исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока.
     113. Дела  формируются  в  структурных  подразделениях Управления
делами.  Перечень  лиц,  ответственных  за  сохранность  документов  и
формирование  их  в  дела,  устанавливается  распоряжением  Управления
делами.  Указанные  лица  и  руководители  структурных   подразделений
Управления делами обеспечивают сохранность документов и дел.
     114. Индекс дела, в которое в соответствии с Номенклатурой должен
быть  подшит  исполненный  документ (комплект документов),  определяет
работник отдела учета и обработки  документов.  Электронные  документы
индексируются  в порядке,  установленном для аналогичных документов на
бумажном носителе.
     115. Информация   о   сформированных   делах   заносится  в  СЭДО
Правительства Омской  области  работником  отдела  учета  и  обработки
документов.
     116. При формировании дел необходимо  соблюдать  следующие  общие
правила:
     - помещать в дело только исполненные  документы,  соответствующие
по своему содержанию заголовку дела по Номенклатуре;
     - помещать вместе все документы,  относящиеся к разрешению одного
вопроса;
     - помещать приложения вместе с основными документами;
     - группировать  в  дело  документы  одного календарного года,  за
исключением переходящих дел;
     - раздельно группировать в дела документы постоянного и временных
сроков хранения;
     - помещать  в  дела  факсограммы,  телеграммы,  телефонограммы на
общих основаниях;
     - в  дело  не  должны помещаться документы,  подлежащие возврату,
лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);
     - документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие
реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным;
     - по  объему  дело  не должно превышать 250 листов при толщине не
более 4 см (толщина дел со  сроками  хранения  до  10  лет  не  должна
превышать 10 см).  При превышении данного объема заводится второй том.
При  наличии  в  деле  нескольких  томов  (частей)  номер  (индекс)  и
заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т.  1", "Т.
2" и т.д.;
     - документы    внутри    дела   располагаются   сверху   вниз   в
хронологической,   вопросно-логической   последовательности   или   их
сочетании;
     - распорядительные документы  группируются  в  дела  по  видам  и
хронологии с относящимися к ним приложениями;
     - в отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов
формируются  копии  принятых  федеральных  и областных законов,  актов
Президента  Российской  Федерации,  актов   Правительства   Российской
Федерации, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации;
     - все  документы  отчетного  и   информационного   характера   по
исполнению правовых актов и поручений Президента Российской Федерации,
Правительства  Российской  Федерации,  Губернатора   Омской   области,
Правительства Омской области,  находящихся на контроле,  подшиваются в
заведенные на эти правовые акты и поручения  дела.  Если  на  правовые
акты и поручения дела не заводились, то отчетные документы подшиваются
в дела переписки постоянного  срока  хранения  за  текущий  год.  Если
имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в
разные дела,  то следует подшить необходимое  количество  копий  этого
документа  в  соответствующие дела с указанием номера дела,  в котором
подшит подлинник этого документа;
     - документы   коллегиальных  органов  группируются  в  два  дела:
протоколы и решения  коллегиальных  органов,  документы  к  заседаниям
коллегиальных органов;
     - протоколы в деле располагаются  в  хронологическом  порядке  по
номерам.  Документы  к протоколам,  если они сгруппированы в отдельные
дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов;
     - правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от
правовых актов по личному составу;
     - при  формировании  правовых  актов  по личному составу правовые
акты по личному составу формируются  в  отдельные  дела  по  различным
вопросам в соответствии со сроками хранения;
     - утвержденные планы,  отчеты  и  другие  документы  группируются
отдельно от их проектов;
     - документы в личных делах располагаются по мере их поступления;
     - обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам
работы  органов  исполнительной   власти   или   подведомственных   им
организаций   и   все   документы  по  их  рассмотрению  и  исполнению
группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
     - переписка  группируется,  как  правило,  за период календарного
года  и  систематизируется   в   хронологической   последовательности:
документ-ответ  помещается  за документом-запросом.  При возобновлении
переписки по определенному  вопросу,  начавшейся  в  предыдущем  году,
документы  включаются  в  дело  текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года;
     - законченные делопроизводством электронные документы формируются
в дела (папки,  директории) в соответствии с Номенклатурой отдельно от
документов  на  бумажных  носителях  на  электронных  носителях  или в
системах   хранения   данных.   При   составлении   номенклатуры   дел
указывается, что дело ведется в электронной форме.
     117. Местом текущего хранения дел со дня их заведения до передачи
в  архив  Управления  делами  или  на уничтожение являются структурные
подразделения  Управления  делами,   в   которых   были   сформированы
соответствующие дела.
     118. После исполнения документов и окончания работы  с  ними  они
помещаются  (подшиваются)  для  обеспечения  физической  сохранности в
твердые обложки или папки-регистраторы.
     119. Для  обеспечения  сохранности  и  учета  документов  и  дел,
доступа к ним проводится комплекс работ:
     - создание  оптимальных технических (физических) условий хранения
документов и дел;
     - размещение дел;
     - проверка наличия и состояния документов и дел;
     - соблюдение порядка выдачи дел.
     120. Дела размещают в рабочих комнатах или специально  отведенных
для  этой  цели помещениях в запирающиеся шкафы,  сейфы и т.п.,  чтобы
обеспечить их сохранность и защиту от воздействия  пыли  и  солнечного
света.
     Дела в шкафах  для  их  учета  и  быстрого  поиска  располагаются
вертикально,  корешками  наружу  и в соответствии с Номенклатурой.  На
корешках обложек дел указываются индексы по Номенклатуре. Номенклатура
или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа, сейфа.
     121. Дела документального  фонда  Правительства  Омской  области,
находящиеся  на текущем хранении в Управлении делами,  подлежат учету.
Перед передачей в архив Управления делами проводится проверка  наличия
и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия
дел и соответствия их количеству, числящемуся по Номенклатуре.
     122. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при
перемещении дел,  при возврате дел, при изменении структуры Управления
делами.
     Проверка наличия проводится путем сверки  статей  Номенклатуры  с
описанием дел на обложке,  физическое состояние дел определяется путем
их визуального просмотра.  Все обнаруженные недостатки  фиксируются  в
акте проверки наличия и состояния дел.
     В случае утраты документов и дел проводится  служебная  проверка,
по результатам которой лицо,  виновное в утрате, несет ответственность
в соответствии с законодательством.
     123. Выдача  дел  производится  с  разрешения Управляющего делами
Правительства  Омской  области  или  его   заместителя.   Выдача   дел
работникам Управления делами осуществляется под расписку.  На выданное
дело заводится карта-заместитель,  помещаемая на место выданного дела.
В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата
его возвращения,  предусматриваются графы для расписок в  получении  и
приеме дела.
     Дела выдаются во временное пользование на срок  не  более  одного
месяца и после его истечения подлежат возврату.
     Государственным органам и организациям дела выдаются на основании
их  письменных запросов с разрешения руководителя Аппарата Губернатора
Омской области,  Управляющего делами Правительства Омской области  или
его заместителя по актам.
     124. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся
на  текущем  хранении,  временно требуются для работы,  они могут быть
выданы из дела лицом,  ответственным за формирование и хранение дел, а
на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и
на какой срок выдан документ.
     Изъятие документов  из  дел  постоянного  хранения  допускается в
исключительных  случаях  и  производится  с  разрешения   руководителя
Аппарата Губернатора Омской области, Управляющего делами Правительства
Омской области или его заместителя с  оставлением  в  деле  заверенной
копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
     125. Контроль за правильным формированием дел,  проверкой наличия
и  состояния  дел,  выдачей  дел  во  временное пользование,  изъятием
документов из дел осуществляет отдел учета и обработки документов.

              Подраздел 16. Подготовка документов и дел
                   к передаче на архивное хранение

     126. Подготовка  документов и дел к передаче на архивное хранение
и на уничтожение предусматривает:
     - экспертизу   ценности   документов,  в  том  числе  электронных
документов;
     - оформление дел;
     - составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
     - составление  актов  на уничтожение документов и дел с истекшими
сроками хранения.
     127. Экспертиза    ценности   документов   проводится   в   целях
определения сроков хранения документов и отбора  их  для  включения  в
состав Архивного фонда Российской Федерации.
     Экспертиза ценности    документов    проводится     на     стадии
делопроизводства:
     - при составлении номенклатуры дел;
     - в  процессе  формирования дел и проверки правильности отнесения
документов к делам;
     - при  подготовке  дел  к  передаче  в казенное учреждение Омской
области "Исторический архив  Омской  области"  (далее  -  Исторический
архив).
     128.   Экспертизу   ценности  документов  организует  и  проводит
постоянно действующая экспертная комиссия Управления делами, положение
о которой утверждается приказом Управления делами после согласования с
Министерством  культуры  Омской области. (В редакции Указа Губернатора
Омской области от 02.12.2013 г. N 162)
     В состав  экспертной  комиссии  Управления  делами,  утверждаемый
правовым    актом    Управления   делами,   включается   представитель
Исторического архива.
     129. Экспертиза   ценности  документов  производится  ежегодно  в