Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 12.12.2016 № 1150-П

12.1. Изготовление печатей и бланков документов

12.1.1. Бланки с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте, а также бланки документов   постоянного хранения  с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте являются бланками, подлежащими учету (далее – нумерованные бланки).

12.1.2. Изготовление нумерованных бланков осуществляется полиграфическими предприятиями.

Изготовление бланков документов с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте может осуществляться полиграфическими предприятиями или средствами оперативной полиграфии, компьютерной или копировально-множительной техники в монохромном исполнении.

12.1.3. В целях учета нумерованных бланков производится их нумерация. Уникальный порядковый номер проставляется на оборотной стороне в верхнем левом углу.

12.1.4. При направлении заявки на изготовление партии бланков типографского изготовления указываются наименование вида бланка, количество бланков и порядковый номер первого бланка в партии (для бланков строгой отчетности). К заявке прилагается эскиз или образец бланка. В последнем случае образец должен быть приведен в состояние, исключающее его использование по прямому назначению (например, диагональная надпись на лицевой стороне «Образец»).

При получении партии бланков типографского изготовления осуществляется проверка ее соответствия заявке (количество, нумерация) и проверка бланков – на соответствие эскизу или образцу. В случае несоответствия всей партии осуществляется ее возврат. Отдельные бракованные экземпляры отбираются на уничтожение.

12.1.5. Эскизы печатей органов с воспроизведением герба автономного округа (далее – печати) разрабатываются с использованием изображения герба автономного округа в одноцветном варианте.

12.1.6. Печати изготавливаются в соответствии с требованиями государственного стандарта ( Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»). Печати для проставления оттиска на служебных удостоверениях изготавливаются диаметром не менее 20 мм и не более 25мм.

Использование герба автономного округа на печатях и штампах иных форм и содержания не допускается.

12.1.7. Оттиски печатей органов с воспроизведением герба автономного округа проставляются в специальном учета печатей по форме согласно приложению № 10 к настоящей Инструкции, ведение которого осуществляется аппаратом Губернатора автономного округа.

12.2. Учет печатей и бланков документов

12.2.1. Нумерованные бланки и печати подлежат обязательному учету и хранению. Печати не могут передаваться иным юридическим или физическим лицам.

12.2.2. Лица, ответственные за использование и хранение нумерованных бланков и печатей, назначаются приказом органа. Ознакомление назначенных ответственных должностных лиц с приказом осуществляется под личную подпись.

12.2.3. Ответственными лицами ведется журнал учета нумерованных бланков в соответствии с общей формой согласно к настоящей Инструкции (далее – журнал).

Листы журнала нумеруются, журнал прошивается, скрепляется оттиском печати и заверяется ответственным лицом.

Журнал в обязательном порядке включается в номенклатуру дел органа.

12.2.4. При уходе в ежегодный отпуск или увольнении лицо, ответственное за использование и хранение нумерованных бланков, передает их другому ответственному лицу, о чем делается соответствующая отметка в журнале. Передача печатей осуществляется по акту, утверждаемому руководителем органа.

В случае отсутствия другого ответственного лица передача нумерованных бланков и печатей осуществляется руководителю органа или его заместителю, которые передают их в дальнейшем вновь назначенному ответственному лицу.

12.2.5. Возможно использование иных форм и видов журналов, утверждаемых приказом органа.

Журналы могут вестись в электронном виде с использованием офисного или специализированного программного обеспечения, в том числе функционального модуля СЭДД «БСО».

12.2.6. При смене руководителя органа печати учитываются поштучно в описи или акте приема-передачи имущества органа.

12.3. Хранение печатей и бланков документов

12.3.1. Нумерованные бланки и печати должны храниться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц, в запираемых шкафах или сейфах.

12.3.2. Проверка наличия, порядка использования и условий хранения нумерованных бланков и печатей проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом органа, либо постоянно действующей экспертной комиссией органа в случае наличия данных полномочий в положении о ней.

12.3.3. При обнаружении нарушений при работе с нумерованными бланками и печатями проводится служебная проверка, результаты которой оформляются актом, который доводится до сведения руководителя органа и может служить основанием для привлечения виновных к дисциплинарной и иной предусмотренной действующим законодательством ответственности.

В случае утраты нумерованных бланков или печатей акт служебной проверки служит основанием для списания утраченных носителей. В последнем случае в средствах массовой информации автономного округа в срок до 5 рабочих дней публикуется объявление о признании недействительными утраченных бланков и печатей.

12.4. Уничтожение печатей и бланков документов

12.4.1. Уничтожение бракованных, утративших свое значение или пришедших в негодность нумерованных бланков и печатей производится постоянно действующей экспертной комиссией в случае наличия данных полномочий в положении о ней или комиссией, создаваемой приказом органа (далее – комиссия).

Нумерованные бланки, использованные для оформления документов ограниченного доступа и пришедшие в негодность, передаются на уничтожение только в части, содержащей сведения о виде бланка и его номере.

12.4.2. Уничтожение нумерованных бланков и печатей производится:

- печатей – путем их отделения от основания, разрезания не менее чем на четыре части и последующим сжиганием (измельчением);

- бланков строгой отчетности – путем измельчения (сжигания).

12.4.3. В случае реорганизации, ликвидации, изменения наименования органа все бланки и печати подлежат уничтожению ликвидационной комиссией по акту в день внесения в единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности органа.

12.4.4. При изменении отдельных реквизитов (адрес, ИНН, ОКПО и др.), отображаемых на бланках и печатях, уничтожению подлежат только бланки и печати, содержащие измененные реквизиты.

12.4.5. Комиссия составляет акт об уничтожении нумерованных бланков согласно 12 к настоящей Инструкции и клише печати согласно 3 к настоящей Инструкции, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем органа или должностным лицом, исполняющим его обязанности. Акт подшивается в дело согласно утвержденной номенклатуре дел органа.

Оснастки печатей (штампов) списываются в порядке, установленном для осуществления материального учета.

В журнале делается отметка об уничтожении нумерованных бланков с указанием реквизитов акта.

XIII. Документальный фонд органа

13.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

13.1.1. Основой формирования документального фонда органа является номенклатура дел органа (далее – номенклатура дел).

13.1.2. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа. Документальный фонд органа составляют документы, созданные в органе и полученные им в результате документационного взаимодействия.

13.1.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения правовых актов, регламентирующих деятельность органа и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности органа.

В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, образующихся в делопроизводстве, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела и документы с отметкой конфиденциальности и т.д.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Названиями разделов номенклатуры дел органа являются наименования должностей заместителя руководителя (в случае организации отдельного делопроизводства) органа и структурных подразделений органа с выделением в раздел «Руководство» документов, направленных в адрес органа, на имя руководителя органа или отправленных от его имени. Также выделяются в  разделы при достаточном (свыше 5) количестве образуемых видов документов документы коллегиальных органов, обеспечение деятельности которых возложено на орган.

Номенклатура дел органа составляется по установленной настоящей Инструкцией форме согласно к настоящей Инструкции.

13.1.4. Сводная номенклатура дел органа разрабатывается подразделением делопроизводства на основе (своде) индивидуальных номенклатур дел должностных лиц и структурных подразделений органа.

Раздел «Руководство» разрабатывается на основании Типовой дел органа – участника СЭДД, в строгом соответствии с Порядком регистрации.

Сводная номенклатура дел органа подписывается руководителем подразделения делопроизводства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа в области архивного дела (далее – ЭПК) и утверждается руководителем органа.

13.1.5. Согласование номенклатуры дел с ЭПК проводится не реже одного раза в пять лет, если не было значительных структурных изменений в органе.

В случае изменения структуры органа в сводную номенклатуру дел в недельный срок вносятся уточнения и дополнения. В случае реструктуризации органа, изменения его функций, полномочий и других изменений, повлекших за собой значительные перемены в перечне и потоках движения документов, новая сводная номенклатура формируется в месячный срок.

13.1.6. Сводная номенклатура дел органа в конце каждого года уточняется на основании индивидуальных номенклатур дел должностных лиц и структурных подразделений, подписывается руководителем подразделения делопроизводства, согласуется экспертной комиссией (далее – ЭК) органа не позднее конца текущего года, утверждается руководителем органа и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

После утверждения номенклатуры дел органа подразделение делопроизводства оформляет и направляет выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел руководителям основных структурных подразделений органа.

13.1.7. Сводная номенклатура дел готовится в количестве четырех экземпляров:

первый экземпляр как документ  постоянного хранения помещается в дела;

второй используется в структуре делопроизводства в качестве рабочего экземпляра;

третий применяется в архиве органа;

четвертый направляется в Государственный архив автономного округа.

13.1.8. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом (4 к настоящей Инструкции):

а) в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) раздела, порядкового номера заголовка и при необходимости подзаголовка дела по номенклатуре дел в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:

02-05,

где:

02 – обозначение раздела;

05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел сохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных разделов и одинаковые индексы для однородных подразделов в пределах разных индексов. Для переходящих дел индекс сохраняется;

б) в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов, органов государственной власти автономного округа,  органов местного самоуправления в автономном округе, общественных объединений и организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, распоряжения и т.д.) – номинальный признак, является обязательным;

- наименование автора документа – авторский признак, является необязательным;

- наименование адресата документа – корреспондентский признак, является необязательным;

- краткое содержание документов дела – предметно-вопросный признак, является необязательным;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела, – географический признак, является необязательным;

- дата (период), к которой относятся документы дела, – хронологический признак, является необязательным.

Как минимум один из необязательных признаков должен присутствовать в наименовании заголовка дела и располагаться после номинального признака. Возможна комбинация из произвольного числа необязательных признаков в указанной последовательности. Изменение порядка расположения необязательных реквизитов допускается только для обеспечения логической последовательности.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы (аналитические записки, информации) исполнительных органов государственной власти автономного округа, представленные для сведения.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с исполнительными органами государственной власти автономного округа по основным вопросам деятельности.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка о награждении сотрудников, присвоении почетных званий.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Законодательным Собранием автономного округа по основным вопросам деятельности.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с органами местного самоуправления в автономном округе по основным вопросам деятельности.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с органами власти Тюменской области по основным вопросам деятельности.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые планы финансовых мероприятий.

Квартальные отчеты о работе...

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел;

в) графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года;

г) в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при отсутствии указания срока хранения – указывается срок хранения, согласованный с ЭПК;

д) в графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2014 года), о выделении дел к уничтожению, о структурных подразделениях органа, ответственных за формирование дел, и др.

13.1.9. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел текущего года в конец соответствующего раздела. При подготовке номенклатуры дел на следующий год систематизация (порядок дел) в номенклатуре сохраняется. Систематизация в номенклатуре дел пересматривается при направлении на рассмотрение ЭПК.

13.1.10. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

13.2. Формирование дел и их текущее хранение

13.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

13.2.2. Формирование дел в органе и их текущее хранение осуществляется в структуре делопроизводства и подразделениях органа.

Исполненные и законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок должны быть переданы исполнителями ответственным делопроизводителям для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет ответственный делопроизводитель в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется подразделением делопроизводства.

13.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дело только исполненные, правильно и полностью оформленные документы соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса (независимо от их дат и первоначального отнесения в дело);

- помещать приложения вместе с основными документами;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать документы постоянного и временного сроков хранения;

- включать в дело только по одному экземпляру каждого документа;

- помещать в дела факсимильные сообщения, телефонограммы на общих основаниях;

- не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры (копии), черновики (за исключением особо ценных);

- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Том 1», «Том 2» и т.д.

13.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

13.2.5. Правовые акты, протоколы, поручения в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

13.2.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

13.2.7. Правовые акты группируются по видам документов. Например, правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по административно-хозяйственному направлению.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении сотрудников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам, отпускам и т.д.).

13.2.8. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или автономного округа, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного хранения за текущий год.

13.2.9. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

13.2.10. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию.

13.2.11. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

13.2.12. Дела со дня заведения до передачи в архив органа или на уничтожение хранятся по месту их формирования. Ответственные делопроизводители отвечают за качество формирования дел и обеспечивают сохранность документов и дел.

13.2.13. Дела размещают в служебных кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

13.2.14. Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически (1 раз в 5 лет), как правило, перед передачей на государственное хранение проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя подразделения делопроизводства или ответственного за архивное хранение документов, при реорганизации органа.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, информация о результатах которой доводится до руководителя органа.

13.2.15. Выдача подлинников документов или дел во временное пользование производится на основании обоснованных письменных запросов на руководителя органа и производится по актам передачи, подписанных автором запроса и руководителем подразделения делопроизводства, согласованных с должностным лицом, по документам которого направлен запрос, и утверждаемых руководителем органа.

Дела выдаются из архива во временное пользование на срок, не превышающий:

одного месяца – для использования сотрудниками органа;

шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Выдача дел из архива регистрируется в книге выдачи дел. Выданный документ замещается в деле его заверенной копией и картой-заместителем, утвержденной руководителем подразделения делопроизводства. На выданное дело заводится карта-заместитель.

В карте-заместителе указывается индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Перед выдачей дел и при их возврате в случае необходимости производится полистная проверка наличия и состояния документов в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

13.2.16. Заверенные копии или выписки из документов органа предоставляются в соответствии с Административным регламентом по предоставлению государственной услуги «Предоставление пользователям информацией по их запросу информации о деятельности государственного органа Ямало-Ненецкого автономного округа», утвержденным Правительства автономного округа.

13.3. Организация архивного хранения документов

13.3.1. Документы органов являются государственной собственностью автономного округа и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив автономного округа как часть Архивного фонда Российской Федерации в порядке, установленном   Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

13.3.2. Документы, включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, через 10 лет передаются на постоянное хранение в Государственный архив автономного округа.

Дела по личному составу находятся в архиве органа в течение 50 или 75 лет.

13.3.3. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче в Государственный архив автономного округа орган организует формирование архива органа.

В архив органа передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела  по личному составу. Их передача производится по описям дел не ранее чем через 1 год и не позднее чем через  3 года после завершения дел в делопроизводстве.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив органа, как правило, не подлежат. Они хранятся у ответственных делопроизводителей и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Передача дел в архив органа осуществляется ежегодно в порядке и в сроки, определяемые приказом органа.

Ответственность за качественную подготовку и своевременную передачу дел в архив возложена на ответственных делопроизводителей.

13.3.4. При подготовке к передаче в архив органа дел постоянного и временного сроков хранения документы в них должны располагаться сверху вниз, то есть документ, поступивший в календарном году последним, должен быть последним в деле, а первый документ календарного года – первым в деле. При этом все металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов должны быть удалены.

Документы с отметкой «ЭПК» в случае отсутствия их регистрации в СЭДД или экспертного заключения о сроке хранения подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

В период подготовки дел к передаче в архив органа специалистом подразделения делопроизводства, принимающим архивные дела, совместно с ответственным делопроизводителем предварительно проверяется качество их формирования, оформления, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа.

При обнаружении в делах неисправимых повреждений документов составляется акт. Дела, оформленные с нарушением установленных требований, на архивное хранение не принимаются. Дела и документы возвращаются для устранения в 10-дневный срок всех выявленных при проверке недостатков в формировании и оформлении дел. В исключительных случаях утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии.

13.3.5. Прием каждого дела в архив органа производится в присутствии ответственного делопроизводителя. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста, принимающего дела в архив органа, и лица, передавшего дела.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются ответственными делопроизводителями с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив органа. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и их сдачу несет подразделение, передающее документы.

Если при передаче дел обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие документов и номера отсутствующих документов. Причины их отсутствия отражаются в прилагаемой к акту приема-передачи справке ответственного делопроизводителя.

13.3.6. В случае ликвидации основного структурного подразделения органа ответственный делопроизводитель в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа, независимо от сроков хранения, на основании акта приема-передачи.

При реорганизации, сопровождающейся передачей полномочий, все имеющиеся документы и дела передаются по акту приема-передачи руководителю или ответственному делопроизводителю структуры, принимающей полномочия, с участием представителя службы делопроизводства. Акт приема-передачи подписывается руководителем органа.

Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

13.3.7. Подготовка документов и дел к передаче в архив органа и на уничтожение предусматривает проведение ответственными делопроизводителями комплекса работ, включая:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел и подготовку к передаче в архив органа;

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

13.4. Экспертиза ценности документов

13.4.1. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится:

на стадии  делопроизводства – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел (регистрации документов) и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве органа – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

13.4.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и их подготовки к передаче в архив создается постоянно действующая ЭК.

Функции и права, а также состав ЭК утверждается приказом органа.

13.4.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа непосредственно ответственными делопроизводителями под непосредственным методическим руководством подразделения делопроизводства.

13.4.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему оперативному хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

13.4.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании правовых актов Российской Федерации и автономного округа, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без полистного просмотра самих документов. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, документы, подлежащие возврату, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

13.4.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Описи дел составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа, второй остается в качестве контрольного экземпляра у ответственного делопроизводителя. Подготовленные ответственными делопроизводителями описи служат основой для подготовки сводной описи дел органа.

13.5. Оформление дел и подготовка к передаче на архивное хранение

13.5.1. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится специалистами подразделения делопроизводства и ответственными делопроизводителями, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.

13.5.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление дела (приложение № 15 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

13.5.3.  (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной настоящей Инструкцией форме (приложение № 16 к настоящей Инструкции). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке (титульном листе) дела указываются реквизиты: наименование органа (фондообразователя) или должности должностного лица автономного округа; делопроизводственный номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

- наименование органа или должности должностного лица указывается полностью. В случаях когда в течение года, за который готовятся дела, фондообразователь был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

- делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел органа;

- заголовок (наименование) дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, распоряжений, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов, составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

- дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

13.5.4. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания правовых актов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания – дата самого позднего входящего или исходящего документа, независимо от места нахождения их в деле.

13.5.5. Количество пронумерованных в деле листов проставляется в листе-заверителе дела.

13.5.6. Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

13.5.7. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).

13.5.8. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Государственного архива автономного округа, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

13.5.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формат A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 – карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в Государственный архив автономного округа допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

13.5.10. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

13.5.11. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя документов дела (приложение № 17 к настоящей Инструкции).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной настоящей Инструкцией форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной настоящей Инструкцией форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

13.5.12. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном настоящей Инструкцией порядке.

13.5.13. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

13.5.14. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела временного (до 10 лет) хранения заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

13.6. Порядок составления описей дел постоянного, временного

 (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

13.6.1. Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

13.6.2. Ежегодно в каждом структурном подразделении органа составляются описи на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме согласно приложению № 18 к настоящей Инструкции. По этим описям документы сдаются в архив органа.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи органа.

13.6.3. Описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством Государственного архива автономного округа. По этим описям документы сдаются в Государственный архив автономного округа.

составляются по форме согласно приложению № 18 к настоящей Инструкции отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование органа, который вел дела и закончил их делопроизводством. В случаях когда орган в течение периода, за который вносятся дела в опись, был переименован (преобразован), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных настоящей Инструкцией правил формирования и оформления дел они устраняются.

13.6.4. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

13.6.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи – валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела и всех остальных однородных дел;

- многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи наименования всех томов пишутся полностью.

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

13.6.6. Опись дел органа подписывается руководителем подразделения делопроизводства и составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК и ЭПК и утверждается руководителем органа.

13.6.7. Опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются в Государственный архив автономного округа, четвертый остается в качестве контрольного экземпляра.

Опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах, два из которых передаются в Государственный архив автономного округа, третий остается в качестве контрольного экземпляра.

13.7. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

13.7.1. По результатам отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляется о выделении документов к уничтожению (приложение № 19 к настоящей Инструкции).

Дела включаются в акт, если срок их хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2012 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2016 года).

13.7.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на все дела (при этом дела по каждому разделу номенклатуры дел составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).

Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем органа только после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения.

13.7.3. Ответственным делопроизводителям запрещается самостоятельно уничтожать дела и документы по истечении срока хранения.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении их к уничтожению сдаются на утилизацию (уничтожение) в подразделение делопроизводства. Перед сдачей документы упаковываются и увязываются в связки. На основании представленных ответственными делопроизводителями актов о выделении дел к уничтожению составляется сводный акт, в котором указываются дата передачи, количество включенных в акт дел. Сводный акт подписывается руководителем подразделения делопроизводства, утверждается руководителем органа.

Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляются под контролем специалиста подразделения делопроизводства, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных или иных нужд.

13.7.4. При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:

- уничтожение должно всегда быть санкционированным;

- документы, связанные с судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожаются по истечении указанных судебных разбирательств;

- уничтожение документов должно проводиться в порядке, обеспечивающем конфиденциальность содержащейся в них информации;

- все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные, страховые и резервные копии, следует уничтожить.

Приложение № 1

к Инструкции по делопроизводству

в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

по оформлению эскизов бланков документов исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа

и их должностных лиц

I. Общие положения

1.1. Настоящие Методические рекомендации определяют состав, расположение и принципы форматирования (размер используемого шрифта, его начертание и цвет) реквизитов эскизов и проектов эскизов бланков документов, в том числе с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – автономный округ) в различных вариантах (многоцветный и одноцветный), предназначенных для изготовления как средствами промышленной полиграфии в многоцветном или двуцветном исполнении, так и средствами копировально-множительной и компьютерной техники в двуцветном или монохромном исполнениях.

1.2. Целью настоящих Методических рекомендаций является:

- формирование единого стиля бланков документов исполнительных органов государственной власти автономного округа (далее – органы), их должностных лиц и основных структурных подразделений, а также учреждаемых ими коллегиальных органов как с воспроизведением герба автономного округа, так и без него;

- обеспечение выполнения установленных требований к использованию изображения герба автономного округа, к оформлению документов и бланков документов.

1.3. Настоящие Методические рекомендации подготовлены в соответствии с:

- Законом автономного округа от 13 октября 2003 года № 41-ЗАО «О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа»;

- постановлением Губернатора автономного округа 27 апреля  2011 года № 55-ПГ «Об утверждении Порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба Ямало-Ненецкого автономного округа»;

- государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»);

- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76;

а также сложившейся практикой подготовки эскизов бланков документов с воспроизведением герба автономного округа и технических возможностей средств их воспроизведения.

1.4. Эскизы бланков документов разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов.

1.5. Бланки документов изготавливаются на стандартных белых листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А6 (105 x 148 мм) для резолюций.

Для бланков документов формата А4 устанавливаются следующие размеры полей:

25 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее (для бланков документов без воспроизведения герба автономного округа).

Расположение реквизитов угловых бланков писем осуществляется в зоне, ограниченной границей левого поля бланка шириной 73±2 мм.

1.6. Бланки документов оформляются в типовой красно-синей цветовой гамме – оттенков цветов государственных флагов Российской Федерации и автономного округа.

В целях обеспечения контрастного отображения реквизитов бланков документов как при цветном, так и при монохромном воспроизведении используются следующие цветовые схемы в формате RGB (Red-Green-Blue (Красный-Зелёный-Синий)):

- RGB (0,0,255) – синий;

- RGB (255,0,0) – красный.

Электронные версии эскизов бланков документов должны быть оформлены в цветном изображении, вне зависимости от планируемого способа их воспроизведения.

1.7. Создание проектов эскизов осуществляется с использованием компьютерной техники. Проекты эскизов и эскизы бланков документов сохраняются в форматах текстовых (RTF, PDF или совместимых с текстовым редактором MS Word версии 2003 и ранее) или графических (JPG, BMP или TIFF) файлов в цветном изображении.

1.8. Для текстовых реквизитов бланков документов используют шрифт Times New Roman. Не допускается использовать иные начертания (курсив, подчёркивание и т.д.), кроме насыщенного.

II. Герб автономного округа

2.1. Изображение и размещение герба автономного округа на бланках документов должно соответствовать положениям Закона автономного округа от 13 октября 2003 года № 41-ЗАО «О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа».

2.2. Для изображения герба автономного округа в одноцветном варианте на бланках документов, изготавливаемых в цветном исполнении, используется синий цвет.

2.3. Изображение герба автономного округа высотой 17±2 мм размещается на расстоянии 3 – 4 мм от верхнего края листа и центруется относительно полей (без абзацного отступа). Допускается только пропорциональное (с сохранением соотношения высоты и ширины) изменение размера изображения герба автономного округа.

При подготовке проектов эскизов бланков документов с воспроизведением герба автономного округа для изготовления средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники в связи с техническими ограничениями используемых средств расстояние до верхнего края листа может быть увеличено, но не более чем до 10 мм.

При подготовке заказа на типографское изготовление в техническом задании или непосредственно на проекте эскиза бланка указывается требуемое значение.

2.4. На совместных бланках документов органов изображение герба автономного округа не дублируется, при этом используется вариант изображения герба автономного округа наименьшего статуса.

На совместных бланках документов органов и федеральных органов государственной власти или иных субъектов Российской Федерации, а также муниципальных образований в автономном округе соответствующие гербы указанного размера располагаются над наименованиями соавторов документа и центруются относительно их.

III. Наименование автора документа

3.1. Наименование автора документа выводится шрифтом насыщенного начертания прописными символами синего цвета с выравниванием по центру в пределах полей (без абзацного отступа) без переносов, в т.ч. и составных слов, с одним межстрочным интервалом.

Все слова наименования набираются шрифтом одного размера, начертания, цвета и форматирования.

Наименование юридического лица – автора документа должно полностью соответствовать наименованию, указанному в утверждённом Положении о нём.

3.2. Рекомендованным размером в вертикальном направлении полного наименования (с учётом наименований вышестоящих органов и сокращенного наименования) является 20 мм. Не допускается его превышение более чем на 5 мм.

3.3. Формирование наименований органов и должностей высших лиц автономного округа начинается с последней строки, набором в пределах полей документа (без абзацного отступа) слов «ЯМАЛОНЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА» с использованием шрифта размером № 20:

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Предшествующие слова наименования набираются в вышестоящих строках с использованием шрифта того же размера, начертания и форматирования. Если полное наименование занимает не более трёх строк, то размер шрифта не изменяется:

ГУБЕРНАТОР

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Департамент международных и внешнеэкономических связей

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Если при использовании шрифта исходного размера наименование превысило объём в три строки, то осуществляется последовательное уменьшение используемого размера шрифта:

Департамент по взаимодействию с федеральными органами государственной власти и мировой юстиции

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Служба по надзору за техническим состоянием

самоходных машин и других видов техники

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

При этом рекомендуется при возможности сохранять логическую связь составных частей наименования.

3.4. Наименования основных структурных подразделений и должностных лиц органов не должны занимать более двух строк.

3.5. Над наименованием автора документа располагается наименование вышестоящего органа, набранного шрифтом меньшего размера насыщенного начертания. Разделение наименований осуществляется пропуском одной строки с параметрами форматирования предыдущего реквизита.

На бланках документов членов Правительства автономного округа наименование высшего исполнительного органа государственной власти автономного округа не указывается.

Над наименованием основных структурных подразделений органа указывают его наименование:

аппарат губернатора ямало-ненецкого автономного округа

управление документационного обеспечения

Служба по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ОТДЕЛ КАДРОВОГО‚ ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОГО И ПРАВОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

На бланках коллегиальных органов, учреждаемых правовыми актами автономного округа, наименование вышестоящего органа не указывается, для коллегиальных органов, учреждаемых приказами органов – указывается.

3.6. При разработке проектов эскизов бланков документов основных структурных подразделений органа рекомендуется использовать пакетный принцип: единовременная разработка эскизов для всех основных структурных подразделений органа с соблюдением единого формата написания вышестоящего органа.

Например, при разработке отдельного эскиза бланка основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа – управления документационного обеспечения представляется возможным использовать для написания наименования основного структурного подразделения шрифт размером № 17, для наименования вышестоящего органа – шрифт размером № 13:

аппарат губернатора ямало-ненецкого автономного округа

управление документационного обеспечения

Для написания наименования другого основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа – управления по обеспечению деятельности Правительства и Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа в целях соблюдения установленных настоящими Методическими рекомендациями ограничений возможно использование шрифта размером № 13, что определяет меньший (№ 12) размер шрифта для наименования вышестоящего органа:

АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Управление по обеспечению деятельности правительства

и губернатора ямало-ненецкого автономного округа

Таким образом, в целях сохранения единообразия в бланках документов основных структурных подразделениях аппарата Губернатора автономного округа для написания наименования вышестоящего органа используется шрифт размером № 12.

3.7. Сокращенное наименование органа на бланках не приводится.

3.8. В случае указания в наименовании должности должностного лица полного наименования вышестоящего органа или должностного лица допускается не указывать их наименование дополнительно:

первый заместитель руководителя аппарата губернатора ямало-ненецкого автономного округа

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ УПРАВЛЯЮЩЕГО ДЕЛАМИ ПРАВИТЕЛЬСТВА

Ямало-Ненецкого автономного округа

3.9. Эскизы совместных бланков документов создаются на основе продольного варианта.

Наименования органов государственной власти автономного округа, органов, должностей должностных лиц одного уровня располагаются на одном уровне в алфавитном порядке. Наименование федеральных органов государственной власти  предшествуют наименованию органа, а муниципальных образований в автономном округе следуют за ним.

Реквизиты соавторов, оформленные в соответствии с угловым вариантом, располагаются в зонах, определяемых количеством соавторов, с расстоянием по горизонтали не менее 10 мм между ними.

ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

IV. Графический разделитель

4.1. Графический разделитель используется только в бланках для писем и представляет собой горизонтальную сдвоенную линию красного цвета, разделяющую наименование автора документа от его реквизитов.

Толщина верхней линии и расстояние между линиями составляют 2 ± 0,5 мм, толщина нижней не превышает 0,5 мм.

4.2. Графический разделитель проводится в пределах полей бланка (без абзацного отступа):

V. Справочные данные об органе или его должностном лице

5.1. Справочные данные об органе или его должностном лице указываются только на бланках писем и включают в себя почтовый адрес, номера контактных телефонов и/или факсимильных аппаратов (с кодом населённого пункта), официального адреса электронной почты в едином доменном пространстве и адреса официального сайта и другие сведения по усмотрению  органа.

Все справочные данные оформляются с использованием шрифта синего цвета единого размера и начертания, центруются относительно полей бланка (без абзацного отступа). Размер шрифта определяется наименьшим размером, использованным для написания составных частей.

На типовых бланка справочные данные могут не указываться или указываться в части совпадающих значений.

5.2. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года № 234  (далее – Правила оказания услуг почтовой связи), а именно:

- вид структуры населенного пункта (улица, проспект, микрорайон и т.д.) и его наименование;

- номер дома и корпуса (при наличии);

- наименование населённого пункта;

- субъект Российской Федерации (опускается при сокращенном варианте);

- почтовый индекс,

которые разделяются запятыми.

5.3. На бланках писем, используемых для переписки между органами, можно использовать сокращенный набор справочных данных (почтовый адрес, номера контактных телефонов и факсимильных аппаратов).

5.4. Почтовый адрес выводится непосредственно под графическим разделителем синим цветом насыщенного начертания полностью в одной строке. Размер используемого шрифта определяется длиной выводимой строки.

Например:

проспект Молодёжи, д. 9, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629008

или

ул. Республики, д. 72, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629008

5.5. Контактные координаты полностью выводятся в нижележащей строке в следующем порядке:

5.5.1. номера телефонов с разделяющим символом «-», с указанием в скобках кода междугородней связи населённого пункта с предшествованием слова «Телефон» (для единственного номера), «Телефоны» (при указании нескольких номеров, но не более трех) или в сокращенном варианте «Тел.» с последующим двоеточием;

5.5.2. номера факсимильных аппаратов (при наличии) в аналогичном формате (код населённого пункт в случае его указания ранее можно опустить) с предшествованием слов «Тел./факс» (при совмещении функций) или слова «Факс» с последующим двоеточием;

5.5.3. официальный адрес электронной почты в едином почтовом домене с предшествованием слов «Email» с последующим двоеточием. Не допускается указывать в качестве официального адреса адрес электронной почты, размещённый в доменах первого уровня иностранных государств, коммерческих организаций, а также в российских доменах второго уровня, предоставляющих свободный и бесплатный сервис по их размещению.

В связи с тем что при обмене сообщениями электронной почты написание адреса прописными или строчными символами не оказывает влияния, предпочтительным, с точки зрения мнемоники распознавания и запоминания, является использование при написании символов смешанного регистра;

5.5.4. адрес официального сайта органа или сайта должностного лица с предшествованием слова «Сайт» с последующим двоеточием. Отсутствие данного контактного реквизита на бланке органа является неисполнением Федерального закона Российской Федерации от 09 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

Например:

Тел.: [phone]. Тел./факс:  2-29-83. E-mail: [e-mail]. Сайт: www.apparat-yanao.ru

или

Тел.: [phone], 3-12-49. Тел./факс:  4-63-57. Телетайп 235035 ЛУЧ. E-mail: [email protected]

5.6. Для бланков писем, направляемых адресатам вне системы органов, в целях информирования получателя о статусе автора документа предпочтительным является указание через запятую данных государственной регистрации юридического лица – автора документа:

ОКПО – код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций;

ОГРН – основной государственный регистрационный номер юридического лица в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

ИНН/КПП – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Например:

ОКПО 12502405, ОГРН 1028900508724, ИНН/КПП 8901012609/890101001

5.7. Указание на бланке письма полных банковских реквизитов остается на усмотрение руководителя органа.

VI. Вид документа

6.1. Вид документа указывается только на бланках конкретного вида документа.

При использовании общих бланков для правовых актов наименование вида правого акта включается в текст правового акта и выводится на бланк при его оформлении.

6.2. Наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПОРУЧЕНИЕ, ПРИКАЗ) выводится прописными символами красного цвета насыщенного начертания с полуторным межстрочным интервалом от предыдущего реквизита и центруется в пределах полей бланка (без абзацного отступа).

Размер шрифта устанавливается не менее чем на две единицы больше, чем был использован для наименования автора документа, но размером шрифта не более № 22.

ГУБЕРНАТОР

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

приказ

Служба по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

приказ

VII. Места проставления реквизитов «Дата документа»

 и «Номер документа»

7.1. Место проставления реквизита «Дата документа» предназначено для проставления даты документа при его регистрации, формируется с учетом словесно-цифрового способа указания даты и состоит из набора символов нижнего подчеркивания («_») и шаблона указания года в формате «20___ г.». Добавление в набор символов нижнего подчеркивания иных символов (пробелы, кавычки и т.д.) с целью разделения мест написания компонентов даты (день месяца, месяц) не допускается.

Место проставления реквизита «Номер документа» предназначено для проставления номера документа при его регистрации, состоит из символа «№» и набора символов нижнего подчеркивания («_»).

7.2. Места проставления реквизитов «Дата документа» и «Номер документа» оформляются шрифтом размером № 12 синего цвета насыщенного начертания при общей длине не более 73±2 мм.

Расположение мест проставления реквизитов «Дата документа» и «Номер документа» осуществляется с пропуском одной строки с форматированием предыдущего реквизита.

Место проставления реквизита «Дата документа» устанавливается от левого поля (без абзацного отступа) бланка.

Место проставления реквизита «Номер документа» устанавливается для:

- бланка письма – непосредственно после места проставления реквизита «Дата документа» с разделительным пробелом:

________________20___г. №__________

- бланка конкретного вида документа и общего бланка – в одной строке с местом проставления реквизита «Дата документа» с выравниванием по правому полю:

________________20___г.

№__________

7.3. Для эскизов бланков, предназначенных для оформления документов с использованием компьютерной техники, в т.ч. системы электронного документооборота и делопроизводства, места проставления реквизитов «Дата документа» и «Номер документа» специально не оформляются. Формирование и печать реквизитов «Дата документа» и «Номер документа» осуществляется в момент оформления документа на бланк средствами используемого программного обеспечения.

VIII. Место проставления реквизита «Ссылка на регистрационный

 номер и дату документа»

8.1. Место проставления реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» предназначено для проставления на бланках писем ссылки на регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ, формируется с учётом цифрового способа указания даты и состоит из слов «На №», набора символов нижнего подчеркивания («_») для написания номера документа, слова «от» набора символов нижнего подчеркивания («_») для написания даты документа. Использование иных символов не допускается.

8.2. Место проставления реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется шрифтом размером № 12 синего цвета насыщенного начертания при общей длине не более 73±2 мм, осуществляется от левого поля (без абзацного отступа) бланка с пропуском одной строки с форматированием предыдущего реквизита:

На № _______________ от ___________

8.3. Для эскизов бланков, предназначенных для оформления документов в автоматизированном режиме, в т.ч. с использованием СЭДД, место проставления реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» специально не оформляется. Формирование и печать реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» осуществляется в момент оформления документа на бланк средствами используемого программного обеспечения, а при отсутствии необходимости в нём пропускается.

IX. Место составления или издания

9.1. Место составления или издания документа указывают на бланке конкретного вида документа и общем бланке. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

9.2. Место составления или издания документа оформляется шрифтом размером № 12 синего цвета насыщенного начертания в строке ниже предыдущего реквизи      та по центру относительно полей (без абзацного отступа):

г. Салехард