Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 12.12.2016 № 1150-П

- Председателя Законодательного Собрания автономного округа;

- председателя политической партии Российской Федерации;

- руководителя основной религиозной конфессии на территории Российской Федерации;

- главнокомандующего, командующего родом или видом войск Российской Федерации, флота или военного округа;

- руководителя естественной монополии в Российской Федерации.

8.1.8. Вице-губернатор, первый заместитель и заместители Губернатора автономного округа подписывают письма по направлениям курируемой ими деятельности на имя:

- члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- руководителя федерального органа исполнительной власти;

- руководителя структурного подразделения Администрации Президента Российской Федерации;

- главного федерального инспектора по автономному округу;

- руководителя структурного подразделения Правительства Российской Федерации;

- Губернатора автономного округа, Председателя Законодательного Собрания автономного округа;

- главы посольства или дипломатической миссии Российской Федерации за границей, главы посольства или дипломатической миссии иностранного государства в Российской Федерации;

- руководителя регионального отделения политической партии Российской Федерации;

- председателя представительного органа муниципального образования;

а также ответы на документы постоянного хранения, поступившие на имя Губернатора автономного округа, в адрес Правительства автономного округа и направленные для исполнения по подведомственности в соответствии с утвержденным распределением обязанностей, или во исполнение резолюции Губернатора автономного округа. Допускается направление корреспонденции за подписью заместителя Губернатора автономного округа на имя заместителя должностного лица, направление писем на имя которого входит в компетенцию Губернатора автономного округа.

Ответные письма на запросы, акты прокурорского реагирования, поступившие на имя члена Правительства автономного округа, подписываются ими без ограничений, вне зависимости от корреспондента.

8.1.9. Регистрация документов, указанных в пунктах 8.1.4 – 8.1.8 настоящей Инструкции, осуществляется аппаратом Губернатора автономного округа.

8.1.10. Руководители органов при исполнении документов Правительства автономного округа временного хранения по направлениям курируемой ими деятельности могут подписывать и направлять корреспонденцию на имя контролирующего члена Правительства автономного округа, главы (главы местной администрации) муниципального образования в автономном округе, руководителя территориального органа федерального органа государственной власти по автономному округу, а также на имя руководителя федерального органа государственной власти по вопросам исполнения переданных полномочий Российской Федерации субъекту Российской Федерации, направления на регулярной основе статистической и иной отчетности.

Ответные письма на запросы, акты прокурорского реагирования, поступившие на адрес органа или на имя его руководителя, подписываются и направляются вне зависимости от корреспондента.

Допускается направление корреспонденции за подписью руководителя органа на имя заместителя должностного лица, направление писем на имя которого входит в компетенцию курирующего члена Правительства автономного округа.

Руководители органов по поручению контролирующего члена Правительства автономного округа могут подписывать и направлять ответы на документы временного хранения, поступившие на имя Губернатора автономного округа, в адрес Правительства автономного округа и направленные для исполнения по подведомственности в соответствии с утвержденным распределением обязанностей между членами Правительства автономного округа, или во исполнение резолюции Губернатора автономного округа. Регистрация таких документов осуществляется в органе.

8.1.11. Представители Губернатора автономного округа в муниципальных образованиях в автономном округе осуществляют переписку по предмету своей деятельности в географических пределах своего представительства или с органами.

8.1.12. Регистрация писем осуществляется в базах данных «Входящие документы» (для поступивших) и «Исходящие документы» (для отправляемых).

После подписания и регистрации второй экземпляр документа постоянного хранения, приложения (при наличии) и лист рассылки (при наличии) помещаются в дело. Для отправляемых документов временного хранения второй экземпляр документа может не оформляться или использоваться в качестве визового. Вторые экземпляры документов временного хранения при наличии графической или электронной копии в РКК в дела могут не оформляться.

8.1.13. В письмах единого содержания наименование адресатов указывается в обобщенном виде, индивидуальные обращения не указываются. Оригинал письма подготавливается в единственном экземпляре, который после подписания и регистрации оформляется в дело. Направление писем осуществляется средствами РМСЭД или в копиях.

По каждому индексу номенклатуры дел подготавливается отдельный проект письма, оформляемый на бланке, и отдельный проект РКК с приложением листа рассылки. Визы согласования при необходимости указываются на оборотной стороне последнего листа письма (без приложений).

8.2. Внутренние письма

8.2.1. Документационное взаимодействие между членами Правительства автономного округа, органами, государственными учреждениями автономного округа и их должностными лицами осуществляется с использованием внутренней переписки.

8.2.2. Оформление внутренних писем (при необходимости) на бумажном носителе осуществляется средствами СЭДД с использованием электронного шаблона бланка и печатью на монохромном принтере. Оформление на бланки типографского изготовления является необязательным и определяется автором или исполнителем, за исключением внутренних писем, направляемых на имя Губернатора автономного округа.

8.2.3. В письмах единого содержания наименование адресатов указывается в обобщенном виде, индивидуальные обращения не указываются. Оригинал письма подготавливается в единственном экземпляре, который после подписания и регистрации оформляется в дело. Направление писем осуществляется средствами СЭДД или в копиях.

8.2.4. Регистрация внутренних писем осуществляется в базе данных «Внутренние документы».

8.3. Служебные записки

8.3.1. В целях информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами одного органа используются служебные записки.

8.3.2. Оформление служебных записок на бумажном носителе не допускается, за исключением содержащих конфиденциальную информацию. Весь процесс подготовки, регистрации, направления и исполнения осуществляется в электронном виде в СЭДД .

8.3.3. Регистрация служебных записок осуществляется в базе данных «Внутренние документы».

При стабильном наличии данного вида документов в деятельности структурного подразделения они вносятся в раздел номенклатуры дел данного структурного подразделения, их регистрация осуществляется уполномоченными сотрудниками структурного подразделения, являющегося автором.

IХ. Организация документооборота

9.1. Общие принципы работы с документами

9.1.1. Прием проектов документов на оформление, регистрацию и корреспонденции на отправку осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 8.30 до 12.00 и с 14.00 до 16.30.  В предпраздничные дни – до 15.30.

Документы, поступившие после 16.30 (в предпраздничные дни – после 15.30), оформляются, регистрируются и поступают в обработку на следующий рабочий день.

9.1.2. Документы, поступившие на имя или отправляемые от имени Губернатора автономного округа или вице-губернатора автономного округа, а также поступившие в адрес Правительства автономного округа, вне зависимости от вида и способа доставки, принимаются, обрабатываются и регистрируются с использованием СЭДД в централизованном порядке службой делопроизводства. Также служба делопроизводства осуществляет централизованную регистрацию направленных поручений Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, протоколов аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе вне зависимости от их адресования. Указанные документы передаются в службу делопроизводства, а сопроводительные письма к ним (при наличии) регистрируются по месту адресования с установлением связи в РКК.

Документы, поступившие на имя или отправляемые от имени первого заместителя Губернатора автономного округа или заместителя Губернатора автономного округа автономного округа, принимаются, обрабатываются и регистрируются с использованием СЭДД ответственным делопроизводителем секретариата.

Документы, поступившие на имя или отправляемые от имени заместителя Губернатора автономного округа, возглавляющего орган, руководителя органа или на имя должностного лица, временно исполняющего его обязанности, принимаются, обрабатываются и регистрируются с использованием СЭДД делопроизводителями органа, так же как и документы, поступившие на имя или отправляемые от имени первого заместителя или заместителя руководителя органа, не являющихся руководителями основных структурных подразделений органа и не имеющих выделенного раздела в номенклатуре дел органа.

Подготовка проектов и регистрация документов коллегиального органа возлагается на секретаря или орган, определенный в утвержденном положении о коллегиальном органе ответственным за его документационное обеспечение, который также осуществляет и контроль за исполнением документов коллегиального органа, если в них не указано иное.

Внутренние документы подготавливаются и регистрируются по месту регистрации, определяемому по автору документа, принимаются и обрабатываются по месту, определяемому адресатом документа.

По отдельным полномочиям органа право на регистрацию документов органа может быть делегировано уполномоченному структурному подразделению органа.

9.1.3. Регистрация с использованием СЭДД личных и коллективных писем, устных обращений граждан, а также направленных со специализированных страниц официальных сайтов, адресованных на имя Губернатора автономного округа или члена Правительства автономного округа, в адрес Правительства автономного округа, а также карточек личного приема и всех документов по их рассмотрению и исполнению осуществляется уполномоченным основным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за работу с обращениями граждан.

В случае получения делопроизводителем секретариата обращения непосредственно от гражданина оно направляется в уполномоченное основное структурное подразделение аппарата Губернатора автономного округа, ответственное за работу с обращениями граждан.

Обращения граждан, направленные в адрес органа, на имя его руководителя или полученные в результате личного приема, и все документы по их рассмотрению и исполнению регистрируются в органе.

Делопроизводство по обращениям граждан в органах ведется отдельно от других видов делопроизводства, в порядке, установленном правовыми актами органов.

Личные обращения, заявления сотрудников к представителю нанимателя, а также запросы лиц, ранее осуществлявших служебную (трудовую) деятельность в органе, на предоставление архивных справок, обращениями граждан не являются.

9.1.4. Прием телеграмм, адресованных на имя Губернатора автономного округа, членов Правительства автономного округа или в адрес Правительства автономного округа, а также отправка телеграмм указанных должностных лиц производится специалистами службы делопроизводства.

Прием и отправка телеграмм органов осуществляется делопроизводителем органа.

9.1.5. Обработка сообщений факсимильной связи, поступающих на имя Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа на номер факсимильного аппарата, указанного в реквизитах соответствующих бланков, возлагается на специалистов службы делопроизводства.

Факсимильные сообщения на имя членов Правительства автономного округа обрабатываются делопроизводителями секретариата, руководителей органов – делопроизводителями органа.

Обработка сообщений факсимильной связи производится в установленном для поступающей корреспонденции порядке. В РКК документа делается отметка о способе его получения. В случае последующего поступления оригинала производится замена копии факсимильного сообщения на подлинник документа.

Прием/передача факсимильных сообщений от/на участников РМСЭД не осуществляется.

9.1.6. Обслуживание официального почтового ящика электронной почты Правительства автономного округа осуществляется специалистами службы делопроизводства с использованием специализированного модуля СЭДД; официального почтового ящика электронной почты органа – делопроизводителями органа или должностными лицами, специально на то уполномоченными; обслуживание именных служебных ящиков электронной почты членов Правительства автономного округа – делопроизводителями секретариата, сотрудников органов – самостоятельно.

Адреса официальных почтовых и именных служебных ящиков электронной почты создаются в едином почтовом домене автономного округа.

Документы, поступившие в электронном виде, на бумажный носитель не переносятся. В РКК документа делается отметка о способе его получения.

9.1.7. При регистрации документа, отнесенного в дело с установленным сроком хранения «5 лет ЭПК», ответственный делопроизводитель выдает экспертное заключение об установлении срока хранения документа:

- при регистрации в СЭДД – установлением соответствующей отметки в поле «Срок хранения» в РКК документа (по умолчанию: «Постоянно»);

- при журнальной форме регистрации – оттиском на документе штампа «Постоянно» и установлением соответствующей отметки в регистрационной записи.

9.1.8. Регистрационный номер формируется автоматически средствами СЭДД в соответствии с Порядком регистрации, за исключением регистрационных номеров ответов на ранее направленные запросы, повторных документов, которые формируются на основании регистрационного номера исходного (первичного) документа с добавлением через разделительный символ «.» порядкового номера документа по его исполнению. Проект РКК в последнем случае должен содержать ссылку (связь) на РКК исходного (первичного) документа.

9.1.9. Документы на бумажном носителе, не отнесенные к информации ограниченного доступа и не содержащие конфиденциальную информацию, с отметками регистрации подлежат сканированию с внесением электронного образа документа в состав реквизитов РКК.

9.1.10. Документы, прошедшие регистрацию с использованием СЭДД, при наличии в РКК электронного образа (для документов на бумажном носителе) или содержания (для электронных документов), включая приложения, подписанные или заверенные электронной подписью, отнесенные в дела со сроком хранения до 5 лет, или при отсутствии экспертного заключения об установлении  постоянного хранения (далее – документы СЭДД временного хранения) в дела на бумажном носителе не оформляются.

9.1.11. Доставка и получение документов и проектов документов Губернатора автономного округа на бумажном носителе в секретариате Губернатора автономного округа осуществляются специалистами службы делопроизводства, документов на рассмотрение и исполнение членами Правительства автономного округа в службе делопроизводства – делопроизводителями секретариатов.

Передача документов Правительства автономного округа и членов Правительства автономного округа на бумажном носителе, направляемых для исполнения в органы, и прием проектов документов от них осуществляются через секретариаты членов Правительства автономного округа органами. Перемещение проектов документов, подписанных (согласованных, завизированных и т.д.) членами Правительства автономного округа и подлежащих передаче иному члену Правительства автономного округа, оформлению или отправке в службе делопроизводства, осуществляется сотрудниками соответствующих секретариатов.

Документационное взаимодействие в органах осуществляется через делопроизводителей органа и его основных структурных подразделений.

9.1.12. Получение и отправка корреспонденции фельдъегерской почтой осуществляется в соответствии с графиком территориального отдела государственной фельдъегерской службы России.

9.2. Организация работы с поступившими документами

9.2.1. При приеме и первичной обработке поступивших документов осуществляется проверка правильности адресования и доставки, целостность упаковки и комплектности.

В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

9.2.2. Конверты с пометкой «Лично» не вскрываются и передаются адресату.

При повреждении конверта, несоответствии вложений, отсутствии оговоренных в документе приложений либо наличии ошибочно направленных документов составляется в двух экземплярах акт, утверждаемый руководителем службы делопроизводства. Первый экземпляр приобщается к поступившему документу, а второй направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов. В последнем случае конверт сохраняется до полного исполнения документа.

9.2.3. Документы с наличием отметки о конфиденциальности обрабатываются с учетом положений Инструкции ДСП. Если документ содержит информацию ограниченного доступа и автор документа не указал гриф конфиденциальности, адресат или делопроизводитель адресата вправе присвоить документу такой гриф.

9.2.4. Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности или в случае невозможности пересылки адресату возвращаются отправителю с приложением составленного акта и сопроводительного письма о невозможности доставки адресату в течение 3 рабочих дней с даты получения документа.

9.2.5. Поступившие документы разделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

- материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;

- дайджесты прессы (информационные экспресс-бюллетени), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода;

- поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты;

- пакеты с пометкой «лично»;

- анонимные документы;

- сообщения электронной почты из массовых рассылок (спам).

9.2.6. При предварительном рассмотрении документов осуществляется определение места и необходимости регистрации, индекса отнесенного дела по номенклатуре дел и выдается экспертное заключение об установлении срока хранения документа, определяется возможность направления по подведомственности в соответствии с распределением обязанностей и необходимость осуществления контроля исполнения рассматриваемого документа. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

9.2.7. Поступившие документы, подлежащие регистрации вне зависимости от способа и вида доставки, регистрируются в день обработки:

- письма, в т.ч. сопроводительные, – в базе данных «Входящие документы»;

- правовые акты, поручения, протоколы (без сопроводительных писем) – в базе данных ОРД, с указанием вида документа и сохранением его исходного номера;

- соглашения, договоры, государственные контракты – в базе данных «Договоры».

9.2.8. Письма, поступившие от участников РМСЭД и МЭДО, при наличии в проекте РКК электронного образа документа и полного комплекта приложений (при наличии) в электронном виде подлежат регистрации, в противном случае осуществляется отказ в регистрации с указанием его причины.

Проверка СЭДД на предмет поступления документов на предварительную обработку осуществляется не реже двух раз в день.

В случае последующего поступления оригинала производится замена на подлинник документа.

9.2.9. После регистрации на поступивших документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа (приложения отдельно не регистрируются) проставляется оттиск регистрационного штампа с указанием места регистрации, присвоенного регистрационного номера и даты регистрации. В случае невозможности проставления оттиска штампа в указанном месте он может быть поставлен на любом свободном от текста месте правой половины листа.

Дополнительно к оттиску штампа на документ может быть нанесен штрих-код, содержащий указанные реквизиты.

9.2.10. Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются на рассмотрение руководителю органа или его заместителям в соответствии с утвержденным распределением обязанностей с учетом вида, автора и содержания документа.

9.2.11. Повторные документы и документы, являющиеся ответами на ранее направленные запросы, в случае указания или возможности определения реквизитов исходного документа-запроса направляются автору/исполнителю последнего.

Документы по исполнению резолюций за подписью ответственных исполнителей направляются головному (ответственному) исполнителю по данному документу вне зависимости от первоначального адресования.

9.2.12. Документы с указанием обязательности исполнения и сроками исполнения до 5 рабочих дней могут быть направлены средствами СЭДД и/или РМСЭД потенциальным исполнителям до получения резолюции уполномоченного должностного лица. Последовательность указания исполнителей в этом случае не указывает на иерархию исполнения. Резолюция в данном случае определяет приоритетность, и исполнение осуществляется в соответствии с указанием лица, выдавшего резолюцию.

9.2.13. Оригиналы документов  постоянного хранения передаются на рассмотрение и принимаются после рассмотрения через делопроизводителей не реже двух раз в день (до обеденного перерыва и после), а в случае документов срочного исполнения – незамедлительно. Документы СЭДД временного хранения направляются исполнителям средствами СЭДД.

9.2.14. Срок рассмотрения поступивших на резолюцию должностного лица документов не должен быть более 3 рабочих дней. Делопроизводители обязаны принять меры по обеспечению сроков рассмотрения, предварительному определению состава исполнителей и порядка исполнения документа.

9.2.15. В случае ошибочного направления, отсутствия у исполнителя требуемых полномочий, планируемого или внепланового длительного отсутствия самого исполнителя или по иным другим причинам, делающим исполнение данного документа в указанные сроки данным исполнителем невозможным, документ должен быть возвращен в срок, не превышающий 24 часов с момента получения, с приведением обоснованной аргументации.

9.2.16. В случае подготовки проекта резолюции должностного лица он подготавливается с использованием СЭДД. Проект резолюции к документу постоянного хранения оформляется на унифицированном бланке резолюции, к документу СЭДД временного хранения  на бумажном носителе может не оформляться.

После подписания резолюции на бумажном носителе осуществляется внесение в РКК ее актуальных статуса, текста, реквизитов, электронного образа и снятие признака проекта. В случае подписания в электроном виде резолюции к документу постоянного хранения ответственный делопроизводитель осуществляет ее оформление на бланке и заверение.

Исполнители посредством СЭДД получают извещение о направлении документа на исполнение и организуют работу с ним.

В случае указания исполнителей, не являющихся участниками СЭДД или РМСЭД, копии документов и резолюций на бумажном носителе или в электронном виде направляются в порядке, установленном настоящей Инструкцией для работы с отправляемыми документами.

9.2.17. Подлинник документа  постоянного хранения, за исключением документов журнальной формы регистрации, и оригинал (заверенная копия) резолюции в обязательном порядке возвращаются в структурное подразделение, определенное в утвержденной номенклатуре дел, где и осуществляется их текущее хранение с последующей передачей в установленном настоящей Инструкцией порядке на архивное хранение.

9.3. Организация работы с отправляемыми документами

9.3.1. Подготовка проектов писем за подписью Губернатора автономного округа и членов Правительства автономного округа осуществляется специалистами соответствующих секретариатов, возглавляемых или контролируемых органов или возглавляемых коллегиальных органов автономного округа.

Подготовка проектов писем руководителей органов и их первых заместителей возлагается на руководителей структурных подразделений возглавляемого органа или осуществляется ими самостоятельно.

9.3.2. Исполнитель проекта письма представляет проект письма на бумажном носителе (при необходимости) с визами согласования уполномоченных должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов. В базе данных «Исходящие документы» исполнитель проекта письма создает проект РКК с приложением текста письма и всех приложений (при наличии) в формате исходных файлов.

К проектам ответов дополнительно прилагается копия исходного запроса. В проекте РКК таких документов устанавливается связь с РКК исходного запроса.

При направлении письма в несколько адресов исполнителем проекта прилагается завизированный им лист рассылки, а также перечень адресатов в электронном виде по согласно приложению № 3 к настоящей Инструкции, который также размещается в проекте РКК документа.

9.3.3. Отправляемые письма за подписью Губернатора автономного округа или должностного лица, временно исполняющего обязанности Губернатора автономного округа, ответы за подписью членов Правительства автономного округа на запросы, поступившие на имя Губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа, после проведения лингвистической, экспертизы в централизованном порядке оформляются на бланках специалистами службы делопроизводства.

Иные письма за подписью членов Правительства автономного округа подготавливаются и оформляются на бланках делопроизводителями секретариата, за подписью руководителя органа – исполнителем проекта письма.

Письма за подписью члена Правительства автономного округа как руководителя (председателя) коллегиального органа автономного округа, учрежденного нормативными правовыми актами автономного округа, в случае отсутствия бланка коллегиального органа оформляются на продольных бланках писем Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

Письма за подписью секретаря коллегиального органа, обеспечение деятельности которого возложено на орган, или за подписью руководителя (председателя) коллегиального органа, который образован приказом органа, в случае отсутствия бланка коллегиального органа оформляются на продольных бланках писем данного органа или уполномоченного структурного подразделения.

Наименование должности в этом случае заменяется или дополняется наименованием статуса члена коллегиального органа.

9.3.4. Письма, отправляемые участникам РМСЭД, за подписью Губернатора автономного округа оформляются на бланке с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте, за подписью членов Правительства автономного округа и руководителей органов выводятся на печать на монохромном принтере с использованием электронного эскиза соответствующего бланка. Аналогично могут оформляться письма, направляемые постоянным корреспондентам.

9.3.5. При наличии фактографических, значительного количества орфографических и грамматических ошибок в тексте проекта документа оформление на бланке не осуществляется и материалы возвращаются исполнителю.

9.3.6. Очередность оформления определяется служебной иерархией автора проекта, срочностью и хронологическим порядком поступления.

Отправляемые документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки («Срочно», «Весьма срочно»), а также со сроками исполнения до 3 рабочих дней обрабатываются незамедлительно.

9.3.7. Оформленные документы направляются на подписание Губернатору автономного округа специалистами службы делопроизводства, на подписание членам Правительства автономного округа – делопроизводителями секретариата, на подписание руководителю органа – делопроизводителем органа, на подписание руководителю (председателю) коллегиального органа – секретарем данного органа или должностным лицом, на которое возложено осуществление делопроизводства данного коллегиального органа.

9.3.8. На регистрацию принимаются полностью укомплектованные, правильно оформленные и подписанные письма.

9.3.9. Наличие второго экземпляра с визами согласования проекта и полного комплекта приложений в случае их указания для документов  постоянного хранения является обязательным. Второй экземпляр письма с оригиналом подписи, визами согласования, приложениями и листом рассылки (при наличии) помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Для документов СЭДД временного хранения наличие второго экземпляра является обязательным только в случае наличия на нем дополнительных отметок о ходе его движения (например, самостоятельной отправки исполнителем).

9.3.10. Регистрация отправляемых документов вне зависимости от вида и способа доставки, в том числе в форме электронных документов, направляемых средствами электронной почты, осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день в базе «Исходящие документы» только при наличии проекта РКК, содержащего реквизиты адресования, подписания и наименования, а также электронные образы письма и при наличии приложений к нему и указания взаимосвязи с ранее зарегистрированным документами. Определение индекса по номенклатуре дел места регистрации осуществляется делопроизводителем.

9.3.11. После присвоения средствами СЭДД регистрационного номера на бланке осуществляется заполнение реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа» и при необходимости «Ссылка на исходящий номер и дату документа». На втором экземпляре документа постоянного хранения заполнение указанных реквизитов осуществляется в соответствующих местах проставленного оттиска регистрационного штампа.

9.3.12. Документы, прошедшие регистрацию, направляются на отправку или возвращаются под подпись исполнителю для ее самостоятельной организации.

 9.3.13. Документы для отправки передаются полностью оформленными и готовыми к отправке с указанием почтового адреса и получателя на конверте.

Неправильно законвертованные документы и неверно оформленные конверты, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

9.3.14. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с оказания услуг почтовой связи, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, – в соответствии с оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи».

9.3.15. Отправка документов за подписью Губернатора автономного округа и членов Правительства автономного округа осуществляется специалистами службы делопроизводства.

Конвертование писем Правительства автономного округа, направляемых в адреса Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, органов местного самоуправления в автономном округе и представительств автономного округа за его пределами осуществляется службой делопроизводства, направляемых в иные адреса – исполнителями проектов писем.

Отправка документов органа осуществляется уполномоченными специалистами органа. Конвертование документов, направляемых в адреса федеральных органов государственной власти, органов, органов государственной власти автономного округа и органов местного самоуправления в автономном округе, организаций и предприятий по направлению деятельности органа и являющихся постоянными корреспондентами со сроками документационного взаимодействия не менее одного года, осуществляется делопроизводителем органа, иных документов – исполнителями проектов писем.

9.3.16. Срок отправки документов, направляемых средствами почтовой связи, не должен превышать 2 рабочих дней со дня их регистрации.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Корреспонденция для отправки фельдъегерской почтой принимается на отправку не позднее дня, предшествующего дню отправки.

9.3.17. На корреспонденцию составляется реестр в двух экземплярах, один из которых возвращается в подразделение делопроизводства с распиской работника почтового отделения связи, обеспечивающего отправку корреспонденции (документов).

9.4. Организация работы с внутренними документами

9.4.1. Документы, направляемые членам Правительства автономного округа или в органы, государственные учреждения автономного округа и получаемые от них, регистрируются с использованием СЭДД в базе данных «Внутренние документы».

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

9.4.2. При получении внутреннего документа его повторная регистрация не осуществляется. Оттиск регистрационного штампа может не ставиться или содержать дату (и время) получения документа, а также подпись лица, его принявшего. В РКК для этих целей может быть использована кнопка «Отметка о поступлении».

9.4.3. Внутренние документы, за исключением направляемых на имя Губернатора автономного округа, оформляются на бланках, изготавливаемых с использованием компьютерной, в т.ч. средствами СЭДД, или копировальной техники в монохромном исполнении. Внутренние письма за подписью Губернатора автономного округа оформляются на бланке с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте.

Приложения ко всем внутренним документам, за исключением направляемых на имя Губернатора автономного округа или являющихся сопроводительными письмами к направляемым на согласование или экспертизу проектам правовых актов, договоров (соглашений) или доверенностей, а также содержащие информацию ограниченного доступа направляются только средствами СЭДД в электронном виде.

9.5. Копирование и тиражирование документов

9.5.1. Выполнение копировально-множительных работ осуществляется самостоятельно заинтересованными лицами посредством печатной, копировально-множительной техники, имеющейся в их пользовании.

Тиражирование документов, непосредственно связанных с обеспечением деятельности Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, осуществляется службой делопроизводства. В первоочередном порядке тиражированию подлежат материалы к заседаниям Правительства автономного округа.

9.5.2. Копирование документов объемом до пяти страниц и в количестве до десяти экземпляров каждый, а также копирование для текущих, оперативных нужд членов Правительства автономного округа и руководителей органов осуществляется делопроизводителями.

9.5.3. Оригиналы документов, направляемых для тиражирования, представляются четко напечатанными в несброшюрованном, раскрепленном виде, на оборотной стороне каждого листа при необходимости карандашом проставляются номера страниц.

Грязные, надорванные материалы, газетные и журнальные статьи, а также документы, оформленные на листах бумаги формата более А3, для тиражирования не принимаются.

9.5.4. Монохромное тиражирование бланков с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте, используемых в Правительстве автономного округа, запрещается.

9.6. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

9.6.1. Поступившие документы на иностранных языках направляются для перевода в орган, ответственный за международные и внешнеэкономические связи, после чего проходят первичную обработку. При регистрации данного документа в РКК делается отметка о языке оригинала. Заверенный текст перевода присоединяется к оригиналу.

9.6.2. Документы, направляемые зарубежным корреспондентам, в том числе и на иностранном языке, должны подготавливаться/согласовываться с руководителем органа, ответственного за международные и внешнеэкономические связи.

Указание дат в проектах таких писем производится строго в словесно-цифровой форме.

9.6.3. Оформление оригинала на иностранном языке и второго экземпляра на русском языке осуществляется в соответствии с международными правилами оформления деловой переписки. В остальном порядок подготовки, направления на подписание, регистрации и отправления осуществляется в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

9.7. Порядок рассмотрения представлений прокурора

автономного округа и подготовки мотивированного ответа

9.7.1. Представление прокурора автономного округа (далее – представление), поступившее на имя Губернатора автономного округа, подлежит безотлагательному рассмотрению. Конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона, их причин и условий, им способствующих, должны быть приняты в течение одного месяца со дня внесения представления или в срок, определенный в самом представлении.

9.7.2. Поступившее в адрес Губернатора автономного округа представление подлежит обязательной регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией, и незамедлительной передаче его на рассмотрение Губернатору автономного округа или лицу, временно исполняющему обязанности Губернатора автономного округа.

9.7.3. После рассмотрения в соответствии с поручением (резолюцией) представление в течение 1 рабочего дня направляется члену Правительства автономного округа, к сфере ведения которого отнесены вопросы, затрагиваемые в представлении (далее – ответственный член Правительства автономного округа), для рассмотрения по существу и подготовки проекта мотивированного ответа.

В целях обеспечения контроля за своевременностью подготовки мотивированного ответа, соблюдения установленных законодательством Российской Федерации сроков рассмотрения представления и принятия соответствующих мер копия представления направляется заместителю Губернатора автономного округа, руководителю аппарата Губернатора автономного округа.

9.7.4. Ответственный член Правительства автономного округа, получивший на рассмотрение представление, организует работу по проведению анализа обоснованности внесенного представления и несет ответственность за полное и своевременное рассмотрение представления, подготовку на него проекта мотивированного ответа за подписью Губернатора автономного округа или лица, временно исполняющего обязанности Губернатора автономного округа (с приложением копии распоряжения Губернатора автономного округа), и направление его прокурору автономного округа.

9.7.5. При необходимости ответственный член Правительства автономного округа принимает решение о рассмотрении представления коллегиально, по результатам которого составляется заключение и мотивированный ответ.

9.7.6. Аппарат Губернатора автономного округа осуществляет контроль за своевременным рассмотрением представлений, направлением мотивированного ответа прокурору автономного округа, для чего ответственный член Правительства автономного округа сообщает о принятых мерах в аппарат Губернатора автономного округа, прилагает копию мотивированного ответа с отметкой о получении документов, подтверждающих устранение нарушений закона.

В случае рассмотрения представления коллегиально дополнительно направляется копия заключения.

9.7.7. Представление, заключение могут быть обжалованы в соответствии с действующим законодательством.

Х. Особенности работы с электронными документами

10.1. Сообщение электронной почты

10.1.1. В целях повышения оперативности обмена информацией в процессе подготовки документов допускается передача электронных копий документов и других материалов в электронном виде средствами электронной почты.

Отправка осуществляется с адресов электронной почты в адресном пространстве единого почтового домена (yanao.ru).

Передача информации, отнесенной в соответствии с федеральным законодательством, законодательством автономного округа к информации ограниченного доступа, в том числе персональной, по публичным каналам связи запрещена.

10.1.2. Письмо электронной почты имеет следующие обязательные реквизиты.

10.1.3. Адрес электронной почты.

Адресование письма электронной почты возможно только на адреса получателей, указанные ими на официальном бланке федерального органа государственной власти, органа, органа государственной власти автономного округа, органа местного самоуправления в автономном округе, общественного объединения, организации или должностного лица, сообщенных в официальной переписке или полученных отправителем из других официальных источников. Правильность написания адреса и, как следствие, адресность отправления возлагается на отправителя электронного сообщения.

По возможности получатель должен быть проинформирован о направлении в его адрес сообщения электронной почты, кроме случаев постоянной, долговременной переписки или переписки, инициированной самим получателем.

Не допускается указание в одном отправлении более пяти получателей, кроме случаев рассылки, имеющей постоянный характер или определенной правовыми актами автономного округа.

10.1.4. Тема письма.

Тема письма содержит краткую характеристику сообщения электронной почты, позволяющую получателю идентифицировать его содержание. При направлении средствами электронной почты копий зарегистрированных документов  дополнительно указываются реквизиты (регистрационный номер и дата) исходного запроса и ответа на него.

Не допускается написание темы на языке, отличном от государственного, кроме случаев направления сообщения корреспонденту другого государства.

10.1.5. Текст письма.

Текст письма оформляется в соответствии с правилами и этикой деловой переписки и положениями настоящей Инструкции.

В обязательном порядке указываются инициалы, фамилия и должность (полностью) отправителя, контактные номера телефонов, почтовый адрес.

10.1.6. Приложение.

В случае необходимости к сообщению электронной почты могут быть добавлены (присоединены) электронные копии материалов, подготовленные в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

10.1.7. Сообщения электронной почты, направляемые во исполнение документов, поступивших на имя Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа или членов Правительства автономного округа, подлежат обязательной регистрации в СЭДД. В этом случае направление информации осуществляется на адреса электронной почты, указанные автором.

Информация, содержащая сведения о состоянии или прогнозах состояния по отдельным социально-экономическим направлениям развития автономного округа, может быть направлена средствами электронной почты только на адреса, содержащие официальный домен запрашиваемого органа, даже если в тексте запроса прямо указаны иные адреса.

10.2. Электронные копии документов

10.2.1. Под электронной копией документа понимается файл, содержание, оформление и форматирование которого полностью идентичны исходному документу на бумажном носителе за возможным исключением графических реквизитов оформления бланка (для документов на бланке) и прохождения документов (печать, штамп и т.д.), а также рукописных реквизитов (подпись, дата, виза и т.д.).

10.2.2. Электронная копия может содержать текст, табличные данные, графические изображения и др. как в составе одного файла, так и разнесенные по отдельным файлам разного формата.

Текст сохраняется в текстовых файлах (проекты) или в защищенном от изменений виде формата PDF (подписанные документы).

Табличные данные могут сохраняться как в текстовых файлах, так и в файлах формата, совместимого с форматом электронных таблиц Microsoft Excel.

Графические изображения сохраняются в файлах формата JPG, BMP или TIFF.

По согласованию с получателем электронной копии возможно использование иных форматов передаваемых файлов.

10.2.3. Передача электронных копий осуществляется как на сменных носителях (флеш-накопители, оптические диски и др.), так и средствами электронной почты или СЭДД. Обеспечение соответствия оригиналу, гарантии получения и возможности идентичного воспроизведения электронной копии получателем возлагается на отправителя.

Наименование файла не должно содержать точек, кроме разделяющей собственно имя и расширение имени файла, а также символы «\», «/», «:», «*», «?», «<», «>», «|» и кавычки.

Передаваемые файлы должны пройти антивирусную обработку. В случае обнаружения получателем факта заражения файлы подлежат уничтожению.

В случае наличия в файле выполняемого программного кода (макросы), необходимого для выполнения действий, предусмотренных автором, получатель должен быть об этом извещен. Ответственность за последствия действия этого кода возлагается на отправителя.

При значительных объемах передаваемых электронных материалов необходимо осуществлять сжатие исходных файлов как по отдельности, так и в составе пакета в форматах RAR, ZIP или совместимом с ними.

10.2.4. Юридическая значимость электронной копии определяется законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы применения электронной подписи.

10.2.5. Иные правила передачи информации в электронном виде могут определяться отдельными законами, нормативными правовыми актами автономного округа.

XI. Организация работы с документами Правительства

автономного округа

11.1. Работа исполнителей с документами Правительства

автономного округа

11.1.1. Организация работы с документами осуществляется в соответствии с видом и содержанием документа, распределением обязанностей между должностными лицами, утвержденными полномочиями органов, а также на основании поручений и резолюций вышестоящего должностного лица.

11.1.2. Доведение документов, в том числе средствами СЭДД, до исполнителей осуществляется в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

11.1.3. Поступившие на исполнение поручения и иные документы рассматриваются должностными лицами в следующем порядке:

- поручения и документы, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;

- поручения и документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня;

- поручения, содержащие указание «срочно», и оперативные поручения рассматриваются в течение часа с момента их получения.

11.1.4. Должностное лицо, указанное в документе (поручении, резолюции) в единственном числе, или указанное в поручении первым, или обозначенное словом «созыв» («ответственный»), является головным (ответственным) исполнителем документа (поручения, резолюции), организует работу по его исполнению и несет персональную ответственность за исполнение. В РКК документа головной (ответственный) исполнитель отмечается символом «>».

В случае упоминания в документе (поручении, резолюции) нескольких исполнителей с различными указаниями по исполнению головным (ответственным) исполнителем является лицо, подписавшее документ (поручение, резолюцию) или указанное особо.

11.1.5. Исполнители, не определенные в качестве головного (ответственного) исполнителя, являются соисполнителями.

11.1.6. Изменение головного (ответственного) исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:

- по правовым актам – путем внесения изменений в исходный правовой акт;

- по поручениям, зафиксированным документами (протоколами, решениями, самостоятельными документами), – путем внесения изменений в исходный документ или на основании резолюции вышестоящего должностного лица;

- по документам, направленным на исполнение в соответствии с резолюцией должностного лица, – на основании резолюции вышестоящего должностного лица, повторной резолюции этого же должностного лица или лица, исполняющего его обязанности.

Информация об указанных изменениях направляется как должностным лицам, ранее указанным в качестве исполнителей, так и вновь вмененным должностным лицам. РКК документа приводится в актуальное состояние соответствующими ответственными делопроизводителями.

11.1.7. Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения головного (ответственного) исполнителя с проектами требуемых документов представляются должностному лицу, давшему поручение, заинтересованным должностным лицом в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям – незамедлительно.

11.1.8. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определенных поручением, данные должностные лица обеспечивают его исполнение в пределах компетенции. При этом головной (ответственный) исполнитель представляет должностному лицу, давшему поручение, дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям – незамедлительно.

11.1.9. Головной (ответственный) исполнитель определяет меры по исполнению документа (поручения, резолюции), утверждает при необходимости план мероприятий по его реализации и осуществляет общую координацию действий по исполнению.

Реализация мер по исполнению должна обеспечить исчерпывающее и своевременное исполнение документа (поручения, резолюции) в соответствии с его текстом и указаниями по его исполнению.

Разрабатываемый при необходимости план мероприятий должен предусматривать порядок текущего контроля, периодичность проверок, в том числе и с выездом на место, заслушивание информации о ходе выполнения, определять сроки и форму представления информации о выполнении документа.

11.1.10. Планы и мероприятия, проводимые соисполнителями по исполнению поручения, должны быть сообразованы с мероприятиями, проводимыми головным (ответственным) исполнителем. Сроки исполнения должны предшествовать срокам, установленным для головного (ответственного) исполнителя.

11.1.11. Головной (ответственный) исполнитель и соисполнители определяют непосредственных исполнителей из числа руководителей органов, обладающих требуемыми полномочиями, правами и компетенцией. Сроки исполнения, установленные для исполнителей, должны предшествовать срокам, установленным для соисполнителя.

При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной (ответственный) исполнитель организует исполнение в оперативном порядке, для чего согласовывает предложения соисполнителей в рабочем порядке, используя для этого согласительные мероприятия.

В случае если поручение (резолюция) Губернатора автономного округа содержит указание «Представить предложения», «Ваши предложения» и т.п., головной (ответственный) исполнитель представляет предложения Губернатору автономного округа не позднее, чем по истечении 2/3 установленного срока.

11.1.12. Документы исполняются в установленные сроки.

Сроки исполнения документов:

- с пометкой «срочно» – в течение 3 дней с даты регистрации;

- с пометкой «оперативно» («в возможно короткий срок») – в течение                         10 дней с даты регистрации;

- с конкретной датой исполнения – до истечения установленной даты (включительно);

- с указанием периода исполнения (например, в течение одного месяца) – последний день истечения указанного периода; срок, по которому начинает исчисляться: по правовым актам – с даты вступления их в законную силу, по иным документам – с даты их подписания (для внутренних) или регистрации (для поступивших).

Если в документе срок исполнения определен «постоянно», информация об исполнении такого документа направляется автору ежегодно до 20 января.

Если срок исполнения в документе не указан, он подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания, а для поступивших – до соответствующего (аналогичного) числа следующего месяца (включительно), а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего числа (включительно) этого месяца, если иное не предусмотрено настоящим пунктом.

Сроки исполнения документов исчисляются календарными днями. Срок, определенный календарной датой, истекает при наступлении указанной календарной даты (в день ее наступления).

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Поручения (резолюции) по организации исполнения документов с установленными сроками должны содержать указания со сроками исполнения, предшествующими указанным в документе вышестоящего должностного лица.

Течение срока, установленного для рассмотрения документа, начинается на следующий день после даты поступления (регистрации) документа в орган.

11.1.13. В соответствии с федеральным законодательством и законодательством автономного округа в течение 15 дней исполняются:

- парламентский запрос Совета Федерации Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации;

- запрос парламентской комиссии Федерального Собрания Российской Федерации или рабочей группы;

- запрос Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

- запрос Законодательного Собрания автономного округа (направляется с соответствующим постановлением Законодательного Собрания автономного округа);

- запрос Уполномоченного по защите прав предпринимателей в автономном округе;

- запрос Уполномоченного по правам ребенка в автономном округе, если в самом запросе не установлен иной срок.

Ответ на парламентский запрос Совета Федерации Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации, запрос члена Совета Федерации Российской Федерации, депутата Государственной Думы Российской Федерации, Общественной палаты Российской Федерации, Общественной палаты автономного округа должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

Запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней.

Ответ на запрос прокурора автономного округа должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

11.1.14. Сроки и процедура рассмотрения актов прокурорского реагирования и экспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации по автономному округу на нормативные правовые акты автономного округа устанавливаются постановлением Правительства автономного округа.

11.1.15. В течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, ответственные исполнители представляют соисполнителю, соисполнители – головному (ответственному) исполнителю в установленные им сроки необходимые документы в письменном и электронном виде (проекты документов, справки, сведения и т.д.), а при необходимости и востребованности – свои предложения по организации исполнения.

11.1.16. Непосредственные исполнители обеспечивают сбор, обработку и обобщение информации, своевременное внесение в СЭДД посредством заполнения необходимых полей РКК информации о дополнительных запросах и промежуточных ответах, готовят при необходимости проекты законов автономного округа, правовых актов автономного округа, иных документов, а также проекты докладов о ходе и результатах исполнения контролируемых документов и резолюций.

Доклады об исполнении контролируемых документов содержат краткие сведения об исполнении документа, ссылку на него с указанием реквизитов документа, подписываются руководителем органа.

Информация о положении дел с исполнением документов, об изменении сроков и исполнителей, о дополнительных запросах и промежуточных ответах, об исполнении и снятии с контроля документов своевременно вводится в СЭДД посредством заполнения необходимых полей РКК уполномоченными специалистами органа или лицом, осуществляющим контроль за исполнением документа.

11.1.17. Соисполнители осуществляют свод или визирование информации, поступившей от непосредственных исполнителей, и в установленные сроки направляют ее головному (ответственному) исполнителю. Документы, направленные соисполнителями непосредственно должностному лицу, давшему поручение, минуя головного (ответственного) исполнителя, в принудительном порядке, вне зависимости от первоначального адресования, направляются головному (ответственному) исполнителю.

11.1.18. Соисполнители и непосредственные исполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной (ответственный) исполнитель информирует об этом должностное лицо, давшее поручение.

11.1.19. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, головной (ответственный) исполнитель в течение 3 дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет должностному лицу, давшему поручение, объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения должностных лиц.

Объяснения, представляемые руководителем органа, визируются курирующим членом Правительства автономного округа.

11.1.20. В секретариатах членов Правительства автономного округа ответственность за своевременное исполнение документов, а также организацию и координацию работы в курируемых, контролируемых и возглавляемых органах осуществляют должностные лица из числа консультантов и помощников членов Правительства автономного округа.

11.2.  Порядок исполнения некоторых видов документов, поступивших

в адрес Губернатора автономного округа и Правительства автономного

округа, и осуществление контроля за их исполнением

11.2.1. Виды документов, подлежащих контролю в рамках    настоящего подраздела:

- постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

- поручения членов Правительства Российской Федерации;

- запросы федеральных органов исполнительной власти;

- поручения полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе;

- поручения главного федерального инспектора по автономному округу;

- постановления и распоряжения Губернатора автономного округа;

- постановления и распоряжения Правительства автономного округа;

- поручения Губернатора автономного округа;

- решения Правительства автономного округа и Президиума Правительства автономного округа;

- иные документы, поступившие на имя Губернатора автономного округа и в адрес Правительства автономного округа, на основании резолюции Губернатора автономного округа и иных членов Правительства автономного округа.

11.2.2. Основания для постановки на контроль – содержащиеся в документах предписания (за исключением предписаний с отлагательными условиями) Губернатору автономного округа, Правительству автономного округа, органам либо их руководителям.

Под предписаниями с отлагательными условиями понимаются предписания, необходимость исполнения которых возникает после совершения иных действий, определенных в соответствующем поручении, относительно которых неизвестно, наступят они или нет.

11.2.3. Документы, указанные в пункте 11.2.1 настоящей Инструкции, исполняются в сроки, установленные пунктами 11.1.12, 11.1.13 настоящей Инструкции и постановлением Губернатора автономного округа от 08 апреля 2013 года № 39-ПГ «Об утверждении Порядка исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа».

11.2.4. Порядок исчисления сроков определяется пунктом 11.1.12 настоящей Инструкции (за исключением начала течения срока по правовым актам).

Течение срока по правовым актам начинается с даты вступления их в законную силу.

11.2.5. Порядок продления срока исполнения документов.

При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению документа в установленный срок, головной (ответственный) исполнитель не позднее  истечения 2/3 установленного срока готовит ходатайство с обоснованными предложениями о продлении срока исполнения:

- в аппарат Губернатора автономного округа – по документу, срок исполнения которого определяется согласно абзацу восьмому пункта 11.1.12 настоящей Инструкции;

- по иным документам – автору документа (в орган или  уполномоченному должностному лицу соответствующего документа).

Ходатайство оформляется:

- в аппарат Губернатора автономного округа – посредством РКК СЭДД;

- иным адресатам исполнителя – в письменной форме.

В ходатайстве о продлении срока исполнения документа должны быть указаны причины, препятствующие исполнению в срок, установленный в соответствии с пунктами 11.1.12, 11.1.13 настоящей Инструкции, конкретные меры, принимаемые для обеспечения его исполнения, и календарную дату предполагаемого срока исполнения документа.

Срок исполнения документа продлевается:

- по правовым актам – путем внесения изменений в исходный правовой акт;

- по документам, срок исполнения по которым определяется согласно абзацу восьмому пункта 11.1.12 настоящей Инструкции, – на основании решения аппарата Губернатора автономного округа;

- по иным документам – на основании решения автора документа.

11.2.6. Обязательства головного (ответственного) исполнителя, соисполнителей и  ответственных делопроизводителей.

Головной (ответственный) исполнитель обязан:

- определить круг соисполнителей, запросить у соисполнителей необходимую и достаточную информацию в рамках их компетенции;

- определить необходимость продления срока исполнения документа  и своевременно при наличии оснований организовать направление ходатайства о продлении срока исполнения документа;

- в случае продления срока исполнения документа его автором проинформировать об этом аппарат Губернатора автономного округа в письменной форме в течение 1 рабочего дня с момента, когда головной (ответственный) исполнитель узнал или должен был узнать о принятии такого решения автором;

- отражать промежуточную информацию об исполнении документа в РКК СЭДД (в виде отчета «планируется к исполнению в сроки» или «планируется направление ходатайства о продлении срока») до истечения первой половины установленного срока, но не реже одного раза в полугодие (промежуточная информация отражается лишь по документам, срок исполнения которых более шести месяцев);

- исполнить документ надлежащим образом (своевременно и качественно), в том числе своевременно проинформировать адресата об исполнении поручения (проекты ответов на документы за подписью Губернатора автономного округа или членов Правительства автономного округа представлять им на подпись не менее чем за 5 рабочих дней до истечения срока исполнения, если документ не подлежит исполнению в более короткий срок);

- в течение 1 рабочего дня с даты регистрации ответа об исполнении документа отразить информацию об  исполнении документа в полном объеме в РКК СЭДД либо направить в аппарат Губернатора автономного округа  копию ответа о его исполнении с приложением подтверждающих документов;

- незамедлительно информировать аппарат Губернатора автономного округа о ходе работы с документами при поступлении соответствующего запроса;

- в случае нарушения срока исполнения документа направить в течение 3 дней после истечения срока его исполнения в аппарат Губернатора автономного округа информацию, содержащую причины неисполнения документа в срок; причины ненаправления ходатайства о продлении срока (или нарушения срока направления ходатайства), предполагаемый срок исполнения, меры, принятые по недопущению аналогичных нарушений в дальнейшем.

Соисполнитель обязан направить в письменной форме в адрес головного (ответственного) исполнителя информацию в части компетенции, подписанную уполномоченным должностным лицом:

- не позднее 15 дней до истечения срока  исполнения документа (если срок не менее 30 дней);

- не позднее истечения 2/3 установленного срока  исполнения документа (если срок менее 30 дней),

- в иной срок, установленный головным исполнителем.

Делопроизводитель обязан:

- проверить надлежащее оформление ответа, в том числе  в части адресата и наличия прав лица на подписание соответствующего документа соответствующему адресату;

- организовать подписание ответа по исполнению документа до истечения срока его исполнения (за исключением случаев направления на подпись уполномоченному лицу после истечения срока исполнения документа);

- соблюдать сроки и место регистрации документов, предусмотренные настоящей Инструкцией;

- соблюдать сроки отправки (доставки) зарегистрированных документов, предусмотренные настоящей Инструкцией.

11.2.7. Ответственность головного (ответственного)  исполнителя, соисполнителей и  ответственных делопроизводителей.

Головной (ответственный) исполнитель, соисполнитель, делопроизводители несут персональную ответственность за надлежащее исполнение своих обязанностей, в том числе за достоверность и актуальность совершаемых ими действий.

11.2.8. Аппарат Губернатора автономного округа осуществляет централизованный контроль за исполнением документов.

Под централизованным контролем аппарата Губернатора автономного округа понимается:

- постановка на контроль документа путем оформления «контрольных резолюций», адресованных головному (ответственному) исполнителю в РКК СЭДД;

- ведение учета контрольных документов;

- опережающий контроль (не позднее 10 дней до истечения срока исполнения документа направление напоминания головному (ответственному) исполнителю средствами СЭДД об истечении срока и необходимости своевременного отражения информации об исполнении в РКК; контроль за отражением промежуточной информации);

- анализ документов на предмет надлежащего исполнения; 

- снятие с контроля документов;

- подготовка информации по исполнительской дисциплине в органах.

Аппарат Губернатора автономного округа при необходимости имеет право в любой момент запросить у головного (ответственного) исполнителя и (или) соисполнителей, исполнителей информацию о ходе исполнения документов.

Основания для снятия документа с централизованного контроля:

- надлежащее исполнение документа;

- снятие с контроля документа автором документа;

- признание документа нецелесообразным к исполнению автономным округом или в автономном округе членом Правительства автономного округа, курирующим соответствующие вопросы согласно распределению обязанностей между членами Правительства автономного округа, если иное не предусмотрено законодательством автономного округа.

11.3. Контроль за исполнением документов в органах

11.3.1. Контроль за исполнением документов в органах устанавливается для обеспечения своевременного и качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению, а также в целях повышения ответственности специалистов органов за безусловное и своевременное исполнение документов.

11.3.2. Централизованный контроль за исполнением документов органа осуществляет  подразделение делопроизводства.

11.3.3. Контроль за исполнением осуществляется по документам, содержащим указания необходимости и/или сроки исполнения:

- приказов органов;

- решений заседаний/совещаний, проводимых руководителем органа, его первым заместителем или его заместителем, оформленных соответствующими протоколами;

- государственных контрактов, договоров (соглашений), заключаемых от имени органа;

- планов работы органа;

- деловых (служебных) писем, поступивших на имя руководителя органа или в адрес органа;

- резолюций руководителя органа или должностного лица, исполняющего его обязанности, на служебную корреспонденцию;

- доверенностей, выдаваемых от имени органа на осуществление представительства и совершение иных юридически значимых действий перед третьими лицами;

- других документов, целесообразность постановки на контроль которых определяет руководитель органа.

11.3.4. Контроль за исполнением документов включает в себя постановку документов на контроль, заполнение соответствующих реквизитов в РКК документа, своевременное направление документов, копий (выписок) исполнителям, проверку хода исполнения, учет и обобщение результатов исполнения, информирование руководителя органа, его заместителей об исполнении документов, о результатах исполнения или о причинах неисполнения.

11.3.5. Текущий контроль за исполнением документов осуществляется руководителем органа или уполномоченным им должностным лицом на основании информации, представляемой ответственными делопроизводителями, отображения текущего состояния в специализированном модуле СЭДД «Контроль исполнения поручений руководителя».

Ответственность за качество, полноту и своевременность внесения в СЭДД информации о ходе исполнения возлагается на исполнителей.

11.3.6. Изменение даты исполнения документа осуществляется:

- по правовым актам – путем внесения изменений в исходный правовой акт;

- по поручениям, зафиксированным документами органа (протоколами, решениями, самостоятельными документами), – путем внесения изменений в исходный документ или на основании резолюции руководителя органа к нему;

- по запросам с указанием обязательности и сроков исполнения, кроме указанных в пункте 11.1.13 настоящей Инструкции, – по согласованию с автором/исполнителем запроса;

- по документам, направленным на исполнение в соответствии с резолюцией должностного лица, – на основании резолюции вышестоящего должностного лица, повторной резолюции этого же должностного лица или лица, исполняющего его обязанности, или по результатам представленных мотивированных просьб о продлении срока исполнения.

11.3.7. Мотивированная просьба о продлении срока исполнения или информация о согласовании изменения сроков с автором/исполнителем контролируемого документа не позднее 5 рабочих дней до истечения срока исполнения  направляется на имя руководителя органа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа (головным (ответственным) исполнителем) или на имя руководителя основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа, уполномоченного на осуществление контроля.

Информация об изменении срока исполнения должна быть отражена в СЭДД.

11.3.8. Проекты ответов на документы с контрольными сроками исполнения, за исключением документов, исполняемых в срочном или оперативном порядке, за подписью руководителя органа представляются на подпись не позднее 2 рабочих дней до истечения срока исполнения.

Проект ответа представляется с визами головного (ответственного) исполнителя и соисполнителей, указанных в резолюции, с приложением копии контролируемого документа-запроса.

11.3.9. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения исполнителями всех пунктов поручения, запросов и сообщения результатов заинтересованным, контролирующим лицам или другого документированного подтверждения исполнения. В РКК документа устанавливается отметка об исполнении документа с указанием даты. По исполнении резолюции, поставленной на контроль, в РКК необходимо проставить отметку «Полностью исполнено».

Информация, представленная с нарушением сроков, должна содержать объяснение причины задержки.

11.3.10. В случае неисполнения контрольного документа или его отдельных пунктов (положений) в определенные резолюцией сроки в информации должны быть указаны причины неисполнения, предложения о продлении сроков исполнения и ответственности исполнителей, по вине которых документ не был исполнен в срок.

XII. Изготовление, учет и хранение печатей и бланков документов