Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 12.12.2016 № 1150-П

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

12 декабря 2016 г.                                                                             № 1150-П

г. Салехард

Об Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа

В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения исполнительных органов государственной власти  Ямало-Ненецкого автономного округа, в том числе с использованием региональной межведомственной системы электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа, снижения организационно-технических затрат на его осуществление, в целях унификации и оптимизации процедур делопроизводства Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа

п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить прилагаемую по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти  Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – Инструкция).

2. Членам Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа и руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа при подготовке, обработке, использовании, исполнении и хранении документов обеспечить строгое соблюдение .

3. Руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа привести в соответствие с ведомственную правовую базу делопроизводства:

- признать утратившими силу действующие инструкции по делопроизводству;

- разработать и принять правовые акты, регламентирующие работу с отдельными видами документов, не учтённых в Инструкции.

4. Руководителям государственных учреждений Ямало-Ненецкого автономного округа принять Инструкцию в качестве примерной инструкции по делопроизводству.

5. Рекомендовать органам местного самоуправления в Ямало-Ненецком автономном округе принять меры по оптимизации документационного обеспечения, унификации осуществляемых процедур делопроизводства, повышению уровня использования муниципальных сегментов региональной межведомственной системы электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа с увеличением доли электронных документов при соблюдении сохранности документального фонда.

6. Признать утратившими силу:

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 октября 2010 года № 300-П «Об Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа»;

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26 сентября 2011 года № 679-П «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа»;

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 30 ноября 2011 года № 880-П «О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа»;

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18 мая 2012 года № 382-П «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа»;

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 августа 2012 года № 703-П «О внесении изменений в раздел X Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа»;

пункт 1 изменений, которые вносятся в некоторые постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, утверждённых постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18 декабря 2012 года № 1044-П;

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26 марта 2013 года № 179-П «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа»;

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 16 мая 2013 года № 325-П «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа»;

пункт 2 изменений, которые вносятся в некоторые постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, утверждённых постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 января 2014 года № 38-П;

пункт 1 изменений, которые вносятся в некоторые постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, утверждённых постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 20 марта 2014 года № 195-П;

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 августа 2014 года № 658-П «О внесении изменения в пункт 4.3.11 раздела IV Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа»;

пункт 2 изменений, которые вносятся в некоторые постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, утверждённых постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 13 октября 2014 года № 808-П;

пункт 3 изменений, которые вносятся в некоторые постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, утверждённых постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 февраля 2015 года № 170-П;

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 16 июня 2015 года № 524-П «О внесении изменений в раздел IV Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа»;

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 02 ноября 2015 года № 1048-П «О внесении изменений в подраздел 4.1 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа»;

пункт 1 изменений, которые вносятся в некоторые постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, утверждённых постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 09 марта 2016 года № 168-П;

пункт 2 изменений, которые вносятся в некоторые постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, утверждённых постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 25 августа 2016 года № 803-П;

постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 01 сентября 2016 года № 830-П «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа».

7. Настоящее постановление вступает в силу с 01 января 2017 года.

8. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, руководителя аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа Фиголь Н.В.

          Губернатор

Ямало-Ненецкого автономного округа                                            Д.Н. Кобылкин

Утверждена

постановлением Правительства

Ямало-Ненецкого автономного округа

от 12 декабря 2016 года № 1150-П

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в исполнительных органах государственной

власти Ямало-Ненецкого автономного округа

Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – Инструкция, автономный округ, орган) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, использованию, исполнению и хранению документов органов в процессе осуществления возложенных на них функций.

I. Термины и определения

Автор документа – орган, организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

бланк документа – лист бумаги белого цвета или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

вид документа – классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

делопроизводитель секретариата – лицо, ответственное за ведение делопроизводства члена Правительства автономного округа, назначаемое приказом аппарата Губернатора автономного округа;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности органа;

документальный фонд органа – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности (созданные в этом органе и полученные им в результате взаимодействия с федеральными органами государственной власти, органами, иными органами государственной власти автономного округа, органами местного самоуправления, общественными объединениями, организациями и гражданами);

документирование – запись информации на носителе по установленным правилам;

документооборот – движение документов в органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина – направленные в орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в орган, орган местного самоуправления;

ответственный делопроизводитель – лицо, ответственное за ведение делопроизводства должностного лица, органа или его структурного подразделения, а также по отдельным видам документов, назначаемое правовым актом уполномоченного органа;

официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

оформление документа – проставление на документе необходимых реквизитов;

печать – устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица или копии документа посредством нанесения оттиска;

подлинник документа – первый, единственный или оговоренный в тексте самого документа экземпляр документа, а также все экземпляры электронного документа, подписанные при помощи электронной подписи и иных аналогов собственноручной подписи в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;

подразделение делопроизводства – структурное подразделение или должностное лицо органа, на которое правовыми актами органа возложены функции по организации и ведению делопроизводства органа;

регистрационно-контрольная карточка (РКК) – запись базы данных системы электронного документооборота и делопроизводства органа (далее – база данных), отображаемая в ее визуальных формах, включающая в себя электронный документ или электронный образ документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в РКК;

реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

система электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий  документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

служба делопроизводства – основное структурное подразделение аппарата Губернатора автономного округа, на которое возложены функции по организации и ведению делопроизводства Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа;

формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

штамп – устройство прямоугольной или иной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав архивного фонда Российской Федерации;

электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме;

электронная подпись – информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия.

II. Общие положения

2.1. Основы реализации делопроизводства

2.1.1. Реализация делопроизводства и документационного взаимодействия, в том числе с использованием электронных документов и электронных образов документов, органов, их структурных подразделений, образуемых ими коллегиальных органов, а также государственных учреждений автономного округа осуществляется с использованием СЭДД, порядок управления (администрирования) и перечень участников которой утверждается постановлением Правительства автономного округа.

С использованием региональной межведомственной системы электронного документооборота автономного округа (далее – РМСЭД) осуществляется документационное взаимодействие, в том числе с использованием электронных документов и электронных образов документов, с органами, органами государственной власти автономного округа, органами местного самоуправления в автономном округе, муниципальными учреждениями, организациями и предприятиями, являющимися ее участниками. Принципы формирования и перечень участников РМСЭД утверждается Губернатором автономного округа.

Документационное взаимодействие, в том числе с использованием электронных документов и электронных образов документов, с федеральными органами государственной власти и органами власти субъектов Российской Федерации осуществляется с использованием системы межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО). Текущий перечень участников МЭДО указан в базе данных «Справочник организаций» в просмотре «Организации-участники МЭДО».

2.1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и автономного округа, законами автономного округа от 25 мая 2010 года «Об исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа» и «О Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа», Правительства автономного округа, утвержденным постановлением Правительства автономного округа от 08 июля 2010 года № 127-П (далее – Регламент Правительства автономного округа), государственным стандартом ( Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76.

2.1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами в органах, независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами и электронными образами документов, включая подготовку, обработку, исполнение, использование и хранение документов, осуществляемые с использованием СЭДД.

2.1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяет о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах, утвержденная постановлением Администрации автономного округа от 28 января 2010 года № 49-А «О работе со служебной информацией ограниченного распространения» (далее – Инструкция ДСП).

Требования настоящей Инструкции применяются:

- к бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документации – в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;

- к документам, порядок подготовки, оформления и работы с которыми утверждены правовыми актами автономного округа или приказами органа, –  в части вопросов согласования, регистрации или не урегулированных такими правовыми актами.

2.1.5. Общее нормативно-методическое руководство организацией делопроизводства органов, в том числе с использованием СЭДД, ее совершенствование, а также осуществление контроля исполнительской дисциплины и обеспечения установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагается на аппарат Губернатора автономного округа.

Аналогичные полномочия в отношении учреждаемых органами государственных учреждений автономного округа и коллегиальных органов возлагаются на органы.

2.2. Основы организации делопроизводства

2.2.1. Аппарат Губернатора автономного округа непосредственно осуществляет организацию и ведение делопроизводства Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, членов Правительства автономного округа, за исключением членов Правительства автономного округа, являющихся руководителями органов.

Организация и ведение делопроизводства органа осуществляется подразделением делопроизводства. При необходимости и наличии значительного объема или специфических документов в основных структурных подразделениях органа может быть организовано децентрализованное делопроизводство, подразумевающее определение раздела номенклатуры дел, места регистрации и ответственного делопроизводителя. В структурных подразделениях ведение выделенного делопроизводства не допускается, за исключением территориально удаленных, а также осуществляющих кадровое и бухгалтерское делопроизводство.

2.2.2. При работе с документами не допускается вносить в них исправления, а также работать с ними вне служебных помещений. Сотрудники обязаны соблюдать физическую целостность оригиналов документов, приложений и резолюций к ним, обеспечить их возврат в установленном настоящей Инструкцией порядке.

При обнаружении утраты оригинала документа постоянного хранения или значительных физических повреждений, делающих невозможным его дальнейшее использование и хранение, проводится служебная проверка.

2.2.3. С содержанием проектов документов, документов, приложений и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Информация, раскрывающая содержание документов, не подлежит разглашению или несанкционированному распространению.

2.2.4. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудник обязан передать находящиеся у него на исполнении, контроле или хранении документы лицу, его замещающему, или иному должностному лицу по указанию непосредственного руководителя. В случае отсутствия таковых документы передаются непосредственному руководителю. При увольнении или переводе по службе передаче по акту подлежат все документы.

2.2.5. Предоставление и лишение полномочий сотрудника по работе и прав доступа к документам в СЭДД осуществляется администратором СЭДД по заявкам определенного приказом органа уполномоченного должностного лица. Заявки на временное делегирование персональных полномочий могут направляться или осуществляться сотрудниками лично.

Передача идентификационного файла Lotus/Notes, Lotus-имени и индивидуального пароля недопустима. Все действия с документами, совершенные от Lotus-имени сотрудника, считаются совершенными данным сотрудником, вне зависимости от его фактического присутствия на рабочем месте.

2.2.6. Руководители, сотрудники органа при подготовке, обработке, использовании, исполнении и хранении документов обязаны обеспечить строгое соблюдение требований настоящей Инструкции.

2.2.7. Вновь принятые сотрудники органа должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.

2.2.8. Сотрудники органов несут дисциплинарную, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и иную установленную ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

III. Создание документов

3.1. Бланки документов, печати и штампы

3.1.1. Документы, создаваемые на бумажном носителе, оформляются в порядке, установленном настоящей Инструкцией. Все документы должны иметь установленный настоящей Инструкцией состав реквизитов.

Электронные документы СЭДД и РМСЭД создаются в форме РКК соответствующих баз данных. Электронные документы, направляемые адресатам, не являющимся участниками РМСЭД, создаются в соответствии с правилами, утвержденными правовыми актами Российской Федерации или операторами используемых систем электронного взаимодействия.

3.1.2. Эскизы бланков документов составляются в соответствии с Методическими по оформлению эскизов бланков документов органов и их должностных лиц (приложение № 1 к настоящей Инструкции) на основании продольного варианта расположения реквизитов.

Проекты эскизов бланков Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и членов Правительства автономного округа разрабатываются аппаратом Губернатора автономного округа.

Проекты эскизов бланков органов разрабатываются ими самостоятельно.

Проекты эскизов бланков постоянно действующих коллегиальных органов разрабатываются органом, осуществляющим обеспечение их деятельности, и утверждаются председателем или решением коллегиального органа.

Проекты эскизов бланков с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте согласовываются в аппарате Губернатора автономного округа.

При изменении наименования органа осуществляется повторное согласование эскизов бланков. В случае изменения отдельных контактных или учетных реквизитов повторное согласование не требуется.

3.1.3. В Правительстве автономного округа применяются бланки с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте:

- постановления Губернатора автономного округа;

- постановления Правительства автономного округа;

- распоряжения Губернатора автономного округа;

- распоряжения Правительства автономного округа;

- общий Губернатора автономного округа;

- общий Правительства автономного округа;

- поручения Губернатора автономного округа;

- продольный письма Губернатора автономного округа;

- продольный письма Правительства автономного округа;

- продольный двуязычный (русский и английский языки) письма Губернатора автономного округа;

3.1.4. В Правительстве автономного округа применяются бланки с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте:

- поручения вице-губернатора автономного округа;

- поручения первого заместителя Губернатора автономного округа;

- поручения заместителя Губернатора автономного округа;

- продольный письма Губернатора автономного округа, используемый при направлении в органы и органы местного самоуправления в автономном округе;

- продольный письма вице-губернатора автономного округа;

- продольный письма первого заместителя Губернатора автономного округа;

- типовой продольный письма заместителя Губернатора автономного округа;

- типовой продольный письма представителя Губернатора автономного округа в муниципальном образовании в автономном округе.

3.1.5. В Правительстве автономного округа применяются бланки резолюций без воспроизведения герба автономного округа (формат А6):

- Губернатора автономного округа;

- вице-губернатора автономного округа;

- первого заместителя Губернатора автономного округа;

- типовой заместителя Губернатора автономного округа.

3.1.6. В органах применяются следующие виды бланков с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте:

- приказа органа;

- письма органа;

- общий органа (при необходимости).

3.1.7. В органах применяются следующие виды бланков без воспроизведения герба автономного округа в одноцветном варианте:

-  письма первого заместителя или заместителя руководителя органа, не являющегося руководителем основного структурного подразделения (при необходимости);

- письма основного структурного подразделения органа (при необходимости);

- резолюции руководителя без воспроизведения герба автономного округа (формат А6).

3.1.8. Для документов, подготавливаемых органом совместно с иными органами, издаваемых на регулярной основе и имеющих постоянный состав соавторов, могут быть изготовлены соответствующие бланки.

3.1.9. В деятельности Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа используются  печати и штампы:

- печать Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа;

- печать Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа;

- печать (малая) Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа для служебных удостоверений;

 - печать (малая) Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа для удостоверений к наградам автономного округа и наградам Губернатора автономного округа;

- регистрационные штампы Правительства автономного округа и членов Правительства автономного округа;

- круглые печати уполномоченных основных структурных подразделений аппарата Губернатора автономного округа.

3.1.10. В деятельности органов используются:

- печать органа с воспроизведением герба Российской Федерации в случаях, установленных федеральным законодательством;

- печать органа с воспроизведением герба автономного округа;

- печать (малая) органа с воспроизведением герба автономного округа для служебных удостоверений;

- регистрационные штампы органа, должностных лиц и основных структурных подразделений органа.

3.1.11. В деятельности органов могут быть использованы иные штампы, предназначенные для проставления на документах в виде оттисков реквизитов, отражающих ход согласования, движения или исполнения документов.

В случае необходимости заверения отдельных видов документов в органе могут использоваться круглые печати структурных (основных структурных) подразделений. Эскизы таких печатей, порядок их применения и назначение ответственных за их использование устанавливаются приказом органа.

3.1.12.  изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба автономного округа утвержден постановлением Губернатора автономного округа от 27 апреля 2011 года № 55-ПГ «Об утверждении Порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба Ямало-Ненецкого автономного округа» (далее – постановление Губернатора № 55-ПГ).

3.2. Оформление документов на бумажном носителе

3.2.1. Документы изготавливаются с использованием электронно-вычислительной техники. Отдельные внутренние документы могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.д.). Заполнение полей форм на бумажном носителе может осуществляться с использованием машинописной техники.

Документы оформляются на одной стороне бланков или стандартных листов бумаги белого цвета, как правило, формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом черного цвета. Допускается оформление документов на бумаге иных стандартных форматов. Выбор формата бумаги зависит от вида и объема документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

при книжной ориентации:

25 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее,

при альбомной ориентации:

25 мм –  верхнее; 10 мм – нижнее; 20 мм – левое; 20 мм – правое.

3.2.2. При подготовке документов с применением электронно-вычислительной техники используется шрифт Times New Roman размером № 14 с одинарным межстрочным интервалом, обычным межсимвольным интервалом без смещения и без переноса (разбиения) слов. Использование шрифта с параметрами, отличными от данных, оговаривается отдельно.

Для отделения реквизитов документа используется набор строк(и) непечатаемых символов с параметрами шрифта предыдущего реквизита.

При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов, при условии сохранения общей структуры оформления и уровня восприятия документа допускается уменьшение количества строк непечатаемых символов, разделяющих реквизиты документа. Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.

3.2.3. Выписки из документов оформляются в соответствии с правилами оформления соответствующего вида документа и содержат информацию в части полномочий или ответственности получателя. Разделы (реквизиты), не имеющие содержания, могут опускаться.

3.2.4. Документы имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2.5. Герб автономного округа.

Размещение герба автономного округа на документах осуществляется в соответствии с автономного округа от 13 октября 2003 года № 41-ЗАО «О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа».

На бланках органов наличие изображения герба автономного округа является обязательным.

3.2.6. Наименование органа (наименование должности должностного лица).

Наименование органа – автора документа должно соответствовать его полному наименованию, указанному в утвержденном положении об этом органе. На бланках должностных лиц наименование органа включается в наименование должности должностного лица.

3.2.7. Справочные данные об органе (должностном лице).

Справочные данные об органе (должностном лице) указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов и/или факсимильного аппарата (с кодом населенного пункта), официальный адрес электронной почты, интернет-адрес официального сайта и другие сведения по усмотрению органа.

3.2.8. Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа (ПРОТОКОЛ, АКТ и т.д.) включается в бланк соответствующего вида документа (при их наличии) или указывается при оформлении документа, в том числе и на общем бланке.

В письмах наименование вида документа не указывается.

3.2.9. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распоряжение, письмо, докладная, служебная записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правило, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Дата документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформляемых не на бланках, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита двумя-тремя строками непечатаемых символов.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами, является дата более поздней подписи.

Дата документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, отделенными точкой: 09.03.2016 (без добавления «г.» или иных буквенных обозначений).

При словесно-цифровом способе дата документа оформляется в следующей последовательности: число (две арабские цифры), месяц (словом), год (четыре арабские цифры) с добавлением слова «год» в соответствующем падеже или его сокращением до «г.». Например: 09 марта 2016 года или 09 марта 2016 г.

3.2.10. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд органа по месту регистрации.

Регистрационный номер формируется строго в соответствии с формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов органа –  участника СЭДД, утверждаемым Правительством автономного округа (далее – Порядок регистрации), и является уникальным в пределах каждого года.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой («/») регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований в заголовочной части документа.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Регистрационный номер в дальнейшем изменению не подлежит.

3.2.11. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включена в состав реквизитов бланка письма, указывается исполнителем при подготовке письма-ответа и проставляется при его регистрации. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру, присвоенному автором документа, и дате поступившего документа.

Данный реквизит обязателен для писем, которые являются ответами на поступившие запросы. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, снижает время обработки, повышает оперативность доставки исполнителю. Указание в тексте письма ссылки на исходящий номер и дату документа не допускается.

В РКК ответного документа в обязательном порядке устанавливается связь с РКК исходного документа.

3.2.12. Место составления или издания документа.

Место составления или издания документа указывается на бланках постановлений Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, поручений членов Правительства автономного округа и приказов органов. При оформлении протоколов указывается фактическое место проведения мероприятия.

На бланке письма место составления или издания документа отдельно не указывается, а помещается в реквизите «Справочные данные об органе (должностном лице)».

3.2.13. Отметка о конфиденциальности.

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих служебную  информацию ограниченного распространения. 

Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляется в порядке, определенном ДСП.

3.2.14. Адресат.

Документы адресуются в федеральные органы государственной власти, органы, органы государственной власти автономного округа, органы местного самоуправления, общественным объединениям, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа документа с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 88 мм.

При адресовании документа в федеральный орган государственной власти, орган, орган государственной власти автономного округа, орган местного самоуправления, общественное объединение, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например (здесь и далее примеры наименований являются условными):

Правительство

Российской Федерации

или:

Министерство связи и

массовых коммуникаций

Российской Федерации

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование федерального органа государственной власти, органа, органа государственной власти автономного округа, органа местного самоуправления, общественного объединения, организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном, например:

Министерство образования и науки

Российской Федерации,

департамент информационной политики,

ведущему специалисту

А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю федерального органа государственной власти, органа, органа государственной власти автономного округа, органа местного самоуправления в автономном округе, общественного объединения, организации его(ее) наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ЗАО «Крайний Север»

И.И. Иванову

При адресовании документов лицам, имеющим звание (ученое или воинское) или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или ученая степень, например:

Ректору государственного

образовательного учреждения

высшего профессионального

образования «Новосибирский

государственный университет»,

члену-корреспонденту

Российской академии наук

М.П. Федоруку

или

Командиру войсковой части 7425,

генерал-майору внутренних войск

Г.А. Новикову

В документе за подписью Губернатора автономного округа, направляемом на имя руководителя законодательного, исполнительного органа государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, наиболее длинная строка выравнивается по правому полю, остальные строки центруются относительно нее:

Губернатору

  Воронежской области

А.В. Гордееву

Во всех видах написания адреса инициалы и фамилия адресата отделяются одной строкой непечатаемых символов. Инициалы от фамилии отделяются разделительным пробелом. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее.

В реквизите «Адресат» допускается использование официально принятых сокращенных наименований федеральных органов государственной власти, органов, органов государственной власти автономного округа, органов местного самоуправления в автономном округе, общественных объединений, организаций.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, отделяемый одной строкой непечатаемых символов.

Порядок написания почтового адреса оформляется в соответствии с оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации                               от 31 июля 2014 года № 234  (далее – оказания услуг почтовой связи), и содержит следующие реквизиты:

- наименование адресата (наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области), республики;

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс,

например:

Государственная корпорация

«Банк развития и

внешнеэкономической деятельности

(ВНЕШЭКОНОМБАНК)»

просп. Академика Сахарова, д. 9,

Москва, 107996

или при адресовании физическому лицу:

Сидорову С.П.

ул. Полярная, д. 8, кв. 28,

г. Салехард, Ямало-Ненецкий

автономный округ, 629007

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в автономном округе, органы, органы государственной власти автономного округа и органы местного самоуправления в автономном округе, постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Обращение в тексте документа в этом случае относится к первому, основному адресату. Остальным указанным адресатам документ направляется в копии с целью информирования о направлении данного документа во все указанные адреса.

При большем числе адресатов составляют список рассылки документа по форме согласно  к настоящей Инструкции, который прилагается к проекту документа и визируется аналогично проекту документа. В этом случае в проекте документа указывают:

(по списку)

В случае отнесения документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в различные дела проекты письма, РКК и список рассылки готовятся отдельно для каждого номенклатурного индекса.

Если документ отправляют нескольким однородным адресатам, то их указывают обобщенно, например:

Исполнительные органы

государственной власти

Ямало-Ненецкого автономного округа

или должностным лицам

Руководителям исполнительных

органов государственной власти

Ямало-Ненецкого автономного округа

Главам (главам местных

администраций) городских округов

и муниципальных районов

в Ямало-Ненецком автономном

округе

При этом также составляется список рассылки, указание на который не требуется при направлении документа всему составу однородных адресатов.

В данном случае готовится один комплект документов, электронные образы которых размещаются в РКК документа, направление адресатам осуществляется в копиях.

3.2.15. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается уполномоченным должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), отделенного одной строкой непечатаемых символов от наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа

личная подпись         И.О. Фамилия

31 мая 2016 года

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают слева направо и сверху вниз в соответствии с должностной иерархией. При равенстве должностей грифы утверждения располагают в алфавитном порядке фамилий.

УТВЕРЖДАЮ первый заместитель Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа личная подпись               И.О. Фамилия 12 апреля 2016 года

УТВЕРЖДАЮ заместитель Губернатора Ямало-Ненецкого автономного личная подпись             И.О. Фамилия 12 апреля 2016 года

При утверждении документа постановлением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕН

постановлением Правительства

Ямало-Ненецкого автономного округа

от 07 мая 2016 года № 1874-П

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 88 мм.

3.2.16. Указания по исполнению документа.

Указание по исполнению документа (далее – резолюция) дается должностным лицом, получившим документ в соответствии с его адресованием, направлением по подведомственности или на исполнение. Резолюция оформляется средствами СЭДД на унифицированном бланке резолюции, в РКК, рукописным способом на бланке резолюции или непосредственно на самом документе в местах, свободных от текста или с минимальным его перекрытием, и включает фамилии, инициалы исполнителей; содержание поручения и срок его исполнения (при необходимости); дату; подпись должностного лица или ее заверение (на бумажном носителе) или отметку о его рассмотрении                                        (в электронном виде).

При необходимости подготовка проекта резолюции должностного лица осуществляется ответственными делопроизводителями с использованием СЭДД.

Проект резолюции с документом, подлежащим рассмотрению, направляются на рассмотрение должностному лицу:

- на бумажном носителе – с резолюцией, оформленной средствами СЭДД на унифицированном бланке резолюции с указанием регистрационного номера и даты рассматриваемого документа, фамилии и инициалов подписывающего должностного лица;

- в электронном виде – с резолюцией, оформленной средствами специализированного модуля «Папка руководителя высшего звена» («Папка РВЗ») СЭДД для рассмотрения на мобильном клиенте.

По документам, поступившим с рассмотрения, осуществляется приведение проекта резолюции в СЭДД в соответствие с полученными указаниями (при необходимости) с последующим снятием признака проекта в РКК резолюции.

3.2.17. Наименование либо аннотация документа.

Наименование либо аннотация документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа, должно точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Оно может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже («Об отмене...», «Об оказании...», «О создании...») и должно быть согласовано с наименованием вида документа. Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено.

Например: «О подготовке проекта договора...».

При оформлении служебных писем целесообразность указания наименования документа определяет исполнитель документа по согласованию с должностным лицом, его подписывающим.

Заголовок к служебным письмам оформляется под реквизитами бланка «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» шрифтом размером № 12, возможно насыщенного начертания, в 2 – 3 строки.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

Заголовок начинается с прописной буквы и печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.

При оформлении документа средствами СЭДД наименование либо аннотация документа вносится в РКК в поле «Заголовок» в обязательном порядке.

3.2.18. Отметка о контроле.

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа.

Дополнительно может проставляться срок исполнения в виде даты завершения исполнения.

3.2.19. Текст документа.

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. В тексте следует применять только общепринятые или официально установленные сокращения ( к настоящей Инструкции), а также в тексте могут применяться сокращения образованные в порядке, установленном государственным стандартом (ГОСТ Р 7.0.12-2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись сокращения слов и словосочетаний на русском языке. Общие требования и правила»).

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение...; ...прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет...; ...коллегия постановила...; ...департамент не считает возможным...;

1-го и 3-го лица множественного числа: ...просим представить данные о...; ...представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от 1-го или 3-го лица множественного числа: приказываем..., решили...

В письмах при использовании именного обращения текст излагается от 1го лица единственного числа.

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от наименования документа (именного обращения – для писем) интервалом в две – три строки непечатаемых символов.

Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы и разбивание слов не допускаются. Первая строка абзаца оформляется с отступом в 12,5 мм.

Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и написания номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения и т.д., для чего рекомендуется использовать специальные символы («неразрывный пробел», «неразрывный дефис»), но не наборы иных непечатаемых символов («пробел», «абзац» и т.д.).

В тексте документа, подготовленного на основании законов, иных нормативных правовых актов, изданных органами, документов, ранее изданных органом – автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Если названия органов, учреждений, объектов упоминаются в тексте несколько раз, то первый раз следует давать полное наименование, а затем в скобках сформулировать сокращенный вариант (по форме: «далее – ...»), который далее будет употребляться в тексте.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

При размещении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются шрифтом размером № 12 в центре верхнего поля арабскими цифрами без добавочных слов и символов («страница», «стр.» и др.). Страницы каждого приложения к документу нумеруются отдельно по этим же правилам.

При оформлении писем средствами СЭДД текст документа вносится в РКК в поле «Текст» в виде непосредственно текстовой части документа.

Часть содержания приложения может быть оформлена в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Если таблица размещается более чем на одной странице, графы таблицы на первой странице должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть указаны только номера этих граф.

Для таблиц возможно использование шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и граф или большого объема текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.

Приложения размещаются в РКК в поле «Файлы» в виде исходных файлов.

3.2.20. Отметка о наличии приложений.

Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к правовым актам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

Отметка о наличии приложений к служебному письму оформляется под текстом письма с абзацным отступом от границы левого поля и отделяется от основного текста одной строкой непечатаемых символов.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии имеет вид:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если имеется приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров.

При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака №), при этом вторая и последующие строки отметки выравниваются по началу первого предложения, например:

Приложение:

1. Положение об аппарате  Губернатора   Ямало-Ненецкого автономного округа на 23 л. в 1 экз. 2. Порядок предоставления ежегодных дополнительных                 оплачиваемых отпусков на 5 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:

проект постановления Губернатора автономного округа «О...» и приложения к нему, всего на 15 л. в 1 экз.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают, а указывают только количество экземпляров.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, № 26-ДСП, на 2 л. в 1 экз.

В случае приложения к письму электронных документов или электронных образов документов на сменном носителе об этом делается отметка в виде указания наименований и/или количества прилагаемых файла/файлов и, возможно, вида носителя, например:

Приложение: 5 файлов на оптическом носителе.

или

Приложение: файл «Проект распоряжения.doc» на оптическом носителе.

Если приложение содержит одновременно документ и его электронный образ, то об этом также делается отметка:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронный образ на магнитном носителе.

В случае отправления электронного образа документа на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке, об этом делается отметка:

Приложение:

на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес   [e-mail].

В случае направления электронного образа прилагаемого документа исключительно средствами СЭДД на сопроводительном письме указывается:

- для органов и государственных учреждений автономного округа:

Приложение: РКК СЭДД.

- для участников РМСЭД:

Приложение: РКК РМСЭД.

В этом случае файлы приложений размещаются в поле «Файлы» РКК данного документа.

В приложении к правовым актам на первом его листе в правом верхнем углу с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита пишутся слова «Приложение №», отделенные одной строкой непечатаемых символов от наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к распоряжению Правительства

Ямало-Ненецкого автономного округа

от 30 июля 2015 года № 734-РП

Если приложение одно, оно не нумеруется.

Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 88 мм.

Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, насыщенным шрифтом, центруется по странице (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

3.2.21. Подпись должностного лица.

Подпись должностного лица включает наименование должности лица (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), подписывающего документ, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа        личная подпись               И.О. Фамилия

или на бланке органа:

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа,

директор департамента                                личная подпись                 И.О. Фамилия

или на бланке должностного лица:

                                          личная подпись             И.О. Фамилия

Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

В служебных письмах допускается дополнять подпись словами                                          «С уважением», набираемыми от левого поля документа в строке, предшествующей указанию должности (при наличии) или расшифровки подписи.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, например:

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа,

директор департамента                                   личная подпись              И.О. Фамилия

Главный бухгалтер                                          личная подпись              И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа личная подпись         И.О. Фамилия

Заместитель Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа личная подпись         И.О. Фамилия